SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Unidad N2. El mtodo Kaizen e Indicadores de GestinActividad: Plan KaizenNombre aprendiz:Antony Gonzalez Ramos

Email:Hw-dk22@hotmail.com

Fecha:25/09/2015

Descripcin:La actividad est compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre el mtodo Kaizen al interior de su empresa. Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medicin, el anlisis de las no conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologas que implementadas adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades o dificultades en los procesos institucionales.

Dentro de las metodologas para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodologa con miras a aplicarla en la empresa donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:1. Disee el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales ms frecuentes en un proceso, definiendo los siguientes parmetros:

Plan Kaizen

Empresa: Laboratorio Clnico ARBAYFecha de planeacin: 9 de septiembre 2015

Proceso a mejorar:

Fecha de inicio: 20 de eptiembreFecha de finalizacin: 20 de noviembre

Planteamiento del problema: En el laboratorio clnico ARBAY, Cuando el cliente llega a la empresa con su orden de exmenes de laboratorio dados por su EPS , ser atendido por una recepcionista quien le dar un turno para ser atendido por las cajeras, cuando sea su turno este se dirigir a la caja con su documento de identidad y su orden de exmenes mdicos, la persona encargada de la caja le har un factura para recibir el dinero correspondiente al pago de la prestacin del servicio, y recibir junto con la factura un cdigo de stickers que tendr un cdigo de barras marcada con su nmero de identificacin, y proceder a ingresar a la parte de toma de muestras del laboratorio, donde ser atendido por un profesional en el cargo el cual le har una serie de preguntas para llenar un formato especial con sus principales datos, que sern utilizados posteriormente para ingresar los datos en el formato de resultados adems rectificara nuevamente los exmenes ordenados para proceder con el proceso de toma de muestra y posterior anlisis de la misma , finalmente se le brindara al cliente toda las comodidades y seguridad en la toma de muestras y la privacidad pertinente para cada procedimiento, los resultados sern entregado en un plazo mximo de 48 horas dependiendo de la urgencia de los mismo.

Objetivo del plan Kaizen: Lograr reducir el nmero de quejas por razones de demora en la prestacin de servicios, aumentando la eficiencia en la atencin de los usuarios, disminuyendo la probabilidad de errores en la emisin de resultados o tomas de muestras mejorando siempre la calidad en cada uno de los procedimientos.

Lder del equipo Kaizen: Antony Gonzalez Ramos

Lista de miembros del equipo Kaizen: Antony Gonzalez Ramos

Cronograma para la ejecucin del plan Kaizen

ActividadRecursos necesariosResponsableFecha ejecucin

Recepcin del paciente1.000.000Auxiliar de enfermeria21 de septiembre 2015

Pago de los exmenes4.000.000Auxiliar administrativa o contable ( Cajero)21 de septiembre 2015

Toma de Muestra y anlisis de la muestra10.000.000Profesional especializados: Bacteriologos y enfermeros22 de septiembre de 2015

Entrega Oportuna de resultados2.000.000Secretaria digitadora24 de septiembre de 2015

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto

Entre los beneficios de implementar el plan de Kaizen est sin lugar a dudas el poder aumentar la productividad de la empresa manteniendo altos estndares de calidad en la prestacin de cada uno de los servicios, disminuyendo los despilfarros en la ejecucin de procedimientos que no aportan al proceso y que ocasionan gastos innecesarios, a su vez de reducir el tiempo en cada una de las secciones, mantener el orden de los clientes y garantizar la seguridad y privacidad de los resultados obtenidos.

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: Se cita a los encargados de la ejecucin del mtodo de Kaizen a reuniones peridicas cada 15 dias apartir de implantado el proceso con el fin de informar, evaluar y controlar de cerca cada proceso buscando disminuir la probabilidad de errores y buscando la mejora continua del sistema de gestin de calidad

Fecha de presentacin final del plan: la presentacin final de los resultados, anlisis y conclusiones finales del proceso sern presentadas a todo el personal encargado en 25 de noviembre del 2015

2. Identifique la medicin del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecucin: Proceso: Atencion al usuario en el laboratorio clnico ARBAY

Lder del proceso: Director del laboratorio clinico

ActividadIndicador de gestinDescripcinResponsable del reporteMeta

Recepcion del pacienteSern evaluados por el personal encargado de la ejecucin del proceso de Kaizan el tiempo que demoran los empleados en atender a los usuarios a su vez ser evaluada por medio de encuestas la calidad de la atencin y los documentos entregados y solicitados por el personal para garantizar la seguridad del paciente y de los resultados

Tiempo promedio de atencin al usuarioDisminuir a media que avanza el proceso el tiempo en la atencin del usuario, sin dejar a un lado la calidad de la atencin hacia el usuarioToma y anlisis de la muestraRecursos utilizados en la toma de muestraTiempo en la ejecucin de los exmenesAuxiliar del sistema de calidad

Evaluaciones de los usuarios sobre la atencin recibidaSern evaluados por parte del personal el gasto de los recursos en los materiales utilizados para la toma de exmenes con el fin de ajustar el cobro por parte del laboratorio de cada uno junto con los gastos por el procedimiento de anlisis.A su vez sern evaluados los tiempos en la toma y anlisis de laboratorio con el fin de ajustar los mismo manteniendo los estndares de calidad

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.El diseo serio y eficaz de un buen proceso de Kaizen, permite disminuir los despilfarros en la ejecucin de procedimientos que no aportan en la calidad y mejora de la prestacin de servicios o en los procesos de produccin, que debe convertirse en este caso en la prioridad de todo sistema de gestin de calidad a fin de aumentar la productividad y eficiencia de la organizacin.

La aplicacin de estos proceso de Kaizen deben ser llevado a cabo por personal capacitado que conozca muy de cerca las metas, objetivos, misin, visin y poltica de la compaa, lo que pueda garantizar el xitos de los procesos aportando a la mejora y posicionamiento de la organizacin dentro del mercado.

Finalmente, si se realiza de forma cuidadosa y seria, controlando muy de cerca el proceso por personal capacitado, cada uno de los pasos pertinentes para la aplicacin de los mtodos de Kaizen este aporta de manera significativa a la mejora continua de los procesos en los que se apliquen, con el fin de disminuir los gastos inadecuados en procedimientos, aumentando de manera directa los ingresos y el nivel de productividad y competitividad de la empresa, garantizando que se eliminen procesos que retrasen la prestacin o produccin de servicios y por consiguiente no aporten a la mejora continuidad de los objetivos instaurados en las polticas de calidad de la empresa.

Criterios de evaluacin

Conoce la metodologa de implementacin del mtodo kaizen.

Plantea indicadores de gestin para la medicin de procesos o actividades.

Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.

Las herramientas estadsticas facilitan la tarea de recopilar y analizar datos con sencillas frmulas aritmticas, que permite llevar a cabo anlisis de datos de manera sencilla pero con un alto valor para medir el desempeo del sistema de gestin. Para garantizar el mejoramiento continuo de los procesos es bueno hacer uso de herramientas como: El

Diagrama de Causa-efecto: ya que esta herramienta permite identificar las posibles causas raz del problemas que tiene efecto sobre los resultados de los procesos. Tambin es muy til el

Diagrama de Pareto: ya que sirve para distribuir las causas probables de un efecto por orden de importancia, con el fin de atender las que requieren ser corregidas o eliminadas inmediatamente (las vitales) y cules pueden ser discriminadas como de menor importancia (las triviales).