ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS...
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS ESCUELA DE INGENIERIA EN FINANZAS, AUDITORIA CPA TESIS DE GRADO Previa la obtención del título profesional de Ingeniero Financiero Auditor. CPA TEMA: ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA: “BECERRA MAQUINAS Y ACCESORIOS” UBICADA EN EL PASAJE SAN LUIS 104 Y ANTONIO ANTE (SANTA PRISCA) AUTOR: DANIELA ELIZABETH BECERRA BECERRA. DIRECTOR DE TESIS: DR. JORGE GUERRERO QUITO- ECUADOR- 2010
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ESCUELA DE INGENIERIA EN FINANZAS, AUDITORIA CPA
TESIS DE GRADO
Previa la obtención del título profesional de Ingeniero Financiero Auditor. CPA
TEMA:
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS EN LA
EMPRESA:
“BECERRA MAQUINAS Y ACCESORIOS”
UBICADA EN EL PASAJE SAN LUIS 104 Y ANTONIO ANTE
(SANTA PRISCA)
AUTOR: DANIELA ELIZABETH BECERRA BECERRA.
DIRECTOR DE TESIS: DR. JORGE GUERRERO
QUITO- ECUADOR- 2010
HOJA DE RESPONSABILIDAD
El presente documento, es un requisito precio a la obtención del título de Ingeniero
Financiero, Auditor CPA. De la Facultad de Ciencias Económicas y Negocios,
escuela de Finanzas Auditoría CPA.
Yo Daniela Elizabeth Becerra Becerra con cédula de ciudadanía número
1721745568, en pleno uso de mis facultades, declaro que la presente investigación
es original y contiene comentarios de carácter personal, por lo tanto los resultados
obtenidos, comentarios y conclusiones a las que he llegado a lo largo del trabajo
son de mi absoluta responsabilidad.
Daniela Elizabeth Becerra Becerra.
AGRADECIMIENTO
Son innumerables las personas que han colaborado de manera directa e indirecta en el desarrollo de mi formación profesional, por lo que de manera general, extiendo mi gratitud a todo el personal docente y administrativo de la Universidad Tecnológica Equinoccial que de manera profesional impartieron sus conocimientos y sobre todo sus experiencias profesionales, de manera que no imagino haber estudiado en universidad distinta a esta, que me ha llenado de innumerables satisfacciones.
A la empresa Becerra Máquinas y Accesorios, por la apertura que brindaron para realizar el presente documento, por el extenso conocimiento de sus representantes en cuanto a sus inventarios, por lo que fue posible desarrollar el tema con mayor fluidez y sobre todo por permitirme escudriñar en su información sin restricción alguna.
En especial quiero extender mis agradecimientos al Dr. Jorge Guerrero, Director de mi tesis, quien con infinita paciencia y excelente calidad profesional y moral ha contribuido en el desarrollo de este trabajo investigativo, agradezco su comprensión ante la situación imprevista, que limitaba el tiempo de presentación por lo que los esfuerzos realizados tuvieron que ser enormes, pero de igual manera sé que la recompensa es grande y el desarrollo profesional que tendré será gracias a su infinita ayuda.
Daniela Becerra.
DEDICATORIA
Este trabajo lo dedico en primer lugar a la persona responsable de lo que soy y seré, quien no solo me educó, sino que tuvo la ardua tarea de enseñarme a ser sobretodo persona, por lo que estoy infinitamente agradecida con mi abuela por ser tan la base de mi formación, a toda la Familia Becerra González, que es imposible numerar a cada uno de ustedes, pues corro el riesgo de omitir a alguno, son ustedes partícipes en mi formación, gracias por ser uno de los cimientos fundamentales en mi desarrollo no solo profesional sino también personal, por el apoyo y comprensión incondicional, a mis amigos por su paciencia.
Todos ustedes son importantes.
Daniela Becerra.
RESUMEN EJECUTIVO.
Administración y Control de Inventarios.
La administración y gestión de inventarios es parte fundamental dentro de las
empresas comerciales e industriales, puesto que son el eje principal para el
desarrollo de las actividades, si los inventarios no se manejan correcta y
oportunamente existe el riesgo de interrumpir el proceso productivo, lo que
desencadena en pérdidas significativas. Para efectuar una correcta administración
de los inventarios es importante conocer la respuesta a dos preguntas claves:
Cuánto ordenar y cuándo realizar un pedido?
La primera ayudará a la administración a mantener niveles de stock adecuados,
evitando volúmenes excesivos de materiales que ocasionen obsolescencia o caso
contrario desabastecimiento que genere interrupciones en el proceso productivo o
de venta. Aunque los inventarios proporcionen seguridad en el ciclo operativo,
tienen desventajas como son; los costos de almacenamiento, espacio inutilizado,
capital inmovilizado, etc. Entonces es relevante su estudio para encontrar los
niveles óptimos que se deben mantener para que no entorpecer actividades.
Aspectos fundamentales en los inventarios:
Valoración: realizarla de manera correcta y acorde a las necesidades de la empresa.
Rotación de los inventarios: permite establecer políticas efectivas para la
adquisición periódica de productos, así como determinar cuáles son los artículos
que no tienen uso o venta continua.
Clasificación y Codificación: la clasificación sirve para segregar a los artículos de
manera que puedan agruparse por familias, subfamilias, etc. Para que sean
identificables rápidamente, la codificación permite reconocer a un artículo con el
uso de un código que puede ser numérico o alfanumérico, que dependerá de las
necesidades de la empresa. La codificación debe ser coherente y sobretodo de fácil
asociación para los empleados.
Cantidad económica de pedido: permite conocer la cantidad de artículos a pedir
que minimicen los costos.
Determinación de stocks: ayudan a la gerencia a manejar eficientemente sus
inventarios estableciendo cuales son los máximos y mínimos niveles que la empresa
debe mantener, así como determinar el stock de seguridad.
Almacenamiento: proporciona lineamientos básicos para el manejo de artículos.
Control: el control de inventarios tiene como característica evitar desviaciones
dentro de su manejo.
Dentro de la empresa Becerrra Máquinas y Accesorios es necesario implementar
mecanismos de control del sistema interno así como en el manejo de los
inventarios, para esto el primer paso a seguir es la delimitación y asignación de
funciones a los empleados, establecer políticas y objetivos claros que permitan
manejar de mejor manera sus activos, así como la clasificación y codificación de los
inventarios, establecimiento de la cantidad económica de pedido, stocks máximos,
mínimos y de seguridad, control y almacenamiento, para la empresa es necesario
establecer mecanismos de control claros y eficientes, como son notas de pedido,
ordenes de entrega, etc.
El manejo de los inventarios es un proceso complejo que se lo realiza con práctica,
es decir la determinación de stocks y la elaboración de pedidos depende muchas
veces de la experiencia que se tenga dentro del negocio, pero siempre es
importante conocer cuáles son los procesos a seguir para determinarlos, pues una
pegunta clave en este aspecto es: por cuánto tiempo es posible manejarse
empíricamente dentro de una organización?
En conclusión la efectiva administración de los inventarios dentro de Becerra
Máquinas y Accesorios permitirá que sus operaciones sean realizadas
eficientemente y por lo tanto obtener mejores resultados, puesto que lo que no se
puede controlar, no se puede administrar.
ÍNDICE
CAPITULO I INTRODUCCION
1.1 PROBLEMA 1
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 2
1.3 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA. 2
1.4 ANTECEDENTES Y RESEÑA HISTÓRICA. 3
1.5 OBJETIVO GENERAL 4
1.5.1 Objetivos Específicos 4
1.6 MARCO TEORICO 5
1.7 HIPOTESIS DE LA INVESTIGACIÓN 6
1.8 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN 7
1.9 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN 7
1. 10 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS. 9
CAPITULO II MARCO TEORICO REFERENTE A LOS INVENTARIOS
2.1 INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS 10
2.1.1 Gestión de inventarios 11
2.1.2 Importancia de la gestión de inventarios 11
2.2 DE LOS INVENTARIOS 12
2.3 IMPORTANCIA DEL REGISTRO DE LOS INVENTARIOS 12
2.3.1 Importancia. 12
2.4 TIPOS Y CLASES DE INVENTARIOS 13
2.4.1 Clases de Inventarios 13
2.5 IMPORTANCIA DE MANTENER INVENTARIOS 19
2.6 DESVENTAJAS DE MANTENER INVENTARIOS 20
2.7 METODOS DE VALORACION DE INVENTARIO 20
2.8 MÉTODOS PARA LA FIJACIÓN DEL COSTO 21
2.8.1 Aplicación De Los Métodos 23
2.9 KARDEX 23
2.10 ERRORES COMUNES EN LOS INVENTARIOS 23
2.11 IMPORTANCIA DE LA ROTACION DE INVENTARIOS 23
2.11.1 Rotación De Inventarios 23
2.12.2 Importancia. 24
2.12.3 Ventajas al mantener rotación de inventarios 26
2.12 CLASIFICACION Y CODIFICACION DE MATERIALES 26
2.12. 1 Característica De Un Código 27
2.12.2 Estructura de un código 28
2.13 DE LA DEMANDA 29
2.13.1 Determinación de la demanda 29
2.13.2 Cantidad económica de pedido 30
2.13.3 Costo de orden 31
2.13.4 Punto de Pedido 31
2.14 DETERMINACIÓN DE STOCKS 31
2.14.1 Determinación de stock máximo. 31
2.14.2 Determinación de stock mínimo requerido. 31
2.14.3 Determinación del stock de seguridad. 32
2.15 DEL ALMACENAMIENTO 32
2. 15.1 Almacenamiento de objetos 32
2. 15.2 Costos de almacenamiento 33
2.16 DEL CONTROL 35
2.16.1 Características del control 35
2.16.2 Tipos de control 36
2.16.3 Principios de control 36
2.17 CONTROL DE INVENTARIOS 36
2.17.1 Objetivo y control de los inventarios 38
2.17.2 Objetivos del inventario físico y su Control 41
2.17.3 Ventajas de un control de inventarios 41
2.17.4 Responsabilidad 42
2.18 TIPOS DE CONTROL DE INVENTARIOS 42
2.19 CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS 43
2.20 RIESGOS DE LOS INVENTARIOS 44
2.20.1 Riesgos en el manejo de inventarios. 44
MARCO LEGAL
2.21 NORMAS ECUATORIAS DE CONTABILIDAD 45
2.21.1 NEC 11 INVENTARIOS. 45
2.22 REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO 46
2.23 REGLAMENTO 49
CAPITULO III SITUACION ACTUAL: BECERRA MAQUINAS Y ACCESORIOS
3.1 ANTECEDENTES 50
3.2 ESTRUCTURA ACTUAL DEL MANEJO DE INVENTARIOS 53
3.2.1 Codificación De Inventarios 53
3.2.2 Valoración De Inventarios 57
3.2.3 Rotación De Inventarios 58
3.3 ANALISIS DEL COMPORTAMIENTO DE LOS INVENTARIOS 58
3.4 ALMACENAMIENTO DE LOS INVENTARIOS 58
3.5 CONTROL SOBRE EL MANEJO DE INVENTARIOS 59
3.5.1 Adquisición. 59
3.5.2 Venta: 61
3.5.3 Despacho. 62
3.6 DISTRIBUCION DE ESPACIOS. 64
3.7 ANALISIS FODA 65
CAPITULO IV PROPUESTA
4.1 INTRODUCCION 69
4.2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL. 71
4.2.1 Gerente Propietario 71
4.2.2 Contador 72
4.2.3 Adquisición. 72
4.2.4 Ventas. 73
4.2.5 Bodeguero 73
4.2.6 Mensajero 74
4.3 CLASIFICACION Y CODIFICACION DE LOS INVENTARIOS 74
4.4 VALORACION DE INVENTARIOS 79
4.5 COSTO DE LOS INVENTARIOS 79
4.6 ROTACION DE INVENTARIOS. 80
4.7 DETERMINACION DE STOCKS. 81
4.7.1. Punto De Pedido 82
4.7.2 Cantidad Económica De Pedido. 82
4.8 CONTROL 83
4.8.2 Factura 83
4.8.2 Orden de compra 85
4.8.3 Orden de entrega 86
4.9 ALMACENAMIENTO 87
4.10 PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA CONSTATACION 88 FISICA DE LOS INVENTARIOS DE MERCADERÍAS
CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES 92
5.2 RECOMENDACIONES. 93
5.3 BIBLIOGRAFIA 94
5.4 GLOSARIO 96
5.5 ANEXOS 97
5.5.1 Codificación 97
5.6 FLUJOGRAMAS 98
5.6.1 Proceso de Compra 98
5.6.2 Proceso de Recepción y almacenamiento 99
5.6.1 Proceso de Venta 100
5.7 EJEMPLOS DE AJUSTES 101
5.7.1 Faltantes 101
1
CAPITULO I
INTRODUCCION
1.1 PROBLEMA
El presente trabajo tiene como objetivo fundamental dentro de la empresa
“Becerra Máquinas y Accesorios”, establecer la optimización de recursos,
administración, logística de materiales. Ya que es fundamental eliminar los gastos
innecesarios, es por esto que, es necesario encontrar las diferencias de inventarios
y profundizar en como las personas encargadas los administran y controlan para no
gastar recursos en fallas operativas
Los costos obtenidos por inventario, administración y control de los materiales
pueden ser demasiado elevados y por consiguiente estar sobre el precio de
mercado y perder clientes, lo que provocaría el cierre del negocio. Para evitar esto,
se requiere contar con un sistema adecuado de planeación, administración y control
para cada uno de los artículos, con lo cual se pretende reducir la inversión de
inventarios al mínimo posible pero sin descuidar la entregas a los clientes,
manteniendo niveles óptimos dependiendo del tipo de artículo, evitando el
almacenamiento de productos innecesarios, es así que se determinará las
necesidades reales de abastecimiento.
El manejo inadecuado de documentación genera una distorsión en la información,
distribución incorrecta de materiales y a su vez impide que se realice un conteo
físico veraz y rápido, existe también en relación a este aspecto una carencia de
planificación en los pedidos de compras.
La carencia de control interno de inventario causa en la organización una
incertidumbre que no permite tomar decisiones certeras, lo cual contribuye con la
desmejora de la gestión administrativa de una organización, de allí la importancia
de los inventarios, debido al impacto financiero que el mismo representa en el
capital de trabajo.
2
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Conoce la empresa “Becerra Máquinas y Accesorios”, la importancia de la
administración y control de inventarios?
¿Se ha realizado diferenciación de inventarios dentro de la empresa?
¿Conoce la empresa las necesidades de abastecimientos para cubrir los
requerimientos con clientes?
¿Qué métodos puede usar la “Becerra Máquinas y Accesorios” para administrar y
controlar sus inventarios?
¿”Becerra Máquinas y Accesorios” realiza un control interno de los inventarios para
su administración?
1.3 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA.
La administración y control de inventarios es una tarea compleja en la mayoría de
empresas, especialmente en aquellas en que la demanda de los productos que
ofrecen es altamente variable. Cuando esto ocurre el problema debe ser atacado de
una manera diferente a lo que se acostumbra. El surgimiento de políticas
empresariales marca un cambio importante consiguiendo una reducción de costos
significativa para las empresas
Manejar niveles de existencia de manera exitosa implica establecer mecanismos de
control interno que estén en capacidad de hacer que se lleven a cabo de manera
efectiva las operaciones relacionas con las compras, almacenamiento, distribución,
despacho y ventas, sin descuidar lo referente a pedidos y las relaciones con los
proveedores
3
Satisfacer los requerimientos de los clientes en calidad, cantidad, en el tiempo justo
y a buen precio.
Para eso es necesario llevar a cabo un análisis de la cadena de suministro para el
caso de “Becerra Máquinas y Accesorios” y determinar los valores adecuados para
los parámetros que definen un producto. Por último se hace una recomendación
final para la implementación de un sistema de control y administración de los
inventarios que Becerra Máquinas y Accesorios posee.
1.4 ANTECEDENTES Y RESEÑA HISTÓRICA.
“Becerra Máquinas y Accesorios” es una empresa que se dedica a la venta de
máquinas y accesorios para la industria de la confección, sus principales clientes
son las pequeñas y medias empresas del sector.
Entre las actividades que realiza están la venta e importación de máquinas y
accesorios, es una empresa que provee a otros punto de venta similares.
Los inventarios son importantes, particularmente en compañías dedicadas a las
compras o a las ventas y este siempre se muestra por el lado de los activos en el
balance general. No obstante, pocos gerentes pueden identificar específicamente
en qué forma obtienen los inventarios una ganancia o por lo menos, qué ganancias
están obteniendo.
Otros puntos de vista creen que el exceso de inventarios o un inventario
significativo proporciona un “colchón” de seguridad para las fluctuaciones de la
demanda o las demoras de los proveedores. De estas diferencias nace la necesidad
de obtener un balance entre las existencias de seguridad y costos mínimos de
inversión en inventarios.
4
En base a lo mencionado, una empresa sea grande, mediana o pequeña, siempre es
importante tener control de los inventarios, para esto diariamente se invierten
recursos de todo tipo para que las existencias se mantenga sanas y sobre todo sean
confiables.
Por esta razón el presente tema pretende analizar el control de los inventarios de la
empresa “Becerra Máquinas y Accesorios”.
El control es una función básica y primordial en toda organización, este se basa en
el establecimiento de normas, medición del desempeño con base a esas normas y la
corrección de las variaciones y desviaciones con relación al plan establecido.
Es necesario un proceso de mejoras continuas, estas se basan en el buen
desempeño y control de los inventarios, porque el conocimiento certero de los
materiales con los cuales se cuenta en Stock y la utilización de un control exhaustivo
de ingreso y movimiento del inventario garantiza la exitosa gestión administrativa
1.5 OBJETIVO GENERAL
Proponer un diseño para la administración y control de inventarios en la empresa
“Becerra Máquinas y Accesorios”
1.5.1 Objetivos Específicos
Diagnosticar los procesos actuales de manejo de inventarios en la empresa
“Becerra Máquinas y Accesorios.”
Señalar los procedimientos generales para la recepción, registro, traslado y
Control de los inventarios
Desarrollar y fortalecer los conocimientos y capacidades de encargados y
jefes de área o departamentos vinculados a la administración y control de
bodegas e inventarios de la empresa “Becerra Máquinas y Accesorios”.
Especificar el cuidado y almacenamiento de materiales,
5
Establecer un sistema de control y cuidado de existencias, preparación de
pedidos y despacho, etc.
Determinar los tipos de control de inventario
Revisión de ciclos de inventario como es la rotación de inventario, el stock
mínimo requerido, las necesidades de abastecimiento
Expresar los riesgos involucrados e inherentes en los inventarios
Garantizar la existencia de productos en inventario para evitar pérdidas en
ventas.
1.6 MARCO TEORICO
Está constituido por los antecedentes que guardan relación con la investigación; así
como las bases teóricas en el cual fundamentan la definición de términos básicos,
sistema de variables, conceptos y operaciones, que son el sustento para confrontar
las teorías existentes, permitiendo desarrollar y conceptualizar los contenidos.
Se mencionan algunos estudios previos relacionados con la variable de estudio de
esta investigación, se tomarán referencia de otros autores y escritos encontrados
sobre el tema a tratar como son: procesos de control interno de inventarios,
normas y procedimientos para el control de inventarios orientados al mejoramiento
de la gestión y al diseño de estrategias enfocadas hacia la mejora continua del
proceso.
Para lograr los objetivos planteados en la investigación se emplearan técnicas y
métodos que faciliten el desarrollo de la investigación. En primer lugar se debe
realizar un análisis de las áreas involucradas en el proceso, para esto se recolectaran
datos, se observara todo el proceso de control y administración existente.
De acuerdo con los antecedentes expuestos es de suma importancia resaltar, que
en todos los estudios revisados, los mismos que estarán basados en normas,
procedimientos para el buen desempeño y control de inventario dentro de una
6
empresa, permitirá destacar el propósito del estudio realizado, así como también
obtener indicadores de calidad en los procesos.
La administración de inventario repercute directamente sobre los resultados de
toda organización. Por su creciente importancia, es una tarea que todo gerente
debe tener en cuenta para que su cálculo sea el más exacto posible.
Un adecuado de inventario requiere de una revisión minuciosa y exacta.
El control interno de inventarios está vinculado con las actividades de compra,
fabricación y ventas de un producto. Un adecuado control interno de los inventarios
exige que las mercancías sean debidamente pedidas, recibidas, controladas,
segregada, usadas y contadas físicamente para asegurar la corrección de los
inventarios y su adecuada valuación
En esta etapa de la investigación también se abordan los conceptos básicos para el
entendimiento del tema de investigación, se realiza un estudio breve de todas las
definiciones a tratar para el mejor entendimiento de las personas que vayan a hacer
uso de este escrito.
1.7 HIPOTESIS DE LA INVESTIGACIÓN
La propuesta de un diseño de administración contribuirá al mejoramiento del
control de los inventarios en la empresa
Variables independientes
La propuesta de un diseño de Administración.
Variable dependiente
Mejorar el control de inventarios en la empresa.
7
1.8 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
HISTORICO.- se refiere a la información de hechos del pasado que sirve para tener
una base, un fundamento y ayuda a centrarse más en la investigación del tema que
propone.
LÓGICO.- ayuda a través de la simple lógica para determinar el camino a seguir y
que llevara a seguir el objetivo general que se propone en el estudio. Además el
metodológico lo lleva a la implementación utilizando las variables que sirven para
la interpretación y análisis de las mismas.
INDUCTIVO.- sirve para obtener conclusiones que parten de los hechos particulares
para llegar a conclusiones generales.
DEDUCTIVO.- pretende recopilar datos generales para sacar conclusiones
particulares.
1.9 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN
Observación.- Es una técnica que consiste en observar atentamente el caso,
tomar información y registrarla para su posterior análisis; en ella se apoya el
investigador para obtener el mayor número de datos
Observación Directa
Es directa cuando el investigador se pone en contacto personalmente con el
hecho o fenómeno que trata de investigar.
. Determinar el objeto que se va a observar
1. Determinar los objetivos de la observación (para qué se va a observar)
2. Determinar la forma con que se van a registrar los datos
3. Registrar los datos observados
8
Entrevista
Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas:
El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener
información de parte de este, que es, por lo general, una persona entendida en la
materia de la investigación.
Empleo De La Entrevista
Cuando se considera necesario que exista interacción y diálogo entre el
investigador y la persona.
Cuando la población o universo es pequeño y manejable.
Condiciones Que Debe Reunir El Entrevistador
Debe demostrar seguridad en sí mismo.
Debe ponerse a nivel del entrevistado; esto puede esto puede conseguirse
con una buena preparación previa del entrevistado en el tema que va a
tratar con el entrevistado.
Debe ser sensible para captar los problemas que pudieren suscitarse.
Comprender los intereses del entrevistado.
Debe despojarse de prejuicios y, en los posible de cualquier influencia
empática.
Consulta A Expertos
Es obtener información de personas con conocimientos del tema a investigar, la
consulta a expertos puede ser de personas que hayan realizado trabajos de
investigación dentro de la empresa en cuestión o de personas ajenas pero que
están relacionadas al tema.
La consulta a expertos sirve para obtener datos e información de manera clara y
precisa.
9
1.10 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS.
Es la evaluación e interpretación de la información y los resultados obtenidos en
todo el proceso de investigación
CONCLUSIONES. Es la síntesis del proceso de investigación, contienen el
resumen de lo que se encontró en el análisis.
RECOMENDACIONES. Contienen sugerencias coherentes con los temas
investigados con la finalidad de mejorar algún aspecto que se encuentra
incorrecto.
10
CAPITULO II
MARCO TEORICO REFERENTE A LOS INVENTARIOS
2.1 INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
El objetivo de la administración de inventarios, como el de la administración de
efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen; por una parte, se requiere
minimizar la inversión del inventario, pues los recursos que no se destinan a este
pueden invertirse en otros proyectos aceptables. Por la otra, hay que asegurarse de
que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda y
para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos.
Reduciendo el inventario se minimiza la inversión, con riesgo de no poder satisfacer
la demanda y obstaculizar las operaciones de la empresa. Si se tiene grandes
cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer a
la demanda e interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se
aumenta la inversión y el riesgo de que los inventarios sean excesivos y puedan
resultar obsoletos.
La gerencia generalmente debe analizar dos aspectos significativos en cuanto al
manejo de sus inventarios y sus necesidades de abastecimiento las cuales son:
1. Hacer muchos pedidos de tamaño pequeño.
2. Realizar pocos pedidos de gran tamaño.
La gerencia comúnmente se encuentra en conflicto ante las dos propuestas ya que
la una encarece el costo de adquisición y la segunda disminuye su liquidez, para
tomar la una decisión certera es necesario conocer cuál es el comportamiento que
presentan los inventarios dentro de una empresa en particular, puesto que no cada
una tiene un ritmo de operaciones diferente a otra, es así que las decisiones que se
toman en torno a la administración de las existencias es fundamental para asegurar
el continuo ciclo de operaciones y el eficiente uso de recursos.
11
2.1.1 Gestión de inventarios
La Gestión de Inventarios es la técnica que permite mantener una existencia de
productos a un nivel adecuado, según sean las necesidades de la empresa y en
consecuencia de las estrategias de producción o comercialización.
El ¿Cuándo? y ¿Cuánto? ordenar son las preguntas en las que se basa la
administración de inventarios, si se reabastece el inventario en periodos cortos de
tiempo la cantidad pedida debe ser pequeña, lo cual reduce el costo de
conservación pero se incrementa el de ordenar; si se reabastece el inventario en
periodos largos de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo cual reduce el
costo de ordenar pero incrementa el costo de conservación. Los inventarios son
susceptibles a errores de criterio en cuanto a las decisiones básicas sobre su
mantenimiento y conservación, lo cual genera contratiempos y dificultades
relacionadas sobretodo con el manejo de los mismos, por lo tanto es importante
conocer que los inventarios al ser el alma de la empresa deben ser controlados y
administrados de manera eficiente.1
2.1.2 Importancia de la gestión de inventarios
La administración de inventarios, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
3. Qué artículos del inventario merecen atención especial.
4. De qué manera puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los
artículos del inventario.
1 Ramírez José. Fundamentos de Inventarios. Instituto Universitario de Tecnología “READIC”,
Maracaibo (Pág 3)
12
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser
instantáneas, se debe contar con existencia del producto a la cual recurrir
rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el
proceso de entrega o producción
2.2 DE LOS INVENTARIOS
2.2.1 Inventarios
Son todos aquellos bienes que adquiere una empresa comercial, Industrial, etc.
Para su posterior venta, por ello la importancia de la correcta valuación, manejo y
control de ellos. Un inventario aparece en el balance general dentro de los activos
en el subgrupo de Activos Disponibles o Circulante.
Por lo tanto la meta principal de los inventarios es facilitar la continuidad del
proceso productivo y la satisfacción de los pedidos de los consumidores y clientes,
tanto internos como externos. Los inventarios suelen actuar como reguladores
entre los ritmos de salida de fases y entrada.
2.3 IMPORTANCIA DEL REGISTRO DE LOS INVENTARIOS
2.3.1 Importancia.
La importancia de mantener un registro de inventarios radica en mantener la buena
gestión de la empresa, saber cuáles son los valores y cantidades reales en el
almacén asegura la continuidad del proceso productivo, así como la eficiencia en el
uso de recursos tanto financieros como materiales.
Los registros y el inventario podrían no coincidir por muchas razones. Por ejemplo,
si las existencias están en un espacio abierto, los artículos pueden ser tomados para
efectos legítimos y para otros no autorizados. Alguien pudo tomar la mercancía con
13
rapidez y no registrar el movimiento, por lo que el valor registrado se contrapone a
la existencia real de las mercaderías.
En ocasiones los artículos son colocados en un lugar equivocado y no se los
encuentra oportunamente o suelen ser almacenadas en varios lugares, pero su
registro se podría perder o el registro de su ubicación podría ser erróneo.
¿Cómo puede la empresa efectuar registros exactos y tenerlos al día? La primera
regla sería teniendo el almacén cerrado con llave. Si solo el personal del almacén
tiene acceso y si una de las medidas para la evaluación del desempeño de este
personal y los aumentos de sueldo por méritos es la exactitud de los registros,
entonces tendrán una fuerte motivación para observar las reglas.
2.4 TIPOS Y CLASES DE INVENTARIOS
2.4.1 Clases de Inventarios:
De acuerdo a las características de la empresa encontramos los siguientes tipos de
inventarios.
Inventarios de mercaderías.
Constituyen todos los bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o
mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin necesidad de ser
modificados. En esta Cuenta se encuentran todas las mercancías disponibles para la
Venta2.
2 www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/planstock.htm
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En el inventario de suministros o materias se incluye:
• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de
industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de
agua.
• Artículos de consumo, destinados para ser usados en la operación de la industria,
dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las
operaciones y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en tienen
gran relevancia.
• Artículos de reparación y mantenimiento.- Los artículos y materiales de
reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, por su gran
volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varían en
relación a sus necesidades.
Inventario de producto en proceso: son existencias que se tienen a medida que se
añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima
bruta, la que llegará a conformar un sub-ensamble o un componente de un
producto terminado. Mientras no concluya su proceso de fabricación, debe ser
considerado como inventario en proceso.
Inventario de producto terminado: son todas las mercancías que un fabricante ha
producido para vender a sus clientes.
Inventario en tránsito: se utiliza con el fin de sostener las operaciones para
abastecer las relaciones comerciales con los proveedores y clientes. Existen porque
el material debe moverse de un lugar a otro.
Mientras el inventario se encuentra en camino no puede tener una función útil para
las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. Por lo
tanto su existencia es efímera.
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Inventario perpetuo: es el que se lleva en el almacén de acuerdo con las existencias
por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar,
en el cual se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas.
El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las
mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el
inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros
de inventario están siempre actualizados.
Con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de
las cantidades que se deben comprar, los precios a pagar por el inventario, la
fijación de precios al cliente y los términos de venta que se ofrecen. El conocimiento
de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.
Inventario final: es aquél que realiza el comerciante al cierre del ejercicio
económico, generalmente al finalizar un período y sirve para determinar la nueva
situación patrimonial después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de
dicho período.
Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzo a las operaciones,
generalmente es el inventario final del periodo contable del año anterior.
Inventario físico: es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y
cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se encuentren en
existencia en la fecha del inventario y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza
como una lista detallada y valorada de los artículos disponibles.
Inventario mixto: inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se
identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.
16
Inventario en consignación: es aquella mercadería que se entrega para ser vendida,
pero que el título de propiedad lo conserva el vendedor.
Inventario máximo: existe el riesgo de que el nivel del inventario pueda llegar
demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto, se establece un nivel de
inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada. Son las máximas
existencias que se deben mantener
Inventario mínimo: es la cantidad mínima de inventario que debe ser mantenida en
el almacén, para evitar que las operaciones de la empresa sean interrumpidas.
Inventario de previsión: se tiene con el fin de cubrir una necesidad futura
perfectamente definida. Se diferencia del de seguridad, en que los de previsión se
tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto,
involucra un menor riesgo.
Inventario de seguridad: son aquéllos que existen como resultado de una
incertidumbre en la demanda u oferta de unidades, protegen contra la
incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de
espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser
aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la
demanda.
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el
aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto
de la demanda durante un periodo de reabastecimiento.
Inventario de anticipación: son los que se establecen con anticipación a los
periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o a un periodo
de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-
trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas
de producción.
17
Inventario de lote o de tamaño de lote: éstos son inventarios que se piden en
tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea
necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar
cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir
costos de pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.
Inventario estacional: se diseñan para cumplir más económicamente la demanda
estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la
demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las
operaciones y para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse
frecuentemente.
Inventario cíclico: son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de
operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar,
producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se decide trabajar por
lotes. De esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares
dentro del sistema 3
Inventario Periódico: También llamado sistema de cuenta múltiple, consiste en
controlar la cuenta de mercaderías en varias cuentas que por su nombre nos indica
a que se refieren cada una de ellas y requiere un inventario periódico que es el
resultado de constatación física espontanea. Este sistema controla los inventarios a
través de las siguientes cuentas:
Mercaderías.- registra los valores del inventario inicial, que no varía en el transcurso
del ciclo contable, llegado al fin del periodo contable registra el valor del inventario
final, que se convertirá en el inicial del siguiente año.
3 Álvarez Roberto, Administración Y Control de Inventarios para una fábrica de bloques de concreto
(pág 21)
18
Compras.- registra todas las adquisiciones de mercaderías realizadas dentro del
ciclo contable. Estas se realizan al COSTO
Devolución en compras.- registra valores correspondientes a las devoluciones de las
compras realizadas por la empresa.
Descuento en compras.- intervienen los valores por descuentos concedidos a la
empresa sobre la mercadería que se adquirió.
Ventas.- reconoce las ventas de mercadería que realizo la empresa, estos valores
son determinados al PRECIO de venta.
Devolución en ventas.- son los valores por concepto de devolución de las
mercaderías adquiridas previamente, sea por encontrarse en mal estado, el
producto adquirido no es el solicitado, etc.
Descuento en Ventas.- son valores concernientes a los descuentos que la empresa
concede a sus clientes.
Costo de Ventas.- son valores que se determinan mediante la regulación al término
del periodo contable. Esta regulación diferencia el costo del precio de venta.
Utilidad Bruta/pérdida en Ventas.- posee el valor establecido mediante diferencia
entre las ventas y el costo de ventas, cuando la primera es superior a la segunda, se
obtiene utilidad, caso contrario se encuentran pérdidas en las operaciones.
19
2.5 IMPORTANCIA DE MANTENER INVENTARIOS
Los inventarios agregan al producto utilidad de tiempo, lugar y cantidad. Aquel
producto que no está en un lugar determinado, en tiempo requerido y en
cantidades solicitadas, tiene pocas posibilidades de consumo4
Razón operativa o de transacciones.
Debido a que las empresas comerciales distribuyen mercaderías para su venta al
por mayor o menor, es imprescindible que exista disponibilidad inmediata de estas,
por lo tanto se debe mantener un stock adecuado de mercaderías que funcione
como una fuente constante de abastecimiento
Razón precaucional
Mantener un stock de reserva, puesto que los inventarios no se consumen de forma
uniforme y es imposible mantener una exactitud de adquisición de pedido cuando
las existencias en el almacén se hayan terminado, el stock de reserva también es útil
en temporadas de alta demanda o cuando se presentan problemas de
abastecimiento o producción.
Razón especulativa.
Cuando se espera un alza en el precio de un producto en el futuro, se deben
mantener cantidades mayores a las usuales para aprovechar el resultante de la
variación de precio, o se puede usar esta ventaja para vender el producto a un
precio menor del que se encuentre en el mercado, así se obtienen mayores
cantidades de ventas y por lo tanto de utilidades5.
4 M. Kileen Louis. Técnicas de administración de inventarios. México (pag3)
5 Galindo Campins Jessica, Administración de Inventarios y su aplicación en una empresa de
perfumes y cosméticos, Guatemala (pág 5)
20
2.6 DESVENTAJAS DE MANTENER INVENTARIOS
1. Capital inmovilizado.
2. Obsolescencia, expiración de la vida útil, debido a esto, se obtiene pérdida.
3. Espacio para mantenerlo.
4. Costos de mantenimiento (calefacción, refrigeración, etc.)
5. Costos de calidad (exposición a posibles daños, personal capacitado para su
cuidado)
6. Costos de seguridad y vigilancia.
2.7 METODOS DE VALORACION DE INVENTARIO
Las empresas deben valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar la utilidad
y fijar la producción con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los
siguientes métodos para valorar los inventarios:
1. Valoración por identificación específica: En las empresas cuyo inventario consta
de mercancías iguales, pero cada una de ellas se distingue de los demás por sus
características individuales de número, marca o referencia y un costo determinado,
los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que estos
aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color, número de motor,
serie, modelo etc.
2. Valoración a costo estándar: Este método facilita el manejo del auxiliar de
mercancías "kardex" por cuanto sólo requiere llevarse en cantidades por unidades
homogéneas.
3. Valoración a precio de costo: Valorar el inventario a precio de costo significa que
la empresa relaciona las mercancías al precio de adquisición.
21
2.8 MÉTODOS PARA LA FIJACIÓN DEL COSTO
Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son
el promedio ponderado, PEPS o FIFO, a continuación se presentan sus fundamentos
y un ejemplo de su aplicación:
1. Método del promedio ponderado
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que
hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no
en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a
diferentes..precios.
Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la
mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, después se
divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en el
periodo.
2. Método PEPS o FIFO
Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al
inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras
que se compran, son las primeras que se venden.
22
2.8.1 Aplicación De Los Métodos
Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicación de cada uno de los
métodos para la fijación del costo de mercancías en el inventario.
Cantidad Costo unitario Valor total
Inventario inicial 10 Unid. $ 10.000 $ 100.000
Compras 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000
Cantidad total 40 Unid. $ 550.000
Ventas periodo 35 Unid.
Inventario final 5 Unid.
1. Promedio ponderado
Valor total = $550.000 = $13.750 Cantidad total 40
El valor promedio del costo por artículo es de $13.750
El valor del inventario final = 5 Unid. * $13.750 = $68.750
El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en existencia.
2. PEPS o FIFO
Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000
El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía comprada.
3. Análisis final
Al analizar los tres métodos se puede sacar como
conclusión que la valoración más baja es la obtenida
con el UEPS, la más alta con el PEPS y una valoración
intermedia con el promedio. La valoración de los
inventarios depende de la industria.
Promedio $ 68.750
PEPS $ 75.000
23
2.9 KARDEX
Son tarjetas de control de las existencias, lo que permite tener un registro individual
y actual de todos los artículos que se encuentran en inventario
TARJETA KARDEX
Artículo: Cantidad Mínima: Precio de Costo:
Código: Cantidad Máxima: Precio de Venta:
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
FECHA DETALLE CANT VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
CANT VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
CANT VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
2.10 ERRORES COMUNES EN LOS INVENTARIOS
Sobrantes y faltantes de inventarios: se dan por problemas referentes a la recepción
de mercaderías, errores en despachos, ingreso al Sistema Contable, saldo alterado,
etc.
Error de registro: son realizados por falta cautela al momento de ingresar un dato
en el sistema de contabilidad.
2.11 IMPORTANCIA DE LA ROTACION DE INVENTARIOS
2.11.1 Rotación De Inventarios
La rotación de inventarios nos indica la rapidez o número de veces que el inventario
se mueve, es decir cuántas veces se reemplaza en el año, mes, etc. Dependiendo
del tipo de cálculo.
24
El número de veces que un inventario rota depende de la industria en donde la
empresa opera ya que los niveles de rotación no son parámetros inflexibles, por
ejemplo, una rotación de inventario en una empresa dedicada a derivados lácteos
que tenga un índice de rotación inferior, puede ser perjudicial, por el alto grado de
caducidad del producto, lo contrario sucedería en una empresa que se dedique a la
manufactura de árboles de navidad.
BAJO ÍNDICE: Puede ser una señal de liquidez deficiente, demasiado abastecimiento
de algunos artículos anticipando un periodo de grandes ventas. O puede tratarse de
un producto cuya venta sea estacionaria.
ALTO ÍNDICE: Muestra una selección de productos muy limitada, quizá mercancía
de salida rápida.
Los movimientos rápidos se ven como una tendencia positiva pues aumenta el flujo
del efectivo, reduce el almacenamiento de los inventarios, etc. Este índice muestra
cómo la gerencia está usando el inventario y se puede mide para comparar un
periodo con el siguiente, o con otra compañía en la misma industria, con el fin de
analizar la gestión.
2.12.2 Importancia.
La importancia de establecer y conocer la rotación que tienen los inventarios dentro
de la empresa radica en la determinar la gestión de la empresa, saber si las
decisiones que se están tomando son las adecuadas para el correcto
funcionamiento de todos los departamentos, la sinergia en la producción es clave
para el negocio en marcha. Por lo tanto si los niveles de rotación no son los
adecuados, la gerencia debe re direccionar y corregir las posibles deficiencias, para
esto es importante mantener una evaluación y control permanente de todos los
departamentos.
25
La tendencia de la rotación del inventario es importante, aunque debe considerarse
el hecho de que intervienen dos variantes: el inventario y el costo de las
mercancías6 vendidas. Los inventarios excesivos, quiere decir, el almacenamiento
de mercancías representan costos de almacenaje más elevados y pueden resultar
en perdidas mas grandes debido al deterioro y a los cambios en el estilo, en la
demanda y en los precios. Los inventarios excesivos pueden también representar
una situación financiera peligrosa para cualquier empresa especialmente, si la
mercancía ha sido comprada a crédito p por medio de préstamos bancarios.
Conocer las necesidades específicas permite determinar las necesidades reales de
efectivo en tiempo determinado, proporcionando así herramientas para la toma de
decisiones en cuanto a capital de trabajo, necesidades de financiamiento,
abastecimiento, inversión, etc. El buen uso de efectivo es de vital importancia para
mantener correctamente las operaciones.
La rotación de inventarios debe compararse con la de años anteriores para
establecer si existe alguna situación anormal.
Para conocer la rotación de los inventarios se usa las siguientes fórmulas;
Rotación de materia prima: Costo materia prima utilizada
Inventario promedio materia prima
Rotación de productos en proceso: Costo de producción
Inventario promedio Producto proceso
6 Kennedy, Auditoría (pág 406)
26
Rotación de productos terminado: Costo producto vendido (costo de ventas)
Inventario promedio Producto terminado
Rotación de inventario: Costo producto vendido (costo de ventas)
Inventario
2.12.3 Ventajas al mantener rotación de inventarios
Se puede mantener precios más bajos
Menos inversión en stock puesto que las existencias pasan menor tiempo en el
almacén como consecuencia haya menor cantidad de dinero inmovilizado.
Evita la obsolescencia de las existencias
2.12 CLASIFICACION Y CODIFICACION DE MATERIALES
Siempre que se habla de codificación es conveniente referirse también a
clasificación, puesto que la una no existe sin la otra.
Industrialmente la codificación de los inventarios no empezó a utilizarse sino hasta
finales de los años 1940 Los precursores más relevantes de esta actividad son
Mitrofanov, de la Unión Soviética, Brisch de Gran Bretaña y Opitz de Alemania
Occidental. Otros sistemas conocidos a disposición comercial son el Miclass,
Multiclass, Vuoso, Code, Dclass, etc.
Hay tantos modos de agrupar objetos semejantes como aspectos semejantes hay
entre cada uno de ellos, por lo que los sistemas de codificación han proliferado
tanto que se pueden contar por centenas7.
7 Coggiola Mauricio. PyCP Clasificación Codificación UT2 (pág4)
27
La mayor parte de los sistemas de codificación son jerárquicos, que van de lo
general a lo específico, existen sistemas de codificación muy sencillos, como
también complejos, numéricos o alfanuméricos. Para que aun sistema sea eficaz
debe ser efectuado a medida y con objetivo limitado.
La habilidad para construirlo radica en que la organización satisfaga al mayor
número de usuarios. Cualquier sistema que se vaya a utilizar deber estar
claramente definido, que los números tengan un solo significado, es decir que sean
inconfundibles y establecidos exclusivamente para cada uno de los materiales.
La clasificación de los materiales precede a la codificación ya que las normas que
se dicten deben basarse en una información previamente establecida.
La clasificación y codificación es un arte intuitivo, por lo tanto es difícil establecer
los pasos a seguir, puesto que estos dependen de la industria, para esto debe
entenderse en primer lugar el significado de las palabras que a continuación se
mencionan:
Clasificar.- es ordenar, disponer por clases o familias
Codificar.- significa transformar una información en una serie de signos gráficos
según las reglas que permiten comprender y entender el mensaje
Aplicación.- sería el uso o destino que se le da al código, sea por atributos de
calidad, propiedad, etc.
2.12. 1 Característica De Un Código
En una fábrica, organización o institución es importante poder identificar o ubicar
los componentes, piezas o productos semejantes rápida y fácilmente. Esto solo se
logra con un lógico sistema de clasificación y codificación.
28
El código debe indicar un solo concepto o articulo. Lo que comúnmente
conoceríamos como un solo sitio para cada cosa.
La cobertura debe ser apropiada y completa, es decir que tenga la suficiente
capacidad de abarcar a los productos de una misma clase.
La clasificación debe basarse en características permanentes. La
consistencia es fundamental.
Preferiblemente la codificación debe ser numérica.
El código debe tener una longitud constante de caracteres.
El código no debe ser excesivamente largo, puesto que es difícil recordarlo y
asociarlo.
Mientras más simple sea el artículo, más simple será el código
Debe ser entendible y manejable por todo el personal, sin necesidad de
especialización, pues el personal que no conoce los códigos puede realizar
actividades esporádicas y ser más eficiente en el despacho de pedidos.
2.12.2 Estructura de un código
La estructura del código puede ser:
• Jerárquica
• En cadena
• Mixta
En la estructura jerárquica el significado de un dígito depende del valor del dígito
anterior. Se conoce también con el nombre de estructura en árbol. Permite amplias
posibilidades de codificación con un reducido número de dígitos.
En la estructura en cadena cada dígito tiene una significación única sin depender de
los valores de otros. Proporciona códigos largos pero cada atributo tiene siempre el
mismo código, lo que ayuda a su memorización8.
8 www.aareii.org.ar/modules/wfdownloads/visit.php?cid=15&lid=13
29
La mayoría de los sistemas comerciales son de estructura mixta, con parte del
código en estructura jerárquica y parte en cadena. Se utiliza en cadena para una
primera clasificación en grupos y dentro de cada grupo se utiliza una codificación
jerárquica.
2.13 DE LA DEMANDA
2.13.1 Determinación de la demanda
Demanda independiente: Se refiere a la demanda de los productos de uso regular
o periódico. La pregunta básica a responder es en qué momento debe pedirse el
material. Los costos de inversión en inventario deben equilibrarse con el nivel de
servicio al cliente deseado o con los costos ligados a la escasez del producto,
puesto que si los pedidos son requeridos demasiado rápido, los inventarios serán
demasiado grandes.
Por lo tanto responder a la pregunta de CUANDO se necesita un producto es mucho
más importante que el cuándo se va a ordenar.
Demanda dependiente: Se refiere a la adquisición de materiales que no se utilizan
con frecuencia, cuya rotación no es significativa y no se necesitan hasta que el
artículo que se va a producir se requiera, por lo tanto es necesario:
1. Desarrollar un plan de elaboración
2. Realizar listas exactas de los materiales que componen un artículo a fabricar.
3. Información exacta de los inventarios disponibles.
4. Información de pedidos ya enviados
5. Tiempos de adquisición precisos.9
9 Álvarez Roberto, Administración Y Control de Inventarios para una fábrica de bloques de concreto,
Guatemala. (pag 37)
30
2.13.2 Cantidad económica de pedido
El modelo de la cantidad económica de pedido busca encontrar la cantidad de
pedido que minimiza el costo anual del inventario
Este modelo es aplicable bajo tres suposiciones básicas, la primera de ellas supone
una demanda constante, pues esta demanda es conocida con anterioridad y no
presenta variaciones cíclicas, por lo que en la realidad del ejercicio económico de
las empresas no es común encontrar un tipo de producto que se comporte de
acorde a esta característica, la segunda condición es que exista una tasa constante
de abastecimiento, es decir que cada pedido sea constante en el año y no presente
variación, la tercera condición consiste en que los tiempos, costos, precios de
compra y venta se mantengan, este modelo es aplicable a situaciones en donde la
estabilidad económica o política prácticamente son nulas.
EOQ= PC(Q/2)+F(S/2(Q/2)) EOQ= √(2FS)/PC
Inventario
Promedio
Costo de
mantenimiento
total
Costo de
orden
Costo total
inventario
Cantidad Económica de
Pedido
A=(S/N)/2 TCC= C*P*A TOC= F*N
TOC= F*S/2A
TIC= TCC+
TOC
EOQ=PC(Q/2)+F(S/2(Q/2))
EOQ= √(2FS)/PC
En donde:
S= Ventas Anuales P= Precio de Compra F= Costo de Ordenamiento A= Unidades promedio en el año N= Pedidos C=Costo porcentual de mantenimiento
31
2.13.3 Costo de orden
Los costos de ordenamiento son fijos, es decir son aquellos en los que se incurren
cada vez que realizamos un pedido, por ejemplo, los costos de teléfono, internet,
fax, etc.
2.13.4 Punto de Pedido
Cuando el stock llega al punto donde es necesario hacer un nuevo perdido para
reaprovisionar el almacén, se dice que está en el punto de pedido
Para calcularlo se parte de una cantidad mínima, y el stock de seguridad (SS).
Tener en cuenta también el tiempo que tarda el proveedor en entregar el pedido
(Tr). Y la media de las ventas estimadas (DM) 10
PP=SS+(Tr*DM)
2.14 DETERMINACIÓN DE STOCKS:
2.14.1 Determinación de stock máximo.
El stock máximo es la cantidad límite que se puede tener en inventarios para evitar
un excesivo almacenamiento.
(Venta máxima mensual/30 días)* Tiempo máximo de remplazo.
2.14.2 Determinación de stock mínimo requerido.
El stock mínimo de pedido es aquel con el que limite inferior necesario para
satisfacer las operaciones comunes de la empresa
(Venta mínima mensual/30 días)* Tiempo máximo de remplazo.
10 Anónimo. Gestión de Stocks. (pág 14) 2006
32
2.14.3 Determinación del stock de seguridad.
El stock de seguridad es aquel con el que cuenta la empresa en caso de existir
alguna contingencia, también proporciona confianza a la empresa puesto que los
pedidos realizados pueden tardar en llegar, etc.
El stock de seguridad se calcula tomando en cuenta el tiempo máximo de entrega
del proveedor (PEM) y cubrir la demanda media (DM)
SS=(PME-PE)*DM
2.15 DEL ALMACENAMIENTO
Para evitar los riesgos derivados de la caída o desplazamiento de los materiales es
importante que sean almacenados con las adecuadas medidas de seguridad para
evitar su deterioro.
2. 15.1 Almacenamiento de objetos
Materiales rígidos lineales: perfiles, barras, tubos, etc.
Se deben almacenar debidamente entibados y sujetos con soportes.
La superficie debe ser firme y resistente.
EXISTENCIAS
TIEMPO
Stock máximo
Nivel de stock
Punto de pedido
Stock de seguridad
Stock mínimo
33
La altura máxima de apilamiento recomendable es de 6 m con acceso
mediante elementos mecánicos si es el caso.
Evitar, en lo posible, el acceso de personal a las zonas altas de los materiales
almacenados.
Los tubos o materiales de forma redondeada han de apilarse
necesariamente en capas separadas mediante soportes intermedios y
elementos de sujeción, como por ejemplo una repisa.
Materiales rígidos no lineales: cajas, bidones, piezas diversas
Las cajas o recipientes de capacidad igual o inferior a 50lb se pueden
almacenar contra la pared o en forma piramidal, no debiendo superarse los
niveles de escalonamiento marcados por el proveedor ni una altura de 5 m.
El almacenamiento, preferiblemente será, en estanterías colocando los
materiales más pesados en la parte inferior.
Asegurar la estabilidad de la estantería.
Las pequeñas piezas hay que almacenarlas en contenedores o cestones.
2. 15.2 Costos de almacenamiento
Costo de capital invertido
Es el costo más importante de todos, puesto que el dinero que se invierte en el
inventario deja de estar disponible para usarse en otras actividades, por lo tanto se
debe determinar un costo de oportunidad que equivalga a la ganancia que se podría
obtener en otras inversiones con valores y riesgos similares
Costos de almacenaje
Este costo varía dependiendo de si se trata de una bodega alquilada o propia. Lo
más fácil cuando es una bodega alquilada es determinar su costo por metro
cuadrado, esto se lo realiza mediante un prorrateo de los gastos incurridos en el
34
especio alquilado. Si por el contrario la bodega es propia, se deben incluir aquellos
gastos como impuestos sobre la propiedad y depreciaciones.
Costos por servicios
Son todos aquellos servicios adicionales como: seguro sobre artículos, renta o
compra de equipo, personal para el manejo de artículos disponibles, gastos de
trasporte, servicio de refrigeración, etc.
Costos asociados con riesgo
Muchos artículos bajan de valor durante el almacenamiento a causa de pérdidas,
deterioros u obsolescencia. Esta pérdida de valor representa un costo que debe
asignarse al mantenimiento de inventarios11.
Costos de Compra
Constituyen los derechos de compra, importación, trasporte y otros (distintos a los
fiscales) atribuidos a la adquisición.
Costo de conversión.
Son los relacionados a las unidades de producción, costos fijos, variables en los
cuales se incurren al convertir los materiales en productos.
Otros costos.
En la medida que son incurridos para la ubicación (bodega)
11 Galindo Campins Jessica, Administración de Inventarios y su aplicación en una empresa de
perfumes y cosméticos. Guatemala (pág 7)
35
2.16 DEL CONTROL
2.16.1 Características del control
Un sistema de control debe ser ajustado a las necesidades de la empresa, un
sistema de control eficiente debe permitir detectar desviaciones oportunamente y
debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para poder aplicarlo, es
importante que los datos reflejados en el control sean de fácil acceso y de simple
interpretación para las personas a las que va dirigido.
Segregación de funciones. Esto evita que el un departamento una sola persona sea
la encargada de realizar todas las fases de adquisición, control y registro
Registro.- este debe ser oportuno y consistente entre periodos contables
Control.-abarca desde el registro de la facturas en el periodo correspondiente en
facturas pre impresas y pre numeradas.
Custodia.- La custodia de las mercaderías debe ser adecuada, ya que el acceso debe
ser restringido al personal a las zonas de almacenaje, producción y embarque esto
asegura el buen uso y control de los inventarios, el propósito de la custodia es
identificar la responsabilidad del personal involucrado en el manejo físico de las
mercaderías
Planeación.- evaluación, comparación con los libros permite el ajuste oportuno de
las diferencias que pudieran existir.
Comprobación.- permite corregir los inventarios periódicamente. Establecer
claramente los máximos y mínimos para evitar situaciones de inversión exagerada o
defectos en los almacenes. Es una herramienta de control de ventas y producción.12
12 Gutiérrez M. Ana. Control Interno De Inventarios De Materiales Eleven Distribuidora Eneldis
(pag26)
36
2.16.2 Tipos de control
Control preliminar.- es aquel que se realiza antes de ejecutar una actividad
Control concurrente.- se ejerce de a manera simultánea a la ejecución de
actividades.
Control posterior.- se aplica después de haber ejecutado las actividades planteadas,
el objetivo es suministrar información para compararla con resultados anteriores y
poder determinar desviaciones para corregirlas, permitiendo así evaluar la eficacia
de la gestión.
2.16.3 Principios de control
Objetividad.- el control existe en función de los objetivos, por lo tanto son
necesarios estándares que sirvan como patrón para la evaluación de lo establecido
Oportunidad.- el control debe efectuarse antes de que se presente el error, para
que las medidas correctivas sean aplicadas con anticipación.
Desviaciones.- todas las desviaciones que se presenten deben ser analizadas
detenidamente para conocer las causas que las originaron y tomar medidas
correctivas para evitar que se presenten en otras oportunidades.
2.17 CONTROL DE INVENTARIOS
Para establecer la importancia y objetivos del control de inventarios es necesario
establecer en que consiste en control.
El control consiste en la medición y corrección del desempeño con la finalidad de
certificar que sean cumplidos los objetivos de la compañía y los métodos ideados
para alcanzarlos, para lo cual debe existir una estrecha relación entre la planeación
37
y el control lo que permite la medición en función a los criterios previamente
establecidos.13
El control de inventarios se refiere a los registros kardex, informes mecanizados,
reparto de comunicación entre otros y a los procedimientos necesarios para
mantener el balance entre el costo total de las existencias y la seguridad al
comprarlos14
El control de inventarios representa la técnica que es diseñada para mantener los
elementos en existencia a unos niveles deseados. Por tal motivo toda la empresa
debe estar estratégicamente alineada y utilizar sistemas de control de inventario a
fin de conocer la existencia bruta en materiales y equipos con los cuales cuenta
La organización debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus
necesidades. La escasez o retraso de un producto por fala de material, puede ser
causa de pérdida de un cliente, lo cual es una perdida financiera no solo por ese
momento sino futura, pues el servicio al cliente es importante para mantener el
negocio en marcha y de este servicio desarrollar una cadena de valor que atraiga
más clientes y por ende mayores beneficios económicos. Por lo que determinar el
beneficio económico de los inventarios es primordial.
La importancia de mantener un control sobre los inventarios permite:
Disponer de cantidades adecuadas de materias y productos para hacer
frente a las necesidades de la empresa
Evitar pérdidas considerables en ventas
Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de
material almacenado
Reducir al mínimo las interrupciones de la producción
13 Gutiérres M. Ana. Control Interno del Inventario de Materiales C.A. Enelven Distribuidora ENELDIS
(Pág 5)
14 Picle. Control de la Producción y de Inventarios (pág 32)
38
Reducir los costos de materiales ociosos, mantenimiento de inventarios,
retraso en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, entre otros
2.17.1 Objetivo y control de los inventarios
Conociendo entonces en qué consiste el control podemos decir que la característica
principal del control de inventarios es evitar que exista alguna desviación en el
inventario físico, evitar el pedido excesivo o el desabastecimiento, aprovechar
descuentos, etc. Por lo tanto podemos decir que el control de inventarios es
fundamental para un buen manejo de efectivo y proporcionar a la empresa
operaciones efectivas.
El objetivo principal es coordinar las actividades gerenciales necesarias para el
mantenimiento óptimo de la empresa para esto es necesario:
Disponer de cantidades de materia y productos para hacer frente a las necesidades
de la empresa
El control de los inventarios en términos generales permite:
Evitar pérdidas considerables en ventas
Evitar pérdidas por obsolescencia
Reducir interrupciones en producción
Reducir costos de materiales ociosos y mantenimiento
Obtener los recursos humanos y materiales, rendimiento máximo con el
mínimo de esfuerzos
Seguridad en la consecución de los planes que se deben cumplir en la
empresa
Presentar corrección de los problemas en la ejecución de los planes
Mejorar los planes futuros.
Incrementar las ganancias
39
El control de inventarios en términos específicos:
1. Reducción del riesgo. Si se desconoce con certeza la demanda de productos
terminados, reduce los riesgos de pérdida, destrucción o daño, para esto tenemos
dos estándares importantes dentro de los inventarios como son el stock de
seguridad de productos terminados y el stock de seguridad de materias primas.
- Stock de seguridad de productos terminados.- se realiza para evitar un
desabastecimiento de demanda ante un aumento de precio, desabastecimiento,
etc.
- Stock de seguridad de materias primas.- para evitar una interrupción en proceso
de producción.
2. Abaratar las adquisiciones y la producción. La producción por lotes permite
reducir costes, puesto que se distribuye el coste fijo de las máquinas. Además es
importante establecer cuál es la capacidad instalada para así usarla al máximo, de lo
contrario se desperdician recursos que fácilmente podrían proporcionar utilidades.
La adquisición de materias primas por lotes otorga descuentos, reparto de costes de
transporte, etc. En ambas se necesita un gran nivel de inventarios
3. Anticipar las variaciones previstas de la oferta y la demanda. Acumulación de
productos ante futuras alzas de precio.
4. Facilidad al transporte y distribución del producto. Si los productos se consumen
en un lugar distinto al que se producen, se puede realizar el transporte por lotes lo
cual reduce los costos.
5. Oportunidad. Mantener constantemente actualizada una base de datos en
cuanto a existencias físicas reales de cada uno de los artículos que posee la
empresa.
40
6. Control Histórico. Llevar un control histórico sobre la rotación que presenta cada
elemento desde que se incorpora a cada uno de los inventarios hasta su posterior
venta.
7. Evaluación Permanente. Realizar periódicamente un programa efectivo de
evaluación de bienes inservibles para el despeje de áreas con el fin de optimizar
recursos.
De lo dicho anteriormente se puede concluir que el principal objetivo de analizar un
Sistema de Inventario es encontrar respuestas a preguntas como las que se
presentan a continuación:
¿Qué artículos deben mantenerse en inventario?
¿Qué cantidad de artículos debe ser ordenada o producida?
¿Cuándo deben generarse las órdenes para que el costo total de manejo de
inventarios sea el mínimo posible?
¿Qué Sistema de Control de Inventario deberá utilizarse para cada caso?
Aspectos fundamentales en el control de inventarios son:
Establecimiento de normas.- para esto es necesario definir los planes de acción que
son el punto de partida para la creación de controles, pues estos varían de acuerdo
al grado de complejidad de los planes, estrategias empresariales y objetivos
establecidos, las normas son criterios de desempeño
Medición de desempeño con base a las normas.- para esto es necesario determinar
qué es lo que se va a medir y de qué forma se lo va a hacer, para poder conocer el
desempeño y rendimiento de los objetivos propuestos por la empresa de manera
cuantitativa y cualitativa, evaluando si corresponden a los estándares establecidos15
15 Gutiérrez M. Ana. Control de Inventario de materiales C.A Enelven Distribuidora ENELDIS.
Maracaibo (pág 6)
41
Corrección de las variaciones respecto de las normas y planes.- están enfocados a la
redefinición de los planes y metas anteriormente establecidas, los planes de acción
dentro de una empresa no deben ser rígidos, pues la flexibilidad es lo que permite
adaptarse de mejor forma al entorno en el cual se espera y a la realidad económica
del mercado.
2.17.2 Objetivos del inventario físico y su Control
El principal objetivo del control de los inventarios es asegurar que las existencias
físicas son exactamente iguales a las existencias registradas por el sistema que
posee la entidad, sea este kardex, un sistema computacional, etc. Lo cual permitirá
lo siguiente:
1. Adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando su
obsolescencia.
2. La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los
estados financieros, pues cumple con las exigencias fiscales.
3. Tener las existencias totalmente ordenadas, almacenadas y codificadas en
el lugar elegido por la empresa, respecto a un sistema de código de
ubicación.
4. Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las
autoridades tributarias.
5. Contar con el Sistema de Kardex de Almacén totalmente actualizado, con:
Código de ubicación.
Código de producto.
Saldos correctos.
2.17.3 Ventajas de un control de inventarios
1. Ahorro en compras, pues las compras se realizan de acuerdo a las
necesidades reales y se evita duplicar ordenes o abastecerse de materiales
innecesarios
42
2. Mejor utilización de las existencias disponibles, pues más sencilla la
planificación en cuanto a su utilización
3. Simplifica la contabilidad.
4. Facilita las decisiones gerenciales porque proporciona mayor información
sobre la valoración de costos, consumo y desechos
5. El control de los inventarios protege a la empresa de incurrir en costos
innecesarios y aumenta la eficiencia.
2.17.4 Responsabilidad
La responsabilidad, custodia y el control físico de las existencias, está a cargo del
Almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el departamento de
contabilidad, pues es el encargado de mantener actualizados sus saldos, debido al
impacto directo que tiene sobre el Balance General y de Resultados, pero la
responsabilidad final, es de la Gerencia y Finanzas.
2.18 TIPOS DE CONTROL DE INVENTARIOS
Control de compras. Relacionado con el control de inventario y verifica el
cumplimiento de las actividades como son
Selección adecuada de proveedores
Evaluación de la cantidad y de la calidad especificada por el departamento
solicitante
Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada
de los materiales
Determinación del punto de pedido y de reorden y comprobación de precios
Este tipo de control promueve la eficiencia al evitar copras innecesarias, excesivas y
costosas para la empresa, así como adquirir materiales de muy baja calidad
ocasionando retrasos en los programas de ventas o producción.
43
Control presupuestario o presupuesto.
Este sistema permite:
Incluir las principales aéreas de la empres, compras, ventas, inventarios,
entre otros
Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos
presupuestos
Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas
necesarias para evitar que se repitan
Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras
Ser un medio que ayuda a la gerencia a detectar áreas de dificultas
2.19 CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
El control interno de inventarios está relacionado directamente con las actividades
de compra, fabricación y venta de productos. Un adecuado control exige que las
mercaderías sean debidamente pedidas, recibidas, controladas, segregadas, usadas
y contadas físicamente para asegurar la corrección de los inventarios y a su
adecuada valuación16.
Holmes (1995 p.51) considera que en todo proceso de control interno de los
inventarios debe existir, segregación de funciones de autorización, así como la
recepción, almacenaje y embarque de las existencias.
16 Gutiérrez M. Ana. Control Interno De Inventarios De Materiales Eleven Distribuidora Eneldis.
Maracaibo (pág 25)
44
2.20 RIESGOS DE LOS INVENTARIOS
El riesgo es la posibilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la
entidad, para evaluarlo es necesario identificar los riesgos relacionados con los
procesos que intervienen en las operaciones, puesto que los riegos impiden la
consecución de objetivos empresariales.
2.20.1 Riesgos en el manejo de inventarios.
Lo que afecta a la gestión de las empresas que mantienen grandes cantidades de
inventarios, es el elevado costo de almacenamiento y mantenimiento, por lo que las
nuevas tendencias gerenciales enfocan sus esfuerzos en mantener en cero sus
existencias, adquieren solamente las cantidades necesarias en los pedidos.
Los riesgos en los inventarios radican principalmente en establecer correctamente
las cantidades de productos que e deben mantener, para así evitar la obsolescencia
de productos, el deterioro en almacenaje, excesivas cantidades de productos o por
el contrario escasez de estos.
45
MARCO LEGAL
2.21 NORMAS ECUATORIAS DE CONTABILIDAD
2.21.1 NEC 11 INVENTARIOS.
El objetivo de esta norma es señalar el tratamiento contable para inventarios. La
norma establece guías sobre la determinación del costo y su reconocimiento como
gasto, proporciona lineamientos cobre las formulas de costeo que se usan para
asignar costos a los inventarios.
Esta norma debe ser aplicada por todas las empresas en los estados financieros
preparados en el contexto del sistema de costo histórico, excepto cuando se trata
de un trabajo en construcción, instrumentos financieros, inventarios de productores
de ganado, forestales-agrícolas, minerales.
Según la Norma se conoce al inventario como activos si: están retenidos para su
venta, forman parte de un proceso productivo.
El valor neto realizable es el precio estimado en el negocio menos los costos
estimados de terminación y costos estimados necesarios para realizar la venta.
Los costos comprenden el precio de adquisición, el costo de y transformación y
otros en los que se haya incurrido para obtener el producto terminado.
Los costos se determinan usando la formula FIFO o costo promedio ponderado.
Cuando se venden las existencias, el valor contable debe reconocerse como gasto
en el período en que se registra en ingreso correspondiente. El importe de cualquier
rebaja de valor, hasta alcanzar el valor neto realizable (VNR), así como todas las
demás pérdidas en los inventarios, serán reconocidas en el período en que ocurra la
baja o la pérdida. El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte
de un incremento en el VNR, se reconocerá como una reducción en el valor de los
46
inventarios, que hayan sido reconocidos no como gasto, en el período en el que la
recuperación del valor tenga lugar.
2.22 REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
Art. 10.- Deducciones.- En general, con el propósito de determinar la base
imponible sujeta a este impuesto se deducirán los gastos que se efectúen con el
propósito de obtener, mantener y mejorar los ingresos de fuente ecuatoriana que
no estén exentos.
En particular se aplicarán las siguientes deducciones:
1.- Los costos y gastos imputables al ingreso, que se encuentren debidamente
sustentados en comprobantes de venta que cumplan los requisitos establecidos en
el reglamento correspondiente.
5.- Las pérdidas comprobadas por caso fortuito, fuerza mayor o por delitos que
afecten económicamente a los bienes de la respectiva actividad generadora del
ingreso, en la parte que no fuere cubierta por indemnización o seguro y que no se
haya registrado en los inventarios.
Art. 23.- Determinación por la administración.- La administración efectuará las
determinaciones directa o presuntiva referidas en el Código Tributario, en los casos
en que fuere procedente.
La determinación directa se hará en base a la contabilidad del sujeto pasivo, así
como sobre la base de los documentos, datos, informes que se obtengan de los
responsables o de terceros, siempre que con tales fuentes de información sea
posible llegar a conclusiones más o menos exactas de la renta percibida por el
sujeto pasivo.
47
La administración tributaria podrá determinar los ingresos, los costos y gastos
deducibles de los contribuyentes, estableciendo el precio o valor de la
contraprestación en operaciones celebradas entre partes relacionadas,
considerando para esas operaciones los precios y valores de contraprestaciones
que hubieran utilizado partes independientes en operaciones comparables, ya sea
que éstas se hayan realizado con sociedades residentes en el país o en el
extranjero, personas naturales y establecimientos permanentes en el país de
residentes en el exterior, así como en el caso de las actividades realizadas a través
de fideicomisos.
El sujeto activo podrá, dentro de la determinación directa, establecer las normas
necesarias para regular los precios de transferencia en transacciones sobre bienes,
derechos o servicios para efectos tributarios. El ejercicio de esta facultad
procederá, entre otros, en los siguientes casos:
a) Si las ventas se efectúan al costo o a un valor inferior al costo, salvo que el
contribuyente demuestre documentadamente que los bienes vendidos sufrieron
demérito o existieron circunstancias que determinaron la necesidad de efectuar
transferencias en tales condiciones;
b) También procederá la regulación si las ventas al exterior se efectúan a
precios inferiores de los corrientes que rigen en los mercados externos al
momento de la venta; salvo que el contribuyente demuestre documentadamente
que no fue posible vender a precios de mercado, sea porque la producción
exportable fue marginal o porque los bienes sufrieron deterioro; y,
c) Se regularán los costos si las importaciones se efectúan a precios superiores
de los que rigen en los mercados internacionales.
Las disposiciones de este artículo, contenidas en los literales a), b) y c) no son
aplicables a las ventas al detal
48
Para efectos de las anteriores regulaciones el Servicio de Rentas Internas
mantendrá información actualizada de las operaciones de comercio exterior para
lo cual podrá requerirla de los organismos que la posean. En cualquier caso la
administración tributaria deberá respetar los principios tributarios de igualdad y
generalidad.
La administración realizará la determinación presuntiva cuando el sujeto pasivo no
hubiese presentado su declaración y no mantenga contabilidad o, cuando
habiendo presentado la misma no estuviese respaldada en la contabilidad o
cuando por causas debidamente demostradas que afecten sustancialmente los
resultados, especialmente las que se detallan a continuación, no sea posible
efectuar la determinación directa:
1.- Mercaderías en existencia sin el respaldo de documentos de adquisición;
2.- No haberse registrado en la contabilidad facturas de compras o de ventas;
3.- Diferencias físicas en los inventarios de mercaderías que no sean
satisfactoriamente justificadas;
4.- Cuentas bancarias no registradas; y,
5.- Incremento injustificado de patrimonio.
En los casos en que la determinación presuntiva sea aplicable, según lo antes
dispuesto, los funcionarios competentes que la apliquen están obligados a motivar
su procedencia expresando, con claridad y precisión, los fundamentos de hecho y
de derecho que la sustenten, debidamente explicados en la correspondiente acta
que, para el efecto, deberá ser formulada. En todo caso, estas presunciones
constituyen simples presunciones de hecho que admiten prueba en contrario,
mediante los procedimientos legalmente establecidos.
49
Cuando el contribuyente se negare a proporcionar los documentos y registros
contables solicitados por el Servicio de Rentas Internas, siempre que sean aquellos
que está obligado a llevar, de acuerdo con los principios contables de general
aceptación, previo tres requerimientos escritos, emitidos por la autoridad
competente y notificados legalmente, luego de transcurridos treinta días
laborables, contados a partir de la notificación, la administración tributaria
procederá a determinar presuntivamente los resultados según las disposiciones del
artículo 24 de esta Ley.
2.23 REGLAMENTO
Perdidas
Las perdidas por las bajas de inventarios se justificaran mediante declaración
juramentada realizada ante un notario o juez, por el representante legal, bodeguero
y contador, en la que se establecerá la destrucción o donación de los bienes a una
entidad pública u organización no gubernamental sin fines de lucro con estatutos
aprobados por autoridad competente.
50
CAPITULO III
SITUACION ACTUAL: BECERRA MÁQUINAS Y ACCESORIOS
3.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA “BECERRA MÁQUINAS Y ACCESORIOS”
La empresa Becerra Máquinas y Accesorios fue constituida el 26 de febrero del
2003 bajo escritura pública ante el Notario Cuarto del Distrito Metropolitano de
Quito, Dr. Jaime Aillon Albán. Con un capital de 800 dólares que se encuentra
distribuido de la siguiente manera:
Accionista A 200 usd. Correspondiente al 25%
Accionista B 200 usd. Correspondiente al 25%
Accionista C 160 usd. Correspondiente al 20%
Accionista D 160 usd. Correspondiente al 20%
Accionista E 40 usd. Correspondiente al 5%
Accionista F 40 usd. Correspondiente al 5%
17
Becerra Máquinas y Accesorios es una empresa familiar que lleva operando en la
ciudad 7 años como compañía y como persona natural aproximadamente 15 años
bajo el control de Iván Becerra González, por lo que a partir de su fallecimiento es
administrada fundamentalmente por su esposa e hijos. Es una empresa legalmente
constituida y como tal cumple con las obligaciones tributarias con el Servicio de
Rentas Internas, Superintendencia de Compañías, Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social, Cámara de Comercio de Quito, etc.
17 Personas que trabajan dentro de la empresa.
51
Actividad que realiza
El giro del negocio es la venta de máquinas industriales y semi industriales para la
confección. Y está ubicada en el Pasaje San Luis OE311 y Antonio Ante. Sector Santa
Prisca. En la ciudad de Quito - Ecuador
Estructura organizacional
No existe un organigrama estructural que identifique claramente las funciones y
obligaciones de los ejecutivos y empleados, pues se opera bajo parámetros
establecidos a nivel familiar, que impiden asignación objetiva y clara de tareas.
Cuenta con siete personas que se encargan de las operaciones de la empresa en
el área administrativa, ventas, recepción, entrega de productos.
En área técnica consta con 2 técnicos que se encargan de verificar que las
máquinas operen correctamente y de su respectivo mantenimiento.
Por lo tanto el ingreso, registro de información es limitado con respecto a las
necesidades reales, por lo que se opera en base a las decisiones tomadas por la
persona encargada de las operaciones importantes como son la adquisición, venta,
distribución, etc. Por lo tanto su sistema de control interno (carente) es
evidentemente vulnerable.
Funciones
El gerente es el representante legal (Accionista A), y a la vez realiza funciones de
técnico en la inspección y mantenimiento de las máquinas.
Accionista B es el encargado de lo económico, contratos de nuevo personal, quien
conjuntamente con su esposa realizan cotizaciones, relaciones públicas, elaboran y
evalúan proformas, disponen la entrega de artículos así como la orden de armar
una máquina completamente, etc.
52
El accionista C. Realiza las funciones de recepción y secretariado y ventas
En contabilidad se encuentra una persona de confianza y parte de la familia
también, realiza todas las actividades concernientes exclusivamente a la
contabilidad.
En el área de ventas consta una persona con las mismas características de la
mencionada anteriormente.
El área de manteniendo y técnicos son personas ajenas a la familia pero es personal
suficientemente capacitado para brindar el servicio para el cual fueron contratados.
El mensajero es el personal de apoyo dentro de toda la organización.
Productos que comercializa
En cuanto a los inventarios solo existe inventario de mercaderías. La empresa
realiza un “producto terminado”18, entendiéndose así a una máquina armada
completa que contiene: el cabezal (máquina), tablero, estante, pedal, motor, varilla.
En otros casos se vende las mercaderías de manera individual.
La empresa comercializa especialmente con las marcas Juki, Km, Siruba, Gemsy,
Zoje, Kl, Kansai Especial, Sun Star, Brother, Pegasus, Pfaff, Wei Jie, Silver Star, Fdm,
Steamx, Pegasus, entre otras.
18 Se entiende como “producto terminado” ya que existe un proceso de producción que en
este caso sería de armado de una máquina, pero la empresa no cuenta con inventarios de productos en proceso y productos terminados.
53
Sistema de contabilidad
Los registros contables se los realiza en el sistema contable “MONICA” Con
respecto a los inventarios, carece de un sistema ya sea un registro manual a través
de kardex u otro mecanismo, como de paquete informático y las tomas de
inventario físico se realizan al cierre del ciclo contable.
Custodia, control interno de mercaderías
No existe personal especifico para el manejo de los inventarios, por lo que no hay
una persona encargada de su custodia y control, los encargados de estos
procedimientos son las personas que se encuentran en toda el área administrativa.
Por lo que podemos mencionar que el control interno de la empresa es deficiente
por no decir carente, por lo tanto requiere de la implementación de normas,
principios, delegación de funciones, delimitación de responsabilidades que impidan
desvíos y desorden en la empresa.
3.2 ESTRUCTURA ACTUAL DEL MANEJO DE INVENTARIOS
3.2.1 Codificación De Inventarios
La empresa establece la codificación de acuerdo con el modelo de cada una de las
máquinas, motores y tableros que comercializa, por lo tanto la codificación tiene
una practicidad mínima para los empleados que no se encuentran totalmente
familiarizados con los artículos disponibles para la venta.
Además de esto, según lo planteado en el capítulo anterior, es necesario establecer
un modelo estándar en la aplicación de códigos, es decir, cada código debe ser igual
en forma y cantidad de dígitos en todos los productos.
Becerra Máquinas y Accesorios posee una codificación no apropiada para el manejo
de los inventarios y está diseñada de la siguiente manera:
54
MARCA DESCRIPCION CODIFICACION
JUKI
RECTA LIVIANA DDL-8300N
RECTA PESADA DDL-8300NH
RECTA ELECTRONICA DDL-8700WB
RECTA 2 AGUJAS GARFIO NORMAL LH3528
MÁQUINA RECTA 2 AGUJAS GARFIO GRANDE LH3578
MÁQUINA ZIGZAG Y TRIPLE ZIGZAG
MÁQUINA OVERLOCK 3 HILOS DDL6713
MÁQUINA OVERLOCK 4 HILOS DDL6714
MÁQUINA OVERLOCK 5 HILOS DDL6717-50H
MÁQUINA OVERLOCK 5 HILOS PESADA DDL6716-60H
MÁQUINA RECUBRIDORA PLANA O COLLARETERA
MÁQUINA RECUBRIDORA ELECTRONEUMÁTICA CILINDRICA
MÁQUINA ATRACADORA MÉCANICA
MÁQUINA ATRACADORA ELÉCTRONICA
MÁQUINA OJALADORA DE CAMISAS MECANICA
MÁQUINA OJALADORA ELÉCTRONICA LBH 1790
MÁQUINA BOTONERA
MÁQUINA PEDADORA DE TIRA DE REFUERZO CADENETA
MÁQUINA ELASTICADORA 4 AGUJAS
MÁQUINA CERRADORA DE CODO
MÁQUINA CERRADORA DE CODO CON PULLER
MÁQUINA PRETINADORA
SIRUBA
Recta Liviana L918 M1
RECTA PESADA L918 H1
RECTA 2 AGUJAS DESEMBRAVABLE T828-75-064H
RECTA 2 AGUJAS GARFIO PEQUEÑO T828-42-064ML
RECTA 2 AGUJAS GARFIO GRANDE T828-72-064HL
RECTA COSE Y CORTA L818F-RM1-48
RECTA ELECTRONICA CON MOTOR DL889K-M2-3
POSTE 2 AGUJAS TRIPLE TRANSPORTE R728-224
POSTE 1 AGUJA R718-02
POSTE 2 AGUJAS R728-24
TRIPLE TRANSPORTE 2 AGUJAS UF926-X2-064F
TRIPLE TRASNPOSTE 1 AGUJA UF918-X2-12P
RECUBRIDORA DE COLLARETE F007J-W222-356
RECUBRIDORA PLANA F007J-W122-356
RECUBRIDORA DE COLLARETE CILINDRICA C007J-W222-356
RECUBRIDORA ELECTRONEUMATICA C007JD-W122-356
PICOETA Z008-2480
PEGADORA DE TIRA DE REFUERZO F007J-U712-264
MULTI AGUJAS PLIZADOS GRANDES VC008-02064P/vmr
MULTI AGUJAS PLIZADOS PEQUEÑO VC008-12048P/vpt
ELASTICADORA 4 AGUJAS VC008-040-85P
55
PEGADORA 3 TIRAS Y ELASTICADORA VC0080-6064-PV
PRETINADORA HF008-0464-254P
MULTI AGUJAS 12 AGUJAS VC008-120-64P
UNIDORA DE TELA F007J-W922-460FW
OVERLOCK 3 HILOS 737-504M2-04
OVERLOCK 3 HILOS FILO DE PAÑUELO 737K-504M1-15
OVERLOCK 3 HILOS PEGADORA DE ESLASTICO 737F-504M2-04/LF
OVERLOCK 4 HILOS 747K-514-M2-24
OVERLOCK 4 HILOS PEGADORA DE ELASTICO T47K-514-M2-24/lf
OVERLOCK 4 HILOS REMATADORA 747K-514-M5-23/bk
OVERLOCK 5 HILOS LIVIANA 757K-516-35
OVERLOCK 5 HILOS PESADA 757K-516M2-35
OVERLOCK 5 HILOS ENCARRUIDORA SIN VIVO 757F-516-H455/GA
OVERLOCK 5 HILOS ENCARRUIDORA CON VIVO 757F-516-H435/GA
OJALADORA PARA CAMISAS MECANICA BH-780ª
OJALADORA DE LAGRIMAS SE200-J
BOTONERA DE CAMISAS PK511-W
CERRADORA DE CODO LIVIANA FA007-248-DP
CERRADORA DE CODO PESADA FA007-364-XL/DB
CERRADORA DE CODO PARA CAMISA CON PULLER FA007-264-XL/SP
ATRACADORA LIVIANA O PESADA PK-522W/42M/xl
ATRACADORA ELECTRONICA PK533-H1D
CERRADORA DE COSTALES AA6
CORTADORA DE COLLARETE 1 CUCHILLA CF-801ª
CORTADORA DE COLLARETE 2 CUCHILLAS CF-802ª
CORTADORA 8” VERTICAL CM006-8
GEMSY
MÁQUINA RECTA LIVIANA GEM-8500
MÁQUINA RECTA PESADA GEM-8500H
RECTA GARFIO GRANTE TIPPO JUKI GEM-8500B
RECTA TRIPLE TRANSPORTE GEM -818
TRIPLE TRANSPORTE TIPO JUKI GEM-2602
POSTE 1 AGUJA GEM2000-5ª
POSTE 2 AGUJAS GEM2000-6ª
2 AGUJAS CON LOOPER-CADENETA GEM-8200
2 AGUJAS LIVIANA GEM-20001M
2 AGUJAS PESADA GEM-20001B
RIBETEADORA PARA TAPICERIA GEM-202B
RECUBRIDORA TIPO PEGASUS GEM500-01B
RECUBRIDORA TIPO PEGASUS TUBO GEM1500-02dn
OVERLOCK 3 HILOS TIPO SIRUBA GEM 737F
OVERLOCK 3 HILOS FILO PAÑUELO GEM 737F
OVERLOCK 3 HILOS CONCHADORA GEM737G-BK
OVERLOCK 4 HILOS TIPO SIRUBA GEM747F
OVERLOCK 5 HILOS TIPO SIRUBA GEM757F
OVERLOCK 5 HILOS TIPO SIRUBA PESADA GEM757F-H
OJALADORA DE CAMISAS GEM11888(c.c)
CERRADORA DE CODO LIVIANA Y PESADA GEM-431(cc)
BOTONERA GEM1108
ATRACADORA MECANICA GEM1308(cc)
56
PRETINADORA 4-6 AGUJAS GEM1404-1406
ESTAMPADORA GEM52-62
URLADORA INDUSTRIAL GEM2000-8
URLADORA SEMI INDUSTRIAL GEM2000-7
ZIGZAG GEM20U33
CORTADORA DE COLLARETE 1-2 CUCHILLAS GEM802-A
CORTADORA VERTICAL 10” TIPO EASTMAN GEM8-10"
CORTADORA VERTICAL 8” TIPO EASTMAN GEM8-8"
CORTADORA VERTICAL 5” TIPO KM GEM85-5"
CORTADORA CIRCULAR 4” RXM-100
ZOJE
RECTA LIVIANA ZJ8700
RECTA PESADA ZJ8700-5
RECTA COSE Y CORTA ZJ5200N
TRIPLE TRANSPORTE ZJ0628
2 AGUJAS LIVIANA ZJ842
2 AGUJAS PESADA ZJ872-5
2 AGUJAS CON LOOPER CADENERA ZJ300N
2 AGUJAS DESEMBRAGABLE ZJ845
OVERLOCK 3 HILOS ZJ737F
OVERLOCK 4 HILOS ZJ747F
OVERLOCK 5 HILOS ZJ757F
RECUBRIDORA DE COLLARETA ZJW222-364
RECUBRIDORA CILINDRICA ZJW122-356ch
ZIGZAG TRES PASOS ALTA VELOCIDAD ZJ457A135L
ZIGZAG LUBRICACION ZJ20U93
ZIGZAG TRES PASOS NORMAL ZJ457A
URLADORA SEMI UNDISTRIAL ZJ457A
CORTADORA VERTICAL 5” TIPO KM ZJ3-550W5"
CORTADORA VERTICAL 8” ZJ3-550W8"
CORTADORA VERTICAL TIPO EASTMAN ZJ3-750W8"
TALADRO PERFORADOR TEXTIL ZK2
KANSAI
RECUBRIDORA COLLARETA W8103F
RECUBRIDORA PLANA W8103D
RECUBRIDORA PLANA W8803F
RECUBRIDORA COLLARETERA W8803F
PASADORES ¼ B2000C
PRETINADORA 4 AGUJAS PIE NORMAL DLR-1508P
PRETINADOR 4 AGUJAS PIE ESCUALIZABLE DLR-1508PR
PRETINADORA CILINDRICA FBX1104P
PICOETA PX302-4X
SUNSTAR
RECTA PESADA KM-250B
RESCTA ELECTRONICA KM-250B-7SK
RECTA DOBLE TRANSPORTE KM-350ª
2 AGUJAS GARFIO GRANDE KM-757BL
TRIPLE ZIGZAG ELECTRONICA KM-200-7L
ATRACADORA
RECTA LIVIANA O PESADA 2491D300A
TRIPLE ZIGZAG ARTESANAL 123TS
57
BOTONERA MECANICA 1375A3
OJALADORA MECANICA 1371A2
OJALADORA DE CAMISAS B-BH3000G
BROTHER
OVERLOCK 3 HILOS
OVERLOCK 4 HILOS
OVERLOCK 5 HILOS LIVIANA FBN301-5020
OVERLOCK 5 HILOS PESADA FBN301-5020
ATRACADORA ELECTRONICA
OJALADORA ELECTRONICA
PEGASUS
OVERLOCK 3 HILOS PARA MEDIAS M852-13
OVERLOCK 3 HILOS M752-17-4
OVERLOCK 4 HILOS M852-13
OVERLOCK 5 HILOS LIVIANA M852-13
OVERLOCK 5 HILOS PESADA M852-13
RIBETEADORA DE ALFOMBRAS
RECUBRIDORA PLANA-COLLARETE
STEAMX PLANCHA A VAPOR -PEDESTAL X-SMX1
PLANCHA SANDUCHERA x-500
WEI JIE PLANCHA DE CALDERO CON 2 MANGUERAS 600
PLANCHA SANDUCHERA .ESTAMPADORA WJ-38
ENCONADORA DE 2 HILOS
SILVER STAR PLANCHA A VAPOR CON TANQUE DE AGUA ES85AF
PLANCHA CALDERO CON 2 MANGUERAS BSP-600
PLANCHA CALDERO CON 2 MANGUERAS BSP-300
KL CORTADORA CIRCULAR 3 ½ 350ª
CORTADORA VERTICAL 8” EC-827-8"
CORTADORA VERTICAL 10” EC-827-10"
FDM MOTOR 400 W 110-220V
MOTOR INSDUSTRIAL 00W 110-220V
MOTOR INSDUSTRIAL LENTO 400W 110-220V
KM CORTADORA VERTICAL 5”
CORTADORA VERTICAL 8”
CORTADORA VERTICAL 10”
3.2.2 Valoración De Inventarios
Al no tener una clasificación precisa de los inventarios es imposible poder valorar
realmente a cada uno de los artículos disponibles para la venta, por lo tanto las
existencias reales y valores no son actualizados de acuerdo a las necesidades de la
empresa y no es posible determinar con exactitud el precio de venta y determinar
las ganancias o pérdidas reales en ventas.
La valoración se la realiza al costo. Con un valor en inventarios de 77156.09 usd.
58
3.2.3 Rotación De Inventarios
Dadas las limitaciones en el control de inventarios y establecimiento de la demanda
es imposible efectuar el cálculo de la rotación de inventarios, ya que las
adquisiciones de productos se realizan conforme se visualice su agotamiento y en
base a los pedidos realizados por los clientes.
3.3. ANALISIS DEL COMPORTAMIENTO DE LOS INVENTARIOS
El comportamiento de los inventarios es variable, debido principalmente a factores
importantes como:
El período de vida útil de los artículos es de mediano a largo plazo
Las ventas de la empresa dependen mucho de la situación económica-
política del país. Debido principalmente a las restricciones de importación,
aranceles, inflación, etc.
La creciente manufactura China que ingresa al país, bloquea las actividades
de la mayoría de los clientes que “Becerra Máquinas y Accesorios” posee.
3.4 ALMACENAMIENTO DE LOS INVENTARIOS
El almacenamiento de los inventarios se encuentra distribuido en dos zonas dentro
de la empresa. La primera en el área de ventas que es la de atención al público,
puesto que es necesario que los productos sean visibles para su venta. Y la segunda
en el área de bodega, en donde el espacio físico es limitado, por lo que las
mercaderías se apilan y se usan según las necesidades de la empresa.
59
3.5 CONTROL SOBRE EL MANEJO DE INVENTARIOS
El control es limitado, puesto que, no existe el personal específico para el manejo
de los inventarios, por lo tanto tampoco se ha requerido de un custodio de los
mismos. El manejo lo realizan todas las personas involucradas en la empresa.
El control que se realiza es el que está ligado a los abastecimientos, ya que la
empresa realiza importaciones grandes es necesario el conteo físico de los artículos,
así como la preocupación constante de los niveles de inventario para no
encontrarse con desabastecimiento de productos.
Se requiere una implementación de procedimientos de control interno, así como de
normas y principios, determinación de responsabilidades que impidan el desorden
en el almacenamiento, así como también es necesario establecer áreas específicas
para la bodega de materiales.
El procedimiento utilizado para la adquisición-recepción-entrega de artículos no se
encuentra claramente definido.
3.5.1 Adquisición.
Las órdenes de pedido de los diferentes artículos los realizan dos personas en
particular de la administración y se lo efectúa de acuerdo a las necesidades
momentáneas, las necesidades son remitidas en forma verbal y las mercaderías son
retiradas del proveedor por las mismas personas. En lo referente al registro, esto es
realizado por las dos primeras y registrado en contabilidad por el contador de la
empresa previa la presentación de la respectiva factura de compra. No existen
notas de pedido para la adquisición de productos, esto se realiza conforme se
requiere.
Cuando existe una máquina que no se encuentra disponible en inventario la
empresa realiza una compra a sus proveedores si es que esta se encuentra en el
mercado, luego se informa al cliente que se puede realizar la venta con un lapso
aproximado en este proceso de 2 días.
60
Becerra Máquinas y Accesorios dejó de importar las máquinas, ya que esta actividad
requiere de liquidez constante y un volumen de efectivo considerable, es así que se
ha adoptado adquirir lo necesario a nivel nacional de hace 4 años. Los principales
proveedores son:
PROVEEDOR MÁQUINA MOTOR TABLERO ESTANTE PEDAL VARILLA
DEMIQ PEGASUS
IMPORTADORA
CROASIA
WEI JIE
FDM * * * JEMA
JINZEN
COSERTEX SILVER
STAR
SERVO
YUKITEX JUKI * *
SUN SUN ZOJE
GEMSY
GEMSY
FDM ZOJE
GEMSY
MUNDIMÁQUINAS
SIRUBA
WANG * * CHENG
JACK
MAINCO PFAFF
SERMACOSA SAGA
INDEXCORP BROTHER
MARCELO BECERRA * * * *
HERNAN LUNEÑA *
MACOSA * *
GEMSY *
61
3.5.2 Venta:
La empresa realiza sus ventas al contado, crédito, a 30 días, 3, 6 y 9 meses con
crédito personal y con tarjeta de crédito. Dependiendo del cliente se entrega un
máximo de 9 a 10% de descuento. El personal encargado de las ventas factura en
forma manual, pues no se ha implementado un sistema de contabilidad, facturación
e inventario específico para las necesidades de la empresa por descuido
principalmente.
El crédito personal se entrega previa solicitud, este procedimiento se lo realiza con
la presentación de una solicitud personal de crédito y se determina si el cliente es
apto o no para otorgar el crédito
Nuevo Modelo Lugar y Fecha
Usado
Datos del Solicitante
Nombre Completo o Razón Social Apellido Paterno Apellido Materno C.I.N°
Fecha de Nacimiento Lugar de Nacimiento Estado Civil Nacionalidad Teléfonos Domicilio:
( )
Domicilio Actual: Calle. Avda. y Número Barrio Parroquia
Habita en casa: Valor vivienda $ Años en el domicilio
Propia Rentada Alquiler o pago mensual $
Padres Hipotecada Cuota de hipoteca $ N° Dependientes:
Otros bienes:
Actividad Económica Nombre de la Empresa: Antigüedad:
Si mismo Dirección:
Otros Teléfonos: ( )
Profesión Actividad empresa: Cargo que ocupa
Nombre del Empleo anterior Direccion: Teléfonos:
( )
Nombres completos del cónyuge C.I.N°
Fecha de Nacimiento Lugar de Nacimiento Nacionlidad Profesión
Actividad Económica Nombre de la Empresa: Antigüedad:
Si mismo Dirección:
Otros Cargo: Teléfonos: ( )
Nombre y dirección de Nombre:
Padres o Familiar que Perentesco Teléfonos: ( )
no vive conmigo: Dirección:
Nombre y dirección de Nombre:
Pariente cercano que Perentesco Teléfonos: ( )
no vive conmigo: Dirección:
Estado de situación personal del cliente y/o cónyuge:
Sueldo deudor: Gastos familiares
Sueldo conyugue: Arriendo y/o créditos
* Otros ingresos * Otros gastos
Total ingresos: Total egresos
* Especificar * Especificar
Solicitud para empresas:
Nombre comercial: Mayor accionista: Actividad:
Dirección: R.U.C. #
Telefonos: ( ) Fecha constitución: Ingresos Netos / Mes
Referencias:
Bancaria Banco.
1.-
2.-
3.-
N° Tarjetas Credito y/o Ref. Comerciales: Teléfonos:
( )
( )
( )
Datos del Garante:
Nombre Completo o Razón Social Apellido Paterno Apellido Materno C.I.ó R.U.C.
Fecha de Nacimiento Lugar de Nacimiento Estado Civil Nacionalidad Telefonos Domicilio:
( )
Domicilio Actual: Calle. Avda. y Número Barrio Parroquia
Habita en casa: Valor vivienda $ Años en el domicilio
Propia Rentada Alquiler o pago mensual $
Padres Hipotecada Cuota de hipoteca $ N° Dependientes:
Otros bienes:
Actividad Económica Nombre de la Empresa: Antigüedad:
Si mismo Dirección:
Otros Telefonos: ( )
Profesión Actividad empresa: Cargo que ocupa
Nombre del Empleo anterior Direccion: Teléfonos:
( )
Nombres completos del cónyuge C.I.N°
Fecha de Nacimiento Lugar de Nacimiento Nacionlidad Profesión
Actividad Económica Nombre de la Empresa: Antigüedad:
Si mismo Dirección:
Otros Cargo: Telefonos: ( )
Referencias del Garante:
Bancaria Banco.
1.-
2.-
3.-
N° Tarjetas Credito y/o Ref. Comerciales: Teléfonos:
( )
( )
( )
( )
( )
Observaciones:
Sucursal:
Firma Autorizada Firma Solicitante Firma del Garante
Contacto Año de compra:
IMPORTANTE: Becerra Máquinas y Accesorios Cia. Ltda. se reserva el derecho de requerir del solicitante, documentación de prueba de
la información aquí detallada
Marca Año
Cta. # Clase cuenta:
Yo (nosotros) abajo firmante(s), portador(es), de la cédula(s) de ciudadanía indicada(s) en el cuerpo de la solicitud, certifico(amos) que
la información arriba indicada es correcta; expresamente autorizo(amos) a Máquinas y Accesorios, para que obtengan de cualquier fuente
de información y referencias relativas a mi persona, a mi comportamiento y crédito comercial, hábito de pago, manejo de mi(s) cuantas
corriente(s), de ahorros y en general el cumplimiento de mis(nuestras) obligaciones. El suscrito autoriza irrevocablemente a Becerra
Máquinas y Accesorios Cia. Ltda. para que en un evento que incumpla una o cualquiera de las olbigaciones contraídas, se incorpore su
nombre en mecanismo lícitos y públicos de historial negativo de cumplimiento de obligaciones crediticias. Becerra Máquinas y
Accesorios Cia. Ltda. se reserva el derecho de aceptar o rechazar la siguiente solicitud y no dará explicación ni responderá al solicitante
en caso de rechazo.
Sucursal:
Año de compra:Contacto
Cta. # Clase cuenta:
62
Las ventas se realizan en mayor escala dentro de la Ciudad de Quito, pero existe
acogida en el cantón Rumiñahui – Machachi, Ibarra, Santo Domingo, Piñas,
Atuntaqui, Otavalo, Ambato, Latacunga, la Joya de los Sashas( oriente) , Coca,
Cuenca, Pelileo, Guano, Riobamba, Tulcán, Manta, Esmeraldas, Quevedo, etc.
Dependiendo del costo se envía por transporte público, o caso contrario se envía
personalmente, con costo a cargo de la empresa.
3.5.3 Despacho.
Al momento de realizada una venta, la entrega se realiza por medio de cualquier
persona disponible dentro de la empresa, no existe personal específico para la
entrega de productos, tampoco se dispone de notas de entrega de los artículos, el
único documento habilitante para el despacho es la factura. Para realizar la entrega
siempre es necesario que un técnico autorizado dentro de la empresa acompañe al
cliente e instale y verifique que la máquina funcione correctamente para que pueda
tener efecto la garantía que se entrega por la compra.
Si el producto solicitado se encuentra en bodega se entrega inmediatamente, caso
contrario como se mencionó anteriormente se adquiere al proveedor y se lo
entrega al cliente en un lapso variable dependiendo de su disponibilidad en el
mercado.
La mercadería se encuentra bajo custodia de todo el personal, puesto que el cargo
específico para su control no existe, de igual manera el responsable por el estado de
los mismos es indefinido, es así que la persona que realiza la adquisición es la
misma que maneja todos estos procesos. Por lo tanto en caso de existir un faltante
no es posible determinar con claridad la responsabilidad del evento ya que son
varias las personas involucradas con el proceso de adquisición y entrega de
mercaderías. Las mercaderías que se encuentran en el almacén de igual manera
tienen responsabilidad compartida.
63
64
3.6 DISTRIBUCION DE ESPACIOS.
C
AJA
- V
EN
TA
S
AR
EA
AD
MIN
IST
RA
TIV
A:
G
ER
EN
CIA
C
ON
TA
BIL
IDA
D
AL
MA
CE
N D
E V
EN
TA
S
BA
ÑO
BODEGA 1
BO
DE
GA
2
INGRESO
AL
PUBLICO
65
3.7 ANALISIS FODA.
BECERRA
MÁQUINAS Y
ACCESORIOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
Conocimiento total del
producto.
La empresa posee fidelidad del
cliente
Personal capacitado.
Actualización en cuanto a
nuevos productos, con
mejores capacidades y
tecnologías nuevas
Las ventas se realizan a nivel
nacional y el costo del envío
asume la empresa como parte
del servicio.
Sistema de control interno
carente.
Poco control en el manejo de
los inventarios, sea manual o
electrónico.
Mínima aplicación de
tecnologías en el país que
permitan renovar maquinaria
para la industria
Dificultad del consumidor en
conseguir repuestos.
Precio de venta de las
máquinas para la confección
es elevado.
66
OP
OR
TUN
IDA
DES
Restricciones
de
importación
y políticas
fiscales.
Evolución de
la tecnología.
Costos
unitarios
menores en
relación con
la
competencia.
Trayectoria
de la
empresa.
Las restricciones a la
importación de ciertos
artículos, provocó que muchas
de las empresas Chinas que
operan en la ciudad trasladen
sus procesos productivos en lo
referente a lo textil al país, lo
que incrementó las ventas de
Becerra Máquinas y
Accesorios.
La empresa oferta nuevos
productos que facilitan y
optimizan el uso de recursos
por parte de los productores
textiles, pues las nuevas
tecnologías permiten mayor
eficiencia, para esto Becerra
Máquinas y Accesorios brinda
asesoría referente a estas.
El personal conoce al máximo
cada uno de los artículos que
oferta, es así que siempre se
conocen y disponen de los
respectivos repuestos.
Todos los artículos que oferta
la empresa son debidamente
revisados para adquirirlos, es
así que los productos son de
alta calidad y se estudia
siempre la posibilidad del
consumidor al encontrar
repuestos, ya que al ser
mercaderías de uso continuo
los problemas de
mantenimiento suelen ser
comunes.
La empresa impulsa e
informa al consumidor sobre
las nuevas técnicas de
manufactura, exponiendo así
la posibilidad de renovar
tecnologías, con uso eficiente
de recursos minimizando los
desperdicios, para obtener
textiles de mayor calidad.
67
AM
ENA
ZAS
Riesgo de
competido_
res locales
Demoras en
el
crecimiento
del mercado.
Políticas
económicas y
tributarias.
Poco control
en el manejo
de los
inventarios
Las políticas fiscales reducen la
inversión dentro del país, por
lo tanto las fábricas existentes
deciden terminar sus
operaciones,
consecuentemente las ventas
de la empresa se ven
disminuidas
significativamente.
Existe poca apertura por parte
de la ciudadanía en el
consumo de productos
nacionales, es así que la
industria textil ecuatoriana
crece lentamente.
Como consecuencias de la
poca inversión, y consumo de
producto nacional, la
renovación de equipos y
adquisición de tecnologías no
es atractiva para la industria
textil
La adquisición de tecnología
depende mucho de la
facilidad para conseguir un
repuesto o un técnico
especializado, la falta de
actualización en el campo
tecnológico es significativa.
La falta de mecanismos que
permitan administrar los
inventarios los hace
vulnerables a situaciones de
riesgo como son deterioro,
perdida, sustracción,
sobrevaloración, etc.
68
De todo lo que se ha mencionado en el transcurso de este capítulo podemos
concluir que el comportamiento de los inventarios dentro de la empresa Becerra
Máquinas y Accesorios es incierto debido a varios vacios en el control interno.
Es necesario tomar medidas correctivas en cuanto a la aplicación de políticas y
mecanismos que permitan regular los procesos de adquisición, custodia, manejo y
venta de materiales, que permita controlar de manera eficiente el uso de los
recursos. Aunque la empresa tenga un buen nivel de ventas y tenga su negocio en
marcha, sin presentar un problema grave hasta el momento, es necesario, que estas
normas sean implementadas no solo para que los directivos tengan un
conocimiento real de sus activos, sino para establecer orden dentro de la
organización.
69
CAPITULO IV
PROPUESTA PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROL DE INVENTARIOS DENTRO DE
BECERRA MÁQUINAS Y ACCESORIOS.
4.1 INTRODUCCION
La necesidad de implementar un adecuado manejo y control de los inventarios que
proporcione datos reales de las existencias para que la empresa pueda operar
eficientemente. El control de los inventarios permite conocer las necesidades de
abastecimiento oportunamente, que se obtiene a través de un sistema concreto de
manejo y control de los inventarios, segregación específica de funciones, y la
separación de actividades incompatibles. Dadas las limitantes de personal y el
mismo hecho de ser una empresa familiar esta tarea es difícil ya que el término
“confianza” provoca que muchas de las tareas básicas para el control de acciones
sean realizadas de manera arbitraria y sin vigilancia adecuada. Estos procesos son
fundamentales si se quiere operar correctamente y sobre todo si se desea tener un
conocimiento real del movimiento de los inventarios durante el ciclo de
operaciones.
Para realizar un manejo adecuado de los inventarios es necesario un estructurar un
organigrama que delimite funciones, manuales de procedimientos, creación de
códigos de productos que permitan un adecuado almacenaje, control, venta,
despacho, etc. Establecimiento de stocks máximos y mínimos que no permitan la
interrupción de actividades, en el caso de la empresa, podríamos decir que el
tiempo en que tarda en solicitar a su proveedor determinada máquina, es variable,
pues si el producto solicitado se encuentra en el mercado nacional, este lapso
puede durar entre 48 horas y una semana, por lo tanto en este período se está
perdiendo dinero e inclusive un cliente, que dependiendo de su urgencia puede y
esta libremente en el derecho de buscar otra empresa que responda
inmediatamente a sus requerimientos.
70
Es importante establecer mecanismos en los cuales la gestión y control no solo de
los inventarios sino a nivel empresarial puedan permitir la evolución de la empresa,
entonces los requerimientos básicos que necesita la alta gerencia son:
Planificar: que es lo que se va a hacer, la toma de decisiones por parte de la
gerencia es necesaria para la consecución de objetivos
Organizar: agrupando todas las actividades necesarias para desarrollar programas
dentro de la empresa que proveen la sinergia necesaria para permitir que las los
objetivos logren las metas deseadas.
Coordinar: las relaciones existentes entre los recursos humanos, materiales y
financieros son de vital importancia para que todo lo programado sea ejecutado de
la manera más efectiva posible.
Dirigir: es la fundamental para la asignación de funciones que permitir la
consecución de los objetivos establecidos previamente, consiste en llevar a cabo los
programas
Controlar: permite vigilar continuamente los procesos, actividades y resultados de
forma práctica y oportuna, implica estándares, comparación de resultados.
Para efectuar una propuesta a Becerra Máquinas y Accesorios, se realizó un estudio
de las mercaderías existente, se verificaron facturas de compra y venta, que
permitieron determinar una valoración de inventarios que se ajuste a las
necesidades especificas de la organización, así como la delimitación de stocks
máximos, mínimos y de seguridad, que en muchos de los casos no proporcionan
información relevante dadas las limitantes en el estudio de su comportamiento en
el transcurso de los años que lleva operando, sin embargo un factor importante en
esto es el gran conocimiento por parte de los socios de la empresa con respecto al
movimiento que tienen sus productos, mantenimiento, etc. Es así que las personas
encargadas de la comercialización están actualizadas y tienen total dominio en el
tema. A pesar de esto es vital disciplinar los procesos.
71
4.2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL.
Funciones y responsabilidades de los empleados:
4.2.1 Gerente General.- es el encargado de la dirección de la empresa, el gerente
tiene la responsabilidad de coordinar con todos funcionarios las actividades y
responsabilidades que cada uno debe efectuar, así como ser el representante legal,
además está encargado del ciclo de la administración; planificar, organizar, dirigir y
controlar. Este ciclo es efectivo siempre y cuando se exista comunicación clara con
todas las áreas de la empresa, para conjuntamente estableces programas
coherentes con la estructura y capacidad de la empresa.
Es siempre importante que cualquier solicitud realizada dentro de la empresa,
presente la firma de responsabilidad del gerente, pues esto afirma que la
información es correcta y que se ha evaluado cada una de las peticiones y que están
acordes con las políticas y objetivos empresariales.
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
GERENTE GENERAL
CONTABILIDAD OPERACIONES
ADQUISICION
VENTAS (2)
BODEGA
TECNICO (2)
MENSAJERO
72
Funciones
Representar legalmente a la empresa
Controla y selecciona al personal idóneo para cada cargo, establece salarios
y políticas laborales y de motivación.
Generalmente es la última persona en revisar y evaluar las órdenes de
compra y producción. Así como las autorizaciones de egresos.
Evalúa las ventas.
Revisa Balances conjuntamente con la persona encargada de la contabilidad
4.2.2 Contador.- registra todas las actividades comerciales, tributarias y financieras,
laborales, que se realizan. Se encuentra en directa relación laboral con el gerente.
Funciones
Verifica y supervisa las actividades contables; conciliaciones
bancarias, revisión de impuestos, etc.
Elabora el rol de pagos, actividades relacionadas al personal;
contratos, bonificaciones, comisiones, etc., obligaciones respectivas
con la seguridad social.
Elabora los estados financieros.
Realiza las declaraciones tributarias
Evalúa la cartera y realiza el seguimiento de las cuentas por cobrar y
pagar.
4.2.3 Adquisición.- establece la relación comercial con el proveedor, solicita y
evalúa proformas de compra.
73
Funciones
Tramita las órdenes de compra entre el custodio de inventarios y el almacén.
Recibe y analiza las proformas para conjuntamente con contabilidad y
gerencia proceder a la compra si existe autorización de los altos mandos.
Revisa continuamente las necesidades de abastecimiento
4.2.4 Ventas.- encargado de las ventas del almacén, tiene relación directa con el
bodeguero y el área de adquisiciones. Su trabajo es supervisado por la gerencia.
Funciones
Verifica la existencia del producto solicitado.
Emite la respectiva factura al cliente.
Realiza la nota de entrega del producto para ser autorizada y la remite
con la autorización respectiva al bodeguero para la entrega.
Elabora la verificación en el almacén, tramita las órdenes de producción al
taller y constata los stocks conjuntamente con el gerente y bodeguero.
Realiza el cuadre de caja diario.
Revisa oportunamente la cartera vencida e inicia con los procedimientos
para el cobro.
4.2.5 Bodeguero.- recepta y controla las mercaderías almacenadas, reporta todas
las novedades de las existencias oportunamente las demás áreas de la empresa,
proporciona ayuda y asesoramiento en cuanto al manejo, utilidad y mantenimiento
de las máquinas
74
Funciones:
Recepción y verificación de las mercaderías
Codifica las existencias y las almacena apropiadamente
Informa sobre los inventarios a los departamentos afines con él.
Revisar constantemente la organización y ubicación de los productos.
Controla la limpieza y mantenimiento de los artículos disponibles en bodega.
Culmina el proceso de venta, con la entrega del producto y la respectiva
nota de entrega a contabilidad y cliente, la segunda copia la mantiene
dentro de sus registros.
Realiza la toma física de los inventarios conjuntamente con una persona
autorizada por el gerente.
4.2.6 Mensajero.- realiza todas las funciones relativas a la administración, brinda
apoyo concerniente a mensajería, realiza depósitos, pagos, etc.
Funciones
Todas las necesarias y obvias para el cargo
4.3 CLASIFICACION Y CODIFICACION DE LOS INVENTARIOS
Para realizar la codificación de los artículos disponibles para la venta se aplicara un
sistema de codificación mixta, es decir, consta de una estructura en cadena y
jerárquica dentro de su grupo, por lo tanto, la codificación se diseñará de acuerdo a
la marca, tipo y característica específica de cada máquina y motor. Los tableros se
identificaran por proveedor y tipo. De igual manera se procederá con los estantes y
pedales. La codificación será alfanumérica para de esta manera poder identificar
rápidamente la marca de la máquina, tipo y característica.
75
Para clasificar a los artículos del inventario, se los agrupara por familias, es decir por
el fabricante de cada uno, de esta manera se puede asociar la marca rápidamente,
luego por subfamilias, que sería el tipo de máquina. Luego por su característica
específica, como puede ser de 2 agujas, 4 hilos, etc.
MARCA TIPO CARACTERISTICA JK RT 001
MARCA DESCRIPCION CODIFICACION
JUKI
RECTA LIVIANA JKRT001
RECTA PESADA JKRT002
RECTA ELECTRONICA JKRT003
RECTA 2 AGUJAS GARFIO NORMAL JKRT020
RECTA 2 AGUJAS GARFIO GRANDE JKRT021
ZIGZAG Y TRIPLE ZIGZAG JKZG003
OVERLOCK 3 HILOS JKOV030
OVERLOCK 4 HILOS JKOV040
OVERLOCK 5 HILOS JKOV050
OVERLOCK 5 HILOS PESADA JKOV052
RECUBRIDORA PLANA O COLLARETERA JKRB004
RECUBRIDORA ELECTRONEUMÁTICA CILINDRICA JKRB005
ATRACADORA MÉCANICA JKAT006
ATRACADORA ELÉCTRONICA JKAT003
OJALADORA DE CAMISAS MECANICA JKOJ006
OJALADORA ELÉCTRONICA JKOJ003
BOTONERA JKBT001
PEGADORA DE TIRA DE REFUERZO CADENETA JKPG010
ELASTICADORA 4 AGUJAS JKEL040
CERRADORA DE CODO JKCR001
CERRADORA DE CODO CON PULLER JKCR010
PRETINADORA JKPR001
SIRUBA
RECTA LIVIANA SRRT001
RECTA PESADA SRRT002
RECTA 2 AGUJAS DESEMBRAVABLE SRRT023
RECTA 2 AGUJAS GARFIO PEQUEÑO SRRT022
RECTA 2 AGUJAS GARFIO GRANDE SRRT021
RECTA COSE Y CORTA SRRT007
RECTA ELECTRONICA CON MOTOR SRRT003
POSTE 2 AGUJAS TRIPLE TRANSPORTE SRPT023
POSTE 1 AGUJA SRPT010
POSTE 2 AGUJAS SRPT020
TRIPLE TRANSPORTE 2 AGUJAS SRTT020
TRIPLE TRASNPOSTE 1 AGUJA SRTT010
76
RECUBRIDORA DE COLLARETE SRRB008
RECUBRIDORA PLANA SRRB004
RECUBRIDORA DE COLLARETE CILINDRICA SRRB005
RECUBRIDORA ELECTRONEUMATICA SRRB009
PICOETA SRPI001
PEGADORA DE TIRA DE REFUERZO SRPG010
MULTI AGUJAS PLIZADOS GRANDES SRMA002
MULTI AGUJAS PLIZADOS PEQUEÑO SRMA001
ELASTICADORA 4 AGUJAS SREL040
PEGADORA 3 TIRAS Y ELASTICADORA SRPG030
PRETINADORA SRPR001
MULTI AGUJAS 12 AGUJAS SRMA120
UNIDORA DE TELA SRUT001
OVERLOCK 3 HILOS SROV030
OVERLOCK 3 HILOS FILO DE PAÑUELO SROV031
OVERLOCK 3 HILOS PEGADORA DE ESLASTICO SROV032
OVERLOCK 4 HILOS SROV040
OVERLOCK 4 HILOS PEGADORA DE ELASTICO SROV042
OVERLOCK 4 HILOS REMATADORA SROV043
OVERLOCK 5 HILOS LIVIANA SROV051
OVERLOCK 5 HILOS PESADA SROV052
OVERLOCK 5 HILOS ENCARRUIDORA SIN VIVO SROV054
OVERLOCK 5 HILOS ENCARRUIDORA CON VIVO SROV055
OJALADORA PARA CAMISAS MECANICA SROJ006
OJALADORA DE LAGRIMAS SROJ000
BOTONERA DE CAMISAS SRBT001
CERRADORA DE CODO LIVIANA SRCR001
CERRADORA DE CODO PESADA SRCR002
CERRADORA DE CODO PARA CAMISA CON PULLER SRCR010
ATRACADORA LIVIANA O PESADA SRAT001
ATRACADORA ELECTRONICA SRAT003
CERRADORA DE COSTALES SRCT001
CORTADORA DE COLLARETE 1 CUCHILLA SRCC010
CORTADORA DE COLLARETE 2 CUCHILLAS SRCC020
CORTADORA 8” VERTICAL GYCV080
GEMSY
RECTA LIVIANA GYRT001
RECTA PESADA GYRT002
RECTA GARFIO GRANDE TIPO JUKI GYRT021
RECTA TRIPLE TRANSPORTE GYTT001
TRIPLE TRANSPORTE TIPO JUKI GYTT002
POSTE 1 AGUJA GYPT010
POSTE 2 AGUJAS GYPT020
2 AGUJAS CON LOOPER-CADENETA GYLP020
2 AGUJAS LIVIANA GYRT021
2 AGUJAS PESADA GYRT022
RIBETEADORA PARA TAPICERIA GYRI004
RECUBRIDORA TIPO PEGASUS GYRB001
RECUBRIDORA TIPO PEGASUS TUBO GYRB005
OVERLOCK 3 HILOS TIPO SIRUBA GYOV030
77
OVERLOCK 3 HILOS FILO PAÑUELO GYOV031
OVERLOCK 3 HILOS CONCHADORA GYOV034
OVERLOCK 4 HILOS TIPO SIRUBA GYOV040
OVERLOCK 5 HILOS TIPO SIRUBA GY0V050
OVERLOCK 5 HILOS TIPO SIRUBA PESADA GY0V052
OJALADORA DE CAMISAS GYOJ001
CERRADORA DE CODO LIVIANA Y PESADA GYCR001
BOTONERA GYBT001
ATRACADORA MECANICA GYAT006
PRETINADORA 4-6 AGUJAS GYPR040
ESTAMPADORA GYES001
URLADORA INDUSTRIAL GYUI001
URLADORA SEMI INDUSTRIAL GYUS001
ZIGZAG GYZG001
CORTADORA DE COLLARETE 1-2 CUCHILLAS GYCC020
CORTADORA VERTICAL 10” TIPO EASTMAN GYCV010
CORTADORA VERTICAL 8” TIPO EASTMAN GYCV080
CORTADORA VERTICAL 5” TIPO KM GYCV050
CORTADORA CIRCULAR 4” GYCI040
ZOJE
RECTA LIVIANA ZJRT001
RECTA PESADA ZJRT002
RECTA COSE Y CORTA ZJRT007
TRIPLE TRANSPORTE ZJTT001
2 AGUJAS LIVIANA ZJTR021
2 AGUJAS PESADA ZJTE022
2 AGUJAS CON LOOPER CADENERA ZJRT024
2 AGUJAS DESEMBRAGABLE ZJRT023
OVERLOCK 3 HILOS ZJOV030
OVERLOCK 4 HILOS ZJOV040
OVERLOCK 5 HILOS ZJOV050
RECUBRIDORA DE COLLARETA ZJRB008
RECUBRIDORA CILINDRICA ZJRB005
ZIGZAG TRES PASOS ALTA VELOCIDAD ZJZG031
ZIGZAG LUBRICACION ZJZG006
ZIGZAG TRES PASOS NORMAL ZJZG030
URLADORA SEMI UNDISTRIAL ZJUS001
CORTADORA VERTICAL 5” TIPO KM ZJCV050
CORTADORA VERTICAL 8” ZJCV080
CORTADORA VERTICAL TIPO EASTMAN ZJVC009
TALADRO PERFORADOR TEXTIL ZJTP001
KANSAI
RECUBRIDORA COLLARETA KSRB008
RECUBRIDORA PLANA KSRB004
RECUBRIDORA PLANA KSRB004
PASADORES ¼ KSPS040
PRETINADORA 4 AGUJAS PIE NORMAL KSPR040
PRETINADOR 4 AGUJAS PIE ESCUALIZABLE KSPR041
PRETINADORA CILINDRICA KSPR042
PICOETA KSPI001
SUNSTAR RECTA PESADA SNRT002
78
RECTA ELECTRONICA SNRT003
RECTA DOBLE TRANSPORTE SNDT001
2 AGUJAS GARFIO GRANDE SNRT021
TRIPLE ZIGZAG ELECTRONICA SNZG003
ATRACADORA SNAT001
RECTA LIVIANA O PESADA SNAT001
TRIPLE ZIGZAG ARTESANAL SNZG030
BOTONERA MECANICA SNBT006
OJALADORA MECANICA SNOJ006
OJALADORA DE CAMISAS SNOJ001
BROTHER
OVERLOCK 3 HILOS SNOV030
OVERLOCK 4 HILOS BROV040
OVERLOCK 5 HILOS LIVIANA BROV051
OVERLOCK 5 HILOS PESADA BROV052
ATRACADORA ELECTRONICA BRAT003
OJALADORA ELECTRONICA BROJ003
PEGASUS
OVERLOCK 3 HILOS PARA MEDIAS PGOV033
OVERLOCK 3 HILOS PG0V030
OVERLOCK 4 HILOS PG0V040
OVERLOCK 5 HILOS LIVIANA PG0V051
OVERLOCK 5 HILOS PESADA PG0V052
RIBETEADORA DE ALFOMBRAS PGRI002
RECUBRIDORA PLANA-COLLARETE PGRB001
STEAMX PLANCHA A VAPOR -PEDESTAL SXPV001
PLANCHA SANDUCHERA SXPS001
WEI JIE PLANCHA DE CALDERO CON 2 MANGUERAS WJPC020
PLANCHA SANDUCHERA .ESTAMPADORA WJPS002
ENCONADORA DE 2 HILOS WJEN020
SILVER STAR PLANCHA A VAPOR CON TANQUE DE AGUA STPV002
PLANCHA CALDERO CON 2 MANGUERAS STPC020
KL CORTADORA CIRCULAR 3 ½ KLCI030
CORTADORA VERTICAL 8” KLCV080
CORTADORA VERTICAL 10” KLCV100
FDM MOTOR 400 W FDMI400
MOTOR INSDUSTRIAL 500W FDMI500
MOTOR INSDUSTRIAL LENTO 400W FDML400
KM CORTADORA VERTICAL 5” KMCV050
CORTADORA VERTICAL 8” KMCV080
CORTADORA VERTICAL 10” KMCV100
M.BECERRA ESTANTES MBET001
PEDALES MBPE001
LUDEÑA TABLEROS LDTB001
79
4.4 VALORACION DE INVENTARIOS
Valoración a precio de costo
La empresa relaciona las mercancías al precio de adquisición.
4. 5 COSTO DE LOS INVENTARIOS
Debido a la fluctuación de precios que tienen las máquinas, que no es constante,
sino esporádico y al tratarse de productos que no tienen el riesgo de perecer
rápidamente, pues su duración es de mediano a largo plazo, el mejor método para
valorarlo es el de promedio ponderado, ya que esto permite asignar el costo más
real posible para su posterior venta. Para determinar su valor se lo realizará de la
siguiente manera.
ART. MAQUINA MRC. SIRUBA MINIMO CST 187,5
COD. SRRT001 TIPO RECTA MAXIMO PVP 383,93
FECHA DETALLE UN VU TOTAL UN VU TOTAL UN VU TOTAL
01-Ene I. INICIAL 18 187,5 3375
1356 04-Ene VENTA 1 187,5 187,5 17 187,5 3187,5
1370 13-Ene VENTA 1 187,5 187,5 16 187,5 3000
8687 19-Ene COMPRA 10 187,5 1875 26 187,5 4875
8841 08-Feb COMPRA 2 187,5 375 28 187,5 5250
1398 08-Feb VENTA 1 187,5 187,5 27 187,5 5062,5
1411 19-Feb VENTA 1 187,5 187,5 26 187,5 4875
1417 22-Feb VENTA 1 187,5 187,5 25 187,5 4687,5
1422 25-Feb VENTA 1 187,5 187,5 24 187,5 4500
1426 25-Feb VENTA 9 187,5 1687,5 15 187,5 2812,5
1432 02-Mar VENTA 1 187,5 187,5 14 187,5 2625
9262 07-Abr COMPRA 7 187,5 1313 21 187,5 3937,5
1501 30-Abr VENTA 1 187,5 187,5 20 187,5 3750
1505 30-Abr VENTA 11 187,5 2062,5 9 187,5 1687,5
1611 18-May VENTA 1 187,5 187,5 8 187,5 1500
1613 19-May VENTA 1 187,5 187,5 7 187,5 1312,5
1615 21-May VENTA 1 187,5 187,5 6 187,5 1125
1651 11-Jun VENTA 1 187,5 187,5 5 187,5 937,5
TARJETA KARDEX
N
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
80
La presente tabla esta analizada del 1 de enero de 2010 hasta el 31 de julio 2010.
Suponiendo que la empresa realiza el balance a esta fecha, 31 julio 2010
determinaremos los siguientes valores para la MÁQUINA RECTA SIRUBA
COMPRAS NETAS VENTAS NETAS COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA
CN=CB-DC VN= VB-DV CV= Ii+CN-If UBV=VN-CV
CN= 3562,5 VN=32* 383,93 CV= 3375+3563-937,5 = 12285,76 =6000,5 UBV=12285,76-6000,5 =6285,26 La empresa obtiene una utilidad bruta de 104% por cada uno de estos artículos.
En donde:
CB= Compras Brutas CV= Costo de Ventas CN= Compras Netas DV= Devolución en Ventas DC= Devolución en compras
Ii= Inventario Inicial If= Inventario Final VN= Ventas Netas VB=-Ventas Brutas
UBV= Utilidad Bruta en Ventas
4. 6 ROTACION DE INVENTARIOS.
Es importante establecer la rotación de cada uno de los artículos para así establecer
con exactitud la necesidad de su abastecimiento, poder determinar que articulo
tiene mayor acogida entre los clientes, para así planificar y realizar estrategias en
cuanto a su adquisición.
Siguiendo el ejemplo anterior, la calcularemos de siguiente manera.
=360 días/ Total Ventas en el año
=360 /55 = 6, 55 = 7
El inventario rota en promedio cada 7 días en el año.
81
4.7 DETERMINACION DE STOCKS.
STOCK MINIMO.- para determinar el stock mínimo de cada uno de los artículos se
procederá a realizar el cálculo en base a la siguiente fórmula:
Sm= (ventas mínimas al mes/30 días)* Tiempo de reposición.
Sm = (Cm/30) x Tr Tiempo de reposición=5 días*
Sm=(1/30)*5=0,17
Por lo tanto como mínimo de stock se debería tener una máquina.
*Depende del proveedor
STOCK MAXIMO.- para determinar el stock máximo de cada uno de los artículos se
procederá a realizar el cálculo en base a la siguiente fórmula:
SM= (ventas máximas al mes/30 días)* Tiempo de reposición
SM = (CM/30) x 5 +Sm
SM= (12/30)*5+1=
= 3 máquinas.
STOCK DE SEGURIDAD
SS=(Trm-Tr)*DM Trm= tiempo máximo de reposición
SS=(8-5)* 5
SS=15
82
4.7.1. Punto De Pedido
PP=SS+(PE*DM)
PP=15+(5*5)
PP=40 unidades
4.7.2 Cantidad Económica De Pedido.
Inventario
Promedio
Costo de
mantenimiento
total
Costo de orden Costo total
inventario
Cantidad Económica de
Pedido
A=(S/N)/2 TCC= C*P*A
TOC= F*N
TOC= F*S/2A
TIC= TCC+
TOC
EOQ=PC(Q/2)+F(S/2(Q/2))
EOQ= √(2FS)/PC
Tomando como referencia el ejemplo anterior
Aplicando una regla de tres determinaremos las ventas totales en el año, así:
32=7
X=12
Entonces el total de artículos vendidos en el año son 55 el precio promedio de
venta es 383,93 usd.
A=(S/N)/2 TCC= C*P*A TOC= F*N TIC= TCC+ TOC
A=(55/N)/2 TCC=2%*187, 5*6,875 TOC=3*4 TIC=25,78+12
A=(55/4)/2 TCC=25,78 TOC=12 TIC=37, 78
=6,875
EOQ= √(2FS)/PC
EQQ=√(2*3*55)/ 187, 5*2%
EQQ=9,38
83
En donde:
S= Ventas Anuales
P= Precio de Compra
C=Costo porcentual de mantenimiento
F= Costo de Ordenamiento
A= Unidades promedio en el año
N= Pedidos
4.8 CONTROL
4.8.1 Documentos:
Los siguientes documentos son indispensables para mantener un control de ventas
y poder coordinar eficientemente el manejo de los inventarios.
4.8.2 Factura
La factura es el único documento que acredita la autenticidad de una transacción,
la factura siempre debe contener; el nombre de la empresa en este caso será
BECERRA MÁQUINAS Y ACCESORIOS Cía. Ltda. Con su respectivo RUC y dirección, datos
relevantes como; fecha, cliente, teléfono, dirección, etc., el número de factura,
autorización para su emisión por parte del SRI, así como su fecha máxima para su
emisión La factura debe ser llenada a máquina preferiblemente para evitar que sea
manipulada y tenga mejores descripciones del producto vendido, al ser realizadas
por un sistema de computarizado permite detallar claramente el articulo vendido,
con marca, modelo y código de producto, de esta manera es más controlable las
salidas de mercaderías, ya que hasta el momento las facturas carecen de este
sistema, es difícil establecer exactamente qué tipo de máquina se ha vendido, al ser
una empresa que maneja productos con similares características, las
especificaciones son necesarias para evitar confusiones. Las facturas deben ser pre
impresas y pre numeradas, la original es entregada al cliente y la copia para
contabilidad, la segunda copia es para uso del SRI
84
85
4.8.2 Orden de compra
La orden de compra es necesaria para controlar las adquisiciones, se usara cuando
el inventario haya llegado al stock mínimo con la finalidad de reabastecer la bodega
y evitar la interrupción en las ventas, así como la obtención de alguna máquina en
especial que se comercialice exclusivamente bajo pedido. El original debe ser
archivado por contabilidad y la copia en bodega para mantener constancia de los
productos en almacenados.
Las firmas de responsabilidad son:
Solicitud del área de Ventas para adquirir determinado artículo.
Aprobación de la solicitud por parte de Gerencia
Registro de la compra en Contabilidad conjuntamente con la factura emitida
por el proveedor
Recepción de la mercadería en Bodega para su respectiva codificación,
actualización de stocks y almacenamiento.
FECHA:
PROVEEDOR:
N◦ 0000
ORDEN DE COMPRA
MARCA CANTIDAD ESPECIFICACION VALOR
SOLICITADO POR CONTABILIDAD
GERENCIA BODEGA
86
4.8.3 Orden de entrega
La orden de entrega se usa para controlar específicamente las salidas de mercadería
de bodega o del almacén, está bajo responsabilidad directa del personal de ventas
y el bodeguero, es la constancia de la entrega del producto y permite controlar de
manera eficiente el stock.
La orden de entrega es realizada por el personal de ventas una vez realizada la
compra y conjuntamente con la factura se envía al bodeguero para que realice el
despacho del producto solicitado, una vez entregada la mercadería se envía a
contabilidad para el registro de la transacción, este documento se archivará el
original en contabilidad conjuntamente con la copia de la factura que acredita la
transacción y la copia en bodega.
Bibliografía
s. (f). d. g: h.
FECHA:
CLIENTE:
N◦ 0000
ORDEN DE ENTREGA
MARCA CANTIDAD CODIGO VALOR
SOLICITADO POR CONTABILIDAD BODEGA CLIENTE
RECIBI CONFORME
87
4.9 ALMACENAMIENTO
Los costos incurridos en almacenamiento son los equivalentes al arriendo de la
bodega, por lo que se debe establecer cuál es el costo de ese espacio físico, no
existe otro costo significativo al respecto ya que no se trata de productos que
requieran refrigeración o algún tipo de mantenimiento especial.
Lo único indispensable es evitar que se encuentren en un lugar con humedad, para
no dañar sus empaques y evitar la corrosión.
Se pueden agrupar los artículos apilándolos sin hasta un límite de 6 máquinas una
sobre otra y 10 motores de igual manera, ya que se guardan en cajas que cuentan
con las respectivas medidas de seguridad para protegerlos. Sin embargo es
preferible que se almacenen agrupándolos por tipo, ya que al momento los
artículos se encuentran en bodega indistintamente y al momento en que son
requeridos se pierde tiempo en su ubicación. Por lo tanto es importante que cada
artículo se almacene junto con sus similares así como que su código este visible
para que sea más fácil de detectar.
STEAM X
TABLEROS ESTANTES
PEDAL
OT
RA
S
GE
MS
Y
PE
GA
SU
S
WEI JIE
S
ILV
ER
ST
AR
SIR
UB
A
JU
KI
F
DM
ZO
JE
PLANCHA
RE
PU
ES
TO
S
ALM
AC
EN
MÁ
QU
INA
S D
E M
UES
TRA
,
DIS
PO
NIB
LES
PA
RA
LA
VEN
TA.
88
4.10 PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA CONSTATACION FISICA DE LOS
INVENTARIOS DE MERCADERÍAS QUE SE ENCUENTRAN A CARGO DE LA EMPRESA
BECERRA MÁQUINAS Y ACCESORIOS
4. 10.1.- ANTECEDENTES
4.10.1.1. La empresa Becerra Máquinas y Accesorios de
acuerdo con el Programa de actividades que durante el año 2010,
deberá disponer se proceda a la constatación física de los materiales
y suministros que se encuentran en la empresa.
4.10.1.2 A fin de proceder con la constatación física especificada en
el acápite anterior, el señor Gerente designa al señor de Bodega,
bajo cuya responsabilidad se cumplirá la gestión en referencia,
contando para el efecto con el presente programa de trabajo.
4.10.2.- GENERALIDADES DE LOS TRABAJOS
4.10.2.1 Constatación física integral mediante recuento de todos y
cada una de las máquinas, motores, tableros y estantes con las que
cuenta la compañía.
4.10.2.2 Conciliación de los resultados de la constatación física
registrados en las hojas de trabajo, con los registros kardex será
proporcionada por el Departamento de Contabilidad.
4.10.2.3..Determinación de diferencias encontradas y agrupamiento
en anexos auxiliares.
4.10.2.4 Preparación de actas y anexos resultantes de la
constatación física.
89
4.10.3.- TIEMPO PREVISTO
4.10.3.1. Fecha de Inicio: 31 de julio del 2010
4.10.3.2. Fecha de finalización: 31 de julio del 2010
NOTA : 1.-La fecha de finalización podría variar en más o menos días, de acuerdo a las
circunstancias que se presenten e influyan en el desarrollo de la verificación física, para lo
cual se contará con los informes de la supervisión e informes de avance.
2.- La fecha de finalización no incluye la elaboración y legalización de las actas y anexos.
4.10.4- PERSONAL DISPONIBLE
4.10.4.1 Personal del Departamento Ventas.
4.10.4.2. Personal de Bodega.
4.10.5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA
A fin de proceder con datos e información confiables, se dispondrá de los siguientes
documentos de referencia:
4.10.5.1 Certificación y demostración contable de la cuenta de
materiales de control, con corte al 31 diciembre 2009
4.10.5.2 Registros del Departamento contable ( kardex auxiliares)
4.10.5.3..Registro individual de ingreso de materiales
4.10.5.4 Documentos que amparen las compras locales, por
materiales de al departamento contable.
4.10.5.5 Documentos que amparen las ventas realizadas.
4.10.5.6 Otros documentos y fuentes de información que se estimen
necesarios para la comparación de resultados.
4.10.5.7..Informes de movimientos mensuales, en caso de existir.
90
4.10.6.- MATERIAL AUXILIAR
4.10.6.1 Hojas de trabajo prediseñadas para el registro de los
resultados que se vayan obteniendo en la verificación física .
4.10.6.2. Suministros de oficina de acuerdo a las necesidades y
características de los trabajos a desarrollarse.
4.10.6.3. Material para marcar y codificar los bienes-
4.10.6.4 Otros medios que se estimen necesarios para la constatación
física, identificación, control y registros de los materiales,
bienes:
Catálogos
Facturas Proformas
Flexómetros
Calibrador,
etc.
4.10.7.- HORARIO DE TRABAJO
Los trabajos encomendados a los grupos de determinados de alumnos se cumplirán
dentro del horario de labores establecido en la empresa de ser necesario y si
existiera alguna razón que impida esto, se lo realizará en un fin de semana.
4.10.8.- COORDINACION
4.10.8.1 El Jefe de Equipo mantendrá coordinación con el señor
Gerente en todo cuanto se relacione con las actividades de
la verificación física.
4.10.8.2 El Jefe de Equipo, durante el desarrollo de la constatación
física, mantendrá informado al señor Gerente, sobre el
avance de sus trabajos y sus novedades.
4.10.8.3 La verificación física se efectuará bajo la supervisión directa
del Jefe de Bodega designado por el Gerente, quien se
91
encargará de cumplir y hacer cumplir el presente programa
de trabajo.
4.10.9.- SUPERVISION
4.10.9.1 El Gerente junto con el jefe de adquisiciones se encargarán
de supervisar las actividades del personal durante la
verificación física de los bienes
4.10.10. INFORME FINAL
4.10.10.1. Terminada la verificación física y una vez que se disponga
de las actas y anexos debidamente legalizados, se
presentará el informe final sobre el desarrollo y
cumplimiento de los trabajos encomendados.
4.10.10.2. Dicho informe deberá contener suficiente información
previamente verificada y comprobada, sobre las
novedades más sobresalientes encontradas en el
desarrollo de la verificación física, así como en la
aplicación de los procedimientos, con las conclusiones y
recomendaciones que los hechos comentados ameriten y
se estimen consignarlos, de manera que permitan su
análisis y tomo de decisiones consiguientes.
PREPARADO POR AUTORIZADO POR
92
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Luego de haber realizado el diagnostico a la empresa Becerra Máquinas y
Accesorios. Cía. Ltda. En el área de inventarios, podemos realizar conclusiones y
recomendaciones.
5.1 CONCLUSIONES
Los inventarios constituyen una parte fundamental en la administración de
las empresas, ya que son estos los que mantienen a las empresas
comerciales dentro de la industria, por lo tanto si no existe un control sobre
estos pueden existir perdidas por no abastecer correctamente a sus clientes.
Cuando no existen políticas y procedimientos adecuados en la
administración de los inventarios es inevitable cometer errores en cuanto a
su manipulación y adquisición.
Los procedimientos para el manejo en la empresa Becerra Máquinas y
accesorios son los adecuados por lo que es necesario implementar políticas
y estableces mecanismos de control interno que es fundamental en las
empresas para evitar desvíos, es así que la delimitación de funciones es el
primer paso para la administración y control.
Es necesario realizar un cálculo oportuno los abastecimientos, pues es la
única manera en la que se puede mantener un stock apropiado para
satisfacer las necesidades reales.
Aunque exista conocimiento amplio sobre el negocio, la pregunta siempre
será ¿hasta qué punto se podrá operar de la misma manera¿
Un stock insuficiente genera: pérdida en ventas, pérdida de imagen, pérdida
de confianza de los clientes
Podemos afirmar que lo que no se puede controlar, no se puede
administrar.
93
5.2 RECOMENDACIONES.
Elaborar y diseñar un manual que delimite funciones dentro de la empresa
Becerra Máquinas y Accesorios, para en caso de existir un error saber
exactamente a cargo de qué persona estuvo.
Planificar adecuadamente las actividades de la empresa, elaborando
políticas y objetivos claros para la administración de sus inventarios, así
como las demás ramas de la empresa, puesto que la gestión de cartera,
compras, despachos etc. son importantes para lograr la sinergia dentro de la
organización.
Elaborar un manual de control interno que permita verificar claramente cuál
es la política de la empresa en caso de encontrar una desviación.
Implementar el uso de documentos que permitan un mejor control de las
existencias en la empresa Becerra Máquinas y Accesorios.
Establecer mecanismos de comunicación claros dentro de toda la empresa
para conocer oportunamente las necesidades.
Incorporar un sistema de contabilidad que no permita manipulación de
información, salvo el caso de autorización por parte de la gerencia y que
este sistema mantenga un registro de modificaciones permanente.
Los artículos que se encuentran obsoletos deben ser dados de baja en
contabilidad, para evitar elaborar un Balance General con valores erróneos.
Elaborar mensualmente un Balance General con el fin de conocer
oportunamente la gestión de la empresa en cuanto a sus partidas más
importantes.
Incentivar el buen uso del gobierno corporativo que proteja los intereses
tanto de la organización como de los accionistas, creando valor en todo el
proceso comercial y usando eficientemente los recursos.
94
5.3 BIBLIOGRAFÍA
1. Álvarez Roberto. Administración Y Control De Inventarios Para Una
Fábrica De Bloques De Concreto, 2006
2. Bran López Luis Carlos. Administración De Inventarios Y Su Aplicación
En Una Fábrica De Papel Higiénico. Guatemala. 2001
3. Castillo Soto Yadira Alexandra. Administración Y Control De
Inventarios De Sismode Cía. Ltda.. 2006
4. Chase, Richard B. Administración De La Producción Y Operaciones
Para Una Ventaja Competitiva. 10ma Edición. Editorial Mc. Graw Hill.
México 2005
5. Coggiola Mauricio. Clasificación Y Codificación Ut2. 2007
6. Control Físico De Inventarios. Archivo Pdf
7. Galindo Campins Jessica. Administración De Inventarios Y Su
Aplicación En Una Empresa De Perfumes Y Cosméticos, Guatemala.
1998
8. Gutiérrez M Ana. Control Interno De Inventarios De Materiales
Eleven Distribuidora Eneldis. Maracaibo. 2005
9. Hernández Mondragón Araceli. Administración Y Control De
Inventarios En El Almacén De Operaciones De La Empresa Propimex
S.A . México. 2009
10. Kennedy. Auditoría 5ta edición. Editorial Internacional México 2000
11. Ley De Régimen Tributario Interno
12. M Kileen Louis Técnicas De Administración De Inventarios.. Editora
Técnica Sa. México 1971
13. Manual De Procedimientos Para La Administración Y Control De
Inventario. Gobierno De Chile, Región Coquimbo. 2008
14. Morales Galicia Claudia Amarilis. Sistema Computarizado Para El
Manejo De Inventario Y Control De Pedidos En Una Industria De
Elaboración De Perfume. Guatemala. 2004
95
15. Morán Vázquez. Sistema de planificación y Control. McGarw-Hill.
2000á
16. Normas Ecuatorianas De Contabilidad
17. Picle. Control de la Producción y de Invenatrios McGarw-Hill. 2001
18. Ramírez José. Fundamentos De Inventarios. Instituto Universitario De
Tecnología “Readic”, Maracaibo 2007
19. Vera Arteaga Edith Yolanda. Diseño De Un Sistema De
Administración Y Control De Inventarios Para La Compañía Nac. Cia,
Ltda. 2005
20. Anónimo. Gestión De Stocks. Archivo Pdf 2006
21. De Diego Raúl, Gestión De Inventarios. 2006 Archivo Pdf
22. www.aareii.org.ar/modules/wfdownloads/visit.php?cid=15&lid=13
23. www.bpr.com.co/new_bpr/images/BOLETINES/otorgamientoyriesgo
s.pdf
24. www.buenastareas.com/ensayos/Almacenaje-Y-Tipo-De-
Inventarios/91655.html
25. www.caballano.com/almacenamiento.htm
26. www.investigacion-
operaciones.com/.../TEORIA%20INVENTARIOS.doc
27. www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/planstock.h
tm
28. www.slideshare.net/magc121286/gestion-de-inventarios
96
5.4 GLOSARIO
Ajuste. Asiento al final del periodo que asigna los efectos de las transacciones
implícitas en el ciclo contable.
Cantidad económica de pedido. Modelo que determina con eficiencia los
abastecimientos para lograr el equilibrio entre: lote de pedido y costos incurridos.
Consistencia. Los métodos de cálculo, procesos, sistemas, etc. Deben estar
conformes el uno con el otro, es decir, cada ciclo tenga el mismo modo de operar.
FODA. Es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual
de la empresa u organización, (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)
Gestión de inventarios. Técnica que permite tener existencias a niveles adecuados
dependiendo de las necesidades de la empresa.
Inventarios. Bienes que posee una empresa para su futura comercialización,
Inventario físico. Inventario que se ha contado uno por uno sus componentes para
tener como resultado un valor real.
Kardex. Es una tarjeta de control de inventarios, para registrar entradas, salidas y
saldos al costo, según el método de valoración adoptado por la empresa.
Liquidez. Representa la cualidad de los activos para ser convertidos en dinero
efectivo de forma inmediata sin pérdida significativa de su valor. Es la capacidad
para cumplir con sus obligaciones financieras a corto plazo
Organigrama funcional. Es aquel que está determinado jerárquicamente según las
funciones que realizan cada uno de los empleados de la empresa.
Políticas empresariales. Son decisiones corporativas mediante las cuales se definen
criterios y establecen marcos de actuación que orientan la gestión
Proceso productivo. Incluye acciones planificadas, para la transformación de
materiales, objetos o sistemas, al final de los cuales obtenemos un producto.
Rotación de stock. Número de veces que un artículo pasa por el proceso de
venderse, en un tiempo determinado,
Sistema de cuenta permanente. Sistema que mantiene un registro permanente y
continuo, que deduce diariamente las existencias y el costo de los bienes vendidos.
Stocks. Comprende al lote de productos que están en un deposito o almacén.
97
5.5 ANEXOS
5.5.1 CODIFICACION
Las primeras dos letras de la codificación se encuentran diseñadas en base a la
marca de la máquina, las dos siguientes en base a su tipo y los números en función
a su característica, de la siguiente manera:
MARCA TIPO CARACTERISTICA
JUKI JK ATRACADORA AT LIVIANA 001
SIRUBA SR BOTONERA BT PESADA 002
GEMSY GY CORTADORA COLLARETE CC ELECTRONICA 003
ZOJE ZJ CORTADORA CIRCULAR CI PLANA 004
KANSAI KS CERRADORA CR CILINDRICO 005
SUNSTAR SN CORTADORA VERTICAL CV MECANICA 006
BROTHER BR ELASTICADORA EL COSE Y CORTA 007
PEGASUS PG ENCONADORA EN COLLARETERA 008
STEAMX SX ESTAMPADORA ES ELECTRONEUMAT. 009
WEI JIE WJ ESTANTES ET 1AGUJA
010 SILVER STAR ST MULTI AGUJAS MA 1 HILO
KL KL MOTOR INDUSTRIAL MI 1 TIRA
FDM FD MOTOR INDUSTRIAL LENTO ML 2 AGUJAS
020 KM KM OJALADORA OJ 2 HILOS
M. BECERRA MB OVERLOCK OV 2 TIRAS
LUDEÑA LD PLANCHA CALDERO PC 3 HILOS 030
PEDALES PD 3 AGUJAS
PEGADORA PG 4 AGUJAS 040
PICOETA PI 4 HILOS
PRETINADORA PR 5 HILOS 050
PASADORES PS 5”
POSTE PT 8” 080
PLANCHA VAPOR PV 10” 100
RECUBRIDORA RB 12 AGUJAS 120
RIBETEADORA RI 400W 400
RECTA RT 500W 500
TABLEROS TB
98
TRIPLE TRASPORTE TT
URLADORA INDUSTRIAL UI
URLADORA SEMIINDUSTRIAL US
UNIDORA TELA UT
ZIGZAG ZG
5.6 FLUJOGRAMAS
5.6.1 Proceso de compra
GERENCIA CONTABILIDAD ADQUISICION VENTAS BODEGA
Solicita productos
Confirma solicitud
Firma y el Cheque y dispone el pago
8
Envía comprobante a Contabilidad
9
Realiza el registro y elabora el cheque
CHEQUE
a
6 Efectúa la compra
Dispone la compra
5 Solicita aprobación
Aprueba compra
Verifica autenticidad del documento acorde con la aprobación de Gerencia
7
3
Autoriza adquisición
1 2
Realiza y evalúa proformas
4
CHEQUE firmado
CHEQUE firmado
99
5.6.2 Proceso de recepción y almacenamiento de materiales
GERENCIA CONTABILIDAD ADQUISICION VENTAS BODEGA
Existencia actual
a
4
Verifica la consistencia de los documentos y actualiza registros
Confirma los valores y actualiza los productos disponibles para la venta
3
Realiza control permanente de las existencias
Codifica y actualiza las existencias
2
Compara lo recibido con lo facturado
1
Compara la proforma con la adquisición
Recibe las compras
5
Fin del proceso
100
5.6.3 Proceso de Venta
GERENCIA CONTABILIDAD ADQUISICION VENTAS BODEGA
4
Revisa documentos y realiza el registro oportunamente
Entrega el comprobante, firmado por el cliente.
Efectúa la venta
1
Elabora la factura
Solicita mediante la orden de entrega
Verifica la venta y dispone la entrega del producto y firma la orden
2
3
Entrega el producto al cliente
Adjunta los documentos y envía a contabilidad para su registro
a
Fin del proceso
101
5.7 EJEMPLOS DE AJUSTES A REALIZAR:
5.7.1 FALTANTES.
5.7.1.1 Comprobantes de asiento de diario
CUENTA DETALLE DEBE HABER
Pérdidas y faltantes en investigación 1000
Inventario mercaderías 1000
5.7.1 .2 Si se decide cobrar al costo:
CUENTA DETALLE DEBE HABER
Cuentas por Cobrar Diversas 1000
Pérdidas y faltantes en Investigación 1000
5.7.1.3 Si se acuerda llevarlo al gasto:
CUENTA DETALLE DEBE HABER
Gastos y Faltantes 1000
Pérdidas y faltantes en Investigación 1000
102
5.7.2 SOBRANTES:
5.7.2.1 Si se acuerda llevarlo al gasto:
CUENTA DETALLE DEBE HABER
Inventario Mercaderías 1000
Sobrantes de Inventario 1000
5.7.2.2 Si se acuerda cobrarlo al costo
CUENTA DETALLE DEBE HABER
Sobrantes en Investigación 1000
Ingresos por sobrantes 1000
