CONTABILIDAD DE COSTOS Y PRESUPUESTOS

Presupuestos

Definicin y concepto

El presupuesto, conceptualizado en forma amplia, es una herramienta de direccin que tiene como principal objeto prever, coordinar y controlar en cifras monetarias el desarrollo de la actividad futura de una empresa durante un periodo.

Los presupuestos han de permitir a los diferentes niveles de toma de decisiones formarse una idea aproximada, pero aun as, lo suficientemente clara y precisa de las posibilidades futuras de lograr el objetivo propuesto, como para confirmar el acierto de la gestin y permitirles en forma oportuna su rectificacin o ajuste a travs de la comparacin continua de los resultados reales con las cifras presupuestadas. Todo esto requerir de un muy eficiente sistema de control presupuestario.

En resumen, podemos sealar que los resultados de la gestin de los negocios se muestran en los estados financieros. Entonces, los presupuestos son los estados financieros proyectados, los cuales sern expresiones formales de los planes administrativos que abarcan todas las reas o fases de operaciones de la empresa.

Ventajas de los presupuestos

Los presupuestos proporcionan a la administracin general, los siguientes beneficios:

A.- Obliga a la administracin a fijar los objetivos y metas en forma anticipada.

B.- Contiene dispositivos de control que permiten evaluar la gestin administrativa y planear mecanismos que permitan mantener la caracterstica de flexibilidad de los presupuestos.

C.- Asegura la coordinacin entre las unidades de la empresa.

D.- Establece que exista una estructura organizacional definida y acorde con los objetivos que se quiere lograr.

E.- Facilita la asignacin eficiente de los recursos.

Limitaciones de los presupuestos

A pesar de sus ventajas y los objetivos que tienen los presupuestos, su uso debe ser cuidadoso porque es una herramienta que tiene limitaciones. Estas limitaciones deben conocerse para que el presupuesto sea utilizado en forma adecuada y se obtengan con el los resultados esperados. Estas limitaciones son:

A.- Los presupuestos son una estimacin aproximada de lo que traer el futuro pero no es una medicin exacta. Por lo tanto, no debe pensarse en ellos como algo esttico, sino como un instrumento de planificacin muy flexible.

B.- Los resultados no se obtendrn por el solo hecho de presupuestar. Los resultados se obtendrn cuando el presupuesto comience a ejecutarse.

C.- El presupuesto es un medio para conseguir fines y no es un fin en si mismo. Por lo tanto, no es un sustituto de la administracin, solo es una herramienta de apoyo.

Periodo de los presupuestos

El periodo que pueden abarcar los presupuestos depender de la naturaleza de la empresa o bien de las necesidades de informacin que requiera, pero lo mas generalizado es un periodo de un ao, el que pude estar coordinado con el periodo contable. Tambin se puede efectuar la planeacin a corto, mediano o largo plazo.

Clasificacin de los presupuestos.

1) PRESUPUESTO DE CAPITAL.

Se refiere al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto especifico de inversin, buscando evaluar la viabilidad y conveniencia financiera del mismo, a travs de la medicin de indicadores tales como la tasa interna de retorno (TIR) o el valor actual neto (VAN).

2) PRESUPUESTOS OPERATIVOS.

Se definen como aquellos que tienen relacin con la operacin o giro de la organizacin.

Presupuesto de ventas.

Presupuesto de Produccin.

Presupuesto de Costos.

Presupuesto de Gastos.

Estado de Resultado Proyectado.

3) PRESUPUESTOS FINANCIEROS.

Se refieren a las decisiones financieras.

Presupuesto de Caja.

Balance General Proyectado.

Estado de Cambio en la Posicin Financiera.

4) PRESUPUESTOS PERODICOS.

Se llama as a los que se confeccionan por un numero fijo de perodos, que al vencer cada perodo se agrega uno nuevo a los presupuestos.

5) PRESUPUESTOS FLEXIBLES.

Buscan dejar establecidas variables que cambian de valor a travs del tiempo, de tal forma que se conozcan los resultados a distintos valores, en este caso es similar al llamado anlisis de sensibilidad.

6) PRESUPUESTOS POR NIVEL.

Determina los presupuestos a distintos niveles de actividad programada, por ejemplo, al 100% de capacidad instalada, al 80%, etc.

7) PRESUPUESTO PARCIAL.

Se refiere a que se presupuesta una sola actividad en forma aislada dentro de la organizacin y se administra en forma independiente.

8) PRESUPUESTO BASE CERO.

Se basa en el supuesto de que recin se inicien las actividades de la organizacin, desconociendo la validez de lo sucedido en perodos anteriores.

9) PRESUPUESTO DE CONTINUIDAD.

Es lo contrario al anterior.

10) PRESUPUESTO MAESTRO.

Es el presupuesto hacia el cual confluyen los flujos presupuestados de las distintas actividades de la empresa.

11) PRESUPUESTO DE RESPONSABILIDAD.

Divide a la actividad presupuestada anual en trminos de responsabilidad individual. Por ejemplo: metas por vendedor, niveles de produccin, etc.

Sistema Presupuestario.

DEFINICION: es un conjunto de presupuestos que se relacionan entre s; sirve para controlar peridicamente los presupuestos y para analizar las desviaciones.

Esta destinado a construir a realizar los objetivos de la empresa, constituye una herramienta de planificacin, coordinacin y control.

Objetivos del presupuesto como herramienta de planificacin.

a) Sirve para estimar los resultados de la empresa para un periodo determinado.

b) Sirve para fijar metas y estndares.

c) Sirve para asignar responsabilidades mostrando los planes futuros en trminos de las personas respecto de la ejecucin.

d) Toma de decisiones y orientar futuras acciones al hacer evaluaciones peridicas de estos.

Objetivos del presupuesto como herramienta de coordinacin.

a) Coordinar las actividades de la empresa en su conjunto de manera tal que la encausa a conseguir los objetivos finales.

b) Hace posible una efectiva accin administrativa.

Objetivo del presupuesto como herramienta de control.

a) Evaluacin peridica del avance de la operacin.

b) Ayuda a sealar el grado de eficiencia al evaluar los resultados obtenidos

Funcionamiento del Sistema Presupuestario.

ENTRADA SALIDA

RETROALIMENTACION

ENTRADA: es la informacin interna y externa, cuantificable o no.

PROCESO: es el desglose, registro y orden de la informacin obtenida.

SALIDA: son los presupuestos propiamente tal.

RETROLALIMENTACION: es la comparacin de los datos y el anlisis de estos para volver a planificar.

Etapas para la aplicacin del control presupuestario.

a) Fijar estndar de rendimientos basados en la experiencia o en clculos financieros.

b) Medir los resultados reales en el perodo presupuestario.

c) Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados.

d) Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que lo originan.

e) Determinar medidas de rectificacin.ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA.

PRESUPUESTO DE VENTASEs el punto de partida de los presupuestos pues los niveles de inventario y la produccin y por consiguiente los costos estn directamente relacionados con el grado de actividad de las ventas.

Factores a considerar en el Presupuesto de Ventas: - Volumen de ventas pasado

- Condiciones econmicas del entorno y de la Empresa.

- Margen de utilidad del producto

- Estudios de investigacin de mercado

- Polticas de precio

- Publicidad y promociones

- Calidad del cuerpo de vendedores

- La competencia

- Estacionalidad del producto

- Capacidad de produccin

MTODOS PARA ESTIMAR LAS VENTASa) Mtodo no estadstico: Basado en el personal de venta (vendedores y ejecutivos de venta).

Informacin histrica sobre volmenes de venta es generalmente el trampoln para las estimaciones futuras, al relacionarlo con otros datos histricos tales como los ndices econmicos, la publicidad, las polticas de precio y las condiciones de la competencia. Se une la informacin sobre la informacin corriente, se toma en cuenta la capacidad de produccin y se derivan las perspectivas para los meses futuros.

b) Mtodo estadstico: -Anlisis de las tendencias

-Proyeccin de los ciclos

-Anlisis de correlacin

c) Mtodo de opinin a grupo de ejecutivos: Se basa en la experiencia y conocimientos de altos funcionarios tales como: Administracin, Finanzas, Ventas, Produccin,etc.

Su principal problema es la no aceptacin de la responsabilidad por parte de los ejecutivos.

PRESUPUESTO DE VENTAS

EneroFebreroMarzoTotal

Ventas proyectadas

X

Precio de venta neto $

Ventas netas $

+IVA DF $

Ventas brutas $

PRESUPUESTO DE INGRESOS POR VENTA.

Esta referido a proyectar el ingreso efectivo producto de las ventas del giro; en el se consideran las ventas brutas proyectadas y las polticas de crdito otorgada a los clientes con su respectiva incobrabilidad.

PRESUPUESTO DE INGRESOS POR VENTAS

Ventas Brutas $EneroFebreroMarzoTotal

PRESUPUESTO DE PRODUCCION.

Una vez presupuestadas las ventas, se puede preparar el presupuesto de produccin. La planificacin como la programacin y el despacho de la produccin real en todo el periodo son funciones del Departamento de Produccin. Por tal razn es esencial que la responsabilidad en cuanto a planificar y el control de estas funciones recaiga en los ejecutivos de produccin. Estos ejecutivos tienen conocimiento de la capacidad de la fabrica de su personal, disponibilidad de materiales y la situacin de la produccin.

Este presupuesto se expresa en unidades.

El primer punto a considerar es la poltica de inventario de la Empresa.

Vtas.Planeadas + Inventario final deseado = Necesidades de Produccin - Inventario inicial P.T.(estimado) = Unidades a producir

Nota: no considera produccin en proceso por ser insignificantes.

PRESUPUESTO DE PRODUCCION

EneroFebreroMarzoTotal

Ventas proyectadas

+Inventario Final A.T.

-Inventario Inicial A.T.

Cantidad a producir

PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCIN

Esta directamente relacionado con el presupuesto de produccin y se compone de tres puntos:

a) Consumo de Materia Prima Directa

b) Consumo de Mano de Obra Directa

c) Consumo de Costos Indirectos de Fabricacin

PRESUPUESTO COSTO DE PRODUCCION

EneroFebreroMarzoTotal

CONSUMO DE MPD

+CONSUMO DE MOD

+ CONSUMO DE CIF

COSTO TOTAL DE PRODUCCION

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA DIRECTA.

Especifica las cantidades de unidades de cada MP necesarias para la produccin planificada, debe incluir especificaciones en cuento a cada materia prima por periodos por producto y por departamento.

PRESUPUESTO DE CONSUMO MPD

EneroFebreroMarzoTotal

Cantidad a producir

*

Tasa de uso

Consumo de MPD

*

Costo unitario

Consumo MPD $

PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTAHabindose especificado en el presupuesto consumo de materiales las unidades de todas las materias primas y las fechas o periodos en que son necesarias, hay que desarrollar el plan de compras de materiales. As el presupuesto de compras especifica tanto las unidades a comprar como el costo total de cada materia prima y las fechas de entrega requeridas. Es responsabilidad del jefe de compras colocar los pedidos de materiales de manera que las fechas de entrega correspondan a las necesidades del presupuesto consumo de materiales.

Al desarrollar el presupuesto de compras, el jefe de compras es responsable de tres datos bsicos:

a) Tener en cuenta las polticas respecto a los niveles de inventarios.

b) Determinacin del nmero de unidades de cada tipo de material de compras .

c) Estimacin del costo por unidad de cada tipo de material a comprar (considerando los descuentos por pago anticipado, o los descuentos por volumen, etc.).

POLTICAS SOBRE INVENTARIOS DE MATERIA PRIMALas diferencias en las cantidades de unidades de materiales planeados entre el presupuesto consumo de materiales y el presupuesto de compras tienen su explicacin en la variacin de los niveles de inventarios.

Factores a considerar para determinar polticas de inventarios:

a) Descuento por volumen de compra

b) Disponibilidad de materia prima

c) Perecibilidad de los productos

b) Condiciones y tamao de bodegas

e) Disponibilidad de fondos para financiar el inventario

f) Costo almacenamiento

De acuerdo a las polticas de inventarios hay que determinar cuando comprar y cuanto comprar cada vez.

Cuanto comprar esta dado por el L.E.C.

PRESUPUESTO DE COMPRA MPD

EneroFebreroMarzoTotal

Consumo MPD

+Inventario Final MPD

-Inventario Inicial MPD

Cantidad a comprar

*

Costo unitario

Compras netas

+Iva CF

Compras brutas

PRESUPUESTO DE EGRESOS POR COMPRAS MPD.

Esta referido a proyectar el egreso efectivo producto de las compras de MPD ; en el s consideran las Compras brutas proyectadas y las polticas de pago a Proveedores.

PRESUPUESTO DE EGRESOS POR COMPRAS MPD

Compras brutas $EneroFebreroMarzoTotal

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MANO DE OBRA DIRECTA:

Comprende los estimados de las necesidades de sta que se requiere para producir los tipos y cantidades de artculos o servicios planeados en el presupuesto de produccin.

PRESUPUESTO DE CONSUMO MOD

EneroFebreroMarzoTotal

Cantidad a producir

*

Tasa de uso

Consumo de MOD

*

Costo unitario

Consumo MOD $

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE CIF

Los CIF son la parte del costo total de fabricacin no directamente relacionados con productos o trabajos especficos.

a) Materiales indirectos

b) Mano de obra directa

c) Otros costos indirectos, seguros, depreciacin y mantencin.

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE CIF

EneroFebreroMarzoTotal

Base de distribucin

*

Cuota

Consumo de CIF

Presupuesto de caja

Representa el comportamiento de los flujos de efectivo para mantener en todo momento la liquidez suficiente para que una empresa pueda hacer frente a todos sus compromisos.

En el presupuesto de caja se proyectan las entradas y salidas de dinero. Si ambas corrientes no coinciden, puede suceder dos cosas:

Que las salidas de dinero sean mayores que las entradas de dinero. En este caso la empresa no tendr suficiente liquidez, dicho de otra forma tendr un saldo negativo de caja.

Que las entradas de dinero sean mayores a las salidas de dinero. En este caso la empresa tendr un saldo positivo de caja. Esto significa que puede hacer frente a todos sus compromisos y aun as tener excedente.

La empresa buscara la manera de financiar su saldo negativo ( va prestamos bancarios por ejemplo) y utilizar en forma adecuada su saldo positivo o excedente (invirtiendo ese excedente en un deposito plazo por ejemplo)

El presupuesto de caja es una de las herramientas ms importante para tomar decisiones de corto plazo que involucren la administracin de los recursos financieros (dinero).

Desde el presupuesto de caja se obtiene la siguiente informacin:

Entradas de dinero y sus fuentes

Salidas de dinero y sus usos

Saldo de efectivo y su financiamiento o utilizacin

PRESUPUESTO DE CAJA.

DETALLE

PerodoPerodoPerodoTOTAL

INGRESOS

Ventas contado

Ventas crdito

Otros ingresos

TOTAL INGRESOS

EGRESOS

Compras contado

Compras crdito

Sueldos por pagar

PPM por pagar

Iva por pagar

Leyes sociales

Gastos

Otros egresos

TOTAL EGRESOS

SUPERAVIT O DEFICIT PARCIAL

(+) SALDO INICIAL DE CAJA

SUPERAVIT O DEFICIT TOTAL

DEPOSITOS

INTERES GANADO

PRESTAMO

INTERES PAGADO

SALDO FINAL DE CAJA

Balance General Proyectado o Balance Proforma

El Balance general Proyectado es un estado que basandose en datos de todos los presupuestos realizados con anterioridad, permite tener una visin sobre el estado futuro de los Activos y Pasivos de la Empresa.

El Balance General Proyectado es un estado fundamental de la empresa por cuanto nos mostrar en forma anticipada cual ser el patrimonio de sta, a travs de una relacin valorada de sus activos y pasivos., producto de las acciones que lleve a cabo la entidad durante el perodo presupuestado.

Adems este estado proyectado nos mostrar cual podr ser la situacin econmica y financiera de la empresa si se cumplieran todos los planes trazados por la empresa para el perodo, a travs de la relacin sistematizada de los recursos econmicos y financieros, debidamente clasificados y valorizados.

Balance General Proyectado

ActivosPasivos

Activo CirculantePasivo Circulante

Activo FijoPasivo Largo Plazo

Otros ActivosPatrimonio

Total ActivosTotal Pasivos

Estado de Resultados Proyectado

Es un estado proyectado que incorporando informacin sintetizada de presupuestos diversos realizados con anterioridad nos permite mostrar como se produce el resultado econmico de la empresa.

En trminos generales , este presupuesto permite apreciar cual ser el resultado probable de la gestin empresarial al final del perodo presupuestado y en particular permite conocer los detalles que provocaran este resultado.. Es decir, , nos muestra la situcin econmica futura que tendra la empresa producto de la eficiencia en la administracin del negocio durante el ejercicio presupuestado.

Estado de Resultados Proyectado

Ventas

- Costo de Ventas

Utilidad Bruta

- Gastos de Administracin Y Ventas

Resultado Operacional

+ Otros Ingresos Fuera de operacin

- Otros Egresos Fuera De Operacin

+- Correccin Monetaria

Resultado Antes de Impuestos

Impuesto a la Renta

Resultado del Ejercicio

PROCESO

PRESUPUESTO DE VENTAS

PRESUPUESTO DE PRODUCCION

PRESUPUESTO DE COSTOS

PRESUPUESTO DE GASTOS

BALANCE GENERAL

PROYECTADO

PRESUPUESTO DE

CAJA

ESTADO DE RESULTADO

PROYECTADO

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