ANALÍSIS DE PUESTOS

ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS6 GENERAL.

ANALÍSIS DE PUESTOS

ES EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE OBTIENE INFORMACIÓN ACERCA DE LOS PUESTOS, AL DEFINIR SUS DEBERES, TAREAS O ACTIVIDADES DE TRABAJO.

SITUACIONES QUE CREAN LA NECESIDAD DE REALIZAR UN ANALISIS DE PUESTOS

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un análisis de puesto como los siguientes:

Cuando se funda la organización Cuando se crea nuevos puestos Cuando se modifican de manera significativa

los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos

Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa

Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos.

La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.

La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias.

La mano de obra no está adecuadamente capacitada. La productividad general de la organización no resulta

aceptable para la administración. La corriente de trabajo no es uniforme; padece de

retrasos y es incompleta.

APLICACIÓN Y UTILIZACIÓN

Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal

Como una valiosa ayuda para una selección objetiva de personal

Para fijar adecuados programas de capacitación y desarrollo.

Como base para posteriores estudios de calificación de méritos.

Como elemento primario de estudios de evaluación de puestos

Como parte integrante de manuales de organización Para orientar y obviar discusiones de contratación,

tanto individual como colectiva.

BENEFICIOS DEL ANALÌSIS DE PUESTOSBeneficios para los gerentes de

departamentos Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo

de su unidad Permite realizar una mejor selección del personal Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus

subalternos.Beneficios para los empleados Permite conocer y comprender mejor los deberes

del puesto. Puede ser utilizado como una guía para su

autodesarrollo

NECESIDAD LEGAL La LFT en su art. 23 establece que deberá tenerse

por escrito “ el servicio o servicios que deban prestarse, los que se determinarán con la mayor precisión posible”

Art. 47 el patrón podrá rescindir el contrato de trabajo, sin incurrir en responsabilidad, al “desobedecer el trabajador al patrón o a sus representantes, sin causa justificada, siempre que se trate del trabajo contratado”.

Art. 134 marca como obligación de los trabajadores “ ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos”.

NECESIDAD SOCIAL

Es indispensable conocer las características y los requerimientos deseables del puesto, para que el trabajador determine si va de acuerdo con sus intereses.

NECESIDAD DE EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD La eficiencia en el trabajo y la productividad

son motivo de preocupación constante entre los administradores; es por ello que la especialización, la división del mismo, la capacitación y el desarrollo de los recursos humanos, se buscan afanosamente. Sin embargo, para llegar a una autentica división de funciones y a una mayor productividad se requiere empezar con un estudio analítico del trabajo a nivel de los puestos que componen la organización.

Proceso de obtención de información para el análisis de puestos

Esta compuesta por seis pasos que son: Asegurar, para su éxito,  que el  apoyo  de 

la  administración  superior sea visible. Identificar los puestos que es necesario

analizar. Escoger el método que se utilizará para la

obtención de los datos Reunir y organizar la información obtenida Revisar la información con los participantes Desarrollar una descripción y especificación

de puesto

Procedimiento del análisis de puestos

Fijar el método a utilizar: ( 3 métodos)a) OBSERVACIÓN: Introspección en el trabajo ( Lo hace el interesado;

escribe un informe y lo presenta, para revisión, a su superior inmediato)

Observación natural ( El analista observa a la persona en la forma en que ésta realiza las actividades del puesto, no lleva registro del puesto, escribe después un informe; es subjetiva)

Observación controlada (método mas riguroso de apreciación, el analista lleva registros cuidadosos)

Ventajas de la observación Mediante la observación, el analista

se familiariza directamente con el trabajo

El analista puede observar condiciones importantes de trabajo que a menudo constituyen los aspectos distintivos de ciertos puestos.

El analista puede observar varios puestos al mismo tiempo, sin interferir en la corriente de trabajo

Desventajas de la observación Algunos empleados pueden sentirse incómodos si

se ven observados. Las dimensiones intangibles del trabajo, como sus

elementos o requisitos mentales o la interacción personal, no se observan con facilidad.

La observación adecuada de un puesto en que las actividades de rutina son la excepción requiere mucho tiempo. Por ejemplo, para observar cabalmente el puesto de un supervisor, el analista necesitaría acompañarlo varios días o quizás semanas para poder familiarizarse con todos los elementos del puesto.

b) CUESTIONARIOS:1. De respuestas abiertas2. De elección forzosa

c) ENTREVISTA:3. Libre4. Dirigida5. Estandarizada

Ventajas del uso de cuestionarios Los cuestionarios constituyen un método eficaz y

rápido para reunir gran cantidad de información. Por supuesto, los cuestionarios deben estar bien preparados y presentados.

Los cuestionarios son herramientas eficaces cuando los puestos por analizar están bien estructurados.

Si los puestos están localizados en puntos geográficos dispersos, el analista puede reunir información sin necesidad de viajar.  Las respuestas escritas a los cuestionarios son una constancia permanente de todos los hechos relatados. Son expresión de los participantes y no apuntes informales del analista.

Desventajas del uso de cuestionarios Eliminan el contacto y la discusión

entre el analista y el empleado. Para que los cuestionarios sean

eficaces, se necesita prepararlos muy cuidadosamente.

Llenarlos lleva tiempo. Pueden surgir problemas de

interpretación para quien los llena como para el analista que tiene que correlacionar las respuestas.

VENTAJAS DE LA TÈCNICA DE LA ENTREVISTA

Logra la participación libre y directa de los empleados.

Proporciona al analista una mejor comprensión del puesto.

Permite el examen y aclaración de sectores vagos o complejos de trabajo que no pueden ser comunicados con facilidad.

DESVENTAJAS DE LA TÉCNICA DE LA ENTREVISTA

Algunos empleados pueden sentirse amenazados e incómodos para poder aportar información adecuada.

Las entrevistas tal vez se limiten a los elementos que tengan mayor vigencia y dejen de lado los aspectos más generales del puesto.

Existe la tendencia a que los empleados y supervisores se concentren en los requisitos que describen a la persona que ocupa el puesto en la actualidad y no al puesto mismo.

Además, el supervisor puede poner énfasis en lo que él desea que el empleado haga, en lugar de lo que en realidad hace.

REGLAS APLICABLES A LA ELABORACIÓN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS

Trate de dar a la descripción un sentido lógico Busque lo esencial de cada función o tema, evitando

caer en detalles innecesarios. Siempre que pueda, emplee términos cuantitativos y

evite vaguedades. En vez de decir “maneja sumas elevadas” diga: “ maneja efectivo por un valor de $ 300,000.

Cuantifique el tiempo empleado en cada actividad, diga: “ Recibe aproximadamente 10 pacientes entre las 8 de la mañana y las 12 del día” en lugar de “ Recibe pacientes por la mañana”

Empiece cada frase con un verbo activo y funcional como “ supervisa”, “dicta”, etc..

PARTES QUE COMPONEN EL ANALÍSIS

1.1. GENERALES

2.2. DESCRIPCIÓN ANALÍTICA

3.3.DESCRIPCIÓN GENÉRICA

4.4. REQUERIMIENTOS

5.5. PERFIL

PARTES QUE COMPONEN EL ANALISIS

GENERALES: Se incluye toda la información que permita localizar al puesto, tanto en la estructura de la organización como físicamente en las instalaciones de la organización. Asimismo, se solicita precisar el nombre y puesto del jefe inmediato, y los horarios a que se halle sujeto el ocupante del puesto y la representación grafica que muestre el puesto localizado en su división, departamento o sección.

PARTES QUE COMPONEN EL ANALISISDESCRIPCIÓN ANALÍTICA

DESCRIPCIÓN GENÉRICA

Es una breve explicación de la actividad mas característica del puesto, que sirva para definirlo, sin entrar en detalles innecesarios y considerando su función como un todo.

Descripción detallada de las funciones que se deben realizar en el puesto; su agrupación o clasificación puede hacerse de acuerdo a criterios de importancia, frecuencia, etc.

La forma genérica se utiliza sobre todo para lo siguiente:

Formulación de programas de capacitación Designaciones Planificación organizacional Formulación de pautas del desempeño Planificación de la mano de obra Estudios de salarios Las descripciones de puestos específicas sirven

otros propósitos: Análisis precisos de puestos Evaluación de puestos (para la gestión de sueldos

y salarios) Organigrama

PARTES QUE COMPONEN EL ANALÍSISREQUERIMIENTOS PERFIL

Relación de los requisitos que deberá satisfacer la persona que ocupe el puesto, como la habilidad, escolaridad, conocimientos, idiomas, experiencia, esfuerzo, responsabilidad, etc..

Al final del análisis se busca definir el perfil de quien deba ocupar el puesto. Se añade la edad, sexo, edo. Civil, etc.. Los rasgos físicos deseables y las características psicológicas que se requieran, el nombre del entrevistado y su antigüedad en el puesto, y los comentarios del entrevistador.