Interfaz de acceso al sistema.Como todo sistema, necesita un grado de restricción dependiendo los privilegios de las personas que lo usan, es decir, dependiendo el “rol” de cada usuario será la interfaz que se cargará.La interfaz de inicio del sistema se muestra a continuación.

Es necesario acceder al sistema con un usuario y contraseña, después de acceder se mostrará una pantalla como la siguiente, la misma puede variar dependiendo el nivel de acceso que tenga cada uno.

Esta pantalla nos muestra los 3 módulos principales del sistema, Control de Activos, Catálogos y Reportes.Cada uno se describirá a continuación.

Modulo: Control de Activos. Dentro de este módulo el usuario puede listar los activos deseados mediante filtros específicos, y puede acceder a la opción de visualizar los activos y generar un reporte en Excel para su posterior manipulación.Es necesario considerar que los filtros sirven para poder tener un acceso a la información de manera eficiente y rápida, los filtros se van actualizando dinámicamente para mayor comodidad del usuario, éste sólo tendrá que seleccionar los campos deseados y después consultar la información.En caso de que la información sea demasiada, existen además filtros por Etiqueta, No.Anterior, Descripción Genérica, Marca, Modelo, Serie y Número de Factura, para seguir facilitando el acceso a la información deseada. Un ejemplo de lo antes descrito se presenta a continuación.

Si se desea Visualizar la información de un activo solo basta con dar clic y se mostrará la información.El módulo de activos cuenta con una opción de creación, edición, baja y visualización de activos.La información aparece segmentada de tal manera que su acceso sea más fácil y se encuentre organizado.

También es posible generar reportes de lo que se necesita, es decir, la información general de un activo mostrada en un archivo para su mejor visualización y portabilidad.Otra funcionalidad del módulo de Control de activos, es el traspaso de activos, el cual nos indica que los activos pueden cambiar de encargado de una manera sencilla, sólo basta con buscar que activos se requiere traspasar mediante los filtros.Seleccionando los activos, se ejecuta la transacción y el nuevo encargado habrá recibido los activos.

Para finalizar con la funcionalidad del módulo de control de activos, se cuenta con un control de usuarios, éstos podrán acceder al sistema, se pueden crear tantos usuarios como se deseen, sólo es necesario indicar el rol que ejecutarán, su nombre de usuario, contraseña y si se encuentra habilitado o no, la pantalla es semejante a la de los catálogos que se describirán próximamente.

Modulo: Catálogos.La funcionalidad de los catálogos es primordial para el acceso a los componentes de un activo, podemos encontrar dentro de los catálogos:Cuenta Contable: Define el tipo de activo que tratamos.Dependencia: Definida como el propietario del activo.Dirección: Área a la que pertenece el activo.Empleado: Responsable del control y encargado de los activos.Estatus de Ocupación: Describe el estado de ocupación de una localidad.

Localidad Activo Fijo: Es físicamente donde se encuentran los activos, es decir, edificio, bodega, oficina, etc.Moneda: Tipo de moneda con la que se realizan las operaciones básicas de depreciación y la baja del activo.Municipio: Es la residencia de un activo, es decir, la ubicación dentro de la entidad federativa.Partida: Se define como la clasificación de un activo, bajo los esquemas de grupo, subgrupo, clase y subclase, facilita la ubicación y nos da una descripción más detallada de un activo.

Unidad de Medida: La unidad de medida nos dice, como es que debe ser medido un activo, si por pieza, paquete, servicio, lote, etc.Uso Actual: Describe cómo es que una localidad está siendo usada, ya sea como oficinas, como almacén, archivo, bodega, etc.Proveedores: Son aquellos que ofrecen algún servicio a la entidad, se especializa con los activos de tipo vehículo o transporte.Servicios: Son todos los servicios que los activos como vehículos o maquinarias requieren, un ejemplo se puede ver un cambio de llantas, de aceite, afinación, balanceo, etc.

En la pantalla se puede apreciar, filtros individuales por cada campo que aparece en el listado, lo cual facilita la búsqueda de información. Se pueden crear nuevos elementos dentro de los catálogos, se mandará una pantalla como la siguiente. La edición de un elemento es semejante a la pantalla anterior. También se pueden eliminar registros dentro del mismo catálogo, se pedirá una confirmación en caso de que realmente se desee continuar con la ejecución.

El funcionamiento de los catálogos es genérico, es decir, la interfaz no cambia de uno a otro, además de que se pueden obtener archivos en Excel o en PDF que muestren toda información contenida en éstos. Los archivos pueden ser usados para manipulación posterior.

Resguardo de Activos.Dentro de este módulo encontramos el resguardo de activos, se puede generar un documento para que el responsable firme por la integridad y buen uso de los activos, para generar dicho reporte es necesario filtrar la información, es decir, encontrar que activos son los que serán resguardados por dicha persona.Después de eso sólo basta con seleccionarlos y genera el archivo, como se muestra a continuación.

Depreciación de Activos. La depreciación de activos implica el cálculo del valor en libros, depreciación acumulada, costo histórico, la depreciación mensual, depreciación anual.Para ello es necesario buscar los activos que se desean ver para poder calcular la información, el sistema se encargará de brindar un reporte portátil, es decir en formato PDF o Excel, que podrá ser utilizado cuando éste sea deseado.Los filtros facilitarán la visualización de la información; sólo basta con seleccionar los activos y generar el reporte de su depreciación, como se muestra a continuación.