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Año 2015

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Guía de Trabajos Prácticos v2.0

Módulo I Especificación funcional de

sistemas de información

Autores Nancy Brienza - Juan Carlos Brizuela - Jorge Clemente -Pablo Corral - Pablo Gil - Lorena Motta

Daniel Piorun - Pablo Rota - Daniel Sanguinetti - Enrique Szybisz - Guillermo Tricoci

Tecnología de la Información Guía de Trabajos Prácticos v2.0 Análisis funcional de sistemas

Año 2013

Guía de Trabajos Prácticos v2.0 – Tecnología de la Información Página 2 de 20

ACTIVIDAD 1 – FACTURACIÓN Y GESTIÓN DE COBRANZAS EN DAXTOR S.A. Los socios de Daxtor S.A., empresa dedicada a la distribución de artículos de librería, han estado preocupados desde hace un tiempo porque se han detectado algunas operaciones aisladas de ventas que no se llegaron nunca a facturar. El inconveniente generalmente fue detectado por algún vendedor al intentar efectuar la cobranza a alguno de sus clientes. No se ha podido establecer el origen del problema. En la mayoría de los casos la factura estaba emitida por el estudio que se encarga de la misma pero dichos comprobantes, aparentemente, nunca llegaron a casa de los clientes. Esto ha motivado considerar la posibilidad de realizar la facturación dentro de Daxtor S.A en lugar de realizarla en el Estudio del Dr. González y Asoc. donde se realiza actualmente de esta forma tener mayor control de la misma. Por otra parte ello podría ser aprovechado para mejorar la gestión de cobranzas ya que también se han detectado casos en que la misma no es todo lo ágil que debería ser. Esta última conclusión deriva de algún comentario de clientes que le confiaron a uno de los dueños de Daxtor S.A. que los vendedores a pesar de tener un porcentaje de comisión de cobranza no han puesto demasiado énfasis en la misma. La percepción que tienen los dueños es que algunos vendedores no tienen capacidad administrativa para hacerse cargo de la misma.

Es por eso que junto con la facturación dentro de la empresa se quiere contar con informes de cobranza que faciliten la gestión de la misma.

Se ha analizado una propuesta de una persona de confianza de uno de los dueños para encarar

un desarrollo informático que contemple ambas gestiones de facturación y cobranza.

Luego de la entrevista inicial que han mantenido con uno de los dueños dicho analista ha presentado el siguiente diagrama planteando la idea general de las funciones que el sistema debe realizar.


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Se deberá evaluar la propuesta del responsable del desarrollo del sistema de Facturación para Daxtor. Como no está previsto consultar al estudio del Dr González y Asoc. por considerar que el mismo no será imparcial al verse afectado con el nuevo desarrollo, uno de los dueños de la firma le consulta a Usted su opinión respecto a las funciones que efectuará la aplicación a desarrollar la cual se basa en la idea de incorporar a dos personas al área administrativa para hacerse cargo de la Facturación.

ACTIVIDAD 2 – SISTEMA DE ATENCIÓN A CLIENTES EN BANCO NACIONAL En Banco Nacional están haciendo esfuerzos por mejorar las atención a sus clientes por lo cual están analizando implementar un servicio de autoconsulta. Actualmente cuando una persona se presenta en una sucursal para consultar por algún servicio debe sacar un número y esperar ser atendido por un oficial. El mismo, luego de responder a las preguntas del cliente o del potencial cliente, completa un formulario con los datos requeridos para el producto y junto con la totalidad de la documentación aportada por el interesado arma una carpeta para el inicio del trámite correspondiente. El oficial de cuentas se queda con una copia de la solicitud de producto que incluyó en la carpeta para su control y le entrega dicha carpeta al Gerente de la Sucursal el cual revisa la solicitud y la documentación presentada y de estar conforme autoriza el trámite remitiéndolo a la Casa Central para su concreción. Cuando la carpeta vuelve de la Casa Central el Gerente de la sucursal se la deriva al oficial de cuentas respectivo para que cuando se presente nuevamente el cliente termine el trámite que ha iniciado oportunamente. Una vez que el cliente y el Oficial de Cuenta finalizan el trámite la carpeta con la firma de conformidad del cliente se remite a la Casa Central para su archivo definitivo.


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InteresadoOficial de

CuentaGerente de

Sucursal

Casa

Central

Obtiene

turno

Emite

Solicitud de

Producto

Abre

Carpeta

Controla y

autoriza

Controla y

autoriza

Entrega

docu-

mentació

n

Firma

Entrega

docu-

mentació

n

Propuesta de mejora: Para mejorar la atención a los clientes un estudiante de Análisis de Sistemas que trabaja en una de las Sucursales del Banco Nacional ha presentado una propuesta a ser implementada por medio de puestos de autoconsulta conectados a los puestos de los oficiales de cuenta y del gerente de cada sucursal. Está propuesta que cuenta con el apoyo de varios funcionarios que la han conocido propone una cantidad variable de puestos de autoconsulta según el tamaño de cada sucursal. Los clientes se presentan al puesto de autoconsulta en los cuales luego de indicar sus datos y describir el producto que vienen a buscar el sistema le asigna un número correlativo. Los oficiales de cuenta en la medida que están desocupados van llamando a los clientes por el número asignado por el sistema y lo atienden respondiendo sus dudas. Cuando el cliente o potencial cliente está interesado con el producto que motivó la consulta y dispone de toda la documentación requerida, el oficial de cuenta registra los principales datos y arma una carpeta donde incluye una copia del formulario de “Solicitud de producto” generado automáticamente por el sistema. Una copia de dicho formulario se la queda el oficial de cuenta y otra copia se la entrega al cliente como constancia del trámite realizado, la cual deberá ser presentada para la culminación de la tramitación iniciada. El Gerente analiza la carpeta verificando los datos de la solicitud y la documentación disponible en la carpeta. Si está de acuerdo autoriza la solicitud en el sistema para que la misma sea aprobada por la Casa Central quedando en su poder con la carpeta hasta recibir la información proveniente de la Casa Central. Si el Gerente encuentra alguna información incompleta o faltante remite la carpeta al Oficial de cuenta interviniente para que este se ponga en contacto con el cliente para resolver la situación. Cuando Casa Central comunica por mail al Gerente de la sucursal que el trámite está definitivamente aprobado, el Gerente le remite la carpeta con la documentación al Oficial de Cuenta para que se contacte con el cliente para que pase por la sucursal a finalizar el trámite, firmar su aprobación del mismo en la carpeta la cual queda archivada en la Sucursal.


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El Banco le solicita a Usted que emita su opinión sobre la propuesta presentada.

ACTIVIDAD 3 – PRÉSTAMOS PERSONALES PARA JUBILADOS Y PENSIONADOS BANCARIZADOS

EN BANCO NACIONAL 1

En Banco Nacional decidieron lanzar un nuevo producto consistente en préstamos que se otorgan a Jubilados y Pensionados que cobran sus haberes en el Banco en cajas de ahorro o cuenta corriente y que se otorgan con trámites simplificados en función del ingreso del solicitante y su buen historial como deudor. Cada cuota se descuenta una vez acreditado los haberes en las mismas cuentas en que se cobra el beneficiario jubilatorio. Otro requisito es la edad límite permitida, la cual, no puede exceder de 79 años inclusive, a la fecha de la cancelación final del préstamo. La amortización de estos préstamos será de hasta un plazo máximo de 40 cuotas mensuales, vencidas, iguales y consecutivas. A medida que la cantidad de estos nuevos préstamos se fue incrementando, el Banco asignó más recursos a atenderla. En la actualidad trabajan en esta operatoria Pedro Balbo, jefe del Departamento de Créditos, Juan López quien fue nombrado como Jefe de Producto de préstamos para jubilados y pensionados, tres analistas de créditos y 2 empleados administrativos. El departamento de Sistemas del Banco realizó un aplicativo para el envío de los datos nominativos de cada solicitante de estos préstamos mientras que el formulario de la solicitud del crédito y la documentación respaldatoria es escaneada y enviada por un programa de correo electrónico líder en el mercado, a una dirección de correo para tal fin, que tiene el Depto. de Créditos. En algunos casos se han detectado fallas en el procedimientos, las cuales, han generado haya créditos no otorgados por exceder el plazo de 48 horas establecido por el Banco, desde la recepción de la documentación hasta la entrega de dinero o transferencia, ocasionando que el solicitante desista y se vaya a la competencia. Para analizar la situación el Gerente Comercial del Banco se entrevistó con Juan López y de dicha entrevista surge la descripción del actual procedimiento: Cada vez que el solicitante del crédito se presenta en alguna de las sucursales, la persona que lo atiende debe ingresar sus datos en el aplicativo desarrollado indicando: nombre y apellido, nº de beneficio, CUIL, nº de CBU – integrada por el número de cuenta que el beneficiario posee en el Banco - y monto de crédito solicitado de acuerdo a los topes establecidos por el Banco y cantidad de cuotas en las cuales se cancelará el préstamo. El Banco estableció como monto límite del crédito la suma de $ 260.000.-, según la siguiente relación:

1 Desarrollado originalmente por Juan Carlos Brizuela y Nancy Brienza


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Para ingresos netos mensuales de hasta $ 5.000.- hasta el 25% del tope máximo.

Para ingresos netos mensuales entre $ 5.001.- y $12.000.- hasta el 60% del tope máximo.

A partir de ingresos netos mensuales de $ 12.001.- se puede otorgar el tope máximo.

Luego del ingreso de datos del solicitante en el aplicativo Crédito, se escanea la documentación presentada por el mismo (fotocopia DNI, último recibo de cobro de jubilación o pensión y factura de un servicio fijo – por ejemplo luz, gas, impuesto inmobiliario, telefonía, etc.- a nombre del solicitante u otro a satisfacción de la Casa Central, a fin de establecer el domicilio del mismo) y enviarla al instante por correo electrónico al Departamento de Créditos de Casa Central para su análisis, verificación y control de la autenticidad de la documentación presentada por el solicitante, evaluándose que el mismo no registre antecedentes comerciales desfavorables en las centrales de riesgo y se trate de usuarios con normal cumplimiento en sus obligaciones en este y otros Bancos. Cumplimentados satisfactoriamente los requisitos anteriores, el Depto. de Créditos otorga el préstamo, instrumentando para ello un pagaré para la sola firma del solicitante y emite además la orden de pago a la sucursal de origen de crédito para que efectué la acreditación en la CBU de la cuenta elegida por el solicitante (que debe ser del Banco Nacional) u orden de pago en efectivo por ventanilla, según opción elegida por el solicitante. En los casos que un titular de este tipo de préstamos se encuentren al día con el pago de sus cuotas, podrán renovar el crédito, siempre que tenga abonadas no menos del 50% del número total de cuotas del préstamo actual y que con el monto de la deuda actual más la nueva solicitud no se exceda de los topes fijados. El lema del Banco es el otorgamiento de crédito inmediato, no pudiendo exceder las 24 hs desde la recepción de la documentación, hasta la entrega del dinero o la transferencia bancaria según corresponda. Se ha considerando que los principales inconvenientes son la ilegibilidad de la documentación escaneada y la pérdida de datos en la transmisión electrónica de la información vía correo electrónico por lo cual no siempre se ha podido cumplir con el otorgamiento en las 24 hs previstas. Es por ello que se propone reemplazar la plataforma tecnológica actual (sistema de créditos y mail) por un sistema que integre todas las funcionalidades que el Banco necesita para cumplir con el otorgamiento del préstamo en forma eficiente y ágil. Como consecuencia de los problemas detectados oportunamente se decide contratar a una consultora especializada en el tema, a fin desarrolle un sistema de administración de Créditos que integre en una sola plataforma tecnológica todas las funcionalidades necesarias para el procesamiento de solicitudes de otorgamiento créditos. En base al procedimiento relevado por una consultora en sistemas la misma ha propuesto el siguiente diagrama para poner en marcha la solución a desarrollar.


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El Banco le solicita a Usted que formule su opinión respecto a si la propuesta resuelve el problema de la entidad y en su caso emita las observaciones que considere pertinentes.

ACTIVIDAD 4 – LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS EN DAXTOR S.A.

En Daxtor S.A. siempre han estado preocupados con el control del dinero en efectivo. Por control y seguridad todos los pagos los realizan con cheque pero no pueden evitar, en algunos casos el manejo de efectivo. El más significativo es el adelanto de viáticos que le realizan al personal de ventas y al de despacho. Originalmente la señora Nora Gilman, responsable del área administrativa, manejaba una cierta cantidad de dinero para abonar los gastos efectuados por ese personal, en algunos casos anticipaba parte o la totalidad del gasto en otros casos reintegraba los gastos ya realizados. Esto ha traído muchos conflictos, vendedores y despachantes se quejan que la Sra Gilman no siempre está disponible para adelantar estos gastos, o que no tenía el dinero suficiente o que le faltaba cambio y en más de una ocasión tuvieron que solicitar dinero a uno de los socios para realizar el viático. Incluso en algunas oportunidades se debieron postergar un despacho o una salida de venta. Por su parte la Sra Gilman se queja que este tema le consume la mayor parte del tiempo y no tiene claro cómo responder a algunas situaciones conflictivas que se plantean con el manejo de los adelantos de sueldos. Por otra parte el estudio del Dr González y Asoc., asesores contables de la empresa, realizaron un informe en base a las anotaciones y vales de la Sra. Gilman que en algunos casos hay dinero adelantado sin rendir desde hace 4 meses. Hay varias situaciones controvertidas y que en 11 casos el monto total sin rendir supera la mitad de la remuneración mensual de los vendedores o despachantes involucrados. Por ello es que se le solicitó al estudio de Dr. González y Asoc., que redacte una norma o procedimiento administrativo que contemple cómo se deberá llevar a cabo esta operatoria. El siguiente es el procedimiento definido por el Estudio González y Asoc.

Sucursal

Depto. Créditos

Registrar Nueva

Solicitud y escaneo

documentación

Autorizar Préstamo

Solicitudes

Préstamos Otorgados por Solicitante

Nuevo solicitante

Datos solicitud

Datos préstamo Autorización

Orden de Pago

Documentación


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Procedimiento de otorgamiento y rendición de viáticos en Daxtor S.A. (Elaborado por Estudio González y Asoc.):

El solicitante de un anticipo de viáticos deberá emitir un “Vale de anticipos” indicando el monto solicitado y la fecha. Queda expresamente prohibido utilizar este fondo fijo para anticipo de remuneraciones al personal. El “Vale de anticipos” deberá estar aprobado por: El monto máximo de cada “Vale de Anticipo” será de $ 1.500 en el caso de los vendedores y de $ 800 en cualquier otro caso. Los “Vale de Anticipo” se emiten en original y duplicado. El original firmado por el solicitante y autorizado por alguna de las personas autorizadas, que será alguno de los socios de Daxtor S.A. o quien transitoriamente alguno de ellos designe, quedará en poder de la responsable del fondo, la Sra Gilman, la cual entregará el importe solicitado luego de controlar que:

Los topes estén de acuerdo a lo establecido.

El solicitante no tiene más de 2 solicitudes previas sin rendir

Ninguna de las solicitudes pendientes de rendición tiene más de un mes pendiente de rendición.

La copia del “Vale de Anticipo” queda en poder del solicitante de los fondos para su posterior rendición. El solicitante cuando procede a rendir un anticipo otorgado debe acompañar los comprobantes que justifiquen la erogación realizada. El responsable del fondo deberá controlar con el original del “Vale de Anticipo” y los comprobantes rendidos:

Que los comprobantes presentados cumplen con los requerimientos legales para justificar la erogación.

Que dichos comprobantes correspondan al período que media entre la solicitud del anticipo y la fecha de su rendición.

Que los comprobantes se puedan encuadrar en alguno de los motivos autorizados.

Que en los casos que no se cumpla alguno de los dos puntos anteriores el comprobante esté intervenido por alguno de las personas autorizadas a conceder un adelanto de viáticos y en su caso el motivo se identificará como “Autorizado”.

Si alguno de los comprobantes presentados no cumple con el punto anterior la rendición será rechazada totalmente. Si todos los comprobantes cumplen con las condiciones establecidas se procederá a determinar si la sumatoria de los mismos es superior o inferior al monto del anticipo. Los montos de comprobantes rendidos no podrán superar en más del 10% a los topes fijados

como límites a la asignación de viáticos. En caso de montos distintos al anticipado el responsable de administración procederá a cobrar o pagar la diferencia que corresponda al solicitante del anticipo. Una vez que el responsable del fondo haya utilizado la totalidad del mismo, procederá a su rendición emitiendo un resumen de Anticipos otorgados identificando beneficiario, montos, fechas de anticipo y de rendición. En los casos que un anticipo permanezca más de 2 meses sin rendir el responsable del fondo deberá informar a la persona que autorizó el otorgamiento de ese adelanto así como restringir nuevos adelantos al beneficiario hasta que no efectúe la rendición pendiente.


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Si bien este procedimiento se implementó sólo se logró ordenar la operatoria pero han persistido algunos inconvenientes en la relación entre la responsable administrativa y algunos vendedores y despachantes. Es por ello que uno de los socios preocupados por esta situación ha pensado en automatizar el control y otorgamiento de viáticos por medio de un sistema de información.

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Como ya Daxtor S.A. ha tenido alguna mala experiencia con el desarrollo de aplicaciones informáticas, se le solicita a Usted que elabore una propuesta de funcionamiento de un sistema de información que sea tan clara como para poder ser aprobada por los socios de Daxtor S.A. pero a la vez que sea tan precisa que sirva para especificar el trabajo del desarrollador de la aplicación informática eliminando cualquier duda sobre lo que se tiene que desarrollar

ACTIVIDAD 5 – COBRANZA POR COBRADORES EN DAXTOR S.A.

En Daxtor S.A., los cobradores son los mismos vendedores, ellos conocen bien a cada uno de los clientes pero a pesar de ello y que perciben una comisión por la cobranza hace un tiempo que se han venido detectando morosidad en la cobranza sin encontrarse una causa demasiado justificada. Se han analizado distintas alternativas, incrementar el porcentaje de cobranza, asignar premios para la cobranza más demorada, derivar cobranzas a un equipo específico que se ocupe de las cobranzas más difíciles, contratar a un estudio de abogados y otras propuestas similares pero ninguna que lograra convencer definitivamente a los dueños de Daxtor S.A. Finalmente con la asistencia de su estudio contable se ha preparado una propuesta que incluye la incorporación de un Jefe de Créditos y Cobranzas, la asignación de una persona como responsable de la Tesorería, la definición de un procedimiento de cobranza y la implementación de un sistema informático. Con esto se espera una mejor planificación y seguimiento de las cobranzas y ajustar el control en la rendición de la misma.

Propuesta de procedimiento de cobranzas por cobradores en Daxtor S.A. (Elaborado por Estudio González y Asoc.) El Jefe de créditos y cobranzas organiza la cobranza de la semana analizando el control de vencimientos de las facturas pendientes de cobro y los documentos a cobrar. En base a este análisis prepara un Listado de Cobranzas (LC) en el cual se detallan las cobranzas que cada cobrador deberá gestionar durante esa semana. De hacerse efectivo el cobro, el Cobrador emite un Recibo (Rec). (el Original para el cliente, el duplicado para la Tesorería de la empresa y el Triplicado queda en el talonario del cobrador. Los recibos que se utilizan son “provisorios” y en ellos se detallan los valores recibidos para ser aplicados a la cuenta corriente del cliente, en su caso también se detallan los documentos recibidos.


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Si la gestión de cobranzas no tiene éxito el Cobrador deberá asentar en ese listado las circunstancias en la cual no pudo cobrar. El Cobrador asentará en el Listado de Cobranzas (LC) los números y fechas de recibos utilizados en cada cobranza. Dicho LC, junto con el duplicado de los Recibos Provisorios y con los valores recibidos, se rendirán en la Tesorería. Allí el Tesorero procederá a verificar que los valores entregados por el Cobrador coincidan con lo asentado en el LC y que el total de dichos valores concuerde con el total del duplicado de los Recibos Provisorios. En Tesorería se emite una Planilla de Rendición de Cobranzas (PRC) con el detalle de los valores presentados por cada Cobrador la cual se les entrega a los mismos junto con el LC firmado y sellado por el Tesorero como constancia por la recepción de la documentación rendida. Tesorería al fin de cada día emite una planilla de Rendición de Tesorería (RT) en la cual se registran todos los valores recibidos por la totalidad de las cobranzas. En la misma se detallan los valores cobrados (efectivo, cheques valores a depositar y valores en cartera) identificando el Nº de recibo por el cual se produjo su ingreso a la empresa. El Cobrador, con la PRC emitida por el Tesorero y con el LC intervenido por el mismo, deberá rendir su gestión ante el Jefe de Créditos y Cobranzas. El Jefe de Créditos y Cobranzas, además de tomar conocimiento de las cobranzas efectuadas, controlará la correlatividad de los recibos utilizados y una vez efectuado ese control firma el PRC y lo envía a Contaduría para que realice la imputación de los valores cobrados. Contaduría analizando los valores recibidos y el estado de cuentas corrientes aplica los valores a los comprobantes pendientes. A partir de esta imputación confecciona los Recibos Definitivos (RD) en los cuales figuran los comprobantes cancelados el cual se remitirá a los clientes por correo. Por la actualización de las cuentas corrientes de los clientes se realizará el asiento: Cobranzas a Deudores por Ventas Con las planillas de Rendición de Tesorería (RT) enviadas por Tesorería, Contaduría realizará el siguiente asiento: Valores a Depositar a Cobranzas Finalmente Contaduría conciliará el saldo de su cuenta Cobranzas y efectivizará el control de los depósitos contra la cuenta Valores a Depositar.

Sobre estos datos una consultora especializada en el desarrollo de sistemas informática ha elaborado una propuesta de sistema de información a implementar que ha quedado documentado de la siguiente manera:


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Propuesta de sistema de cobranzas por cobradores en Daxtor S.A:

Objetivo

Planificar la gestión de cobranzas y controlar la rendición de la misma.

Listado de acontecimientos

Nro Terminador Descripción Entrada Salidas

1

Jefe de Créditos y Cobranzas (JCC)

Análisis semanal de gestiones de cobranzas a realizar

1. Cobranzas a gestionar

2. Listado de Cobranzas (LC)

2

Tesorería Rendición de cobranzas realizadas

3. Registro de valores cobrados

4. Parte de Rendición de Cobranzas. 5. Rendición diaria de Tesorería

3

Jefe de Créditos y Cobranzas (JCC)

Control de cobranzas realizadas

6. Consulta de correlatividad de Recibos utilizados

6. Consulta de correlatividad de Recibos utilizados

4 Contaduría Análisis de imputación

de cobranza realizada 7. Imputación de cobranzas

8. Recibo Definitivo

Diagrama de contexto


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Modelo de comportamiento

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En base a la información disponible realice sus comentarios sobre el sistema informático que fue presentado a Daxtor S.A. para gestionar sus cobranzas. Si bien sus observaciones se deben basar en las funcionalidades que tendrá la aplicación propuesta, también puede formular su opinión sobre todos los aspectos vinculados con esta iniciativa ACTIVIDAD 6 – RECEPCIÓN DE COMPRAS EN DAXTOR S.A.

Abel Gómez, uno de los fundadores de Daxtor S.A., es la persona que desde el primer momento y hasta la fecha se ocupa de la gestión de las compras. El gran crecimiento que tuvo el negocio devino en que la gestión de la recepción de los pedidos hechos a los distintos proveedores sea cada vez más dificultosa. Por lo que Abel Gómez esta considerando la posibilidad de que un sistema de recepción le ayude en dicha gestión. Para desarrollar dicho sistema se contacto con una consultora que le recomendó un viejo amigo. La consultora envió a Daxtor S.A. a un grupo de analistas para que realicen su labor. Luego de hacer algunas reuniones la consultora presentó el diagrama de flujos de datos que se detalla a continuación como propuesta a implementar.


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La explicación que da la consultora de este DFD es la siguiente: “El sector de Compras una vez que realiza la adjudicación de las compras ingresa al sistema la orden de compra. Con esta información el sector de Recepción podrá organizar y planificar la descarga, el manipuleo, el control de calidad y el traslado de los distintos materiales a los almacenes. Cuando arriba el embarque se coteja si los materiales se ajustan a los requisitos fijados en la orden de compra con el remito del proveedor. Se confecciona el parte de recepción y el informe de calidad. Si las cantidades y condiciones se son las correctas, el responsable firmará el remito al proveedor como constancia de aceptación de los bienes ingresados. Luego, el sector de almacenes verificará que los bienes que se detallan en el parte coincidan con los materiales entregados por el sector de recepción. Y luego registrará el ingreso de los materiales en el archivo de inventario. Y finalmente, el sector de Contabilidad accede al archivo de inventario y al de remito para proceder a la contabilización y actualización de costos de las existencias.”

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En base a la información disponible realice sus comentarios sobre el sistema que está evaluando Daxtor S.A. para gestionar la recepción de sus pedidos. Si bien sus observaciones se deben basar en las funcionalidades que tendrá la aplicación propuesta, también puede formular su opinión sobre todos los aspectos vinculados con esta iniciativa


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ACTIVIDAD 7 – PAGO A PROVEEDORES EN DAXTOR S.A.

Abel Gómez, uno de los dueños de Daxtor S.A. quiere mejorar el proceso de pago a proveedores. Para ello, le pidió a la consultora que desarrolle un modulo que le ayude en dicho proceso. La consultora presentó el diagrama de flujos de datos que se presenta a continuación como propuesta a implementar. En este sistema propuesto el sector de cuentas a pagar recibe las facturas de los proveedores e ingresa al sistema los datos de las mismas. Durante el ingreso de los datos al sistema se controla que los datos de las facturas coincidan con los datos de los remitos que están almacenados en el sistema. Este sistema le permite al sector de cuentas a pagar consultar las facturas a punto de vencer. En este sector en base a los datos de esas facturas se generan las ordenes de pago a los proveedores. Luego, tesorería ingresa los datos del cheque con el cual se le realiza el pago al cliente. Recordemos que Daxtor S.A. realiza la mayor parte de sus pagos con cheque, por cuestiones de seguridad.

Diagrama de flujo de datos propuesto


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En base a la información disponible realice sus comentarios sobre el sistema que está evaluando Daxtor S.A. para gestionar el pago a proveedores. Si bien sus observaciones se deben basar en las funcionalidades que tendrá la aplicación propuesta, también puede formular su opinión sobre todos los aspectos vinculados con esta iniciativa.

ACTIVIDAD 8 – ENTREGAS URGENTES EN DAXTOR S.A.

Los directivos de Daxtor S.A. están evaluando reforzar el negocio de las “entregas urgentes”, ya que consideran que es un servicio de valor agregado que pocas empresas del ramo ofrecen a sus clientes, y por lo que creen que podrían mejorar el ingreso mensual por ventas. Consideraron hacer un relanzamiento de este servicio de la siguiente forma: los clientes deberán pagar un abono mensual, el cual abarca ciertos productos seleccionados previamente por cada cliente y por los cuales se definen cantidades mensuales máximas a requerir para cada producto. También se determina una cantidad de envíos mensuales máximos. En base a esta compra mensual estimada se define caso a caso, considerando la ubicación y cantidad de entregas máximas comprometidas, el importe total del abono que deberá ser abonado por el servicio. De esta manera los clientes se aseguran la reposición inmediata de esos productos seleccionados anticipando, con el pago del abono, los gastos de envío urgente de este tipo de insumos. Daxtor, por su parte, se beneficia a su vez fidelizando a estos clientes y teniendo una herramienta para la demanda de los productos que los clientes han incluido en sus abonos. Para solicitar la reposición de insumos, los clientes deben comunicarse telefónicamente con la empresa y tener el abono al día, aunque pueden acordar pagarle al repartidor lo adeudado en el momento en que el mismo concurre a entregar el pedido. El abono al día es un punto fundamental que los telefonistas deberán controlar al momento de recibir los llamados. Actualmente Daxtor maneja para las “entregas urgentes” el mismo procedimiento que para el resto de las entregas pero asigna a una persona para asegurarse el seguimiento más específico de estos pedidos, esta persona debe encargarse personalmente que los pedidos urgentes se cumplan los plazos comprometidos. Con el re-lanzamiento confían en que se hará más extensivo el uso de este tipo de pedidos, lo cual le permitirá a Daxtor afianzarse en el lema central de “no perder ninguna venta por falta de producto”. Esto será posible ya que contarán con la información de los insumos que mayormente se incluyen en el abono, con lo que podrán fijar límites mayores de stock y así cumplir con los pedidos recibidos. Por otro lado en Daxtor con un sistema específico para atender esta modalidad esperan disminuir la cantidad de quejas y faltas de pago por parte de clientes que manifiestan que no fueron cumplidas las fechas de entrega, o que ni siquiera les fue informado que la misma sufriría un retraso. Como soporte para este nuevo lanzamiento, la empresa decide asesorarse con una pequeña consultora en sistemas, para evaluar la posibilidad de desarrollar un sistema de gestión de pedidos urgentes. Esta consultora le presenta un diagrama de flujo de datos junto a una explicación del sistema que propone desarrollar.


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Propuesta de sistema para entregas urgentes

Descripción de la propuesta “El llamado ingresa al sector de atención telefónica, donde un telefonista le solicita la identificación al Cliente. El servicio es exclusivo para clientes, por lo tanto, el telefonista verifica si se trata de un cliente existente, y en caso afirmativo si tiene contratado el servicio de “entrega urgente” con sus cuotas al día. Si no lo tuviera contratado y le interesa, se transfiere el llamado al departamento comercial, ya que deben primero asesorarlo acerca de los rubros e insumos que se encuentran contemplados en el servicio. En los clientes que poseen abono el sistema asiste al Telefonista para confeccionar el Pedido de Reposición, con todos los datos necesarios para que se pueda preparar la entrega del pedido (datos del cliente, domicilio de entrega, detalle de los insumos solicitados y fecha y hora comprometida para la entrega). De esta manera el sistema mediante la emisión del Pedido de Reposición le facilita la tarea al repartidor y mediante la emisión del Remito que firmará el cliente simplifica la tarea administrativa. Es frecuente que los clientes modifiquen hasta último momento los artículos y cantidades solicitadas así como el día y hora de entrega. El sistema proporciona una pantalla para que el Empleado

Telefonista Verifica Datos cliente

Registra pedido

reposición

Clientes

Abonos

Remitos

Pedidos entregas Urgentes

Empelado Administrativo

Despacho

Completa pedido

Actualiza stock Insumos

Informa faltantes


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Administrativo de Despacho una vez que armó físicamente el mismo actualice el estado del pedido, pasando de “Pedido Pendiente” a “Listo para Despachar”. El repartidor realiza la recorrida entregando los pedidos, cobrando los abonos atrasados en caso de ser necesario y haciendo firmar a los clientes los Remitos. Cabe aclarar en este punto, que la política de Daxtor no contempla entregas parciales. Es decir, para el caso de las entregas urgentes, los pedidos se arman con la totalidad de lo solicitado por el cliente y por cada pedido se hace una única entrega. Al finalizar con su trabajo, el repartidor entrega en la Administración los Remitos firmados por el Cliente y el dinero de las cuotas atrasadas, si corresponde. Con estos datos el Empleado Administrativo de Despacho y en base a Remito conformado por el Cliente da por cumplido el Pedido y actualiza mediante el sistema el inventario de artículos. El sistema prevé una función automática que le avisa a Administración cuando no hay más stock de alguno de los artículos.”

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. La empresa le solicita a usted, profesional de Ciencias Económicas, que analice la documentación presentada y los aconseje sobre si este sistema cumple con la funcionalidad que necesita Daxtor.

ACTIVIDAD 9 – MEJORA EN EL SISTEMA DE ENTREGAS URGENTES EN DAXTOR S.A.

Daxtor ha implementado exitosamente el sistema para las Entregas Urgentes siguiendo las indicaciones que usted ha realizado. A pesar que la cantidad de clientes que han adoptado el sistema superó a las expectativas iniciales de los dueños de la empresa, algunos clientes no se han suscripto al mismo hasta tanto nos se superen alguna de las limitaciones que tiene el sistema referidas a:

imposibilidad de realizar entregas parciales, es decir, completar la entrega de todos los insumos solicitados en diferentes momentos. Hasta el momento un cliente que quisiera recibir los productos bajo abono en distintos momentos debía llamar a Daxtor una vez para cada entrega parcial de lo solicitado y reconfirmar dicha solicitud.

Considerar la posibilidad que una parte o la totalidad de la entrega sea devuelta a Daxtor por

no haber llegado en el plazo requerido.

SSee ppiiddee::

. La empresa le solicita a usted, que prepare el requerimiento a hacer llegar a la consultora para que la misma presupueste las modificaciones demandada por los clientes de Daxtor que aún no se han incorporado al sistema de entregas urgentes.


Año 2013


ACTIVIDAD 10 – COPIADO DE LIBROS CONTABLES EN DAXTOR S.A.

Durante los últimos años Daxtor S.A ha ido logrando una participación importante en el mercado de copiado de libros contables de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Gran parte de esto se debió a sus excelentes políticas de precios y atención al cliente, teniendo como principal preocupación la entrega en tiempo y forma de los libros. Sin embargo, Roberto Cáceres, Jefe del Departamento de Despacho, ha manifestado en reiteradas oportunidades a Diego Rolón que alrededor del veinte por ciento de los libros copiados no se entregan en tiempo y forma a los clientes quedando los mismos sin despachar en el depósito de la empresa. En algunos casos, esto ha ocurrido porque el repartidor se ha presentado en el cliente en un horario fuera de lo acordado, no pudo efectuar la entrega y volvió con los libros a Daxtor, sin notificar al Cliente. Roberto Cáceres es una persona muy perfeccionista y metódica, que lleva en sus libros registros de todas las entregas y retiros que realiza su departamento, como así también de las hojas de ruta de cada uno de los repartidores, que contienen todos los clientes que tiene que visitar en un determinado día de trabajo. Dichas hojas de ruta son confeccionadas manualmente por Roberto Cáceres. Daxtor posee una página de Internet en la cual los clientes solicitan el servicio de copiado, cargando los datos en un formulario diseñado especialmente para ese fin. Una vez confirmada la orden, la página envía un email con dichos datos a Daxtor. Al cliente le queda un acuse de recibo en el cual constan sus datos y la fecha en la que realizó la operación. Cabe aclarar que este servicio sólo se encuentra disponible para aquellos clientes que ya se encuentren en la Base de Datos (es decir que ya hubieran operado alguna vez). En caso de tratarse de un nuevo cliente, primero deberá gestionar el alta a través del sector comercial. En el caso de que un cliente desee modificar sus datos de domicilio y/o número de teléfono, podrá hacerlo a través de la opción correspondiente en la misma página web. Para efectuar un control de los pedidos y entregas, en Daxtor cuentan con dos planillas Excel que actualmente actualiza personalmente Roberto Cáceres:

1. Pedidos: esta planilla se completa con los datos que los clientes ingresan a través de internet.

N° Orden de Trabajo Código Cliente Cantidad Libros Cantidad Hojas Fecha ingreso Pedido Fecha Retiro Fecha Entrega

134 328 2 50 23-Jun-09 25-Jun-09 15-Jul-09

135 150 1 80 23-Jun-09 30-Jun-09 28-Jul-09

136 222 1 40 24-Jun-09 29-Jun-09 20-Jul-09

PLANILLA DE PEDIDOS

Razón Social

La Anónima S.A.

Restaurante Los Dioses

Copyjet

El N° de orden de trabajo lo asigna la persona de Daxtor que se encarga de completar la planilla, junto con la fecha comprometida de retiro de los libros en el cliente y la fecha de entrega pactada. En caso de que por algún motivo alguna de estas dos fechas se modifique, se sobreescribe en el mismo renglón, no se genera otra orden de pedido.

2. Entregas: En dicha planilla se encuentra el código del pedido junto con la fecha en que se ingresaron los libros a Daxtor, y la fecha en que se envió desde el depósito al cliente.


Año 2013


N° Orden de TrabajoCantidad

LibrosCantidad Hojas

Fecha ingreso

en Daxtor

Fecha egreso

de Daxtor

134 2 50 25-Jun-09 15-Jul-09

135 1 80 30-Jun-09 28-Jul-09

136 1 40 29-Jun-09 20-Jul-09

PLANILLA DE ENTREGAS

Para efectuar un control de los pedidos y entregas, Daxtor genera cierta información relacionada con el despacho de libros contables a través del análisis de las planillas mencionadas. De allí se obtienen los siguientes totales:

Cuántos pedidos se entregan diariamente

Cuántos pedidos se retiran diariamente

Cuántos pedidos quedan sin entregar

Cuántos pedidos quedan sin retirar

A la fecha dicha información es confeccionada en forma manual por Roberto Cáceres. A pesar del importante volumen de operaciones que ha alcanzado Daxtor en este servicio, últimamente están observando una pérdida de clientes a los cuales la empresa les realiza el copiado de libros contables. Esta información ha llegado a oídos de Abel Gómez; en consecuencia se habría generado una fuerte disputa entre Abel Gómez y Roberto Cáceres, por lo que su relación no estaría pasando por el mejor de los momentos. Abel supone que el principal problema es el trabajo manual de la información de los pedidos, ya que actualmente la única automatización es el ingreso de los mismos a través de Internet, por parte de los mismos clientes. Pero luego, el circuito continúa centralizado en Roberto Cáceres y con la información circulando a través de planillas confeccionadas a mano por él mismo. Más aún, esta información no refleja demoras ni casos de imposibilidad de entrega de libros, por lo tanto cualquier dato que se pueda extraer de allí no tiene garantía de ser correcto. Con el objetivo de encontrar una solución a este problema, Daxtor S.A. ha evaluado contratar a la consultora de Hernán Picas, Licenciado en Sistemas de Información de las Organizaciones y entrañable amigo de la infancia de Abel Gómez, para que elabore una propuesta de desarrollo de un sistema de información que contemple todo el circuito de copiado de libros contables; en otras palabras, debe lograr automatizar en un sistema que se integre los pedidos realizados por los clientes con las planillas Excel de Roberto Cáceres las cuales deberán ser generadas por el sistema a poner en marcha. Después de haberse realizado distintas reuniones entre la consultora de Hernán Picas y los dueños de Daxtor, uno de los desarrolladores de la consultora elaboró una propuesta que ha sido plasmada en el diagrama que detallamos a continuación:

Se pide: Evaluar la propuesta de la consultora, acerca del desarrollo del Sistema de despacho y entrega de pedidos de copiado de libros para Daxtor S.A. Realice todos los comentarios que considere necesarios.


Año 2013


Si bien sus observaciones se deben basar en las funcionalidades que tendrá la aplicación propuesta, también puede formular su opinión sobre aspectos vinculados con esta iniciativa.

Cliente

Registrar

copiado

Pedidos

Confeccionar

parte diario de

despacho

Hojas de RutaAdministración Despacho

Generar

informe de

pedidos

Solicitud de copiado

Acuse de Recibo

Orden de copiado Orden de despacho

Hojas de Ruta del día

Solicitud de entregas

y retiros del día

Solicitud de estado

de despacho

Informe

de pedido

Comercial Alta de Cliente

ClientesModificación

Datos Cliente

Nuevo Dom/Tel

Datos Cliente

SSee ppiiddee::

. La empresa le solicita a usted, que prepare el requerimiento a hacer llegar a la consultora para que la misma presupueste las modificaciones demandada por los clientes de Daxtor que aún no se han incorporado al sistema de entregas urgentes.

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