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14/04/2005Copyright © IMDEA S.L.

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“Automatización de procesos documentales en el área de Cuentas Corrientes de SEAT”


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! Datos Iniciales! Objetivos del Proyecto! Descripción del Proceso! Solución implementada ! Retornos de Inversion (ROIs)! Evolución del Proyecto

Agenda


34.1 Experiencia SEAT EspañaDatos iniciales!Con sede en España y presente en más de 70 países,

SEAT se dedica a la producción de automóviles que se superan en diseño y que posean espíritu deportivo. En resumen, "SEAT auto emoción".

!Facturación: 5.862 millones €

!Beneficio: 145 millones €

!Empleados: 12.875 personas

!Unidades producidas: 416.381 (Modelos: Arosa, Ibiza, Cordoba, Altea, Leon, Toledo)

Source: Informe anual 2004. Autorevista nº2.185


44.1 Experiencia SEAT EspañaDatos inicialesA D M I N I S T R A C I Ó N

CUENTAS CORRIENTES Y FACTURACION (CCYF)

Plantilla ACTUAL= 42

Funciones " Garantizar pago a proveedores " Facturación de coches, piezas y servicios" Administración de las cuentas de proveedores y clientes" Cobro y control de riesgo de clientes españoles y compañías del Grupo VW" Temas legales

Magnitudesimportantes

" 1 millón de documentos/año" Facturación pasiva 6.000 Mio € " Facturación activa 6.300 Mio €


5Datos Iniciales!Objetivos del Departamento de CCYF

! Realizar el proceso de las transacciones financieras, relativas a clientes y proveedores, de una manera correcta, efectiva y eficiente.

! Asegurar que todas las transacciones contables, de pago y de cobro, son gestionadas de una forma apropiada y correcta.

Ciclo de Ciclo de VentasVentas

Ciclo de Ciclo de ComprasCompras

3.500PROVEEDORES

1.200CLIENTES6.000 Mio € 6.300 Mio €


6Objetivos del Proyecto!Realizar el proceso de una manera más eficiente y efectiva, mejorando la gestión de los documentos.

!Incrementar la Calidad en el Proceso y mejorar el servicio para los proveedores y los clientes internos y externos.

!Mejorar el proceso relativo a la gestión de los documentos en el Departamento y la Compañía


7Descripción del Proceso

• Procesos del Ciclo de Compras: 35 3 12 12 8

• Procesos del Ciclo de Ventas: 49 25 18 1 5

Clientes Mercado Interior

Mercado exterior: Prov & Cli.

Inmovil.y

servicios

Prov.materiales nacionales

! Algunas magnitudes:

• Documentos del Ciclo de Compras: 200.000 --> 880.000 páginas/años

• Documentos del Ciclo de Ventas: 830.000 --> 1.920.000 páginas/año

• Archivo Externo - SGA 1.400 cajas / año -> 2.800.000 páginas

• Microfilm: 800.000 páginas

• Papel: 1.200 cajas -> 3.000.000 páginas

• Proveedores: 3.500

• Clientes: 1.200


8Descripción del Proceso

Facturaciones varias

Conformación facturas material de producción de proveedores extranjeros CEE

Liquidaciones Recambios Facturación coches

Coches Importados

Archivofísico dela factura

Archivofísico dela facturaAutofacturación Materiales

Autofacturación Garantías Facturación EMESMateriales

Facturación Utillajes y Publicaciones

ración Utillajes y Publ

FactuConformación facturas material de producción de proveedores extranjeros no CEE

icaciones


9

1Comprobación

y Contabilización

1Comprobación

y Contabilización

3 días

Peticiones copia facturas

3 %

Facturas

670 facturas / día

Cuentas Corrientes y Facturación

Otras Areasde SEAT

2Proceso

Conformación Factura

2Proceso


Facturas

35 días

3 días

3Liberar

Factura para el Pago

3Liberar


1 día

3 días

4Archivo

Factura y Microfilm

4Archivo

Factura y Microfilm

1 día

Total Tiempo Proceso: 47 días

880.000 páginas/año

1 día

> 80% facturas

tardan más de 10 días

en ser conforma-

das!

4.1 Experiencia SEAT EspañaDescripción del Proceso


10

1Comprobación

y Contabilización

1Comprobación

y Contabilización

x días

Peticiones copia facturas

x %

Facturas

670 facturas / día

Cuentas Corrientes y Facturación

Otras Areasde SEAT

2Proceso


2Proceso


Facturas

xdías

3 días

3Liberar


3Liberar


x día

3 días

4Archivo

Factura y Microfilm

4Archivo

Factura y Microfilm

x día

Total Tiempo Proceso: x días

880.000 páginas/año

1 día

PAPEL EN PAPEL EN TODO EL TODO EL PROCESOPROCESO

Mayor dedicación Mayor dedicación en la gestión de en la gestión de

proveedores proveedores

Ficheros Ficheros duplicadosduplicados

Pérdida de Pérdida de facturas facturas

Falta de control Falta de control en el proceso de en el proceso de

conformación conformación

Tiempo de Tiempo de valijavalija

Firma físicaFirma física Excesivo Excesivo tiempo en tiempo en

conformaciónconformación

4.1 Experiencia SEAT EspañaDescripción del Proceso


11Solución implementada

Gestión Documental

Digitalización y Archivo Electrónico

Facturaciones varias

Conformación facturas material de producción de proveedores extranjeros no CEE

Conformación facturas material de producción de proveedores extranjeros CEE

Liquidaciones Recambios Facturación coches

Coches Importados

Facturación EMESMateriales

AT Autofacturación MaterialesAF Autofacturación Garantías

Facturación Utillajes y Publicaciones

ración Utillajes y Publ

Factu

icaciones


12

1Verificación y

contabilización facturas

1Verificación y


2Proceso

conformación facturas

2Proceso


3Liberación del

pago de la factura

3Liberación del

pago de la factura

Pre-verificación e incorporación

al archivo documental



Facturas Archivo de facturas

Archivo de facturas

Otras áreas de CCYF

Otras Areasde SEAT

Centro soporte CCYF

PAPEL PAPEL SÓLO SÓLO

EN EN ESTA ESTA ÁREAÁREA

DOCUMENTOS DOCUMENTOS ESCANEADOSESCANEADOS

4.1 Experiencia SEAT EspañaSolución implementada


13

1Verificación y


1Verificación y


2Proceso


2Proceso


3Liberación del

pago de la factura

3Liberación del

pago de la factura





Facturas Archivo de facturas

Archivo de facturas

Otras áreas de CCYF

Otras Areasde SEAT

Centro soporte CCYF

No se pierden No se pierden documentosdocumentos

Firma Firma electrónica. electrónica.

Mayor seguridadMayor seguridad

Proceso Proceso conformación conformación

más ágilmás ágil

Mayor Mayor control sobre control sobre

el procesoel proceso

Una única base de datos. Una única base de datos. Única fuente de información.Única fuente de información.

Sustitución Sustitución MicrofilmMicrofilm

Archivo Archivo centralizadocentralizado

Infraestructura IT preparada Infraestructura IT preparada para la integración para la integración

electrónica con proveedoreselectrónica con proveedores

Mejor calidad Mejor calidad de servicio a de servicio a

los los proveedoresproveedores

4.1 Experiencia SEAT EspañaROI- Mejoras logradas


14ROI- Objetivos!Reducción del tiempo de proceso de aprobación de una factura

(aprox. en un 70%).

!Eliminación del papel en el proceso de aprobación (se estima un ahorro de unos 10.000€/año).

!Eliminación de costes y retrasos derivados de la valija interna (ahorro estimado: 75.000€/año).

!Reducción de la carga de trabajo de los empleados (aumento productividad en aprox. un 40%).

!Ahorro en los tiempos de localización de documentación (aprox. 16 horas / mes de cada persona del departamento).


15ROI- Subjetivos!Mejora de la calidad del servicio interno y externo.

!Solución preparada para la firma digital y la ampliación a entornos B2B.

!Satisfacción del personal de CCYF.

!Proceso totalmente controlado (informes mensuales de actividad)


16Evolución del Proyecto!Incorporación de otras compañías el Grupo (sinergias)

!Paso a facturación electrónica

!Portal del proveedor/cliente


175. Cierre

Luis Fernández-Sanguino PeñaAsesor Caleruega 79, 3º dcha.

28033 MadridTlf: 91.383.62.60

Fax: [email protected]

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