Anexo 17 - Pacto de Transparencia

FORMATO PACTO DE TRANSPARENCIA

PROCESO TICO UNIDAD DE TICA Y CUMPLIMIENTO

ECP-UEC-F-011 Elaborado

31/03/2014 Versin: 2

1/7 Todos los derechos reservados. Ninguna reproduccin copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente

A travs de este documento manifiesto mi compromiso con la tica y la transparencia, que implica: Mantener comportamientos leales, transparentes, honestos, ticos y con el compromiso que siempre las actuaciones se desarrollen en el marco de la Buena Fe, acogiendo, entre otros aspectos, el respeto de los canales oficiales de comunicacin en el Proceso de Seleccin (PS) No. ________, para la contratacin de ____________________________________________________, el cumplimiento de los procedimientos y reglas establecidos, no acudir a instancias distintas a las oficiales, y no reunirme con funcionarios de ECOPETROL S.A. fuera de los espacios previstos en el cronograma del PS. Para una adecuada interpretacin del presente Pacto, las palabras siempre tendrn el significado que se le asigna a sta o, de no estar definidos, tendr el significado que se estableci en el Proceso de Seleccin para el cual se suscribe. Mi objetivo ser

Promover el desarrollo de un proceso de seleccin de manera transparente. Fomentar una cultura tica empresarial para generar entornos de negocios transparentes. Manifestar pblicamente el compromiso de desarrollar el presente proceso de seleccin bajo

reglas de juego equitativas y fuera de cualquier accin que pudiera considerarse delictiva, poco tica o de competencia desleal.

Promover el uso de los canales definidos por ECOPETROL S.A., para denunciar cualquier situacin irregular.

Generar un cambio voluntario en la comunidad empresarial que implique la adopcin, por parte de sus miembros, de unos mnimos ticos para contrarrestar la ocurrencia de prcticas de corrupcin.

Contribuir al desarrollo de un entorno de competencia justa y amplia visibilidad ante la opinin pblica, de nuestra participacin en cualquier proceso de seleccin adelantado por ECOPETROL S.A.

Construir un espacio donde puedan abordarse abiertamente situaciones que generen cualquier tipo de duda para los participantes.

Prevenir y combatir conductas desleales o anticompetitivas que afecten la libre competencia del mercado.

Al suscribir este documento, me comprometo a:

No pagar, ofrecer, recibir o solicitar ddivas, sobornos o cualquier otra ventaja con la intencin de inducir a realizar una accin deshonesta, ilegal o que pudiera ocasionar prdida de confianza en el desarrollo del proceso de seleccin.

Aplicar el Cdigo de tica de ECOPETROL S.A. y los Manuales de Cumplimiento (Prevencin del Fraude, la Corrupcin, el Lavado de Activos y la Financiacin del Terrorismo).

Utilizar los canales definidos por ECOPETROL S.A., para denunciar cualquier situacin irregular (Ver Anexo 1).

Generar en mi Empresa la cultura de legalidad y transparencia en los negocios, sustentado en el ejemplo y el respeto por condiciones de competencia equitativas.

Desarrollar controles internos que permitan identificar que no se presenten situaciones irregulares.

Cumplir estrictamente, en su letra y su espritu la Ley Aplicable. Interpretar de buena fe las normas aplicables a los Procesos de Seleccin de manera que

siempre produzcan los efectos buscados por las mismas.




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No incurrir en faltas a la verdad en los documentos o requisitos exigidos en el Proceso de Seleccin.

Hacer un estudio completo del Proyecto y de los documentos del Proceso de Seleccin, as como realizar mis propios estudios y anlisis, bajo nuestra responsabilidad y con la debida diligencia, a fin de contar con los elementos de juicio e informacin econmica y tcnica relevante y necesaria para tomar una decisin sustentada para presentar la Propuesta. Lo anterior, con el propsito de que la misma sea seria y honesta de tal manera que nos permita participar en el Proceso de Seleccin y en caso de resultar Asignatario nos permita ejecutar todas las obligaciones contenidas en el Contrato, as como asumir los riesgos a nuestro cargo asociados a la ejecucin del mismo.

No ofrecer trabajo en caso de ser Asignatario, a ningn funcionario pblico o contratista o estructurador, vinculado a ECOPETROL S.A. ni a sus familiares en primer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, a partir de la Asignacin o con ocasin de la misma, y hasta DOS (2) aos siguientes a la suscripcin del Contrato, sin perjuicio del rgimen de conflictos de intereses y de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la Constitucin y en la Ley.

Suscribir con mis empleados, proveedores y subcontratistas relacionados con el Proyecto, un pacto tico de conducta que garantice la probidad y transparencia de las actuaciones de todos los involucrados en la preparacin de la Propuesta y en la ejecucin del Contrato el cual allegaremos con la presentacin de la propuesta.

Si identifico una situacin irregular y que no cumpla lo establecido en este pacto, me comprometo a utilizar los canales de comunicacin definidos para abordar este tipo de situaciones. Asimismo, me comprometo a utilizar estos mecanismos a fin de no obtener una ventaja particular o con el objeto de comprometer el buen nombre o crear asomos de dudas que no pueda sustentar de manera objetiva, abstenindome de hacer manifestaciones orales o escritas en contra de los dems participantes y/o sus propuestas sin contar con las pruebas suficientes. Esto incluye abstenerme de realizar denuncias que tengan por objeto entorpecer o dilatar el Proceso de Seleccin, buscar la descalificacin de competidores, o crear dudas que carezcan de soporte. Finalmente, entiendo que no actuar segn lo establecido en este documento supone incumplir con las reglas de juego definidas, lo cual dar lugar a las consecuencias previstas tanto en la Ley como en los Documentos del Proceso de Seleccin por violacin al Cdigo de tica de ECOPETROL S.A. Este documento se suscribe en Bogot D.C. a los _______________________. Los Firmantes, ____________________________ ___________________________ Compaa Compaa Representante Legal Representante Legal NIT NIT Integrante de la UT o Consorcio Integrante de la UT o Consorcio




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ANEXO 1: COMPORTAMIENTOS INADECUADOS A manera de referencia, se relacionan los principales comportamientos inadecuados a tener en cuenta en el desarrollo del Proceso de Seleccin. Para conocer la totalidad de estos comportamientos y tipologas consideradas como inadecuadas por Ecopetrol, consultar el Cdigo de tica de Ecopetrol y los Manuales de Cumplimiento (Prevencin del Fraude, la Corrupcin, el Lavado de Activos y la Financiacin del Terrorismo) De la misma forma, se considerarn comportamientos inadecuados aquellos tipificados como delitos contra la administracin pblica, los relacionados en la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin), la Ley de prcticas Corruptas en el Extranjero (FCPA), Ley Anticorrupcin del Reino Unido (UK Bribery Act), el Principio 10 del Pacto Global, la Convencin contra el cohecho OCDE (corrupcin, cohecho de servidores pblicos), entre otras. Soborno: El ofrecimiento o aceptacin de cualquier tipo de regalos, prstamos, honorarios, retribucin o cualquier otra ventaja prometida y ofrecida por o a cualquier persona con la intencin de inducirla a realizar una accin deshonesta, ilegal o que pudiera ocasionar prdida de confianza en la conduccin de las actividades comerciales de la empresa. Conflicto de Inters: Contraposicin de los intereses o motivaciones que concurren o pueden concurrir en quien acta en nombre o representacin de una Ecopetrol S.A., o en cumplimiento de funciones o actividades asignadas por esta sociedad, y que lo pueden llevar a adoptar decisiones o a realizar actos que van en beneficio propio o de terceros y en detrimento de los intereses de Ecopetrol S.A. que representa. Existe conflicto de inters cuando no es posible la satisfaccin simultnea de dos intereses (el individual de quien acta en nombre o representacin Ecopetrol S.A., o en cumplimiento de funciones o actividades asignadas por ella, y el de Ecopetrol S.A. El conflicto de inters puede generarse cuando el criterio de las personas podra ser influenciado, o podra parecer influenciado, por la posibilidad de un beneficio personal. Los empleados, proponentes y contratistas de Ecopetrol deben ser siempre consientes de posibles conflictos y buscar evitarlos. Todos los empleados, proponentes y contratistas son responsables de informarlos, que a su criterio, generan o pudiera generar un conflicto de inters o la apariencia de uno. Se alienta a que empleados, proveedores y contratistas presenten inquietudes referentes a estos temas a travs de los canales dispuestos. Regalos, hospitalidad y gastos: Se entender por regalos todo tipo de bienes, servicios, o prstamo que se ofrezca ostensiblemente como smbolo de amistad o manifestacin de aprecio. Los regalos se pueden utilizar para expresar un propsito en comn y el deseo de futuro xito y prosperidad comercial. La hospitalidad incluye entretenimiento, comidas, recepciones, entradas a espectculos, eventos sociales o deportivos, como actividades para iniciar o desarrollar una relacin entre personas de negocios. Por gastos se entiende el pago por parte de la empresa de viticos u otros gastos conexos incurridos por el potencial cliente o socio comercial, siempre y cuando dicho reembolso no sea parte del acuerdo contractual. Cuando cualquiera de estos tres conceptos se dan para recibir beneficios inapropiados, constituyen una forma de soborno.




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Contribuciones caritativas y patrocinios: Por contribuciones a obras de caridad como forma de soborno, se entienden los pagos realizados en beneficio de la sociedad, con fines de caridad, educativos, de bienestar social o causas conexas, utilizadas como un subterfugio para sobornar. Por patrocinio como forma de soborno, se entiende toda transaccin comercial por medio de la cual la empresa realiza un pago, en efectivo o en especie, para asociar su nombre a una actividad o a otra organizacin, a cambio del cual obtendra derechos y beneficios indebidos. Contribuciones polticas: Las contribuciones polticas como forma de soborno comprenden toda contribucin, en efectivo o en especie, realizada con el propsito de apoyar una causa poltica a cambio de obtener ventajas indebidas en las transacciones de naturaleza comercial. Las contribuciones en especie pueden incluir obsequio de bienes o servicios, publicidad o actividades de promocin que respalden a un partido poltico, la compra de entradas para eventos de recaudacin de fondos y contribuciones a organizaciones de investigacin muy vinculadas a un partido poltico. Pagos de facilitacin: Tambin denominados pagos "facilitadores", "aceleradores" o "aceitadores". Son pequeas cantidades de dinero que se entregan a cambio de asegurar o agilizar el curso de un trmite o accin necesaria sobre la cual el responsable del pago de facilitacin tiene un derecho conferido por ley.

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