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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

SALUD.

Hospital San BlasNIT. No. 800.216.303-7RESOLUCIÓN N°

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Hospital San Blas II nivel ESE"

EL GERENTE DEL HOSPITAL SAN BLAS II NIVEL ESE -

De conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 195 de la Ley 100 de1993; numerales 10, 11, 15, 19 y 20 del artículo 12 del Acuerdo 17, de 1997 delConcejo Distrital de Bogotá D.C.; el Acuerdo 11 de 1998; artículos 82 aí 85 de la Ley1474 de 2011 y el Acuerdo 01 del 28 de enero de 2013, por el cual se aprueba elManual de Contratación del Hospital San Blas II Nivel ESE, y

CONSIDERANDO:

1. Que el Acuerdo 17 de 1997, "Por el cual se transforman ios establecimientos públicos distritalesprestadores de servicios de salud como Empresa Social del Estado", estableció el objeto,patrimonio, estructura básica, regímenes jurídicos, de personal, presupuestal,tributario, control interno y fiscal de dichas entidades, y en los Literales a), b), c), d) delartículo 7 de la norma en mención determinó los bienes que conforman el patrimoniodel Hospital. ,

2. Que el numeral 6 del artículo 195 de la ley 100 de 1993, señaló que las EmpresasSociales del Estado, en materia contractual, se'rigen por el derecho privado, peropodrán discrecionalmente utilizar las , cláusulas excepcionales al derecho comúnprevistas en el estatuto general de contratación de la administración pública.

3. Que el artículo 16 del Decreto 1876 de 1994 estableció que "A partir de la fecha decreación de una Empresa Social del Estado, se aplicará en materia de contratación las normas delDerecho Privado, sujetándose a la jurisdicción ordinaria conforme a las normas sobre la matería. Sinembargo, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 98 del Decreto-ley 1298 de 1994,las Empresas Sociales del Estado podrán discreclona/mente utilizar las cláusulas exorbitantes previstasen el estatuto general de contratación de la administración pública".

4. Que el capítulo Vil de la Ley 1474 de 2011, mediante el cual se establecendisposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública,consagra en los artículos 82 al 85 las responsabilidades, facultades y deberes de lossupervisores e interventores tendientes a proteger la moralidad administrativa, deprevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de laactividad contractual.

5. Que el Decreto Ley 019 de 2012 señala lineamientos para suprimir o reformarregulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administraciónpública.

6. Que el artículo 16 del Acuerdo 01 del 28 de enero de 2013 (Manual de Contratacióndel Hospital San Blas II Nivel ESE), señala que "La Institución hará la Supervisión de cadacontrato que se celebre a través de un funcionario idóneo designado por el Subgerente Administrativo yFinanciero, salvo que sea éste quien deba cumplir esa función; en tal caso será el Gerente del Hospitalquien lo designe. Cuando la institución no cuente con el funcionario competente para efectuar la

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RESOLUCIÓ °

"Por la cual se adopta el manual de supervisión de contratos y convenios delHospital San Blas II nivel ESE"

supervisión, deberá contratar la respectiva interventoria. Corresponde al supervisor o interventor cumplirlas funciones que se señalen en el manual de supervisión del Hospital".

7. Que el parágrafo del precitado artículo 16 determina que "Dentro de los sesenta (60) díassiguientes a la promulgación del presente Acuerdo, el Gerente del Hospital, revisará y modificará elmanual actual y expedirá mediante Resolución un manual de supervisión de los contratos que el Hospitalsuscriba".

8. Que las actividades desempeñadas por los Supervisores e Interventores de losContratos del Hospital, son fundamentales en la dirección general y en el ejercicio delcontrol y la vigilancia de la ejecución de los contratos, con miras a garantizar elcumplimiento de la misión institucional, la continua y eficiente prestación de losservicios y actividades que le son propias.

9. Que con fundamento en lo anterior el presente manual es dé obligatoriocumplimiento en los contratos celebrados por el Hospital San Blas II nivel ESE, tantocon particulares como con entidades y personas jurídicas de derecho público yprivado.

10. Que con el fin de articular las actividades de Supervisión e Interventoria con elSistema de Gestión de la Calidad del Hospital San Blas II nivel ESE, se hacenecesario estructurar un documento guía que permita determinar de manera clara elproceso a seguir para el adecuado ejercicio de dichas actividades.

De conformidad con las anteriores consideraciones,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°. OBJETO: El presente Manual tiene por objeto contar con unaherramienta práctica, que permita a los servidores públicos (funcionarios de planta,contratistas y trabajadores oficiales) del Hospital San Blas II Nivel ESE que intervienenen la actividad contractual y en especial a aquellos que son designados supervisores einterventores, determinar pautas y criterios para facilitar el desarrollo de la funciónasignada.

Por lo anterior, aplicarlo en debida forma contribuye a garantizar la calidad de losproductos, bienes, obras y/o servicios contratados por el Hospital San Blas II nivelESE.

ARTÍCULO 2°. ALCANCE: El presente Manual comprende todas las etapas delproceso contractual, desde el momento mismo en que se determina la necesidad decontratación, la ejecución precontracíual, contractual y post contractual, y es de interésy de obligatoria observancia de todos los servidores (funcionarios de planta,contratistas y trabajadores oficiales) del Hospital San Blas II nivel ESE, cuyasfunciones u obligaciones tengan relación con la actividad contractual y en especial,CRA. 3este No. 16-72 sur ¿jgk • Fli f%Conmutador: 2891100 / M, rllll'ilwww.hospitalsanblas.gov.co LfJLHOSPITALMBUS • JJ U Uj


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aquellos que sean designados para desarrollar la función de supervisión einterventoría.

ARTÍCULO 3°. PRINCIPIOS RECTORES La función de supervisión e ¡nterventoríaestará sometida a los principios generales del derecho y en especial a aquellos a losque se refiere el Manual de Contratación del Hospital San Blas II nivel ESE. Demanera específica el supervisor e interventor, en el desarrollo de la función, deberáobservar y aplicar los principios de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía,imparcialidad, eficiencia, eficacia, responsabilidad y transparencia, los cuales sedefinen así:

BUENA FE: Es un principio constitucional que obliga a las autoridades públicas y a lamisma ley, a-que presuman la rectitud y honradez en las actuaciones de losparticulares, y obliga a que tanto autoridades públicas como los particulares actúen detal forma. Tiene un carácter objetivo que consiste en asumir una postura o actitudpositiva de permanente colaboración y fidelidad al vínculo celebrado.

IGUALDAD: Este principio promulga la ausencia de'motivos de preferencia o dediscriminación, de modo tal que se generen relaciones transversales.

MORALIDAD: De acuerdo con este principio, los actos referidos a las contratacionesdeben caracterizarse por su honradez, veracidad, justicia y probidad.

CELERIDAD: Este principio, permite establecer que en los actos referidos a lascontrataciones, los procedimientos, las decisiones y actuaciones deben aplicarsecriterios de simplicidad. En virtud de este principio los servidores del Hospital queintervengan en la actividad contractual darán impulso oficioso a los .procedimientoscontractuales y suprimirán trámites innecesarios.

ECONOMÍA: Este principio, permite establecer que en los actos referidos a lascontrataciones, los procedimientos, las decisiones .y actuaciones deben aplicarsecriterios de austeridad de tiempo, medios y gastos, sin dilación injustificada detérminos y con apego a lo establecido en la ley, con concentración y ahorro en el usode los recursos. En este sentido los supervisores e interventores, buscarán la soluciónde controversias y conflictos que se presenten durante la celebración del contrato através de mecanismos que garanticen, la pronta solución de las diferencias ycontroversias.

EFICACIA: Consiste en hacer prevalecer el cumplimiento de los fines y objetivos delos actos y hechos administrativos sobre las formalidades no relevantes, aplicandocriterios de economía y flexibilidad.

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RESOLUCIÓN N°

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EFICIENCIA: De acuerdo con este principio, los bienes, servicios u obras que secontraten, deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecución y entrega ydeberán efectuarse en las mejores condiciones en su uso final.

IMPARCIALIDAD: Supone que los acuerdos y resoluciones de los funcionarios yórganos responsables de las contrataciones de la Entidad se adopten en estrictaaplicación de la Ley y el Reglamento; así como en atención a criterios técnicos quepermitan objetividad.

RESPONSABILIDAD: En aplicación de este principio los servidores públicos delHospital buscarán el cumplimiento de los fines de la contratación y protegerán laentidad vigilando la correcta ejecución del objeto contratado; por tanto seránresponsables por sus actuaciones y omisiones y asumirán las consecuencias de lasmismas.

ARTÍCULO 4°. GLOSARIO Para efectos de la aplicación de la presente resolución enla actividad contractual o convencional del Hospital, se entiende incorporado elpresente glosario:

Pliego de condiciones y sus correspondientes adendas y modificaciones.Documento que contiene el objeto del proceso de selección y del futuro contrato, asícomo las características, obligaciones, plazos y demás condiciones de los bienes y/oservicios que requiere contratar la entidad para atenderlas necesidades del servicio.

Propuesta u oferta. Son los ofrecimientos recibidos por la entidad respectiva en unproceso de selección, para la contratación de un bien o servicio, la cual al igual que elpliego y el contrato, obliga al contratista.

Contrato. Acuerdo de voluntades entre la Entidad y el Contratista favorecido con laadjudicación en un proceso de contratación, en el cual se fija el objeto y lascondiciones en las cuales se desarrollará la ejecución tales como valores, cantidades,modalidad, forma de pago, derechos, obligaciones, plazos para su cumplimiento y suliquidación.

Contratista. Persona natural o jurídica, consorcio, unión temporal o cualquier tipo deasociación reconocido en la ley, con quien la Entidad celebra el contrato.

Registro presupuesta!. Documento en el que consta la existencia en el presupuestode la Entidad de un monto de recursos que se ha destinado exclusivamente alcumplimiento del pago de la obligación contractual.

Garantías. Es el amparo de los riesgos que pueden desprenderse del contratocelebrado. La constitución de las mismas estará a cargo del contratista y se realizará

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por la vigencia y porcentajes establecidos en el contrato, los cuales no podrán serinferiores a los mínimos exigidos en la ley.

Acta. Documento mediante el cual se deja constancia de un acto contractual odescribe lo tratado en una reunión o visita, mencionando los compromisos y tareaspactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas y el cronograma para sucumplimiento.

Oficio que aprueba las garantías. Es el documento suscrito por el asesor jurídico opor quien éste delegue, mediante el cual se aprueba la garantía constituida por elcontratista.

Acta de Inicio. Documento que se suscribe entre el supervisor y/o interventor y elcontratista (en caso de persona jurídica su representante legal o apoderado) en la cualse estipula la fecha de inicio del contrato. Siempre, que el contrato prevea lasuscripción de dicho documento, el plazo de ejecución contractual .empezará acontarse a partir de la suscripción del mismo.

Acta de suspensión. Es el documento mediante el cual la entidad o el contratistaformalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato,por circunstancias sobrevinientes que imponen el cese temporal de su desarrollo;dichas circunstancias deben especificarse expresamente.

Acta de reihicio. Es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdopara dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previamodificación de las pólizas como obligación a cargo del contratista.

Acta de. seguimiento al contrato. Documento en el que se describen los temastratados en una reunión o el estado de ejecución del contrato hallado en una visita deseguimiento de la interventoría, dejando constancia de los compromisos y tareaspactadas e indicando el responsable de cada uno de ellos. Debe estar suscrita porquienes en ella intervienen.

Factura o documento equivalente. Documento externo originado por el contratista yel cual contiene los requisitos necesarios para soportar contablemente los costos ydeducciones tales como el impuesto de renta, el IVA, etc, de conformidad con lareglamentación vigente.

Plazo de ejecución. Es el período o término que se fija para el cumplimiento de lasprestaciones y obligaciones derivadas del contrato.

Entrada a almacén de los bienes. Es el documento expedido por el responsable dealmacén en el que deja constancia del recibo de los bienes contratados por el Hospital.(Comprobante de ingreso)CRA. Seste No. 16-72 surConmutador: 2891100www.hospitalsanblas.gov.co W,̂ » HOSPITAL SAN BLAS

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Certificado de supervisión. Es el documento mediante el cual el supervisor delcontrato deja constancia del cumplimiento del contratista tanto de sus obligacionescomo del pago de aportes al SGSSS y parafiscales y autoriza el pago señalando elvalor a cancelar. Los certificados deben remitirse a la Subgerencia Administrativa yFinanciera y Subgerencia de Prestación de Servicios de Salud. (Cuentas por pagar).

Órdenes o comprobantes de pago. Documentos que soportan el pago realizado alos contratistas. Se tramitan una vez se cuente con el certificado de supervisión, antela Subgerencia Administrativa'y Financiera.

Prórroga. Es el documento mediante el cual se amplía el plazo inicialmente pactadoen el contrato. La solicitud de prórroga deberá realizarse como mínimo con quince (15)días hábiles de antelación al vencimiento del plazo de ejecución del contrato. Estadeberá tramitarse previa justificación del supervisor y de la aprobación del ordenadordel gasto y deberá ser remitida al área jurídica para protocolizarse.

Adición. Es el documento mediante el cual se amplía el valor del contrato. La solicitudde adición deberá realizarse como mínimo con quince (15) días hábiles de antelacióna la terminación del valor inicial del contrato o al 75% de la ejecución. Esta deberátramitarse previa justificación del supervisor y aprobación del ordenador del gasto ydeberá ser remitida al área jurídica para protocolizarse.

Acta de entrega y recibo final. Es el documento en el que consta la entrega de losbienes, las obras o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo asatisfacción de la entidad.

Acta de balance de los contratos. Es el documento suscrito por el Hospital y elcontratista o en ocasiones sólo por el Hospital, en el que se refleja el balance deejecución del contrato y se establecen los acuerdos, transacciones y saldos a favorpara que las partes se declaren a paz y salvo.

Modificación del contrato o convenio. Es el acuerdo que se suscribe de comúnacuerdo entre las partes en el cual se modifican algunas de las condicionesinicialmente establecidas en el contrato o convenio.

Vigencia del contrato o convenio. Es el periodo comprendido entre elperfeccionamiento y la liquidación del contrato o convenio.

Diferencia entre Supervisión e Interventoría

Supervisión: Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable yjurídico, sobre el cumplimiento del objeto del contrato.

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"Por la cual se adopta el manual de supervisión de" contratos y convenios delHospital San Blas II nivel ESE"

Interventoría. Consiste en el seguimiento técnico, sobre el cumplimiento del objeto deun contrato, supone un conocimiento especializado en razón de la complejidad oextensión del contrato. Es contratada por el Hospital y puede ser desarrollada porpersona natural o jurídica con conocimientos y experiencia especializada directamenterelacionada con el objeto del contrato.

ARTÍCULO 5°. DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA. La supervisión ointerventoría consiste en la labor de inspección y vigilancia que ejerce el interventor o >'supervisor sobre la ejecución del contrato, con el fin de velar porque el objeto y lasobligaciones del mismo se cumplan en las condiciones de modo, tiempo y lugarpactados y para prevenir los posibles riesgos que deba asumir la entidad con elcontratista, desplegando la actividad que permita mitigarlos o eliminarlos.

ARTÍCULO 6°. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR. La designación del supervisor y/ointerventor le corresponde al ordenador del gasto del Hospital, se establecerámediante oficio suscrito por el Asesor Jurídico y quedará incorporado en la minuta delcontrato, determinando el alcance, funciones y responsabilidades como consecuenciade su inobservancia.

La designación se realizará sobre el cargo y en consecuencia, en caso de situaciones-administrativas .que impliquen la separación del titular del cargo transitoria odefinitivamente, las obligaciones serán asumidas por'la persona que sea encargada.

En el evento de requerirse el cambio del supervisor, no será necesario modificar elcontrato, y bastará con la realización de la nueva designación por parte del ordenadordel gasto.

En el caso de la interventoría cuando la misma deba ser contratada por la entidad estadebe hacerse a través de invitación, por lo cual debe ser solicitada previamente por elárea de origen el cual está obligada a realizar la planeación contractual, de modo tal,que para la fecha en que se suscriba el contrato objeto de interventoría, lacorrespondiente interventoría ya debe estar contratada.

La Oficina Asesora Jurídica remitirá un oficio al supervisor del contrato, informandoque el registro presupuestal ha sido expedido y las pólizas aprobadas, momento apartir del cual inicia su función, o se suscribirá el acta de inicio con el contratista (Si esdel caso) y la cual sólo cesará una vez se haya suscrito el acta de balance del contratoque ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes. Copia del oficio referido y/odel acta de inicio se archivará en el expediente contractual.Con el fin de ejercer la adecuada vigilancia y control del contrato o convenio, elsupervisor o interventor, deberá revisar y aplicar, en lo pertinente, los siguientesdocumentos:

• Pliego de condiciones y adendas« Propuesta integral

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o Copia del contrato» Oficio de designación• Licencias, permisos o autorizaciones legales que se hayan expedido para la

contratación.o

Parágrafo: La Oficina Asesora Jurídica remitirá los documentos inherentes a lalegalización del contrato al supervisor y/o interventor del mismo, junto con ladesignación de la supervisión y/o ¡nterventoría. Sin perjuicio de la posibilidad que tieneel supervisor .y/o interventor de consultar el expediente contractual que reposa endicha Área en el momento que estime necesario.

ARTÍCULO 7°. PERFIL DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR. La designación delsupervisor y/o interventor debe recaer en una persona natural o jurídica idónea,

(con conocimientos, experiencia y perfil apropiado según el objeto del contrato que'requiere la coordinación, control y verificación. Para tal efecto, el funcionarioresponsable de designar al supervisor y/o interventor, deberá tener en cuenta queel perfil profesional y/o técnica de la persona designada o seleccionada,- cuentecon la disponibilidad y logística necesaria para desarrollar las funciones,actividades y labores propias de la supervisión y/o interventoría, así como lanaturaleza del objeto contractual, la cuantía y el número de supervisionesasignadas, entre otros.

ARTÍCULO 8°. MODALIDADES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA. Lasupervisión y/o ¡nterventoría puede ser interna b externa:

• Interna: Cuando las actividades propias de la supervisión se ejercendirectamente por los servidores públicos del Hospital. La designación se informarápor escrito a quien habrá de ejercerla, señalando las funciones que- ello conlleva ylas consecuencias que se derivan de la misma.

» Externa: Cuando las actividades propias de la interventoría son ejercidas porpersonas naturales o jurídicas contratadas por el Hospital. El contrato deconsultoría por medio del cual se contratan los servicios de un interventor externo,para su inspección, vigilancia y control debe contar a su vez con un supervisorinterno designado por la entidad.

ARTÍCULO 9°. FINALIDAD DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA. Deconformidad con lo establecido por el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, el objetivode la supervisión e interventoría en los contratos estatales es proteger la moralidadadministrativa, con el fin de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar latransparencia de la actividad contractual.

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La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio delcumplimiento del objeto del contrato por la entidad contratante sobre las obligaciones acargo del contratista.

El propósito fundamental es supervisar todo el proceso contractual en sus diferentesetapas hasta el recibo a satisfacción del objeto del convenio o contrato y elconsiguiente balance del mismo, si es del caso; en el desarrollo de las siguientesactividades:

1. Velar por que la ejecución del contrato inicie con posterioridad al cumplimientode requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, a partir de la firmade notificación de supervisión.

2. Asegurar que el contratista se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicasy demás condiciones pactadas en el contrato, a través de la certificación.

3. Mantener permanente comunicación con el Contratista, a través de correos,fax, llamadas, pedidos, entre otros.

4. Propender porque no se generen los conflictos entre las partes y adelantarmedidas tendientes a solucionar posibles controversias, registrado en actas deseguimiento.

5. Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por elContratista o cuando la entidad lo requiera, formalizado a través de actas deseguimiento.

6. Revisar las solicitudes de adiciones, prórrogas, suspensiones o modificacionesrequeridas por el contratista, emitir concepto técnico y remitir justificación,solicitando el trámite respectivo (solicitudes de requerimiento).

7. Informar oportunamente a la administración, sobre el incumplimiento delcontratista.

8. Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente y encaso de que exista justificación, tramitar la suspensión del mismo.

9. Garantizar que el contratista presente la totalidad de los documentos exigidospara proceder a la liquidación del contrato.

ARTÍCULO 10°. FUNCIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR. Corresponde alos supervisores la ejecución de las siguientes obligaciones:

» Administrativas y legales:

1. Revisar y estudiar los pliegos de condiciones, la propuesta, el contrato y demásdocumentos relacionados, en lo que se requiera para garantizar que el contratose ejecute de conformidad con lo establecido en dichos documentos y este deacuerdo con el requerimiento establecido en los estudios previos.

2. Recibir la notificación de la supervisión y/o suscribir el acta de inicio.3. Efectuar una reunión preliminar con el contratista conjuntamente con el

supervisor, para establecer la metodología de trabajo, el cronograma, lugar,CRA. Seste No. 16-72 surConmutador: 2891100www.hospitalsanblas.gov.co ti J« HOSPITAL SAN BLAS

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fecha y hora de las sesiones de trabajo que se realizarán dentro de laejecución del contrato y todo otro aspecto relacionado con la ejecución. Loanterior si a ellos hubiere lugar, por las características del objeto contractual osj el supervisor lo requiere.

4. Garantizar que el contrato no se ejecute con posterioridad a la terminación delplazo de ejecución o cuando se hayan agotado los recursos del mismo.

5. El supervisor conjuntamente con el contratista suscribirá las actas de recibo asatisfacción de 'bienes o prestación de servicios, actas de seguimiento,cronogramas y demás documentos que estime necesarios para garantizar lacorrecta ejecución del contrato, cuando las características del objetocontractual o el supervisor lo requiera.

6. En contratos de obra, la interventoría deberá verificar que existan las licenciasy/o permisos necesarios que se encuentren vigentes para la iniciación deldesarrollo del contrato.

7. Cumplir y hacer cumplir los pliegos de condiciones, la oferta del contratista y elcontrato a través del certificado de cumplimiento.

8. Constituirse en interlocutor válido y actuar como conducto regular de lasrelaciones entre el Hospital y el contratista.

9. Efectuar el seguimiento a la ejecución del contrato.10. Establecer mecanismos ágiles y eficientes de comunicación con el contratista.11. Radicar en cuentas por pagar y/o en contabilidad los documentos que se

enuncian a continuación para la realización del pago: El original del certificadode supervisión sobre el cumplimiento debidamente firmado por el supervisor, ycopia legible del pago a los aportes a los Sistemas de la Seguridad Social yParafiscales, la factura o cuenta de cobro, copia del informe de ejecucióncuando en el contrato se haya requerido y acta de recibo a satisfacción cuandose trate de bienes o productos, cuando a ellos haya lugar.

12. Responder oportuna y adecuadamente las solicitudes del contratista.13. Cuando sea del caso y con la debida justificación solicitar y tramitar las

modificaciones al contrato.14. Remitir al área jurídica el informe de supervisión, con el fin de que sea

archivada en el expediente del contrato.15. Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes

entregados o los servicios prestados, correspondan a los solicitados y definidosen el pliego, propuesta y contrato.

16. Solicitar al contratista las correcciones de las obras, servicios o reposiciones deelementos que no cumplan con los requerimientos técnicos de calidadestipulada en los documentos contractuales.

17. Dejar constancia escrita de las objeciones en la ejecución del contrato y/orequerir por escrito al contratista en caso de atrasos o' incumplimientosparciales o'totales y suscribir actas de seguimiento, a partir de los cuales se

' hagan compromisos y cronogramas. Las objeciones o requerimientos deberánser motivados, fundados en hechos y circunstancias y comprenderán todas las

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observaciones expresadas de manera clara y concreta sobre lasinconformidades del servicio o por la calidad de los bienes entregados.

18. Estudiar y conceptuar sobre la conveniencia de las modificacionescontractuales, prórrogas, adiciones y suspensiones.

19. Desarrollar las actividades necesarias para evitar la ocurrencia de riesgosprevisibles que puedan comprometer a la entidad frente al contratista.

20. Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones del Contratista y aquellasque le solicite la entidad y contestarlas diligentemente y a más tardar dentro delos plazos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de loContencioso Administrativo, para la atención de derechos de petición, para locual solicitará el acompañamiento de la Oficina Asesora Jurídica.

21. Exigir al contratista el cumplimiento de las normas de higiene y seguridadindustrial, normas ambientales y de impacto urbano, de acuerdo con loestablecido en el pliego, la propuesta, el contrato y la normativldad vigente.

22. Verificar que el servicio se preste por el personal propuesto y revisar y aprobarlas hojas de vida de los profesionales, cuando el contratista requiera y justifiqueel cambio de algún personal, verificando que tenga iguales o superiorescondiciones al personal presentado para la adjudicación.

23. Exigir la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y:servicios quesean contratados, y abstenerse de dar el respectivo cumplido si estos nocorresponden a las calidades, cantidades y especificaciones técnicas exigidas,para lo cual el supervisor debe mantener control y coordinación permanentesobre el desarrollo del contrato.

24. Solicitar la suspensión temporal de la ejecución del contrato en caso depresentarse circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, solicitando al Áreajurídica elaborar el acta que deberá suscribirse por el contratista, el (los)supervisores y/o interventor del contrato, el ordenador del gasto, señalando lafecha de suspensión, el período por el que se suspende, la justificación, lafecha de reinicio, el plazo final del contrato y el plazo no ejecutado. En caso deque no se tenga una fecha estimada de reinicio, tendrá que suscribirse el actade reinicio en la que deben señalar los mismo datos.

25. Si durante la ejecución del contrato se presentan situaciones que afectenalguno o algunos de los aspectos inicialmente pactados en el mismo, elsupervisor o interventor deberá solicitar al ordenador del gasto quien remitirá ala Oficina Jurídica oportunamente la modificación del contrato, adjuntando lajustificación a la misma. El trámite deberá realizarse por lo menos con cinco (5)días hábiles de antelación a la fecha en que deba comenzar a regir lamodificación.

26. Si por razones ajenas a la voluntad de la partes, el contrato no puede serejecutado en el plazo pactado en el contrato, el supervisor o interventor deberásolicitar al ordenador del gasto quien remitirá al Área Jurídica la prórroga con lajustificación respectiva, con por lo menos cinco (5) días hábiles de antelación ala terminación del plazo inicial del contrato.

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27. Si de manera justificada, se requiere adicionar el contrato, el supervisor ointerventor deberá solicitar al ordenador del gasto quien remitirá al ÁreaJurídica la adición con la justificación respectiva, con por lo 'menos cinco (5)días hábiles de antelación a la ejecución del 100% del valor inicial del contratoy siempre garantizando que el valor adicionado solo se ejecute conposterioridad a la suscripción de la adición y expedición del respectivo registropresupuesta!. El área jurídica deberá asegurarse que la modificación a laspólizas y la aprobación de las mismas, sea realizada dentro del términoestipulado en el contrato o de lo contrario iniciar las acciones porincumplimiento.

28. En los casos de terminación anticipada de común acuerdo, el supervisor ointerventor elaborará un informe en el que se pronuncie sobre las razones quela justifican y analice la viabilidad, así mismo deberá señalar el estado en elque queda la necesidad que pretendía satisfacer el contrato y de quedar algopendiente la forma en que se va a satisfacer.

l« Financieras del Supervisor o Interventoría

1. Enterarse de las exigencias financieras establecidas en el pliego, la oferta y elcontrato.

2. Expedir el recibo a satisfacción, previa revisión de la cuenta, factura y/o informepresentado por el contratista y pagos al SGSSS y parafiscales, solicitando alcontratista periódicamente la presentación de los documentos que certifiquen elcumplimiento de las obligaciones laborales y parafiscales del personalvinculado durante la ejecución del contrato.

3. Controlar el estado financiero del contrato.

ARTÍCULO 11°. OBLIGACIONES DEL SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA EN LAETAPA POSTCONTRACTUAL.

• Obligaciones Administrativas y Legales

1. Dejar constancia en acta siempre que el producto final tenga observaciones.2. A la terminación de la ejecución del contrato, se recibirá el producto final y se

elaborará el certificado de cumplimiento.3. Colaborar en la realización del acta liquidación del contrato en los términos del

artículo 20 del Acuerdo 01 de 2013, la cual debe ser aprobada por elrepresentante legal, entregando a la Oficina Jurídica, todos los documentos,soportes, actas requeridas para el efecto.

4. Suscribir el acta de liquidación.

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, RESq.LU.CIQN N°

11JÜN. Z«13 )"Por la cual se adopta el manual de supervisión de contratos y convenios del


o Obligaciones Técnicas

1. Verificar la calidad y funcionamiento de las obras, bienes y/o serviciosentregados por el contratista de manera que respondan a lo establecido en elpliego, la oferta y el contrato.

2. Recibir los productos finales del contrato, obras, bienes y/o serviciosentregados por-el contratista y suscribir la certificación de cumplimiento.

• Obligaciones Financieras

1. Revisar y aprobar los componentes financieros y contables que seannecesarios para la liquidación del contrato.

2. Efectuar el balance económico de ejecución del contrato para efectos de laliquidación del mismo.

ARTÍCULO 12°: PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR. Conmotivo del cumplimiento de las funciones asignadas en la supervisión de convenios ocontratos, el supervisor no podrá por ningún motivo:

1. Adoptar las decisiones que le correspondan a la entidad.2. Solicitar y/o recibir directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas,

favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista.3. Omitir, denegar o retardar el despacho de asuntos a su cargo.4. Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de derechos de

los particulares en relación con el contrato.5. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o

indirectamente en el contrato.6. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.7. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.8. Autorizar la ejecución de ítems, actividades o productos no previstos, sin la

autorización del ordenador del gasto, formalizada mediante la celebración delotrosí respectivo.

9. Autorizar la ejecución del contrato, por fuera de los plazos contractuales, sinhaber solicitado y verificado la suscripción del otrosí modificatorio al contrato.

ARTÍCULO 13. DELEGACIÓN. Las funciones de supervisión no podrán serdelegadas.

ARTÍCULO 14. RESPONSABILIDAD. El supervisor del convenio o contrato deberesponder civil, fiscal, penal y disciplinariamente por sus acciones u omisiones en laactuación contractual en los términos de la Constitución y de la Ley.

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RESOLUCIÓN N°

."Por la cual se adopta el manual de supervisión de contratos y convenios del


ARTÍCULO 15. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de su expedición yrevoca las disposiciones que le sean contrarias en especial la Resolución 206 de2003.

COMUNIQÚESE Y CÚMPLASE

.LERMO1DÍAZ CHABURGerente

Hospital San Blas II nivel ESE

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