Aplicaci n de Un Modelo de Control Interno

CCAAPPIITTUULLOO IIVV MMOODDEELLOO CCOOCCOO

123

DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO QUE CONTRIBUYA A MEJORAR LA GESTIN FINANCIERA DE LA MEDIANA EMPRESA DEL SECTOR COMERCIO DEL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.

A. GENERALIDADES.

Luego de haber confirmado la viabilidad del diseo e implementacin de un Sistema de control interno basado en el Modelo COCO que contribuya a mejorar la gestin financiera en las medianas empresas del sector comercio, determinamos los parmetros y delimitaciones para el diseo de nuestro sistema de control interno lo que entendemos por Modelo COCO, proporcionando la definicin de sus componentes, cual es la importancia que stos representan en el diseo de nuestro sistema, as como tambin la relacin que cada uno de los criterios posee con respecto a los componentes que lo integran.

Este capitulo presenta una herramienta innovadora y til para implementar el control interno, as como tambin ayudar a mejorar el control interno ya existente, lo cual permitir orientar a los empleados de las medianas empresas a cumplir adecuadamente con los procedimientos de control delimitado en el Sistema de Control Interno.


124

B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.

1. OBJETIVO GENERAL.

Disear un Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, que contribuya a mejorar la Gestin Financiera de las medianas empresas del sector comercio, lo cual permita controlar las actividades, documentos e informacin registrada y presentada en los estados financieros por la empresa.

2. OBJETIVOS ESPECFICOS.

Producir informacin financiera oportuna, correcta y confiable como apoyo a la gestin financiera, en el proceso de toma de decisiones y rendicin de cuentas a los usuarios de la informacin.

Detectar los riesgos de errores e irregularidades, como base para identificar sus causas y sus efectos, promoviendo acciones correctivas que permitan manejarlos y controlarlos.

Definir responsabilidades y funciones para cada empleado que participa en el rea financiera.


125

C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.

El Sistema de Control Interno basado en el modelo coco, es importante porque cuenta con los componentes necesarios que aseguren el logro de los objetivos, adems de las funciones y tareas relacionadas con la revisin, seguimiento y control de las actividades financieras.

Este sistema facilitar el diseo de polticas y procedimientos que garanticen la proteccin y conservacin del tiempo con respecto los recursos humanos, tecnolgicos y financieros; de tal manera que los resultados se puedan medir y comprobar.

Ayudar a fortalecer y mejorar el desarrollo diario de la gestin financiera en la mediana, lo que permitir identificar claramente los riesgos que se presentan dentro de esta.

El sistema de control interno basado en el modelo COCO, busca proporcionar un entendimiento de control, por las siguientes razones:

El impacto de la tecnologa y el recorte a la estructura organizativa.

Por la creciente demanda de informar a los directivos de la empresa, acerca de la eficiencia y eficacia del control.

Por el nfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma de proteger los intereses de los accionistas.


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D. JUSTIFICACIN DE LA PROPUESTA.

Debido a que las medianas empresas han crecido y los volmenes de sus operaciones se han aumentado considerablemente, se hace necesario disear un Sistema de Control Interno, basado en el Modelo COCO.

De acuerdo a los avances tecnolgicos, a la globalizacin y principalmente a los acuerdos efectuados entre los gobiernos de El Salvador y Estado Unidos con el Tratado de Libre Comercio (TLC), es de vital importancia para la permanencia de las medianas empresas en el mercado, contar con sistema de control interno que les permitan prevenir y/o reducir los riesgos e irregularidades en la gestin financiera.

E. DESARROLLO DEL SISTEMA.


127

D iseo de un Sistema de Control Interno basado en el

M odelo COCO , que contribuya a mejorar la gestin financiera de

las mediana s empresas del sector

comercio del municipio de San

Salvador


128

1. DESCRIPCIN DEL SISTEMA.

El Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, consta de 3 fases las cuales se han diseado para mejorar la gestin financiera de las medianas empresas.

Fase I (Inicial) Esta fase consta del Diagnstico que se realiza a la empresa, ya que se considera necesario saber cuales son las condiciones en las cuales se realiza la gestin financiera en las medianas empresas, y luego se aplica la tcnica FODA, para establecer Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas con las que cuenta las empresas en estudio.

Fase II (De proceso) En esta fase se presentan los 4 componentes del Modelo COCO, explicando el objetivo, las polticas y procedimientos de cada uno de los 20 criterios del modelo.

Fase III (De Resultado) Se da a conocer la contribucin que el sistema dar a la gestin financiera de las medianas empresas del sector comercio.

Luego se presenta la retroalimentacin, donde se revisaran peridicamente el cumplimiento de las polticas y procedimientos establecidos segn el modelo COCO, segn sean las necesidades que la empresa presenta.


129

2. OBJETIVOS DEL SISTEMA.

2.1 OBJETIVO GENERAL.

Dar a conocer a las medianas empresas del sector Comercio, el Sistema de Control

Interno, basado en el Modelo COCO, que contribuir a que la Gestin Financiera sea

ms eficiente.

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS.

Proporcionar a las medianas empresas una herramienta de control para identificar y disminuir los riesgos

Garantizar el cumplimiento de las polticas y procedimientos, para tener un mejor control de las operaciones financieras.

Promover el involucramiento y capacidad tcnica del recurso humano, que participa en la realizacin de la Gestin Financiera.

Proporcionar un mejor flujo de informacin que ayude a la disminucin de riesgos del rea financiera.


130

3. RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA.

El objetivo que persigue la alta direccin en las empresas, es obtener ganancias a travs de la inversin que realizan, para lograr este objetivo es necesario contar con un control interno apropiado, que sea de ayuda para mejorar y/o fortalecer las funciones de tesorera y contabilidad.

La presentacin del Sistema del Control Interno basado en el Modelo COCO, se realizar a la Junta General de Accionista, Administrador nico o propietario, ( segn sea el caso ), a quienes se les explicar en que consiste el sistema y cuales son los beneficios que se obtendrn al implementarlo en la empresa.

a. Responsabilidades del Sistema de Control Interno basado en el Modelo

COCO.

FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss...

Junta General de Accionistas.

Administrador nico.

Propietario.

Implementacin del Sistema.

Gerente Financiero.

Encargado del rea Financiera.

Contador.

Aplicacin del Sistema de Control Interno.

Tesorera Contabilidad

Presentacin del Sistema de Control Interno.


131

4. ESQUEMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO, QUE CONTRIBUYA A MEJORAR LA GESTIN FINANCIERA DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO.


S I S T E M A

D E

C O N T R O L

I N T E R N O

Diagnstico de la Empresa

Objetivo Conocimiento de la Gestin Financiera

Recopilacin de la Informacin

Resultado del Diagnstico

Cuestionario

Aplicacin FODA

Conclusiones

FASE I INICIAL

FASE II DE PROCESO

Componentes Modelo Coco

Capacidad Propsito Compromiso Evaluacin y Aprendizaje

FASE III DE RESULTADO

Contribucin a la mejora de la Gestin Financiera

Tesorera

Contabilidad

PLAN DE IMPLEMENTACIN Presupuesto de Implementacin. Cronograma de Implementacin. Evaluacin y actualizacin del Sistema de Control Interno.

Alcance

Polticas Procedimientos Objetivo

R E T R O A L I

M E N T A C I N

Ingresos. Adquisicin de Fondos. Anlisis de Crditos. Anlisis de Presupuestos.

Contabilidad Financiera. Inventarios. Preparacin de Estados Financieros. Manejo de Impuestos

Recursos: * Humanos * Materiales

Formulario de Entrevista

Criterios


132

4.1 FASE I (INICIAL)

Continuacin se detalla el esquema que se desarrollara, para dar inicio con el Sistema, en dicha fase se realizar un diagnostico a las medianas empresas, para conocer las condiciones en las cuales realizan la Gestin Financiera.


Objetivo Conocimiento de la Gestin Financiera Alcance

Diagnstico de la Empresa

Recopilacin de la Informacin

Resultado del Diagnstico

Cuestionario

Aplicacin FOLA

Conclusin Formulario de Entrevista


133

4.1.1 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA.

a) CONOCIMIENTO DE LA GESTIN FINANCIERA.

a.1 OBJETIVO.

Establecer las condiciones en las cuales se realiza la Gestin Financiera, en las medianas empresas del sector comercio.

a.2 ALCANCE.

Se espera tener un alcance amplio con la recopilacin de informacin relacionada con la Gestin Financiera, a travs de entrevistas al Gerente Financiero y al personal involucrado en las actividades de contabilidad y tesorera de la empresa.

De los resultados obtenidos se prepararn conclusiones para establecer cuales son las condiciones reales en las que se desarrolla la Gestin Financiera.

El alcance del diagnostico incluye:

Revisar la situacin organizacional de la empresa.

Determinar los controles con los que se realiza la Gestin Financiera.

Conocer cual es el flujo de informacin que se maneja en la empresa, a travs de los cuestionarios.


134

a.3 RECOPILACIN DE LA INFORMACIN. Es la primera actividad que se realizar, ya que est dirigida a obtener informacin general sobre la empresa e informacin especifica del rea financiera. La informacin general de la empresa se le solicitar al Gerente, el cual conoce los antecedentes de la empresa y sabe cuales son los objetivos y metas que se desean alcanzar. (Ver formulario No. 1)


135

Formulario No. 1

Para conocer la Gestin Financiera se solicitar al Gerente Financiero o al Encargado del rea Financiera, que de respuestas a una serie de preguntas de control para establecer las condiciones en las cuales se est desarrollando. (Ver formulario No. 2)

Nombre de la Empresa Formulario de solicitud de la Informacin General

No.

Puntos a Considerar

SI

NO

1

Existe un Organigrama en la empresa?

2

Cuenta la empresa con misin, visin y valores?

3

Existen objetivos establecidos en la empresa?

4

Existen planes estratgicos y de trabajo?

5

Cuentan con presupuestos y manuales?

6

Cuentan con planes de negocio?

7

Existe informacin legal de la empresa?

8

Existe detalle del personal de la empresa?

9

Se realizan operaciones claves y Estructura Organizativa?

Observaciones:_______________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Fecha:

__________________ ___________________

Firma Solicitante Firma Informarte


136

Formulario No. 2

Nombre de la Empresa Recopilacin de Informacin del rea Financiera

No.

Puntos a Considerar Preguntas

SI

NO

1

Existen objetivos y metas establecidos para reas financieras?

2

Cuentan con polticas de trabajo establecidos para rea financiera?

3

Posee la empresa un manual de funciones especficas para el rea financiera?

4

Existe un control de Ingresos y Egresos?

5

Se tienen establecidos todas las fuentes de Ingresos?

6

Utiliza la empresa informes financieros para la toma de decisiones?

7

Son analizados e interpretados los estados financieros para ser utilizados en los planes y proyectos de la empresa?

8

Los presupuestos son preparados por personal que tiene conocimiento de la operatividad de cada rea?

9

Utiliza la gerencia financiera el presupuesto para realizar sus actividades?

Observaciones:_______________________________________________________________

___________________________________________________________________________

____________________ ___________________

Firma Solicitante Firma Informarte


137

a.4 RESULTADO DEL DIAGNOSTICO.

Segn los resultados obtenidos con la recopilacin de la informacin se ha concluido lo siguiente:

.

Por lo que se hace necesario contar con un sistema de control interno, que vaya destinado a fortalecer las reas dbiles internas como externas que se presentan en su Gestin Financiera.

CONCLUSIONES

Manejo de Riesgo

Falta de procedimientos de control. Falta de evaluacin de los riesgos.

Manejo del Personal

Falta de Capacitacin al personal del rea Financiera. Falta de Incentivos.

Estructura Organizativa

No todas cuentan con un Organigrama. Falta de un Manual de Responsabilidades y Funciones.


138

b. APLICACIN DE FODA.

Para disear el Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, se tomarn los datos obtenidos de la investigacin de campo, para determinar cual es la situacin actual de las empresas en estudio, estableciendo as las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

FORTALEZAS.

Todas estn legalmente constituidas. Cuentan con personal capacitado para realizar las operaciones

financiero - contable. Cuentan con una amplia cartera de cliente. Cuentan con un Capital de Trabajo para mantenerse dentro del

mercado. Cuenta con personal apropiado para la realizacin de sus

actividades diarias.

OPORTUNIDADES Cuentan con la tecnologa apropiada para el desarrollo de

sus actividades. Se cuenta con el apoyo de la Junta Directiva, para tener

un eficiente control interno. Cuentan con el apoyo de Instituciones Gubernamentales

como: CONAMYPE, FAT, INFOCENTROS. Acceso financieros activos: BMI, Banco Hipotecario, Asistencia Tcnica Constitucional: CAM, GTZ, Fusades,

Fepade. Contar con el Tratado de Libre Comercio, el cual

contribuir a tener una mayor importacin y exportacin de los productos.


139

AMENAZAS

Con las nuevas reformas fiscales, estn sujetas a cumplimiento formal y sustantivo a los tributos.

Posible aumento de costos, por el Tratado de Libre Comercio, se pueden incrementar los costos y gastos de operacin, tecnologa y competitividad.

Debido a la globalizacin, las medianas empresas se ven implicadas en todos los cambios que surgan.

Modernizacin de sus equipos por los avances tecnolgicos.

DEBILIDADES

No contar con procedimientos y sistematizacin para el desarrollo de las operaciones financiero - contable.

No todas las medianas empresas han logrado identificar los factores de riesgos financieros de la empresa.

No contar con procedimientos de control para disminuir los riesgos financieros.

Falta de capacitacin e incentivos al personal tcnico del rea Financiera.


140

4.2 FASE II (DE PROCESO)

En esta fase se desarrolla el Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, detallando los objetivos que se persigue en cada uno de los componentes del Modelo, estableciendo polticas y procedimientos para cada criterio.


Componentes Modelo Coco

3. Capacidad

1. Propsito

2. Compromiso

4. Evaluacin y Aprendizaje

Polticas

Procedimientos

Objetivos

C R I T E R I O S


141

4.2.1 PRIMER COMPONENTE.

Evaluacin del Componente

PROPSITO

a) Los objetivos deben ser comunicados

d) Se deben establecer planes para guiar los esfuerzos.

c) Polticas para el logro de los objetivos deben ser comunicados.

b) Identificar riesgos internos y externos que afecten el logro de los objetivos.

e) Los objetivos y planes deben incluir indicadores de medicin de desempeo.

CRITERIO


142

Mantener actualizada y protegida contra accesos indebidos la informacin financiera.

Clasificar los riesgos por prioridad. Implementar polticas de prevencin de riesgos.

POLTICAS DEL CRITERIO.

Se darn a conocer los objetivos mediante memorandum y reuniones.

Comprobar que todos los encargados de realizar actividades de gestin estn seguros de los objetivos establecidos.

Se realizar una planificacin, para programar las actividades financieras paral lograr el cumplimiento de los objetivos.

Establecer un manual de funciones. Lograr que el personal conozca las polticas de apoyo para el

logro de objetivos, Monitoreo constante al personal.

Planificar las actividades de gestin financiera de manera metdica, estableciendo tiempos, actividades y responsables de su ejecucin.

Supervisin contina de la Gerencia General o del Administrador nico en su caso.

Los empleados del rea financiera deben contar con experiencia suficiente para su buen desempeo.

Realizar informes de medicin del desempeo en el rea financiera.

Promover la eficiencia laboral. Promover el ptimo uso de los recursos de la empresa.


143

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.

PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPSITO -

Criterio: Los objetivos deben ser comunicados.

Fecha:

Objetivo: Verificar que los empleados que realizan la gestin financiera sepan cuales son los objetivos que se quieren alcanzar.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se enviaran por escrito a travs de memorando y correos electrnicos los objetivos que el rea de gestin financiera ha planificado alcanzar.

Gerente General

2

Se harn reuniones ordinarias para reforzar la informacin antes enviada por medio de memorando y correo electrnico.

Gerente Financiero

3

Se utilizara la comunicacin directa y personalizada, para determinar, si el personal del rea financiera conoce los objetivos que persigue dicha rea.

Gerente Financiero

4

Utilizando la comunicacin escrita se medir el grado de captacin de los objetivos.

Gerente Financiero

5

Se supervisara mensualmente las metas individuales de cada ejecutivo para asegurar el logro de los objetivos generales en el tiempo programado.

Gerente Financiero

6

Se dar a conocer el avance en el logro de los objetivos a travs de informes que la gerencia proporcionara al rea financiera.

Gerente Financiero

7

Se informara a la gerencia financiera de manera puntual sobre las reas en que necesiten de su apoyo para lograr los objetivos establecidos.

Empleados rea

Financiera

Elabor: Equipo de Tesis

Revis:

Autoriz:


144



Criterio: Se deben identificar los riesgos internos y externos que afectan el logro de objetivos.

Fecha:

Objetivo: Verificar que existan polticas de prevencin de riesgos que afecten o impidan lograr los objetivos programados por el rea financiera.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 A los empleados del rea financiera se les permitir un atraso mximo de tres das en los registros de las operaciones.

Contador y Tesorero

2

Los informes sern consultados nicamente por los usuarios autorizados por la gerencia.

Gerente Financiero

3

Los informes financieros sern archivados para su consulta por plazo no mayor de cinco aos, despus de este plazo podrn ser destruidos.

Gerente Financiero

4

Se les dar prioridad a aquellos riesgos que incidan en el logro de los objetivos establecidos.

Gerente Financiero

5

Se ejecutaran las polticas de prevencin de riesgos por personal capacitado y competente.

Contador y Tesorero

6

Se proporcionara a los empleados del rea financiera de todas las herramientas tecnolgicas adecuadas para detectar los riesgos.

Gerente Financiero

7

Cada seis meses se le dar darle mantenimiento al equipo de deteccin y prevencin de riesgos.

Gerente Financiero


Revis:

Autoriz:


145



Criterio: Las polticas para apoyar el logro de objetivos deben ser comunicadas y practicadas, de manera que el personal identifique el alcance de su libertad de actuacin.

Fecha:

Objetivo: Comprobar que se este logrando una gestin financiera excelente alcanzando los objetivos establecidos mediante la implementacin de polticas de apoyo.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Cada empleado deber tener un manual de descripcin de puestos que le permita conocer sus funciones.

Depto. R.R.H.H.

2

Cada empleado obedecer las rdenes de un solo jefe para evitar la dualidad de mando.

Gerente Financiero

3

Cada empleado ejecutara las funciones que ms se adapten a sus conocimientos, aptitudes y habilidades.

Contador y Tesorero

4

Se verificara trimestralmente que los empleados conozcan las polticas de apoyo al logro de objetivos mediante preguntas directas e individuales,

Gerente Financiero

5

Las polticas de apoyo se colocaran en el rea financiera a la vista de todos, para ser consultadas en todo momento.

Depto. R.R.H.H.

6

Se verificaran a travs de la presentacin de informes que las funciones se estn desarrollando segn lo establecido.

Contador y Tesorero

7

El Gerente Financiero, recibir los informes donde se detalle las funciones realizadas por cada uno de los empleados.

Contador y Tesorero


Revis:

Autoriz:


146



Criterio: Se deben establecer planes para guiar los esfuerzos.

Fecha:

Objetivo: Verificar que se este logrando una gestin financiera de calidad, utilizando el mnimo recurso humano mediante una buena planificacin.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se realizara nicamente las funciones de gestin financiera que le corresponden segn la planificacin.

Empleados del rea

financiera.

2

Se supervisara de manera sorpresiva las funciones de los encargados del rea financiera una vez al mes.

admn. nico y/o Gerente General

3

Se entregar una copia de los planes que se han establecidos para realizar de una forma idnea la gestin financiera.

Empleados del rea

financiera.

4

Se entregaran al Gerente Financiero informes firmados y sellados para poder determinar responsabilidades.

Contador y Tesorero

5 Cada empleado deber haber cumplido toda su planificacin o programacin diaria antes de retirarse.

Empleados del rea

financiera.

6 Se realizara una reunin mensual con el Gerente Financiero para analizar los avances y resultados de la gestin.

Admn. nico,

Gte.Gral , Gerente

Financiero

7

Cada empleado deber haber pasado una prueba de aptitudes y habilidades antes de desempear un cargo de gestin financiera.

Depto. R.R.H.H.


Revis:

Autoriz:


147



Criterio: Los objetivos y planes deben incluir metas, parmetros e indicadores de medicin del desempeo.

Fecha:

Objetivo: Verificar que los objetivos programados se estn logrando en el menor tiempo posible haciendo buen uso de los recursos de la empresa.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se medir el desempeo de los empleados del rea financiera tomando como base los resultados de las operaciones financieras.

Gerente Financiero

2

Se evaluara el desempeo de cada empleado tomando como base la satisfaccin personal al realizar su trabajo.

Gerente Financiero, Contador y Tesorero

3

Se evaluara el desempeo de cada empleado tomando como base el tiempo

que invierte al realizar sus funciones.

Contador y Tesorero

4

Se evaluara el desempeo de cada empleado tomando como base las relaciones interpersonales entre sus compaeros y los ejecutivos de otras instituciones con las que la empresa tiene relaciones.

Contador y Tesorero

5

Los empleados mejor evaluados sern ascendidos y mejor equipados.

Gerente General

6

Se rotara el personal cada doce meses. Contador y Tesorero

7

Supervisar el manejo del equipo de trabajo de cada empleado del rea financiera.

Contador y Tesorero


Revis:

Autoriz:


148

COMPROMISO

a) Establecer y comunicar los valores ticos.

d) Fomentar la confianza para un buen flujo de informacin.

c) Definicin clara de autoridad y responsabilidad, para tomar decisiones por el personal apropiado.

b) Las polticas y prcticas sobre R.R.H.H. deben ser consistentes con los valores ticos.

CRITERIOS

4.2.2 SEGUNDO COMPONENTE.

Evaluacin del Criterio


149


Planificar y realizar los procesos de seleccin en los niveles jerrquicos.

Investir de autoridad y responsabilidad a los niveles jerrquicos. Integrar al personal para que la funcin de cada uno, sea un gran

aporte a la empresa.

Ajustar los objetivos a los valores ticos de la organizacin.

Lograr los objetivos establecidos sin olvidar los valores ticos.

Establecer las polticas y prcticas sobre recursos humanos tomando como base los objetivos a alcanzar y los valores ticos.

Colocar a la vista los valores ticos para que ningn empleado del rea financiera los pierda de vista.

Evaluar a cada empleado para determinar si conoce los valores a los cuales debe regirse.

Premiar al empleado que mejor cumpla los valores ticos establecidos por la organizacin.

Fomentar el compaerismo, la confianza y las buenas relaciones interpersonales.

Fomentar la comunicacin, el dialogo y la confidencialidad. Evitar confrontaciones.


150


PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - COMPROMISO -

Criterio: Se deben establecer y comunicar los valores ticos.

Fecha:

Objetivo: Verificar que todo el personal encargado de la gestin financiera conozca, practique y transmita los valores ticos de la organizacin al realizar sus funciones.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Cada empleado que ingrese al rea financiera deber recibir por escrito los valores ticos que rigen el Departamento.

Depto. R.R.H.H.

2

Cada empleado deber tener en su escritorio como herramienta de trabajo el listado de los valores ticos y su significado.

Depto. R.R.H.H.

3

Se debern colocar placas a la vista en donde se encuentren gravados los valores ticos.

Depto. R.R.H.H.

4

Se examinaran a los ejecutivos de forma verbal y /o escrita para determinar si saben cuales son los valores ticos que deben cumplir.

Depto. R.R.H.H.

5

Se entregara placa de reconocimiento al empleado que ms y mejor practique los valores ticos.

Depto. R.R.H.H. y

Gerente Financiero

6

Se deber promover los valores ticos entre compaeros en los momentos ms crticos en los que se puede faltar a ellos.

Empleados rea

Financiera

7

Se deber imponer disciplina siempre que se falte a los valores ticos.

Gerente Financiero


Revis:

Autoriz:


151



Criterio: Las polticas y prcticas sobre recursos humanos deben ser consistentes con los objetivos de la organizacin, para que las decisiones se tomen por el personal apropiado.

Fecha:

Objetivo: Establecer uniformidad entre los objetivos que se pretenden alcanzar, los valores ticos de la empresa y las polticas sobre recursos humanos.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Los valores ticos se tomaran de base siempre que se vayan a establecer los objetivos.

Empleados rea Financiera

2 Los valores ticos se debern poner en prctica en todo momento hasta lograr los objetivos de la organizacin.

Empleados rea

Financiera

3

Al establecer las polticas y prcticas sobre recursos humanos se tomara de base los objetivos de la organizacin y los valores ticos.

Depto. R.R.H.H.

4

El recurso humano deber tratarse como ser humano, reconocindole sus deseos de superacin, se le respete y se le recompense moral y materialmente.

Depto. R.R.H.H.

5

Deber eliminarse la competitividad, la rivalidad, y los enfrentamientos directos o velados.

Empleados rea

Financiera

6

Se deber entregar a Departamento de Recursos Humanos los perfiles de cada uno de los puestos que se necesitan cubrir en el rea financiera.

Gerente Financiero

7

El proceso de seleccin y reclutamiento deber de ser orientado a los valores ticos de la organizacin.

Depto. R.R.H.H.


Revis:

Autoriz:


152



Criterio: La autoridad y la responsabilidad deben ser claramente definidas y consistentes con los objetivos de la organizacin, para que las decisiones se tomen por el personal apropiado.

Fecha:

Objetivo: Establecer la autoridad y responsabilidad en las personas indicadas de acuerdo a los objetivos que se quieren alcanzar

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se deber elegir a los candidatos ms competitivos luego de haber realizado completamente el proceso de seleccin de personal.

Depto. R.R.H.H.

2

Los niveles jerrquicos sern ocupados por aquellos candidatos con alto grado de responsabilidad.

Gerente General

3 En los cargos de jerarqua se elegir al ejecutivo con el mayor grado de moralidad comprobada.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

4

Se evitara la dualidad de mando para evitar el conflicto de intereses y la confusin de los subalternos.

Gerente General

5 Se informar a cada ejecutivo acerca de sus obligaciones, sus superiores y sus subalternos, con el objetivo de no traspasar los niveles de autoridad y responsabilidad.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

6 Verificar que los empleados acten segn las directrices marcadas.

Gerente Financiero y

General

7

Se recibirn sugerencias de los empleados para la toma de decisiones.

Gerente Financiero


Revis:

Autoriz:


153



Criterio: Se debe fomentar una atmsfera de confianza para apoyar el flujo de informacin.

Fecha:

Objetivo: Fomentar un ambiente de confianza y compaerismo que sirva como punto de apoyo al buen flujo de informacin en el rea de gestin financiera.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se fomentar la comunicacin abierta y directa entre los diferentes niveles jerrquicos.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

2 Los jefes debern tratar a todos los empleados por igual. Gerente General

Depto.r.r.h.h.

3

Los jefes debern practicar la empata con sus subalternos. Gerente General

Depto.r.r.h.h.

4

Los llamados de atencin se harn en privado, a puerta cerrada. Gerente General

Depto.r.r.h.h.

5

Evitar las confrontaciones siempre que se presenten situaciones en las que no se llegue a un acuerdo unnime.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

6

Eliminar las situaciones negativas que pongan en peligro la tranquilidad del ambiente de trabajo.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

7

No divulgar informacin confidencial que ponga en desventaja a las personas con las que se tienen relaciones laborales.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.


Revis:

Autoriz:


154

4.2.3 TERCER COMPONENTE.


CAPACIDAD

a) Conocimiento, habilidades y herramientas necesarias para el logro de los objetivos.

d) Las decisiones y acciones deben ser coordinas por toda la Organizacin.

c) Se debe identificar y comunicar informacin suficiente y relevante.

b) Proceso Comunicacin apoyar los valores de la Organizacin.

e) Las Actividad de Control deben ser diseadas como parte integral de la Organizacin

CRITERIOS


155


Recibir capacitacin por lo menos dos veces al ao. Rotar al personal del rea financiera. Actualizacin de programas contables y/o programas que se

utilizan en la Gestin Financiera.

Programar reuniones peridicas entre los gerentes de las diferentes reas funcionales de la empresa.

Formar comit de cumplimiento del control interno en el rea financiera.

Dar cumplimiento al marco legal, que correspondan a las medianas empresas del sector comercio.

Establecer mecanismos de seguridad. Establecer mecanismos para el procesamiento de la informacin El contenido de la informacin debe ser apropiada a las

necesidades de la empresa.

Establecer programas bien estructurados de comunicacin entre los gerentes y el personal, as tambin con empleados de la misma rea o de las diferentes reas.

Establecer que medios de comunicacin sern utilizados en la empresa.

Asignar recursos necesarios para el buen funcionamiento de los medios de comunicacin.

Establecer tareas especficas y responsabilidades claras del personal.

Definir firmas para dar autorizaciones.

Contar con documentacin de soporte.


156


PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD -

Criterio: El personal debe tener los conocimientos, las habilidades y las herramientas que sean necesarios para el logro de los objetivos.

Fecha:

Objetivo: Definir cuales son los conocimientos y habilidad con las cuales debe contar el personal del rea financiera.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Que el proceso de reclutamiento y seleccin del personal, debe garantizar que el candidato posea el nivel de preparacin y experiencia que se ajuste a los requisitos establecidos para el puesto.

Depto. R.R.H.H.

2

Debe definirse los conocimientos y habilidades especficas requeridas para el desempear las actividades financieras.

Gerente Financiero

3

Analizar detalladamente las tareas que realiza cada empleado. Gerente

Financiero

4

Los expedientes de los empleados deben ser actualizados trimestralmente.

Depto. R.R.H.H. Gerente

Financiero

5

En los expedientes se deben especificar los conocimientos y habilidades que el empleado ha adquirido en la empresa.


Financiero

6

Realizar evaluaciones trimestrales sobre los conocimientos y habilidades adquiridas en la empresa.


Financiero

7

El personal debe recibir orientacin, capacitacin y adiestramiento necesario de forma metdica para realizar sus labores.

Gerente Financiero


Revis:

Autoriz:


157



Criterio: El proceso de comunicacin debe apoyar los valores de la organizacin.

Fecha:

Objetivo: Definir cuales sern los medios de comunicacin interna que sern utilizados para apoyar los valores de la empresa.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se entregara a cada empleado del rea financiera por escrito la misin, visin y valores de la empresa.

Depto. R.R.H.H.

2

Comunicar al personal del rea financiera los objetivos que persigue la empresa.

Gerente Financiero

3

Comunicar al personal del rea financiera los riesgos internos y externos a que estn expuestas las medianas empresas comerciales.

Gerente General

4

Creacin de mecanismos para que los empleados aporten recomendaciones para la mejora contina.

Gerente Financiero

5

Se utilizarn los memorndum escritos o a travs de correos electrnicos, como medio comunicador de cambios, notificaciones y autorizaciones.

Personal rea financiera

6

El gerente financiero debe tener receptividad de sugerencias del personal.

Gerente Financiero

7

Se deber establecer canales de comunicacin adecuados. Gerente

Financiero


Revis:

Autoriz:


158



Criterio: Se debe identificar y comunicar informacin suficiente y relevante para el logro de los objetivos.

Fecha:

Objetivo: Determinar cual es la calidad de la informacin que suministra el rea financiera, para el logro de los objetivos.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 La informacin se obtendr de fuentes internas y externas.

Empleados del rea

financiera

2

Revisar el sistema de informacin de todas las reas funcionales de la empresa. Gerente General

3

Los estados financieros debern mostrar los anexos necesarios para un mayor anlisis y mejor comprensin.

Contador

4

La informacin presentada debe ser reciente y actualizada. Gerente General

5

La informacin generada por las partes relacionadas a la gestin financiera debe ser confiable y oportuna.

Gerentes reas

funcionales

6

Se deber contar con mecanismos de seguridad para que la informacin no este expuesta a todo el personal.

Gerente Financiero y

Contador

7

La informacin suministrada por el gerente financiero o encargado del rea ser utilizada para mejor procesamiento.

Contador y Tesorero


Revis:

Autoriz:


159



Criterio: Las decisiones y acciones de las diferentes partes de una organizacin deben ser coordinadas.

Fecha:

Objetivo: Establecer mecanismos que faciliten la coordinacin de los procedimientos entre todas las reas de la empresa.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se asignarn adecuadas medidas para la proteccin, uso y conservacin de los recursos financieros, materiales, tcnicos, y cualquier otro recurso propiedad de la empresa.

Empleados del rea

financiera

2

Debe existir una interaccin entre el rea financiera y el personal de otras reas de actividades relacionadas.

Gerente General

Financiero Ventas

3

El rea financiera deber estar centralizada. Gerente

Financiero

4

Se realizaran reuniones por lo menos una vez al mes, para exponer sus estrategias y unificar esfuerzos para el logro de ellos.

Gerentes diferentes

reas funcionales

5

Se deber contar con una planificacin semana, que vaya coordinada con las estrategias que se utilizarn para lograr los objetivos.

Contador y Tesorero

6

Se debe comunicar al personal, quin o quienes estarn encargados de supervisar el cumplimiento del control.

Gerente Financiero

7

Asegurarse que todas las acciones del rea financiera se desarrollen bajo normas constitucionales, legales y reglamentarias.

Gerente Financiero


Revis:

Autoriz:


160



Criterio: Las actividades de control deben ser diseadas como una parte integral de la organizacin.

Fecha:

Objetivo: Definir el equilibrio que dar a la empresa las actividades de control que se desarrollan en el rea financiera.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 Crear una divisin de trabajo, al delegar autoridad y asignar responsabilidades a cada miembro del rea financiera.

Gerente Financiero

2 Contar con un sistema de registro de firmas para autorizaciones en las diferentes operaciones:

Gerente Financiero

2.1 La firma de cheque se deben definir rangos de monto, se recomienda que existan firmas mancomunadas.

Contador

2.2 Los vales de caja chica deben ser autorizados por el gerente o encargado del rea que compra o gastos.

Contador

2.3 La planilla de sueldo para su pago debe ser autorizada por el gerente.

Gerente Financiero

3

Se debe contar con documentos que sirvan de evidencia comprobatoria, suficiente para respaldar las diferentes operaciones de la empresa.

Contador

4

Se debe contar con formularios necesarios y adecuados para documentar las operaciones financieras.

Contador

5

Se debe documentar cada procedimiento de control que se realice en contabilidad y tesorera.

Contador y tesorero

6 Tener asistencia legal constante, como un auditor externo. Gerente

Financiero


Revis:

Autoriz:


161

4.2.4 CUARTO COMPONENTE.


EVALUACIN Y APRENDIZAJE

a) Supervisar el ambiente interno y externo, para obtener Informacin para reevaluacin de objetivos.

d) Evaluacin de los sistemas de informacin.

c) Logros obtenidos debe ser revisadas.

b) Evaluar desempeo contra metas e indicadores.

e) Comprobar cumplimiento de procedimientos.

f) Evaluar sistema de control e informacin.

CRITERIOS


162


La supervisin interna como externa debe quedar debidamente documentada.

Dar atencin inmediata a las reas que representa riesgos. Verificar que el ambiente interno y externo se ajuste a las

necesidades de las empresas comerciales.

Analizar los Procedimientos establecidos para un buen flujo de informacin.

Se utilizarn mtodos de evaluacin de desempeo, para medir a cada empleado.

Los encargados del rea financiera debern ser parte activa en las evaluaciones del desempeo.

Los procedimientos deben tener una mejora continua.

Realizar evaluaciones de desempeo utilizando indicadores Permitir mediciones de rendimiento del trabajador y de su potencial

laboral. Se evaluar el desempeo de cada empleado, debido a que el

rendimiento no es el mismo.

Contar con un cronograma de actividades. Documentar cada uno de los procedimientos que se hayan

verificado.

Contar con documentacin de soporte.

Realizar una planificacin para evaluar cada procedimiento. Las evaluaciones deben realizarse sin previo aviso.

Documentar cada evaluacin e informar los resultados.


163


PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIN Y APRENDIZAJE -

Criterio: Se deben supervisar el ambiente interno y externo para identificar informacin que oriente hacia el reevaluacin de objetivos.

Fecha:

Objetivo: Verificar la efectividad del Control Interno Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se debern tomar en cuenta las limitantes o debilidades encontradas por auditoria interna y externa.

Contador y Tesorero

2

Realizar auto evaluaciones a los empleados del rea financiera. Gerente

Financiero

3

Asignar personal clave para las actividades de supervisin y evaluacin. Gerente

Financiero

4

Se comparar la evidencia obtenida en las actividades diarias. Auditoria Interna

5

Se debern revisar la exactitud de los reportes. Auditoria Interna

6

Se elaborar un informe del rea financiera, los que contendrn informacin que detalle las actividades que realizan.

Gerente Financiero

7

Las observaciones que auditoria emita debern ser entregadas al comit de cumplimiento para su revisin y verificacin.

Gerente Financiero


Revis:

Autoriz:


164



Criterio: El desempeo debe ser evaluado contra metas e indicadores.

Fecha:

Objetivo: Establecer que efectividad tiene el desempeo de los empleados del rea financiera.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se conocer el desempeo del empleado, a travs de una descripcin exacta y confiable de las actividades y funciones que realizan.

Gerente Financiero

2

Se realizar una comparacin de los empleados con un estndar, siendo su evaluacin independiente a la de grupo

Depto.r.r.h.h. Gerente General

3 Se realizarn comparaciones entre los empleados, siendo un enfoque de medicin de estndares relativos.


4

Asignar metas de trabajos semanales o mensuales a los empleados del rea financiera.


5

Se debern programar capacitaciones o seminarios de motivacin, para fomentar el buen desempeo de los empleados del rea financiera.


6

Se deber supervisar que se de una apropiada segregacin de funciones en los departamentos de contabilidad y tesorera.


7

Se deber indagar sobre el grado de responsabilidad que cada empleado tiene para cumplir con sus metas.


8 La evaluacin del desempeo debern estar bien planeados, coordinados y desarrollados, para as proporcionar beneficios a corto y largo plazo.



Revis:

Autoriz:


165



Criterio: Las premisas consideradas para el logro de objetivos deben ser revisadas peridicamente.

Fecha:

Objetivo: Mantener niveles de eficiencia en las diferentes operaciones que se realizan en el rea financiera.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 Establecer estrategias de mejora continua, cuando los empleados obtengan resultados negativos.

Depto. R.R.H.H.

2 Mantener una base de datos capaz de suministrar toda la informacin necesaria, para realizar un anlisis cuantitativo y cualitativo de los empleados

Depto. R.R.H.H.

3

Aplicacin y adecuacin de polticas y procedimientos, relacionados a los recursos humanos de la empresa.

Depto. R.R.H.H.

4

Desarrollar las condiciones empresariales, en donde se permita la aplicacin y el desarrollo de los objetivos individuales y por lo tanto mantener satisfechos a los empleados.

Depto. R.R.H.H.

5

Se debern verificar peridicamente, que el personal cumpla las funciones del puesto de acuerdo al manual de funciones y puestos.

Depto. R.R.H.H.

6

Se debern de verificar el cumplimiento de las metas asignadas a cada empleado del rea financiera, al finalizar la semana o el mes.

Depto. R.R.H.H.

7

Se deber poseer un expediente a cada empleado, en el cual se acumule la informacin sobre el progreso que tenga cada empleado en e transcurso del tiempo.

Depto. R.R.H.H.


Revis:

Autoriz:


166



Criterio: Los sistemas de informacin deben ser evaluados nuevamente en la medida en que cambien los objetivos y se precisen deficiencias en la informacin.

Fecha:

Objetivo: Establecer mecanismos que ayuden a detectar deficiencias o debilidades en los sistemas de informacin para lograr el cumplimiento de los objetivos.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se deber revisar los objetivos de la empresa al inicio de cada ao o cuando fuera necesario.

Gerente General Gerente

Financiero

2

Se debern comunicar por escrito al personal del rea financiera, cualquier cambio que sufran los objetivos por mnimos que fueran.

Gerente Financiero

3

Se debern evaluar los sistemas de informacin dos veces al ao para evitar debilidades con respecto a la informacin.

Gerente General

4

Se debern revisar si los procedimientos con respecto a los sistemas de informacin se estn cumpliendo.

Gerente General

5

Asegurarse que cada empleado conozca y comprenda los objetivos del rea financiera, as como tambin los objetivos generales de la empresa.

Gerente Financiero

6

Se deber verificar si el rea financiera hace frente a los objetivos financieros que la empresa ha establecido.

Gerente Financiero

7

Se deber establecer si la informacin recibida contribuye a que los planes del rea financiera estn acorde con los objetivos de la empresa y con los planes de las otras reas funcionales.

Contador y Tesorero


Revis:

Autoriz:


167



Criterio: Debe comprobarse el cumplimiento de los procedimientos modificados.

Fecha:

Objetivo: Proporcionar de forma cronolgica los pasos a seguir para la verificacin del cumplimiento de los procedimientos modificados.

Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 Se deber comprobar que la segregacin de funciones se est cumpliendo dentro del rea financiera.

Gerente Financiero

2 Se deber asignar personal clave para la verificacin de los procedimientos.

Contador y Tesorero

3

Disear un cronograma que contenga las fechas en las cuales se realizarn la revisin de los procedimientos.

Gerente Financiero

4 Se deber comprobar cada procedimiento en forma prctica y terica. Contador y Tesorero

5

Se deber analizar la ejecucin de los procedimientos tomando en cuenta lo siguiente:

Contador y Tesorero

5.1 Es posible reducir el nmero de veces que se ejecuta el procedimiento.

Contador y Tesorero

5.1 Es factible simplificarlo y realizar una automatizacin.

Contador y Tesorero

5.3 La ejecucin del procedimiento responde a las necesidades de la empresa.

Contador y Tesorero


Revis:

Autoriz:


168



Criterio: Se debe evaluar peridicamente el sistema de control e informar de los resultados.

Fecha:

Objetivo: Determinar la eficacia y eficiencia de las actividades de control. Pg.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 Realizar pruebas tericas y prcticas. Gerente

Financiero

2

Pedir a los empleados la documentacin que respalde el procedimiento que han realizado.

Gerente Financiero

3 Las evaluaciones debern realizarse trimestralmente. Gerente

Financiero

4 Se evaluarn a todo el personal involucrado en la gestin financiera. Gerente

Financiero

5

Se deber realizar una depuracin de procedimientos de control.

Gerente Financiero

6

Sobre de datos obtenidos en las evaluaciones, se debe realizar informes para analizarlos y darle seguimiento para poder superarlo.

Gerente Financiero

7

Se debe contar con programas de seguimiento para superar las deficiencias y/o limitantes encontradas.

Gerente Financiero


Revis:

Autoriz:


169

4.3 FASE III (DE RESULTADOS).

4.3.1 CONTRIBUCIN A LA MEJORA DE LA GESTIN FINANCIERA.

a. TESORERIA.

a.1 INGRESOS.

Situacin Actual Mejora a la Gestin Financiera

En las Medianas Empresas del sector Comercio, los ingresos que se generan con las transacciones diarias no cuentan con procedimientos que organicen y garanticen la razonabilidad, oportunidad e integridad. El encargado de tesorera no cuenta con herramientas necesarias que ayuden a controlar de manera eficiente las transacciones de dinero por lo cual no se estn logrando los objetivos que se planifica.

Se realizarn reportes diarios de cobranzas y se quedaran con su respectiva copia firmada.

Asignacin de una persona que se encargue de controlar todas las operaciones: a. Quin efectu el registro de los clientes. b. Fecha estipulada para su

correspondiente pago. Existencia de un control adecuado sobre los

cobros, utilizando: a. Emisin de recibos enumerados. b. Lista de cobranza. c. Lista de Efectivo. d. Lista de cheque recibidos.

Y que el importe total cobrado sea depositado diariamente en la cuenta de Bancos.

Los ingresos diarios debern ser depositados inmediatamente, para no tener demoras en los saldos de disponibilidad de ingresos.


170

Reportes diarios de Cobranza

CONTRIBUCIN A LA MEJORA EN EL CONTROL DE INGRESOS.


Control Adecuado sobre Cobros

Personal encargado del Control

Deposito Inmediatos de Ingresos

Permitir conocer a las Medianas Empresas del Sector Comercio de forma inmediata y efectiva, los saldos con los que cuentan a nivel de Efectivo y Equivalente, de tal manera que se puedan tomar decisiones, convirtiendose en una herramienta esencial para la elaboracin de Flujo de efectivo, lo cual servir para dar informacin a usuarios internos como externos, al final de

Emisin de Recibo. Listado de Cobranzas. Listado de Efectivo

Recibido.

Control de Clientes Control de Fecha de

Conocer diariamente la disponibilidad del Efectivo.

Respaldo Firmados


171

a.2 ADQUISICIN DE FONDOS.

Situacin Actual Mejora a la Gestin Financiera

Refirindose a la adquisicin de fondos, no cuentan con procedimientos y polticas que garanticen una estabilizacin en la captacin de fondos. Por lo que determinamos que no se hace un anlisis de los riesgos financieros, que pueden desestabilizar la planificacin realizada en funcin al logro de objetivos de la empresa. Adems de no existir controles que garanticen el buen uso de los fondos que son de suma importancia para el crecimiento de las empresas de este sector: prueba de ello, es muy difcil que se les otorgue fondos por parte del sector financiero por no contar con garanta de pago.

Asignacin de una persona idnea de negociar con las instituciones financieras, que conozca las necesidades y lmites de la empresa, para no poner en riesgo los objetivos de la empresa.

A travs de un comit se determinara el cantidad de financiamiento y/o servicios a requerir a las instituciones financieras.

Tomar en cuenta que ms plazo de financiamiento se corre el riesgo de caer en mora, por lo que se recomienda negociar plazos de pago acorde a la capacidad de pago de la empresa.

Establecer lmite de crdito a los clientes, para evitar dificultades en futuros cobros, se deber cobrar a la brevedad posible, para no incurrir en un elevado riesgo de liquidez.


172

Condiciones de Pago: Monto. Plazo.

Presentacin Estados Financieros a Instituciones Bancarias.

Establecimiento de Lmite de Crdito

para clientes.

Otorgamiento de Crdito para clientes.

ADQUISICIN DE FONDOS.

Comit responsable de aprobar cantidad a solicitar en las Instituciones

CONTRIBUCIN A LA MEJORA EN LA ADQUISICIN DE FONDOS.


NECESIDADES DE LA MEDIANA EMPRESA

Financiamiento

Ventas


173

a.3 ANLISIS DE CRDITOS.

Situacin Actual

Mejora a la Gestin Financiera

El departamento de tesorera no cuenta con una persona encargada de analizar los crditos otorgados a los clientes, adems de no existir un control para determinar la morosidad de stos. No hay polticas ni procedimientos que brinden una eficiente y adecuada informacin a los ejecutivos.

Establecer polticas y procedimientos que ayuden a controlar las operaciones realizadas, en el otorgamiento de crditos a los clientes.

Nombrar una persona encargada de tener el control de los clientes procesndolos as: a) Listado de los clientes que pagan en el

tiempo estipulada. b) Listado de Clientes Morosos. c) Listado de Cuentas consideradas

incobrables. La salida de mercadera deber facturarse

a travs de crditos fiscales o facturas de consumidor final para tener el nombre, direccin y fecha de realizada la transaccin, clasificando la mercadera que van a ser financiados y las fechas que debern recibir los pagos.

Archivar los documentos en forma adecuada para controlar los clientes a travs de pagars, letras de cambio etc.

Establecer fecha de vencimiento de las facturas, y pasado la fecha de pagos cobrar intereses, con la finalidad de que los pagos se reciban segn la fecha estipulada.


174

CONTRIBUCIN A LA MEJORA EN EL ANALISIS DE CRDITOS.


Polticas y Procedimientos en el otorgamiento de Crditos.

Ventas de Mercadera

Persona encargada para controlar

Emisin de Documentos

Clientes Puntuales. Clientes Morosos. Cuentas Incobrables.

Establecer fecha de Vencimiento

Permitir contar con buena y pronta informacin financiera, necesaria para la realizacin de diferentes anlisis financieros.


175

a.4 ANLISIS DE PRESUPUESTOS.

Situacin Actual


En el departamento de Tesorera no se cuentan con bases, procedimientos y polticas para realizar los presupuestos. No existe una coordinacin con los dems departamentos para analizar cules son las necesidades a tomar en cuenta en la consecucin de la misma. Se desarrollan a travs de un seguimiento tcnico con otros perodos por lo que se corre el riesgo de dejar muchos vacos en la informacin presentada, o que los pronsticos no estn acordes a los planes efectuados en el momento de realizar las estimaciones.

Un buen control interno, permite y facilitar a la empresa contar con suficientes datos estadsticos y financieros que permitan plantear un buen presupuesto, apegado a la realidad y a perodos histricos, y no formularlos con datos hipotticos. Tener un conocimiento completo de la empresa; este punto es bsico ya que los presupuestos deben ir ligados al tipo de empresa a sus objetivos, a su organizacin y a sus necesidades. Fijacin del perodo presupuestal. Es la ejecucin del lapso que comprenden unas estimaciones, la determinacin de este periodo opera en funcin de diversos factores:

a) Estabilidad o Inestabilidad de las operaciones de la empresa.

b) El proceso del perodo productivo. c) Las tendencias del Mercado. d) Ventas de Temporadas.

Coordinacin para la de ejecucin del presupuesto. Debe existir una persona encargada del presupuesto que actuar como coordinador de todas las reas que intervienen en el presupuesto, sincronizado las diferentes actividades se elaborar un calendario, en que se precisen las fechas, en cada departamento deber tener disponible la informacin necesaria para que las dems secciones puedan desarrollar sus estimaciones.


176

Sincronizar Actividades entre las diferentes reas de la empresa.

CONTRIBUCIN A LA MEJORA EN LOS ANLISIS DE PRESUPUESTOS.


E L A B O A R A C I O N

D E

P R E S U P U E S T O S

Conocimiento completo de La Empresa.

Coordinacin y Ejecucin Presupuestral.

Fijacin perodo presupuestral

Tipo de Empresa

Organizacin

Objetivos

Necesidades

Estabilidad o Inestabilidad de las operaciones

Perodo Productivo

Tendencias del Mercado

Ventas Temporales


177

b. CONTABILIDAD.

b.1 CONTABILIDAD FINANCIERA.

Situacin Actual


Las medianas empresas del sector comercio, se han visto obligadas a mejorar su controles con la entrada en vigencia de las reformas fiscales, debido a esto el atraso en el registro de sus operaciones se ha hecho ms evidente, debido que el rea contable no cuenta con el personal suficiente para sus actividades diarias, y si le sumamos la falta de planificacin a la hora de realizar sus labores diarias, semanales o mensuales.

Diariamente debern procesar la informacin de las operaciones ya que es importante tener la informacin justo a tiempo, para la toma de decisiones en la empresa.

El encargado del rea contable deber delegar funciones a sus subalternos para garantizar el control de las operaciones ya sea en las ventas, cuentas por pagar bancos, cuentas por cobrar con el fin de tener de primera mano la informacin contable.

Establecimiento de polticas para el cierre contable, en el cual se estipule una fecha determinada para contar con la informacin financiera.

Capacitar al personal de contabilidad en las funciones que se le deleguen con la finalidad de garantizar el trabajo que cada uno realice y para estar al da con los cambios en las leyes tributarias y mercantiles para un mejor desempeo en sus labores.

Registrar diariamente las operaciones en los libros de contables y mayores auxiliares, comparndolo con los saldos que se reflejen en los estados financieros evitando as el atraso en la informacin contable.


178

Delegacin de revisiones

Procesamiento de informacin: Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Bonos

Registros diarios a los Libros Contables

Procesamiento al sistema contable de la informacin

Presentacin de la informacin a los

usuarios de la misma

Capacitacin al Personal de Contabilidad Financiera

CONTRIBUCIN A LA MEJORA DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA.

FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss


179

b.2 INVENTARIOS.

Situacin Actual


En las Medianas Empresas del Sector Comercio segn estudio realizado especficamente en el rea de Gestin Financiera constatamos la falta de procedimiento eficiente en el control de Entradas y Salidas de mercadera. Haciendo deficiente el sistema que actualmente estn utilizando por no seguir lineamientos que impliquen tener resultados concretos y reales para toma de decisiones. Cuentan con Sistemas de Valuacin pero no es suficiente tener una certeza de los saldos reflejados en los Estados Financieros por no contar con una persona encargada de bodegas que brinde informes a los usuarios de est. El departamento de contabilidad debe delegar funciones en esta rea para brindar informes eficientes garantizando un mejor control en las operaciones.

Es muy importante el control de los inventarios debido a que representan una parte sobresaliente de las actividades de la empresa. Por lo cual se requiere de un control contable que asegure la captacin de las operaciones y es recomendable que establezcan como mnimo lo siguiente:

Entrada de Mercadera ( Compras ) Las compras entradas de mercadera

debern ser controladas mediante la emisin de documentos; por parte del Almacn o bodega a travs de una orden de compras; y por el lado del proveedor por medio de facturas consumidor Final o Crdito Fiscal

Las devoluciones de mercadera debern ser controladas emitiendo notas de crdito.

Las mercaderas en consignacin debern ser controladas a travs de documentos que amparen dichas entradas.

Se debern efectuar peridicamente recuentos fsicos de inventarios con el fin de verificar la exactitud de los libros.

Las mercaderas debern estar protegidas de cualquier evento (entrada, salida, prdida, robo, etc.) en cuartos o bodegas para ser captados por el sistema de control establecido.

Para cada entrega de mercadera a los proveedores al almacn, se debern asignar una persona que verifique la exactitud de lo


180

recibido, para que coincida con la orden de compra y precio cotizado para luego ser registrado al libro de compras por el departamento de contabilidad.

Debern registrarse diariamente las entradas de mercadera en el sistema para llevar el control que proporcione ayuda valiosa a la toma de decisiones.

Salidas de mercadera (ventas) Para cada salida de mercadera del almacn,

deber ser emitido una factura o crdito fiscal en forma correlativa, la cual ser registrada posteriormente a los libros de contabilidad.

Por cada factura o crdito fiscal, deber revisarse la mercadera con las rdenes de salida del almacn, la cual deber ser igual en cantidad y descripcin de mercaderas.

Por cada salida de mercadera el encargado de inventarios, deber descargar en el sistema la cantidad de mercadera vendida para ir actualizando de manera inmediata el saldo de inventarios.

Cuando la mercadera sea entregada al cliente, deber firmar el documento si es venta al crdito, en el caso de la venta al contado debe imprimirse la leyenda Mercadera Entregada.

El departamento de contabilidad recibir en original las facturas, comprobantes de crdito fiscal para las ventas al crdito y con la firma de recepcin del cliente y copias de las ventas al contado para su control.


181

CONTRIBUCIN A LA MEJORA DE LOS INVENTARIOS.


Compras de Mercadera.

Ventas de Mercadera.

Controlar Ingreso de Mercadera y verificar con la Orden de Compras.

Documentar las devoluciones y consignacin de Mercadera.

Registro diario de las entradas al Inventario.

Recuentos fsicos a los Inventarios.

Registro diario de las Salidas del Almacn.

Entrega de Mercadera al Cliente.

Emisin documento de Salida:

Factura Consumidor Final. Factura Comprobante de Crdito Fiscal. Nota de Crdito

Revisin de Mercadera a entregar por personal responsable.

Ventas de Mercadera. (Orden de Salida)

Envo de documentos al Departamento de Contabilidad.


182

b.3 PREPARACIN DE ESTADOS FINANCIEROS.

Situacin Actual


Con respecto a la Preparacin de Estados Financieros, en las Medianas Empresas del Sector Comercio, la informacin y/o documentos financieros no es proporcionada en el tiempo que se requiere, debido a la falta de comunicacin que existe entre las diferentes reas funcionales en la empresa. El no contar con los Estados Financiera en el tiempo justo, limita a los ejecutivos de la empresa a la toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo.

1) Establecer procedimientos que ayuden a que los estados financieros sean preparados con el menor tiempo posible: Cumplir con las polticas de la

empresa en cuanto a la comunicacin con la finalidad de que las metas se cumplan tal como se planifican.

Se debe recopilar la informacin financiera antes de la finalizar cada mes o periodo contable, estableciendo fechas limites para la entrega de documentacin por parte de las reas funcionales de la empresa.

El cierre contable deber comenzarse a trabajar antes de finalizado el periodo contable, para que en Enero del siguiente ao, se tengan preparados los Estados Financieros.

2) Los estados financieros debern ser estudiados por la administracin de la empresa para la toma de decisiones, adems se debern explicar los


183

resultados obtenidos en el perodo a las autoridades de la Empresa.

3) Los Estados Financieros debern contener los siguientes requisitos:

El nombre de la empresa que presenta la informacin.

Perodo de tiempo cubierto por el estado financiero.

Moneda en que estn expresadas las cifras.

Nivel de precisin utilizando en la presentacin de las cifras de los estados financieros (millones, miles etc.)


184

P R E P A R A C I O N

D E

E S T A D O S

F I N A N C I E R O S

Procedimientos para preparar Estados Financieros.

Contenido de los Estados Financieros.

Anlisis de Estados Financieros

Cumplir Polticas de Comunicacin

Recopilacin de Informacin

Tener listos Estados Financieros en enero del siguiente ao

Justificacin de los Resultados.

Los Estados Financieros debern ser presentados segn lo indica la NIF 1.

CONTRIBUCIN A LA MEJORA EN LA PREPARACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss


185

b.4 MANEJO DE IMPUESTOS.

Situacin Actual


En las medianas empresas del sector comercio en el manejo de impuestos constatamos que carecen de polticas que obligan a presentar los impuestos ya se IVA, pago a cuenta, declaracin de alcalda, declaracin de renta, registro de comercio, estadstica y censo, informe anual de retencin, informe de distribucin de utilidad, informe de notificacin de direccin, etc. Antes de la fecha de vencimiento por lo cual se pierde tiempo presentndolos a ltimo da. Adems de no contar con una persona que controle y vigile el cumplimiento de dicha obligaciones y que sepa las consecuencias que se dan en el caso de no cumplir con estas obligaciones.

Debe el encargado de contabilidad de delegar a una persona para que controle el cumplimiento de las obligaciones tributarias, as como a las dems obligaciones formales o sustantivas que la empresa debe cumplir.

Capacitar constantemente al personal de contabilidad en el rea tributaria.

Establecer procedimientos para preparar y presentar por lo menos cinco das antes de la fecha de vencimiento las declaraciones de los impuestos. a. Cuarto da proceder a realizar las

declaraciones. b. Pasar las declaraciones al

encargado de la emisin de cheques para que sea aprobada.

c. Luego de autorizado y aprobados el cheque proceder a cancelar los impuestos.

Los libros de contabilidad debern anotarse diariamente, para que al inicio del mes se tengan los saldos.

Las facturas de ventas tanto al


186

consumidor final, as como comprobantes de crdito fiscal deben estar en forma correlativa.

Tener todos los comprobantes de crdito fiscal de compras y si no se tienen agilizar la entrega con el proveedor en los primeros 3 das de cada mes.

Elaborar un archivo en el que se guarden todos los formularios de los impuestos cancelados evitando sin problemas futuros.


187

5. RETROALIMENTACION.

5.1 OBJETIVO.

Evaluar el estado de avance del Sistema de Control Interno de la empresa como principal instrumento para asegurar que la gestin financiera se oriente a la realizacin de los fines y objetivos estratgicos y, se realice con estricta sujecin a los principios de la empresa.

5.2 DESARROLLO.

La retroalimentacin tiene que ver con la efectividad de la comunicacin de la entidad y es la fase final y dinamizadora del Sistema de Control Interno basado en el modelo COCO, que busca precisamente generar al interior una cultura de autocontrol que permita mejorar la gestin y resultados de la organizacin.

Para lograr una retroalimentacin efectiva, es necesario articular el accionar de los procesos de seguimiento expresados en los planes de mejoramiento continuo con la dinmica de los denominados comits coordinadores de control interno o la instancia que haga sus veces.

En efecto, el valor de la funcin evaluadora del Control Interno no radica en la deteccin de hallazgos reportados o en la emisin de recomendaciones sino en la efectividad de las acciones

Aplicaci n de Un Modelo de Control Interno

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