ANÁLISIS SISTEMA DE RECAUDO ELÉTROINDUSTRUAL IE

ANÁLISIS SISTEMA DE RECAUDO ELÉTROINDUSTRUAL IE 1

Análisis del Sistema de Recaudo de la Empresa Eléctroindustrial IE que Permita

Mejores Resultados Económicos y Financieros

Castro Jaimes Fabian Ricardo

Universidad de Santander

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativa y Contables

Administración Financiera

Bucaramanga

2021


Análisis del Sistema de Recaudo de la Empresa Eléctroindustrial IE que Permita

Mejores Resultados Económicos y Financieros


Trabajo de Grado para Optar por el Título de Administrador Financiero

Garcés Arias Sergio Fernando

Director de Proyecto

Universidad de Santander

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativa y Contables

Administración Financiera

Bucaramanga

2021


Agradecimientos

A Dios que es quien da la vida y siempre estuvo presente en la mía, ayudándome y

dándome ánimos para seguir.

A mi madre Claudia Milena Jaimes Niño, que siempre ha hecho todo lo que está a su

alcance para que nada me faltara y para apoyarme en cada proyecto eh tenido, que siempre se

preocupa por mí y que gracias a ella soy la persona que soy hoy en día.

A mi padre Carlos Serrano Anaya, que siempre ha estado a mi lado, que siempre ha

tenido una palabra de apoyo para mí y que se desgastaba en su trabajo para que nada nos falte.

Al profesor Sergio Fernando Garcés Arias por su entrega y dedicación como docente, por

siempre escuchar en las dificultades y su espíritu para enseñar.

A la comunidad de docentes de la Universidad de Santander que nos dieron lo mejor de sí

como educadores, compartiéndonos todos sus conocimientos.

A la empresa Eléctroindustrial IE que me dio la oportunidad de desarrollar mi práctica

empresarial con ellos.


Dedicatoria

A mis padres, que siempre han estado a mi lado apoyándome, que se esforzaron por

darme todo lo que estuvo a su alcance y que me forjaron como la persona que soy hoy.

A mi Abuela Cenobia Niño Jiménez, quien ha sido un tesoro y una bendición muy grande

en mi vida, que siempre me escucho, me ayudo y me apoyo en todo lo que ha podido.

A mi pareja Angie Pinzón Hernández, quien ha estado muy presente en todo el proceso

de la elaboración de este proyecto y la culminación de la carrera universitaria, en el tiempo que

lleva a mi lado me ha dado muchos ánimos para seguir estudiando y para nunca rendirme a pesar

de las dificultades presentadas en la realización de este trabajo y muchos aspectos de mi vida.

A todas las personas que pusieron de su parte para que la realización de este proyecto

fuese posible.


Tabla de Contenido

Pág.

1. Descripción del Proyecto ................................................................................................ 16

1.1 Descripción del Problema ............................................................................................... 16

1.2 Formulación del Problema .............................................................................................. 17

1.3 Objetivos ......................................................................................................................... 17

1.3.1 Objetivo General ............................................................................................................. 17

1.3.2 Objetivos Específicos ..................................................................................................... 17

2. Justificación .................................................................................................................... 18

2.1 Alcances y Límites del Proyecto .................................................................................... 19

3. Marco Referencial .......................................................................................................... 20

3.1 Marco de Antecedentes ................................................................................................... 20

3.2 Marco Conceptual ........................................................................................................... 21

3.2.1 Clasificación Según su Actividad Económica ................................................................ 21

3.2.2 Clasificación Según su Creación .................................................................................... 22

3.2.3 Según su Tamaño, las Empresas Pueden ser Clasificadas en ......................................... 22

3.3 Marco Teórico ................................................................................................................ 25

4. Diseño Metodológico del Estudio .................................................................................. 33

4.1 Tipo de Investigación ..................................................................................................... 33

4.2 Instrumentos para la Recolección de Información y Sistemas de Medición .................. 33

4.3 Definición de Variables .................................................................................................. 34

4.3.1 Variable de Investigación ............................................................................................... 34

4.3.2 Definición Conceptual .................................................................................................... 34


4.3.3 Definición Operacional ................................................................................................... 34

4.4 Plan de Trabajo ............................................................................................................... 35

5. Resultados de la Investigación........................................................................................ 36

5.1 Estudio del Sistema Actual de Recaudo de la Empresa ................................................. 36

5.2 Análisis de Información Recopilada ............................................................................... 38

5.3 Análisis de los Resultados de la Encuesta ...................................................................... 39

5.4 Análisis Entrevistas ........................................................................................................ 40

5.5 Identificación de Falencias que den Solución al Nuevo Plan de Sistema de Recaudo ... 40

5.5.1 Confirmación de Pagos ................................................................................................... 43

5.5.1.1. Problemática. ................................................................................................................... 43

5.5.1.2. Afectaciones. .................................................................................................................... 44

5.5.1.3. Solución a la Problemática............................................................................................... 45

5.5.2 Registro de Actividades .................................................................................................. 45

5.5.2.1. Problemática. ................................................................................................................... 45

5.5.2.2. Afectaciones. .................................................................................................................... 46

5.5.2.3. Solución a la Problemática............................................................................................... 47

5.6 Evaluación de la Eficacia del Nuevo Plan de Recaudo .................................................. 48

6. Conclusiones ................................................................................................................... 53

7. Recomendaciones ........................................................................................................... 54

8. Medios Utilizados ........................................................................................................... 55

Apéndices .......................................................................................................................... 60


Lista de Tablas

pág.

Tabla 1 Plan de Trabajo ............................................................................................................... 35

Tabla 2 Procesos Positivos y Procesos para Mejorar Eléctroindustrial IE .................................. 42

Tabla 3 Propuesta Sistema de Recaudo ....................................................................................... 50

Tabla 4 Propuesta Proceso Confirmación de Pagos..................................................................... 50


Lista de Figuras

pág.

Figura 1 Bitácora mes de Febrero ................................................................................................ 37

Figura 2 Bitácora mes de Marzo .................................................................................................. 37

Figura 3 Formato sin Diligenciar para Confirmaciones de pago ................................................. 43

Figura 4 Formato sin Diligenciar para Confirmaciones de pago ................................................. 44

Figura 5 Notificación Enviada para Confirmación ...................................................................... 44

Figura 6 Notificación Enviada para Confirmación ...................................................................... 45

Figura 7 Clientes sin Actividades Registradas ............................................................................ 46

Figura 8 Cliente con Actividad de Varios Asesores .................................................................... 47

Figura 9 Cliente con Registro de Actividad Correcto .................................................................. 47

Figura 10 Plan de Mejora Eléctroindustrial IE ............................................................................ 49

Figura 11 Aprobación por Parte de Funcionarios ........................................................................ 51

Figura 12 Perspectiva de Funcionalidad ...................................................................................... 52


Lista de Apéndices

pág.

Apéndice A. Encuesta .................................................................................................................. 60

Apéndice B. Resultado de la Encuesta ......................................................................................... 62

Apéndice C. Formato de Entrevista ............................................................................................. 64

Apéndice D. Entrevista Auxiliar de Recaudo Karen .................................................................... 66

Apéndice E. Entrevista Contadora Liceth .................................................................................... 68

Apéndice F. Encuesta de Aprobación .......................................................................................... 70

Apéndice G. Resultados de la Encuesta ....................................................................................... 71


Glosario

Sistema: Conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el funcionamiento

de un grupo o colectividad.

Recaudo: es el acopio de recursos monetarios y custodia de estos hasta satisfacer una

obligación.

Cobro: Dinero que, en concepto de paga, recibe regularmente una persona de la empresa

o entidad para la que trabaja

Cobranza: Acción de cobrar

Cartera: las deudas de los clientes de una empresa

Crédito: es una operación financiera en la que una persona realiza un préstamo por una

cantidad determinada de dinero a otra persona

Economía: Sistema de producción, distribución, comercio y consumo de bienes y

servicios de una sociedad o de un país.

Finanzas: Conjunto de actividades que tienen relación con el dinero

Empresa: Entidad en la que intervienen el capital y el trabajo como factores de

producción de actividades industriales o mercantiles o para la prestación de servicios


Resumen

Título

Análisis del Sistema de Recaudo de la Empresa Eléctroindustrial IE que Permita Mejores

Resultados Económicos y Financieros

Autor


Palabras Clave

Sistema de recaudo, cartera, cobro.

Descripción

La empresa Eléctroindustrial, es una empresa de origen santandereana con más de 20 años en el

mercado, su fundador es el empresario santandereano Cecilio Vera, esta empresa se unió al

grupo empresarial Internacional de Eléctricos, este grupo tiene 13 sucursales a nivel nacional con

las que incurre en el sector del material eléctrico, para gas, para agua, también tiene presencia en

el sector del petróleo.

El principal objetivo del trabajo de investigación fue el de analizar el sistema de recaudo

de la empresa Eléctroindustrial IE con el propósito de obtener mejores resultados económicos y

financieros para la organización, mediante el estudio del sistema actual de recaudo de la empresa

para el análisis de los procesos usados a la hora de sus cobros, la identificación de falencias que

permitieran el diseño de un nuevo plan de sistema de recaudo y finalmente la evaluación de la

eficacia del nuevo plan de recaudo, que contribuya a la empresa a la obtención un margen

mínimo de cartera.

Los principales resultados de la investigación determinaron las falencias que presenta el

sistema de recaudo de la organización, y el plan de mejora que debe implementarse para el


mejoramiento de sus funciones de cartera. El desarrolló de los objetivos, permitieron definir una

propuesta para la implementación de un nuevo sistema de recaudo que compila estrategias y

componentes claves para el logro de un sistema de cobranza, eficiente, oportuno y necesario que

promete ser más eficiente que el actual.


Abstract

Title

Analysis of the Collection System of the electric Industrial Company IE that Allows

Better Economic and Financial Results

Author

Fabian Ricardo Castro Jaimes

Keywords

Collection system, portfolio, collection.

Description

The Eléctroindustrial company is a company of Santander origin with more than 20 years in the

market, its founder is the Santander businessman Cecilio Vera, this company joined the

International Electricity business group, this group has 13 branches nationwide with Those

involved in the electrical, gas, and water material sector also have a presence in the oil sector.

The main objective of the research work was to analyze the collection system of the

company Eléctroindustrial IE in order to obtain better economic and financial results for the

organization, by studying the current collection system of the company for the analysis of the

processes used at the time of their collections, the identification of shortcomings that would

allow the design of a new collection system plan and finally the evaluation of the effectiveness of

the new collection plan, which contributes to the company to obtain a margin minimum

portfolio.

The main results of the investigation determined the shortcomings that the organization's

collection system presents, and the improvement plan that must be implemented to improve its

portfolio functions. The development of the objectives allowed defining a proposal for the


implementation of a new collection system that compiles strategies and key components for the

achievement of an efficient, timely and necessary collection system that promises to be more

efficient than the current one.


1. Descripción del Proyecto

1.1 Descripción del Problema

Eléctroindustrial es una empresa santandereana dedicada al sector eléctrico, fundada por

el empresario Cecilio Alberto Vera Rojas, quien con su empresa logra entrar al grupo

Internacional de Eléctricos IE donde seria socio a partir de ese momento. En la actualidad

Internacional de Eléctricos es un grupo empresarial que cuenta con sedes en 12 ciudades del país,

Medellín, Bogotá, Cúcuta, Cali, Ibagué, Manizales, Pereira, Montería, Neiva, Villavicencio,

Cartagena y Bucaramanga.

Internacional de Eléctricos, por medio de sus sucursales maneja un gran portafolio de

ventas y compras lo que lleva consigo a que a su vez maneje una gran cartera, en la sucursal de

Bucaramanga, en la que se desempeña el practicante, se manejan ventas a contado dividas en

tres, contado directo, contra entrega y anticipado, También se manejan varios tipos de pagos,

contado directo y créditos que pueden ser de 8, 15, 30, 45 y 60 días; esta asignación es dada a

consideración de la empresa y por registros de pagos anteriores del cliente.

Al momento de vencerse la factura entra el área de cartera en acción, se empieza mirando

diariamente el movimiento de la cartera global de la sucursal haciendo un constante seguimiento

de los clientes para recordarles del vencimiento de las facturas o la proximidad de vencimiento.

Esto se hace por medio de envió de correos que contienen en la mayoría de las ocasiones estados

de cuenta actualizados de cada cliente. Ya después de esto si el cliente no da respuesta se

procede a realizar llamadas buscando respuestas y programaciones de pago, los cuales deben ir

digitados en la plataforma interna de la empresa, si llegado el tiempo acordado el cliente no

realiza el pago se procede a realizar una nueva llamada con el fin que el cliente exprese los

motivos de su incumplimiento y se puede programar una nueva fecha, ya si llegada esta nueva


fecha el cliente no cancela se procese a bloquear en despachos para que el cliente no pueda

solicitar mercancía a crédito hasta que realice el pago de su obligación financiera.

Basado en lo anterior, se pudo observar que uno de los mayores inconvenientes en el

momento de realizar el cobro de la cartera es el no saber cuándo y cómo se debe hacer, lo cual

retarda la cartera ya que, por ejemplo, si una cartera vence el día sábado, que es día no hábil, el

cliente recibirá el primer aviso por parte de la empresa proveedora el día lunes, haciendo que ya

vayan dos días de cartera vencida donde el cliente ni siquiera se ha enterado de la situación de su

cartera y la empresa proveedora ya ha perdido dos días del poder utilizar el dinero de las carteras

que vencieron ese fin de semana.

1.2 Formulación del Problema

¿Es efectivo el sistema de recaudo actual de la empresa Eléctroindustrial IE?

1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivo General

Analizar el sistema de recaudo de la empresa Eléctroindustrial IE que permita mejores

resultados económicos y financieros.

1.3.2 Objetivos Específicos

Estudiar el sistema actual de recaudo de la empresa para el análisis de los procesos

usados a la hora de sus cobros.

Identificar falencias que permitan el diseño de un nuevo plan de sistema de

recaudo.

Evaluar la eficacia que tendría el nuevo plan de recaudo, que ayude a la empresa a

la obtención un margen mínimo de cartera.


2. Justificación

Durante los 8 semestres de administración financiera cursados en la universidad de

Santander se adquieren conocimientos sobre administración básica, las funciones del

administrador, costos, gastos, presupuestos y a su vez conocimientos sobre contabilidad básica.

Usando los conocimientos adquiridos y llevándolos a la práctica en el área administrativa, en el

cargo de auxiliar de recaudo.

En este caso, las funciones del practicante son, intermediar en el proceso de confirmación

de pagos entre el asesor comercial de la sede (Bucaramanga) interno o externo y la central

financiera de la empresa (Ibagué), Realizar un seguimiento de la cartera de la sucursal cliente a

cliente; estudiar las posibilidades de crédito a los clientes que han tenido un buen desempeño en

las compras y pagos, si el cliente ha demostrado ser bueno se le puede asignar un crédito de 8

días, si responde bien a él y la empresa lo considera oportuno se le puede ampliar el crédito a 15,

posterior a este de 30, después de este de 45 y ya si el cliente tiene un bueno registro de crédito y

en su historial de compras y pagos se le asigna el crédito a 60 días, la empresa puede llegar a

otorgar un descuento financiero a los clientes que tiene crédito de 45 o 60 días si estos cancelan

en los 8 días posteriores a la generación del crédito; realizar el cobro de la cartera vencida ya sea

por correo electrónico, llamadas o WhatsApp en casos especiales cuando el cliente lo prefiere.

Siendo este el caso se ha podido visualizar que aunque el sistema de recaudo que se usa

actualmente funciona, es eficaz y eficiente puede mejorar y basados en los conocimientos

adquiridos durante la carrera poder hacer una mejora en la estrategia actual buscando así

fortalecer las estrategias donde la empresa tiene falencias a la hora de desarrollar su función de

cobro a la cartera e implementar una nueva estrategia de recaudo que sea más informativa y


asertiva para el cliente y logrando un aún mejor recaudo mensual con el margen de cartera más

bajo posible.

2.1 Alcances y Límites del Proyecto

Al tratarse de un Proyecto de Grado y de un nuevo sistema de recaudo que se busca

implementar se limita en que como practicante universitario es complicado cambiar un sistema

de recaudo usado por años sin antes llevar la investigación a más profundidad, por eso se en vez

de implementar el nuevo sistema solo se va a realizar una propuesta de cómo sería el nuevo

sistema de recaudo, aun así internamente se tratara de llevar a cabo algunas de las propuesta del

nuevo sistema, esto en pro de evaluar su eficiencia y dejar al final un reporte de cómo sería si se

implementara en su totalidad como nuevo sistema de recaudo de cartera.

También se incluye como limite la posibilidad financiera de llegado al caso ser necesario,

cambiar SAPP mediante se maneja la cartera por uno que se adapte mejor a la propuesta del

nuevo sistema, basados en esto se busca mejor que en el alcance este la utilización al 100% del

SAPP actual, pero usándose con la nueva estrategia de cobranza propuesta por el nuevo sistema

de recaudo de cartera.


3. Marco Referencial

3.1 Marco de Antecedentes

Cortés Ruiz (2018) Politóloga y periodista de la Universidad Javeriana de Bogotá.

Realiza el articulo ¿qué es recaudo de cartera?, en este articulo la autora habla sobre el

significado de cartera, del recaudo de cartera, habla sobre el manejo del recaudo de cartera, sobre

los indicadores de cómo se mide la cartera.

Giovanny (2002) Contador Público Universidad Nacional de Colombia. Realizo un

artículo sobre la Administración de Cuentas por Cobrar. Políticas de Crédito y Cobro, En este

artículo el autor habla referente principal a las políticas de crédito y las metodologías aplicadas

por las empresas para poder otorgar un crédito a los clientes. El autor hace énfasis en que es una

cuenta por cobrar y como debe ser su manejo fundamental para que la administración de dichas

cuentas sea exitosa.

Richard (2001), realizó un artículo sobre la Administración de Cuentas por Cobrar e

Inventarios, En este artículo el autor habla sobre las cuentas por cobras, los tipos de cuenta y

como afectan a la contabilidad de la empresa, nos habla también de las clasificaciones de cuentas

por cobrar y a la cuenta de la empresa que corresponden, hace énfasis también en los inventarios

y las técnicas de administración de inventarios.

Herrera Muñoz & Díaz Realpe (2018), realizaron un artículo en relación con el Análisis e

Implementación de un Sistema de Recaudo en la Empresa Dewars Cosmetique, en este proyecto

los autores hablan sobre la empresa Dewars Cosmetique y de cómo encuentran falencias en el

sistema de recaudo aplicado por la empresa, desarrollando así un sistema de recaudo que sea

eficaz y eficiente para las necesidades de la empresa.


Finalmente, (Borras Acevedo, 2019) realizo su tesis de grado sobre el Proceso de

Recaudo de Cartera y su Optimización en la Empresa Mundo Innova, proyecto en el cual el autor

habla sobre su etapa de prácticas en la empresa Mundo Innova y como descubrió una serie de

falencias en el sistema que tenía la empresa para el cobro de cartera, procedió a la elaboración de

un proceso que fuese óptimo a la hora de ser aplicado.

3.2 Marco Conceptual

Administración. La administración es la disciplina científica que tiene por objeto el

estudio de las organizaciones constituyendo una sociotecnología1 encargada de la planificación,

organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos,

del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de tomar el máximo beneficio posible;

este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los fines perseguidos por la

organización.

A través de su desarrollo se logra: Supervisión y coordinación de las actividades

laborales de otras personas, de manera que sean realizadas de forma eficiente y eficaz.

Empresa. Una empresa es una unidad productiva agrupada y dedicada a desarrollar una

actividad económica con ánimo de lucro. En nuestra sociedad, es muy común la creación

continua de empresas.

En general, una empresa también se puede definir como una unidad formada por un

grupo de personas, bienes materiales y financieros, con el objetivo de producir algo o prestar un

servicio que cubra una necesidad y por el que se obtengan beneficios.

3.2.1 Clasificación Según su Actividad Económica

Según la actividad a la que se dediquen podemos hablar de empresas del: (1) Sector

primario (agricultura) (2) Sector secundario (industria) (3) Sector terciario (servicios).


3.2.2 Clasificación Según su Creación

En cuanto a la constitución de una empresa podemos hablar de distintos tipos: (1)

Empresas individuales (2) Sociedades anónimas (3) Sociedades de responsabilidad limitada (4)

Cooperativas (5) Clasificación según su tamaño.

3.2.3 Según su Tamaño, las Empresas Pueden ser Clasificadas en

Grandes empresas. Aquellas empresas cuyo volumen de negocio haya superado

durante el año contable justo anterior 15.000 SMMLV. Además, están obligadas a presentar

mensualmente sus declaraciones-liquidaciones referentes a retenciones, impuesto sobre el valor

añadido (IVA), impuestos especiales y primas de seguros.

Pymes. A efectos de la Agencia Tributaria, se consideran PYME toda aquella

organización que no pertenezca al grupo de grandes empresas con obligación de declarar

mensualmente sus retenciones sobre rendimientos del trabajo y actividades económicas.

Entre las Pymes se encuentran:

Las microempresas. Son las que cuentan con un personal no superior a 10

trabajadores y con activos totales inferiores a 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes

(SMMLV).

Las pequeñas empresas. Son las que tienen entre 11 y 50 trabajadores, y activos

totales mayores a 501 SMMLV y menores a 5.001 SMMLV.

Las medianas empresas. Son las que tienen entre 51 y 200 trabajadores, y activos

totales entre 5.001 SMMLV y 15.000 SMMLV.

Finanzas. Finanzas es el área de la economía que estudia el funcionamiento de los

mercados de dinero y capitales, las instituciones que operan en ellos, las políticas de captación de

recursos, el valor del dinero en el tiempo y el coste del capital.


Tipos de Finanzas

Según el área de especialización dentro de las Finanzas podemos hablar de tres tipos:

Finanzas Públicas: las Finanzas Públicas constituyen la actividad económica del

sector público, con su particular y característica estructura que convive con la economía de

mercado, de la cual obtiene los recursos y a la cual le presta un marco de acción. Comprende los

bienes, rentas y deudas que forman el activo y el pasivo de la Nación y todos los demás bienes y

rentas cuya administración corresponde al Poder Nacional a través de las distintas instituciones

creadas por el estado para tal fin. El Estado para poder realizar sus funciones y afrontar sus

necesidades públicas, debe contar con recursos, y los mismos se obtienen a través de los

diferentes procedimientos legalmente estatuidos y preceptuados en principios legales

constitucionales.

Finanzas empresariales: son aquellas que se centran en las decisiones monetarias o

de inversión que toman las empresas (identificación de oportunidades de inversión y análisis de

su viabilidad económica, habitualmente, en términos de rentabilidad) y en las herramientas y

análisis que se utilizan para tomar esas decisiones. El objetivo fundamental de las finanzas

empresariales es maximizar el valor de la empresa para sus accionistas.

Finanzas personales: son las relacionadas con la capacidad de generar ahorro por

parte de los individuos, así como de obtener recursos financieros adicionales procedentes, por

ejemplo, de las entidades financieras para poder cubrir sus necesidades de inversión. Además,

también engloban las decisiones de inversión de los excedentes de recursos financieros

disponibles.


Recaudo: el recaudo, en economía y finanzas, es el acopio de recursos monetarios y

custodia de estos hasta satisfacer una obligación. Recaudar significa juntar o amontonar recursos,

generalmente dinero, con el fin de satisfacer las necesidades de terceros o solventar una

obligación. En general, el recaudo es la acción activa o pasiva de acaparar recursos para la

misma organización o para terceros mediante la intermediación.

Crédito: el crédito es un préstamo de dinero que una parte otorga a otra, con el

compromiso de que, en el futuro, quien lo recibe devolverá dicho préstamo en forma gradual

(mediante el pago de cuotas) o en un solo pago y con un interés adicional que compensa a quien

presta, por todo el tiempo que no tuvo ese dinero.

Cartera: se define a la cartera como los créditos otorgados a los clientes por la empresa,

estos créditos son producto de ventas de productos, bienes y/o servicios. Para que estos créditos

sean otorgados las empresas tienen unas políticas que el cliente debe cumplir, de no cumplirlas el

crédito será rechazado. Contablemente se entiende como la acción pasiva o activa, directa o

indirecta que tiene la empresa para captar los recursos. Hay empresas que tienen su propio

departamento de cartera que es el que se encarga del recaudo de la cartera (directa), también hay

empresas que tienen subcontratación con otras empresas que son las que se encargan del recaudo

de cartera (indirecta). El departamento de cartera se encarga de controlar, gestionar y supervisar

la cartera de los clientes, buscando hacer un seguimiento efectivo de a las carteras buscando

gestionar los pagos los más rápido posible y buscando que la estrategia de cobranza sea lo menos

agresiva problema, ya que una cobranza agresiva podría causar la pérdida de un cliente para la

empresa. La cartera se divide en términos de tiempo, esto con el fin de facilitar el proceso de

cobranza ya que identifica fácilmente la etapa en la que se encuentra y el proceso a seguir, la

clasificación por edades es:


Cartera Vigente: corresponde a aquellas deudas que aún no han llegado a su

plazo de vencimiento, por ende, se entienden como vigentes. Esta condición está sujeta a

cambios de tiempo de vencimiento por parte de la política de la empresa.

Cartera Vencida: corresponde a aquellas deudas que ya llegaron al plazo de

vencimiento, con estas deudas ya se procede a hacer el proceso de cobranza.

Cartera Morosa: corresponde a aquellas deudas que posterior al plazo de

vencimiento y superando los 90 días no han sido pagadas, con esta cartera se estudia la

posibilidad de pasarse a cobro jurídico si no se llega a ningún acuerdo con el cliente.

Cartera Jurídica: corresponde a aquellas deudas que ya agotándose todos los

recursos de cobranza de la empresa no fue posible que fuese pagada y se procede a que pase a ser

un cobro jurídico.

Cartera Incobrable: corresponde a aquellas deudas donde la empresa considera

después de estudios que resulta más costoso pasar la deuda a entidades que realizan el cobro y se

considera como incobrable.

3.3 Marco Teórico

Durante el segundo semestre del año dos mil catorce (2014) se desarrollaron las prácticas

profesionales en la modalidad de pasantías de (Borras Acevedo, 2019) con el propósito de la

recuperación y actualización de la cartera de la ESE Hospital San José de la Gloria- Cesar, en la

cual se realizaron actividades en el campo de la profesión Contaduría Pública y en un ambiente

laboral dentro de las cuales se destacaron actividades como la implementación de procesos y

procedimientos que permitieron el adecuado recaudo y recuperación de la cartera. Como

resultado final se puede indicar que las acciones implementadas contribuyen no solo al

cumplimiento de los requerimientos legales, sino a disponer de un sistema efectivo de control de


cartera, el cual, permitirá a la empresa continuar realizando su revisión y registro, para cumplir

con parámetros estipulados y asignados a la entidad.

Un proceso importante a resaltar por parte de (NORIEGA, 2015) es el de la ejecución de

objetivos y actividades encaminadas a actualizar el proceso de cartera en la empresa Soluciones

de Ingeniería y Mecanizados S.A.S., que permitan maximizar sus ingresos, para ello fue

necesaria la aplicación de objetivos tales como: Depuración de la cartera en la empresa

Soluciones de ingeniería y mecanizados S.A.S. mediante la selección de los clientes mayores a

los plazos establecidos; análisis de la cartera en la empresa Soluciones de ingeniería y

mecanizados S.A.S. mediante la aplicación de indicadores financieros y conciliación la cartera

vencida de la empresa Soluciones para maximizar la riqueza de la misma.

En el trabajo “El Manual de Procedimientos para el Departamento de Cartera” (Valdés,

2019), enfocado a la empresa Cosmenales S.A.S. se habla sobre las políticas de la cartera donde

se plantea:

Misión. El departamento de cartera es responsable de conservar una buena gestión de las

cuentas por cobrar, el otorgamiento del crédito se realizará bajo un análisis anterior a todos los

solicitantes, a fin de reducir el peligro de probables pérdidas; asimismo, se facilitarán distintas

técnicas que permitan la consecución de las metas.

Objetivos: Guiar, proyectar, examinar y comprobar todo lo referente con las cuentas por

cobrar y llevar a cabo ocupaciones y tácticas que permitan el recaudo preciso y oportuno,

permitiendo una más grande rotación de la cartera (que ésta se recupere en los plazos

establecidos), cumplimiento con el presupuesto de cobranza y disminución de las cuentas

incobrables.


Además de una misión y objetivos, el departamento de Cartera tiene una serie de

responsabilidades en las que se incluyen:

Responsabilidades

El coordinador de cartera deberá supervisar la labor de los recaudadores y vendedores;

como también deberá cumplir con las siguientes funciones:

Verificar y autorizar todos los pedidos antes de facturar.

Aprobar o rechazar solitudes de crédito, como también, verificar la

documentación exigida que debe llevar, antes de la aprobación o rechazo (codificación de

clientes).

Otorgar cupos de crédito.

Controlar la documentación, tanto física, como en medio magnético, con el fin de

resguardar la información de los clientes.

Realizar proyecciones de recaudos mensuales por zonas, con el fin de obtener

control en los ingresos, asegurar el cumplimiento de las proyecciones de recaudo de la cartera.

Coordinar que el recaudo de la cartera se efectúe en los términos y condiciones

comerciales pactadas.

Realizar seguimiento y control oportuno de las facturas expedidas por la empresa.

Reportar negativamente a centrales de riesgos a los clientes que sus obligaciones

superen los 90 días de mora, realizar seguimiento diario (a través de cartas, mensajes, llamadas)

de las facturas con mayor vencimiento, hacer acuerdos de pago con los clientes que tenga mayor

morosidad.

Verificar la información de las cuentas por cobrar a clientes para conciliar las

consignaciones sin identificar, las cuales son reportadas por el área contable.


Cumplir las políticas y normas laborales establecidas.

Ramos, Mendoza, & Fernández (2018), teoría general del sistema, “un sistema se define

como un conjunto de componentes o elementos interrelacionados, interdependientes e

interactuantes, que tienen como finalidad el logro de objetivos trazados”.

Según Idalberto Chiavenato (2018) un sistema se define como “un conjunto de elementos

dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo

o propósito operando como datos”. Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí

que funciona como un todo. Si bien cada uno de los elementos de un sistema puede funcionar de

manera independiente, siempre formará parte de una estructura mayor. Del mismo modo, un

sistema puede ser, a su vez, un componente de otro sistema.

Tipos de sistemas. Existen dos grandes tipos de sistemas:

Sistemas conceptuales o abstractos. Un sistema conceptual son todas las ideas,

conceptos, signos, hipótesis, teorías o símbolos que se utilizan para crear un constructo, es decir,

una entidad hipotética.

Sistemas reales o materiales. Son estructuras compuestas por elementos tangibles,

sean de origen natural o artificial.

Objetivo. Cada uno de los componentes o elementos del sistema contribuye al logro de

un objetivo o propósito.

Totalidad. Los elementos de un sistema funcionan como un conjunto. Por eso, una

alteración en un componente implica una alteración en el sistema.

Entropía. La entropía es el grado de desorden existente en un proceso. Una de las

características de los sistemas es que, a medida que pasa el tiempo, la entropía aumenta.


Homeostasia. La homeostasia es la capacidad que tienen los componentes del sistema

para autorregularse ante los cambios externos.

Según el artículo titulado Recaudo publicado del 26 de abril del 2017 por Steven Jorge

Pedrosa (2017), se define el recaudo, en economía y finanzas, como el acopio de recursos

monetarios y custodia de estos hasta satisfacer una obligación. Recaudar significa juntar o

amontonar recursos, generalmente dinero, con el fin de satisfacer las necesidades de terceros o

solventar una obligación. En general, el recaudo es la acción activa o pasiva de acaparar recursos

para la misma organización o para terceros mediante la intermediación.

En el caso de las empresas, la recaudación se refiere a todos los ingresos (no ganancias)

registrados en un tiempo estimado y se mide por la entrada (ingreso) de dinero sin más, es decir,

las ventas realizadas en esos periodos a un precio cierto.

La recaudación suele ser una medida tomada por válida para analizar el estado,

tendencias y mejoras o pérdidas en la economía real y el consumo, ya sea de una empresa, un

sector o la misma administración pública, ya que una caída en la recaudación es un indicio de

una constricción en el consumo e inversión, lo que puede redundar en una crisis económica.

Según el libro administración de la cobranza (Montaño, 2013, pág. 80) el crédito se

refiere a darle confianza a las personas sobre un valor determinado en base a un bien o servicio

que se haya prestado. Es decir, por un lado, los proveedores confían darle a la empresa que

necesitan de sus insumos dicha confianza, por lo que le brinda crédito sobre el valor de la

mercancía adquirida esperando que cumpla con las obligaciones de pago en el periodo de tiempo

dado; por otro lado, la empresa, a su vez, brinda crédito a su cadena de distribuidores para que

ellos, en el camino, trasladen ese premio a los consumidores, dando como resultado una

economía en movimiento y muy dinámica, en la medida que materializa una rotación del


producto o servicio amplia y la satisfacción de los clientes pues no cuentan con el efectivo en ese

momento para adquirir lo que necesite.

Según Gálvez Claudia y Pinilla Katherine (2008) en el trabajo de grado titulado Gestión

de cuentas por cobrar, teoría y aplicación publicado en 2008.

¿Por qué conceden crédito las empresas? Comenzaremos por definir la palabra crédito,

esta proviene del latín “credere” que significa “tener confianza”, que al mismo tiempo encierra

un “riesgo crediticio” por la confianza otorgada en que el deudor pagará el importe de la

operación. El crédito comercial, es el financiamiento que realiza una empresa a sus clientes como

una forma de facilitar la venta de sus productos. Consiste en la entrega del producto o servicio a

cambio de la promesa de reembolsar a un tiempo determinado su valor.

Las funciones básicas del crédito son:

(1) Incremento del consumo, ya que permite que ciertos sectores de la población

adquieran bienes y servicios que generalmente no podrían adquirir si tuviesen que pagar al

contado. (2) Fomento de uso de todo tipo de bienes y servicios. (3) Ampliación y apertura de

nuevos mercados, al dotar de poder de compra. (4) Efecto multiplicador en la economía, por

aumentar el consumo y estimular la producción.

Aunque no todas las empresas dan crédito, es algo muy habitual. La razón obvia es que

ofrecer crédito es una forma de estimular las ventas, esta decisión incrementará los ingresos. Los

costos asociados con la concesión de crédito no son insignificantes. En primer lugar, existe la

posibilidad de que el cliente no pague, y en segundo lugar, la empresa debe absorber los costos

de mantener las cuentas por cobrar.

Cuentas por cobrar. Cuando una empresa vende bienes y servicios, puede exigir efectivo

en la fecha de la entrega o antes de la misma o bien puede conceder créditos a los clientes y


permitir alguna demora en el pago. La concesión del crédito representa invertir en un cliente, se

trata de una inversión vinculada a la venta de un producto o de un servicio.

La política de cuentas por cobrar es un instrumento de mercadotecnia y sirve

específicamente para fomentar las ventas.

La administración de cuentas por cobrar implica generalmente un dilema entre liquidez y

productividad, ya que, si se ofrecen muchas facilidades para la venta de los productos, se

incrementarán las ventas y también las utilidades; pero, por otra parte, se comprometen fondos

en cuentas por cobrar, que finalmente disminuyen la liquidez de la empresa.

Por lo tanto, las cuentas por cobrar son derechos exigibles originados por ventas,

servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. Representan

el crédito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta, sin más garantías que la

promesa de pago en un plazo determinado. Son el valor aún no recolectado de ventas, lo que

denominaremos crédito comercial.

“Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión de un crédito. Con el

fin de mantener a sus clientes habituales y atraer a nuevos, la mayoría de las empresas

consideran necesario ofrecer crédito.” (Gitman L, 1996).

Es indispensable nombrar que las cuentas por cobrar varían conforme el tipo de compañía

y el desarrollo de su objeto social.

(Chiriboga Rosales, 2008) Las cuentas por cobrar registran los aumentos y las

disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de

servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y

pagarés) a favor de la empresa y para esto existe programas para llevar a cabo las operaciones.

Por lo tanto, se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a


los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo (documentado) derivado de venta

de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta

un beneficio futuro fundadamente esperado.

Es fundamental manifestar que las cuentas por cobrar de la compañía son un rubro de

liquidez bastante representativo, debido a que estas son controlables y administradas por medio

de un control interno correcto y un proceso predeterminado para el cobro y la recuperación de

cartera, así lo define:

(Cuenca, 2011) Registra los importes pendientes de cobro tales como los rendimientos

derivados en operaciones complementarias en el desarrollo del objeto social y de la

intermediación financiera, las comisiones por servicios prestados y pagos por cuenta de

asociados u otras personas deudoras, venta de bienes, deudores por prestación de servicios,

intereses de cartera de crédito, promesas de compraventa, anticipos de contratos, honorarios

entre otros. Igualmente registra adelantos a empleados de los cuales se espera rendición y

legalización de cuentas en breve término, y además sumas por cobrar devengadas por cualquier

otro concepto.

Actualmente, uno de los grandes inconvenientes de las organizaciones que venden

productos es la recuperación de la cartera, para ello es necesario adoptar controles efectivos para

que las empresas de tipo comercial logren prevenir el peligro y proyectar una productividad en

corto, mediano o extenso plazo con el propósito de no solo quedar en el mercado, sino de buscar

maneras más pertinentes y correctas de dar crédito a sus pequeños, medianos y grandes clientes y

mantener una cartera sana.


4. Diseño Metodológico del Estudio

4.1 Tipo de Investigación

Se determinó que se iba a utilizar la Investigación Aplicada para la realización del

estudio, ya que el objetivo del proyecto es encontrar un sistema que sea posible aplicar al sistema

de recaudo actual buscando que con la nueva propuesta de mejora del sistema de recaudo de

cartera pueda tener el margen de cartera más bajo posible logrando mejores porcentajes de

recaudos, esto con el fin de obtener resultados que sean posibles aplicar.

Teniendo a favor la participación interna del Practicante Universitario se facilitará la

aplicación de esta investigación ya que se puede hacer un estudio externo que ayude a la creación

de estrategias que otros sistemas usen para la directa implementación del sistema actual de

recaudo de la empresa.

4.2 Instrumentos para la Recolección de Información y Sistemas de Medición

Para la realización de este proyecto se van a usar las entrevistas a administrativos,

coordinadores, departamento de cartera y contabilidad, como principal medida de recolección de

información, ya que gracias a la participación interna de estas partes podrá llegar a unos

resultados verídicos y lograr tratar con exactitud los problemas en los que coincidan las partes y

se consideren repetitivos y obsoletos. También se procederá a realizarse dos encuestas, una para

evaluar el desempeño del sistema actual de recaudo y otra que se llevará a cabo después de

socializarse la propuesta buscando evaluar la acogida del nuevo sistema de recaudo de cartera..

Observación. Seguimiento interno día a día del proceso de cobranza implementado por el

sistema de recaudo actual que maneja la empresa Eléctroindustrial, esto se llevara a cabo gracias

al practicante universitario que se encuentra en la empresa.


Entrevista. Realización de entrevistas a las áreas pertinentes para obtener más opiniones

sobre el sistema de recaudo actual que se maneja en la empresa, con esto se busca que las

personas de dichas den su punto de vista y se pueda llegar a mejores conclusiones.

Encuesta. Realizar encuestas con las que se pueda identificar lo que los participantes

piensan del actual sistema de recaudo y como les parece la propuesta del nuevo sistema de

recaudo.

4.3 Definición de Variables

La variable en cuestión es la modificación del sistema de recaudo actual para tener una

mejor eficacia y eficiencia.

4.3.1 Variable de Investigación

Identificar las falencias que tiene el sistema de recaudo de cartera actual con el fin de que

las mejoras que tiene el nuevo sistema de recaudo logren un mejor margen de recaudo.

4.3.2 Definición Conceptual

Se puede identificar que la falta se seguimiento por parte del departamento de cartera de

la mano del departamento de compras, ventas y contabilidad causan que se presenten demoras a

la hora de realizar la cobranza de la cartera de los clientes.

4.3.3 Definición Operacional

Facturas que no llegan a los clientes.

No cumplimiento de un correcto seguimiento a la cartera de los clientes.

Falta de facilidades de pago por parte de la empresa para el pago de la cartera por

parte de los clientes.

Recursos disponibles. Recursos Humanos se tiene un Practicante de la universidad de

Santander UDES quien desempeña sus funciones en el departamento de cartera. Registro


documental: Manejo del sistema de recaudo actual con su eficiencia e identificando sus falencias.

Materiales: Se necesitará un equipo de cómputo que contará con una buena conexión a internet,

una oficina donde se llevaba a cabo la operación financiera, buen manejo de herramientas

ofimáticas, Conocimiento básico y avanzado en SAP empresarial.

4.4 Plan de Trabajo

Tabla 1

Plan de Trabajo

Objetivo Actividades

Estudiar el sistema actual de recaudo de la

empresa para el análisis de los procesos

usados a la hora de sus cobros.

Recolección de información sobre el sistema de recaudo actual

Análisis de información recopilada

Identificar falencias que puedan ser

solucionadas en el nuevo plan de sistema de

recaudo.

Enlistar procesos positivos y procesos a mejorar del sistema de

recaudo actual.

Estudiar las mejoras planteadas a los procesos a mejorar

encontrados.

Incorporar las mejoras en el nuevo sistema de Recaudo.

Evaluar la eficacia que tendría el nuevo plan

de recaudo, que ayude a la empresa a la

obtención un margen mínimo de cartera.

Poner en prueba la estrategia del nuevo sistema de recaudo.

Evaluar los posibles resultados de la propuesta de uso del nuevo

sistema de

Nota. Esta tabla describe el plan de trabajo del estudiante para el óptimo desarrollo de los objetivos. Bucaramanga.

2021.


5. Resultados de la Investigación

5.1 Estudio del Sistema Actual de Recaudo de la Empresa

El desarrollo de este objetivo se realiza con el fin de poder conocer a fondo y con más

claridad todos los procesos que emplea la empresa Eléctroindustrial IE para realizar el cobro de

las carteras de crédito otorgadas a sus clientes.

Para poder desarrollarlo fueron estructurados unas actividades con los que se busca se

pueda indagar más a fondo sobre el objetivo planteado.

Las actividades desarrolladas para el cumplimiento de este primer objetivo son las

siguientes: Recolección de información sobre el sistema de recaudo actual

Para poder desarrollar este objetivo el Practicante Universitario estuvo presente en el

Proceso de recaudo vigente donde pudo visualizar de una mejor manera y más detalladamente el

sistema de recaudo actual, para esto se hizo una inducción de aproximadamente un mes donde el

practicante universitario identifico cada paso a paso de cómo se recauda la cartera.

Adicional a esto se creó y se aplicó una encuesta (apéndice A) con la que los empleados

de la empresa Eléctroindustrial IE dieron su punto de vista frente al sistema de recaudo actual,

entre las preguntas estuvo si conocían el sistema de recaudo que maneja la empresa y si estarían

de acuerdo con mejoras en el sistema de recaudo.

El proceso fue efectuado entre los meses de febrero y marzo del presente año, se

determinó que este sería el tiempo necesario mientras el practicante se adaptaba a sus funciones,

a la herramienta empresarial SAP y aprende en su totalidad sobre el uso de la herramienta

empresarial enfocada al recaudó.


Figura 1

Bitácora mes de Febrero

Nota. En la figura se observa la bitácora de febrero. Tomado de la bitácora de la organización Eléctroindustrial IE.

2021.

Figura 2

Bitácora mes de Marzo

Nota. En la figura se observa la bitácora de marzo. Tomado de la bitácora de la organización Eléctroindustrial IE.

2021.


5.2 Análisis de Información Recopilada

Para el desarrollo de esta actividad el Practicante Universitario realizo una recopilación

de todos los procesos conocidos con anterioridad en la primera actividad de este objetivo,

también con ayuda de la encuesta aplicada a una parte de los empleados de la empresa, con esto

se buscó reunir toda la información que fuese posible relacionada con el sistema de recaudo tanto

buena como mala para poder identificar los problemas que podría tener este sistema o si por el

contrario el sistema de recaudo tiene una completa eficiencia y no necesita ningún tipo de

mejora.

𝑛 =N × 𝑍2 × 𝑃 × (1 − 𝑃)

𝑒2(N − 1)𝑍2 × 𝑃 × (1 − 𝑃)

En donde, (N) es equivalente a la población, (Z) al nivel de significancia, (e) margen de

error, (P) probabilidad que el evento ocurra.

Teniendo en cuenta lo anterior, se aplica la muestra con los siguientes valores,

𝑛 =20 × 1.962 × 0.5 × (1 − 0.5)

0.00252(20 − 1)1.962 × 0.5 × (1 − 0.5)

𝑛 = 16

La encuesta se realizó después de un estudio de cuales seria las preguntas necesarias para

obtener la mejor información posible sobre el tema en cuestión, después se escogió a 16 personas

entre las áreas de ventas, compras y administrativa.

La encuesta constaba de 8 preguntas concisas y directas, después de tener los resultados

de las encuestas se procedió a recopilar los resultados obtenidos de las encuestas y posterior a

esto se procedió a realizarles un análisis buscando procesos positivos y procesos a mejorar que se

puedan encontrar en el proceso a base tanto de la información dada por cada empleado que

estuvo presente en la encuesta como de la información recopilada por el practicante universitario.


En busca de ampliar aún más la información obtenida se realizaron dos entrevistas a la

Contadora Narda Liceth Ardila Parra y a la Auxiliar de Recaudo Karen Dayana Peña Gelvez, se

eligieron a ellas dos específicamente ya que son las dos personas más cercanas al proceso de

recaudo, teniéndose en cuenta que la Auxiliar de Recaudo es la compañera directa del

practicante, con estas entrevistas se logra ampliar más históricamente el proceso de recaudo.

5.3 Análisis de los Resultados de la Encuesta

Se encuesto a 16 empleados de la empresa Eléctroindustrial IE, al revisar los resultados

de las encuestas se pudo ver que entre los encuestados están 8 personas correspondientes al área

de compras, 5 al departamento administrativo y 3 al departamento de compras, posterior a ello se

pudo ver que la mayoría de los encuestados lleva entre 3 y 10 años en la empresa (12 personas).

Se pudo determinar que casi todos los encuestados (15) conocen el sistema de recaudo

actual usado por Eléctroindustrial IE y que a pesar de que piensan que el sistema está en un

intervalo entre satisfecho y sobresaliente.

Los encuestados dicen que estarían de acuerdo con una mejora ya que si hay aspectos que

necesitan mejorarse en los que una parte de los encuestados (50%) indica que la rapidez y la

eficiencia son aspectos a mejorar, así mismo una parte (43,75%) indico que no creen que haya

aspectos a mejorar.

Por último, se pudo observar que el 81,25% de los encuestados (13 personas) creen que la

creación de un nuevo sistema de recaudo afectaría de forma positiva a la empresa.

De la encuesta se puede concluir que a pesar de que mucho de los encuestados siente que

el sistema de recaudo es satisfactorio piensan que es posible la realización de un nuevo sistema

de recaudo capaz de cumplir los aspectos a mejorar indicados con anterioridad (pregunta 7).


5.4 Análisis Entrevistas

Las personas que fueron entrevistadas son muy cercanas al sistema de recaudo actual,

ellas indican que llevan bastante tiempo en la empresa donde han podido presenciar los procesos

de actualización y mejora a los que se ha visto aplicado el sistema de recaudo de la empresa

Eléctroindustrial IE.

Al hablar con las personas seleccionadas para serles realizadas las entrevistas (la Auxiliar

de Recaudo Karen Dayana Peña Gelvez y la Contadora Narda Liceth Ardila Parra) se logró

identificar que coinciden en que el sistema de recaudo actual es funcional y tiene un porcentaje

de eficiencia bueno, aun así también coincidieron que no se negarían a un nuevo sistema de

recaudo que les permitiera que el porcentaje de eficiencia pueda aumentar logrando obtener

resultados aún mejores de los que se están teniendo en este momento.

Basados en eso las dos entrevistadas dijeron que estarían de acuerdo en una propuesta

para un nuevo sistema de recaudo en cuanto este sea capaz de cubrir los procesos a mejorar que

tiene el sistema actual.

5.5 Identificación de Falencias que den Solución al Nuevo Plan de Sistema de Recaudo

El fin de este objetivo fue que el Practicante Universitario pudiera identificar cómo

funciona el sistema de recaudo actual, con esto poder identificar si el sistema de recaudo tiene

falencias, para poder lograr esto se necesitó estudiar las encuestas practicadas con anterioridad y

tener conocimiento sobre los resultados arrojados los análisis de las encuestas aplicadas y los

resultados del análisis de las entrevistas realizadas.

Habiendo realizado los análisis y estudios debidos se pudo identificar procesos positivos

y procesos a mejorar presentes en el desarrollo efectuado por el sistema de recaudo actual, los


cuales deben ser enlistados para con esto poder saber a cuáles de estos procesos a mejorar hay

que trabajar en la nueva propuesta para el sistema de recaudo y también que procesos positivos

pueden seguir siendo aplicados en el nuevo sistema.

Para el desarrollo de esta actividad se tuvo propuesto un tiempo estimado de 2 meses

donde el practicante uso algunas horas de las que son empleadas en la empresa para la

realización de las encuestas y de las entrevistas y las horas fuera de la empresa para trabajar

sobre los análisis de dichos métodos de recolección de información.

Las actividades desarrolladas para el cumplimiento de este segundo objetivo son las

siguientes:

Enlistar procesos positivos y procesos a mejorar del sistema de recaudo actual

Para el desarrollo de esta actividad el Practicante universitario evalúo el listado de

procesos positivos y procesos a mejorar que arrojaron con anterioridad las encuestas y las

entrevistas aplicadas, también usando el conocimiento adquirido por el prácticamente en el

tiempo que está usando en la empresa.

El proceso a mejorar más grande que surgió es que algunos clientes tienden a llegar a

una edad de mora alta antes de cancelar el valor adeudado, esto en algunas ocasiones debido a

que no hay un seguimiento estricto con los clientes a la hora de realizar el proceso de recaudo.

En otros casos al llegar el día cero del crédito y comunicarse con el cliente, él informaba

que la factura a la cual se le estaba haciendo cobro él ni siquiera la tenía en su contabilidad lo

que hacía que la edad de mora aumentara mientras se le remitía nuevamente la factura, el cliente

procedía a contabilizarla y luego programarla en pago. Procesos positivos y procesos para mejora


Tabla 2

Procesos Positivos y Procesos Para Mejorar Eléctroindustrial IE

Procesos positivos Procesos para mejorar

La comunicación de las personas encargadas del

departamento de cartera es buena, esto ayuda a

que la eficiencia en la recuperación de la cartera

tenga un porcentaje bastante significativo.

A pesar de que los empleados califican el sistema

de cobranza actual como eficiente, también dicen

que podría mejorar la eficiencia y que tenga un

mayor porcentaje de efectividad.

Es sistema de recaudo es calificado como

eficiente por parte de los empleados en la

empresa Eléctroindustrial IE.

Algunos de los clientes pertenecientes a la cartera

tienen a llegar a tener una cartera muy vencida

producto a que la comunicación con los clientes no es

oportuna.

El proceso de cobranza cumple en gran parte

con las expectativas mensuales y anuales

propuestas.

Al momento de realizar el proceso de comunicación

se comete el error de que muchos asesores realizan la

laborar de la cobranza con el mismo cliente, lo que

produce que el cliente pueda llegar a enojarse al recibir

tantas llamadas o correos de tantas personas

realizando el mismo cobro.

Solo el departamento de tesorería tiene acceso a las

cuentas bancarias, lo que hace que el proceso de

cobranza sea tardío ya que al recibir un pago hay que

enviarlo por medio de una plataforma interna

empresarial para que los auxiliares de tesorería

confirmen que el valor ha ingresado a las cuentas de

banco de la empresa e informar a los departamentos de

cartera de las 13 sucursales si el pago ingreso o no.

Nota. Procesos positivos y a mejorar del proceso de recaudo de cartera de la empresa Eléctroindustrial IE, adaptado

por la organización. 2021.

Estudiar las mejoras planteadas a los procesos a mejorar encontrados

Después de identificar los procesos encontrados se plantearon unas mejoras que puedan

dar solución a las situaciones encontradas, para esto se realizó un estudio de cada uno de los


procesos de seguimiento buscando poder proponer mejoras que pudieran ser implementadas en el

nuevo sistema de recaudo.

5.5.1 Confirmación de Pagos

5.5.1.1. Problemática. Al momento de recibir un pago este debe ser confirmado por

parte del área de tesorería de la empresa, para poder realizar este proceso, todas las sucursales

integrantes del grupo IE envían una confirmación por medio de una plataforma que tiene la

empresa. Se tiene que diligenciar un formato que envía al departamento central de tesorería

ubicado en la ciudad de Ibagué donde uno de los auxiliares se encarga que revisar el pago,

verificar que el dinero efectivamente ingreso a la cuenta de la empresa y de dar confirmación de

ello a la persona que lo solicito.

Figura 3

Formato sin Diligenciar Para Confirmaciones de Pago

Nota. En la figura se observa el formato utilizado para la confirmación de pago. Adaptado por Eléctroindustrial IE.

2021.


Figura 4

Formato sin Diligenciar para Confirmaciones de pago

Nota: En la figura se observa el formato para confirmación de pago. Adaptado por Eléctroindustrial IE. 2021.

5.5.1.2. Afectaciones. El tiempo que tomas los auxiliares en confirmar los pagos suele

retrasar mucho el trabajo de las sucursales, ya que entre 3 personas son las encargadas de

confirmar pagos de todas las sucursales (13), este proceso de esperar puede tardar entre 15 y 30

minutos, incluso hay ocasiones donde las auxiliares están ocupadas en otros trámites y puede

demorar más tiempo.

Figura 5

Notificación Enviada Para Confirmación

Nota. En la figura se observa una notificación para confirmación. Adaptado por Eléctroindustrial IE. 2021.


Figura 6

Notificación Enviada Para Confirmación

Nota. En la figura se observa una notificación para confirmación. Adaptado por Eléctroindustrial IE. 2021.

5.5.1.3. Solución a la Problemática. En solución a esta situación que se presenta día a

día se propone que lo mejor fuera que cada sucursal tenga acceso a la información de las cuentas

bancarias, así de esa forma se reduciría considerablemente el tiempo que se debe usar esperan a

que los auxiliares de tesorería respondan, ya que cada sucursal entraría a las cuentas y verificaría

si su pago ingreso o no.

5.5.2 Registro de Actividades

5.5.2.1. Problemática. La comunicación entre áreas o departamentos puede ser un gran

error que en ocasiones causa no solo demoras en el proceso de cobranza sino también puede

llegar a causar molestias en los clientes.

Semanalmente se envían estados de cuenta a los clientes y se hacen llamadas de

seguimiento, al terminar debe dejarse una actividad que va a ser visible a nivel nacional.


Figura 7

Clientes sin Actividades Registradas

Nota. En la figura se observa el formato que se utilizó para los clientes sin actividades registradas. Adaptado por

Eléctroindustrial IE. 2021.

5.5.2.2. Afectaciones. Como podemos Observar, en el registro de actividad del cliente no

hay ninguna actividad, esto causa demoras en el proceso de cobranza ya que al no haber ninguna

actividad se sobre entiende que al cliente no se le ha hecho un seguimiento y se procede a

iniciarlo, pero puede que en realidad si tenga un seguimiento solo que la persona que lo está

llevando no lo está registrando en las actividades.

Cuando no hay una buena comunicación en el equipo puede ocurrir lo que está

sucediendo en la ilustración 9, en el transcurso de solo tres días, el cliente fue contactado por 3

personas diferentes, lo que puede causar que el cliente se sienta acosado o que se enoje al ver que

tantas personas lo están llamando, por eso es bueno que una sola persona sea el que se esté

comunicando con cada cliente a menos que sea necesaria la intervención de alguien más.


Figura 8

Cliente con Actividad de Varios Asesores

Nota. En la figura se observa el control de clientes con actividad - Asesores. Adaptado por Eléctroindustrial IE.

2021.

Figura 9

Cliente con Registro de Actividad Correcto

Nota. En la figura se observa el control de clientes con actividad - Correcto. Adaptado por Eléctroindustrial IE.

2021.

5.5.2.3. Solución a la Problemática. Para mejorar esto, una sola persona se encarga del

cobro del cliente, diligencia cada actividad de seguimiento que tiene con el cliente, así de esa

manera el cliente no se va a sentir acosado y se va a optimizar mucho tiempo en el proceso

interno de cobro.

Incorporar las mejoras en el nuevo sistema de Recaudo

Ya con las mejoras planteadas e identificadas se procedió a incorporarlas en una

propuesta de un nuevo sistema de recaudo con el que se busca que la empresa pueda recaudar

mensualmente más dinero, buscando también que procesos como el de la edad de mora sea


mitigado lo más posible y así siendo logrado esto se pueda obtener resultados financieros muy

positivos para la empresa.

El practicante universitario por medio de la realización de todas las actividades expuestas

con anterioridad logro plantear un plan de mejora que se pueda aplicar en la propuesta del nuevo

sistema de recaudo que busca obtener resultados más efectivos y eficientes al realizar los

procesos de recaudo.

5.6 Evaluación de la Eficacia del Nuevo Plan de Recaudo

El desarrollo de este objetivo se llevó a cabo para poder evaluar qué impacto tendría para

la empresa Eléctroindustrial IE la nueva propuesta de un sistema de recaudo, para poder

desarrollar este objetivo el practicante universitario paso en la empresa un aproximado de 4

meses donde estuvo presente en los procesos de recaudo, durante ese tiempo, se aplicaron a los

empleados unos métodos de investigación que habían sido definidos por el practicante con las

que se buscaba conocer la opinión de los empleados, después de realizar los debidos análisis a

los resultados obtenidos se procedió a realizar un listado de procesos positivo y procesos a

mejorar, ya con este listado definido, analizado y debidamente revisado, se procedió a la

realización de un plan de mejora que pueda mejorar aquellos procesos que tenían falencias,

haciendo que la nueva propuesta de sistema de recaudo sea más eficiente.

Las actividades desarrolladas para el cumplimiento de este tercer objetivo son las

siguientes:

Poner en prueba la estrategia del nuevo sistema de recaudo

Para poder definir un nuevo sistema de recaudo fue necesario la realización de un plan de

mejora con el que se buscó darle solución a los procesos que se identificaron que necesitaban ser

mejorados por deficiencias encontradas al analizar la situación del recaudo en la empresa.


Figura 10

Plan de Mejora Eléctroindustrial IE

Nota. En la figura se observa el plan de mejora. Adaptado por Eléctroindustrial IE. 2021.

Se identificaron 4 procesos a mejorar, se definieron unas hipótesis con las que espera se

pueda dar solución a las situaciones identificada, si se comprueba que estas mejoras pueden

servir, se procederá a incluirlas en el nuevo sistema de recaudo.

Evaluar los posibles resultados de la propuesta de uso del nuevo sistema de recaudo

después de que se hubiera realizado el plan de mejora se procedió a incluir estas mejoras en una

propuesta para un nuevo sistema de recaudo con el que se quiere buscar que la empresa

Eléctroindustrial IE tenga mejores resultados en el área financiera, logrando que la laboral de la

cobranza sea mucho más eficiente.


Tabla 3

Propuesta Sistema de Recaudo

Propuesta de Nuevo Sistema de Recaudo

Proceso de Recaudo

1. Se dividirá la cartera entre las personas encargadas del cobro con el fin de que un cliente no quede con más de una persona para

que le realice el proceso del recaudo.

2. Realizar la programación del sistema de recaudo en la semana.

3. Se definen los lunes como los indicados para enviar estados de cuentas a todos los clientes, si no se alcanza a enviar a todos los

clientes se les enviara el martes a más tardar.

4. Al momento de enviar cada estado de cuenta se procederá a dejar una actividad de registro en la plataforma empresarial con el fin

de que este registrado el seguimiento a los clientes.

Posterior a terminar de enviar estados de cuenta se procede a realizar llamadas de seguimiento a los clientes que tiene la cartera más

vencida.

Se busca con esta nueva forma de realización del sistema de recaudo poder dar solución a los procesos a mejorar expuestos en el plan a

mejorar, se quiere lograr con esto que el Nuevo Sistema de recaudo sea más eficiente que el actual y que al poder aplicarlo, los clientes

puedan sentir la diferencia también al momento de aplicárseles el sistema de recaudo, ya que esto soluciona situaciones como:

Se le enviara cada lunes o martes a cada cliente el estado de cuenta para que tengan conocimiento semanal de su situación

crediticia.

Se le hará un seguimiento vía telefónica después del vencimiento de las facturas en busca de que las carteras no lleguen a una edad

de mora mayor a los 10 días de tolerancia que se tienen estipulado después del vencimiento.

Se le realizara registro de actividades en la plataforma de la empresa para que todos los encargados de cobro sepan que se le ha

estado haciendo un seguimiento y se le realice doble proceso de cobranza.

Nota. Sistema de recaudo propuesta, empresa Eléctroindustrial. 2021.

Tabla 4

Propuesta Proceso Confirmación de Pagos

Propuesta de Nuevo sistema de Recaudo

Proceso de Confirmación de Pagos

Se define que cada sucursal debe tener en el departamento de recaudo la opción de poder confirmar los pagos, ya

que esto haría que el proceso de confirmación de pagos sea menos tardío, ya que en vez de tener que enviar cada

pago hasta el departamento de tesorería en Ibagué y esperar a que un auxiliar de tesorería confirme cada pago,

ahora solo tendría que recibirse cada pago y directamente cada sucursal confirmaría sus pagos inmediatamente

Nota. Sistema procesos de confirmación de pagos. 2021.

Para terminar con el desarrollo de este objetivo se realizó nuevamente una encuesta

(apéndice F) a los empleados de la empresa Eléctroindustrial para saber la aprobación que

tendría la propuesta para el nuevo sistema de recaudo.


Obteniendo los siguientes resultados:

Aprobación de la propuesta del nuevo sistema de recaudo

Figura 11

Aprobación por Parte de Funcionarios

Nota. Aprobación por parte de los funcionarios de Eléctroindustrial IE, para implementación del sistema. 2021.

Análisis: 11 encuestados manifestaron que, si aceptan la propuesta establecida, siendo

esto el 70% de aceptación, por otra parte, 5 encuestados manifestaron que no, siendo esto el 30%

de la muestra, con estos resultados se puede inferir que un alto porcentaje de los colaboradores

consideran que las soluciones planteadas darán solución a las problemáticas identificadas en el

área.

Siente que la propuesta brinda solución a los procesos para mejorar del anterior sistema

11

5

Si No


Figura 12

Perspectiva de Funcionalidad

Nota. Aprobación por parte de los funcionarios de Eléctroindustrial IE, frente a la funcionalidad del sistema. 2021.

Análisis: 12 encuestados manifestaron que, si aceptan la propuesta establecida, siendo

esto el 75% de aceptación, por otra parte, 4 encuestados manifestaron que no, siendo esto el 25%

de la muestra, con estos resultados se puede inferir que un alto porcentaje de los colaboradores

consideran que las soluciones planteadas darán solución a las problemáticas identificadas en el

área y solucionarán los anteriores problemas identificados en el anterior sistema.

12

4

Si No


6. Conclusiones

Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la investigación, se puede concluir que el

sistema de recaudo que la empresa Eléctroindustrial tenía algunos procesos que necesitaban ser

mejorados. Después de la realización de este proyecto de grado, se pudo definir una propuesta

para un nuevo sistema de recaudo que pueda lograr que el sistema de cobranza sea más eficiente

que el actual.

Después de realizar desarrollar los tres objetivos definidos desde un principio de la

investigación y de realizar las actividades propuestas para cada objetivo, se realizó la propuesta

del nuevo sistema de recaudo, con la propuesta ya planteada se buscó ponerla en evaluación para

determinar si los empleados le dan la aprobación necesaria para dejarla estipulada como la

propuesta del nuevo sistema de recaudo.


7. Recomendaciones

Se recomienda que la empresa realicé pruebas piloto, con mediciones cuantitativas y

cualitativas, teniendo en cuenta el comportamiento de todos los agentes internos y externos de la

organización (colaboradores y clientes) para determinar la efectividad de la propuesta. Una vez

se obtengan los resultados de la prueba piloto, se logré tomar decisiones que beneficien a todos

los agentes responsables del proceso y sus beneficiarios.


8. Medios Utilizados

Para que el desarrollo de este proyecto sea posible fue necesario como principal medio un

estudiante de la Universidad de Santander cursante de noveno semestre de Administración

Financiera y que este habilitado para poder empezar la etapa productiva (prácticas

empresariales).

Como medio material fue necesario un equipo de cómputo empresarial que fue usado por

el practicante universitario para poder realizar todas las funciones impuestas.

Fueron necesaria horas de trabajo en casa donde el estudiante desarrollo los procesos de

recopilación de la información y la realización de los análisis necesarios.

Una unidad de almacenamiento interna en el equipo de cómputo capaz de almacenar

múltiples archivos que se manejan cada día como bases de datos, documentación de los clientes,

etc.

Se usaron horas de trabajo dentro de la empresa donde se aplicaron los implementos de

recolección de información que se plantearon.

Se usaron horas de trabajo dentro de la empresa donde se visualizó el sistema de recaudo.

Fueron necesarios equipos de hardware capaces de almacenar y hacer funcionar el SAP

empresarial.

Fue necesario materiales de papelería tales como calculadora, lapiceros, sellos para las

facturas canceladas y hojas para imprimir.

Se utilizó un software de uso corporativo capaz de procesar el SAP empresarial.

Se usó un sistema de recaudo durante el tiempo que el estudiante lleva en prácticas

empresariales, mediante el cual se conoció el proceso mediante el cual la empresa hace sus

cobros.


Se usaron páginas web como medio tecnológico de apoyo para poder realizar la

investigación.

Se usó Google Form como medio para poder realizar las dos encuestas que se aplicaron a

lo largo de la realización de este proyecto de grado.

Logros obtenidos

Se llevaron a cabo los elementos de recolección de datos (Entrevistas, Encuestas,

Bitácora) propuestos a la hora de realizar la propuesta de trabajo de grado.

Se realizaron los debidos análisis a los elementos de recolección planteados con

antelación de los cuales se tuvieron resultados que aportaron al desarrollo de los objetivos del

trabajo.

Se logró desarrollar a cabalidad los objetivos dispuestos a ser evaluados a la fecha.

El estudiante obtuvo conocimientos sobre el manejo de la cartera y la recuperación de la

cartera vencida y sin vencer, estos conocimientos fueron adquiridos en la práctica que espera

sean útiles a la hora de enfrentarse a la vida laboral.

Desarrollo capacidades de comunicación asertiva tanto interno de la empresa como con

los clientes a los que se les realiza el proceso de la cobranza.

Se consiguió avanzar en la propuesta habiendo desarrollado los objetivos puestos a la

fecha para la planeación de un nuevo sistema de recaudo que más eficiente que el actual.

Se logró crear relaciones interpersonales con el personal de la empresa perteneciente a los

diferentes departamentos de la empresa.

Se logró apoyar el proceso de cobranza desde la práctica haciendo que el practicante

aprendiera a manejar el SAP empresarial.


Se consiguió establecer relaciones interpersonales y laborales con él personas que

funcionan en la empresa y los diferentes departamentos.

Se indago sobre todos los procesos del sistema de recaudo actual.

Se identificaron procesos que necesitaban ser mejorados

Se definió una propuesta para un nuevo plan de recaudo con él se busca poder dar

solución a todos los procesos que se identificaron que no eran de mucha ayuda para el sistema de

recaudo actual.


Referencias

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ENTOS%20FINAL.pdf?sequence=2&isAllowed=y#:~:text=El%20departamento%20de

%20


Apéndices

Apéndice A. Encuesta


Apéndice B. Resultado de la Encuesta


Apéndice C. Formato de Entrevista

Nombre Entrevistada: ________________________

Nombre Entrevistador: Fabian Ricardo Castro Jaimes

Buenos Días_____________

Srta. XXXX, ¿hace cuento trabaja en la empresa?

-______________________________________

¿Qué cargo desempeña?

- ______________________________________________

¿Qué tanto conoce el sistema de recaudo?

-_______________________________________________

¿En los últimos años se le han realizado mejoras al sistema de recaudo?

-________________________________________________

¿Cuántos Sistemas de recaudo conoce que se hayan aplicado a la empresa?

-________________________________________________

¿Cree usted que el sistema actual de recaudo es eficiente?

-________________________________________________

¿Cree usted que la empresa necesita un nuevo plan de recaudo para mejorar su eficiencia?


-_________________________________________________

¿Estaría de acuerdo si se propusiera un nuevo sistema de recaudo?

-___________________________________________________

____________, muchísimas gracias por su tiempo, que este muy bien.


Apéndice D. Entrevista Auxiliar de Recaudo Karen


Apéndice E. Entrevista Contadora Liceth


Apéndice F. Encuesta de Aprobación


Apéndice G. Resultados de la Encuesta

ANÁLISIS SISTEMA DE RECAUDO ELÉTROINDUSTRUAL IE

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