UNIDAD 2. PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE

AUDITORÍAS ACTIVIDAD: PLANIFICACIÓN Y

PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa.

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividadISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1 . D i s e ñ o del p rogr a m a de audi t oría s : el p rogra m a de audi t oría q ue dis e ñe de b e c ontener lo s igui e nte:

A . O B J E T I V OS Y A L C A N C E D EL PROG R A MA DE

A U DI T O R Í A . OBJETIVO

Proporcionar metodología para realizar las auditorías internas con el fin de verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se está ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el control dl cumplimiento de las actividades de la alcaldía de Florencia, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora a la operación de las actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas.

ALCANCE

Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad en la alcaldía de Sincelejo en el periodo fiscal vigente.

B . CR O NOGR A MA DE L A S AU DI T O R Í A S A RE A LIZAR EN EL A ÑO.

C. CRI T ERIOS DE AU DI T O R Í A .

D. AU DIT ORES SELECCIONA DOS POR PROCESOS.

E. REC U RSOS NECES A RI O S.

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la entidad FINANCIEROS Viáticos Papelería y útiles

TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cómputo e impresoras Software: internet, aplicativos, office

INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno.

F. I D E NT IFI C A R Y EV A L U A R L O S RIESGOS DEL P R O G RAMA D E AU D I T O R Í A .

2 . Dis e ño del p lan de audi t oría: el p lan de audi t oría q ue dis e ñe de b e c ontener lo s i g u iente:

A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA.

Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinaria de laProcuraduría Regional Choco

ALCANCE: Ejecución presupuestal correspondiente a la vigencia 2006 por el concepto de gastos generales, del nivel central.

B. PROCESOS A SER

AUDITADOS. Procesos

estratégicos:

Procesos misionales:

Proceso Disciplinario

Procesos de apoyo conexos:

–

SIRI Procesos de apoyo:

tación

Procesos de evaluación y control:

C. CRITERIOS DE AUDITORÍA Y DOCUMENTACIÓN DE

REFERENCIA. a. Elaborar el Plan de Visita de Auditoría.

i. Precisar los detalles de la auditoría tales como:

utilizar.

preparación y entrega de informe.

Definir:

b. Someter el Plan de Visita de Auditoría a aprobación del Jefe de la Oficina de

Control Interno

c. Generar comunicaciones necesarias.

d. Abrir archivo documental de la auditoria.

D. UBICACIÓN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA.

Cronograma

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:

Preparación del Plan de مAuditoría

Asignación de las tareas al equipo مauditor

Preparación de los documentos de مtrabajo

Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su مcelebración.

Recopilación y verificación de la مinformación

Generación de hallazgos de la مauditoría

Preparación de las conclusiones de la مauditoría

Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su مcelebración.

Preparación del informe de مauditoría

Aprobación y distribución del informe de مauditoría

E. MÉTODOS DE AUDITORÍA A UTILIZAR.

Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:

Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen Aplicación de normas generales a situaciones específicas Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.

Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes. Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.

Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros. Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones. Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.

3 . Fina l m e n te, e s c ri b a las c onclu s ion e s del a p re n d i z aje q ue o b tuvo tras el de s arrollo de e s ta ac tividad.

En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.

Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino también los requisitos externos y su interiorización en la organización, tales como normas ambientales, regulación de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditoría sería y eficiente debería ir más allá de lo interno a la organización.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y no una imposición de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratación.