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ENFOQUES MODERNOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Dr. Hernán Abel López y Rojashlopez98@gmail.com

UNIVERSIDAD HERMILIO VALDIZANFIIyS

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LA ADMINISTRACIÓN

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¿QUE ES ADMINISTRACIÓN?

ORGANIZACIÓN: GRUPO DE PERSONAS QUE TRABAJAN JUNTAS DE MANERA ESTRUCTURADA PARA ALCANZAR UNA META

META: FIN QUE PRETENDE ALCANZAR UNA ORGANIZACIÓN

ADMINISTRACION: PROCESO DE COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.

GERENTE / ADMINISTRADOR: PERSONA RESPONSABLE DE DIRIGIR LAS ACTIVIDADES Y DE CREAR EL AMBIENTE PROPICIO PARA QUE EL GRUPO DE PERSONAS LOGREN SUS OBJETIVOS O METAS.

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¿PORQUE ES NECESARIA LA DISCIPLINA

ADMINISTRATIVA?

EN ALGUN MOMENTO DE NUESTRA VIDA TERMINAMOS ADMINISTRANDO. EL EXITO NOS HACE ADMINISTRADORES.

NUESTRO ENTORNO PERSONAL CAMBIA Y ES NECESARIO CAPACITARNOS PARA DESEMPEÑARNOS MEJOR EN EL.

REQUERIMOS DE UN CUERPO ORDENADO DE CONOCIMIENTOS PARA APOYARNOS.

QUEREMOS SER CAPACES DE APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO. NUESTRO TIEMPO ES CADA VEZ MAS VALIOSO.

QUEREMOS MEJORAR NUESTROS CRITERIOS DE DECISION.

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OBJETIVO PRINCIPAL DE UNA OBJETIVO PRINCIPAL DE UNA EMPRESAEMPRESA

Obtener Utilidades

(ser productivo)

Cuidar la ecología Ofrecer precioscompetitivos

Proporcionar impuestosal estado Ofrecer productos de

calidad

Servir a la sociedad Dar trabajo a las personas

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FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

PLANEACIONPROCESO DE ESTABLECER METAS Y DEFINIR UN CURSO DE ACCION PARA ALCANZARLAS

ORGANIZACIONPROCESO DE ORDENAR DISTRIBUIR Y ASIGNAR EL TRABAJO CON EL FIN DE ALCANZAR LAS METAS

DIRECCIONPROCESO DE GUIAR E INFLUIR EN LAS ACTIVIDADES DE LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACION

CONTROLPROCESO DE ASEGURAR QUE LAS ACTIVIDADES SE EJECUTEN DE LA MANERA PLANEADA

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Proceso Administrativo como Secuencia

Planeación

Organización

Dirección

Control

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Ciclo del Proceso Administrativo

Planeación

Dirección

Control

Organización

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Funciones del Proceso Administrativo

PlaneaciónPlaneación

Definir ObjetivosElaborar PlanesProgramar ActividadesIdentificar Medios

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Funciones del Proceso Administrativo

OrganizaciónOrganización

Definir Recursos y Actividades Establecer Órganos y Cargos Asignar Funciones y Tareas Autoridad y Responsabilidad

Definir Recursos y Actividades Establecer Órganos y Cargos Asignar Funciones y Tareas Autoridad y Responsabilidad

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Funciones del Proceso Administrativo

DirecciónDirección

Liderazgo Comunicación Motivación Toma de Decisiones Integración de Personal

Liderazgo Comunicación Motivación Toma de Decisiones Integración de Personal

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Funciones del Proceso Administrativo

ControlControl

Establecer Estándares Detectar y Corregir Desviaciones Garantizar Cumplimiento

de Lo Planeado

Establecer Estándares Detectar y Corregir Desviaciones Garantizar Cumplimiento

de Lo Planeado

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MISION DE LA ORGANIZACION

LA ORGANIZACION ES UN SISTEMA DE PROCESOS QUE TRANSFORMA RECURSOS EN RESULTADOS

LA MISION DEL ADMINISTRADOR ES CREAR VALOR PARA SUS CLIENTES

ESTO PRODUCE UN SUPERAVIT PARA LA EMPRESA QUE FINALMENTE SE CONVIERTE EN UTILIDADES

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MISION DE LA ORGANIZACION

RECURSOS

ORGANIZACION

RESULTADOS

PERSONASDINEROMATERIAS PRIMASMAQUINAS

TRANSFORMACIONCREACION DE BB Y SSFABRICACION DE BB Y SSALMACENAMIENTO DE BB Y SS

PRODUCTOS TERMINADOSSERVICIOS

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COMPLEJIDAD DE LA ADMINISTRACION

LA ADMINISTRACION DE LAS ORGANIZACIONES SE VUELVE CADA VEZ MAS PROFESIONAL, PORQUE:

VIVEN EN UN ENTORNO ACELERADAMENTE CAMBIANTE

LAS RELACIONES INTERPERSONALES SON MAS COMPLEJAS

EL NIVEL DE EDUCACION ES MAS ELEVADO

LOS MIEMBROS TIENEN VALORES PROPIOS

LAS ORGANIZACIONES TIENEN UNA MAYOR RESPONSABILIDAD SOCIAL

LOS MARGENES DE RENTABILIDAD SON CADA VEZ MAS PEQUEÑOS

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LA ADMINISTRACION EN LA PRACTICA

LA ADMINISTRACION ES UNA CIENCIA, PORQUE TIENE CONCEPTOS: IDEAS PRINCIPIOS: FUNDAMENTOS TEORIA: GRUPO DE SUPUESTOS QUE EXPLICAN UNA

SITUACION Y PERMITEN HACER PRONOSTICOS

LA ADMINISTRACION ES UN ARTE, PORQUE REQUIERE GRAN CREATIVIDAD CADA SITUACION ES UNICA

LA ADMINISTRACION ES UNA TECNICA, PORQUE OFRECE HERRAMIENTAS UTILES: COMO HACER UN

PLAN REQUIERE DESTREZA

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CONCEPTOS BASICOS

EFICACIA LOGRAR LOS OBJETIVOS. SE ASOCIA CON EL LOGRO DE RESULTADOS SIGNIFICA OBTENER LO QUE SE PERSIGUE HACER LO QUE HAY QUE HACER

EFICIENCIA OPTIMIZACION DEL USO DE LOS RECURSOS. SE ASOCIA CON EL MEJOR EMPLEO DE LOS INSUMOS SIGNIFICA LOGRAR LOS MAS POSIBLE CON EL MENOR

USO DE LOS RECURSOS HACER LAS COSAS CORRECTAMENTE

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Eficiencia operativa: ¿Qué tan bien lo estoy haciendo?.Eficacia organizacional: ¿Qué tan bien estoy

satisfaciendo los requerimientos de los clientes?

Efectividad

EficaciaEficiencia

Producto/

Servicio

Recursos

COSTOCOSTO VALOR PERCIBIDOVALOR PERCIBIDO

Máquina

Software

Gente

Gestión

Infraestructura Indirecta

Infraestructura Indirecta

Conocimiento

PROCESO

Cliente

Visión ampliada: cadena de valor extendida

PERO...

En las organizaciones no se sabe medir

Si no se midelo que sehace

Si no se midelo que sehace

No se puedecontrolarNo se puedecontrolar No se puede

dirigirNo se puededirigir No se puede

mejorarNo se puedemejorar

EL PUNTO DONDE COMIENZAEL MEJORAMIENTOSON LOS INDICADORES

Cuando usted pueda evaluar aquello de lo que está hablando y expresarlo en números, sabe algo al respecto.

Pero cuando no puede medirlo ni expresarlo en números o calificaciones, su conocimiento es escaso e insatisfactorio

Creando indicadores NO financieros

Permiten dar razón del grado de cumplimiento de actividades y utilización de recursos necesarios para conseguir los objetivos:

Eficacia

Eficiencia

Efectividad

Productividad

Imagine que su hija cumple 15 años, Ud. necesita comprar 24 sillas para sentar a los invitados a la fiesta que Ud. organiza.

El fabricante promete entregar las sillas el viernes, ya que el sábado es la fiesta.

El fabricante:

Programa fabricar 24 sillas y logro fabricar las 24 sillas¿Qué % de eficacia le asignan al Fabricante?

Fue 100% eficaz, porque la fórmula de eficacia es:

(Logro /meta) * 100

¿Y si entrega las 24 sillas el día Lunes después de la fiesta...?

Ó ¿si entrega las 24 sillas defectuosas...?

¿Es 100% eficaz...?

1) Eficacia Operativa: Está dada por la relación porcentual entre el logro obtenido y la meta propuesta.

DESDE UN CONCEPTO SINCRÓNICO

La eficacia operativa es necesaria, pero no suficiente, ya que es sólo un componente de la Eficacia Total:Eficacia Operativa * Eficacia en tiempo * Eficacia cualitativa =

EFICACIA TOTAL2) Eficacia en Tiempo: Está dada por la relación porcentual entre el

tiempo programado (Tp) y el tiempo real (Tr)

EJEMPLO

Programo fabricar en 5 días y lo logro en 5 días => Tp = 5 Tr = 5

Tp/Tr = 5/5 *100 = 100% de Eficacia en Tiempo

3) Eficacia Cualitativa: Es la ponderación subjetiva de las partes interesadas, en relación a sus expectativas y a la eficacia del producto o servicio suministrado.

EJEMPLO

Optimo = 10 Muy bueno = 7 Bueno = 5 Regular = 3 Malo = 1

Programo producir 40 sillas en 5 días

Logro producir 30 sillas en 10 días

El cliente evaluó el servicio en 7 puntos sobre 10

X% = Eficacia total

(30/40)*(5/10)*(7/10) = 0.2625 * 100 = 26.25% Eficacia Total

[(Objetivo logrado/programado)*(tiempo programado/tiempo de logro)*(evaluación cliente/total evaluación)]*100

El tiempo es inversamente proporcional a la eficacia (Más es menos: más tiempo, menos eficacia)

Matemáticamente se expresa con una fracción inversa (5/10)

La fracción siete décimos (7/10) expresa la calificación en relación al valor óptimo (10).

Si mido en sentido estricto: el producto fabricado (sin considerar: tiempo empleado y la satisfacción del cliente)

Eficacia = 75%

Si mido en sentido amplio: y agrego: el tiempo empleado, y la satisfacción del cliente

Eficacia = 26.25%

Eficacia = hacer las cosas correctas desde el punto de vista del cliente

¿QUE OPINAN DE LA EFICACIA “TOTAL”?

Eficiencia introduce un concepto económico. Es decir tiene en cuenta el coste de la implantación.Es la relación porcentual que vincula los recursos asignados y los recursos empleados

Eficiencia = Recurso asignado (Ra) * 100%

Recurso empleado (Re)Ra: recurso asignado o costo directo estimado

Re: recurso empleado o costo directo real

Recurso asignado $2000 * 100% = 100%Recurso empleado $2000

Eficiencia = Hacer correctamente las cosas

Meta:

Una planta industrial quiere fabricar “x” sillas, empleando 5 Horas Hombre con un presupuesto asignado de $ 800

Logro:

Fabricó “x” sillas empleando 10 Horas Hombre con un presupuesto empleado de $ 1100

WORKSHOP

5 HH * $ 800 = 0.363 * 100% = 36.3 %

10 HH * $ 1100

[(HH programadas/HH empleadas)*(presupuesto asignado/presupuesto empleado)] * 100

HH y presupuesto son inversamente proporcionales a la eficiencia.

Matemáticamente se expresan con fracciones inversas, ya que: A menos HH y a menos gastos, más eficiencia – por ende, lo asignado en HH y en gastos va en el numerador

Mide porcentualmente la relación entre eficacia y eficiencia

(Eficacia * Eficiencia) * 100%

Eficacia 0.2625 * Eficiencia 0.363 = 0.095

Ó sea tengo una

RELACION DE EFECTIVIDAD DEL 9.5%

(0.2625 * 0.363) = 0.095 * 100% = 9.5 % de EfectividadIndica la ponderación de ambos, ó sea se puede ser muy eficaz (=1) pero poco eficiente (=0.25) y viceversa.

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CONCEPTOS BASICOS

ADAPTABILIDAD CAPACIDAD PARA RESPONDER ANTE VARIACIONES EN EL

ENTORNO PUEDEN SER VARIACIONES EN LOS RECURSOS O EN LOS

REQUERIMIENTOS DE RESULTADOS

PRODUCTIVIDAD RELACION ENTRE LOS INSUMOS Y EL PRODUCTO TERMINADO

EJ: HORAS HOMBRE POR UNIDAD DE PRODUCTO TERMINADO

KILOWATTS POR TONELADA DE PLASTICO

ENVIOS CORRECTOS POR HORA

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ROLES DEL ADMINISTRADOR

1. IMPERSONAL Figura Decorativa

Jefe simbólico, obligado a realizar un gran número de actividades de naturales legal o social rutinaria Recibir a los visitantes, firmar documentos legales.

Líder Responsable de la motivación y la activación de los subordinados. Responsables de contratar personal, capacitarlos y de todas las actividades relacionadas. Realizar prácticamente todas las actividades que involucran a los subordinados.

Enlace Mantiene una red desarrollada por si sola de contactos externos e informantes a quienes proporcionan servicios información. Manejar el correo, hacer trabajo externo, realizar otras actividades en el exterior.

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ROLES DEL ADMINISTRADOR (I)

2.-DE INFORMACION Controlador

Busca y recibe una gran variedad de información especial para desarrollar el entendimiento completo de la organización y ambiente; surge como nervio central de la información interna y externa acerca de la organización. Leer publicaciones periódicas e informes, mantener contracto personal.

DifusorTransmite información recibida de subordinados a los miembros de la organización atiende juntas de información; hace llamadas telefónicas para contar con información.

PortavozTransmite la información a las personas ajenas a los planes de la organización, políticas, medidas, resultados, etcétera; sirve como experto en la industria de la organización. Atiende juntas en el exterior; da información a los medios de comunicación

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ROLES DEL ADMINISTRADOR (II)

3.- DE TOMA DE DECISIONES Empresario

Busca la organización y su ambiente para oportunidades e inicia “proyectos de mejoramiento” para provocar el cambio, también supervisa el diseño de algunos proyectos. Organizar estrategias y analizar en sesiones el desarrollo de nuevos programas

Moderador en disturbiosResponsable de tomar medidas correctivas cuando la organización enfrenta disturbios inesperados. Organizar las estrategias en las sesiones de análisis que involucran disturbios y crisis.

Asignador de recursosResponsable de la asignación de recursos de todo tipo de la organización. En efectos, hace o aprueba todas las decisiones significativas de la organización. Programar; solicitar autorización; desarrollar cualquier actividad que tenga que ver con la actividad que involucre el presupuesto y la organización del trabajo de los subordinados.

NegociadorResponsable de representar a al compañía en negociaciones mayores. Participar en negociaciones de contratos con el sindicato.

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EL ENFOQUE DE SISTEMAS

UN SISTEMA ES UN CONJUNTO DE PARTES INTERDEPENDIENTES QUE FUNCIONAN COMO UN TODO

DE ACUERDO CON LA FORMA COMO INTERACTUAN CON EL AMBIENTE PUEDEN SER SISTEMAS ABIERTOS OCERRADOS

LOS SUBSISTEMAS QUE INTERACTUAN DE MANERA COOPERATIVA SON MAS PRODUCTIVOS QUE LOS QUE TRABAJAN INDEPENDIENTEMENTE. SINERGIA.

LOS COMPONENTES DE UN SISTEMA SE RELACIONAN MEDIANTE FLUJOS (PROCESOS) Y SE CONTROLAN MEDIANTE LA RETROALIMENTACION

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LA RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS EMPRESAS

TERCER NIVEL DE RESPONSABILIDAD A NIVEL DE LA SOCIEDAD

CONSERVAR EL MEDIO AMBIENTE SER AGENTES DE CAMBIO SOCIAL

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LOS ASPECTOS ETICOS DE LAS ORGANIZACIONES

VALORES

IDEAS DE CONDUCTA PERSONAL, QUE SON BUENAS Y DESEABLES

RESPETO POR LAS PERSONAS RESPETO POR LA PROPIEDAD HONESTIDAD EN LA INFORMACION CONFIANZA EN LAS PERSONAS AYUDA MUTUA RESPONSABILIDAD DE SUS ACTOS RESPETO POR LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS

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COMPETITIVIDADCOMPETITIVIDAD

Una empresa no esta sola en el mercado.

Para obtener utilidades tiene que ser competitiva.

Para buscar las fuentes de competitividad puede usar el Modelo de la Cadena del Valor de Michael Porter.

Una empresa no esta sola en el mercado.

Para obtener utilidades tiene que ser competitiva.

Para buscar las fuentes de competitividad puede usar el Modelo de la Cadena del Valor de Michael Porter.

Ventaja CompetitivaTodo aquello que hacemos mejor que

nuestra Competencia.

Ventaja CompetitivaTodo aquello que hacemos mejor que

nuestra Competencia.

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Competitividadinterna y externa

COMPETITIVIDADINTERNA EXTERNA

Transformar nuestra industria con diferenciadores sustentables

Mejorar el entorno competitivo

Innovación Cadenas de valor

Marco jurídico Estado de derecho Infraestructura

VINCULOS ESTRATEGICOSIncidir en consensos básicos y colaboración entre los partidos, poderes, niveles de gobierno y la sociedad, que le den base a la competitividad y al desarrollo

sustentable.

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NIVELES ORGANIZACIONALESNIVELES ORGANIZACIONALES

1

3

5

2

4

NivelEstratégico

NivelEjecutivo

NivelOperativo

Gerenciar

AdministrarGestionar

Administrar = Gestionar = Gerenciar

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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS SEGÚN NIVELES SEGÚN NIVELES

ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES

Admi-nistradores

Administradores

de nivelIntermedio

Supervisores de primeralínea

Pla

neació

n

Org

an

izació

n

Dir

ecció

n

Con

trol

JERARQ

UÍA

ORG

AN

IZACIO

NAL

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HABILIDADES ADMINISTRATIVASHABILIDADES ADMINISTRATIVASSEGÚN NIVELES SEGÚN NIVELES

ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES

ALTADIRECCIÓN

MANDOSDIRECCIÓN

MANDOSDIRECCIÓN

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

MANDOSDIRECCIÓN

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

SUPER-VISORES

Habilidadestécnicas

Habilidadeshumanas

Habilida-des de

Conceptua-lización y

diseño

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Habilidades de un AdministradorHabilidades de un AdministradorRobert KatzRobert Katz

Habilidades Técnicas

Habilidades Humanas

Habilidades Conceptuales

Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia especializada

Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo

Capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas

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PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIAEFICIENCIA

ProductividadLa relación producto – insumos en un período específico con la debida consideración de calidad.

Productividad = Productos Insumos

EficaciaCumplimiento de objetivos

EficienciaLogro de las metas con la menor cantidad de recursos.

44¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo?

¿Cómo hacer mejor lo que hacemos?

¿Pregunta Principal?

Enfoque proactivo(del futuro al presente)

Enfoque reactivo (del pasado al presente)

Lograr objetivosResolver problemas

Hacer las cosas correctasHacer las cosas correctamente

Enfasis en los resultadosEnfasis en los medios

Proporcionar eficacia a subordinados

Capacitar a los subordinados

Obtener resultadosCumplir tareas y obligaciones

Crear más valoresAhorrar gastos

EFICACIAEFICACIAEFICIENCIAEFICIENCIA