Unidad N°3. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentación de procesos

Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo de trabajo.

Nombre del grupo:

Integrantes del grupo:

1.Luis Alfonso Gutiérrez olivera

2.

3.

4.

5.

Líder del grupo:

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad y una vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso de documentación de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo definida en la actividad de la unidad N°2 (Arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes tres puntos:

1) Selección del orden de la documentación: definan mediante una gráfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia u orden a seguir para iniciar la documentación para cada uno de los procesos institucionales de dirección, apoyo, misionales y de mejora continua.

2) Documentación total de un proceso Misional o de Realización del Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que debería documentarse primero de acuerdo al punto anterior, posteriormente deben iniciar su completa documentación, de modo que luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos aplicables para el mismo, según Norma ISO 9001:2008.

A. Definición de la caracterización del proceso seleccionado.

A. identificacion de lso documentos y su actualizacion

B. Demostrar mediciones,inspecciones,v

erifcacione de los resultados

c.Los criterios de aceptación y rechazo.

D. Control de los productos o servicios no

formales

f. Nombres del personal que realizó la medición,

inspección, verificación y pruebas, así como la

identificación y descripción de los

instrumentos y equipos utilizados en esta

actividad

E. Comprobación de las acciones correctivas y

preventivas generadas por la empresa

A.

Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos, listados, y demás documentación aplicable al proceso seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementación, mantenimiento y mejora continua.

RTA/

LOS OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTO SON:

Carateristica de un proceso

Nombre del proceso

Objetivo del proceso

Elementos de entrada

( requisitos, insumos y

proveedores )

Elementos de transofrmacion

(toas las actividades que

se ejecutan )

Elementos de salida

( producto o servicio)

Responsable- autoridad recursos

requisitos

Indicadores de medicion

Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.

Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados. Definir responsabilidades y autoridades. Regular y estandarizar las actividades de la empresa. Facilitar la introducción de un mejor método dando datos

completos del método actual. Ayudar a establecer mejores programas de operaciones y de

actividades. Suministrar las bases documentales para las auditorías.

ESTRUCTURA PROCEDIMIENTOS- INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Contiene logotipo y nombre de la empresa, serial, revisión, páginas, firma de la persona responsable de la revisión y de la aprobación, nombre del procedimiento o instructivo de trabajo.

Editado Revisado y Aprobado

Edición Fecha

Primera

DESARROLLO DOCUMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

1. Determinacion de las necesidades de

documentacion

2. Diagnostico de la situacion de la

documentacion en la organizacion 3. Diseño del

sistema documental

4. Elaboracion de los

documentos

5. Implantacion del sistema documental

6. Mantenimiento

y mejora del sistema

Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.

Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados. Definir responsabilidades y autoridades. Regular y estandarizar las actividades de la empresa. Facilitar la introducción de un mejor método dando datos

completos del método actual. Ayudar a establecer mejores programas de operaciones y de

actividades. Suministrar las bases documentales para las auditorías.

NOMBRE DE LA EMPRESA

LABORATORIO DE PRUEBAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOSPaginas : XX

Código XXX-XXX

Procedimiento XXXRevisión Fecha

Fuente: Elaboración propia

TIPOS DE DOCUMENTOS

Fuente: Elaboración propia

OTROS DOCUMENTOS COMO:

2. Manuales

de procedim

iento

1.Manual de calidad

4.Registros

3.Procedimiento

generales y especificos

6. Especificaciones

5. Planes de calidad

Fuente: elaboración propia

MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA

Fuente: Elaboración propia

1. Planes de inspección y ensayo.

2. Expedientes maestros de los productos. 3. Informes.

4. Planos.

5. Dibujos y esquemas6. Etiquetas.

7. Certificados. 8. Prospectos.

9. Reglamentos.

10 . Facturas 11. Tarjetas de

almacenamiento. 12. Modelos.

13. Instrucciones.

OBJETIVO

Mantener la adecuacion del sistema a las necesidades de la organizacion a traves de la mejora continua

1. ACTIVIDAD

Realizar auditorias internas para identifcar oportunidades de mejora

2. ACTIVIDAD

Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentacion

1) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones

1. Para la Implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad es necesario el Análisis de los Procesos de Trabajo; una herramienta útil para tal función es la estructura de los procesos o el Mapa de procesos.

2. El diagrama de flujo es una de las herramientas más extendidas para el análisis de los procesos. La visión gráfica de un proceso facilita la comprensión integral del mismo y la detección de puntos de mejora. El diagrama de flujo es la representación gráfica del Proceso. Hay una gran bibliografía y normas para la elaboración de los diagramas de flujo.

3. Para la elaboración de los documentos hay que tener en cuenta lo siguiente :A. Capacitar al personal implicado: En esta tarea se llevará a cabo la

capacitación planificada en la etapa anterior.B. Elaborar los procedimientos generales: Para elaborar los procedimientos

generales se sugiere utilizar la siguiente estructura:C. Elaborar el Manual de Calidad: El grupo seleccionado elaborará el

Manual de acuerdo con el formato establecido en la etapa de diseño teniendo en cuenta la necesaria participación de todas las áreas involucradas.

D. Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior: Los otros documentos se elaborarán de acuerdo con el plan y siguiendo las instrucciones confeccionadas para cada tipo de documento que deben haber sido aprendidas durante la capacitación.

E. Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal competente autorizado: La revisión y aprobación de la documentación se realizará a medida que ésta se vaya elaborando.

4. En las caracterizaciones es importante identificar claramente los procesos de soporte, las personas responsables de cada procedimiento, la autoridad para la revisión y aprobación de las actividades que se ejecutan y los recursos que se necesitan y son indispensables para el normal desarrollo de todas las actividades involucradas.

5. En las caracterizaciones es importante identificar claramente los procesos

de soporte, las personas responsables de cada procedimiento, la autoridad para la revisión y aprobación de las actividades que se ejecutan y los recursos que se necesitan y son indispensables para el normal desarrollo de todas las actividades involucradas.

6. Los pasos para hacer un mapa de procesos serán los siguientes:

A. Identificar a los actores (Clientes, proveedores y otras organizaciones de su entorno )

B. Identificar la línea operativa (La línea operativa de nuestra organización está formada por la secuencia encadenada de procesos que llevamos a cabo para realizar nuestro producto )

C. Añadir los procesos de soporte a la línea operativa y los de Dirección (Dirección, mejora continua, estrategia )

D. Añadir los procesos que afectan a todo el sistema (Gestión de reclamaciones, recursos humanos, auditorías internas )