ADMINISTRACIÓN DEL DESPACHO Y ESTRATEGIAS DE CRECIMIENTO

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LA ADMINISTRACIÓN DEL DESPACHO

Generalmente el objetivo de un profesional Un despacho contable se establece con el objetivo de brindar servicios profesionales a empresas tanto públicas como priva-das. Lo anterior con el propósito de llevar a cabo servicios de contabilidad, asesoría, implementación de normas de información financiera, auditoría, entre otros. Además,

para que sus clientes reciban el servicio confiable y eficaz, y por consiguiente, la empresa a la que se le brinda los servicios logre mejores utilidades y un mayor prestigio para la sociedad de contadores públicos.

En la administración del despacho contable es primordial el funcionamiento y su desempeño, por lo que estos deben valerse de herramientas y acciones

para administrar eficientemente un despacho contable. Por ejemplo, utilizar las tecnologías de información, la capacitación y actualización constante, y sobre todo la gestión del despacho. A continuación se explica cada una de estas acciones.

» Utilizar las tecnologías de la información (TI): brindan a los despachos contables un alto nivel de adaptación en el entorno cambiante en el que se halla, la manera de optimizar las relaciones con los clientes perfeccionando la calidad conta-ble-financiera. Con un adecuado uso de las TI se puede llegar a conocer el riesgo de algunas operaciones financieras o prever el beneficio de una futura inversión.

» Capacitación y actualización constante: la contabilidad es una herramienta obli-gatoria para toda empresa y por consiguiente, para el desarrollo económico de un país. Ahora bien, la importancia de impulsar la calidad de sus profesionales constantemente se debe a que surgen nuevas leyes y regulaciones que toda empresa debe tener en cuenta. Además, también es importante que el personal que trata con los clientes lo haga de manera directa y logre establecer la comu-nicación adecuada con sus clientes de acuerdo con el trato que se merecen.

» Orden y organización: la gestión contable debe ser eficiente y eficaz, al llevar toda la información de la empresa en un perfecto orden y así evitar infinidad de problemas.

ADMINISTRACIÓN DEL DESPACHO YESTRATEGIAS DE CRECIMIENTO

EN LA ADMINISTRACIÓN DEL DESPA-CHO CONTABLE ES PRIMORDIAL EL FUNCIONAMIENTO Y SU DESEMPEÑO

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¿QUÉ ES UN PLAN DE DESPACHOS?

Un plan de despachos es un documento de planificación estratégica orientado a los despachos, en el que se debe contener de forma detallada la visión y misión de lo que el profesional quiere lograr. También se considera una carta de presentación para posibles inversionistas o para obtener financiamiento.

De acuerdo al Manual Básico para elaborar un plan de negocios para una Pymes, recomienda que para un despacho un plan de negocios deba contestar al menos las siguientes preguntas (p. 3):

» ¿Cuáles son las necesidades y/o oportunidades de despacho que se pretende atender con el plan de despachos?

» ¿Cuáles son los objetivos de la empresa? y ¿de qué manera piensan lograrlo?

» ¿Cuál es el mercado objetivo? ¿Cómo es la estructura de mercado? ¿Hay muchos participantes? ¿Hay servicios sustitutos?

» ¿Cuáles son los canales de distribución definidos para llegar a los clientes?

» ¿Cuál es la política de precios de los servicios? ¿Cuáles son los ingresos esperados?

» ¿Cuáles son las características del servicio a ofrecer?

» ¿Cuál es la estructura funcional del despacho? ¿Quiénes son los principales ejecutivos que pueden asegurar el éxito del proyecto?

» ¿Cuáles son los costos de administración asociados al proyecto?

» ¿Cuál es la rentabilidad esperada del proyecto?

» ¿Cuáles son las necesidades de financiamiento?

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LA ESTRUCTURA DEL PLAN DE DESPACHOS

Para elaborar un plan de despachos no existe una estructura o formato estándar que se utilice para todos los planes por igual. De lo contrario, se debe adoptar la estructura que mejor crea conveniente de acuerdo con el tipo de despacho y con las necesidades u objetivos de su plan, ya sea el servir como guía de implementación, el conocer la viabilidad de un despacho, el conseguir financiamiento, etc.

Por ejemplo, si el objetivo principal de un plan de despachos es obtener un préstamo, el plan deber contar con explicaciones, respaldados y con suficiente información. Lo anterior para convencer de la viabilidad del proyecto y de que uno será capaz de pagar la deuda oportunamente, aunque podría prevenir algunas partes del estudio de mercado o del estudio técnico para dar mayor énfasis al estudio financiero.

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Una estructura frecuentemente utilizada en el desarrollo de un plan de despachos está conformada por las siguientes partes (Capriotti, 1999, p. 74):

» Resumen ejecutivo. Es la síntesis de las otras partes que forman el plan de despachos. A pesar de ir al inicio del plan, este debe ser desarrollado una vez concluido la elaboración del proyecto, en donde el redactor tiene la capacidad de resumir un trabajo de treinta o cuarenta páginas en una o dos páginas. .

» Definición del despacho. Se describe el despacho que se va a realizar, así como otros aspectos necesarios para la justificación de la propuesta, los obje-tivos y estrategias.

» Estudio de mercado. Se desarrolla el análisis de la obtención, como el análisis del mercado objetivo, la predicción de la demanda de los servicios, así como otros mecanismos relacionados con el mercado donde se desempeñara el despacho contable.

» Estudio técnico. Se describen los requerimientos físicos precisos para la marcha del despacho, además de todo el proceso lucrativo, la infraestructura, el tamaño y otras características del despacho en donde actuará.

» Organización del despacho. Se aborda la estructura jurídica y orgánica del despacho, las áreas o departamentos que lo accederán, y otros dispositivos necesarios para el funcionamiento de la organización.

» Estudio de la inversión. Se señala la inversión que se va a requerir para orientar la marcha del despacho y garantizar su funcionamiento en el primer periodo a funcionar.

» Estudio de los ingresos y egresos. Se despliegan las proyecciones de los ingresos y egresos del despacho para el periodo de tiempo en que está proyec-tado el plan de despachos.

» Estudio financiero. Se desarrolla el cálculo del periodo de recuperación de la inversión y de la rentabilidad del despacho.

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En la figura 1 denominada Fases generales de un proyecto, puede observarse que la creación de un equipo de trabajo es imprescindible para lograr el éxito del proyecto. En este se deben de considerar cuatro fases: diagnóstico, estrategia, implementación e impacto. Cada una de estas fases permite definir las estrategias más convenientes a seguir, según la etapa en que se encuentra el proyecto de la creación de un despacho contable.

FIGURA 1. FASES GENERALES DE UN PROYECTO

Fuente: elaboración propia.

ORGANIZACIÓNDEL EQUIPO DE

TRABAJO

DIAGNÓSTICO Necesidades dela información

Situación actualde la tecnología

Estrategia del negocio

Migración de laestrategia

Estrategia deimplementación

Estrategia deseguridad

Definición delplan

Planificación

Información yejecución

IMPLEMENTACIÓN

IMPACTO

Estrategia deaplicaciones

Estrategia detecnologías

Estrategia del negocio

ESTRATEGIA

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LOS ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL PLAN DE DESPACHOS

ELEMENTOS DEL RESUMEN EJECUTIVO

Los datos básicos del despacho: el nombre del despacho que se va a realizar, su ubicación, su tipo de empresa. La descripción del despacho: una breve descripción del despacho que se va a realizar servicio que se va a ofrecer, así como caracterís-ticas diferenciadoras, innovadoras con las que va a contar el servicio, y que le van a permitir a uno diferenciarse de la competencia.

En el caso de las ventajas competitivas, se refiere a todo aspecto en donde se va a tener una ventaja sostenible ante los demás competidores. Es importante la visión y la misión: las declaraciones de la visión y la misión del despacho, la idea de la necesidad u oportunidad del despacho: las razones que justifican la propuesta o elección del despacho.

También los objetivos del despacho que se busca alcanzar una vez puesto en marcha el Despacho y cuáles son las estrategias que se utilizará para alcanzar los objetivos, además de las personas que se encargarán de poner en marcha y posteriormente gestionar el Despacho, y por último la inversión requerida para hacer funcionar el despacho durante el primer ciclo de vida.

En lo que respecta a la rentabilidad es indispensable tener claro los resultados esperados, así como el impacto ambiental, Por último, las conclusiones del proyecto a las que se ha llegado una vez culminado el desarrollo del plan de despachos.

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ELEMENTOS DE DEFINICIÓN DEL DESPACHO

Estos elementos son claves, ya que brinda los datos básicos del despacho, como el nombre ubicación, una descripción del despacho del servicio que se va a ofrecer, y por supuesto qué características cuenta para realizar la diferenciación, donde estas deben ser innovadoras y que le permitan diferenciarse de la competencia. Contar con suficiente claridad del objetivo del público al que está dirigido genera ventajas competitivas, que son los aspectos importantes en donde se puede mantener una ventaja sostenible ante los demás competidores.

La visión y la misión son declaraciones del despa-cho, que nace luego de la necesidad y oportunidad, donde se pueda justificar la propuesta. En cuanto a los objetivos deben estar claramente definidos, ya que esto le permitirá alcanzar una vez puesto en marcha el despacho, por medio de las estrategias que implementará.

La definición del despacho debe ser capaz de expresar visiblemente en qué consiste el despacho, o sea, el servicio que se va a ofrecer, pero a la vez ser capaz de generar interés por estos.

ELEMENTOS DE ESTUDIO DE MERCADO

El elemento que se debe considerar en el estudio de mercado se refiere al análisis y descripción en donde va a operar el despacho (antecedentes, evolución, tamaño, perspectivas de crecimiento, principales actores, etc.). Se debe definir el mercado al cual se va a dirigir el despacho, así como el análisis y descripción del consumidor que demanda los servicios del despacho. Además, en el análisis y descripción de los futuros competidores del despacho el análisis y pronóstico de la demanda que tendrá para el periodo de tiempo en que está proyectado el plan de despachos.

Análisis de la comercialización y desarrollo de las estrategias comerciales o estrate-gias de marketing que se utilizarán para atender el mercado objetivo, así como una descripción de los proveedores que tendrá o que podría tener el despacho. Para el desarrollo del estudio de mercado es necesario realizar previamente una investiga-ción de mercado en donde se utilicen técnicas de recolección de información tales como la encuesta.

LA DEFINICIÓN DEL DESPACHO DEBE SER CAPAZ DE EXPRESAR VISIBLEMENTE EN QUÉ CONSISTE EL DESPACHO

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ELEMENTOS DEL ESTUDIO TÉCNICO

Consisten en los elementos físicos necesarios para el funcionamiento del despacho, como terrenos, edificios, equipos, herramientas, vehículos, mobiliario, etc. Se deben elaborar en un proceso de las fases o etapas que lo conforman. Este debe contar con una descripción clara de dónde actuará, como por ejemplo infraestructura, tamaño, ubicación. Para una mejor descripción de los elementos que atienden el estudio técnico es recomendable hacer uso de herramientas tales como cuadros, gráficos, diagramas de flujo o flujo gramas, planos, entre otros.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN DEL DESPACHO

Dentro de los elementos a considerar de la organización del despacho se puede mencionar que hay que tener presente la forma jurídica bajo la cual será constituido el despacho (persona natural o persona jurídica), ya que depende del tipo de organi-zación. De esta forma, tendrá las áreas o departamentos que lo conformarán, y las relaciones jerárquicas que se darán entre estas, los puestos que asumirá cada área o departamento del despacho, y las funciones, tareas, obligaciones, responsabilida-des, jefes y subordinados que tendrá cada uno.

En lo que respecta al requerimiento de personal debe ser definido para cada cargo o puesto del Despacho, y el perfil que deberá tener una persona para poder postular a cada uno de estos (experiencia, conocimientos, habilidades, etc.)., igualmente esta-blecer los gastos de personal, sueldos, salarios y beneficios que serán asignados a cada cargo o puesto.

Por otra parte, lo que corresponde a los sistemas de información, en la forma en que se registrará, procesará y distribuirá la información en el despacho. También el perfil de las personas con las que ya se cuenta para poner marcha y posteriormente gestionarlo (experiencia, logros, conocimientos, habilidades, etc.).

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ELEMENTOS DEL ESTUDIO DE LA INVERSIÓN

Este elemente es vital para toda organización, ya que el estudio de la inversión muestra cuál será el capital que se necesitará para hacer funcionar el despacho, en qué se utilizará dicho capital, y cómo se obtendrá o intentará obtener, para lo cual se debe considerar:

» Activos fijos: los activos fijos o tangibles que se van requerir antes de iniciar operaciones (terrenos, edificios, construcciones, infraestructura, maquinaria, equipos, herramientas, vehículos, mobiliario, etc.)

» La inversión activos intangibles: los activos intangibles que se van a requerir antes de iniciar operaciones (investigaciones de mercado, diseño del producto, constitución legal del despacho, obtención de licencias y permisos, selección y capacitación del personal, marketing de apertura, etc.), y la inversión que se realizará en estos.

» Capital de trabajo: los elementos que conformarán el capital de trabajo (insumos, productos en proceso, productos terminados, envases, útiles de escritorio, servicios básicos, planilla administrativa y de ventas, mantenimiento, tributos municipales, publicidad, seguros, etc.), y la inversión que se realizará en estos.

» Inversión total: la inversión total del proyecto (la suma de la inversión en activos fijos, activos intangibles y capital de trabajo).

» Estructura del financiamiento: el monto o porcentaje de la inversión que será financiado con capital propio y el monto o porcentaje que será financiado con capital externo.

» Fuentes de financiamiento: la descripción de las fuentes de financiamiento externo que se van a utilizar y de los créditos que estas otorgarán (monto, plazo, costo, etc.).

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ELEMENTOS DEL ESTUDIO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS

Este apartado es de mucho cuidado, ya que el estudio de los ingresos y egresos al inicio puede que no tengan mucha relación. Esto se debe a que los presupuestos de ingresos se fundamenta en el presupuesto de ventas, de cobros, entre otros, y sabemos a en esta etapa aún no se cuenta con una cartera de clientes.

Los presupuestos de egresos (presupuesto de compras, presupuesto de pagos, presupuesto de gastos administrativos, presupuesto de gastos de ventas, presu-puesto del pago de la deuda, etc.) necesitan analizar:

» El cálculo del punto de equilibrio.

» El presupuesto de efectivo o flujo de caja proyectado.

» El presupuesto operativo o estado de ganancias y pérdidas proyectado.

» El balance general proyectado.

» El tiempo en que es proyectado un plan de despachos suele depender de los objetivos del mismo y del tipo de despacho que se va a realizar, siendo lo usual los planes de despachos con proyecciones a uno, tres o cinco años. Aunque estos deben estar sujetos a revisión año con año.

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ELEMENTOS DEL ESTUDIO FINANCIERO

Obsérvese que se ha venido describiendo cada elemento que debe contar un plan de negocios, pero el más importante es tener claro cuál será el periodo de recuperación de la inversión, o sea el cálculo del periodo de tiempo que va a tomar recuperar el capital invertido, para lo cual se utilizaran las formulas comúnmente conocidas en todo presupuesto proyectado como es el ROI, VAN, TIR. Cada una de estas formulas brinda diferentes resultados para realizar el análisis para la toma de decisiones, como lo es:

» ROI: El retorno sobre la inversión: la rentabilidad del despacho según el índice financiero del retorno sobre la inversión (ROI).

FIGURA 2. NEGOCIOS UNCOMO.COM

INVERSIÓN

RETORNO

EJEMPLO ROI

FÓRMULA ROI

ROIINGRESOS GENERADOS - INVERSIÓN REALIZADAINVERSIÓN REALIZADA X 100 =

83€ (ventas libro) - 50€ (Facebook ads)50€ (Facebook ads) 0,66€ X 100 = 66% ROI

Por cada euro invertido ganas 66 céntimos

Fuente: Extraído el 20-6-16http://negocios.uncomo.com/articulo/como-calcular-el-roi-79.html

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EL VAN Y EL TIR: LA RENTABILIDAD DEL DESPACHO SEGÚN LOS ÍNDICES FINANCIEROS DEL VALOR ACTUAL NETO (VAN) Y LA TASA INTERNA DE RETORNO (TIR)

VAN. El Valor actual neto también conocido valor actualizado neto (en inglés Net present value), cuyo acrónimo es VAN (en inglés NPV), es un procedimiento que permite calcular el valor presente de un determinado número de flujos de caja futuros, originados por una inversión. La metodología consiste en descontar al momento actual (es decir, actualizar mediante una tasa) todos los flujos de caja futuros del proyecto. A este valor se le resta la inversión inicial, de tal modo que el valor obtenido es el valor actual neto del proyecto.

Fórmula:

TIR. La tasa interna de rentabilidad de una inversión, está definida como los rendi-mientos futuros esperados de dicha inversión, y que implica por cierto el supuesto de una oportunidad para "reinvertir". La TIR es la tasa donde el VAN=0 esto quiere decir que la diferencia entre los flujos netos de caja y las actualizaciones da 0 por lo tanto la empresa le da igual esa inversión ya que es 0 y por lo tanto, cuando los porcentajes sean menores que la inflación o el interés sean menores que el dado para que el VAN sea 0 escogeremos dichas inversiones los tipos de interés sean superiores, mientras que si son inferiores rechazaremos dichas inversiones.

Fórmula:

La idea del estudio financiero es la de exponer que el proyecto es rentable, también en cuánto tiempo se recuperará la inversión, y cuánto es lo que se espera obtener por esta.

VAN = -I + R(i - g)

VAN = -∑ - I = 0F(1 - TIR)

n

t=1

tt

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CARACTERÍSTICAS PARA CONFORMAR UNA ORGANIZACIÓN O DESPACHO

La principal necesidad de todo profesional que tiene intereses en independizarse es el capital. Generalmente este sale de las aportaciones de los socios que conforma-rán el despacho, y es imprescindible tener presente el efectivo y cuando algunos

de los socios deciden hacer aportes en especie, por ejemplo un equipo de cómputo, dispositivos y otros. Es importante que cada uno de estos aportes

se debe realizar la formalidad del caso como es que se refleje en el acta constitutiva quien lo aporto y su valor.

En el caso del capital mínimo legal este es establecido según el aporte de cada socio, así como el número de socios, en la conformación de persona física, igual debe cumplir todos los requerimientos legales, definidos en la

normativa que corresponde.

La ley costarricense en nuestro caso el código de comercio, no ofrece un concepto de Sociedad Anónima, sin embargo la misma se define por de tres

elementos : la división del capital por acciones, la formación del capital a través de los aportes de los socios y la ausencia de responsabilidad

personal por las deudas que contraiga la sociedad, por consi-guiente, los diferentes tipos de socios, los cuales se acordara la condición y aporte de cada uno, generalmente aquí es donde se analizan las fortalezas de cada uno, en cuanto a las definiciones según normativas existen socios.

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Ahora, una vez que se establece el lugar es indispensable elaborar un plan de despachos, crear las gestiones legales para que se conforme el acta constituti-va, instrumento legal en que se consigna la creación de una sociedad moral, este documento está compuesto de todas las actividades a las que se puede dedicar, capital y forma de disponer, duración, organización, órganos de administración y nombramiento de administradores entre otros.

Es importante que la mayor parte de las decisiones de la organización se midan en términos financieros, por lo que el papel de administrador financiero en la operación de la organización resulta de significativo. En el caso de las funciones del contador general, es el responsable del departamento de contabilidad, por lo que debe estar completamente comprometido de que se produzca correctamente los registros de contabilidad y sus respaldos. Además de la preparación de los informes financieros y estadísticos que sean necesarios, debe tener sumo cuidado de contar con la información necesaria para la dirección de la organización, todo los informes que demanden los altos funcionarios.

DEBERES Y FUNCIONES DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

Todas las funciones y deberes del Contador Público Autorizado (CPA) dentro de la organización se enfocan en la responsabilidad de proceder dentro de los mandatos establecidos. Por esta razón, las funciones pueden ser definidas como el desarrollo y las ejecuciones de una o varias actividades con el objetivo de lograr una meta.

Una de las funciones más importante es proporcionar la información fiable y oportuna para la toma de decisiones. Por lo que la información debe ser relevante importante a la administración. Dentro las principales funciones del contador general esta:

» Las aperturas de los libros de contabilidad.

» ⎯Establecimiento de sistema de contabilidad.

» Estudios de estados financieros y sus análisis.

» Certificación de planillas para pago de impuestos.

» Aplicación de beneficios y reportes de dividendos.

» La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.

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Ahora bien, como un contador público puede cumplir funciones de un auditor, sea interno o externo, sus principales funciones son realizar las auditorias financieras, operacionales entre otras, para lo cual se debe considerar un experto en:

» Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar las intervenciones de la unidad de auditoría interna en la institución.

» Revisar continuamente los procesos contables, administrativos y dictar las observaciones y recomendaciones a la normativa y procedimientos para el cumplimiento de las disposiciones legales del caso.

» Evaluar de una manera permanente las operaciones de la institución e informar oportunamente al Consejo Directivo de cualquier error o irregularidad que ocurra y proponer las recomendaciones respectivas.

» Examinar los estados financieros y comprobarlos con los libros, registros y documentos de las operaciones.

» Realizar las investigaciones y otras tareas especiales que le asigne el Consejo Directivo, relacionadas con la naturaleza de su puesto.

» Realizar la evaluación del control interno institucional y revisión del Presupuesto institucional.

EL TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN, ACTUALIZACIÓN Y DES-INSCRIPCIÓN DE UN DESPACHO DE CONTADORES PÚBLICOS

El trámite de inscripción de un despacho contable es una prioridad para todo profesional que esté considerando la creación de un despacho. En el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica existe un manual que regula el trámite de las solicitudes de inscripción de Despachos de Contadores Públicos, de conformidad con los artículos 6 de la Ley N°1038 y artículo N°7 del Reglamento a la Ley, y el Tribunal de Casación de lo Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda, a las catorce horas 19 de julio de 2013, según expediente de 10-002168-1027-CA.

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En el manual se define que toda solicitud para inscripción se inicia con el llenado de un formulario que sitúa el Colegio en su página web. Además de la documenta-ción que este señale y de la declaración del representante legal del despacho que

revela el cumplimiento de los aspectos mínimos del Control de Calidad. Lo anterior según la Normativa Internacional aplicable, caso contrario el despacho debe aceptar la propuesta de Implementación de Control de Calidad del Colegio de Contadores Públi-cos, que se enfoca en estándares mínimos de la Norma Internacional de Control de Calidad N°1.

La creación y registro de un despacho contable, únicamente puede ser gestionada por profesiona-

les en la Contaduría Pública, debidamente incorporados y con sus obligaciones al día. Dichas obligaciones deben de presentarse en las oficinas del Colegio y serán resueltas en un plazo de treinta días naturales. Por último, la Junta Directiva, emitirá el acuerdo correspondiente, si este resultare negativo, el profesional tiene la opor-tunidad de presentar un recurso de revocatoria ante la Junta Directiva y apelación en subsidio ante la Asamblea General. Asimismo, si este es aprobado debe cumplir con el pago que como una única ocasión los derechos de inscripción, que serán de un 25% de un salario base, y, posteriormente cubrir anualmente el derecho de licencia correspondiente, comprendiendo el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre, de cada año.

LA CREACIÓN Y REGISTRO DE UN DESPA-CHO CONTABLE, ÚNICAMENTE PUEDE SER GESTIONADA POR PROFESIONALES EN LA CONTADURÍA PÚBLICA

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En el Manual para el Trámite de Inscripción, Actualización y Des inscripción de Despachos de Contadores Públicos, del 28/04/2014 que publica el Colegio de Conta-dores Públicos de Costa Rica, donde en este Manual de inscripción de despachos se describe el formulario 1 y 2, los cuales se refiere a inscripción y actualización y son los requisitos que establece el Colegio de Contadores de Costa Rica. Seguidamente se detallan:

» Formulario N° 1: Solicitud de Inscripción de Despachos de Contadores Públicos Autorizados

» Formulario N° 2: Solicitud de Actualización de Despachos de Contadores Públi-cos Autorizados

Una vez que la solicitud es presentada ante el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, este procede con la revisión de la documentación y las solicitudes que no aporten la totalidad de la documentación que solicita el manual. El Colegio concede un plazo de 10 días hábiles para lo correspondiente, de no cumplirse con esto se le comunica al solicitante que la solicitud ha sido rechazada.

Todas las solicitudes que cumplen con todos los documentos el colegio se compro-mete a resolver la solicitud en un plazo de treinta días naturales y como acto final sobre la inscripción del Despacho será dictado por la Junta Directiva, y únicamente tendrá los recursos de revocatoria ante la Junta Directiva y apelación en subsidio ante la Asamblea General.

ESTRATEGIAS DE CRECIMIENTO

La organización requiere mostrarse de acuerdo con el contexto en el que está esta-blecida, ya que con esto podrá identificar sus fortalezas, debilidades, capacidades, oportunidades y riesgos que conlleva. Lo anterior para establecer estrategias que le permitan lograr sus objetivos. En la actualidad toda organización desafía cambios en la forma de comercializar o en la forma de ofrecer sus servicios, esto se debe al alto nivel de competitividad que ejercen las demás organizaciones en un mismo mercado todo ello originado por la globalización.

Para obtener una ventaja competitiva respecto a las demás organización, esta necesita pasar una serie de procesos administrativos que le permitan alcanzar sus objetivos y metas. Por consiguiente, es necesario contar con la asesoría y consulto-ría para conseguir mecanismos administrativos y lograr encauzar sus actividades.

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Cuando una organización logra hacer sus trabajos en equipo, se puede afirmar que está utilizando estrategias de crecimiento, donde estas estrategias se fundamenten en algunos aspectos claves que hay que tener presente como lo es:

» El rol de los colaboradores. En este aspecto clave se debe considerar la experiencia, pericia y habilidad que tiene cada integrante, ya que esto permite unir los aportes de cada uno y lograr los objetivos propuestos en el despacho.

» La comunicación. Este factor es indispensable para lograr un clima organiza-cional al ambiente generado por las emociones de los miembros de un grupo u organización, el cual está relacionado con la motivación de los empleados, ya que permite a los que conforman el equipo de trabajo aporten propuestas de trabajo, tomar acuerdos y desacuerdos en el caso que se trata.

» Liderazgo. Los líderes son aquellos que representan el objetivo y endosan a todos el impulso requerido para que el desempeño no decline sino que por el contrario se incremente.

» Compensación. Es un sistema de remuneración a los socios incentiva el desarrollo de una firma y determina la prioridad de valores sobre los que se sustenta su cultura, lo más conveniente es que todo integrante debe tener conformidad de que recibe, no sólo en el aspecto económico, sino también el reconocimiento que merece. En muchas ocasiones el ritmo del equipo puede disminuir si no siente que recibe felicitaciones, bonificaciones o triunfos que les permite fortalecer su compromiso con el equipo.

» Compromiso. Una vez que los integrantes del equipo establecen vínculos con los demás integrantes y se identifican con los propósitos para los cuales está creado en el grupo, se despierta el sentido de pertenencia que hace del compromiso una característica que enlaza a todos los miembros del equipo.

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Tener metas claras y acompañadas es el mejor incentivo para que el equipo trabaje de modo conjunto, armónico y decidido. Promover el trabajo en equipo implica desarrollar estrategias de motivación que involucren la participación de todos los integrantes, y que estos sientan que su aporte es necesario y solicitado para el logro de los objetivos. En el tema de la formación de los equipos de trabajo inicia desde el mismo proceso de selección, por tanto es importante definir las competencias del cargo y establecer si las funciones que desempeñará el candidato requieren que el trabajo en equipo sea una competencia central.

Por otra parte, las personas que participan en un equipo deben de contar con ciertas características, como es:

» Conocimiento de la razón de ser del equipo en el cual participan.

» Interés por lo que ocurre en la vida del equipo de trabajo.

» Contribución al logro esperado.

» Sentido de pertenencia no sólo al equipo sino también a la organización.

» Saben qué se espera de ellas en su gestión.

» Apoyan a otros miembros del equipo cuando estos no desarrollan a plenitud sus compromisos

» Motivan y animan a todo el equipo

» Se alegra sinceramente del triunfo de sus integrantes

» Es solidario cuando debe serlo.

» Reflexiona e invita al equipo a revisar los resultados obtenidos.

» Integra a los recién llegados

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Las estrategias para desarrollar motores de búsquedas para el despacho contable son otro factor a considerar, ya que todas las organizaciones se encuentran en constante riesgo competitivo, y si no se logra incursionar en las tecnologías que se ofrecen hoy día, es probable que se encuentre en desventaja. Las redes sociales son útiles para ofrecer servicios de un despacho contable, porque son el medio donde se permite una comunicación efectiva para encontrar clientes. No obstante, es importante establecer estratégicas, como se puede observar en la figura 3, en la que se recomiendan cinco puntos muy importantes, como lo es colocar, seducir al cliente, convertir al contacto en cliente, iniciar con un proceso de todos los servicios que ofrece el despacho para luego evaluar y de estos retroalimentar las estrategias de promoción.

FIGURA 3. ESTRATEGIAS PARA PROMOCIONAR UNDESPACHO EN MOTORES DE BÚSQUEDA

Estrategia parasu despacho

Colocar su despacho en posición relevante en los motores de búsqueda en sitios de alto tráfico y en redes sociales

1.

Seducir con un mensaje cuidadosamente diseñado que enganche al prospec-to y lo lleva a una página de aterrizaje

2. Evaluar nuestro servicio, lo que permite implemen-tar mejoras en el servicio y en el ciclo de ventas

5.

Convertir una propuesta que invite al contacto a tomar una acción como a llamar, enviar un e-mail, capturar información, descargar un folleto, e iniciar un chat

3. Iniciar información de contacto que permita iniciar un ciclo de ventasy obtener información para su proceso comercial

4.

Fuente: elaboración propia

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VISIÓN, MISIÓN Y ESTRATEGIA DEL DESPACHO

Una vez establecida la visión y la misión del despacho, la siguiente etapa consiste en la formulación de la estrategia que permita cumplir con la misión y lograr los grandes objetivos de la organización.

La formulación de la estrategia que se lleva a cabo a partir de un análisis interno y externo de la organización debe responder a la pregunta de ¿cómo vamos a alcanzar la misión del despacho ya definida previamente?, para lo cual se aplica el FODA. Por lo tanto, la formulación surge por el establecimiento de un conjunto de acciones relacionadas, como es:

» El responsable de la formalización de la estrategia sería la persona encargada de la dirección del despacho (titular o socio director).

» En el proceso de formalización estratégico se realiza un análisis y evaluación del posicionamiento actual de la organización, tanto en su entorno competitivo, como en su organización interna.

» Con un conocimiento de la posición del despacho, se alcanza una visión actual de todos los recursos, y con ello información completa de la capacidad del despacho en asumir los riesgos identificados.

» Una vez que se haya logrado la claridad de los resultados de cada uno de los factores de diferencia que genera la competencia, permite al despacho crecer con una especialización como lo puede ser un especialista en impuestos.

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La formalización de la estrategia se consigue a través de diversas técnicas, si bien la más extendida, por su sencillez de aplicación y su utilidad a los despachos profe-sionales, es el conocido como análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades). La definición más popular es el análisis DAFO:

…es una metodología de estudio de la situación competitiva de una organización en su mercado (situación externa) y de las características internas (situación interna) de la misma, a efectos de deter-minar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. La situación interna se compone de dos factores controlables: fortalezas y debilidades, mientras que la situación externa se compone de dos factores no controlables: oportunidades y amenazas. (Koenes, 1995 p. 37).

“

”

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Actualmente, esta herramienta estratégica es la más utilizada para conocer la situación real en que se encuentra una organización.

Principalmente, el análisis DAFO parte de un análisis en profundidad del despacho mediante la caracterización de los elementos que constituyen cada una de las cate-gorías citadas (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades). Posteriormente, una vez conseguida la imagen o fotografía de la organización, se continúa por medio de técnicas que faciliten el sistema, para establecer una línea estratégica en la cual hay que tener presente los siguientes cuestionamientos.

» ¿Cómo se puede explotar cada fortaleza?

» ¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad?

» ¿Cómo se puede mitigar cada debilidad?

» ¿Cómo se puede proteger de cada amenaza?

» Análisis profesional del FODA

La sigla FODA es un acróstico de fortalezas (factores críticos positivos con los que se cuenta), oportunidades, (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras fortalezas), debilidades, (factores críticos negativos que se deben eliminar o reducir) y amenazas, (aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros objetivos). También se puede encontrar en diferentes bibliografías en castellano como “Matriz de Análisis DAFO”, o bien “SWOT Matrix” en inglés, DAFO: (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) y SWOT (Strenghts, Weaknes-ses, Opportunities, Threat). (Sapag y Sapag, 2003, p.179).

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El FODA es un instrumento que permite visualizar la situación actual del Despacho, el que identifica a las personas, la organización para la toma de decisiones confor-mes con los objetivos y políticas que han definido, ahora bien luego establecer un seguimiento y actualización del FODA, según los objetivos establecidos.

En este instrumento todas las situaciones exter-nas e internas son dinámicas y algunos factores cambian según la demanda. Por otra parte, otros sufren modificaciones mínimas y la frecuencia de estos análisis de actualización depende del tipo de objeto de estudio del cual se trate y en qué contexto lo estamos analizando.

Ahora bien, en términos del proceso de comercialización el FODA, permite pasar del análisis de los ambientes interno y externo de la organización hacia la formulación y selección de estrategias a seguir en el mercado. Al iniciar con un análisis FODA se debe hacer una distinción entre las cuatro variables por separado y determinar qué elementos corresponde, debe ser un requisito para todo despacho construir la matriz FODA para así proyectar distintos escenarios de futuro con sus consiguien-tes matrices FODA y plantear estrategias alternativas.

Las fortalezas como las debilidades son situaciones que enfrenta la organiza-ción de manera interna, lo que le permite una vez identificadas elaborar un plan para minimizarlas. En lo que concierne a las oportunidades y las amenazas por ser fuentes externas, la organización no tiene control sobre ellas, pero si logra identificarlas puede tener la capacidad de disminuir, recurriendo a las fortalezas con las que cuenta, y si aun no tiene, la ventaja es que ya han sido identificadas y puede tener claro el camino a seguir. por esto que las Fortalezas: se definen como las capacidades especiales de cada organización que es lo que le permite posicionarse ante la competencia, los recursos que se controlan, las capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

EL FODA ES UN INSTRUMENTO QUE PERMITE VISUALIZAR LA SITUACIÓN ACTUAL DEL DESPACHO

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Las Oportunidades: son factores que resaltan a favor y que pueden ser aprove-chables, para descubrir la naturaleza en el que actúa la organización, y que permite obtener ventajas competitivas.

Las Debilidades: son aquellos factores que provocan un enfoque negativo frente a la competencia, a los recursos de los que se necesita, las habilidades que no se tienen, como actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

Las Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

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En la figura 4, se describe en cada cuadrante lo necesario para analizar las forta-lezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas, esta imagen le permite a cada organización identificar la relación de oportunidad y amenazas así como fortaleza y debilidad.

FIGURA 4. MATRIZ FODA

Fuente: Elaboración propia.

FORTALEZAS

ANÁLISISINTERNO

DEBILIDADES

Se utiliza una fortaleza de la organización para aprovechar una oportunidad que ofrece el entorno

Se intenta eliminar una debili-dad para aprovechar una oportunidad

Cosas que hacemos bien en la organización

Cosas que no se hacen bien en la organización

OPORTUNIDADES

ANÁLISISEXTERNO

AMENAZAS

Se intenta eliminar una debili-dad para protegerse de una amenaza (estrategia de super-vivencia)

Se utiliza para protegerse de una amenaza

Son condiciones del entorno que favorecen a la organización

Son condiciones del entorno que afectan a la organización

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BIBLIOGRAFÍA OBLIGATORIA

Guirado, J. (2007). Casos prácticos para la gestión organización de despachos profesionales. Madrid, España. Edición Grupo Especial Directivos ISBN 97884993602826

BIBLIOGRAFÍA DE CONSULTA

Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica. (2002). Ley General de Control Interno No. 8292, publicada en el Diario Oficial, La Gaceta No. 169, del 4 de setiembre de 2002.

Contraloría General de la República. (2009). Normas generales de control interno para el Sector Público, emitida mediante resolución No. 2-2009-CO-DFOE, del 26 de enero de 2009, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 26 del 6 de febrero 2009.

OTRA BIBLIOGRAFÍA DE CONSULTA

Capriotti, P. (1999). Planificación estratégica de la imagen corporativa. Barcelona España, Editorial Ariel S.A.,

Charles W. L. Hill, Gareth R. Jones (2005). Administración estratégica: un enfoque integrado. Bogotá, Colombia . Editorial McGraw Hill.

Centro de Exportaciones e inversiones de Nicaragua (2010). Manual Básico para elaborar un plan de negocios para una Pymes, Managua, Nicaragua.

Koenes, A. (1995). El diagnóstico de la empresa. Madrid, España. Ediciones Díaz de Santos S.A.

Ley Nº 218 de Asociaciones, Congreso de la República de Costa Rica, (2010).

Sapag, N. y Sapag, R. (2003). Preparación y Evaluación de Proyectos. (4 ed.). Santiago, Chile Editorial McGraw-Hill Interamericana.