1

El saber dirigir bien y ser participativo en la toma de decisiones es un gran

aporte para que las personas que asumen cargos de liderazgo tengan siempre

otros que los acompañen en su tarea dirigencial. Que las mujeres asuman este

tipo de liderazgo puede ayudar a mejorar la imagen de la mujer en el ejercicio

público y lograr un buen desempeño.

Esto implica una tolerancia a la diversidad, una definición de objetivos

mínimos de la organización y espacios periféricos de objetivos no compartidos por

todos, de manera que la identidad de la organización se base en un programa

mínimo, pero que también se nutra de las múltiples diferencias. Este aspecto es

de especial relevancia para el liderazgo femenino que tiende a homogeneizarse y

a naturalizar ciertas características al ser mujer (por ejemplo, identificar a las

mujeres con una identidad alternativa de bondad) que sólo contribuye a la

mediocridad de las organizaciones y dirigente. Una tendencia de las

organizaciones femeninas es a homogeneizarse y esta práctica le quita fuerza, la

igualdad sólo es posible en base a la diversidad.

Una segunda habilidad es la de trabajar en equipo. Se entiende que el

trabajo en equipo es aquel que desarrolla un conjunto de sujetos

interdependientes, que se han fijado objetivos comunes, aunque las tareas sean

muy diferenciadas. En los equipos deben cumplirse una serie de objetivos. En

primer lugar, los incentivos del grupo deben ser colectivos, si los premios o

refuerzos son individuales se potencia la competencia y no la cooperación, siendo

esta última una actitud básica para este tipo de trabajo. Por otra parte, toda

persona o miembro del equipo debe sentirse valorado, una de las tareas más

importantes es explicar a los seguidores lo que se piensa de ellos, manejar signos

de reconocimiento es fundamental para enriquecer la acción y estimular a los

otros. Las mujeres que asumen cargos de liderazgo suelen dar este estímulo en

base a características personales y a veces no son muy certeras.

La delegación es otra habilidad relevante para el liderazgo, la organización

crece en conjunto si todos son capaces de asumir responsabilidades y si se tiene

paciencia necesaria para que las personas que están empezando puedan cometer

algunos errores. El ser una líder implica confiar en que las personas que son

2

colaboradores tienen capacidades y que probablemente lo harán mejor que el

mismo líder que tiene que cumplir con muchas otras tareas.

Por último, la capacidad de planificación está en directa relación con la

capacidad para evaluar los errores, trazar objetivos individuales y colectivos y ver

la forma de llevarlos a cabo reparando lo anterior. Esta habilidad ayuda a

aprovechar los tiempos y recursos, manteniendo la productividad y el ánimo alto

de la organización.

El método de trabajo recomendado para realizar la planificación operativa

consta de cinco etapas que comprenden:

La organización del proceso

La ejecución el seguimiento y la evaluación.

La planificación.

Para (Ivancevich, 1996) la planificación es la función de gestión que

determina los objetivos de la organización, y establece las estrategias

adecuadas para el logro de dichos objetivos.

De esta manera, un gestor debe conocer el ámbito en el que se encuentra,

conocer la finalidad de la organización, sus metas y por tanto sus objetivos, para

poder llevarlos a cabo.

(Ivancevich, 1996) distinguen seis etapas en el proceso de planificación:

1. Evaluación de las condiciones actuales.

2. Determinación de los objetivos y metas.

3. Establecimiento de un plan de acción.

4. Asignación de recursos.

5. Ejecución.

6. Control.

A su vez la planificación se estructura en las siguientes fases:

• Evaluación de las condiciones actuales. Es la etapa previa para

cualquiera de los tipos de planificación (estratégica, operativa o táctica).

Mientras en la planificación estratégica se adopta una visión panorámica de los

ambientes interno y externo de la organización; en la planificación operativa, la

3

evaluación se hace no tanto en las tendencias, ya que se centra en objetivos y

metas más específicas.

• Determinación de los objetivos y metas. Esta fase aparece una vez

evaluada las condiciones vigentes.

• Los objetivos son fines específicos, medibles y planteados a corto plazo y

su consecución previa es precisa para poder alcanzar las metas de la

organización.

• Las metas son estados o condiciones futuras que contribuyen a la

finalidad última de la organización.

• Establecimiento de un plan de acción. Las acciones son medios

específicos para el logro de los objetivos. O dicho de otro modo los cursos de

acción son la causa de la existencia de los objetivos.

• Asignación de recursos. Es la fase en la que se presupuestan los

recursos (financieros y humanos) para cada plan importante.

• Ejecución. Es la asignación de personas y responsabilidades para llevar a

cabo un plan. Requiere de las políticas que son declaraciones escritas que

reflejan los objetivos básicos de un plan y trazan directrices que permiten elegir

las acciones para alcanzar los objetivos.

• Control de la ejecución. Incluye todas las actividades de gestión que

tienen por objeto asegurar que los resultados actuales se corresponden con los

resultados planeados.

La planificación trata de identificar qué objetivos desea alcanzar la

organización y cómo. El proceso de planificación suele ser escrito porque de

esta forma es mucho más fácil comunicar los planes y discutirlos sin

ambigüedades. Dentro de un plan, se establecen:

- Objetivos: metas concretas que la organización desea alcanzar.

- Acciones concretas que deben permitir a la organización alcanzar sus

objetivos.

- Directrices de implementación: reparto de tareas entre los diferentes

actores y calendario de ejecución.

4

- Planes a largo plazo (planificación estratégica): tienen una duración

variable (según la organización) pero lo más normal es que sean de unos 5

años.

- Planes a corto plazo (planificación táctica): 1-2 años.

El sistema de planificación proporciona los instrumentos necesarios para

poder determinar quienes, cuando y de que forma deben ejecutar que parte de

las estrategias.

¿Por qué planificar?

proporciona una dirección y sentido de desempeño

puede ayudar a lograr o incrementar el éxito

facilita el cambio y la adaptación al entorno

contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas

Tipos de planes

Según la temporalidad:

O planes a largo plazo: lp > 3 años

O planes a medio plazo: 1 > mp < 3 años

O planes a corto plazo: cp < 1 año

Según la amplitud del enfoque o nivel

O planes corporativos o estratégicos: En ellos se fijan las líneas

fundamentales de los programas que se van a desarrollar, la coordinación y

control de estos y los presupuestos globales. Son responsabilidad de la alta

dirección de la organización

O planes tácticos: Aspectos parciales de las áreas funcionales y a mp. En

ellos se definen los recursos a asignar para cada área funcional, los

procedimientos, los tiempos, y las responsabilidades de dichos planes. Afectan

a parte de la organización

O planes operativos: programación del trabajo individual y a corto plazo.

Desarrollados por los mandos del nivel operativo. En ellos se prevé la aportación

individual a la obtención de los objetivos de cada plan.

Una de las muchas clasificaciones de planes es la que los divide en

estratégicos, tácticos y operativos.

5

A) La planificación estratégica es la llevada a cabo por los altos directivos y

en ella se fijan los objetivos generales y se definen las políticas y estrategias,

normalmente a largo plazo, para conseguir aquéllos. Para el desarrollo de este

tipo de planificación son necesarias tres premisas:

1. Los propósitos organizativos y socioeconómicos.

2. Los valores de los altos dirigentes, ya que éstos son los que tienen

mayor influencia en el proceso planificador.

3. La evaluación de los problemas y oportunidades externas e internas, así

como de los puntos fuertes y débiles de la organización.

B) Planes tácticos: permiten llevar a cabo los planes estratégicos. Estos

planes describen cómo obtendrá la organización cada objetivo de sus planes

estratégicos.

C) La planificación operativa es el despliegue detallado de los recursos

para alcanzar las formulaciones fijadas en los planes estratégicos.

Tipos de planificación.

Para poder lograr lo anteriormente descrito es importante que en todas las

organizaciones se realicen dos tipos de planificación:

1. Planificación estratégica:

Consiste en la determinación de los planes más importantes para la

organización, que involucran un horizonte de tiempo de largo plazo. Dichos

planes se presentan a continuación en orden jerárquico:

Propósito

Misión

Objetivos específicos o metas

Estrategias

Políticas

2. Planificación operativa:

Se refiere a los planes que involucran un horizonte de tiempo de mediano y

corto plazo:

Procedimientos

Reglas

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Programas

Presupuestos

Pasos que deben seguir la planificación:

A) detección de una oportunidad.

B) establecimiento de objetivos.

C) consideración de las premisas de planificación.

D) identificación de las alternativas.

E) comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.

F) elección de una alternativa.

G) elaboración de los planes de apoyo.

H) elaboración del presupuesto.

(Ivancevich, Lorenzo y Skinner, 1996).

Paso 1. Determinar el lineamiento que compete como unidad: metas,

objetivos. El nivel táctico revisa el lineamiento (metas u objetivos) que le

compete en el plan estratégico. El nivel operativo revisa el plan elaborado a nivel

táctico para determinar los requerimientos (metas, objetivos) exigidos.

Paso 2. Evaluar condiciones actuales de la unidad para el logro de lo

propuesto.

Paso 3. Determinar objetivos y metas

Paso 4. Establecer un plan de acción: técnicas: 1. Previsión: Proceso

mediante el cual se utiliza información actual y del pasado para predecir

acontecimientos futuros: 2. Utilización de escenarios: Futuras alternativas

hipotéticas que ayudan a evaluar las consecuencias de los posibles cursos de

acción

Paso 5. Criterios para y asignación de recursos

Paso 6. Ejecución

Paso 7. Control;

La planificación estratégica es un proceso de evaluación sistemática de la

naturaleza de un negocio, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando

metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos

objetivos y localizando recursos para llevar a cabo dichas estrategias.

7

La planificación estratégica no es más que un conjunto de decisiones que

toma la organización, representada por su alta dirección, y que responden a las

siguientes cuestiones:

- Cuál es la posición futura deseable

- Cuál es la situación actual.

Dentro del conjunto de decisiones que debe de tomar una organización en

su planificación estratégica cabe citar:

- Establecimiento de los objetivos y metas principales

- Formulación de los diferentes programas y proyectos orientados a

conseguir los objetivos.

- Definición del marco económico presupuestario y del ámbito de actuación

de la organización.

Por medio de la planificación estratégica se consigue lo siguiente:

- Establecer la dirección a seguir por la organización y sus unidades de

negocio

- Examinar, analizar y discutir sobre las diferentes alternativas posibles.

- Facilitar la posterior toma de decisiones

- Controlar los riesgos

Los propósitos y los objetivos a menudo se resumen en una declaración de

misión o declaración de la visión de la organización. La visión describe dónde se

quiere estar en el futuro. Describe cómo la organización o el equipo ve que se

van a desplegar los acontecimientos en el largo plazo si todo funciona

exactamente como cabe esperar. La misión es similar, salvo en que es algo más

inmediato. Detalla qué tipo de programas e iniciativas impulsará la organización

para aproximarse a la visión que ha definido.

La misión se plasmará en una serie de objetivos finales e inmediatos. Las

áreas definen los resultados que se necesitan para lograr el objetivo inmediato

de un proyecto u organización.

Estos objetivos seguirán las líneas estratégicas definidas y tendrán su

concreción en un determinado plan de acción. Una vez determinadas estas

líneas estratégicas se planifica la acción. En el caso de sistemas de información

8

se plasmará en los distintos proyectos. Cada proyecto tendrá entonces su propio

objetivo y será necesario llevar a cabo una programación, que permita

conseguirlo de forma eficiente, y un control mediante el que se compruebe que

la ejecución del proyecto se ajusta a lo programado, lo que posibilita, en el caso

de existir desviaciones, tomar las oportunas decisiones correctoras.

Factores determinantes para una planificación estratégica

Los sistemas de información basados en la toma de decisión, que se

pueden llamar sistemas de información a dirección, tienen mucha importancia

dada las aplicaciones que las informaciones definidas tienen en la toma de

decisión.

Es la planeación que se realiza a nivel institucional de una organización Es

el proceso de diagnosticar el entorno externo e interno de una organización,

establecer una visión y misión, idear objetivos globales, crear elegir y seguir

estrategias generales y asignar recursos para alcanzar las metas de la

organización.

Toda organización, grande o pequeña, debe precisar con exactitud su

dirección y sentido, esta definición debe ser ampliamente compartida por los

miembros de la organización.

La planeación estratégica es una herramienta de la gerencia estratégica,

sin embargo debe ser un proceso interactivo (desde los administradores de nivel

superior hasta los administradores de primera línea) y de comunicación, puesto

que implica todos los niveles de la administración

A pesar de todo lo que se menciona anteriormente, se debe considerar que

la planeación estratégica no consiste en la toma decisiones anticipadas sobre

situaciones futuras, pero sí en estimar los sucesos que en el futuro podrían

presentarse y que de alguna manera influirían en el cumplimiento de los planes

propuestos. A través de la planeación tampoco se pretende sustituir la intuición

y creatividad de los administradores.

Un plan estratégico no puede convertirse en una camisa de fuerza para las

organizaciones, todo plan debe ser flexible, de modo que se ajuste a las

condiciones del entorno.

9

La planeación estratégica es el proceso organizacional de desarrollo y

análisis de la misión y visión; de metas y tácticas generales, y de asignación de

recursos. Al desarrollar planes estratégicos, los administradores deben adoptar

un enfoque que abarque a toda la organización.

El propósito general de la planeación estratégica es enfrentar eficazmente

las oportunidades y amenazas del entorno a partir de las fortalezas y

debilidades de la organización.

A continuación se presenta un enunciado conciso de cada uno de los

planes estratégicos:

A. Propósito.

En todo sistema social, las organizaciones tienen una función o tarea

fundamental que la sociedad le asigna, es decir, su razón de ser. El propósito de

una universidad es descubrir y transmitir el conocimiento. El propósito de un

hospital es proveer servicios de salud.

Sin lugar a dudas las aspiraciones de sus fundadores y administradores

son importantes al determinar el propósito. Sin embargo, este propósito tiene

que tener la aprobación de la sociedad, así, se dice que el propósito deriva del

contexto social en que opera la administración.

B. Misión.

La misión indica el camino que determinan los administradores para

alcanzar el propósito de la organización. Así, la misión de una universidad

consiste en proveer programas académicos, mientras que en un hospital podría

ser entregar servicios médicos.

C. Objetivos.

Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de la organización

Nos indican hacia que punto deben dirigirse las otras fases del proceso

administrativo y, por lo tanto, han de especificar los fines o resultados que

desean lograr y que deben concordar con el propósito y la misión.

Siempre debe existir una red o jerarquía de objetivos, lo que significa que

se deben establecer los siguientes tipos de metas:

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La determinación de los distintos niveles de objetivos de una organización

se relaciona en los diferentes tipos de administradores según el nivel jerárquico.

Conforme a lo anterior se pueden encontrar administradores de nivel alto,

medio, bajo o de primera línea.

Directorio: Propósito, misión, objetivos generales de la organización

Administradores de alto nivel: Propósito misión, objetivos generales y

objetivos de las áreas funcionales.

Administradores de nivel medio: objetivos de las áreas funcionales y

objetivos de los departamentos.

Administradores de nivel bajo: Objetivos de los departamentos y objetivos

individuales.

Estrategias.

Consisten en determinar y transmitir, a través de un sistema de objetivos y

políticas, una imagen acerca de que tipo de organización se desea proyectar.

Políticas.

Son pautas de acción o normas que deben encuadrar las actividades y las

decisiones al interior de la organización Señalan fronteras muy amplias que

permiten al administrador usar su iniciativa y su juicio en la interpretación de una

norma en particular. En este sentido, una política define el área en la cual deben

tomarse decisiones, pero no dan la decisión.

Así, la planificación estratégica no es un dominio reservado a la gerencia

general, sino un proceso de comunicación y de determinación de decisiones en

el cual intervienen todos los niveles estratégicos de la organización

Determinar objetivos estratégicos: Deben guardar coherencia con la misión

y con el análisis interno y externo. Deben ser especificados en resultados,

productos o metas cuyo logro sea constatable y, a su vez, traducidos en tareas

asignables a personas o equipos, factibles de realizar en plazos determinados,

con los recursos disponibles.

Se realiza a todos los niveles de la organización: nivel estratégico, nivel

coordinativo o táctico y nivel operativo. Se diseñan los pasos a seguir en la

consecución de los objetivos planteados.

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La planificación operacional convierte los conceptos generales del plan

estratégico en cifras claras, en pasos concretos y en objetivos evaluables a

corto plazo.

La planificación operacional da vida a los planes estratégicos mediante... 1.

El análisis detallado del presente y tendencias. 2. El análisis y asignación de los

recursos disponibles.

La planificación operacional a nivel operativo da vida a los planes

estratégicos mediante... El análisis lógico de las acciones paralelas,

independientes, condicionales, secuenciales y alternas

La planificación operacional a nivel táctico da vida a los planes estratégicos

porque...

1. Presenta hitos intermedios de realización.

2. Permite monitorear y evaluar.

3. Permite regir y actualizar.

4. Incentiva la participación

• Planificación operativa, que se establece a corto plazo y está orientada a

la consecución de un objetivo determinado. La lleva a cabo la dirección de

control y los directivos de operaciones.

• Y planificación táctica, que se centra en el enlace que puede establecerse

entre la planificación estratégica y la operativa.

Pasos de la planificación táctica

1.- El empleo de los recursos organizacionales disponibles para alcanzar

los objetivos propuestos.

2. La asignación de subjetivos al personal operativo.

3. La determinación de actividades concretas y limitación de atribuciones

en el ámbito operativo.

4. Determinación de los responsables a corto y mediano plazo.

5. Evaluar las opciones (alternativas)

6. Selección de una alternativa

7. Formulación de planes de apoyo

8. Determinar y cuantificar los planes y los programas

12

La planificación táctica se desarrolla a nivel de departamento o de división

y tiene como horizonte el corto plazo.

Esta planificación debe definir:

- actividades que deben llevarse a cabo en el departamento.

- Plazos de finalización de estas actividades.

- Recursos necesarios para que la división pueda realizar estas

actividades.

¿A qué aspectos puede afectar la planificación táctica?

- División del trabajo: Se puede cambiar el reparto de tareas para alcanzar

los objetivos prioritarios o crear tareas nuevas según las necesidades.

La gestión de calidad: incluye el desarrollo de prácticas, a partir de las

cuales tanto los procesos como las personas se benefician y permite a la

organización ofrecer productos y/o servicios que aumenten la satisfacción del

cliente.

Un sistema de gestión de la calidad es el conjunto de normas

interrelacionadas de una organización u organización por los cuales se

administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la

satisfacción de las necesidades y expectativas de sus clientes. Entre dichos

elementos, los principales son:

1. Estructura de la organización: Responde al organigrama de los sistemas

de la organización donde se jerarquizan los niveles directivos y de gestión. En

ocasiones este organigrama de sistemas no corresponde al organigrama

tradicional de una organización

2. Estructura de responsabilidades: Implica a personas y departamentos.

La forma más sencilla de explicitar las responsabilidades en calidad, es

mediante un cuadro de doble entrada, donde mediante un eje se sitúan los

diferentes departamentos y en el otro, las diversas funciones de la calidad.

3. Procedimientos: Responden al plan permanente de pautas detalladas

para controlar las acciones de la organización.

4. Procesos: Responden a la sucesión completa de operaciones dirigidos a

la consecución de un objetivo específico.

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5. Recursos: No solamente económicos, sino humanos, técnicos y de otro

tipo, deben estar definidos de forma estable y circunstancial.

Estos cinco apartados no siempre están definidos ni son claros en una

organización

Existen diversos métodos para la implementación de los sistemas de

gestión de la calidad y siempre se requiere usar herramientas propias, sin

embargo, para poder ser aplicable es preciso tomar en cuenta el contexto

laboral, sociocultural y político, ya que éstas dimensiones determinará el

enfoque gerencial para la calidad de la organización.

Por otra parte, los usuarios de la formación requieren conocer las mejores

ofertas, las que más garantías de eficiencia les brindan. Tanto organización

como trabajadores buscan señales de eficiencia. Los proveedores de recursos

de financiamiento también se interesan en la mejor utilización de los fondos

invertidos en formación. Instituciones gerenciadas con calidad representan una

garantía social a la eficiencia del gasto público en formación. El mismo

razonamiento puede aplicarse a los fondos provenientes del sector privado,

deben llegar a organismos que puedan dar cuenta de procesos formativos

pertinentes, eficaces y eficientes.

De ahí que las instituciones de formación profesional se interesen por

mejorar la eficiencia y pertinencia de sus actividades lo cual se refleja

recientemente en la adopción de mecanismos de gestión para el aseguramiento

de la calidad.

Esta tendencia viene siendo expresada mediante la adopción de acciones

de dirección y participación en las cuales se adoptan herramientas y se ejecutan

acciones institucionales encaminadas a desarrollar una cultura de calidad. Tales

acciones, usualmente inmersas en la filosofía del mejoramiento continuo o en

procesos de modernización institucional implican actividades de capacitación a

los funcionarios, búsqueda de factores críticos, aclaración de la misión y

objetivos que conllevan, por si mismas, mejoras cualitativas institucionales.

14

Control de Gestión

Actividad gerencial que se desarrolla dentro de las organizaciones, dirigida a

asegurar el cumplimiento de su misión y objetivos; de sus planes, programas y

metas; de las disposiciones normativas que regulan su desempeño; y de que la

gestión sea eficaz y ajustada a parámetros de calidad.

Integra la información con las decisiones gerenciales.

Es un sistema de relaciones de variables de distinto orden, niveles de

dificultad y jerarquía, que permitan la producción de reportes numéricos y gráficos,

dirigidos a satisfacer la demanda de información interna o externa, como apoyo a

la toma de decisiones oportunas de la organización.

Evaluación

Nivel Estratégico Establece políticasResponsable del control

Nivel Gerencial Viabiliza políticasImplanta procesosGestiona el controlAnaliza información

NivelOperacional

Sigue políticasOpera procesosGenera datos

Evaluación y Reajuste

Control de gestión

Productividad y calidad en la gestión

Cumplimiento exitoso de metas

Logro de los objetivos.

Desempeño óptimo en la gestión pública

Satisfacción de los usuarios

Mejor imagen ante la comunidad.

Aprovechamiento máximo de los recursos económicos.

Rápida evolución tecnológica.

Información eficiente y sistemática

Transparencia – disminuye la corrupción

15

Introducción al Control de Gestión

Frases Celebres

Lo último que se cambia en las organizaciones en la actualidad es la

medición del desempeño o Control de Gestión y debe ser lo primero.

El control de gestión puede por si solo generar cambios de fondo en las

organizaciones.

Las personas actúan de acuerdo al modo en que se las mide

El implementar un Sistema de Control de Gestión contribuye a cambiar la

forma en que la gente entiende su contribución personal a la visión, misión y

estrategias corporativas.

Los Indicadores de Gestión son los signos vitales de la organización

Control de Gestión Permite

Controlar los procesos actuales

Anticipar y prevenir problemas futuros

Obtener una menor y más rápida información que permita tomar decisiones

eficaces y realizar una adecuada evaluación de riesgo.

Evaluar la eficiencia de la utilización de los recursos y su contribución a la

rentabilidad de la organización

Realizar un monitoreo claro y oportuno de las metas establecidas.

Definiciones y Conceptos Generales

Indicadores de Gestión: Son las relaciones numéricas que permiten evaluar y

Controlar la gestión organizacional. Los Indicadores de gestión o los signos

vitales de una organización; cuantifican en que grado las actividades que se

realizan dentro de un proceso alcanzan una meta específica

Plan de Gestión y Resultados: Es el conjunto ordenado de objetivos, metas

y estrategias propuestas por las corporaciones autónomas regionales en un

horizonte de corto mediano y largo plazo el cual busca garantizar la mejora

continua de la gestión de la organización

Sistema de Control de Gestión: Es el Sistema compuesto por planes,

estrategias, normas procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación

16

adoptados por la organización, con el fin de procurar que todas las actividades,

operaciones y actuaciones, se realicen de acuerdo a las políticas trazadas por la

gerencia y en atención a las metas y objetivos previstos en los Planes de Gestión

y Resultados.

Plan de Mejoramiento: Es la estrategia adoptada por las Corporaciones a

organizaciones con el propósito de alcanzar los niveles óptimos de los indicadores

de gestión,

Proceso: Es el conjunto de actividades que consumen recursos y son

ejecutadas para el logro de un producto o servicio.

Procesos Gerenciales: Son los procesos de dirección. Conceptualmente

estos procesos se agrupan en planeación estratégica, control de gestión y

mejoramiento continuo.

Procesos Básicos: Son los procesos fundamentales para la supervivencia de

una organización de acuerdo al objeto social de la misma, los procesos críticos

normalmente son los que se relacionan con los servicios prestados a los clientes

externos.

Procesos de soporte: Son los procesos que apoyan a los procesos críticos

para que estos puedan cumplir con su función, puedan ser financieros,

administrativos, legales entre otros.

Matriz de indicadores de gestión: Es el conjunto de indicadores de gestión

definidos para cada uno de los procesos básicos y de soporte al interior de la

organización

Tablero de control de indicadores de gestión: Es la herramienta en la que se

describe para cada uno de los indicadores de gestión la forma, periodicidad y

responsable del cálculo e indica el tipo de indicador en términos de calidad, tiempo

y costo.

Identificación de objetivos control de gestión

Características

Controlar sus procesos actuales

Anticipar y prevenir problemas futuros

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Obtener una mejor y más rápida información que permita tomar decisiones

eficaces y realizar una adecuada evaluación del riesgo

Evaluación de la eficiencia en la utilización de los recursos y su contribución

a la rentabilidad de la organización

Realización de monitoreo de las metas establecidas

Consistencia: Deben apuntar al cumplimiento de la misión y las prioridades

fijadas por la corporación.

Complementariedad: Las estrategias, objetivos y decisiones que sobre ella

se tomen deben reforzarse unas a otras positivamente.

Estratégicas: Deben centrarse en aspectos estratégicos.

Participativas: Debe involucrar a los empleados responsables de los

procesos y obtención de resultados.

Alcanzables: Bajo las condiciones externas e internas que afectan a las

corporaciones y con los recursos previstos

Delimitados: Deben tener un inicio y una terminación en el tiempo (v. g

semestrales, anuales)

Deben involucrar a los diferentes actores: deben incluir a los diferentes

actores que participan o tienen intereses en las entidades

Entre los beneficios de implementar el sistema de control de gestión en las

corporaciones autónomas regionales destacan:

Tener estrategias completamente desarrolladas

Incrementar el compromiso y lealtad de los usuarios hacia las organizaciones

Mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos.

Incrementar el compromiso y lealtad de los empleados a las organizaciones

Los empleados de las organizaciones son fundamentales para definir e

implementar el Sistema de Control de Gestión y su compromiso es necesario para

lograr cambios exitosamente.

Los empleados se deben involucrar en fijar las metas de los indicadores de

gestión que controlarán y monitorearán los procesos y actividades que ejecutan.

18

Entre más se involucren los empleados en la definición de los indicadores de

gestión y sus metas, estarán más comprometidos a ser evaluados con los

indicadores.

Control:

Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para

garantizar que se alcance lo planeado

Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la organización

Requiere medir productividad, desperdicio y variaciones presupuestarias.

Planeación y control son inseparables

Los sistemas de control poseen cuatro características: Niveles, medidas,

corrección y retroalimentación.

Los niveles de desempeño se desarrollan a partir de la información que

genera el análisis. Cuando se advierten niveles bajos de desempeño, se toman

medidas correctivas. Las toma el supervisor, aunque en algunos casos interviene

el gerente. La acción correctiva sirve al empleado como retroalimentación. En

algunos casos, no es la conducta del empleado la que debe corregirse, sino la

estructura misma del puesto.

Cuando los niveles especificados no son adecuados, constituyen un aviso

para que el personal adecuado proceda a tomar medidas correctivas.

El Control de gestión es un instrumento de la gestión que aporta una ayuda a

la decisión y sus útiles de dirección van a permitir a los directores alcanzar los

objetivos; es una función descentralizada y coordinada para la planificación de

objetivos, acompañada de un plan de acción y la verificación de que los objetivos

han sido alcanzados.

El Control de gestión es un proceso que sirve para guiar la gestión

organizacional hacia los objetivos de la organización y un instrumento para

evaluarla.

Existen diferencias importantes entre las concepciones clásica y moderna de

control de gestión. La primera es aquella que incluye únicamente al control

operativo y que lo desarrolla a través de un sistema de información relacionado

con la contabilidad de costos, mientras que la segunda integra muchos más

19

elementos y contempla una continua interacción entre todos ellos. El nuevo

concepto de control de gestión centra su atención por igual en la planificación y en

el control, y precisa de una orientación estratégica que dote de sentido sus

aspectos más operativos.

El control se ejerce de acuerdo a indicadores que se establecen y son una

medida de lo que la organización hace en un determinado momento. Cuándo

estos indicadores están fuera de control, debe ser posible detectar inestabilidades.

En este contexto, control se define como: la medida de las desviaciones del

comportamiento planeado y la iniciación de las acciones correctivas.

El control de gestión nos permite:

• Controlar los procesos actuales.

• Anticipar y prevenir problemas futuros.

• Obtener una menor y más rápida información que permita tomar

decisiones eficaces y realizar una adecuada evaluación de riesgo.

• Evaluar la eficiencia de la utilización de los recursos y su contribución

a la rentabilidad de la organización

• Realizar un monitoreo claro y oportuno de las metas establecidas.

Fines del control de gestión

El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos

disponibles para la consecución de los objetivos. Sin embargo podemos concretar

otros fines más específicos como los siguientes:

• Informar. Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para

la toma de decisiones.

• Coordinar. Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la

consecución de los objetivos.

• Evaluar. La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las

personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

• Motivar. El impulso y la ayuda a todo responsable son de gran importancia

para la consecución de los objetivos.

Instrumentos del control de gestión

La herramienta básica del control de gestión es la planificación.

20

La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres.

Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la

obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en

programas.

Características de los indicadores de gestión

•Deben encontrarse ligados a la misión y visión. Los objetivos estratégicos

las metas trazadas. Las estrategias y objetivos de control definidos para cada

organización

• Deben ser fácilmente medibles y comparables al interior de las

organizaciones.

• Deben proveer información confiable. La información no puede estar sujeta

a manipulación.

• Deben tener establecido una periodicidad y responsable de cálculo.

• Deben proveer información útil que permita conocer el grado de

cumplimiento de los objetivos y tomar decisiones con respecto al proceso que se

mida.

• Deben ser sencillos: no deben suministrar más información de la

necesaria.

• Deben encontrarse integrados con otros procesos y tareas funcionales de

las organizaciones y atados a otros sistemas de evaluación organizacional.

• Deben ser cuantificables.

Criterios para establecer indicadores de gestión

Para que un indicador de gestión sea útil y efectivo, tiene que cumplir con

una serie de características, entre las que destacan: Relevante (que tenga que ver

con los objetivos estratégicos de la organización), Claramente Definido (que

asegure su correcta recopilación y justa comparación), Fácil de Comprender y

Usar, Comparable (se pueda comparar sus valores entre organizaciones, y en la

misma organización a lo largo del tiempo).

21

Gestión de planificación

La planeación es la función básica de la administración, establece el marco y

rumbo de las funciones de organización, integración de personal, dirección y

control.

Tipos de planes:

Existen varias formas de describir los planes, la más frecuente es en

términos de su intensión (estratégicos o tácticos), marco de tiempo (largo o corto

plazo), especificidad (Curso general o específicos) y frecuencia de uso (único o

permanente).

a. De acuerdo a su intensión

• Planes estratégicos: Abarcan a toda la organización, establecen los

objetivos generales y la posicionan en concordancia con su entorno. Estos planes

sirven de fundamento para los planes tácticos.

• Planes tácticos: Especifican con detalle la forma de alcanzar los objetivos

generales de la organización. Generalmente son formulados para plazos más

cortos de tiempo

b. Planes de acuerdo al marco de tiempo

• Planes de Corto Plazo: Abarcan plazos de hasta un año.

• Planes de la Largo Plazo: Abarcan plazos de cinco años o más.

Cuanta más incertidumbre existe, más planes de corto plazo deben existir,

los planes de corto plazo permiten mayor flexibilidad.

c. Planes de acuerdo a su especificidad

• Específicos: Planes con objetivos definidos claramente y que no dan

cabida a los errores de interpretación. No dan lugar a ambigüedades ni malos

entendidos.

• Direccionales: Planes flexibles que establecen lineamientos generales,

presentan un punto focal pero no atan a los gerentes a objetivos específicos ni a

cursos específicos de acción.

d. Planes de acuerdo a la frecuencia de uso

• Plan de uso único: Sirve para satisfacer las necesidades de una situación

particular o singular.

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• Planes permanentes: no tienen fin y ofrece una guía para las acciones de la

organización que se repiten una y otra vez.

Fundamentos de planeación estratégica

Es la planeación que se realiza a nivel institucional de una organización Es el

proceso de diagnosticar el entorno externo e interno de una organización,

establecer una visión y misión, idear objetivos globales, crear elegir y seguir

estrategias generales y asignar recursos para alcanzar las metas de la

organización.

Toda organización, grande o pequeña, debe precisar con exactitud su

dirección y sentido, esta definición debe ser ampliamente compartida por los

miembros de la organización.

La planeación estratégica busca lograr cambios profundos en los mercados

que atiende la organización y en su cultura interna.

A través de la planeación estratégica se busca el mejoramiento de la

posición estratégica competitiva de la organización.

La planeación estratégica es una herramienta de la Gerencia Estratégica, sin

embargo debe ser un proceso interactivo (Desde los Administradores de nivel

superior hasta los administradores de primera línea) y de comunicación, puesto

que implica todos los niveles de la administración

A pesar de todo lo mencionado anteriormente, se debe considerar que la

planeación estratégica no consiste en la toma decisiones anticipadas sobre

situaciones futuras, pero sí en estimar los sucesos que en el futuro podrían

presentarse y que de alguna manera influirían en el cumplimiento de los planes

propuestos. A través de la planeación tampoco se pretende sustituir la intuición y

creatividad de los administradores.

Un plan estratégico no puede convertirse en una camisa de fuerza para las

organizaciones, todo plan debe ser flexible, de modo que se ajuste a las

condiciones del entorno.

La planeación estratégica es el proceso organizacional de desarrollo y

análisis de la misión y visión; de metas y tácticas generales, y de asignación de

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recursos. Al desarrollar planes estratégicos, los administradores deben adoptar un

enfoque que abarque a toda la organización.

El propósito general de la planeación estratégica es enfrentar eficazmente

las oportunidades y amenazas del entorno a partir de las fortalezas y debilidades

de la organización.

Concepto.

■ Es el proceso formalizado de planeación a largo plazo, el cual se utiliza

para definir y alcanzar las metas de la organización.

■ Es el proceso de seleccionar metas de una organización, determinar las

políticas y programas necesarios para lograr los objetivos específicos que

conduzcan hacia las metas y el establecimiento de métodos necesarios para

asegurarse de que se pongan en práctica las políticas y planes estratégicos.

■ Proceso organizacional de desarrollo y análisis de la misión y visión; de

metas y tácticas generales y de asignación de recursos.

Proceso de planeación estratégica.

1º. Establecer objetivos: Consiste en conocer la misión y visión de la

organización; incluye saber qué negocios evitar y a cuáles dedicarse.

2º. Reunir y analizar información. Identificar las fuentes de información

realmente importantes para rápido acceso e información confiable para ayudar a

evaluar lo factible de varios objetivos. La determinación de tendencias

significativas en áreas claves como ventas, servicios, costos, inventarios y calidad

de la producción.

3º. Evaluar el entorno: El entorno incluye factores como: la competencia,

avances tecnológicos, influencias sociológicas y políticas.

4º.Auditoría de recursos de la organización: Las predicciones de factores

internos y externos así como el análisis de los recursos de la organización

constituyen una base de datos con los cuales la administración analiza las

oportunidades y riesgos. Este paso obliga a la administración a reconocer que

toda organización, sin que importe que tan poderoso o grande sea, está limitada

en alguna forma por los recursos y habilidades de que dispone.

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5º. Establecer alternativas: Consiste en desarrollar y evaluar estrategias

alternativas y seleccionar un conjunto de éstas que sea compatible en cada nivel y

que permita que la organización pueda obtener la mejor ventaja de sus recursos y

de las oportunidades existentes en el ambiente.

6º. Evaluar y seleccionar estrategias: Las decisiones estratégicas deben

considerarse de acuerdo con los riesgos implicados.

La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo.

Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales

de la organización.

Las etapas de la planificación estratégica son:

• Identificación de las estrategias actuales.

• Identificación de las metas estratégicas potenciales.

• Selección de metas estratégicas.

• Evaluación y ejecución de las estrategias.

Objetivos, Estrategias y Tácticas

Los planes de las organizaciones y los militares no son diferentes. Después

de todo, los negocios implican lanzarse a una guerra especial. Además, todas las

guerras tienen objetivos. Los ejércitos luchan por conquistar territorios, matar o

incapacitar a los combatientes contrarios y por obtener dinero de sus víctimas.

Tanto los ejércitos como las organizaciones mercantiles tratan de alcanzar sus

objetivos por medio de estrategias.

Una falla frecuente de los planes estratégicos se debe a la falta de un

seguimiento adecuado. Este fenómeno se liga, justificadamente y en cierta

medida, al estereotipo negativo del profesional joven y ambicioso con maestría en

administración de organizaciones, que es atraído por lo que percibe en el proceso

de planeación pero menosprecia las evaluaciones formativas y la modificación, es

decir, la afinación de los planes. Está claro que la planeación estratégica debe ir

de la mano de la administración estratégica.

En las organizaciones grandes, la planeación estratégica es un ritual y un

proceso formal. Invariablemente desemboca en la creación de un documento

formal por escrito, es decir, el plan estratégico. En mis charlas con los dueños de

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pequeñas organizaciones, con frecuencia he encontrado que éstos no cuentan

con un documento formal por escrito.

¿Cómo evaluar un plan estratégico?

Dada la importancia del documento, sería conveniente dar al plan estratégico

el beneficio de una crítica sobria. Además, no haría daño alguno pedir que un

tercero (por ejemplo colegas imparciales o incluso asesores externos)

desempeñara el papel de abogado del diablo y tratara de encontrar huecos en el

plan.