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ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

PROYECTO PLAN MAESTRO DE CARTAGENA

Fecha: 29 de Septiembre de 2006

La energía de los colombianos 2

UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS

Objetivo de la Presentación

Presentar el trabajo realizado hasta la fecha del proceso de

Administración de Riesgos del proyecto PMD y las acciones a seguir

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METODOLOGÍA

1. Planeación

2. Identificación

3. A. Cualitativo

4. A. Cuantitativo

5. Repuesta

6. Monitoreo y control

Plan de administración de riesgo

Registrar los riesgos

Registro de la probabilidad e impacto

Exposición y prioridad

Modelamiento de costos y programa

Revisar los registros realizado en la ejecución y registrar los

riesgos

7. Revisión Posterior

1. Planeación

2. Identificación

3. A. Cualitativo

4. A. Cuantitativo

5. Repuesta

6. Monitoreo y control

1. Planeación

2. Identificación

3. A. Cualitativo

4. A. Cuantitativo

5. Repuesta

6. Monitoreo y control

1. Planeación

2. Identificación

3. A. Cualitativo

4. A. Cuantitativo

5. Repuesta

6. Monitoreo y control

Plan de administración de riesgo

Registrar los riesgos

Registro de la probabilidad e impacto

Exposición y prioridad

Modelamiento de costos y programa

Revisar los registros realizado en la ejecución y registrar los

riesgos

7. Revisión Posterior 7. Revisión Posterior

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UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS

¿Qué se ha hecho?

1. Definición metodología y Plan de Trabajo

2. Identificación de Riesgos

• Taller Identificación de Riesgos Bogotá (VPR, VRP, VSM, UGR, GEA, DCI, VFI)

• Taller de Identificación de Riesgos Cartagena (VRP, VSM, UGR)

3. Depuración de riesgos identificados (eliminar duplicidades y dejar listado consolidado)

4. Clasificación de riesgos identificados de acuerdo a fuente y tipo

5. Valoración cualitativa de riesgos identificados

• Definición escalas aplicables matriz RAM

• Envío de planilla de riesgos identificados a participantes de talleres para valoración

• Consolidación de valoración realizada por los asistentes

• Plantilla final consolidada de riesgos identificados, clasificados y valorados.

• Validación de valoración por parte del equipo PMD

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UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS

Riesgos identificados prioritarios

1. No contar con la configuración adecuada de SAP, ELLIPSE y SON (actuales) en Enero de

2007 para ECOPETROL como operador y tener en cuenta las restricciones de

confidencialidad

2. Incumplimiento de plazos y mala calidad por no disponer de personal en la cantidad

suficiente y perfil adecuado para las diferentes etapas (transición, definición de la

configuración, realización del proyecto y contrato de mandato) y falta de aseguramiento de

conocimiento (retención de personal clave)

3. No ser eficientes por falta de una estructura organizacional definida y adecuada, con

niveles de autorización, para responder ágilmente en las diferentes etapas del Negocio de

Cartagena.

4. No contar con un plan de manejo de cambio integral para todo ECOPETROL (cambio de

cassette-especialmente personal de GRC)

5. Problemas (sobrecostos, incumplimientos, indefiniciones, diferencias) en la operación de

muelles y elementos externos por parte de ECOPETROL por dependencia de los servicios

industriales y tecnológicos que serán de NewCo.

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UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS

Riesgos identificados prioritarios

6. Conflicto de intereses entre ECOPETROL y la nueva sociedad por planeación de

operación, uso de puerto, decisión de inversiones, etc.

7. Pérdida económicas en GCB por debilitamiento de sinergia GRC - GCB y de la

flexibilidad operacional debido a la configuración final aprobada (inventario en bodegas,

manejo de emergencias, eficiencia comercial, etc).

8. No ser eficientes en la prestación del servicio de operador por la falta de claridad en el

régimen jurídico aplicable a ECP como Operador (servidores públicos, garantías

privadas, pérdidas de exorbitancias, cumplimiento del Plan de Compras y Contratación).

9. No tener claramente definidos la distribución de costos y compromisos de los acuerdos

de gestión de servicios con las áreas de soporte, están sólo definidos a nivel

corporativo y no opera en la práctica.

10.Pérdida de la oportunidad de negocio para ECP con la sociedad, por no definir en ECP

la importancia de manejo adecuado, gestión y crecimiento de capacidad (flexibilidad

para cargar productos blancos) de los muelles y el TNP, venta de productos.

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UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS

Riesgos identificados prioritarios

11.No tener el registro documental actualizado y organizado sistemáticamente del

proceso de estructuración del PMD, del proyecto (afecta trazabilidad) y de los

cambios realizados a los sistemas de información.

12.Problemas logísticos y pérdidas económicas por Interferencias de la operación /

mantenimiento con el desarrollo de la fase de construcción y puesta en servicio del

proyecto (logística, técnicos y operativos)

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UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS

Acciones a seguir

1. Realizar talleres entre Equipo de Proyecto y cada una de las dependencias responsables de los riesgos prioritarios, para

definir planes de acción (compromisos, fechas, responsables) Aplicación de matriz RACI

2. Presentar resultados del proceso a Vicepresidencia y Presidencia para validar planes de acción de los riesgos

identificados

3. Ejecución de los planes de acción

4. Realizar seguimiento periódico a planes de acción establecidos.

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UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS

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