ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIO

ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIO

PRESENTACIN

Despus del Efectivo las Cuentas por Cobrar y los Inventarios son los activos corrientes ms lquidos, son los que a futuro darn liquidez a la Compaa, por esto su administracin incluso es ms importante que la del efectivo ya que su deterioro acarreara grandes prdidas para la empresa. En la presente monografa ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIO, muestro recomendaciones para esta.

LA AUTORA

ContenidoPRESENTACIN17INTRODUCCIN20RESUMEN21CAPITULO I22ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR221.CUENTAS POR COBRAR222.OBJETIVOS DE SU ADMINISTRACIN223.POLTICAS DE CRDITOS Y DE COBRANZA223.1.ESTNDARES DE CRDITO223.2.TRMINOS DE CRDITO233.3.POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA243.4.ANLISIS DEL SOLICITANTE DEL CRDITO243.5.PAUTAS PARA FIJAR POLTICAS DE CRDITO26CAPITULO II28ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO281.INVENTARIO281.1.CLASIFICACIN282.ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO282.1.CUNTO COMPRAR?282.2.CUANDO SE DEBE ORDENAR? (PUNTO DE REPOSICIN)292.3.INVENTARIO DE SEGURIDAD302.4.JUSTO A TIEMPO312.5.EL INVENTARIO Y EL GERENTE DE FINANZAS33CONCLUSIONES34BIBLIOGRAFA35

INTRODUCCINLa inversin ptima tanto en cuentas por cobrar como en inventarios se determina comparando los beneficios derivados de un nivel particular de inversin con los costos de mantener ese nivel. Esta monografa ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIOS revela las variables clave implicadas en la administracin eficiente de las cuentas por cobrar e inventarios y muestra la manera en que estas variables pueden modificarse para obtener la inversin ptima.Para la elaboracin de esta monografa se acudi a fuentes secundarias, tales como libros, normatividad correspondiente a cada uno de los temas tratados y pginas web. Para lograr con el objetivo planteado este trabajo est estructurado en tres captulos. En cada uno de estos captulos ampliamos la informacin sobre el tema. Finalmente, se presenta las conclusiones, anexos y bibliografa. Agradecemos a usted por la oportunidad brindada para desarrollar el tema mencionado y por la atencin a prestarnos.

RESUMENTanto las cuentas por cobrar y los inventarios son una forma de inversin que generan rentabilidad a la empresa. Su administracin es fundamental para que la rentabilidad sea mayor a los costos que generan las cuentas por cobrar y los inventarios.Para las cuentas por cobrar las poltica deben estar de acuerdo a la realidad de la empresa, tomando en consideracin que las ventas al crdito aumentan la demanda de los productos por lo que el gerente financiero debe evaluar la rentabilidad generada contra los costos generados por las cuentas por cobrar, para as determinar las polticas bajo las cuales se otorgaran crdito, las evaluaciones a realizar, adems de las polticas de cobranza dentro de la empresa.Los inventarios es quiz el activo corriente ms importante de la empresa el motor de la organizacin por lo que al momento de determinar su administracin se debe considerar el costo que genera mantenerlo en la organizacin y el costo que significa su compra y traslado hasta la empresa, en este sentido se considera el nivel ptimo de inventario en la empresa, el punto de reposicin es decir cuando es oportuno comprar ms y el inventario de emergencia

CAPITULO I ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR1. CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar representan el crdito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta. En las empresas se les considera necesarias para conservar los clientes (actuales) y atraer nueva clientela.OBJETIVOS DE SU ADMINISTRACINRegistrar todas las operaciones originadas por adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compaa.Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento de mercadotecnia para promover las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversin y que no se abuse del procedimiento hasta el grado en que el otorgamiento de crditos deje de ser rentable y atractivo en trminos de rendimiento sobre inversin. POLTICAS DE CRDITOS Y DE COBRANZAEL gerente financiero de una entidad tiene a su caro el manejo de las polticas de crdito de la empresa, que en conjunto con otros factores influyen en el nivel de cuentas por cobrar de la empresa, que al igual que los otros componentes del capital de trabajo deben mantener un nivel ptimo para equilibrar rentabilidad y riesgo. Conociendo que al aceptar vender al crdito aceptamos tambin el riesgo de prdidas por cuentas incobrables.Dentro de las polticas de la administracin de las cuentas por cobrar debemos combinar una serie de variables como la duracin, descuentos por pronto pago, y el programa de cobranza; que adems determinaran el periodo promedio de cobro y la proporcin de ventas al crdito ESTNDARES DE CRDITOLa venta al crdito es uno de los factores importantes que influyen en la demanda de un producto, para esto las empresas deben bajar la exigencia que muestran para otorgar un crdito, lo que a su vez tiene que ser evaluado par que no genere mayores costos a la empresa, debemos considerar que estos estndares de crdito y cobranza tienen una relacin estrecha con las polticas de marketing, por lo que se piensa que las polticas de cobranza son parte de del producto o servicio que se presta en la entidad.Al momento de considerar bajar las exigencias de crditos, tambin tomaremos en cuenta los costos implcitos en el que la empresa puede incurrir tales como ampliar el departamento de cobranzas, las perdidas por cuenta incobrables, y el costo de oportunidad de no invertir esos fondos en otros tipos de inversin. EVALUAR RENTABILIDAD DE CRDITOPara conocer si las cuentas por cobrar nos van a traer mayor rentabilidad primero debemos conocer la rentabilidad de las ventas adicionales, la demanda de los productos ante la rebaja de exigencia de polticas de crdito, el periodo adicional por el cual se extender el crdito y el rendimiento requerido de la inversin. Por lo que se considerara los siguiente ratios para su evaluacin RENTABILIDAD DE VENTAS ADICIONALES(Margen de contribucin por unidad) (Unidades adicionales vendidas)

CUENTAS POR COBRAR ADICIONALES(Ingreso por ventas adicionales/(Rotacin de cuentas por cobrar para nuevos clientes)

INVERSIN EN NUEVAS CUENTAS POR COBRAR (Costo variable por unidad/Precio de venta por unidad) (Cuentas por cobrar adicionales)

RENDIMIENTO REQUERIDO DE LAS CUENTAS POR COBRAR (Costo de oportunidad) (Inversin en cuentas por cobrar adicionales)

TRMINOS DE CRDITOPERIODO DE CRDITOEl periodo de crdito es otro medio que la empresa puede aprovechar la empresa para aumentar la demanda del producto PERIODO DE DESCUENTO Y DESCUENTO Lapso de tiempo durante el cual se puede optar por un descuento por pago por pronto pago, el cual se da como una estrategia para acelerar el pago de cuentas por cobrar. Esta estrategia tambin a su vez tiene un costo de oportunidad, aqu debe determinarse si una aceleracin en la cobranza compensa por mucho el costo del incremento en el descuento. COSTO DE DESCUENTO POR PRONTO PAGO (Descuento por pago en efectivo) (Porcentaje que opta por el descuento) (Ventas a crdito anuales)

PROMEDIO POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA Se determinan a travs de la combinacin de los procedimientos de cobro que la empresa toma en cuenta dentro de la empresa, donde tambin es necesario considerar la cantidad de dinero que se invierte a tal efecto, dentro de un intervalo, para una cantidad relativa mayor de gasto, menor ser la proporcin de prdidas por deudas incobrables y ms corto el periodo promedio de cobro. Como una cuenta por cobrar es slo tan buena como la probabilidad de que sea pagada, una empresa no puede darse el lujo de esperar demasiado antes de iniciar el procedimiento de cobro, el cal debe ser adoptado con firmeza, tales como cartas, llamadas, personal que visite alas otras empresas o carta notariales siempre considerando el nivel de gasto que se pueda realizar para tales efectos. ANLISIS DEL SOLICITANTE DEL CRDITO Para determinar si a un cliente se le dar una venta al crdito es necesario evaluarlo para esto se seguir tres procedimientos importantesA. Obtener informacinB. Analizar la informacinC. Tomar la decisin FUENTES DE INFORMACINExisten varios servicios que brindan informacin crediticia de los clientes; sin embargo la empresa debe hacer un paralelo entre el coto que implica recolectar esta informacin y l costo de la inversin en la cuenta por cobrar.I. Estados financieros.- Fuente de informacin ms deseable, Con frecuencia existe una correlacin entre la negativa de una compaa a proporcionar sus estados y una posicin financiera dbil. Los estados auditados son preferibles. Cuando es posible, es til obtener los estados intermedios adems de los anuales, en particular en el caso de compaas que tienen patrones estacionales de ventas.II. Informes y clasificaciones de crditoIII. Verificacin en el banco.- Casi todos los bancos tienen departamentos de crdito que darn informacin sobre sus clientes comerciales como un servicio a esos clientes que buscan un crdito comercialIV. Verificacin comercial.- intercambio de informacin entre las compaas que venden a mismo clienteV. Experiencia de la propia compaa ANLISIS DE CRDITO A partir de los estados financieros de un solicitante de crdito, el analista debe emprender un anlisis de razones financieras, eso se debe hacer considerando lo siguiente:I. PROCESO DE INVESTIGACINII. Sistemas de calificacin de crditoRIESGO CREDITICIO Y FACTORES Un aspecto de extraordinaria importancia en la gestin de los riesgos crediticios, es el relativo al anlisis y revisin del riesgo, as como la clasificacin de los clientes. La calidad de la cartera de los prstamos es el riesgo crediticio, que depende bsicamente de dos grupos de factores: Factores internos.- que dependen directamente de la administracin propia y/o capacidad de los ejecutivos de cada empresa. Factores externos.- que no dependen de la administracin, tales como inflacin, depreciaciones no previstas de la moneda local, desastres climticos, etc. aqu aparece como importante el estado de los equilibrios bsicos macroeconmicos que comprometan la capacidad de pago de los prestatarios.Este riesgo se mide por las prdidas netas de crditos.Entre los factores internos podemos enumerar los siguientes: Volumen de crditos: a mayor volumen de crditos, mayores sern las prdidas por los mismos. Polticas de crditos: cuanto ms agresiva es la poltica crediticia, mayor es el riesgo crediticio. Mezcla de crditos: cuanta ms concentracin crediticia existe por empresas o sectores, mayor es el riesgo que se est asumiendo. Por ello se ha determinado que solamente el 20% del patrimonio de una institucin financiera puede prestarse a un grupo econmico o persona natural o jurdica, con el fin de precautelar la salud de los bancos y entidades financieras. Concentracin geogrfica: econmica, por nmero de deudores, por grupos econmicos y por grupo accionario: por ello no hay duda que cualquier tipo de concentracin de cartera aumenta el riesgo de una institucin financiera.La gestin de riesgos puede afrontarse de una forma masiva o adoptando criterios cualitativos. La gestin masiva es posible cuando existen miles o millones de clientes, encontrndose el cliente individualmente considerado falto o carente de excesivo valor, esto es, se acomete la gestin desde un proceso de insensibilidad y distanciamiento, de forma objetiva y aplicando la Ley de los grandes nmeros, el nmero est por encima del individuo. Por el contrario, la gestin cualitativa, que tiene un carcter ms personal e individualizado, tomando en consideracin al individuo frente al nmero, es factible en empresas con menor nmero de clientes.DECISIN DE CRDITO Y LNEA DE CRDITO Una vez reunida y analizada la informacin del cliente se debe toma la decisin de otorgar o no el crdito a la empresa solicitante, adems de determinar si este cliente es recurrente al momento de solicitar crditos y si es favorable o no otorgarle una lnea de crdito SUBCONTRATACIN DE CRDITO Y COBRANZADelegar a una empresa externa para que se haga cargo de administra el crdito otorgado por la compaa, es decir hacerse cargo de la evaluacin para otorgar el crdito, cobranza, de los plazos otorgados, etc. PAUTAS PARA FIJAR POLTICAS DE CRDITOEl comercio es por el solo una actividad cambiante en trminos de evolucin econmica, su actividad es dinmica provocando un flujo de operaciones rpidas que permiten la transaccin de bienes y servicios; por lo tanto para delinear una poltica de crditos se tendr en cuenta los factores de orden interno y externo.FACTORES DE ORDEN EXTERNO:a) La situacin socio-econmica y estabilidad financiera que vive el pas en el tiempo en que dichas polticas deben implementarse, modificarse o sustituirse.b) Situacin del mercado; que se traduce en la posibilidad de conocer la situacin, calidad y manejo del mercado, comportamiento de la competencia, condiciones de los proveedores, situacin de los clientes, FACTORES DE ORDEN INTERNOa) Objetivos perseguidos; que nos permitan penetrar en el mercado, colocar nuevos productos, captar nuevos clientes, mantener un nivel de produccin y de ocupacin etc.b) Rentabilidad; cuanto mayor sea sta, mayor ser el porcentaje de cobrabilidad permisible.c) Grado de eficiencia, y suficiente capital de trabajo para financiar ventas a plazos.d) Situacin financiera de la empresa; por la conveniencia de no mantener un porcentaje alto de inversin en cuentas por cobrar, si se tiene en cuenta que el capital de la empresa no es suficiente.e) Pericia y responsabilidad del manejo financiero; el mismo que recaer en quienes

CAPITULO II ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO 1. INVENTARIOForman el vnculo entre la produccin y la venta de un producto, para toda empresa representa el corazn del negocio el activo corriente quiz ms importante, el que mueve las ventas que se convertirn en efectivo ms adelante, el inventario a cualquier nivel de produccin es necesario siempre para otorgarle un nivel de estabilidad al proceso de la empresa. Sabemos que el aumento de inventario a todo nivel trae ventajas de ahorro para la empresa como la flexibilidad de los procesos, que ya mencionamos y a la vez satisfacer pedidos con mayor rapidez; sin embargo conoceos tambin que tiene desventajas tales como el costo de almacenaje y administracin, control y por otra parte el peligro de obsolescencia CLASIFICACIN Existen diferentes tipos de inventarios que existen para una empresa de manufactura tpica: inventarios de materias primas, trabajo en proceso, productos en trnsito y bienes terminados. En relacin a esta clasificacin la empresa dedica ms tiempo a administrar el tipo de inventario ms valioso para la empresa asignado nivel s e control para tipo de inventario ADMINISTRACIN DEL INVENTARIOCUNTO COMPRAR?Concepto importante en la compra de materias primas y en el almacenamiento de bienes terminados e inventarios en trnsito. Debemos considerar que ordenar o comprar requiere un costo administrativo, los que se dan al momento de hacer el pedido, recibirlo. Posterior a la compa la empresa debe determinar los costos de mantener la mercadera en la empresa, en este sentido se incurre en gastos de almacenaje, es necesario para todo esto entonces determina el inventario promedio a necesitar o mantener en la empresa, esto se obtiene de dividir entre dos la cantidad a corar u ordenar. INVENTARIO PROMEDIO = CANTIDAD A ORDENAR (Q) /2

A partir de esto es necesario determinar el costo total que supone ordenar y mantener el inventario esto a partir de la siguiente relacin:COSTO DE INVENTARIO TOTAL = COSTO DE MANTENER (Q) X ( CANTIDAD ORDENADA/2) + COSTO DE ORDENAR (O) x ( CANTIDAD TOTAL DE PEDIDOS(S) /CANTIDAD ORDENADA)

CANTIDAD PTIMA A ORDENAR. Para determinar la cantidad optima de un artculo de inventario que hay que ordenar a la vez es la cantidad Q* que minimiza los costos totales de inventario en el periodo de planeacin. Podemos recurrir al clculo para encontrar el punto ms bajo en la curva del costo total de inventario Q* = (2XOXS)/Q

CUANDO SE DEBE ORDENAR? (PUNTO DE REPOSICIN)Significa la cantidad a la que el inventario debe disminuir para indicar que se debe ordenar otra vez la cantidad optima de inventario, teniendo en consideracin que siempre existe un periodo de tiempo entre el pedido y la entrega de tal, por esto la relacin que se planta para el punto de reposicin es el siguiente:PUNTO DE REPOSICIN (PR) = TIEMPO DE ENTREGA UTILIZACIN DIARIA

Ilustracin 1 PUNTO DE REPOSICININVENTARIO DE SEGURIDAD En la prctica, la demanda o utilizacin del inventario en general no se conoce con certeza, ya que suele fluctuar durante un periodo dado. Por lo regular, la demanda de productos terminados en el inventario est sujeta a la mayor incertidumbre. En general, es ms predecible el uso del inventario de materias primas y del inventario en trnsito, los cuales dependen de la programacin de la produccin. Adems de la demanda, el tiempo de entrega requerido para recibir la mercanca despus de hacer un pedido tambin suele estar sujeto a variacin. Debido a estas fluctuaciones, no es muy factible dejar que el inventario baje a cero antes de anticipar un nuevo pedido, como puede hacerlo la empresa cuando el uso y el tiempo de entrega se conocen con certeza. Por todo esto, al tomar en cuenta la incertidumbre en la demanda del inventario y en el tiempo de entrega, es aconsejable un inventario de seguridad, esta consideracin traera una repercusin en la frmula del punto de reposicin dejndola de la siguiente forma PUNTO DE REPOSICIN (PR) = TIEMPO DE ENTREGA UTILIZACIN DIARIA + INVENTARIO DE SEGURIDAD

Ilustracin 2 INVENTARIO DE SEGURIDAD Y PUNTO DE REPOSICINCANTIDAD DE INVENTARIO DE SEGURIDAD. La cantidad apropiada de inventario de seguridad depende de varios factores. Cuanto mayor sea la incertidumbre asociada con la demanda pronosticada del inventario, mayor tendr que ser el inventario de seguridad que la empresa desee tener, si el resto de los factores permanecen sin cambio. En otras palabras, a mayor riesgo de tener faltantes, habr mayores fluctuaciones imprevistas en el uso. De manera similar, cuanto mayor es la incertidumbre del tiempo de entrega para reabastecer el inventario, mayor es el riesgo de quedarse sin existencias y mayor inventario de seguridad querr tener la empresa, si todo lo dems permanece igual. Otro factor que influye en la decisin del inventario de seguridad es el costo de manejarlo. El costo de quedarse sin existencias de materias primas o de inventario en trnsito es un retraso en la produccin. Cunto cuesta suspender la produccin temporalmente? Cuando los costos fijos son altos, este costo ser cuantioso como, por ejemplo, en el caso de una planta de extrusin de aluminio. El costo de quedarse sin productos terminados viene de las ventas perdidas y la insatisfaccin del cliente. No slo se perder la venta inmediata, sino que estarn en peligro las ventas futuras si los clientes deciden comprar en otro lado. Aunque es difcil medir este costo de oportunidad, la administracin debe reconocerlo e incorporarlo en la decisin del inventario de seguridad. Cuanto mayor sean los costos de quedarse sin existencias, por supuesto, mayor debe ser el inventario de seguridad que se quiera mantener, si todo lo dems permanece igual.JUSTO A TIEMPO La administracin del inventario es cada vez ms compleja. En ciertas industrias, el proceso de produccin se presta para el control de inventarios justo a tiempo (JIT). Como su nombre lo indica, la idea es que los inventarios se adquieran y se incorporen a la produccin en el momento exacto en que se necesitan. La filosofa de administracin JIT se enfoca en disponer del inventario durante el proceso de produccin con base en cuando se necesita, en lugar de empujar el inventario por el proceso de produccin con base en cuando se produce.

Ilustracin 3 SISTEMA JUSTO A TIEMPO

EL INVENTARIO Y EL GERENTE DE FINANZAS El gerente financiero no tiene una relacin estrecha con la administracin de inventario sin embargo est pendiente de la inversin que se hace para mantenerlo, en consecuencia, el gerente de finanzas debe estar familiarizado con las formas de control de inventarios efectivas para que el capital se asigne de manera eficiente. Cuanto ms alto sea el costo de oportunidad de los fondos invertidos en el inventario, menores sern el nivel ptimo del inventario promedio y el tamao del lote econmico, si todo lo dems se mantiene constante.

CONCLUSIONES Las cuentas por cobrar son una forma de inversin a corto plazo que necesitan ser administrada de manera que la rentabilidad generada sea mayor al costo de mantenerlas y costo de oportunidad con otras inversiones. Las polticas de crdito y cobranza dentro de la organizacin debern ser observadas determinando su necesidad con respecto al costo que implican, adems de considerar que el crdito de por si es una forma de generar mayor demanda a los productos de la empresa. Los inventarios son la principal fuente de ingresos a la organizacin por lo que se debe evaluar su administracin a travs de los costos de su compra y mantenimiento. Debemos considerar para una buena administracin de inventarios cual es el nivel ptimo de inventario, el punto de reposicin y el inventario de seguridad.

BIBLIOGRAFA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN FINANCIERA VAN HORNE JAMES ADMINISTRACIN FINANCIERA I GARCA SANTILLN ARTURO FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN FINANCIERA ROBLES ROMN ARTURO ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL EFECTIVO VALLADO FERNNDEZ RAL http://www.gerencie.com/administracion-del-efectivo.html http://www.nunezdubonyasociados.com/sitio/index.php/noticias/375-administracion