Unidad II

JORGE VIDAL R.

Funciones Administrativas:

ORGANIZACIN2.2

Es un proceso mediante el cual la

empresa determina las funciones y

tareas que son necesarias para

alcanzar los objetivos, estableciendo

la autoridad y asignando

responsabilidad a las personas que

tendrn a su cargo estas funciones.

2. ORGANIZACIN

JORGE VIDAL R.

La Organizacin debe contemplar dos elementos

claves:

i. Es una estructura formal:

Porque debe quedar claramente establecida el

nivel jerrquico de cada cargo, su rea de

autoridad y la manera en que se relaciona con

los dems cargos de la empresa

ii. Debe ser intencional:

Es necesario planificarlo, y no dejarlo a la

espontaneidad, ya que la finalidad de ella es el

logro de los objetivos.

JORGE VIDAL R.

2.1 ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

La Organizacin Formal se refiere a la estructura intencional de cargos que componen la

estructura de la empresa

Es una estructura planificada y estructurada la

cual se refleja en el organigrama de la empresa.

JORGE VIDAL R.

Organizacin Formal:

Ejemplo

La Organizacin Informal, por el contrario, consiste

en todas las relaciones interpersonales y entre

grupos que se producen en una empresa, y que se

separan del esquema planificado de la estructura

del sistema formal

Por lo tanto, no son el resultado de un plan

consciente, sino que podran considerarse

organizaciones espontneas

La organizacin informal permite la interaccin de

individuos que formalmente tendran su interaccin

bloqueada.

JORGE VIDAL R.

Organizacin Informal:

Ejemplos

Los que van a CapacitacinLos del Happy Hours

Los que Almuerzan juntosLos del Equipo de Baby Futbol

La Organizacin Informal al nacer

espontneamente, siempre estar presente en la

empresa, no se puede evitar

Dado lo anterior la alta direccin debe

fomentarla, pues generar beneficios para la

empresa, tales como:

Mejora el clima laboral al generarse amistades

Aumenta la motivacin

Facilita la resolucin de conflictos

Facilita la comunicacin.

JORGE VIDAL R.

2.2 ORGANIGRAMA

Un Organigrama es una representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o

parte de ella, y de las relaciones que guardan

entre s las unidades administrativas que la

integran

Expresando en trminos simples, su estructura formal, los niveles jerrquicos, el rea de

autoridad y la interrelacin de las distintas reas

que componen la organizacin.

JORGE VIDAL R.

a. Tipos de Organigramas:

i. Verticales:

Presentan las unidades

ramificadas de arriba

abajo a partir del titular,

en la parte superior, y

desagregan los

diferentes niveles

jerrquicos en forma

escalonada.

JORGE VIDAL R.

Nivel Jerrquico:

Superiores

Pares Subalternos

JORGE VIDAL R.

rea de Autoridad:

Autoridad de LneaAutoridad de Staff

JORGE VIDAL R.

ii. Horizontales:

Despliegan las

unidades de izquierda

a derecha y colocan

al titular en el extremo

izquierdo

Los niveles jerrquicos

se ordenan en forma

de columnas, en

tanto que las

relaciones entre las

unidades se ordenan

por lneas dispuestas

horizontalmente.

JORGE VIDAL R.

2.3 DEPARTAMENTO

Corresponde a un rea o divisin de una empresa sobre la cual un administrador tiene autoridad para

el desempeo de actividades especficas

Estar constituida por un conjunto de cargos o puestos, con procesos, maquinarias, personas etc.,

que tienen un objetivo comn

Por ejemplo: Departamento Comercial, Departamento de cobranzas, etc.

JORGE VIDAL R.

2.4 TCNICAS DEPARTAMENTALIZACIN

Corresponde a los diferentes mtodos

para estructurar la empresa en base a

departamentos.

JORGE VIDAL R.

a. Departamentalizacin en BASE AL TIEMPO:

JORGE VIDAL R.

Consiste en agrupar las actividades a fin de permitir

una funcin continua y/o prestar servicios en una

jornada mucho mayor a la tradicionalmente

establecida

Ejemplos:

Estaciones de servicios

Puertos

Aeropuertos

Hospitales

Universidades, etc.

DEP. B

ASE A

TIE

MPO

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JEFE TURNO

DIURNOJEFE TURNO

VESPERTINOJEFE TURNO

NOCTURNO

JEFE DE

PRODUCCIN

Ventajas:

El horario de atencin se extiende

Permite desarrollar procesos productivos en forma ininterrumpidas, lo cual es muy importante en las

empresas de produccin continua y/o masivas

Hay un uso ms eficiente de la maquinaria y del capital en general

Reduce el tiempo de la recuperacin de la inversin

Existen personas que prefieren trabajar de noche.

DEP

. B

ASE A

TIE

MPO

JORGE VIDAL R.

Desventajas:

Cansancio y fatiga del personal

Por lo tanto, aumenta la probabilidad de que se generan productos defectuosos y/o accidentes

Aumenta el costo en trminos de sueldos, pues implica que habr cargos que deban ser duplicados

entre los diferentes horarios

Genera descoordinaciones y falta de comunicacin entre un turno y otro.

DEP

. B

ASE A

TIE

MPO

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b. Departamentalizacin por CLIENTES:

JORGE VIDAL R.

sta consiste en estructurar la empresa con la finalidad

de entregar una mayor y mejor atencin a los principales

clientes de la empresa

Ejemplo:

Bancos

Agencias de Publicidad

Oficinas de Abogados, etc.

DEP

. P

OR

C

LIEN

TES

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JEFE COMERCIAL

JEFE CLIENTES

PERSONASJEFE CLIENTES

EMPRESAS

Ventajas:

Permite conocer de mejor manera las necesidades de los clientes, para luego satisfacerlas

Permite generar productos especficos para cada tipo de cliente

El cliente percibe que tienen un trato preferente.

DEP

. P

OR

C

LIEN

TES

JORGE VIDAL R.

Desventajas:

Los clientes pueden tener objetivos contrapuestos, generando conflictos entre ellos

Los hbitos de consumo cambian en el tiempo, por lo que la empresa deber ajustarse a los

cambios y tendencias. De lo contrario, sus

productos y/o servicios quedaran obsoletos.

DEP

. P

OR

C

LIEN

TES

JORGE VIDAL R.

Divide las unidades en base a productos, lneas de

productos, proyectos o programas

Cada rea de productos principales queda bajo la

autoridad de un gerente o jefe de producto, el cual es

especialista y responsable por su produccin,

comercializacin, venta y distribucin

Ejemplos de empresas que utilizan este tipo de

departamentalizacin son:

Unilever

Nestl

General Electric

Constructoras, etc.

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c. Departamentalizacin por PRODUCTO:

Gerente

Sub gerencia Lcteos

Comercializacin

Produccin

Etc.

Sub gerencia Congelados

Comercializacin

Produccin

Etc.

Sub gerencia Tradicionales

Comercializacin

Produccin

Etc.

Sub gerencia

No Perecibles

Comercializacin

Produccin

Etc.

DEP

. P

OR

PR

OD

UC

TO

JORGE VIDAL R.

Ventajas:

Facilita el uso de maquinaria especializada

Fomenta la coordinacin y permite aprovechar el conocimiento especializado del personal (ejemplo:

vendedores)

Se puede separar claramente el monto de las utilidades haciendo que cada subgerencia sean

responsable de ellas.

DEP

. P

OR

PR

OD

UC

TO

JORGE VIDAL R.

Desventajas:

Se requiere ms personal en cargos administrativos generales

Costos ms elevados por la duplicidad de servicios y tareas, de servicios generales y de staff

Dificulta el control para la alta direccin.

DEP

. P

OR

PR

OD

UC

TO

JORGE VIDAL R.

Implica generar departamentos en base a las Funciones

Bsicas de la empresa: Comercial, Finanzas, Operaciones y

Personal

Las funciones pueden ir en departamentos distintos, o

agrupadas (en especial en las Microempresas)

Adems, es la forma ms tradicional y ms utilizada de

departamentalizacin.

JORGE VIDAL R.

d. Departamentalizacin por FUNCIONES:

Gerente

Comercializacin OperacionesRecursos Humanos

Finanzas

DEP

. P

OR

FU

NC

ION

ES

JORGE VIDAL R.

Ventajas:

Mantiene el poder y el prestigio de las funciones principales

Facilita el control desde la alta direccin

Al ser la forma ms usada es una forma lgica y muy probada en el tiempo

Simplifica y facilita la capacitacin.

DEP

. P

OR

FU

NC

ION

ES

JORGE VIDAL R.

Desventajas:

Resta importancia a los objetivos globales de la compaa

Exagera la especializacin

Reduce la coordinacin entre las funciones.

DEP

. P

OR

FU

NC

ION

ES

JORGE VIDAL R.

Es utilizada en aquellas empresas que operan en areas

geogrficas extensas

JORGE VIDAL R.

e. Departamentalizacin TERRITORIAL o GEOGRFICA:

La forma de hacerlo es a travs de sucursales o sedes

Ejemplos:

Multitiendas

Supermercados

Bancos

Universidades, etc.

Gerente

Sub gerencia Serena

Sub- Gerencia Via

Sub-gerencia Rancagua

Sub-gerencia Concepcin

DEP. T

ER

RIT

OR

IAL

JORGE VIDAL R.

Ventajas:

Facilita determinar las necesidades propias de cada rea geogrfica

Permite entregar productos especficos a localidades y clientes distintos

Reduce el costo de tiempo y traslado de productos al cliente

Permite identificar y capacitar ejecutivos para

futuros cargos directivos.

DEP. T

ER

RIT

OR

IAL

JORGE VIDAL R.

Desventajas:

Se generan duplicidades de cargos y tareas

Requiere ms personal con capacidad directiva

Se generan ms problemas de control y descoordinacin entre las sucursales y la casa

matriz.

DEP. T

ER

RIT

OR

IAL

JORGE VIDAL R.

CONSIDERACIONES GENERALES

Existen varios tipos ms de departamentalizacin, por ejemplo:

Por Nmeros Simples

Por Procesos

Matricial, etc

Las Tcnicas de departamentalizaciones no son excluyentes entre si, si no que son complementarias

Recordar..la nica razn de departamentalizar es

facilitar el cumplimiento de los objetivos. Por lo tanto, LA

DEPARTAMENTALIZACIN A ELEGIR SER

AQUELLA QUE SE ADAPTE MEJOR A LOS

OBJETIVOS Y CARACTERSTICAS DE LA EMPRESA.

JORGE VIDAL R.

2.5 UNIDADES ESTRATGICAS DE

NEGOCIOS (UEN)

Es una tcnica de organizacin, que implica

reconocer pequeos negocios

establecidos como unidades dentro de una empresa, con el fin de que se promueva

cierto producto, lnea de productos o marca,

como si se tratara de negocios independientes.

JORGE VIDAL R.

Ejemplos:

Inmobiliaria

Telefona

Banda

Ancha

Televisin

UEN

U

EN

UEN

UEN

JORGE VIDAL R.

RESTAURANTE DELIVERY

Consideraciones de las UEN:

1. Cada UEN debe tener una Misin, Visin y Objetivos

propios y diferentes de otras UEN e incluso de la

empresa

2. Debe tener un presupuesto que administre en forma

autnoma de la empresa

3. Debe contar con un personal especializado, proactivo

e independiente con un responsable a cargo

4. El producto o marca debe ser importante para la

empresa

5. El mercado presenta un grupo definido de

competidores y, posiblemente, con un alto grado de

rivalidad

6. Cada UEN debe tener un tamao adecuado

7. La empresa debe ser grande

8. La UEN es complementaria a las Tcnicas de

Departamentalizacin.

UEN

U

EN

UEN

UEN

JORGE VIDAL R.

En Resumen:

La Organizacin tiene como principal

finalidad facilitar el logro de los

objetivos y planes de la

empresa, razn por la cual sta debe utilizar las modalidades de organizacin

que se le sean ms convenientes y

eficientes.

JORGE VIDAL R.

COORDINADOR

DIURNO

COORDINADOR

VESPERTINO

D. FUNCIONES

D. GEOGRFICAD. TIEMPO

U.E.N.

DIRECTOR

SEDE

VALPARASO

DIRECTOR

SEDE

VIA DEL MAR

DIRECTOR

SEDE

CONCEPCIN

DIRECTOR

SEDE

SAN CARLOS

DIRECTOR

SEDE

ALAMEDA

DIR. ESC.

ADM Y NEG.

DIR. ESC.

DISEO

DIR. ESC.

SALUD

DIRECTOR

COMERCIAL

VICERRECTOR

ADM Y FIN

DIRECTOR

FINANZAS

DIRECTOR

RR. HH.

VICERRECTOR

ACADMICO

Organigrama No Oficial,

solo con carcter ilustrativo.

RECTOR

D. PRODUCTO

LICEO

POLITCNICOCAPACITACIN

INSTITUTO

PROFESIONALCENTRO FORM.

TCNICO

JORGE VIDAL R.