Analisis de Los Proc Adm en El Area de Compras Del Centro Clinico Santa Ana

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO

DE TECNOLOGIA DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL

EXTENSION PUERTO LA CRUZ

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

EN EL AREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO

CLINICO SANTA ANA C.A PUERTO LA CRUZ, ESTADO

ANZOATEGUI.

Elaborado por:

Rangel, Daniela

C.I. 22.855.053

Trabajo Especial de Grado presentado como requisito parcial para

optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la especialidad de

Administracin De Empresas

Puerto La Cruz, Agosto 2014







ANZOATEGUI

Tutor Acadmico Elaborado Por:

Lcdo. Mata, Jess Rangel, Daniela

C.I. 22.855.053

Trabajo Especial de Grado presentado como requisito parcial para

optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la especialidad de

Administracin De Empresas

Puerto La Cruz, Agosto 2014

iii

DEDICATORIA

Este logro fue posible gracias a personas muy valiosas que me apoyaron

en la trayectoria de mi carrera, a quienes dedico, en forma afectuosa y

respetuosa, este trabajo de investigacin.

A MI DIOS TODOPODEROSO, por acompaarme durante este camino,

sin abandonarme y recibiendo su bendicin e infinita misericordia.

A MI MADRE, Danny Coa, por darme la vida, brindndome su apoyo

incondicional para alcanzar mis metas y sueos; por guiarme siempre hacia

un futuro de xitos, siendo mi mejor ejemplo a seguir.

A MI ABUELO, Florencio Coa, por su inmenso apoyo incondicional, por

estar siempre a mi lado, brindndome su amor y ser su nia consentida,

guindome por los buenos senderos y darme un ejemplo de triunfo a seguir.

Por l he llegado a cumplir mis metas.

A MI HERMANO, Juan Daniel, por ser mi razn de vivir y motivo de

superacin, por apoyarme siempre y brindarme su amor de hermano.

A TODA MI FAMILIA, por estar conmigo durante todo este camino, por

brindarme su apoyo, ayuda y colaboracin para salir adelante sin desmayar

en mis propsitos.

Daniela Fernanda Rangel Coa

iv

AGRADECIMIENTO

Durante el desarrollo de este trabajo de investigacin, cont con la

asesora de profesionales y familiares a quienes doy mi ms sincero

reconocimiento por todo el apoyo brindado en tan valioso momento.

A MI DIOS TODOPODEROSO, por bendecirme y darme la sabidura

necesaria durante todo este camino.

A MI MADRE, por la ayuda que me brind y por su presencia lo cual ha

sido mi fortaleza y por la felicidad que compartimos juntas por haber logrado

este triunfo.

A MI TUTOR LCDO, JESUS MATA, por sus orientaciones y consejos

para culminar este objetivo.

A LA LCDA. YASMELY JIMENEZ, por su gran ayuda incondicional que

me brind en ese momento de dificultad que logr superar gracias a su

asesora.

A LOS PROFESORES NILSA URRIOLA Y JOHAQUIN MONTIO, por

su ayuda y orientaciones para poder alcanzar este objetivo.

Daniela Fernanda Rangel Coa

v




Especialidad: Administracin de Empresas. Lnea de Investigacin: Compras




ANZOATEGUI

Autor: Rangel, Daniela Tutor Acadmico: Lcdo. Mata, Jess

Fecha: Agosto 2014

RESUMEN

Es de vital importancia para toda empresa llevar un control especfico en la relacionado con

las compras, siendo esta la fuente y el manejo econmico de los ingresos y egresos por lo

que pasa toda organizacin. La planificacin, organizacin, ejecucin y control forman parte

de las compras ya que las mismas pasan por estos cuatro elementos desde planificar quien

compra y como controlar las compras. De igual manera este trabajo tiene como principal

objetivo el Anlisis de los procedi7mientos administrativos en el rea de compras de la

empresa Centro Clnico Santa Ana C.A Puerto La Cruz, Estado Anzotegui; sin pasar por

alto las funciones que tiene el mismo, se realizaron guas de entrevistas, guas de

observacin, el diseo de investigacin fue de campo con apoyo de la estrategia

documental, dando como resultado un anlisis lgico cualitativo y tipo analtico.

vi

INDICE GENERAL

pp.

DEDICATORIA .............................................................................................. iii

AGRADECIMIENTO ...................................................................................... iv

RESUMEN ...................................................................................................... v

INDICE GENERAL ........................................................................................ vi

INTRODUCCION ............................................................................................ 8

CAPITULO I. EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................... 11

JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA .............................................................. 14

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN.......................................................... 15

CAPITULO II. MARCO TEORICO

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN ................................................. 17

BASES TERICAS ....................................................................................... 19

Procedimientos .......................................................................................... 19

Importancia de los Procedimientos ....................................................... 19

Procedimientos Administrativos ................................................................. 20

Importancia de los Procedimientos Administrativos ............................. 20

Compras..................................................................................................... 21

Importancia de las Compras ................................................................. 21

Funcin de Compras ............................................................................ 22

Tipos de Compras ................................................................................ 22

Departamentos de compras ................................................................. 23

Funciones generales del departamento de compras ............................ 23

Objetivo de la Administracin de Compra ............................................ 25

BASES LEGALES ......................................................................................... 26

CDIGO CIVIL ........................................................................................... 26

vii

CDIGO DE COMERCIO .......................................................................... 27

DEFINICIN DE TERMINOS OPERATIVOS ............................................... 30

OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE ................................................ 32

CAPITULO III. MARCO METODOLGICO

DISEO Y TIPO DE INVESTIGACION......................................................... 34

Diseo de Investigacin ............................................................................. 34

Tipo de Investigacin ................................................................................. 35

UNIDADES DE ESTUDIO............................................................................. 36

TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS .............. 37

CAPITULO IV. ANLISIS DE LOS RESULTADOS

ANALISIS DE DATOS Y PRESENTACION DE RESULTADOS ................... 40

DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN

EL REA DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO CLNICO SANTA

ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOATEGUI............................. 42

DEBILIDADES Y FORTALEZAS DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS EN EL REA DE COMPRAS DE LA EMPRESA

CENTRO CLNICO SANTA ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO

ANZOATEGUI ............................................................................................... 45

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL

AREA DE COMPRAS EN LA EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA

ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOATEGUI............................. 47

CAPITULO V. CONCLUSION Y RECOMENDACIONES

CONCLUSION .............................................................................................. 52

RECOMENDACIONES ................................................................................. 53

BIBLIOGRAFA ............................................................................................. 54

ANEXOS

8

INTRODUCCION

El proceso administrativo, forma parte de toda empresa y consta de las

distintas tareas que deben realizarse para el crecimiento de la misma. Estos

procedimientos realizan una sectorizacin de los trabajos en las distintas

reas especializadas, tales como: el Departamento de Administracin y el

Departamento de Compras, logrando as que cada una de ellas no funcione

como entes autnomos, sino, que realicen acciones conjuntas para alcanzar

la realizacin de los objetivos administrativos que son propuestos justamente

por la administracin.

Es por ello que; se deben tomar en consideracin los bienes o servicios

que se puedan utilizar en el desarrollo de la actividad a llevar a cabo por la

empresa. En base a ello, se establece un correcto uso para cada uno de

ellos, siendo la administracin, un concepto que es aplicado a una gran

cantidad de entornos y actividades. Es aqu donde entran las compras, las

cuales le van a permitir a la empresa determinar las actividades requeridas

para establecer el control de las operaciones, siendo stas el motor principal

que va a permitir su crecimiento y desarrollo, brindando un mejor servicio en

cuanto a la salud de las personas se refiere, permitiendo as crecer con el

apoyo del personal que presta servicios en la Institucin.

La empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., se encuentra ubicada en la

Calle Principal N 43 de la Urbanizacin Caribe, especficamente en la ciudad

de Puerto La Cruz. Funciona como centro de hospitalizacin y dependencia

privada, dedicada a prestar servicios de salud, asistencia y servicios mdicos

en general las 24 horas del da. Actualmente, el Departamento de Compras

9

de la empresa presenta un bajo nivel de eficacia en los procedimientos

administrativos, los cuales generan retraso en la adquisicin de las

medicinas y/o materiales mdicos. En base a ello, surge la necesidad de

analizar los procedimientos administrativos que se llevan a cabo en el rea

de compras, identificando las debilidades y fortalezas de stos. Vale decir

que pese a que los procedimientos administrativos no garantizan el

desempeo de los procesos de compra que realiza el personal, se generan

alertas necesarias que permitan subsanar las reas de atencin.

El contenido del proyecto de investigacin, estar estructurado en cinco

captulos, los cuales se explican de la siguiente manera:

Capitulo I. El Problema. En el cual se desarrollara, el Planteamiento del

problema, Justificacin e Importancia y Objetivos de la Investigacin.

Capitulo II. Marco Terico. Especificando, Antecedentes de la

Investigacin, Bases Tericas, Bases Legales, Definicin de Trminos

Operativos y Operacionalizacin de la Variable.

Capitulo III. Marco Metodolgico. Contiene, el Diseo y Tipo de

Investigacin, Unidad de Anlisis y Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin

de Datos.

Capitulo IV. Discusin de Resultados.. Contendr el Anlisis de Datos

y la Presentacin de Resultados.

Capitulo V. Conclusin y Recomendaciones. Y para culminar, las

Referencias Bibliogrficas y Anexos.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

11

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las compras tienen una importancia muy significativa para las empresas,

tal es el caso de la Empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A. Las compras

articulan las necesidades de produccin al abastecer a la empresa de

materiales mdicos y medicinas. Sin embargo, es en esta rea donde se

presentan fallas, especficamente en sus procedimientos administrativos, no

pudiendo cumplir con las operaciones del da a da y generando gran

incidencia en la operatividad de la misma.

Actualmente, los procedimientos administrativos de compra se inician a

partir de los requerimientos de los distintos sectores de la Clnica y en

algunos casos, se formaliza con un documento escrito. Es en este momento,

en el que el rea de compras inicia su gestin, donde el responsable de la

misma compara presupuestos de diferentes proveedores, analizando y

estudiando cul es la inversin ms factible y seleccionando la mejor

alternativa de acuerdo a la necesidad de la empresa.

En base a ello, en la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., el proceso

de compras dentro de la administracin de la empresa cumple un papel

fundamental para su buen funcionamiento. Debido a que no se est

cumpliendo a cabalidad, est ocasionando inconvenientes en relacin a que

no existe una buena planificacin del material mdico y medicinas requeridas

para la fecha, producto de las fallas diarias que no son anotadas con tiempo.

Las rdenes de compras muchas veces no coinciden con el material o

medicamento solicitado a travs de los presupuestos, donde se registran

facturaciones con montos discordantes; el pago de los proveedores es

12

realizado con retraso debido a la falta de planificacin. Asimismo, no existe

una programacin de las compras que permita cubrir las existencias mnimas

en relacin a los inventarios de artculos existentes en el almacn. Tambin,

se presentan fallas desde el momento en que se recibe el material mdico,

medicinas y papelera en general, hasta realizar el despacho o salida de los

mismos hacia los diferentes departamentos de la organizacin.

Vale decir que, la empresa cuenta con un sistema a travs del cual se

procede a ingresar los artculos adquiridos para luego, ser descargados del

mismo. Sin embargo, este sistema no cuenta con un control de inventario del

material y medicinas que se adquieren, tampoco permite coordinar los bienes

que se resguardan para asegurar el flujo continuo de stos. De igual manera,

existe poca confiabilidad en el mtodo de consumos internos y

transferencias, debido a las misma fallas del sistema y; en algunos casos por

olvido del recurso humano al pasar la informacin a tiempo, por lo cual, es

casi imposible asegurar la disponibilidad o existencia del material que por lo

general al consultar los artculos no refleja la cantidad que hay en existencia

real, ocasionado as, distorsin en los procesos desde que se programan las

compras hasta que se entregan a los diferentes departamentos que emiten

dicha solicitud.

En base a lo anterior se retrasa el procedimiento a travs del cual se

llevan a cabo las compras. Por lo general, el suministro de materiales y

medicinas para los pacientes se realiza con retraso. Estos generan como

consecuencia que las compras se realicen a costos muy elevados, por lo

cual la administracin retarda el pago a sus proveedores. Es importante

destacar que el suministro de material mdico quirrgico y de medicinas es la

parte primordial de la institucin ya que, su misin es prestar un mejor

servicio y atencin mdica.

13

Esta investigacin se realiz en el Departamento de Administracin,

especficamente, en el rea de compras de la empresa Centro Clnico Santa

Ana, C.A.

En funcin a lo sealado, surgen las siguientes interrogantes:

Existe escasez de medicinas y materiales mdicos?

Son planificadas las compras?

Coinciden las rdenes de compra con el material solicitado?

Se realizan los procedimientos administrativos para llevar a cabo las

compras?

14

JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA

Cabe sealar que para toda empresa, es fundamental realizar los

estudios y analizar los procedimientos administrativos para garantizar el xito

y logro de sus objetivos. Estas consideraciones suponen satisfacer las

necesidades de la empresa, con la finalidad de llevar a cabo los

procedimientos de la estructura a la que pertenecen.

En concordancia con lo anterior, esta investigacin beneficia

primeramente al personal del Departamento Administrativo y de Compras de

la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., as como a la empresa, ya que,

contribuye en analizar los procedimientos administrativos del rea de

compras y brinda orientacin de cmo llevar el control de los mismos, acorde

con las necesidades existentes.

Cabe decir que esta investigacin garantiza que los estudiantes de

administracin amplen sus conocimientos en base al procedimientos

administrativos, los cuales en su momento deben poner en prctica al ejercer

la carrera en el campo laboral, adems, sirve de antecedente para futuras

investigaciones.

Para la tesista, permite aplicar los conocimientos adquiridos con el objeto

de demostrar las destrezas que contribuyeron a optar por el ttulo que le

catalogue como Tcnico Superior Universitario en Administracin.

15

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

Objetivo General

Analizar los procedimientos administrativos en el rea de compras de la

Empresa Centro Clnico Santa Ana C.A., Puerto La Cruz, Estado Anzotegui.

Objetivos Especficos

Describir los procedimientos administrativos en el rea de compras de

la Empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., Puerto La Cruz, Estado

Anzotegui.

Detectar las debilidades y fortalezas de los procedimientos

administrativos en el rea de compras en la Empresa Centro Clnico

Santa Ana, C.A., Puerto La Cruz, Estado Anzotegui.

Presentar anlisis de los procedimientos administrativos en el rea de

compras en la Empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., Puerto la

Cruz, Estado Anzotegui.

CAPITULO II

MARCO TEORICO

17

ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN

Segn Sabino (1992), los antecedentes de la investigacin se refieren a

los estudios de investigaciones previas relacionadas con el problema

planteado, es decir investigaciones realizadas anteriormente y que guardan

alguna vinculacin con el objeto de estudio. (pg. 26) Cabe decir que los

antecedentes relacionados a la investigacin han sido abordados como

elementos orientadores de este trabajo. Entre ellos:

Prez (2009) elabor el trabajo de grado titulado Manual de

procedimiento administrativo/tcnico aplicado a las compras internacionales

de la Empresa Ingeniero y Tcnicos Asociados, C.A. (ITACA), segn las

Normas ISO 9001:2000, donde concluy que implementar un sistema de

calidad puede representar una oportunidad de mejora en la gestin de la

empresa. Igualmente, la empresa debe evaluar y determinar si se est

cumpliendo con lo documentado.

Marcano (2007) elabor el trabajo de grado titulado Mejoras en los

procedimientos empleados en la compra y adquisicin de insumos, en los

departamentos de compras y almacenes de las empresas Tigasco Gas

Licuado, C.A., en Puerto La Cruz, Estado Anzotegui, donde concluy

proponer mejoras en los procedimientos empleados en la compra y

adquisicin de insumos, ya que busca describir todos los procedimientos

aplicados actualmente para detectar fallas y recomendar lineamientos a

seguir.

Catellal (2007), elabor el trabajo de grado titulado Mejoras en los

procedimientos de compra y almacn de materiales en la Empresa

18

Distribuidora Polar de Oriente, C.A., donde concluy que deben ser

aplicados correctivos a ciertas fallas que provoc el desmejoramiento de los

procesos del almacn, por ello se estableci mejorar los procedimientos para

el beneficio interno de la organizacin.

Los antecedentes antes citados mantienen relacin con la investigacin,

ya que, lo que se quiere lograr es mejorar los procedimientos administrativos

de compra de la empresa en estudio, para as, agilizar y resolver las fallas

presentes en la empresa.

Estos antecedentes, sirvieron de aporte para la investigacin, ya que,

aplicando los cuatro pasos fundamentales de los procedimientos

administrativos, planificacin, organizacin, ejecucin y control se logran

analizar los procesos factibles para una administracin de compra fiable y

exitosa, permitiendo as, lograr los objetivos y metas trazadas en la empresa.

19

BASES TERICAS

Procedimientos

Las empresas, para poder ejecutar sus actividades de manera eficiente,

necesitan poner en prctica ciertas tcnicas y mtodos que conllevan a

desarrollar coordinadamente las operaciones que les permitir adaptarse a

las necesidades de la empresa y su entorno, para alcanzar los objetivos y

metas propuestas por sta. Dentro de estas tcnicas se encuentran los

procedimientos como medios de trabajo que les faciliten la efectividad de las

operaciones diarias.

Por lo general, las organizaciones tienen muchos y diferentes conjuntos

de procedimientos que cubren varias tareas para ser efectuadas. A tal efecto.

Gmez (1993) define un procedimiento como un plan de trabajo, preciso y

minuciosos previamente, elaborados y verificados en la prctica,

experimentalmente (pg. 3). Es decir, todos los procedimientos deben

basarse en hechos concretos sobre una situacin en particular y no en

suposiciones o deseos. En cada caso debern tomarse en cuenta los

elementos materiales, el personal, el tipo de trabajo y el objetivo.

Importancia de los Procedimientos

En relacin a la importancia de los procedimientos con el contexto de las

organizaciones, Gmez (ob. Cit) seala que; estos son considerados como

una gua de actividades del personal. (pg. 4) La experiencia ha dado

pruebas fehacientes de que los procedimientos mejoran el rendimiento de las

organizaciones o empresas, por las siguientes razones:

20

1. Permiten una eficiente administracin, englobada a varios sectores de

responsabilidad a la vez.

2. Siempre existe la posibilidad de perfeccionar los sistemas y

procedimientos y con ellos mejorar las actividades de la organizacin.

Procedimientos Administrativos

El procedimiento administrativo es el cauce formal de una serie de actos

en que se concentra la actuacin administrativa para la realizacin de un fin.

Segn Lzaro (1994), los procedimientos administrativos son:

Aquellos que sealan, las maneras de ejecutar las diferentes tareas de una organizacin as como los medios que han de emplearse para realizar las mismas se identifican con la funcin administrativa en su sentido ms amplio, quedando comprendidos en este grupo aquellos generalmente identificados como operaciones de oficinas, tales como, manejo de documentacin, tenedura de libros, contabilidad, informes, proyectos, programas de trabajo, presupuestos, dibujos, ingeniera (de oficina no de fbrica), normas de trabajo, control de produccin y asuntos similares, ya sea que, de hecho, se ejecuten en la oficina o en la fbrica. Los procedimientos de oficina pueden ser ejecutados manualmente por mquinas y empleados. (pg. 22)

Es decir, los procedimientos administrativos hacen referencia a las

acciones empleadas en funcin a los trabajos ejecutados en una empresa u

organizacin.

Importancia de los Procedimientos Administrativos

Los procedimientos administrativos son importantes porque permiten

tomar las medidas necesarias para mejorar la eficiencia y efectividad de la

empresa. Segn Gmez (ob. Cit), Ayudan a perfeccionar las rutinas

laborales, facilitando las funciones administrativas: planificacin,

organizacin, coordinacin, control y supervisin en general (pg. 2).

Gmez (ob. Cit), definen estas cuatro funciones fundamentales como:

21

Planificacin. Es necesaria para determinar los objetivos en los cursos

de accin que van a dirigir.

Organizacin. Contribuye a la distribucin del trabajo entre los

miembros del grupo para establecer y reconocer las relaciones

necesarias.

Ejecucin. Por los miembros del grupo que llevan a cabo las tareas

prescritas con voluntad y entusiasmo.

Control. Conllevan a una supervisin de las actividades para que se

informen con los planes.

Vale decir que, estos procedimientos existen en toda empresa y permiten

fijar un objeto, realizar las actividades necesarias para alcanzarlo y determina

su cumplimiento.

Compras

En la actualidad, el trmino comprar ha ido evolucionando a adquirir,

considerando una ampliacin a las opciones de comprar. Segn Montoya

(2002), son una actividad especialmente calificada y especializada (pg.

12). En otras palabras, deben ser desempeadas por personas preparadas

con conocimientos de compras y que puedan analizar y tomar decisiones

acertadas.

Importancia de las Compras

En la actualidad, las compras son consideradas como una funcin vital

para el xito de cualquier empresa. En las organizaciones modernas se

cuenta con un departamento de compras, en el cual recaen precisamente las

22

funciones de adquisiciones de materias primas y artculos indispensables

para el uso interno y buen funcionamiento de la misma. En base a ello,

Pereiro (2005) expresa que:

La importancia de las compras afecta la rentabilidad y calidad de la mayora de organizaciones, aunque no en las mismas proporciones. No hay organizacin que no requiera de algn producto o servicio para realizar sus actividades y que estn dirigidos a la satisfaccin de las necesidades del cliente (pg. 3).

Es importante, no slo porque asegura el abastecimiento normal de las

necesidades de equipos, material y mantenimiento de la empresa, lo cual

garantiza su funcionamiento regular, sino porque cuando es bien

administrado puede traer considerables beneficios adicionales como

economas y ganancias para la empresa.

Funcin de Compras

Para Guadarrama (2011), la funcin de compras es comnmente

conocida como la funcin de adquirir, contemplando la necesidad,

localizacin y seleccin de uno o ms proveedores, negociando el precio y

otros trminos inherentes al insumo a comprar, asegurndose de su entrega

a travs de un adecuado seguimiento. (pg. 1)

Es precisamente la habilidad de un profesional conocer las diferentes

formas y modalidades de compra, considerando las circunstancias

particulares de cada una de ellas como son:

Tipos de Compras

Segn Guadarrama (ob. Cit), stas se clasifican en:

Compras al contado. Acto por el que un agente econmico adquiere el

dominio de un bien o recibe un servicio, contra el pago de un precio.

23

Tambin son todas aquellas operaciones financieras que se hacen a

cambio de un bien adquirido, el cual se cancela de manera inmediata

a su recibimiento.

Compras a crdito. Es la operacin de carcter monetario en el cual

se recibe a cambio de una forma de pago que pueda ser corto, medio

a largo plazo.

Departamentos de compras

Dentro de toda empresa debe existir un departamento de compras,

representado por un jefe, quien tendr a su cargo la recepcin, clasificacin y

revisin las requisiciones de compras emitidas por los diferentes

departamentos de la organizacin. Tambin, debe gestionar cotizaciones de

los diversos pedidos solicitados por las dems secciones que conforman la

empresa. Williams (2013) expresa que:

Para supervisar el proceso de compra y asegurar que se mantenga dentro de los parmetros para mantener la rentabilidad del negocio, una empresa utiliza el departamento de compras para supervisar a los proveedores, prestadores de servicios, equipo de compras e incluso la investigacin en control de calidad (pg. 1).

Funciones generales del departamento de compras

Martnez (2008) se basa en:

Centralizar y canalizar las tramitaciones de las requisiciones de

compras para la adquisicin de un bien especifico.

Cumplir con las normas y procedimientos establecidos para las

compras y recepcin.

Obtener diversos proveedores, cotizaciones y otras condiciones de

compras, segn los niveles establecidos para ellos.

24

Comprar a precios razonables los mayores productos obtenibles,

negociando y ejecutando todos los compromisos de la distribuidora.

Recomendar y sealar al proveedor que presente las mejores

condiciones de ventas, al mejor costo y asegure el abastecimiento de

los artculos.

Buscar nuevas fuentes de suministros.

Velar porque las condiciones en las que se adquieren los bienes sean

las estipuladas por la distribuidora tales como: cantidades, tiempo de

entrega, condiciones de pago y calidad.

Coordinar sus actividades con las distancias unidas de las

distribuidoras asesorndolas para la adquisicin.

Los requisitos de las cotizaciones no deben suministrarse a ningn

proveedor.

Puede ser escrito, va fax o telefnicamente.

Son necesarias mnimas tres cotizaciones, slo que existan menos de

tres proveedores en el mercado.

Deben ser estudiadas de acuerdo a los factores determinantes como

son: costo total, igualdad de condiciones, facilidad financiera, calidad y

servicio por parte de los proveedores.

Al momento de solicitar sus cotizaciones deben ser informados en lo

referente a la fecha de entrega y lugar de recepcin de mercanca.

Cuando el departamento lo considere necesario ser exigida una

muestra con el propsito de aceptar en detalle las caractersticas y

ventajas que presenta el producto ofrecido.

25

Objetivo de la Administracin de Compra

Para Lender (2007), el objetivo es:

Obtener los materiales adecuados que satisfagan los requerimientos de calidad, en la cantidad debida para su envo en el momento preciso y al lugar correcto de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempee su trabajo con puntualidad) prestando el servicio correcto tanto antes como despus de la venta y el precio correctamente (pg. 1).

Es decir, es adquirir contemplando la necesidad, localizacin y seleccin

de uno o ms proveedores, negociando el precio y otros trminos inherentes

al insumo a comprar, asegurndose de su entrega a travs de un adecuado

seguimiento.

26

BASES LEGALES

CDIGO CIVIL

Gaceta Oficial Extraordinaria N 2.990 del 26 de Julio de 1982.

Captulo V

De las obligaciones del comprador

Artculo 1527. La obligacin del comprador es pagar el precio en el da y

en el lugar determinados por el contrato.

Esto quiere decir que el comprador tiene la obligacin de cumplir con los

tiempos de pago en el lugar estipulado en el contrato.

Artculo 1529. A falta de convencin especial, el comprador debe

intereses del precio hasta el da del pago, aun cuando no haya incurrido en

mora, si la cosa vendida y entregada produce frutos u otra renta.

En otras palabras, de no existir acuerdos, el comprador debe cancelar

intereses cuando lo que haya pedido le produzca ingresos, as no haya

incurrido en mora.

Artculo 1530. Si el comprador fuera perturbado o tuviese fundado temor

de serlo por una sola accin, sea hipotecario, sea revocatorios, puede

suspender el pago del precio hasta que el vendedor haya hecho cesar la

perturbacin o el peligro, a no ser que el vendedor de garanta sea suficiente

o que se haya estipulado que no obstante cualquier contingencia de esta

clase, el vendedor verifique el pago.

27

Este Artculo seala que, un comprador puede suspender el pago cuando

ste observa que existe algn peligro que afecte su compra. En caso

contrario el vendedor debe evitar este tipo de situaciones.

Artculo 1531. Cuando se trata de cosas muebles, la resolucin de la

venta se verifica de pleno derecho en inters del vendedor si el comprador

no se ha presentado a recibir antes que haya expirado el trmino para la

entrega de la cosa vendida, o si, aunque se haya presentado a recibirla,

no ha ofrecido el precio, a menos que se le haya otorgado plazo ms largo

para esto.

En otras palabras, cuando se vende un bien mueble el comprador tiene

que adaptarse a los cambios o plazos que se hayan otorgados para la venta

de los mismos.

CDIGO DE COMERCIO

Gaceta Extraordinaria N 475, de fecha 21 de Diciembre de 1955

Seccin I

De la Compra-Venta

Artculo 133. La venta mercantil de la cosa ajena es vlida; y obliga al

vendedor a adquirirla y entregarla al comprador, so pena del resarcimiento

de daos y perjuicios.

Esto quiere decir que la venta de cualquier bien es legal y exige al

vendedor adquirirlas para luego entregrsela al comprador otorgndole

compensacin por cualquier dao.

Artculo 142. Si el comprador no cumple su obligacin, el vendedor tiene

derecho a hacer vender la cosa que es objeto del contrato o depositaria en

28

una acreditada casa de comercio y, en defecto de sta, en persona de

responsabilidad, todo por cuenta del comprador.

Este Artculo refleja que para realizar compras el comprador debe tener

la documentacin necesaria para recibir lo que pide. En caso contrario el

vendedor esta en todo su derecho de vender las cosas o las depositara en la

casa de comercio.

Artculo 145. Entregadas las mercancas vendidas al comprador, ste no

ser odo en las reclamaciones sobre defecto de calidad o falta de cantidad,

siempre que las hubiere examinado al tiempo de la entrega y recibo sin

reserva.

Es decir, una vez revisada y recibida la mercanca por parte del

comprador ste no tendr reclamo alguno una vez pasado el tiempo de

entrega de la misma.

Artculo 146. Si el comprador rehsa recibir las mercancas provenientes

de otra plaza y el vendedor o expedidor de ellas no se reside en el lugar del

recibo, el Juez de Comercio o el del lugar, donde no hubiere de Comercio,

puede, a solicitud del comprador, ordenar que sean reconocidas, estimadas y

depositadas.

Este Artculo refleja que, en el momento de entregarle la mercanca al

comprador si ste no se encuentra o no reside en el sitio para recibirla, esta

mercanca ser depositada en los almacenes correspondientes por rdenes

de la autoridad correspondiente.

Artculo 147. El comprador tiene derecho a exigir que el vendedor firme

y le entregue factura de las mercancas vendidas y que ponga al pie recibo

del precio o de la parte de ste que se le hubiere entregado. No reclamando

29

contra el contenido de la factura dentro de los ocho das siguientes a su

entrega, se tendr por aceptada irrevocablemente.

En otras palabras, toda compra que realicen las personas debe estar

soportada por una factura, por lo tanto stas estn en la obligacin de exigir

la factura al vendedor.

30

DEFINICIN DE TERMINOS OPERATIVOS

Administracin: Es un proceso muy particular que consiste en las

actividades de planificacin, organizacin, ejecucin y control desempeado

para determinar y alcanzar objetivos.

Anlisis de cotizacin: Es el proceso donde se cotejan las condiciones,

los precios y ventajas que ofrecen los proveedores al enviar su presupuesto,

que la lleva a la asignacin de una orden de compra.

Cuadro comparativo de cotizaciones: Es un documento interno que

maneja exclusivamente el Departamento de Compras, con el propsito de

resumir las principales caractersticas que ofrecen los proveedores respecto

a su producto y de esta manera estn en posibilidades de elegir o tomar una

decisin de compras.

Departamento: Unidad ejecutiva o administrativa de una organizacin.

Formatos: Es una forma impresa el cual se llena con ciertos datos que el

mismo da. Este tiene muchas funciones, entre ellas tenemos: para ser

llenados con datos personales, para hacer solicitud de cualquier servicio.

Inventarios: Estimacin de la mercanca almacenada y los valores que

conforman las facturas de comerciantes.

Materiales: Es el conjunto de bienes, maquinarias, insumos, materia

prima y productos terminados que son de inutilidad para el desempeo de un

servicio o para el manejo interno de la empresa.

31

Orden de Compras: Es un contrato previo consagrado por las prcticas

comerciales el cual puede variar en su forma o extensin de acuerdo con la

necesidad de cada empresa.

Organizacin: Es cualquier sistema estructurado en reglas y relaciones

funcionales desempeados para llevar a cabo las polticas empresariales o

precisamente los programas que tales polticas importa.

Procedimientos: Es un conjunto de tareas orientadas para lograr una

meta y esta tarea implica una cronologa enfocada a un fin.

Proveedor: Persona que suministra a la empresa bienes y servicios para

cubrir las necesidades en los departamentos de la organizacin.

Proveedores: Fabricantes o mayoristas que suministran mercanca a los

comercios

Requisicin: En las prcticas comerciales, la requisicin o solicitud es

un documento interno que maneja la empresa y en l se plasman las

necesidades que tiene el departamento de produccin o algn otro

departamento o sucursales a travs de productos, capital o valor del

departamento de almacn. Es recomendable en este caso que la descripcin

de los materiales requeridos se haga con toda claridad posible y en forma

minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones

con el proveedor.

Servicios: Trabajo til que hace una persona o una mquina cuya

ejecucin y rendimiento se utilizan para satisfacer necesidades.

Stock: Es toda la representacin de cantidades en mercancas

disponible como la provisin, reservas, existencias de algn bien, etctera.

32

OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE

Objetivo General: Analizar los procedimientos administrativos en el rea de

compra de la empresa Centro Clnico Santa Ana C.A., Puerto La Cruz,

Estado Anzotegui.

Cuadro 1.

Operacionalizacin de variable

Variables Dimensin Indicadores Fuentes Instrumentos

Primaria:

Jefe de Compras

Supervisor de

Compras

Secundaria:

Leyes

Textos

Tesis

Facturas Internet

Gua de

entrevista

Gua de

observacin

Procedimientos

administrativos

rea de

compras

Cotizaciones

Proveedores

Orden de

compras

CAPITULO III

MARCO METODOLGICO

34

DISEO Y TIPO DE INVESTIGACION

Diseo de Investigacin

Para Arias (2006), el diseo de investigacin es la estrategia general

que adopta el investigador para responder al problema planteado. En

atencin al diseo, la investigacin se clasifica en: documental, de campo y

experimental (pg. 47). En otras palabras, es una planificacin de lo que se

debe hacer para lograr los objetivos del estudio. Es decir, desglosar las

estrategias bsicas que el investigador adopta para generar informacin

exacta e interpretable.

Diseo de Campo

Arias, (ob. Cit) lo define como:

Consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la informacin pero no altera las condiciones existentes. (pg. 48).

En otras palabras, son datos de inters que se recogen directamente de

la realidad mediante un trabajo concreto del investigador.

En base a lo citado anteriormente, esta investigacin est enmarcada

bajo un diseo de campo con el apoyo de la investigacin documental, ya

que el investigador consult varias fuentes bibliogrficas sobre el tema, las

cuales sirvieron de soporte para llevar a cabo el desarrollo de este trabajo

investigativo.

35

Tipo de Investigacin

Arias (ob. Cit) seala que en un estudio pueden identificarse diversos

tipos de investigacin, existiendo muchos modelos y diversas clasificaciones.

Sin embargo, independientemente de la clasificacin utilizada, todos son

tipos de investigacin, y al no ser excluyentes, un estudio puede ubicarse en

ms de una clase (pg. 23). En base a ello, el criterio empleado en este

estudio para establecer el tipo de investigacin es de acuerdo al nivel y el

diseo.

Segn el nivel de investigacin, es decir, el grado de profundidad con

que se aborda un fenmeno u objeto de estudio, la investigacin se enmarc

en una investigacin de tipo analtica. Hurtado (1998) expresa que:

La investigacin analtica tiene como objetivo analizar un evento y comprenderlo en trminos de sus aspectos menos evidentes. La investigacin analtica incluye tanto el anlisis como la sntesis. Analizar significa desintegrar o descomponer una totalidad en todas sus partes. Sntesis significa reunir varias cosas de modo que conformen una totalidad coherente, dentro de una comprensin ms amplia de la que se tena al comienzo (pg. 255).

Es decir, implica la reinterpretacin de lo analizado en funcin de algunos

criterios, dependiendo de los objetivos del anlisis

En este estudio, la investigacin analtica tuvo como propsito interpretar

todos los incidentes que intervienen en los procedimientos que se aplicaron

en el Departamento de Administracin rea de Compras de la empresa

Centro Clnico Santa Ana, C.A., ubicado en la ciudad de Puerto La Cruz,

Estado Anzotegui, mediante un enfoque cualitativo.

36

UNIDADES DE ESTUDIO

Segn Hurtado (2007), son las entidades que posee el evento de

estudio (pg. 272). Desde otro punto de vista, son los elementos menores y

no divisibles que componen el universo de estudio de una investigacin.

Sobre dichos elementos se estudia el comportamiento de las variables. Las

unidades de anlisis se establecen de manera previa a la etapa de

recoleccin de datos. (Mayntz et. Al: 1988, pg. 16)

En el presente estudio, la unidad de estudio la comprenden los

procedimientos administrativos que afectan la situacin actual del rea de

compras de la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A., con apoyo

referencial del Jefe y Supervisor del Departamento de Compras.

37

TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE

DATOS

Segn Arias (2006), las tcnicas de recoleccin de datos son las

distintas formas de obtener la informacin y los instrumentos son los medios

materiales que se emplean para almacenar y la informacin.

Los trminos que se emplearon en la elaboracin de este trabajo de

investigacin ayudaron fundamentalmente a corregir la informacin necesaria

para el desarrollo de los objetivos aplicados en la empresa Centro Clnico

Santa Ana C. A fueron las siguientes:

Tcnicas

Observacin

Segn Arias. (ob. Cit), la observacin es una tcnica que consiste en

visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemtica, cualquier hecho,

fenmeno o situacin que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en

funcin de unos objetivos de investigacin preestablecidos.

Entrevista

Segn Arias (2006: p. 73), la entrevista, ms que un simple

interrogatorio, es una tcnica basada en un dilogo o conversacin cara a

cara, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente

determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la

informacin requerida.

38

Instrumento

Gua de observacin

Segn Hernndez (1991) Gua de Observacin es aquella donde se

registran todos los datos resultados de la observacin efectuada por el

investigador. Tambin es un instrumento que lo orientar para centrar su

atencin en lo que interesa observar y es muy referente para las diversas

visitas, pero significa que debe observar siempre lo mismo. Por lo tanto,

aunque los aspectos que orientan la observacin en este curso son

constantes, la observacin obtenida cada vez ser distinta.

Gua de entrevista

Segn Hernndez (1.991), la Gua de Entrevista consiste en la

obtencin de informacin adecuada y til por medio de preguntas que se

plantearn al grupo de personas que ser entrevistado.

CAPITULO IV

ANLISIS DE LOS RESULTADOS

40

ANALISIS DE DATOS Y PRESENTACION DE

RESULTADOS

Para llevar a cabo una investigacin es necesario una serie de datos.

Vale decir que la tcnica de anlisis representa el cmo se procesa la

informacin. En base a ello, Sabino (2001) define anlisis cualitativo como:

Anlisis que se procede a hacer con la informacin de tipo verbal, de un modo general se ha recogido mediante fichas de uso u otro tipo. Es preciso tomar cada uno de los grupos que hemos as formado para proceder a analizarlos. El anlisis se efecta cotejando los datos que se refieren a un mismo aspecto y tratando de evaluar la fiabilidad de cada informacin (pg. 193).

En base a los resultados obtenidos de los instrumentos aplicados, se

determin que no existe una planificacin en el Departamento de Compras al

momento que stas tienen que ser realizadas. A pesar que la empresa

cuenta con un sistema automatizado, no est a nivel de los requerimientos

del Departamento de Compras, ya que el inventario no es actualizado a

medida que se ofrece el servicio al cliente.

Por otro lado, las fallas de mercanca no son emitidas a tiempo, sea por

olvido o falta de organizacin. Por lo cual, los procedimientos administrativos

de compra no se estn llevando a cabo, ya que existe un descontrol y

desorganizacin en el mismo. Por ende, no les permite cumplir las metas y

objetivos trazados mensualmente. En base a ello, se describen los resultados

en base a, los objetivos especficos de la investigacin, analizando la

situacin presente en el Departamento de Compras de la empresa Centro

Clnico Santa Ana, C.A., Puerto La Cruz, Estado Anzotegui.

41

La presente investigacin se bas en un anlisis cualitativo, ya que, lo

que se quiere es analizar la variable procedimiento administrativo a travs de

la observacin directa de cmo son llevados a cabo los procedimientos en el

rea de compra de la empresa Centro Clnico Santa Ana, C.A. A travs de la

gua de entrevista realizada al Jefe y al Supervisor de Compras, se

obtuvieron respuestas que fueron planteadas a travs de un informe escrito.

42

DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS EN EL REA DE COMPRAS DE LA

EMPRESA CENTRO CLNICO SANTA ANA C.A.,

PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOATEGUI

Los procedimientos administrativos en base a la gua de entrevista son

planteamientos que el Departamento de Compras realiza al rea

administrativa para establecer cul va a ser el bien o servicio adquirido. Ello,

de acuerdo a las necesidades del departamento de farmacia para as poder

suministrar materiales y medicinas a los dems servicios o departamentos

que los requieran. El propsito es disminuir los cambios que se originan en el

entorno y que influyen directamente en las operaciones internas de la

empresa.

En funcin de todo ello, el Departamento de Compras informa sobre

cualquier modificacin que se realiza para que el proceso fluya de manera

efectiva. Vale decir que la importancia de estos procedimientos radica en la

prestacin del servicio a los pacientes que ingresan al Centro Clnico; con el

fin de establecer una buena imagen.

En relacin a, las compras dentro del Centro Clnico Santa Ana, C.A., se

requiere una serie de procedimientos, los cuales se mencionan a

continuacin:

1. El personal del Departamento de Farmacia realiza un pequeo

inventario de las medicinas y el material mdico que no hay en

existencia. Luego, enva la hoja de requisicin al personal del

Departamento de Compras. En caso de urgencias, el personal de

farmacia notifica al Departamento de Compras, que un paciente

43

requiere un medicamento urgentemente. En ese caso, la solicitud del

medicamento, se lleva junto con el rcipe del paciente al

Departamento de Administracin para su posterior autorizacin.

Luego, es enviado al Departamento de Compras, donde se procede a

adquirirlo con dinero de la caja chica.

2. En cuanto a la papelera, el almacenista se encarga de anotar las

fallas para luego enviar el requerimiento al personal de compras.

Cuando son compras mayores o por volumen, la asistente verifica con

sus proveedores la existencia de medicamentos y el material

requerido a travs de presupuestos. Luego, el Departamento de

Compras realiza una serie de rdenes de compras con las fallas que

fueron emitidas inicialmente por el personal de farmacia y el

almacenista. Estas rdenes son firmadas por el Jefe de Compras para

luego ser enviadas al Departamento de Administracin. Es ah, donde

es revisada y firmada por la Administradora y el Director Mdico.

Una vez que estas rdenes son firmadas y aprobadas por parte de la

administracin, vuelven al Departamento de Compras para ser

enviadas al Departamento de Contabilidad, donde la analista contable

las procesa conjuntamente con los presupuestos enviados por el

proveedor.

3. El proveedor lleva el pedido de material y medicina al Departamento

de Farmacia conjuntamente con la factura. Se recibe, se firma y se

sella la copia de la factura al proveedor. Seguido, se revisa el pedido

conjuntamente con la factura original y luego sta se enva al

Departamento de Contabilidad para que sea procesada conjuntamente

con la orden de compra. Por ltimo, estas facturas de compras son

enviadas al Departamento de Administracin para que luego se

proceda a cancelarle al proveedor.

44

Los procedimientos establecidos en el rea de compras, conjuntamente

con los dems departamentos, son una muestra de que las compras nacen

de la necesidad de un bien. sta se plantea de acuerdo a los requerimientos

que exigen todos los servicios, en este caso, por ser una empresa que brinda

atencin mdica.

45

DEBILIDADES Y FORTALEZAS DE LOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL REA

DE COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO CLNICO

SANTA ANA C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO

ANZOATEGUI

Las debilidades y fortalezas del procedimiento administrativo son

consideradas en base a la gua de observacin. stas detienen y/o avanzan

en cada una de las operaciones de este departamento y los que mantengan

relacin directa con l. En base a ello, se describen las siguientes

debilidades y fortalezas:

Debilidades

El personal no revisa las fallas que existen en las existencias mnimas

de medicamentos y materiales.

El no comprar un medicamento a tiempo genera tardanza para el

suministro al paciente

A nivel de sistema, no se realiza una revisin que permita detectar

cualquier error o falla que se presente, o que existan diferencias en

cuanto a lo fsico y lo que refleja el sistema de inventario.

Los requerimientos del rea de papelera no son organizados a

tiempo, por lo cual no existe una secuencia para la emisin hacia los

diferentes departamentos.

46

Las ordenes de compras no siempre se procesan a tiempo por parte

del personal de compra; obstaculizando el avance de stas.

El personal de farmacia a veces no anota todos los medicamentos en

fallas.

En el rea de compras no se agiliza con otros proveedores que le

puedan suministrar a tiempo lo requerido.

No se planifican las compras.

Fortalezas.

El personal de compras exige a los proveedores fecha de entrega de

los pedidos realizados.

Las solicitudes se realizan acorde al presupuesto que le presenta el

Departamento de Administracin.

Se realiza un estudio econmico del mercado actual, para constatar lo

que se requiere es lo suficiente para cubrir las expectativas financieras

de la administracin.

Los medicamentos, material mdico y papelera solicitados son de

marcas reconocidas.

Es conveniente resaltar que muchas fallas marcan el lado negativo de la

empresa, ya que stas le generan inconvenientes que, con el pasar del

tiempo, se crean o se proponen ideas que puedan superar este tipo de

situaciones, fortaleciendo cada da el Departamento de Compras en base a

ello.

47

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS EN EL AREA DE COMPRAS EN LA

EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA ANA C.A.,

PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOATEGUI

El Departamento de Compras del Centro Clnico Santa Ana C.A, juega

un papel muy importante dentro de las operaciones administrativas de la

empresa, por lo que es necesario que se plantee una serie de situaciones

que puedan abarcar todo este proceso. Tal es el caso de las actividades que

comprendan adquisiciones de material, medicina y papelera a proveedores

que se le hayan hecho negociaciones de precio y condiciones de pagos, as

como acompaamiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento de

las condiciones pactadas inicialmente. Todo ello, para obtener un mejor

control de inventario y que los almacenes dispongan de los materiales

necesarios para ser abastecidos a los diferentes departamentos de la

empresa.

Analizando la situacin anterior, el proceso de compras comprende:

Planeacin: Dentro de este proceso se deben fijar metas que dirijan o

encaminen al logro los objetivos que se propuso el Departamento de

Compras inicialmente. Ttal es el caso de surtir los departamentos

Establecer proveedores bien evaluados: Estar informados de

cambios que puedan surgir para poder traducirlos en ahorro de costos

para la empresa y que los materiales sean de mejor calidad y de mejor

servicio de adquisicin.

48

Comunicacin: La comunicacin del Departamento de Compras con

los dems departamentos es de suma importancia, ya que stos van a

permitir que el proceso de compras sea ms efectivo y que no sea de

tardanza al momento de realizar una compra urgente para

determinado paciente (si tal es el caso). Es decir, que la comunicacin

debe ser escrita, precisa y concisa.

Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo suficiente

para alimentar satisfactoriamente las necesidades de produccin.

Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.

Localizar nuevos materiales y productos.

Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa.

Desarrollar ptimos procedimientos y controles.

Preparar al personal a travs de programas inductivos en relacin a

los procedimientos administrativos.

CAPITULO V

CONCLUSION Y RECOMENDACIONES

52

CONCLUSION

En la actualidad, los procedimientos administrativos en el rea de

compras no son tomados en cuenta dentro del departamento, lo cual est

generando fallas en los procesos diarios de la empresa. Esto debido a, la

falta de planificacin en relacin al control de las fallas diarias; asimismo, de

los ingresos y egresos de medicina y materiales mdicos, el retraso en los

pagos de los proveedores, la desorganizacin por falta de induccin previa a

los procedimientos administrativos del rea de compras.

El rea de compras requiere de personal capacitado que se encargue de

mantener al da los existencias mnimas de la mercanca y los procesos

inherentes a ello, los cuales permitan su crecimiento y desarrollo brindando

un mejor servicio en cuanto a la salud de las personas se refiere.

Se determin que existen ms debilidades que fortalezas dentro de la

organizacin, razn por la cual disminuye la eficiencia de los procedimientos

administrativos en el rea de compras, perjudicando stos, a otros

departamentos que carecen de planificacin, control y organizacin en los

procedimientos inherentes a las compras.

53

RECOMENDACIONES

Es recomendable, para toda empresa implementar los procedimientos

administrativos, con la finalidad de alcanzar mejoras en sus procesos

internos, tomando en consideracin, las metas y objetivos propuestos. En

base a ello se sugiere:

Capacitar al personal en relacin a cmo deben manejarse los

procedimientos administrativos en el rea de compras.

Asignar personal que controle el proceso de compras esto, con la

finalidad de mantener actualizadas las fallas diarias en relacin a las

medicinas y material mdico requerido para que la empresa pueda

lograr ofrecer un mejor servicio a sus clientes.

Crear estrategias que permitan disminuir las debilidades para

aprovechar las fortalezas, creando oportunidades para mejorar los

procedimientos en base al rea de compras de la empresa.

54

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CDIGO DE COMERCIO. Gaceta Oficial N 475 (Extraordinario), Diciembre

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http://www.ehowenespanol.com/definicion-del-departamento-compras-empresa-sobre_107689/ [Consulta: 2014, julio 10]

ANEXOS

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO

DE TECNOLOGA DE

ADMINISTRACION INDUSTRIAL


GUA DE ENTREVISTA

APLICADO AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS DE LA EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA ANA,

C.A., PUERTO LA CRUZ, ESTADO ANZOTEGUI

Instrucciones: Lea cuidadosamente cada formulacin antes de responder.

Marque con una equis (X) la opcin que mejor exprese su opinin, de

acuerdo a la siguiente escala: 1-SI y 2-No.

No firme ni utilice ningn tipo de identificacin

Cualquier duda pregunte a la investigadora

Sea claro y sincero al responder.

1. Existe una planificacin para realizar el proceso de compras?

SI _____ No _____

2. Existe control en las fallas generadas diariamente?

SI _____ No _____

3. Las rdenes de compras son firmadas a tiempo?

SI _____ No _____

4. Cuenta la empresa con un sistema ptimo para controlas las

entradas y salidas de las compras?

SI _____ No _____

5. Las fallas del inventario son detectadas a tiempo?

SI _____ No _____

6. El servicio de atencin al paciente se cumple a tiempo?

SI _____ No _____

7. Considera usted que se cumple a cabalidad la misin de la

empresa?

SI _____ No _____

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO

DE TECNOLOGA DE

ADMINISTRACION INDUSTRIAL


GUA DE OBSERVACIN

APLICADO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA

EMPRESA CENTRO CLINICO SANTA ANA, C.A., PUERTO LA

CRUZ, ESTADO ANZOTEGUI

1. Existe una planificacin en base al material mdico y

medicinas requeridas para la fecha solicitada?

S _____ No _____

Observacin: _______________________________________

__________________________________________________

2. Controla el departamento de compra las fallas diarias

generadas por el sistema automatizado?

S _____ No _____

Observacin: _______________________________________

__________________________________________________

3. Existe coincidencia entre el presupuesto y los materiales

cotizados?

S _____ No _____

Observacin: _______________________________________

__________________________________________________

4. Controla el departamento de compra los stock mnimos del

almacn?

S _____ No _____

Observacin: _______________________________________

__________________________________________________

5. El Centro Clnico Santa Ana, C.A., cumple su misin al

prestar un mejor servicio y asistencia mdica a sus clientes?

S _____ No _____

Observacin: _______________________________________

__________________________________________________

Analisis de Los Proc Adm en El Area de Compras Del Centro Clinico Santa Ana

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