Archivística

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 1

YURLEY MORENO BACA

Tutora:MARIA NANCY URIBE CUÉLLAR

Catedrática

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÒN Y LA DOCUMENTACIÒN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL IARMENÍA - QUINDÍO

2015

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INTRODUCCIÓN

El Archivo General de la Nación (AGN) es el ente que regula, formula y controla la política archivística, vela por la preservación del patrimonio documental de la nación y facilita el acceso a los documentos; se encuentra adscrita al ministerio de cultura su sede se encuentra en la ciudad de Bogotá, desde septiembre de 1992 hasta nuestros días.

El AGN estableció el acuerdo 060 el 30 de octubre del año 2001 donde establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas el cual nos habla de la definición que son comunicaciones oficiales, correspondencia, archivos electrónicos, documento original, documento público, radicación de comunicaciones oficiales, tabla de retención y hace énfasis en establecer las unidades de correspondencia para centralizar y normalizar los procesos de recepción, radicación, distribución de los documentos para contribuir al desarrollo del programa de gestión documental.

Las unidades de correspondencia ocupan un papel importante dentro de las instituciones, porque allí se inicia los procesos de gestión documental y se establecen relaciones entre las entidades y los usuarios. En ellas se deben identificar con precisión los vínculos teóricos que se dan entre las organizaciones y el manejo de las comunicaciones oficiales, con otros procesos archivísticos esenciales que fortalecen la administración documental.

Para normalizar la creación de los documentos que se producen dentro de la empresa tales como las cartas, los memorandos, las circulares, los informes, las actas es importante implementar la Guía Técnica Colombiana 185, documentación organizacional emitida por el Icontec, donde nos dice lo que debe contener cada documento es importante incluir el desarrollo de esta norma en la producción documental que es un proceso del programa de gestión documental.

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a. Qué es una unidad de correspondencia? y cuál es la diferencia que hay entre archivo y la unidad de correspondencia?

Unidad de correspondencia llamada también ventanilla única es el lugar donde se centraliza y normaliza todo los servicios de recepción, radicación y distribución de los documentos que ingresan a la empresa y lo que son enviados en ejercicio de su función.

Las actividades que realiza la unidad de correspondencia es recibir los documentos del medio externo, verificar que sean dirigidos a la institución donde nos encontramos, que estén firmados, que posean los anexos mencionados, luego proceder a radicarlos, esto consiste en asignarles un número consecutivo e irrepetible a cada documento sin tachones ni enmendadura y por ultimo distribuirlos, enviando los documentos a los funcionarios que les correspondan o a su destinatario ya sea físico o electrónico de acuerdo a la tecnología o sistema que se encuentre implementado.

Un archivo es el conjunto de documentos cual sea su forma y soporte material que es originado por un proceso realizado por una institución o persona en ejercicio de su función y que nos sirve para testimonio o información para la institución o para las personas que lo producen.

Un archivo son conjunto de documentos y una unidad de correspondencia es un lugar donde se normaliza el ingreso y envió de los documentos que ya son producidos por personas o instituciones en ejercicio de su función.

b. Porqué una institución debe implementar una unidad de correspondencia?

Una institución debe implementar una unidad de correspondencia para tener un control de todos los documentos que son recibidos para distintos trámites por parte de los funcionarios.

Para tener evidencia de los documentos enviados al medio externo mediante la fecha, hora, firma por parte de la persona que recibe los documentos.

Contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación.

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c. Qué es un Manual de Correspondencia y cuáles son sus componentes?

Un manual de correspondencia es un documento donde se encuentra establecido los procedimientos de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de recibo y despacho de las comunicaciones dentro de una empresa u organización para gestionar los procesos de gestión documental, promover la conservación adecuada de toda la documentación producida y recibida en las empresas en ejercicio de su función.

El manual de correspondencia está compuesto por las siguientes partes:

Introducción. Objetivos generales. Objetivos específicos. Normatividad. Políticas. Procedimiento para la clasificación de las comunicaciones oficiales. Procedimiento para la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones.

producidas. Tramite oportuno de las comunicaciones oficiales. Procedimiento para la elaboración de comunicaciones oficiales. Firma de comunicaciones oficiales. Conservación y organización de los archivos de la entidad. Incorporación de nuevas tecnologías en la administración y conservación de los

archivos de la entidad.

d. De qué trata el considerando del Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001)?

El considerando del acuerdo No. 060 de 30 de octubre de 2001 trata sobre la necesidad de establecer pautas para la prestación de los servicios ofrecidos por las unidades de correspondencia en las entidades públicas o privadas que cumplan funciones públicas.

Relaciona algunas leyes archivísticas del archivo general de la nación tales como la ley 594 de 2000 que establece las reglas y principios generales que regula la función archivística del estado, así como la ley 527 de 1999 define el reglamento el acceso de los mensajes de datos del correo electrónico.

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Por ultimo nos dice que el avance de las entidades se logra mediante el uso oportuno y adecuado de la información y para esto es necesario los procedimientos como parte dela gestión documental.

Considerando todos estos aspectos se acuerda el acuerdo 060 de 2001.

e. Que trata la Norma Técnica Colombiana GTC-185

La NTC-185 presenta las recomendaciones para elaborar los documentos generados en las empresas tales como las cartas, memorandos, circulares, actas, informes, nota interna, con el fin de proyectar una buena imagen corporativa.

f. Elija cinco tipos de definiciones del Acuerdo 060

Correspondencia: son todas las comunicaciones que llegan a la empresa a título personal, el cual no genera trámite para la empresa o institución.

Radicación de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por lo cual las entidades a través de la unidad de correspondencia le asigna un número consecutivo a las comunicaciones que ingresen a la empresa y las que son despachadas al medio externo, dejando constancia de la fecha, hora de recibo o despacho de esta.

Registro de comunicaciones oficiales: es el ingreso de las comunicaciones que se producen y se reciben en un sistema manual o automatizado con el fin de llevar un control de esta para su posterior consulta cuando se requiera.

Serie documental: conjunto de unidades homogéneas emanadas por un órgano productor.

Tablas de retención documental: listado de series, subseries y tipologías documentales el cual se le asigna el tiempo de vigencia de los documentos producidos y recibidos en cada fase del archivo (archivo de gestión, archivo central, archivo histórico o permante) en la empresa en ejercicio de su función.

g. De acuerdo con la NTC 4436, que requisitos se deben tener en cuenta para la durabilidad de los documentos.

Según la NTC 4436, los requisitos que se deben tener en cuenta para la durabilidad de los documentos son que el papel sea de alta durabilidad y permanencia y para esto el papel debe tener estabilidad química y físicas por largos periodos de tiempo, resistir los efectos

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del desgaste y rasgado en el uso, la neutralización del ácido a base de un compuesto llamado reserva de álcali.

El papel debe estar hecho principalmente de fibras de algodón, pelusa de algodón, fibra de cáñamo, fibra de lino o una mezcla de éstas.

Determinar el gramaje, este debe ser mínimo de 70g/m2. Resistencia al rasgado. Resistencia al doblez, de por lo menos 2,42 a cualquier dirección a máquinas. El valor de un pH de un extracto acuoso no menor a 7,5. El papel debe contener una reserva álcali de por lo menos 0,4 mol de ácido por

kilogramo de papel. Resistencia a la oxidación

i. Elija 5 tipos de documentos de la norma anterior (GTC-185) y diga cuales son las características que se deben tener en cuenta dentro de la Gestión Documental.

1. CartaSe caracteriza porque de acuerdo GTC-185 el documento deben poseer lugar de origen y fecha en que se creó el documento, datos del destinatario tales como el nombre de la persona a la que va dirigida la carta u oficio, el cargo, nombre de la empresa, dirección, ciudad y país donde va dirigida, asunto donde se especifique en máximo cuatro palabras el contenido de la comunicación, el texto el cual nos informa los que nos quiere transmitir el remitente y en algunos casos las líneas especiales que detalla si contiene anexos y la cantidad de estos, el número de copias de la comunicación. También debe poseer el logo, membrete y el pie de página de la empresa.

Esto es muy importante aplicarlo para administrar el flujo de documento en las organizaciones.

2. MemorandoEste tipo de documento dentro de la gestión documental se debe caracterizar por contener un texto que transmitan información, orientaciones y pautas dentro de las dependencias, ser presentado en el formato establecido en los manuales de la entidad, tratar de un solo tema.

Teniendo en cuenta que el memorando es utilizado para tratar varios temas entre estos esta llamados de atención, felicitaciones, invitaciones a capacitaciones, eventos, entre otros es necesario que este documento posea los siguientes datos que nos ayudan a la administración del flujo documental, a destinar a qué serie documental pertenece o debe ser archivado y el tiempo de conservación.

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Los datos que deben poseer los memorandos son:

Logo, pie de página, Denominación del documento en este caso sería la palabra memorando escrito de

manera centrada al inicio del documento. Código de la dependencia. La fecha de creación del documento. Destinatario y remitente. Asunto. Texto. Despedida. Remitente y líneas responsables. Líneas especiales.

3. CircularesLas características que debe poseer este documento para la gestión documental es que la organización o empresa posea un formato establecido en el manual de procedimiento para este documento y así poderlo identificar a simple vista ya que poseería la palabra circular, lugar de origen y fecha de elaboración, destinatario, asunto, texto, despedida, remitente y firma de los responsables, líneas especiales, identificación de las páginas subsiguientes, logo de la empresa u organización.

Con estos datos que contengan las circulares normalizados en el manual de procedimientos de la empresa podemos establecer a qué serie documental pertenece y el tiempo de vigencia.

4. ActasEste documento se caracteriza por expresar lo tratado en una reunión o situación específica, deben elaborar en papel con membrete, de lo contrario colocarle la razón social de la empresa, debe poseer un título el cual es el nombre de la reunión, denominación y número de acta, la fecha, hora, lugar, nombre de los asistentes, ausentes e invitados, orden del día, desarrollo, compromiso, firmas, nombres y cargos, líneas especiales y páginas subsiguientes.

Todos estos datos nos ayudan a identificar el nombre del documento que sería en este caso acta para así poderlo archivar en la serie documental que pertenezca, y saber el tiempo de vigencia.

5. InformesEstos documentos deben elaborarse con logo símbolo de acuerdo con la norma interna de la organización, debe tratar de un solo tema, utilizar los formatos normalizados de acuerdo a los manuales autorizados por la entidad el cual debe poseer los siguientes campos de

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acuerdo a la GTC-185: dependencia, código, título, lugar de origen y fecha de elaboración, autoría del resumen ejecutivo, objetivo, temas o numerales, páginas subsiguientes, conclusiones, nombres, cargos, firmas y líneas especiales.Con estos datos normalizados en el manual de la entidad o empresa podemos identificar el tipo de documento que es y así poder archivarlo en la serie documental a la que pertenece y determinar el tiempo de vigencia y asegurarse de la preservación de estos.

j. Que otras normas cita la GTC-185

NTC 1001, papel, formatos.

NTC 4436, información y documentación. Papel para documento de archivo. Requisito para permanencia y durabilidad.

NTC 5613, referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura.NTC 1486, documentación. Presentación de tesis, trabajo de grado y otros trabajos de investigación.

NTC 1075, documentación. Guía para la numeración e divisiones y subdivisiones en documentos escritos.

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Conclusión

Es importante como futuros profesionales en CIDBA tener claros los conceptos que establece el Archivo General de la Nación a través del acuerdo 060 de octubre de 2001 y la importancia que tiene la creación de la unidad de correspondencia en las empresas por ello es importante saber transmitir estos conceptos plasmados en la normativa cuando se valla a implementar.

Para esto es muy importante que cada empresa tenga un manual de correspondencia donde quede normalizado los procesos que ejecuta la unidad de correspondencia, esto basado en los conceptos de gestión documental y de la Guía Técnica Colombiana 185 para la creación de los documentos y quien más que nosotros los profesionales en ciencias de la información documentación archivística y bibliotecología para elaborarlos e implementarlos.

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Bibliografía

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Consejo Directivo. Acuerdo 060, por medio del cual se establecen pautas para la administración las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas. Bogotá D.C., 30 de octubre de 2001.

INSTITUTO COLOMBIANO TÉCNICAS Y CERTIFICADAS. Guía Técnica Colombiana 185. Documentación organizacional. Bogotá. 88P.

INSTITUTO COLOMBIANO TÉCNICAS Y CERTIFICADAS. Norma Técnica Colombiana 4436. Información y documentación. Papel para documento de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad. Bogotá. 5p.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Que es archivo. Recuperado de http://glosarioarchivoagn.blogspot.com/p/glosario-archivo-agn.html.

Escobar, C. (2011). Definición de manual de correspondencia. http://actividadesinstructorayolandasena.blogspot.com/2011/04/actividad-9-manual-de-correspondencia-y.html

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