ATRIBUTOS NECESARIOS PARA UNA SANA Y EFICAZ ADMINISTRACION …
Administracion eficaz del tiempo
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Ing. Johnny Ramos Quispe joramquimet.9999@hotmail. com ADMINISTRACION EFICAZ DEL TIEMPO BIENVENIDOS
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¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN
EFICAZ DEL TIEMPO?
Definición:
Es un proceso continuo en el cual suceden actividades y/o eventos que vienen del pasado, llegan a1 presente y van hacia el futuro.
El elemento básico del tiempo es
UN EVENTO Y/O ACTIVIDAD
OBJETIVO
El objetivo de la administración
del tiempo es darle mas eficacia EN SU USO, mediante la planificación y la Paz Interna para así combatir
el estrés.
Paz interna es tener serenidad, balance y armonía, logrado a través del control apropiado de las actividades y/oeventos.
“Lo mejor de todo siempre sobrevive”
¿Qué es el tiempo..?Un recurso de características
únicas..!!!
– No se puede comprar...
– No se puede alquilar...
– No se puede acumular...
– No se puede reemplazar...
– No se puede dejar de consumir...
– Hace falta para todo...
– No se puede tener más...
– Ni menos...
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¿Podemos controlar el tiempo?
¡¡¡ NO !!!PERO
• Podemos controlar las actividades que realizamos.
• De modo que podremos realizar:– Más actividades ???– Aquellas actividades que sean
más importantes• Nos proporcionan mayor
satisfacción• Nos llevan hacia nuestros objetivos
LA MATRIZ DEL TIEMPOLA MATRIZ DEL TIEMPO
Urgente No Urgente No ||
urgenteurgente
Crisis.
Imprevistos.
Trabajos contra reloj.
Preparación.
Prevención.
Clarificación de valores.
Construcción de relaciones.
Interrupciones.
Informes, reuniones, etc. innecesarios.
Asuntos menores.
Actividades “escape”
Corrrespondencia irrelevante.
Trabajo minucioso.
TV en exceso.
Imp
ort
an
teN
o im
port
an
te
LA PRODUCTIVIDAD EL AUTOESTIMA Y EL
TIEMPO
PRODUCTIVIDAD
CONTROL DE
ACTIVIDADES (Tiempos y movimientos)
AUTO ESTIMA
LEY DE PERLS Y LA PRODUCTIVIDAD - MANEJO
DEL ESTRES
Síntomas del “stress”• Fase inicial
– nerviosismo, – crisis de
humor,– inseguridad/
desconfianza – dificultad
incremental / fatiga mental,
– neuralgias, – insomnio.
• Fase aguda– Hipersensibili
dad,– ansiedad, – Desjerarquiza
ción de valores/ “Pasar”
• Depresión/Infarto/Úlceras...– Apatía, – sensación de
fracaso, – quejas
constantes
Algunas Soluciones.
• Administración del tiempo• Vacaciones• Deporte• Cambiar de actividad• Verlo con perspectiva:
Distanciarse• No dejarse llevar por sentimientos
negativos– Planificación y Organización
personal.– Control de las interrupciones
PASOS IMPORTANTES PARA LA PLANIFICACION
DEL TIEMPO
I. ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES
Significa el valor y el orden
apropiado de cada evento.
Tres pasos para desarrollar una
lista de tareas diarias por
prioridad.
1.- Lista de que debo hacer hoy.
2.- Darle valor o prioridad a cada tarea.
3.- Darle un orden numérico a cada tarea
A Valor alto ABSOLUTO (TENGO)
B Valor importante BUENO (DEBERIA)
C Valor bajo CUANDO PUEDA (ME GUSTARÍA)
RECUERDE:URGENCIA VS PRIORIDAD
PIRAMIDE DE PRODUCTIVIDAD
Actuar
Planificar
Idea central
II. IDENTIFICAR Y DEFINIR MIS VALORES
Mi pirámide de productividad
está edificada sobre un
crecimiento de
VALORES GOBERNANTES
Mis valores gobernantes son:
Aquellos principios y cualidades que tienen la más alta prioridad
PARA MI.
EL PROCESO DE LOS VALORES
• Identifico mis valores
• Los clarifico
• Los jerarquizo
COMO IDENTIFICAR Y DAR PRIORIDAD A MIS VALORES
GOBERNANTES
• Soy humilde
• Soy productivo
• Soy excelente
• Soy competente
• Soy responsable
• Trabajo en equipo
• Soy autosuficiente
• Busco la verdad
• Amo a mi familia
• Soy integro
• Fomento la justicia
III. ESTABLECER METAS:
LARGO PLAZOMEDIANO PLAZO
CORTO PLAZO
• Específicos
• Relevantes
• Con fechas de vencimiento
• Medibles
• Alcanzables
LEYES NATURALES
1.TENDEMOS A IR A LA ZONA DE COMODIDAD.
2.PARA ALCANZAR UNA META DEBEMOS EXPANDIR NUESTRA ZONA DE COMODIDAD.
“El verdadero secreto del éxito es el entusiasmo”
REQUISITOS PARA PLANIFICAR METAS
1.- Están en línea con mis valores gobernantes.
2.- Son de tiempo definido.
3.- Están definidas clara y específicamente.
4.- Son completamente mías.
5.- Son realistas.
“Al redactar la meta, nos ayuda a traer el
futuro al presente porque da una visión
más clara de cómo es el futuro ideal “
LA AGENDA COMO INSTRUMENTO
ESENCIAL1.- Traerla siempre conmigo.2.- Utilizar un solo sistema.3.- Eliminar notas sueltas.
Se tienen que vivir 24 horas detiempo diario para obtener:
Salud, riqueza, placer, dinero, satisfacción y evolución.
“El uso correcto del tiempo es un asunto importante.”
IV. LA PLANIFICACION DEL TIEMPO
¿Qué es?
• Es predeterminar el curso de los actividades CONSIDERANDO EL TIEMPO.
• Decidir con anticipación las acciones y sus circunstancias estimando el tiempo.
¿Para qué sirve?
• Hace más eficiente el proceso.
• Corrobora su viabilidad.
¿CÓMO ¿CÓMO PLANIFICAR?PLANIFICAR?
Cuatro momentos:
• Priorizar
• Diseñar y programar
• Ejecutar el plan
• Monitorear
“Haga primero lo verdaderamente
importante”
Descripción Prioridad Tiempo
I mportante Urgente Estimado
Resolver la inundaciónde la oficina
SÍ SÍ Hacer Ya
Plan estratégiconuevos productos
SÍ NO Programar
... NO SÍ Delegar/ Org.
... NO NO No pasa nada
METODO 2
JUSTIFICACIONES CREADAS POR EL
HOMBRE EN FORMA POSITIVA Y NEGATIVA
FRASES DEL TIEMPO(POSITIVA)
• EL TIEMPO ES ORO• EL TIEMPO ES DINERO• EL TIEMPO NO ESPERA A
NADIE• EL TIEMPO ES COMO LA
ESPADA POR QUE SI NO LO PASAS TE PÁSA.
• EL TIEMPO PERTENECE A AQUEL QUE SABE COMO UTILIZARLO
• PLANIFIQUE SU FUTURO , POR QUE TENDRA QUE PASAR ALLI EL RESTO DE SU VIDA
MENTIRAS HABITUALES(NEGATIVA)
• No tengo tiempo
• Estoy apresurado
• Utilizar el tiempo es cuestión, sobre todo, de trabajar mas de prisa o mas horas.
• Los trabajadores mas atareados y activos son los que logran los mejores resultados
• Como dice el viejo refrán si lo quieres rápido y bien hecho hazlo tu mismo.
DESPILFARRO DEL TIEMPO POR EL HOMBRE ¿COMO
OCURRE?
a) LOS LADRONES DEL TIEMPO
• Mala planificación• Reuniones ineficaces• No escuchar• Falta de autoridad• Metas poco claras• Esperar respuestas • Socialización• Interrupciones• Falta de autodisciplina• Prioridades intercambiables• Cálculos de tiempo poco
realistas
LOS LADRONES DEL TIEMPO
• Errores de otros• Postergación de tareas
pendientes• Prioridades conflictivas• Lugar de trabajo desordenado• Fallas técnicas• Falta de motivación• Falta de procedimientos• Actitud negativa• Correo sin valor• Actividades cívicas• Moral baja de la compañía• Falta de delegación
b) POSTERGACIÓN DE TAREAS
¿Que tareas pospongo?
¿Por qué pospongo las tareas pendientes
VALORES GOBERNANTESTAREAS
La postergación puede representar, la falta de identificación y de actuación de acuerdo con sus propios valores básicos.
UNA LEY NATURAL
La postergación ocurre naturalmente cuando uno se enfrenta con actividades o eventos que no son placenteros, que son complejos, largos o poco interesantes, sin importar cual sea su prioridad.
c) INTERRUPCIÓNES
Un evento inesperado que rompe el ritmo de otro evento
TIPOS DE INTRERRUPCIONES
• Necesaria y oportuna.
• Necesaria pero inoportuna.
• Innecesaria por lo tanto inoportuna.
El recuperarse de una interrupción puede tomar más tiempo que la interrupción misma.
INTERRUPCIONES
La clave para el control de las
interrupciones es convertirse en alguien
que interrumpe responsablemente.
No crea en el concepto erróneo que
dice que no se pueden controlar las
interrupciones.
Si cree en él seguramente experimentará él problema
EL CAMBIO PARA ADMINISTRA MEJOR
EL TIEMPO“Los lideres del mañana tendrán
que aprender a crear un entorno en el que verdaderamente se asuma el cambio, no como una amenaza, si no como una oportunidad”
MI ROLMI ROL
• Constituir los “lugares” que ocupo en función de mis relaciones claves y las responsabilidades inherentes a las mismas.
•Identificar es el paso previo a saber cómo voy a emplear mi tiempo.
•Para cada rol establezco METAS que estarán en función de mis valores.
REFLEXINOES ACERCA DEL TIEMPO/PRODUCTIVIDAD Y
YOTengo éxito en mi
trabajo.
Hago un trabajo excelente
todos los días.
Soy receptivo a las ideas de los demás.
Tengo una actitud positiva.
Soy leal a la organización y a su misión.
Puedo trabajar en equipo.
CONCLUSION• DECIDE DONDE QUERES IR, es decir tus
objetivos
• PLANIFICA TUS ACTIVIDADES Para llegar allí
• ASIGNA A CADA UNA SOLO EL TIEMPO JUSTO.
• COMIENZA POR LO MAS IMPORTANTE
• SIGUE TU PROGRAMA, salvo que te surja algo mas importante
• HAZLO YA; No dejes para luego
• CONCENTRATE EN UN SOLO ASUNTO
• ACABA LO QUE COMIENCES
• HAZ EL MEJOR USO DE TU PROXIMO MINUTO
• TOMA TIEMPO PARA TI MISMO; Desarróllate, disfruta. Vive.
