Anabel Sáez

Convocatoria AES 2013 Programa Estatal de Promoción del Talento y su Empleabilidad Subprograma Estatal de Fortalecimiento Institucional • Plataformas de apoyo a la investigación en ciencias y

tecnologías de la salud. • Plataforma de Biobancos

• Programa Gestión de Servicios en Red

http://www.isciii.es/ISCIII/es/contenidos/fd-investigacion/fd-financiacion/fd-convocatorias-ayudas-accion-estrategica-salud/convocatoria-aes-2013.shtml

Responden a necesidades de los investigadores, que difícilmente pueden ser resueltas con medios propios

Organizados como un servicio accesible, con criterios de calidad y destino

*Actualmente dentro de la Plataforma de recursos biomoleculares y bioinformáticos.

Catálogo de servicios y productos definidos

Centros dónde puedo encontrar ese servicio

Información sobre la posibilidad de acceder al producto en cada centro

Solicitud del producto

PLATAFORMA NACIONAL DE BIOBANCOS (AES-2013) PROGRAMA 2: GESTIÓN DE SERVICIOS EN RED

¿Funcionamos como una servicio en red?¿Ofrecemos el mismo

producto desde cada punto de la red? ¿Podemos, por ejemplo,

comprometernos con requisitos de calidad o plazos de entrega?

¿Cuál es y dónde está nuestro catálogo?

¿Están nuestros biobancos orientados a cubrir las necesidades de la

comunidad investigadores (“la propia y la de extramuros”)?

¿=?


¿Cómo ser una

plataforma de servicios

en red orientada al

usuario?

Agregación e integración óptima de recursos y potenciales

Organización como un servicio público orientado al usuario

Sistema de calidad único (búsqueda de la mejora continua)


Objetivo

Articular un sistema de gestión en red,

orientada a la atención a los usuarios de la plataforma,

que permita ofertar la cartera de servicios de los biobancos que

componen la plataforma,

todo ello bajo un sistema único de calidad y control.

El sistema de gestión y de calidad será único para toda la

plataforma, aunque la estructura de la plataforma sea

descentralizada.


Línea estratégica 1

Agregación e integración óptima de los grupos de trabajo, de sus recursos y potenciales

La plataforma debe funcionar como una unidad … ofreciendo una única cartera de servicios, sostenida por un sistema de calidad único, pero dependiente de una estructura descentralizada de 52 (o +) centros. La armonización no tiene como alcance, la homogenización de los biobancos del país y de todos sus procesos de funcionamiento. El sistema de calidad definirá el mapa de procesos de la plataforma y por tanto el ámbito que necesita armonización entre sus unidades. Como orientación, se deberá armonizar la cartera de servicios que cada unidad ponga a disposición de la plataforma…


Línea estratégica 1, plan de trabajo

Agregación e integración óptima de los grupos de trabajo, de sus recursos y potenciales

1.1. Análisis del estado de las unidades de la plataforma. - Encuestas. Visitas. Diciembre 2014. 1.2. Elaboración de la cartera única de servicios optimizando el potencial de las unidades de la plataforma y evitando duplicidades. (*) - Catálogo único de servicios. Enero 2015. 1.3. Normalización de los servicios de la cartera única. -Estandarización. Controles. Diciembre 2017.

* En especial coordinación con el programa 1



Ofrecer un servicio público de calidad orientado al usuario, con capacidad de adaptación a los cambios, promoviendo la autosuficiencia, la gestión de presupuestos y control de gasto público.

… los grupos organizarán su actividad bajo el proceso general de identificación u obtención, transformación, preservación y distribución de recursos y seguimiento de las cesiones. El proceso será único … funcionará paralelo a los procesos generales implantados en cada unidad para atender a sus usuarios… Los grupos seguirán atendiendo a sus clientes o usuarios. Cuando un grupo no pueda resolver las expectativas de un cliente, derivará el cliente a la plataforma. Los usuarios podrán igualmente acceder a la plataforma directamente.



Ofrecer un servicio público de calidad orientado al usuario, con capacidad de adaptación a los cambios, promoviendo la autosuficiencia, la gestión de presupuestos y control de gasto público.

2.1. Definir, desarrollar e implementar el modelo de gestión y resolución de solicitudes (procedimientos, MTAs, formación, registros). Diciembre 2017. 2.2. Sistema de información para la gestión y seguimiento de las solicitudes. Web. Diciembre 2017. 2.3. Organizar una unidad para la gestión del presupuesto y control de gasto. Sistemática de facturación. Diciembre 2017.



Promover la búsqueda de la mejora continua, mediante la elaboración e implantación de un Sistema de Calidad específico para la plataforma.

Con este objetivo el programa 2 pretende elaborar e implantar un Sistema de Gestión de la Calidad para toda la plataforma (no sólo para el programa), con el objetivo de que quede orientada a la búsqueda de la mejora continua. (…) Una vez el Sistema esté en marcha, el grupo de auditores y los responsables de esta línea u objetivo, serán responsables del control de incidencias y no conformidades... La gestión de incidencias y no conformidades serán la base para orientar la plataforma hacia la mejora continua, a la mejor capacitación de sus recursos humanos y a mejorar la rentabilidad económica de la organización.



Promover la búsqueda de la mejora continua, mediante la elaboración e implantación de un Sistema de Calidad específico para la plataforma.

3.1. Elaborar e implantar un Modelo de Gestión de la Calidad. 3.2. Orientar la plataforma hacia la sistemática de certificaciones en calidad, internas y/o externas. Establecer un sistema de Control de Calidad de los productos y/o servicios ofrecidos por la plataforma, incluyendo la satisfacción del usuario/cliente final. 3.3. Dotar a la plataforma de herramientas de análisis de riesgo y gestión de las alertas, atendiendo a los costes de la “no calidad”. 3.4. Formación y capacitación de los recursos humanos



Disponer de un sistema de gobierno del programa, que permita evaluar, controlar y diseñar planes de acción, para asegurar el cumplimiento de los objetivos planteados.

El programa contará con un órgano de control de la gestión constituido por el coordinador (…) y los responsables … de cada línea y objetivo. Este órgano de control de la gestión se reunirá periódicamente para evaluar el cumplimiento de los objetivos del programa y para evaluar y seguir los planes de acción oportunos para actuar sobre las desviaciones. Para valorar el cumplimiento de objetivos desde la perspectiva de cada unidad o grupo del programa, se tendrá en cuenta el compromiso adquirido por cada una de ellas. Este compromiso será proporcional a la financiación obtenida desde la plataforma por cada unidad..



Disponer de un sistema de gobierno del programa, que permita evaluar, controlar y diseñar planes de acción, para asegurar el cumplimiento de los objetivos planteados.

4.1. Desarrollar e implantar un modelo de seguimiento del programa. Organización y constitución de la comisión de seguimiento del programa como Órgano de Control de la Gestión, haciendo partícipes a todos los grupos del programa 4.2. Evaluar y controlar periódicamente el grado de cumplimiento de los mismos y tomar las decisiones correctoras oportunas. 4.3. Disponer de un espacio para favorecer la relaciones con los usuarios y clientes, que promueva el uso de la plataforma. Se basará en la colaboración con las oficinas de transferencia de tecnología de los grupos de la plataforma que estén interesados y en planes específicos de divulgación e información.


Metodología

1. Seguimiento del plan de trabajo del programa, de sus acciones y su

cronograma.

Evaluación de la Comisión de Seguimiento del programa.

2. Ante las desviaciones, organización de planes de ajuste.

Los planes serán elaborados por grupos de trabajo constituidos por

miembros de la plataforma.

3. Evaluación del resultado.

Los grupos de trabajo se constituirán con miembros de la plataforma.

Serán coordinados por los responsables de cada línea de programa.

La adjudicación de tareas se hará siguiendo los compromisos y

financiación obtenidos por cada grupo de la plataforma


¿Quiénes coordinamos este programa?

Elección de miembros…

+ new BB

con experiencia en • sistemas de calidad • uso de carteras de servicios organizadas como plataformas • atención a clientes locales y externos • biobancos sin otras responsabilidades en la plataforma



Juanfer García (Resp.)

Ana M Martín

LÍNEA GESTIÓN



Delia Recalde

Diego Serrano (Resp.)

LÍNEA INTEGRACIÓN



Aurora Astudillo

Pablo Isidro (Resp.)

LÍNEA CALIDAD


Verónica Valdivieso

LÍNEA CALIDAD

Rocío Aguilar

LÍNEA INTEGRACIÓN

Ana M Sánchez

LÍNEA GESTIÓN

Inés Aroca (Resp.)

Tatiana Díaz

LÍNEA GOBERNANZA

Anabel Sáez

Enrique de Álava

COORDINACIÓN

CO-C


Coordinador: Anabel Sáez (BB Granada centro) Co-coordinador: Enrique de Álava (BB Sevilla centro)

Responsables de las líneas de trabajo: Línea agregación óptima en red (orientación del sistema al usuario)

Responsable: Diego Serrano (BB Aragón) Co-responsable: Rocío Aguilar (BB Granada centro)

Línea sistema de gestión y control de gasto Responsable: Juan Fernando García (BB Anderson) Co-responsable: Ana María Sánchez (BB Granada centro)

Línea sistema de calidad Responsable: Pablo Isidro (BB Central de Asturias) Co-responsable: Verónica Valdivieso (BB Granda centro)

Línea de seguimiento del programa Responsable: Inés Aroca (BB Granada este) Co-responsable: Tatiana Díaz (BB Málaga este)

¿Quienes coordinamos este programa?


¿Quieres conocer los detalles del programa YA?

[email protected]


Financiación del programa

1 2 3 4 5 Personal MovilidadBienes y

serviciosPersonal Movilidad

Bienes y

servicios

2 Granada centro si CP si si 16.400 1.600 800 105.500 2.500 71.500 198.300

9 Granada este si CL si si 20.000 1.600 800 2.500 24.900

10 Biobanco de Aragón CL CL si si 16.400 800 1.600 14.750 625 34.175

11 BB Hospital Central de Asturias si CL si 20.500 1.000 2.000 29.500 53.000

13 BB Hospital MD Anderson si CL si 16.400 1.600 800 29.500 48.300

23 Sevilla Centro si CP2 si si 16.400 1.600 600 2.500 21.100

37 Málaga este si CL si si 8.200 400 1.200 29.500 2.500 41.800

TOTAL

208.750 10.625 71.500 290.875

r

a

n

k

i

n

g

PROGRAMA 2

PROGRAMAS ACTIVIDAD BÁSICA (GRUPOS) (*) COORDINACION PROGRAMA

TOTAL POR

GRUPO

COORDINACION PROGRAMA


Personal Movilidad Bienes y servicios Inventariable TOTAL

942.600 56.900 67.150 - 1.066.650

1.033.350 59.525 132.650 - 1.225.525

391.050 19.775 34.000 - 444.825

69.500 7.550 9.450 - 86.500

70.000 10.000 61.000 35.500 176.500

2.506.500 153.750 304.250 35.500 3.000.000

PROGRAMA 5

TOTAL PLATAFORMA

GLOBAL POR PROGRAMAS

PROGRAMA 1

PROGRAMA 2

PROGRAMA 3

PROGRAMA 4

Financiación del programa

Financiación global de programa: financiación de los grupos + financiación de coordinación. Se aplica el 40% de la actividad básica de grupo cuando hay compromiso con programa 3 o 4, y el 50% si solo hay compromiso con el 1 y 2.


Personal Movilidad Bienes y servicios Inventariable TOTAL

942.600 56.900 67.150 - 1.066.650

1.033.350 59.525 132.650 - 1.225.525

391.050 19.775 34.000 - 444.825

69.500 7.550 9.450 - 86.500

70.000 10.000 61.000 35.500 176.500

2.506.500 153.750 304.250 35.500 3.000.000

PROGRAMA 5

TOTAL PLATAFORMA

GLOBAL POR PROGRAMAS

PROGRAMA 1

PROGRAMA 2

PROGRAMA 3

PROGRAMA 4

Financiación de la plataforma

Sistema de información para

la gestión de la plataforma

Todos los grupos de la

plataforma están en estos

programas

OBTENCIÓN TRANSFORMACIÓN DISTRIBUCIÓN

Biobanco: establecimiento público o privado, sin ánimo de lucro, que acoge una colección de muestras biológicas concebida con fines diagnósticos o de investigación biomédica y organizada como una unidad técnica con criterios de calidad, orden y destino.


OBTENCIÓN TRANSFORMACIÓN DISTRIBUCIÓN

Plataforma de biobancos: …………



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