7/24/2019 Administraci%c3%b3n Del Tiempo

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Administracin del tiempo

Todos tenemos la misma cantidad de tiempo en un da, semana, mes o ao; Sin

embargo, algunas personas logran ms con su tiempo mientras que otros logran

poco. Dicho en forma sencilla, la administracin del tiempo es aprender a obtener

los resultados mximos con el tiempo que se nos asigna. os ministros de m!sicatienen una responsabilidad con el uso de su tiempo no solo consigo mismos sino

con la iglesia a la que sir"en. #dems, tenemos una responsabilidad espiritual con

la administracin de nuestras "idas.

as personas que logran mucho en sus "idas han aprendido a utili$ar su tiempo

efecti"amente, aunque las personas tienen diferentes m%todos de administracin

del tiempo. &ada persona debe encontrar su proceso de administracin del

tiempo que me'or le acomode. La administracin efectiva de nuestro tiempo es

un proceso en curso, no es algo que hacemos de forma eficiente una vez y

que nunca se vuelve a mejorar. a administracin del tiempo cambia de acuerdocon los diferentes periodos de nuestra "ida, cambia con los diferentes traba'os (

responsabilidades, ( con diferentes colegas. a administracin del tiempo es

diferente para una persona soltera que para una persona casada ( con hi'os.

#ntes de que se tengan los hi'os, tomaba ms tiempo para las comidas, gastaba

ms tiempo con"ersando con los colegas, ( asista con ma(or frecuencia a

e"entos de la comunidad porque me poda lle"ar traba'o a casa si no lo terminaba

para el final del da o de la semana. &omo padre ( esposo, se tiene menos tiempo

( energa para traba'ar en casa. os das deben estar me'or estructurados ( ser

ms producti"os. &uando se cambia de empleo generalmente se tiene ms

responsabilidad. )l incremento de la responsabilidad necesariamente te lle"a a

traba'ar en la administracin del tiempo ( en las habilidades de lidera$go. Siendo

que ning!n sistema es funcional para todas las personas, existen principios y

sugerencias en las que la mayora de las personas estn de acuerdo y que

son muy tiles y deben de ser dominadas

!en un panorama general

as metas finalmente determinan los t%rminos que definen los ob'eti"os a largo (corto pla$o. &uando se ha planeado los ob'eti"os para el ao se debe traba'ar en

forma retrospecti"a ( luego programarlos en tareas mensuales, semanales (

diarias. De esta manera, se puede asegurar de que las cosas importantes se

reali$an. )n algunas ocasiones se traba'a duro cada da, se lle"a traba'o a casa

durante la noche ( se traba'a en los fines de semana ( aun as no se es eficiente

en el ministerio porque no se han reali$ado las cosas de la manera correcta. *nicia

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cada da con esta pregunta+ &ul es la tarea ms importante para m, el da de

ho(-

"rioriza tus tareas

tili$a la siguiente cuadrcula para a(udarte a priori$ar tus tareas.

#mportante $o importante

$o urgente %rgente

)l ob'eti"o es in"ertir el tiempo en las cosas /importantes0 ( /no urgentes0 en lugar

de las del cuadrante /urgente0 ( /no importante0. 1uchas personas gastan mucho

tiempo en atendiendo situaciones urgentes ( no importantes. Siempre existirn

asuntos urgentes. sin embargo las urgencias deberan ser "erdaderas

emergencias en lugar de cuestiones que podran haber sido tratados cuando no

eran urgentes. n buen mane'o del tiempo depende de la habilidad de hacer loque no tienes que hacer cuando tienes el tiempo, importante ( no urgente. Se

debe aprender a decir 2o a cuestiones no importantes, tratar con un mnimo de

urgencias, ( concentrar la atencin en pasar la ma(or parte de nuestro tiempo

tratando con asuntos "erdaderamente importantes.

&uando una tarea llega a nosotros 3 (a sea por escrito, correo electrnico,

tel%fono, o de cualquier otra manera 3 se debe escoger una de las siguientes+

45 &azlo3 1uchas tareas se pueden reali$ar de manera fcil ( pueden ser

echas de manera inmediata. 6tras requieren atencin inmediata ( requierende una accin rpida.75 "lanea hacerlo3 #genda un tiempo para reali$arlo. tili$ando tu agenda

planea la hora en la que reali$ars la tarea.85 'elega3 Si alguien ms puede reali$ar la tarea de manera apropiada,

del%gala.95 (rchvala3 #lgunos asuntos no requieren de una accin pero deben

guardarse para utili$arse como referencia en lo futuro. a ma(ora de los

e'ecuti"os ( gerentes gastan un estimado de : semanas buscando cosas.5 Lnzalo3 Tralo, %chalo a la basura en forma tangible o mentalmente.

&uando tratas con correspondencia, tira todo lo que sea posible.

La lista de cosas por hacer

Todos deben tener una lista de /cosas para hacer0.

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6tra forma de hacerlo es catalogarlas como tarea /#0 3 =ara cosas que se deben

hacer ho(, />0 3 &osas que podran se reali$adas ho(, /&0 3 &osas que se pueden

hacer si ha( tiempo. Cuando alguna de las tareas no se logra realizar en ese da

se debe mover al folder del siguiente da.

)l manejo de la agenda *calendario+

)s peligroso tener ms de una agenda. )sto puede hacer que se pierda mucho

tiempo. =ero una sola agenda permite obser"ar el cuadro completo en cualquier

momento. )l aceptar una responsabilidad adicional es algo ms complicado que

simplemente tener un hueco en la agenda, (a que puede in"olucrar preparacin,

coordinacin, "ia'es, o cualquier otro esfuer$o.

Siempre que se recibe alguna in"itacin es importante usar la frase+ "ermteme

revisar mi agenda y te confirmo- De esta manera puedes re"isar lo que

implicara ( re"isar ci el tiempo que tienes disponible es suficiente, podrs estimar

el tiempo de preparacin ( otros factores.

#l traba'ar en el calendario o agenda general aseg!rate de que apartas tiempo

para la familia, tiempo en bloque para pro(ectos especiales ( planeacin, cuidado

personal ( otras necesidades.

&uando alguien se te acerca para pedirte un compromiso, simplemente responde+

/>ueno creo que tengo que encontrar otro momento para eso, porque (a tengo un

compromiso0.

.uando decir $/ y cuando decir 0#

&uando decimos Si a algo generalmente estamos diciendo 2o a algo ms. ?=odria

se a nuestra familia o a nosotros mismos5

#unque decir que no es un componente importante para tener el control de tu "ida

( la administracin del tiempo. 3decir /no0, no es siempre una buena opcin. #ntes

de decir si o no debemos anali$ar cuidadosamente =or qu% estamos tomando tal

decisin- )st mo"ida por el temor- @ealmente creemos que alguien ms lo

puede hacer me'or que nosotros- )s algo en lo que realmente no tenemos

inter%s- o aceptamos solo para ele"ar nuestro ego-Antes de decir NO es

importante analizar la decisin cuidadosamente.

(grupa las tareas similares

=or e'emplo+ Ten un tiempo especfico para contestar correos, para hacer

llamadas telefnicas. Siempre pide a las personas que sean ellas las encargadas

de locali$arte. Sacar copias, re"isar el correo. Si tienes una persona que te asiste

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ha$ un folder para ella ( agrupa las tareas que debe reali$ar. 2o la llames a cada

rato, me'or agenda un momento del da en donde le explicars las tareas que

deseas realice.

#nterrupciones

na de las formas ms seguras para e"itar las interrupciones es atrancar tu

puerta. 6tra es colocar tu escritorio de manera que no quede mirando hacia la

puerta. &uando una persona, con la que no tienes el tiempo de con"ersar, entra a

tu oficina, no la in"ites a tomar asiento. #dems, ponte de pie ( camina hacia la

puerta.

!el1fono

Si mane'as tu propio tel%fono, debes tener un identificador de llamadas, esto te

a(udar a tener un record de la persona que llama, el da ( la hora, ( el n!mero

telefnico. Se deben incluir en la agenda ( marcar como reali$ada una "e$ que sereali$a la llamada con una anotacin de los acuerdos tomados.

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