Administraciones Públicas PROCESOS DE EXCEPCION MRD · (40%) del monto total del proyecto, obra o...
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Administraciones Públicas PROCESOS DE EXCEPCION MRD DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 01.02 Fecha: 05/09/2014
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PROCESOS DE EXCEPCION MRD DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano
Edic. /Rev.: 01.02
Fecha: 05/09/2014
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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO:
Título PROCESOS DE EXCEPCIÓN - MRD
Nombre Archivo DGCP-MRD-Procesos de Excepción F001E002.v01.02.docx
Fecha 05/09/2014
Versión V01.02
Cliente DGCP – Dirección General de Contrataciones Públicas.
Asunto / Detalle En el presente documento se encuentra el MRD correspondiente a los procesos de Excepciones.
Soporte lógico Microsoft Word
Localización Santo Domingo – República Dominicana
REGISTRO DE CAMBIOS
Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio
01 00 Creación del documento
01.01 26.08.2014 Modificación documento cambios DGCP
01.02 61 05.09.2014 Aceptación de cambios validados en el documento
DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:
Nombre Área
Jhonattan Toribio Tecnología
George Slujalkovsky Tecnología
CONTROL DEL DOCUMENTO
Este documento ha sido:
Nombre Preparado por: Revisado por: Aprobado por:
Firma
David Furtado
Leovigildo Antonio Gomez
María Dolores Sánchez
Fecha 08/08/2014
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CONTENIDO
1. Introducción .............................................................................................................. 4 2. Procesos de Excepción: Descripción General ........................................................ 5
2.1 Identificación del Procedimiento y Especificaciones Generales .......................................... 5 2.2 Modalidades de Procesos de Excepción .............................................................................. 8
3. Fases del Procedimiento / Detalles del MRD ......................................................... 12 3.1 Preparación......................................................................................................................... 12
3.1.1 Pasos previos a la utilización de la Plataforma .............................................................. 12 3.1.2 Asignación del Número Único y Carga en la Plataforma ............................................... 12
3.2 Convocatoria .............................................................................................................232324 3.2.1 Difusión y Publicidad ...........................................................................................232324
3.3 Instrucciones a los Oferentes .................................................................................232324 3.3.1 Retiro y Adquisición las Especificaciones Técnicas, términos de referencia y ficha técnica .......................................................................................................................232324 El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de la plataforma, desde el acceso público o desde el área de trabajo (escritorio) de los proveedores. .............................................................................................................................................232324 3.3.2 Aclaraciones sobre las Especificaciones Técnicas, términos de referencia y ficha técnica 24
3.4 Oferta económica .......................................................................................................242425 3.4.1 Recepción, Apertura de Ofertas y Adjudicación. ....................................................242425
3.5 Adjudicación ....................................................................................................................... 29 3.5.1 Notificación de Adjudicación. .......................................................................................... 29
3.6 Perfeccionamiento de la compra o contratación ................................................................ 30 3.6.1 Recepción y Gerenciamiento de la Orden de Compra o Contrato. ................................ 30 3.6.2 Pago ........................................................................................................................323233
3.7 Gerenciamiento del contrato............................................................................................... 33 3.7.1 Cierre del Expediente Administrativo de Compra. .......................................................... 33
3.8 Otras opciones disponibles en la plataforma...................................................................... 33 4. Requisitos en del pliego ................................................................................. 333334 5. Anexos ............................................................................................................. 414142
5.1 Documentos y plantillas ..............................................................................................414142 5.1.1 Notificaciones..........................................................................................................414142 5.1.2 Print Templates ............................................................................................................... 44
5.2 Documentación asociada al MRD ..............................................................................444445 5.3 Tabla de Umbrales ............................................................................................................. 45 5.4 Flujos de aprobación disponibles en todos los procedimientos .................................454546 5.5 Origen de los Recursos ...................................................................................................... 46 5.6 Anexo de Regiones ............................................................................................................ 46
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1. Introducción
El presente Documento de Requerimientos del Mercado (MRD) tiene como objetivo principal refinar
y validar los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones específicas y la oferta. El
documento recogerá, además, las reglas de negocio particulares de cada procedimiento. El
objetivo final es recoger todos los requisitos, tanto funcionales como de negocio.
El MRD, tras su aprobación por parte de la DGCP, servirá como base para la elaboración de los
documentos propios de la plataforma Vortal, trasladando estos requisitos “de mercado” a requisitos
“de producto” y posteriormente a los correspondientes documentos funcionales y técnicos que
recogerán las configuraciones y desarrollos necesarios para completar la localización de la
herramienta Vortal en la DGCP.
Como resultado de la fase de levantamiento de requisitos, se ha determinado la siguiente lista de
MRDs que cubren todos los requisitos.
MRD
Licitación Pública
Licitación Restringida
Comparación de Precios
Sorteo de Obras
Compras Menores
Procesos de Excepción
Compras por Debajo del Umbral
Subasta Inversa
Planificación PACC
Registro de Proveedores del Estado
Presentación de Propuesta de Proveedor
Gestión de Contratos
Administración del Sistema / Uso del Sistema
Catálogos
Skin
Registro de Ofertas Externas
Reportes y Estadísticas
Migración de Datos
Integración con SIGEF y otras Entidades
Como puede observarse, existen MRDs específicos de procedimientos (por ejemplo Licitación
Pública) y otros que se corresponden con bloques “transversales” a los varios procedimientos (por
ejemplo Planificación PACC).
El presente documento en particular, abordará el detalle del MRD de Procesos de Excepción
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2. Procesos de Excepción: Descripción General
2.1 Identificación del Procedimiento y Especificaciones Generales
Objetivo
Realizar las compras y contrataciones de Bienes, Servicios y Obras, que son considerados casos
de excepción y no una violación a la normativa, a condición de que no se utilicen como medio
para vulnerar los principios de la misma y que se realizarán de conformidad con los
procedimientos establecidos.
Los procedimientos de Excepción van destinados a cubrir las urgencias, emergencias y demás
necesidades excepcionales descritas en la normativa, las cuales debido a sus condiciones
particulares requieren de un procedimiento expedito que facilite atender dichas necesidades en el
tiempo requerido.
Alcance
Comprende todas las compras y contrataciones de las Instituciones de la Administración Pública,
a través de los Procedimientos de Excepción, en función de las condiciones establecidas por la
Dirección General de Contrataciones Públicas como Órgano Rector del Sistema.
Referencia Normativa
Constitución de la República Dominicana.
RD-CAFTA.
Ley No. 340-06, sobre Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios Obras y
Concesiones, y sus modificaciones contenidas en la Ley No. 449-06.
Reglamento de Aplicación de la Ley, aprobado mediante Decreto No. 543-12.
Ley No. 200-04, de Libre Acceso a la Información Pública.
Resolución No. 21/2010 de fecha 22 de Noviembre de Dos Mil Diez (2010).
Resolución No.15-08 de fecha 4 de Noviembre de Dos Mil Ocho (2008).
Por las normas emitidas por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Compras y
Contrataciones Públicas.
Plazos involucrados
Plazo Legal
Período para realizar consultas: 50% del plazo para presentar Ofertas.
Plazo para que la Entidad emita respuesta: No más allá de la fecha que signifique el 75%
del plazo para presentar Ofertas.
Plazo mínimo entre la Convocatoria y la presentación de propuestas: Establecido por
Entidad Contratante
Notificación de Adjudicación: 5 días hábiles a partir de la expedición del Acto
Administrativo de Adjudicación.
Constitución Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato: 5 días hábiles después de
remitirse la Notificación de Adjudicación.
Plazo para suscripción del Contrato/ Orden de compra/ Orden servicio: No más de 20
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días hábiles desde la fecha de Notificación de Adjudicación
Responsable
Máxima Autoridad Ejecutiva
URGENCIAS EMERGENCIAS Ó SEGURIDAD NACIONAL
Comité de Compras y Contrataciones
OBRAS CIENTIFICAS, TÉCNICAS, ARTÍSTICAS O RESTAURACIÓN DE MONUMENTOS HISTÓRICOS
BIENES O SERVICIOS CON EXCLUSIVIDAD PROVEEDOR ÚNICO CONSTRUCCIÓN, INSTALACIÓN O ADQUISICIÓN DE OFICINAS PARA
EL SERVICIO EXTERIOR RESCINCIÓN DE CONTRATOS CUYA TERMINACIÓN NO EXCEDA EL
40% DE MONTO TOTAL DEL PROYECTO, OBRA O SERVICIO COMPRAS Y CONTRATACIONES DESTINADAS A PROMOVER EL
DESARROLLO DE MIPYMES CONTRATACIÓN DE PUBLICIDAD A TRAVÉS DE MEDIOS DE
COMUNICACIÓN SOCIAL COMPRA Y CONTRATACIÓN DE PASAJE AEREO, COMBUSTIBLE, Y
REPARACIÓN DE VEHICULOS DE MOTOR (RESOLUCIÓN 15-08)
Unidades Operacionales Involucradas
Máxima Autoridad Ejecutiva
Dirección Administrativa Financiera o su equivalente.
Consultoría Jurídica o su equivalente.
Unidad Operativa de Compras y Contrataciones.
Almacén y Suministro.
Departamento de Planificación y Desarrollo.
Oficina de Acceso a la Información (OAI).
Políticas y Otras Observaciones
En todos los casos, las compras y contrataciones de excepción deben estar fundamentadas
en razones objetivas e inaplazables, previa calificación y sustentación mediante Decreto
Presidencial,Resolución Administrativa debidamente motivada de la Máxima Autoridad
Ejecutiva de la institución o del Comité de Compras y Contrataciones según sea la modalidad
de excepción.
Serán considerados casos de excepción y no una violación a la ley, las (situaciones) que se
detallan a continuación, siempre y cuando se realicen de conformidad con los procedimientos
que se establecen en el Reglamento 543-12:
o 1. Situaciones de seguridad nacional. Son las relacionadas con carácter de
secreto de Estado, de secreto militar o de orden interno, que deban realizar los
organismos que conforman el Sistema de Inteligencia Nacional, las Fuerzas Armadas
y la Policía Nacional.
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o 2. Situación de emergencia nacional. Son circunstancias de fuerza mayor
generadas por acontecimientos graves e inminentes, tales como terremotos,
inundaciones, sequías, grave conmoción interna, agresión externa, guerra
internacional, catástrofes naturales, y otras que provengan de fuerza mayor en el
ámbito nacional y regional.
o 3. Situaciones de urgencias. Son situaciones de caso fortuito, inesperadas,
imprevisibles, inmediatas, concretas y probadas, en las que no resulta posible la
aplicación de los procedimientos de selección establecidos en la ley, en tiempo
oportuno.
o 4. Obras científicas, técnicas, artísticas o restauración de monumentos
históricos. Son las que responden a la especialidad del proveedor relacionada con
sus conocimientos profesionales, técnicos, artísticos o científicos y su reconocida
experiencia en la prestación objeto de la contratación.
o 5. Bienes o servicios con exclusividad. Aquellos que sólo pueden ser suplidos por
un número limitado de personas naturales o jurídicas.
o 6. Proveedor único. Procesos de adquisición de bienes o servicios que sólo puedan
ser suplidos por una determinada persona natural o jurídica. En caso de entregas
adicionales del proveedor original que tengan por objeto ser utilizadas como
repuestos, ampliaciones o servicios continuos para equipos existentes, programas de
cómputos, servicios o instalaciones. Cuando un cambio de proveedor obligue a la
Entidad a adquirir mercancías o servicios que no cumplan con los requisitos de
compatibilidad con los equipos, programas de cómputos, servicios o instalaciones
existentes o la utilización de patentes o marcas exclusivas o tecnologías que no
admitan otras alternativas técnicas.
o 7. Construcción, instalación o adquisición de oficinas para el servicio exterior.
Las compras y contrataciones realizadas para la construcción, instalación o
adquisición de oficinas para el servicio fuera del territorio de la República
Dominicana.
o 8. Rescisión de contratos cuya terminación no exceda el cuarenta por ciento
(40%) del monto total del proyecto, obra o servicio. Cuando para la finalización
de un contrato de ejecución de obra o servicio, no se requiera más del 40% del
monto total, la Entidad Contratante podrá requerir una nueva contratación para la
conclusión del mismo, tomando en consideración el reporte de lugares ocupados de
la licitación objeto de la contratación, debiendo aplicarse las penalidades que el
Órgano Rector determine en los casos de ruptura abusiva del contrato.
o 9. Las compras y contrataciones destinadas a promover el desarrollo de las
micros, pequeñas y medianas empresas. Son aquellos procesos que deberán
realizar las instituciones estatales destinadas al desarrollo de las MPYMES, según lo
dispuesto en la Ley No. 488-08, que establece un régimen regulatorio para el
desarrollo y competitividad de las micros, pequeñas y medianas empresas, las
cuales deberán realizarse según lo que establezca el presente Reglamento.
o 10. La contratación de publicidad a través de medios de comunicación social,
Siempre y cuando la Entidad Contratante realice la contratación directamente con los
medios de comunicación social sin hacer uso de servicios de intermediarios.
No serán considerados casos de urgencias y emergencias o seguridad nacional, las
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compras y contrataciones que se encuentren contempladas en los respectivos Planes y
Programas de Compras y Contrataciones de las instituciones que se encuentren dentro del
ámbito de aplicación del presente manual.
Ningún procedimiento de Excepción podrá ser iniciado sino se dispone de la apropiación
presupuestaria respectiva. Excepcionalmente se podrá dar inicio al procedimiento de
Emergencia o Seguridad Nacional sin contar con la apropiación presupuestaria.
Las entidades públicas, consultarán obligatoriamente, el Registro de Proveedores del Estado,
Para los casos de Urgencia y Emergencia o Seguridad Nacional, la Entidad Contratante para
garantizar la calidad de los bienes a adquirirse, de los servicios a prestarse y de las obras a
ejecutarse,, tendrá preferencia sobre las Ofertas presentadas por los Oferentes que hayan
sido Proveedores o Contratistas de la institución y tenga un buen historial de cumplimiento, y
en su defecto, los que tengan una calidad probada en el mercado.
La Entidad Contratante en los procedimientos calificados de excepción deberá siempre
respetar el principio de participación, el cual insta a la convocatoria al mayor número posible
de Oferentes.
Para los casos de Urgencia y Emergencia las Entidades Contratantes deberán salvaguardar
por todos los medios posibles la transparencia, difusión y mayor participación de Oferentes
en los procedimientos, incluyendo publicaciones en periódicos de amplia circulación nacional,
si el monto involucrado supera el umbral de la Licitación Pública Nacional, para promover y
garantizar la debida rendición de cuentas a la ciudadanía.
Las Ofertas deberán presentarse en el plazo fijado por la Entidad Contratante.
Las Unidades Operacionales involucradas deberán utilizar los documentos estándar emitidos
por la Dirección General de Contrataciones Públicas.
Todos los documentos que se generen en el proceso deberán ser cargados al Sistema
Central de Compras y Contrataciones.
2.2 Modalidades de Procesos de Excepción
En el presente documento, se detallarán los requisitos asociados a las mencionadas modalidades
de Procesos de Excepción, siempre y cuando se den de conformidad con la normativa de
aplicación:
1. Situaciones de seguridad nacional.
2. Situación de emergencia nacional.
3. Situaciones de urgencias.
4. Obras científicas, técnicas, artísticas o restauración de monumentos históricos.
5. Bienes o servicios con exclusividad.
6. Proveedor único.
7. Construcción, instalación o adquisición de oficinas para el servicio exterior.
8. Rescisión de contratos cuya terminación no exceda el cuarenta por ciento (40%) del
monto total del proyecto, obra o servicio.
9. Las compras y contrataciones destinadas a promover el desarrollo de las micros,
pequeñas y medianas empresas.
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10. La contratación de publicidad a través de medios de comunicación social.
En concreto, se regirán por los siguientes procedimientos:
Situaciones de seguridad y emergencia nacional: Se iniciarán con la declaratoria mediante
decreto del Poder Ejecutivo.
Situaciones de urgencias: Se iniciarán con la resolución motivada de la máxima autoridad
ejecutiva de la institución, recomendando el uso de la excepción, previo informe pericial que lo
justifique.
Todos los demás casos de excepción mencionados en el Artículo 3 se iniciarán con la
resolución motivada, emitida por el Comité de Compras y Contrataciones, recomendando el
uso de la excepción, previo informe pericial que lo justifique.
Para todos los procesos, exceptuando los casos de emergencia y seguridad nacional, será
necesario contar con la Certificación de Existencia de Fondos y cuota de compromiso, emitida
por el Director Administrativo-Financiero o el Financiero de la Entidad Contratante, para la
celebración del correspondiente contrato o el otorgamiento de una orden de compra o de
servicios.
Caso de proveedor único: En el expediente deberá incluirse los documentos que demuestren
la condición de proveedor único.
Casos de bienes y servicios con exclusividad: En los casos de bienes y servicios con
exclusividad, se debe garantizar la participación de todos los oferentes beneficiados con la
exclusividad. Deberá incluirse en el expediente los documentos justificativos de la exclusividad.
Procedimientos de urgencia: Los procedimientos de urgencia se llevarán a cabo cumpliendo
con el siguiente procedimiento:
a) Una vez emitida la resolución de Declaratoria de Urgencia, se deberá publicar en la
página de inicio o en el menú principal del portal Web del Órgano Rector y del portal
institucional, los requerimientos de compras y contrataciones, a ser llevados a cabo
para dar respuesta a la situación de urgencia.
b) Los expedientes calificados como urgentes tendrán preferencia para su despacho por
los distintos órganos administrativos que participen en su tramitación.
c) Se procederá a invitar a las personas físicas o jurídicas que puedan cumplir con el
requerimiento de urgencia, conjuntamente con la publicidad colocada en el portal
administrado por el Órgano Rector y el portal institucional.
d) Las entidades contratantes deberán salvaguardar por todos los medios posibles la
transparencia, difusión y mayor participación de oferentes en los procedimientos de
urgencia, incluyendo publicaciones en periódicos de amplia circulación nacional, si el
monto involucrado supera el umbral de la Licitación Pública Nacional, para promover y
garantizar la debida rendición de cuentas a la ciudadanía.
e) La Entidad Contratante dará preferencia a las ofertas presentadas por los oferentes
que hayan sido proveedores o contratistas de la Entidad Contratante y tengan un buen
historial de cumplimiento, o en su defecto, a los que tengan una calidad probada en el
mercado, para garantizar la calidad de los bienes a adquirirse, de los servicios a
prestarse y de las obras a ejecutarse, en virtud de la urgencia o emergencia.
f) El Comité de Compras y Contrataciones, conforme al plazo establecido en la
convocatoria y en las invitaciones, recibirá las ofertas económicas en sobres
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debidamente cerrados y posteriormente procede a su apertura, lectura y análisis,
conjuntamente con la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones, en presencia de
notario público, de los participantes y de todo interesado.
g) El Comité de Compras y Contrataciones procederá a la adjudicación de la oferta que
más convenga a los intereses de la institución, en el entendido de que satisfaga el
interés general y el cumplimiento de los fines cometidos de la administración.
h) El Comité de Compras y Contrataciones procederá en forma inmediata a elaborar el
acta de adjudicación correspondiente.
i) Los contratos o las órdenes de compras o servicios, según corresponda, se difundirán
en el Portal Administrado por el Órgano Rector y en el portal institucional.
j) No serán considerados casos de urgencias las compras y contrataciones que se
encuentran incluidas en los respectivos planes y programas de compras y
contrataciones de las instituciones que se encuentran dentro del ámbito de aplicación
de la ley.
Procedimiento de emergencia: Deberá estar fundamentado en razones objetivas e
inaplazables, que garanticen la oportunidad de las mismas debido a su carácter de
emergencia. En todos los casos, las compras y contrataciones de emergencia deben estar
autorizadas por el Poder Ejecutivo mediante decreto.
a) El decreto indicará la causa de la emergencia y la región del país afectada, si
corresponde. Igualmente el tiempo de duración de la emergencia y las instituciones que
se liberan de los procedimientos de selección establecidos en la ley.
b) La Entidad Contratante una vez emitido el decreto que declara la situación de
emergencia, deberá publicar en la página de inicio o en el menú principal del portal
Web del Órgano Rector y del portal institucional, los requerimientos de compras y
contrataciones a ser llevados a cabo para dar respuesta a la situación de emergencia.
c) Toda persona natural o jurídica que cumpla con los requerimientos establecidos para la
compra o contratación y con las demás condiciones establecidas en el presente
Reglamento, tendrá derecho a presentar su oferta, la cual deberá ser evaluada a los
fines de la adjudicación, debiendo prevalecer los criterios de calidad y mejor precio
ofertado.
Quince (15) días calendarios después de satisfecha la necesidad provocada por la
situación de emergencia o de urgencia, la Entidad Contratante deberá rendir un informe
detallado a la Contraloría General de la República y a la Cámara de Cuentas para los fines
correspondientes y difundirlo a través de! Portal administrado por el Órgano Rector y en el
portal de la institución.
La Entidad Contratante deberá publicar los documentos que justifiquen el uso de la
excepción en el portal administrado por el Órgano Rector y en el portal institucional, y
garantizar los principios de transparencia y publicidad, por todos los medios posibles.
De las micros, pequeñas y medianas empresas. La Entidad Contratante al momento de
hacer su formulación presupuestaria deberá reservar el 20% que otorga la Ley núm. 488-
08, sobre el Desarrollo y Competitividad de las MIPYMES, en las partidas designadas para
las compras y contrataciones de la institución, a fin de que los procedimientos de selección
se destinen exclusivamente a las MIPYMES. Los procesos que se seleccionen para el
efecto, serán aquellos en que se identifique la posibilidad de que los bienes y servicios
puedan ser ofertados por MÍPYMES.
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o Además de la reserva del 20%, se establece la posibilidad de presentar ofertas
parciales en el 80% restante, para ampliar sus oportunidades de participación y
competencia.
o Además de la difusión y publicidad en el portal administrado por el Órgano Rector y
del portal institucional, la máxima autoridad ejecutiva de la Entidad Contratante,
deberá remitir al Consejo Nacional de Promoción y Apoyo a las Micros, Pequeñas y
Medianas Empresas (Consejo Nacional de PROMIPYMES), su Plan Anual de
Compras y Contrataciones, para que en su calidad de Órgano Rector, cree y
promueva los mecanismos de difusión y divulgación que permitan a las MIPYMES
identificar las oportunidades de negocios con el Estado y la preparación a tiempo
de sus ofertas.
o En la convocatoria, la Entidad Contratante señalará que la misma se hace a favor
de las MIPYMES y solicitará expresiones de interés en presentar oferta, las que
deberán entregarse en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles. Si efectuada la
convocatoria respectiva no se presentan al menos tres (3) manifestaciones de
interés de las MIPYMES, se procederá a convocar nuevamente a todos los
interesados a participar.
o Se establece el derecho de las MIPYMES de participar en los procedimientos de
selección a través de consorcios y/o asociaciones.
o Para entender cumplidos los porcentajes a que se refieren los artículos 25 y 26 de
la Ley No. 488-08, se tomará en cuenta el valor de los procesos convocados como
se dispone en el Artículo 7 del presente Reglamento.
o Las entidades contratantes deberán entregar a las MIPYMES que resulten
adjudicatarias de un contrato, un avance inicial correspondiente al veinte por ciento
(20%) del valor del contrato, para fortalecer su capacidad económica, contra la
presentación de la garantía del buen uso del anticipo, establecida en el Artículo
113, del presente Reglamento.
o En todos los procesos de compras y contrataciones de bienes, servicios y obras,
que realicen las entidades contratantes se deberán respetar los lineamientos y
políticas establecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas para
asegurar la participación de las MIPYMES, conforme dispone la Ley No. 488-08,
que establece un régimen regulatorio para el desarrollo y competitividad de las
micros, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES).
o Acreditación condición de MIPYMES. Para recibir los beneficios derivados de su
condición, las MIPYMES deberán presentar la certificación que otorga el Ministerio
de Industria y Comercio, de que la misma satisface las condiciones y requisitos
establecidos para ser consideradas MIPYMES.
o Publicidad del registro empresarial y del registro de MIPYMES informales. Las
entidades contratantes deberán consultar el Registro Empresarial y de MIPYMES
informales del Ministerio de Industria y Comercio y del Consejo Nacional de
Promoción y Apoyo a las Micros, Pequeñas y Medianas Empresas (Consejo
Nacional de PROMIPYMES) para realizar la convocatoria y/o las invitaciones de
lugar.
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En particular, para los casos de excepción, se tiene el siguiente diagrama con las distintas fases y
etapas asociadas, que en líneas generales va a servir de guía para el siguiente apartado, donde se
describe cómo tendrá lugar la tramitación asociada a este procedimiento en la nueva herramienta
PREPARACIÓN PREPARACIÓN
Emisión de
Resolución
Administrativa
Preparación de la
Solicitud de Compra o
Contratación de Urgencia
y Elaboración de las
Especificaciones
Técnicas
Apropiación de Fondos
Asignación del Número
Único y Carga en el
Portal
Elaboración y Firma de
las Invitaciones y
convocatoria a Participar
CONVOCATORIA
Difusión y Publicidad
OFERTA ECONÓMICA
Recepción, Apertura de
Ofertas y Adjudicación.
ADJUDICACIÓN
Notificación de
Adjudicación
PERFECCIONAMIENTO DE LA COMPRA O CONTRATACIÓN
Recepción y Gerenciamiento
de la Orden de Compra o
Contrato
Pago
GERENCIAMIENTO
DEL CONTRATO
Cierre del Expediente
Administrativo de
Compra
Nota importante: En caso de excepción de Seguridad Nacional la fase de difusión y publicidad no aplica.
3. Fases del Procedimiento / Detalles del MRD
3.1 Preparación
3.1.1 Pasos previos a la utilización de la Plataforma
Emisión de la resolución administrativa correspondiente.
Emisión de Decreto del Poder Ejecutivo
Preparación de las solicitudes de compras o Contratación y elaboración de las especificaciones
técnicas.
Apropiación de fondos cuando aplique.
3.1.2 Asignación del Número Único y Carga en la Plataforma
La creación del procedimiento en la Plataforma comienza con:
Login en la plataforma por parte del usuario.
Selección del procedimiento correspondiente, en este caso, Procesos de excepción, para
configurar el procedimiento.
Caso: el usuario deberá seleccionar entre estas opciones a través de un dropdown:
Urgencias
• Cuando se elige esta opción, el bloque PACC no debe estar disponible.
Emergencia nacional
• Cuando se elige esta opción, el bloque PACC no debe estar disponible.
Seguridad nacional
• Cuando se elige esta opción, el bloque PACC no debe estar disponible.
Obras científicas, técnicas, artísticas, y reparación de monumentos
Bienes o servicios con exclusividad (número limitado de proveedores)
Proveedor único
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Construcción, instalación oficinas servicio exterior
Publicidad a través de los medios de Comunicación Social
Rescisión proyectos, obras o servicios -40% ejecución contrato
• Cuando se elige esta opción, el bloque PACC no debe estar disponible.
Justificación de la modalidad de contratación: el usuario deberá seleccionar entre estas
opciones a través de un check box. El usuario podrá seleccionar varias alternativas:
Decreto Presidencial
Resolución de la Máxima Autoridad
Resolución del Comité de Compras y Contrataciones
Se muestra el bloque Clasificación UNSPSC :
Clasificación UNSPSC principal: el usuario podrá seleccionar la clasificación de
actividad, a partir del segundo nivel (incluido) para este procedimiento en base a la
lista de UNSPSC.
Nota: cuando se escoge una categoría UNSPSC que no está en el PACC, el usuario será
informado de que la misma no está y que debe hacer un procedimiento no planeado.
Clasificación UNSPSC adicional: el usuario tiene la posibilidad de añadir tantas
clasificaciones como sea necesario.
No es necesaria la selección de Clasificaciones principales ni adicionales en este paso. El
sistema actualizará esta sección automáticamente en base al agrupamiento de los artículos
elegidos en la lista de artículos o Price list, en base al nivel dos de UNSPSC (Familias).
El usuario elige la opción: “¿Es una compra del PACC?”; tendrá que seleccionar entre Si o
No.
• Si se elige “Si” la plataforma cruzará con el PACC y aparecerá el
bloque PACC.
• Si se elige “No”, el bloque PACC no aparecerá. El usuario tendrá un
textbox para hacer la justificación de creación de un procedimiento no
planeado.
En el bloque PACC:
La asociación del PACC al procedimiento se puede hacer asociando manualmente
adquisiciones planeadas en la creación del procedimiento:
El sistema muestra una ventana emergente con la lista de
adquisiciones del PACC vigente. Si el usuario seleccionó alguna
clasificación en el paso anterior, los resultados de búsqueda
traerán los resultados filtrados por las categorías elegidas. Si el
usuario no seleccionó ninguna clasificación en el paso anterior, el
sistema no muestra ningún filtro inicial.
El sistema permitirá la búsqueda rápida por Procedimiento
planificado, realizando la búsqueda por nombre del procedimiento
o elementos del PACC.
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El usuario seleccionará las adquisiciones a la cual pretende asociar
y traer datos del PACC.
Cada adquisición que aparezca en la ventana de asociación, debe
tener un check para seleccionarla y poder así, asociar varias
adquisiciones.
El usuario puede asociar más que una adquisición a cada
procedimiento.
Sólo se puede adjuntar adquisiciones planeadas.
El sistema sólo considera PACC del año en que se está creando el
procedimiento.
El usuario tiene que elegir una adquisición o como mínimo un
articulo del PACC para que sea rellenado automáticamente en la
Price list (lista de artículos). Los precios estimados del PACC
incluyen todos los impuestos que corresponden al artículo.
Si las cantidades fuesen cambiadas en la Price list (lista de
artículos) el consumo estadístico del PACC se afecta.
Posteriormente se completa una serie de datos generales en el bloque de cabecera.
Los datos son los siguientes:
Tipo de procedimiento: la plataforma rellena automáticamente este campo. No es editable.
Caso de excepción: la plataforma rellena automáticamente este campo. No es editable.
Referencia del procedimiento: la plataforma rellena automáticamente este campo de acuerdo con
el código de nombramiento de los expedientes de compras DGCP. Cuando se crea el
procedimiento la plataforma genera un ID único para ese procedimiento. (el código de
nombramiento de los procesos de excepción debe tomar en cuenta las siglas del caso de
excepción seleccionado)
Unidad de requisición: El usuario debe seleccionar la unidad de requisición, entendida como
el área que requiere el bien o servicio, esto es parametrizable desde la consola de
Administración. La unidad de requisición debe ser creada antes de la creación del
procedimiento.
Equipo: El Sistema asigna los actores que participarán en diferentes tareas dentro del
procedimiento, según los roles de cada usuario y la configuración que se haya realizado en la
consola de Administración.. Para este procedimiento el número mínimo de elementos es 5.
Relacionar con otros procedimientos: el usuario podrá buscar a través de una lupa todos los
procedimientos creados por la entidad y seleccionar los que pretende asociar al procedimiento.
En caso de que el proceso sea una nueva versión de un proceso declarado desierto, esta
relación permitirá que las validaciones de fechas sea a un 50% de los plazos. Un procedimiento
declarado desierto solo podrá ser relacionado con un nuevo procedimiento, una vez.
Una vez completados estos campos, el usuario deberá pulsar el botón “Confirmar”.
La Plataforma muestra una secuencia de pasos, divididos en bloques, en los que se deberán
cumplimentar los siguientes datos:
Nota: los campos marcados con un asterisco rojo son campos obligatorios.
1. Paso Datos generales
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En el bloque Identificación:
Nombre: El usuario deberá introducir el título del procedimiento; si es planificada
este dato se rellena automáticamente según el registro del PACC. En el caso que
el usuario haya elegido dos procedimientos del PACC, este dato estará vacío.
Siempre es editable.Descripción: El usuario deberá introducir una descripción del
título del procedimiento..
En el bloque Información del contrato:
Objeto: el usuario deberá seleccionar cuál es el objeto del contrato, eligiendo una
de las opciones de una lista desplegable; esta lista es parametrizable:
• Bienes
• Servicios
Si la elección es Servicios aparece la subcategoría:
Servicios (aparece por default)
Consultorías
Consultoría basada en la calidad de los servicios
• Obras
Duración estimada del contrato: el usuario deberá introducir la duración del
contrato en una caja y seleccionar en el desplegable entre días, semanas o meses.
Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de requisición. Si el
usuario quita la selección, el sistema dará al usuario la posibilidad de definir una
nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los clasificadores
geográficos.
Nota: 1- Desde la Lista de artículos o Price list, se podrán seguir agregando
elementos del clasificador UNSPSC en el cuarto nivel, o descargar la lista de
artículos mediante la exportación de Excel e importar nuevamente el listado que
puede contener nuevos artículos. Para agregar elementos de PACC el usuario
retornará a la sección PACC.
En todos los casos el sistema validará la coherencia de los datos introducidos y que el
código de UNSPSC exista en el clasificador.
En el bloque Información Presupuestal (Campos no obligatorios)
Destino del gasto: el usuario deberá seleccionar entre las opciones funcionamiento
o inversión.
Origen de los recursos: el usuario deberá seleccionar (en una dropdown) entre:
Fuente general, Fuentes con destino específico, Fuentes de recursos propios,
Transferencias, Crédito interno, Fuentes de terceros, Comprobantes en proceso de
pagos (pasivos financieros), fuentes contables, fuentes externas, Crédito externo,
Donación externa; esta lista es parametrizable y homologada con el clasificador de
fuentes presupuestarias de financiamiento.
Valor estimado: Sumatoria de todos los valores base utilizados en la lista de
artículos (Price list). Campo rellenable manualmente por el usuario o actualizable
una vez llenado el detalle de los artículos a requerir.
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Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: en este paso hay integración
con el SIGEF, es informativo y obligatorio; el sistema deberá traer la información
rellenada en la fase de creación del expediente. Ver mas detalle en MRD
Integraciones con SIGEF y otras entidades.
La plataforma contendrá un parámetro habilitando la Vinculación con SIGEF por
institución seteado desde la consola de Administración. Si está habilitado nos
informará el código de disponibilidad presupuestal. Si no está habilitado, pedirá un
adjunto de certificación presupuestaria. Ver mas detalle en MRD Integraciones
con SIGEF y otras entidades.
Como alternativa a la integración, si falla, el usuario podrá continuar con la creación
del procedimiento y adjuntar el documento que justifique esa asignación
presupuestaria en el paso Documentos Internos.
En el bloque Configuración de Equipos y Flujos:
Aparecerá el equipo definido previamente, y el flujo asociado al mismo para el
procedimiento.
En el bloque Documentos internos:
El usuario podrá adjuntar documentos internos que estará disponibles sólo para los
usuarios de la entidad definidos en el Equipo del procedimiento. Los proveedores no
tendrán acceso a esta documentación.
2. Paso Configuraciones del procedimiento
3. El usuario completará a través de un calendario cada una de las fechas. El sistema validará
las fechas introducidas de acuerdo con los plazos establecidos en la ley para este
procedimiento:
Las fechas serán parametrizadas según el Anexo denominado: Fechas por
Procedimiento.xlsx
Este listado de fechas mínimas requeridas, es parametrizable desde la consola de
Administraciòn, desde donde se podrán adicionar otras fechas según las necesidades del
proceso.
Una vez publicado el procedimiento, estas fechas pueden ser modificadas a través de una
adenda.
Notas:
Los plazos y Umbrales, tienen que estar de acuerdo con la normativa (ver tabla de Umbrales).
La plataforma mostrará un mensaje marcado en rojo si las fechas no son introducidas
adecuadamente, o si hay errores de coherencia.
En el bloque Configuración de decimales:
Nº decimales (precio de los artículos): el usuario deberá seleccionar el número
máximo de decimales que permitirá que tengan los precios de las ofertas.
Nº decimales (precio total): el usuario deberá seleccionar el número máximo de
decimales que tendrá el precio total de las ofertas. Si el usuario elige menos
decimales que en la configuración anterior, el sistema realizará un redondeo de
manera automática.
Nota: el máximo de decimales será 6 en ambas opciones, parametrizable desde la consola de Administración
En el bloque Difusión:
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El usuario podrá rellenar un campo de texto (máximo 1.000 caracteres) con los nombres de
los diarios de amplia circulación nacional donde se dará publicidad a la convocatoria y la
fecha de publicación en los mismos.
En el bloque Información adicional:
Modo de presentación de ofertas: el usuario deberá elegir entre las opciones:
• Plataforma: los proveedores sólo podrán presentar oferta a través de la
plataforma.
• Papel: los proveedores sólo podrán presentar sus ofertas en papel
(físicamente). En este caso, la entidad pública tendrá la posibilidad de
registrar las ofertas manualmente en la plataforma.
• Ambos: los proveedores tienen la posibilidad de presentar su oferta a
través de la plataforma o en papel (físicamente). La entidad pública
tendrá la posibilidad de registrar las ofertas manualmente en la
plataforma de aquellas ofertas que se han presentado en papel. Detalle
en el MRD de Registro de Ofertas Externas.
Para los casos donde se presenten ofertas en formato físico, el sistema permitirá
registrar e imprimir el inventario de los documentos presentados por el oferente y
podrá ser consultado por la unidad de compras en cualquier momento.
¿Visita al sitio de ejecución del contrato?: el usuario tramitador deberá elegir entre
las opciones Sí o No. Si se elige sí aparecen los siguientes campos:
• Dirección de las visitas: el usuario deberá indicar la dirección donde los
proveedores deben hacer las visitas (campo texto, máximo 1.000
caracteres), debe integrar los clasificadores geográficos.
• Fecha límite para visitas: Selección de la fecha y hora a través de un
calendario.
• Información Adicional: (campo texto, máximo 5.000 caracteres).
¿Es necesario el envío de muestras?: el usuario deberá elegir entre las opciones Sí
o No. Si se elige sí aparecen los siguientes campos:
• El usuario deberá elegir entre las opciones, con el envío de la oferta o
con la adjudicación, esta lista es parametrizable desde la consola de
Administraciòn.
• Dirección del envío de las muestras: el usuario deberá indicar la
dirección donde los proveedores deben enviar las muestras. (campo
texto, máximo 1.000 caracteres), debe integrar los clasificadores
geogràficos.
Para los casos donde se presenten ofertas en formato físico, el sistema permitirá
registrar e imprimir el inventario de los documentos presentados por el oferente y
podrá ser consultado por la unidad de compras en cualquier momento.
¿Visita al sitio de ejecución del contrato?: el usuario tramitador deberá elegir entre
las opciones Sí o No. Si se elige sí aparecen los siguientes campos:
• Dirección de las visitas: el usuario deberá indicar la dirección donde los
proveedores deben hacer las visitas (campo texto, máximo 1.000
caracteres), debe integrar los clasificadores geográficos.
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• Fecha límite para visitas: Selección de la fecha y hora a través de un
calendario.
• Información Adicional: (campo texto, máximo 5.000 caracteres).
¿Es necesario el envío de muestras?: el usuario deberá elegir entre las opciones Sí
o No. Si se elige sí aparecen los siguientes campos:
• El usuario deberá elegir entre las opciones, con el envío de la oferta o
con la adjudicación, esta lista es parametrizable desde la consola de
Administraciòn.
• Dirección del envío de las muestras: el usuario deberá indicar la
dirección donde los proveedores deben enviar las muestras. (campo
texto, máximo 1.000 caracteres), debe integrar los clasificadores
geogràficos.
En el bloque Definir Lotes:
Definir lotes: El usuario podrá elegir entre las opciones Sí o No.
Definir precio base por lote: Si en la pregunta anterior se ha elegido Si, tendrá la
posibilidad de definir un precio base por lote. No es obligatorio.
En el bloque Precios:
Precio base: rellenado automáticamente de acuerdo con la suma de todos los
precios bases que se tienen en el PACC. Este precio base va a ser cruzado con el
umbral.
4. Paso Formulario de respuesta
Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, la plataforma da la posibilidad
de crear tantas preguntas como la entidad necesiteque el oferente deberá contestar, tanto
en el Sobre A como en el B.
La pantalla en que se puede realizar la configuración del formulario de respuesta está
dividida en tres áreas principales:
Espacio en el que establecer las preguntas y cuestiones que los licitadores deben
responder.
Barra de herramientas con que añadir, editar o eliminar las cuestiones que se
plantean.
Acceso rápido al listado de preguntas.
Si se ha escogido previamente Procesos del PACC, en la lista de articulos, se encontrará el
mapa de cantidades con la descripción de los artículos solicitados ya rellenado con la
información de los artículos del PACC. Si fueran eliminados, no van a ser consumidos del
PACC para fines estadísticos.
Nota: Desde la Lista de artículos o Price list, se podrán seguir agregando elementos del clasificador
UNSPSC en el cuarto nivel, o descargar la lista de artículos mediante la exportación de Excel e
importar nuevamente el listado que puede contener nuevos artículos.
Para agregar elementos de PACC el usuario retornará a la sección PACC.
En todos los casos el sistema validará la coherencia de los datos introducidos y que el código de
UNSPSC exista en el clasificador.
Si no se ha escogido previamente el PACC ni el catálogo electrònico ni el clasificador
UNSPSC, en el Sobre B, el usuario tramitador tendrá que crear la lista de artículos,
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utilizando la lupa para la búsqueda por clasificador UNSPSC o Catálogo electrónico. Los
campos de obligado cumplimiento son:
Código UNSPSC: Sub clase correspondiente al artículo que se solicita (debe tener
la opción de usar las búsquedas dentro del clasificador UNSPSC, permitiendo
seleccionar solo el cuarto nivel).
Descripción: Nombre del artículo que se solicita (Si el usuario busca mediante
UNSPSC este campo también se completará automáticamente, pudiendo el
usuario editar su contenido).
Cantidad: Número de unidades del artículo que se solicita.
Unidad: Unidad de medida de los artículos.
El usuario tramitador puede seleccionar un tipo de lista de precios (lista de artículos), con
una columna para introducción del % de descuento por parte del proveedor, por artículo,
lote o por el total de la cotización.
Pulsando el menú “Opciones”, dentro del artículo, la plataforma permite añadir secciones,
entendido como un enunciado separador de un conjunto de artículos dentro de un lote.
En cada artículo, la plataforma da la posibilidad de adjuntar un documento específico para
ese artículo.
La plataforma permite crear plantillas de formularios de respuesta que se podrán utilizar
posteriormente en otros procedimientos y que pueden estar disponibles únicamente para el
usuario que la creó o para toda la entidad.
Si la lista de artículos es muy extensa, la plataforma permite su exportación desde formato
MS Excel, esta plantilla debe tener integrada todas las listas de selección (Còdigos
UNSPSC, entre otras). Esta plantilla en formato Excel debe ser primero descargada de la
plataforma y su configuración de columnas no es editable. Posteriormente debe ser
importada a la plataforma, la misma hará una revisión de integridad de la plantilla
importada.
5. Paso evaluación
En este paso el usuario establecerá el sistema de evaluación de las ofertas.
Existen varios mecanismos para evaluar las ofertas a través de la plataforma:
Definir un modelo de evaluación para este procedimiento: el usuario deberá elegir
entre las opciones Si o No.
• Si elige Si: Después de recibir las propuestas, además del mapa
comparativo de precios, se utilizará el modelo de evaluación pre
definido y seleccionado para la evaluación.
• Si elige No: Después de recibir las propuestas, solo se podrá utilizar el
mapa comparativo de precios.
6. Paso Especificaciones Técnicas/Términos de referencia/fichas técnicas
NOTA: todos los documentos cargados en la plataforma pueden ser buscados a través de un módulo
de búsqueda y de búsqueda avanzada.
En el bloque cometarios externos:
El usuario tramitador podrá añadir observaciones al procedimiento, visibles para los
proveedores.
En el bloque Documentos:
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Se adjuntarán los documentos necesarios (pliegos y anexos) para que el proveedor pueda
preparar su oferta.
El usuario tramitador podrá adjuntar los pliegos de condiciones específicas y sus
anexos. El anexo de documentos en este paso se puede hacer:
• Desde el repositorio documental “documentos de la entidad”. Estos
documentos han sido cargados previamente en la plataforma.
• Opción para adjuntar plantillas de documentos.
• Desde el ordenador del usuario, realizando una búsqueda en su
computadora.
Opción para definir si tendrá costo para el proveedor y en su caso el valor, la
disponibilidad de esta opción será parametrizable desde la consola de
Administraciòn, por defecto viene apagado.
Una vez cargados los pliegos, así como sus anexos, el sistema llevará estadísticas
de todas las descargas.
En el bloque Pago de anticipos:
Pago de anticipos: El usuario deberá seleccionar entre las opciones Si o No. Si
selecciona Sí, deberá completar los siguientes campos:
• Fecha prevista de amortización: el usuario deberá seleccionar la fecha
desde el calendario.
• % del anticipo: el usuario deberá introducir el importe en una caja. Si el
procedimiento está destinado a MIPYMES el anticipo máximo
automático generado por el sistema es 20%. El usuario solo puede
cambiar para un % menor.
7. Paso Documentos habilitantes
En el bloque lista de documentos habilitantes solicitados:
Aparecerá una lista con todos los tipos de documentos habilitantes que se pide a los
proveedores en el procedimiento de Licitación Pública.
Esta lista es previamente configurada en la opción “Documentos Administrativos”. El
usuario tramitador al seleccionar uno o varios de estos tipos de documentos podrá definir
el momento de entrega:
En el momento de presentación de oferta.
Posterior a la adjudicación.
Si se tratase de una garantía de seriedad de la oferta, el porcentaje de la garantía que
va a cubrir el valor total de la oferta, este documento se mantendrá encriptado
hasta la apertura del sobre B, debe ser parametrizable en la consola de
Administraciòn, existiendo una caja numérica con dos dígitos y un % para indicar el
valor.
• Fecha de vigencia hasta: el usuario deberá seleccionar la fecha desde
el calendario.
En el bloque Otros documentos:
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Exigir otros tipos de documentos: el usurario deberá elegir entre las opciones Si o
No.
• Si el usuario selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de
documento (Estos documentos serán públicos o publicados después
de la firma del contrato).
8. Paso Invitación
NOTA: las reglas para darle publicidad al procedimiento (cualquier proveedor se puede presentar)
son las siguientes, según los casos:
Urgencia: cualquier proveedor puede presentar una oferta. No es obligatoria una invitación
directa.
Emergencia Nacional: cualquier proveedor puede presentar una oferta. No es obligatoria una
invitación directa.
Seguridad Nacional: Invitación directa
Obras Científicas: se tiene que invitar pero deber ser posible hacer una extensión a la
categoría (UNSPSC) para añadir proveedores a la invitación.
Bienes o Servicios con exclusividad: se tiene que invitar a un mínimo de dos (2)
proveedores, pero deber ser posible hacer una extensión a la categoría (UNSPSC) para
añadir proveedores a la invitación.
Proveedor Único: Sólo se puede invitar a un (1) único proveedor.
Oficinas Servicio Exterior: cualquier proveedor puede presentar una oferta. No es obligatoria
una invitación directa.
Publicidad a través de los medios de Comunicación Social: se tiene que invitar pero deber
ser posible hacer una extensión a la categoría (UNSPSC) para añadir proveedores a la
invitación.
Recisión de Proyectos, Obras o Servicios: La invitación dará preferencia al reporte de
lugares ocupados generados en el proceso de evaluación. En caso de que no acepten se
tiene que invitar a un mínimo de un (1) proveedor pero deber ser posible hacer una
extensión a la categoría (UNSPSC) para añadir proveedores a la invitación.
MIPYMES: Abierto sólo a MIPYMES.
Los proveedores seleccionados recibirán una alerta en su correo electrónico y podrán
encontrar también la invitación en el widget Notificaciones en el área de trabajo del
procedimiento. Esta invitación se puede gestionar a través de plantillas de notificaciones
previamente definidas.
En el bloque Invitación manual de proveedores:
El usuario podrá seleccionar los proveedores que desea invitar y que están registrados en
la plataforma.
En el bloque Selección de Categorías:
El usuario tendrá la posibilidad de enviar una invitación a través de la plataforma a todos los
proveedores inscritos en la categoría seleccionada, además de a aquellos que han sido
invitados manualmente, añadiendo tantas categorías como fuera necesario.
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La plataforma permite realizar una búsqueda de proveedores invitados, así como retirar de
la lista aquellos que se considere necesario.
A lo largo de la creación del procedimiento, el usuario tramitador tendrá a su disposición las
siguientes opciones:
Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador y el usuario tramitador podrá seguir
trabajando en él posteriormente.
Anular procedimiento: el sistema obliga a que el usuario justifique la anulación con un campo
para observaciones; esta acción se puede realizar antes de finalizar la creación del
procedimiento.Una vez anulado, el procedimiento quedará en estado Anulado.
Finalizar creación: El sistema asume los datos completados en todos los pasos de creación
del procedimiento y hace visible la opción “Publicar”. Si faltara por completar algún dato, la
plataforma mostrará un mensaje de alerta así como el campo donde existe un error o no está
completado.
o Si no hay un flujo de aprobación asociado a la publicación, el usuario tramitador
podrá pulsar la opción “Publicar”.
o Si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación, cada responsable de la
aprobación recibirá una alerta de realización de la acción en su correo electrónico.
Si el usuario aprobador rechaza la acción, el usuario tramitador recibirá una alerta
en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes.
Si el usuario aprobador aprueba la acción el procedimiento se hace pùblico.
El sistema no permitirá la publicación del procedimiento si no cuenta con la reserva
presupuestaria en base al valor estimado salvo los de excepción de Emergencia o Seguridad
Nacional. Sin embargo se seguirán los procesos y pasos alternativos descriptos en Detalle en
el MRD de Integración con SIGEF y Otras Entidades.
Publicar: Al pulsar esta opción, el sistema espera hasta que se cumpla la fecha
marcada para publicación, según el cronograma registrado, el procedimiento queda
publicado, pudiendo ser consultado por cualquier interesado.
En caso de que la fecha de publicación sea anterior, el sistema arroja una alerta y no
permite publicar hasta tanto el usuario ajuste, a una fecha igual o posterior al dia en
que se ejecute la acción.
El procedimiento asume el estado “Publicado”.
Nota: A medida que se van realizando acciones en la plataforma (apertura, análisis, adjudicación, etc.), el
estado del procedimiento va cambiando. La plataforma tiene un módulo que agrupa los procedimientos
por estado para facilitar su búsqueda.
Nota2: Un usuario sin loguearse al sistema podrá acceder a un procedimiento de compra publicado
mediante el URL único, accediendo a toda la documentación pública del mismo.
Una vez publicado el procedimiento:
Los proveedores invitados tendrán un acceso directo al procedimiento en su área de trabajo.
Los proveedores invitados también encontrarán la invitación en el widget Notificaciones dentro
del área de trabajo del procedimiento.
La plataforma genera una lista de proveedores invitados que se puede consultar y exportar a
formato MS Excel dentro del widget procedimiento, en el bloque Invitación.
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Cancelar procedimiento: el sistema obliga a que el usuario justifique la cancelación, con
comentario y adjuntando un documento justificativo; esta acción se registrarà asociándole un
flujo de aprobación.Una vez cancelado, el procedimiento quedará en estado Cancelado. Los
proveedores marcados como interesados recibirán notificación al respecto y se integra con
SIGEF para cancelar la reserva presupuestaria, según MRD Integración con SIGEF y otras
entidades.
Suspender: El usuario podrá suspender temporalmente el procedimiento, justificando dicha
decisión con un comentario y adjuntando un documento justificativo. Los proveedores
marcados como interesados recibirán notificación al respecto. Posteriormente, el procedimiento
puede ser reactivado; la reactivación requerirà una reconfiguración del cronograma del
proceso, a partir de la etapa en que se suspendió. El órgano rector podrá suspender
temporalmente el procedimiento, a través de los perfiles autorizados y justificando dicha
decisión.
Nota : Esta acción se puede realizar despues de la Publicacion del procedimiento hasta el contrato en
ejecucion inclusive. En este caso los usuarios del Sistema solo podran realizar consultas del procedimiento.
3.2 Convocatoria
3.2.1 Difusión y Publicidad
Una vez que se realiza la publicación del procedimiento en la plataforma, (exceptuando el
procedimiento de Seguridad Nacional), éste estará disponible para todos los interesados que
accedan a la plataforma a través de las opciones:
“Buscar Procedimientos” (sin login)
“Búsqueda de procedimientos de acceso público” (con login).
El interesado podrá pulsar en la opción “Detalle” para consultar la información del procedimiento y
acceder a los documentos de licitación relacionados.
3.3 Instrucciones a los Oferentes
3.3.1 Retiro y Adquisición las Especificaciones Técnicas, términos de
referencia y ficha técnica
El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a
través de la plataforma, desde el acceso público o desde el área de trabajo
(escritorio) de los proveedores.
Los proveedores tendrán la opción de marcarse como interesados en el procedimiento y
escribir un comentario.
Cuando el proveedor empieza a crear su oferta accede al área de trabajo del procedimiento,
tendrá visible un reloj con la cuenta regresiva para la fecha límite de recepción de ofertas.
El usuario podrá ver el listado de proveedores que se han marcado como interesados en el
procedimiento en el área de trabajo del expediente, en el widget Interesados. Esta lista de
proveedores podrá ser exportada a formato MS Excel en la sección de reportes y estadísticas.
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3.3.2 Aclaraciones sobre las Especificaciones Técnicas, términos de referencia y ficha técnica
Los proveedores interesados en el procedimiento podrán solicitar aclaraciones a los
pliegos a través del widget Aclaraciones, dentro de la carpeta del procedimiento.
La entidad contratante tendrá que responder a dicha solicitud a través del widget
Aclaraciones. La respuesta es conocida por todos los proveedores marcados como interesados
y se publica en las secciones de “Documentos” del procedimiento, utilizando la plantilla definida
por el órgano rector para generación de Circulares del proceso.
Cuando como consecuencia de una pregunta, se requiera realizar una modificatoria a los
pliegos de condiciones específicas (adendas o enmiendas), éstas se podrán hacer desde el
widget Adendas. La plataforma permite definir dentro del Equipo del procedimiento, qué
usuarios podrán realizar Adendas, según los roles establecidos en la consola de Administraciòn
y en las fechas contempladas en el cronograma del procedimiento, salvo los casos que
procedan de una suspensión. Siempre habrá que motivar la modificación, que será visible para
los proveedores interesados en el procedimiento. Las adendas disponibles son:
Modificación en las fechas del cronograma
Cambiar configuración.
Cambiar el formulario de respuesta.
Cambiar la evaluación.
Cambiar pliegos y documentación.
El sistema guardará el historial de modificaciones al procedimiento.
Se podrá crear un flujo de aprobación para dichas adendas o enmiendas antes de su
publicación, desde la consola de Administraciòn.
Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática de la
plataforma de la realización de las adendas o enmiendas, estas serán incorporadas al widject
de enmiendas. Esta lista de proveedores podrá ser exportada a formato MS Excel en la sección
de reportes y estadísticas.
El envío, la recepción y la lectura de las aclaraciones en la plataforma generan recibos
electrónicos que garantizan la fecha y hora en la que se realizó cada una de las acciones.
3.4 Oferta económica
3.4.1 Recepción, Apertura de Ofertas y Adjudicación.
Las ofertas económicas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información
encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la
apertura de ofertas realicen la acción. Detalle en el MRD de Presentación de propuesta de
Proveedor.
Si el usuario necesita conocer las sanciones o inhabilitaciones del proveedor, puede consultarlas a
través del Directorio de empresas.
La información de los nombres de los oferentes es visible para la entidad compradora, antes de la
apertura de la propuesta económica.
El sistema no admite ofertas fuera del plazo establecido en el cronograma del proceso, salvo las
ofertas presentadas fuera de la plataforma, según MRD Registro de Ofertas Externas.
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Para los casos de Urgencia, en el widget Fases de apertura, El Notario Público actuante en
presencia del Comité de Compras y Contrataciones debidamente conformado, en acto público y en
el lugar, fecha y hora fijada encontrará el nombre de los proveedores que han enviado sus ofertas,
así como la fecha en la que se hizo la entrega de las mismas y el orden de llegada.
En el mismo acto público, y con el notario presente, el o los usuarios definidos para la apertura de
ofertas realizarán el descifrado de las mismas, pulsando el botón Abrir.
Para los demás casos de excepción, en el widget Fases de apertura, el usuario encontrará el
nombre de los proveedores que han enviado sus ofertas, así como la fecha en la que se hizo la
entrega de las mismas y el orden de llegada.
El o los usuarios definidos para la apertura de ofertas realizarán la desencriptación de las mismas,
pulsando el botón Abrir.
El sistema publica la lista de oferentes que presentaron ofertas.
En el flujo de apertura de ofertas, la plataforma propone dos estructuras de niveles a través de
plantillas de flujos de trabajo para la apertura de ofertas:
Secuencial (plantilla con varios niveles). Posteriormente se podrá decir si los niveles son
secuenciales o simultáneos.
Paralelo (plantilla con un único nivel). Posteriormente se podrá decir si los niveles son
secuenciales o simultáneos.
En el caso de Urgencias, el Notario Público prepara el acta notarial que puede ser adjuntada en el
paso Documentos correspondiente a la fase de apertura.
Se accederá al contenido de las ofertas a través de la plataforma, accediendo a widget Fases de
Apertura, posteriormente pulsando en la referencia de cada oferta y descargando la documentación
en el paso Documentos y pudiéndose consultar el precio de la oferta.
Se podrá hacer un mapa comparativo de precios en la plataforma, que de manera automática
indicará cuál es la oferta con el precio más bajo. Esta comparativa es exportable a formato MS
Excel.
Se podrá hacer una evaluación de criterios, según lo establecido en la fase de creación del
procedimiento, en el paso Evaluación.
Según los resultados, el usuario tendrá que cualificar las ofertas en el paso Fases de Apertura, ya
que éstas se encuentran con el estado “Pendiente”. De esta manera podrá:
Calificar todos los pendientes
Descalificar todos los pendientes: Se tendrá que indicar el motivo de la exclusión.
Calificar (en una oferta en concreto)
Descalificar (en una oferta en concreto): se tendrá que indicar el motivo de la exclusión.
Después de realizar la cualificación de las ofertas, el usuario tramitador tendrá que pulsar en
“Terminar calificación” con lo que el registro pasará al flujo de aprobación.
La plataforma da la posibilidad de que las ofertas recibidas sean ordenadas por importe o valor de
la oferta de mayor a menor o viceversa, dentro del área de trabajo del procedimiento en el widget
Ofertas.
Se podrá hacer la Adjudicación desde los siguientes puntos:
Desde la Fase de Apertura.
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Desde el mapa comparativo de precios.
Desde la evaluación de criterios.
Desde el widget Adjudicación, dentro del área de trabajo del procedimiento.
Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID de la
adjudicación).
La creación de la adjudicación consta de 2 pasos:
1. Paso Información general
En el bloque Título:
Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Tipo de Adjudicación: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Creado desde Análisis Comparativo: campo rellenado automáticamente por la
plataforma. No editable.
En el bloque Resumen:
Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
En el bloque Datos Generales:
Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
En el bloque Objeto del Contrato:
Categoría principal: campo rellenado automáticamente por la plataforma
conteniendo la agrupación de Familias según la Sub Clases elegidas para esta
adjudicación. No editable.
Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Local de ejecución/entrega: campo rellenado automáticamente por la plataforma.
No editable.
Duración: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
En el bloque Comentarios a la Adjudicación:
Caja de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación
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En el bloque Anexos a la adjudicación:
El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir
Documento.”
En el bloque Entidad contratante:
Entidad contratante: ya rellenado con la información definida en la creación del
expediente.
Dirección: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
E-mail: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
Teléfono: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
En el bloque miembros de la apertura:
Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la
fecha y hora en la que se realizó dicha acción, parametrizable.
En el bloque Clasificación:
Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información:
Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º,
3º, etc.)
Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Intención de: el usuario deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o
excluir. Proveedores diferentes pueden ser adjudicatarios. En este caso admitir, es
referido a que se adjudicará posteriormente.
Puntuación. El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los
proveedores.
Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, el usuario podrá añadir un
comentario para una oferta en concreto.
Opción para ver el detalle de la oferta.
En el bloque Lista de precios unitarios:
Adjudicado a: el usuario deberá seleccionar el proveedor adjudicatario.
Una vez seleccionado el proveedor, el sistema presenta en este campo la lista de
artículos con las respectivas cantidades y valores.
Si es necesario adjudicar precios diferentes a los iniciales, éstos se podrán
modificar en la propia creación de la adjudicación.
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Si es necesario adjudicar cantidades menores a las iniciales, éstas se podrán
modificar en la propia creación de la adjudicación.
El usuario deberá seleccionar los artículos a adjudicar y pulsar en la opción “Añadir
seleccionados”.
En el bloque Artículos a adjudicar:
Tras la selección de los artículos a adjudicar, el sistema presenta la lista final y el usuario
tendrá que pusalr en la opción “Confirmar” para seguir con la adjudicación.
En el bloque Lista de adjudicatarios:
Una vez confirmados los artículos a adjudicar el sistema presenta la lista final de los
adjudicatarios, con la siguiente información:
Nombre del proveedor.
Descripción de los lotes (si existen).
Referencia
Código del articulo
Cantidad
Cantidad anteriormente adjudicada
Precio unitario
Valor Total
Check box de selección
Contrato (el sistema genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su
referencia el sistema direcciona el usuario para la pantalla de creación del
contrato).
Generación de Contrato: Significa que se generará un contrato a través de la
plataforma, y este tiene validez legal. Se enviará una notificación de la adjudicación
a todos los proveedores que han enviado una oferta. Se generará un enlace en la
columna Contrato con una ID interna, que al pulsar, lleva a la parte de creación de
un contrato.
Opción para evaluar el proveedor.
Opción para ver la lista de los artículos.
Borrar. La funcionalidad de borrar que se encuentra en la adjudicación sirve para
borrar una selección de un proveedor y sus artículos a adjudicar.
Nota: Sí hay artículos no adjudicados el sistema emitirá un alerta, pero el usuario debe poder
continuar haciendo la adjudicación.
Una vez completados los pasos anteriores, el usuario deberá pulsar el botón “Finalizar
adjudicación”. De esta manera, la plataforma habilitará el paso 2 Notificación de adjudicación.
La plataforma se integrará con el SIGEF para la confirmación del monto, según MRD Integración
con SIGEF y otras entidades.
Si el usuario no ha completado todos los pasos de la creación de una adjudicación, la plataforma
emitirá una alerta y no permitirá finalizar la adjudicación.
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La plataforma tiene la funcionalidad de Imprimir el paso Adjudicación, en un documento PDF que el
usuario podrá utilizar como acta simple que contendrá la fecha y hora de su emisión, número
asignado a cada Oferta, nombre de los Oferentes, monto de sus Ofertas, la adjudicación y las
observaciones que se formularen. Este documento puede ser enviado al Director Administrativo
Financiero o su equivalente, al responsable de la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones y
al funcionario que haya intervenido en el procedimiento para su firma.
3.5 Adjudicación
3.5.1 Notificación de Adjudicación.
Si se decide notificar a todos los proveedores que han enviado una oferta la adjudicación (no sólo
al adjudicatario) en este paso se podrá adjuntar un documento de la notificación de la adjudicación.
No hay la opción de hacer un informe preliminar de adjudicación.
Existen varias opciones para generar un documento de la notificación de adjudicación:
La plataforma propone una plantilla, definida por el Órgano Rector desde la consola
de Administración,que contiene referencia del procedimiento y el nombre del
proveedor, además de otros datos, como la imagen corporativa de la Entidad
Contratante.
Se tendrá que pulsar el botón “Confirmar”.
A continuación, se habrá de pulsar en el botón “Enviar” para ponerlo a disposición de los
proveedores que han presentado una oferta.
Si se decide comunicar sólo al adjudicatario, se tendrá que enviar un mensaje a través del widget
Mensajes, adjuntando la notificación de adjudicación.
Si el usuario se hubiese equivocado en la adjudicación, y antes de enviarla, se puede modificar
dicha adjudicación .
A lo largo de la creación de una adjudicación, el usuario tendrá a su disposición las siguientes
opciones:
Guardar: la adjudicación se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en
él posteriormente.
Modificar adjudicación: Si el usuario se hubiese equivocado en la adjudicación se puede
modificar dicha adjudicación.
Finalizar adjudicación: el sistema asume los datos completados en la adjudicación y hace
visible el paso “Notificación de la adjudicación”. Si faltara por cumplimentar algún dato, la
plataforma mostrará un mensaje de alerta así como el campo donde existe un error o no está
cumplimentado.
Si no hay un flujo de aprobación asociado a la adjudicación, el usuario tramitador podrá
pulsar la opción Finalizar adjudicación.
Si hay un flujo de aprobación asociado a la adjudicación, el usuario tramitador tendrá que
confirmar la adjudicación y cada responsable de la aprobación recibirá una alerta de
aprobación. Una vez aprobado, la adjudicación quedará finalizada.
La adjudicación se dará por aceptada. Solo le llega al proveedor la notificación de adjudicación.Las
adjudicaciones se podrán consultar por cualquier proveedor o usuario en el detalle del
procedimiento, pulsando el botón “Buscar licitaciones” (sin login) o en “búsqueda de procedimiento
de acceso público” (con login).
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.
El/los oferente (s) adjudicado(s) contaran con un plazo de cinco (5) días hábiles para constituir la
garantía de fiel cumplimiento de contrato, conforme al pliego de condiciones Especificas. Este
documento podrá ser enviado a través de la plataforma en el widget mensajes, adjuntando el
mismo al propio mensaje .posteriormente, la entidad publica podrá descargarlo. El sistema no
debería permitir perfeccionar el contrato sin antes registrar la garantía de fiel cumplimiento, en caso
de ser requerida.
3.6 Perfeccionamiento de la compra o contratación
3.6.1 Recepción y Gerenciamiento de la Orden de Compra o Contrato.
El usuario solo podrá crear el contrato/orden de compras una vez creada la Adjudicación, de tal
manera que los datos de la adjudicación se volcarán automáticamente en el mismo.
Se podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget
Contratos, pulsando en la referencia interna del contrato.
La creación de un contrato consta de 5 pasos:
1. Paso información del contrato
En el bloque Identificación del contrato:
Id contrato: rellenado automáticamente. No editable.
Estado de contrato: rellenado automáticamente. No editable.
Fecha de generación del estado: rellenado automáticamente. No editable.
Referencia del contrato: rellenado automáticamente. No editable.
Descripción del contrato: el usuario podrá añadir un texto para la descripción del
contrato.
Tipo de contrato: campo rellenado automáticamente con la opción seleccionada en
el campo “tipo de contrato” que aparece en el paso de creación de expediente.
Fecha de inicio del contrato: el usuario deberá seleccionar la fecha a través del
calendario.
Fecha de fin de contrato: el usuario deberá seleccionar la fecha a través del
calendario.
En el bloque Identificación de la entidad contratante:
Información general: rellenado automáticamente. No editable. Pulsando en el
nombre de la entidad se accederá al Business card de la entidad.
En el bloque Identificación del proveedor:
Información general: rellenado automáticamente. No editable. Pulsando en el
nombre de la entidad se accederá al Business card del proveedor
En el bloque Información del Contrato:
Tipo de procedimiento: rellenado automáticamente. No editable
Unidad de requisición: rellenado automáticamente. No editable
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Número de Expediente: rellenado automáticamente. No editable
Referencia de oferta: rellenado automáticamente. No editable
Valor del contrato: rellenado automáticamente. No editable
2. Paso Condiciones:
En el bloque Condiciones financieras y entrega:
Condiciones de entrega: el usuario deberá seleccionar la opción pretendida del
desplegable (transporte incluido, transporte a cargo del comprador, etc)
Entrega / ejecución fecha de inicio: el usuario deberá seleccionar la fecha a través
del calendario.
Entrega / ejecución fecha de finalización: el usuario deberá seleccionar la fecha a
través del calendario.
Plan de Entrega: Fecha de entrega (pueden ser varias por lote o artículo)
Local de ejecución/entrega: rellenado automáticamente. Campo editable, el usuario
puede modificar la dirección.
Observaciones. Campo editable (pueden ser varios entregables según plan de
entrega)
En el bloque Condiciones de pago:
Forma de pago: el usuario deberá seleccionar la opción pretendida del desplegable
(cheque, metálico, transferencia, etc.)
Fecha límite de pago de facturas: el usuario deberá seleccionar la opción
pretendida del desplegable (15 días, 60 días, 90 días, etc.)
En el bloque comentarios:
Ref. Contrato: rellenado automáticamente. No editable
Proveedor: rellenado automáticamente. No editable
Añadido por: rellenado automáticamente una vez que se crea el comentario. No
editable
Añadido en: rellenado automáticamente una vez que se crea el comentario. No
editable
Comentario: campo de texto libre donde el usuario podrá escribir información
adicional.
En el bloque Anexos del contrato:
El usuario podrá adjuntar el documento generado con el pago de la Garantía Fiel
Cumplimiento de Contrato por parte del/ los Adjudicatario (s), pulsando la opción “Adjuntar
documentos”.
En el bloque Dirección del contrato:
Dirección de ejecución del contrato: rellenado automáticamente. Editable. El
usuario podrá modificar la dirección de ejecución del contrato, pulsando la opción
“Editar detalles de la dirección”. Esta ubicación se clasificarà de acuerdo a los
clasificadores geográficos.
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Direcciones adicionales: el usuario podrá añadir direcciones adicionales, pulsando
la opción “Añadir dirección”. Esta ubicación se clasificarà de acuerdo a los
clasificadores geográficos.
3. Paso Artículos:
En este paso aparece la información de los artículos y cantidades que son objeto de la
adjudicación, que incluirán todos los Descuentos e Impuestos. Rellenado automáticamente.
No editable.
4. Paso documentos de la certificación:
Lista de documentos que se piden a los proveedores en el momento de
presentación de su oferta y que sirven para habilitar la adjudicación. Aparece
automáticamente. No editable.
5. Paso Documento contractual:
Existen varias opciones para generar un documento del contrato:
La plataforma propone una plantilla que contiene los datos del contrato creado
parametrizable por el órgano rector en la consola da Administración
Se puede cargar en la plataforma una plantilla definida por la Entidad Contratante
con su imagen corporativa así como los campos del documento. Tendrá a su
disposición 3 tipos de plantillas diferentes:
• Orden de compra
• Orden de Servicio
• Contrato (varios tipos)
Cargar un documento alojado en el ordenador del usuario: se pulsará en la opción
“Añadir una nueva” y se cargará el mismo.
Una vez adjuntado el documento del contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que
éste reciba dicho documento.
Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario
aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato y este quedará en estado
´´Aprobado´´.
El proveedor recibe el contrato con el estado Aprobado, o sea, el proveedor no tendrá la opción
de aceptar el contrato, así mismo tampoco lo puede rechazar. El comprador tampoco quedará
a la espera de una aceptación por parte del proveedor
A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones:
Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él
posteriormente.
Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador.
3.6.2 Pago
Este trámite se realiza fuera de la plataforma. El sistema consulta información y disponibilza en el escritorio del proveedor contratado, asociado a la recepción, según MRD Integraciones con SIGEF y otras entidades
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3.7 Gerenciamiento del contrato
3.7.1 Cierre del Expediente Administrativo de Compra.
Se realizará automáticamente cuando se completen todas las recepciones de bienes, servicios u
obras programadas en todos los contratos generados en el procedimiento.
Evaluar proveedor: se realiza cuando se completa el 100% de la recepción de entregables
por la entidad contratante.
3.8 Otras opciones disponibles en la plataforma
La herramienta de Mensajes del expediente es una herramienta de comunicación donde la
entidad puede enviar documentos e información y comunicarse con los proveedores. Estos
mensajes generarán alertas automáticas que serán recibidas en los correos electrónicos de
ambas partes.
Los proveedores interesados podrán enviar solicitud de aclaraciones así como las entidades
podrán responder a las mismas, a través del widget Aclaraciones.
La entidad tiene la posibilidad de hacer adendas antes de los tres días hábiles del vencimiento
del plazo para presentar ofertas, a través del widget “Adendas”. Siempre habrá que motivar la
modificación, que será visible para los proveedores interesados en el procedimiento. Las
adendas disponibles son:
Modificación en las fechas del cronograma
Cambiar configuración.
Cambiar el formulario de respuesta.
Cambiar la evaluación.
Cambiar pliegos y documentación.
Declaración de desierto: cuando no se reciban ofertas o se compruebe que ninguna de las
ofertas se ajusta a las especificaciones requeridas, se procederá a declarar el procedimiento
desierto, mediante Resolución administrativa emitida por la autoridad competente.
Se realiza “declarando desierto” el procedimiento y se comunicará, desde el widget Mensajes,
seleccionando la opción “Mensajes Públicos”, quedando disponible esta información en el
Detalle del procedimiento, en la búsqueda de procedimientos de acceso público (con Login) o
en la opción “Buscar licitaciones” (sin Login) y enviando una notificación via correo electrónico a
los oferentes que fueron invitados a participar.
En cada momento en que un proceso sea declarado desierto se deberá
disminuir(rechazar) el preventivo. Ver mas detalle en MRD Integraciones con
SIGEF y otras entidades.
En el caso de declaratoria desierto, el sistema registrará el no consumo en el PACC y se liberara
los ítems planificados. El sistema registra el estado desierto para el proceso.
4. Requisitos en del pliego
CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG
2,1 El sistema permite la reutilización de la
No Si Página 14
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CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG
información cargada en el Plan Anual de Compras.
2,2 El sistema permite la creación de una solicitud de compra.
Si Si Página 8
2,3
El sistema permite agregar N números de elementos del catálogo de bienes, obras y servicios a la solicitud de compra.
Si Si
Página 14
2,4
El sistema permite la búsqueda de elementos en el catálogo de Bienes, Obras y Servicios.
Si Si
Página 14
2,5 El sistema permite adjuntar archivos a la solicitud de compra.
Si Si Página16
2,6
El sistema permite seleccionar la modalidad de compras según parametrización (umbrales que establecerá la DGCP)
Si Si
Sistema no valida el umbral en este procedimiento, ya que no es necesario.
2,7
El sistema permite parametrizar los rangos de fechas mínimos para las etapas del proceso de compra para cada modalidad de compras.
Si Si
Página 12
2,8
El sistema valida que la solicitud cumpla con los parámetros establecidos para las modalidades de compras seleccionadas.
Si Si
Página 17
2,9
El sistema permite el envío de las solicitudes creadas para aprobación del Rol Aprobador.
Si Si
Página 21
2,10
El sistema genera alertas al Rol aprobador de las solicitudes pendientes de aprobación.
No Si
Página 22
2,11
El sistema permite al Rol aprobador devolver una solicitud de compras al Analista de Compras para corrección y/o modificación.
Si Si
Página 22
2,12
El sistema permite la aprobación de las solicitudes de compras por el Rol Aprobador
Si Si
Página 22
2,13
El sistema permite la modificación de las solicitudes de compras por los perfiles autorizados.
Si Si
Página 31
2,14
El sistema permite la eliminación de las solicitudes de compras por perfiles autorizados.
Si Si
Página 21
2,15
El sistema relaciona los elementos del catálogo de bienes, obras y servicios seleccionados en la solicitud de compras con los
No Si
Página 14
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CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG
elementos registrados en el Plan Anual de Compras.
2,16
El sistema maneja un Código y No. Único para las solicitud de compras. La estructura de este código será parametrizable y será definido en la fase de refinamiento.
No Si
Página 27
2,17
El sistema se integra con el Sistema Financiero para validar la disponibilidad presupuestaria cuando se requiera.
No Si
Páginas 12,22 y 30
2,18
El sistema permite validar la disponibilidad presupuestaria sin integración con el Sistema Financiero a través del cargado de adjunto aprobado por el Encargado Financiero.
No Si
Página 12
2,19
El sistema permite definir el monto de los anticipos en las solicitudes que apliquen. Estos montos son parametrizables.
No Si
Página 20
2,20 El sistema permite que varias instituciones puedan realizar compras conjuntas
No Si La entidad de major peso hará la compra
3,1 El sistema permite hacer convocatorias de solicitudes de compras.
Si Si Parte Integrante
3,2
El sistema maneja avisos de convocatoria estándar emitidos por el Órgano Rector para cada modalidad de compras.
No Si
Pagina 22
3,3
En las solicitudes de compras destinadas a MIPYMES, el sistema filtra solamente los oferentes registrados como MIPYMES para envío de convocatoria o invitación.
No Si
Pagina 13
3,4
El sistema permite enviar convocatorias a oferentes específicos seleccionados dentro del rubro de la solicitud de compras.
No Si
Pagina 22
3,5
El sistema permite enviar convocatorias automáticas a todos los oferentes registrados en el rubro de la solicitud de compras.
Si Si
Pagina 22
3,6
El sistema permite el envío de convocatorias creadas para aprobación del Rol Aprobador.
Si Si
Página 45
3,7
El sistema genera alertas al Rol aprobador de las convocatorias pendientes de aprobación.
No Si
Página 45
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CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG
3,8
El sistema permite al Rol aprobador devolver una convocatoria al Analista de Compras para corrección y/o modificación.
Si Si
Página 45
3,9
El sistema permite la aprobación de convocatorias por parte del Rol Aprobador
Si Si
Página 21
3,10
El sistema permite la modificación de las convocatorias por los perfiles autorizados.
Si Si
Página 18
3,11
El sistema permite la eliminación de las convocatorias por perfiles autorizados.
Si Si
Página 21
3,12 El sistema genera reporte de oferentes a los que se les envió la convocatoria .
Si Si
Página 22
3,13
El sistema envía convocatorias de solicitudes de compras para MIPYMES a los oferentes del rubro de la solicitud registrados como MIPYMES.
No Si
Página 13
3,14
El sistema envía las convocatorias a la bandeja de notificaciones de los oferentes seleccionados.
No Si
Pagina 21
3,15
El sistema envía las convocatorias a los email externos de los oferentes seleccionados.
Si Si
Pagina 21
4,2
El sistema permite al Oferente el envío de notificaciones a los usuarios de las Unidades de Compras.
Si Si
Pagina 31
4,3
El sistema genera una alerta al usuario cuando se reciba una notificación del sistema.
Si Si
Pagina 21
4,4 El sistema permite crear enmiendas sobre procesos de compra convocados.
Si Si
Pagina 31
4,5
El sistema permite modificar una solicitud de compra aprobada y publicada con adjunto de Enmienda.
Si Si
Página 16
4,6
El sistema permite publicar documento de preguntas y respuestas durante el período de consulta.
Si Si
Página 18
4,7
El sistema maneja el período de tiempo definido para la consulta e informa sobre el tiempo restante para consultar sobre el proceso de compras convocado. El tiempo para consulta es parametrizable.
Si Si
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CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG
4,8
El sistema permite reprogramar el período de consulta si se hace una enmienda o cualquier modificación de las condiciones de la solicitud de compras.
Si Si
Página 31
4,9
El sistema permite las notificaciones o mensajes entre usuarios del sistema durante el período de consulta.
Si Si
Página 13
4,10
Los cambios de versiones de los procesos de compras convocados deben reflejarse en los códigos de identificación del proceso de compra
No Si
Página 12
5,9
El sistema permite generar listado de ofertas recibidas seleccionadas para evaluación.
Si Si
Página23
5,10
El sistema permite el envío para aprobación del Rol aprobador de listado de ofertas recibidas seleccionadas para evaluación .
Si Si
Página 23
5,11
El sistema genera alertas al Rol aprobador de listado de ofertas seleccionadas para evaluación pendientes de aprobación.
No Si
Página 23
5,12
El sistema permite al Rol aprobador devolver listado de ofertas seleccionadas para evaluación al Analista de Compras para corrección y/o modificación.
Si Si
Página 45
5,13
El sistema permite la aprobación de listado de ofertas seleccionadas para evaluación por parte del Rol Aprobador
Si Si
Página 45
5,14
El sistema permite la modificación de listado de ofertas seleccionadas para evaluación por los perfiles autorizados.
Si Si
Pagina 23
5,15
El sistema permite la eliminación de listado de ofertas seleccionadas para evaluación por perfiles autorizados.
Si Si
Se permite calificar, descalificar, pero por motivos de auditoria nada se puede eliminar de la plataforma
5,21
El sistema permite hacer aperturas de una etapa o de dos del proceso de compras convocado.
Si Si
Parte integral de la plataforma
6,1
El sistema permite abrir las ofertas encriptadas en la fecha de apertura definida en la solicitud y convocatoria.
Si Si
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CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG
6,2
El sistema genera listado de ofertas de menor a mayor precio. Este listado puede ser filtrado y exportado a archivos predeterminados.
No Si
Página 23
6,3
El sistema permite la adjudicación automática a los elementos de las ofertas de menor precio junto con sus oferentes.
No Si
Página 23
6,4
El sistema permite el registro de una adjudicación a elementos y oferentes específicos mediante selección.
Si Si
Página 26
6,5
El sistema emite alerta de elementos dejados sin seleccionar en un registro de adjudicación mediante selección.
No Si
Página 27
6,6 El sistema permite la declaración de un proceso de compra desierto.
Si Si
Página 31
6,7 El sistema permite adjuntar archivos al registro de adjudicación.
Si Si
Página 25
6,8
El sistema genera un reporte de los lugares ocupados por los oferentes en la adjudicación.
No Si
Página 25
6,9
El sistema envía a los oferentes que participaron en los procesos de compras el reporte de los lugares ocupados en la adjudicación con el acta de adjudicación.
No Si
Página 27
6,10
El sistema permite el envío del registro de adjudicación para aprobación del Rol Aprobador.
Si Si
Página 44
6,11
El sistema genera alertas al Rol aprobador de registros de adjudicaciones pendientes de aprobación.
No Si
Página 44
6,12
El sistema permite al Rol aprobador devolver un registro de adjudicación al Analista de Compras para corrección y/o modificación.
Si Si
Página 44
6,13
El sistema permite la aprobación de un registro de adjudicación por parte del Rol Aprobador
Si Si
Página 44
6,14
El sistema permite la modificación de un registro de adjudicación por los perfiles autorizados.
Si Si
Página 27
6,15
El sistema permite la eliminación de un registro de adjudicación por perfiles autorizados.
Si Si
Página 27
6,16 El sistema asigna una numeración a la solicitud de
Si Si
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2
CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG
compra adjudicada.
6,17
El sistema permite adjudicar los artículos a múltiples vendedores con diferentes cantidades.
Si Si
Página 26
6,18
El sistema permite adjudicaciones en cantidades diferentes a las requeridas.
Si Si
Página 26
6,19
El sistema muestra el historial de sanciones o inhabilitaciones del oferente al analista de compras.
Si Si
Página 23
7,2 El sistema permite ver el registro de adjudicación.
Si Si
Página 28
7,3
El sistema permite la reutilización de información del registro de adjudicación en el contrato.
Si Si
Página 28
7,4
El sistema permite crear un contrato para las modalidades de compra que aplique.
Si Si
Páginas 28
7,5
El sistema permite crear una orden de compra para las modalidades de compra que aplique.
Si Si
Pagina 28
7,9
El sistema habilita orden de compra para las modalidades de compras menores hacia abajo y habilita el contrato para las modalidades de compras de comparación de precio hacia arriba.
No Si
Página 31
7,10
El sistema permite el envío de un contrato/orden de compra para aprobación del Rol Aprobador.
Si Si
Página 44
7,11
El sistema genera alertas al Rol aprobador de un contratos/orden de compra pendientes de aprobación.
No Si
Página 44
7,12
El sistema permite al Rol aprobador devolver un contrato/orden de compra al Analista de Compras para corrección y/o modificación.
Si Si
Página 44
7,13
El sistema permite la aprobación de un contrato/orden de compra por parte del Rol Aprobador
Si Si
Página 44
7,17
El sistema habilita el listado de puestos ocupados en la adjudicación cuando se cancele un contrato/orden de compra
No Si
Gestión de contratos. Se puede cancelar y adjuntar un documento
7,18
El sistema permite registrar una nueva adjudicación cuando se rescinda un contrato/orden de compra
No Si
Gestión de contratos. Después de cancelar el contrato, se hace una copia del procedimiento y se adjudica a otro
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CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG
proveedor
7,19 El sistema permite adjuntar archivos al contrato
No Si
Página 27
7.20
El sistema permite rescindir un contrato y adjudicar los elementos de la solicitud de compras faltantes por entregar al segundo lugar de la lista de adjudicación.
No Si
Gestión de contratos. Después de cancelar el contrato, se hace una copia del procedimiento y se adjudica a otro proveedor
7,24
El sistema permite rescindir un contrato y adjudicar los elementos de la solicitud de compras faltantes por entregar al segundo lugar de la lista de adjudicación.
No Si
Gestión de contratos. Después de cancelar el contrato, se hace una copia del procedimiento y se adjudica a otro proveedor
8,5
El sistema permite registrar la evaluación del proveedor en el proceso de compras ejecutado a partir de formulario virtual. Esta evaluación es parametrizable.
No Si
Página 30
18,5
El sistema permite la selección de elementos del catálogo de bienes, obras y servicios en un proceso de compras.
Si No
Más información en el MRD de catálogo
Página 15
19,2 El sistema cuenta con un módulo de Solicitudes
Si Si Parte integral de la plataforma
Página 12
19,3 El sistema cuenta con un módulo de Convocatorias
Si Si Parte integral de la plataforma
19,4 El sistema cuenta con un módulo de Consultas
Si Si Parte integral de la plataforma
Página 22
19,5 El sistema cuenta con un módulo de recepción y envío de ofertas
Si Si Parte integral de la plataforma
Página 22
19,6 El sistema cuenta con un módulo de adjudicación
Si Si Parte integral de la plataforma
19,7 El sistema cuenta con un módulo de contrato
Si Si Parte integral de la plataforma
Detalle en el MRD de
19,18
El sistema permite detener temporalmente un proceso de compras con adjunto justificativo.
No Si
Página 22
19,19
El sistema permite enviar registros a aprobación de los perfiles autorizados en los casos que se definan
Si Si
Página 44
19,20 El sistema permite aprobar registros a los perfiles autorizados
Si Si
Página 44
19,21 El sistema permite la publicación de registros a los perfiles autorizados
Si Si
Página 44
19,22 El sistema emite alerta cuando se aprueba, pública o rechaza un registro
No Si
Página 44
19,26 El sistema permite la navegación entre módulos y documentos.
Si Si Parte integral de la plataforma
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CODE REQUISITO OBLIG CUMPLE OBSERVACIONES PAG
19,29 El sistema permite adjuntar documentos en formatos permitidos
Si Si
Página 16
19,31
El sistema permite suspender un proceso de compras con adjunto justificativo.
Si Si
Página 22
19,32
El sistema permite las notificaciones o mensajes entre usuarios del sistema en todas las etapas del proceso de compras.
No Si
Páginas de la 8 a la 31
19,33 El sistema permite la búsqueda de registros y/o documentos publicados.
Si Si
El dossier del procedimiento contiene todos los registros y documentos
Páginas de la 8 a la 31
19,34 El sistema permite el envío de notificaciones a email externo.
Si Si
Página 21
19,35
El sistema se integra al Sistema Financiero para validar disponibilidad de fondos presupuestarios, reserva de cuota de compromiso, estatus del libramiento de pago.
No Si
Página 27
19,36 El sistema permite el envío de notificaciones entre usuarios registrados.
No Si
Pagina 31
19,38
El sistema permite manejar diferentes estados de solicitud de compras, solicitudes de inscripción/actualización de oferentes y otras solicitudes de procesos del sistema.
Si Si
Los otros estados están en los MRDs de registro de oferentes y presentación de propuesta
19.42
El sistema maneja un work flow para los procesos de compras, inscripción/actualización de oferentes y otras solicitudes de procesos del sistema.
Si Si
Los workflows para inscripción/actualización están en el MRD de Registro de oferentes
Este cuadro es una referencia sobre los requerimientos que están descritos en este MRD y no implica que toda la funcionalidad se encuentre descrita en este único documento.
5. Anexos
5.1 Documentos y plantillas
Documentación que debe aportar el cliente para llevar a cabo la configuración/localización
5.1.1 Notificaciones
Notificación Publicación de un procedimiento - Invitaciones
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Proveedores invitados
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Modelo Base 1_OPORTUNIDAD (INVITACIÓN).html
Estado PENDIENTE
Notificación Cancelación de un procedimiento
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Proveedores interesados
Modelo Base 2_CANCELACIÓN DE PROCEDIMIENTO.html
Estado PENDIENTE
Notificación Cancelación de una adjudicación
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Adjudicatario
Modelo Base 3_CANCELACIÓN DE ADJUDICACIÓN.html
Estado PENDIENTE
Notificación Intención de adjudicación (Informe final)
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Todos los proveedores que han enviado una oferta
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
Notificación Publicación de una modificación -Invitaciones directas
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Proveedores invitados
Modelo Base 5_PUBLICACIÓN DE MODIFICACIÓN (INVITACIÓN DIRECTA).html
Estado PENDIENTE
Notificación Publicación de una modificación -Invitaciones automáticas
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Proveedores invitados
Modelo Base 6_PUBLICACIÓN DE MODIFICACIÓN (INVITACIÓN AUTOMÁTICA).html
Estado PENDIENTE
Notificación Nuevo mensaje disponible
Tipo de Destinatario X Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Usuario que publica y miembros de la apertura
Modelo Base 7_NUEVO MENSAJE DISPONIBLE.html
Estado PENDIENTE
Notificación Nueva aclaración disponible
Tipo de Destinatario X Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Usuario que publica y miembros de la apertura
Modelo Base 8_NUEVA ACLARACIÓN DISPONIBLE.html
Estado PENDIENTE
Notificación Retirada de una oferta
Tipo de Destinatario X Comprador Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Email de la persona de contacto de los detalles de la entidad y responsable
Modelo Base 9_RETIRADA DE OFERTA.html
Estado PENDIENTE
Notificación Recibo de una oferta
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Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Email de la persona de contacto de los detalles de la empresa y responsable
Modelo Base 10_RECIBO DE OFERTA.html
Estado PENDIENTE
Notificación Solicitud de ejecución de Tareas de aprobación (vía Flujos de aprobación)
Tipo de Destinatario X Comprador Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Todos los miembros de una apertura y responsable
Modelo Base 11_SOLICITUD EJECUCION TAREA DE APROBACION (VIA FLUJOS DE APROBACIÓN).html
Estado PENDIENTE
Notificación Solicitud de ejecución de Tarea de aprobación (envío de tareas de un usuario a otro)
Tipo de Destinatario X Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Usuario al que va destinada la tarea
Modelo Base 12_SOLICITUD EJECUCION TAREA DE APROBACION (ENTRE USUARIOS).html
Estado PENDIENTE
Notificación Envío de un contrato
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Adjudicatario
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
Notificación Envío orden de compra
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Adjudicatario
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
Notificación Envío de un servicio
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Adjudicatario
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
Notificación Reporte de los lugares ocupados por los oferentes en la adjudicación
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Proveedores presentados
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
Notificación Listado de puestos ocupados en la adjudicación cuando se cancela un contrato / orden de compra
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización X Email Documento
Destinatario Proveedores presentados
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
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5.1.2 Print Templates
Print Template Contrato
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización Email X Documento
Destinatario Adjudicatario
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
Print Template Orden de Compra
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización Email X Documento
Destinatario Adjudicatario
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
Print Template Orden de Servicio
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización Email X Documento
Destinatario Adjudicatario
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
Print Template Reporte de los lugares ocupados por los oferentes en la adjudicación
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización Email X Documento
Destinatario Todos los proveedores que han enviado una oferta
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
Print Template Listado de puestos ocupados en la adjudicación cuando se cancela un contrato / orden de compra
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización Email X Documento
Destinatario Todos los proveedores que han enviado una oferta
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
Print Template Intención de adjudicación (Informe final)
Tipo de Destinatario Comprador X Proveedor
Personalización Email X Documento
Destinatario Todos los proveedores que han enviado una oferta
Modelo Base PENDIENTE
Estado PENDIENTE
5.2 Documentación asociada al MRD
DOCUMENTO ADJUNTO
Actas de reunión
DGCP-GAR-Acta de Reunión 10 Procesos de Excepción 20140627 DGCP-GAR-Acta de Reunión 12 Procesos de Excepción (Cont.) 20140627 DGCP-GAR-Acta de Reunión 20140702 17° Reunión Procedimientos de Excepción DGCP-GAR-Acta de Reunión 20140715 8° Reunión Procesos de
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DOCUMENTO ADJUNTO
Excepción
Anexos DGCP-GAR-Acta de Reunión 10 Anexo 1 Lista Procesos de Excepción 20140627.v1
User Story DGCP-DPR-Compras_Excepcion 20140714.v01.01
Manual de Procedimiento
pd_ma_07_urgencia.pdf
5.3 Tabla de Umbrales
Modalidad Bienes Servicios Obras Concesiones
COMPRAS EXCEPCIÓN
NO APLICA NO APLICA NO APLICA NO APLICA
Procedimiento
Elaboración de pliego de condiciones
Acto Administrativo de Aprobación (Art.15 Ley 340-06 con mod. Ley 449-06) y Art. 60
Reglamento 543-12).
Invitación (Art. 64 Reglamento 543-12). (Opcional)
Sorteo (Cuando aplique)
Adjudicación
Notificación
Publicación en el Portal (Art. 61 Reglamento 543-12).
Si un procedimiento comienza con un umbral pero después hay un cambio del umbral de acuerdo con el cambio del año, el umbral a tener en cuenta es el nuevo.
5.4 Flujos de aprobación disponibles en todos los procedimientos
Tipo de flujos de aprobación
Aprobar creación del expediente
Aprobar creación del procedimiento
Aprobar creación de una adenda
Aprobar comparativa de ofertas
Aprobar adjudicación del procedimiento
Aprobar creación del contrato
Todos los flujos de aprobación generan alertas automáticas que el usuario aprobador recibirá en su
correo electrónico además de encontrar una notificación en el área de trabajo del procedimiento.
Todos los flujos de aprobación pueden ser aprobados o rechazados por el usuario aprobador.
Si un aprobador rechaza una aprobación, el usuario tramitador recibirá en su correo electrónico
además de encontrar una notificación en el área de trabajo del procedimiento.
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5.5 Origen de los Recursos
Grupo Fuente Fuente Específica Denominación
1 FUENTES INTERNAS
10 0000 Fuente general
20 0000 Fuentes con destino específico
30 0000 Fuentes de recursos propios
40 0000 Transferencias
50 0000 Crédito interno
90 0000 Fuentes de terceros
91 0000 Comprobantes en procesos de pagos
99 0000 Fuentes contables
2 FUENTES EXTERNAS
60 0000 Crédito externo
70 0000 Donación externa
5.6 Anexo de Regiones
REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
01 CIBAO NORTE
01 01 Santiago
01 01 01 Santiago de los Caballeros
01 01 01 01 Pedro García
01 01 01 02 Baitoa
01 01 01 03 La Canela
01 01 01 04 San Francisco de Jacagua
01 01 01 05 Hato del Yaque
01 01 02 Sabana Iglesia
01 01 03 Villa Bisonó (Navarrete)
01 01 04 Jánico
01 01 04 01 Juncalito
01 01 04 02 El Caimito
01 01 05 Licey al Medio
01 01 05 01 Las Palomas
01 01 06 San José de las Matas
01 01 06 01 El Rubio
01 01 06 02 La Cuesta
01 01 06 03 Las Placetas
01 01 07 Tamboril
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
01 01 07 01 Canca la Piedra
01 01 08 Villa González
01 01 08 01 El Limón
01 01 08 02 Palmar Arriba
01 01 09 Puñal
01 01 09 01 Guayabal
01 01 09 02 Canabacoa
01 01 99 Multimunicipal
01 02 Puerto Plata
01 02 01 San Felipe de Puerto Plata
01 02 01 01 Yásica Arriba
01 02 01 02 Maimón
01 02 02 Altamira
01 02 02 01 Río Grande
01 02 03 Guananico
01 02 04 Imbert
01 02 05 Los Hidalgos
01 02 05 01 Navas
01 02 06 Luperón
01 02 06 01 La Isabela
01 02 06 02 Belloso
01 02 06 03 El Estrecho de Luperón Omar Bross
01 02 07 Sosúa
01 02 07 01 Cabarete
01 02 07 02 Sabaneta de Yásica
01 02 08 Villa Isabela
01 02 08 01 Estero Hondo
01 02 08 02 La Jaiba
01 02 08 03 Gualete
01 02 09 Villa Montellano
01 02 99 Multimunicipal
01 03 Espaillat
01 03 01 Moca
01 03 01 01 José Contreras
01 03 01 02 San Víctor
01 03 01 03 Juan López
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
01 03 01 04 Las Lagunas Abajo
01 03 01 05 Canca la Reina
01 03 01 06 El Higuerito
01 03 01 07 La Ortega
01 03 01 08 Monte de la Jagua
01 03 02 Cayetano Germosén
01 03 03 Gaspar Hernández
01 03 03 01 Veragua
01 03 03 02 Joba Arriba
01 03 03 03 Villa Magante
01 03 04 Jamao al Norte
01 03 99 Multimunicipal
01 08 Multiprovincial
01 08 99 Multimunicipal
02 CIBAO SUR
02 01 Concepción de La Vega
02 01 01 La Vega
02 01 01 01 Río Verde Arriba
02 01 01 02 El Ranchito
02 01 02 Constanza
02 01 02 01 Tireo Arriba
02 01 02 02 La Sabina
02 01 03 Jarabacoa
02 01 03 01 Buena Vista
02 01 03 02 Manabao
02 01 04 Jima Abajo
02 01 04 01 Rincón
02 01 99 Multimunicipal
02 02 Monseñor Nouel
02 02 01 Bonao
02 02 01 01 Sabana del Puerto
02 02 01 02 Juma Bejucal
02 02 01 03 Jayaco
02 02 01 04 Arroyo Toro Masipedro
02 02 01 05 La Salvia- Los Quemados
02 02 02 Maimón
02 02 03 Piedra Blanca
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
02 02 03 01 Villa de Sonador
02 02 03 02 Juan Adrián
02 02 99 Multimunicipal
02 03 Sánchez Ramírez
02 03 01 Cotuí
02 03 01 01 Platanal
02 03 01 02 Quita Sueño
02 03 01 03 Comedero Arriba
02 03 01 04 Caballero
02 03 02 Cevicos
02 03 02 01 La Cueva
02 03 03 Fantino
02 03 04 La Mata
02 03 04 01 La Bija
02 03 04 02 Angelina
02 03 04 03 Hernando Alonso
02 03 99 Multimunicipal
02 08 Multiprovincial
02 08 99 Multimunicipal
03 CIBAO NORDESTE
03 01 Duarte
03 01 01 San Fco. de Macorís
03 01 01 01 La Peña
03 01 01 02 Cenoví
03 01 01 03 Jaya
03 01 01 04 Don Antonio Guzmán Fernández
03 01 02 Arenoso
03 01 02 01 Las Coles
03 01 02 02 El Aguacate
03 01 03 Castillo
03 01 04 Hostos
03 01 04 01 Sabana Grande de Hostos
03 01 05 Pimentel
03 01 06 Villa Riva
03 01 06 01 Agua Santa del Yuna
03 01 06 02 Cristo Rey de Guaraguao
03 01 06 03 Las Táranas
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
03 01 06 04 Barraquito
03 01 07 Las Guáranas
03 01 99 Multimunicipal
03 02 Hermanas Mirabal
03 02 01 Salcedo
03 02 01 01 Jamao Afuera
03 02 02 Tenares
03 02 02 01 Blanco
03 02 03 Villa Tapia
03 02 99 Multimunicipal
03 03 María Trinidad Sánchez
03 03 01 Nagua
03 03 01 01 San José de Matanzas
03 03 01 02 Las Gordas
03 03 01 03 Arroyo al Medio
03 03 02 Cabrera
03 03 02 01 Arroyo Salado
03 03 02 02 La Entrada
03 03 03 El Factor
03 03 03 01 El Pozo
03 03 04 Río San Juan
03 03 99 Multimunicipal
03 04 Samaná
03 04 01 Santa Bárbara de Samaná
03 04 01 01 El Limón
03 04 01 02 Arroyo Barril
03 04 01 03 Las Galeras
03 04 02 Sánchez
03 04 03 Las Terrenas
03 04 99 Multimunicipal
03 08 Multiprovincial
03 08 99 Multimunicipal
04 CIBAO NOROESTE
04 01 Valverde
04 01 01 Santa Cruz de Mao
04 01 01 01 Ámina
04 01 01 02 Guatapanal
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
04 01 01 03 Jaibón (Pueblo Nuevo)
04 01 02 Esperanza
04 01 02 01 Maizal
04 01 02 02 Jicomé
04 01 02 03 Boca de Mao
04 01 02 04 Paradero
04 01 03 Laguna Salada
04 01 03 01 Jaibón (Laguna Salada)
04 01 03 02 La Caya
04 01 03 03 Cruce de Guayacanes
04 01 99 Multimunicipal
04 02 Santiago Rodriguez
04 02 01 San Ignacio de Sabaneta
04 02 02 Villa los Almácigos
04 02 03 Monción
04 02 99 Multimunicipal
04 03 Montecristi
04 03 01 San Fernando de Montecristi
04 03 02 Castañuelas
04 03 02 01 Palo Verde
04 03 03 Guayubín
04 03 03 01 Hatillo Palma
04 03 03 02 Villa Elisa
04 03 03 03 Cana Chapetón
04 03 04 Las Matas de Santa Cruz
04 03 05 Pepillo Salcedo
04 03 06 Villa Vásquez
04 03 99 Multimunicipal
04 04 Dajabón
04 04 01 Dajabón
04 04 01 01 Cañongo
04 04 02 Loma de Cabrera
04 04 02 01 Capotillo
04 04 02 02 Santiago de la Cruz
04 04 03 Restauración
04 04 04 Partido
04 04 05 El Pino
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
04 04 05 01 Manuel Bueno
04 04 99 Multimunicipal
04 08 Multiprovincial
04 08 99 Multimunicipal
05 VALDESIA
05 01 San Cristóbal
05 01 01 San Cristóbal
05 01 01 01 Hato Damas
05 01 02 Bajos de Haina
05 01 02 01 El Carril
05 01 03 Los Cacaos
05 01 04 Cambita Garabitos
05 01 04 01 Cambita el Pueblecito
05 01 05 San Gregorio de Nigua
05 01 06 Sabana Grande de Palenque
05 01 07 Yaguate
05 01 08 Villa Altagracia
05 01 08 01 Medina
05 01 08 02 La Cuchilla
05 01 08 03 San José del Puerto
05 01 99 Multimunicipal
05 02 Peravia
05 02 01 Baní
05 02 01 01 Matanzas
05 02 01 02 Villa Fundación
05 02 01 03 Sabana Buey
05 02 01 04 Paya
05 02 01 05 Villa Sombrero
05 02 01 06 El Carretón
05 02 01 07 Catalina
05 02 01 08 Las Barías
05 02 01 09 El Limonal
05 02 02 Nizao
05 02 02 01 Pizarrete
05 02 02 02 Santana
05 02 99 Multimunicipal
05 03 San José de Ocoa
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
05 03 01 San José de Ocoa
05 03 01 01 La Ciénaga
05 03 01 02 El Pinar
05 03 01 03 Nizao Las Auyamas
05 03 01 04 Naranjal
05 03 02 Sabana Larga
05 03 03 Rancho Arriba
05 03 99 Multimunicipal
05 04 Azua
05 04 01 Azua de Compostela
05 04 01 01 Barro Arriba
05 04 01 02 Las Barías - La Estancia
05 04 01 03 Los Jovillos
05 04 01 04 Barreras
05 04 01 05 Doña Emma Balaguer viuda Vallejo
05 04 01 06 Las Lomas
05 04 01 07 Clavellina
05 04 01 08 Puerto Viejo
05 04 02 Guayabal
05 04 03 Las Charcas
05 04 03 01 Palmar de Ocoa
05 04 04 Las Yayas de Viajama
05 04 04 01 Villarpando
05 04 04 02 Hato Nuevo Cortés
05 04 05 Padre Las Casas
05 04 05 01 La Siembra
05 04 05 02 Las Lagunas
05 04 05 03 Monte Bonito
05 04 05 04 Los Fríos
05 04 06 Peralta
05 04 07 Sabana Yegua
05 04 07 01 Proyecto 04
05 04 07 02 Ganadero
05 04 07 03 Proyecto 02-C
05 04 08 Tábara Arriba
05 04 08 01 Amiama Gómez
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
05 04 08 02 Los Toros
05 04 08 03 Tábara Abajo
05 04 09 Estebanía
05 04 10 Pueblo Viejo
05 04 10 01 El Rosario
05 04 99 Multimunicipal
05 08 Multiprovincial
05 08 99 Multimunicipal
06 ENRIQUILLO
06 01 Barahona
06 01 01 Santa Cruz de Barahona
06 01 01 01 El Cachón
06 01 01 02 La Guázara
06 01 01 03 Villa Central
06 01 02 Cabral
06 01 03 Enriquillo
06 01 03 01 Arroyo Dulce
06 01 04 Las Salinas
06 01 05 Paraíso
06 01 05 01 Los Patos
06 01 06 Polo
06 01 07 Vicente Noble
06 01 07 01 Fondo Negro
06 01 07 02 Canoa
06 01 07 03 Quita Coraza
06 01 08 El Peñón
06 01 09 Fundación
06 01 09 01 Pescadería
06 01 10 La Ciénaga
06 01 10 01 Bahoruco
06 01 11 Jaquimeyes
06 01 11 01 Palo Alto
06 01 99 Multimunicipal
06 02 Bahoruco
06 02 01 Neyba
06 02 01 01 El Palmar
06 02 02 Galván
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
06 02 02 01 El Salado
06 02 03 Los Ríos
06 02 03 01 Las Clavellinas
06 02 04 Tamayo
06 02 04 01 Uvilla
06 02 04 02 Santana
06 02 04 03 Monserrat
06 02 04 04 Cabeza de Toro
06 02 04 05 Mena
06 02 04 06 Santa Bárbara El 06
06 02 05 Villa Jaragua
06 02 99 Multimunicipal
06 03 Pedernales
06 03 01 Pedernales
06 03 01 01 José Fco. Peña Gómez
06 03 02 Oviedo
06 03 02 01 Juancho
06 03 99 Multimunicipal
06 04
06 04 01 01 Jimaní
06 04 01 01 El Limón
06 04 01 02 Boca de Cachón
06 04 02 Duvergé
06 04 02 01 Vengan a ver
06 04 03 La Descubierta
06 04 04 Mella
06 04 05 Postrer Río
06 04 05 01 Guayabal
06 04 06 Cristóbal
06 04 06 01 La Colonia
06 04 06 02 Batey 08
06 04 99 Multimunicipal
06 08 Multiprovincial
06 08 99 Multimunicipal
07 EL VALLE
07 01 San Juan
07 01 01 San Juan de la Maguana
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
07 01 01 01 Pedro Corto
07 01 01 02 Sabaneta
07 01 01 03 Sabana Alta
07 01 01 04 El Rosario
07 01 01 05 Hato del Padre
07 01 01 06 La Jagua
07 01 01 07 Guanito
07 01 01 08 Las Charcas de María Nova
07 01 01 09 Las Maguanas, Hato Nuevo
07 01 01 10 Las Zanjas
07 01 02 Bohechio
07 01 02 01 Arroyo Cano
07 01 02 02 El Yaque
07 01 03 El Cercado
07 01 03 01 Nuevo Brasil
07 01 03 02 Batista
07 01 04 Juan de Herrera
07 01 04 01 Jínova
07 01 05 Las Matas de Farfán
07 01 05 01 Matayaya
07 01 05 02 Carrera de Yeguas
07 01 06 Vallejuelo
07 01 06 01 Jorgillo
07 01 99 Multimunicipal
07 02 Elías Piña
07 02 01 Comendador
07 02 01 01 Sabana Larga
07 02 01 02 Guayabo
07 02 02 Bánica
07 02 02 01 Sabana Cruz
07 02 02 02 Sabana Higüero
07 02 03 El Llano
07 02 03 01 Guanito
07 02 04 Hondo Valle
07 02 04 01 Rancho de la Guardia
07 02 05 Pedro Santana
07 02 05 01 Río Limpio
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
07 02 06 Juan Santiago
07 02 99 Multimunicipal
07 08 Multiprovincial
07 08 99 Multimunicipal
08 YUMA
08 01 La Romana
08 01 01 La Romana
08 01 01 01 Caleta
08 01 02 Guaymate
08 01 03 Villa Hermosa
08 01 03 01 Cumayasa
08 01 99 Multimunicipal
08 02 La Altagracia
08 02 01 Salvaléon de Higüey
08 02 01 01 Laguna Nisibón
08 02 01 02 La Otra Banda
08 02 01 03 Verón Punta Cana
08 02 02 San Rafael del Yuma
08 02 02 01 Boca de Yuma
08 02 02 02 Bayahíbe
08 02 99 Multimunicipal
08 03 El Seibo
08 03 01 Santa Cruz del Seibo
08 03 01 01 Villa de Pedro Sánchez
08 03 01 02 San Francisco Vicentillo
08 03 01 03 Santa Lucía
08 03 02 Miches
08 03 02 01 El Cedro (Jobero)
08 03 02 02 Gina
08 03 99 Multimunicipal
08 08 Multiprovincial
08 08 99 Multimunicipal
09 HIGUAMO
09 01 San Pedro de Macorís
09 01 01 San Pedro de Macorís
09 01 02 San José de los Llanos
09 01 02 01 El Puerto
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
09 01 02 02 Gautier
09 01 03 Ramón Santana
09 01 04 Consuelo
09 01 05 Quisqueya
09 01 06 Guayacanes
09 01 99 Multimunicipal
09 02 Hato Mayor
09 02 01 Hato Mayor del Rey
09 02 01 01 Yerba Buena
09 02 01 02 Mata Palacio
09 02 01 03 Guayabo Dulce
09 02 02 Sabana de la Mar
09 02 02 01 Las Cañitas, Elupina Cordero
09 02 03 El Valle
09 02 99 Multimunicipal
09 03 Monte Plata
09 03 01 Monte Plata
09 03 01 01 Don Juan
09 03 01 02 Chirino
09 03 01 03 Boyá
09 03 02 Bayaguana
09 03 03 Sabana Grande de Boyá
09 03 03 01 Gonzalo
09 03 03 02 Majagual
09 03 04 Yamasá
09 03 04 01 Los Botados
09 03 04 02 Mamá Tingó
09 03 05 Peralvillo
09 03 99 Multimunicipal
09 08 Multiprovincial
09 08 99 Multimunicipal
10 OZAMA O METROPOLITANA
10 01 Distrito Nacional
10 01 01 Distrito Nacional
10 02 Santo Domingo
10 02 01 Santo Domingo Este
10 02 01 01 San Luis
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REGIONES PROVINCIAS MUNICIPIOS DISTRITO MUNICIPAL
DENOMINACIÓN
10 02 02 Santo Domingo Oeste
10 02 03 Santo Domingo Norte
10 02 03 01 La Victoria
10 02 04 Boca Chica
10 02 04 01 La Caleta
10 02 05 Guerra
10 02 05 01 Hato Viejo
10 02 06 Los Alcarrizos
10 02 06 01 Pantoja
10 02 06 02 Palmarejo - Villa Linda
10 02 07 Pedro Brand
10 02 07 01 La Guáyiga
10 02 07 02 La Cuaba
10 02 99 Multimunicipal
10 08 Multiprovincial
10 08 99 Multimunicipal
11 Multiregional
11 01 99 Multiregional
12 Nacional
12 01 99 Nacional
13 Binacional
13 01 99 Binacional
Notas
i De acuerdo con los cambios que la plataforma va a tener al respecto de las mejoras de usabilidad
previstas, algunos de los bloques pueden sufrir cambios en la estructura de su disposición de la
información, manteniendo todas las funcionalidades, requisitos y acciones detalladas en esta
documentación sin cualquier tipo de excepción. Cualquier cambio en estructura o disposición no
estipulado en el presente documento, siempre será sujeto a aprobación de la DGCP.
i La plataforma podrá ser usada en dispositivos móviles.
