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“PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA”

Versión: 03 P-01

La Molina, diciembre 2018

ELABORADO REVISADO APROBADO

Coordinador SGC Coordinador del PDRH Coordinador del PDRH

Fecha: 06.12.18 Fecha: 07.12.18 Fecha: 10.12.18

PROGRAMA DE DOCTORADO EN RECURSOS HÍDRICOS P-01

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Versión: 03

Fecha: 10.12.18

Una vez impreso o copiado este documento, se convierte en COPIA NO CONTROLADA, prohibido reproducir sin autorización de la Coordinación del PDRH.

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CONTENIDO

0. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................ 3

1. OBJETIVO ........................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE ........................................................................................................................................... 4

3. BASE LEGAL ..................................................................................................................................... 4

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................ 4

5. RESPONSABLES .............................................................................................................................. 6

6. CONTENIDO, ESTRUCTURA Y FORMATOS ............................................................................. 6

6.1. Generales ........................................................................................................................................... 6

6.2. Manuales, Procedimientos, Instructivos y Planes .................................................................. 7

6.3. Formatos ............................................................................................................................................. 9

6.4. Especificaciones sobre los Registros ........................................................................................ 9

6.5. Anexos .............................................................................................................................................. 10

6.6. Codificación ..................................................................................................................................... 10

7. PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................... 12

7.1. Documentos de Creación Constante ........................................................................................ 14

7.1.1. Carta de Comunicación ................................................................................................................... 14

7.1.2. Citaciones .......................................................................................................................................... 14

7.1.3. Constancias ....................................................................................................................................... 14

7.2. Especificaciones del Manejo ....................................................................................................... 14

7.3. Control Específico de Registros ................................................................................................ 14

7.4. Control de los Documentos Académicos y Administrativos .............................................. 15

7.5. Control Específico de Información Documentada Externa ................................................. 16

8. LISTA DE FORMATOS Y REGISTROS ...................................................................................... 17

9. FORMATOS Y REGISTROS .......................................................................................................... 18



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0. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ANTERIOR VERSIÓN ACTUAL

N° Descripción N° Descripción

1

Se incluye la salvedad de que aquella información documentada creada antes del inicio del diseño e implementación del SGC, no tienen como requisito obligatorio el contener la estructura y formatos que se detallan en el presente procedimiento.

Página 3

1

7.4 Control de los Documentos Académicos y Administrativos.

Se incluyen disposiciones para la revisión de los documentos Académicos y Administrativos:

Políticas y Objetivos

Plan de Estudios

Análisis PEST

Manuales

Plan Operativo

Plan de Mejora

2

Se cambia el formato P-01-F02 Acta de Reunión, quitándole los marcos para cada parte del acta.

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1. OBJETIVO

Asegurar que la identificación, descripción, formatos y medios de soporte son apropiados para la información documentada, creada o actualizada. Se definen las actividades para: la elaboración, revisión, aprobación, distribución, acceso, recuperación, uso, almacenamiento, preservación, control de cambios, conservación y disposición final.

Todo esto con el objetivo de asegurar la disponibilidad, idoneidad y adecuada protección de la información documentada.

2. ALCANCE

El presente Procedimiento es de aplicación en el ámbito estructural y organizativo del Programa de Doctorado en Recursos Hídricos para el cumplimiento de sus objetivos.

3. BASE LEGAL

Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos: Requisito 7.5 Información Documentada.

Modelo de Acreditación para Programas de Estudios de Educación Superior Universitaria (octubre 2016).

Manual de Identidad Gráfica, aprobado por la Resolución N° 0194-2016-CU-UNALM.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Información Documentada: Toda información y su medio de soporte.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Copia Controlada: Copias de la Información Documentada del Sistema de Gestión de la Calidad, que tienen aprobación para su reproducción por parte del responsable. Para el Programa de Doctorado en Recursos Hídricos no se aplican copias controladas, toda Información Documentada es revisada o consultada desde el servidor central o desde la página web.

Copia No Controlada: Son copias de la Información Documentada del Sistema de Gestión de la Calidad, que no cuentan con aprobación para su reproducción por parte del responsable.

Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del Sistema de Gestión de la Calidad del Programa de Doctorado en Recursos Hídricos, pueden ser: Correos Electrónicos, Murales, Revistas, Cartas Simples, Cartas Múltiples, Memorándums, entre otros.

Información Documentada Externa: Documento o registro producido por una institución distinta al Programa de Doctorado en Recursos Hídricos que tiene impacto en el Sistema de Gestión de la Calidad, se encuentra registrada en el P-01-F-04 Lista Maestra de Información Documentada y se convierte automáticamente en Información Documentada



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de apoyo. pueden ser Normas, Leyes, Acuerdos, Decretos, Resoluciones, Manuales, entre otros.

Información Documentada Interna: Documento o registro generado por el Programa de Doctorado en Recursos Hídricos, en cumplimiento de las normas o determinados como necesarios para las actividades de la misma, tales como Manuales, Procedimientos, Programas, Guías, Instructivos, Directrices, Formatos, Informes, entre otros.

Información Documentada Obsoleta: Información Documentada que ha perdido vigencia ya sea por la generación de una nueva versión o porque la Dependencia responsable determina que ya no debe ser utilizado. Esta Información Documentada deben ser identificada y separada del servidor central y de la página web, se conservará la Información Documentada original durante el periodo establecido por el Sistema de Gestión de la Calidad.

Legible: Que puede ser leído por su claridad o interés.

Lugar de Almacenamiento: Espacio físico o virtual, en el cual reposa la Información Documentada de tal manera que sea verificable.

Medio de Almacenamiento: para la Información Documentada del Sistema de Gestión de la Calidad el almacenamiento puede ser digital o impreso, digital cuando se encuentre en el servidor central o en la página web e impreso cuando se encuentre almacenado bajo los parámetros definidos por el Programa de Doctorado en Recursos Hídricos.

Registro: Formato diligenciado que evidencia resultados obtenidos o el cumplimiento de actividades realizadas por un funcionario o Dependencia.

Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por ejemplo: 01, 02, 03 y así sucesivamente, en el sistema.

Vigencia del documento: Fecha desde la cual tiene validez la Información Documentada.

Política del Sistema de Gestión de la Calidad: Declaración documentada de los compromisos que tiene el PDRH con la calidad de sus servicios, la satisfacción de los estudiantes y de los grupos de interés.

Procedimiento: Llamaremos procedimiento a la información documentada que describe la forma general para llevar a cabo un proceso.

Formato: Llamaremos formato a aquellos modelos estandarizados en los que se registra y se evidencia la ejecución o el control de una actividad, existen formatos creados por el Programa de Doctorado en Recursos Hídricos y formatos que son determinados por los órganos superiores, proveedores, entre otros.

Instructivo: Información documentada que contiene información concreta y específica de una actividad, equipo, entre otros.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

Coordinador SGC: Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad del Programa de Doctorado en Recursos Hídricos, que tiene como función principal ser el apoyo de la Alta Dirección en el control del Sistema de Gestión de la Calidad.

Coordinador del Programa: Es el más alto cargo a nivel del Programa de Doctorado en Recursos Hídricos, encargado de dirigirlo y controlarlo, por lo que también cumple el rol de Alta Dirección.

PDRH: Programa de Doctorado de Recursos Hídricos.



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5. RESPONSABLES

Coordinador del Programa.

Coordinador SGC.

Personal Administrativo.

6. CONTENIDO, ESTRUCTURA Y FORMATOS

La información documentada que haya sido generada antes de la creación del presente procedimiento, no tendrá como requisito contar con la estructura y formatos indicados, pero luego de la revisión anual de la información documentada, los requisitos del presente procedimiento serán obligatorios para toda información documentada que exista (creada anteriormente o por crearse).

6.1. Generales

La información documentada generada en el PDRH, debe:

a. Incluir Encabezados en cada una de las hojas de la Información Documentada, a excepción de la carátula, con el fin de que puedan ser identificados de manera rápida.

Imagen 1: Encabezado de la Información Documentada

Dentro de este encabezado podremos encontrar:

El logotipo que ha sido definido como oficial para la información documentada, el cual puede observarse en la imagen anterior.

El Nombre del Programa.

El nombre de la Información Documentada.

El código asignado, el cual se explica en el punto 6.6.

La versión, que inicia siempre desde la 01.

La fecha, que corresponde a la aprobación y vigencia de la información documentada.



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b. La información debe documentarse en letra tipo Arial y con tamaño 11, espaciado posterior de 6 pt y el interlineado “sencillo”. La numeración debe seguir el siguiente patrón:

1. TÍTULO PRINCIPAL, todo en MAYUSCULAS y en negrita, sangría izquierda 0 cm, sangría especial francesa en 1 cm y espaciado posterior 6 pto.

1.1. Subtítulos, todo en Altas y Bajas y negrita, sangría izquierda 0 cm y sangría especial francesa en 1 cm

1.1.1. Sección, todo en Altas y Bajas, sangría izquierda 0 cm, sangría especial francesa en 1 cm y espaciado posterior 6 pto.

a. Literal, como párrafo, sangría izquierda 1.27 cm, sangría especial francesa en 1.27 cm y espaciado posterior 6 pto.

Viñeta Principal, como párrafo normal, sangría izquierda 1 cm, sangría francesa 0.63 cm y espaciado posterior 6 pto.

Viñeta Secundaria, como párrafo normal, sangría izquierda 1.63 cm, sangría francesa 0.63 cm y espaciado posterior 6 pto.

6.2. Manuales, Procedimientos, Instructivos y Planes

Este tipo de información documentada incluye en su contenido:

a. Pie de Página, incluido en cada hoja del documento, a excepción de la carátula:

Imagen 2: Pie de Página de la Información Documentada

b. Carátula, estos documentos también deben incluir una carátula, la cual está compuesta como se indica en la siguiente imagen:



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Identificación de la

Organización Logotipo Oficial del

PDRH

Cuadro de Liberación

Identificación de la

Información Documentada

y Versión

Lugar, mes y año

Imagen 3: Carátula de la Información Documentada

c. Índice, en el que se indican las ubicaciones de cada punto del documento.

d. La estructura interna dependerá del tipo de Información documentada que contenga, del objetivo y del elaborador, para un mejor orden se propone:

Control de Cambios

Objetivo

Alcance

Base Legal

Términos y Definiciones

Responsables

Cuerpo del Documento

Flujograma (Si corresponde)

Registros

Anexos

e. Cuadro de Control de Cambios, se ubicará en la parte inicial del documento, luego del índice, en él se deben describir los cambios realizados entre la versión anterior y la actual, para ello se utiliza el cuadro de la imagen siguiente, en el cual se enumerarán los cambios realizados:



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Imagen 4: Cuadro de Control de Cambios

VERSIÓN ANTERIOR VERSIÓN ACTUAL

N° Descripción N° Descripción

f. Lista de Formatos y Registros, en este cuadro se deben incluir aquellos formatos a utilizar y los registros que se generen producto de la ejecución de este procedimiento

Imagen 5: Lista de Formatos y Registros

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

6.3. Formatos

En el PDRH entendemos por formato a aquellos documentos que han sido diseñados para que los usuarios introduzcan datos estructurados en las zonas de la Información Documentada destinadas para ese propósito. Los formatos que cuentan con información introducida, se vuelven registros.

Los formatos originales deben incluir encabezado, como todo documento creado para uso interno, además todos deben contener un espacio destinado para la Fecha de Llenado o Modificación del Contenido (Fecha de Registro).

La estructura será conforme a la necesidad que se ha indicado al elaborador.

6.4. Especificaciones sobre los Registros

Los registros del SGC, son la evidencia de la ejecución de una actividad o tarea, por ello se han estandarizado aquellos que cuentan con un formato elaborado de manera interna.

Entre los principales registros estandarizados podemos encontrar:

Matrices

Tablas

Listas

Entre otros.



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6.5. Anexos

Los Anexos son información documentada autónoma, que han sido requeridos por norma o que el PDRH considera necesarios para el desarrollo de sus actividades diarias, y que exponen alguna situación o decisión de la misma.

Todo Anexo deben incluir encabezado.

6.6. Codificación

Como se indicó anteriormente, la codificación de la información documentada se podrá encontrar en la carátula (cuando exista) o en el encabezado de la información documentada.

La codificación se compone de dos o cuatro partes, según el caso, acontinuación se indican los casos:

Imagen 6: Codificación para la Información Documentada (1)

Imagen 7: Codificación para la Información Documentada (2)

Las siglas que conforman el código han sido determinadas de la siguiente manera:

X-YY

Tipo de Información Documentada

Correlativo de Información Documentada

X-YY-F-BB

Información Documentada

Formato

Correlativo



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a. Tipo de Documento, pueden ser una o dos letras, para aquellos tipos de documentos que surjan y no se hayan especificado siglas, se utilizará la calificación y siglas de “otros”, para esta parte también se incluye un cuadro de guía.

Siglas Tipo de Información Documentada

M Manuales

P Procedimientos

I Instructivos

PL Planes

PR Programas

R Reglamentos

A Anexos

F Formatos

OT Otros

b. Correlativo del Documento, el cual es simplemente el número que identifica el orden de creación de documentos, según el siguiente cuadro:

Siglas Tipo de Información Documentada

01 Primer…

02 Segundo …

. .

. .

. .

nn Eneavo…

En el caso de que algún formato sea parte de un procedimiento, este deberá tener el código tal como lo indica el segundo ejemplo.


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7. PROCEDIMIENTO

Fase Responsable N° Descripción

Determinación de la Necesidad

Cualquier Miembro del Programa

(Identificador)

1 Identificación de la necesidad de crear o modificar Información Documentada.

Cualquier miembro del PDRH puede detectar la necesidad de crear o modificar información documentada.

2 Comunicación de la necesidad al Coordinador SGC.

Coordinador SGC

3 Evalúa pertinencia de creación o modificación de Información Documentada.

4

¿Es Necesario?

a. Sí, ir a la actividad 6.

b. No, ir a la actividad 5.

5 Comunicar a Involucrados, Fin.

Elaboración

Coordinador SGC 6 Determinar Elaborador/Modificador.

Puede ser el mismo Coordinador SGC o quien éste designe.

Elaborador

7 Solicitud de Información / Levantar Proceso.

Para la creación/modificación (o levantamiento de observaciones), el elaborador puede solicitar la colaboración de las Comités o el personal que crea conveniente.

8

Generar o Modificar la Información Documentada.

El Elaborador/Modificador debe ceñirse a las especificaciones del presente Procedimiento, en caso de modificaciones debe modificar la versión en la carátula y encabezado, además identificar, cuando corresponda, los cambios en el Cuadro de Control de Cambios en el Punto “I” al inicio de la Información Documentada.

9 Entregar Información Documentada a Revisor.

Revisión Coordinador PDRH

(Revisor)

10

Revisar la Información Documentada. El revisor debe confirmar si la Información Documentada: Contiene la información adecuada. / Refleja correctamente el proceso, la actividad regulada o su propósito. / No existen interferencias y contradicciones con otros documentos del SGC. / Cumple con la estructura establecida en el presente documento.

11 ¿Existen Observaciones?

a. Sí, volver a la actividad 7. b. No, ir a la actividad 12.

Edición Coordinador SGC 12

Editar la Información Documentada. Darle los formatos que corresponde, generar el código.

13 Entregar a Aprobador.



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Fase Responsable N° Descripción

Aprobación Coordinador del PDRH

Aprobador

14 Aprobar la Información Documentada. Estos pasos pueden acortarse si el Elaborador se reúne con el Revisor/Aprobador y explica la Información Documentada, realizándose todo en un mismo momento.

15 Devolver a al Coordinador de SGC.

Registro y Carga de la Información

Documentada Coordinador SGC

16 Ingresar el Código junto con el Nombre de la Información Documentada en el registro P-01-F-01 Lista Maestra de la Información Documentada.

17

Digitalizar y cargar en la “Carpeta SGC” la Información Documentada, retirar la Información Documentada Obsoleta (cuando corresponda). Se debe cargar la Información Documentada dentro de la Carpeta SGC, pero dentro de la carpeta que corresponda, identificándolo con el código seguido del nombre de la Información Documentada. El documento madre será archivado en su área.

Difusión y Eliminación

Coordinador SGC 18 Realizar difusión, anunciando a todo el personal, vía correo electrónico, la aprobación de la Información Documentada. Indicar también la ubicación donde lo podrán encontrar en la Carpeta SGC

Capacitación Coordinador SGC 19

Coordinar y ejecutar la capacitación del personal acerca de la Información Documentada Creada o Modificada (De ser necesario). Enviar vía correo electrónico la citación, al personal que corresponda, para la capacitación programada.

Para evidenciar la ejecución de la capacitación deben utilizar la lista de asistencia P-01-F-03 Lista de Asistencia.



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7.1. Documentos de Creación Constante

Existen documentos de creación constante, los cuales, a pesar de ser generados dentro del PDRH, son regulados por la Escuela de Posgrado, por lo que no se aplicarán los requisitos del presente procedimiento.

En este caso, estos documentos se regulan mediante el Manual de Identidad Gráfica, aprobado mediante Resolución N° 0194-2016-CU-UNALM, entre estos encontramos los siguientes:

7.1.1. Carta de Comunicación

Información Documentada enviada a remitentes específicos para informarles sobre un evento que ha acontecido o está por acontecer.

7.1.2. Citaciones

Documento de breve extensión, el cual cita o convoca formalmente a una persona o varias a asistir a un acto dispuesto por la autoridad correspondiente.

7.1.3. Constancias

Escrito en el que se hace constar algún hecho, en la PDRH comúnmente se emiten Constancias de la Plana Docente y Constancias de Alumnos.

7.2. Especificaciones del Manejo

La Información Documentada incluida en la Carpeta SGC están resguardados, realizándose copias de seguridad, esta actividad está a cargo del Coordinador SGC, quien es responsable del almacenamiento, resguardo y recuperación de la información documentada.

7.3. Control Específico de Registros

Almacenamiento: Para el almacenamiento de los registros, los responsables de generarlos, deben agregarlos a la carpeta designada para su almacenamiento dentro de la Carpeta SGC.

El personal tiene la potestad de administrar su carpeta según crean conveniente, pudiendo crear subcarpetas adicionales con el fin de tener un mejor orden y mayor facilidad para la ubicación de sus registros.



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En el caso de registros físicos que se ha decidido no digitalizar, serán archivados en files de lomo ancho, los cuales deben ser identificados para un mejor control y almacenados en las gavetas de cada usuario.

Protección y Recuperación: Al almacenar los registros en la Carpeta SGC, estos participan del Back Up, con lo que se asegura la protección de los mismos, además el acceso a las carpetas es restringido, ya que solo los que tengan autorización por parte del Coordinador SGC podrán modificar el contenido de las carpetas.

En el caso de los documentos en físico, el file de lomo ancho y las gavetas le brindan la protección básica, ya que al contenido de las gavetas solo acceden los usuarios responsables, la localización y recuperación de los registros se facilitan por la identificación con la que cuentan los files.

Retención y Disposición: La retención y disposición se detallan en el registro P-01-F-01 Lista Maestra de la Información Documentada, en el cual, se indica la cantidad de tiempo que se retendrán los registros y la disposición luego de transcurrido ese tiempo.

7.4. Control de los Documentos Académicos y Administrativos

El Coordinador del PDRH es el principal responsable de que la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, y en general del PDRH, esté actualizada y sea acorde a las necesidades de los procesos propios del programa.

En este sentido se ha elaborado el PL-06 Plan de Revisión de Documentos Académicos y Administrativos, en el cual se incluye la documentación que se considera necesaria de revisar periódicamente, el periodo de revisión, los participantes, documentos asociados, los registros generados y los responsables de la aprobación, además se incluyen las fechas de la última revisión y de la próxima revisión, como recordatorio para el Coordinador SGC. Este Plan puede se va actualizando conforme se determinen nuevos documentos que necesitan ser revisados y conforme se vaya avanzando en la revisión.

Entre los principales documentos incluidos en el PL-06 Plan de Revisión de Documentos Académicos y Administrativos se encuentran:

Políticas y Objetivos

Plan de Estudios

Análisis PEST

Manuales

Plan Operativo

Plan de Mejora

Los cambios serán realizados por el Coordinador SGC, y serán revisados por el Coordinador PDRH y, cuando corresponda, se difundirán a los grupos de interés para proponer cambios o mejoras, luego de ello el Coordinador PDRH dará la conformidad y los aprobará.



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En general para la información documentada, los cambios pueden darse, de acuerdo a lo indicado en este procedimiento, por cualquier miembro del PDRH y se debe seguir lo que indica el procedimiento en el punto 7.

7.5. Control Específico de Información Documentada Externa

El personal deberá determinar cuál es la Información Documentada de origen externo que será utilizada para la planificación y la operación tanto del SGC como de los distintos servicios que proporciona el PDRH.

Estos mismos serán entregados al Coordinador SGC, para que los pueda incluir en el formato P-01-F-01 Lista Maestra de la Información Documentada y en la Carpeta SGC, e identificarla con un nombre compuesto por el nombre del documento que lo aprobó y el mismo nombre de los documentos, en el caso de ser un documento autónomo, se identificará solamente con su nombre.

Será el mismo personal, el encargado de alcanzar al Coordinador SGC las actualizaciones, modificaciones, derogaciones, etc. que sean aplicables a la Información Documentada Externa del SGC.



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8. LISTA DE FORMATOS Y REGISTROS

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

P-01-F-01 Lista Maestra de Información Documentada

P-01-F-02 Acta de Reunión

P-01-F-03 Lista de Asistencia

PL-06 Plan de Revisión de Documentos Académicos y Administrativos



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9. FORMATOS Y REGISTROS

1 P-01-F-01 Lista Maestra de Información Documentada



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2 P-01-F-02 Acta de Reunión



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3 P-01-F-03 Lista De Asistencia



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4 PL-06 Plan de Revisión de Documentos Académicos y Administrativos

Fecha de Actualización

Tiempo para

Revisión

Participantes /

AportantesDocumentos Asociados Aprobación

Registro de

Referencia

Ratificación

(Registro de Referencia)Última Revisión Próxima Revisión

PROGRAMA DE DOCTORADO EN RECURSOS HÍDRICOS

PLAN DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS Y ADMINISTRATIVOS

PL-06

Versión: 01

Fecha: 04.01.19

Responsable del Plan

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