Acta Y Concepto

8/17/2019 Acta Y Concepto

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Acta

1. ETIMOLOGÍA. Proviene del latín acta ("actos, hechos; archivos, registros"). Acta es el plural de actum("acto, acción").

2. CONCEPTO. Es un documento redactado durante una reunión de personas, con la finalidad detestimoniar las incidencias y los acuerdos tomados, así como tami!n los temas tratados.oda institución p#lica o privada dee llevar este documento en el llamado "LIBRO DE ACTA", el cuales muy importante por$ue contiene la historia y la vida de una institución certificando y dando fe legal delos actos y decisiones de una entidad o sociedad.El %iro de Acta dee estar foliado y legali&ado por un 'ue& nstructor o por un otario P#lico.%a redacción del Acta le corresponde a la secretaria $uien generalmente redacta el documento en orrado

para despu!s pasarla al %iro de Actas y hacerlo firmar por todas las personas asistentes a la reunión.

3. FUNCIÓN. El liro de actas es muy importante en la vida de una institución, por$ue certifica y da felegal de determinados actos y decisiones de una empresa o sociedad, para su deido cumplimiento. En el se

asientan todos los puntos fundamentales como testimonio verídico.

4. USOS. *acen uso de ella todas las instituciones, sore todo gremiales, $ue deseen darle valor legal a susactividades de car+cter social, urídico o político.Para ello el liro de actas dee estar foliado y firmado, en la primera p+gina, por un escriano o notario.-u redacción le corresponde al secretario, $uien generalemtne la escrie primero en un orrador para luego

pasarla al liro y hacerla firmar.5. CLASES DE ACTAS

. Acta d S!#$. /ontiene los acuerdos tomados en una reunión o sesión 0rdinaria o E1traordinaria.Es un documento en el $ue consta el testimonio de los hechos m+s importantes $ue han sucedido en

la sesión de un órgano delierante. -e denomina "-esión" a la reunión formal de un grupo de personas, $ue se convoca o cita, instala y funciona teneindo en cuenta determinadas leyes, estatutos onormas estalecida en cada entidad sea p#lica o privada.

2. Acta d C%&'a($d%. /ontiene los acuerdos tomados por el ue& cuando $uiera hacer usticia.

3. Acta d C%$c)ac#$. /ontiene los hechos ocurrido cuando dos partes se re#nen y acuerdanconciliar en alg#n litigio.

4. Acta d I$!'cc#$ % S*'(+c#$. /uando se re$uiera redactar los resultados de algunas de estardiligencias cumplidas.

5. Acta d F*$dac#$. /uando $uiere dear constancia de la fundación o inauguración de una entidad p#lica o privada, una ciudad, una región o aspectos importantes de la vida de un país.

6. Acta d T(a,a-%. %as actas de traao se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora delos acontecimientos. -on elaorados por el secretario o por $uien hace sus veces, en presencia de laautoridad $ue preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Por eemplo, se redactaesta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes de pla&as de traao, evaluar al personal,un proceso electoral, decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia; al efectuar visitar deinspección administrativa a centros de traao, estalecimientos comerciales o lugares devastados por

hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, e1terminar, transferir,invertariar, entregar y y depositar ienes;, al asumir y dear cargos; al entregar y reciir oras; alresolver diversos prolemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cual$uier otra acciónadministrativa considerada delicada o de responsailidad.



7. Acta d E&,a(%. Es a$uel $ue se ordena en un uicio eecutivo mercantil derivado de la falta de pago de títulos de cr!dito (entre ellas los documentos $ue conocemos como vouchers de las taretasde cr!dito y $ue no son otra cosa sino pagar!s) o deudas ancarias en general.

El procedimiento es el mismo para acreedores ancarios $ue comunes. 8ste inicia con la demanda$ue presenta el acreedor ante un triunal. -i el ue& encuentra la demanda austada a derecho laadmitir+ y, como un acto precautorio, ordenar+ el emargo de ienes del deudor $ue asten agaranti&ar el adeudo, incluyendo principal e intereses.

Pa(a ) &,a(% d ,$!/ $ )a &dda d )% '%!,)/ d, !*(! ) !*$t %(d$0

. %as mercancías

. %os cr!ditos de f+cil y pronto coro, a satisfacción del acreedor

. %os dem+s mueles del deudor

9. %os inmueles

9. %as dem+s acciones y derechos $ue tenga el demandado.

Embargo de bienes muebles. :na ve& efectuado el emargo, el acreedor nomra depositario de los ienes emargados. %a #nica función del depositario es resguardar los ienes hasta $ue se concluyeel uicio. esde luego, el depositario puede llevarse consigo los ienes emargados, pero no deehacer uso de los mismos, pues podría incurrir en responsailidad penal.

Embargo de bienes inmuebles. -i los ienes emargados son inmueles, se anotar+ el emargo en el<egistro P#lico de la Propiedad de la entidad en donde !ste se encuentre. o se nomra depositarioy el ien contin#a en posesión de $uien la tenga antes del emargo.

=. Acta d La$a&$t% % D!a*c%.

>. Acta d S%cdad.

. PARTES DEL ACTA

. E$ca,a&$t%. -e especifíca los siguentes datos? lugar, fecha, hora, cantidad y nomre de losasistentes; aproación o modificación del acta anterior.

2. C*('% % tt%. En esta parte se consideran las siguiente estaciones?

2.1. D!'ac%. -e da lectura a todos los documentos remitido y reciido.

2.2. I$%(&.-e anotan todos los informes emitidos oralmente en la sesión detallando el nomre delinformante.

2.3. Pdd%!.-e anotar+n ordenadamente todos los pedidos $ue hagan los asistentes. /ada personahace uso de la palara para enunciar su pedido sin dar ninguna e1plicación.

2.4. O(d$ d) d6a % D,at. Es la parte m+s importante del Acta, la m+s e1tensa. /ada pedido

formulado ser+ fundamentado, deatido y aproado o recha&ado por los distintos asistentes. :nave& comen&ado el deate, el presidente o $uien diria la sesión no aceptar+ nuevos pedidos.

• 7%tac#$. erminado el deate de un pedido el presidente de la asamlea llamar+ a los asistentes avotar para ver si se apruea el pedido. %a aproación puede ser?



A @ ayor

B @ :nanimidad

/ @ Aclamación

3. C(( d) Acta 8 F(&a!. Al t!rmino del deate se procede a cerrar el acta con la siguiente fórmula?"o haiendo otro asunto m+s $ue tratar y siendo a las =?pm., se dio por finali&ada la sesión firmando los

presentes el Acta"9. EL ACTA DEBE REDACTARSE DIRECTAMENTE EN LIBRO DE ACTAS

El acta de una sesión dee ser redactada por el secretario o por $uien hace sus veces directamente en el lirode actas, en la misma sesión, para $ue sea aproada al t!rmino de ella. -ólo en forma e1cepcional, podr+s seredactada en orrador para ser pasada luego al lro en pla&o no mayor de C días; en este caso el acta ser+aproada por una comisión especial por delegación de facultades.

:. EL ;UÓRUM DE LAS SESIONES

"Duórum" es una palara latina $ue se refiere al n#mero necesario de miemros $ue dee estar presente para$ue se instale y funcione formalmente la sesión de un órgano delierante.El $uórum de ley necesario para este fin lo constituye la presencia de m+s de la mitad de los miemros $ueconforman legalmente el órgano delierante. Por lo tanto, el $uórum mínimo est+ constituido por laconcurrencia de la mitad m+s uno de tales miemros. Por eemplo, si un órgano est+ integrado por 2Cmiemros, su $uórum mínimo lo constituir+n personas.-in emargo, si el n#mero legal de miemros de un órgano es impar, su $uórum mínimo viene a ser eln#mero entero inmediato superior al de la mital de a$u!l. Por eemplo, si su órgano est+ compuestolegalmente por > miemros, su $uórum mínimo lo constituye la presencia de sólo 5 miemros.%a ley del estatuto deer+ precisar si para la determinación del $uórum dee tomarse en cuenta al n#merototal de miemros de un órgano o solamente al n#mero de sus miemros h+iles. En algunas estidades, para

la determinación del $uórum, no consideran miemros h+iles a los $ue no est+n al día en sus aportaciones ocoti&aciones, a los $ue est+n enfermos o ausentes con licencia concedida legalmente y a los suspendidos enel eercicio de sus funciones.

<. ADOPCIÓN DE ACUERDOS

%os acuerdos en las sesiones se adoptan por votación. Por mas $ue e1istiera opinión favorale un+nime conrelación a una propuesta, se dee de votar, por la formalidad $ue e1igen las leyes. %os acuerdos se adoptaran

por el voto conforme de la mayoría asoluta de los presentes en la sesión; es decir, por el voto de m+s de lamitad de los miemros asistentes. En consecuencia, la mayoría asoluta mínima est+ representada por elvoto de la mitad m+s uno de los concurrentes. Por eemplo, si los presentes son 5 miemros, un acuerdo se

adoptar+ con el voto de = miemros, como mínimo.%a ley o el estatuto pueden e1igir $ue los acuerdos, en ciertos casos, se tomen por mayoría m+s alta (llamada"mayoría calificada"), pero nunca por un n#mero de votos menor a la mayoría asoluta, por$ue seríannilegales y, por ende, nulos ipso ure.

1=. 7OTO DIRIMENTE

/uando en una votación ordinaria o nominal se ha producido igualdad de votos a favor de dos o m+s propuestas, y en el estaturo o norma interna o se ha previsto como resolver el empate, !ste deer+ resolversemediante el "voto dirimente" del presidente. -e conoce como tal al segundo se ha generado empate en lavotación referida líneas arria. Es este caso el presidente vota una ve& m+s y dirigirme o rompe el empate.

11. SAL7AMENTO DE 7OTO

%os miemros de lor órganos delierantes son solidariamente responsales de los acuerdos $ue adoptan en



las sesiones. Pero estar+n e1entos de responsailidad administrativa y penal $uienes "salven su voto",inmediatamente despu!s de haerse producido el acuerdo $ue a uicio de ellos es contrario a la ley o lasnormas internas estalecidad. :na persona, "salva su voto" cuando solicita al presidente $ue conste en elacta su oposición e1presa al acuerdo tomado, o cuando le envía una carta, generalmente notaria, con elmismo propósito.

12. RECONSIDERACIÓN DE ACUERDOS

En algunas institucione del -ector P#lico, se acostumra solicitar la reconsideración de acuerdos en cuantohan sido tomados o en la pró1ima sesión, cuando todavía no han sido pulicados o no se ha notificadoformalmente a las partes interesadas. %a ley no se opone te1ativamente a esta costumre, por lo $ue lasinstituciones la consienten a fin de agili&ar la solución de sus prolemas.Esta reconsideración puede ser solicitada por uno o m+s miemros del órgano $ue ha tomado el acuerdo, y

pueden hacerlo en forma veral o por escrito. -e formula cuando se considera $ue el acuerdo $ue se oservaha sido adoptado en forma apresurada, aritraria, inusta, sin los elementos de uicio necesario, o en contrade la ley o de las normas internas estalecidas.Para $ue un acuerdo sea reconsiderado (es decir, para $ue sea anulado o enmendado), se re$uiere el votoconforme de por lo menos los 23 de los miemros presentes en la sesión a favor de ella; en caso contrario,

la reconsideración no procede y es desestimada, continuado vigente el acuerdo $ue se oservó.13. IMPUGNACIÓN DE ACUERDOS

%os acuerdos de los órganos de goierno de las entidades privadas considerados contrarios a la ley o a susnormas internas, o $ue puden daFar gravemente sus intereses, podr+n ser impugnados udicialmente. Encamio, en las instituciones del -ector P#lico, estan impugnación tiene lugar pirmero a nive de instanciasadministrativas, cuando los acuerdos han sido pulicados mediante resolución.

4.REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN E>TRAORDINARIA

-e denomina sesión e1traordinaria a a$u!lla $ue se lleva a cao en cual$uier fecha del aFo, a iniciativa del$ue dirige el órgano delierante o pedido escrito de un n#mero determinado de sus miemros (lo $ue esfiado por las normas internas), cuando consideran $ue es necesario o urgente para la marcha normal o losintereses de la institución del órgano respectivo. -e convoca con la anticipación $ue seFala la norma y con laespecificación de la agenda a ser tratada .El desarrollo de la sesión e1traordinaria toma en cuenta sólo cuatro estaciones o momentos de la sesión $ueson ? control de asistencia, lectura de la agenda, orden del día y aproación del acta.

NOTA IMPORTANTE

En los tiempos pasados, la aproación del acta de una sesión se reali&aa reci!n en la pró1ima sesión, $ue a

veces no se llevaa a cao por mucho tiempo. Esta aproación tradicional, en la actualidad, ya no se practica por e1tempor+nea e insulsa. Al haerse dispuesto por ley $ue las actas ad$uieren fuer&a legar a partir de suaproación, se necesita $ue est!n aproadas cuanto antes para eecutar sus acuerdos sin oservaciones $ue

podríasn lo $ue m+s conviene a las instituciones es disponer $ue las actas de las sesiones de sus órganos degoierno y en todos los casos se aprueen de una ve& al finali&ar la sesión, en forma inmediata.

15. ACREDITACIÓN MEDIANTE ACTA

En ciertos casos, la ley e1ige u$e lo $ue han sido elegido representantes legales se acrediten como tales conla presentación del acta de la sesión en la cual se adoptó el acuerdo correspondiente, deidamente aproada.Para ello ser+ suficiente $ue el interesado presente una copia legali&ada de la referida acta. Por eemplo, estaacreditación es oligatoria para los representantes legales de las organi&aciones sindicales en los actos decomparecencia $ue promueve el inisterio de raao en casos de conflicto con el empleador.

1. INSCRIPCIÓN DE ACTAS EN LA OFICINA REGISTRAL



%as actas de las sesiones en las $ue consten los acuerdos sore la forma del estatuto de una sociedad oasociación, la selección de sus representantes leales, así como la renovación o variación de sus mandatos, yen los casos previstos por ley, deen ser inscritas oligatoriamente en la 0ficina <egistral de la sedeinstitucional, a fin de dar seguridad urídica a tales actos.icha inscripción deer+ reali&ar luego de la aproación del acta y en el pla&o estalecido. Para cuyo efectoser+ suficiente la presentación de copias fotost+ticas de la misma, deidamente legali&ados por notario

p#lico o, en su defecto, por ue& de pa&.Esta inscripción es de suma importancia, ya $ue tales acuerdos ad$uieren vigencia legal reci!n a partir deella. En consecuencia, cuando se trate de la adopción de esta clase de acuerdos, no astar+ $ue lasrespectivas actas de sesión est!n deidamente aproadas, sino $ue re$uerir+n, adem+s, de su inscripción enlos registros correspondientes para tener plena vigencia legal.

19. COPIA CERTIFICADA DE ACTA DE SESIÓN

/ual$uier miemro de un órgano delierante, por m+s $ue no asista a sesión, o su representante, tienederecho a solicitar copia certificada del acta de la sesión $ue indi$ue, de toda el acta o sólo de la parte o

partes $ue seFale.

1:. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA O ASOCIACIÓN

El acta de constitución de una empresa o de una asociación es su partida de nacimiento. Es el documentoinicial, el primero $ue se elaora formalmente a nomre de una entidad, a partir de la cual se escriir+ suhistoria, por$ue no hay $ue olvidar $ue las actas vienen a ser verdaderos testimonios de la vida de lasinstituciones.El acta de constitución es la primera acta $ue se escrie en el liro respectivo, una ve& $ue !ste ha sidolegali&ado por la correspondiente.El acta de constitución y el estatuto conforman los dos documentos +sicos para constituir legalmente unaempresa o asociación.

1:.1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA

-e denomina empresa a toda sociedad constituida de acuerdo con las leyes de nuestro país. GH $u! es unasociedadI :na sociedad es una agrupación de personas naturales yo urídicas $ue se han unido formalmente

para dedicarse a una actividad productiva, comercial o de servicios con fines de lucro, es decir, para otenerganancias o utilidades en eneficio mutuo.:na persona natural es a$u!lla $ue tiene e1istencia física, real como cual$uiera de nosotros; mientras $ueuna persona urídica es a$u!lla constituida legalmente por dos o m+s personas naturales yo urídicas,distinta a todas ellas.

1:.2. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA ASOCIACIÓN

%a asociación es una organi&ación estale de personas naturales yo urídicas $ue, a trav!s de una actividadcom#n, persigue un fin no lucrativo, mientras $ue la empresa sule perseguir un fin lucrativo.:na asociación puede ser de car+cter gremial, profesional, cultural, educativo, deportivo o social, como unclu, una asociación de vivienda. %as asociaciones se rigen por las normas del /ódigo /ivil, su estatuto yreglamentos internos.

E) acta d c%$!tt*c#$ d *$a a!%cac#$ d, '(c!a(0

. El lugar, día, mes y aFo, así como l ahora y el domicilio donde se re#nen los $ue van a constituir laasociación.

2. %a nómina de los $ue se re#nen?



a) -i son personas naturales, sus nomres y apellidos, documentos de identificación y domicilio.

) -in son personas urídicas? sus denominaciones o ra&ón social y los nomres y apellidos de $uieneslas representan.

. %a denominación de la asociación $ue se constituye.

2. -us fines, y

3. %a eleccióndel primer conseo directivo de la asociación.

NOTAS0

• A las personas $ue figuran en el acta de constitución de sociedades y asociaciones, suelenconsiderarse como "socios fundadores" o "asociados fundadores", respectivamente, a $uienes elestatuto, a veces, les reconoce cierta prerrogativas o derechos especiales.

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