Administración de proyectos Tecnológicos (Microsoft Project Parte 1)

Objetivo: Realizar el proceso de administración de proyectos tecnológicos a través de la observación de las etapas y la realización de un ejercicio práctico de forma sistemática.

Administración de Proyectos Tecnológicos

Por: Adolfo J. Araujo J.

adolfo_araujo@yahoo.com www.adolfoaraujo.wordpress.com

www.linkedin.com/in/ajaraujo

Administración de Proyectos Tecnológicos

MS ProjectParte de la Microsoft Office System (Cliente)

Microsoft Office Server

Aplicación para administrar proyectos a través de tablas, gráficos y formularios

Tablas similares a Excel

Gráficos: Grantt, PERT, Calendario (similar a Outlook)

Formularios: Solicitan o proveen información

http://www.microsoft.com/project/es/es/default.aspx

http://office.microsoft.com/es-hn/project-help/

Alternativa Gratuitahttp://www.project-open.com

http://sourceforge.net/directory/business-enterprise/project-

Interfaz de Usuario Project 2010

Creación Nuevo Proyecto

Proyecto / Información del Proyecto

Se tiene establecido la fecha de inicio o de finalización (restricción)

Definir el Calendario Laboral

Herramientas / Cambiar Calendario de TrabajoTipo de calendario: Estándar, 24 horas, Nocturno

Días de trabajo y feriados (ej.:Día del maestro)

Horas de entrada y salida

Definir el Calendario Laboral

Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo

/ Opciones / CalendarioOpciones:

Día (dom, lun) y mes inicio fiscal, hrs/día o semana, dias/mes trabajados (Concordar información)

Guardar el Proyecto

Archivo / Guardar o Guardar comoDiferentes formatos

Si desea guardar una línea de base o plan previsto para el Proyecto

PLANIFICACIÓN DE TAREAS

Definir Tareas en Project

Enumerar los pasos necesarios para lograr los objetivos del Proyecto. Formas de definirlo:- Lluvia de Ideas: introducir las tareas directamente.

- Secuencial: pensar desde el principio del proyecto hacia el final, e introducir las tareas.

- Fases: en base a las fases del proyecto.

- Hitos y Entregables: en base a los Hitos y entregables del Proyecto.

- Colaboración de Equipo: cada equipo define una lista de tareas para las áreas bajo su responsabilidad.

- Histórico de Proyecto: revisar los proyectos similares anteriormente realizados.

Crear la Lista de Tareas

Digitar directamente en las celdas de la Columna “Nombre de la Tarea” de la tabla del la Vista “Diagrama de Gantt”

Enlistar las Tareas Necesarias (Planificación)

Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas)

Diseño

Elaborar Contenido

Realizar Pruebas

Finalidad del ProductoDelimitaciónJustificaciónPerfil de la audienciaMedio predominanteTipo de InteracciónTiempo de actualización

Mapa secuencial (Storyboard)Distribución pantalla (lay-out)TipografíaPaleta de coloresBarra de NavegaciónHerramienta de ayudaEscritos del audioBosquejos imágenesSketch (animaciones o video)

Plataforma de trabajoHardwareSoftwareDisp Entrada o SalidaDisp. almacenamiento

Editor de textoEditor de AudioDiseño GraficoAnimadorEditor de VideoProgramador Script

Ensamblar textoAudioImágenesAnimacionesVideoInteracción

Prueba con un usuarioOrtografía y gramáticaAntivirusDispositivo de almacenamientoResoluciónComputadoras

Selección Herramientas

Autoría Multimedia

Definir Audiencia

Importar desde Excel

Archivo / Abrir / archivo.xls

Seguir el AsistenteRespetar formato de tablas

•Plantilla-online (editGrid)•Producto-multimedia.xls (box.net)

Si hay problemas de compatibilidad, será necesario configurar:

Menú Herramientas / Opciones / Seguridad / Formato Heredado

Enlistar las Tareas Necesarias

Al Digitar o importar las tareas, por defecto asigna la duración de un día y la fecha de inicio del proyecto o la actual

Editar las Tareas

Todo proyecto solo tiene un inicio y un final

Insertar una tarea o fila Insertar

Eliminar una tarea: Suprimir (Delete)/ Limpiar o eliminar

Mover Tareas Arrastrándola desde Identificador de la fila

Personalizar Columnas: Doble Clic nombre de columna

Insertar Clic derecho / Insertar ColumnaEDT (Estruc. Descomp. Trab.)o WBS

Programar las Tareas

Microsoft Project usa Método Camino Critico (CPM) para hacer la programación, Se puede programar:— Desde el inicio (Forward pass)

— Desde el final (Backward pass)

Tarea Crítica: no tienen margen de demora, no se pueden posponer sin que ello suponga un retraso para otra tarea. Por tanto condicionan la fecha de fin del Proyecto.

Ruta Crítica: serie o conjunto de tareas criticas, que deben completarse según la programación para que un proyecto finalice a tiempo.

Determinar Duración (Programar tiempo)

Establecer duración (unidad de tiempo)Automáticamente calculan las fechas de inicio y fin de cada una de las tareas de acuerdo con la cantidad de horas de trabajo establecidas anteriormente

Hito (Milestone): Representa un hecho importante del Proyecto (fin o inicio de una tarea) no consumir recursos (0 día o mín.)

Unidad de Tempo Inglés Espanol

Hito 0

Minutos #m

Horas #h

Dias # o #d

Semanas #w #s

Aplicación Complementaria

TaskCoachAdministrador de Tareas

Tareas Resumen o Fases

Crear una estructura jerárquica, mostrando Tareas Resumen que están formada por un grupo de subtareas

Añadir Tarea ResumenPresionar el botón “Sangría” (Indent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora

Convertir Subtarea en TareaPresionar el botón “Anular Sangría”

(Outdent) Vincular la ultima subtarea

con la tarea resumen sucesora

Cambiar Apariencia de la Tareas Resumen

Las tareas resumen hacen una sumatorias de las duraciones de las subtareas Utilizar la barra de formato, Seleccionar las subtareas

Cambiar Apariencia de Tareas ResumenHerramientas /Opciones Vista /Opciones Fuera de línea

Convertir a Normal la Tarea Resumen

Eliminar una Tarea Resumen1. Seleccionar la tarea resumen

2. Presionar la tecla suprimir (delete)

3. Aceptar el aviso que Cuando se suprime o se mueve una tarea resumen se suprimen todas las sub-tareas

Convertir una Tarea Resumen a Normal4. Seleccionar la tarea resumen

5. Presionar el icono para disminuir sangría

6. Ahora se puede eliminar si afectar a las demás tareas

Dividir una Tarea

Dividir una tareaSeleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Dividir tarea” luego arrastrar parte de la tarea

Secuencia de las Tareas

De acuerdo a los recursos con que se cuenta, algunas tareas se podrán realizar paralelamente y otras tendrán que esperar a sus predecesoras para iniciar

Tarea Predecesora 1

Tarea Sucesora

Tarea Predecesora 2

Forma de Vincular las Tareas

Formas de enlazar tareasColocando el los IDs separadas por “,” (comas) de las tareas predecesoras en la fila de la tarea sucesora

Arrastrando desde la tarea predecesora en el diagrama de Gantt (puntero cruz de 4 puntas hasta tarea predecesora (puntero eslabones )

Seleccionar Varias tareas (secuenciales) y presionando el botón Vincular Tareas

Desvincular las Tareas

Romper un vinculo de tareas

Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Desvincular tarea”

Ver el vinculo de las tareas seleccionadasPresionar el botón “Ir a tarea seleccionada” en el Gráfico de Gantt

Tipo de Dependencias

Determinar Dependencias entre tareas:

cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas concretas

4 tipos de dependencias:

Tipo de Dependencias

Menú Proyecto / Información de la TareaDoble Clic sobre la tarea

Clic Derecho / Menú Emergente / Información de Tarea

Mayus + F2

Superponer y Posponer Tareas

• Tiempo de Adelanto: superposición entre tareas que tienen una dependencia, se representa con un valor negativo (-). Mostrar los adelantos entre las tareas, se superponen

• Tiempo de Posposición: retraso entre tareas que tienen una dependencia, se representa con un valor positivo (+). Mostrar los retrasos entre las tareas, se posponen

Superponer y Posponer Tareas

Información de la Tarea / Predecesoras / Pos

Tipo de Delimitaciones

Delimitación: restricción establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea.

Pueden ser:Flexible: no ligada a una fecha concreta.

Lo más tarde posible (LMTP): delimitación flexible, permite programar una tarea tan tarde como sea posible siempre que se finalice antes del término del proyecto y sin retrasar las tareas siguientes

Lo Antes Posible (LAP): delimitación flexible, permite programar el comienzo de una tarea tan pronto como sea posible.

Inflexible: ligada a una fecha concreta.

Delimitaciones Inflexibles

No Finalizar Antes Del (NFAD): programar la finalización de una tarea en una fecha concreta o después de ella.

No Finalizar Después Del (NFDD): programar la finalización de una tarea en una fecha concreta o antes

Debe Finalizar El (DFE): programar la finalización de una tarea en una fecha concreta

Debe Comenzar El (DCE): programar la tarea para que comience en una fecha concreta

No Comenzar Antes Del (NCAD): programar la tarea para que comience en una fecha concreta o después de ella

No Comenzar Después Del (NCDD): programar la tarea para que comience en una fecha concreta o antes de ella

Delimitaciones Flexcibes

Delimitación Abr. Programar Fecha

No Finalizar

Antes de NFAD

Finalización

Concreta

Después

Después de NFDD Antes

Debe

Finalizar el DFE ---

Comenzar el DCE

Comienzo

---

No Comenzar

Antes de NCAD Después

Después de NCDD Antes

Tipo de Delimitaciones

Información de la Tarea / Avanzado / Tipo de Delimitación

Ejercicios Planificación de las

Tareas

Objetivo: crear tareas e hitos asociados así como la creación de un nuevo calendario y establecer diferentes dependencias entre tareas.

1- Configurar Proyecto y Calendario de Proyecto

Configurar el proyecto para que inicie el segundo viernes del próximo año

Configurar el calendario de trabajo de 5.5 días/ sem., incluyendo hasta el medio día de los sábadosHorario diario: de a las 8:00 a 17:00.

2- Insertar Tareas y Duración

Digitar todas las tareas con sus respectivas duracionesId Nombre de tarea Duración

1 Análisis del Proyecto 1 día?

2 T1 4 días

3 T2 3 días

4 T3 1 día?

5 Diseño del Proyecto 1 día?

6 T4 2 días

7 T5 3 días

8 T6 2 días

9 Implementación 1 día?

10 T7 3 días

11 T8 2 días

12 Pruebas 1 día?

13 T9 3 días

14 T10 2 días

J V S D L M X J V11 ene '10 18 ene '10

3- Tareas Resumen e Hitos fin de Fase

Crear tareas resumen e Hitos• Análisis del proyecto” engloba las tareas T1, T2

y T3.• El hito que marca el final del “Análisis del proyecto”

es “Entrega Análisis Funcional” (H1)• “Diseño del proyecto” cuyas tareas son T4, T5

y T6.• Hito: “Entrega Documento Diseño” (H2).• “Implementación”: tareas T7 y T8. • Hito: “Entrega Codificación”(H3). • “Pruebas”: tareas T9 y T10. • Hito: “Entrega Documento Pruebas”(H4)

Proyecto Con Tareas Resumen e Hitos

Id Nombre de tarea

1 Análisis del Proyecto

2 T1

3 T2

4 T3

5 Análisis Funcional (H1)

6 Diseño del Proyecto

7 T4

8 T5

9 T6

10 Documento Diseño (H2)

11 Implementación

12 T7

13 T8

14 Codif icación (H3)

15 Pruebas

16 T9

17 T10

18 Documento Pruebas (H3)

15-01

15-01

15-01

15-01

X J V S D L M X J V11 ene '10 18 ene '10

4- Insertar las Relaciones

Realizar la vinculación y desde la ventana “Información de la tarea” establecer el tipo de dependencia

Proyecto con Vínculos entre Tareas

Id Nombre de tarea Predecesoras Duración

1 Análisis del Proyecto 4 d ías?

2 T1 4 días

3 T2 2CC 3 días

4 T3 3 1 día?

5 Análisis Funcional (H1) 4 0 días

6 Diseño del Proyecto 5 d ías

7 T4 5 2 días

8 T5 7FF 3 días

9 T6 8 2 días

10 Documento Diseño (H2) 9 0 días

11 Implementación 3 días

12 T7 10 3 días

13 T8 12CC 2 días

14 Codif icación (H3) 13,12 0 días

15 Pruebas 3 días

16 T9 14 3 días

17 T10 16CC 2 días

18 Documento Pruebas (H3) 17,16 0 días

20-01

25-01

28-01

02-02

X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J11 ene '10 18 ene '10 25 ene '10 01 f eb '10

Referencias

http://ntrajkovski.wordpress.com/

http://blogs.msdn.com/b/project/

http://social.technet.microsoft.com/Forums/pl-PL/projectprofessional2010general/