Administración de inventariosLogística

Modulo 1

AUTOR: Beatriz Lorena Rodríguez Montenegro 2011

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MODULO 1. CONCEPTOS BÁSICOS DE INVENTARIOS

El curso de Administración de los inventarios pretende que el estudiante aprenda a gestionar el flujo de bienes y materiales a través de la cadena de suministro. Para empezar se debe identi-ficar el gran impacto que tiene esta gestión en el nivel de servicio que se presta a los consumi-dores y en los costos del proveedor. Una buena gestión de inventarios busca equilibrar estos dos aspectos.

Por lo tanto un Administrador de inventarios debe lograr alcanzar estos objetivos. No es una tarea fácil ya que si se tiene mucho stock, los costos de inversión se verán incrementados, si por el contrario, tiene bajo stock, el servicio se podrá ver deteriorado, lo cual podría implicar una disminución en el nivel de ventas y por lo tanto una perdida de capital para la compañía. Lo anterior nos lleva a ver a la gestión de inventarios como una mezcla de arte y ciencia la cual aprenderemos a gestionar durante el desarrollo de los módulos.

Definiciones básicas de inventarios:

El inventario es uno de los componentes principales de cualquier sistema logístico. Recordemos que el sistema logístico controla el movimiento y el almacenaje de mercancías y materiales a través de toda la cadena de suministro.

Dentro de la cadena de suministro el inventario se presenta en múltiples formas. El buen com-portamiento de toda la cadena de suministro dependerá de una buena administración de los niveles de inventario, y esta será un punto clave al permitir que toda la cadena alcance sus objetivos de desempeño. Por lo tanto es vital que los inventarios sean bien planeados, adminis-trados y controlados.

¿Qué es inventario?

Si tuviéramos que optar por una definición de inventarios bajo la perspectiva logística diríamos que el inventario es la cantidad de materiales de diferentes tipos, almacenados a la largo de la cadena de suministro, que se utilizan para facilitar la producción y / o satisfacer las demandas del consumidor. De esta forma todos los inventarios están constituidos por: Materias primas, productos en proceso, trabajo y productos terminados.

Según NIC02 ( Norma Internacional Contable): los inventarios son los bienes tangibles que se tienen para la venta o para ser utilizados en el proceso de producción. (Relación con los costos, es el activo de la empresa. Define cuánto vale tu empresa.

Los inventarios sirven como amortiguadores entre la oferta y la demanda, de manera que se pueda mantener la disponibilidad del producto demandado por el cliente, a la vez que permita flexibilidad de producción y distribución.

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Teniendo clara la definición de inventario desde un punto de vista logístico y contable , detenga-mos un poco en la Administración y gestión de estos inventarios: La gestión de los inventarios se puede considerar como una de las funciones más importantes de la Supply Chain Manage-ment (SCM); esta afecta notablemente el capital de giro de las empresas, así como el nivel de servicio de sus clientes; todas las áreas de la organización se ven afectadas, en dos módulos más adelante veremos como los inventarios tienen fuerte relación sistémica con tres de las áreas más impactantes dentro de la organización: Mercadotecnia, administración y finanzas y operaciones.

Tipos de inventario:

1. Cíclicos: son aquellos que resultan de la necesidad de reponer los productos vendidos o uti-lizados en producción. Este tipo de inventario es el que llevan las empresas para satisfacer la demanda cuando existen condiciones de certeza.

2. En tránsito: son los inventarios que se encuentran en tránsito de una ubicación a otra: Por ejemplo el gas natural en las cañerías de distribución, la leche de los camiones cisterna, los buques petroleros. Estos inventarios deben ser considerados como parte del stock aunque no estén disponibles para la venta en forma inmediata. Los stocks en tránsito pueden llegar a ser muy importantes dependiendo del producto; por ejemplo , los quesos, el whisky, que requieren maduración.

3. Especulativos: son inventarios mantenidos por razones distintas a satisfacer la demanda. Por ejemplo, los productos compraos en grandes cantidades pueden llevar consigo un descuento por volumen que baje considerablemente el precio unitario. También pueden existir por especu-lación financiera, desabastecimiento, huelgas, etc.

4. Estacionales es una forma de stock especulativo que requiere la acumulación de inventarios antes que comience la temporada; por ejemplo: helados (para países con estaciones), mata mosquitos (países con estaciones), etc. Una forma de ser más eficiente en estos casos es utili-zar el postponement: retrasar lo máximo posible la transformación del producto a su forma final. Por ejemplo, Caso Prada (moda); fábrica de pinturas ( postponement).

5. Stocks muertos: son los stocks compuestos por artículos que no tienen demanda durante un largo período de tiempo. En general se trata de productos obsoletos, vencidos, pedidos espe-ciales de clientes que han sido cancelados, etc. Las posibilidades para reducirlos son: repro-cesarlos ( lo cual no siempre es posible) o destruirlos (en general se demora la decisión por el impacto contable/ financiero)

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Propósito de la Administración de inventarios

¿Por qué existen los inventarios?

La principal función de los inventarios es desacoplar las distintas áreas de la organización: (con-cepto opuesto al Just in Time). Dependiendo de los tipos de inventarios que administremos el desacople varia:

• Inventarios de materias primas: desconecta a producción de compras• Inventario de producto en proceso: desconecta a producción en distintas etapas• Inventario de producto terminado: desconecta a la empresa de sus clientes.

Los inventarios tienen tres propósitos principales:

1. La desconexión entre la oferta y la demanda:

Se puede minimizar la desconexión entre la oferta y la demanda mediante el mantenimiento de stock de seguridad que actúa como colchón. Según esto la gestión del inventario trata esencial-mente de equilibrar la oferta y la demanda.

Existen situaciones ideales que en la realidad no suelen ocurrir sino solo para determinado tipos de productos, que nos harían más sencilla la gestión de los inventarios: Suponga por ejemplo:

Situación ideal:

• Los clientes nos dicen exactamente cuanto necesitan• Los clientes nos dicen tiempo para hacer el pedido a los proveedores o tiempo para fabricar ´ el producto• Los proveedores entregan todo lo que se necesita en el momento adecuado.

Los invito a reflexionar: ¿Han pasado por uno de estos casos en sus empresas?...quizás mu-chas de las respuestas son NO, por supuesto, esta situación ideal no se presenta en la mayoría de los entornos empresariales. Por ejemplo, tenemos productos estacionales, como los arboles de navidad o las bicicletas (regalos a los niños los 24 de diciembre). En este caso la oferta es estacional, mientras que la demanda asociada es constante. En otros casos la oferta es cons-tate pero la demanda es irregular, como por ejemplo, la producción de fajas para las mujeres después de la cirugía, y los tiempos de pedido menores al tiempo de fabricación o aprovisiona-miento de los productos. En estos casos es necesario tener un colchón de inventario para poder satisfacer las necesidades del los clientes.

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2.La creación de stock de anticipación:

La creación de stock de anticipación ayuda a satisfacer la demanda planificada o esperada. Esta situación la podemos ejemplificar con el lanzamiento de productos nuevos. En estos ca-sos la organización hace una inversión importante y normalmente planifica simultáneamente la creación de un stock de anticipación suficiente para satisfacer la demanda inicial esperada. (por ejemplo el lanzamiento de los Black Berry 8520 hace varios años). Una demanda insatisfecha por falta de stock , en el momento de lanzamiento de un producto, puede frustrar las expecta-tivas del cliente y crearle una mala imagen, no solo del producto , si no dela empresa o marca en general.

3.Estabilización de la producción:

La estabilización de la producción, del nivel de mano de obra y del nivel de productividad se con-sigue creando stock. En los últimos años, se han hecho considerables avances en tecnología de fabricación que han reducido la necesidad de mantener stock. Sin embargo, hoy en día todavía se puede encontrar casos en los que es necesario mantener stock para estabilizar la produc-ción. Regresemos al ejemplo de la bicicleta, sabemos que es un producto estacional y sus ven-tas se incrementan sustancialmente a fin de año, pero para poder satisfacer esta demanda se deben fabricar durante todo el año y se almacenan. Esto nos permite estabilizar la producción.

Objetivo de la gestión de inventarios: El principal objetivo de la gestión de inventarios es minimizar los costes hasta alcanzar un nivel aceptable de inversión, proporcionando a su vez, el nivel de servicio deseado al cliente.

Si analizáramos con más detalle este objetivo, vemos que entran en conflicto ya que proporcio-nar un nivel superior de servicio al cliente requiere el mantenimiento de más stock para prote-gernos de la incertidumbre de la demanda; lo que a su vez; eleva el nivel de inversión necesaria.

Cuando hablamos de nivel de inversión, debemos acudir al costo, este objetivo financiero de-penderá de la situación económica de la empresa y de la coyuntura económica del entorno. Por ejemplo, si las ventas en las empresas no han sido significativas, y por lo tanto el producto no se ha movido considerablemente es probable que el administrador de inventarios imponga mayores restricciones a este nivel de inversión.

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En el otro lado del equilibrio esta el nivel deseado del servicio. Cuándo pensamos en el cliente, pensamos en satisfacer todas sus necesidades, y para ello requerimos saber que quiere. Aquí requiere que nos apoyemos en el área comercial y podamos tener muy bien identificadas sus expectativas con una buena proyección de la demanda para saber hasta donde podemos hacer inversiones y hay necesidad de contar con inventarios de determinando producto.

Relación sistémica de la Administración de inventarios en la compañía

La gestión de inventarios no puede desarrollarse en forma aislada dentro del sistema logístico, ya que esta gestión puede afectar en forma significativa, a muchas otras actividades de la em-presa.

Por ejemplo, la decisión de cuánto stock mantener y dónde mantenerlo influirá en:

• Diseño de redes de distribución• El diseño de la operativa de los almacenes• Las necesidades del transporte interno y externo.

De acuerdo al área de la empresa en la que nos encontremos, los inventarios son vistos de dis-tintas formas debido a los objetivos que persiguen las distintas áreas de la organización:

• Finanzas: mantener inventarios en el mínimo posible para retener el capital• Marketing: prefiere altos niveles de inventarios para no perder ventas• Producción: mantener stocks justos para mantener su eficiencia en la producción.

Tradicionalmente, la gestión de inventarios ha sido considerada una tarea del día a día centrada en lograr objetivos a corto plazo. Sin embargo, esta tiene un papel principal en la consecución de objetivos a corto, medio y largo plazo de la organización y por lo tanto debería integrar el ciclo de planificación de un negocio y hacer parte de su estrategia organizacional.

Veamos en qué consiste el ciclo de planificación de la empresa, cuáles son sus etapas y cuál es el impacto de los inventarios dentro de este:

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Requisitos estratégicos:

Para realizar una buena gestión de inventarios es necesario conocer el desarrollo esperado del negocio en términos de producción futura, proveedores, clientes y volúmenes. De esta forma, la gestión de inventarios medirá el impacto y planificará las acciones necesarias para satisfacer estos requisitos a largo plazo.Las decisiones sobre qué líneas de productos mantener en stock, donde mantenerlas y la forma de la red de distribución, permiten lograr la optimización del coste de inversión y del nivel de servicio.

Requisitos de planificación:

La mayoría de los ciclos de planificación del inventario siguen el ciclo de planificación del nego-cio basado en un intervalo de tiempo de un año. Cambios esperados en factores como: esta-cionalidad, volúmenes, plazos de entrega del proveedor, niveles de servicios requeridos, costes del producto y de las operaciones pueden tener un gran impacto en los requisitos del inventario.

La gestión de inventarios necesita tener esta información a medio plazo con tiempo suficiente (como mínimo el tiempo de suministro) para poder establecer e implementar los cambios nece-sarios en los proceso y /o en el control del sistema de inventarios.

Requisitos operacionales:

Estos requisitos se refieren específicamente a aquellos elementos que crean, en el corto plazo, restricciones y oportunidades dentro del proceso de inventario. Normalmente, se establecen en relación a las acciones realizadas, o a las que se tienen que llevar a cabo para poder afrontar cambios en las actividades no identificadas en el ciclo de planificación a mediano plazo.

Requisitos de control:

En la mayoría de los sistemas de inventario, los parámetros y controles que determinan las acciones alarma, no siempre pueden ser capaces de responder con suficiente rapidez para variaciones y desviaciones inesperadas a corto plazo. En esta etapa, la intervención del admi-nistrador de inventarios es clave.

Es básico que la gestión de inventarios tenga a su disposición la información y los datos ne-cesarios para aplicar los procesos alternativos en la toma de decisiones. Estos deben permitir mantener la efectividad del sistema de inventario.

Como se puede apreciar según estos requisitos, la gestión de inventarios esta implícita en todo el ciclo de planificación de la empresa, es importante que el administrador de inventarios se haga participe en este ciclo y en cada una de sus etapas y que la relación sistémica con las áreas esté planificada de tal manera que haya un buen flujo de información.

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