Administración y Logística de Eventos de Carlos Larrea Naranjo

5/10/2018 Administraci n y Log stica de Eventos de Carlos Larrea Naranjo - slidepdf.com

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Administración y Logística de Eventos MBA .Carlos Larrea Naranjo

2010

Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas1

Texto de auto-aprendizaje con proyectos pedagógicos,

lecturas integradoras, indicadores de evaluación y

actividades de acreditación y promoción

Riobamba – Ecuador2010

Administración y Logística de Eventos

por

Competencias




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2JUSTIFICACIÓN – DEDICATORIA

La Administración y Logística de Eventos es uno de lostrabajos más complicados de la organización, empresa oinstitución, ya que es el momento en el cual no sólo tenemosque asegurarnos de que todo se encuentre en orden, sino quetambién, es importante que cuidemos cada uno de los detallesque puedan llegar a fallar.

La gestión de eventos se basa principalmente en la supervisióndel desarrollo de los mismos, por eso decimos que se requiere

prestarle atención a más de un solo detalle a la vez.

El presente módulo es un aporte del tutor a ese selecto grupodel Sexto semestre de la carrera de Secretariado y RelacionesPúblicas 2010-2011, para coadyuvar a su formación integralen busca de la excelencia académica.

Este curso les permitirá dominar las técnicas y estrategias dela Administración y Logística de Eventos, obviamentecontribuirá a que sea usted una mejor secretaria.

El Autor

.

AUTOR: Julio Adolfo Bravo ManceroCiencias de la Comunicación Social (Licenciatura)

Diplomado Superior para Editores de Medios Impresos del Siglo XXI Docente en la Universidad Nacional de Chimborazo – modalidad presencial

Teléfono: 084408311 (móvil)E-mail: [email protected]

Edición Nº 1, marzo de 2010 Riobamba-Ecuador

AUTOR: Carlos Larrea NaranjoLicenciado en Ciencias de la Comunicación Social;MBA. Master Bussines Administration;Diploma de Posgrado en Comunicación y Relaciones Públicas;Especializado en Comunicología y Análisis de Audiencias;Diploma Superior en Gerencia de Marketing;Especialista en Gerencia de Proyectos.Docente en la Escuela de Comunicación Social de la Universidad Nacional de Chimborazo

E-mail: [email protected]

Edición Nº 1, octubre de 2010 Riobamba-Ecuador Reproducción, impreso y encuadernado: Unach




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ELEMENTOS BÁSICOS

3 PRESENTACIÓN

Administración y Logística

de Eventos


Por Competencias




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Quienes se dedican a la Administración ygestión de eventos generalmente son personas

con una formación académica sólida y quetrabajan en equipos,

Su grupo de trabajo se encuentra capacitadopara conseguir que el evento en su

planificación, durante su transcurso y en la

evaluación posterior, haya tenido el éxitodeseado.

La secretaria es la cabeza de esta organización

y ejecución de eventos por ello la necesidad deconocer, dominar y aplicar con solvencia toda

la metodología de la Administración yLogística de eventos.

Creemos que con la propuesta de proyectos deestudio descrita más adelante, conseguiremoslos objetivos del curso.

Proyecto 1:

Conociendo la administración.

Proyecto 2:

Cómo organizo adecuadamente un evento? Proyecto 3:

¿Qué requiero para ejecutar un evento?

El autor

4 INTRODUCCIÓN




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SUMARIO5

P R O Y E C T O S

C O N T E N I D O S

A P L I C A C I Ó N

E J E S

L E C T U R A

T E M A S

¿Qué requiero

para ejecutar

un evento?

Ejecutar un eventoempresarial, institucional oacadémico

Comunicación y RelacionesPúblicas

Los eventos

Actos públicos

Ceremonias y actosProtocolo y logística

Protocolo nacional

Protocolo en organismos

internacionales

¿Cómo organizo

adecuadamente

un evento?

Planificación de eventos

Investigación de locales para

eventos

Exposición pública

Comunicación y RelacionesPúblicas

Manual paraorganizadores de Ferias

Gestión de eventos

Eventos de empresaEventos Institucionales

Eventos Académicos

Eventos sociales

Foro sobre temas expuestos

Ensayo sobre las definiciones

Exposición pública

Comunicación yAdministración:

La Meta

La Administración

La Institución

La organización o empresaCultura Organizacional

Liderazgo

1 2 3

“Conociendo a la

Administración”



Riobamba – Ecuador

2010

Carlos Larrea Naranjo

DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO

6 TEMPORALIZACIÓN

“Conociendo la Administración”

¿Cómo organizo adecuadamente un evento?

¿Qué requiero para ejecutar un evento?

12

18

30

A D

M I N I S T R A C I O N Y L O G I S T I C A

D E E V E N T O S

1

2

3

Nº DEHORAS

PROYECTOS DIDÁCTICOS




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Aprendizajes significativos por

competencias a través de proyectos

pedagógicos con estandarización de

conocimientos o contenidos mínimos e

indicadores de evaluación


Texto de Administración yLogística de Eventos




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ÍNDICE DE TEMAS

PáginaJUSTIFICACIÓN-DEDICATORIA…………………………………………………………… 2PRESENTACIÓN……………………………………………………………………………… 3INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………... 4SUMARIO……………………………………………………………………………………… 5TEMPORALIZACIÓN………………………………………………………………………… 6

1.1 Tendencias Históricas 121.2 Administración antigua 171.3 Administración media 181.4 Administración moderna 181.5 Administración contemporánea 191.6 ¿Qué es una organización? 221.7 Empresa o institución 231.8 Sistema organizacional 261.9 Cultura organizacional 281.10 Cultura corporativa 291.11 El liderazgo 301.12 Trabajo en equipo 31

2.1 Lo típico 382.2 ¿Quiénes trabajan en la organización de un evento ¿ 402.3 Eventos de empresa 412.4 Claves para organizar la reunión de una empresa 432.5 Claves para una comida de empresa 452.6 Planificación, pautas previas 472.7 Organizar. Clasificación de eventos 492.8 ¿Cómo organizar una reunión exitosa? 512.9 Lineamientos para la organización de eventos académicos 54

INVESTIGACIÓN

12Conociendo la Administración Lectura: La Meta Cap. I

P R O Y E C T O 1

¿Cómo organizo adecuadamente un evento?Lectura: Manual para la organización de ferias 36

P R O

Y E C T O 2




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3.1 Ha llegado el gran día 613.2 Actos públicos, clasificación organización 663.3 Ceremonias y actos 673.4 Actos públicos 683.5 Actos oficiales 693.6 Ubicación de invitados 703.7 Realimentación proceso de planificación 733.8 Protocolo y logística 743.9 Protocolo en la OTAN 883.10 Claves para eventos impactantes 94

¿Qué necesito para ejecutar un evento?Lectura: Eventos 59

P R O Y E C T O

3




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ESTRATEGIA

Contextualización del proyecto

Las estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarán sobre la importancia de laAdministración y el rol fundamental de la secretaria en la empresa.Posteriormente en un taller expondrán sus criterios y a través de debate se sacarán conclusiones.

Metodología de agrupación:Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación.Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información.Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo.

Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo.

Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.

Causas:Existen varias formas de bridar servicios o bienesLa secretaria es considerada como un elemento desegundaNo se valora los aportes de la secretaria

Lo que el estudiante quiere o necesita saber:¿Qué es administración?

¿Qué es institución, organización, empresa?¿Qué es la cultura organizacional?¿Qué es el liderazgo?

Competencias a desarrollar

Los ESTUDIANTES serán capaces de:

- Elaborar y sustentar un ensayo sobre lasdiferencias entre empresa, organización einstitución. La administración de empresasy el rol que desempeña la secretaria en esosescenarios.

Problema: Establecer el contexto de la Administraciòn de Em resas.

Conociendo a la

Administración

DURACIÓN: N° de semanas: 4

Fecha: desde 25 de septiembre hasta: 23 de octubre

1

OBJETIVOS:Identificar las corrientes de la AdministraciónDistinguir el verdadero rol de la secretaria en la organización




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“ E l e s t u d i o d e l a a d m i n i s t r a c i ó n n o

r

e s p o n d e a u n a m e r a i n t e n c i ó n

a c a d é m i c a ” . c l n

ACTIVIDADES

Control de Lectura Análisis del documento expuesto Identificación de las corrientes administrativas Investigación de los roles de las secretarias en

las instituciones, empresas y organizaciones,

públicas y privadas. Exposición individual

Demostración de saberes

Al término del Proyecto Pedagógico las estudiantes, en un círculo de rendición decuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través depreguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de

aplicación y el nivel de participación.




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1. LA ORGANIZACIÓN EN UN CONTEXTO ADMINISTRATIVO

1.1. TENDENCIAS HISTÓRICAS:

El pensamiento administrativo como lahumanidad, ha evolucionado desde laprehistoria y los cavernícolas hasta la historiamoderna, los viajes a la luna, lascomputadoras e Internet. En administración,como en la política o la poesía ha existidodiferentes corrientes o enfoques, es por estoque se conoce varias concepciones acerca de

la forma más acertada en que se debe administrar una organización. La historia deestas tendencias administrativas se remonta al imperio chino 500 AC, sería Confucioquien sentara las bases de la administración china. Después de los chinos, vinieron losegipcios con un sistema administrativo organizado en agricultura, pastoreo y comercio,que Weber calificó como “Burócrata”.

Más adelante los romanos desarrollan un excelente sistema tanto en la agricultura, laminería y el comercio además de la guerra, lo cual los lleva a la prosperidad durantevarios siglos, el espíritu de orden administrativo que tuvo el Imperio Romano hizo quese lograra, a la par de las guerras y conquistas, la organización de las instituciones demanera satisfactoria. Estas primeras experiencias de sistemas administrativos,

constituyen lo que podrían llamar Prehistoria del pensamiento administrativo.En la edad media europea se desarrolló un sistema político único: el feudalismo. Elseñor feudal vivía en su castillo, administraba la justicia, dirigía la policía, recaudabalos impuestos y acuñaba la moneda. Esta es, en cierta manera, la apareciendo deldescentralismo ya que existían las monarquías que gobernaban los territorios, pero eraslos señores feudales los que constituían pequeños “estados” y mantenían lasmonarquías”. También en esta época, floreció y se consolido la iglesia católica. Elestudio de su organización ha de interesar a quien se inicia en las disciplinasadministrativas, para conocer la importancia que tiene en administración eladoctrinamiento para la consecución de un objetivo.

Después de la organización feudalista viene el período de las revoluciones, entre ellas,la Revolución Industrial y con ella nacen también formas de administración no muyortodoxas. Ya entrando en lo que se llama la administración moderna (a partir delsiglo XIX) tenemos varias escuelas, iniciada por la Administración Científica que suresponsabilidad radica en los concepciones vertidas por Taylor y Fayol; así mimos, setiene otra corriente como es la del comportamiento, la empírica… Pero sin duda losgrandes pioneros del pensamiento administrativo moderno son atribuibles a FrederichTaylor y Henry Fayol, padres de la Administración como ciencia.

1

Administración

Organizacional




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La propuesta de Taylor tiene 6 elementos fundamentales

Estudio del trabajo (organización y programación del trabajo) “desarrollo deuna ciencia y distribución equitativa del trabajo.

Selección técnica e instrucción del trabajador. “Selección y desarrollocientífico del obrero”.

Control (por parte de los administradores) del trabajo (ejecutado por el obrero)“Cooperación cordial entre administración y obreros”. Fayol promulgó varioselementos claves:

Agrupación del conjunto de actividades que realiza la organización.

“Operaciones que realizan las empresas”

Definición de las funciones que debe desarrollar un administrador. “Elementosde la administración”.

Formulación de criterios que deben orientar la actividad administrativa.“Principios generales de la Administración”.

La principal contribución de estos pioneros fue demostrar que la AdministraciónCientífica no es un grupo de técnicas de eficiencia o incentivos sino una filosofía envirtud de la cual la gerencia reconoce que su objetivo es buscar científicamente losmejores métodos de trabajo.

Específicamente Fayol expuso su teoría de la administración en su famoso libroAdministration Industrielle el Generale, publicado en París en 1916.

Siempre tuvo un enfoque de gerente general y se preocupó por la eficiencia; conénfasis en la Dirección y la Administración de la empresa y toda su vida afirmó que suéxito se debía no sólo a sus cualidades personales, sino también a los métodos queempleaba. Del mismo modo que Taylor, Fayol empleó sus últimos años en la tarea dedemostrar que con una visión científica y con métodos adecuados de gerencia los

resultados satisfactorios eras inevitables.Fayol consideraba que en la teoría de la administración debía procederse como en lasciencias exactas, es decir, a través de un sistema de experimentación real paraconvalidad la doctrina. Se trata en realidad del primer intento de formular una teoríageneral de la administración.

A diferencia de Taylor, los estudios de Fayol se referían a la administración clásica, elfoco era la empresa como un todo, no sólo un segmento de ella. Consideró que laadministración estaba compuesta de funciones y basa su teoría en cuatro (4) principiosbásicos:

Descomposición de las actividades administrativas en cuatro elementos.




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División de las actividades de la empresa.

Considera esencial el desarrollo de actividades técnicas del trabajador y queéstas deberían desarrollarse por escala jerárquica.

La aparición del pensamiento moderno.

Antes de Fayol, en general, se pensaba que los “gerentes nacen, pero no se hacen”. No obstante, Fayol insistía en que la administración era como cualquier otra habilidad,que se podría enseñar una vez que se entendieran sus principios fundamentales, que seexplican a continuación;

a. División del trabajo: cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será

la eficiencia para realizar el trabajo. El epítome de este principio es la línea demontaje moderna.

b. Autoridad: los gerentes deben girar órdenes para que se hagan las cosas.Aunque su autoridad formal les otorgue el derecho a mandar, los gerentes nosiempre lograran la obediencia, a no ser que también tengan autoridad personal.

c. Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas ylos acuerdos que rigen a la organización. Según Fayol, la disciplina es elresultado de líderes buenos en todos los estratos de la organización, acuerdos

justos y sanciones impuestas, con buen juicio, a las infracciones.

d. Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones de una solapersona. Fayol pensaba que si un empleado dependía de más de un gerente,habría conflictos en las instrucciones y confusión con la autoridad.

e. Unidad de dirección: las operaciones de la organización con el mismoobjetivo deben ser dirigidas por un solo gerente y con un solo plan.

f. Subordinación del interés individual al bien común: en cualquier empresa,los intereses de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la

organización entera.

g. Remuneración: la retribución del trabajo realizado debe ser justa paraempleados y empleadores.

h. Centralización: al reducir la participación de los subordinados en la toma dedecisiones se centraliza; al aumentar su papel en ella se descentraliza. Fayolpensaba que los gerentes debían cargar con la responsabilidad última, pero almismo tiempo debían otorgar a su subalterna autoridad suficiente para realizarsu trabajo debidamente. El problema radica en encontrar el grado decentralización adecuado a cada caso.




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i. Jerarquía: la línea de autoridad de una organización, en la actualidadrepresentada por casillas y líneas definidas del organigrama, sigue un orden derangos, de la alta gerencia al nivel más bajo de la empresa.

j. Orden: los materiales y las personas deben estar en un lugar adecuado en elmomento indicado. Las personas, sobre todo, deben realizar los trabajosocupando los puestos mas adecuados para ellas.

k. Equidad: los administradores deben ser amables y justos con sussubordinados.

l. Estabilidad del personal: las tasas elevadas de rotación de empleados socavanel buen funcionamiento de la organización.

m. Iniciativa: los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar susplanes, aun cuando se puedan presentar algunos errores.

n. Espíritu de grupo: cuando existe el espíritu de grupo la organización tendráuna sensación de unión. Según Fayol, incluso los pequeños detalles podríanalentar el espíritu.

Fayol consideraba que la organización ideal era una burocracia con actividades yobjetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con una división deltrabajo detallada explícitamente; demuestra una importante sensibilidad para captar,interpretar y desarrollar las necesidades de esa época, donde fundara la Escuela de laAdministración Industrial y general.

Esta escuela está formada principalmente por ejecutivos de las empresas de la época.Algunos de ellos: Henri Fayol (1841 -1925), James D. Mooney, Lyundall Fa. Urwich.(N. 1891) Luter Gulick, entre otros. Esta corriente, cuya preocupación básica eraaumentar la eficiencia de la empresa, a través de la forma y disposición de los órganoscomponentes de la organización, esto es los departamentos, y de sus interrelacionesestructurales. De allí el énfasis de anatomía (estructura) y en la fisiología(funcionamiento) de la organización. En este sentido, la corriente anatómica yfisiológica desarrolla un enfoque inverso al de la administración científica: de arriba

hacia abajo (de la dirección hacia la ejecución) del todo hacia sus partes competentes.

La atención se fija en la estructura organizacional, en los elementos de laadministración, es decir en los principios generales de la administración, en laDepartamentalización. Ese cuidado en la síntesis y en la visión global permite unamejor manera de subdividir la empresa, centralizando la dirección en un jefe principal.Fue una corriente eminentemente teórica y administrativamente orientada. Suprincipal característica es el énfasis en la estructura.

Así mismo, en este tipo de estructura se considera dos tipos de comunicación dentro dela organización: las descendentes, mediante las cuales el superior da órdenes a sus

subordinados y la ascendente por medio de las cuales el subordinado eleveinformación para la continuación del proceso de toma de decisiones.




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Más adelante es Max Weber quien promulga la burocracia como el método másefectivo para administrar las organizaciones. La burocracia es un “tipo ideal” de organización delimitada por una estructura de denominación legal que se ejerce por

medio de un cuadro administrativo aplicable a grandes organizaciones tanto del Estadocomo del sector privado.

Luego aparece Elton Mayo, quien hace parte de la escuela del comportamientohumano o behaviorismo. Sus estudios buscaban analizar los efectos que ejercían lascondiciones, físicas sobre los trabajadores y sobre la producción. El resultado másimportante de sus análisis es que los factores psicosociales, como el reconocimiento yla conciencia de pertenecer a un grupo, son más importantes para el nivel deproducción que las condiciones de trabajo y los incentivos salariales. También, de laescuela behaviorista. Lewin propuso los grupos de trabajo como factor clave paramejorar la productividad. Otro exponente de esta escuela es Maslow quien observó

que la motivación es muy importante para mejorar la productividad de los individuos,quienes se mueven siempre en busca de satisfacer necesidades que se encuentran

jerarquizadas. Otro behaviorista es Herzberg quien enunció que la manera de motivaral empleado debe ser a través del enriquecimiento de la tarea asignando tareas queconstituyen un desafío a los empleados para que asuman una mayor responsabilidad.

Otra escuela es la japonesa, el justo a tiempo, el Kaizen, la teoría Z y el Kaanban sonalgunos otros aportes al desarrollo del pensamiento administrativo contemporáneo.Uno de los representantes más importantes de esta escuela es Ouchi quien propuso queno hay cabida en las organizaciones para el egocentrismo ni para los individuosdemasiado sensibles (el interés general prima sobre el particular) y que la intimidad yla confianza son las piedras angulares de la cultura organizacional dentro y fuera delámbito que circunda a la empresa.

Dentro de la escuela americana se tienen representantes como McGregor y Drucker.El primero promovió la teoría Y como respuesta a la administración tradicional teoríaX, esta teoría reza que la motivación, el potencial para el desarrollo, la capacidad paraasumir responsabilidad, la disposición para encaminar la conducta hacia metasorganizativas, se hallan, todas presentes en las personas. La administración no lascoloca allí. Es de la responsabilidad de la administración el hacer posible que losindividuos reconozcan y desarrollen por si mismos estas características humanas. El

segundo, aun vigente, abogó por la administración por objetivos que es una respuestageneralizada en el medio empresarial para resolver de una manara participativa elproblema de establecer objetivos, y un procedimiento para la correlación yreformulación de la estrategia.

Finalmente aparece la planeación estratégica que consiste básicamente en el proceso dedesarrollar y mantener una adecuada estrategia entre metas y capacidades de unaorganización y los cambios en sus oportunidades de mercado. Buscando, de estamanera, lograr una ventaja competitiva sostenible en el largo plazo. Para estableceruna estrategia a seguir se debe conocer a fondo, no sólo la organización a su interior(estrategia de adentro hacia fuera), sino el entorno en el que se desempeña (de afuera

hacia adentro), sus debilidades y fortalezas, sus oportunidades y amenazas. Además de




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estudiar las estrategias de los competidores en el área y los resultados que hanobtenido.

Este análisis, es apenas una aproximación a las teorías y los pensamientosadministrativos ya que hay muchas más prácticas administrativas, entre ellas se tiene:la reingeniería de procesos, la calidad total, círculos de calidad, benchmarking,outsourcing, la gerencia basada en valor, las cuadrillas organizacionales, etc. Y aunquevarias de ellas han sido pasajeras, han aportado para enriquecer la teoríaadministrativa.

Los tiempos han cambiado, los mercados y las empresas también y como en la teoríade la evolución de las especies de Darwin, sólo sobreviraran los más fuertes y lasempresas más fuertes serán las que desarrollen estrategias flexibles que le permitanadecuarse a los fuertes cambios tecnológicos, económicos y de mercado, de corto y

largo plazo para crear y mantener ventajas competitivas que les permitan triunfar en elmercado.

1.2. ADMINISTRACIÓN ANTIGUA.

A pesar de que la administración como disciplina es relativamente nueva, la historiadel pensamiento administrativo es muy antigua, ya que nace con el hombre mismo,puesto que en todo tiempo ha habido necesidad de coordinar actividades, de tomardecisiones y de ejecutar, de ahí que en la administración antigua se encuentran muchosde los fundamentos administrativos de la actualidad y que pueden observarse en elcódigo Hammurabi, en el nuevo testamento, así como en la forma de conducir losasuntos en la antigua Grecia, Egipto, Roma y China, en donde se encuentran vestigios

del proceso administrativo.

2600 a.C.2000 a.C

Egipcios

Descentralización de laorganizaciónReconocimiento de lasórdenes escritas

1941 a.C HebreosConcepto de organizaciónPrincipio escalar

1800 a.C

Hammurabi

(Babilonia)

Control escrito y

testimonial, establece elsalario mínimo, plantea que

En este sentido, el estudio histórico de esta

evolución administrativa muestra los enfoques que

tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma,

y la influencia que tuvieron ciertos procedimientos

utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas

actuales en el campo, entre ellas de la

organización funcional de los poderes del Estado.

http://www.monografias.com/trabajos11/salartp/salartp.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/salartp/salartp.shtml




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la responsabilidad no puedetransferirse

600 a.C Nabucodonosor(Babilonia) Control de la producción eincentivos salariales

500 a.CMencius(China)

Reconocimiento de losestándares

400 a.C

Sócrates(Grecia) Ciro(Persia)Platón(Grecia)

Reconocimiento de lasrelaciones humanas, estudio de movimientos,manejo de materialesPrincipio de laespecialización

1.3. ADMINISTRACIÓN EDAD MEDIA

Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo administrativo se fuedebilitando considerablemente y la autoridad real paso al terrateniente, alrededor delcual se agrupaban muchas personas, es decir, que en la Edad Media hubo unadescentralización del gobierno, con lo que se diferenció de las formas administrativasque habían existido anteriormente. Hubo una notable evolución de las ideasadministrativas y se consolidaron instituciones como la iglesia católica que tuvomucho interés para los estudios de administración, debido a su peculiar forma de

organizar y de funcionamiento.

1340 Lucas PacioloEstablece el método decontabilidad de la partidadoble

13951418

Francisco Di MarcoBarbariego

Utilizan prácticas decontabilidad denostó

1410 Hermanos SoranzoHacen uso del libro diario yel mayor

1496 Arsenal de Venecia Contabilidad de costos, inventarios y control

1.4. ADMINISTRACIÓN EDAD MODERNA

Al inicio de esta época surge en Prusia, Austria un movimiento administrativoconocido como cameralista que alcanzó su mayor esplendor en 1560 y trató de mejorarlos sistemas administrativos usados en esa época. Pusieron énfasis en el desarrollo dealgunos principios administrativos, como fueron, el de selección y adiestramiento depersonal, especialización de funciones y establecimiento de controles administrativos.

http://www.monografias.com/trabajos14/responsabilidad/responsabilidad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/estrategia-produccion/estrategia-produccion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/moem/moem.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/cultchin/cultchin.shtml


http://www.monografias.com/trabajos/histogrecia/histogrecia.shtml


http://www.monografias.com/trabajos5/relhuman/relhuman.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtml





http://www.monografias.com/trabajos6/moem/moem.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/estrategia-produccion/estrategia-produccion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/responsabilidad/responsabilidad.shtml




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1767Sir James Stuart(Inglaterra)

Teoría de la fuente deautoridadImpacto de laautomatización

1776Adam Smith(Inglaterra)

Principio deespecialización de lostrabajadoresConcepto de control

1799Eli Whitney(E.E.U.U)

Método científico,contabilidad de costos ycontrol de calidad

1832Charles Babbage(Inglaterra)

Reconocimiento yaplicación de prácticas depersonalPlanes de vivienda paraobreros como incentivo

1856 Daniel McCallumOrganigramas para mostrarestructura Organizacional

1.5. ADMINISTRACIÓN EDAD CONTEMPORÁNEA

Los historiadores están de acuerdo con que hubo una segunda revolución industrial de1860 a 1914, llamada también revolución del acero y la electricidad, que sustituyó elhierro por el acero como material básico para la industria en el campo de la energía.La administración científica de Taylor surgida en esa época cumplió a cabalidad conesa función, suministrándole herramientas, técnicas necesarias para su expansión ydesarrollo.

A pesar de todo este progreso no fue sino hasta principios del siglo XX que la llamada“ciencia de la administración” surgió.

Son diversos los enfoques de la administración, algunos de ámbito amplio, otros más

especializados, de modo que existen varias concepciones de la forma más acertada enque se debe administrar una organización lo que ha ocasionado que hasta la fecha nohaya una sola teoría administrativa que sea de carácter universal.

Observemos las teorías siguientes desde 1903 y sus principales pioneros:

1903 Administración Científica de Taylor, Gantt, Gilbreth

1909 Teoría Burocrática Max Weber

1916 Teoría Clásica Fayol, Gulik, Urwick

1932 Teoría Relaciones Humanas Elton Mayo

http://www.monografias.com/trabajos6/laerac/laerac.shtml


http://www.monografias.com/trabajos6/auti/auti.shtml



http://www.monografias.com/trabajos10/conco/conco.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTRO

http://www.monografias.com/trabajos4/epistemologia/epistemologia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/carso/carso.shtml



http://www.monografias.com/trabajos2/printeoadmin/printeoadmin.shtml



http://www.monografias.com/trabajos2/printeoadmin/printeoadmin.shtml



http://www.monografias.com/trabajos10/carso/carso.shtml


http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTRO

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/conco/conco.shtml


http://www.monografias.com/trabajos6/auti/auti.shtml





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1947 Teoría Estructuralista Weber, Etzioni

1951 Teoría de Sistemas Ludwing Von Bertalanffy

1954 Teoría Neoclásica Drucker, O` Donnel

1957 Teoría del Comportamiento Hebert Alexander Simon

1962 Desarrollo Organizacional McGregor, Argyris

1972 Teoría Contingencial Chandler, Skinner, Burns

Sin embargo, se puede inducir que nos encontramos con ciertas dificultades para

plantear una dirección eficaz de una organización educativa, al considerarhistóricamente varias tendencias a partir de las cuales se ha intentado interpretar yexplicar.

De un modo sintético se podría decir que ha habido tres tendencias en los últimos años.Desde 1910 a 1934 se desarrolla en modelo clásico burocrático, de 1934 a 1960 secentra la atención en las relaciones humanas y es a partir de 1960 se pasa a un enfoquemás unitario del tema aprovechan la teoría de sistemas, es en donde se emplean losnuevos modelos orientales que se propone en la aplicación del mundo occidental.

Uno de los exponentes más conocidos de la primera tendencia es Max Weber. Sumanera de entender cómo habría que plantear los elementos de la organización y lasrelaciones entre sí suponen en síntesis:

a. La división del trabajo de acuerdo con la especialización funcional.

b. Un sistema de jerarquía bien definido.

c. Un sistema de reglas que recogen los derechos y deberes de los trabajadores.

d. Un sistema de procedimientos para resolver cualquier situación problemática.

e. Relaciones interpersonales impersonales.

f. Selección y promoción basada en la competencia técnica.

Si se aceptan estas características como premisa para lograr una organización eficaz, esevidente que se tratará de planificar todo lo que se pueda, harán falta de objetivosconcretos y se tratará de definir las tareas y funciones de cada colaborador con tododetalle.

En la escuela de relaciones humanas (representada por Eltón Mayo, Roethilisberger y

Dickson) sigue existiendo la alta preocupación por la productividad y la eficacia. Sinembargo, ahora se entiende que la definición de funciones y la planificación no son

http://www.monografias.com/trabajos15/aut-clasicos/aut-clasicos.shtml#MAX

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/comportamiento-humano/comportamiento-humano.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/pavlov-skinner/pavlov-skinner.shtml#parad

http://www.monografias.com/trabajos15/pavlov-skinner/pavlov-skinner.shtml#parad

http://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/comportamiento-humano/comportamiento-humano.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/aut-clasicos/aut-clasicos.shtml#MAX




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suficientes. Hace falta, además tener en cuenta la motivación y las actitudes de loscolaboradores. Algunos supuestos fundamentales de esta escuela son:

a. No sólo hay que cuidar de las metas institucionales sino también de lasaspiraciones personales.

b. Hace falta considerar a cada colaborador no sólo como un individuo, sinotambién como miembro de un grupo.

c. Por tanto hace falta distinguir entre la estructura formal y posibles estructurasinformales entre los colaboradores.

d. Se trata de asegurar el cumplimiento de las tareas por vía de la coordinación ydel control realizado por mandos intermedios.

Conviene no perder de vista que este planteamiento se hace con el fin de lograr laeficacia y la productividad de la organización. Por tanto, se cuidad de las relacioneshumanas en algún grado con el fin de asegurar los objetivos planteados, y no tanto paraque cada persona pueda alcanzar una mayor madurez personal en su trabajo.

En este sentido, pasando por alto algunos enfoques interesantes respecto al conceptode organización en relación con la eficacia, se puede pasar a considerar la organizaciónentendida como sistema1. Un sistema puede entenderse como un grupo de elementosinterdependientes que actúan juntos para cumplir un fin predeterminado. Se puededestacar algunas características de un sistema. Por ejemplo:

Todo sistema tiene un sentido específico al cual todos los componentes contribuyen através de sus interrelaciones. Las partes forman una unidad o un todo, ya se a porqueestán sujetas a un plan común o porque sirvan a un propósito común.

Un sistema es complejo en el sentido de que los cambios en cualquiera de las partesafectan al resto de los componentes.

Cada sistema es parte de un sistema mayor, pero así como es posible ampliar unsistema para abarcar una perspectiva de mayor alcance, también es factible

simplificarlo y reducirlo a una versión más pequeña.2

Para las personas que siguen este planteamiento, la organización es una realidaddemasiado completa como para que puedan aplicarse esquemas tan simples como elclásico esquema fines-medios, autoridad-obediencia, estructura vertical-divisiónespecializada de tares como hace la escuela de “relaciones humanas”. Aquí sepretende el registro de sistemas de comunicación y de influencias recíprocas entre losdistintos órganos y con el medio. No se pretende directamente lograr una mayoreficacia en la organización, sino comprender mejor los complejos procesos queinfluyen en la toma de decisiones.

1

Cfr. March. Jo. Y Simon. H. TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN. Ed. Ariel. Barcelona. 1991.2 Crf. JOHNSON, Kastrozenwig, TEORÍA, INTEGRACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS, Limusa.México. 182




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1.6. ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN:Quizá la manera más adecuada de contestar a esta pregunta sea la de exponer algunas

de las opiniones de los investigadores sobre el tema, y partiendo de que la sociedadhumana realiza la gran mayoría de sus labores por medio de estructuras llamadas“organizaciones”. Estas constituyen sistemas socio técnico, porque ordinariamentedeben llevar a cabo una tarea técnica que requiere de la participación de seres humanosdentro de un esquema organizacional, el cual por ende puede ser caracterizado comotécnico y social.

Cabe hacer notar que nos referimos a organizaciones en un sentido macro, dejando de

lado las micro-organizaciones, como por ejemplo la familia, dentro de la cual se realizamucha actividad esencial, como la crianza y educación informal de los niños. Sinembargo, las micro-organizaciones también están sujetas a las mismas reglas einfluencias descritas más adelante.

Una organización es una estructura dinámica; toda organización está en un estado deflujo continuo. Debido a las tensiones internas y externas a las instituciones, tanto eldesarrollo como la sobrevivencia organizacional son procesos orgánicos.

Richard Hall, en Organizaciones: Estructura y Proceso, 1993, considera a una“organización como una colectividad con límites relativamente identificables, con un

orden normativo, con escalas de autoridad, con sistemas de comunicación…. Estacolectividad existe sobre una base relativamente continua en un medio y se ocupa deactividades que, por lo general, se relacionan con una meta o con un conjunto defines”3

Un concepto como el de Organización, que abarca formaciones sociales tanheterogéneas como un partido político, una prisión, un hospital, una escuela, unaempresa sea esta comercial, industrial, de servicios o una comunidad religiosa, etc.Resulta difícil de definir a no ser que se haga en términos mínimos, es decir, por lospocos rasgos comunes que estas formaciones sociales efectivamente tienen; en estesentido es posible determinar una serie de notas mínimas que caracterizan a las

3 Hall, E. Organizaciones: Estructura y procesos. Prentice- Hall. Englewood Cliffs 1993.

Sin embargo, por las mismas bases que se

apuntado anteriormente, es evidente que si, almodificar cualquiera de los componentes de un

sistema, quedan automáticamente modificados

todos los demás, en algún grado estos cambios

pueden ser previstos y, por tanto, la planificación

es un elemento fundamental para lograr que se

cumpla bien con sus fines.




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organizaciones, diferenciándolas de otras formaciones sociales, como los grupos étnicoo las familias, y de otros conceptos sociales, como el de clase, el de personal o el demasa amorfa (Mayntz, 1972).

Una definición clásica de organización es la ofrecida por Barnard en su conocida obraTHE FUNCTIONS OF THE EXECUTIVE. 1938). “La organización es un sistema deactividades o fuerzas de dos o más personas conscientemente coordinadas”.

Otro autor Schein (1978) explica indicando que “La organización es la coordinaciónracional de las actividades de un cierto número de personas que intentan conseguir unafinalidad y objetivo común y explícito mediante la división de funciones y del trabajo através de una jerarquización de la autoridad y la responsabilidad”.

De esta manera se han desarrollado muchas otras definiciones, lo que ha permitido

para que estudiosos actuales como Port, Lawler, etc. Establecer cinco característicasde tipo general en lo que respecta a las organizaciones:

Las organizaciones están compuestas por individuos y grupos de individuos,aunque éstos sólo están parcialmente implicados y pueden pertenecer, por tanto, avarias de ellas.

Las organizaciones se constituyen en vistas a conseguir ciertos fines específicos. Utilizan para ella la diferenciación de funciones y la división de trabajo. Las organizaciones tienden a estar coordinadas y dirigidas racionalmente Las organizaciones presentan cierta permanencia a través del tiempo y cierta

delimitación espacial, tecnológica e instrumental.

1.7 LA EMPRESA Y/O INSTITUCIÓN

Aunque la administración es aplicable a cualquier grupo social (educativo, militar,comercial, industrial, etc.) su campo de acción más representativo es la empresa.

La empresa nace para atender las necesidades de la sociedad y crea satisfactores acambio de una retribución que compense el riesgo de los inversionistas. En la empresa

el factor humano es decisivo y la administración establece los fundamentos para lograr

En suma, estas formaciones sociales están

compuestas de personas, pero en cuanto son

capaces de realizar determinadas actividades

pautadas en vista a la consecución de los objetivos

establecidos; no se reducen a una mera suma o

agregado de individuos. Hay mucho más, existe

una relación determinada entre ellos y con el

contexto ambiental, existe una estructura material

y humana y existen también unas determinadas

funciones y procesos delimitados. Por esta razón esel concepto de sistema el que ha permitido una

clarificación de todos estos aspectos.




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armonizar los numerosos intereses de los accionistas, directivos, empleados,trabajadores y consumidores.

Para Anthony Jay, la Empresa constituyen instituciones para el empleo eficaz de losrecursos mediante un gobierno (junta directiva), para mantener y aumenta la riqueza delos accionistas y proporcionarles seguridad y prosperidad a los empleados.

En esta misma línea Isaac Guzmán Valdivia, considera como una unidad económico-social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr unaproducción que responsa a los requerimientos del medio humano en el que la propiaempresa actúa.

Por otro lado, si se considera desde el aspecto social, se puede indicar que la Empresa,es una entidad social con capacidad jurídica para realizar fines específicos, estables y

estructurados formalmente de tal manera que permita la eficiencia del trabajo grupal enla consecución de sus objetivos como institución, empresa y organización.

1.7.1. CARACTERÍSTICAS DE UNA EMPRESAPersigue retribución por los bienes o servicios que prestaEs una unidad jurídicaOpera conforme a leyes vigentes (fiscales, laborales, ecológicas, de salud, etc.)Se fija objetivosEs una unidad económicaLa negociación es la base de su vida, compra y vendeIntegra y organiza recursos ya sean propios o ajenosSe vale de la administración para operar un sistema propioCorre riesgos

Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios.

1.7.2 OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Económico-Empresariales:

Retribuir el riesgo que corre el capital invertido por los accionistas Mantener el capital a valor presente Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades alos inversionistas.

Bajo estas consideraciones, en la empresa existe un

elemento muy importante que debe ser incluido,

este es la sinergia, que es un efecto multiplicador

de beneficios, cuando se da la unión e dos o máselementos.




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De operación:

Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicioscompetitivos Mantener sus procesos con mejora continua Pagar y desarrollar empresas proveedoras Pagar a los empleados los servicios prestados Investigar y desarrollar nuevas tecnologías Desarrollar habilidades de trabajo en su personal Crecimiento moral e interno de sus empleados.

Sociales:

Satisfacer las necesidades de los consumidores del mercado Sustituir importaciones y, en algunos casos, generar divisas y tecnología Proporcionar empleo Pagar impuestos Cubrir, mediante organismos públicos o privados, la seguridad social Proteger la ecología.

1.7.3. ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

La administración es un proceso dinámico y evolutivo, que se adapta e influyecontinuamente a las condiciones sociales, políticas, tecnológicas y hace uso de ellaspara lograr en la forma más satisfactoria posible los objetivos que persigue cualquierorganización.

El hombre investiga, prevé y planifica constantemente todos los acatos de su vida,muchas veces sin percatarse de ello; las actividades de observación e investigación nossirven para conocer la situación actual y basada en ella prever las consecuencias de la

acción individual y planificar la acción futura.

Las funciones de investigación, previsión y planificación siempre están sujetas a lascambiantes condiciones ambientales, que también so dinámicas. No bien se haadoptado un plan, cuando ya han surgido nuevos elementos que hacen variar lasprevisiones, por tanto aparecen nuevos elementos que deberán ser considerados e elplan general.

El objetivo de la Administración como ciencia, es estudiar y analizar los elementos queintegran el proceso administrativo, más como la Administración es aplicada como arte,busca la forma de coordinarlos y controlarlos, a fin de obtener el máximo provecho de

ellos en el logro del fin propuesto.




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1.8 SISTEMA ORGANIZACIONAL

A través del tiempo el concepto y tratamiento de la organización ha idocomplementándose especialmente como respuesta a la dinámica queindependientemente del tamaño, naturaleza, complejidad y fines a todas caracteriza.

De este modo, la visión simplista formada sobre la base de una connotaciónúnicamente estructural fue modificada en reconocimiento a la importancia delcomportamiento humano, como condicionalmente permanente y final delfuncionamiento de toda organización social, dando paso a una dimensión más

completa que permitió garantizar mejores y mayores logros, producción de la acciónparticipativa.

En la actualidad derivado de las consideraciones expuestas, el vocablo “Organización”se ha vuelto merecedor del calificativo “Sistema” dando lugar a la dimensión de“sistema organizacional” para significar que lo más importante en las organizacionesno son los elementos que lo integran sino sus relaciones e interacciones, así como elintercambio y transacciones que las organizaciones realizan con el medio ambientedentro del cual se desenvuelven.

Esta nueva óptica exige otra clase de orientaciones y preocupaciones, lo que a su vez

demanda otra naturaleza e capacidades que rebasan el ámbito de a eficiencia entérminos de rendimiento para inscribirse en el ámbito de la generación de respuestasefectivas que garanticen su sobrevivencia y desarrollo dentro de una sociedad deorganizaciones cambiantes.

En este sentido, la Administración es importante porque se refiere a la búsqueda ylogro de los objetivos, todos somos administradores en nuestra propia vida y lapráctica de la administración se encuentra en cada una de las facetas de la actividadhumana. Ejemplo: escuelas, negocios, iglesia, gobiernos, sindicatos, fuerzas armadasy familia. También es importante porque:

La tarea de conducir las diversas funciones de la

administración, no es cosa fácil, es propósito de

quien dirige es hacer que las actividades serealicen de la manera más eficiente posible y para

lograrlo, el administrador se vale del proceso

administrativo, por esta razón se puede decir que:

“el proceso administrativo constituye la

administración en acción”, donde las principales

etapas y elementos básicos son: Planificación,

Organización, Dirección, Ejecución y control.




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Se aplica a todo tipo de empresa, aunque lógicamente sea más necesaria en lade mayor envergadura.El éxito de una empresa depende de una buena administración.

La adecuada administración eleva la productividad y así cada elemento de esaempresa es eficiente y productiva. La sociedad misma por ella tendrá queserlo.La eficiencia técnica administrativa promueve y orienta hacia el desarrollo,crea capitalización, mejora la calidad de empleados y trabajadores.

En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir con otras similareses mejorar su administración.

En este contexto cambiante, donde las personas son el elemento más valiosos de lasempresas destaca la importancia del lugar de trabajo, la oficina, como factor de

motivación. Por eso, las compañías, tanto las grandes como las pequeñas, estánintroduciendo cambios en la decoración y en su estructura organizativa.

Para los autores, cada vez en más compañías se observa una tendencia a lasimplificación y descentralización de la estructura organizativa. De este modo seconsigue una organización más dinámica y flexible. Las empresas están reduciendolos niveles jerárquicos y hay una mayor descentralización a la hora de tomardecisiones, potenciando así el trabajo en equipo y la autonomía de las personas encuanto a como, cuando y donde realizar el trabajo.

Todo esto necesita un nuevo estilo de dirección y liderazgo más participativo, dondelos objetivos y la evaluación del rendimiento, tanto a nivel individual como colectivo,se revisen periódicamente. Para conseguir esto, el libro editado por Ofita, destaca laimportancia de habilitar en el lugar de trabajo dos tipos de zonas comunes:

Espacios de trabajo en grupo. Espacios flexibles y adaptables a lasnecesidades de cada momento, que favorezcan la creación y desarrollo denuevas ideas.Espacios de comunicación informal. Espacios de interacción, intercambioinformal de conocimiento, diversión en el trabajo, cuya finalidad es fomentar lacomunicación entre empleados y aumentar su calidad de vida.

No cabe duda de que la columna vertebral de estos cambios es la tecnología, y laforma en que los directivos la han utilizado y utiliza ha sido fundamental para el éxitoo fracaso de estas empresas. Dirigir en la era de los cyber negocios es una labor desíntesis y de carácter, de inteligencia y voluntad. El desarrollo de la sociedad delconocimiento se caracteriza por su fugacidad. Saber orientarse con rapidez yflexibilidad es tan difícil como indispensable.

La actual dinámica empresarial necesita dirigentes que sepa hacer frente a loscontinuos cambios y aprovechen y rentabilicen las nuevas oportunidades. Losdirectivos tienen que promover las transformaciones y abrirse a nuevas alternativas de

gestión fuera de la compañía.




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1.9 CULTURA ORGANIZACIONAL

En cuanto a la cultura dentro de las organizaciones, Munich (1996), refiere: "al

conjunto de valores, necesidades, expectativas, creencias, políticas y normas aceptadasy practicadas por sus miembros" (p. 188). Por lo tanto la cultura, equivale al modo devida de la organización en todos sus aspectos.

Robbins (1999), define la cultura organizacional como la: "percepción comúnmantenida por los miembros de la organización; sistema de significado compartidoentre sus miembros que distingue a una organización de las otras"

Posteriormente señala que la cultura organizacional se ocupa de la forma como losempleados perciben las características de la cultura de una organización, entendiendola cultura como un término descriptivo, admite además que las grandes organizaciones

tienen una cultura dominante y grupos de subculturas.

El mismo autor especifica que la cultura dominante, expresa los valores centrales queson compartidos por la mayoría de los miembros de la organización, definiéndose éstacomo la cultura organizacional; las subculturas se desarrollan en las grandesorganizaciones donde repercuten los problemas que los miembros de la organizaciónenfrentan.

Así mismo, pueden derivarse por designaciones departamentales y por separacionesgeográficas. Esto implica que los valores centrales se mantienen en esencia, pero semodifican para reflejar la situación diferente de la unidad que está separada.

Es importante señalar, que la cultura organizacional es un patrón general de conducta yvalores compartidos por sus integrantes que provienen de las creenciasorganizacionales. Una cultura fuerte es casi siempre el resultado de la atenciónejecutiva a una serie de valores organizacionales firmes.

Por otra parte Gibson y Donneli (1996), plantean que la cultura de una organización esuna forma de contemplar y pensar sobre el comportamiento que se da en laorganización y dentro de la misma, una perspectiva que se adopta para comprender loque sucede en ella, incluye toda una serie de aspectos que tratan de explicar y predecir

la forma en que la organización y los que trabajan en ella se comportan en las distintascircunstancias.

En este sentido, la cultura organizacional se asume como el proceso que orienta yencamina la conducta diaria y la toma de decisiones de los integrantes de unaorganización en la búsqueda de las metas institucionales.

Así mismo, Stonner y otros (1996), plantean la existencia de aspectos evidentes ymenos visibles; entre los evidentes y abiertos están las metas de la organizaciónexpresadas de manera formal, la tecnología, estructura, políticas y procedimientos,recursos financieros, bajo esta superficie están los aspectos cubiertos u ocultos; los

informales incluyen percepciones, actitudes, sentimientos y valores compartidos sobrela naturaleza humana.




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En la cultura organizacional, existen tres elementos básicos ellos son: artefactos,valores adoptados y supuestos básicos, al respecto Schein (1992) dice:

Que los artefactos son procesos y estructuras visibles de la organización (difíciles dedescifrar), valores adoptados son las estrategias, metas, filosofías (justificacionesadoptadas) y los supuestos básicos fundamentales, representadas por las creencias,percepciones, pensamientos y sentimientos inconscientes, que se dan por sentado

A tal efecto, los artefactos incluyen productos, servicios e incluso conductas de losmiembros del grupo; en cuanto a los valores adoptados, son las razones que seesgrimen para explicar lo que se hace generalmente en la cultura de las organizaciones.Estos valores se adoptan de los fundadores de la cultura y los nuevos miembrosaprenden los valores adoptados y su significado. Por último los supuestos básicos, son

las ideas que toman por sentado los miembros de la organización.

En una organización la cultura dicta la manera indicada de hacer las cosas, muchasveces por medio de supuestos implícitos. Estos tres elementos son fundamentales paraentender la cultura organizacional, la cual está compuesta por la forma acostumbrada otradicional de pensar y hacer las cosas, que comparten, en mayor o menor medidatodos los miembros de la organización y que los nuevos integrantes deben aprender,cuando menos aceptar en parte, para que la prestación de sus servicios sea asumida porla organización. En general, la cultura es el conjunto de valores, creencias ycomportamientos que caracterizan a una organización. Dicha cultura es la integraciónde la historia que comparte la institución, las expectativas, las reglas tácitas yexplícitas y las costumbres sociales que se reflejan en el comportamiento de todos susmiembros.

1.10 CULTURA CORPORATIVA.

Stoner y otros (1996), al referirse a la cultura corporativa como fundamento deldesempeño de las organizaciones concluyen que: (a) La cultura corporativa puedetener un impacto significativo en el desempeño económico de la empresa, a largoplazo. (b) La cultura corporativa, quizá, será un factor aún más importante quedetermine el éxito o fracaso de las empresas en la próxima década. (c) No son raras las

culturas corporativas que inhiben el desempeño financiero sólido, a largo plazo; éstasse desarrollan con gran facilidad, incluso en empresas que están llenas de personasrazonables e inteligentes. (d) Sí se puede lograr que las culturas corporativas, aunquesean difíciles de cambiar, refuercen más el desempeño.

La cultura corporativa está estrechamente concertada con el compromiso y los valorescompartidos de la organización, teniendo que ver con el comportamiento colectivo quepotencia el trabajo en equipo, la toma de decisiones, trabajos estables, satisfacción declientes y usuarios, trasmitir confianza, flexibilidad de ideas y adaptación a lascircunstancias, utilización eficiente de los recursos, mejora continua de los procesos,lealtad y compromiso, calidad de los productos y servicios entre otros.

La misión es la imagen que la organización tiene de sí misma, es un conjunto de ideasgeneralizadas que direccionan el marco de referencia de lo que la institución quiere y




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espera ser en el futuro. Serna (1997), especifica que "la visión señala rumbo, dadirección. Es la cadena o el lazo que une, en las empresas, al presente con el futuro"

La visión es la guía que permite a la alta gerencia establecer el camino para el logroprospectivo de los objetivos de la organización, es decir, se orienta hacia lo que lainstitución pretende ser en el futuro.

Por lo antes descrito, la visión se constituye en el elemento que logra la cohesión ycoherencia, garantizando la consonancia y consistencia de todos los miembros de laorganización, en el trabajo mancomunado hacia el logro de la visión compartida.

Senge, (1999), afirma que: "cuando la gente comparte una visión está conectada,vinculada por una aspiración común. Una visión compartida despierta el compromisode mucha gente, porque ella, refleja la visión personal de esa gente" (p. 261). Por

consiguiente, para la gerencia del conocimiento las organizaciones deben compartir lavisión.

1.11 LIDERAZGO

La visión que tienen en general los trabajadores de su jefe es que ordenan, mandan,deciden, dicen lo que se debe hacer, imponen criterios, distribuyen el trabajo, controlany supervisan las tareas.

La preocupación de los directivos y mando debería estar centrada en crear una imagental, que sus subordinados lo catalogaran como un colaborador más, orientador, escuchade su gente, generador de confianza; aceptado naturalmente por el grupo, buencomunicador persona que apoye y ayude, que transmite seguridad.

El mando que es líder trabaja para ser aceptado por su carisma y su servicio a unequipo que compra ayuda y orientación para cumplir con las metas prefijadas que sehan negociado previamente.

El líder es el respaldo del equipo, el que potencia a las personas para que se desarrollensus inquietudes, iniciativas y creatividad. Fomenta la responsabilidad, el espíritu deequipo, el desarrollo personal, y, especialmente, es el artesano de la creación de un

espíritu de pertenencia que une a los colaboradores para decidir las medidas a tomar.

Realmente es fácil comprender las ventajas del liderazgo y cómo invirtiendo lapirámide como dice K. Placard (1991):

"Se logra mayor rentabilidad, productividad, calidad y clima de equipo, ¿es suficientepara un mando leer estas líneas o un libro sobre liderazgo para, automáticamente serun líder de equipo?."

Lamentablemente la respuesta es no. Hay un doble problema insalvable pero sí indispensable de tomar en cuenta:




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El primero es cultural y puede solventarse con un entrenamiento adecuado, no piensenlos directivos que con un seminario de 15 o 20 horas sus mandos se convertirán enlíderes pero al igual que cualquier estudio o carrera con método, sistema,

entrenamiento y tiempo, las personas pueden aprender y poner en práctica con eficacialos principios del liderazgo.

El segundo es actitudinal, un poco más complicado pero no de imposible solución.Muchos seminarios deberían contemplar el cambio de aptitudes dentro de susobjetivos, permitir a las personas conocerse, analizar el origen de su carácter,temperamento y relaciones, para poder tomar decisiones de cambio que le ayuden auna convivencia más armoniosa, satisfactoria para así, sana en lo personal y en lasrelaciones.

Hay líderes naturales; las personas buscan líderes que lo representen, que orienten y

apoyen; también es posible aprender hacerlo. ¿Le gustaría a Ud. Ser reconocido comoun líder de su equipo?

1.11.1 IMPORTANCIA DEL LIDERAZGO

Es importante por ser la capacidad de un jefe para guiar y dirigir. Una organización puede tener una planeación adecuada, control y

procedimiento de organización y no sobrevivir a la falta de un líder apropiado. Es vital para la supervivencia de cualquier negocio u organización. Por lo contrario, muchas organizaciones con una planeación deficiente y malas

técnicas de organización y control han sobrevivido debido a la presencia de unliderazgo dinámico.

LIDER

1.12 TRABAJO EN EQUIPO

Muchas organizaciones están descubriendo que su futuro esta en el TRABAJO ENEQUIPO, con su respectiva evaluación. Por ejemplo podemos empezar por el gruponatural de trabajo, o por un grupo de trabajo por proyecto, mientras el equipo vamadurando y así poder evolucionar a equipos de mejora continua y seguir el caminohasta poder desarrollar equipos autodirigidos para llegar finalmente a los equipos dealto desempeño.

SER

HACER

VER

DECIR




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Al final de cuentas se debe buscar que los miembros de la organización entren en unainterdependencia y se apoyen unos co otros. Sólo así se podrán forman verdaderos

equipos de trabajo.

Cuando los integrantes de una organización llegan a una madurez considerable, elestablecimiento de una MISIÓN, de un PROPÓSITO, y VISIÓN compartidos, así como la negación de las metas de los resultados esperados, los VALORES entendidosy compartidos, serán suficientes para enfocar los esfuerzos del personal a las metascomunes de la empresa, y o entidad sea ésta de cualquier origen.

1.12.1 FUNDAMENTOS PARA LOS EQUIPOS DE TRABAJO

Necesidades del equipo:

Metas comunes Ejercicio del liderazgo situacional Interacción e involucramiento de todos los miembros del equipo Mantenimiento de a autoestima individual Comunicaciones abiertas Otorgar poder al equipo para que pueda tomar decisiones Atención al proceso y al contenido Observar y cuidar la confianza mutua Respeto por las diferencias Negociación y resolución constructiva de los conflictos.

BIBLIOGRAFÍA.

ARGYRIS, C (1993): Cómo vencer las barreras organizativas. Madrid: Díaz de Santos. Editor.

GAIRÍN, J. y ARMENGOL, C. (Eds.) (2003): Estrategias de formación para el cambio organizacional.Barcelona : Ciss Praxis.

FAINSTEIN,H "La Gestión de Equipos Eficaces", Organizaciones del Siglo XXI – Ediciones Macchi1997 – Buenos Aires - Argentina

DYER, William "Formación de equipos – Problemas y alternativas" – Addison/ Wesley Iberoamericana1988 – Wilmington, Delaware, EEUU.

LEVY, LEVOYER, . C. GESTIÓN POR COMPETENCIAS. Ed. Gestión 2000. Barcelona.

PFIFFNER Y SHERWOOD. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA, Herrero hermanos, México. 1997.

GUIZAR M. “ DESARROLLO ORGANIZACIONAL – PRINCIPIOS Y APLICACIONES”. EditorialMcGrawHill. Colombia. 2000

HALLER, R. LA TOMA DE DECISIONES. Biblioteca esencial del ejecutivo. Editorial Grijalbo. 2002.




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LECTURA

CONTENIDO

La Meta

Best Seller, Es una novela sui generis que fantasiosamente nos lleva a conocerlos procesos administrativos y de producción de una empresa. Con un leguajecoloquial y entendible nos ubica en situaciones que obligan al lector a pensar yrepensar en soluciones para los problemas presentados.

Es un ejercicio dinámico que a través de la lectura, nos proporciona elementoscognitivos que serán aplicados en nuestro ejercicio profesional.




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Construya un ensayo sobre la Administración y el rol de la secretaria en la empresa, organización o institución.

Construya un organizador gráfico con los conceptos aprehendidos en el Proyecto 1

EQUIPO DE TRABAJO:1……………………………………………………………………………………. 2……………………………………………………………………………………. 3……………………………………………………………………………………. 4…………………………………………………………………………………….

5……………………………………………………………………………………..

¿Cuánto podemos producir? (Evidencia de desempeño)

PROYECTO Nº 1




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ACREDITACIÓN Y PROMOCIÓN: (Evidencia de desempeño y conocimiento)

EVALUACIÓNFORMATIVA

Ex S MB B EVALUACIÓNSUMATIVAAE CE HE AE CE HE AE CE HE AE CE HE

Puntualidad

Presentación

Apropiación

Creatividad

Ensayo

SustentaciónPROMEDIO GENERAL:

R E F E R E N C I A S

INDICADORES Ex S MB BPuntualidad 10 10 10 10Presentación 10 10 10 10Apropiación 10 10 10 10Creatividad 10 10 10 10Ensayo 10 10 10 10Sustentación 10 10 10 10

ESTUDIANTE:

Extracto:

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DOCENTE:

MBA. Carlos Larrea Naranjo

Proponga un resumen e identifique los temas más relevantes que encontró en el Proyecto 1




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ESTRATEGIA


Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarán sobre la importancia de laOrganización de eventos y su repercusión en la imagen corporativa. La lectura seleccionada, es una propuesta,para la comprensión de la temática planteada.Todas las actividades estarán encaminadas a que el estudiante encuentre respuestas a las preguntas planteadas.

Metodología de agrupación:

1 Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación.2 Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información.

3 Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo.

4 Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo.5 Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.

Causas:Los eventos se realizan sin planificarEl personal de las empresas no están formadosacadémicamente para planificar eventos.

Lo que el estudiante quiere o necesita saber:¿Cómo se planifica un evento?¿Qué tipos de evento se pueden realizar?¿Qué condiciones se necesitan para organizarun evento?



- Diseñar y planificar un evento empresarial,académico o social.

Problema: Establecer el contexto de la or anización de eventos.

¿Cómo organizo

adecuadamente un evento?


Fecha: desde 30 de octubre hasta: 4 de diciembre

2

OBJETIVOS:Identificar la metodología de la organización de eventosProponer una planificación de organización de eventos




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“ L o s e v e n t o s q u e r e a l i z a l a e m p r e s a , s o n e l f i e l r e f l e j o d

e

s u a d m i n i s t r a c i ó n .

c l n

”

ACTIVIDADES

Control de Lectura Análisis del documento expuesto Identificación de la metodología de

organización de eventos Investigación sobre eventos realizados en

empresas, instituciones u organizaciones deRiobamba. (Ensayo)

Exposición individual


Al término del Proyecto Pedagógico los estudiantes, en un círculo de rendición decuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través depreguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de





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2.- GESTION DE EVENTOS

2.1 Lo típicoEs habitual que las entidades públicas oprivadas requieran de apoyo técnico para laorganización de actos o eventosrelacionados con El ámbito de su acción,como conferencias formativas ocelebraciones enmarcadas en el contextoempresarial. No siempre el personal dedichas instituciones es suficiente paraasumir por completo el conjunto de tareas

necesarias y requiere de especialistas endiferentes materias, así como de personalauxiliar para las tareas de apoyo. A veces,es también necesario poner a disposicióndel cliente los medios técnicos necesarios(ordenadores, proyectores multimedia y de

transparencias), etc.) y asumir la ejecución del material de apoyo necesario (impresos,CD-Rom o DVD interactivos, etc.). ¿A quién le compete asumir estasresponsabilidades? la respuesta es simple: LA SECRETARIA

Esta profesional del secretariado debe estar en condiciones de ofrecer un servicio

integral en este sentido, tanto al nivel de la organización de dichos eventos, como en laejecución del conjunto de tareas necesarias. Para ello, es necesario incorporar suexperiencia y sus medios técnicos en las actividades requeridas.

La gestión de eventos es uno de los trabajos más complicados de la organización yaque es el momento en el cual no solo tenemos que asegurarnos de que todo seencuentre en orden, sino que también es importante que cuidemos cada uno de losdetalles que pueda llegar a fallar para evitar que perjudique el evento, por eso diremosque la gestión de eventos se basa principalmente en la supervisión del desarrollo de losmismos, por eso decimos que se requiere prestarle atención a más de un solo detalle ala vez.

Generalmente quienes llevan a cabo este trabajo son los mismos organizadoresteniendo en cuenta que después de todos son ellos quienes están detrás de laplanificación desde un principio. Por esta razón es importante que nosotros comoanfitriones demos completa libertad a los organizadores para que puedan realizar sutrabajo sin ningún tipo de problema.

La coordinación o gestión de eventos: "Atención, servicio y protocolo" son sus tresprincipales propósitos:

a) Primero que tipo de evento es: social, académico... etc.)

2

¿Cómo organizo

adecuadamente

un evento




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b) Segundo debes organizar, recursos materiales, financieros y humanos, tomandocomo base los siguientes factores:

1. Lugar, decidir el lugar donde se llevará a cabo el evento.2. Ambientación.

3. Organización de mobiliario y equipo,

4. Tipo de montajes (según el tipo de evento), existen diversos:

Si es social.- gourmet, ruso, coctel, etc.Si es académico.- "herradura", en "E", en "U", de "Auditorio", etc.Banquetes, (este varía considerablemente dependiendo del tipo de evento) ya quealgunos llevaran algùn menú, otros un simple ambigú, talvès un coffe breack, o

simplemente una distinciòn.

Ambientación,(debes evaluar iluminación, decoración, distribución, accesos, cantidadde invitados o comensales).Entretenimiento. Cada evento, debe decidirse por un entretenimiento que contribuya alobjetivo de la reunión o evento.

Por otro lado también debemos tener en cuenta el hecho de que por nuestra partetambién podemos colaborar supervisando algunas áreas de las cuales ellos no puedanestar pendientes, ya que le trabajar en equipo puede resultar una gran idea. Para quepodamos entender un poco más acerca de la gestión de eventos, podemos decir que porejemplo, en una conferencia, los organizadores deben asegurarse que todos los equiposse encuentren correctamente conectados y en funcionamiento, que la persona que seala encargada de dar dicha conferencia cuente con todos los recursos necesarios parahacer su trabajo




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Y también es fundamental que nos aseguremos de que las personas que participancomo espectadores de la misma se encuentren cómodos y a gusto en el lugar. Todosestos factores sumados correctamente suelen darnos resultados exitosos ya que

debemos tener en cuenta que es muy importante que los eventos de este tipo tengancierta repercusión entre la gente, por eso es que una buena gestión de eventos en estecaso es algo fundamental. Dicho esto podemos decir que básicamente la idea de lagestión de eventos es lograr que todo salga a la perfección y en el caso de que surjaalgún inconveniente intentar solucionarlo ya que es fundamental que todo salga a laperfección especialmente si se trata de un evento con alguna finalidad relevante, tal ycomo sucede con los congresos de medicina en donde se discuten y exponen nuevosmétodos para tratamientos o procedimientos quirúrgicos teniendo en cuenta laimportancia de estos temas. Además en este caso particular debemos decir que elfuncionamiento de los equipos de audio, o pantallas que se utilicen es fundamental, y

justamente por esta razón es que en la gestión de eventos de este tipo también trabajan

en equipo, varios técnicos especializados en instalaciones electrónicas como las que seutilizan.

2.2 ¿Quiénes trabajan en la organización de un evento?

Como bien señalamos quienes se dedican a la gestión de eventos generalmente sonpersonas que trabajan en equipos, siendo los organizadores la cabeza de dicho grupo y

justamente teniendo esto en cuenta debemos saber que es probable que losorganizadores y su grupo de trabajo se encuentren supervisando todo el evento durantesu transcurso, y si bien esto puede sonarnos un tanto incomodo debemos decir que lamayoría de las veces, al tratarse de profesionales, suelen guardar una discreciónverdaderamente impresionante al punto que apenas notaremos su presencia.

De todas maneras debemos comprender que la gestión de eventos es muy importante ypor eso ese grupo de trabajo debe encontrarse allí, ya que por ejemplo, si durante unacharla alguno de los micrófonos comienza a fallar, debe ser reemplazadoinmediatamente, de la misma manera que si una pantalla se avería, deberá ser reparada

en el menor tiempo posible, por eso es que los técnicos que asisten como refuerzo parala gestión de eventos siempre se encuentran dispuestos y preparados para enfrentar




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cualquiera de estos inconvenientes. En el caso de los organizadores, ellos debensupervisar todos los pequeños detalles, además de que debe asegurarse de que la genteeste correctamente ubicada, se sienta cómoda y que todo el ambiente del evento.

En nuestro caso particular la cabeza visible de la organización del evento, es usted,Secretaria de la empresa. Y obviamente debe manejar el conocimiento requerido paraque las cosas salgan perfectamente bien.

2.3 Eventos de empresa

Motivación outdoor para empleados

Está demostrado que realizar actividades en grupo fuera del ámbito laboral y en unambiente distendido mejora las relaciones de los empleados. Potencian lacomunicación y permiten desarrollar habilidades que en otro contexto pasaríandesapercibidas. Ahora que llega el buen tiempo es el momento de organizarlas.

Un equipo motivado mejora su rendimiento laboral. Por eso, cada vez más empresasorganizan actividades al aire libre para sus empleados en las que la competitividad essólo un juego. Así fomentan la comunicación y el trabajo en equipo. Estas experienciasestán siendo tan positivas que se utilizan incluso entre departamentos del mismo sectorpero de diferentes empresas.

2.3.1 ¿Qué tipo de eventos?

Actividades outdoor colectivas como el karting, paintball, circuitos de 4x4 o

piragüismo en aguas abiertas fomentan la comunicación, la creatividad práctica, elliderazgo, la capacidad de negociación y el pensamiento estratégico. Existen otras más

http://www.eventoclick.com/eventos/empresa/motivacion-outdoor-empleados-r.html

http://www.eventoclick.com/eventos/empresa/motivacion-outdoor-empleados-r.html




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arriesgadas como vuelo sin motor, o pilotaje de monoplazas en circuitos. Y otras máscostosas como navegación en veleros de época a mar abierto. El piragüismo está demoda y se encuentra entre las más demandadas.

El empleado, además de divertirse, comparte y conoce mejor a sus compañeros,desarrollará capacidades que luego podrá poner en práctica en su vida diaria.

Los directivos premian así al trabajador, con experiencias en lugar de dinero, yobtienen más ventajas.

2.3.2 ¿Por qué organizar eventos de motivación?

Es la primera pregunta que debemos plantearnos antes de organizar un evento de estas

características. Aquí presentamos varias razones:

La motivación de los empleados.Conocer al grupo de asistentes y sus impresiones sobre su trabajo o comunicara los empleados nuevos retos de la empresa.Mejorar la comunicación entre departamentos. Incluso en la PYMES la únicarelación que tienen algunas personas entre sí es a través del teléfono o del email.Premiar a los empleados por la consecución de unos objetivos.Que los empleados se involucren más en la empresa. Lo que se pretende enmuchos casos es “fidelizar” al trabajador para que se sienta a gusto y entiendaque es una pieza importante en la estructura.Estrechar lazos con otros departamentos de la empresa.

2.3.3 ¿Qué tipo de actividades outdoor son las más demandadas?

Los eventos pueden ser muy diversos: desde los ya nombrados karting, circuitos 4x4,piragüismo en aguas abiertas o embalses, equitación o quads a gymkhanas urbanas,patines a motor, paintball, vuelos en globo, pilotaje de monoplazas en circuitosprivados, parapente, montar a caballo por valles, vuelos en veleros con vistas aéreas de

ciudades, regatas en veleros de época, bautismo de buceo en arrecifes de coral. Comose puede ver, hay un sinfín de actividades que se pueden realizan en grupo y que seproducen en un ambiente distendido.

2.3.4 ¿Cómo organizar eventos outdoor?

Antes de elegir la actividad que se desea organizar hay que tener en cuenta lossiguientes factores;

Qué es lo que queremos conseguir.Cuántas personas van a participar.

El perfil de esas personas.La época del año.




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El tiempo disponible.El presupuesto.

a. Número de personas Para que este tipo de actividades sean un éxito debe contar con un númeromínimo de participantes que los expertos estiman en cuatro.

b. Perfil En función de cómo son las personas, si son aventureras, deportistas o mástranquilas tendrá que decidir qué evento se ajusta más a sus características.También tienes que recabar información sobre edades y sexo de losparticipantes. Por ejemplo si es gente joven querrán actividades de ocio yentretenidas.

c. Época del año La primavera es una estación perfecta para organizar una partida de paintball, unaexcursión en quads, en 4x4 o una “gymkhana” humana. Y las altas temperaturas delverano convierten en idóneo un descenso en kayak. Para el invierno, un día en la nieveo excursiones a casas rurales sería perfecto. Y en un día otoñal, una capea o un vuelosin motor son planes perfectos.

d. Tiempo disponible Mira el calendario y escoge una fecha con antelación en la que todos puedan acudir sinproblemas. Los fines de semana puede ser un buen momento y la duración normal es

de un día, aunque también se organizan programas más largos. Cortos, pero intensos.e. Presupuesto

A tener muy en cuenta ya que en función del mismo, podrás organizar eventos muyeconómicos u otros más caros y sofisticados que incluyan todo un programa completode restauración, alojamiento y actividades.

f. Si piensas en organizar un evento de motivación aprovecha los meses de pocalluvia ya que la mayoría se realizan al aire libre.

2.4. CLAVES PARA ORGANIZAR UNA REUNION DE EMPRESA

Objetivo de la reunión. Resulta imprescindible conocer qué objetivoperseguimos con su celebración, ya que no requiere igual preparación niorganización una reunión de departamento que una en la que intervenga laDirección General de la empresa. De la clara definición del objetivodependerán también el lugar elegido para celebrarla, el número y rango deasistentes, etc.




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Identificar si es una reunión preestablecida, por ejemplo las que se

programan periódicamente en el tiempo, o bien se trata de una reuniónextraordinaria. Son reuniones ocasionales y requerirán normalmente un mayorgrado de control por no estar previamente previstas.Determinar los asistentes. En función del objetivo y de los temas a tratar en lareunión, se determinará la lista definitiva de asistentes, que puede contar conpersonal interno o externo de la empresa (asesores, clientes…). En este caso,deberán tenerse en cuenta cuestiones adicionales, como por ejemplo lanecesidad de intérpretes. En función del tipo de reunión, los asistentes sedistribuirán en función de su categoría y precedencia.Convocatoria. Una vez determinados los asistentes, debe realizarse laconvocatoria de la reunión.

Orden del día. Deben fijarse de antemano los temas a tratar, con unaestimación del tiempo dedicado a cada uno de ellos. Se enviará a cada asistenteuna copia del orden del día con antelación a la reunión. Como mínimo deberánfigurar: día, hora, lugar, temas a tratar, participantes, sustitutos en caso deausencia...Documentación. Es necesario prever el tipo de documentación que seránecesario preparar para la reunión, así como el número de copias necesarias decada documento.Preparar el marco donde va a realizarse la reunión. En función del objetivoy del tipo de reunión de que se trate se elegirá la sede donde se celebrará,además de prever el resto de servicios auxiliares que puedan ser necesarios(medios audiovisuales para presentaciones, catering, grabación,videoconferencia…). Asimismo, deberá preverse cómo se realizará larecepción de los asistentes externos a la empresa.Acta. En el caso de reuniones donde intervengan órganos o personal directivo,es recomendable cuando no obligatorio levantar acta de la reunión, donde seconsignen las distintas intervenciones y las decisiones acordadas en la misma.Preparación de la sala. El mismo día de la reunión es imprescindibleinspeccionar la sala donde va a celebrarse y elaborar un check list de losconceptos y materiales que deben tenerse en cuenta para que todo esté listo:elementos decorativos, temperatura y ambientación de la sala, documentación

necesaria, proyectores, pizarras, material para tomar notas, mobiliarioadecuado...Gestión de interrupciones. La persona que organiza la reunión, normalmentela Secretaria, debe establecer con su superior la forma en que se gestionaránimprevistos y posibles interrupciones en la reunión, teniendo en cuenta quedebe minimizarse el impacto de aquéllos sobre ésta y que en la medida de loposible nunca deberá interrumpirse una reunión salvo por circunstanciasexcepcionales, y en todo caso, siguiendo un protocolo concreto de interrupción.




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2.5 CLAVES PARA UNA COMIDA DE EMPRESA COMPLETA

Elección de la fecha.- La fecha de cualquier evento debe ser pensadacon sumo cuidado, para evitar que coincida con eventos de granrelevancia en la ciudad, en el país, etc. Este criterio depende de laimportancia del evento y de sus invitados. Asimismo, semanas con díasfestivos - principalmente la víspera de los mismos -, proximidad de

inicio o de fin del período habitual de fiestas no son fechasaconsejables.Selección del local.- La selección del local debe estar relacionada con latipología del evento que se pretende promover y con la época del año enque se enmarca, sin descuidar los accesos y las posibilidades deaparcamiento. Cuando se piensa en una solución al aire libre esnecesario manejar siempre un plan B que de respuesta a las hipotéticascondiciones climatológicas menos favorables.La empresa de catering debe ser informada del local con suficienteantelación para garantizar la posibilidad de ejecución del serviciomediante las condiciones técnicas y logísticas previstas. En el caso de

que la empresa de catering no haya trabajado anteriormente en ese localdeberá ser promovida una visita técnica al espacio antes del evento.El horario.- El horario de un evento ayuda a definir la tipología delservicio. Por ejemplo, si el objetivo pasa por crear un pequeñomomento de convivencia informal al final del día -con duraciónaproximada de una hora u hora y media-, entonces debe tratarsenecesariamente de un cocktail. Durante un evento, es necesario percibirlas necesidades de los invitados. Una vez definido el formato delservicio adecuado, es necesario evitar que se aproxime la hora decomer, para que los invitados no estén a la espera de algo más como,por ejemplo, un plato caliente.




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El número de invitados.- El número máximo y mínimo de invitadosque pueden participar en un evento es una noción que debe estarsiempre presente. De ese factor dependen variables importantes como el

local/espacio, la respectiva capacidad y la tipología del servicio. Unespacio puede ser excelente para un cocktail de 20 personas, perodesaconsejable para una comida de 15.

La tipología del servicio.- Después de definidos los puntos anteriores,están reunidas las condiciones para decidir con claridad la tipología delservicio: welcome coffee o coffee break; almuerzo de pie o buffetsentado; cocktail o menú… Esta elección se realiza en concordanciacon las características del evento que se está organizando.

Solicitudes de propuestas.- La forma ideal para articular todas laspartes armoniosamente pasa por definir los puntos anteriores antes desolicitar propuestas para la realización del evento. En lo que concierneal espacio, si no tiene fechas disponibles o si hubiera algunaindefinición, no se puede hacer reserva o bloqueo de fecha.En lo relativo al catering, para que el cliente pueda beneficiarse de unapropuesta personalizada y hecha a medida de su evento, tendrá de

facilitar los detalles concretos que permitan adecuar los serviciospropuestos.

Selección y composición del menú.- El análisis de las propuestas debeser hecho con rigor. A veces se comparan composiciones distintas deforma similar, pero es necesario considerar la cantidad y la variedad delos platos contemplados. De igual modo, los platos o productos mássujetos a variaciones de temperatura tienen la ventaja de adaptarse a loscondicionantes logísticos. Actualmente, la cuestión de las alergias e

intolerancias a algunos alimentos también es muy frecuente, por lo queel promotor del evento debe siempre averiguar qué riesgos puedenexistir entre sus invitados. Esta cuestión se aplica principalmente enmenús con opciones únicas.

El precio.- A la hora de comparar propuestas deben considerarsealgunos factores de forma imprescindible: la composición, la calidaddel servicio, los medios humanos y materiales contemplados, lalogística inherente al servicio/evento, etc.




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La logística del evento.- Los montajes, la ejecución y los desmontajesdel servicio deberán ser coordinadas en sintonía con diferentes actoresdel evento: el promotor del evento, los responsables del espacio donde

se realiza y los proveedores de servicios. Muchas veces, el plan demontaje está sujeto a varios ajustes por no ser posible conciliar laintervención simultánea de los diferentes actores. El mismo plan sirvede guía para definir la intervención de cada actor.

El acompañamiento.- Es muy importante saber quiénes son losresponsables de la empresa que asisten al evento y sus respectivoscontactos. En el día del evento, en caso de que sea necesario dar algunainformación adicional, deben ser creados canales rápidos y eficaces de

comunicación.

2.6 PLANIFICACIÓN – PAUTAS PREVIAS -

2.6.1. Planificación:

Planificar es organizar en forma teórica (táctica), determinando las distintas etapas delplan y las funciones que se realizarán en cada una de las etapas.

Es importante conocer la finalidad del evento: homenajear, conmemorar,

celebrar o atraer.Hay que establecer un proyecto preliminar y definir tiempos y asistencia.Debemos contar con por lo menos tres presupuestos para poder comparar.Tener en cuenta la administración del evento en cuanto a papelería,promoción/prensa, funciones de cada uno del personal, derecho de admisión,permisos, convenios.Elección del ámbito donde se desarrollará de acuerdo a la magnitud y alcarácter de la reunión.Financiamiento propio, sponsors, subsidios, auspicio, apoyo, etc.Staff organizativo: delimitación de responsabilidades y estructura jerárquica.Declaraciones oficiales: si el evento es de interés nacional, provincial,

municipal, turístico, auspicio, fiestaLa lista de invitados, que pueden ser naturales, ocasionales, generales. Esimportante establecer qué tipo de público y el nivel de asistencia.Confeccionar y enviar las invitaciones con el tiempo prudencial deanticipación.Planificación del menú, lista de compras que será guardada para próximasreuniones, pero tendremos en cuenta las compras de productos, producción ypresentación.Ambientación: privilegiar el mayor espacio posible, y eliminar cualquier objetoque conforme un riesgo para los invitados y anfitriones. Tomar en cuenta lailuminación. Instalaciones especiales. Ornamentación. Seguridad.

Estacionamiento.




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2.6.2 Pautas - Los tiempos:

En ésta etapa nos referimos a determinar con la debida anticipación toda la

organización es decir:

Pre-evento: tiempo necesario antes,Lugar: primer plano, gestión de permisos, personal de seguridad.Estacionamientos, seguros, limpieza.Organización de transporte, hospedajes y de prensa.Gastronomía, concurso de proveedores.Elementos promocionales, presentes.-Vestimenta, por sector y función.Papelería e impresos.Capacitación de personal, asignación de tareas.

Lista de potenciales invitados.contratación de audio e imagenReconfirmación de potenciales invitados.Reconfirmación de gastronomía.Ajuste de información de transporte y hospedaje si fuera necesario.Cierre de permisos.Definición de fecha y hora.Capacitación definitiva del personal interviniente.Revisión general del eventoÚltimos ajustes.Definición y confirmación de invitados.

Actividades durante y posteriores a la reunión:

2.6.3 Durante la reunión:

Esta etapa se basa en el manejo de tiempos y espacios que ya fueron predeterminadosy deben ser respetados, salvo caso de fuerza mayor.

2.6.3.2 La operatoria de este proceso es:

48-24 horas antes:armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.)pruebas de sonido e imagen.Revisión de planos.Chequeo de serviciosRecepción de mercadería.Lista definitiva de invitados.

12 horas antes.Chequeo general de actividades en tiempo y forma.

Comienzo del evento y análisis de primeros movimientos.Activación y solución de posibles inconvenientes.




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2.6.4- Inicio y cierre del evento:

En ésta etapa la reunión ya está en pleno funcionamiento sólo se chequeará lo

programado y que cada función se este cumpliendo como lo previsto.

Se recorrerá cada mesa, fila o stand.Se chequeará iluminación, audio y su nivel de llegada.Mercadería en estado y tiempo.Indumentaria, imagen y uso.Seguridad, limpieza, asistencia y movimiento de presentes.Cierre del evento, despedida de participantes.Entrega de presentes o recuerdos.Desarmado de distintos ámbitos.Sumario de actividades y resultados.

2.6.5 Post-evento

Es importante tener una base de datos con los siguientes puntos:

Evaluación: comercial.Aceptación operativa, criticas, quejas y sugerencias.Análisis y correcciones del evento.Seguimiento del evento, base de datos de participantes.Programa anual de contactos., análisis y contactos con potenciales mercados.

2.7 ORGANIZAR – CLASIFICACIÓN DE EVENTOS.

2.7.1 Organizar: Llamamos a organizar cuando de eventos se trata, al procedimientointelectual, cuyo objetivo es contestar las siguientes preguntas:

¿Qué hay que hacer? ¿Cuál es la tarea?¿Qué medios necesito para realizar ésa tarea?¿En qué lugar debe realizar esa tarea?

Considerando particularmente:

Plan completo del lugarPlan para organización del trabajoLista completa de materialesDesarrollo del evento ( tiempos)

2.7.2 Clasificación de eventos:

Para aplicar el punto anterior es necesario tener en cuenta la clasificación del evento

que se va a organizar, a saber:




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Sociales: su razón puede ser religiosa, familiar o vinculada a una persona.Bodas, bautismos, recepciones, aniversariosEmpresariales: aniversarios, lanzamientos de productos, inauguración,

capacitación.Culturales o artísticos: recitales, muestras de arte.Deportivos: competencias, entrega de premios, torneos.Políticos: convenciones, campañas, visitas.

2.7.2.1 Sociales:

Los eventos sociales son aquellos con los cuales nos encontramos asiduamente. Hayque tener en cuenta siempre las preguntas a formular: si el evento es religioso esfundamental conocer a qué tipo de religión se refiere para no pasar papelones. Encambio si no interviene la iglesia y es netamente social, lo importante a tener en cuenta

es el agasajado, porque debemos lograr que a la fecha programada para el evento, noocurran imprevistos y que el agasajado concurra a su fiesta lo más distendido posible yhacerlo brillar. Para eso estamos los organizadores, a los efectos que todo ocurra condinamismo y sin complicaciones.

2.7.2.2 Empresariales:

Los eventos empresariales son de carácter corporativo, organizados por una o variasempresas y su fin es conmemorar acontecimientos institucionales y/o presentar nuevastendencias comerciales.

En la Argentina al igual que otras partes del mundo, los eventos se dividenprimordialmente en tres tipos:

Externos: Son aquellos que no están íntimamente ligados con los objetivos dela empresa. Cada uno es individual y tienen diferentes necesidades. Laasistencia es voluntaria y proporcional a la importancia del contenido y el costode matrícula. Se financian con publicidad, patrocinio, etc. Y en la mayoría delos casos se realizan una vez al año.Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artículos.Exposición: promoción, información o mixta y no hay venta directa.

Presentación: de producto o de colecciones.

Internos: Son los que están íntimamente ligados con los objetivos de laempresa y organización. No debe tener conflictos (imprevistos). La asistenciaes obligatoria y total. Es financiado con recursos de la empresa que se tienen encuenta en el presupuesto anual. En el transcurso del año se celebran varioseventos y también a diferentes niveles en algunos casos. Capacitar al personaloperativo.Lanzamientos de productosConvenciones de empresasCiclos de investigación, capacitación y de arraigo.

Reuniones programáticas o extra programáticas.




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Fiestas. Por género.( cóctel, almuerzos o desayunos) o por motivo( fechaespecial, personal, empresa, vino de honor).Capacitaciones: pasatista o actualización.

Mixtos: Podemos decir que éstos eventos tienen una asistencia voluntaria, sonde costo muy bajo o por invitación dando posibilidades de asistencia,otorgando alta asistencia pero baja calidad. Es financiado por una empresacomo si se tratara de un evento interno y en el año suelen celebrarse varios deestos eventos pero de diferente género.( cursos, jornadas, conferencias).

2.8 ¿CÓMO ORGANIZAR UNA REUNIÓN EXITOSA?

Contamos con herramientas que integran el tablero de comando para la toma dedecisiones, permitiendo incrementar la certidumbre y de esta manera permiten

flexibilizar y corregir la organización de una reunión. Si se practican de manerahabitual y permanente, se convertirán en un beneficio, con satisfacción en lo personalo de una rentabilidad adicional si se realiza en el campo empresarial.

En síntesis, si se desea una celebración exitosa, donde se podrá transmitir la ideafuerza que originó esta reunión, sugiero tener estos elementos en mente y llevarlos a lapráctica cuantas veces sea necesario hasta lograr un mecanismo de respuestainmediata.

Recordemos:

Planeamiento: proceso técnico administrativo donde se determina el futurodeseado.Programación: la base es un cronograma de tiempo y tarea por ejecutar.Presupuestar: antecedentes sobre la comparación de precios y las alternativasde acuerdo al planeamiento establecido.Anteproyecto. documento donde se materializa inicialmente las ideas sobre lareunión por realizarse.Proyecto: documento formal, autorizado por autoridades competentes donde seestablecen las acciones el objetivo primordial de la reunión.Tiempo de preparación: período que transcurre entre la decisión de realizar

una reunión hasta el inicio.Tiempo de ejecución: es aquél que transcurre durante el propio acto según elplan aprobado.Tiempo de finalización: período posterior a la reunión, donde se recolecta lainformación para posterior análisis.-Informe de resultados: Informe que se confecciona al final de la reunióndonde se indica expresamente los resultados para mejorarlos y/operfeccionarlos para el próximo evento.




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Anfitrión – Dónde recibimos - Modales.

2.8.1. Anfitrión.

Como hemos leído en las clases anteriores, contamos con todos los medios paraorganizar una reunión, pero también es importante comportarse como un buenanfitrión, ya sea que nosotros organicemos o que contratemos a alguien parahacerlo, que en este caso podremos supervisar.-Basándonos en reglas simples de cortesía a la hora de recibir, presentar, abriruna conversación e incluso ofrecer una bebida. En reuniones pequeñas esnormal que los anfitriones se encarguen de multitud de detalles, desde recogerlos abrigos hasta servir una copa.El anfitrión es aquella persona que tiene invitados a su cargo, el que recibe y seencarga de atender a los mismo. Saber atenderlos es la clave de éxito en

cualquier ámbito de nuestra vida social, laboral e incluso familiar.Tanto si celebramos la cena en casa como en un restaurante, hay que esperarpor todos los invitados para empezar a pedir o a cenar. Se puede esperar untiempo de cortesía por los invitados, que no debe ser más de 30 minutos.Esperar más sería una falta de cortesía para el resto de invitados

2.8.2. Dónde recibimos?

Al aire libre

Es común con los tiempos que corren que las viviendas sean pequeñas y secuente con un espacio en el exterior para tener en cuenta, de esa manera sepuede organizar un asado, merienda, e incluso una cena a la luz de luna. Eso sí es importante tomar en cuenta a los vecinos para evitar inconvenientes.

Debemos poner el jardín a punto , aunque contemos sólo con algunas especiesen macetas, eso sí retirar cualquier objeto que pudiera molestar ( bicicletas,

juguetes , cortadora de césped, etc)

Si no son muchos los invitados, podemos organizar la mesa con todos losdetalle como si el encuentro fuera en el interior. En cambio si son muchos la

mejor opción es organizar tipo buffet, es decir colocar todo sobre la mesa ycada cual se sirve.

Tener en cuenta

Aunque están permitidos elementos descartables, sugiero la vajilla y cristalería,causan mejor efecto entre los invitados. No hace falta que sea de calidad, sinoque podemos utilizar esa vajilla de diario, que puede ser con dibujos o motivoscoloristas que nos vas estupenda para este tipo de reuniones.

Si optamos por asado o paella, podemos servir unos aperitivos y canapés para

hacer tiempo.




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Si la reunión es de día y muy soleado, podemos optar por algún tipo desombrilla o carpa que nos evite los rayos directos del sol. Si tenemos un porchetambién es un buen lugar.

Sea cual sea la reunión, hay que crear una mesa con los detalles fundamentalesque son básicos en cualquier mesa, como colocar mantel, cubiertos, vajilla ycristalería.Bajo mantel un protector que amortigua los golpes y evita que cualquierpercance estropee la mesa.Los cubiertos recordemos que el tenedor va a la izquierda y la cuchara ycuchillo a la derecha.Se colocan en orden inverso al uso, es decir los primeros a utilizar en la parteexterior así sucesivamente.Colocar dos copas una de agua a la izquierda y una de vino a la derecha de ésta.

Todos los platos que se van a servir, deben hacerse a la temperatura adecuada.No hay nada más desagradable que tomar un plato frío; tampoco es muyagradable tomar platos recalentados.

2.8.3 Los modales en la mesa

De nada vale predicar a nuestros menores si no damos un buen ejemplo. Porello es importante enseñar que no se debe chupar el cuchillo, que no se debehacer bolitas de pan con la miga, que la servilleta se utiliza sobre el regazo

desdoblada, se apoya sobre la mesa en forma informal sólo cuando nosretiramos de manera ocasional, y que además la función de la misma es paralimpiarse la boca después de cada sorbo de bebida, en el caso de la señoras quetengan los labios pintados deberán utilizar el interior de la misma.

Es fundamental pedir por favor y dar las gracias, así como también tratar deusted a los mayores.

La regla general para el uso de los cubiertos es: la comida se lleva la boca y nola boca a la comida. En el caso de comida blanda (canelones, crepes y otras.) sedebe utilizar el tenedor si se necesita cortar.

Ningún cubierto se limpia con la servilleta.

Cuando estamos en la mesa y queremos hacer una pausa los cubiertos debenreposar en el plato a 45º ; el tenedor con los dientes hacia abajo y el cuchillocon el filo hacia adentro.

Si por el contrario terminamos de comer, los mismos deben quedar apoyadosde forma paralela, en similitud a las agujas del reloj.

La comida no debe trozarse para comer, debe ir cortándose a medida que se

ingiere. La única excepción es con niños y con personas discapacitadas adultas




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2.9. LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN EVENTOS ACADÉMICOS

2.9.1. ESTRUCTURA DEL COMITÉ ORGANIZADOR:

2.9.2 . FUNCIONES DEL COMITÉ ORGANIZADOR:

a) Organizar, coordinar y evaluar eventosb) Planear, elaborar y ejecutar las políticas y acciones;c) Promover la vida empresarial;d) Establecer programas de financiamiento para las actividades de relacionespúblicas;

e) Proponer directrices en materia de relaciones públicas;f) Fomentar y coordinar las relaciones empresariales con el estado, municipios ycon instituciones públicas y privadas locales, nacionales e Internacionales;g) Promover los eventos en la radio, televisión, medios impresos y medioselectrónicos;h) Crear las comisiones y comités que sean necesarios para el cumplimiento de sustareas y responsabilidades;i) Supervisar que los eventos programados sean de calidad.

2.9.3. FUNCIONES DEL ENCARGADO DEL ÁREA DE LOGÍSTICA:

Coordinar en cada evento el área técnica (sonido, escenografía, mobiliarios,

etc.)

Llevar a cabo la organización de reservaciones en hoteles, salones, etc.

Realizar las compras necesarias para los recesos que se realizarán dentro de

cada evento.

Cotizar, en su caso, los artículos que se entregarán a los asistentes al congreso.

Organizar comidas y/o cenas en el hotel o restaurante solicitado.




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Investigue sobre la conformaciòn de los comitès organizadores de eventos del Municipio de Riobamba entre los años 2000 al 2010, y què actividades realizaron.

La organización adecuada de un

evento es un valor agregado

intangible, que se traduce en el

prestigio y permanencia de la

empresa.

Transferencia de conocimientos




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LECTURA

CONTENIDO

Manual para organizadores de ferias

El manual tiene como objetivo “ser una guía que permita a los actores públicos

y privados contar con una guía de ferias que facilite: planificar, ejecutar y evaluar

este tipo de herramientas”. Además, pretende poner a su alcance una metodología a

ser utilizada, al momento en que decidan llevar a cabo ferias para la promocióncomercial de diversos productos y/o servicios. Este instrumento puede ser muy útil;

para todos los sectores empresariales, pero especialmente para los gobiernos locales,

gremios empresariales, asesores e instituciones que desean apoyar la

comercialización de las PyMes, que se encuentran en la encrucijada de cómo dar a

conocer sus productos




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Construya un ensayo sobre el Manual para organizadores de ferias (Lectura)

Construya un organizador gráfico con los elementos propuestos en el Proyecto 2

EQUIPO DE TRABAJO:1……………………………………………………………………………………. 2……………………………………………………………………………………. 3…………………………………………………………………………………….

4……………………………………………………………………………………. 5……………………………………………………………………………………..


PROYECTO Nº 2




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Puntualidad

Presentación

Apropiación

Creatividad

Ensayo


1 R E F E R E N C I A S


ESTUDIANTE:

Extracto:

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DOCENTE:






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ESTRATEGIA


Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, aplicarán sus conocimientos para organizar unevento ya sea empresarial, institucional o académico.

Metodología de agrupación

1. Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación.2. Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información.3. Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo.

4. Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo.

5. Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.

Causas:Sin recurso humano no hay eventoSin logística no hay eventoSin dinero no hay evento

Lo que el estudiante quiere o necesita saber:¿Qué es logística?¿Cómo conformo el equipo de trabajo?¿Cómo determino el lugar para realizar elevento?



- Realizar cualquier evento de carácterempresarial, institucional, académico o

social.

Problema:Qué recursos necesito para realizar un evento.

¿Qué necesito para ejecutar unevento?


Fecha: desde 11 de diciembre 2010 hasta: 26 de febrero 2011

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OBJETIVO:Ejecutar un evento empresarial, institucional, o académico




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“ S i n o d o m i n a s e l e v e n t o ,

F r a c

a s a r á s e n e l , i n t e n t o ” , L u c i o

ACTIVIDADES

Control de Lectura Análisis del documento expuesto Aplicación de los conocimientos, por grupos


Al término del Proyecto Pedagógico los estudiantes, en un círculo de rendición decuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través depreguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de





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3. Logística necesaria para el evento

3.1 ¡Ha llegado el gran día!

Los nervios están a flor de piel y lasdudas acechan. ¿Vendrán? ¿Lesgustará? ¿Será un éxito?

Depende de ti y tu equipo. Si hasvendido bien el evento, tendráspúblico (siempre fallarán algunos).Ahora ha llegado la hora de cumplir y

superar lo prometido. A continuaciónveremos los pasos necesarios paraejecutar perfectamente el plan:

Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menosenvergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal,ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es lo que hace queese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan afortunados por habertenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos la molesta sensación de quenos han hecho perder el tiempo en otros?

En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de RelacionesPúblicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento absolutamentetodo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presentefísicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos duranteéste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otrareputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en marcha un eventosimplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchosaspectos al azar en el transcurso de éste.

Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito,

diría que son básicamente las 5 siguientes:1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conllevaun enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamosasistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de habersido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés ymemorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernosdesplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.

Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puedealcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada

telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe serrealmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado,

3

¿Qué requiero

para ejecutar el

evento?




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sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sinaprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento.

2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la tarjetade presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro enel que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremostransmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal oinformal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista einnovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores quequeremos asociar a nuestra marca.

Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el que seentregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los cuales todoshemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour. Seguramente, este glamour sea

en lo primero que pensamos cuando Hollywood nos viene a la cabeza. La presencia deestrellas internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cámaras, exclusivosvestidos de gala… un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en torno a un mismo concepto. No se deja nada al azar porque la reputación se vaconstruyendo en cada gesto de la empresa que se observa durante el evento. Si algunode éstos gestos no está en línea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremosnuestro posicionamiento en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales.

3. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un eventodepende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace,quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Un eventoempresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestravida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo). Se ha escrito largo y tendidosobre protocolo, buenas maneras… y, en general, todo gira alrededor de la empatía. Lapregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de nuestro público qué veríamos o cómo nosgustaría ser tratados?, es decir, ¿qué experiencia nos gustaría llevarnos de este evento?Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas denuestros clientes compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.

Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de nuestroconcepto, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin descuidar a

los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión mediática y lleguea otros públicos potenciales.

4. Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente anuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso. Sino asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunqueasista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede quehayamos actuado en contra de nuestros intereses.

Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de losinvitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas. Con

esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora adecuada,la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no alargar la duración




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innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que puedan elegirestar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que conseguirán que losinvitados se queden o provocará que se marchen.

Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más conozcamosel perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecerlos un trato personalizado.

5. Un espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos connuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al conceptoelegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento.Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrirtodas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad alanfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer desoluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se

adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este, así como encualquiera de los demás aspectos.

Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que seconvierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos pararentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.

Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.

3.1.1 Recepción y entrega de credenciales A todo el mundo nos gusta sentir

especiales. Si se hace con gracia, el hecho de que nuestro nombre esté en una lista yque nos estén esperando puede ser el primer “toque” del evento.

Debes tener alguien asignado a recibir a los invitados, entregarles los materiales quenecesitarán durante la duración del evento y saludarles por nombre. Cuando la personase identifica, la persona encargada de la recepción tiene que tratar de hacerles sentirimportantes y en casa.

Si esperas más de 30 invitados, ten preparados unas tarjetas con sus nombres que pueden enganchar a la chaqueta o a la camisa. En estas “chapitas” incluye debajo decada nombre una cita interesante diferente. Esto facilitará el establecimiento de

conversaciones y contactos durante los descansos. Además crea tema de conversaciónmientras se espera el inicio de la jornada.

3.1.2 Control de Asistencia La segunda misión de la persona encargada de larecepción es controlar quienes han venido. Así nada más empezar tendrás claro el nivelde asistencia que has conseguido.

Si hay personas “VIP” en tu lista esta persona debe presentarle personalmente a su“amigo”. Esto es una persona de tu equipo, previamente asignado, para atender decerca un invitado “especial”.

Si no hay personas destacables en la lista, mira a ver de cuantos “amigos” puedesdisponer y escoge al azar este número de “VIPs”. El amigo, debe confesar a su




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“encargo”, me pidió … (tu nombre) que me encargará de asegurar que estuvieses bienatendido. Para cualquier necesidad no dudes en decírmelo. No sabes lo bien quefunciona este “truco”.

3.1.3 Entrega de Materiales Ya hemos comentado que la persona en recepciónentregará inicialmente los materiales que estimes necesarios para que tengan durante elevento. En ellos normalmente hay una copia de la agenda, una libreta para tomar notas,un bolígrafo y poco más. Si lo tienes preparado puedes incluir en este primer lote unahoja promocional con una oferta exclusiva para los asistentes de hoy.

Los invitados van a tener un ratito mientras esperan para revisar estas cosas, pero siincluyas un montón de folletos y documentos acabarán no viendo nada. El objetivo esdirigir en cada momento su atención. Por eso, dosifica y pon en sus manos lo mínimo

justo. Así sabrás que verán tu promoción.

3.1.4 El Maestro de Ceremonias Tu evento debe contar con una persona que actuarácomo “organizador” de la jornada. Esta persona será el responsable de presentar losponientes y explicar la logística de los descansos, cafés, comidas…

Yo recomiendo que no seas tu quien ocupe este papel. Tu misión es velar por latransmisión global del mensaje y estar pendientes de los invitados. Elige algúnmiembro de tu equipo “con labia” y encargarle de este papel.

Debe tratar de mantener un tono ameno y distendido. Debe tener preparado una

introducción para cada poniente explicando las cualidades que hagan importante supresentación. Aunque quien vaya a hablar sea la persona más novata de tuorganización, eso no quiere decir que hay que decirlo. Explica sus cualidades y logrosy darás peso a sus palabras.

3.1.5 Las Ponencias y los Tiempos

Si has seguido mis consejos habrás ensayado EL evento al menos una vez. Esto tehabrá dado una idea aproximado de los tiempos y los ritmos de los ponientes. Piensaque tu evento es como una sinfonía que debe fluir con precisión.

Por eso, alguien debe controlar discretamente el reloj. Que esté sentado detrás de todoel mundo y que esté preparado para dar señales al poniente. No se trata de parecer elinterventor de un tren, sino una guía para mantener todo en su sitio. A veces, haymuchas preguntas y las cosas se retrasan. Intenta evitarlo y si ocurre procura “ajustar”en los descansos y las transiciones entre ponencias.

Tienes que estar preparado por si a contrario, ves que vas adelantado sobre lo previstoen la agenda. Si es un desfase pequeño, no importa. Dile al Maestro de Ceremoniasque se explaye un poco más en las presentaciones o que cuente un chiste. Si el desfasees importante, esté preparado para “añadir” una breve exposición “no prevista en laagenda”. Si lo haces, debe parecer totalmente espontáneo. Por eso, debes tenerlo muy

preparado.




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3.1.6 Clausura del Evento.- Los eventos hay que terminarlos bien. La gente ya esansiosa para irse (a comer o a su casa) y no quieren tonterías. Por ello, tienes que tenerla clausura bien preparada.

Si es necesario dar las gracias o explicar algún detalle logístico, el Maestro deCeremonias debe hacer ANTES de la última ponencia, no después.

Al terminar, debe resumir en 5 frases el mensaje principal del día. A continuación debeagradecer su asistencia e informarles que tienes preparados unos “paquetesinformativos” juntos a la puerta.

También ten preparado una especie de “urna” para que cualquier persona que quieremás información pueda echar una tarjeta suya y tendrás listo un mecanismo deseguimiento.

También debes tener preparado algún mecanismo para evaluar la opinión de tusinvitados. Esta pequeña encuesta debe pasarse antes de la última ponencia. Porexperiencia propia, sabes que cuando haya terminado lo que quieres es irte. No tratesde imponérselo a tus invitados.

Con suerte ha ido todo como un reloj y la gente está encantada. Disfruta del momentoy recuerda agradecer personalmente a cada miembro de tu equipo por su colaboración.Si ha sido un esfuerzo grande para ti, igualmente lo ha sido para ellos.

Cuidado. ¡Aún no has terminado!Las tareas que vienen después son tan importantes como los preparatorios. Ahora, enlos 3 o 4 días posteriores es cuando puedas asegurar unos resultados espectaculares.Para ello, hay que cumplir los siguientes pasos:

Comprobar la lista de asistentes. Es importante revisar y estar seguro decuales han sido los invitados que finalmente han venido. Mientras esté frescoen la memoria, haz que tu equipo repase la lista para corregir errores. Esto esimportante para los siguientes dos pasos.Agradecer la asistencia. A los asistentes que hayan venido debes enviarle en

seguida un email de agradecimiento. En ello, pregúntales que impresión se hanllevado y si volverían a venir a otro evento parecido. Ofrézcales un link paradescargar las presentaciones, si quieren.Contactar con los “no-shows”. También debes enviar un email a los invitadosque no pudieron venir. Cuéntales lo bien que salió y lo ameno que resultó. Delmismo modo, ponte a su disposición para contarles personalmente un resumendel evento y ofrézcales también el link para bajar las presentaciones.Sacar un control sobre los costes. Debes hacer una relación de todos loscostes asociados al evento para poder luego medir la efectividad del retorno.Esto es un paso crítico para poder estimar los beneficios reales del evento yplanificar la conveniencia de hacer futuros eventos.

Hacer seguimiento. Ya que facilitaste un método de recoger tarjetas depersonas interesados en profundizar, no dejes escapar esta oportunidad.




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Durante la primera semana posterior del evento, alguien tiene que establecercontacto con ellos. Es fundamental no demorar. Las personas somos criaturasemocionales y si dejamos pasar “el momento” el trabajo de seguimiento será

mucho menos fructuoso.Identificar oportunidades generados por el evento. Por un lado tienes clarolos costes del evento. Ahora corresponde llevar un control sobre lasoportunidades que haya producido tu evento. Conforme pasan las semanas yestas vayan concretándose, podrás atribuir las ventas generados gracias alevento.Control de efectividad. Después de haber pasado 3 o 4 semanas, esconveniente tratar de medir la efectividad real del evento. Se trata de hacer 3 o4 preguntas con el objetivo de calibrar si realmente el evento ha sidobeneficioso para el invitado. También esa una gran oportunidad para retomar elcontacto y recabar sugerencias de mejora.

Hacer una reflexión final Tu evento ha costado dinero y esfuerzo a todo tuorganización. Por esa sencilla razón, debes parar un momento, unas semanasmás tarde para hacer una reflexión honesta y sosegada. ¿A final ha sido unéxito? ¿Ha producido beneficios? ¿Es una herramienta que debas volver aemplear? Estas son las preguntas más importantes.

3.2 ACTOS PRIVADOS. CLASIFICACIÓN. ORGANIZACIÓN. ASISTENTES

Los actos privados son aquellos que se desarrollan en un entorno íntimo y podíamosdecir que familiar, sin excesiva ceremonia ni formalidad.

Una persona se enfrenta a lo largo de su vida al "reto" de cumplir con todo tipo decompromisos tanto sociales como familiares y laborales. En este caso vamos a tratar eneste artículo sobre los compromisos más íntimos que se suelen dar en el entornofamiliar, los actos privados.

3.2.1 Actos privados.

Tal y como hemos visto en el capítulo anterior, queda claro que los actos privados sonaquellos que se desarrollan en un entorno íntimo y podíamos decir que familiar, sin

excesiva ceremonia ni formalidad, si atendemos a como está organizado. Si nosatenemos a quien es el organizador del acto, podemos decir que los actos son privadossi están organizados por entidades o instituciones de carácter privado, e incluso puedenestar organizados por una persona o un grupo de personas, por un determinado motivo.

3.2.2 Clasificación.

Clasificar los actos, como públicos o privados, es, en determinados casos, una tareabastante difícil. Hay actos organizados por Entidades públicas, cuya catalogacióncomo públicos es bastante dudosa (por ejemplo la visita a empresas privadas o acudir auna conferencia organizada por un periódico económico). También el motivo del acto

nos puede dar una clasificación más del mismo pudiendo ser un acto cultural,humanitario, político, social, etc. Aunque podríamos hacer muchas clasificaciones y




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subclasificaciones por el motivo del acto, las iremos desarrollando a lo largo de estoscapítulos.

Ahora bien, no podemos considerar actos privados, algunos de tan poca entidad, que serealizan en el entorno familiar o de amistades cercanas, como puede ser una cena encasa con familiares y amigos. Recibimos muchas consultas sobre el protocolo oetiqueta a seguir para ellos, y como se puede suponer, este tipo de encuentros norequiere de ninguna formalidad especial, nada más que la educación mínima exigidapara cualquier actividad de nuestra vida diaria.

3.2.3 Organización.

Las reglas de Protocolo están presentes en la mayoría de los actos que vemos a diarioen los distintos medios de comunicación. Aunque son reglas que están poco cercanas a

los ciudadanos, cada día se nota un creciente interés por el conocimiento, aunque seabásico, acerca de las mismas. Muchas de estas reglas son aplicables en los actosprivados, donde habremos de mantener una mínima cortesía con independencia de queel acto tenga un carácter íntimo o familiar. Como se organiza cualquier acto, nos dauna imagen de la entidad, institución, organismo o personas que lo llevan a cabo. Poreso es muy importante hacer un desarrollo correcto, para dar buena imagen.

3.3 Ceremonias y actos. Clasificación de las ceremonias.

Los actos y ceremonias requieren estar dotados de uniformidad y revestidos de lasolemnidad correspondiente a su prestigio e imagen institucional.

3.3.1 Ceremonias y Actos.

Con el objetivo de mantener y fortalecer la imagen e identidad corporativa laInstitución se relaciona tanto con la comunidad interna como externa, para lo cualrealiza acciones como la organización de diversas actividades académicas, culturales yde extensión.

En este mismo orden, reconoce, destaca y conmemora fechas, ocasiones especiales y a

personas, a través de ceremonias y actos.3.3.1.1 Clasificación de las Ceremonias.

3.3.1.1.1 Ceremonias Solemnes:

Son aquellas que se celebran en un contexto de gran formalidad y con una rigurosaplanificación. Son ceremonias solemnes:

Ceremonia de Titulación.Ceremonia de Inauguración Año Académico.

Asunción del Rector.




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3.3.1.1.2 Ceremonias Institucionales:

Son aquellas que, sin ser solemnes, involucran a toda la Comunidad Universitaria, o auno o más de sus Departamentos. Las ceremonias institucionales serán organizadas porla Unidad que corresponda, con apoyo de la Dirección General de Comunicaciones, ylas invitaciones serán suscritas por el Rector, quien podrá delegar en un Vicerrector oDirector esta responsabilidad. Son ceremonias institucionales:

Entrega Becas Federico Santa María.Ceremonia Años de Servicio.Distinciones Académicas.Reconocimientos y Homenajes.

Inauguración de obras de carácter institucional.

3.3.1.1.3 Ceremonias Interinstitucionales:

Son aquellas que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear,mantener o estrechar vínculos entre sí. Estas ceremonias serán responsabilidad de laUnidad directamente beneficiada con la vinculación, y las invitaciones serán cursadaspor las máximas autoridades de las entidades involucradas. Son ceremoniasinterinstitucionales:

Firma de convenios o acuerdos.Entrega de donaciones.Visitas protocolares.Lanzamiento/presentación de proyectos, concursos, licitaciones y otrasiniciativas.Charlas de empresas.

3.3.1.1.4 Actos Simples:

Son todos aquellos actos y eventos de carácter académico y no académico, interno o

externo. Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. En estosactos, quienes estén a cargo podrán solicitar la asesoría de Relaciones Públicas, comoasimismo la revisión previa de invitaciones, publicaciones, impresos, libretos y otros,con el propósito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la imagencorporativa. Son actos simples:

Presentación (lanzamiento) de libros.Eventos artísticos.Inauguración o clausura de actividades de extensión académica (congresos,seminarios, workshop, ferias, etc.).Premiaciones y entrega de certificados.




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3.3.1.1.5 Aniversarios:

Son todas aquellas conmemoraciones de carácter interno Son aniversarios:

Años Casa Central.Años de una Sede.Años de un Campus.Años de un Departamento.Años de una Carrera.Años de un Sindicato.

3.4 Actos Públicos

También llamados actos públicos, y suelen ser los que se organizan con la presenciade autoridades de en los más diversos ámbitos

A diario se suceden decenas de actos en cualquier ciudad o población, donde acudenautoridades y personas de los más diversos ámbitos y que dan a lugar al desarrollo deuna serie de acontecimientos que deben estar perfectamente organizados, coordinadosy llevados a cabo de la forma más correcta posible, dentro de las normas y reglas quehay establecidas para ello. En este artículo hablaremos de los actos oficiales.

3.5 Actos oficiales. También llamados actos públicos, y suelen ser los que se organizan con la presencia deautoridades de los más diversos ámbitos (civiles, eclesiásticas, militares ...). Hay unaidentificación entre acto público y acto oficial, aunque no siempre tienen porquécoincidir. Un acto organizado por una Entidad pública, suele ser un acto oficial en lamayoría de los casos, pero no siempre tiene que ser así. En determinadas ocasionespuede organizarse un acto de tipo más íntimo sin ningún tipo de formalidad, quedandoen el ámbito de lo estrictamente privado.

3.5.1 Quien asiste.

Para generalizar, y establecer una base sobre la que movernos, podemos decir que unacto es público cuando se organiza para un amplio número de personas, de formaindependiente a quien lo organice. Y un acto es privado, cuando se realiza para unámbito muy reducido y cercano (pocas personas) y carente de excesiva ceremonia yformalidad.

Respecto de la oficialidad de los actos los podemos dividir en: oficiales si losdesarrollan entidades públicas y no oficiales si son desarrollados por instituciones decarácter privado (del sector no público).




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3.5.2 Clasificación.

Los actos públicos pueden ser únicos o complejos. Los únicos son aquellos que se

celebran de forma exclusiva (solo hay un acto general). Y los complejos son aquellosen los que se dan más de un acto dentro del general (una recepción, un vino español yuna cena). Si atendemos al ámbito de celebración del mismo podemos decir que actoes internacional, nacional, autonómico, regional, provincial, municipal y local. Laspersonas que acudan al acto (de fuera de su lugar de residencia habitual), dan al mismoel ámbito por el que puede ser clasificado el acto.

3.5.3 Complejidad.

Como ya comentamos al principio de estos capítulos de ceremonial, el ProtocoloCeremonial es un tema complejo; nos podemos encontrar con diferentes tipos de actos

cuya clasificación no sea nada fácil de determinar. No obstante, no es un problema yaque el trabajo a desarrollar y la organización del mismo no presenta significativasdiferencias a la hora de establecer un plan básico de trabajo. No vamos a tratar a laspersonas de forma diferente o a obviar cuestiones de seguridad por que sea un acto deun tipo u otro, aunque si puede afectar a otras cuestiones que veremos

3.6 Ubicación de invitados en ceremonias y actos.

Todos los invitados a un acto o ceremonia deben tener un lugar determinado dondecolocarse.

La ubicación de las autoridades será de acuerdo a su categoría, según el orden deprecedencia.

Para la firma de convenios o entrega de donaciones, los máximos representantes de lasinstituciones serán ubicados protocolarmente en testera, quedando el invitado principala la derecha del Rector. Si fueran tres los firmantes, el Rector se ubicará al centro.(Mesas o testeras: Deben ser equilibradas, con un mínimo de tres personas).




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Ubicación de invitados en mesa Testera:

Ubicación invitados. A. Institucional.

Ubicación de invitados. B. Convenios - 2 personas.




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Ubicación de invitados. C. Convenios - 3 personas.

Ubicación de invitados. D. Almuerzos. Siendo "0" el Principal de la empresa o institución. Luego, los números se organizan

según el orden de precedencias, ya internos o externos.




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3.7 REALIMENTACIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

3.7.1 Cheklists de planificación.

Comité de planificación y el papel del coordinadorConstituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a surepresentante, además de representantes de todos los implicados (entidades,instituciones, público beneficiario, etc.).Nombra como miembros del comité a personas que estén acostumbradas altrabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto más,mejor" no es cierto en cuanto a comités de planificación.Nombra un coordinador que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones.A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la única persona autorizadapara ordenar pagos.

Público beneficiarioDetermina con precisión cuál es tu público beneficiario y, si desconoces susnecesidades reales, identifícalas mediante una encuesta.Investiga lo que están haciendo tus competidores directos o asociacionessimilares para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente,cualquier desequilibrio en la demanda.Si es importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia laposibilidad de organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeoconferencias o utilizar la difusión por Internet.PresupuestoBasa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de serposible.Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto escrucial porque los recursos financieros disponibles influirán directamente en lasotras decisiones que habrás que tomar.Determina quiénes entre el patrocinador y los participantes van a asumir cadacapítulo de gastosSi se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes deingresos.Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura delseguro vas a necesitar, además de responsabilidad civil, que es imprescindible.

Formato y duraciónDecide qué formato se adapta mejor al público beneficiario.Al establecer la duración del evento, sé realista.Asistencia previstaAl calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo.Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realizainvestigaciones sobre el mercado o una encuesta (a pesar de ser caro ylaborioso, puede ahorrarte mucho dinero y estrés a la larga).Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba sivan a necesitar un intérprete.Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a

utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales.




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Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los que participanpersonalidades, exigirán medidas de seguridad.Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.

ProgramaciónSi el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses deantelación.Sé flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado,tendrás que negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, billetes deavión (en su caso), comidas, y salas de reunión o lugares de celebración.Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacacionesescolares, otros eventos similares que se celebran al mismo tiempo y lascondiciones meteorológicas previstas, puesto que todos estos factores puedeninfluir negativamente en la asistencia.Contrata a los conferenciantes con mucha antelación.

Destino y lugar de celebraciónDecide dónde vas a celebrar el evento y en qué tipo de lugar de celebración(que desde luego debe adaptarse bien al formato).Si estás organizando un evento corto o de un sólo día, elige un lugar decelebración accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayoría de losasistentes. (Con el auge de los vuelos de bajo coste, y mejores enlaces porcarretera y ferrocarril, en algunos casos se puede pasar por alto estarecomendación.)Haz una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando lasventajas y desventajas de cada uno de ellos.Al igual que antes, sé realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas dediferentes países a un retiro en las montañas que a un centro de convencionesrural a media hora por carretera de un aeropuerto internacional.Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organización o a unexperto externo, prepara una petición de presupuesto detallada.Haz una selección rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedanproporcionarte cartas de recomendación o que te hayan sido expresamenterecomendados.Ten siempre un plan para situaciones improvistas.Aunque la rápida expansión del Internet lo hace innecesario, en el caso deeventos de envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita

de inspección al lugar de celebración.

3.8 PROTOCOLO Y LOGISTICA

Si hay dos palabras de tengan una importancia tan grande en el mundo del protocolo yde la etiqueta son las palabras "PRECEDENCIA y PRESIDENCIA". Y nos hemospermitido poner estas palabras en letras mayúsculas, porque son tan importantes queincluso ha llegado a ser motivo de enfados, e incluso podríamos decir disputas a lolargo de nuestra historia. Colocar en un orden correcto (o dar la presidencia de un acto)a personas de distintos ámbitos, culturas, méritos, cargos, etc. no es una tarea nada

sencilla. La precedencia no marca solamente el orden de colocación sino que a partir




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de ese orden se establecen otros muchos (orden de intervención en un acto, orden deentrada a un lugar, etc.).

Las normas de protocolo sirven para evitar que cada vez que se reúne un grupo decargos públicos estalle una trifulca. Sirve para refrenar egos y envidias, señalando acada uno la silla que debe ocupar. Aunque no siempre lo consigue. A veces, elmalestar emerge porque alguien no considera adecuada a su dignidad el sitioreservado. No hay experto en protocolo que se precie que no guarde una antología deanécdotas sobre las veces que ha tenido que aplacar

3.8.1 El protocolo en las organizaciones internacionales .Panorama general de las prácticas protocolarias en las organizaciones internacionalesde carácter gubernamental.

En las actividades de la sociedad internacional se generan numerosos contactos, quedeben presentar una serie de características para propiciar un clima de entendimiento ybuena voluntad, destacando la necesidad de cortesía y buenas maneras en el trato entrelos participantes.

Corresponde al protocolo regular tales situaciones y dictar las conductas a seguir encada caso. En este artículo se presenta un panorama general de las prácticasprotocolarias en las organizaciones internacionales de carácter gubernamental, y seenfatiza la importancia de su aplicación como coadyuvante de las buenas relacionesentre los sujetos que participan de los trabajos de dichas organizaciones. A guisa deejemplo, se hacen referencias particulares a prácticas protocolarias en la Organización

de Naciones Unidas y en la Organización del Tratado del Atlántico Norte. El objetivodel artículo es doble: dar una visión general de las prácticas protocolarias en lasorganizaciones internacionales y dotar de un material informativo de apoyo en elestudio del ejercicio diplomático.

El objetivo de este trabajo es doble; por una parte, dar una visión general de unatemática poco conocida, como son las prácticas protocolarias en las organizacionesinternacionales, y por otra, dotar a los estudiantes y profesores de la carrera deRelaciones Internacionales y disciplinas afines de un material informativo que les sirvade apoyo en el estudio del ejercicio diplomático en esas instancias.

Las actividades pacíficas de la sociedad internacional y sus actores principales sedesenvuelven en numerosos escenarios y por diversos motivos, provocando contactosfrecuentes de personalidades y otros individuos de importancia relativa a todos losniveles. Dichas actividades, independientemente de su origen y naturaleza, debenpresentar determinado orden y tener características especiales para propiciar un climade entendimiento y buena voluntad, destacando la necesidad de cortesía y buenasmaneras en el trato entre los participantes. Corresponde al protocolo regular talessituaciones y dictar las conductas a seguir en cada caso.

Al hablar de protocolo, debemos estar conscientes de que estas prácticas han sido parte

de la vida humana por miles de años. De manera paralela a los cambios de los tiempos,las formas de comportamiento de las personas se han ido modificando también. Esto




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abarca tanto los campos gubernamentales como los comerciales y los sociales. Elprotocolo debe cambiar y desarrollarse a la par del desenvolvimiento de la vida derelación (1) para adaptarse a las evoluciones que el devenir histórico va exigiendo a la

comunidad internacional. Esta exigencia, aplicable en primer lugar al protocolo deEstado, se extiende a los demás ámbitos de actividad en la sociedad.

Por protocolo debemos entender la serie de reglas de cortesía establecidas para eldesarrollo de actos o ceremonias formales. De acuerdo con Vilarrubias, (2) "es latraducción escrita de los usos, costumbres y tradiciones de un determinado país oterritorio, contenidas en fórmulas reglamentadas". (3) Esta reglamentación decostumbres de convivencia, nacida hace siglos en apoyo a los actos gubernamentales ydiplomáticos, (4) se ha convertido en práctica común para el buen manejo de lasrelaciones entre todos los integrantes de la sociedad internacional, y hoy debe seguirsecon esmero en toda actividad humana, ya sea pública o privada. En todos los casos se

debe seguir el protocolo y su respectivo ceremonial. Es importante aclarar que elprotocolo está constituido por las reglas o normas que rigen la actividad y elceremonial por las formas de aplicación de dichas reglas.

El significado del protocolo, a través del tiempo, ha ido adquiriendo de manera gradualconnotaciones más amplias de las que tenía originalmente; en la actualidad, laexpresión "protocolo" nos hace pensar en algo más que en los procedimientos decortesía y de ceremonial seguidos en los actos oficiales, y aun cuando es en este tipode actividades donde el estricto seguimiento del protocolo es indispensable paraimprimir a dichos actos la dignidad y el respeto de los que son merecedores y que losdebe caracterizar, (5) su seguimiento se ha proyectado a otros campos del quehacerhumano. En todos los casos son las prácticas protocolarias y de ceremonial las quepropician el reconocimiento del valor del acto mismo y de cada uno de susparticipantes. Así, sobre el protocolo

... se puede afirmar que es el ordenamiento reglado y jerarquizado de losconcurrentes a un acto público o privado, según la naturaleza y los fines del mismo,en razón del cargo que ostenten los invitados y de la causa de su presencia en torno alanfitrión. (6)

El protocolo y el ceremonial son prácticas actuales, necesarias y que facilitan el

desarrollo de la vida oficial, a cuya aplicación, cada vez en más casos, deben recurririgualmente las empresas y otras instituciones privadas, ya que en la mayoría de lassituaciones que se dan con motivo de la actividad comercial y social de lascorporaciones, se requiere de herramientas de representatividad para proyectar unaimagen que logre imprimir a la institución la credibilidad suficiente para su eficazfuncionamiento. (7)

Como hemos apuntado, el protocolo en la actualidad abarca diversos campos deactividad humana, y así podemos identificar varias manifestaciones de protocolo consu respectivo ceremonial. Las principales, de acuerdo con Labariega, (8) son:protocolo de Estado; protocolo vexilológico o de banderas, pendones y estandartes;

protocolo diplomático; protocolo de cancillería; protocolo militar, naval y aéreo;protocolo universitario; protocolo religioso, protocolo empresarial y protocolo




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deportivo. Nosotros agregamos el protocolo social, que se complementa en buena partepor los usos y las costumbres de la cortesía y la etiqueta.

Al abordar el estudio del protocolo y del ceremonial en las organizacionesinternacionales de carácter gubernamental como sujetos del derecho internacionalimportantes de la comunidad mundial, es necesario señalar que uno de los campos desu actividad es el ejercicio de la diplomacia. Ésta se ejerce por un derecho inherente ala calidad jurídica que ostentan dichas organizaciones al ser conformadas por Estados;dentro de las prácticas de esa diplomacia se encuentra el protocolo y el ceremonial ensus vertientes de protocolo de Estado, protocolo diplomático y protocolo vexilológico.El interés de este trabajo es hacer referencia específica a estas formas.

Como en la mayoría de las instituciones donde se desarrolla el quehacer humano, enlas organizaciones mencionadas la aplicación del protocolo es importante para

garantizar la convivencia cortés y la buena comunicación, tanto entre los delegados ahí acreditados por los Estados como entre ellos y los funcionarios y empleados queprestan sus servicios en la propia organización.

Los cambios mundiales generados después de la Segunda Guerra propician elnacimiento de una nueva forma de relación entre los Estados: la diplomaciamultilateral en el seno de organizaciones internacionales gubernamentales y enconferencias preparadas por ellas. Esta práctica que se desarrolla de manera paralela alos tradicionales contactos diplomáticos favorece la comunicación mediantenegociaciones de todo tipo, llevadas a cabo por representantes de los Estados en esosforos. El creciente desarrollo y la proliferación de organizaciones internacionales tantomundiales como regionales, ha dado como resultado una importante expansión de lasactividades multilaterales de los integrantes de la sociedad mundial. Comoconsecuencia, este aumento de actividades ha tenido dos efectos:

a) la multiplicación de conferencias diplomáticas, tanto regulares como periódicas,para llevar a buen término las responsabilidades, por una parte, de los órganos deNaciones Unidas, y por otra, las de sus organismos especializados; y

b) el aumento en las relaciones de las organizaciones internacionales con los Estados yde las relaciones de dichas organizaciones entre sí. (9)

Estas situaciones han exigido tanto la extensión de las prácticas protocolarias yceremoniales tradicionales hacia esos ámbitos, como el establecimiento de nuevasacciones que respondan a las realidades del contexto en que se desarrollan. Al sercreada una organización internacional de tipo gubernamental, el primer actoprotocolario es la elaboración y aprobación del texto de su documento constitutivo.

Este instrumento jurídico tradicionalmente reviste la forma de tratado que, una vezsuscrito, está sujeto a la ratificación de los Estados que son signatarios; en él seplasman las estipulaciones generales aplicables al funcionamiento de la organización.Por su naturaleza específica, estos actores internacionales no tienen territorio propio, y

sus actividades, por fuerza, deben desarrollarse en la jurisdicción de un Estado que lasalberga, ya sea con carácter permanente o por una situación específica de naturaleza




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temporal. De esta situación se deriva que sus instalaciones ostenten diversas categoríasy varíen en tamaño, duración y cometido.

De acuerdo con Silva, (10) se pueden encontrar cuatro categorías de representación,como se señala a continuación:

a) la sede política y social u oficina permanente de la organización;

b) una misión oficial en un territorio de un Estado miembro de la organización;

c) una misión oficial en un territorio de un Estado no miembro de la organización; y

d) una misión temporal con atribuciones muy específicas.

En todos los casos, el establecimiento físico de una instancia de la organización nace alconcertar, por medio de un acuerdo, las condiciones de relación entre ésta y lasautoridades del lugar donde se pretende trabajar. En el primer caso, o sea, el delasentamiento de la oficina más importante, que es la sede política y social de laorganización, se celebra un acuerdo bilateral donde se determinan en definitiva lascondiciones bajo las cuales dicha oficina puede ejercitar sus labores de representacióny cumplimiento del cometido de la organización; los derechos y las obligaciones decada Parte, dentro de lo cual entra, por un lado, el trato especial que recibirán, es decir,las inmunidades, los privilegios, las facilidades y las garantías que el Estado territorialotorgará a los funcionarios de la organización, así como la concesión de esas

prerrogativas a los representantes de otros Estados o de otras organizaciones, que paraparticipar en las labores de la misma deban entrar y permanecer en el territorio de lasede, y por otro, las limitaciones que por la misma calidad de representantesextranjeros tendrán las personalidades de referencia. El documento que se suscribeentre ambas partes se denomina "acuerdo de sede". El formato de este acuerdodepende de varios factores, como pueden ser el tipo de organización, su cometido, sutamaño y la especificidad de su personal. (11) En el segundo caso, o sea, elestablecimiento de oficinas o misiones oficiales, el acuerdo es más sencillo, pero igualestablece las condiciones de funcionamiento y las inmunidades y privilegios que elEstado concederá para garantizar dichas situaciones. (12)

Además de los documentos mencionados, sustentan la relación entre el Estadoterritorial y la organización de que se trate, tratados multilaterales sobre la situación delas representaciones, sus derechos, sus obligaciones, así como las inmunidades y losprivilegios que deberán concederse en el territorio donde realizan su labor. Estosdocumentos de carácter general deberán ser suscritos por los Estados al ingresar a unaorganización. Son de índole diversa: pueden ser los constitutivos de la organización obien los referentes a las prerrogativas que, de acuerdo a su naturaleza jurídica, leconcede en general el derecho internacional a las organizaciones de ese tipo. (13)

Hasta aquí hemos presentado un panorama general de la situación de lasorganizaciones internacionales y sus relaciones con los Estados. En adelante veremos

temas determinados.




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3.8.2 Normas de protocolo en las organizaciones internacionales.

Para iniciar el análisis del ejercicio protocolario en las relaciones entre Estados y

organizaciones, hemos hecho referencia a algunas de las bases jurídicas que sustentandichas relaciones; enseguida nos ocuparemos de los aspectos de protocolo yceremonial, motivo de este trabajo. En los instrumentos jurídicos que hemosmencionado, se contienen la mayoría de las normas protocolarias que rigen laactividad de las organizaciones. Podemos encontrar normas generales y normasparticulares de cada organización que respondan a las necesidades específicas de sunaturaleza y de su encargo.

Entre las normas generales podemos mencionar las siguientes. Toda organización:

a) tiene derecho a que se le reconozca personalidad y capacidad jurídicas:

b) está facultada para dotarse de las normas de protocolo que considere conveniente,bajo la sola limitación de respetar las costumbres internacionales y locales:

c) puede darse símbolos distintivos y manejarlos con autonomía. Dichos símbolos(escudos, banderas, estandartes, logotipos, etcétera) deben ser respetados por losintegrantes de la comunidad internacional, y no podrán ser objeto de ninguna injuria:

d) tendrá libertad para dictar las normas que rijan la celebración de sus actos,respetando las reglas generales de solemnidad, ya admitidas por todos;

e) puede establecer, en sus documentos internos, el orden de precedencia de laspersonas que participen en sus reuniones: y

f) determinar en sus reglamentos internos la forma de colocar las banderas en lasceremonias y otros eventos organizados por ella. (14)

Las normas particulares están representadas por los reglamentos internos o losmanuales de protocolo específico de cada organización. En páginas posteriores,haremos alusión a ellos al tocar los tópicos determinados que vayamos estudiando.

3.8.3 La precedencia de las organizaciones internacionales entre sí.

En el ejercicio de toda actividad, diplomática o de Estado, seguir el debido orden decolocación de las personas o de los objetos es primordial por representar unreconocimiento a las jerarquías oficiales y la demostración de respeto que debeprevalecer en dichos actos. Este orden está regulado por la "precedencia".

La precedencia, del verbo latino praecedere (ir delante, preceder), significa lapreferencia o anterioridad que una persona o un objeto tiene con respecto a otra: "Es laplasmación real que personas, banderas e himnos ocupan en la escala valorativa de lasinstituciones". (15) Es decir, constituye el orden jerárquico entre iguales y está

regulada por el derecho y por la costumbre, de acuerdo al lugar, al momento y a lascircunstancias en que deba aplicarse. Para fijar la precedencia en las organizaciones




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internacionales debe tomarse en consideración la complejidad del asunto en cuestión,ya que el orden está determinado por la naturaleza de su constitución, su calidadpolítica o militar, su condición universal o regional, el número de sus miembros

constitutivos o su sistema de financiamiento. (16) De acuerdo con la práctica, el ordende precedencia de las organizaciones entre sí es como se detalla a continuación:

1) la Organización de Naciones Unidas (ONU), por constituir la de más importantecometido y la que aglutina a mayor número de integrantes de la comunidadinternacional;

2) las organizaciones regionales, que se ocupan de asuntos de grupos de países unidospor su distribución geográfica;

3) las uniones y las organizaciones administrativas intergubernamentales autónomas

con intereses comunes; y

4) las organizaciones internacionales no gubernamentales. (17)

La diversidad que se presenta en la naturaleza y en los cometidos de las organizacionesexistentes en la comunidad mundial provoca que cada una de ellas, de acuerdo a lasnormas generales de protocolo que apuntamos antes, siga sus propios procesos dedeterminación de la precedencia en los actos que realiza.

Para determinar la precedencia interna en cada organización, encontramos dos

elementos diferentes, señala Berisso. El primer elemento lo constituyen las autoridadesque representan a los Estados miembros; y el segundo, la administración permanenteque se ocupa del apoyo logístico. En la práctica, los directivos ocupan un lugarpreponderante en relación con los de la administración permanente. (18) En estaspáginas no es posible señalar las prácticas de cada organización ni todos los aspectos,por lo que anotaremos sólo lo más significativo.

La ONU, por su origen y naturaleza, ha sido la instancia en la que se ha desarrolladode manera más amplia la reglamentación del protocolo aplicable a los diversos casos, ydado que sus estipulaciones han servido de base para otras organizaciones que confrecuencia adoptan los documentos emanados de aquélla para regular las actividades

de sus propios órganos, tomaremos sus prácticas de ejemplo para ilustrar nuestro tema.

3.8.3.1 Prácticas protocolarias en la ONU.

En 1945, una vez que las potencias llegaron al acuerdo de crear la ONU, el Congresoestadounidense hizo una invitación para que se estableciera la sede en su territorio. Elsitio seleccionado fue Lake Success, en Nueva York, concretando entre las autoridadeslocales y las de la naciente organización, el acuerdo que lleva el nombre de ese lugar ydonde aparecen las condiciones del establecimiento de la sede principal. De inmediatose iniciaron los trabajos de construcción de varios edificios. En 1952 se terminó elcomplejo que comprende espacios para la Asamblea General, la Secretaría, las

Conferencias y la Biblioteca ahora llamada "Dag Hammarkjold".




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Poco tiempo después de su fundación, en 1948 se estableció en la ONU la Oficina deProtocolo y Servicios de Enlace, dependiente de la Secretaría General; cuenta con 12funcionarios adscritos a dicha oficina que laboran de planta; en ocasiones especiales de

cargas importantes de trabajo, la Secretaría puede hacer contrataciones temporales dehasta 15 elementos de su propio personal para auxiliar a la Oficina de Protocolo, si lascircunstancias lo ameritan. (19) En esta instancia se generan los procedimientosprotocolarios aplicables a cada caso concreto y se vigila el cumplimiento de lareglamentación correspondiente. El protocolo en la ONU se ha basado más en lacostumbre que en normas escritas, ya que es escasa la existencia de las mismas: así,podemos afirmar que existe y se aplica un derecho consuetudinario que es respetadopor todos, ya que se identifican una serie de costumbres rigurosamente seguidas porlos integrantes otorgando a las actividades un pragmatismo sustentado por tradicionescomunes del protocolo diplomático internacional. (20)

Veremos algunas de las prácticas comunes. Para fijar el orden de precedencia dentrode la organización, y por la conformación de la misma, se consideran tres aspectos:

1) la precedencia entre los Estados miembros;

2) la precedencia entre los diferentes órganos de la propia organización; y

3) la precedencia interna dentro de cada órgano, tanto de funcionarios como de otrosparticipantes.

Las reglas a seguir son:a) la precedencia entre los Estados miembros, ya sea que sus representantes participenen sesiones plenarias o en sesiones de algún órgano, se establece de acuerdo al ordenalfabético de los nombres de los Estados tal como es usual en la organización;

b) la precedencia entre los observadores permanentes se determinará igualmente por elorden alfabético de los nombres de los Estados utilizado en la organización; (21) y

c) la precedencia específica de los integrantes de los distintos órganos y losrepresentantes que participan en ellos, sigue el orden que a continuación se señala:

1) presidente de la Asamblea General;

2) secretario general de la organización;

3) primeros ministros;

4) vicepresidentes de la Asamblea General, por orden alfabético del nombre de su paísen inglés.

5) presidente del Consejo de Seguridad:

6) presidente del Tribunal Internacional de Justicia;




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7) primeros ministros adjuntos o vicepresidentes del Consejo de Seguridad;

8) ministros de Asuntos Exteriores;

9) presidente del Consejo Económico y Social y representantes de los cinco miembrospermanentes del Consejo de Seguridad;

10) presidente del Consejo Fiduciario;

11) vicepresidentes de la Asamblea General, con rango de embajador, por ordenalfabético del nombre de su país en inglés.

12) ministros en ejercicio (por orden alfabético del nombre de su país en inglés) y jueces del Tribunal Internacional de Justicia;

13) presidentes de las Comisiones de la Asamblea General, por orden numérico de surespectiva comisión.

14) presidentes de las Delegaciones en la Asamblea General, por orden alfabético delnombre de su país en inglés.

15) ministros adjuntos de Asuntos Exteriores y vicepresidentes de las Delegaciones;

16) representantes permanentes ante la organización, por orden alfabético del nombre

de su país en inglés.17) presidentes de Comités consultivos;

18) representantes de las Asambleas con rango de Embajador;

19) subsecretarios de la organización;

20) representantes de las Asambleas sin rango de Embajador;

21) directores de la ONU; y

22) representantes adjuntos que no tengan rango de Embajador;

d) la precedencia interna guarda distintos órdenes según el caso, pero siempre se basaen ordenamientos particulares o en las reglas generales del derecho internacional, así:

1) en el Consejo de Seguridad se ejerce por turno, de acuerdo al orden alfabético eninglés. Los jefes de delegaciones se colocan de acuerdo al orden alfabético a partir delEstado que preside;

2) al presidente de la Asamblea se le reconoce rango de jefe de Estado;

3) al secretario general se le reconoce rango de jefe de gobierno;




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4) en actos oficiales el secretario general precede a los jefes de delegaciones;

5) cuando viaja el secretario general, precede a los embajadores acreditados ante los

Estados que visita; y

6) el secretario general, en cualquier país, tiene la calidad de huésped de honor y ellugar que ocupa en los actos es de precedencia de proximidad cerca de los jefes deEstado y los jefes de gobierno.

El orden de precedencia de los organismos especializados y con estatuto especial queestán vinculados a la Organización, es el siguiente:

1) Organización Internacional del Trabajo (OIT);

2) Organización para la Alimentación y la Agricultura (FAO);

3) Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura(UNESCO);

4) Organización de Aviación Civil Internacional (OACI);

5) Banco Internacional para la Reconstrucción y Fomento (BIRF);

6) Fondo Monetario Internacional (FMI);

7) Corporación Financiera Internacional (CFI);

8) Asociación Internacional de Desarrollo (AID);

9) Unión Postal Universal (UPU);

10) Organización Mundial de la Salud (OMS);

11) Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT);

12) Organización Meteorológica Mundial (OMM);

13) Organización Consultiva Marítima Internacional (OCMI);

14) Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI);

15) Fondo Internacional para el Desarrollo Agrícola (FIDA); y

16) Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI).

El orden de precedencia en otros organismos que no son especializados, pero de algúnmodo dependen de la organización, es como sigue:




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1) Organismo Internacional para la Energía Atómica (OIEA);

2) Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD);

3) Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA);

4) Fondo Especial de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF); y

5) Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). (22)

En cuanto a las precedencias individuales, el orden de precedencia para la colocaciónde los delegados en recepciones privadas y en otros actos sociales donde se debansentar a la mesa, se basa en el rango de la persona de acuerdo al cargo que desempeñaen su país. Cuando los rangos sean iguales, la antigüedad en el puesto político servirápara fijar la precedencia. De igual manera se procederá con los funcionarios, pero éstossiempre serán colocados después de los integrantes de las delegaciones.Esporádicamente, cuando se trate de encontrar el sitio idóneo para personalidades muyconnotadas, se podrá tomar en consideración un título nobiliario o una distinciónhonorífica. (23)

3.8.4 Protocolo referente a las delegaciones.

Para que los integrantes de una delegación puedan participar en las actividades de laorganización se deberá, como primer acto después de su llegada o por lo menos una

semana antes del inicio de los trabajos, hacer llegar al secretario general la lista de susnombres. La comunicación de la lista de nombres de representantes no reviste ningúnprotocolo; se trata de un simple acto informativo, ya que los Estados miembros tienencomo prerrogativa nombrar a quienes consideren idóneos para el desempeño delcometido, sin que el secretario o la Asamblea tengan capacidad para rechazar aninguna persona por ella misma.

Los representantes también deben ser acreditados por su gobierno mediante undocumento protocolario denominado carta credencial, expedida por la autoridadcompetente. Cuando se requiera, o previo al inicio de las sesiones de algún órgano, laSecretaría General celebra ceremonias de recepción de dichos documentos, en las que

es costumbre recibir de 10 a 12 representantes al mismo tiempo, dado el elevadonúmero de participantes. Estas acreditaciones se pueden dirigir a la atención delpresidente en funciones del órgano correspondiente, o a la del secretario general. (24)En la ceremonia cada delegado le entrega su carta credencial al secretario general,quien las hará llegar a la Comisión de Credenciales que sea nombrado, para que lasrevise y determine si se encuentran "en debida forma". (25)

Junto con las credenciales, se entregan los respectivos plenos poderes para que laSecretaría los haga llegar a la Comisión de Verificación, instancia que como la antesmencionada, determina si los documentos están "en debida forma". En caso de quedichos escritos presentaran alguna anomalía, las Comisiones deben informar a la

Asamblea General o al órgano interesado. Este órgano negará al miembro o a losmiembros de la delegación su participación en sus sesiones. Ante esta situación, el




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Estado que envía a la delegación no tiene ningún recurso para exigir que sus delegadossean aceptados y deberá elaborar de manera correcta nuevos documentos para quepuedan cumplir su función.

3.8.4.1 Protocolo aplicable a las actividades de la organización.

Para tener una visión general, analizaremos algunas prácticas establecidas por lasnormas de protocolo o por la costumbre en la ONU. Primero haremos referencia a lassesiones ordinarias del órgano supremo, la Asamblea General, que usualmente tienenlugar una vez al año, en Nueva York, en una sala especial. Los procedimientosprotocolarios de preparación se inician horas antes de que dé principio la sesión. Seconsidera la participación de todos los miembros de la organización, por lo que, en elvestíbulo de esa sala, se colocan las banderas de interior de todos los miembrosordenadas por alfabeto, tomando el nombre del país en inglés. En estas sesiones no se

utilizan banderas de mesa ni de interior, por lo que en el recinto no se encuentraninguna enseña.

Cada Estado miembro podrá participar con una delegación; el número de integrantesde esas delegaciones no excederá de cinco representantes y cinco suplentes. "Estalimitación no se aplica a los consejeros, asesores, técnicos, expertos y personas decategoría similar que la delegación lleve consigo". (26) Las normas protocolarias parael trabajo de la Asamblea se encuentran contenidas en su Reglamento. Es por todossabido que este órgano se auxilia en su trabajo por comisiones, (27) en las que cadamiembro está representado por un delegado más los consejeros, los asesores, losexpertos u otras personas con calidad similar; cada delegación tiene un voto.

Las comisiones se pueden agrupar en cuatro tipos: principales, de procedimiento,permanentes y especiales. Para efectos de este artículo, nos interesan en especial lascomisiones de procedimiento, que son:

a) la Comisión General o Mesa de la Asamblea, que se ocupa precisamente de lascuestiones de procedimiento. Está integrada por el presidente de la Asamblea General,los vicepresidentes y los presidentes de las comisiones principales, quienes siempredeben pertenecer a delegaciones distintas. Se permite la participación, con voz pero sinvoto, de los presidentes de otras comisiones en las que se encuentren representados

todos los miembros, y

b) la Comisión de Verificación de Poderes, que está compuesta por nueve miembrosdesignados por la Asamblea General con base en la propuesta que hace el presidente.Al inicio de cada periodo de sesiones se integra una nueva Comisión de Verificaciónde Poderes que actúa sólo durante ese periodo. (28) Sus responsabilidades son revisarlos documentos presentados por los delegados y constatar que estén elaborados deacuerdo a las normas protocolarias establecidas que hayan emanado de las autoridadescompetentes (29) y que las firmas sean auténticas, (30) que coincidan exactamente losnombres y los cargos de los delegados que las portan y que no presenten ningunaalteración. Esta Comisión deberá presentar siempre a la Asamblea un informe del

resultado de su verificación. (31)




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Todas las sesiones de la Asamblea General están presididas por un representante dealgún Estado miembro. Este presidente es elegido anualmente para el periodo desesiones que corresponda, rotando cada año entre integrantes de cinco grupos de

Estados pertenecientes a una misma región.

Los grupos son: África, Asia, Europa Occidental, Europa Oriental y Latinoamérica y elCaribe. El grupo al que corresponde la presidencia entrega, con anticipación alsecretario general la propuesta sobre el candidato o candidatos. Si es uno, el secretariogeneral lo informa a la Asamblea y se nombra por aclamación si son varios se lleva acabo una votación secreta.

El podium es ocupado por tres personas: al centro el presidente de la AsambleaGeneral que esté en funciones; (32) a su derecha el secretario general y a su izquierdael asistente del secretario general en asuntos políticos. El orden de colocación de los

delegados se modifica cada periodo de sesiones; para esto, el secretario general escogeal azar a uno de entre todos los Estados miembros; a la delegación de ese Estadocorresponde el primer lugar de la derecha de la sala, o sea, el sitio con mayorprecedencia. A partir de ahí se irán colocando las delegaciones de los demás en ordenalfabético, considerando el nombre del Estado en inglés.

El inicio de la sesión sigue ciertas reglas protocolarias. Una vez que han tomadoasiento todos en sus respectivos sitios, el presidente en funciones abre la sesión con ungolpe de mazo. Al captar la atención de todos pide a las delegaciones que verifiquen lafecha (tercer martes de septiembre). (33) Enseguida los invita a guardar silencio por unminuto para orar o para meditar sobre los trabajos que se iniciarán. Pasado elmomento, el presidente informa a la Asamblea los nombres de quienes propone paraintegrar la "Comisión de Verificación". (34) Tiempo antes del inicio del periodo desesiones lleva a cabo consultas entre los delegados y selecciona nueve países paraconformar esa comisión.

Se pasa a la elección del presidente de ese periodo de sesiones. El hasta entoncespresidente de la Asamblea anuncia el o los nombres de los candidatos; si es uno se lenombra; si son varios, como se dijo, se procede a la votación. Terminado elprocedimiento correspondiente, el presidente en funciones notifica de manera oficial elnombre del nuevo presidente de la Asamblea, quien desde su asiento señala si acepta o

no. (35) En caso de que acepte, el jefe de protocolo va por él para acompañarlo hasta elpodium. El presidente saliente lo recibe estrechando su mano encima del mazo, lofelicita y le cede su lugar. El jefe de protocolo acompaña al presidente saliente hasta sulugar en la sala, que es donde se encuentra su delegación. Ya bajo la nuevapresidencia, se llevan a cabo elecciones de jefes de mesa, comités especiales yvicepresidentes, y dan inicio los trabajos de la primera sesión de ese periodo.

Hay ocasiones en que en las sesiones de la Asamblea General participan altasautoridades de los países miembros. Éstas pueden ser jefes de Estado, jefes degobierno, ministros de Asuntos Externos u otros ministros, así como personalidades dereconocida notoriedad. (36) El desarrollo de sesiones en las que participan jefes de

Estado y de gobierno reviste gran solemnidad; al reconocer su investidura, estospersonajes son motivo de trato excepcional y deferencias especiales de acuerdo a su




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rango. Su llegada al recinto debe tener lugar una vez que la Asamblea haya sidoinstalada. Para su entrada, asistentes de protocolo les guían a una puerta del fondo dela sala, donde la personalidad en cuestión es esperada por el jefe de Protocolo de la

organización, quien le acompaña hasta el asiento que le ha sido reservado en unasección específica para jefes de Estado y de gobierno, según el caso. En ese sitiopermanece el visitante por unos minutos mientras es saludado oficialmente ypresentado a los asistentes por el presidente de la Asamblea General. Es usual que laasistencia de esos personajes a la sesión se deba al deseo de expresar a la Asamblea suspuntos de vista sobre algún tópico determinado, por lo que generalmente pronuncia undiscurso; si así fuera, acto seguido se le invita a pasar a la tribuna, hasta donde esacompañado por el jefe de protocolo. Terminada su intervención este funcionariovuelve a acompañarle a su asiento desde donde el mandatario escucha elagradecimiento del presidente de la Asamblea. Enseguida debe disponerse a dejar elrecinto por la misma puerta por donde entró. En ese momento, dicho presidente

suspende momentáneamente la sesión, baja del podium acompañado por el secretariogeneral y ambos despiden al personaje en la salida, con las cortesías correspondientes asu alta investidura. En el caso de que participe un ministro, éste ocupa un lugarespecial en el área que corresponda a su país, junto con los integrantes de sudelegación; también es usual que deseen una intervención oral en la sesión, pero adiferencia de los anteriores personajes, cuando se le invita a pasar a la tribuna lo hacesolo, y al finalizar su participación regresa también solo a su sitio.

Enseguida nos ocuparemos de los detalles protocolarios para las visitas oficiales quepersonalidades de los Estados hacen a la organización. Lo más frecuente es que lasautoridades de los países miembros deseen entrevistarse con el secretario general yvayan a la sede en visita oficial. En estos casos deben hacerse ciertos preparativos quedependen de la jerarquía del personaje esperado. Dada la agenda tan saturada delsecretario, a menos que se trate de una situación de extrema urgencia, la visita debesolicitarse con un mínimo de dos meses de anticipación, indicando si el personajeasistirá solo o acompañado por su cónyuge. Los funcionarios de la Secretaría Generalseñalarán la disponibilidad del secretario y se pondrán de acuerdo con los diplomáticosque gestionan la visita.

Convenidos el día y la hora, se designa una entrada del edificio de Naciones Unidaspara el recibimiento de la visita y se le hace saber al interesado. Con antelación al acto

se colocan, en el vestíbulo de esa entrada, la bandera del país representado y la de laorganización. Se hacen arreglos para que en el momento de la llegada se encuentre yacolocada una guardia de honor de agentes de seguridad que forman una valla para elvisitante. Llegado éste, es recibido en la puerta por el jefe de Protocolo, quien lo invitaa esperar unos segundos mientras el secretario general baja a ese vestíbulo para dar labienvenida oficial al visitante. Es costumbre que inmediatamente después del saludode estos personajes se tome una foto de ambos; el secretario general se coloca frente ala bandera del país y el visitante frente a la bandera de la ONU. Cumplido esteceremonial, se trasladan al despacho del secretario general para que se lleve a cabo laentrevista; al final de la misma, el propio secretario general despide al visitante a lasalida del despacho y el jefe de Protocolo lo escolta hasta la puerta del edificio. En el

caso de que el visitante esté acompañado por su esposa, la del secretario general




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asistirá al recibimiento y estará departiendo con la visitante en una sala especial,mientras los funcionarios dialogan.

Otro tema de nuestro interés son los actos sociales en los que participa el secretariogeneral de la ONU, por lo que haremos algunos comentarios al respecto. Durante eldesarrollo del periodo de sesiones de la Asamblea General, es costumbre que elsecretario general y su esposa inviten a los participantes a diversos convivios, quepueden ser comidas o cenas. Si se trata de un acto solemne en honor de algunapersonalidad, se celebra en el edificio de la sede. Siempre se dispone una mesa dehonor cuyos lugares preferentes son ocupados por el presidente de la Asamblea y porel secretario general, flanqueados por los invitados de honor colocados en precedencialateral alternada. (37) Dentro de esta precedencia se reconoce primacía a la máximaautoridad del país anfitrión, por lo que dicho personaje ocupará el lugar del centro dela mesa, a su derecha estará el presidente de la Asamblea y a su izquierda el secretario

general de la ONU, situando a los demás invitados de acuerdo a la precedencia quecorresponda a sus delegaciones en la Asamblea General de ese año. (38) Estosconvivios pueden constituir un mero acto de cortesía; en ese caso, se lleva a cabo en laresidencia del secretario general, con la libertad de optar por varias fórmulas deorganización ceremonial: la invitación puede hacerla el propio secretario o su esposa;la asistencia puede ser mixta o sólo de caballeros o sólo de damas. Puede darse el casotambién de que mientras la esposa del secretario general se reúne con damasacompañantes en su casa, él lo haga con delegados damas o caballeros en la sede.

Para todos estos actos es indispensable la intervención del jefe de Protocolo de laorganización, quien debe consultar con el secretario general o con su esposa la lista deinvitados, pero solo a él corresponde la determinación, a su arbitrio, de la organizacióndel evento, porque entra en sus responsabilidades. Es usual que el día de la realizacióndel acto social sea el jefe de Protocolo quien reciba a los invitados a la entrada del sitiodonde se realice la reunión, así sea en el domicilio del secretario general, ya que no esun acto particular, sino una reunión de cortesía íntimamente relacionada con lasacciones oficiales de dicho alto funcionario.

Hemos tocado los aspectos protocolarios más relevantes en la ONU, que ha sido ysigue siendo un ejemplo para los organismos especializados, ya que las prácticas enestos presentan variantes mínimas, derivadas más bien de la naturaleza específica de

sus labores. Ahora bien, nos parece interesante ampliar la visión de la importancia dela aplicación del protocolo, con algunas prácticas particulares de una organizaciónmilitar.

3.9 Protocolo en la Organización del Tratado del Atlántico del Norte.

Para finalizar, y a manera de ejemplo, haremos breves referencias al protocolo seguidoen una institución internacional de tipo militar, como es la Organización del Tratadodel Atlántico del Norte (OTAN). Esta organización cuenta con dos mandos: el MandoAliado de Europa y el Mando Aliado para el Atlántico. El primero tiene varioscuarteles generales; en el principal existe una Oficina de Protocolo con diversas

directrices publicadas por dicho cuartel general. La precedencia aplicable en esainstancia se encuentra contenida en los ordenamientos internos de la organización.




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Los factores que toma en consideración para la colocación de las personalidades son elrango, la fecha en que éste se obtuvo y la fecha de toma de posesión del cargo queostente. En todos los casos, por la naturaleza de la institución, los militares preceden a

los civiles.

Cuando se realizan actividades en las que participen oficiales de cuarteles generales dela OTAN, la precedencia es la siguiente:

1) presidente honorario del Consejo del Atlántico Norte/Comité de Planificación de laDefensa;

2) secretario general, presidente del Consejo del Atlántico Norte/Comité dePlanificación de la Defensa.

3) ministros de Asuntos Exteriores/Defensa de los países miembros por ordenalfabético del país en inglés, iniciando por el país que ostente la presidencia en esemomento;

4) representantes permanentes del Consejo del Atlántico Norte/Comité dePlanificación de la Defensa, por orden de antigüedad de nombramiento.

5) secretario general adjunto;

6) presidente del Comité Militar en la Sesión de Estado Mayor;

7) presidente del Comité Militar;

8) jefes de Defensa de Estado Mayor de los países miembros por orden alfabético depaís en inglés, iniciando por el país que ostente la presidencia en ese momento;

9) comandante supremo aliado en Europa y comandante supremo en el Atlántico, pororden de antigüedad en el nombramiento;

10) representantes militares en el Continente Militar por orden de nombramiento en elComité Militar;

11) almirantes y generales de cuatro estrellas por orden de antigüedad denombramiento;

12) presidente adjunto del Continente Militar;

13) secretarios generales adjuntos de la OTAN por orden de antigüedad denombramiento;

14) director del Estado Mayor Internacional;

15) representantes adjuntos permanentes;




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16) representantes de la Comandancia Suprema Aliada en Europa y representantes dela Comandancia Suprema aliada en el Atlántico, por orden de antigüedad en elnombramiento;

17) almirantes y generales de tres estrellas;

18) director general de la Agencia de Sistemas de Comunicación e Información de laorganización;

19) directores adjuntos del Personal Militar de Estado Mayor Internacional;

20) oficiales con categoría de salario de civiles, generales de dos estrellas y oficiales deasuntos extranjeros equiparables por orden de antigüedad de nombramiento; y

21) representantes militares adjuntos colocados por orden de nombramiento. (39)

En el aspecto vexilológico, (40) es importante señalar que las banderas de losmiembros se encuentran expuestas frente a los edificios de los cuarteles generales; secolocan a la misma altura y permanecen en ese sitio las 24 horas del día. Laprecedencia la inicia la bandera del país anfitrión y la conserva siempre; el orden de lasdemás es modificado cada semana de acuerdo al resultado de una votación llevada acabo los domingos. Se arreglan por orden alfabético considerando los nombres de lospaíses en francés. La bandera de la organización ondeará a la misma altura en el lugarque disponga el comandante supremo aliado en Europa y no cambiará de posición. La

bandera del Cuartel General tendrá un mástil más bajo y se colocará donde ordene elcomandante supremo. Cuando haya algún acto protocolario, todas las banderas, la dela OTAN y las de fuera de la organización, se colocan por orden alfabético en idiomafrancés, dando a Bélgica, como nación anfitriona, el primer lugar. (41)

Los actos oficiales de esta organización aplican estrictamente el protocolo mencionadopara su realización. Entre los más relevantes encontramos las visitas de personalidadescon carácter oficial. La Oficina de Protocolo de la OTAN considera cuatro clases devisitas, de acuerdo a la categoría que ostente el visitante. Así, se puede señalar:

1) las visitas de personalidades de especial importancia: integrantes de las casas reales

o jefes de Estado; ministros o jefes de Defensa; embajadores tanto de países miembroscomo de los que no lo son; miembros de parlamentos; generales u otros militares derango equivalente;

2) visitas relacionadas con la defensa nacional y colegios de Estado Mayor;

3) visitas de oficiales provenientes de países de Europa Central y de Europa del Este; y

4) otras visitas.

El protocolo aplicado valía de acuerdo a la categoría del personaje. Los soberanos, los

jefes de Estado y los jefes de gobierno, reciben los honores correspondientes a su altainvestidura tanto al inicio de su visita como a la despedida. Son atendidos por el




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secretario general de la OTAN, a quien se le rinden igualmente honores. Los ministrosde Defensa, los jefes de Estado Mayor conjunto, el presidente del Comité Militar y losprincipales comandantes de la organización también son objeto de honores según sus

categorías. Otro acto frecuente es la celebración de conferencias con asistencia derepresentantes de países miembros y no miembros. En estos casos es importante vigilarestrechamente el cumplimiento del orden de precedencia que está fijado por lareglamentación interna. El rango de las personalidades es determinante, pero tambiénse considera la fecha de obtención del mismo y la fecha de toma de posesión. Lanaturaleza misma de la organización propicia que los militares tengan siempre mayorprecedencia que los civiles. Para los representantes de los países miembros seestablece el orden alfabético del nombre del país en inglés, comenzando por el país alcual corresponda ejercer la presidencia en el momento. (42)

En las visitas de personalidades se les rinden a éstas los honores militares

correspondientes al rango que ostente cada persona. Este puede ser el caso de jefes deEstado y de jefes de gobierno, pero también se ofrecen en forma especial al secretariogeneral de la organización, a los ministros de Defensa y a los jefes de Estado Mayor delos países. La rendición de esa pleitesía corre a cargo de la Guardia de Honor delCuartel General, la cual actuará bajo los lineamientos que apuntamos enseguida:primeramente, se presentará una formación lateral de tres miembros del personal local,portando tres banderas, bajo el siguiente orden: a la derecha la de la Organización, enmedio la del país del visitante a quien se rinden honores y a la izquierda la del CuartelGeneral.

Además, desfilarán, sin banderas frente al homenajeado, integrantes del personal de laorganización, representando a las naciones miembros, el Comandante de la guardia dehonor y el de la Brigada de Regimiento. (43)

Notas:

(1) Mary Jane McCaffree y Pauline Innis, Protocol, Hepburn Books, Washington, D.C., 1985.(2) Protocolista español muy prestigiado, autor de diversos tratados.(3) Felio A. Vilarrubias, Tratado de protocolo de Estado e internacional, Nobel,Oviedo. 2000, p. 23.

(4) María Teresa Otero Alvarado, Teoría y estructura del ceremonial y el protocolo,Mergablum, Sevilla, 2000.(5) Véase María Rosa Merchesi, El protocolo hoy, Aguilar, Madrid, 1997.(6) Felio A. Vilarrubias, op. cit., pp. 29-30.(7) Idem.(8) Pedro Gabriel Labariega Villanueva, Derecho diplomático: normas, usos,costumbres y cortesías, 3a ed., Trillas, México. 2002, pp. 87-88.(9) Francis Deak, "Órganos del Estado en sus relaciones exteriores" en Max Sorensen(comp.), Manual de Derecho Internacional Público, Fondo de Cultura Económica,México, 1998, pp. 436-437.(10) Mario Silva Concha, Ceremonial y protocolo, Fondo de Cultura Económica.

Santiago de Chile, 1997, pp. 160-161.




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(11) Un ejemplo de esta situación es el acuerdo relativo a la sede del ComitéPermanente Interamericano de Seguridad Social que funciona en nuestra capital,celebrado por el gobierno de México y dicho Comité, suscrito por el secretario de

Relaciones Exteriores de entonces, Jorge Castañeda, y el presidente del Comité,Arsenio Farell Cubillas, el 26 de noviembre de 1981. Véase Tratados y acuerdosejecutivos celebrados por México, Senado de la República, tomo correspondiente a1981.

(12) Ejemplo de ello es el convenio relativo al establecimiento en México de unarepresentación de la oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para losRefugiados, celebrado por el gobierno mexicano y el dicho Comisionado suscrito porel subsecretario de Asuntos Multilaterales de la Secretaría de Relaciones Exteriores,Manuel Tello, y el representante en México del Alto Comisionado de las NacionesUnidas para los Refugiados, Pierre Jambor, el 5 de octubre de 1982. Véase Tratados y

acuerdos ejecutivos celebrados por México, op. cit., tomo correspondiente a 1982.

(13) Ejemplos de los tratados a que nos referimos son la Carta de la Organización deEstados Americanos, de 1948; la Convención sobre Prerrogativas e Immunidades delas Naciones Unidas, de 1946; y la Convención sobre Prerrogativas e Immunidades deOrganismos Especializados, de 1947.

(14) Véase Francisco López-Nieto y Mallo. Honores y protocolo, El Consultor,Madrid, 2000, pp. 512-515.

(15) Montse Solé, El protocolo y la empresa, Planeta, Barcelona, 1998, p. 22.(16) Mario Silva Concha, op. cit., p. 162.

(17) Ibidem, pp. 162-163. El orden dentro de cada clase se determina por la fecha desu creación. En cuanto a la precedencia en organizaciones no gubernamentales, enactos oficiales se aplica la misma regla que en las gubernamentales, que es el ordenalfabético en el idioma oficial, pero sólo para la precedencia de su director o secretariogeneral, ya que no se acepta la participación de otro integrante de la misma. Por lo querespecta a la precedencia interna, puede variar muchísimo, dada la heterogéneanaturaleza de esas organizaciones.

(18) María Berisso, Protocolo y ceremonial, Espasa, Buenos Aires, 1998, p. 121.

(19) Datos tomados de la ponencia "El protocolo en las Naciones Unidas", presentadaen el II Congreso Internacional de Protocolo, Sevilla, por Livio Muzi-Falconi. Citadoen Francisco López-Nieto y Mallo, op. cit., p. 515.

(20) Véase Covadonga Carús Villazón, "Aspectos protocolarios en las NacionesUnidas" en Revista Internacional de Protocolo, núm. 6, p. 14.

(21) Artículos 17 y 49 de la Convención de Viena sobre la Representación de los

Estados en sus Relaciones con las Organizaciones Internacionales de CarácterUniversal.




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(22) El orden señalado es el que se presenta en Modesto Seara Vázquez en la obraDerecho Internacional Público, Porrúa, México, 1997. Los demás datos se han tomadode Francisco López-Nieto y Mallo, op. cit., cap. II, tomo II.

(23) Ibidem, pp. 122-123.

(24) La forma de dirigir los documentos siempre debe ser "a la atención de...", ya queno es posible dirigirlas a ningún funcionario directamente. pues la autoridad supremade la organización es la Asamblea General como persona moral y las personas físicassólo actúan como representantes de la organización. No sucede lo mismo en losEstados, en que hay un mandatario ante quien acreditar a los enviados extranjeros.Para mayor abundamiento véase Lucía Irene Ruiz Sánchez, "La Convención de Vienasobre Representantes ante Organizaciones Internacionales. Análisis y comentarios" enRelaciones Internacionales, vol. IV, núm. 23, octubre-diciembre 1978, pp. 48-51.

(25) Esta expresión es utilizada en los ámbitos estatales y diplomáticos para indicarque algún documento reviste el formato acostumbrado y comúnmente aceptado y sicontiene los datos necesarios para su validez. Fundamentalmente se atiende acomprobar la identidad del portador y así quien suscribe el documento es la personaautorizada para ello, pero también se cuida que no presente raspaduras nienmendaduras.

(26) El número de integrantes de las delegaciones aparece en el artículo 9-2. Sobre talprecisión véase Modesto Seara Vázquez, Tratado general de la organización

internacional, Fondo de Cultura Económica, México, 1974, p. 130.(27) De acuerdo a la legislación interna de la ONU, la Asamblea General, para elejercicio de sus funciones, puede crear los organismos subsidiarios y las comisionesque estime necesarios. Véase el artículo 22 de la Carta y artículo 98 del Reglamento dela Asamblea.

(28) Véase Modesto Seara Vázquez, Tratado general de la organización internacional,op. cit., pp. 132-133.

(29) Esto significa que su origen sea el gobierno reconocido del Estado miembro o no

miembro y que la autoridad que las emita sea el jefe de Estado, el jefe de gobierno o elministro de Asuntos Exteriores, a menos que sea conocido que de acuerdo ala legislación interna de ese país otra autoridad es competente para acreditar delegados.

(30) En la Oficina de Protocolo de la organización se debe contar con registro defirmas de las autoridades competentes de cada Estado que tenga relación con la ONU.

(31) En el artículo 29 del Reglamento de la Asamblea General se señala que si losdocumentos de alguno de los delegados fueran impugnados por algún Estado miembro,dicho representante podrá participar en forma provisional en los trabajos de laAsamblea General, con iguales derechos que los demás, hasta que la Comisión de

Verificación haya presentado su informe y la propia Asamblea haya dictaminado y




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comunique su decisión. Véase Modesto Seara Vázquez, Tratado general de laorganización internacional, op. cit., nota de la p. 133.

(32) Esta personalidad es quien fue electo en la sesión del año anterior que todavía noentrega el cargo al que presidirá el periodo de sesiones que se está abriendo.

(33) Esta verificación, como se comprenderá, es un puro acto protocolario, ya quetodos los años se abre el periodo de sesiones en este día prefijado.

(34) Véase supra y nota 27.

(35) En caso de no aceptar, se hará la misma pregunta al que siga en número de votos.

(36) Por ejemplo, se ha contado con la participación de connotados jefes de Estado yen ocasiones con la del Papa. Varios mandatarios mexicanos también han participadoen ese órgano de Naciones Unidas.

(37) Este orden considera el lugar de la derecha del participante principal como el másimportante, (1) siguiendo el de la izquierda (2) y alternando en orden ascendente:derecha (3), izquierda (4) y así sucesivamente, hasta que queden colocados todos losintegrantes de la mesa.

(38) El jefe de Protocolo, para planear el orden de precedencia, independientemente deconsiderar los elementos antes mencionados, tomará en cuenta que el protocolo debe

ser flexible y hará los cambios pertinentes en la colocación de personas, ya que debetener la suficiente sensibilidad para no enfrentar enemigos, para colocar juntos aquienes hablan un mismo idioma y para lograr una distribución geográficamenteequilibrada.

(39) Heinz I. Schrumpf, "Protocolo en el cuartel general de la OTAN en Europa" enRevista Internacional de Protocolo, núm. 4, p. 23. Citado por Francisco López-Nieto yMallo, op. cit., pp. 522-524.

(40) Como hemos apuntado, este aspecto del protocolo abarca todo lo referente abanderas, pendones y estandartes.

(41) Heinz I. Schrumpf, op. cit., p. 22, citado en Francisco López-Nieto y Mallo, op.cit., pp. 524-525.(42) Idem.(43) Idem.

3.10 Claves para la organización de eventos impactantes .

En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones

Públicas más delicadas que existen.




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3.10.1 Organización y programa básico de algunas ceremonias.

Esquemas básicos para organizar algunos tipos de eventos o ceremonias. Programa

básico y puntos importantes a tener en cuenta.

Foto gordonflood.com Copas de cocktail.Programas básicos para algunas ceremonias.

Los eventos o ceremonias llevan un esquema para su correcto desarrollo que puede sermás o menos extenso en función del programa. Aquí se dan los esquemas, muyabreviados, de los principales puntos del desarrollo de un acto o ceremonia.

3.10.1.1 Entrega de Reconocimientos:

Introducción.Palabras del Rector o su representante.Entrega de reconocimientos.Cierre.

3.10.1.2 Firma de convenios:

Introducción.Palabras del Rector o su representante.Palabras de representante de la contraparte.Firma de los documentos.Cierre.

En el caso de firmas de convenios, los documentos deben ser visados y autorizadospreviamente por el Secretario General de la Universidad y la asesoría jurídica de la

contraparte. La Universidad debe quedar con a lo menos dos originales en su poder(uno para Secretaría General y otro para la Unidad gestora o depositaria del convenio).




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Asimismo, si los convenios están redactados en idioma extranjero, deben sertraducidos, de modo que se firmen las copias respectivas en español y en el idioma encuestión. Los originales también quedan en dos copias de cada uno para la USM.

3.10.1.3 Visitas protocolares:

Saludo al Rector en Rectoría o Salón de Consejo Superior.Entrega de obsequio y material institucional.Recorrido por dependencias de la Universidad.Reuniones de trabajo en la Unidad correspondiente.

3.10.1.4 Presentación de libros:

Introducción.Bienvenida .Presentación de la obra (puede ser el maestro de ceremonias o alguiendesignado por el autor).Palabras del autor de la obra.Cierre.

3.10.1.5 Cócteles y recepciones:

Determinar número y perfil de los asistentes (considerar que de preferencia nose ofrece alcohol dentro de la empresa).

Determinar lugar a efectuarse, considerando categoría de los invitados ycarácter y naturaleza del acto; la capacidad de los espacios físicos de cada Sedey la cercanía con servicios básicos como; agua, electricidad con la potenciaadecuada en caso de uso de hornos, ventilación óptima para no acumular oloresen espacios cerrados, distancia con baños y condiciones climáticas (en caso deser al aire libre); vías de circulación de gente ajena a la recepción, vías deescape y zonas seguras. También se debe considerar espacios para el personalde coctelería; uno para la preparación de los alimentos y otros comoguardarropía y camarines.Solicitar las autorizaciones respectivas y reservar lugar para ubicación decoctelero.

Considerar, dependiendo la hora y día de realización, la contratación depersonal adicional, especialmente para aseo y ornato tanto de las dependenciasutilizadas, como baños y pasillos/salas.Designar a una persona encargada de entregar los espacios limpios, prolijos ydejar dependencias cerradas, luces apagadas y otros.




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3.10.1.6 Tipos de Actos, eventos Institucionales o de trabajo.

Hay multitud de actos y eventos que puede organizar la empresa o cualquier otra

institución.

Foto lilit Feria Internacional.

Tipos de Actos, eventos Institucionales o de trabajo.

La Empresa o cualquier otra institución pueden organizar diversos actos o eventos, loscuales, en función de su estructura y organización pueden tener diversos nombres.

Aniversario: celebración de carácter simple de un acontecimiento internoimportante para la unidad organizadora.Charla: Consiste en una exposición de carácter simple, generalmente conpropósitos de divulgación o información, sobre diferentes tópicos tratados sinmayor profundización. No se precisa de requisitos previos para asistir a ella.Conferencia: Exposición sobre un tema doctrinal o específico que revistegrados de complejidad y profundidad. Está dirigida a un auditorio que poseeconocimientos previos sobre el tema y su objetivo es la difusión cultural enáreas determinadas o la profundización en temas especializados.Disertación: Exposición metódica de carácter académico a un trabajo deinvestigación realizado por el expositor y que lleva implícita la defensa de unatesis o la refutación de otra. Está dirigida a un público de pares.Cursillo: Breve serie de charlas o conferencias, enmarcadas en una temáticacentral, cuyos contenidos pueden ser independientes los unos de los otros, obien estructurarse en forma secuencial.Curso: Conjunto de sesiones pedagógicas destinadas a desarrollar varios temas

sobre una materia específica, durante un periodo determinado, que se estructuraen torno a objetivos de enseñanza-aprendizaje definidos o implícitos. Para su




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realización, se pueden utilizar materiales de apoyo, incluir instancias deevaluación y exigir un mínimo de asistencia. El curso tiene como propósitoampliar la formación general, profesional o académica del público al cual está

dirigido; por lo tanto, puede tener diversos niveles de profundidad ocomplejidad.Taller (Workshop): Actividad práctica realizada en conjunto por un grupo depersonas con experiencia profesional en la materia, orientadas por especialistascompetentes. Su propósito es estudiar o buscar soluciones a problemasconcretos del área respectiva y posibilitar el intercambio de experienciasmediante el trabajo en pequeños grupos.Seminario: Actividad académica de carácter teórico que se realiza a través desesiones de trabajo colectivo de un grupo de especialistas para estudiar,analizar o enriquecer un tema previamente determinado. Está programado ydirigido por un académico experto en la materia, tiene un mínimo de sesiones y

concluye con la elaboración de un informe final expuesto por un relator.Coloquio: Reunión de especialistas en la cual no hay público ni expositorcentral. Todos los asistentes tienen idéntico derecho a participar en un trabajocomún, sobre un tema de su interés.Mesa Redonda: Reunión en la cual un grupo pequeño de personas versadas enun tema, generalmente polémico, participa en igualdad de condiciones y bajo ladirección de un moderador, exponiendo sus puntos de vista ante un públicoheterogéneo. Su propósito es dar a conocer diversos enfoques sobre el mismoproblema.Panel: Modalidad de presentación de un tema ante una audiencia por un equipode diversos especialistas, quienes lo abordan desde diferentes ángulos, con elfin de proporcionar amplia información sobre él. Una vez expuesto el tema, elpúblico participa formulando preguntas, presentando ideas o experiencias queaclaren puntos de vistas, sin que se produzca debate.Foro: Reunión en la que uno o más especialistas exponen ante un públicoheterogéneo un tema previamente determinado, generalmente controvertido,seguido de una discusión en la cual participa el público asistente.Encuentro: Reunión formal de especialistas, en la cual uno o más expositoresabordan temas inherentes a su área, con el propósito de conocer e intercambiartrabajos y experiencias realizados en sus respectivos campos disciplinarios.Simposio: Consiste en reunir a un grupo de especialistas o expertos en un tema,

los cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva,conformando así un panorama lo más completo posible del tema en cuestión.Es una técnica formal en que los especialistas exponen individualmente y enforma sucesiva, durante 15 a 20 minutos. Lo importante es que cada expositortrate un aspecto particular del tema, de tal manera que, al terminar éste, quededesarrollado integralmente y con la mayor profundidad posible. En el simposiose obtiene información autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos de unmismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino quesuman información al aportar conocimientos propios de su especialidad.Congreso: conjunto de sesiones de trabajo sobre una temática determinada quese realiza durante un periodo relativamente prolongado y al cual concurren

especialistas invitados en calidad de exponentes u observadores. Tiene comopropósito presentar tesis, investigaciones o experiencias inéditas, para




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someterlas al juicio crítico de los participantes, a fin de unificar criterios, enrelación con la temática central. Los trabajos presentados son seleccionadospreviamente por comisiones especiales designadas para ello por los

organizadores del evento. El congreso está estructurado sobre la base de trabajode comisiones y reuniones plenarias, en las que se analizan las ponenciaspresentadas y las conclusiones elaboradas por las comisiones. Culmina con unasesión en la que se exponen y someten a aprobación las conclusiones a las quellegaron las distintas comisiones de trabajo. Un comité especialmentedesignado redacta las conclusiones del congreso, las que son publicadasposteriormente.Ciclo: Serie de actividades de extensión (charlas, conferencias, conciertos,etc.), cuyos contenidos obedecen a una temática central, que se realiza tambiénen forma periódica.Jornada: Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de

extensión, centradas en un área disciplinaria, cuyo propósito es difundir yactualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses afines.Feria: Evento social, económico y cultural que se lleva a cabo en una sede yque llega a abarcar generalmente un tema o propósito común.

Realmente, cuando se habla del protocolo de un acto, se hace referencia a doscuestiones esenciales:

- orden del acto (contenido),

- y colocación de invitados.

Ambos son temas complejos que varían según sea la filosofía del acto y lascaracterísticas del local donde se celebre.

3.10.2 ORDEN DEL ACTO.

Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los actosdesde que el anfitrión e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que laabandonan. Suele ser el acto central que motiva la invitación y en él el anfitrión sedirige a todos para exponerles el motivo de la reunión o celebración, al tiempo que

ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que sedirige. De forma incorrecta, este momento se conoce como el acto institucional. Por logeneral, suele poner fin a la parte formal de los programas.

En actos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarsecon la interpretación de los himnos oficiales.

Una vez que se ha constituido la presidencia, quien preside lee el orden del díaanunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando laintervención) a los que hagan uso de la palabra. Lo más recomendable es que el quepreside disponga de un folio con el orden del día, que lee en cada momento.

http://www.protocolo.org/ceremonial/banderas_himnos_escudos_condecoraciones_y_otros_simbolos/

http://www.protocolo.org/ceremonial/banderas_himnos_escudos_condecoraciones_y_otros_simbolos/




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Quien lee el orden del día para conceder el uso de la palabra, debe hacerlo desde elmismo sitio donde preside, sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasiónhasta el atril o micrófono. En estos casos, debe disponer de un micrófono fijo en su

puesto, aunque los demás intervengan desde un atril.

El orden del día lo lee exclusivamente quien preside. Si el anfitrión ha cedido lapresidencia a una autoridad o invitado de honor, debe cederle igualmente laconducción del acto. En todos los actos debe haber orden del día y una persona queconceda la palabra, pues no hay por qué suponer que los invitados conozcan al quehabla. Debe ser presentado. Sin embargo, nadie debe presentar al que preside (que a suvez ha presentado a los demás) porque se supone que ya es conocido.

Excepcionalmente la concesión o uso de la palabra puede efectuarse por megafoníacon voz anónima, recurso muy indicado para eventos de masiva asistencia donde los

discursos no constituyen por sí mismos la parte central del acto o actos, o cuando laprelación de los intervinientes fuera muy similar.

Cuando el que preside el acto anuncia la intervención de una autoridad de superiorrango lo hará dirigiéndose de la siguiente manera: "Hace uso de la palabra...". De nodarse tal circunstancia "Tiene la palabra...". Hay que evitar expresiones como"Concedo la palabra...", "Puede hacer uso de la palabra...", etc.

3.10.2.1 LOS DISCURSOS

Lo razonable es que en primer lugar se dirija el anfitrión principal.Por término general, los discursos van de menor a mayor rango. Es decir, hablaprimero el de menor rango y en último lugar quien preside. Lo razonable es que enprimer lugar se dirija el anfitrión principal, con el fin de dar la salutación inicial,agradecer la asistencia y explicar los motivos principales del acto. Si el anfitriónpresidiera el acto, la primera intervención debe ser asumida por algún representantecualificado de la entidad anfitriona, pues lo lógico es que lo primero sea dar labienvenida y agradecer la asistencia. Después irán sucesivamente el resto de lasintervenciones de acuerdo al rango (de menos a más) y finalmente la de quien preside.

Así, en un acto relativo a la inauguración de una empresa, cuyo acto preside el gerente,y en el que está previsto intervengan él , el presidente de la empresa, el director de lafactoría en cuestión, y el director general del Ministerio de Industria, el orden lógico delos parlamentos sería el siguiente:

Director de la Empresa o industriaAlcalde.Presidente de la empresa.Gerente de la empresa.

Podrían opinar algunos que el director general del ministerio debería de hablar después

del presidente de la empresa, pues tiene un rango superior. Eso con ser cierto, no debetenerse en cuenta por cuanto que el presidente de la empresa es el anfitrión y si no

http://www.protocolo.org/ceremonial/actos_eventos_y_congresos/

http://www.protocolo.org/ceremonial/presidencias_y_precedencias/tipos_de_precedencia_precedencia_legal_precedencia_por_cortesia.html

http://www.protocolo.org/ceremonial/presidencias_y_precedencias/tipos_de_precedencia_precedencia_legal_precedencia_por_cortesia.html

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preside es porque ha cedido tal honor al gerente (pero no olvidemos que sólo ha cedidoun puesto, no todos).

En el caso de un acto, en materia de salud, que organiza el municipio y al que asiste sualcalde, el orden de las intervenciones podría ser el siguiente:

Director provincial de salud.Delegado del Gobierno.Alcalde del Municipio.

También puede ser correcto que el anfitrión que presida un acto, antes de conceder lapalabra al primer orador, haga una salutación y agradezca la asistencia. Pero siempredebe ceder la palabra en primer lugar a una persona de su propio equipo para queexponga en profundidad lo que motiva el mismo. Es deseable en estos supuestos, que

el primer interviniente haga su exposición desde un punto de vista técnico, dejando elcapítulo de las valoraciones para su jefe superior.

http://www.protocolo.org/social/anfitriones_e_invitados/

http://www.protocolo.org/social/anfitriones_e_invitados/




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LECTURA

CONTENIDO

Los eventos

La lectura que les presentamos a continuación, es un vistazo a la forma en la quevarias empresas, organizaciones o instituciones preparan, planifican, realizan y

evalúan sus eventos.

El nivel de aprendizaje que ustedes, señoritas estudiantes, puedan alcanzarsobre este tema, es importante a la hora de organizar los eventos en susdiferentes trabajos.




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Construya un ensayo sobre la administración y logística de eventos (Lectura)

Construya un organizador gráfico con los elementos propuestos en el Proyecto 3

EQUIPO DE TRABAJO:1……………………………………………………………………………………. 2……………………………………………………………………………………. 3……………………………………………………………………………………. 4…………………………………………………………………………………….

5……………………………………………………………………………………..


PROYECTO Nº 3




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Puntualidad

Presentación

Apropiación

Creatividad

Ensayo


R E F E R E N C I A S


ESTUDIANTE:

Extracto:

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DOCENTE:



Administración y Logística de Eventos de Carlos Larrea Naranjo

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Transcript of Administración y Logística de Eventos de Carlos Larrea Naranjo