Análisis, diseño y desarrollo de un sistemas de información...
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R¡¡¡{I.ISIS, DISEÑO Y DESARROTLO DE UN SISTEMA DE INFORURCIÓru PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓ¡I OE PERSONAL DEL IT.IGENIO LA cnanñn HERMN GARCES SA¡{DRO SALAS 028766 r8r ruuüi[rü"fr=umuuru rrrr coR Po RAc I ÓN UNIvE RS ITAR IA aWÓ¡IOIr¡A D E OCC I D ENTE ovrsró¡¡ DE rNGENlenlns PRoGRAMA DE INGENIERÍR IHOUSTRNL SAI.ITIAGO OE CALI I 997
Transcript of Análisis, diseño y desarrollo de un sistemas de información...
R¡¡¡{I.ISIS, DISEÑO Y DESARROTLO DE UN SISTEMA DE INFORURCIÓru PARA
EL MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓ¡I OE PERSONAL DEL IT.IGENIO LA
cnanñn
HERMN GARCES
SA¡{DRO SALAS
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ovrsró¡¡ DE rNGENlenlns
PRoGRAMA DE INGENIERÍR IHOUSTRNL
SAI.ITIAGO OE CALI
I 997
R¡Ü[I.IsIs, DIsEÑo Y DESARRoLLo DE uN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
EL MEJoRAMIENTo DE LA oCSTIÓ¡I DE PERSONAL DEL INGENIO LA
HERMN GARCES
SAT'IDRO SALAS
Trabajo de Grado para optar alTltulo deIngenlero Industrlal.
DlrectorHEBERTH SANCHEZ
Ingeniero Industrial
COR PORAC I ÓN UNIVE RS ITAR IA AUTÓNO MA DE OCG I DENTE
DMSIÓN DE INGENIERÍAS
PROGRAMA DE TNGENIERIR I¡IOUSTRTAL
SA}.¡TIAGO DE CALI
1997
6rtor7a/s4
TOTA DE ACEPTACIO]I
Aprobado por el Comité de Trabalo degrado en cumplimiento de losrequisitos exigldos por la CorporaciónUniversitaria Autónoma de Occidentepara optar al tltulo de fngeniero
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Jurado
Call, Diclembre de 1997
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TABLA DE COIITEIIIDO
RESUMEN
INTRODUCCIÓN
1. MARCO CONCEPTUAL
1 .1. TEMA
1.2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
1.3. DESCRIPCIÓN ANEN PROBLEMAT¡CR
r.4. JusrFtcnctó¡¡
1.5. OBJETIVOS
1.5.1. Objetivo General
1 .5.2. Objetivos Especfficos
1.6. DELIMTTACIÓN
1.6.1. Espacial
1.6.2. Temporal
,|.6.3. Temática
1.7. ASPECTOS METODOLÓGICOS
1.7.1. La utilizaclón del Método P.P.O.
1.7.2. A¡rállsis de Problemas
Páglna
xx
I
2
2
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3
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I
I
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II
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I10
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lv
1.7.3. Análisls de los obletlvos
1.7.4. Attálisls de Altemativas
1.7.5. Matriz del Proyecto
2. MARCO DE REFERENCIA
2,1. MARCO TEÓRICO
2.1.1. ElValor y Costo de la Información
2.1.2. Calidad de la Información.
2.1.3. Oportunidad de la Información
2.1.4. Cantldad de Informaclón
2.1.5. Relevancia de la Información
2.1.6. Qué informaclón se requiere?
2.1.7. Generalidades de los Sistemas
2.1.7.1. Definición
2.1.7.2. Tipos Comunes de Sistemas
2.1.7 .2.1. Slstemas Naturales
2.1.7.2.2. Sistemas hechos por el Hombre
2.1.7 .2.3. Sistemas Automatizados
2.2. RESEÑA HISTÓRICA
2.3. DESCRIPCIÓN DE LAS SECCIONES
2.3.1. Departamento de Nómina de Personal
2.3.2. Departamento de Seguridad Industrial
2.3.3. Departamento de Medicina Preventiva
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22
2.3.4. Departamento de Desanollo Humano
2.3.5. Organigrama
2.4. VALORES CORPORATIVOS
2.4.1. Misión
2.4.2. Polfticas
2.4.3. Obletlvos
3. FASES DE DESARROLLO
3.1. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
3..|.1. Dlagrama de Contexto
3.1.2. Diagrama de Descripción Funcional de Procesos
3.1.2.1. Realizar Nómina de Empleados
3.1.2.2. Controlar Seguridad Industrial
3.1.2.3. Controlar Salud Ocupaclonal
3.1.2.4. Efectuar y Controlar Labores de Capacitación
3.1.3. Diagrama de Flulo de Datos de Primer Nivel
3.1.4. Diagrama de Flujo de Datos de Segundo Nivel
3.1.5. Dellnlclón de Entidadss Extemas
3.1.8. Diagrama de Flujo de Documentos
4. REOUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
4.1. A¡ÚqLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
4.1.1 . Transportes Consecutivos
4.1.1.1. Causas
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Consecusncias
Soluciones
4.1.3.2. Consecuenclas
4.1.3.3. Soluclones
1.1.4. Duplicldad de ActMdades
4.1.4.1. Causas
4.1 .4.2. Consecuencias
4.1.4,3. Soluciones
5. REQUERIMIENTOS DE CONTROL
5.1. INFORMACIÓN DIARIA
5.2. INFORMACIÓN SEMANAL
5.3. INFORMACIÓN MENSUAL
6. DISEÑO LÓGICO DEL NUEVO SISTEMA
6.1. CAMBIOS EFECTUADOS AL SISTEMA
6.1 . | . Análisis del Valor Agregado
6.1.1.1. Proceso de Préstamos (lngresos)
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fi3
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vll
6.1.1.2. Proceso de PrÉstamos (Modificación o Cancelación)
6.1.1.3. Proceso de Contratación de Obreros o Empleados
6.1.1.4. Proceso de Reporte Dlario de Escoltas
6.1.1.5. Proceso de Entrega de Elementos de Protección Personal
6.1.1.6. Proceso de Reglstro de Accidente de Trabajo
6.1.1.7. Proceso de Control de Botiquines
6.2. DIAGRAMA DE CONTEXTO
6.3. DESCRIPCIÓN FUNCIOML DE PROCESO
6.3.1. Módulo Nómlna de Personal
6.3.2. Módulo Seguridad Industrial
6.3.3. Módulo Medicina Preventiva
6.3.4. Módulo de Capacitación
6.4. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE PRIMER NIVEL: NUEVO
MODELO LÓGICO
6.5. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE SEGUNDO NIVEL: NUEVO
MODELO LÓGICO
6.6. DEFINICIÓN DE ENTIDADES EXTERT{AS
6.7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
6.8. DESCRIPCIÓN DE FLUJO DE DATOS
6.9. SISTEMA DE TNFORMACIÓN PROPUESTO
6.9.1. Dlagrama de Contexto SIGESP
6.9.2. Descripción SIGESP
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vul
148
6.9.3. Requerimientos de lnformación por Módulo
6.9.3.1. Nómina de Personal
6.9.3.2. Seguridad Industrial
6.9.3.3. Medicina Prwentit¡a
6.9.3.4. Capacitación
6.9.4. Formatoe para Recolección de Información por Módulo
6.9.4.1. Nómina de Personal
6.9.4.1.1. Contratación Laboral de Obreros y/o Empleados
6.9.4.1.2. Aiustar Sueldos y/o Jornales
6.9.4.1.3. Controlar Embargos
6.9.4.1.4. Solicitar y Aprobar Préstamos
6.9.4.1.5. Modificar o Cancelar Préstamos
6.9.4.1.6. Efectuar Liquldación Recargo Noctumo de Escoltas
6.9.4.1.7. Efectuar Reporte de Incapacidades
6.9.4.1.8. Efectuar Control de Incapacidad
6.9.4.1.9. Liquidación de Incapacidades
6.9.4.2. Seguridad Industrial
6.9.4.2.1. Entrega Elementos Protección Personal
6.9,4.2.2. Registrar Accidentes de TrabaJo
6.9.4.3. Medicina Preventit¡a
6.9.4.3.1 . Controlar Enfermedades Infecto-Contagiosas
6.9.4.3.2. Controlar Enfermedades Ocupacionales
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154
154
Univrni,lad Autónom¿ dc 0cciJ¡rl¡SECCION BIBLIOTECA
151
151
lx
6.9.4.3.3. Controlar Botlquines
6.9.4.4. Capacitación
6.9.4.4.1. Hacer Solicitud de Capacitación
6.9.5. Listados Generados SIGESP
6.9.5.1. Nómlna de Personal
6.9.5.2. Seguridad Industrial
6.9.5.3. Medlclna Preventiva
6.9.5.4. Capacitación
6.9.6. Diagrama Nivel I SIGESP
6.9.7. Descripclón de Procedimientos por Módulo
6.9.7.1. Nómina de Personal
6.9.7.1.f . Contratación Laboral de Obreros y Empleados
6.9.7.1.2. Alustar Sueldos y Jornales
6.9.7.1 .3. Controlar Embargos
6.9.7.1.4. Sollcitar y Aprobar Préstamos
6.9.7.1.5. Modificar o Cancelar Préstamos
6.9.7.1.6. Efectuar Liquidación Recargo Nocturno de Escoltas
6.9.7.1.7. Efectuar Reporte de Incapacidades
6.9.7.1.8. Efectuar Control de lncapacidades
6.9.7.1.9. Efectuar Liquidación de Incapacidades
6.9.7.2. Segurldad Industrial
6.9.2.1. Entrega de Elementos de Protección Personal
f54
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1U
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161
161
161
16r
6.9.7.2.2. Registrar Accidentes de Trabafo
6.9.7.3. Medicina Preventiva
6.9.7.2.1 . Controlar Enfermedades Infecto-Contagiosas
6.9.7.3.2. Controlar Enfermedades Ocupacionales
6.9.7.3.3. Controlar Botiquines
6.9.7.4. Capacitación
6.9.7.4.1. Detectar y Satisfacer Necesidades de Capacitación
6.9.7.4.2. Evaluación a Cursos y Seminarios
7. ANALISIS COSTO/BENEFICIO
7.1. ANALISIS DE COSTOS
7 .1.1. Costo de Análisis y Disefio
7.1.2. Costos Operacionales
7.2. ANALISIS DE BENEFICIOS
8. REOUERIMIENTOS PROCEDIMENTALES
9. CONCLUSIONES
10. RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
162
162
163
163
162
163
163
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165
165
165
165
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169
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172
174
176
x¡
LISTA DE FIGURAS
PAGIIIA
Figura 1. Arbol de Problemas. 4
Figura 2. Arbol de Objetivos. 5
Figura 3. Diagrama de Contexto. 28
Figura 4. Diagrama de Nlvel 1. 31
Figura 5. Diagrama de Niwl 2. Módulo Nómina. 34
Figura 6. Diagrama de Nlvel 2. Módulo de Seguridad Industrlal. 35
Figura 7. Diagrama de Nivel 2. Módulo de Medicina Preventiva. 36
Figura 8. Dlagrama de Nlvel 2. Módulo de Capacitaclón. 37
Figura 9. Diagrama de Fluio de Documentos para el Proceso de Exámenes 75
Ocupacionales de Ingreso.
Flgura 10. Dlagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Recargo 76
Noctumo de Escoltas.
Figura 1l. Diagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Liquidación 77
de Incapacldades.
Figura 12. Diagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Reporte de 78
Incapacidades.
Figura 13. Diagrama de Fluio de Documentos para el Proceso de Control de 79
Incapacldades.
r¡t
Flgura 14. Diagrama de Flufo de Documentos para el Proceso de Control y 80
Cuadre de Nómina.
Flgura 15. Diagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Rwisión y 81
Cuadre de Censo.
Ffgura 16. Diagrama de FluJo de Documentos para el Proceso de Revisión y 82
Cuadre Comparativo.
Flgura 17. Dlagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de 83
Consolidado Semanal-Quincenal Contable.
Figura 18. Diagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Control U
Estadfstico.
Flgura 19. Diagrama de FluJo de Documentos para el Proceso de Ingreso, 85
Modificación y Cancelación de Préstamos.
Figura 20. Diagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de 86
Modificaclón o Cancelación de Préstamos.
Flgura 21. Dlagrama de FluJo de Documentos para el Proceso de 87
Contratación Laboralde Obreros y Empleados.
Ffgura 22. Diagrama de FluJo de Documentos para el Proceso de Controf de 89
Embargos.
Flgura 23. Diagrama de FluJo de Documentos para el Proceso de Entrega de 90
Elementos de Protección Personal.
Flgura 24. Dlagrama de FluJo de Documentos para el Proceso de Reglstro 9l
de Accidentes.
xu¡
Figura 25. Diagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Registro 92
Cuar¡titativo de Accidentes.
Flgura 26. Diagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Reporte 93
lntemo Accidentes.
Ffgura 27. Dlagrama de Flulo de Documentos para el Proceso de 94
Investigaclón de Accldentes de Trabajo.
Flgura 28. Dlagrama de Flulo de Documentos para el Proceso de 95
Enfermedades Ocupacionales Consenración Auditiva.
Flgura 29. Dlagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Control a 96
Trabajadores Expuestos a Plaguicidas.
Ffgura 30. Dlagrama de FluJo de Documentos para el Proceso de Control de 97
Paciente Hpertenso.
Flgura 31. Dlagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Prevención 98
de Infección por Hepatitis B.
Figura 32. Diagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Control de 99
Pacientes con Alto Riesgo Cardiovascular.
Figura 33. Diagrama de Flulo de Documentos para el Proceso de Control de 100
Botiqulnes.
Fifura 34. Diagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Detección 101
de Necesidades de Capacitación.
Figura 35. Dlagrama de Flulo de Documentos para el Proceso de Solicitud de 192
capacitación.
rlv
Flgura 36. Dlagrama de Flujo de Documentos para el Proceso de Evaluaclón 103
de Cursos y Seminarios.
Figura 37. Diagrama de Nivel 1: Nuevo Modelo Lógico.
Figura 38. Diagrama de Nivel 2. Modelo Nómina: Nuevo Modelo Lógico.
Figura 39. Dlagrama de Contexto SIGESP
Figura 40. Diagrama Nivel I SIGESP
145
146
147
158
LISTA DE TABLA8
PAGI]IA8
Tabla 1. A.V.A. Proceso: Reporte de Incapacldades. 114
Tabla 2. A.V.A. Proceso: Liquidación de Incapacidades. 115
Tabla 3. A.V.A. Proceso: Control de Incapacldades. 116
Tabfa 4. A.V.A. Proceso: Ajustes a Sueldos o Jomales. 117
Tabla 5. A.V.A. Proceso: AJustes a Jornales (Empleados). 1 18
Tabla 6. A.V.A. Proceso: Ajustes a Jomales (Obreros) 119
Tabla 7. A.V.A. Proceso: Solicitud de Préstamo para Obreros y Empleados. 120
Tabla 8. A.V.A. Proceso: Ingreso, Modificación, Cancelación de Préstamos. 121
Tabla 9. A.V.A. Proceso: Ingreso, Modificaclón, Cancelación de Préstamos. 122
Tabla 10. A.V.A. Proceso: Contratación Laboral Obreros y Empleados. 123
Tabla 11. A.V.A. Proceso: Exámenes Ocupacionales de Ingreso. 124
Tabfa 12. A.V.A. Proceso: Controf Embargos. 125
Tabla 13. A.V.A. Proceso: Recargo Nocturno Escoltas. 126
Tabla 14. A.V.A. Proceso: Entrega Elementos de Protección Personal. 127
Tabla 15. A.V.A. Proceso: Registro Accidentes de Trabaio. 128
Tabla 16. A.V.A. Proceso: Enfermedades Ocupacionales para 12g
Consenración At¡ditin
IYI
Tabla 17. A.V.A. Proceso: Control del TrabaJador Expuesto a Plagulcidas. 130
Tabla 18. A.V.A. Proceso: Control Paciente Hipertenso. 131
Tabla 19. A.V.A. Proceso: Prevención ds lnfección por Hepatitis B. 132
Tabla 20. A.V.A. Proceso: Control de Botiquines. 133
Tabla 21. A.V.A. Proceso: Control de Pacientes con Alto Riesgo Car- 134
diorrascular.
Tabla 22. A.V.A. Proceso: Detección de Necesldades de Capacitación.
Tabla 23. A.V.A. Proceso: Solicitud de Gapacitación.
Tabla 24. A.V.A. Proceso: Evaluación de Cursos y Seminarios.
Tabla 25. Costo de Análisis y Diseño
Tabla 26. Costos Operacionales
Tabla 27. Gosto por Gesión en Documentos - Sistema Actual
Tabla 28. Costo por Gestión en Documentos - Sistema Propuesto
135
136
137
166
167
167
168
xvll
Cuadro 1.
Cuadro 2.
Cuadro 3.
Cuadro 4.
LI3TA DE CUADROS
Matriz del Proyecto
Definición de Entidades Extemas
Descripción de Procesos
Descripción de Flujo de Datos
PAGI]IA8
6
38
43
55
xYilt
LIÍ¡TA DE A]IEXOS
AI,¡EXO A. Organlgrama y Planta de Personal de la Empresa y del Area de
Relaciones lndustrlales
ANEXO B. Formato Sollcltud de Elementos de Protección Personal
ANEXO C. Formato Elementoe de Protección Personal Entregados
ANEXO D. Formato Informes de Accidentes y/o Incidentes de Trabaio
ANEXO E. Formato Registro Accidentes de Trabalo
ANEXO F. Formato Control Enfermedades Infecto-Contagiosas
ANEXO G. Formato Control Enfermedades Ocupacionales
AI¡EXO H. Formato Control Botiquines
AI.¡EXO l. Formato Solicitud de Capacitación
A¡{EXO J. Norma Inca
U¡iYer:. ¡..r l,.lti"o:r¿ i: iccid¡ltrSECCION BIBLIOTECA
xtx
RESUMET
El proyecto 'Análisis, Dlseño y Oesanollo de un Sistema de Informaclón para el
Mejoramiento de la Gestión de Personal déf Ingenio la Cabaña S.A." da respuesta
a la necesldad de organizar la información dentro del área de personal de la
empresa, de t¡na manera eficiente que permita agilizar lae gestiones y mantener el
control de esa Informaclón, mediante un slstema de información útil y de fácil
apflcaclón en esta área.
Basado en el análisls del valor agregado de los procesos administrativos más
crftlcos, reduclendo las actlvidades improductivas e innecesarias dentro de la
DMslón de Relaciones Industriales y su proceso admlnistrativo.
ItTRODUCC|Ot
Es lmportante rsconocer el alto grado de dependencla que la socledad tlene de los
sistemas de fnformación y de lae perEonas que los operan para el deeanollo de las
actMdades en cuahuler empresa.
Es clara la necesidad de slmplificar lae operaclones y perrritlr el fácll manelo de la
información y Eu apllcaclón en el momento justo que soa roguerida.
A menudo los factores de control extraldos de la información bácica son la claw
pare conseguir la eficacla organizacional.
En el presente proyecto mostraremos la fi.rnción de loe sistemas de hformación y
las henarnlcrtas dol procesamiento de lnformaclón, como los sietema¡ de toporte
a las declslones y la gestlón de personal que ayrden a lae áreas lwolucradas en la
dlreccifir y control do la emprosa,
1. MARCO COTCEPTUAL
1.1. TEMA
fuiálide, diseño y desanollo de un sistema de información para el mejoramiento de
la gestlón de personal del Ingenlo la Cabafia.
1.2. DE8CRIPCIOT DEL PROBLEMA
Oentro del área de personal det Ingenlo la Cabafla la InformaciÓn se encuentra
organizada, en una forma alelada, no se tienen antscedentes de diseño o
lmplementaclón de algrln slstema de lnformación gue perrúta el acceso de una
manora áglly oportma a toda la información del personal del Ingenio.
Todar las operaclonee y procedlrnlentos relaclonados con el pertonal que
resporÉen a Entldades dferentes tlenen un responsable directo, es por eso gue
cualquler necesidad de Información de ette tlpo puede tener verslones dlferente¡
dependendo del responsable, de ahl la necesldad de agnrpar de una menera
intellgente esta Informaclón y affinistrarfa.
1.3. DEscRtPcÉr Ánen PRoBLEMÁnc¡
Dentro del área de personal del Ingenio la Cabaña s€ presentan dilicultades en el
manejo de la Informaclón referente al personal que labora dentro de la empresa
debido a la gran cantidad de informaclón existente.
El problema radica en la falta de organización de esta información de una man€ra
adecuada que permlta el acceso de una manera oportuna y elTcaz para cualquier
necesidad que se presente por parte del trabajador o personal encargado en un
momento dado de esta información.
Se plantea la necesidad de organizar esta información de una manera eficiente que
permita agilizar las gestiones y mantener el controf de esa información.
Aplicando la metodofogta propuesta (P.P.O.), fos siguientes cuadros nos permiten
dar clarldad sobre la problemátlca del Ingenio la Cabafla y la razón en si del
proyecto:
. Arbol de problemas. Ver Flgura 1.
r Arbol de obJetivos. Ver Figura 2.
¡ Matriz del proyecto. Ver Cuadro 1.
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H$-FgFÉgEEEiFFI
IErEgifiilEIg:I
o:oEo¡-o.-o!,NEoE
-oÉ,oIU
1.4. JUSTIFICACfOil
Los slstemas se están voMendo rápidamente hdispensables en la pfaneaclón, toma
de cleclsfonos y control. La rapidez y la precislón con que los miembros de la
organlzaclón reclben la hformación sobre lo gue esta marchando bien y lo que anda
mal, determina en gran modida la eficlencia que tendrá el slstema de control.
La Información organizacional y loc sistemas de soporte a las decisiones están
pasando por camHos fundamentales a rafz del finpreslonante awnento en las
capacidades de la computadora y sn Eu uso.
Antes del uso generallzado del computador, los gerentec no podlan aprowchar
debldameile la abundante hformaclón relativa a las actMdadee de la smpresa. La
información fes llegaba demasiado tarde o simplemente, resdtaba domasiado
costoso remirla en una forma.utilizabfe.
Se propone un mótodo formal de poner a dlsposlclón de todos loe miembros de la
organizaclón, la información confiable y oportuna que ce neceslte para facllftar el
proceso de toma de decisiones y permitlr que las fi¡nclones de planeaclón, control y
operacioneE so reaflcen eficaa¡ente en la organlzación.
El sfstema swnlnlstra hformación sobre el pasado, preeento y tuturo proyectado
eobre aconteclnüentos relemntes dentro y fuera de la organizacfón.
1.0. oB,ETUOS
1.6.1. Obfctlvo Gcncral. Diseñar y desarrollar un sistema de información para el
desarroflo y control del personal que labora en el Ingenlo la Cabafla.
1.0.2. Obfctlvot Erpcclflcor
. Diagnosticar, mediante la hrformación recogida, el estado actual de manejo de
personalen el Ingonlo.
o Determlnar las necesidades especlficas de información para cada uno de los
usuarios del sistema.
r Recolectar la lnfonnación necesarla para mejorar fa gestión de personal
considerando los factores euó, quión, cómo, cuándo, dónde y porqué.
. Examlnar los dlstffios factores que conforman el área de gestlón de personal y
analuarlos para detennlnar que grado de lmportancia tienen dentro de esta área
y de qre manora afectan el desanollo de la gestión de personal.
r ldenttllcar los requerlmlentos del slstema.
?
Diseñar un slstema ds ffiormación que satisfaga fas necesidadet de InformaciÓn
sobre la hola de üda, hlstoria laboral, capacitación, entrenamiento y emluaciÓn
del desempeño del personal.
Determiner y ertablecer indicadores del procsso de gnstión de personal en
cuanto a la calldad del servicio y la relaclÓn costo beneficlo del proceso.
Diseñar o adqulrlr el software para el mejoramiento del sl¡tema de lnformación y
cortrol de peruonal.
1.6. DEL[YilTAClOt
1.0.1. Ecpaclal. El proyecto de grado se llwará a cabo en el Ingenio fa Caballa
(CaMeCauca).
1.A.2. Tcmporal. El tlempo requerldo para la elaboración del proyecto'Anállsls,
dfseflo y desarrollo do un sistsma de hformaclón para el meilramiento do h
gestión de personal en el Ingenio la Cabafla'ss ds sels (6) moses.
l.C.t. Trmátlca Los temas tóplcos a tratar en elproyecto son:
Urlvrrsiiac Autónoma de Oc¡lillSECCr0N EtELIoTECA
o Sistemas de información
l0
I D¡seflo de sistemas de información
r Gestión de personal
o Selección de personal
r Capacitación y entrenamiento de personal
¡ Desarrollo de personal
1.7. ASPECTOs METODOLóC¡COS
La metodologla que se utilizó para este proyecto, fue la Planificación de Proyectos
por Objetivos (P. P.O.).
La P.P.O. es un método de planificación que por un cuadro resume¡I, la matriz,
muestra en una sola hoja y de una forma sistemática lo siguiente:
Por qué se hace el ProYecto Obfctlvos
- Gluó es lo que el proyecto quiere lograr Rcsultados
ll
- Cómo se van a lograr esos resultados Actlvldades
- Cuátcs son los factores externos de la importancia $uposlclones
para el proyecto
- Cómo se puede medir el progreso y el éxito del Indleadorrs
proyecto
Dónde se encuentran los datos e informaciÓn para Furntes
la waluación del ProYecto
Esta unidad está diseñada para ser aplicada a proyeetos de cierta magnitud, en
donde el trabajo grupal es una premisa, pero la metodologfa es aplicable a nÍvel de
proyectos de carácter indMdual sin necesidad de ajustes.
1.7.1. La Utltlzaclón del Método P.P.O. En la etapa inicial se rsaliza una reunlÓn
del grupo de trabajo se apllca la P.P.O. para acordar de la forma más precisa
posible lo alguiente:
o Los resultados a obtener durante la vlda del proyecto a corto y a largo plazo.
o Las actMdades a realizar.
t2
. El personal a emplear.
o La disponibilidad de recursos financieros, flsicos, etc'
¡ El rrótodo orlenta y p€rmite la evaluaclón obJetirra del proyecto, facillta fa
actualización contlnua.
1.7.2. Anállcle do Problcmae
o Inrnstigar y detectar una situación actual dentro de un contexto compleio.
o ldentlficar el problema central de esta situación desde el punto de vlsta de los
intsresados.
r Msuafizar y entender la furüenelación erilre causas y efectos del problema central
y de los problemas secundarios.
1.7.S. Anállcle do loe obfotlvos
. Faciffia la determinación del obJetiw def proyecto,
. Descrlbe la situación futura, lograda cuando so rosuehan los problemas
identilica dos a deriormente.
t3
r ldentifica altematlvas y obietivos para la reaflzación delproyecto.
r Msuaflza lae relaciones existentee entre los msdios y los finee necesarios, para
flegar a la sltuaclón deseada.
1.7.4. Análl¡l¡ dc Altcmatlvae
ldentlflca lae soluclones altematine gue podrfan formar la base para la
eetrategia def proyecto.
r Selecclona una o r¡arias estrateglas altematins.
¡ Determlna la estrategh defmitlva para la planeaclón y reaflzaclón delproyecto.
1.7.6. Metrlr dcl Proyocto. Es un mótodo quo consiste en or[¡anizar
Jerárqulcamente el obletlvo general, el oblethro del proyecto, los resultados
erperados, las actMdades para lognarlos y bs recursoe necerarios para llevarfos a
cabo.
2. ]UIARCO DE REFEREXCIA
2.1, TIARCO TEÓRrcO
Todas la¡ frmcion€s para fa gestión de personal (planeación, organizaeión, dirección
y control) Bon nocosarlas para un buen desempeflo organizaclonal. Para apolrar
estas funciones en especial las de pfaneación y control, los sistemas de información
gerenclal, slstemas de coporte a las decisiones y sistemae expertoe, una aplicación
de intefigencia artificiaf .
2.1.1. El Valor y Cocto dc la lnformaclón. En ef diseño o meforamlento de un
sistema de Informaclón gerencial, una de las cuestlones que los Gerentes han de
tener en cuenta es sl lae wntalas del elstema propuesto luetlllcan su costo. La
linalldad de un sistema de información gerencial es sumlnistrar a los miembros de la
organiaclón la lnformaclón adecuada en el momento oportuno. Pero ei los ahonos
quo se obtlenon con la información no compsnsan el costo del sistema de
informaclón el slctema en estudio no es rentable. Sln embargo f'a rentabllidad de un
elsteme de este tho a voces resulta diftcll de estlmar, puee el valor de la
información no eB fácllmente cuantificable. El wlor de la informaclón depende de
cuatro (4) factores: su calldad, oportunfdad,,cantidad y relación con los miembroe
de la organlzaclón para Intenonlr.
l5
EE2.1.2. Calldad dc la lnformaclón. Para ltzgar la calidad do fa información
deben cornparar los hechoe comunicados con la realidad. Cuanto máe exacta gea
la Informaclón, meJor será su calidad y se podrá recunir a ella con más confiarua
cuando ee tome una decisión. No obstanto on general el costo de la obtención de
fa informaclón aumenta a medida que melora la calidad deseada.
2.1.8. Oportunldad dc la Informacfón. Para lograr un control eficaz lat medidas
conecthras deben aplicarse antes de que ss prosente una gran desüaclón respecto
al plan o al ot{etivo. De ahf que fa fuiformación suministrada por un sistema de
informaclón deba estar dlsponible a tlempo para intervunir. Pero el momento en
que la irformación ee considere oportuna dependerá de la situación.
2,1.4, Centldad dc ffiormaclén. Los mlembros de la organización casi nunca
tomaran declslones acertadas y oportunae si no disponen de sr¡llciente informaclólt,
psro a menudo so \rsn inundados de datos lnele\¡antes e inútiles.
Sl reclben mas lnformaclón de la que puedon aprovBchar bien, es posible que
omltan lo refereile a problemas graves.
2.1.6. Rclovancla dr fa lnformaclón. La informactón que se da a loe nilembros
de h organlzaclón debe estar relaclonada con sus tareas y responsabifidadee.
t6
2.1.8. Quó Informaclón rc rrqulcrc? Ai decidir que ffiormación necesitamos,
corwiene dlstinguir entrs datos, fnformaclón e información gerencial. Los datos ¡on
hechos, cffras y acoüeclmlentos sln elaborar a partir de los cualee puede
obtenerse hformaclón. La informaclón está conatftuida por datos analizadoe o
procesados gue dan a conocsr la s¡tuación al receptor de la ntsma. La hformaciÓn
gerenclal es aquella que tlene lmplicaclonss para la acción; ec decir, por exacta
oportuna y relennts y por representar los aspectos frmdarnentafee de una
situaclón, lo¡ Gerentec puedon determlnar con ella lo que deben hacer €n esas
clrcmetanclas.
2.1.7. Gcnoralltladc¡ dc fo¡ Sletcmac
2.1.7.1. Dcflnlefón. Slstema, Bs un grupo de elementos Interdependlentos o quo
hüerac-túan regularmede formando un todo.
E¡ un juego organizado de doctrinae, ideas o principios, usualmenle con la intención
de elplicar el acomodo o trabalo de un todo slstemátlco.
Es wr procedmlento organlzado o establecldo, es una manera de clAsfllcar,
simbofizar o esquematizar.
Es un patrón u arregfo armonioso.
t7
2.1.1.2. Tlpoc Comuno¡ dr Slstcmas
2.1.7.2.1. 8l¡tcmar lleturdcc. Son aquelloc que no están hechos por el hombre:
e¡dsten en la nat¡raleza , sirven a sus proplos fines. Es conveniente dMdir los
sistemas naturales en dos (2) subcategorfas básicas: eistemas ffsicos y sistemas
viúentes.
Los sistemas fls¡cos Ftcluyen eJemplos tan variados como:
r Slstemas estelaree: GalaÍas, Slstemas Solaree.
r Si¡temac Geofógicos: Rlol, Cordilleras.
r Slctomas Molocularos: Organlzaciones complelac de átomos.
Los ¡lstema¡ vivientes desde luego, comprenden toda la gama de arilmales y
plarüae gue nos rodean, aligual que la raza hwnana.
2.1.7.2.2. 8l¡tcmar Hcchoc por cl Hombru. Un busn número de sistemas ron
construldos, organlzados y mantenldos por humanos, e incltryen:
r Sls{emas Soclafes.
l8
o Una cofscc¡ón organizada y d¡sciplinada dE ldeas,
o Sietemae de Transporte.
r Slstemas de Comunicaclón.
r Slstemas de Manufactwa.
r Sistemas Flnancieros.
2.1.7.2.8. 8l¡tcmac Aúomatlzadoc. Slstemas hechos por el hornbre, qus
interactúan con o son coilrolados por una o más computadoras.
Aunque hay diferentes tipos de sistemas automatizados, todos tienden a tener
componente en comtln:
o El hardwarc dc la computadora: Los procesadores, los dlscos, termlnafes,
impresoras, unidades de clnta magnótlca.
e El ¡ofrwara de la computadora: Los programas de slstemas tales como
sistemas operatitlos, cistemas de bases de datos, programas de control,
prognamas de apllcación.
,19
Lae pcrronas: Los que operan el sistema, los que prqwon materiaf de entrada,
conEumen su materialde eallda.
Lo¡ dato¡: Unldad mlnlma de Infonnaclón gue el slstema racuerda durante un
perlodo.
e Lo¡ proccdlmlcntoc: Las polltlcas formales e instrucclonss de operaclón del
sietema.
Una divislón en categorfas más útil de los sistemas automatlzados es la siguiente:
r Sletema en llnea.
o Slstema de tiempo real.
¡ Sistemar de Apoyo a deci¡iones.
o Sletemae basados en el conoclmlento.
2.2. RE8Ef,A H|sTÓR|cA
En 1.9'14, Frlcló Molsés Selnfet la Cabaña. Era la cufmlnaclón de un largo esftle¡zo
emprendldo por este cludadano rumano qulen habfa llegado al Valle del Cauca en
1.927, e hlcfando actMdades dulceras vendlendo panela al detal en Buga.
G-
Utlv¡rsi l.l l\rtúnom¡ Ce Occil¡bstccl0N blBLlofEcA
20
Empefio tras empello, mr.ry pronto para 1.930, tenfa ya sembrado un cafladt¡zal en
asocio de loe hermano¡ David y Bernardo Pallman, en tierras de San Rafaef, en
Barrancas, hacia las afueras ds Palmlra, con un trapiche movido por rueda pelton.
La panela salla a wnderse en la muy actin plaza palmirana.
No mucho tlempo despuÉs $einJet compró la Hacienda el Hato, sn Pradera y para
meJorar la molienda adquirió un traplche Cuba C a la Casa Squer de Buffalo ct¡yo
representante en Colombia sra entonces Mariano Ospina Pórez.
En 1.938 vrndó Seinjet su parte de San Rafael a fos Pellman y compró fa Hacienda
Pledechlnche, en compañfa con Abraham Bfanco, on cr¡yas tienas se cultivó yuc?,
arroz y ee plantaron lotes dg ca,las para abrwar el trapichq de agua qus molfa al
fado de la casona colonial. En I.fnI Piedechinche s€ traspaeó al Ingenlo
Prwidencia y entonces $efniet emlgró hacia ef sur a comarcas de Miranda,
Comerciante de vlslón, conwrtla sus gananclas en adqulsiciones de parcelas.
Particlpó con Jorge Michonick y Gregorlo Fishman, quien fungla como socio
hdustriaf, en la constituclón def Ingenio el Porwnir.
En 1.94¿t a Selnlet le correspondleron 3fi, plazas d€ fa Hacienda Córcega
constftuyendo con ellas a la Cabaña, corligurándose asf el orlgen actual del Ingenio
fa Cabaña. Lae tienas eran hr¡medas por lo lfwiosas y hrÉo gue zanfar drenaJes.
Sembró prlmerameüe arroz gue ss daba blen en la región, pero slempre fiel a la
:l
Ycafiadulce, poco después la cembró para wnderla a los Ingenios Bangala
Melóndez. Sin embargo en 1.953, montó su propia panelerfa.
Entre tanto eucedió qua en 1.954 decidió wnder a Michonick fos derechos sobre el
lngenlo el Porwnir, pero no sobre las tierras que ambos conserwron a por mitad.
Avizorando un li¡turo más amplio comprú la maqulnarla del Ingenlo la Esperarua,
situada en las goterat de Palmira qus por entonces se habÍa desmorfrado ante fa
Intemlpclón de la cludad sobre esos predios. En la Gabafla para 1.959 ya se
sacaba aaicar centrifugado con molienda de 300 toneladas de caña diarias. En
sse mlsmo año Mofsés Selnlet aparoce como uno de los fundadores de Asocalla.
En 1.972 adquirió en Puerto Rico parte del Ingenio Monserrate. En 1.975 compró
la maquinaria def Ingenio Baráetegui que trajo por carretere deede Ciénaga de Oro
hasta Puerto Telada. Montó este entablg utilizando partes del equipo de
Moneerrate.
En 1.993 Asocaña otorgú a Moisés Sienjet, en reconocimieilo a Eur eiecutorias en
por de la Catla de Azrlcar, la Medalla al Mérito Asocafta.
En la actualldad la Caballa cuenta con sels (6) molinos de cuatro (4) masas cada
una con dos (2) picadoras. Se muelen hasta 5.200 toneladas de caña en el dfa.
22
De eete modo, pues, se cumplen en el presente 53 años del estableclmlento de la
Cabaña como hacienda cañicultora y 43 años como omprssa aafcarera.
2.3. DESCRTPCÉil Oe LAS SECCTOIES
2.t.1. Dcpartamcnto dc llómlna dc Pcrconaf. Departamento que depende
dlrectamente de la DMslón de Relaclonee Industriales, es el encargado de registrar
las noledades de personal, para efectuar los pagos cflrespondientes a safarios,
prestaclones sociales, nómlna de obreros; empleados, préstamos, deducclones a
todo el personal del Ingenlo.
2.8.2. Dcpartamrnto dc Scgurldad Inductrlal. Departamento que depende
directamente de la DMsión de Relaciones Industriale¡, encargado de la
idenfificación, el reconocimiento, la er¡aluación y el corürol permanente de todos los
factores amblentalec originados en los lugares de trabajo que puedan afectar la
ealud de fos trabajadores.
2.1.1. Drpartamcrto do Mrdlclne Pruvcntlva Departamento que depende
dlrectamente de la DMslón de Relaclones Industriales, encargado de velar por la
salud de foe trabaladores, realiza exámenes módlcos de Ingreso, control a
trabaladores, programes pera prevención de enfermedados, dlcta charlas
educath¡as para w{tar pociblea enfermedades, preata servicio m6dico en lo¡ caeoe
que sean reguerldos
]J
2.3.4 Dopartamrnto dc Dc¡arrolfo Humano. Depende directamente de la
DMslón Calldad, fomenta fa capacitación de todas las áreas del Ingenio, reallza fos
procesos de selección de personal de acuerdo a los reguerimlentos y perfiles
aspecfficos.
2.E.0. Organlgrama Ver Anexo 1.
2.4. VALORES CORPORATUOS
2.4.1. tlfelón. El Ingenlo la Caballa eE una emprosa cledicada a la proclucclón y
comsrcrafización de aaicar y otroc derivados de la caña.
Apoyada en la habilidad y esfuerzo de su gente y en los avances cierfrfficos y
tecnológtlcosr se proyecta al consumidor ofeciendo productos de la más alta
cafidad logrando as[, estabilidad, crecimiento y rentabilidad.
Es preocupación permanente del Ingenio fa Cabaña satlsfacer a los miembros de la
sociedad para la cual y por la cual existe
2.4.2. Polítlca¡
r El fogro, aEoguramiento y mejoramlento pormanente de la calldad on todag sus
funciones.
uo Elfomento a la libre omprosa, a la competencia sana dentro del marco de la ley,
af desempeño eficlonte y ágil basados €n principios de ética, responsabifidad y
leaIad.
o La conservación del medio ambiente para contribuir a mar*ener el equilibrio
ecológlco y la calidad de üda de su entomo.
o sl mantenimiento de un clima organizacional rnotivante sn el que cada cual pueda
desanoflar sus potenclalldades.
2.48. Obfctlvoc
r Gensrar las utilidades qte permltan la reinwrsión, el meioramlento tecnológlco y
fa satisfacción de sus socios.
o Optimizar todos los procesos y establecer estándares de desempeño cada wz
más eÍgentes que lo corMertan en lfderes de la industria azr¡carera.
o Diseflar las hsnamientas y mecanismos para medir y disminuir, sin detrimento de
la calidad sus costos
. Lograr una mefor partlcpación y posbfonamlento en el rnercado para cada uno
de loe productos.
. Lograr fa reallzaclón personaly el blenestar familiar de sus colaboradores.
3. FA8E8 DE DEEARROLLO
Ahora se descrlblrá el desanollo def slstema de lnformaclón para la Dlvislón de
Relaciones Industriales del fngenio fa Cabafla. Gon base en la emluación de cada
uno de los procedlrnlentos que afif se real¡zan de tal manera que el modelo
propuesto eatisfaga las necesidades que eilsten actualmente en esta DMeión.
3.1. AXÁL|8|8 DE I.A 8ITUACÉI ACTUAT
Con el lln de conocer todoe los aspectos lmportantes de la DMsión de RRll se
trabaia en conffio con las personas y entidades que actúan en el. Mediante la
irwastlgaclón detallada se da reepueeta a las siguientos preguntas claws:
o Qué ee lo que se hace?
r Cómo se hace?
. Con quó frecuencla se hace?
. Cuál es la cantldad de declslones?
¡6
. Con quó grado de eficlencia se rsaflzan las tareas?
r Quó problemas se preeentan?
o Se reclbe la ffiormaclón necesaria?
o Efste Informaclón quo no llega?
r Pasos a mejorar en el proceso?
Para establecer estas preguntas se efectuaron entrwistas con el personal
irn¡olucrado en fos procesos, para reunfr detafles acsrca de probfemas con la'forma
€n que estos se reallzan.
Además se efectúa observación directa en las actMdades de trabajo, recolecclón
de muestras de formas y documentos utillzados con el fin de comprender el
proceso de gestlón de personal en su totalidad.
Para reallzar el análisie de la situación actuaf se realizan fos siguientos pasos:
o Dlagrama de contexto
. Dlagrama de descripción funcbnal de procesos
27
. Oiagrama de fl{o de datos de prFner nilel
. Dlagrama de ll$o de datos de segmdo niwl
. Deflnlcfón do entidades extemas
r Descrlpclón de procesos
o Descrlpclón de flujo de datos
. EHagramas de flulo de documentos
t.t.1. Dlagnama dc Contcxto. El diagrama de contexto deecribe las rclaciones
de información de fa dMsión de RRll con el entorno. Este diagrama permite
conocer que entidades aportan y reciben Información del sietema, no muestra fa
totafidad de una compañla, solamente las árear qus so wn comprometidas con un
proceso común. Ver figura 3.
28
A¡)rr|FrRAcr|x 0EPERSOI{AL
FIGURA 3. Dfagrama dc Contcxto.
FUEIITE: LOS AUTORES
t9
3,1.2. Dorcrlpclón Funclonal de Procc¡o¡. Conslste en la descripclón deta$ada
de los proceEos o actividados que se desanollan en cada uno de los sr¡bsistemas
que Interactúan en el slstema prlnclpal:
3.1.2.1. REALIZAR XOTIITA DE EMPTEADO8
Selecclonar personaf rn¡ov!
Efectuar exámenes de Ingneso
Efectuar contralación de ernpleados/obreros
Solicitar y aprobar préstamos
Modilicar o cancelar próstamos
Controlar embargoc
Afustar sueldos o prnafes
o Efectuar llquldaclón rocargo de escoltas
Llquidar incapacidades
Efectuar reportes de incapacldad
Efectuar controf de lncapac{dades
Controlar y cuadrar nómina
9.1.2.2. COTTROLAR SEGURIDAD ITDUETRIAT
Uqiv¡rsi¡¡c Autónoma de occij.rt¡SECCIoN EIBLIoTECA
r Entregar elemertos de protocclón personal
30
. Reglstrar accideril€s de trabalo
r Efaborar rosurnen de accldentafldad
t.1.2.t. cotTRot.AR SALUD OCUpACtOilAL
r Controlar erfermedades audlilvas
o Controlar paclentes con alto riesgo cardovascular
. Controlar paciedes lú¡rertcnsos
r Prevsnlr Infección por hepatftis B
r Controlar bronquftis
r Controlar pacientes €,euestos a plagufcfdas
3.1.2.1. EFECTUAR Y COTTROLAR I.ABOREE DE CAPACITACIOT
r Detectar necesidades de capacitación
o Hacer soffcltrÉ de capacltaclón
r Evaluar cursos y sornlnarfos
3-1.3. Dlagrama dc Flufo dc Dato¡ dc Prlmcr lllvcl. El diagrama de ltujo de
datos para la dMslón de RRlf está formado por diagramas de fluJo de datos que
describen los procesos y elmwimierto de los datos en ef sistema. Ver Figura 4.
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32.
Los dlagnamas de fl{o proporclonan fnformaclón útll para determinar los
requerimientos del sistema.
El análi¡is del fluio de datos describe cuatro procssos báeicos que grafican el
sistema utlllado actualmente. Nómina de Personal, Segurldad Industrial, Medicina
Prewntiwa, Capacitación.
Este diag ama de flujo de datos de primer nivel emplea siete (7) almacenes de
datos prlmarios e lnteractúan con 15 entldades externas.
EÍsten el dlagrama ds documentos utilizado en más de un (1) proceso como son:
certificado de incapacidad, resultado de exámenee módicos, requisición de
materlales, salida de materlales.
En los procesos reallzados por fa dMslón e¡dsten seis (6) procedimientos real¡zados
con la a¡rda de un microcompúador:
. Reglstro de accldentes de trabaJo
o Controly cuadre de nómina
r Reporte de incapacidades
33
o Ingreso, modmcación y cancelación de préstamos
r Aiustes a sueldos y jornales
r Control embargos
Los demás procesos se realizan en forma manual resultando dispendiosas las
labores diarias.
3.1.4 Dlagrama dc Flufo dr Datos do Ecgundo lllvcl. Con estos dlagramas se
llustran con mayor detalle cada uno de los subslstemas. Anallzando cada uno de
los procesos se detectarán los problemas que actualmente st¡fre el sistema de la
DMsión de RRll. Ver Figuras 5, 6, 7 y 8.
S.l.!. Dcflnlclón dc Entldadc¡ Extcmaa. En esta parts se toman todas fas
entidades extemas, es decir todas aquellas áreas que interactúan con el proceto
de admlnlstraclón de personal, ver Flgura 3 "Diagrama de Contexto', identificando
las llneas de flujo de entrada y de sallda, como tamblón la descripclón de cada
erüidad. Ver Cuadro 2.
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PRUE0AS 0E COÍOCr
RESULIADO DE
r|fonvE Eo8f,ESECUIE¡TOA
cuR808
FIGURA t. Dlagrama do llvel 2. Módulo Gapacltaclón.
FUEIITE: LOS AUTORES
3E
CUADRO 2. Doflnlclón do Entldado¡ Ertemae.
DEFIXICIÓX DE EXTIDADES EXTERXAS
XOMBRE DE EilTIDAD: División Comercialy Financlera
Llnee¡ de Flufo do Entrada Lfnc¡¡ de Fh{o de t}¡llde
Reporte novedades nómina
Relaclón tlempo trabajado de personal
Requislciones de materialss
Solicitudes de pago
Recibos de pago
Relación tiempo trabaiado de personal
Reporte novedades nómina
Genera cheques.
Reporte novedades nómlna
o
o
DEscRlPclóf oe LA EXTIDAD: Es la encargada de satlsfacer efrcleúemente las
necesldades de recun¡os de todas las áreas del Ingenlo y Es la encargada de
sumlnlstrar lnformaclón de afia calldad útll para la toma de declslones gerenclales.
Brlnda a todas las áreas de la organlzaclón apoyo oportuno en la lnüerpretaclón de
sus resu[ados econón{cos y fnancleros.
DEFITICIÓT DE EXTIDADES EXTERXA8
XOMBRE DE EIITIDAD: DMsión de Informática
Llnea¡ de Flufo de Entrada Llnee¡ de Flufo de S¡lldr
r Hofas de vida empleados r Listado de enüargos
39
. Informaclón mantenlmlento archlvo delr Llstado de Incapacldades
nómlna lo Llstado de accldentes Incapacltantes
o Informe de entrada de caña l. Llstado de accldentes no
r Formato de modlf,caclón Vl Incapacltantes
cancelaclón de préstemos lo Llstado censo trabaJadores
o Formato control de préstamos lr Cuadro comparatlvo
r Llstado de paclentes remftldos al ISS
. Controlde lotes nómlna
DEBCRfPCÉf, DE LA EIITIDAD: Administra los sietsmas de información.
Actuallza hardrmre, implementa programas de capacitaclón. Verfllca el buen uso
de los equipos de compúo.
DEFITICIO]I DE ETTIDADE8 EXTER]IAS
XOilIBRE DE EilTIDAD: Capacltaclón
Llnca¡ dc Fhrfo dc Entrada Línrar do FluJo dc Sallda
. Necesldades de capacltaclón r Informaclón sobre cuntos
DESCRIPCIOil DE l¡ EXTIDAD: Empresas estatales o prhradas dedlcadas a la
capacitaclón y formaclón del personal en las diferentes áreas técnlcas y
profeslonales.
I Unircr:¡ .j¡J Autónoma de occ¡"il' II srcctun ol3L¡oTEcA I
-
40
DEFIXICIÓX DE EXTIDADES EXTERXAS
TOMBRE DE EilTIDAD: ISS o EPS
Lfnca¡ dc Flufo de Entrada Lfnea¡ de Ffufo de Sallda
r Norpdades de personal
o lnformes sobre accldentes
o Reporte de accldentalidad
o Remisiofles sobre accidentes
enfermedades
. Re$stro de
trabafadores
fnscripclón de
lñforme sobre control de pacientes
Certillcados de Incapacldad
Sollcitud de charlas de prwenclón
Solicitud de reubicación
Incapacidades
DESCRIPCóX DE LA EXTIDAD: Encargada de prestar serv,lclos de salud y
complemeffiarlos al personal de trabaJadores de la organlzaclón.
DEFITICIÓX DE EXTIDADES EXTERXAS
XOMBRE DE EIITIDAD: Calas de Compensación Familiar
Lfne¡¡ dc Flufo de Entrade Lfnea¡ de Flufo de Seflde
¡ Sollcfrud de terapla flslca
o Recbo de inscripclüt de trabafadores
. Noledadss de personal
r Reporte sobre tcraplas
r Reporte de pacientes atendidos
OESCRIPCIóil DE LA EXTIDAD: Encargada de prestar servlclos de salud y
complementarlos al personal de trabaJadores de la organlzeclón.
4l
DEFIXrcIÓX DE EXTIDADES EXTERXAS
XOMBRE DE EilTIDAD: . DMsión Sumlnlstros
Lfnee¡ de Flufo de Entrada Lfneas de Flufo de Sallda
o Requlslclón de drogas
o Requlslclón de elementos de
protecclón personal
o Salida de materlales (drogas)
. Sallda de materlales (elementos de
proteccbn personal)
o lnforme sobre llegada de droga
(llstado)
r Informe sobre llegada de elementos
de protecclón personal (listados)
DESCRIPCóI DE LA EilTIDAD: Encargada de sumlnlstrar oportunamente a todas
las áreas de la empresa los blenes y seMclos que requleren para el óptlfno
desanollo de sus actMdades.
DEFIXrcÉX DE EXTIDADES EXTERXAS
tOtlBRE DE EITIDAO: Gerencla
Lfneac de Flulo de Entrada Lfneas de Flufo de Sellde
. Folder de personal(para firma) o Organlgrama y cuadro de personal
e Folder de pertonal(firmado)
DESCRIPCóI DE LA EXTIDAD: Es la encargada de velar por el conecto
cumpflmlento de la mlslón, polftfcas y obJetlvos del Ingenlo.
42
DEFITICÉT DE EXTIDADES EXTERIAS
TOMBRE DE EilTIDAD: Departamento de Auditoria
Llnear de Flufo de Entrada Lfneas de Flufo de Sallda
Folder de personal sin sellar
Mantenlmlento archlvo de nómina sin
firmar
Control de embargo sin firmar
Llstado de cuadre flnal
Certlficado de lnformes de
deducclones sln firmar
Sollcltud de reingreso sln firmar
Formato modificación y cancelación
de próstamos sln flrmar
Folder de personal selfado
Mantenimlento archivo de nómina
firmado
Control de ernbargo firmado
Llstado de cuadre linal
Certiltcado de lrforme de deducciones
firmado
Sollcitud de reingnoso firmado
Formato modificación y cancelación
de préstamos firmado
DESCRIPCIóil Oe tA EilTIDAD: Es fa encargada de controlar y vlgllar el eonecto
manefo de h lnformaclón y documentos referentes a la nómlna de la empresa.
FüTn||: LO3 AúorÜs
3.1.6. Dcocrlpclón de Proce¡os. En esta parte se toman cade uno de los
subslstemas y de los procesos que lntervlenen en estos, ldentlfcando las llneas de
flufo de edrada y sallda. Ver Cuadro 3.
43
CUADRO 3. Descrlpción de Procesos.
DEFIXICIÓT DE PROCESOS
tlOilBRE DEt PROCESO: Realizar nómina de empleados
Lfnear dc Flufo de Entrade Llncee de Flufo de Sallde
Oflclo de embargos
Certillcados de Incapacidad
Reporte de Incapacldades
Sollcltud de préstamo
Informcs sobre apstes
Informes entrada de caña
TarJeta de control recargo nocturno
lnformes sobre modificaciones
Exámenes ocupacionales
Informes sobre incapacidades
DESCRIPCóI Ogl PROCESO: Es el proceso por medlo del cual se efecttia el
control de nómlna de personal, pagos, Ingreso personal nuevo, embargos,
préstamos, Incapacldades.
DEFrl{rcrot DE PROCESOS
XOMBRE DEt PROCESO: Controlar Segurldad Industrfal
Lfneas dc Flufo de Entrada LÍneas de Flufo de Sallda
o Reporte lncapacldades
r Informes sobre Incapacidades
o Listado de accidentes por mes
r Reporte de accidentalldad
r Resumen cuantitatfuo de
accidentafidad
44
. Reporte Interno de accldentes del. Requlslclón de materlaleg
trabaJo lo Informe número de accldentes por
. Sallda de materlales I mes
DEBCRIPCÉil DEt PROCESO: Este proceso efectúa el control de accldentes,
incapacidades y elementos de protección personal.
DEHTrc|oT DE PROCE$OS
XOMBRE DEL PROCESO: Controlar Salud Ocupacional
Línoa¡ dc Flufo dc Eilrada Línca¡ da Flufo dc Sallda
o Resultado de exámenes médlcos
o Reporte de trabaJadores con hepatltls
B
Sollcltud charlas de prevenclón
Sollcltud de reublcaclón
r Sollcltud de terapla flslca
e Requlslclón de droga
o Remlslón de paclentes
r Memorando entrega de droga,
botlqulnes
DESCRIPCÉil Oel PROCESO: Efectúa el control de la salud de todos los
trabaladores, tenlendo en cuenta factores de riesgo.
DEFrlflClOt DE PROCE808
XOI|IBRE DEL PROCESO: Efectuar y controlar labores de Capacltaclón
Línca¡ dc Flufo dr Entrada Línca¡ dc Ffufo dc Saflda
r Necesldades de capacltaclón r Informes sobre cursos
45
a lnformes sobre cursos lo Pruebas de conocfmlento
o Resufrado pruebas de conoclmlento
. Informe de segulmlento cursos
DESCRIPCÉil DEL PROCESO: Efectúa la detecclón de necesldades de
capacltaclón en cada área de la smprosa y programa, cursos requerldos. Hace
seguimiento de los cursos.
DEFtltfClOll DE PROCESO8
IfOMBRE DEL PROCESO: Sollcltar y Aprobar Préstamos
Linca¡ dc Flufo dc Entrada Llnca¡ dc Flufo dc Sallda
. Sollcltud de préstamo o Sollcltud de préstamos aprobada
DESCRIPCIÓil Oel PROCESO: Este proceso controla el ingreso y soficitud de
préstamo a trabaladores para controlar la sollcitud y aprobación de préstamos.
DEFH|C|OI DE PROCE808
ilOIUBRE DEL PROCESO: Modlfcar o Cancelar Présfiamos
Lfnca¡ dc Flufo dc Entrada Llncac dc Flulo dc Eallda
. Sollcltud de préstamos aprobada o Control de lngreso de préstamos
lnforme sobre modlfcacloneso
DESCRIPCÉil DEL PROCEEO: Este proceso realiza la modificaclón o
46
ianceláclOn de préstemos a trabaladores para reallzar el control de deducclones
por concepto de préstamos.
DEFITrcIÓT DE PROCESOS
IOÍ|IBRE DEL PROCESO: Controfar Embargos
Llneas de Flufo dc Entrada Lfncar de Flufo dc Sallda
o Oflclo de embargos o Embargos
DESCRIPCÉil DEL PROGESO: Controla la efecuclón de embargos de salarlo a
trabafadores por obllgaclones externas a la compafifa.
DEFIXrcIÓT DE PROCESOS
TOMBRE DEL PROCESO: Aiustar Sueldos o Jomales
Llneas de Flufo de Entrada Llneas de Flufo de Sallda
r Informe sobre alustes
o lnforme de entrada de caña
r Aiuste a sueldos o jornales
DESCRIPCIÓI Oel PROCESO: Reallza el proceso de afuste a sueldo o fornales
de obreros o empleados reallzando asf el control de aJustes.
X DE PROCESOS
IO¡IBRE DEL PROCE$O: Efectuar Llquldaclón Recargo Nocturno de Escoftas
41
Lfneas de Flufo de Entrada Lfneas de Flufo de Sallda
o Tarleta de control recargo nocturno r Recorgo por escolta
DESCRIPCÉI Oel PROCESO: Reallza la llquldaclón de recargos por trabafo
nocturno a cada escolta para controlar la llquldaclón y pago de trabafog nocturnos.
DEFIilIC|OX DE PROCESOS
XOMBRE DEL PROCESO: Controlar y Cuadrar Nómlna
Lfnca¡ dc Ffufo dc Entrada Lfn¡ac dc Flufo dc Sallda
AJuste a sueldos oJomales
Recargo por escolta
Control de Ingreso de préstamo
Embargos
Reglstro de subsldlos por Incapacldad
Deducclones por aslstencla
Certlllcado de Incapacldad
Flcha examen médlco de Ingreso
Resuftado de exámenes médlcos
Sollcltud de trabalo
Códlgos de Ingreso
DE8CRIPCIOil DEL PROCESO: Realiza el control y cuadre de nómina, para asf
obtener Informaclón resumida sobre talores, conceptos y personal.
48
DEFIXICIÓX DE PROCESOS
IIOMBRE DEL PROGESO: Llquidar Incapacidades
Lfncas de Flufo de Entrada LÍneas de Fh{o dc Sallda
Certtllcado de Incapacldad
Informes sobre Incapacidades
o Registro de subsidlo por Incapacidad
o Deducclones por aslstencla
r Certlllcado de hcapacldad
DESGRIPCóil DEL PRoCESO: Reallza el proceso de llquldaclón de
Incapacldades para controlar el pago y control de la llquldaclón por concepto de
Incapacldades.
DEFrilCroil DE PROCESOS
tOtfBRE DEL PROCESO: Efectuar Reportes de Incapacldades
Lfncer dc Flufo de Entrada Lfnea¡ de Flufo de Sellda
. Incapacldades Informes de Incapacldacl
Reportes de Incapacldad
a
a
DESCRIPCIÓX Oel PROCESO: Reallza el proceso de reportes de incapacldad
expedldos por el lnstltuto de Seguros Soclales semanal y qulncenalmente para
reallzar asf un control sobre el fndlce de accldentalldad de la empresa, estadfstlca
de enfermedades y ausentlsmo por causas médlcas.
49
DEFITrcÉX DE PROCESOS
TOMBRE DEL PROCESO: Efectuar Control de Incapacldades
Lfneas de Flufo de Entrada Lfnear dc Flufo de Sallda
a
a
Informe sobre incapacidades
Certtllcado de Incapacldad
¡ Informes de hcapacidades
DESCRIPCóil DEL PROCESO: Efectria el proceso de control de Incepacldades,
reallzando esf el control de Incapacldades por accldente y las causas prlncpales de
ocunencla.
oEFtxtclÓx DE PRocEsos
tlOfflBRE DEt PROCESO: Efectuar Exámenes Preocupaclonales de Ingreso
Lfneas de Flufo de Entrada Lfneas de Flufo de Sallde
. Datos generales del candidato a Flcha examen médlco de Ingreso
Resultado exámenes clfnicoso
DESCRIPCóil OeL PROCESO: Reallza el proceso de exámenes a candldatos y
controla la safud y capacldad para trabafar de los asplrantes
DEFIXICIÓX DE PROCESOS
TOMBRE DEL PROCESO: Efectuar la Contrataclón de Empleados
Llnce¡ de Flufo de Entrada Lfnea¡ dc Flufo dc Sallda
t Univqrsidad Autóncm¡ d¡ 9ccilrrlr I;i SECCION EIBLIOTECA I
f0
. Sollcltud de trabafo lr Sollcltud de trabafo
o Datos delcandldato escogldo lr Códlgo de Ingreso
DEBCRIPCIOil DEL PROCESO: Realiza el procedimiento para el ingreso de
obreros y empleados, efectuando el control de contratos de eeMclos personales de
trabaiadores.
DEFtlilCtOt DE PROCESoS
XOMBRE DEL PROCESO: Reglstrar Accldentes de Trabafo
Líncar dc Flufo dc Entrada Líncar dc Flufo dc Sallda
. Reporte Interno de accldentes de
trabafo
Reporte Interno accldentalldad
Reporte de accldentalldad
o
o
DESCRlpClÓt DEL PROCESO: Es el procedimiento de reglstro, análisis y
emluaclón de accidentes de trabajo, para la toma de acclones conecthras o
preventivac.
DEFIilICIOT DE PROCESOS
TOMBRE DEL PROCESO: Elaborar Resumen de Accldentalldad
Línra¡ dr Flufo dc Entrada Línrae do Flufo dc Salfda
. Llstado de accldentes del mes o Resumen cuantltatlvo de
accldentalldad
DESCRIPCÉX DEL PRoCESo: Es el procedimiento que se sigue para elaborar
5¡
u¡ consollOáCo mensual donde se cuantlfican los accldentes presentados en el
Ingenlo.
DEFITICIÓT DE PROCESOS
tOÍflBRE DEL PROCESO: Controlar Enfermedades Aud¡thras
Lfnea¡ de Flufo dc Entrada Llnca¡ de Fh{o dc Sdlde
. Resultados exámenes médicos o Remlslón de paclentes
DESCRIPCÉil Ogl PROCESO: Procedlmlento para ef programa de conservaclón
audltlrra, para dlsmlnulr y controlar la hpoacusla de los trabafadores del hqenlo
expuelos al ruldo como factor de rlesgo.
DEFIXICIÓX DE PROCESOS
I|OMBRE DEL PROCESO: Controlar Paclentes con Alto Rlesgo Cardlorascular
Lfneas dc Flulo de Entreda Llncas dc Flufo de $dlda
a
a
Resultados exámenes médicos
Informe de control sobre paclentes
r Remisión de pacientes
DESCRIFCóI Oel PROCESO: Procedlmlento para el programa de alto rlesgo
cerdlovascular, para wltar que este tpo de paclentes se agrav€ con alto rlesgo
para su salud y con aumento en la ffecuerrcla y tlempo de Incapacldad.
52
DEFIXICIÓT DE PROCESO8
TOMBRE DEL PROCESO: Controlar Pacientes Hlpertensos
Lfnear de Flufo dc Entrada Lfnea¡ de Flufo dc Sallda
. Resultados exámenes médicos Remislón de pacientes
Sollcitud de terapia flslca
a
o
DESCRTPCóX DEL PROGE$O: Procedlmlento para el prognama de control a
pacientes hipertensos, para controlar a trabafadores rlesgo con problemas de
tenslón arterlal alta.
DEFIXICÉX DE PROCESOS
TOMBRE DEL PROCESO: Prevenir Infecclón por Hepatitis B
Lfnear de Flufo de Entrade Lfnear de Flufo de Sellda
Reporte de trabaladores con Hepatitls
B
Resultados exámenes módlcos
Remisión de paclentes
DESCRIPCóil DEL PROCESO: Proceso medlante el cual se prevlene la
propagaclón de la Flepatltls B en el Ingenlo.
IIOMBRE DEL PROCESO: Controlar Botlquhes
53
Lfnees de Flufo de Entrada Llnear de Flufo dc S¡ffda
o . Requislclón de droga
o' Memorando de entrega de droga
DESCRIPCÉX DEL PROCESO: Procedlmlento para el control de droga a los
dlferentes botlqulnes.
DEFIXICIOX DE PROCESOS
I|OMBRE DEL PROCESO: Controlar Paclentes Etpuestos a Plagulcldas
llnca¡ dc Flufo de Entrada Lfncas dc FluJo dc Sellda
r Resultados de exámenes médicos
. Solicitud de charlas de prwención
r Remisión de pacientes
DESCRIPCÉX DEL PROCESO: Procedlmlento requerldo para que el trabafador
expuesto a plagulcldas sepe evftar la Intoxlcaclón por dlchas sustanclas qulmlcas;
además facllltarán dlagnostlco precoz de las poslbles Into¡dcaclones que se puedan
presentar.
DEFITICIÓX DE PROCESOS
tOtflBRE DEL PROCESO: Detectar Necesidades de Capacilación
Llnees de Flufo de Entrada Lfneas de Flulo de Sellda
r Resuftado de pruebas
. Informe sobre seguimiento a cursos
r Pruebas de conoclrnlento
r Informe de necesidades d,o
54
capacltaclón
DE8CRfPCIOil DEL PROCESO: Proceso que se debe llevar a cabo para detectar
necesidades de capacitaclón con el fln de'obtener informaclón y anallzarla, para
capacitar al personal en lo que este neceslte.
DEFtilCtOlt DE PROCET¡O8
tOmBRE DEL PROGESO: Hacer Sollcltud de Capacltaclón
Llnca¡ dc Flufo dc Entrada Llnca¡ dc Flufo dr Saflda
o lnforme de necesldades de
capacltaclón
o lnformaclón sobre curcos
lnformaclón sobre cursos
DESCRIPCIÓI Oel PROCESO: Son todas las actMdades que se deben reallzar
para soficltar un programa de capacitación ya soa a niwltécnlco ó superior.
DEFI]IICIOT DE PROCESOS
llOlflBRE DEL PROGESO: Evaluar Cursos y Semfnarlos
Línca¡ dc Flufo dc Entrada Lfnce¡ dr Flufo dc Eallda
. Curcos a desarrollar o lrforme sobre segulrnlento e cungos
DEBCRIPC|óil Ogl PROCESo: Procsso que se debc llerar a cabo para analuar
las actMdades de capacitaclón con el fin de obtener Información que ayude a
55
retroallmentar el slstema y erraluar el aprendlzafe adqulrldo.
Fuant|: Los Aioros
3.1.7. Deccrlpclón de Flufor de Deto¡. Corresponde a la descrlpclón de las
lfneas de fufo de datos o lnformaclón. Ver Cuadro 4.
CUADRO 4. Descrlpclón de Flufo de Datos.
DEFITICIO]I DE FLUJO DE DATOS
ror¡teRe oe |¡ ilrra DE FLUJo: sollcltud de préstamo
Dc¡de lot Procctot o Entldad Hacla lo¡ Procc¡ot o Entldad
a ¡ Sollcltar y aprobar préstamos
DESCRIPCóil : gt formato qus presenta el empleado para solicilar un próstamo a
la DMslón
DEFIIIICIO]I DE FLUJO DE DATOS
xoMBRE DE LA LIXEA DE FLUJO: Sollcltud de préstamo aprobada
Dc¡ds lo¡ Procs¡ot o Entldad Hacla lo¡ Procctot o Entldatl
o Sollcltar y aprobar préstamos o Modlflcar o cancelar préstamos
DESCRIPCIOX: Es elformato de solicitud de préstamo aprobada y formada por el
Jefe lnmediato.
56
DEFIXrcÉX DE FLUJO DE DATOS
ioffiene DE LA Úree DE FLUJQ: control de Ingreso dc pr$stamos
Desde lor Proce$o3 o Eilfdad Hacfe loc Procetos o Entldad
. Modilicar o cancelar préstamos r Controlar y cuadrar nómlna
DESCRIPCIóX: Es un formato que contlene toda fa Informaclón acerca del
préstamo hecho altrabalador para control de las condlclones de este.
DEFIXrcÉX DE FLUJO DE DATOS
totutBhE DE LA tftEA DE FLUJO: Informe sobre modlflcaclones
De¡dc lor Procctot o Entlded ]lacla lor Procctot o Entldad
o Modificar o cancelar prÉstamos r Airstar ¡ueldo o jomales
DESCRIPCIóI: Es el dato de los camblos hechos o modlllcaclones a el préstamo
de un trabaJacfor
DEFIXrc|ÓX DE FLUJO DE DATOS
toMBRE DE l-A LÍIEA DE FLUJO: Informes sobre aJustes
Derdc lor Proc*o3 o Entldad ]lacle lor Proceto! o Entldad
a o Alustar euoldoe o lornales
DESCRIpCIóI: Dato sobre alustes hechos por subsldlos, bottlllcaclones, testlgos,
descuentos.
57
osni¡cÉx DE FLUJo DE DATos
totúBRE DE tll t¡iEA DE FLUJo: Informe de entrada ds cafla
Dcsde lo¡ Procesot o Entldad ]lacfa lo¡ Proccsot o Entldad
a r flustar sueldos o pmales
DESCRIPCIóX: Oato deltonelafe por cada lefe de zona de caña entrada a fábrlca.
DEFITrcÉT DE FLUJO DE DATOS
iOfügne DE LA llf en DE FLUJO: Tarieta de control rocargo nocturno
Deede lo¡ Proccsos o Entldad llacla loe Proccsof o Entldad
a o Efectuar llquldaclón recargo nocturno
de escoltas
DESCRIPCIóI: Es el dato de las hores recargo noctumo laboradas por los
escoltas.
DEFIT|G|ÓX DE FLUJO DE DATOS
totIBRE DE U ilf rn DE FLUJO: Aluste a sueldos o fornales
Derdc lo¡ Proccsot o Entldad llacla lo¡ Proccfoü o E¡rtldad
o Afustar sueldoe o lomales o Controlar y cuadrar nórfrta
DESCRIPCIóil: es h descrlpclón de los afustes hechos a los trabaladores.
'EDEFITICIÓX DE FLUJO DE DATOS
toMBRE DE l¡ LIilEA DE FLUJO: Of,clo de embargos
Derde los Procctot o Entldad llacfa lor Procctot o Entldad
a r Controlar embargos
DESCRIPCIóX: Dato de empleados con embargo en luzgados.
DEFITICÉT DE FLUJO DE DATOS
xolflBRE DE l.A LIilEA DE FLUJO: Embargos
Oesde los Proccoo! o Entldad ]lecle lor Procctot o Entldad
. Controlar embargos o Controhr y cuadrar nómlna
DESCRIPCIóil : lnformaclón sobre embargos de nómlna.
DEFITICIÓX DE FLUJO DE DATOS
toMBRE DE LA titEA DE FLUJO: Reg[stro de InscrlpclÓn de trabaladores
Dc¡dc lo¡ Proccfot o Entldad ]lacle lor Procctot o Entlded
o o
DESCRTPGÉI: Detalle de trabaJadores inscrftos al ISS
DEFITICIÓX DE FLUJO DE DATO8
(q
Degde los Procesos o Entldad ]lacla lo¡ Procesos o Eúfded
a r Efectuar reportes de Incapacldad
DESCRIPCIóX: Detalfe de los trabaJadores Incapacltados por el ISS
DEFIXICIO]I DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE LA LllEA DE FLUJO: Certlficado de Incapacldad
Dcrdc lor Proceros o Entlded Hacla lor Proccfoe o Entldad
a r Lir¡uidarincapacidades
DESCRIPCIóX: Informaclón del ISS para la DMslón de RRll sobre tlempo de
Incapacldad.
DEFITICIOT DE FLUJO DE DATOS
tOtlBRE DE LA LIilEA DE FTUJO: Informe de lncapacidades
Dcode lor Procmor o Entldad ]facfa lo¡ Proccfo¡ o Entldad
o
a
Efectuar coltrol de incapacidades;
Efectuar reportes de Incapacldad
r Liquidar incapacidades
o Efectuar controf de Incapacldades
DESCRIPCIóX: Informe gobre datos deltrabafador y caracterfdhas enfermedad o
accldente.
---¿I Univcrsilal Autónom¡ de Oallmh II srcluN BIBLIoTECA I! __
-J
60
DEFIXICIÓX DE FLUJO DE DATOS
]{OMBRE DE LA LIilEA DE FLUJo: Exámenes ocupaclonales
Dcsde los Procesos o Entldad Hacfa lo¡ Procmo$ o Entldad
r Hacer exámenes preocrpaclonalcs de
lngreso
a
DESCRIPCIóX: Oatos sobre salud deltrabafador en el momento de la selecclón.
DEFITrcóX DE FLUJO DE DATOS
iOMBRE DE LA tltEA DE FLUJO: Hola de vida
Deedc lor Proccsor o Entldad Hacfa lor Proccros o Entldad
a e Seleccionar personal nuevp
DESCRIPCIóI: Datos del trabafador asphante.
DEFITICIÓX DE FLUJO DE DATOS
I|OMBRE DE l¡ LIilEA DE FLUJO: Soficitud de trabajo
De¡de lo¡ Proce¡o8 o Entldad ]lacfa lo¡ Procsos o Entldad
r Efectuar la contrataclón de empleados a Sefecclonar perconal nuevo
Corfrolar y cuadrar nómhao
DESCRIPCIÓX: Informe sobre cergo asplrado y datos deltrabafador
6I
DEFIXICIÓT DE FLUJO DE DATOS
xoMBRE DE LA LIXEA DE FLUJo: Datos generales
Derde lor Proceros o Entldad Hacla lot Proceso3 o Entldad
o r Hacer exámenes proocupacionales de
ingreso
DESCRIPCIóil: Datos clfnlcos del trabalador.
DEFIXICIÓTI DE FLUJO DE DATOS
toMBRE DE l-A LitEA DE FLUJO: Datos exámenes prsocupaclonales de ingreso
Desde los Procesot o Entldad lfacla los Procesos o Entldad
. Hacer exámenes pr€ocupacionales de
ingreso
r Efectuar la contratación de empleados
DESCRIPCIóil: Informe sobre resultados dé hacer exámenes preocupaclonales de
lngreso.
DEFITICIÓT DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE l-A L|HEA DE FLUJO: Reglstro de subsidlo por incapacidad
Desde lor Procesos o Entldad Hacfa los Procesos o Entldad
. Llquidarincapacidades r Controlar y cuadrar nómina
DESCRIPCIÓil: Informe de vafor de subsldlo según dfas de Incapacldad,
62,
caracterf stlcas accldente.
DEFIXrcÉX DE FLUJO DE DATOS
tomBRE DE LA LIilEA DE FLUJO: CÓdigo de ingreso
Desde lo¡ Proceso3 o Entlded llacfe lo¡ Proce$os o Entldad
OETITTóX DE FLUJO DE DATOS
tOilBRE DE LA Uff EA DE FLUJO: Deducclones por aslstencla
Dc¡de los Procctot o Entldad llacla lo¡ Proccsot o Entldad
. Llquidarhcapacidades r Controfar y cuadrar nómina
DESCRIPCIóI: Informe de aslstencla del trabafador pare deduclr dlas no
trabafados sln llcencla.
DEFITrcÉX DE FLUJO DE DATOS
ioMenr DE tA LftEA DE FLUJO: Flcha examen m6dico de Ingreso
Desdc lo¡ Procetot o Entlded ]facfa lo¡ Procctog o Entlded
. Hacer los exámenes prsocupacfonales
de Ingreso
r Controlar y cuadrar nómina
DESCRIPCIóil: Dato de tlpo de examen y resultado para enexar a la hoJa de vfda y
sollcftud de trabafo.
63
o Efectuar la contrataclón de empleados I r Controlar y cuadrar nómlna
DEBCRfPCIÓil : COOigo asfgnado altrabafador al momento de eer seleccionado,
DEFIIICIOX DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE LA LIXEA DE FLUJO: SAIIdA dE MATCTIAIES
Drcdr lo¡ Proccror o Entldad Hacía los Procceoe o Entldad
o o Entregar elementos de protecclón
personal
OEBCRIPCÉil: Documento que sirw para soficitar materiales a almacén de
sumlnlstros.
DEFITICIOT DE FLUJO DE DATOS
NOMBRE DE LA LIXEA DE FLUJO: Requlslclón de materlales
Deede los Proccso¡ o Entldad Hacía los Procoror o Entldad
. Entregar elementos de protecclón
personal
o
DESCRIPCIÓil: Documento que slrve para adqulrir materiales o elsmentos de
afmacón.
64
DEFIXICIÓII DE FLUJO DE DATOS
lloMBRE DE LA tfXEA DE FLUJO: Detalle efementos protecciÓn personal
Desde loc Proceso$ o Entldad ]lacfa los Procesos o Entldad
a o Entrega elementos de protección
personal
DESCRIPCIóil : Documento donde se verlfca fos elementos a entregar.
DEFIXICIOX DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE tA LIilEA DE FLUJO: Entrega elementos protección personal
Derdc los Procetoi o Entldad ]lacfa lo¡ Procesos o Entldad
o Entrega elementos de protección
personal
t
DESCRIPCIóil: Documento soporte entrega de elementos a usuarlos.
DEFI]IICIÓ]I DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE LA tlllEA DE FLUJO: Reporte interno de accidentes de trabajo
Dcrdc los Procetos o Entldad ]lacfa los Proccsos o Entlded
a r Registrar accidentes de trabajo
DESCRIPCIóil: Reporte de accldentes de trabafo presentados en el Ingenlo.
65
DEFIXrcIÓT DE FLUJO DE DATOS
llolflBRE OE LA títEA DE FLUJo: Reporte interno accidentalidad
De¡de los Procesos o Entldad ]lacla los Procmos o Erfldad
o Registrar accldentes de trabajo o
DESCRIPCIóil: Documento donde se reglstra los detalles de un accldente de
trabalo de un trabaJador.
DEFIXrcÉil DE FLUJO DE DATOS
XOilIBRE DE LA LlllEA DE FLUJO: Reporte de accldentalidad
Dcsde los Proccsot o Eilldad Hacla los Procesos o Entldad
r Registrar accidentes de trabajo a
DESCRIPCIÓII: Consolldado donde se resumen los accldentes presentados.
DEFIXICIÓX DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE LA LlllEA DE FLUJO: Listado de accidentes del mes
Desde los Procesos o Entldad Hacfa los Proce$os o Entldad
a o Elaborar resumen de accldentalldad
DESCRIPCIóI: Regtstro de los accldentes presentado en un mes.
56
DEFIf,ICIÓH DE FTUJO DE DATOS
¡IOMBRE DE LA LltlEA DE FLUJO: Resumen cuantitativo de accidentatidad
Desde los Procesos o Entldad Hacfa los Procesos o Enttdad
o Efaborar resumen de accidentalidad a
DESCRIPCIÓX: Resumen que muestra la cantldad de accldentes presentados en la
empresa.
DEFTI{ICIÓ]I DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE LA LlllEA DE FLUJO: Resultados exámenes médicos
De¡de loc Proceso$ o Entldad ]lacfa los Procesos o Entldad
a r Controlar enfermedades auditivas
DESCRIPCfóf : Regtstro del dlagnostlco de exámenes médlcos reallzados.
DEFIXICIÓT{ DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE LA LlllEA DE FLUJO: Remisión de pacientes
Desde los Procesos o Entldad llacfa los Procesos o Entldad
r Controlar enfermedades audithas a
DESCRIPCIóI: Orden de traslado de un paclente al lSS.
DE FLUJO DE DATOS
]IOMBRE DE LA l{EA DE FLUJO: Solicitud de reubicación
Hacla los Proc*os o EntldedDesde los Proce$os o Entldad
o Controlar enfermedades audltivas
DESCRIPCIóX: Or¿en para camblar de puesto de trabafo a un trabafador.
DEFII{ICIÓX DE FLUJO DE DATOS
TOMBRE DE LA tltf EA DE FLUJO: Resultado exámenes médicos
Desde los Procesos o Entldad llacfa los Procesos o Entldad
O r Gontrolar pacientes expuestos a
plaguicidas
DESCRIPCfóI{: Reglstro del dlagnóstlco de exámenes médlcos reallzados.
DEFITICIOX DE FLUJO DE DATOS
]lOtYlBRE DE tA LlllEA DE FLUJO: Remisión de pacientes
Desde los Proce$os o Entldad HacÍa los Procesos o Entldad
r Controlar pacientes expuestos a
plaguicidas
I
DESCRIPCIÓil: Orden de traslado de un paclente al lSS.
óE
DEFIXICIÓX DE FLUJO DE DATOS
]IOMBRE DE LA LlllEA DE FLUJO: Solicitud de charlas de prevención
Desde los Procesos o Entldad Hacla loe Procesos o Entldad
a r Controlar pacientes expuestos a
plaguicidas
DESCRfPCIóil: Carta del tSS donde se plden dar charfas de prevenclón para
maneJo de plagulcldas.
DEFITICIO]I DE FLUJO DE DATOS
TOMBRE DE l-A LIilEA DE FLUJO: Resultados exámenes módicos
Desde los Procesos o Entldad ]lacla los Procesos o Entlded
a ¡ Controlar paclentes con alto riesgo
cardiovascular
DESCRIPCIóX: Reglstro del dlagnóstlco de exámenes médlcos reallzados.
DEFIIICIÓT DE FLUJO DE DATOS
TOMBRE DE tA LlllEA DE FLUJO: Remlslón de pacientes
Desde los Procesof o Entldad Hecla los Procesos o Entldad
. Controlar pacientes con alto riesgo
cardlovascular
a
Áq
DESCR|PCIóH: Orden de traslado de urr paciente al lSS.
DEFmtC DE FTUJO DE DATOS
ilOmBRE DE LA LillEA DE FLUJO: Informe del control sobre pacientes
Desde los Procesos o Entldad Hacfa los Proceso3 o Entldad
a r Controlar paclentes con afro riesgo
cardiovascular
DESCRIPCIóil: Informe del estado y recomendaclones sobre paclentes.
DEFIHICIÓII DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE LA LillEA DE FLUJO: Resultados exámenes módicos
Desde los Procesos o Entldad Hacfa los Procesos o Entldad
a e Controlar pacientes hipertensos
OESCRIPCIÓ}|: Reglstro del dlagnostlco de exámenes médlcos reallzados.
DEFI¡IICIÓ]I DE FTUJO DE DATOS
I|OMBRE DE LA tlllEA DE FLUJO: Remislón de pacientes
De*de los Proce$os o Entldad Hacla los Procesos o Entldad
r Controlar paclentes hlpertensos a
DESCRIPCIÓil: Orden de traslado de un paclente al ISS
€Univ¡rsi.raJ Autónom¡ de CccíJrr!¡
SECCION SIBI¡OITCA
70
DEFI]IICIÓX DE FLUJO DE DATOS
xomene DE LA LíileA DE FLUJO: Sollcitud de terapia flsica
Desde los Procesos o Entldad Hacla los Procesos o Entldad
. Controlar paclentes hipertensos a
DESCRIPCIóil: Requerlmlentos de terapla ffslca hechos a Comfacauca.
DEFI}IIC¡ÓT DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE LA LlllEA DE FLUJO: Reporte de trabajadores con Hepatitis B
Desde los Procesos o Entldad ]lacfa los Procesos o Entldad
o ¡ Prevenir Infección por Hepatitis B
DESCRIPCIÓil: lmorme del ISS de los trabafadores Infectados.
DEFII{ICIÓ]I DE FLUJO DE DATOS
ilOmBRE DE LA LlllEA DE FLUJO: Resultados exámenes módicos
De¡de los Procesos o Entldad ]lacfa los Procesos o Entldad
a e Prevenir infección por Hepatitis B
DESCRIPCIóil: negtstro del dlagnóstlco de exámenes médlcos reallzados.
T DE FLUJO DE DATOS
TOMBRE DE LA LfllEA DE FLUJO: Remisión de pacientes
7l
Desde los Procesos o Eilldad Hacfa los Procesos o Entlded
r Prevenlr hrfecclón por Hepatitis B a
DESCRIPCIóI|: OrOen de traslado de un paclente al ISS
DEFI]IICIO]I DE FLUJO DE DATOS
HOMBRE DE LA LIilEA DE FLUJO: Requfsición de droga
Desde los Procesos o Er¡tldad ]lacfa los Procesos o Edlded
o Controlar botiquines a
DESCRIPCIóil: Documento que slrve para pedlr droga necesarla at atmacén de
sumlnlstros.
DEFI]IICIOT DE FTUJO DE DATOS
I|OMBRE DE LA Llt{EA DE FLUJO: Memorando de entrega de droga
Desde fo¡ Procesos o Entldad llacla lo¡ Procesoü o Entldad
. Controlar botlquines o
DESCRIPCIóI|: Soporte de droga entregada a Dependenclas.
DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE LA LlllEA DE FLUJO: Pruebas de conocimiento
De¡de los Procesos o Entldad HacÍa loi Proceso$ o Enttdad
72
¡ Detectar necesldades de capacltaclón lr
DESCRIPCIOII: Pruobas de conocimlentos de aptitudes.
DEFI]IICIOT DE FLUJO DE DATOS
IIOMBRE DE LA tlllEA DE FLUJO: Resultados de pruebas
Dccdc los ProccEos o Entldad Hacía loc Procccoc o Entldad
a o Detectar necesldades de capacltaclón
DESCRIPCIóil: Resultado de pruebas de conocimiento aplicadas.
DEFI]IICIOII DE FLUJO DE DATOS
XOMBRE DE LA LlllEA DE FLUJO: Informe de necesldades de capacltaclón
Desd¡ los Procc$os o Entldad Hacia los Proccrog o Entfdad
r Detectar necesldades de capacltaclón e Hacer sollcltud de capacltaclón
DEBCR|PCIÓil: Reglstro de las necesidades de capacitación irwestigadas.
DEFITICIOT DE FLUJO DE DATOS
I{OMBRE DE LA LIXEA DE FLUJO: lnformaclón sobre cursos
Desde los Proceso$ o Entldad Hacía lo¡ Proccsos o Enttdad
a o Hacer soffcltud de capacltaclón
DESCRIPCIÓH: Boletines a informes sobre cursos prestados por entidades
/J
externas.
DEFIXICIO]I DE FLUJO DE DATOS
IOMBRE DE LA LIXEA DE FLUJO: Información sobre cursos
Desde los Procesos o Entldad Hacfe los Proccsos o Entldad
o Hacer solicitud de capacitación o
DESCRIPCIÓil: Boletlnes e Informes sobre cursos prestados por entldades
extemas.
DEFITICIÓf, DE FLUJO DE DATOS
I{OMBRE DE tA LlflEA DE FLUJO: Cursos a desanollar
Desde los Procegos o Entldad Hacfe los Procesos o Entldad
t r Evaluar cursos y seminarios
DESCR¡PCIóil: Detalles sobre cursos que serán tomados por los empleados.
DEFIXICIOX DE FLUJO DE DATOS
TOMBRE DE LA tlllEA DE FLUJO: Informe sobre seguimiento de cursos
Desde los Procesos o Entldad Hacfa los Procesos o Effldad
r Evaluar cursos y seminarios a
DESCR|PCIóH: Reglstro del avance de la capacltaclón de un empleado.
74
oenxrcÉt DE FLUJo DE DATos
tlOtrlBRE DE l-e [íiee Oe flU.lO: Informe sobre seguimlento de cursos
Desde los Proce$os o Entldad Hacfa los Procesos o Entldad
a o Detectar necesidades de capacitación
DESCRIPC|Óil: Reglstro del avance de la capacltaclón de un empleado.
Fúrnl6: Los Aulorss
3.1.8. Dlagrama de FluJo de Documentos. En estos dlagramas se descrlben los
movlmlentos de cada uno de los documentos que se manelan en la dMslón. Ver
Flguras de la 9 a la 36.
75
FJAIIü0otrHrAro
FIGURA g. Dlagrama de Flufo de Documentos para el Proceso de Exámenes
Ocupaclonalcs de Ingreso.
FUEITE: LOS ALTTORES
7u
FIGURA l0 Dlagrama de Flufo de Documentos pere él Proceso de Recargo
llocturno de Escoltas.
FUÉI¡TE: LOS AUTORES
11
FIGURA 11. Dlagrama de Flufo
Llquldaclón de IncaPacldades.
fUEtlTE: LOS AIITORES
de Documentos Para el Procsso dc
75
FIGURA 12. Dlagrama de Flufo de Documentos para el Proceso de Reporte
dc Incapacldades.
FUEI¡TE: LOS AUTORES
7e
FIGURA 13. Dlagrama de
Incapacldadcs.fUEIfE: LOS ATITORES
--lUniversitad Autónoma dc 0ail¡rtr
sEccroN ElELtoTtcA
Flufo de Documentos para el Proceso de Control de
80
mtG Eq
¡t{tJlrc¡rs6ñaretl
mcñl0Hrt3momtEnln¡EHDO'cFr0rcfir|(fctut¡ ltttñ@
IrmFEI
;frnEarl@trsffñt
FIGURA 14. Dlagrama de Flufo de Documentos para el Proceso de Control y
Cuadrc de llómlna.
FUEilTE: LOS AUÍORES
EI
||ñ,*xt nu
ottsA tFAE Dlf¡ott rt^a^t^¡últD
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FIGURA 15. Dlagrama de Flufo de Documentos para el Proceso de Revlslén y
Cuadrc Ccneo.
FUEITE: LOS AUIORES
8¿
FIGURA 10. Dlagrama dc Flufo dc Documcntos para el Proccso de Rcvlslón y
Cuadre Comparatlvo.FUEIITE: LOS AUTORES
83
Htüo ffihdo$o
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F|GURA 17. Dlagrama de Flufo de Documentos para el Proceso de
Coneolldado Semanal-Glulncenal Contable.
FUEITE: LOS AUTORES
84
FIGURA 18. Dlagrama de Flulo de Documentos para et Proceeo de Control
Estadistlco.
FUEITE: LOS ALTIORFS
85
FIGURA 19. Dfagrama de Flufo de Oocumentos para tlModlflcaclón y Cancelaclón de Préstamos.
FUEIITC: LOS AUIORES
Froceso de Ingreco,
8.;
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FIGURA 20. Dlagrama de Flufo de Documentos para el Proceso de
Modlflcaclón o Cancclactón de Préstamos.
FUETTE: LOS AI"ITORFS
87
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FIGURA 21. Dlagrama de FluJo de Documentos para el proceso de
Contrataclón dc Obrcros y Emploados.FUEXTE: LOS AUTORES
89
FIGURA 22. Dlagrama de Flufo de Documentos para ef Proceso de Control de
Embargos.
FUEI{TE: LOS AUTORES
Fre€
U¡ira¡s.r¡J Autdnoma de ccc¡JtlllSECCION EIBLIOIECA
90
FIGURA 23. Dlagrama de Flufo de Documentos para et Proceso de Entrega de
Elemrntos de Protcectón Personal.
FUEffTE: LOS AUTORES
ot
F|GURA 24. Dtagrama de
de Accldontas.FUEITE: LoS AUToRES
Ffufo de Documentos para el proceso de Regtstro
>L
FIGURA 25. Dfagrama de FluJo de Documentos para el Proeeso de Resumen
Cuantltatlvo de Accldcntes.FUEIITE: LOS ATTÍORES
93
FIGURA 28. Dlagrama de Flufo de Documentos para el Proceso Reporte
Interno Accldcntcs.FUEXTE: LOS AUTORES
;+
atfficAtoBsr¿ rvt/lErroDr lC
¡¿ct!fr!:) at
/Drtscrfct tl tt^l^ro
FfGURA 27. Dlagrama de FluJo de Documentos
Invcctlgaclón dc Aecldcntcs dc TrabaJo.
FUETTE: LOS ALIORES
para el Proceso de
95
rmrpEt?oota rfñ/?ftr,a ñm
¡IDG¡EAEcoffiDt
FIGURA 28- Dlagrama de Flufo Documentos pare el Proceso de
Enfcrmcdades Ocupaclonales Conrervaelón Aurlltfva:
FUEITE: LOS AUIORES
96
FIGURA 29. Dlagrama de Flufo de Documentos para el Proceso de Control a
Trabafadoree Expuestos a Plagulcldas.
FUEXTE: LOS ALTT0RES
tt
FIGURA 30. Dlagrama de Flufo de Documentos para el Proceso de Control de
Paelcntc Hlpcrtenso.
FUETTE: LOS AUTORES
98
FIGURA 31. Dlagrama de Flufo de Documentoe
Prevcnclón de Infecetón por Hepatltls B.
FUEXTE: LOS AUTORES
Para el Proceso de
oo
FIGURA 32. Dlagrama de Flufo de Documentos para el Proce¡o de Control de
Paclentce eon Alto Rlecgo Cardlovascular.
FUETITE: LOS AUTORES
tu'r¡::,.i Autónoma de OccidfftC
STCCION BIELIOTECA
MGEIEI!trmIFlotrE
100
FIGURA 33. Dlagrama de Flu.fo de Documentos para cl Proceso de Control dc
Botlqulnee.
FUFIITE: LOS AIIORES
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JEFE OgfTOmnrtt to llutAft) ¡Hrm
¡gstÍECDI !lI!UC¿IA¡I' ¡Ef^rrF ipl
FIGURA 34. Dtagrama de Flufo de Doeumerfos para el Proeeso de Detecclón
dc llcccsldadcs dc Capacltaelón.
FUE IITE : I..OS ALITORES
l0z
aútxBt¡ l!¡A?¡flf/¡r:Fr IF r\i^
F¡GURA 35. Dlagrama de Flufo de Documentos para el proceso de
Sollcltud dc Capacltaclón.FUETTE: LDS AUTORES
103
FIGURA 38. Dlagrama de Flufo de Documentos para el Proceso de Evaluaclón
de Cureos y Semlnarlos.
FUETTE: LOS ALTTORES
4. REQUERIMEilTOS DE I]IFORMACIO]I
Con base en el anállsls reatizado sobre los diagramas, descripclones, anállsis de
r¡alor agregado (AVA), se determinan los requerimientos de información asf ,
4.T. AilÁL|8|8 DE LA EITUACÉil ACTUAL
En los diferentes procssos que se realizan se encontraron pasos innecesarios
como: transportes consectrtivos, colas, ac{Mdades lmproductinas, duplicldad de
actMdades. Ver Tablas de la 1 ala 24.
4.1.1. Traneportes Consccutlvos. Aquellos traslados de documentos de una
dependencia o área para ser erwiada a otra dependencia, sln modificar o, generar
actMdades que agreguen valor llnal al procedimlento.
4.1.1.1. Causae.
. Exagerada tramitologla en documentos,
e Poca actuallzaclón de procesos normalizados,
105
o Falta de definición an funciones especlficas y encargados del maneio de
informaclón,
o Desconocimiento de los procedimientos.
4.1.1.2. Conrccucncla¡.
¡ Dgmoras en procesos,
o Dificultad en toma de decisiones,
e Pórdida de información.
4.1.1.t. Solucloncs.
r Dismlnuir los exagerados controles y firmas en Entidades gue no agr€gan vafor al
procoso.
r Determlnar funclones especfficas a los encargados del fluio de ffiormaclón
asignando las responsabilidades y total conocimiento del proceso gue están
desanollando.
106
4.1.2. Colas. Son las esperas o demoras que tienen los documentos al llegar a
una entldad, donde entran en llsta de espera para ser revisados.
4.1.2.1. Cauea¡.
o Exagerada tramitologfa,
r Funcionarios con demasiada carga de trabajo,
o Carencla de orden en la Información.
4.1.2-2. Concccucncla¡.
o Demoras en el procgso,
o Pórdidas de documentación.
4.1.2.3. Solucloncs.
r Sisternatizar sistemas de verificación de documentos.
r Prlorlzar actMdades o procesos, controlar aqueflot que sean priorltarlos y
ellmlnar tramltologfa para procesos secundarlos.
t07
. Racionalizar el maneJo, control y flujo de información.
4.1.3. Actlvldades lmproduc'tlvae. Aquetlas actMdades innecesarlas que no
agregan valor af proceso y no son parte li¡ndamental para el resultado flnaf de la
operación.
4.1.3.1. Causar.
r Procsdfmlentos estáticos y obsofetos,
o Falta de coordlnaclón de fas enildades lrwolucradas.
¡ Falta de un análisls del r¡alor agregado antes de una normalizaclón del
procedimiento.
4.1.8.2. Con¡ccucncla¡.
o Demoras Inlusttficadas en el proceso,
r Altos costos de fa Informaclón,
o Dillcultad en toma de decisiones.
108
4.1.3.t. Soluclohc¡.
o Actualizar procedlmientos.
r Unfllcaclón de conceptos en ef sistema administratirc.
1.1.4. Dupllcldad dc Actlvldadce. Aquelfas actMdades que so realizan
simultáneamente y que tienen como fin la culminación del mismo procedimiento.
4.1.4.1. Causas.
o Desffiormaclón,
r Desconoclmlento de las norma$ o procedlmientos,
. Responsabilldades no muy bien definidas,
. Desconoclmlento de los manuales de funclones,
4.1.4.2. Consccucnclac.
o Incongftencla de la información,
109
. Dmcunad para exlgir responsables,
r Creaclón de informaclones falsas,
o Dilicultad para la toma de declslones.
4.1.4.3. Soluclonc¡.
Unificar conceptos y responeables en el desanoflo de las actividades
irlplucradas.
Dar a conocer a todas las dependencias las condiciones y requisitos para
efectuar procedimientos que involucren el área de Gesfión de personal.
,i Autónoma ds OeciCüh;sC0l0N BIBLI0TECA
O. REAUERIMIETTOS DE COIITROL
Despu6s de hacer un análisis de los métodos de control existentes se encuentra la
debllldad que se presenta en la real¡zaclón de controlee diarlos para el fluJo de
documentos en todas las áreas que Intervien€n en la gestlón de personaf.
Se elpllcan a contlnuaclón en gue consiets el control gue ss ha de efectuar sobre
los procesoe adminlstrath¡os.
r.1. rtFoRMACfóil DUTRUI
Es de mucha utilidad para medir y controlar las actMdades de los centros de
informaclón, con elfin de establecer parámetros que sirvan para analuar actfuidades
que no se efectúan en Intenalos largos de tlempo como control de accldentes de
trabajo, reportes de incapacidades, remisión de pacientee af lSS, informes de
entrada de cafla.
0.2. txFoRirActot SEMATAL
Es el lnforme de las actividades reaf¡zadas en cada centro de Informaclón deepués
de una (1) semana.
I¡I0.9. txFoRMActot MEtEuAr
Informe de las actMdades de cada centro, comprenderán los sigulentes Informes:
o Realrzación del control de botiquineE on todas las área¡ del Ingenio
o Resumen mensuaf de accldentes de trabaJo
r Reglstro de prÉstamos soflcitados y aprobados por nómlna de personal
r Reglstro de modilicaciones o cancelacionas de pr6stamos a trabajadores
o Reglstro de recargo nocturno de escoltas (informe de horas trabajadas)
o El registro de inscripclón de trabaJadores al ISS
i o lmns{lgaclón sobre causas más frocuentes de accidentes de trabalo
o Elreglstro de Incapacidades y deducciones por asistencia que permite cuantificar
ef ausentlsmo de obreros o empleados por causa de accldentes de trabaJo,
enfermedades ocupacionales o enfermedades eventuales.
ll2
. El control de embargos a trabafadores o empleados para su respectiva
deducción por nómlna de personal.
o. DlsEflo lócrco DEL xuEvo srsrEMA
Conslste en Incluir todas las operaciones que se consideran necesarfas para
efectuar en forma lógica cada uno dE loe procesos admlnlstrativos y de control
planteados; de la mlsma forma se excluyen aquellos pasos que Ee considera
afectan o interfieren en algún proceso.
0.1. CATIBIOS EFECTUADOS AL 8ISTETIA
0.1.1. Anállsle dsl Valor Agregado. Mediante este tipo de análisls, se Bvalúan
cada una de las actMdades lrvolucradas en los subprocesos para elimlnar
actMdades lmproductlvas, transportes o flufos innecesarios y de esta manera
buscar aglllzar elpaso do fa Informaclón a través def sistema. Ver Tablas de la I a
la 24.
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C.1.1.1. Procc¡o de prústamoc (tngresos). Se presentan dos (2) transportes de
datos suceslvos a diferentes entidades sin que se efectúen operaciones sobre el
formato o se requlera de alguna lnformaclÓn.
El formato rra desde Auditoria a Control nómlna y despuós rsgresa desde control
nómina a la Divieión Comerciaf y Financiera.
De un total de 13 actMdades en el procedlmiento so presentan cinco (5)
transportes (38,46%).
Se propone la eliminación del transporte del formato "soficitud de préstamo" de
Audltorla a control nómlna y erMar el documento dlrectamente a ta DMslón
Comerclal.
S.1.1.2. Procero do próctamos (Modfflcaclón o cancclaclónf. De un total de
nuevs (9) opcraciones de nuws (9) actMdades cuatro (4) son transportes
(44,44%) dos (2) de estos transportos del formato "modflicaclón o cancelaclón de
próstamos' son realizadas consecutiramente sin efectuarse algún cambio en el
formato.
Se ellmlna el transporte del formato desde Auditoria a Control nómlna y envlar el
formato directamente a informática para su rospectita digitación.
139
0.1.1.3. Proce¡o de contrataclón dc obreros o cmplcadoe. En este
procedlmiento de un total de 32 actMdades ss presentan ocho (8) transportes
(25%). Hay dos (2) transportes consecutivos de la "sollcltud de trabalo" sln que se
efectúe ninguna operaclón entre las entidados que reciben elformato.
Se elimina el transporte del formato desde la DMsión de RRll a Nómlna y se erwla
elformato dlrectamente a Auditoria para su control respecthro.
6.1.1.4. Proccro dc rrportc dlarlo dc occoltar. De un total de l3 actMdades se
presentan seis (6) transportes (46,15%). Hay dos (2) partes del procedimiento en
que se presentan dos (2) transportes consecutivps del formato "recargo nocturno
de escoltas' en los que las entldadss no realizan ninguna actMdad sobre el
documento. Se elimlna el transporte del formato desde el dlrecthrc del escolta af
escolta y enviarlo directamente desde el Dlrectfuo al Jefe del Departamento de
Seguridad Ffsica.
Tamblén se ellmina el transporte del documento desde el Jefe de RRll al Jefe de
Segurldad Flslca y erMarlo directamente desde elJefe de RRll a Controlnómina.
0.1.1.t. Proccco dc ailrrga dc cfcmcntoe dc protccclón pcrconal. En este
procedlmlento de un total de once (1 I ) actividades cuatro (4) son transportes
(36,36%), dos (2) controles (18,18%). Se elimlnan actMdades de control en las
cuales solaments ss firma para legallzar el pedldo, pero este no lmpllca un camblo,
af pedido inicial re dejan únicamente las actividades principales de requisición de
Univcrs,¡¿d Autónoma de 0ccídrrhSECCION EIBLIOTECA
140
yunmaterlalss, la salida dq materiales, el reglstro de los elementos sollcftados
control de lo entregado.
C.1.1.C. Procc¡o dc ruglctro dc eccldcntc dc trabafo. En este procedimiento de
un total de ocho (8) actMdades cuatro (4) son transportes (60%) una (1) actMdad
lrnproductfv¿ (12,5%) un (1) archivo (12,5%).
Se elimina ta actMdad lmproductha que es realizar un reporte adicional al ISS que
puede ssr el rnlsmo reporte Interno de accldentes, pero como consolldado tamblÉn
se ellmlnan dos (2) transportes consecutivtcs uno del reports al ISS y otro al Jefe
de segwldad Industrial para arcJñ¡ar.
Se propone cnJe el reglstro siga los slgulentes proce<limlentos fundamentales: el
Jefe de cada sección elabora un reporte do accidentes para Eeguriclad industrial,
ésta por su parte complementa el reporte con la informaclón faltante, y erwiando a
enfermerfa para notilicar al ISS y archinr.
Los subprocesor de Inwstlgación de accldentes de trabalo, reglstro de accidentes
y r€sumen cualitatfuo de accidentalidad no sufen variaclón.
8.1.1,7. Procl¡o dc eontrol dc botlqulncc. En ests procedimiento de un total de
18 actMdades hay una lrnproductira (5,6%) ublcar droga en almac6n, dos (2)
controles firmae (11%), ciete (7) transportes (38,9%) y una (1) cola (5,6%) espera
l¡+l
sn la autorlaclón de un pedido. Se ellmina la actfuidad lmproductiva, quo ss ublcar
una droga, QUo ya debe estar codificada, se elimina la cola y se eimplilican los
transportes asf:
Salud ocupaclonaf reafiza un inwntarlo mensual de la droga existente en fos
botiquines de todas las áreas, entonces realiza la requisición de la droga al almacén
(segun los procedimientos de la DMsión Sumlnlstros), cuando la droga ya esta llsta,
ealud ocupacional diligencia la salida de materiafes (segtin procedimientos de
DMslón Sumlnlstror), al reciblr la droga, ealud ocupaclonal entrega la droga a las
diferentes dopendenciac diligenciando un memorando de entrega de droga.
8.2. DIAGRAMA DE COIITEXTO
Itustra las relaclones que eÍsten entre la dMsión de Retaciones Industriates
(Gestlón de Personal) y las Entidades Externas. Ver Figura 3.
0.8. DEECRTPC|Óil FUilCTOIfAL DE PROCESo
Es ef resumen de los proceEos y rubprocesos plarileados en ef nuevo modelo
lóglco, asf:
142
Slstema de información para el área ds Gestlón de personal del Ingenlo La Cabaña
S.A.
0.8.1. MODULO T{OMIIIA DE PERSO]IAL
o Sollcitar y aprobar préstamos
o Modilicar o cancelar préetamos
r Controlar embargos
r Alustar eueldos o lornalee
o Controlar y cuadrar nómina
r Reportar y controlar Incapacldades
r Liquidar lncapacldades
r Hacer exámenes ocupaclonales de ingreso
r Selecclonar y contratar personal nuevo
0.E.2. TIODULO SEGURIOAD ITDUSTRIAL
r Entregar elementos de protecclón personal
o Reglstrar accldentes de trabaJo
o Elaborarrssúmenes accidentalidad
143
0.3.T. MODULO MEDICITA PRA'ETTIVA
o Controlar snfermedades auditivas
r Controlar paclentss con alto riesgo cardiomscular
o Controlar pacientes hipertensos
o Prevenir infección por Hepatitis B
o Controlar botiqulnes
o Controlar pacientes e,puestos a plaguicidas
0.3.4. moDULO DE CAPACTTACóil
o Detectar necesldades de capacitaclón
o Hacer solicitud de capacitación
o Evaluar cursos y seminarios
6.¡l. DUIGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE PRIMER XÍVEL: TUEVO MODELO
lÓerco
Eldlagrama de flulo de datos para la dMsión de RRll. está formado por dlagramas
de fluJo de datos que describen los procesos y el movimlento de datos en el
sistema. Ver Flgura 37.
144
C.0. DIAGRA¡||A DE FLUJO DE DATos DE SEGUIDO lllVEL: TUEYO
MODELO IóCICO
Con eslos diagramas se llustran con mayor detalle cada uno del os subsistemas.
Ver figuras 6, 7, I y 38.
O.O. DEFIIIICIOT DE E]ITIDADES EXTER]IA8
Para el nuevo modelo lógico, la dMsión de Relaciones Industriales interactúa con
las mismas entidades externas que sn el sistema actual. Ver capftulo 4.1.5.
8.7. DESCRTPC|Óil DE PROCE$oS
Es la definiclón de cada uno de los procesos identllicando las lfneas de fluJo y los
depósltos de datos asoclados. Ver capftulo 1.1.6.
8.8. DESCRIPCIÓT OE FLUJO DE DATOS
Es la definlclón de las llneas de fluJo de datos que so maneJaran en ál nusvo
modelo, identtlicando fas estructuras asociadas. Ver capÍtulo 4.1.7.
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6.9. SISTEMA DE I]IFORMACÉN PROPUESTO
El slstema de Informaclón propuesto para el meJoramiento de la gestlón de personal
del Ingenlo la Cabafia, se denomfna SIGESP (Sistema de Información en Gestión
de personal), consta de cuatro (4) módutos prlncipales que son:
Módulo de nómina de personal.
Módulo seguridad industrial.
Módufo medlclna preventiva.
Mórlulo capacltaclón.
La interacción de estot cuatro (4) módulos permite el controly op{imización de toda
la Informaclón entorno a todos y cada uno de los trabaladores de la empresa,
desde el momento de su ingreso, permanencla y liquidación del personal.
0.0.1. Dlagrama dc Contcxto SIGE$P
CAPACTTAC|oN
FIGURA 39. Dlagrama Conterto SIGESP.
Fuente: Los Ar¡tores
148
S-9.2. Doscrlpclón SIGESP. SIGESP, aplicativo automatizado donde so procesa
y almacena la lnformaclón prweniente de cada uno de los módulos irnrolucrados, la
entrada de informaclón al SIGESP se hace mediante terminales en cada uno de los
módulos, donde se Ingreean loe datos recogldos en formatos especlales dlseñados
para cada una de las necesidades de lnformación.
8.9.S. Roqurrlnilrnto¡ dr lnformaclón por Módulo
0.9.8.1. tómfna dr Prr¡onal
o Selecclón y contratación de personal.
r Control nómina.
o Control nowdades nómlna.
0.e.8.2. Scgurldad Induetrlal
r Edregar elementos protección perronal.
o Reglstrar accldentes de trabaJo.
0.0.8.3. Mcdfclna Prrvcntlva
r Coúrolar enfermedad€s infectecontagiosac.
a
o
t49
Controlar enfermedades ocupacionales.
Controlar botlquhes.
0.9.3.4 Capacltaclón
r Detectar necesidades de capacitaciÓn.
r Hacer sollc¡tud de capacilaciÓn.
o Er¡aluar cursos y seminarios.
0.9.4. Formatoc para Rceolocclón dc Informaclón por Módulo
0.9.4.1. tómlna dc Pcr¡onaf
0.9.41.1. Contrataclón Laboral dc Obrcroc y/o Emplcadot. A continuaclón se
€numeran los formatos que se utilizarán en $IGESP.
r Nowdades lngreso de personal: formato donde se conslgnan loa datos del
empleado que Ingresa a trabalar.
r Madsnlrnlento archlvo maestro nómlna: se conslgnan todos los datos del
empleado referentes a forma de pago, fecha de ingreso, cÓdigo de ingreso,
tamblón se reglstra la Información referente a próstamos y embargos.
I un;,",- ,l¡rtoror*¡r 0cciJrrt¡I rtcit0N EIBL|OTECAL
150
. So¡¡cnud de trabajo: formato que coiliene los datos generales de trabaiador
aspirante.
o Hola de üda: se consignan datos referentes a estudios realizados por el
aspirante y referencias.
o Códigos de ingreso: formato en el que se registra el ingreso del trabajador con
un respectlvo códlgo.
o Contrato indMdual de trabajo: formato en gue se registra el tipo de contrato que
eltrabalador tendrá con el Ingenio.
e Folder de personal: folder donde se llevan los documentos anteriormente
menclonados.
r Flcha oxamsn de Ingreso: formato donde se registran los datos cltnlcos del
trabaJador aspirante.
A.9.4.1.2. Afuctar cucldoc y/o lomafcc
o Afuste a sueldos o jomales: formato donde se registran los afustes a sueldos qu€
se hacen a cada empleado por concepto de subsidio de transporte,
bonlficacfones autorizadas, festivos trabalador, tonelaJe para cada Jefe de zona
adminlstrativa.
l5t
C.9.4.1.S. Controlar Embargos
e Control embargos: formato donde se registran los embargos de sueldos a
empleados por concepto de préstamos.
8.9.4.1.4. Sollcltar y AProbar Próetamos
o Solicitud de próstamos: formato en el que Bs consignan los datos personales y
laborates del empleado que sollclta un prés{amo rotatorlo a la empresa.
8.9.4.1.0. Modlflcar o Cancclar Pró¡tamor
r Control Ingreso de préstamos: formato donde se registran las entradas de
nuevos préstamos al sistema de nÓmina
r Modfllcaclones y cancelaclones de pr6stamos: sn este formato se registran las
modflicaciones o cancelaciones de próstamos hechas por eltrabaJador.
¡ So$citud de pago wcaciones y préstamos: en este formato ce registran loe
datos del empleado al cual le ha sido aprobado un pr6stamo para hacer el
correspondiente trámite de Pago.
152
8.9.¡Ll.t. Efcctuar LlquldaclÓn Rlcargo Xoc{urno dc Escoltae
o Tarieta de control recargo noctumo: formato donde se registran las horas de
recargo noctumo trabaladas por cada escolta.
S.0.41.7. Efcctuar Rcportc do lncapacldadc¡
r Reporte de hcapacldadee: formato donde se registran los datos del trabalador
incapacftado para llquldación.
0.0.4.1.8. Efcctuar Control dc lncapacldad
r Informe de Incapacldades: es el irforme semanal de incapacidades sn la
empresa para control estadlstlco.
8.0.4.1.8. Llquldaclón dc lncapacldadct
r Llquldaclón de Incapacldades: formato con datos del trabajador lncapacltado
para efectos de liquidación y pago.
r Deducclones por aslstencias: formato donde se registran las deducclones
hechas a trabaJadores por aslstencia a la empresa.
t53
C.9.42, Scgurldad Indu¡trlal
S.9.4.2.f . Entrega Elcmontos Protccclón Pcrconal
Sollcitud de etementos de protección perconal: formato donde el trabaiador
registra qus tipos de elementos necesita para su protección personal,
generalmente por reposición de elementos deterlorados (ver futexo 2).
Efementos de protección personal entregados: formato donde seguridad
Industrial reglstra los elementos que entregará a tnr trabalador ya ssa por
prlmera voz ó atendiendo una solicitutl del trabajador para reposiciÓn de
elemerÉos deterlorados (Ver anexo 3).
8.9.4.2.2. Rcglstrar Accldcntce dc Trabalo
Informe accldentes ó incidentes de trabajo: formato donde el Jefe de Sección,
área ó SupeMsor registra un accidente o Incidente de trabaJo, reportado Por un
trabalador, 8u locellzación y poshles causas. Informando Inrnsdlatamente a
segwldad lndustrlalpara Eu registro. (wr anoxo 4).
Reglstro accidentes de trabajo: formato donde ss descargan los datos
prorunlentes de Informe accidentes de trabaJo. (Ver anexo 5).
154
8.9.4.t. Mcdlclna Prrvcntlva
0.9.4.E.1. Controlar Enfcrmcdadc¡ Infccto{ontaflocar
o Control enfermedades infectocontagiosas: formato donde se regis{ra el Ingreso
de un trabajador a los programas de control de er¡fermedades
infectocontagiosas, para su tratamiento, controly seguimiento (rrer anexo 6).
8.0.4.9.2. Controlar Enfermcdadec Ocupaclonalec
o Control enfermedades ocupacionales: formato donde se registra el ingreso del
trabaJador a programas de control de enfermsdades adqulridas por e)poslción a
condlciones de riesgo dentro de sus labores diarias, para su tratamlento, controf
y segulmlento (wr anexo 7).
6.0.4.3.3, Controlar Botlqulnce
r Controlde botlqulnes: formato donde se registra la cantidad de droga entregada,
su movimlento y existencia, en cada una de las áreas del Ingenlo (ver anexo 8).
8.9.4.4. Capacltaclón
8.0.4/11. Haccr Soffcltud dc Capacltaclón
¡t5
o Necesldades de capacitación: formato donde el Jefe de ¡\rea o Secclón notilica
a Recursos Humanos el tipo de capacitación que necesltan sus empleados,
fustiñcando el porque de la sollcitud, y para quien se solicita (ver anexo 9).
¡ Informe sobre cursos: os un Informe que recibe Recursos Humanos de Entidados
Externas de capacltación, sobre cursos que se programarán dándolo a conocer
a las áreas del Ingenio a las cuales pueda interesar.
8.0.0. Ll¡tado¡ Grncrado¡ SIGESP
e.0.!.1. llómlna dc pcreonal
r Mantenimiento archirro maestro de nómina.
o lnforme entrada diario de caña.
r Listado de embargos.
r Listado de endeudamiento.
o Llstado de Incapacldades.
¡ Llstado de v"lldaciones.
o Informe de rracacion€s y llcencias.
o Afustes cobradog al lSS.
r Incapacidades con dfas pendientes próximo proceso.
r Personal en racaciones.
r Psrconal en llcencia.
156
. Antlc'rpos por ficha de personal.
r Antlclpos por tlpo de deducción.
r fnconsistencias en liquidación de devongados.
o Obreros sin transacclonss.
o Inconsistenclas en apllcación de deducciones.
o Asiento contable en planilla de obreros.
o Retenclón de impuestos a la renta.
r Deducción por anticipos.
r Atrtlclpos obreros.
r Informe de corte de caña.
o Aportes a la cooperativa.
o Aportes al comlsarfato.
r Aportes a la asistencla,
r Planilla de obreros.
r lrforme de personaf con saldo cródlto.
r Informe de deducción eindicato.
o lnforme control horas extras.
r Informe rgEumon do derrongados por sitio de pago.
r lnforme de libro de ealario¡.
r Informe análisls llquldación dewngados.
r Reglstro atfabótlco de trabafadores.
r Reglstro de trabaJadores por ficha.
157
C.0.0.2. Scgurldad Industrlal
r Reporte accidentalidad.
¡ Llstado ublcaclón de elementos de protecclón.
0,9.0.t. Mcdlclna Prrvcntlva
o Listado enfermedades infecto-contagiosas.
¡ Llstado enfermedades ocupaclonalss.
r Llstar|o control botlqufn.
0.0.0.4. Capacltaclón
r Listado capacitaclón por área.
r Llstado segulmlento y evaluaclón a capacitaclón.
r5E
0.9.8. Dlagrama Xlvcl I SIGESP
INCáPAC¡DADES
FIGURA ¿10. Dlagrama lllvol I SlGEgP
Fucntc: Los At¡tores
0.9.7. Dcccrlpclón dc Proccdlmlcnto¡ por Módulo
6.9.7.1. llómlna dc Pcrsonal
0.9.7.1.1. Contrataclón Laboral dc Obrcros y/o Emphadoe. Despuós de
realizada fa selección del personal se ingresa a SIGESP el folder de personal que
contlens todos los datos del asplrante selecclonado y se procede a Ingresar al
trabafador al eletema (organlgrama), el reglstro do inscripclón af ISS se confronta
tf'otT¡ 0l Ettfc¡rDt
r59
con SIGESP. Perlódlcamente SIGESP genera llstadoe del censo de personal y
control de ingresos/egnesos.
C.C.7.1.2. Afurtar Suoldoc y Jomalcc. De acuerdo con la informaclón que
proporclona nómlna de personal a SIGESP sobre alustes, este genera llstadoe que
permite sfectuar un controlmas estricto sobre la entrada de cafla al tngenio. Toda
la Informaclón de entrada de caña se registra en SIGESP para control eetadfstico.
0.9.7.1,8. Controlar Embargor. SIGESP recibe de la Secretaria cortrol nómina
obreroe-empleados los documentos concemlentes a préstamos. El sistema
dwueh/s los reportes de ernbargos por este concepto. SIGESP gsnera listados
por secclón para efectuar control sobre embargos a tr,abaJadores atrasados con su
obligación.
6.0.7.1.¡1. Sollcltar y Aprobar Prú¡tamos. El trabaJador elabora la 'Solicitud de
Pr6stamos'y este formato se presenta al Jefe inmedlato. La información que ee
conslgna en ef formato ee accesada por SIGESP para su registro. SIGESP genera
reportes con los próstamos aprobados y envfa estos llstados a control nómina.
Perlódicamerile SIGESP reclbe Informaclón de actualización de próstamoc tales
cofrr, modlflcaclones o cancelaclones.
0.¡.7.1.C. Modlflcar o Cancclar PÉdamoc. Después ds realizada la aprobación
de prÉstamos para obreros-empleados la información sobre ef trabalador ss
Univorsidad Auldnoma de 0ccid¡nt¡SECCION BIBLIOTECA
160
reglstrada en SIGESP, quisn genora llstados periódlcos de endeudamlento y
embargos. Cuando un trabajador desea modilicar el próstamo Be elabora un
formato que ss erwfa a auditorla. Cuando el trabalador cancela el prÉstamo debe
solicitar un paz y sahro, este formato es llevado a control nómha para elaborar el
formato'Modlllcaclón o Cancelaciones". Esta informaclón sobre modtficaclones o
cancelaciones Be registrada en SIGESP para llelar un control eobre el proceso de
próstamos.
C.e.7.1.C. Efcctuar LlquldaclÓn Rccargo lloctumo de Eecoftae. El escolta
elabora el reporte diario de trabalo y se lo entrega at directiw escoltado. Este
reporte es elMado al Jefe de Departamento de Seguridad ffsica. Eeta información
es reglstrada en SIGESP para efectuar un control sobre el recargo noctumo de
escoltas y los pagos guo por este concepto se hacen a los trabaladores. También
se lle\¡a reglstro estadfetlco del número de escoltas que trabaja en la empresa.
0.9.7.1.7. Efec'tuar Rcportc dc lncapacldadcs. La secretaria de control nómina
recibe las incapacidades expedidas por el lSS. Esta información es ordenada
affabétlcamente y se elabora un reporte de lncapacldades. La Información as
registrada en SIGESP para generar listados de incapacidadee que son erwiadas
cada área para controlar el ausentlsmo por incapacldad SIGESP archira la
información para efectuar control estadfstico de incapacidades por enfermedad,
accldente, etc.
r6l
0.9.7.1,8. Efoctuar Control dc lncapacldadcs. La sscretaria control nÓmina
recibe los certificados de incapacldad y elabora el informe de incapacldadee.
SIGESP registra la Información eobre incapacidades para gsnerar flstados de
Incapacidades. Para cada área del Ingenio y controlar ausentlsmo. Princlpalmente
estos listados se envfan al Departamento de Hlglene y Seguridad Industrial para
elaborar estadtsticas y registro hlstórlco.
0.9.7.1.9. Efcctuar Llquldaclón dc Incapaeldadcs. La secretaria de control
nórnina reclbe los certilicados de incapacidad expedldos por el lSS.. Según el
certificado de incapacidad se efectúa la liquidación de esta según 'Pfanifla de
aportes al lSS".
Esta llquldación es reglatrada por SIGESP qulen verifica la liquidación y erwfa de
rruwo a nórnlna para su asiento en nÓmina.
8.0.7.2. Scgurfdad Induttrlal
S.9.2.1. Entrcga dc El¡mcntos dc Protccclón Prrtonal. De acuerdo a la
eollcltud erMada a segurldad lndustrlal por parte del trabalador, se procede a
Ingresar a SIGESP los datos del trabalador, su ficha y el códlgo de la secclón a la
cual portenoce, una \€z aprobada dlcha sollcitud, sogurldad industrlal procedo a
cancelar dhha sollcitud, quedando registrado en SIGESP, la fecha, la ublcacÍón y el
162
smploado a qulsn se le eritr€gan los slsm€ntos. Para su posterior control mediante
el listado generado por SIGESP,. ubicación de elementos de protección, el que
permite saber la cantldad de elementos entregados por área, su perlodo de
renovación, las necesidades de estos y proveer su actualización.
8.9.7.2.2. Raglstrar Accfdrntcc dc Trabafo. Con base al Informe dc accidentes
o Incldentes de trabalo elMado por los Jefes de área o escclones a segwldad
lndustrial, esta procede a reglstrar en SIGESP todos los datos, área del accidente,
ficha y nombre del trabalador o trabajadores Involucrados, fecha, tumo, superlor o
Jefe lnmedlato, poslblea causas. De acuerdo a estos datos el $IGESP gsnora un
listado reporte de accldentalidad que permfte evaluar áreas de riesgo, periodicidad
de accldentes, posibles responsables, cuadros comparathrus por perfodos de
tlempo, acciones preventlvas y corectivas a tomar.
0.9.7.t, Mcdfclna Prcvcntlva
0.e.7.2.1. Controfar Enfcrmodadcc fnfccto{ontaglocas. Por cada paciente
atendido por rnediclna preventlva ss procede a lle\ñar su historial médico,
identflfcando el tipo de enfermedad sufrida, su gravedad, ubicación del trabaJador,
personal en corüacto, tratamiento a eegulr y control, toda esta informaclón se
lngresará a SIGESP para llevar el hlstorlal de cada trabalador, permftiendo además
la evaluación estadfstlca de enfermedades por área y por perfodos medlante el
fistado de enfermedades lnfecto-contagiosas generado por SIGESP.
163
0.g.7.3.2. Controlar Enfcrmcdadce Ocupaclonalcs. Por cada paciente atendido
en mediclna preventin por una enfermedad ocupacional (causada por riesgos
hborales), s€ procode a Ingresar al SIGESP, los datos del paciente, ficha, área de
ublcaclón, dolencia ffslca, poslbles causaE, tratamiento y control. SIGESP genera
un llstado de enfermedades ocupacionales, que permite la erraluaclón estadlstica de
enfermedades ocupaclonales, por áreas, tlpos de actividades reallzadag y posibles
causas.
0.e.7.8.3. Controlar Botlqulnoe, Medicina preventiva registra en SIGESP la
can¡dad de droga quo se ha entregado a cada área para su botiquln, su
clasificación, ef perfodo de renolación, la fecha de caducidad de ciertas drogas y
los responsables. El sistema gensril un llstado de control, donde se puede vsr¡licar
los morimientos de droga en cada una de las áreas del Ingenio.
A.9.7.4. Capacltaclón
0.9.7.4.1. Dctcctar y Satlrfaecr ilccccldadc¡ dc Capacltaslón. Rscursos
Ffunranor ingnesa af SIGESP las eolicitudes de capacitación enviadas por los Jefes
de área o secclón, con los datos de los trabaladores a capacftar, su llcha, fecha de
sollcitud, área a gue pertenecen, tipo de capacitación a recibir, iustificación de dicha
capacfraclón. El sistema SIGESP genera un llstado de capacitación por árca, que
permite ovafuar, la cantidad de cursos ofrecido¡ y su aceptación, las áreae con maE
164
nscesldades d€ capacfrac¡ón, los cursos más eolic¡tados y la cantldad de personal
que ha sido capacitada.
Q.9,7.4.2, Evatuaclón a Curcor y Srmlnarfor, Recursos Humanos Junto con ef
Jefe inmedato del personal capacltado llenan un formato de seguimlento y control a
estos curEo$, para luego registrar dicha información al SIGESP permltiendo la
er¿aluaclón a los programas de capacltaclón programados. El slstema g€nera un
llstado de segulmlento y waluación a capacitación qus psrmite wr el estado
inmediato de los programas de capacltaclón.
7. AtALtStS COSTO BEtEFtCtO
Este punto se dedlca al cálculo del costo/beneficio del proyecto, el cual es una
parte lmportante de todo anállsls de sistemas. El propósfto desde luego es mostrar
a los usuarlos, del slstema propuesto, que los beneficlos que ss espera obtener
superan los costos esperados.
7.r. ArÁL|sts DE COSTOS
El propóslto de esta actMdad, es calcular todos los costos anticipados asoclados
con el sictema, no eolo el costo de análisis y diseño, sino tamblén el costo de
instafaclón de operación y mantenlmiento, además los costos extras.
7.1.1. Co¡to dc Anállsls y Dlscño. El dinero que se requlere para el análisls y
dlsefto det elstema de Informaclón para control de documentos quc se propone, tue
estlmado para el presupuesto presentado en el anteproyecto y suma $4.472.000.
Ver Tabla 25.
7.1.2. Co¡toc Opcraclonalcc. Una vez instalado el sistema al Ingenlo le costará
dinero continuar operándofo, los costos operacionales tomados en cuenta para el
presente proyeclo son $4.320.000. Ver Tabla 26.
166
7.2. AilÁL|3IS DE BEilEFfCIOS
En este punto se pretende calcular los beneficlos del slstema propuesto se debe
partlr de la base del análisis del slstema actual.
Ef beneficio está representado por las actMdades y procedlmientos quo sean
ellmlnados por Innecesarios y obsoletos, cada procedimlento Inuclucra costos por
gestión que actualmente son de $83.450, wr Tabla 27, con la raclonallzación y
slstematlzación de procesos se propone unos costos por gestlÓn qu€ son de
040.000, ver Tabla 28. La bala en los costoe se deben a la dismfnuclón del tiempo
empleado, ptr los usuarlos en el desanollo de las actMdades Involucradas y
eliminaclón de rangos Innecesarioe.
TABI¡ 26. Cotto dc Anátlsls y Dlscño
Descrlpclón Costos IMaterlales
Allmentaclón
Transporte
Salarlos
Otros
Total
200.000.oo
480.000.oo
432.fi10.oo
3.300.000.oo
60.000.oo
1.172.00O.oo
Fuente: los Ar¡tores
167
TABI-A 2E. Costo Opcraclonalce
Deecrlpclón Costos $
Mantenlmlento Correctlvo
M antenimiento Preventivo
Repuestos para los Equipos
Tinta para lmpresora
Energla
Total
1.000.000.oo
1.800.000.oo
8ü).000.oo
270.000.oo
450.000.oo
4.E20.000.oo
Fuente: los At¡tores
TABIA 27. Costo por Gestlón en Documentos Sl¡tema Ac{ual
Oercrlpclón Co¡to¡ IUsuarlo
Pathador
Anallsta
Secretarla
Jefe Departamento
Olrector DMslón Usuarla
Papel
Tlnta
Otros
6.800.oo
3.775.oo
6.315.oo
5.575.oo
11.500.oo
19.336.oo
4.500.oo
15.000.oo
10.850.oo
Total
Fucntc: los Aúores
83.450.oo
168
TABLA 28. Co¡to por Gcetlón cn Documentos 8l¡tcma Propuosto
Deecrlpclón Costo¡ tUsuarlo
AnaHsta
Encargado SIGESP
Dhector DMsión Usuaria
Papel
Tinta
Mantenlmlento
2.500.oo
2.128.oo
7.500.oo
6.250.oo
3.472.oo
7.500.oo
10.650.oo
Total 40.000.oo
Fucntc: los Autores
8. REOUERIMIETTOS PROCEDIMETTALES
De acuerdo con el análisls actual, ee sncontró que el Ingenio la Cabaña,'poee€
normas de procedimlentos, denominadaE normas fNCA, para ef estudio se utillzan
normas tipo adrnlnistratfuo, que se descrlben en el capftulo 5 de la norma INCA, Ver
Anexo 10.
En cada una de ellas ss eetablecen los pasos a elecúar, se asignan
responsabilldades, y se descrlbe el dillgenclamiento de los documentos.
Para el presente estudio se tomaron normas administrath¡as de la DMsión de
Relaclones Industrlales y Dosanollo Humano.
UnivorsitJ¡C Autónome dc OcciaailasEcctoN EtBL|oTECA
e. cotcluSloilE8
Debido a la cantidad de información que tiene que manejar el área de gestiÓn de
personal, hace que se presenten dillcultades en cuenta a la oportunidad y
wracidad de la mlsma, haciendo necesario, rwislones y rectilicaclones
adiclonales a los datos solicitados.
La información gue se manela lrnrulucra rnrias áreas responsables que son
nómlna de personal, seguridad lndustriaf, medicina pranertlva y desanollo
hurnano. Cada una lle\ra el control de sus datos de una manera aislada, lo que
se busca es la unlllcaclón de criterios para evitar la duplicidad de informaclón.
Se utlflzan formas obsoletas de almacenarniento y control de los documentos que
no permiten lfevar un historial de loc trabajadores real.
Medlante el diagnóstlco reallzado en el área de gestlón de personal se
encontraron los factores mas reler¡antes que afectan su desanollo. Factores
que fUeron anallzados durante el desanolfo del proyecto y a los cuales se les
busco soluciones adecuadas dentro del sistema de información.
l7l
De acuerdo al estudio se determinaron las necesidades de informaclÓn para los
usuarios directamente involucrados con el sistema y se planteo un modelo
acorde con estas necesidades, revisando primero los procedimientos realizados
por cada uno de los módulos y er¡aluando su efectMdad para que de esta
manera Ingresaran al slstema procedimientos más útiles que faciliten la fluidez de
información.
10. RECOMETDACfOf,ES
. Unificar criterios para el maneJo de la información en todos los niwles, asignando
responsabilldades a nlvel de jefaturas de Departamentos y Dlrectores de DMsión
para actualizar permanentemente fos datos de la planta de personal que esta a
su cargo.
r Melorar los sistemas de afmacenamiento y archivo de información principalmente
formas, documentos, hoias de vtda y cuadros estadfsticos, creando una base de
datos qu€ permita hacer el segulmiento histórico de un trabajador desde su
ingreso a la empresa, hasta ef momento de su refiro.
o lmplementar tecnologfa de punta que agilice la gestlón admlnlstrativa, utilizar
medlos efectrónicos para registrar, almacsnar y mantener la informactón.
r Documsntar los procesos adminlstrathrcs, donde se describan fas polfflcas,
regfas, controles, procedimiedos y flujo de Información, que respatda fa gestión
de personal en todos sus nlwles,
¡ Erraluar permansntemente la calidad de la informaclón, En cuanto a su wracidad
y actualidad.
r73
Capacltar al personal responsable del manejo de la información, on el control y
manipulación de los datos, discriminando lnformación confidencial y la de uso
general.
üilizar sistemas de codificación de la información, qua ligue DMsión,
Departamento, Sección y Subsecclón, para locallzar inmediatamente los datos
requeridos.
La recopilación y análisis de la información se debe clasilicar de acuerdo a la
periodlcldad con que ss recibe bien sea en forma diaria semanal ó mensual,
efectuando un control sobre procesos crfticos dentro del sistema.
La lnformación que se genere debe ser entendible por los usuarios para que de
esta manera contribtrya de una manera mas eficiente a los requerimientos del
solicitante.
BIBLIOGRAFíA
o BERTALANFY VON LUDWING. Teorla General de los Sietemas, Fondo de
Cultura Económica, 1.985.
r BITTLELL L. RAMSEY. Enciclopedia del Management Grupo Editorial Oc6ano,
Espalla 1.971.
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Administración, McGraw Hill, I .984.
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McGraw Hill, 1.989.
r GARCÍA DE SOLA JUAN F. Estructura de fa información, McGraw Hill, 1.988.
. I-IARTMAN W. MATTHES. Manual de los Sistemas de Información, Ed.
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Hilt, 1.985.
175
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r YORDON EDUARD. Análisis estructurado moderno, Prentice Hall,
Hlspanoamérica, I .992.
AilEXOS
AXEXO A ORGAIIIGRAMA Y PLA]ITA DE PERSO]IAL DE tA ETIPRE9A Y DEL
Ánet DE RELActoxEs ttDusrRtALEs
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INGENIo LA cABAÑa s.a.CUPO DE PERSONAL
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112121
JUNTA DIRECTIVA
GERENCIA GENERAL
SECRETARIA GENERAL . OTNOS
ASESORES DIRECTIVOS
REVISORIA FISCAL
ASESoRES rÉcNtcos
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DIVISION COMENCIAL
DEPTO MERCADEO
DEPTO DE VENTAS EN DISTRITOS
OEPTO, MANEJO PRODUCTO TERMTNADO
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8 TEMPORALES
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DtvtstoN frR.il.
DEPTO SE(JURIDAD
DEPTO PENSONAL
DEPTO. HtgtENE y SEGUn|DAD TNDUSTRTAL
DEPTO. ltti,OtCl¡¡R PREVENTTVA Y DEL TRABAJO
DEPTO BIENESTAN SOCIAL Y COMUNTCACION
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too200300400
DEPTO MANTENIMIENTO
DEPTO. REPARACION AGRICOLA
DEPTO TRABAJOS ESPECIALES
DEPTO. OPERACION Y TRANSPONTESnfi '¡t'fA$DtVióibñ'n¡Ao;,Acmóoü-q${f; lr,yl
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UIVISIUN TAUHIUA
DEPTO ELECTRICO
DEPTO MOLIENDA
DEPTO PROYECTOS
DEPTO METODOS DE MNTO
DEPTO MNTO ELABONACIÓN
DEPTO GENERACTÓN OE VAPOR
DEpro METRoLoGfA E tNSTnUMENTActóNDEPTO MEJORAMIENTO AMBIENTAL
DEPTO DE ELAEORACIONmryi6-tEtróÍVi¡¡ | oñ-FABñ i éÁTiT6ügry,r,rlr¡}fiñq:
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INGENIo LA cABAÑa s.n.CUPO DE PERSONAL
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TIIDI EAñAA ,|;if OBBEROSFi{ t'rlNTER¡NOSLl¡ sbToTAt':fl ¡l¿OBSERVAICIONES'IrOO
ooloorootoo
)tvrsroN cAMPo)EPTO COSECHA
DEPTO INGENIERIA DE CAMPO
DEPTO PRODUCCIÓN cAMPo Y AGnoNoMIADEPTO ASISTENCIA PNOVEEDORES
ItEtrtlñmM'di6ñfaAipb-TilWIEll!ÍFffi
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OIVISION FINANCIERA
DEPTO IMPUESTOS Y ACTIVOS FIJOS
DEPTO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS
DEPTO CONTABILIDAD
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I r, I AL'¡rtYrDl(rn. t||tANutts]tA {¡r 30 o o 30)ooroo¡ootoo100
DIVISION CALIDAD
DEPTO CALIDAD DE CONFONMIDAD
DEPTO ANALISIS DE SUELOS
DEPTO ING INDUST Y NORMALIZACION
DEPTO DESANROLLO HUMANO
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T ESTUD, EN PRACTICA
29tooioo
DPTO AUDITORIA GENERAL
DPTO JUNIDICO
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: lNgENlO LA CABAI{A'l ¡ii'r.r'.ll',,r'',, rol 1 213 237 r 745
GENENCIA GENENAL
ATEXO B FORfrIATO SOLICITUD DE ETEME]ITOS DE PROTECCIóT
PERSOTAL
SOLICITUD DE ELEMETTOS DE PROTECCIÓTPERSOTAL
DMSÉN_ DEPTO Y/O SECCóil
ilohaRE DEL TRABA'.IADOR- cARGo- FICHA-EIE}VCNTO DE PROTECC|ÓN SOTICTTADO
ATEXO C FORTIATO ELEIIIE]ITOS DE PROTECCIOT PERSOTAL
ElITREGADO8
ETE]UIEXTOS DE PROTECCóX PERSOXALETTREGADOS
DEPTo Y/o sEccróx_
cERTtFtco ouE Rrcnl Los AilTERToRES ErEl'rl{Tos DE pnoreccÉ¡¡SEGURIDAD PARA SER UTITIZADOS EN EL DESE}V?EÑO OE M LABOR.
JEFE DEPTO HIOIENEY SEOURIDAD
INDUSTRIAt
AI{EXO D FORMATO IHFORMES DE ACCIDEXTES Y/O IIICIDE]ITES DE
TRABA'O
IXFORTIEE DE ACCIDEITES Y'O ITCIDETTE$ DE
TRABruOAtito HE8 DIA
TRABAI,ADOR AFECTADO cÁRgo FrcltA_LUCAR DELACCTDE}ÍrE_
FECHADELACCIDEMTE- HORADELAOCIDEHTE- n Avlll
NPML_J
ACTMDAD REtrTADrA POR EL TMEAI,ADOR EN EL ¡iOlvGNTO DEL ACCIDENTE -
TRAEAIO ORDEMDO POR:
cáRgo FrctrA_
PARTE DEL CUERPO HERIDAO AFECTADI
CAAE7A
a,os CARA
PEcHo
ABDOMFN
ESPALtlA
8RAzos
|l[ANOS
DEDns
PIERNAS
PIE DEDOS
MULnP.
OTROS
POSIBLES GAJSAS:
JEFE ltüTCDlATO FtcHA TESTIoO FICHA
Uiii;crsi i¿J Autónoma de 0cciJcnl¡sEcctol{ BIBLIoIECA
A]{EXO E FORTIIATO REGISTRO ACCIDETTE8 DE TRAB'UO
REGISTRO ACCIDETTEE DE TRABruO
PARTES HERIDAS O AFECTADAS
JEFE DEPTO HIGIENE YSEGURIDAD INDUSTR1AT
AT{EXO F FORMATO COTITROL E}IFERMEDADES IIIFECTO{OIITAGIO8A8
COTTROL ET FERMEDADES IT FECTO4O]ITAGIO8AE
DEPTO Y/O SECCION_
ENFERtvf DAD D AG NO STIGA
ATEXO G FORMATO CO]ITROL E]IFERMEDADES OCUPACIO]IALE8
COTTROL ET FERÍYIEDADES OCUPACIOTALES
DMsfóil- DEPTo Y/o sEcclÓN-
TlElvPO DE TRABATO EN EIY|)REL
ENFERTvCDAD PADECIDA
ACÍTMDAD OUE REALIZA Ane¡-
A]IEXO H FORMATO CO]ITROL BOTIQUITE8
COTTROL BOTIOUITES
DMSÉN- DEPTO Y/O SECCÉN
DESCRIPCÚN DROOA ENTREOADA
DESCR IPC IÓ N DRO OA EXISTENTE
RECIEIDO POR ETTREGADO POR
ATEXO I FORTIATO 8OLICITUD DE CAPACITACÉT
SOLICITUD DE CAPACITACIÓX
80LrcnuD
DMSóN-NOhARE
CAT{DIDATOS
NOIVSRE DELPROOR ñtq
DEPTO Y/O SECCÉN
Flc|t (s)
IT{TENSIDAD
JUSTIFICACTÓN DE LA 8OLICITUD
DESTINO
OPERSO}IA NUEVA EN EL CARGO
OSIN OAPACIDAD SUFICIENTE
ODESE}VPEÑ O DEF IC IENTE
OOPTTúEAR DESE}vPEÑO
BDESARROLLAR HABILID¡DES POTEN-ctArEsüvCJORAR TOi/A DE DECISIONES
üfiJORAR RETACIOTIES IHTERPER.soltALEs
ONUEVAS TECNOLOS[AS EN SU CARBO
OPOR CRECMIENTO DEL CARGO
EFUTURO TRASI/ADO AOTRO CÁRGO
OCORREGIR DEBITIDADES DETECTADASosEhililARros
OPOST4RADOS
f|0TRos
DIRECTOR JEFE DESARROLLO gERENCIA
AI{EXO J ÍIORMA lllcA
NORMA INCA gooo-AD-ooo
AITITTITSTRATTVANORIfA ttfcA PAGINA: b4
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5- 4. 5 Noran Ailmintg.trat-Iva
fr¿31:¡'1 lre Jss l-1i)J-f tJc:.1s. j'eé:'j.is. i'c)rlt.l'i)-le-q! if-f JJs'e¿crj.i,njc.¡itc'i,
/-:t'c)crprlJ¿)Jerttoir J'flt¿.lcr cJe rJt)cltl,',)i/itl)-c e l)]fóI'ntlt'jcirl '?lrt ,l'esi-.rJti'l -1 s
a;-"¿Jrirr Aclaúnlstr'.q tJ r'8 (Je J.q Eav:'¡'e.ss e,, tcrrlc)s .s¿ls ,'lJ t'e]es. ttrrj crc:'/Dc] J8
e-q li¡t¡c: tt¡ris o¡g¡.clr J.gs crj crlls J,
^E'-qts no¡nla cc'ttltleJ)e rleJs c.i/-'!J t¡¡Jcrs- €d-l i
5.4-5-t Caf>f tttl.o 7 ObJetivo v Af c''atrce
Ej crb./e tJt O t|e ,'cfJeJ'e ttj FJ,c)l-rc'llrj tcr rJe -lS n{r]-lil.1 -r' el .9Jcl.t/lcr€ A -c¿l
crc)bej'f;lu'g J' llJ t'eJ ¿Je sr:J J c-:tlc'rJ c5rr,
olt7@LA CFBññA uoe.
5. 4 .5. ? GltPf tttlo 3 IFfl¡tlclonea
Es -ln P..tílaJJrl.9cljrl, c:Jst'.t cfe] ¡lJ¡','lJfJc:.t<Jcr tle
tffJJJ.S.ffng en J.i t)(tl,nt,1r lj,t)J' -{eJ' éSt.lS
pdJ'te.rrecleJ' .lJ .ll'g'c)t PJ'oFJtr ci€ lrri É¡'es-
5. 4 - 5 - 3 C^tttf tttl.o 3 C<tttdÍc' 1o¡t'es Ge'¡re¡'e]ea
5e ¿ttryet,.a¡ Jtr¡t It7-JnL-llpiL-r-e, ¿-1rJJ tJc:.9S, J'eArJ.t5, l'f Qt.'J-qJ ttrlr, ,'l0r?lJ.i-e
tr-rtel'rl.cg, Je.t'e¿r.fr r'l¿)Jlcfjc'lJcr]tdrl.t corlsJ(teJ'.il'.¿'1ar'.f Js €"/ectlclÍc5,tt tJ.+J
p¡o(:edJrrje.¿to adnlnl-*tJ'.itJt'o, .qítspt.cJt(tc) J.c esfl'tr(-lttrJ'.i dÉ J.t /ltrJ?i.t i-1.1J'.i
rIJJJ¡'e.,trl,qulent.ct (te (toc¡r/n€.f,'tcls.r'r"c) F,JrocedlnIenf,crd.ir.r¿tJJlJFf,r'.cf,j¡'rrF,
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NORMA INCAolt7@rn cnBnñn
TIPO OE NORMA.
Aütt|tsTRATTVAHORTIA TNCA PAGINA; 55
DE:
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{it¿lrc:s/rj tt¿f c> 4 -.! fte¡-'¿,¡7,1"t?<:j'1i3 .¡' ds,"¿ld'i
5e,,ll¿ret,.tr,'Jil¡t (tc?1-1e,(Je/trrjsS -r'c].it'so:l lnt'ol.tlcrt'.9tfc)S e/l eJ Fl'c)(re(tjlr)ient:o-
ljt¡lrcr¡r j-'-l tu f ct .! . 3 PJ.e-qer; isr:J ci.t,' tJe tjc)crlJ/lléJl tcl¿+
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NORMA INCA 9OOO-AD-OOO
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iie r¡r¡lle¡.¡1J) r/ ciest:l'Jlrell (rB(tJ ¿J.t)c) (te Jc)s cr.i/rl-',c)F ciP J1)¡l fplrllneDtoa
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litr/) Jr)J ,¡-r.¡--1115 dJ'(te.¿lg(to-q e/J !re(]¡rPJ)cljg JcJ¡iJc':s ,te(re^9s,l'Jt)S p.iJ'.'l JJet'¡r' .c
c:slrcr rrlra .1c: tJ r¡J (ts(t !,,./tt ¡---r'c'rc:€tf-f /tl eD t{r J de deor:l'J lie u t I I l zando J.t
/,ref,cr<lrrjcrgi,t 5ll-7H.5e J¿Jc-rj.q is cJcr¡c:J'J¡-'r.:-fci.tl rfe c:"9rLi Pssr) r'cl.ll tll, ¡'¿¡'lrsr
Ctre lndlque tr,s ac:c:Jt)lt ert ¿'u'e-qertfe Jl¡dJc:.1tlt c't. c':orrc) j erle{.1, f'e(rj¿)e.
¡J'c,,lJr¡.r- 1-'l.e¡r¡¡,.9. r,e.eJ-f.J¡t, JJeD.q ctcr., utll.JEando e.l ¿le.';c;l' ,ll¿ir,'lel'cr
¡-*crsJlrje rle &rsj.lbr'.ce É1.{J'.1 deflnlt' c:s<l¡ /-l.idcr,
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rle t'¿¿.'¿¿¿¡¡trr¿r eJt e-l "9Jlrr.ic:éJt de I'er:t¡1-'dJ'J?rlcr-s. eJ tlJJJsle.,t;c:J ailllelltc) .!' fltt-lc-t
tle.l fc-tI'tttúto c:oJ'J'es)-1c)tldlenteí I'e"cJ-f,t.i])clcr.llrJ eJ (:(')rltJ'o-¡ tfe |eJll¿"]'e-qo8
de JrrS J'p&rtt€¡fttr$ e.rttlj.t(tc),if .1 J1r3 ¡-:'1"1rv'ddcfc:J'C8,
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Icrclc)-{ Jc)¿.r J'€.|-ltre-{t¿c)il qtre -.r.9Ja'srt (reJ Afn¡ac:é¡l cle -Fec:tr¿rdl'stfc)d, .¡led|'¡¡rt Jcr¿r
¿c)¿(?e¿'tO¡1 /rrtreAtJ'S¡t ( 55 ), /-rJ'étri.t/nc)¿r ( 56 ) .t' ?'€l-r$l'StrÍOrre5 &1crJ' A-AJ'ArJ f J€
í57r, tlelreJ) r'ejrra'?'esaJ' ,n¡Jet,'anrent.e .¡' scr'$ J'e-¡rl-t.l,ftsslrjjjtL:tl dej .7efe tle]
l.l¿rsr:én .;* ff¿c:uPdl'8dcrs €J L.unF'f lnlerrto cle élrtio llttrD.1.
58
3
3-7
3-J.1
ELEilETM)S DET' Effi'CENIHIETNP
I\EHENDEflCIAS t, CAffirS
Autll f,crJ'J.i
A ux 1 L l.l t' A tt rl i f cr¡J¡ -2'¡.1 -i e¡',9cIJ'l dcr] "i
A ux i I j -q t' A L tn-q eé¡t ¡?et:t¡I¡l'.ccfcr¡q
3.2 PfrÑETTACION DEL I{'CTDTET{ZT'
ü (t¿)(?tr¿rc¡.rtf,c) ¡fe p¡e¿"eJrfn e.rt I:}.9ptrj t.l¿r.9l)rr /rrtn(tjs ('r.1t'Ú8 eJ¡ fc)tc)c?c4rj.?dr.
(lo¿ro t'rrígl)ral. y clopj.r-
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AñITIISTTáIIYAlfoRHA TIICA
59
- ¿;¡r.jgjrr€J I-\lJ'a ,4r¿.Jj li¿u'j.r f.rJ-ler' ,4g'r'ic:crJ.a
- (lcrpj.1 /-\?r'Íl At'c:.]t j v"tt Af.il,ac:cfr,' fi'ecrtr¡:€t'ndcrS
Fttrnt1 : l SFlt-9-0tr34
(lc5rJjdr>-' 9573130034
:J. a'.1 flesr:r'Jpt:Jc5¿ cle Jo¡: {l.q¿t¿'trs riej f\>c:ttu€ttto
A t-cltltjrrt¿.qcrjcSrt ¿re <Jtl.*cl.t'Jbe La Jnfctt'n¡ac:Ít1il ?¿re debe cro,terrel'crscJ.e (:.3lll-rc)
rt'*J ¡J'¡1.1ry¿er¡aú-¡,,. Jt+ g++Se*lr.¿ itt*i,tg+++i:j,.,+r ¡.a+j44¡rj,;j.3 f+,.+1 l.á ,t{rr,tret'€c7ó¡z cleL
fpr'D.1to atJ.lunfo e¿ el ANE\O 7.
No.
1 - Nc't.
Cam¡v¿> rtsoerlrrclón
? - (lcrJttrd/-rfcr
N úne t,c't r'rc),t)-érc+r: l,l t J yrr .1¿rc:en(teJl te de c:tr.j t¡cr
<ffgJ fcr-*, eott e,¡ c:udJ ae Jtle¿tjfjc:¡ J-
co,f, tJ'oJJt e-l tltlcrluilp:l tct.
Cn¿rl:o ¿1dJ's .irrofdJ' eJ t:c5cljArrr rJ€J c?r),rrdptc-r
I:r'rP eJ ¿rtr..l] J'eJr)A-J'e¿r.e eJ.tr.tjc:lr]c> .9J
oJL/@[A CFBHñA tron.
3- -Ferrlr¡
,4]¿l.trréll cle fi'ec:lr¿'tlJ'.i¿irrtr, .i^sJ i
55 -- Mrerf;t'.?
56 : Pr'és t,1ntLr-
57 = (;.rJ'.i¿t-ts
[.9¡¡¿-r1r Jr¡¿lrél'Jcrc] de ¿reJg tfjrr-Jfcr-"r cJt eJ Qlre
&re "trrofS J.t fecrl,.q ert 4ue J'ejrt¿r't'e88 e-¡
.tt'ÉJr':tt]cr .tJ Af¡¡,lt:én cle ¡9er:tr¿)cJ'.ttfc)8, cJ)
NORMA INCA
lrrtlt¡y,o¡r'(!.i
-"=";INORMA INCAotr
'7-,7@LR CñBFñA uon.
9000-AD-ooo
IIORUA TNCAPAGINA:
DE:
térnincs de a.iío, mes J, clfa, utilizanclr¿
dos rlTgitos Fa.ra cada corTc€F¿tc¡.
Número conse.','utivo de ,geis dlgitos tlue
Tdentiflca Ia remTeiún corT la cua_l se
envió el artfculo áI p,¡sy¡e¿lor.
5e Snotd el nombre del téf¡ü€,to i-¡tre -€re
est.4 r"eirr¡rr"esando aI .t J-macé¡t rle
t^eCU¡nAl'áclog el CUál debe cojnCi,Tir CC'tl
eI anotar.lo en La RemisTón.
LlamIo F'ara anot¿'¡. el cleetino f itid Ii¡tterno cle I réfi2es¿s , esfg6 j f ic.tnrJo los.slsuienü es paránetros :
- L-uanclo eI conceF.'to ee Ier ga¡.antfa elreEuesto esj instaLar)a en Ia múquina,
anotando su nür¿ero interno J¡ Ia inarca
-(i.¡anclo e] cúIlc€F¡to Éo- F,ür mueetr.e f_t
préstano puecle E,resenta?ee que eltre¡ruesüo ádn sjl"ve J' se da ingreso üJ
invenüa¡'io deI al-macén rJe Recu},era.dog
elabarand't un relnteg:rrt; gue eL re¡,uesto
f l¡ura ell Tnventario J' se ubica
5.
4. No. Femisiórt
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6. ú)t,_eÉ¡.v.tc iones
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PAGINA: 52DE:
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