Anexo 1 - reposipot.imss.gob.mxreposipot.imss.gob.mx/normatividad/DNMR/Procedimiento/1821-00… ·...

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Clave: 1821-003-002

ÍNDICE

Página

1 Base normativa 4

2 Objetivo 4

3 Ámbito de aplicación 4

4 Políticas 5

5 Definiciones 9

6 Descripción de actividades 12

7 Diagrama de flujo 57

8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento 72

9 Anexos

Anexo 1. Base de datos (tablas dinámicas), clave 1821-009-001

Anexo 2. Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión, clave 1821-009-002

Anexo 3. Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión” (mes en curso), clave 1821-009-003

Anexo 4. Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión de medicamentos, clave 1821-009-004

Anexo 5. Comportamiento de inventarios consumos y niveles de inversión de material de curación, clave 1821-009-005

Anexo 6. Marbete para inventario físico, clave 1821-009-006

Anexo 7. Relación de artículos fuera de catálogo, clave 1821-009-007

Anexo 8. Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo, clave 1821-009-008

Anexo 9. Concentrado del inventario, clave 1821-009-009

Anexo 10. Reporte de marbetes, clave 1821-009-010

Anexo 11. Reportes operativos y directivos, clave 1821-009-011

Anexo 12. Resumen general del inventario físico de bienes de consumo, clave 1821-009-012

Anexo 13. Diferencias físicas de “menos” (-) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos), clave 1821-009-013

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Anexo 14. Diferencias físicas de “más” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos), clave 1821-009-014

Anexo 15. Resumen del inventario físico por grupo de suministro y unidad almacenaría, clave 1821-009-015

Anexo 16. Resumen del inventario físico por localidad, clave 1821-009-016

Anexo 17. Resumen general del inventario físico de bienes de consumo, clave 1821-009-017

Anexo 18. Diferencias contables de “menos” (-) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en __________, clave 1821-009-018

Anexo 19. Diferencias contables de “más” (+) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en __________, clave 1821-009-019

Anexo 20. Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__, clave 1821-009-020

Anexo 21. Cédula por grupo de suministro, clave 1821-009-021

Anexo 22. Consolidado de las diferencias físicas resultantes del inventario físico, clave 1821-009-022

Anexo 23. Consolidado de las diferencias contables resultantes del cierre del ejercicio, clave 1821-009-023

Anexo 24. Base de datos (archivo plano), clave 1821-009-024

Procedimiento para la evaluación contable de los inventarios y el levantamiento del inventario físico anual, rotativo y muestreo físico (selectivo) de bienes de consumo

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1. Base Normativa

Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social, Título Cuarto, Capítulo Primero, Artículo 69, fracciones I y II, publicado en el DOF el 18 de septiembre de 2006.

Numeral 7.34 y 7.41.3 de la Norma que establece las disposiciones generales para la

administración y operación de almacenes en el Instituto Mexicano del Seguro Social, clave 1000-001-007.

Capítulo XII, Almacenes, del Manual Administrativo de Aplicación General, inscrito en el

Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en materia de recursos materiales y servicios generales, publicado en el DOF el 16 de julio de 2010.

Numeral 8.1.1.3, 8.1.1.3.2, 8.1.1.3.2.1 y 8.1.1.3.1.2 del Manual de Organización de la

Dirección de Administración del 21 de noviembre de 2014, clave 1000-002-001. 2. Objetivo 2.1. Establecer las actividades para llevar a cabo la evaluación contable de los inventarios de bienes de consumo, sus niveles de inversión, el saldo y movimientos de la subcuenta de inventarios en tránsito, la reserva para bajas para la preparación de reportes directivos e indicadores estratégicos con la oportunidad requerida para la toma de decisiones eficaz teniendo los elementos informativos con la periodicidad requerida. 2.2. Efectuar el levantamiento del inventario físico de bienes de consumo anual, rotativo y selectivo en todas las Unidades Almacenarias del Instituto para determinar las existencias físicas reales y su valor, para su presentación en los estados financieros así como para evaluar la confiabilidad de los sistemas de registro en materia de almacenamiento y control. 3. Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal de la División de Análisis y Evaluación del Gasto dependiente de la Coordinación Técnica de Administración del Gasto de Bienes y Servicios, para el personal de la División de Planeación y Control del Abasto dependiente de la Coordinación Técnica del Proceso de Abasto de la Coordinación de Control de Abasto, adscritas a la Unidad de Administración así como para el personal de las Jefaturas de Servicios Administrativos y Coordinadores de Abasto en las Delegaciones, de los Directores Administrativos y Jefes de Abastecimiento en las UMAE y Responsables de las Unidades Almacenarias.

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4. Políticas 4.1. La entrada en vigor del presente documento, actualizará y dejará sin efecto al “Procedimiento para la evaluación contable de los inventarios y el levantamiento del inventario físico anual, rotativo y muestreo físico (selectivo) de bienes de consumo”, clave 1493-003-004, registrado en el Catálogo Institucional el 22 de noviembre de 2011. 4.2. El presente procedimiento atiende a lo establecido en la fracción II, del numeral 207, incluido en el capítulo XII Almacenes, del “Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales”, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 16 de julio del año 2010, en lo que se refiere al control y administración de los inventarios de bienes y en el que indica que debe realizarse por lo menos una vez al año el levantamiento del inventario físico de bienes de consumo en todas las Unidades Almacenarias del Instituto. 4.3. Será responsabilidad del titular de la División de Análisis y Evaluación del Gasto, evaluar que los niveles de inversión contables autorizados en meses de consumo estén conforme a lo establecido en el documento Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Instituto Mexicano del Seguro Social (POBALINES) vigentes. 4.4. El personal de la División de Análisis y Evaluación del Gasto verificará mensualmente que contablemente los niveles máximos de inversión autorizados en Delegaciones y UMAE para las distintas claves, estén de acuerdo a las POBALINES vigentes. 4.5. El personal de la División de Análisis y Evaluación del Gasto verificará mensualmente que la distribución contable de la inversión total de los inventarios de bienes de consumo en las unidades operativas de las Delegaciones y en las UMAE será de 1.0 meses de consumo y la diferencia contra los niveles máximos estipulados en las POBALINES corresponderán a los Almacenes Delegacionales. 4.6. La División de Análisis y Evaluación del Gasto realizará una evaluación contable de los niveles de inversión en forma trimestral, conforme a lo determinado por la Coordinación de Control de Abasto, la que podrá modificarse en función de las necesidades de esa Coordinación. 4.7. La División de Planeación y Control del Abasto será la responsable normativamente del levantamiento de los inventarios. 4.8. Los Jefes del Departamento de Suministro y Control del Abasto y/o los Jefes de la Oficina de Suministro, los Jefes del Departamento de Abastecimiento de las Unidades Médicas de Alta Especialidad y los responsables del abasto en las farmacias y almacenes de las unidades médicas y operativas, así como del Almacén Central, nombrarán con quince días de anticipación a la toma del inventario, a la persona responsable de coordinar el inventario (Coordinador de inventario) en cada Unidad Almacenaria según el ámbito de su competencia.

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4.9. El responsable del Sistema de Abasto Institucional (SAI) proporcionará los marbetes para inventario físico mecanizado, anexando su correspondiente factura en original y copia, solicitando se firme de conformidad.

4.10. Las Unidades Almacenarias que no cuenten con el Sistema de Abasto Institucional, efectuarán el levantamiento del inventario utilizando el “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), este marbete, es impreso o enviado a impresión por cada área en donde se levante el inventario físico, debiendo ser de cartoncillo color blanco o beige y consta de dos partes, dividido por líneas perforadas, mismo que debe foliarse y rotularse en forma anticipada al levantamiento del inventario. 4.11. Todos los movimientos de reclasificación que modifiquen el saldo comparable con el inventario físico, deberán ser presentados antes del mes del inventario, siendo responsabilidad directa de las Unidades Almacenarias mantener mensualmente conciliados y depurados, los saldos y movimientos de la cuenta de inventarios en todas sus subcuentas, de acuerdo a las instrucciones de sus áreas normativas. Si por alguna circunstancia se presentan movimientos de reclasificación posteriores al cierre de operaciones al mes del inventario que modifiquen el saldo a esa fecha, para efectos de comparación con el inventario físico, deberán llevar el sello que contenga la leyenda “Antes de inventario”, teniendo especial cuidado de considerarse para determinar “El saldo comparable” en la Relación de existencias de artículos de consumo por unidad de servicio. Tratándose de movimientos que afecten a Delegaciones o UMAE, deberá llevar el Vo. Bo. de la unidad afectada.

4.12. Para determinar el monto para la actualización de la reserva para baja de inventarios, se aplicará el factor del 0.5% al importe de las existencias al 31 de diciembre de cada año, después de la valorización con los nuevos precios unitarios uniformes según el Sistema de Abasto Institucional, (existencias al 1º. de enero del siguiente ejercicio, indicadas en el anexo 20 “Informe de Valorización de Existencias”). Cada Unidad Almacenaria es responsable del ejercicio y control de su reserva, correspondiendo el control general de este ejercicio a cada Delegación o UMAE. 4.13. ACLARACIONES Los servidores públicos institucionales responsables de cumplir y hacer cumplir a la mayor brevedad, las validaciones a las aclaraciones de las diferencias del inventario en los porcentajes y fechas establecidas son:

PARA LAS DIFERENCIAS

ALMACÉN F Í S I C A S C O N T A B L E S Central. Jefe de la Oficina de Suministro. Jefe del Control Contable. Delegacional/UMAE. Jefe de la Oficina de Suministro. Jefe del Control Contable De Unidad Médica. Jefe de Abastecimiento o

Administrador. Contador o Responsable del Control Contable.

CEYE. Jefe de Abastecimiento o Contador o Responsable

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ALMACÉN F Í S I C A S C O N T A B L E S

Administrador. del Control Contable. Farmacias. Jefe de Abastecimiento o

Administrador. Contador o Responsable del Control Contable.

4.13.1. ACLARACIONES A LAS DIFERENCIAS FÍSICAS 4.13.1.1 En caso de que la suma de las diferencias físicas sobrantes y faltantes resultantes en el inventario físico rebasen el 0.72% del inventario físico, tanto en piezas como en importes, el responsable de la Unidad Almacenaria elaborará un informe detallado de las causas que las originaron, así como de las medidas de control que implementará con el fin de evitar su reincidencia; el cual enviará, a la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional o Departamento de Abastecimiento de la UMAE, según corresponda, para que a su vez éstos la consoliden y la depositen en la fecha indicada por la normativa, en la siguiente ruta: \\mto2473wsrzv1/ en las carpetas:

/FIS_MENOS_AÑO(*)/ NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE /FIS_MAS_AÑO(*)/ NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE

NOTA: (*) El “AÑO” corresponde al año del ejercicio en el que se está realizando el inventario. 4.13.1.2 Las diferencias pendientes de aclarar en cada partida presupuestal, no deberán exceder al 0.30% del inventario físico, tanto en piezas como en importes. En caso de incumplimiento a esta política estarán sujetos a las medidas disciplinarias que dicten las instancias autorizadas. 4.13.1.3 Las diferencias del grupo 040-Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas, deberán aclararse al 100% por tratarse de insumos de prescripción controlada por la Secretaría de Salud. 4.13.1.4 En el caso de Farmacias, la disposición para aclaraciones es aplicable a la totalidad de sus diferencias determinadas durante el ejercicio, aunque éstas hayan sido ajustadas mensualmente en los registros del sistema automatizado Módulo de Farmacias o en los sistemas manuales.

4.13.2. ACLARACIONES A LAS DIFERENCIAS CONTABLES

La suma de las diferencias contables que resulten de comparar las existencias valorizadas en el Sistema de Abasto Institucional (SAI) al cierre del ejercicio contra el valor del inventario en el Listado de Existencias del mes correspondiente al cierre del ejercicio (importe de más y de menos), no deben exceder al 0.80% del valor del inventario contable promedio del ejercicio por partida presupuestal. En caso de exceder este porcentaje, se elaborará informe detallado de las causas que las originaron, así como de las medidas de control que implementarán con el fin de evitar su reincidencia; este informe deberá ser depositado en la siguiente ruta: \\mto2473wsrzv1/ para consulta de la DAEG, dependiente de la Coordinación de Control de Abasto en las siguientes carpetas:

/CONT_MENOS_AÑO(*)/ NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE /CONT_MAS_AÑO(*)/ NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE

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NOTA 1: (*) El “AÑO” corresponde al año del ejercicio en el que se está realizando el inventario. 4.13.2.1 Las diferencias contables pendientes de aclarar no deberán exceder al 0.30% del valor del inventario contable promedio del ejercicio por partida presupuestal. En caso de incumplimiento a esta política estarán sujetos a las medidas disciplinarias que dicten las instancias autorizadas.

4.14. Será obligatorio para las Unidades Almacenarías que los marbetes utilizados para el levantamiento del inventario físico se conserven durante 5 años, al término del cual previa acta, se podrán destruir. 4.15. La solicitud y ejercicio de tiempo extraordinario, en el nivel normativo central, será bajo la absoluta responsabilidad de los Titulares de las Coordinaciones y Divisiones, a nivel delegacional será facultad de los CC. Delegados Estatales, Regionales y del Distrito Federal y a nivel UMAE del Director de la Unidad, debiendo observar estrictamente las disposiciones de la Dirección de Administración consideradas dentro de las normas de la Coordinación de Gestión de Recursos Humanos en relación a: El personal que trabaje tiempo extra, deberá estar adscrito a la misma delegación no

aceptar personal de otras delegaciones, sobre todo en el D.F., ni aquel cuya asistencia sea de tipo de horario irregular.

El límite máximo que debe aceptarse para pago es de 20 horas a la quincena por trabajador.

Para el trabajador sustituto (contratación 08), se autoriza el pago, siempre y cuando esté bajo contrato y de ninguna manera sea contratado exclusivamente para este evento.

Para los trabajadores de confianza se autoriza el pago de tiempo extra hasta nivel 41. Se debe vigilar que el pago de tiempo extra se realice dentro del mes siguiente a su

ejercicio. 4.16. La supervisión del levantamiento del inventario físico será competencia de: En el nivel normativo central, de la Coordinación de Control de Abasto; de la

Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones y del Órgano Interno de Control en el IMSS.

En el nivel delegacional, del Titular de la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional, Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones Delegacional y del Área de Auditoría, Quejas y Responsabilidades Delegacional.

4.17. CASOS DE EXCEPCIÓN, ARTÍCULOS FUERA DEL CATÁLOGO OPERATIVO DE ARTICULOS DEL SAI

4.17.1 Los Responsable de las Unidades de Servicio, Almacén Central, Almacenes Delegacionales y UMAE, deberán realizar los conteos de los bienes de consumo y anotar en el reverso de los formatos “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6)

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y “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), las cantidades resultantes del primero y segundo conteo, la causa que originó la compra y el motivo de su existencia. 4.17.2 Los Responsable de las Unidades de Servicio, Almacén Central, Almacenes Delegacionales y UMAE, deberán registrar en la “Relación de artículos fuera de catálogo”, clave 1821-009-007 (anexo 7), las cantidades de los marbetes correspondientes al segundo conteo para lo cual deberán considerar una hoja por cada clave de artículo que tenga el mismo grupo, tanto en el sistema automatizado como en el sistema manual.

5. Definiciones 5.1. almacén: Es el área donde se reciben, custodian, guardan, almacenan, controlan y despachan bienes de consumo e inversión, dentro de la circunscripción que le corresponda. Tienen la facultad de otorgar sellos de Alta por la recepción de los bienes, en el IMSS, las áreas consideradas como Unidades Almacenarias, son las siguientes:

Almacén Central. Almacén Delegacional. Almacén de Unidad Médica (incluye almacén a granel). Farmacia. C. E. Y. E. (Central de Equipos y Esterilización).

5.2. almacén delegacional: Área asignada en la Delegación para la recepción, custodia, control, despacho y distribución de bienes de consumo e inversión, así como la expedición de Alta por la recepción de los mismos.

5.3. almacén de unidad médica: Área asignada en la Unidad de Atención Médica para la recepción, custodia, control y entrega de bienes de consumo e inversión para el uso y servicio de la unidad, así como la expedición de Altas para la recepción de los mismos, cuando estén incluidos en el programa de compra Delegacional con entrega en Unidad o se refieran a UMAE.

5.4. bienes de consumo: Todos aquellos artículos que por su utilización en el desarrollo de las actividades, se desgastan o extinguen en su uso primario y por lo tanto, no son susceptibles de ser utilizados nuevamente.

5.5. caducidad: Fecha de vencimiento, impresa o no, en el marbete del producto. Característica que tienen los insumos para perder con el paso del tiempo la potencia para ser consumidos, tales como: medicinas, vacunas, lácteos, reactivos, químicos, materiales de curación y otros. 5.6. canje: Intercambio que realiza el IMSS con sus proveedores, para reponer bienes en mal estado que no pueden ser utilizados; por bienes nuevos del mismo tipo.

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5.7. clave presupuestaria: Representación numérica o alfanumérica de los distintos elementos presupuestarios, de acuerdo con la secuencia determinada por la estructura orgánica del IMSS y del presupuesto.

5.8. control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una Dependencia o Entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos.

5.9. CAED: Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional.

5.10. CCA: Coordinador de Control de Abasto.

5.11. CCTE: Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones.

5.12. CPM: Consumo Promedio Mensual.

5.13. CTAGBS: Coordinación Técnica de Administración del Gasto de Bienes y Servicios.

5.14. DAEG: División de Análisis y Evaluación del Gasto.

5.15. gasto: Erogación que se lleva a cabo al adquirir los bienes necesarios en la realización de las actividades de producción de bienes o servicios, públicos o privados.

5.16. inventario: Lista detallada, descriptiva y desglosada de artículos con la clave, cantidad y valor de cada uno de ellos indicadas como disponible en un momento determinado.

5.17. inventario físico: Es el inventario físico de la totalidad de los bienes en una sola etapa.

5.18. inventario físico rotativo: Es el inventario físico programado por etapas periódicas de determinados bienes hasta lograr tener la comprobación física de todos los bienes en el lapso de un año.

5.19. inventario físico selectivo: Es el inventario físico programado por etapas periódicas de determinados bienes escogidos al azar con el objetivo de evaluar de manera inmediata la confiabilidad de los controles y sistemas.

5.20. módulo de unidades de servicio (clasificaciones presupuestales): Es un catálogo diseñado en el Sistema de Abasto Institucional (SAI), específicamente en el Subsistema Normativo para enlazarse en forma mensual con el Departamento de Catálogos de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones. Este catálogo contiene el número de codificaciones de las que están compuestas las clasificaciones presupuestales por cada Unidad de Servicio y Tipo de Servicio en el IMSS, así como su domicilio, permitiendo validar

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la circunscripción, localidad, tipo de servicio, tipo de explotación, inmueble y partida presupuestal.

5.21. nivel de inversión en inventarios: Es el valor del inventario medido en meses de consumo cuyo resultado se determina de dividir el importe del inventario de cada grupo de suministro entre el importe del Consumo Promedio Mensual (CPM) real contabilizado de los artículos pertenecientes a ese grupo de suministro.

5.22. partida presupuestal: Elemento presupuestario en que se subdividen los conceptos y que clasifica las erogaciones de acuerdo con el objetivo específico del gasto.

5.23. POBALINES: Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Instituto Mexicano del Seguro Social.

5.24. PREI – Millenium: Sistema de Planeación de Recursos Institucionales.

5.25. registro contable: Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo.

5.26. SAI: Sistema de Abasto Institucional.

5.27. traspaso: Movimiento de bienes, materiales y equipos en almacenes de un mismo nivel, que se originan como consecuencia de un reordenamiento y optimización de las existencias disponibles, mismo que deberá contar invariablemente con el movimiento contable.

5.28. UMAE: Unidades Médicas de Alta Especialidad.

Responsable Actividad Documentos involucrados

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6. Procedimiento para la evaluación contable de los inventarios y el levantamiento del inventario físico anual, rotativo y muestreo físico (selectivo) de bienes de consumo

CAPITULO I. INVENTARIO FÍSICO ANUAL

ETAPA 1

Determinación de los Niveles de Inversión

Titular de la DAEG 1. Gira instrucciones mensualmente al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores, para que se realice en tiempo y forma la evaluación del comportamiento de los inventarios de bienes de consumo y sus niveles de inversión.

Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores

2. Instruye al Analista de Control de Inventarios, para que lleve a cabo la extracción de la información en el sistema PREI – Millenium.

PREI-Millenium

Analista de Control de Inventarios

3. Accede a la sección de PREI Finanzas en el portal del sistema PREI – Millenium, mediante su clave personal de acceso.

PREI Finanzas / PREI-Millenium

4. Extrae de la sección “People Tools archivos FTP”, los archivos correspondientes al mes a trabajar “IMGL001B Balanza de Comprobación por Unidad Operativa”: IMSS Ordinario. IMSS Oportunidades. Y archiva en la carpeta electrónica denominada “Balanzas”.

IMGL001B Balanza de Comprobación por Unidad Operativa

5. Extrae mediante la consulta pública “BC_SALDOS_X_CTA_X_UO” la información correspondiente a las cuentas 1114xxxx (Inventarios) y 4206xxxx (Consumos) y la registra en la “Base de datos (tablas dinámicas)”, clave 1821-009-001 (anexo 1).

1821-009-001 (anexo 1)

NOTA: “xxxx” corresponde a cada una de las subcuentas asignadas a cada uno de los bienes de consumo.


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6. Registra los resultados obtenidos de la “Base

de datos (tablas dinámicas)”, clave 1821-009-001 (anexo 1), en el formato “Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión”, clave 1821-009-002 (anexo 2), por cada Delegación y UMAE, y emite esté último reporte.

1821-009-001 (anexo 1) 1821-009-002 (anexo 2)

7. Imprime dos ejemplares de los siguientes reportes y archiva uno.

Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión, clave 1821-009-002 (anexo 2).

Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión (mes en curso), clave 1821-009-003 (anexo 3).

2 originales del 1821-009-002 (anexo 2) 2 originales del 1821-009-003 (anexo 3)

8. Entrega al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores, un ejemplar de los reportes:

Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión, clave 1821-009-002 (anexo 2).

Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión (mes en curso), clave 1821-009-003 (anexo 3).

1821-009-002 (anexo 2) 1821-009-003 (anexo 3)


9. Instruye al Analista de Control de Inventarios para que elabore el proyecto de correo trimestral para las Delegaciones y UMAE.


10. Elabora proyecto de correo trimestral, para las Delegaciones y UMAE con las gráficas y cuadros resultantes del comportamiento de inventarios y niveles de inversión y adjunta para el envío, el reporte “Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión”, clave 1821-009-002 (anexo 2) por Delegación y UMAE.

Correos trimestrales con 1821-009-002 (anexo 2)


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11. Elabora y envía mediante correo electrónico al Área de Evaluación de la DAEG los siguientes reportes, obteniendo Acuse de recibo.

Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión de medicamentos, clave 1821-009-004, (anexo 4).

Comportamiento de inventarios consumos y niveles de inversión de material de curación, clave 1821-009-005, (anexo 5).

NOTA: Estos reportes contienen los indicadores de gestión relativos a niveles de inversión en inventarios de los capítulos del gasto de medicamentos y material de curación.

Correo electrónico con 1821-009-004 (anexo 4) y 1821-009-005 (anexo 5)

Acuse de recibo

12. Envía un juego de cada reporte a la CTAGBS para su archivo:

Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión, clave 1821-009-002 (anexo 2) por cada Delegación y UMAE.

Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión (mes en curso), clave 1821-009-003 (anexo 3), de todo el sistema.

1821-009-002 (anexo 2) 1821-009-003 (anexo 3)

13. Envía el proyecto de correo trimestral de las Delegaciones y UMAE y el reporte “Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión”, clave 1821-009-002 (anexo 2), por Delegación y UMAE, al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores para su autorización.



14. Revisa, modifica en su caso y autoriza al Analista de Control de Inventarios, el envío de los correos trimestrales y el reporte “Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión”, clave 1821-009-002 (anexo 2), por Delegación y UMAE.



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15. Envía los correos trimestrales y el reporte “Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión”, clave 1821-009-002 (anexo 2), a las Delegaciones y UMAE para informar el estatus de las existencias, obtiene Acuse de recibo y se registra.

Correos trimestrales con 1821-009-002 (anexo 2) Acuse de recibo

ETAPA 2. Levantamiento del Inventario Físico

FASE 1. Preparativos para el levantamiento del inventario

Jefes de Departamento de Suministro y Control del Abasto y/o Jefes de la Oficina de Suministro, Jefes del Departamento de Abastecimiento de las Unidades Médicas de Alta Especialidad y responsables del abasto en las farmacias y responsables del abasto en las farmacias y almacenes de las unidades médicas y operativas, así como del Almacén Central

16. Vigila la limpieza general del área donde se realizará el inventario.

17. Verifica la distribución y el acomodo

adecuado de los artículos en los anaqueles y estibas.

18. Separa y señala si los hubiera, los bienes de

consumo que no sean propiedad del Instituto.

19. Verifica que todos los bienes caducos o vencidos, rotos o deteriorados estén dados de baja y su importe se haya transferido a las subcuentas de inventario que les corresponda

20. Prepara la papelería y los elementos

requeridos para la impresión de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), para registrar las existencias físicas de los conteos.

21. Vigila que una vez efectuado el proceso de la

2ª. generación de marbetes, en el Módulo de Inventarios del SAI, no se efectúen operaciones hasta que se haya realizado el ajuste de las existencias, con las existencias físicas resultantes de los conteos y posteriormente realizar el cierre de mes.

SAI/ Módulo de inventarios


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Clave: 1821-003-002

Jefes de Departamento de Suministro y Control del Abasto y/o Jefes de la Oficina de Suministro, Jefes del Departamento de Abastecimiento de las Unidades Médicas de Alta Especialidad y responsables del abasto en las farmacias y almacenes de las unidades médicas y operativas, así como del Almacén Central

22. Instruye para que cada Unidad Almacenaria

estampe el sello “Antes de Inventario”, a toda Documentación de entrada y salida que se expida durante los 5 días hábiles anteriores, a las fechas de suspensión de recepción y envío, indicadas en el calendario de actividades para el levantamiento del inventario físico de bienes de consumo, y el sello “Después de Inventario” a toda la Documentación que se expida durante los 5 días hábiles posteriores a las fechas de reanudación de recepción y envío.

23. Vigila que antes de empezar el levantamiento

del inventario, se haya expedido el Alta por entregas directas de bienes por los proveedores en las unidades de servicio, formulando simultáneamente la salida a la unidad receptora.

Documentación de entrada y salida Altas y salidas

24. Instruye a las Unidades Almacenarías para que en casos de excepción durante el levantamiento del inventario, y en caso de que sean recibidos bienes de consumo enviados por proveedores, éstos no se cuenten como existencias y se coloquen en el área de recepción del almacén correspondiente, con los documentos que los amparan.

Documentos de recepción de bienes de consumo

NOTA: El “Alta” correspondiente se otorgará una vez reanudada la operación normal del almacén, insertándole el sello “Después de Inventario”.

25. Revisa que los movimientos, identificados con el sello de “Antes de Inventario” sean registrados en el mes, en el cual se lleve a cabo el Inventario Físico y los movimientos identificados con el sello de “Después de Inventario” se registren en el mes posterior.


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Clave: 1821-003-002

Jefes de Departamento de Suministro y Control del Abasto y/o Jefes de la Oficina de Suministro, Jefes del Departamento de Abastecimiento de las Unidades Médicas de Alta Especialidad y responsables del abasto en las farmacias y almacenes de las unidades médicas y operativas, así como del Almacén Central

26. Verifica que las Unidades Almacenarias Centrales, Delegacionales y UMAE informen el último número asignado a su documentación de entrada y salida a la División de Contabilidad, a los Departamentos de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones Delegacionales o Departamento de Finanzas en UMAE respectivamente, en la fecha establecida en el “Oficio envío de información”, que les envío la CCA.

Oficio envío de información

27. Verifica que las unidades sujetas a inventario cuenten con sistema de control de existencias automatizado o manual.

NOTA: En caso de no tenerlo establecido a la fecha del inventario, se procederá a su inmediata implantación, previa fundamentación, anotando como saldo inicial en cada artículo la existencia física resultante.

Coordinador del Inventario

28. Elabora “Programa de trabajo” con las actividades del inventario físico, el cual debe contener:

Programa de trabajo

a) Las Unidades Almacenarias que son sujetas del levantamiento del inventario físico de bienes de consumo.

b) El nombre de los responsables del levantamiento del inventario físico de cada Unidad Almacenaria.

c) Fechas para la depuración de las cuentas 13-00-00 “inventarios” y 13-07-XX “bienes de consumo en tránsito”, en caso de requerirse.

d) Fechas de inicio y término del inventario en cada Unidad Almacenaria, tomando en cuenta el calendario de actividades que con oportunidad recibirá.

e) Fechas y descripción de actividades de capacitación, en caso de requerirse.


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Clave: 1821-003-002

f) Fechas de inicio y término de las aclaraciones a las diferencias físicas y contables resultantes del inventario físico, considerando el calendario de actividades que con oportunidad recibirá.

Programa de trabajo


29. Revisa con el reporte directivo “Análisis del inventario por grupo de suministro” del inventario practicado el año anterior, a fin de comparar esos resultados con el inventario actual y de esta manera, tener una base para el análisis y evaluación del inventario.

Análisis del inventario por grupo de suministro (año anterior)

30. Verifica que se encuentren las existencias de todos los artículos en el SAI, de las unidades sujetas a inventario que no están automatizadas (Unidades de Apoyo), a fin de poder emitirles sus marbetes ordinarios en forma automática.

NOTA: Las CEYES, no pueden considerarse como Unidades de Apoyo.

31. Emite los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), en forma mecanizada y verifica que contengan la clave y descripción correcta de cada artículo.

1821-009-006 (anexo 6)

32. Entrega los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), impresos, a las Unidades de Apoyo, en las fechas establecidas según calendario de actividades.

1821-009-006 (anexo 6) Calendario de actividades

33. Controla la entrega y recepción de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), mediante su factura correspondiente.

1821-009-006 (anexo 6) Factura

34. Verifica que sean colocados los “Marbetes para inventario físico”, clave 1821-009-006, (anexo 6), foliados, en todos los casilleros, estibas, estantes y anaqueles.

1821-009-006 (anexo 6)


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FASE 2

Elaboración y/o verificación de los controles documentales


35. Verifica antes de iniciar los conteos físicos, que las actividades descritas en los preparativos y en su “Programa de trabajo” se hayan realizado en forma completa y oportuna, a efecto de garantizar resultados veraces.

Programa de trabajo

36. Localiza e identifica, de existir, los bienes de consumo que estén fuera de catálogo y verifica que estos sean incluidos en su momento, en el inventario anual según lo establecido en este procedimiento en la política 4.17.

37. Supervisa que sin excepción, en todos los casos los bienes de consumo fuera de catálogo se procesen en forma automatizada, ya que su proceso en forma manual o fuera del Sistema es improcedente.

38. Aclara por cada clave de artículo, las diferencias resultantes, considerando las anotadas en la columna de diferencias, de la “Relación de artículos fuera de catálogo”, clave 1821-009-007 (anexo 7).

1821-009-007 (anexo 7)

39. Supervisa que las personas que realicen el primer conteo sean diferentes a las personas que realizarán el segundo conteo.

40. Emite los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), con las claves que tienen registro de existencias en el Módulo de Inventarios del SAI.

1821-009-006 (anexo 6)

41. Registra las existencias físicas de los conteos utilizando el formato “Marbete para inventario físico primero y segundo conteo”, el cual consta de dos partes, una que corresponde al primer conteo y la otra al segundo conteo y del cual existen dos tipos:

1821-009-006 (anexo 6) 1821-009-008 (anexo 8)


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Marbete mecanizado: Se utiliza para todos aquellos artículos en donde se tenga implantado el Sistema de Abasto Institucional, Módulo de Inventarios y para los artículos de las Unidades Almacenarías de apoyo, se le denomina “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

Marbete manual: Se utiliza para todos los artículos en donde no se esté operando el sistema mecanizado y no sea unidad de apoyo, se le denomina “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8).

NOTA: Utiliza tantos marbetes para inventario físico como sean necesarios tanto para los casos en que se tengan colocados artículos de una misma clave en diferentes lugares o estibas como cuando las existencias no disponibles (suspendidos, caducos, rotos o deteriorados) se encuentren almacenados en lugares diferentes a las existencias disponibles. Estos marbetes son de carácter extraordinario.


42. Elabora un “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), de carácter extraordinario, para los artículos que por alguna circunstancia no tienen registradas cantidades en las claves de los bienes del sistema, pero al efectuar los conteos se detectaron existencias físicas.

1821-009-008 (anexo 8)

43. Anota en el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) y Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo, clave 1821-009-008 (anexo 8) únicamente la cantidad resultante de registrar las cantidades derivadas de los conteos y deja en blanco los espacios que no se ocupen.

NOTA: No es necesario colocar “CEROS” en los recuadros del marbete para inventario físico.

1821-009-006 (anexo 6) 1821-009-008 (anexo 8)


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44. Solicita que el responsable de la operación valide en su conteo los artículos que lleguen a tener una clave con más de un diferenciador o variante.

NOTA: Serán sujetos de una atención especial por presentar variantes en los conteos, dadas las características de su presentación, cantidad y tipo.

FASE 3. Conteo

3.1 Sistema automatizado

Personal del almacén asignado para el inventario

45. Coloca en los anaqueles y estibas en donde se localicen los artículos el juego completo de “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

1821-009-006 (anexo 6)

46. Realiza el primer conteo y conforme se vaya efectuando éste, llena los recuadros del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), en la parte correspondiente al primer conteo que corresponde a: cantidades disponibles, suspendidos, caducos o vencidos, rotos y/o deteriorados, así mismo coloca el nombre completo y firma de quién realiza este conteo.

1821-009-006 (anexo 6)


47. Supervisa que la existencia física sea correcta, registra nombre y firma en el recuadro correspondiente a SUPERVISÓ del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) y solicita que se desprenda la parte del primer conteo del marbete.

1821-009-006 (anexo 6)

48. Requisita con base en las Tarjetas de registro o reporte correspondiente, para las unidades que no cuenten con SAI (Unidades de Apoyo), los datos de cantidad según registros y el recuadro que dice “lote” del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

1821-009-006 (anexo 6)


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49. Desprende, terminado el primer conteo para las unidades que tienen en operación el SAI, y después de la supervisión, la parte correspondiente al primer conteo del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), e inmediatamente anota en el renglón de cifra control, el total obtenido de la suma de:

1821-009-006 (anexo 6)

Cantidad: Disponible. Cantidad: Suspendidos. Cantidad: Caducos. Cantidad: Rotos y/o Deteriorados.

NOTA: Si es unidad médica mecanizada entrega para su captura en el Módulo de Inventario de dicha unidad, los marbetes para inventario físico, una vez revisado que estén debidamente llenados.

50. Verifica la captura de los datos del primer conteo tomada del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), una vez terminada, informa al responsable del Módulo del Inventario, para que obtenga el “Reporte de marbetes no capturados” primer conteo y solicita se le entregue junto con los marbetes capturados.

1821-009-006 (anexo 6) Reporte de marbetes no capturados

51. Solicita al personal asignado para el primer conteo que localice los marbetes para inventario físico, “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), que faltan de capturar, verifica que estén bien requisitados y les solicita la captura respectiva.

1821-009-006 (anexo 6)

52. Ordena los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) en forma progresiva por número de folio.

1821-009-006 (anexo 6)

53. Verifica, una vez terminada la captura del primer conteo, que estén completos los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6); para ello se debe considerar el número de folio del marbete, a partir de la 9ª a la 12ª posición.

1821-009-006 (anexo 6)


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Clave: 1821-003-002


54. Coteja los números de folio del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) tanto el inicial como el final, contra los números que aparecen en las facturas, siendo indispensable confrontar la cantidad de marbetes que aparecen en la factura contra los existentes.


55. Registra en el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) al continuar con el segundo conteo, los recuadros de cantidades disponibles, suspendidos, caducos o vencidos, rotos y/o deteriorados y los renglones que corresponden a: practicó segundo conteo, y supervisó, nombre y firma.

1821-009-006 (anexo 6)

56. Determina la cifra de control sumando las cantidades que aparecen en el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) en los renglones de: Cantidad: Disponible. Cantidad: Suspendidos. Cantidad: Caducos. Cantidad: Rotos y/o Deteriorados.

1821-009-006 (anexo 6)

57. Anota en el renglón “cifra de control”, el total obtenido de la suma anterior del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

1821-009-006 (anexo 6)

58. Entrega la sección correspondiente al segundo conteo del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), al responsable del Módulo de Inventario del SAI para su captura, la que se realiza por el personal asignado.

1821-009-006 (anexo 6)

59. Ordena una vez terminada la captura, el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) del segundo conteo del inventario físico, atendiendo el número de folio del marbete, a partir de la 8ª posición.

1821-009-006 (anexo 6)


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Clave: 1821-003-002


60. Coteja los números de folio de la sección correspondiente al segundo conteo del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), tanto inicial como final, contra los números que aparecen en las facturas.

1821-009-006 (anexo 6) Facturas

61. Ratifica de nueva cuenta la cantidad de los Marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) que aparecen en la factura contra los existentes.


62. Lleva el control de los marbetes denominados “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8).

1821-009-008 (anexo 8)

63. Coteja visualmente las cantidades contra las cifras obtenidas en el primer conteo, una vez que los formatos “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) del segundo conteo estén ordenados y completos.

1821-009-006 (anexo 6)

NOTA: Esta acción solo se deberá realizar para los marbetes de aquellas Unidades Almacenarías a las que se les está dando apoyo a través del equipo del Almacén Delegacional y para los marbetes extraordinarios correspondientes a los artículos que están fuera del catálogo operativo de artículos del SAI, si las cantidades de artículos disponibles, suspendidos, caducos, rotos y/o deteriorados son iguales en ambos conteos, procede a transcribir la cifra de existencias según registro de las tarjetas de registro (kárdex) y el recuadro “lote” del marbete.

64. Solicita al responsable del Módulo del Inventario, los siguientes reportes operativos: Diferencias entre 1° y 2° conteo

(únicamente para Unidades Médicas). Marbetes no capturados. Marbetes con error. Marbetes Asignados.

Reportes operativos


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Clave: 1821-003-002


65. Recibe los reportes operativos y ordena la localización de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) no capturados, revisa que estén debidamente llenados, para su posterior captura.

Reportes operativos 1821-009-006 (anexo 6)

66. Solicita a la unidad médica, un tercer conteo para los formatos “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) que tengan diferencia entre el primer y segundo conteo, o si derivado de la supervisión localiza algún error, para lo cual solicita la participación del personal que realizó los dos conteos anteriores.

1821-009-006 (anexo 6)

67. Anota, una vez aclarada la situación, en ambas partes del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), la cantidad correcta, teniendo cuidado de tachar (X) la cantidad errónea. Una vez realizado el tercer conteo, modifica las cifras en los marbetes de primer y segundo conteo y procede a obtener nuevamente la cifra de control.

1821-009-006 (anexo 6)

68. Entrega los formatos “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) al responsable del Módulo de Inventario, para captura del resultado del tercer conteo en la opción de corrección.

1821-009-006 (anexo 6)

69. Solicita la revisión de la información de los formatos “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) con existencia fuera de parámetro (consumos, últimas altas, salidas, etc), determina si la existencia está correcta o se modifica y procede a autorizar todos los marbetes.

1821-009-006 (anexo 6)

NOTA: Para las Unidades de Apoyo, las secciones del primer conteo de los marbetes para inventario físico, quedan en poder de cada unidad en donde se levantó el inventario y sirven de base para aclaraciones posteriores, así como para operar los nuevos saldos en el SAI y/o tarjetas de registro de control de existencias, antes de iniciar operaciones del siguiente mes.


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Clave: 1821-003-002


70. Recibe de las Unidades de Apoyo las secciones correspondientes al segundo conteo, de los formatos “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

1821-009-006 (anexo 6)

71. Efectúa pruebas selectivas y verifica si el llenado de los formatos “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) es correcto.

NOTA 1: Los almacenes de apoyo después de revisar los “Marbetes para inventario físico” y verificar que estén debidamente llenados, los enviarán junto con la Factura correspondiente al Almacén Delegacional.

NOTA 2: Para el caso de las Unidades de Atención Médica con sistema automatizado, Módulo de Farmacias y Módulo de Almacén de Unidad Médica en el SAI, las secciones del primer y segundo conteo de los “Marbetes para inventario físico”, debidamente ordenados, quedan en poder de la unidad para su guarda, los ajustes a los registros se operan antes de efectuar las actividades del cierre mensual.

1821-009-006 (anexo 6)

72. Vigila que la entrega de las secciones del primero y segundo conteo de los formatos “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), sea oportuna y completa, para facilitar la captura de los mismos.

1821-009-006 (anexo 6)

73. Verifica que la captura de los formatos “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) y la corrección de los errores detectados, sea correcta.

Continúa en la actividad 85.

1821-009-006 (anexo 6)

3.2 Sistema manual

74. Requisita al iniciar el primer conteo, los renglones del “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8) que corresponden a “cantidad”, “practicó” y “supervisó”.

1821-009-008 (anexo 8)


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Clave: 1821-003-002


75. Separa de los formatos “Marbete para

inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), la parte correspondiente al primer conteo y enseguida procede a ordenarlos en forma progresiva por número de folio, vigilando que estén completos.

1821-009-008 (anexo 8)

76. Continúa con el segundo conteo y llena en cada “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), los renglones de “cantidad”, “practicó” y “supervisó”.

1821-009-008 (anexo 8)

77. Ordena una vez terminado el segundo conteo, los formatos “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8) por número de folio.

1821-009-008 (anexo 8)

78. Coteja las cantidades del segundo conteo contra las obtenidas en el primer conteo de los formatos “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8).

1821-009-008 (anexo 8)

79. Solicita a la Unidad Médica, un tercer conteo para los formatos “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8) que tengan diferencia entre el primer y segundo conteo, o si derivado de la supervisión se localiza algún error debe requerir de la participación del personal que realizó los dos conteos anteriores.

1821-009-008 (anexo 8)

80. Tacha la cifra errónea en el “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8) y escribe la causa del error en la parte inferior o en el reverso del marbete.

1821-009-008 (anexo 8)


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Clave: 1821-003-002


81. Registra los apartados “Precio unitario uniforme” del artículo, “Importe” y la cantidad según registros, en la sección del segundo conteo del “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), de no existir diferencias contra el primer recuento.

1821-009-008 (anexo 8)

82. Elabora el formato “Concentrado del inventario”, clave 1821-009-009 (anexo 9), con base en los datos de la sección del segundo conteo del “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8) que ya se encuentra debidamente llenado y lo archiva.

1821-009-008 (anexo 8) 1821-009-009 (anexo 9)

83. Actualiza los saldos de las tarjetas de registros de control de existencias, antes de iniciar las operaciones del siguiente mes, tomando como base las cantidades obtenidas de la sección del primer conteo, del “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8).

1821-009-008 (anexo 8)

84. Requisita el “Reporte de marbetes”, clave 1821-009-010 (anexo 10), en el que se registran los marbetes utilizados y lo archiva.

1821-009-010 (anexo 10)

FASE 4

Proceso de la información obtenida del inventario, manejo y control de reportes

Sistema automatizado

Responsable del módulo de inventarios

85. Emite los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11), siguiendo las indicaciones del “Manual de usuario del inventario físico del SAI”.

1821-009-011 (anexo 11)

NOTA: Este manual se localiza en la dirección: FTP://11.254.16.104/INSTRUCTIVOS/ALMACEN_DELEGACIONAL/MANUALES_ACTUALIZADOS_SAI_(20130930)/ALMACENES/

Manual de usuario del inventario físico del SAI

ftp://11.254.16.104/INSTRUCTIVOS/ALMACEN_DELEGACIONAL/MANUALES_ACTUALIZADOS_SAI_(20130930)/ALMACENES/




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Clave: 1821-003-002

Responsable del módulo de inventarios

86. Genera el enlace con los resultados del inventario de su unidad de acuerdo al “Manual de usuario del inventario físico del SAI”.


87. Genera archivo electrónico de respaldo en la computadora, con la información resultante del inventario físico de bienes de consumo y los conserva durante un año.

Archivo electrónico

Coordinador del inventario

88. Analiza los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011, (anexo 11), en caso de existir errores, investiga las causas y solicita su corrección.

1821-009-011 (anexo 11)

89. Vigila que en su caso sean efectuadas, las correcciones detectadas en cada uno de los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11).

1821-009-011 (anexo 11)

90. Firma de autorización la primera hoja de los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11) que se vayan emitiendo, con la finalidad de que los reportes sean revisados y validados en general.

1821-009-011 (anexo 11)

91. Proporciona los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11) definitivos, al Coordinador de Control de Abasto para el caso de Red Fría; al Jefe Delegacional de Servicios Administrativos para las Delegaciones y al Director Administrativo y su grupo de trabajo en el caso de las UMAE, a fin de analizar y evaluar los resultados, de dicha revisión, si se encuentra alguna irregularidad, da indicaciones para que ésta se corrija y se reprocese, hasta su corrección.

1821-009-011 (anexo 11)


92. Envía los siguientes reportes a cada una de las Unidades Almacenarias que recibieron apoyo, para que den inicio a las aclaraciones sobre las diferencias obtenidas:

Análisis detallado del inventario por unidad de servicio


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Clave: 1821-003-002

Análisis detallado del inventario por unidad de servicio, diferencias entre inventario físico y registros.

1821-009-012 (anexo 12)

Resumen general del inventario físico de bienes de consumo, clave 1821-009-012, (anexo 12).

Análisis del inventario por grupo de suministro.

Análisis del inventario por grupo de suministro

FASE 5

Conclusión del inventario físico

5.1 Almacenes con sistema automatizado

Responsable de la unidad de servicio

93. Emite, revisa y en su caso corrige todos los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11).

1821-009-011 (anexo 11)

94. Entrega para su captura las secciones del segundo conteo de todos los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) y de los “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), para el caso de las unidades que recibieron apoyo debe tener completas y ordenadas todas las secciones del primer conteo de marbetes para su guarda.

1821-009-006 (anexo 6) 1821-009-008 (anexo 8)

95. Actualiza las existencias según conteos físicos, en los sistemas automatizados de control de existencias y/o en las “Tarjetas de registros”.

Tarjetas de registros

96. Emite en el Módulo del SAI que corresponda a farmacias y almacén de unidad médica, el “Inventario valorizado” con las cifras de las existencias físicas resultantes.

Inventario valorizado

97. Realiza todas las aclaraciones solicitadas por el Coordinador del Inventario.

98. Realiza el enlace con los resultados del inventario de la Unidad al Almacén Delegacional correspondiente.


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Clave: 1821-003-002

Responsable de la unidad de servicio

99. Envía a la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional o al Director Administrativo de la UMAE o al Coordinador de Control de Abasto para el caso de Red Fría, en la fecha señalada en el Calendario de Actividades que notifica la CCA, el reporte “Diferencias físicas de “menos” (-) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)” clave 1821-009-013, (anexo 13) y el reporte “Diferencias físicas de “mas” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)” clave 1821-009-014, (anexo 14).

Calendario de actividades 1821-009-013 (anexo 13) 1821-009-014 (anexo 14)

100. Conserva completos, ordenados y capturados todos los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) y “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8) del primero y segundo conteo para su guarda.

Continúa en la actividad 115.

1821-009-006 (anexo 6) 1821-009-008 (anexo 8)

5.2 Almacenes con sistema manual

101. Elabora y entrega el “Concentrado de inventario” clave 1821-009-009, anexo 9 y el “Reporte de marbetes”, clave 1821-009-010 (anexo 10).

1821-009-009 (anexo 9) 1821-009-010 (anexo 10)

102. Actualiza las existencias según conteos físicos en el sistema SAI.

SAI

103. Conserva completas y ordenadas las secciones del primer y segundo conteos, de los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) y “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), para su guarda.

1821-009-006 (anexo 6) 1821-009-008 (anexo 8)


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Clave: 1821-003-002

5.3 Almacenes central, delegacional y de

UMAE

Responsable de los almacenes

104. Reúne, ordena y captura únicamente el segundo conteo de los formatos “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) y “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8).

1821-009-006 (anexo 6) 1821-009-008 (anexo 8)

105. Efectúa todos los procesos que contempla la aplicación del Módulo de Inventario del SAI de acuerdo a la secuencia de operación que le corresponda.

SAI

106. Emite, revisa en su caso y corrige todos los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11).

1821-009-011 (anexo 11)

107. Obtiene en el Módulo del Inventario, los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11).

1821-009-011 (anexo 11)

108. Obtiene el Vo. Bo. del Coordinador del Inventario en cada uno de los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11), certificando con esto la validez de la información resultante de los procesos del inventario físico de bienes de consumo.

1821-009-011 (anexo 11)

109. Actualiza existencias de almacén, por medio de la función de ajustes del Módulo de Inventario.

SAI / Módulo de Inventario

110. Emite en el Módulo de Control del Abasto, el inventario valorizado con las cifras de las existencias físicas resultantes.

SAI / Módulo de Control del Abasto

111. Efectúa el enlace de acuerdo al “Manual de usuario del inventario físico”, con el resultado del inventario a nivel delegación, UMAE o Almacén Central, a la CCA.



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Clave: 1821-003-002


112. Entrega dos copias del reporte operativo “Resumen del inventario físico de bienes de consumo” que corresponde al cierre de operaciones del mes en que se practicó el inventario físico, a la División de Contabilidad, dependiente de la CCTE, al Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones Delegacional o al Departamento de Finanzas en UMAE según corresponda, en la fecha señalada en el “Calendario de actividades” enviado por la CCA.

Dos copias del Resumen del inventario físico de bienes de consumo Calendario de actividades

113. Deposita en la carpeta compartida con dirección:\\mto2473wsrzv1 /INV_FIS_AÑO(*)

/NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE, en la fecha indicada por la CCA, el reporte directivo, “Análisis detallado del inventario por unidad de servicio, diferencias entre inventario físico y registros” consolidado, para consulta de la DAEG dependiente de la CCA.

NOTA: (*) Año en el que se está realizando el inventario.

Análisis detallado del inventario por unidad de servicio, diferencias entre inventario físico y registros


114. Entrega en las fechas establecidas por la CCA, a la CCTE, Departamentos de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones Delegacionales y Departamento de Finanzas en UMAE los siguientes anexos:

Resumen del inventario físico por grupo de suministro y unidad almacenaria”, clave 1821-009-015 (anexo 15).

Resumen del inventario físico por localidad”, clave 1821-009-016 (anexo 16).

Resumen general del inventario físico de bienes de consumo”, clave 1821-009-017 (anexo 17).

1821-009-015 (anexo 15) 1821-009-016 (anexo 16) 1821-009-017 (anexo 17)


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Clave: 1821-003-002

FASE 6

Posterior al levantamiento del inventario físico

Responsable de las Unidades de Servicio, Almacén Central, Almacenes Delegacionales y UMAE

115. Reinicia la recepción y el suministro de bienes de consumo conforme al calendario de actividades.

Calendario de actividades

116. Envía mediante “Oficio” al siguiente día hábil del inventario, la relación del personal que ejerció tiempo extraordinario para el pago correspondiente.

Oficio

Responsables de los Almacenes Central, Delegacional y UMAE

117. Envía en las fechas establecidas por la CCA, al correo electrónico de los titulares de las unidades de servicio los siguientes reportes: Reporte de “Diferencias físicas de

“menos” (-) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)” clave 1821-009-013, (anexo 13).

Reporte de “Diferencias físicas de “más” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)”, clave 1821-009-014, (anexo 14).

Relación de las 10 principales causas que originaron las diferencias físicas de más y menos.

1821-009-013 (anexo 13) 1821-009-014 (anexo 14) Relación de las 10 principales causas de diferencias de más y menos


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Clave: 1821-003-002

Responsables de los Almacenes Central, Delegacional y UMAE

118. Deposita en la fecha indicada por la CCA, en las carpetas compartidas con las direcciones de la red institucional, que a continuación se detalla, los anexos: “Diferencias físicas de “menos” (-) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)” clave 1821-009-013, (anexo 13), “Diferencias físicas de “mas” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)”, clave 1821-009-014, (anexo 14), “Diferencias Contables de menos (-) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo practicado en ______” clave 1821-009-018, (anexo 18) y “Diferencias Contables de más (+) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo practicado en ______” clave 1821-009-019 (anexo 19) (**), para consulta de la DAEG dependiente de la CTAGBS: \\mto2473wsrzv1 /FIS_MENOS_AÑO(*)

/NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE

\\mto2473wsrzv1 /FIS_MAS_AÑO(*)

/NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE

\\mto2473wsrzv1 /CONT_MENOS_AÑO(*) / NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE

\\mto2473wsrzv1 /CONT_MAS_AÑO(*) / NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE

NOTA 1: (*) Año en el que se está realizando el inventario. NOTA 2: (**) Las delegaciones envían el resumen consolidado delegacional (en formato PDF y Excel), el resumen del Almacén Delegacional y el resumen de cada una de las farmacias y almacenes de unidad médica inventariables (en formato Excel). Las UMAE envían el consolidado de la UMAE (en formato PDF y Excel), el resumen de la farmacia, el resumen de su almacén y el resumen de sus Unidades periféricas (en formato Excel).

1821-009-013 (anexo 13) 1821-009-014 (anexo 14) 1821-009-018 (anexo 18) 1821-009-019 (anexo 19)


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Clave: 1821-003-002

FASE 7

Valorización y contabilización de los resultados del inventario

Responsable de las Unidades de Servicio, Almacén Central, Almacenes Delegacionales y UMAE

119. Realiza la valorización de los artículos, de todos los grupos de suministro con los precios vigentes a nivel nacional.


120. Envía los resultados obtenidos del inventario, en el formato de “Resumen del Inventario físico por localidad”, clave 1821-009-016 (anexo 16), de acuerdo al ámbito de competencia para realizar los ajustes por inventario, a la División de Contabilidad, dependiente de la CCTE o a los Departamentos de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones Delegacionales, Departamento de Finanzas en UMAE.

NOTA: Para efectos del registro contable, el inventario de CEYE y el correspondiente al almacén de la unidad médica, formarán uno solo.

1821-009-016 (anexo 16)

121. Envía copia de los volantes de codificación, que afecten reclasificaciones de antes de inventario y que corresponden al mismo, de acuerdo al ámbito de competencia, a la División de Contabilidad dependiente de la CCTE o a los Departamentos de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones Delegacionales y Departamento de Finanzas en UMAE.

Copia de los Volantes de codificación

122. Entrega en la fecha programada en la “Relación de envío de información” remitido por la CCA, de acuerdo al ámbito de competencia a la División de Contabilidad, dependiente de la CCTE o a los Departamentos de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones Delegacionales y Departamento de Finanzas en UMAE, los siguientes reportes:

Relación de envío de información Relación de existencias de artículos de consumo


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Clave: 1821-003-002

Relación de existencias de artículos de

consumo por Delegación y/o UMAE y unidad de servicio, consolidado por partida presupuestal.

Volante de Codificación por ajuste al saldo en libros.

Resumen del inventario físico de bienes de consumo, clave 1821-009-017 (anexo 17) y,

Reporte, Resumen del Inventario Físico de Bienes de Consumo, contable

Volante de Codificación por ajuste al saldo en libros 1821-009-017 (anexo 17) Reporte, Resumen del Inventario Físico de Bienes de Consumo, contable

FASE 8

Aclaración de las diferencias resultantes del inventario

Personal responsable del movimiento físico de los bienes de consumo de las Unidades de Servicio, Almacén Central, Almacenes Delegacionales y UMAE

123. Efectúa las aclaraciones a las diferencias físicas determinadas en el conteo y elabora los anexos: Diferencias físicas de “menos” (-)

resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos), clave 1821-009-013, (anexo 13)(**)

Diferencias físicas de “más” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos), clave 1821-009-014, (anexo 14).

1821-009-013 (anexo 13) 1821-009-014 (anexo 14)

124. Elabora la “Relación de las 10 principales causas” que originaron las diferencias físicas.

Relación de las 10 principales causas de las diferencias físicas


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Clave: 1821-003-002

Personal responsable del movimiento físico de los bienes de consumo de las Unidades de Servicio, Almacén Central, Almacenes Delegacionales y UMAE

125. Envía los anexos: “Diferencias físicas de

“menos” (-) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)” clave 1821-009-013, (anexo 13) y “Diferencias físicas de “más” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)”, clave 1821-009-014, (anexo 14) a la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional, Director Administrativo de la UMAE y al Coordinador de Control de Abasto, según el ámbito de su competencia, en la fecha indicada por el área normativa, para que éstas a su vez elaboren los consolidados de ambos anexos, así como de las principales causas que originaron las diferencias físicas del inventario y la depositen en la ruta correspondiente.

1821-009-013 (anexo 13) 1821-009-014 (anexo 14)

126. Efectúa las aclaraciones de las diferencias contables y elabora los siguientes anexos: “Diferencias Contables de “menos” (-)

resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo practicado en ______” clave 1821-009-018 (anexo 18).

“Diferencias Contables de “más” (+) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo practicado en ______” clave 1821-009-019 (anexo 19).

1821-009-018 (anexo 18) 1821-009-019 (anexo 19)

127. Elabora la “Relación de las 10 principales causas” que originaron las diferencias contables.

Relación de las 10 principales causas de diferencias contables


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Clave: 1821-003-002

Personal responsable del control de la cuenta de inventarios de los bienes de consumo de las Unidades de Servicio, Almacén Central, Almacenes Delegacionales y UMAE

128. Envía los anexos: “Diferencias contables de

“menos” (-) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)”, clave1821-009-018 (anexo 18) y “Diferencias contables de “más” (+) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)”, clave 1821-009-019 (anexo 19) en la fecha indicada por el área normativa, a la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional, a la Dirección Administrativa de la UMAE o a la Coordinación de Control de Abasto según el ámbito de competencia, para que éstas a su vez elaboren los consolidados de ambos anexos así como de las 10 principales causas que originaron las diferencias contables y la depositen en la ruta correspondiente.

1821-009-018 (anexo 18) 1821-009-019 (anexo 19)

ETAPA 3

Valorización de Existencias y su contabilización

Personal responsable del Almacén Central, almacenes delegacionales, farmacia y almacén de UMAE, farmacias y almacenes de Unidades Médicas

129. Accede al menú del SAI/CONTROL DEL ABASTO/CATALOGO/ARTICULOS. Una vez efectuadas las funciones del cierre del año y la actualización del catálogo operativo anual, deberán obtener dicho catálogo, el cual contiene los precios vigentes para el próximo año.

NOTA: Verifica los movimientos de entradas y salidas durante los últimos días de fin de año, con la finalidad de que no existan artículos en trámite de un año a otro, para evitar la discrepancia entre el precio del año anterior y al dar de alta un artículo con precio del año siguiente.

SAI / Subsistema de Control del Abasto

130. Valoriza la totalidad de sus inventarios con los nuevos precios antes de iniciar operaciones del año siguiente.


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Clave: 1821-003-002

NOTA: Las cantidades resultantes de esa valorización sirven de base para efectuar el llenado del “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__” clave 1821-009-020 (anexo 20).

Personal responsable del Almacén Central, Almacenes Delegacionales, farmacia y almacén de UMAE, farmacias y almacenes de Unidades Médicas

131. Envía a la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional y/o al Departamento de Abastecimiento en UMAE en la fecha establecida por la CCA, el anexo “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__” clave 1821-009-020, (anexo 20) (en formato PDF y Excel), así como los reportes de inventario de antes y después de valorización de las farmacias, almacenes de unidad médica susceptibles de ser inventariadas (en formato Excel).

1821-009-020 (anexo 20) Reportes de inventario de antes y después

Personal responsable de la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional y del Departamento de Abastecimiento en la UMAE

132. Verifica, basado en los documentos recibidos, que las existencias en piezas e importes de antes y después de la modificación de precios reportados en el anexo “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__”, clave 1821-009-020 (anexo 20), correspondan estrictamente a lo que reflejen sus inventarios valorizados de los bienes de consumo dentro y fuera del catálogo operativo de artículos del SAI.

NOTA: En caso de no coincidir, la unidad lleva a cabo las aclaraciones y correcciones que procedan.

1821-009-020 (anexo 20)

133. Elabora el anexo “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__”, clave 1821-009-020 (anexo 20), consolidando la información de la Delegación o UMAE, una vez cotejado el anexo contra la fuente informativa y certificada la confiabilidad de las cifras.

1821-009-020 (anexo 20)


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Clave: 1821-003-002


134. Entrega en formato PDF el anexo “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__” clave 1821-009-020 (anexo 20) de las farmacias y almacenes de las unidades médicas, Almacén Delegacional, consolidado delegacional, farmacia y almacén de UMAE, en la fecha establecida por la CCA, a la División de Contabilidad o Departamento de Finanzas en UMAE según corresponda dentro del ámbito de su competencia.

1821-009-020 (anexo 20)

135. Deposita en la fecha establecida, en la carpeta compartida: \\mto2473wsrzv1 /REVAL_AÑO(*) /NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE, el anexo “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__” clave 1821-009-020 (anexo 20), para consulta de la DAEG dependiente de la CCA, así como los reportes de inventario de antes y después de valorización de las farmacias, almacenes de unidad médica susceptibles de ser inventariadas, almacenes delegacionales, centrales y UMAE (en formato Excel).

1821-009-020 (anexo 20)

NOTA 1: (*) año en el que se está realizando el inventario. NOTA 2: Las delegaciones depositarán el resumen consolidado delegacional (en formato PDF y Excel), el resumen del Almacén Delegacional y el resumen de cada una de las farmacias y almacenes de unidad médica inventariables (en formato Excel). Las UMAE depositarán el consolidado de la UMAE (en formato PDF y Excel), el resumen de la farmacia, el resumen de su almacén y el resumen de sus unidades periféricas (en formato Excel).

136. Elabora en las Unidades Almacenarias que no cuenten con sistema automatizado, la “Cédula por grupo de suministro”, clave 1821-009-021 (anexo 21).

1821-009-021 (anexo 21)


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Clave: 1821-003-002


137. Elabora el anexo “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__”, clave 1821-009-020 (anexo 20), con los datos obtenidos en la cédula por grupo de suministro.

1821-009-020 (anexo 20)

ETAPA 4 Actualización de la reserva para baja de

Inventarios

138. Informa, en la fecha establecida, a la División de Contabilidad, el importe con que se actualizará la reserva para baja de sus inventarios en el año correspondiente tomándolo del anexo “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__” clave 1821-009-020 (anexo 20).

1821-009-020 (anexo 20)

ETAPA 5

Resultados del inventario físico y cierre del ejercicio


139. Instruye al Analista de Control de Inventarios para que extraiga y consolide, de una carpeta compartida los siguientes archivos a través del documento “Envío de información, ejercicio 2___”. Análisis Detallado del Inventario por

Unidad de Servicio.

Diferencias físicas de “menos” (-) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos) clave 1821-009-013 (anexo 13).

Envío de información, ejercicio 2___ Análisis detallado del inventario por unidad de servicio 1821-009-013 (anexo 13) 1821-009-014 (anexo 14) 1821-009-018 (anexo 18)


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Clave: 1821-003-002

Diferencias físicas de “más” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos), clave 1821-009-014 (anexo 14).

1821-009-019 (anexo 19)

Diferencias contables de “menos” (-) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos), clave 1821-009-018 (anexo 18).

Diferencias contables de “más” (+) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)” clave 1821-009-019 (anexo 19).

NOTA: La ruta de las carpetas debe ser definida e informada a las Delegaciones y UMAE.


140. Consolida la información de todo el sistema por Delegación y UMAE y emite los reportes: Consolidado de las diferencias físicas

resultantes del inventario físico, clave 1821-009-022 (anexo 22).

Consolidado de las diferencias contables resultantes del cierre del ejercicio, clave 1821-009-023 (anexo 23).

1821-009-022 (anexo 22) 1821-009-023 (anexo 23)

141. Entrega la siguiente información consolidada para su evaluación al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores.

Consolidado de las diferencias físicas resultantes del inventario físico, clave 1821-009-022 (anexo 22).

Consolidado de las diferencias contables resultantes del cierre del ejercicio, clave 1821-009-023 (anexo 23).

1821-009-022 (anexo 22) 1821-009-023 (anexo 23)


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Clave: 1821-003-002


142. Evalúa la información, según parámetros

normados y emite oficio con los comentarios pertinentes a las Delegaciones y/o UMAE, en su caso.

Oficio

143. Emite oficios y correos electrónicos, obteniendo Acuse de recibo de las Delegaciones y UMAE que no enviaron los reportes: Análisis Detallado del Inventario por Unidad de Servicio, Diferencias físicas de “menos” (-) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos), clave 1821-009-013, (anexo 13), Diferencias físicas de “más” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos), clave 1821-009-014, (anexo 14), Diferencias contables de “menos” (-) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos) clave 1821-009-018, (anexo 18), Diferencias contables de “más” (+) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos) clave 1821-009-019, (anexo 19), solicitándoles su envío inmediato.

Oficio Correo y confirmación


144. Turna al Analista de Control de Inventarios, oficios rubricados para las Delegaciones y/o UMAE con los comentarios que procedan.

Oficio

145. Descarga registro, recaba la firma de la CCA y envía a las Delegaciones y/o UMAE los oficios correspondientes.

Oficio

Revalorización de existencias


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Clave: 1821-003-002


146. Instruye al Analista de Control de

Inventarios para que tome y valide la información de la carpeta compartida, la cual fue previamente definida e informada a las Delegaciones y UMAE y la cual contiene el anexo “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__”, clave 1821-009-020 (anexo 20).

1821-009-020 (anexo 20)


147. Registra en el reporte “Análisis de la revalorización de existencias”, los resultados de la revalorización de existencias de cada Delegación y UMAE.

Análisis de la revalorización de existencias

148. Entrega al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores el reporte “Análisis de la revalorización de existencias” para su evaluación.



149. Emite correo electrónico a las Delegaciones y UMAE que no enviaron el “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__” clave 1821-009-020 (anexo 20), les solicita el envío inmediato y obtiene Acuse de recibo del correo.

Correo con Acuse de recibo 1821-009-020 (anexo 20)

150. Turna al Analista de Control de Inventarios, el reporte “Análisis de la revalorización de existencias” para su archivo.



151. Recibe el reporte “Análisis de la revalorización de existencias” y archiva.


Integración de inventarios valorizados para la SHCP


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Clave: 1821-003-002


152. Instruye al Analista de Control de Inventarios para que tome de un directorio compartido, previamente definido e informada a las Delegaciones y UMAE, los archivos correspondientes a los inventarios valorizados al 31 de diciembre del año de evaluación, de antes y después de revalorización, de cada una de las farmacias y almacenes de unidad inventariables, almacenes delegacionales y UMAE, almacenes centrales y los integre en un solo archivo por cada Delegación y UMAE.

Inventarios valorizados SAI


153. Crea un archivo denominado “Base de

datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) por cada una de las Delegaciones y UMAE con la información que cada una de ellas depositó en el directorio compartido y preestablecido.

1821-009-024 (anexo 24)

154. Entrega el archivo “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores para su evaluación.

1821-009-024 (anexo 24)


155. Integra los archivos denominados “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) en una sola base de datos agrupando por Unidad de Información y por Partida Presupuestal, los importes correspondientes.

1821-009-024 (anexo 24)

156. Compara los importes de todas las Partidas Presupuestales de cada una de las Unidades de Información del archivo “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) contra su correspondiente registro contable en PREI (cierre definitivo 998).

Listado de Existencias, periodo 998 1821-009-024 (anexo 24)

157. Instruye al Analista de Control de Inventarios, en caso de que hagan falta o estén incorrectos, para que obtenga los archivos correspondientes.


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Clave: 1821-003-002


158. Solicita vía correo electrónico con Acuse de recibo a la Delegación o UMAE, sea enviado el archivo faltante o correcto.

Correo con Acuse de recibo

159. Recibe, revisa y entrega el archivo denominado “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores.

1821-009-024 (anexo 24)


160. Integra el archivo definitivo “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) con todos los registros que componen el inventario al cierre del ejercicio.

1821-009-024 (anexo 24)

161. Entrega a la División de Contabilidad, el archivo “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) para su revisión.

NOTA: La División de Contabilidad integra el Libro de Inventarios para la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

1821-009-024 (anexo 24)

CAPITULO II. INVENTARIO ROTATIVO O DE MUESTREO FÍSICO

Previo al inventario


162. Selecciona los artículos que se contarán mensualmente y elabora el “Programa mensual de conteos selectivos”, relacionando los artículos seleccionados para cada mes.

Programa mensual de conteos selectivos

163. Proporciona al operador del Módulo de Inventarios tres días antes del cierre mensual, la lista de los artículos a los cuales se les realizará inventario rotativo o muestreo físico (selectivo) en ese mes.

Lista de artículos

164. Prepara la papelería y los elementos requeridos, para la impresión de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

1821-009-006 (anexo 6)


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Clave: 1821-003-002


165. Controla que la entrega y recepción de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), sea mediante y de acuerdo a su factura correspondiente.


166. Revisa que los anaqueles o estibas de todos los artículos a inventariar, tengan colocado sus “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), foliado.

1821-009-006 (anexo 6)

167. Vigila que una vez efectuada la 2ª. Generación de marbetes en el Módulo de Inventarios de Sistema de Abasto Institucional (SAI), no se efectúen operaciones hasta que se haya concluido el inventario.

SAI / Módulo de inventarios

Durante el inventario

168. Supervisa que las personas que realicen el primer conteo sean diferentes a las que realicen el segundo conteo.

169. Emite los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) en el Módulo de Inventarios del SAI, los cuales se derivan de las claves que están registradas con existencia, para las CEYE’s.

1821-009-006 (anexo 6)

170. Utiliza el formato denominado “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), para registrar las existencias físicas de los conteos, que consta de dos partes, una que corresponde al primer conteo y la otra al segundo conteo.

1821-009-006 (anexo 6)

171. Utiliza tantos marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) como sean necesarios para los casos en que se tengan colocados artículos de una misma clave en diferentes lugares o estibas.

1821-009-006 (anexo 6)


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Clave: 1821-003-002


172. Utiliza tantos marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) como sean necesarios, cuando las existencias no disponibles (suspendidos, caducos, rotos y/o deteriorados) se encuentren almacenadas en lugares diferentes a las existencias disponibles.

NOTA: Los marbetes para inventario físico que se utilicen para estas situaciones, serán extraordinarios.

1821-009-006 (anexo 6)

173. Anota únicamente la cantidad resultante del conteo, al registrar las cantidades en los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), dejando en blanco los espacios del marbete que no se ocupen. Por lo tanto, no es necesario colocar “CEROS” en los recuadros del marbete.

1821-009-006 (anexo 6)

174. Verifica que el responsable de la operación valide su conteo, para el caso de que en la clave de un mismo artículo, se tenga más de un diferenciador o variante, debiendo ser sujetos de una de atención especial por presentar siempre variantes en los conteos, dadas las características de su presentación, cantidad y tipo.

Personal del almacén 175. Coloca en los anaqueles y estibas en donde se localicen los artículos, el juego completo de marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

1821-009-006 (anexo 6)

176. Inicia el primer conteo y conforme se vaya efectuando éste, llena los recuadros de la sección correspondiente al primer conteo del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) que pertenece a: cantidades disponibles, suspendidos, caducos o vencidos, rotos y/o deteriorados (no disponibles) y practicó primer conteo, así como el nombre completo y firma de quién realizó dicho conteo.

1821-009-006 (anexo 6)


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Clave: 1821-003-002


177. Supervisa en forma selectiva y registra su nombre y firma en el recuadro correspondiente a SUPERVISÓ en el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), terminado el primer conteo, solicitando que se desprenda el marbete del primer conteo.

1821-009-006 (anexo 6)

178. Anota en el renglón la cifra control del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), que es la suma de los renglones con las cantidades siguientes: Cantidad: Disponible.

Cantidad: Suspendidos.

Cantidad: Caducos.

Cantidad: Rotos y/o Deteriorados.

1821-009-006 (anexo 6)

179. Entrega para su captura al responsable del Módulo de Inventario de unidad médica, si es unidad médica, los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), una vez revisados que estén debidamente requisitados.

1821-009-006 (anexo 6)

Responsable del Módulo de Inventarios

180. Captura las secciones del primer conteo de los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), y una vez terminada obtiene el “Reporte de marbetes faltantes de capturar” y lo entrega al Coordinador del Inventario junto con los marbetes capturados.

1821-009-006 (anexo 6) Reporte de marbetes faltantes de capturar


181. Solicita al personal asignado para el primer conteo, la localización de los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) que faltan de capturar, verifica que estén bien requisitados y les solicita la captura respectiva.

1821-009-006 (anexo 6)


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Clave: 1821-003-002


182. Ordena en forma progresiva por número de folio los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), una vez terminada la captura del primer conteo y verifica que estén completos.

1821-009-006 (anexo 6)

183. Coteja los números de folio del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) tanto inicial como final contra los números que aparecen en las facturas, confronta la cantidad de marbetes que aparecen en la factura contra los existentes.


184. Llena en el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) correspondiente al segundo conteo, los recuadros de cantidades disponibles, suspendidos, caducos o vencidos, rotos y/o deteriorados (no disponibles) y los renglones que corresponden a practicó segundo conteo y supervisó, nombre y firma.

1821-009-006 (anexo 6)

185. Determina la cifra de control en el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), sumando las cantidades que aparecen en los renglones de: Cantidad: Disponible. Cantidad: Suspendidos. Cantidad: Caducos. Cantidad: Rotos y/o Deteriorados.

1821-009-006 (anexo 6)

186. Anota en el renglón cifra de control en el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), el total obtenido de la suma del punto anterior.

1821-009-006 (anexo 6)

187. Entrega las secciones del segundo conteo de los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) al responsable del Módulo de Inventario del SAI para su captura, la que se realiza por el personal asignado.

1821-009-006 (anexo 6)


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Clave: 1821-003-002


188. Ordena en forma progresiva las secciones del segundo conteo de los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) una vez terminada su captura.

1821-009-006 (anexo 6)

189. Coteja los números de folio del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) del segundo conteo, tanto inicial como final contra los números que aparecen en la facturas.


190. Ratifica otra vez la cantidad de los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) que aparecen en la factura contra los existentes.


191. Lleva el control de los marbetes denominados “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8).

1821-009-008 (anexo 8)

192. Solicita al responsable del Módulo del Inventario los siguientes reportes operativos: Diferencias entre primer y segundo

conteo (únicamente para unidades médicas).

Marbetes para inventario físico no capturados.

Marbetes para inventario físico con error.

Diferencias entre primer y segundo conteo (únicamente para unidades médicas) Marbetes para inventario físico no capturados Marbetes para inventario físico con error

193. Recibe del Responsable del Módulo del Inventario, los reportes operativos y ordenan la localización de los faltantes, revisando que estén debidamente requisitados, para su posterior captura.

Diferencias entre primer y segundo conteo (únicamente para unidades médicas)


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Clave: 1821-003-002

Diferencias entre primer y segundo conteo (únicamente para unidades médicas).

Marbetes para inventario físico no

capturados.

Marbetes para inventario físico con error

Marbetes para inventario físico no capturados Marbetes para inventario físico con error


194. Solicita un tercer conteo para los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) que tienen diferencia entre el primer y segundo conteos y realiza la supervisión.

1821-009-006 (anexo 6)

NOTA: En caso de identificar algún error, solicita la participación del personal que realizó los dos conteos anteriores. Aclarada la situación anota en ambas partes del marbete la cantidad correcta teniendo cuidado de tachar con una “X” la cantidad errónea. Una vez realizado el tercer conteo, su resultado modifica las cifras en los marbetes de primer y segundo conteo y se procede a obtener nuevamente la cifra de control.

Proceso de información, manejo y control de reportes


195. Efectúa el proceso de la información de acuerdo a la secuencia de operación.

196. Emite los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011 (anexo 11), del proceso de la información de acuerdo a la secuencia de operación y al Manual de usuario del inventario físico del SAI.

1821-009-011 (anexo 11) Manual del usuario

197. Genera el enlace con los resultados del inventario, de acuerdo al Manual de usuario del inventario físico del SAI.

Manual del usuario

198. Genera respaldos electrónicos en su computadora con la información resultante del inventario físico de bienes de consumo y los conserva durante un año.

Respaldos electrónicos


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Clave: 1821-003-002


199. Envía los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11), al Coordinador del Inventario.

1821-009-011 (anexo 11)


200. Analiza los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11), a fin de detectar posibles errores y en el caso de existir, investiga las causas y solicita su corrección.

1821-009-011 (anexo 11)

201. Vigila sean efectuadas las correcciones detectadas en cada uno de los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11).

1821-009-011 (anexo 11)

202. Firma de autorización la primera hoja de los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11) que se vayan emitiendo con la finalidad de que éstos sean revisados y validados en general.

1821-009-011 (anexo 11)

203. Proporciona al Coordinador de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional y en el caso de las UMAE al Director Administrativo los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11), a fin de analizar y evaluar los resultados, de dicha revisión, si encuentra alguna irregularidad, da indicaciones para que ésta se corrija y se reprocese.

1821-009-011 (anexo 11)

Dar por concluido el levantamiento del inventario rotativo o muestreo físico

(selectivo) de bienes de consumo

204. Mantiene completos, ordenados y capturados todos los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) del primero y segundo conteo para su guarda.

1821-009-006 (anexo 6)

205. Efectúa todos los procesos relacionados en el Manual usuario del inventario físico del SAI y en la secuencia de operación indicada.

Manual del usuario


Página 55 de 72

Clave: 1821-003-002


206. Emite, revisa y en su caso corrige todos los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11).

1821-009-011 (anexo 11)

Responsable de la Unidad de Servicio

207. Realiza el enlace con los resultados del inventario de la unidad al Almacén Delegacional o de UMAE correspondiente, de acuerdo al Manual de usuario del inventario físico del SAI.

Manual del usuario

208. Envía al responsable de los almacenes delegacionales y/o UMAE los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11) para su concentración.

1821-009-011 (anexo 11)

Responsable en los almacenes centrales, almacenes delegacionales y UMAE

209. Mantiene completos, ordenados y capturados todos los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) del segundo conteo únicamente.

1821-009-006 (anexo 6)

210. Efectúa todos los procesos relacionados en el manual usuario del Inventario Físico del SAI.

Manual del usuario

211. Emite, revisa y en su caso corrige los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11), a través del Módulo del Inventario del SAI.

1821-009-011 (anexo 11) SAI / Módulo de inventario

Responsable en los almacenes centrales, almacenes delegacionales y UMAE

212. Obtiene el Vo. Bo. del Coordinador del Inventario en cada uno de los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11), certificando con esto la validez de la información resultante de los procesos del inventario físico de bienes de consumo.

1821-009-011 (anexo 11)

Aclaración de las diferencias físicas resultantes del inventario rotativo o muestreo

físico (selectivo)


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Clave: 1821-003-002

Personal responsable del control de la cuenta de inventarios de bienes de consumo en las Unidades Almacenarias que fueron sujetas del levantamiento del inventario físico de las áreas de abastecimiento de las Unidades de Servicio, Almacén Central, Almacenes Delegacionales y UMAE

213. Efectúa, con base en los registros y documentos fuente, las aclaraciones pertinentes derivadas de las diferencias físicas resultantes.

214. Aclara las diferencias del grupo 040-

Estupefaciente y Substancias Psicotrópicas, por tratarse de insumos de prescripción controlada por la Secretaría de Salud.

215. Elabora la “Relación de las principales

causas” que originaron las diferencias físicas, determinando el importe global de cada causa.

Documentos fuente

Relación de las principales causas

Fin del procedimiento

de 72

Clave: 1821-003-002

7. Diagrama de flujo del Procedimiento para la evaluación contable de los inventarios y el levantamiento del inventario físico anual, rotativo y muestreo físico (selectivo) de bienes de consumo

1821-009-002(anexo 2)

2O1821-009-003

(anexo 3)

2O1821-009-002

(anexo 2)

1821-009-003(anexo 3)

1821-009-002(anexo 2)

PREI-Millenium

PREI Finanzas / PREI-

Millenium

INICIO

TITULAR DE LA DAEG

Gira mensualmente instrucciones para que se realice la evaluación del comportamiento de los inventarios y sus niveles de inversión.

Instruye para que lleve a cabo la extracción de la información en el sistema PREI – Millenium.

JEFE DE ÁREA DE CONTROL DE INVENTARIOS, INFORMES E

INDICADORES

Accede a la sección de PREI Finanzas en el portal del sistema PREI – Millenium, mediante su clave personal de acceso.

1

2

3

ANALISTA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Extrae de la sección “People Tools archivos FTP”, los archivos correspondientes al mes a trabajar “IMGL001B Balanza de Comprobación por Unidad Operativa”: IMSS Ordinario e IMSS Oportunidades y, archiva en la carpeta electrónica denominada “Balanzas”.

4

a

Extrae mediante la consulta pública “BC_SALDOS_X_CTA_X_UO” la información de las cuentas 1114xxxx (Inventarios) y 4206xxxx (Consumos) y la registra en la “Base de datos (tablas dinámicas)”, clave 1821-009-001 (anexo 1).

NOTA

5

Registra los resultados de la “Base de datos (tablas dinámicas)”, clave 1821-009-001 (anexo 1), en el “Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión”, clave 1821-009-002 (anexo 2), por cada Delegación y UMAE.

6

CAPITULO I. INVENTARIO FÍSICO ANUAL

ETAPA 1. Determinación de los Niveles de Inversión

IMGL001BBalanza de

Comprobación por Unidad Operativa

1821-009-001(anexo 1)

a

Entrega al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores, los reportes:

-1821-009-002 (anexo 2).-1821-009-003 (anexo 3).

8


INDICADORES

Instruye para que elabore el proyecto de correo trimestral para las Delegaciones y UMAE.

9

Elabora correo trimestral, para las Delegaciones y UMAE con las gráficas y cuadros resultantes del comportamiento de inventarios y niveles de inversión y adjunta para el envío, el reporte “Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión”, clave 1821-009-002 (anexo 2) por Delegación y UMAE.

10


1821-009-002(anexo 2)

Elabora y envía al área de Evaluación de la DAEG los siguientes reportes, obteniendo acuse de recibo.

-Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión de medicamentos, clave 1821-009-004, (anexo 4).-Comportamiento de inventarios consumos y niveles de inversión de material de curación, clave 1821-009-005, (anexo 5). NOTA

11

A

Imprime dos ejemplares del documento 1821-009-002 (anexo 2) y 1821-009-003 (anexo 3).

7

1821-009-003(anexo 3)

1821-009-002(anexo 2)

Envía a la CTAGBS un juego de los siguientes reportes para su archivo:

-1821-009-002 (anexo 2) por cada Delegación y UMAE.-1821-009-003 (anexo 3), de todo el sistema.

12

Envía el proyecto de correo trimestral y el reporte “Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión”, clave 1821-009-002 (anexo 2), para su autorización.

13

1821-009-002(anexo 2)

1821-009-001(anexo 1)

Acuse de recibo

1821-009-004(anexo 4)

1821-009-005(anexo 5)

de 72

Clave: 1821-003-002

Documentos de recepción de bienes

de consumo

Altas y Salidas

Documentación de entrada

y salida

Oficio envío deinformación

1821-009-002(anexo 2)

Vigila la limpieza general del área donde se realizará el inventario.

16

b

A

Revisa, modifica en su caso y autoriza el envío de los correos trimestrales y el reporte “Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión”, clave 1821-009-002 (anexo 2), por Delegación y UMAE.

14

Envía los correos trimestrales y el reporte “Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión”, clave 1821-009-002 (anexo 2), a las Delegaciones y UMAE, obtiene acuse de recibido y se registra.

15

Revisa que los movimientos, con el sello de “Antes de Inventario” sean registrados en el mes, en el cual se lleve a cabo el Inventario Físico y los movimientos con el sello de “Después de Inventario” se registren en el mes posterior.

25


INDICADORES


1821-009-002(anexo 2)

Acuse de recibo

ETAPA 2Levantamiento del Inventario

FísicoFASE 1. Preparativos para el levantamientos del inventario

JEFES DE DEPARTAMENTO DE SUMINISTRO Y CONTROL

DEL ABASTO Y/O JEFES DE LA OFICINA DE SUMINISTRO, JEFES DEL

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO DE LAS UMAE Y RESPONSABLES DEL ABASTO EN

LAS FARMACIAS Y ALMACENES DE LAS UNIDADES MÉDICAS Y

OPERATIVAS, ASÍ COMO DEL ALMACÉN CENTRAL

b

Verifica la distribución y el acomodo adecuado de los artículos en los anaqueles y estibas.

17

Separa y señala si los hubiera, los bienes de consumo que no sean propiedad del Instituto.

18

Vigila que una vez efectuado el proceso de la 2ª generación de marbetes, en el Módulo de Inventarios del SAI, no se efectúen operaciones hasta que se haya realizado el ajuste de las existencias.

21

Instruye para que se estampe el sello “Antes de Inventario”, a toda documentación de entrada y salida que se expida durante los 5 días hábiles anteriores, a las fechas de suspensión de recepción y envío, indicadas en el calendario de actividades para el levantamiento del inventario físico de bienes de consumo, y el sello “Después de Inventario” a toda la documentación que se expida durante los 5 días hábiles posteriores a las fechas de reanudación de recepción y envío.

22

Vigila que antes de empezar el levantamiento del inventario, se haya expedido el alta por entregas directas de bienes por los proveedores en las unidades de servicio, formulando simultáneamente la salida a la unidad receptora.

23

Instruye para que en casos de excepción durante el levantamiento del inventario, y en caso de que sean recibidos bienes de consumo enviados por proveedores, éstos no se cuenten como existencias y se coloquen en el área de recepción del almacén correspondiente, con los documentos que los amparan.

NOTA

24

B

Verifica que las unidades almacenarias informen el último número asignado a su documentación de entrada y salida a la División de Contabilidad, a los Departamentos de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones Delegacionales o Departamento de Finanzas en UMAE, en la fecha establecida en el “Oficio envío de información”.

26

Verifica que las unidades sujetas a inventario cuenten con sistema de control de existencias automatizado o manual.

NOTA

27

Verifica que todos los bienes caducos o vencidos, rotos o deteriorados estén dados de baja y su importe se haya transferido a las subcuentas de inventario que les corresponda.

19

Prepara la papelería y los elementos requeridos para la impresión de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), para registrar las existencias físicas de los conteos.

20

SAI / Módulo de

inventarios

de 72

Clave: 1821-003-002

1821-009-007(anexo 7)

Programa de trabajo

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-008(anexo 8)

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-008(anexo 8)

1821-009-008(anexo 8)


1821-009-006(anexo 6)

Análisis del inventario por grupo

de suministro

B

C

Elabora “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), para los artículos que por alguna circunstancia no tienen registradas cantidades en las claves de los bienes del sistema.

Elabora “Programa de trabajo” con las Siguientes Actividades:

a) Las unidades almacenarias sujetas a levantamiento del inventario.b) Nombre de los responsables del levantamiento del inventario físico c) Fechas para la depuración de las cuentas 13-00-00 “inventarios” y 13-07-XX “bienes de consumo en tránsito”, en caso de requerirse.d) Fechas de inicio y término del inventario, tomando en cuenta el calendario de actividades que con oportunidad recibirá.e) Fechas y descripción de actividades de capacitación, en caso de requerirse.f) Fechas de inicio y término de las aclaraciones a las diferencias físicas y contables considerando el calendario de actividades que con oportunidad recibirá.

28

COORDINADOR DEL INVENTARIO

Revisa el “Análisis del inventario por grupo de suministro” del inventario practicado el año anterior, a fin de comparar los resultados con el inventario actual.

29

c

c

Verifica que se encuentren las existencias de todos los artículos en el SAI, de las unidades sujetas a inventario que no están automatizadas.

NOTA

30

Emite los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), en forma mecanizada y verifica que contengan la clave y descripción correcta de cada artículo.

31

1821-009-006(anexo 6)

Entrega los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), impresos, a las unidades de apoyo, en las fechas establecidas según calendario de actividades.

32

Factura

1821-009-006(anexo 6)

Controla la entrega y recepción de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), mediante su factura correspondiente.

33

1821-009-006(anexo 6)

Verifica que se coloquen los “Marbetes ara inventario físico”, clave 1821-009-006, (anexo 6), foliados, en todos los casilleros, estibas, estantes y anaqueles.

Programa de trabajo

Verifica antes de iniciar los conteos físicos, que las actividades descritas en los preparativos y en su programa de trabajo se hayan realizado en forma completa y oportuna.

35

FASE 2Elaboración y/o verificación de los

controles documentales

Localiza e identifica, de existir, los bienes de consumo que estén fuera de catálogo y verifica que estos sean incluidos en su momento, en el inventario anual.

36

Supervisa que los bienes de consumo fuera de catálogo se procesen en forma automatizada.

37

1821-009-006(anexo 6)

Registra las existencias físicas de los conteos utilizando el “Marbete para inventario físico primero y segundo conteo”, los cuales pueden ser:- Marbete mecanizado (1821-009-006)- Marbete manual (1821-009-008)

NOTA

41

42

Anota en el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) y Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo, clave 1821-009-008 (anexo 8) la cantidad resultante de los conteos y deja en blanco los espacios que no se ocupen.

NOTA

43

34

Aclara por cada clave de artículo, las diferencias resultantes, considerando las anotadas en la columna de diferencias, de la “Relación de artículos fuera de catálogo”, clave 1821-009-007 (anexo 7).

38

Supervisa que las personas que realicen el primer conteo sean diferentes a las personas que realizarán el segundo conteo.

39

Emite los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), con las claves que tienen registro de existencias en el Módulo de Inventarios del SAI.

40

de 72

Clave: 1821-003-002

1821-009-006(anexo 6)

Factura

1821-009-006(anexo 6)

Reporte de marbetes no capturados

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-006(anexo 6)

Solicita al personal asignado para el primer conteo, localice los marbetes para inventario físico, “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), que faltan de capturar y verifica que una vez revisados estén bien requisitados, solicitándoles la captura respectiva.

1821-009-006(anexo 6)

Ordena los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) en forma progresiva por número de folio.

51

C

52

1821-009-006(anexo 6)

Verifica que estén completos los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6); para ello se debe considerar el número de folio del marbete, a partir de la 9ª a la 12ª posición.

53

Determina la cifra de control sumando las cantidades que aparecen en el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) en los renglones de Cantidad: Disponible, Cantidad: Suspendidos, Cantidad: Caducos, Cantidad: Rotos y/o Deteriorados.

56

Anota en el renglón cifra de control, el total obtenido de la suma anterior del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

57

Solicita que el responsable de la operación valide en su conteo los artículos que lleguen a tener una clave con más de un diferenciador o variante.

NOTA

44

Registra en el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) los recuadros de cantidades disponibles, suspendidos, caducos o vencidos, rotos y/o deteriorados y los renglones que corresponden a, practicó segundo conteo, y supervisó, nombre y firma.

55

D

d

d

PERSONAL DEL ALMACÉN ASIGNADO PARA EL INVENTARIO

Coloca en los anaqueles y estibas en donde se localicen los artículos el juego completo de “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

45

FASE 3. Conteo3.1 Sistema automatizado

Realiza el primer conteo y llena los recuadros del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), en la parte del primer conteo que corresponde a: cantidades disponibles, suspendidos, caducos o vencidos, rotos y/o deteriorados, así como el nombre completo y firma de quién realiza el conteo.

46

Supervisa que la existencia física sea correcta, registra nombre y firma en el recuadro correspondiente a SUPERVISÓ del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) y solicita que se desprenda la parte del primer conteo del marbete.

47


1821-009-006(anexo 6)

Requisita los datos de cantidad según registros, enseguida del recuadro que dice lote del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) de las unidades que no cuenten con SAI (unidades de apoyo).

48

1821-009-006(anexo 6)

Desprende la parte del primer conteo del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) y anota el total obtenido de la suma de:Cantidad: Disponible, Cantidad: Suspendidos, Cantidad: Caducos y Cantidad: Rotos y/o Deteriorados.

NOTA

49

1821-009-006(anexo 6)

Verifica la captura de los datos del primer conteo del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), informa al responsable del Módulo del Inventario, para que obtenga el Reporte de marbetes no capturados primer conteo y solicita se le entregue junto con los marbetes capturados.

50

1821-009-006(anexo 6)

Coteja los números de folio del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) contra los números que aparecen en las facturas, siendo indispensable confrontar la cantidad de marbetes que aparecen en la factura contra los existentes.

54

1821-009-006(anexo 6)

Entrega la sección correspondiente al segundo conteo del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), al responsable del Módulo de Inventario del SAI.

58

de 72

Clave: 1821-003-002

1821-009-006(anexo 6)

Reportes operativos

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-006(anexo 6)

Reportes operativos

Facturas

D

E

e

1821-009-006(anexo 6)

Ordena una vez terminada la captura, el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) del segundo conteo del inventario físico, atendiendo el número de folio del marbete, a partir de la 8ª posición.

59

1821-009-006(anexo 6)

Coteja los números de folio de la sección correspondiente al segundo conteo del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), tanto inicial como final, contra los números que aparecen en las facturas.

60

Facturas

1821-009-006(anexo 6)

Ratifica la cantidad de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) que aparecen en la factura contra los existentes.

61

1821-009-008(anexo 8)

Lleva el control de los marbetes denominados “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8).

62

1821-009-006(anexo 6)

Coteja visualmente las cantidades contra las cifras obtenidas en el primer conteo, una vez que los formatos “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) del segundo conteo estén ordenados y completos.

NOTA

63

Solicita los siguientes reportes operativos:Diferencias entre 1° y 2° conteo (únicamente para Unidades Médicas), Marbetes no capturados, Marbetes con error y Marbetes Asignados.

64

Recibe los reportes operativos y ordena la localización de los marbetes no capturados, revisa que estén debidamente requisitados, para su posterior captura.

65

Solicita a la unidad médica, un tercer conteo para los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) que tengan diferencia entre el primer y segundo conteo, o si derivado de la supervisión localiza algún error y solicita la participación del personal que realizó los dos conteos anteriores.

66

Anota en ambas partes del “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), la cantidad correcta, teniendo cuidado de tachar (X) la cantidad errónea. Una vez realizado el tercer conteo, modifica las cifras en los marbetes de primer y segundo conteo y procede a obtener la cifra de control.

67

e

1821-009-006(anexo 6)

Entrega al responsable del Módulo de Inventario, para captura del resultado del tercer conteo, en la opción de corrección de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

68

1821-009-006(anexo 6)

Solicita la revisión de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) con existencia fuera de parámetro (consumos, últimas altas, salidas, etc), determina si la existencia está correcta o se modifica y procede a autorizar todos los marbetes.

NOTA

69

1821-009-006(anexo 6)

Recibe de las unidades de apoyo las secciones correspondientes al segundo conteo, de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

70

1821-009-006(anexo 6)

Efectúa pruebas selectivas y verifica si el llenado de los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) es correcto.NOTA 1, NOTA 2

71

1821-009-006(anexo 6)

Vigila que la entrega de las secciones del primero y segundo conteo, de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), sea oportuna y completa.

72

1821-009-006(anexo 6)

Verifica que la captura de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) y la corrección de los errores detectados, sea correcta.

73

1821-009-008(anexo 8)

Requisita al iniciar el primer conteo, los renglones del “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8) que corresponden a cantidades y observaciones.

74

3.2 Sistema manual

1821-009-008(anexo 8)

Separa de los “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8) utilizados, la parte correspondiente al primer conteo y enseguida procede a ordenarlos en forma progresiva por número de folio, vigilando que estén completos.

75

1821-009-008(anexo 8)

Continúa con el segundo conteo y llena en cada “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), los renglones de cantidades y observaciones.

76

85

de 72

Clave: 1821-003-002

Analisis del inventario

1821-009-012(anexo 12)

Analisis detallado del inventario

Manual de usuario del inventario físico

del SAI

1821-009-009(anexo 9)

1821-009-008(anexo 8)

1821-009-008(anexo 8)

1821-009-008(anexo 8)

1821-009-010(anexo 10)

E

Registra el precio unitario del artículo, su importe y la cantidad según registros, en la sección del segundo conteo del “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), de no existir diferencias contra el primer recuento.

81

Ff

RESPONSABLE DEL MÓDULO DE INVENTARIOS

Tacha la cifra errónea en el “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8) y escribe la causa del error en la parte inferior o en el reverso del marbete.

80

Requisita el “Reporte de marbetes”, clave 1821-009-010 (anexo 10), en el que se registran los marbetes utilizados.

84

f

1821-009-008(anexo 8)

Ordena los marbetes denominados “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8), terminando el segundo conteo por número de folio.

77

1821-009-008(anexo 8)

Coteja las cantidades del segundo conteo contra las obtenidas en el primer conteo de los “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8).

78

1821-009-008(anexo 8)

Solicita a la unidad médica, un tercer conteo para los “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8) que tengan diferencia entre el primer y segundo conteo, o si derivado de la supervisión se localiza algún error debe solicitar la participación del personal que realizó los dos conteos anteriores.

79

1821-009-008(anexo 8)

Actualiza los saldos de las tarjetas de registros de control de existencias, antes de iniciar las operaciones del siguiente mes, tomando como base las cantidades obtenidas de la sección del primer conteo, del “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8).

83

Elabora el formato “Concentrado del inventario”, clave 1821-009-009, (anexo 9), con base en los datos de la sección del segundo conteo del “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8) que ya se encuentra debidamente requisitado

82

1821-009-011(anexo 11)

Emite los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11), conforme al “Manual de usuario del inventario físico del SAI”.

NOTA

85

Manual de usuario del inventario físico

del SAI

Genera el enlace con los resultados del inventario de la unidad de acuerdo al “Manual de usuario del inventario físico del SAI”.

86

FASE 4Proceso de la información obtenida del inventario, manejo y control de reportes

Sistema automatizado

Genera respaldos en la computadora de la información resultante del inventario físico y los conserva durante un año.

87


1821-009-011(anexo 11)

Analiza los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11), en caso de existir errores, investiga las causas y solicita su corrección.

88

1821-009-011(anexo 11)

Vigila que sean efectuadas, las correcciones detectadas en cada uno de los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11).

89

1821-009-011(anexo 11)

Firma la primera hoja de los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011(anexo 11) que se vayan emitiendo.

90

1821-009-011(anexo 11)

Proporciona los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11) al CCA; para la Red Fría, al Jefe Delegacional de Servicios Administrativos y en el caso de las UMAE, al Director Administrativo y su grupo de trabajo, si se encuentra alguna irregularidad, da indicaciones para que ésta se corrija y se reprocese, hasta su corrección.

91

Envía los reportes a cada una de las unidades almacenarias que recibieron apoyoAnálisis detallado del inventario por unidad de servicio, diferencias entre inventario físico y registros.1821-009-012, (anexo 12).Análisis del inventario por grupo de suministro.

92

73

Archivoelectronico

de 72

Clave: 1821-003-002

1821-009-014(anexo 14)

1821-009-013(anexo 13)


SAI / Módulo de control de

abasto

1821-009-011(anexo 11)

1821-009-008(anexo 8)

1821-009-006(anexo 6)

SAI

Inventario valorizado

Tarjetas de registros

1821-009-008(anexo 8)

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-011(anexo 11)

F

Emite, revisa y en su caso corrige todos los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11).

RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE SERVICIO

Actualiza las existencias según conteos físicos, en los sistemas automatizados de control de existencias y/o en las tarjetas de registros.

95

Realiza todas las aclaraciones solicitadas por el Coordinador del Inventario.

97

Realiza el enlace con los resultados del inventario de la Unidad al almacén delegacional correspondiente.

98

G

Entrega para captura las secciones del segundo conteo de todos los marbetes 1821-009-006 (anexo 6) y 1821-009-008 (anexo 8), para el caso de las unidades que recibieron apoyo debe tener completas y ordenadas todas las secciones del primer conteo de marbetes.

94

Emite en el Módulo del SAI que corresponda a farmacias y almacén de unidad médica, el “Inventario valorizado” con las cifras de las existencias físicas resultantes.

96

g

Envía a la CAED o al Director Administrativo de la UMAE o al CCA para la Red Fría, el formato clave 1821-009-013 (anexo 13), y el formato clave 1821-009-014 (anexo 14).

99

93

FASE 5Conclusión del inventario físico

5.1 Almacenes con sistema automatizado

1821-009-008(anexo 8)

1821-009-006(anexo 6)

Conserva completos, ordenados y capturados todos los marbetes 1821-009-006 (anexo 6) y 1821-009-008 (anexo 8) del primero y segundo conteo para su guarda.

100

5.2 Almacenes con sistema manual

1821-009-010(anexo 10)

1821-009-009(anexo 9)

Elabora y entrega el formato 1821-009-009 (anexo 9) y 1821-009-010 (anexo 10).

101

g

1821-009-008(anexo 8)

1821-009-006(anexo 6)

Actualiza las existencias según conteos físicos en el sistema SAI.

Conserva completas y ordenadas las secciones del primer y segundo conteos, de los marbetes 1821-009-006 (anexo 6) y 1821-009-008 (anexo 8), para su guarda.

103

102

5.3 Almacenes central, delegacional y de UMAE

Reúne, ordena y captura únicamente el segundo conteo de los formatos 1821-009-006 (anexo 6) y 1821-009-008 (anexo 8),

104

RESPONSABLE DE LOS ALMACENES

Efectúa todos los procesos de la aplicación del Módulo de Inventarios del SAI, de acuerdo a la secuencia de operación.

105

SAI

Emite, revisa en su caso y corrige los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11).

106

1821-009-011(anexo 11)

Obtiene en el Módulo del Inventario, los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11)

107

1821-009-011(anexo 11)

Obtiene el Vo. Bo. del Coordinador del Inventario en cada uno de los reportes 1821-009-011 (anexo 11).

108

Actualiza existencias de almacén, por medio de la función de ajustes del Módulo de Inventario.

109

SAI / Módulo de inventario

Emite en el Módulo de Control del Abasto, el inventario valorizado con las cifras de las existencias físicas resultantes.

110

115

de 72

Clave: 1821-003-002

Reporte, Resumen del Inventario

1821-009-017 (anexo 17)

Volante de codificación


1821-009-014(anexo 14)

1821-009-013(anexo 13)

1821-009-019(anexo 19)

1821-009-018(anexo 18)

1821-009-014(anexo 14)

1821-009-013(anexo 13)

1CVolantes de codificación

1821-009-016(anexo 16)

Relación de existencias

Relación de envío de información

Relación de las 10 principales causas

1821-009-014(anexo 14)


1821-009-017(anexo 17)

1821-009-016(anexo 16)

1821-009-015(anexo 15)

G


Efectúa el enlace de acuerdo al “Manual de usuario del inventario físico”, con el resultado del inventario a nivel delegación, UMAE o Almacén Central, a la CCA.

111

Análisis detallado del inventario por unidad de

servicio, diferencias entre inventario físico y

registros

Deposita en la carpeta dirección:\\mto2473wsrzv1 /INV_FIS_AÑO(*) /NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE, el reporte directivo, “Análisis detallado del inventario por unidad de servicio, diferencias entre inventario físico y registros” consolidado.

NOTA

113

Entrega en las fechas establecidas por la CCA, a la CCTE, Departamentos de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones Delegacionales y Departamento de Finanzas en UMAE los siguientes anexos: 1821-009-015 (anexo 15), 1821-009-016 (anexo 16) y1821-009-017 (anexo 17).

114

2CResumen del

inventario fisíco de bienes de consumo

Entrega dos copias del “Resumen del inventario físico de bienes de consumo” a la División de Contabilidad, al Departamento Delegacional de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones o al Departamento de Finanzas en UMAE, en la fecha señalada en el “Calendario de actividades” enviado por la CCA.

112

Reinicia la recepción y el suministro de bienes de consumo conforme al calendario de actividades.

RESPONSABLE DE LAS UNIDADES DE SERVICIO, ALMACÉN

CENTRAL, ALMACENES DELEGACIONALES Y UMAE

Fase 6Posterior al levantamiento del

inventario físico

115

Oficio

Envía oficio con la relación del personal que ejerció tiempo extraordinario para el pago correspondiente.

116

1821-009-013(anexo 13)

Envía al correo electrónico de los titulares de las unidades de servicio, los siguientes reportes:1821-009-013, (anexo 13), 1821-009-014, (anexo 14) y Relación de las 10 principales causas que originaron las diferencias

RESPONSABLES DE LOS ALMACENES CENTRAL, DELEGACIONAL Y UMAE

117

h

h

Deposita en las carpetas compartidas con las direcciones de la red institucional, en la IP que a continuación se detalla, los anexos: 1821-009-013, (anexo 13), 1821-009-014, (anexo 14), 1821-009-018, (anexo 18) y 1821-009-019 (anexo 19).

NOTA 1, NOTA 2

118

Fase 7Valorización y contabilización

de los resultados del inventario

RESPONSABLE DE LAS UNIDADES DE SERVICIO, ALMACÉN


Realiza la valorización de los artículos, de todos los grupos de suministro con los precios vigentes a nivel nacional.

119


Envía los resultados del inventario en el “Resumen del Inventario físico por localidad”, clave 1821-009-016 (anexo 16), para realizar los ajustes por inventario, a la División de Contabilidad, dependiente o a los Departamentos de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones Delegacionales, Departamento de Finanzas en UMAE.

NOTA

120

Envía copia de los volantes de codificación, que afecten reclasificaciones de antes de inventario y que corresponden al mismo, a la División de Contabilidad, o Departamentos de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones Delegacionales y Departamento de Finanzas en UMAE.

121

Entrega de acuerdo al ambito de competencia, los siguientes reportes:

122

FASE 8Aclaración de las diferencias

resultantes del inventario

PERSONAL RESPONSABLE DEL MOVIMIENTO FÍSICO DE LOS

BIENES DE CONSUMO DE LAS UNIDADES DE SERVICIO, ALMACÉN


Efectúa las aclaraciones a las diferencias físicas del conteo y elabora los formatos: 1821-009-013, (anexo 13) y 1821-009-014, (anexo 14).

123

H

100

de 72

Clave: 1821-003-002

SAI / Subsistema

de control de abasto

Relación de las 10 principales

causas

Reportes de inventario de antes

y despues

1821-009-019(anexo 19)

1821-009-018(anexo 18)

1821-009-014(anexo 14)

1821-009-013(anexo 13)

Relación de las 10 principales

causas

I

H

Elabora la “Relación de las 10 principales causas” que originaron las diferencias físicas.

124

Envía los anexos: 1821-009-013 (anexo 13) y 1821-009-014 (anexo 14) en la fecha indicada por el área normativa, para que éstas a su vez elaboren los consolidados de ambos anexos.

125

Efectúa las aclaraciones de las diferencias contables y elabora los siguientes anexos: 1821-009-018 (anexo 18) y 1821-009-019 (anexo 19).

126

Elabora la “Relación de las 10 principales causas” que originaron las diferencias contables.

127

PERSONAL RESPONSABLE DEL MOVIMIENTO FÍSICO DE LOS

BIENES DE CONSUMO DE LAS UNIDADES DE SERVICIO, ALMACÉN


PERSONAL RESPONSABLE DEL CONTROL DE LA CUENTA

DE INVENTARIOS DE LOS BIENES DE CONSUMO DE LAS UNIDADES

DE SERVICIO, ALMACÉN CENTRAL, ALMACENES DELEGACIONALES

Y UMAE

1821-009-019(anexo 19)

1821-009-018(anexo 18)

Envía los anexos: 1821-009-018 (anexo 18) y 1821-009-019 (anexo 19) a la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional, a la Dirección Administrativa de la UMAE o a la CCA.

128

Accede al menú del SAI/Control del Abasto mediante enlace, una vez efectuadas las funciones del cierre del año.

NOTA

129

ETAPA 3Valorización de existencias y su

contabilización

Valoriza la totalidad de sus inventarios con los nuevos precios antes de iniciar operaciones del año siguiente.

NOTA

130

i

i

PERSONAL RESPONSABLE DEL ALMACÉN CENTRAL,

ALMACENES DELEGACIONALES, FARMACIA Y ALMACÉN DE

UMAE, FARMACIAS Y ALMACENES DE UNIDADES MÉDICAS

1821-009-020(anexo 20)

Envía el anexo 1821-009-020, (anexo 20) (en formato PDF y Excel), así como los reportes de inventario de antes y después de valorización de las farmacias, almacenes de unidad médica susceptibles de ser inventariadas.

131

PERSONAL RESPONSABLE DE LA CAED Y DEL

DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO EN LA UMAE

1821-009-020(anexo 20)

Verifica, que las existencias en piezas e importes de antes y después de la modificación de precios reportados en el anexo 1821-009-020 (anexo 20), correspondan estrictamente a lo que reflejen sus inventarios valorizados de los bienes de consumo dentro y fuera del catálogo operativo de artículos del SAI. NOTA

132

1821-009-020(anexo 20)

Elabora el anexo 1821-009-020 (anexo 20), consolidando la información de la Delegación o UMAE una vez cotejado el anexo contra la fuente informativa y certificada la confiabilidad de las cifras.

133

1821-009-020(anexo 20)

Entrega en formato PDF el anexo 1821-009-020 (anexo 20) de las farmacias y almacenes de las unidades médicas, almacén delegacional, consolidado delegacional, farmacia y almacén de UMAE, en la fecha establecida por la CCA.

134

1821-009-020(anexo 20)

Deposita en la carpeta compartida \\mto2473wsrzv1 /REVAL_AÑO(*) /NOMBRE DE LA DELEGACIÓN O UMAE, el anexo 1821-009-020 (anexo 20), para consulta de la DAEG, así como los reportes de inventario de antes y después de valorización de las farmacias, almacenes de unidad médica susceptibles de ser inventariadas, almacenes delegacionales, centrales y UMAE.

NOTA 1, NOTA 2

135

1821-009-021(anexo 21)

Elabora en las unidades almacenarias que no cuenten con sistema automatizado, el formato 1821-009-021 (anexo 21).

136

1821-009-020(anexo 20)

Elabora el anexo 1821-009-020 (anexo 20), con los datos obtenidos en la cédula por grupo de suministro.

137

I

de 72

Clave: 1821-003-002

1821-009-020(anexo 20)

I

Informa a la División de Contabilidad, el importe con que se actualizará la reserva para baja de sus inventarios en el año correspondiente tomándolo del anexo 1821-009-020 (anexo 20).

138

ETAPA 4. Actualización de la reserva para baja de

Inventarios

Confirmación

1821-009-023 (anexo 23)

1821-009-022(anexo 22)

1821-009-023 (anexo 23)

1821-009-022(anexo 22)

1821-009-019(anexo 19)

1821-009-018(anexo 18)

1821-009-014(anexo 14)

1821-009-013(anexo 13)

Análisis detallado del inventario por unidad de servicio

Envío de información

ejercicio 2___

ETAPA 5Resultados del inventario físico

y cierre del ejercicio


INDICADORES

Consolida la información de todo el sistema por Delegación y UMAE y emite los reportes: 1821-009-022 (anexo 22)1821-009-023 (anexo 23)

Entrega la siguiente información consolidada para su evaluación al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores.1821-009-022 (anexo 22).1821-009-023 (anexo 23).

Instruye al Analista de Control de Inventarios para que extraiga y consolide, de una carpeta compartida los siguientes archivos a través del documento “Envío de información, ejercicio 2___”.

Análisis detallado del inventario por unidad de servicio, 1821-009-013 (anexo 13), 1821-009-014 (anexo 14), 1821-009-018 (anexo 18) y 1821-009-019 (anexo 19).

NOTA

Oficio

Evalúa la información, según parámetros normados y emite oficio con los comentarios pertinentes a las Delegaciones y/o UMAE, en su caso.

Oficio

Emite oficios y correos electrónicos, obteniendo Acuse de recibo de las Delegaciones y UMAE que no enviaron los reportes: 1821-009-013 (anexo 13), 1821-009-014, (anexo 14), 1821-009-018, (anexo 18) y 1821-009-019, (anexo 19),

j

139

140


141


INDICADORES

142

143

1821-009-020(anexo 20)

Análisis de la revalorización de

existencias

aAcuse de reciboAcuse de recibo


existencias

1821-009-020(anexo 20)

Oficio

Oficio

Descarga registro, recaba la firma de la CCA y envía a las Delegaciones y/o UMAE los oficios correspondientes

145

Turna al Analista de Control de Inventarios, oficios rubricados para las Delegaciones y/o UMAE con los comentarios que procedan

144

Instruye al Analista de Control de Inventarios para que tome y valide la información de la carpeta compartida, la cual fue previamente definida e informada a las Delegaciones y UMAE y la cual contiene el anexo 1821-009-020 (anexo 20).

146

Entrega al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores el reporte “Análisis de la revalorización de existencias” para su evaluación.

148

Emite correo electrónico a las Delegaciones y UMAE que no enviaron el Informe clave1821-009-020 (anexo 20), les solicita el envío inmediato y obtiene Acuse de recibo del correo.

Turna al Analista de Control de Inventarios, el reporte “Análisis de la revalorización de existencias” para su archivo.

J

j


Revalorización de existencias


INDICADORES


existencias

Registra en el reporte “Análisis de la revalorización de existencias”, los resultados de la revalorización de existencias de cada Delegación y UMAE.

147



INDICADORES

149

150



existencias

Recibe el reporte “Análisis de la revalorización de existencias” y archiva

151

de 72

Clave: 1821-003-002

1821-009-024(anexo 24)

1821-009-024(anexo 24)

aAcuse de reciboAcuse de recibo

1821-009-024 (anexo 24)

1821-009-024 (anexo 24)

Listado de existencias

periodo 998

1821-009-024(anexo 24)

Inventarios valorizados SAI

Instruye al Analista de Control de Inventarios para que tome de un directorio compartido, previamente definido e informada a las Delegaciones y UMAE, los archivos correspondientes a los inventarios valorizados al 31 de diciembre del año de evaluación, de antes y después de revalorización y los integre en un solo archivo por cada Delegación y UMAE.

152

Crea un archivo denominado “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) por cada una de las Delegaciones y UMAE con la información que cada una de ellas depositó en el directorio compartido y preestablecido.

153

Integra los archivos denominados “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) en una sola base de datos agrupando por Unidad de Información y por Partida Presupuestal, los importes correspondientes.

Compara los importes de todas las Partidas Presupuestales de cada una de las Unidades de Información del archivo “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) contra su correspondiente registro contable en PREI (cierre definitivo 998).

k


1821-009-024 (anexo 24)

Entrega el archivo “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores para su evaluación

154


INDICADORES

155

J

Integración de inventarios valorizados para la SHCP


INDICADORES

156

Instruye en caso de que hagan falta o estén incorrectos, para que obtenga los archivos correspondientes.

157


Solicita vía correo electrónico con Acuse de recibo a la Delegación o UMAE, sea enviado el archivo faltante o correcto.

158

k

Recibe, revisa y entrega el archivo denominado “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) al Jefe de Área de Control de Inventarios, Informes e Indicadores

159

Integra el archivo definitivo “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) con todos los registros que componen el inventario al cierre del ejercicio.

160


INDICADORES

1821-009-024(anexo 24)

Entrega a la División de Contabilidad, el archivo “Base de datos (archivo plano)”, clave 1821-009-024 (anexo 24) para su revisión.

NOTA

161

Programa mensual de

conteos selectivos

Selecciona los artículos que se contarán mensualmente y elabora el “Programa mensual de conteos selectivos”.

Lista de articulos

Proporciona al operador del Módulo de Inventarios la lista de los artículos a los cuales se les realizará inventario rotativo o muestreo físico (selectivo) en ese mes.

163

CAPITULO II. INVENTARIO ROTATIVO O DE MUESTREO FISICO

Previo al inventario

162

1821-009-006(anexo 6)

Prepara la papelería y los elementos requeridos, para la impresión de los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6).

164

Factura

1821-009-006(anexo 6)

Controla que la entrega y recepción del Marbete 1821-009-006 (anexo 6), sea mediante y de acuerdo a su factura correspondiente.

165


K

de 72

Clave: 1821-003-002

1821-009-006(anexo 6)

SAI/Módulo de

inventarios

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-006(anexo 6)

K

K

Revisa que los anaqueles o estibas de todos los artículos a inventariar, tengan colocado sus “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), foliado.

166

l

l

1821-009-006(anexo 6)

Utiliza tantos marbetes 1821-009-006 (anexo 6) como sean necesarios para los casos en que se tengan colocados artículos de una misma clave en diferentes lugares o estibas.

171

Utiliza tantos marbetes 1821-009-006 (anexo 6) como sean necesarios, cuando las existencias no disponibles (suspendidos, caducos, rotos y/o deteriorados) se encuentren almacenadas en lugares diferentes a las existencias disponibles.

NOTA

172

175Coloca en los anaqueles y estibas en donde se localicen los artículos, el juego completo de marbetes denominados 1821-009-006 (anexo 6).

Inicia el primer conteo y conforme se vaya efectuando éste, llene los recuadros de la sección correspondiente al primer conteo del 1821-009-006 (anexo 6).

176

Supervisa en forma selectiva y registra su nombre y firma en el recuadro correspondiente a SUPERVISÓ en el Marbete 1821-009-006 (anexo 6).

177

Anota en el renglón la cifra control del Marbete 1821-009-006 (anexo 6), que es la suma de los renglones con las cantidades siguientes: Cantidad: Disponible, Suspendidos, Caducos, Cantidad: Rotos y/o Deteriorados.

178

L

Vigila que una vez efectuada la 2ª. generación en el Módulo de Inventarios del (SAI), no se efectúen operaciones hasta que se haya concluido el inventario.

167

Durante el inventario

Supervisa que las personas que realicen el primer conteo sean diferentes a las que realicen el segundo conteo.

168

1821-009-006(anexo 6)

Emite los “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) en el Módulo de Inventarios del SAI.

169

1821-009-006(anexo 6)

Utiliza el formato 1821-009-006 (anexo 6), para registrar las existencias físicas de los conteos.

170

1821-009-006 (anexo 6)

Anota la cantidad resultante del conteo, al registrar las cantidades en los marbetes 1821-009-006 (anexo 6), dejando en blanco los espacios del marbete que no se ocupen.

Verifica que el responsable de la operación valide su conteo, para el caso de que en la clave de un mismo artículo, se tenga más de un diferenciador o variante.

174

173


1821-009-006(anexo 6)

Entrega para captura los marbetes denominados 1821-009-006 (anexo 6), una vez revisados que estén debidamente requisitados.

179

PERSONAL DEL ALMACEN

1821-009-006(anexo 6)

Reporte de marbetes faltantes

de capturar

1821-009-006(anexo 6)

Captura las secciones del primer conteo de los marbetes 1821-009-006 (anexo 6), obtiene el “Reporte de marbetes faltantes de capturar” y lo entrega al Coordinador del Inventario junto con los marbetes capturados.

180



Solicita al personal asignado para el primer conteo, la localización de los marbetes 1821-009-006 (anexo 6) que faltan de capturar, verifica que estén bien requisitados y les solicita la captura respectiva.

181

182Ordena en forma progresiva por número de folio, los marbetes 1821-009-006 (anexo 6), una vez terminada la captura del primer conteo y verifica que estén completos.

Facturas

1821-009-006(anexo 6)

Coteja los números de folio del Marbete 1821-009-006 (anexo 6) tanto inicial como final contra los números que aparecen en las facturas.

183

de 72

Clave: 1821-003-002

Manual del usuario

Facturas

1821-009-011(anexo 11)

1821-009-006(anexo 6)

Marbetes para inventario físico

con error


capturados

Facturas

L

1821-009-006(anexo 6)

Llena en el Marbete 1821-009-006 (anexo 6) correspondiente al segundo conteo, los recuadros de cantidades disponibles, suspendidos, caducos o vencidos, rotos y/o deteriorados (no disponibles) y los renglones que corresponden a practicó segundo conteo y supervisó, nombre y firma.

184

1821-009-006(anexo 6)

Determina la cifra de control en el Marbete 1821-009-006 (anexo 6), sumando las cantidades que aparecen en los renglones de Cantidad: Disponible, Cantidad: Suspendidos, Cantidad: Caducos, Cantidad: Rotos y/o Deteriorados.

185

1821-009-006(anexo 6)

Anota en el renglón cifra de control en el “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6), el total obtenido de la suma del punto anterior.

186

1821-009-006(anexo 6)

Entrega las secciones del segundo conteo de los marbetes 1821-009-006 (anexo 6) al responsable del Módulo de Inventario del SAI.

187

1821-009-006(anexo 6)

Ordena en forma progresiva las secciones del segundo conteo de los marbetes 1821-009-006 (anexo 6) una vez terminada su captura.

188

m

m

1821-009-008(anexo 8)

1821-009-006(anexo 6)

Lleva el control de los marbetes denominados “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”, clave 1821-009-008 (anexo 8).

191

Coteja los números de folio del 1821-009-006 (anexo 6) del segundo conteo, tanto inicial como final contra los números que aparecen en la facturas.

189

190

1821-009-006(anexo 6)

Ratifica otra vez la cantidad de los marbetes 1821-009-006 (anexo 6) que aparecen en la factura contra los existentes.

Diferencias entre primer y segundo

conteo

Solicita al responsable del Módulo del Inventario, los siguientes reportes: Diferencias entre primer y segundo conteo (únicamente para unidades médicas).Marbetes para inventario físico no capturados.Marbetes para inventario físico con error.

192

Marbetes para inventario físico

con error


capturados

Diferencias entre primer y segundo

conteo

Recibe del responsable del Módulo del Inventario, los reportes operativos y ordenan la localización de los faltantes.

Solicita un tercer conteo para los marbetes 1821-009-006 (anexo 6) que tienen diferencia entre el primer y segundo conteos y realiza la supervisión.

NOTA

194

Proceso de información, manejo y control de reportes


Efectúa el proceso de la información de acuerdo a la secuencia de operación.

195

Emite los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011 (anexo 11), del proceso de la información de acuerdo al Manual de usuario del inventario físico del SAI.

196

Manual del usuario

Genera el enlace con los resultados del inventario, de acuerdo al Manual de usuario del inventario físico del SAI.

197

M

193

Respaldos electrónicos

Genera respaldos en su computadora con la información resultante del inventario físico de bienes de consumo y los conserva durante un año.

198

1821-009-011(anexo 11

Envía los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11), al Coordinador del Inventario.

199

1821-009-011(anexo 11)


Analiza los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11), a fin de detectar posibles errores y en el caso de existir, investiga las causas y solicita su corrección.

200

de 72

Clave: 1821-003-002

Manual del usuario

Relación de lasprincipales causas

1821-009-011(anexo 11)

M

RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE SERVICIO

Emite, revisa y en su caso corrige todos los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11).

Manual del usuario

Realiza el enlace con los resultados del inventario de acuerdo al Manual de usuario del inventario físico del SAI.

207

1821-009-011(anexo 11)

Envía al responsable de los almacenes delegacionales y/o UMAE los “Reportes operativos y directivos”, clave 1821-009-011 (anexo 11).

208

RESPONSABLE EN LOS ALMACENES CENTRALES,

ALMACENES DELEGACIONALES Y UMAE

1821-009-006(anexo 6)

Mantiene completos, ordenados y capturados todos los marbetes denominados “Marbete para inventario físico”, clave 1821-009-006 (anexo 6) del segundo conteo únicamente.

209

Manual del usuario

Efectúa todos los procesos relacionados en el manual usuario del Inventario Físico del SAI.

210

1821-009-011(anexo 11)

Emite, revisa y en su caso corrige los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11), a través del Módulo del Inventario del SAI.

211

RESPONSABLE EN LOS ALMACENES CENTRALES,

ALMACENES DELEGACIONALES Y UMAE

1821-009-011(anexo 11)

Obtiene el Vo. Bo. del Coordinador del Inventario en cada uno de los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11).

212

Aclaración de las diferencias física resultantes del inventario rotativo o

muestreo físico (selectivo)

PERSONAL RESPONSABLE DEL CONTROL DE LA CUENTA

DE INVENTARIOS DE BIENES DE CONSUMO EN LAS UNIDADES ALMACENARIAS QUE FUERON

SUJETAS DEL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO DE LAS ÁREAS DE ABASTECIMIENTO DE

LAS UNIDADES DE SERVICIO, ALMACÉN CENTRAL, ALMACENES

DELEGACIONALES Y UMAE

Documentosfuente

Efectúa, con base en los registros y documentos fuente, las aclaraciones pertinentes derivadas de las diferencias físicas resultantes.

213

Aclara las diferencias del grupo 040-Estupefaciente y Substancias Psicotrópicas, por tratarse de insumos de prescripción controlada por la Secretaría de Salud.

214

SAI / Módulo de inventario

n

Elabora la “Relación de las principales causas” que originaron las diferencias físicas, determinando el importe global de cada causa.

215

FIN

n

201

1821-009-006(anexo 6)

1821-009-011(anexo 11)

1821-009-011(anexo 11)

Vigila sean efectuadas las correcciones detectadas en cada uno de los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11).

Firma de autorización la primera hoja de los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11) que se vayan emitiendo.

202

1821-009-011(anexo 11)

Proporciona al Coordinador de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional y en el caso de las UMAE al Director Administrativo los “Reportes operativos y directivos”, 1821-009-011, (anexo 11).

203

Mantiene completos, ordenados y capturados todos los marbetes 1821-009-006 (anexo 6) del primero y segundo conteo para su guarda.

204

Dar por concluido el levantamiento del inventario rotativo o muestreo físico

(selectivo) de bienes de consumo

Efectúa todos los procesos relacionados en el Manual usuario del inventario físico del SAI y en la secuencia de operación indicada.

205

206

Fin del procedimiento

de 72

Clave: 1821-003-002

8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para la evaluación contable de los inventarios y el levantamiento del inventario físico anual, rotativo y muestreo físico (selectivo) de bienes de consumo

Clave Título del documento Observaciones

1821-009-001

Base de datos (tablas dinámicas)

Anexo 1

1821-009-002 Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión

Anexo 2

1821-009-003 Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión” (mes en curso)

Anexo 3

1821-009-004 Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión de medicamentos

Anexo 4

1821-009-005 Comportamiento de inventarios consumos y niveles de inversión de material de curación

Anexo 5

1821-009-006 Marbete para inventario físico Anexo 6

1821-009-007 Relación de artículos fuera de catálogo Anexo 7

1821-009-008 Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo

Anexo 8

1821-009-009 Concentrado del inventario Anexo 9

1821-009-010 Reporte de marbetes Anexo 10

1821-009-011 Reportes operativos y directivos Anexo 11

1821-009-012 Resumen general del inventario físico de bienes de consumo

Anexo 12

1821-009-013 Diferencias físicas de “menos” (-) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)

Anexo 13

1821-009-014 Diferencias físicas de “más” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ Resumen Delegación (importe en pesos)

Anexo 14

de 72

Clave: 1821-003-002

8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para la evaluación contable de los inventarios y el levantamiento del inventario físico anual, rotativo y muestreo físico (selectivo) de bienes de consumo

Clave Título del documento Observaciones

1821-009-015 Resumen del inventario físico por grupo de suministro y unidad almacenaría

Anexo 15

1821-009-016 Resumen del inventario físico por localidad Anexo 16

1821-009-017 Resumen general del inventario físico de bienes de consumo

Anexo 17

1821-009-018 Diferencias contables de “menos” (-) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en __________

Anexo 18

1821-009-019 Diferencias contables de “más” (+) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en __________

Anexo 19

1821-009-020 Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__

Anexo 20

1821-009-021 Cédula por grupo de suministro

Anexo 21

1821-009-022 Consolidado de las diferencias físicas resultantes del inventario físico

Anexo 22

1821-009-023 Consolidado de las diferencias contables resultantes del cierre del ejercicio

Anexo 23

1821-009-024 Base de datos (archivo plano)

Anexo 24

de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 1 “Base de datos (tablas dinámicas)”

1821-009-001

de 3

Clave: 1821-003-002

Clave del formato: 1821-009-001

de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 1

“Base de datos (tablas dinámicas)” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Obtener de la contabilidad general los importes de las cuentas de inventarios y consumos.

GENERADO POR: División de Análisis y Evaluación del Gasto.

No. DATO ANOTAR 1 UN Régimen IMSSR (ordinario) o IMSSP

(oportunidades).

2 Año Año en el que se está trabajando la Base de datos (tablas dinámicas), en cuatro posiciones.

3 Periodo Mes que se está trabajando (dos posiciones).

4 Cuenta Cuenta de inventarios o gasto (ocho posiciones).

5 Uni Oper Número de la Delegación que se está trabajando.

6 Unidad de inf. Número de la unidad de información del que se extrae la información.

7 Sum Impt Total Importe del asiento contable.

8 Del/UMAE Nombre de la Delegación o UMAE del que se extrae la información.

de 6

Clave: 1821-003-002

ANEXO 2 “Estado comparativo de saldos en inventarios,

consumos y niveles de inversión” 1821-009-002

Clave: 1821-003-002

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

COORDINACIÓN DE CONTROL DE ABASTO

ESTADO COMPARATIVO DE SALDOS EN INVENTARIOS, CONSUMOS Y NIVELES DE INVERSIÓN

MILES DE PESOS / MESES

CIRCUNSCRIPCIÓN:

DELEGACIÓN/UMAE:

1

2


Pág

ina 2 d

e 6

de 6

Clave: 1821-003-002

ANEXO 2

“Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Evaluar el comportamiento de los Inventarios, Consumos y Niveles de Inversión por partida presupuestal, comparando el saldo inicial 1° de enero contra el saldo del mes en curso.

GENERADO POR: División de Análisis y Evaluación del Gasto.

No. DATO ANOTAR 1 CIRCUNSCRIPCIÓN Número de la Delegación o UMAE que le

corresponda.

2 DELEGACIÓN/UMAE: Nombre de la Delegación o UMAE que le corresponda.

3 1° ENERO 20__ Año al que corresponde el 1° de enero.

4 MES_ 20__ Mes y año a comparar.

5 1° ENERO 20__ Total Delegacional Invent.

Es el importe del Inventario inicial Total Delegacional del 1° de enero, por cada partida presupuestal.

6 1° ENERO 20__ Total Delegacional C.P.M. Presup. 20__

Es el importe promedio del Consumo Total Presupuestado Autorizado, por cada partida presupuestal.

7 1° ENERO 20__ Total Delegacional N.I. Según C.P.M. Presup 20__

Valor que se obtiene de dividir el Inventario inicial Total Delegacional (5) entre el importe promedio del Consumo Total Presupuestado autorizado (6).

8 1° ENERO 20__ Almacén Delegacional Invent.

Es el importe del Inventario inicial Total del Almacén Delegacional del 1° de enero, por cada partida presupuestal.

9 1° ENERO 20__ Almacén Delegacional C.P.M.Presup 20__


10 1° ENERO 20__ Almacén Delegacional N.I. Según C.P.M. Presup 20__

Valor que se obtiene de dividir el Inventario inicial Total del Almacén Delegacional (8) entre el importe promedio del Consumo Total Presupuestado autorizado (9).

11 1° ENERO 20__ Unidades Médicas Invent.

Importe que se obtiene de restarle al Inventario inicial Total Delegacional (5) el importe del Inventario inicial Total del Almacén Delegacional (8).

de 6

Clave: 1821-003-002

ANEXO 2


No. DATO ANOTAR 12 1° ENERO 20__

Unidades Médicas C.P.M. Presup 20__


13 1° ENERO 20__ Unidades Médicas N.I. SEGUN C.P.M. Presup 20__

Valor que se obtiene de dividir el importe del Inventario inicial Total de las Unidades Médicas (11) entre el importe promedio del Consumo Total Presupuestado Autorizado (12).

14 MES __ DE 20__ Total Delegacional Invent.

Es el importe del Inventario Total Delegacional del mes a comparar, por cada partida presupuestal.

15 MES __ DE 20__ Total Delegacional C.P.M.

Es el importe promedio del Consumo Total Delegacional del mes a comparar, por cada partida presupuestal.

16 MES __ DE 20__ Total Delegacional N.I.

Valor que se obtiene de dividir el Inventario Total Delegacional del mes (14) entre el importe promedio del Consumo Total Delegacional del mes a comparar (15).

17 MES __ DE 20__ Almacén Delegacional Invent.

Es el importe del Inventario Total del Almacén Delegacional del mes a comparar, por cada partida presupuestal.

18 MES __ DE 20__ Almacén Delegacional C.P.M.


19 MES __ DE 20__ Almacén Delegacional N.I.

Valor que se obtiene de dividir el Inventario Total del Almacén Delegacional del mes (17) entre el importe promedio del Consumo Total del Almacén Delegacional del mes a comparar (18).

20 MES __ DE 20__ Unidades Médicas Invent.

Importe que se obtiene de restarle al Inventario Total Delegacional del mes (14), el Inventario Total del Almacén Delegacional del mes (17).

21 MES __ DE 20__ Unidades Médicas C.P.M.


de 6

Clave: 1821-003-002

ANEXO 2 “Estado comparativo de saldos en inventarios, consumos y niveles de inversión”

INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR 22 MES DE 20__

Unidades Médicas N.I.

Valor que se obtiene de dividir el Inventario Total de las unidades Médicas del mes (20) entre el importe promedio del Consumo Total Delegacional del mes a comparar (21).

23 VARIACIÓN Total Delegacional Invent.

Diferencia que se obtiene de restarle al Inventario Total Delegacional del mes a comparar (14), el Inventario inicial Total Delegacional (5).

24 VARIACIÓN Total Delegacional C.P.M.

Diferencia que se obtiene de restarle al importe promedio del Consumo Total Delegacional del mes a comparar (15), el importe promedio del Consumo Total Delegacional Presupuestado Autorizado (6).

25 VARIACIÓN Total Delegacional N.I.

Diferencia que se obtiene de restarle al N.I. Total Delegacional del mes a comparar (16), el valor del N.I. Total Delegacional según C.P.M. Presupuestado Autorizado (7).

26 VARIACIÓN Almacén Delegacional Invent.

Diferencia que se obtiene de restarle al Inventario Total del Almacén Delegacional del mes a comparar (17), el Inventario inicial Total del Almacén Delegacional (8).

27 VARIACIÓN Almacén Delegacional C.P.M.

Diferencia que se obtiene de restarle al importe promedio del Consumo Total del Almacén Delegacional del mes a comparar (18), el importe promedio del Consumo Total del Almacén Delegacional Presupuestado Autorizado (9).

28 VARIACIÓN Almacén Delegacional N.I.

Diferencia que se obtiene de restarle al N.I. Total del Almacén Delegacional del mes a comparar (19), el valor del N.I. Total del Almacén Delegacional según C.P.M. Presupuestado Autorizado (10).

29 VARIACIÓN Unidades Médicas Invent.

Diferencia que se obtiene de restarle al Inventario Total de Unidades Médicas del mes a comparar (20), el Inventario inicial Total de Unidades Médicas (11).

30 VARIACIÓN Unidades Médicas C.P.M.

Diferencia que se obtiene de restarle al importe promedio del Consumo Total de Unidades Médicas del mes a comparar (21), el importe promedio del Consumo Total de Unidades Médicas Presupuestado Autorizado (12).

de 6

Clave: 1821-003-002

ANEXO 2


No. DATO ANOTAR 31 VARIACIÓN

Unidades Médicas N.I.

Diferencia que se obtiene de restarle al valor del N.I. Total de Unidades Médicas del mes a comparar (22), el valor del N.I. Total de Unidades Médicas según C.P.M. Presupuestado Autorizado (13).

32 Fuente Indicar la fuente de la cual se obtuvo la información, así como el área que la emite.

33 Fecha y Hora Fecha y hora de elaboración.

34 1° ENERO 20__ Almacén Delegacional N.I.

Es el cociente que resulta de dividir el valor del N.I. Total del Almacén Delegacional según C.P.M. Presupuestado Autorizado (10) entre el valor del N.I. Total Delegacional según C.P.M. Presupuestado Autorizado (7).

35 1° DE ENERO 20__ Unidades Médicas N.I.

Es el cociente que resulta de dividir el valor del N.I. Total de Unidades Médicas según C.P.M. Presupuestado Autorizado (13) entre el valor del N.I. Total Delegacional según C.P.M. Presupuestado Autorizado (7).

36 MES DE 20__ Almacén Delegacional N.I.

Es el cociente que resulta de dividir el valor del N.I. Total del Almacén Delegacional del mes a comparar (19) entre el valor del N.I. Total Delegacional del mes a comparar (16).

37 MES DE 20__ Unidades Médicas N.I.

Es el cociente que resulta de dividir el valor del N.I. Total de Unidades Médicas del mes a comparar (22) entre el valor del N.I. Total Delegacional del mes a comparar (16).

38 VARIACIÓN Almacén Delegacional N.I.

Es el cociente que resulta de dividir el valor del N.I. Total del Almacén Delegacional de VARIACIÓN (28) entre el valor del N.I. Total Delegacional de VARIACIÓN (25).

39 VARIACIÓN Unidades Médicas N.I.

Es el cociente que resulta de dividir el valor del N.I. Total de Unidades Médicas de VARIACIÓN (31) entre el valor del N.I. Total Delegacional de VARIACIÓN (25).

Clave: 1821-003-002

ANEXO 3 “Comportamiento de inventarios, consumos y

niveles de inversión (mes en curso)” 1821-009-003

Página 1 de 4

de 4

Clave: 1821-003-002





de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 3

“Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión (mes en curso)” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Obtener el comportamiento de los inventarios, consumos y meses de inversión por partida presupuestal, para evaluar el Sistema de Abasto Institucional. GENERADO POR: División de Análisis y Evaluación del Gasto.

No. DATO ANOTAR 1 Mes __ de 20__ Mes y año en los que se trabaja el reporte.

2 Inventarios

1° enero 20__. Importe del Inventario correspondiente al 1° de enero del año que se trabaja, por partida presupuestal.

3 Inventarios Mes 20_.

Importe del Inventario correspondiente al mes que se trabaja, por partida presupuestal.

4 Inventarios Variación Miles pesos.

Importe que se obtiene de restar al Inventario del mes que se trabaja (3), el Inventario del 1° de enero del 20__ (2), por partida presupuestal.

5 Inventarios Variación Porcentual

Valor porcentual que se obtiene de dividir la Variación del inventario del mes que se trabaja (4) entre el Inventario al 1° de enero del 20__ (2), por partida presupuestal.

6 Consumo Promedio Mensual, Presupuesto 20__

Importe del Consumo Promedio Mensual presupuestado, del año que se trabaja, por partida presupuestal.

7 Consumo Promedio Mensual, Mes 20__

Importe del Consumo Promedio Mensual del mes que se trabaja, por partida presupuestal.

8 Consumo Promedio Mensual, Var. Presup-Mes 20__ Miles Pesos

Importe que se obtiene de restar al Consumo Promedio Mensual del mes que se trabaja (7), el Consumo Promedio Mensual Presupuestado (6), por partida presupuestal.

9 Consumo Promedio Mensual, Var. Presup-Mes 20__ Porcentual

Valor porcentual que se obtiene de dividir la Variación del Consumo Promedio Mensual, del mes que se trabaja (8), entre el Consumo Promedio Mensual Presupuestado (6), por partida presupuestal.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 3

“Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión (mes en curso)” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

10 Nivel de Inversión 1°. Ene según C.P.M. Pres 20__

Valor que se obtiene de dividir el Inventario al 1° de enero del 20__ (2), entre el Consumo Promedio Mensual Presupuestado 20__ (6), por partida presupuestal.

11 Nivel de Inversión Mes 20_

Valor que se obtiene de dividir el Inventario del mes que se trabaja (3), entre el Consumo Promedio Mensual del mes que se trabaja (7), por partida presupuestal.

12 Nivel de inversión Var 1° Ene Presup-Mes 20__ Meses

Valor que se obtiene de restar al Nivel de Inversión del mes que se trabaja (11), el Nivel de Inversión del 1° de enero según C.P.M. Presupuestado (10), por partida presupuestal.

13 Nivel de inversión Var 1° Ene Presup-Mes 20__ Porcentual

Valor porcentual que se obtiene de dividir la Variación del Nivel de Inversión del mes que se está trabajando (12), entre el Nivel de Inversión del 1° de enero según C.P.M. Presupuestado (10), por partida presupuestal.

14 Fuente La fuente de la cual se obtuvo la información, así como el área que la emite.

15 Fecha y hora La fecha y hora de elaboración

de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 4 “Comportamiento de inventarios, consumos y

niveles de inversión de medicamentos” 1821-009-004

de 3

Clave: 1821-003-002




COMPORTAMIENTO DE INVENTARIOS, CONSUMOS Y NIVELES DE INVERSIÓN MEDICAMENTOS

MES Y AÑO

1


de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 4 “Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión de

medicamentos” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Observar el comportamiento de los inventarios, consumos y niveles de

inversión de los medicamentos, para su análisis y evaluación. GENERADO POR: División de Análisis y Evaluación del Gasto.

No. DATO ANOTAR 1 Mes y año El mes y año que corresponda la información.

2 Inventarios Importe correspondiente al inventario de

medicamentos sin lento movimiento delegacional, por cada delegación y UMAE.

3 Consumo Promedio Importe del Consumo Promedio Mensual de medicamentos delegacional, por cada delegación y UMAE.

4 Nivel de inversión Total Delegación / UMAE

El resultado que se obtiene de dividir el importe del Inventario de medicamentos sin lento movimiento Delegacional, entre el Consumo Promedio Mensual de medicamentos delegacional, por cada Delegación y UMAE.

5 Nivel de Inversión Alm Delegacional

El resultado que se obtiene de dividir el importe del Inventario de medicamentos sin lento movimiento del Almacén Delegacional, entre el Consumo Promedio Mensual Delegacional por cada Delegación y UMAE.

6 Nivel de Inversión Unidades Médicas

El resultado que se obtiene de dividir el importe del Inventario de medicamentos sin lento movimiento de las Unidades Médicas, entre el Consumo Promedio Mensual Delegacional por cada Delegación y UMAE.

7 Fuente La fuente de la cual se obtuvo la información.

8 Fecha de cierre La fecha y hora en la que se elaboró el reporte.

de 4

Clave: 1821-003-002

Página 1 de 3 Página 1 de 4

ANEXO 5 “Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión de material de curación”

1821-009-005

Página 1 de 3

de 3

Clave: 1821-003-002




COMPORTAMIENTO DE INVENTARIOS, CONSUMOS Y NIVELES DE INVERSIÓN MATERIAL DE CURACIÓN

MES Y AÑO

1


de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 5

“Comportamiento de inventarios, consumos y niveles de inversión de material de curación”

INSTRUCTIVO DE LLENADO OBJETIVO: Observar el comportamiento de los inventarios, consumos y niveles de inversión de los materiales de curación, para su análisis y evaluación. GENERADO POR: División de Análisis y Evaluación del Gasto.

No. DATO ANOTAR 1 Mes y año El mes y año que corresponda la información.

2 Inventarios Importe correspondiente al inventario de material

de curación sin lento movimiento delegacional, por cada delegación y UMAE.

3 Consumo Promedio Importe del Consumo Promedio Mensual de material de curación delegacional, por cada delegación y UMAE.

4 Nivel de inversión Total Delegación / UMAE

El resultado que se obtiene de dividir el importe del Inventario de material de curación sin lento movimiento Delegacional, entre el Consumo Promedio Mensual de material de curación delegacional, por cada Delegación y UMAE.

5 Nivel de Inversión Alm Delegacional

El resultado que se obtiene de dividir el importe del Inventario de material de curación sin lento movimiento del Almacén Delegacional, entre el Consumo Promedio Mensual Delegacional por cada Delegación y UMAE.

6 Nivel de Inversión Unidades Médicas

El resultado que se obtiene de dividir el importe del Inventario de material de curación sin lento movimiento de las Unidades Médicas, entre el Consumo Promedio Mensual Delegacional por cada Delegación y UMAE.

7 Fuente La fuente de la cual se obtuvo la información.

8 Fecha de cierre La fecha y hora en la que se elaboró el reporte.

de 4

Clave: 1821-003-002

Página 1 de 3 Página 1 de 4

ANEXO 6 “Marbete para inventario físico”

1821-009-006

de 4

Clave: 1821-003-002

DIA MES AÑO

DELEGACIÓN LOCALIDAD

UNIDAD DE SERVICIO CLAVE PRESUPUESTAL

DESCRIPCION DE ARTICULO

LOTE

PROVEEDOR LÍNEA UBICACIÓN

CONTENIDO TIPO CLAVE DEL ARTÍCULO DIF VAR

CANTIDAD:DISPONIBLE

CANTIDAD:SUSPENDIDO

CANTIDAD:CADUCOS

CANTIDAD:ROTOS Y/O DETERIORADOS

SUPERVISÓ: NOMBRE Y FIRMAPRÁCTICO CONTEO: NOMBRE Y FIRMA

PRIMER CONTEOFOLIO

MARBETE PARA INVENTARIO FISICO

LLENESE CON TINTA

CIFRAS DE CONTROL

: | : : | :

: | : : | :

: | : : | :

: | : : | :

: | : : | :

1 2

4

3

5

6 7

8

9

10 11 12

13 14 15 16 17

18

19

20

21

22

23 24


de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 6 “Marbete para inventario físico”

INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Registrar el conteo de los bienes de consumo. GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto.

No. DATO ANOTAR 1 Primer conteo Segundo

conteo

Una “X” al conteo que se realiza.

2 Día, mes, año La fecha de emisión del Marbete.

3 Folio Número consecutivo y único que asigna el sistema al momento de generar el marbete.

4 Delegación. El nombre del Almacén Central, Delegación o de la UMAE en donde se realiza el inventario.

5 Localidad. La ubicación de la Unidad de Servicio.

6 Unidad de servicio. El nombre y/o número de la Unidad Almacenaria donde se practica el Inventario Físico.

7 Clave presupuestal. Los dígitos identificadores de la Unidad de Servicio.

8 Descripción del artículo. La identificación del artículo, la cual se toma del Catálogo Operativo de artículos.

9 Lote. El número de lote proporcionado por el proveedor.

10 Proveedor. Nombre completo y/o razón social del proveedor.

11 Línea. Número de línea de almacenamiento al que pertenece el artículo.

12 Ubicación. El lugar donde se encuentra localizado el artículo, dentro del almacén.

13 Contenido. La cantidad referida al tipo y unidad de medida del artículo.

14 Tipo. Abreviado en tres posiciones, para medicamentos es la forma farmacéutica y en los demás grupos de suministro es la presentación (pza., env., rll., jgo., etc).

15 Clave de artículo. El número de la clave del artículo en 10 dígitos tal y como lo señala el cuadro básico institucional.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 6

“Marbete para inventario físico” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR 16 Dif En dos dígitos, identifica cada una de las

posibilidades de describir a un artículo.

17 Var En dos dígitos, indica las diferentes presentaciones del artículo que se pueden tener por cada diferenciador.

18 Cantidad: disponible La totalidad de existencias físicas de artículos disponibles resultantes del primer conteo.

19 Cantidad: suspendidos. La cantidad que corresponda a artículos suspendidos.

20 Cantidad: caducos. La cantidad que corresponda a artículos caducos.

21 Cantidad: rotos y/o deteriorados.

La cantidad que corresponda a artículos rotos y/o deteriorados.

22 Cifras de control. Es la suma de las cantidades que aparece en los siguientes renglones : - Cantidad disponible. - Cantidad de artículos suspendidos. - Cantidad de artículos caducos. - Cantidad de artículos rotos y/o deteriorados.

23 Practicó primer conteo:

Nombre y firma. El nombre y la firma de la persona que realizó el primer conteo.

24 Supervisó: Nombre y firma.

El nombre y la firma de la persona que realizó la supervisión del conteo.

de 5

Clave: 1821-003-002

ANEXO 7 “Relación de artículos fuera de catálogo”

1821-009-007

de 5

Clave: 1821-003-002

Cla

ve d

el f

orm

ato

: 18

21-0

09-0

07

de 5

Clave: 1821-003-002

ANEXO 7

“Relación de artículos fuera de catálogo” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Inventariar los artículos que no están en catálogo. GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto

No. DATO ANOTAR 1 Nombre de la Unidad El nombre de la Unidad de Servicio, donde se

levanta el Inventario.

2 Clave presupuestal Los dígitos identificadores de la Unidad Almacenaria.

3 Clave del artículo Tomar como base la Tabla de Artículos Fuera del Catálogo Operativo del Sistema de Abasto Institucional Grupo-Partida y registrar el GRUPO y en una misma hoja todos los artículos que sean del mismo grupo de suministro y partida presupuestal. En los recuadros correspondientes al genérico, anotar tres ceros. En los recuadros correspondientes al especifico, anotar cuatro ceros. En los siguientes recuadros registrar diferenciador “00”. En los recuadros correspondientes a la variante anotar “00”. Los tres ceros del genérico y los cuatro ceros del especifico, junto con su diferenciador “00” y su variante respectiva son un indicador para el sistema de que estos artículos se encuentran fuera del catálogo de artículos del Sistema de Abasto Institucional

4 Denominación El nombre del grupo que se registra.

5 No. Folio, Marbete El número de folio del marbete utilizado correspondiente al artículo fuera de catálogo del Sistema de Abasto Institucional.

6 Descripción del artículo En forma sintetizada la descripción del artículo.

de 5

Clave: 1821-003-002

ANEXO 7


No. DATO ANOTAR 7 Precio Unitario El precio vigente en la Delegación para ese

artículo. NOTA: En caso de no tener dicho precio, se anota el precio de la última ALTA, previa autorización del Coordinador de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional. Para este tipo de artículos se debe considerar su valor en pesos y centavos.

8 Disponible cantidad

Las cifras registradas en los marbetes del segundo conteo.

9 No disponible El total de artículos no disponibles.

10 Suspendidos El total de artículos suspendidos.

11 Caducados El total de artículos caducos.

12 Deteriorados El total de artículos deteriorados, rotos.

13 Totales Cantidad e importe

En cantidad es la suma del segundo conteo de los artículos disponibles más disponibles y el importe al multiplicar esta cantidad por el precio unitario del artículo.

14 Inventario Según Registros Cantidad e importe

La cantidad e importe que correspondan al Inventario existente según Registro.

15 Diferencias Cantidad e Importe

Resultado obtenido de comparar, las cantidades e importes del inventario segundo conteo contra el Inventario en Registros (s/registros), será diferencia: Positiva o de más, cuando la existencia física sea mayor a la de registros. Negativa o de (menos), cuando la existencia física sea inferior a la de registros, en estos casos la cifra debe ser anotada entre paréntesis () indicador de que la diferencia es de menos. Estas diferencias deben ser aclaradas clave por clave.

de 5

Clave: 1821-003-002

ANEXO 7


No. DATO ANOTAR 16 Totales

Suma de las columnas: inventario físico disponibles cantidad (No Disponibles) Suspendidos, caducados, deteriorados y/o rotos Totales cantidad e importe s/registros cantidad e importe Diferencias cantidad e importe. NOTA: Estos totales se tomarán como base para elaborar el MARBETE UNICO. Para el caso en que se haya ocupado más de una hoja, en la última se pondrán los totales que servirán de base para el llenado del MARBETE UNICO UNIDAD.

17 Responsable de la Unidad inventariada

En forma literal el nombre y registrar la firma del Administrador y/o el responsable del levantamiento del Inventario.

18 Vo.Bo. Director de la Unidad.

El nombre y registrar la firma del Director de la Unidad.

De este formato se elabora en original y 2 copias; el original se proporciona al Departamento u oficina de Suministro y Control del Abasto, una copia para el Responsable de la Unidad Almacenaria. Original. Departamento 1ª. Copia, Administrador y/o responsable de la unidad inventariada, junto con los marbetes del segundo conteo. 2ª copia, Unidad Almacenaria, junto con los marbetes del primer conteo.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 8 “Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo”

1821-009-008

de 4

Clave: 1821-003-002

MARBETE PARA INVENTARIO FÍSICO MANUAL, PRIMERO Y SEGUNDO CONTEO

SEGUNDO CONTEO

PRACTICÓ INICIALES CANTIDAD

SUPERVISO

INICIALES PRECIO UNITARIO UNIFORME

CANTIDAD SEGÚN REGISTROS IMPORTE

DIFERENCIAS DE MÁS (DE MENOS)

No.

PRIMER CONTEO

PRACTICÓ INICIALES CANTIDAD

SUPERVISÓ

INICIALES

No.

DÍA MES AÑO

CLAVE PRESUPUESTAL DEL SERVICIO

No. DE CLAVE Y DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO UNIDAD DE PRESENTACIÓN

CLAVE PRESUPUESTAL DEL SERVICIO

No. DE CLAVE Y DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO UNIDAD DE PRESENTACIÓN


LLÉNESE A TINTA

LLÉNESE A TINTA

EN CASO DE ERROR, TACHE LA CIFRA ANOTADA

1 2

3

5 4

6

7

9

8

10

11 12

13

14

15

16

17 18

19

20

22

21

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 8

“Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Registrar el conteo de los bienes de consumo en unidades sin sistema automatizado. GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto.

No. DATO ANOTAR 1 Día, mes, año La fecha del levantamiento del Inventario Físico.

2 No. El número de folio del marbete.

3 Clave presupuestal del servicio

Los dígitos identificadores de la Unidad de Servicio.

4 No. de clave y descripción del artículo

La clave de identificación completa del artículo.

5 Unidad de presentación La presentación que tiene el artículo.

6 Segundo conteo Titulo identificador del marbete.

7 Practicó Iniciales

Las iniciales del nombre de la persona que practica el conteo.

8 Practicó Cantidad

La totalidad de la existencia física, ésta comprende tanto la cantidad Disponible, así como la cantidad No Disponible (Suspendidos), Caducos o Vencidos y rotos y/o Deteriorados). NOTA: En caso de existir Artículos No Disponibles, (Suspendidos, Caducos o Vencidos y Rotos y/o Deteriorados) estos se deben indicar por separado en el espacio en blanco la cantidad que corresponda. Así mismo, si existen Artículos Fuera de Catálogo, en el reverso del marbete se debe anotar la causa de la existencia de esos Artículos y el motivo de su compra.

9 Supervisó Iniciales

El nombre y firma de la persona que efectúa la supervisión del conteo.

10 Precio Unitario Uniforme El precio del artículo (Precio de la última Alta).

11 Cantidad según registros

Las cifras que aparecen como saldo en las tarjetas de registros (kárdex) por cada artículo inventariado.

12 Importe El importe de multiplicar el precio del artículo por la cantidad de la existencia física.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 8

“Marbete para inventario físico manual, primero y segundo conteo” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR 13 Diferencias de más (de

menos)

El resultado en Unidades e Importes, de comparar la existencia física contra la existencia en las tarjetas de registro (kárdex).

NOTA: Será de: “MAS”, cuando la existencia física sea MAYOR a la de registro. “MENOS”, cuando la existencia física sea INFERIOR a la de registros, en estos casos la cifra debe ser anotada entre paréntesis ( ), indicador de que la diferencia es de Menos. Estas diferencias deben registrarse tanto en Unidades como en su Importe. Indicar que se debe utilizar bolígrafo o máquina de escribir en el llenado del marbete.

14 Llénese a Tinta Aparece en la parte central del marbete y es una leyenda que sirve para indicar que el requisitado del marbete debe ser a tinta.

15 No. El número de folio del marbete.

16 Clave presupuestal del servicio

Los dígitos identificadores de la Unidad de Servicio.

17 No. de clave y descripción del artículo

La clave de identificación completa del artículo.

18 Unidad de presentación. La presentación que tiene el artículo.

19 Primer conteo Titulo identificador del marbete.

20 Practicó Iniciales

Las iniciales del nombre de la persona que practica el conteo.

21 Practicó Cantidad

La totalidad de la existencia física, ésta comprende tanto la cantidad Disponible, así como la cantidad No Disponible (Suspendidos), Caducos o Vencidos y rotos y/o Deteriorados). NOTA: En caso de existir Artículos No Disponibles, (Suspendidos, Caducos o Vencidos y Rotos y/o Deteriorados) estos se deben indicar por separado en el espacio en blanco la cantidad que corresponda. Así mismo, si existen Artículos Fuera de Catálogo, en el reverso del marbete se debe anotar la causa de la existencia de esos Artículos y el motivo de su compra.

22 Supervisó, iniciales. El nombre y firma de la persona que efectúa la supervisión del conteo.

de 5

Clave: 1821-003-002

ANEXO 9 “Concentrado del inventario”

1821-009-009

de 5

Clave: 1821-003-002

Cla

ve d

el f

orm

ato

: 18

21-0

09-0

09

14

15

16

17

de 5

Clave: 1821-003-002

ANEXO 9

“Concentrado del inventario” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Registrar el conteo de los bienes de consumo. GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto.

No. DATO ANOTAR

1 De la unidad de servicio. El nombre de la Unidad Almacenaria donde se practica el Inventario.

2 Clave presupuestal. Los dígitos identificadores de la Unidad Almacenaria.

3 Localidad. La población y/o municipio donde se ubica la Unidad Almacenaria.

4 Delegación. El nombre de la Delegación.

5 El día__ de__del ___ El día, mes y año en que se terminó el levantamiento del Inventario Físico.

6 Número de marbete. El número de folio del marbete utilizado, contenido en el marbete del segundo conteo.

7 Clave. La clave presupuestal del artículo.

8 Nombre del artículo. La descripción del artículo.

9 Unidad. La presentación del artículo.

10 Existencias según inventario físico.

La cantidad resultante del segundo conteo.

11 Precio unitario. El precio del artículo.

12 Importe del inventario. El resultado obtenido de multiplicar las existencias físicas por su precio unitario. El importe es el resultado de multiplicar las existencias según registros por el precio en vigor.

13 Existencias según registros, cantidad

La cantidad que aparecen en las tarjetas de registro (kárdex).

de 5

Clave: 1821-003-002

ANEXO 9


No. DATO ANOTAR 14 Diferencias de más (de

menos) unidades importes La cantidad que aparece en el marbete del segundo conteo, tanto en Unidades como en Importes y será el resultado que se obtenga de comparar, la cantidad obtenida del conteo (Existencias según inventario físico) contra las cantidades que aparecen en las tarjetas de registro (kárdex).

NOTA 1: Será_DE MAS. Cuando la cantidad obtenida del conteo; sea MAYOR a la que aparece en la tarjeta de registro.

DE MENOS, Cuando la cantidad obtenida del conteo; sea INFERIOR a la que aparece en la tarjeta de registro.

La cifra debe ser anotada entre paréntesis ( ), indicador de la diferencia negativo o de menos. Al final de cada hoja se deben obtener los totales que a su vez figuran como “Cifras de Control”.

NOTA 2: En caso de utilizar varias hojas, en cada una de ellas se debe obtener la Cifra Control. Al final la sumatoria de cada hoja, será la Cifra Control. La cifra control debe, coincidir con las sumatorias de los marbetes que en cada hoja se registren. Realizando y verificando lo anterior, los registros obtenidos serán las cantidades que figuren como resúmenes del Inventario por cada: Subgrupo o Subcuenta y comprenderá el siguiente resumen general: 13 03 00 Medicamentos 13 04 00 Material de Curación y Otros 13 05 00 Ropería, Vestuario y Otros 13 06 00 Artículos de Oficina, de Aseo y Diversos 13 10 00 Mobiliario y Equipo Menor No Capitalizable 13 11 00 Reparación y Mantenimiento

15 Total Comprende la sumatoria de los subtotales por grupo de suministro en los siguientes conceptos: Importe del Inventario Diferencias de Más (De menos) en: Unidades e Importes Estos totales servirán de base para llenar el anexo No. 12, Resumen del Inventario Físico de Bienes de Consumo.

de 5

Clave: 1821-003-002

ANEXO 9


No. DATO ANOTAR 16 Sumas Comprende la sumatoria de los subtotales por

grupo de suministro en los siguientes conceptos: DIFERENCIAS De más “+” en unidades e importes. De menos (-), unidades e importes. Registrar los totales que se obtengan al sumar las columnas en forma vertical.

17 Responsables: Unidad inventariada. Jefe del Departamento de Suministro o Administrador de la Unidad Jefe de Servicio. Supervisión Contraloría y/o Delegacional.

El nombre y la firma de conformidad, según lo cual certifican que los datos registrados en el anexo son correctos. NOTA 4: Se elabora en original y 3 copias, distribuyendo: Original: Jefatura, División y/o Dependencia 1º copia, Jefe Delegacional de Servicios. 2º copia, Administrador y/o Responsable 3º copia, Unidad Almacenaria.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 10 “Reporte de marbetes”

1821-009-010

de 4

Clave: 1821-003-002

REPORTE DE MARBETES

U N I D A D CLAVE PRESUPUESTAL LOCALIDAD

NUMERO DE MARBETES A S I G N A C I Ó N

A D I C I O N A L E S TOTAL DEL AL TOTAL DEL AL

E N T R E G A R E C I B E FECHA NOMBRE Y FIRMA FECHA NOMBRE Y FIRMA

OFICINA DE ALMACENAMIENTO

GRUPO

SUBGRUPO

GRUPO

OFICINA DE ALMACENAMIENTO

OFNA. DE INF. Y CTRL. DEL

SUMINISTRO

MARBETE ASIGNADOS ADICIONALES S U M A

HAGO CONSTAR QUE LAS CIFRAS QUE

APARECEN EN LOS MARBETES (Y DE

LOS CUALES CONSERVO LOS TALONES)

SON LAS EXISTENCIAS FÍSICAS

LOCALIZADAS A MI CARGO.

UTILIZADOS

CANCELADOS

NO UTILIZADOS

T O T A L

O B S E R V A C I O N E S :


NOMBRE Y FIRMA DEL RESP. DE LA UNIDAD

GRUPO DE SUMINISTRO 1

2 3 4

5

7 6

8

9

14

15

10

11

12

13

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 10

“Reporte de marbetes” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Tener la relación de los marbetes utilizados. GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto.

No. DATO ANOTAR

1 Grupo de suministro La clave y nombre del grupo al cual se le expide los marbetes.

2 Unidad En forma literal el nombre de la Unidad a la cual se destinan los marbetes.

3 Clave presupuestal Los dígitos identificadores de la Unidad.

4 Localidad La población y/o Municipio y Estado.

5 Número de marbetes Asignación

Adicionales Total Del Al

El número de marbetes que son entregados como dotación inicial. El número de marbetes que correspondan a las entregas subsecuentes. La cantidad total de marbetes otorgados El primer número de folio del marbete con que se inicia la dotación El último número de folio del marbete, que se le proporcionó a la Unidad Almacenaría.

6 Entrega Fecha

Nombre y Firma

El día, mes y año en que se entregan los marbetes. Nombre y firma de la persona que entrega los marbetes.

7 Oficina de almacenamiento Grupo y subgrupo

Nombre de la oficina de almacenamiento Grupo de suministro

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 10

“Reporte de marbetes” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

8 Recibe Fecha Nombre y Firma

El día, mes y año en que se reciben los marbetes. Nombre y firma de la persona que recibe los marbetes.

9 Marbetes. Asignados, Adicionales, Suma

En forma horizontal las cantidades de marbetes, según tipo: así como el total de ambos (suma).

10 Utilizados Los marbetes que sirvieron para el levantamiento del inventario según el tipo: anotar la cantidad y sumatoria de ambas.

11 Cancelados Los marbetes que fueron utilizados y que por alguna causa se invalidaron o se sustituyeron, según el tipo: anotar la cantidad y la sumatoria de ambos.

12 No utilizados Los marbetes sobrantes (en blanco) que no se utilizaron, según el tipo: anotar la cantidad y la sumatoria de ambos.

13 Total La sumatoria que arrojen los marbetes, en forma vertical

14 Nombre y firma del Responsable de la Unidad

El nombre y la firma del responsable de la unidad

15 Observaciones Cualquier anotación que se estime complementaria o aclaratoria

NOTA: Se elabora en original y copia, distribuyendo: Original: Departamento u oficina de Suministro y Control del Abasto 1ª copia: Responsable de la unidad almacenaria

de 2

Clave: 1821-003-002

ANEXO 11 “Reportes operativos y directivos”

1821-009-011

de 2

Clave: 1821-003-002

REPORTES OPERATIVOS Y DIRECTIVOS

NOMBRE DEL REPORTE ALMACÉN

DELEGACIONAL

ALMACÉN DE UNIDAD MÉDICA Y

FARMACIA

Catálogo de unidades a inventariar. 6.1.1.1.1 X 6.1.1.1.2 Control de marbetes para inventario físico emitidos: Ordinarios.

6.1.1.1.3 X 6.1.1.1.3.7.1.1.1 X

Control de marbetes para inventario físico emitidos: Extraordinarios.

6.1.1.1.4 X X

Reportes de marbetes para inventario físico no capturados primero y segundo conteo.

6.1.1.1.5 X X

Marbetes para inventario físico con error para corrección. 6.1.1.1.6 X X


de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 12 “Resumen general del inventario físico de bienes de consumo”

1821-009-012

de 3

Clave: 1821-003-002

Cla

ve d

el f

orm

ato

: 18

21-0

09-0

12

de 3

Clave: 1821-003-002



OBJETIVO: Resumen a nivel delegación y UMAE de las existencias inventariadas. GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto.

No. DATO ANOTAR

1 Delegación El nombre de la Delegación y/o UMAE que corresponda.

2 Practicado al __ de ___________ del 20__

La fecha de realización del Inventario.

3 Sub-SubCuenta En forma vertical las partidas presupuestales que registraron Inventario Físico.

4 Importe parcial En la columna parcial, la suma de los importes totales que arrojó el anexo 16 por cada localidad de la Delegación y por cada partida presupuestal.

5 Importe total La suma de las sub/subcuentas por cada Grupo de Suministro o Subcuentas, Ejemplos: Las Sub-Subcuentas.

13 03 01 13 03 04 13 03 05 13 03 06 13 03 20

Harán la suma de la 13 03 00 y así sucesivamente.

6 Total Se determina un total general que puede ser por Delegación, UMAE o a nivel central.

7 Jefe Delegacional de Servicios Administrativos, Jefe Delegacional de Servicios de Finanzas y Delegado Estatal o del Distrito Federal.

En forma lateral, en nombre y firma de conformidad según corresponda.

NOTA: Se elabora en original y tres copias, distribuyendo:

Original: Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional o Dirección Administrativa de la UMAE. Copias para: Departamentos de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 13 “Diferencias físicas de “menos” (-) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ resumen delegación (importe en pesos)”

1821-009-013

de 4

Clave: 1821-003-002


INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIALDIRECCION DE ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓNCOORDINACIÓN DE CONTROL DE ABASTO

DELEGACIÓN: _____________________________________ HOJA N° ________ DE ________

DIFERENCIAS FISICAS DE MENOS RESULTANTES DEL INVENTARIO FISICO DE BIENES DE CONSUMO PRACTICADO ENACLARADAS PARCIAL O TOTALMENTE RESUMEN

Cifras en piezas / pesos

SUBCUENTA GRUPOUNIDADES IMPORTE UNIDADES IMPORTE UNIDADES IMPORTE UNIDADES IMPORTE

13-03-01 01013-03-04 03013-03-05 02013-03-06 04013-03-20 01013-03-20 04013-04-01 06013-04-05 08013-04-06 07013-04-11 06013-04-12 06013-04-13 06013-04-16 08013-02-03 21013-05-02 24013-05-04 22013-05-05 23013-05-06 13013-05-07 25013-06-01 31113-06-02 31213-06-03 32013-06-11 35013-06-13 37013-06-13 37213-06-13 37413-06-16 36013-06-18 37713-10-09 51113-10-09 51313-10-09 51913-10-09 52213-10-10 52113-10-10 52713-10-10 52913-10-20 37913-10-20 52613-10-20 53113-10-20 53313-10-20 53513-10-20 53713-10-34 12013-10-35 13013-25-06 41113-25-06 41313-25-06 420

JEFATURA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

JEFATURA DE SERVICIOS DE FINANZAS

RESPONSABLE DE LA UNIDAD ALMACENARIA

TOTAL

DIFERENCIAS ACLARADASDIFERENCIAS DE MENOS DIFERENCIAS PENDIENTESPARCIALMENTE TOTALMENTE DE ACLARAR

1 2

3 4 5 67

8

9

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 13

“Diferencias físicas de “menos” (-) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ resumen delegación (importe en pesos)”


OBJETIVO: Resumen a nivel delegación y UMAE de las diferencias encontradas y aclaradas durante el inventario físico. GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto.

No. DATO ANOTAR

1 Delegación o centro El nombre del área o Delegación que corresponde al anexo.

2 Hoja No.__ de __ El número de hoja en relación con el número total de hojas que se utilicen de este formato.

3 Sub/SubCuenta Las partidas presupuestales, (Cuenta y sub/subcuenta).

4 Diferencias de menos - Unidades - Importes

Las diferencias de MAS en las cantidades e importes que aparecen en el anexo 4, Concentración de Inventario y/o el Reporte de Análisis detallado del Inventario por Unidad de Servicio, diferencias entre Inventario y Registros), Resumen del Inventario Físico.

5 Diferencias aclaradas parcialmente - Unidades - Importes

Los resultados de las investigaciones realizadas en forma parcial por cada Unidad Inventariada, sobre las Diferencias de MENOS, en cantidad e importe.

6 Totalmente - Unidades - Importes

Los resultados en cantidad e importe de las investigaciones realizadas en forma total, por cada unidad Inventariada, sobre las diferencias de MENOS.

7 Diferencias pendientes de aclarar - Unidades - Importes

La diferencia aritmética entre el total de las diferencias de MENOS y las aclaradas, tanto en unidades como en importes.

8 Suma Cta. 13-00-00 El importe total de cada una de las columnas.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 13

“Diferencias físicas de “menos” ( – ) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ resumen delegación (importe en pesos)”


No. DATO ANOTAR

9 Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Servicios de Finanzas y Responsable de la Unidad Almacenaria

El nombre y la firma de conformidad.


Original: Coordinación de Control de Abasto (División de Análisis y Evaluación del Gasto). Copias para: - Contraloría Interna

- Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones.

- Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 14 “Diferencias físicas de “mas” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________ resumen delegación (importe en pesos)”

1821-009-014

de 4

Clave: 1821-003-002

INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIALDIRECCION DE ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓNCOORDINACIÓN DE CONTROL DE ABASTO

DELEGACIÓN: _____________________________________ HOJA N° ________ DE ________

DIFERENCIAS FISICAS DE MÁS RESULTANTES DEL INVENTARIO FISICO DE BIENES DE CONSUMO PRACTICADO ENACLARADAS PARCIAL O TOTALMENTE RESUMEN

Cifras en piezas / pesos

SUBCUENTA GRUPOUNIDADES IMPORTE UNIDADES IMPORTE UNIDADES IMPORTE UNIDADES IMPORTE

13-03-01 01013-03-04 03013-03-05 02013-03-06 04013-03-20 01013-03-20 04013-04-01 06013-04-05 08013-04-06 07013-04-11 06013-04-12 06013-04-13 06013-04-16 08013-02-03 21013-05-02 24013-05-04 22013-05-05 23013-05-06 13013-05-07 25013-06-01 31113-06-02 31213-06-03 32013-06-11 35013-06-13 37013-06-13 37213-06-13 37413-06-16 36013-06-18 37713-10-09 51113-10-09 51313-10-09 51913-10-09 52213-10-10 52113-10-10 52713-10-10 52913-10-20 37913-10-20 52613-10-20 53113-10-20 53313-10-20 53513-10-20 53713-10-34 12013-10-35 13013-25-06 41113-25-06 41313-25-06 420




DIFERENCIAS DE MÁS

TOTAL

DIFERENCIAS ACLARADAS DIFERENCIAS PENDIENTESPARCIALMENTE TOTALMENTE DE ACLARAR

1 2

3 4 5 67

8

9


de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 14

“Diferencias físicas de “mas” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________, resumen delegación (importe en pesos)”


OBJETIVO: Resumen a nivel delegación y UMAE de las diferencias encontradas y aclaradas durante el inventario físico. GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto.

No. DATO ANOTAR

1 Delegación El nombre de la Unidad a la que corresponde el anexo.

2 Hoja No.__ de __ El número de hoja en relación con el número total de hojas que se utilicen de este formato.

3 Sub/SubCuenta Las partidas presupuestales, (Cuenta y sub/subcuenta).

4 Diferencias de menos - Unidades - Importes

Las diferencias de MAS en las cantidades e importes que aparecen en el anexo 4, Concentración de Inventario y/o el Reporte de Análisis detallado del Inventario por Unidad de Servicio, diferencias entre Inventario y Registros), Resumen del Inventario Físico.

5 Diferencias aclaradas parcialmente - Unidades - Importes

Los resultados de las investigaciones realizadas en forma parcial por cada Unidad Inventariada, sobre las Diferencias de MAS, en cantidad e importe.

6 Totalmente

- Unidades - Importes

Los resultados en cantidad e importe de las investigaciones realizadas en forma total, por cada unidad Inventariada, sobre las diferencias de MAS.

7 Diferencias pendientes de aclarar - Unidades - Importes

La diferencia aritmética entre el total de las diferencias de MAS y las aclaradas, tanto en unidades como en importes.

8 Suma Cta. 13-00-00 El importe total de cada una de las columnas.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 14

“Diferencias físicas de “mas” (+) resultantes del inventario físico de bienes de consumo, practicado en __________, resumen delegación (importe en pesos)”

INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR

9 Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Servicios de Finanzas y Responsable de la Unidad Almacenaria




- Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones

- Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional

de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 15 “Resumen del inventario físico por grupo de suministro y unidad almacenaría”

1821-009-015

de 3

Clave: 1821-003-002

Cla

ve d

el f

orm

ato

: 18

21-0

09-0

15

de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 15

“Resumen del inventario físico por grupo de suministro y unidad almacenaría” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Resumen a nivel delegación y UMAE. GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto.

No. DATO ANOTAR

1 Fecha de emisión El día, mes y año de su elaboración.

2 Delegación El nombre de la Delegación.

3 Practicado al ____ de ______ Del 200_


4 Unidad de servicio La Codificación de la Unidad que la identifica de acuerdo al catálogo de codificación de Unidades de Servicio.

5 Partida presupuestal En cada columna las cantidades que aparecen como resumen general por grupo de suministro.

6 Total La suma de las cantidades de cada partida presupuestal, tanto en forma horizontal como vertical, por Grupo de Suministro. 13 03, Medicamentos, 13 04, Material de Curación 13 05, Ropería Vst. Y O. 13 06, art. Ofic. Aseo y Diversos, 13, 10, Mobiliario y Equipo Menor No Capitalizable, 13 11, Reparación y Mantenimiento 13 12, Inventario de Prest. Sociales.

7 Jefe de Servicios Administrativos

El nombre y la firma de los responsables según corresponda.

8 Jefe de Servicios de Finanzas


9 Responsable de la Unidad Almacenaria


NOTA: Se elabora en original y tres copias, distribuyendo: Original: Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento

Delegacional. Copias para: Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 16 “Resumen del inventario físico por localidad”

1821-009-016

P

ágin

a 2 de 4

C

lave: 1821-003-002





de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 16

“Resumen del inventario físico por localidad” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Resumen a nivel delegación y UMAE. GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto.

No. DATO ANOTAR

1 Delegación El nombre de la Delegación o de la UMAE.

2 Localidad y codificación El nombre y codificación de la Delegación y/o localidad que las identifica de acuerdo al catálogo de codificación de Unidades de Servicio.

3 Unidad médica El nombre de la Unidad Médica en donde se encuentran ubicadas las Unidades Almacenarias

4 Practicado al___del 200__ La fecha de realización del Inventario.

5 SubCuenta En forma vertical cada una de las sub/subcuentas que tengan existencias según Inventario, las cuales se tomarán de los anexos 9, “Concentración del Inventario” y anexo 15 “Resumen del inventario físico por grupo de suministro y unidad almacenaría”.

6 Unidades almacenarias Detalladamente en forma horizontal cada una de las Unidades Almacenarias Inventariadas que correspondan a la Localidad / Delegación. Se determinarán sumas por cada bloque de partidas, ejemplo:

03 00 04 00 05 00

7 Total Los importes tanto horizontal como vertical.

NOTA: Lo correspondiente a C.E.Y.E. se debe separar las cantidades consignadas en el anexo se tomarán como base para efectuar los ajustes al saldo en libros.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 16

“Resumen del inventario físico por localidad” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR

8 Jefe de Servicios Administrativos, Jefe de Servicios de Finanzas y Responsable de la Unidad Almacenaria.

En forma literal, el nombre y firma de conformidad según corresponda.

NOTA: Elabora original y dos copias, distribuyendo:

Original: Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional o Dirección Administrativa de la UMAE Copias para:

- Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones

- Contador de la Unidad Médica.

de 3

Clave: 1821-003-002


1821-009-017

P

ágin

a 2 de 3

C

lave: 1821-003-002


JEFA


de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 17

“Resumen general del inventario físico de bienes de consumo” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Resumen a nivel delegación y UMAE de las existencias inventariadas. GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto.

No. DATO ANOTAR

1 Delegación El nombre de la Delegación y/o UMAE que corresponda.

2 Practicado al __ de _______ del 200_


3 Sub-SubCuenta En forma vertical las partidas presupuestales que registraron Inventario Físico.

4 Importe parcial En la columna parcial, la suma de los importes totales que arrojó el anexo 16 por cada localidad de la Delegación y por cada partida presupuestal.

5 Importe total La suma de las sub/subcuentas por cada Grupo de Suministro o Subcuentas, Ejemplos: Las Sub-Subcuentas.

13 03 01 13 03 04 13 03 05 13 03 06 13 03 20

Harán la suma de la 13 03 00 y así sucesivamente.

6 Total Se determina un total general que puede ser por Delegación, UMAE o a nivel central

7 Jefe de Servicios Administrativos y Jefe de Servicios de Finanzas

En forma lateral, en nombre y firma de conformidad según corresponda.

NOTA: Se elabora en original y una copia, distribuyendo:

Original: Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional o Dirección Administrativa de la UMAE Copia para:

- Departamento de Presupuesto, Contabilidad y Erogaciones.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 18 “Diferencias contables de “menos” (-) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de

consumo, practicado en ______” 1821-009-018

de 4

Clave: 1821-003-002




“Diferencias contables de “menos” (-) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en ______”


de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 18


INSTRUCTIVO DE LLENADO OBJETIVO: Resumen a nivel delegación y UMAE de las diferencias encontradas y aclaradas durante el cierre del ejercicio. GENERADO POR: División de análisis y Evaluación del Gasto.

No. DATO ANOTAR

1 Delegación El nombre de la Delegación, UMAE o Unidad que corresponde al anexo.

2 Clave presupuestal Las partidas presupuestales (Cuenta y sub/subcuenta).

3 Importe total de las diferencias de menos

La suma de los importes de todas las Diferencias de MENOS, derivadas de la comparación de las existencias físicas inventariadas contra saldos del Mayor Auxiliar Contable, de cada una de las Unidades de Control Analítico motivo del Inventario.

4 Importe de las diferencias aclaradas, parcialmente

El resultado de las investigaciones realizadas en forma parcial por cada unidad inventariada.

5 % El resultado que se obtenga de dividir el importe de las Diferencias Aclaradas parcialmente, entre el importe total de las Diferencias de MENOS.

6 Totalmente El resultado de las investigaciones realizadas en forma total por cada unidad inventariada.

7 % El resultado que se obtenga de dividir el importe de las diferencias aclaradas totalmente entre el importe total de las Diferencias de MENOS.

8 Importe de las diferencias pendientes de aclarar

La diferencia aritmética entre el importe total de las Diferencias de MENOS y las Diferencias aclaradas.

9 % El resultado que se obtenga de dividir el importe de las Diferencias pendientes de aclarar, entre el importe total de las diferencias de MENOS.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 18



No. DATO ANOTAR

10 Inventario contable promedio El importe que resulte de dividir la suma de los inventarios contables desde el mes de enero hasta el mes en que se efectúe el inventario físico, entre el número de meses que se sumaron.

11 % dif. pendientes sobre ICP El resultado de dividir el importe de las Diferencias Pendientes de Aclarar, entre el importe del Inventario Contable Promedio.

12 Gran total La suma vertical de cada una de las columnas.

13 Firmas de los funcionarios responsables





- Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional o Dirección Administrativa de la UMAE

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 19 “Diferencias contables de “mas” (+) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de

consumo, practicado en ______” 1821-009-019

de 4

Clave: 1821-003-002




“Diferencias contables de “más” (+) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en ______”


de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 19

“Diferencias contables de “mas” (+) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en ______”

INSTRUCTIVO DE LLENADO OBJETIVO: Resumen a nivel delegación y UMAE de las diferencias encontradas y aclaradas durante el cierre del ejercicio. GENERADO POR: División de análisis y Evaluación del Gasto.

No. DATO ANOTAR

1 Delegación /UMAE/Unidad El nombre de la Delegación, UMAE o Unidad que corresponde al anexo.

2 Clave presupuestal Las partidas presupuestales (Cuenta y sub/subcuenta).

3 Importe total de las diferencias de menos

La suma de los importes de todas las Diferencias de MAS, derivadas de la comparación de las existencias físicas inventariadas contra saldos del Mayor Auxiliar Contable, de cada una de las Unidades de Control Analítico motivo del Inventario.

4 Importe de las diferencias aclaradas, parcialmente

El resultado de las investigaciones realizadas en forma parcial por cada unidad inventariada.

5 % El resultado que se obtenga de dividir el importe de las Diferencias Aclaradas parcialmente, entre el importe total de las Diferencias de MAS.

6 Totalmente El resultado de las investigaciones realizadas en forma total por cada unidad inventariada.

7 % El resultado que se obtenga de dividir el importe de las diferencias aclaradas totalmente entre el importe total de las Diferencias de MAS.

8 Importe de las diferencias pendientes de aclarar

La diferencia aritmética entre el importe total de las Diferencias de MAS y las Diferencias aclaradas.

9 % El resultado que se obtenga de dividir el importe de las Diferencias pendientes de aclarar, entre el importe total de las diferencias de MAS.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 19

“Diferencias contables de “mas” (+) resultantes del cierre del ejercicio de bienes de consumo, practicado en ______”

INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR

10 Inventario contable promedio El importe que resulte de dividir la suma de los inventarios contables desde el mes de enero hasta el mes en que se efectúe el inventario físico, entre el número de meses que se sumaron.

11 % dif. pendiente sobre el ICP El resultado de dividir el importe de las Diferencias Pendientes de Aclarar, entre el importe del Inventario Contable Promedio.







- Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento Delegacional o Dirección Administrativa de la UMAE

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 20 “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos

precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__” 1821-009-020

de 4

Clave: 1821-003-002




Formato “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__”


de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 20 “Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos

precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Evaluar el incremento/decremento en los inventarios del Instituto en el momento del cambio de ejercicio, así como de las existencias al cierre que serán enteradas a las instancias fiscalizadoras y el fincamiento de la reserva para el ejercicio siguiente. GENERADO POR: División de Análisis y Evaluación del Gasto.

No. DATO ANOTAR

1 Delegación El nombre de la Delegación; UMAE y/o Unidad de Servicio.

2 Clave Presupuestal El número de codificación y denominación, según Catálogo de Unidades, de la Unidad de Servicio que es sujeta de valorización.

3 Grupo de Sum. Los grupos de suministro que son sujetos de valorización.

4 Cuenta contable En forma numérica, la partida presupuestal y el nombre de la misma.

5 Subtotal Espacio para registrar los subtotales por grupo de suministro, tanto en piezas como en su importe.

6 Existencias al 31 de diciembre del 20__ en piezas e importe

Según grupo de suministro, la existencia de artículos, ANTES de la actualización de Precios. NOTA: Deben de considerarse todos los artículos, (dentro y fuera del Catálogo Operativo del Sistema de Abasto Institucional, independientemente de que modifique o no, su precio.

7 Existencias al 1° de enero del 20__ en piezas e importes

Según grupo de suministro, la existencia de artículos, DESPUÉS de la actualización de Precios. NOTA: Deben de considerarse todos los artículos, (dentro y fuera del Catálogo Operativo del Sistema de Abasto Institucional, independientemente de que modifique o no, su precio.

de 4

Clave: 1821-003-002

ANEXO 20

“Informe de valorización de existencias al 31 de diciembre del 20__ a los nuevos precios que estarán vigentes a partir del 01 de enero del 20__”


No. DATO ANOTAR

8 Incremento / decremento, importe

La diferencia resultante de restar el Importe de existencia antes de la modificación de precios, al importe de las existencias de artículos valorizados a los nuevos precios.

9 Incremento / decremento, porcentaje (%)

La diferencia porcentual resultante de dividir el incremento/decremento entre las existencias en importe al 31 de diciembre del 20__.

10 Reserva 0.5% Importe calculado automáticamente que será actualizado en la contabilidad para fincar la reserva por cada partida presupuestal que regirá durante el siguiente ejercicio fiscal.




de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 21 “Cédula por grupo de suministro”

1821-009-021

P

ágin

a 2 de 3

C

lave: 1821-003-002




CEDULA POR GRUPO DE SUMINISTRO


de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 21 “Cédula por grupo de suministro”


OBJETIVO: Registrar y valuar al cierre del ejercicio todos los artículos que se encuentren fuera de catálogo.

GENERADO POR: División de Planeación y Control del Abasto.

No. DATO ANOTAR 1 Delegación / UMAE / Unidad Nombre de la unidad almacenaria en la que se

encuentran los bienes.

2 Clave presupuestal Clave presupuestal de la unidad almacenaria.

3 Grupo de suministro Grupo al que pertenece el bien.

4 Clave Clave del bien en existencia.

5 Descripción Descripción del bien.

6 Existencias Cantidad de artículos del bien.

7 Al 31 de diciembre de 20__, precio

Precio unitario del bien al cierre del ejercicio.

8 Al 31 de diciembre de 20__, importe

Cantidad que se obtiene de multiplicar las existencias del bien por su precio unitario al 31 de diciembre de 20__.

9 Al 1° de ener de 20__, precio Precio del bien con el que iniciará el siguiente ejercicio.

10 Al 1° de enero de 20__, importe Cantidad que se obtiene de multiplicar las existencias del bien por su precio unitario al 1° de enero de 20__.

11 Incremento/decremento, importe Diferencia que se obtiene al restar del importe al 31 de diciembre de 20__ el importe al 1° de enero de 20__

12 Incremento/decremento, % Incremento o decremento porcentual que se obtiene de dividir el importe del incremento/decremento entre el importe al 31 de diciembre de 20__

13 Total La suma vertical de cada una de las columnas



NOTA: Las cantidades de existencias se toman de las tarjetas de registros con que cuentan cada unidad almacenaria (kárdex), las cuales deberán estar actualizadas al último día de cada año.

de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 22 “Consolidado de las diferencias físicas resultantes del inventario físico”

1821-009-022

P

ágin

a 2 de 3

C

lave: 1821-003-002





de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 22

“Consolidado de las diferencias físicas resultantes del inventario físico” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Resumen a nivel nacional de las delegación y UMAE con la información final de las diferencias físicas resultantes del inventario físico. GENERADO POR: División de Análisis y Evaluación del Gasto.

No. DATO ANOTAR

1 Delegación / UMAE El nombre de cada Delegación y UMAE.

2 Importe total de las diferencias físicas encontradas, de más y de menos.

La suma de los importes de todas las diferencias de más y de menos (anexos 13 y 14) de cada una de las unidades de control analítico motivo del inventario por delegación y UMAE.

3 Importe de las diferencias aclaradas parcial y totalmente, de más y de menos

La suma de los importes de todas las diferencias de más y de menos aclaradas (anexos 13 y 14) de cada una de las unidades de control analítico motivo del inventario por delegación y UMAE.

4 Importe de las diferencias pendientes de aclarar, de más y de menos

La suma de los importes de todas las diferencias de más y de menos pendientes de aclarar (anexos 13 y 14) de cada una de las unidades de control analítico motivo del inventario por delegación y UMAE.

5 Observaciones Información pertinente y relevante.

6 Total La suma vertical de cada una de las columnas.

de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 23 “Consolidado de las diferencias contables resultantes del

cierre del ejercicio” 1821-009-023

P

ágin

a 2 de 3

C

lave: 1821-003-002





de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 23

“Consolidado de las diferencias contables resultantes del cierre del ejercicio” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Resumen a nivel nacional de las delegación y UMAE con la información final de las diferencias contables resultantes del cierre del ejercicio. GENERADO POR: División de Análisis y Evaluación del Gasto.

No. DATO ANOTAR

1 Delegación / UMAE. El nombre de cada Delegación y UMAE.

2 Importe total de las diferencias contables encontradas, de más y de menos.

La suma de los importes de todas las diferencias de más y de menos (anexos 18 y 19) de cada una de las unidades de control analítico motivo del cierre del ejercicio por delegación y UMAE.

3 Importe de las diferencias aclaradas parcial y totalmente, de más y de menos

La suma de los importes de todas las diferencias de más y de menos aclaradas (anexos 18 y 19) de cada una de las unidades de control analítico motivo del cierre del ejercicio por delegación y UMAE.

4 Importe de las diferencias pendientes de aclarar, de más y de menos

La suma de los importes de todas las diferencias de más y de menos pendientes de aclarar (anexos 18 y 19) de cada una de las unidades de control analítico motivo del cierre del ejercicio por delegación y UMAE.

5 Observaciones Información pertinente y relevante.

6 Total La suma vertical de cada una de las columnas.

de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 24 “Base de datos (archivo plano)”

1821-009-024

de 3

Clave: 1821-003-002


de 3

Clave: 1821-003-002

ANEXO 24

“Base de datos (archivo plano)” INSTRUCTIVO DE LLENADO

OBJETIVO: Obtener de todas las unidad de información inventariable las existencias de cada uno de los artículos con los que cerró el ejercicio para la elaboración de los Libros de Inventarios. GENERADO POR: División de Análisis y Evaluación del Gasto.

No. DATO ANOTAR

1 Descripción Descripción única del artículo según el catálogo Institucional.

2 Núm_art Número único que identifica a cada artículo.

3 Cantidad Existencia total de cada artículo con la que se cerró a nivel nacional el ejercicio.

4 PP

Partida presupuestal a la que pertenece cada artículo, según el catálogo Institucional.

5 Present Presentación con la que se surte cada uno de los artículos relacionados.

6 Precio Precio de cada uno de los artículos

relacionados.

7 Importe

Importe que resulta de multiplicar el precio por la cantidad de cada artículo relacionado. NOTA: Estos importes deben coincidir con lo registrado en la contabilidad Institucional

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