Administración Javier Benavides Pañeda. Capítulo 5 Organización.
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Administración
Javier Benavides Pañeda
Capítulo 5
Organización
Concepto de organización
El término organización tiene diversos significados. En general se utiliza para referirse a los siguiente:EmpresaAcomodar espaciosAjustar el tiempoFase del proceso administractivo
Organización formal
Define límites a los que el trabajador debe ajustarse dentro de la empresa
Establece autoridad y obligaciones para que cada quien desarrollo sus tareas
Encauza el esfuerzo colectivo hacia las metas de la empresa
La coordinación se establece de acuerdo con una pauta
Organización informal
Genera un ambiente menos tenso Proporciona otro canal de comunicación
(no oficial) Proporciona un medio para satisfacer las
necesidades sociales de los trabajadores Hace que la administración sea más
eficaz
Definición de la estructura de la organización
Grado de complejidad Grado de formalización Grado de centralización Estructura de la organización
Departamentalización por funciones
Ventajas: Es reflejo lógico de las actividades Identifica y separa las funciones principales de las secundarias Se sigue el principio de la especialización ocupacional Se simplifica la capacitación Se cuenta con medios para un riguroso control para cada área
Desventajas: Se resta énfasis a los objetivos generales de la compañía El punto de vista del personal clave se sobrespecializa y estrecha Se reduce la coordinación entre funciones La responsabilidad de las utilidades se concentra exclusivamente en la
cima Lenta adaptación a nuevas condiciones Se limita el desarrollo de gerentes generales
Departamentalización por funciones
Presidente Asistente del presidente Personal Comercialización
Investigación de mercados, Planeación de comercialización, Publicidad y promoción, Administración de ventas, Ventas
Ingeniería Administración de ingeniería, Diseño preliminar, Ingeniería eléctrica,
Ingeniería mecánica, Ingeniería hidráulica, Empaque, Control de calidad Producción
Planeación de producción, Ingeniería industrial, Ingeniería de producción, Compras, Montaje, Producción general
Finanzas Planeación financiera, Presupuestos, Contabilidad general, Contabilidad de
costos, Estadística y procesamiento de datos
Departamentalización por productos
Ventajas: Se concentran atención y esfuerzos en líneas de productos Se facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos
especializados Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios Se mejora la coordinación de actividades funcionales La responsabilidad de utilidades recae en el nivel divisional Proporciona un campo de capacitación medible para gerentes
generales Desventajas:
Se requiere de más personas con habilidades directivas Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos Se acentúa el problema del control por parte de la alta dirección
Departamentalización por productos
Ventajas: Se concentran atención y esfuerzos en líneas de productos Se facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos
especializados Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios Se mejora la coordinación de actividades funcionales La responsabilidad de utilidades recae en el nivel divisional Proporciona un campo de capacitación medible para gerentes
generales Desventajas:
Se requiere de más personas con habilidades directivas Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos Se acentúa el problema del control por parte de la alta dirección
Departamentalización por productos
Presidente Comercialización
División de instrumentos Ingeniería Contabilidad Producción Ventas
Personal División de luces indicadoras
Compras División de herramientas industriales
Finanzas División de medición electrónica Ingeniería Contabilidad Producción Ventas
Departamentalización geográficas, por zonas o territorios
Ventajas: Se descentraliza la responsabilidad Se hace énfasis en mercados y problemas locales Se mejora la coordinación en una región Se aprovechan las economías de las operaciones locales Mejor comunicación directa con los intereses locales Proporciona un campo de capacitación medible para los gerentes
generales Desventajas:
Se requiere más personas con habilidades gerenciales Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos y
puede requerirse servicios como personal y compras en el nivel regional
Se complica el problema del control por parte de la alta dirección
Departamentalización geográficas, por clientes
Ventajas: Se concentran los esfuerzos de la empresa en las necesidades
de los clientes Se hace sentir a los clientes que cuentan con un proveedor
comprensivo Se desarrolla la pericia en el área de atención a clientes
Desventajas: Se pueden dificultar la coordinación de operaciones entre
demandas contrapuestas de los clientes Se requiere de administradores y equipo de soporte expertos en
problemas de los clientes No siempre es posible definir claramente grupos de clientes
Departamentalización geográficas, por clientes
PresidenteBanca comunitariaBanca empresarialBanca institucional
Prestamos inmobiliarios e hipotecarios Banca agrícola
Departamentalización geográficas, por procesos o equipo
Ventajas: Se obtiene ventaja económica Se usa tecnología especializada Se utilizan habilidades especiales Se simplifica la capacitación
Desventajas: Se dificulta la coordinación de departamentos La responsabilidad de las utilidades recae en la cima Modelo inconveniente para el desarrollo de personal
directivo por el énfasis en el proceso
Departamentalización geográficas, por procesos o equipo
Presidente Ingeniería Producción
Galvanoplastia Troqueles Soldadura
Comercialización Finanzas Personal
Departamentalización matricial
Diseño estructural según varios especialistas de diferentes departamentos funcionales están asignados para trabajar en uno o más proyectos
Es una estructura basada en equipos
Tramo de control
Se refiere a la cantidad de personal que un administrador supervisa directamente en forma eficiente y eficaz
Existen dos razones por las cuiales es importante: El tramo de control afecta la utilización eficiente de
los gerentes y el desempeño efectivo de sus subordinados
Existe una relación entre un tramo de control y la estructura organizacional
Esfera o tramo de control
Gerente Arvizu Subgerente Benítez
Empleado Ríos Empleado Pérez Empleado De la Huerta Empleado Hernández
Subgerente Cohen Empleado Benavidez Empleado Márquez Empleado Grajeda Empleado Murga
Estructuras altas y estructuras planas (tramo amplio y tramo reducido)
Tanto las estructuras altas como las planas tienen sus partidarios y sus críticos
Los tramos amplios requieren costos y comunicaciones
Los tramos reducidos requieren más supervisores y el gasto adicional de oficinas ejecutivas, secretarias, además de las prestaciones marginales
Factores que afectan la elección del tramo de control
Parecido o similitud de las funciones Cercanía geográfica de las funciones Complejidad de las funciones Dirección y control que necesitan los
subordinados Coordinación que se exige al supervisor Planeación que se exige al supervisor Asistencia organizacional que recibe el
supervisor
Organización con tramos estrechos
Ventajas: Estrecha supervisión Estricto control Rápida comunicación entre subordinados y superiores
Desventajas: Los supervisores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo
de los subordinados Muchos niveles administrativos Altos costos a causa de que hay muchos niveles Excesiva distancia entre el nivel más bajo y el más alto
Organización con tramos amplios
Ventajas: Facilita la delegación Se deben establecer políticas claras Los subordinados deben ser cuidadosamente seleccionados
Desventajas: Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a
convertirse en cuellos de botella en las decisiones Riesgo de pérdida de control para el superior Se requiere de administración de calidad excepcional
Coordinación
Para cumplir las metas organizacionales es necesario coordinar personas, proyectos y tareas
Sin coordinación, los esfuerzos de los individuos desembocarían muy probablemente en retrasos, frustraciones y desperdicios
La coordinación es el arreglo ordenado del esfuerzo de un grupo para propiciar unidad de acción en la consecución de un propósito común
La eficiencia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación
Autoridad
Teorías o fuentes de la autoridad Delegación de autoridad Etapas del proceso de delegación de
autoridad Factores que impiden la delegación de
autoridad
Teorías o fuentes de la autoridad
Teoría de la autoridad clásica o formal Teoría de la aceptación Teoría racional o legal Límites de la autoridad
El nivel jerárquico Los planes de la empresa La capacidad física y mental de los trabajadores
Delegación de autoridad
Aun cuando la delegación es el traspaso del poder legítimo, también tiene que ver con las otras bases del poder
Hay que evitar: Tomar todas las grandes decisiones usted mismo Dar tareas para ser realizadas y no otorgar el necesario grado
de autoridad para hacerlo Usurpar la posición de un colaborador No dar información al colaborador para que pueda tomar las
decisiones de su área de responsabilidad Dar contraórdenes a las de sus colaboradores
Etapas del proceso de delegación de autoridad
Asignación de deberes por un administrador a su subordinado inmediato
Delegación de autoridad Responsabilidad Obligación de respuesta
Factores que impiden la delegación de autoridad
Se necesitan dos partes para que sea efectiva: un administrador dispuesto a delegar y un subordinado dispuesto a aceptar la responsabilidad operativa
La delegación es ineficaz cuando: El administrador considera que le toma más tiempo explicar las
cosas que hacerlas él mismo A los subordinados les falta experiencia necesaria El potencial de errores que se cometen es muy elevado y
costoso Muchos subordinados pueden temer asumir mayores
responsabilidades Carencia de recompensa por aceptar por aceptar una
responsabilidad extra
Centralización y descentralización
Ventajas de centralización: Se obtiene una visión amplia de la organización Hace más fácil la administración Puede aplicarse políticas y normas comunes Proporciona ciertas funciones de servicio de un modo rentable Es más fácil evitar decisiones incoherentes
Desventajas de centralización: La autoridad está concentrada en un punto central Un cuerpo controlador toma las principales decisiones Puede dar lugar al autoritarismo Limita el desarrollo de administradores
Centralización y descentralización
Ventajas de la descentralización: Libera a la alta dirección de alguna carga de toma de decisiones Estimula la toma de decisiones y la aceptación de a autoridad El mayor compromiso y motivación puede llevar a una mayor
productividad La responsabilidad y la delegación de autoridad desarrollan directivos
en mayor cantidad y calidad Los departamentos funcionales están más en contacto
Desventajas de la descentralización: Hace más fácil tener una política uniforme Aumenta la complejidad de la coordinación de las unidades de la
organización descentralizada Las unidades de organización se vuelven demasiado independientes La descentralización suele implicar la contratación de más personal
Factores que influyen en el grado de centralización y descentralización
Más centralización El ambiente es estable Las decisiones son significativas La organización es pequeña Los clientes están muy cerca Los productos en su mayoría son homogéneos Los proveedores están cerca Es necesario tomar decisiones rápidas
Más descentralización El ambiente es complejo e incierto Los gerentes de nivel bajo son capaces Los gerentes de nivel bajo desean intervenir en las decisiones La organización es grande Los clientes están dispersos Es necesaria la creatividad
Tipos de autoridad
Autoridad de línea Autoridad staff Estos tipos de autoridad difieren de
acuerdo con el tipo de poder en el que se fundamentan
Autoridad staff
Ventajas: Investiga permanentemente lo que puede mejorarse Sugiere planes concretos a la gerencia Permite a los especialistas dar consejo profesional Proporciona a los especialistas un medio de adiestramiento
Desventajas: El staff puede resultar ineficaz por su falta de autoridad Puede dar lugar a confusión entre los asesores Se requiere buena voluntad Tiende a asumir la autoridad de línea Confunde a la organización cuando las funciones no son claras
Administración por comités
La estructura administrativa gira en torno a un equipo y no en torno a una persona que toma la decisión
Las principales razones para los comités son: Permitir a los miembros de la organización
intercambiar ideas Generar sugerencias
Los comités son grupos de personas procedentes más o menos del mismo nivel
Tipos de comités
Directivo Ejecutivo De vigilancia Consultivo Formales Informales
Ventajas de los comités
Facilitan la resolución de problemas Facilitan la coordinación Control sobre la autoridad Mejoran la motivación Proporcionan la equidad
Desventajas de los comités
La posibilidad del dominio individual Actúan con lentitud y son costosos Debilitan las decisiones Diluyen la responsabilidad