APUNTESUNIDAD I INTRODUCCIN A LA BASE DE DATOS

1.1Conceptos bsicos1.1.1Base de datosQu es una base de datos?

Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos.

Por qu utilizar una base de datos?Losdatosson comunicados por varios tipos de smbolos tales como las letras del alfabeto, nmeros, movimientos de labios, puntos y rayas, seales con la mano, dibujos, etc. Estos smbolos se pueden ordenar y reordenar de forma utilizable y se les denomina informacin.Losdatosson smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Losdatosse caracterizan por no contener ninguna informacin. Un dato puede significar un nmero, una letra, un signo ortogrfico o cualquier smbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripcin.

RegistroSon los objetos principales de una bases de datos que se utilizan para guardar datos. Se pueden tener ms de una tabla en la base de datos para guardar informacin relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la informacin de clientes, en la otra la informacin del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto..Uno a uno:Unarelacinuno a uno se crea si las dos columnas relacionadas son claves principales o tienen restricciones nicas..Uno a varios:Un.Uno a varios:Unregistrode la tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la tabla B; pero un registro de la tabla B solo puede tener un registro coincidente en la tabla A..Varios a varios:Un.Varios a varios:Unregistrode la tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la tabla B, y viceversa. Una relacin de este tipo se crea definiendo una tercera tabla, denominada tabla de unin.LosInformesse utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la forma que resulte ms apropiada para cada proyecto. Permite realizar impresiones personalizadas as tambin como etiquetas. Se pueden crearinformesque incorporen clculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catlogos.

1.1.6 Tipos de gestores de base de datos

Los Sistemas de Gestin de Bases de Datos oSGBD(en ingls Data Base Management System, abreviadoDBMS) son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan.

ElElDBMS: es un conjunto de programas que se encargan de manejar la creacin y todos losaccesos a las bases de datos, est compuesto por:DDL: Lenguaje de Definicin de DatosDML: Lenguaje de Manipulacin de DatosSQL: Lenguaje de Consulta.

Existen programas denominados Sistemas Gestores de Bases de Datos, abreviadoSGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rpida y estructurada. Las propiedades de estosSGBD, as como su utilizacin y administracin, se estudian dentro del mbito de la informtica.

Las aplicaciones ms usuales son para la gestin de empresas e instituciones pblicas. Tambin son ampliamente utilizadas en entornos cientficos con el objeto de almacenar la informacin experimental. Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes en varios pases.

Un Sistema Gestor de base de datos (Las aplicaciones ms usuales son para la gestin de empresas e instituciones pblicas. Tambin son ampliamente utilizadas en entornos cientficos con el objeto de almacenar la informacin experimental. Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes en varios pases.Un Sistema Gestor de base de datos (SGBD) es un conjunto de programas que permiten crear y mantener una Base de datos, asegurando su integridad, confidencialidad y seguridad. Por tanto debe permitir:- Definir una base de datos: especificar tipos, estructuras y restricciones de datos.- Construir la base de datos: guardar los datos en algn medio controlado por el mismo- Definir una base de datos: especificar tipos, estructuras y restricciones de datos.- Construir la base de datos: guardar los datos en algn medio controlado por el mismoSGBD.- Manipular la base de datos: realizar consultas, actualizarla, generar informes.As se trata de un software de propsito general. Ejemplo de SGBD sonOracle,SQL Serverde Microsoft,InformixySysbase.

Algunas de las caractersticas deseables en un

Algunas de las caractersticas deseables en unSGBDson:- Control de la redundancia: La redundancia de datos tiene varios efectos negativos (duplicar el trabajo al actualizar, desperdicia espacio en disco, puede provocar inconsistencia de datos) aunque a veces es deseable por cuestiones de rendimiento.

- Restriccin de los accesos no autorizados: cada usuario ha de tener unos permisos de acceso y autorizacin.- Cumplimiento de las restricciones de integridad: el- Control de la redundancia: La redundancia de datos tiene varios efectos negativos (duplicar el trabajo al actualizar, desperdicia espacio en disco, puede provocar inconsistencia de datos) aunque a veces es deseable por cuestiones de rendimiento.- Restriccin de los accesos no autorizados: cada usuario ha de tener unos permisos de acceso y autorizacin.- Cumplimiento de las restricciones de integridad: elSGBDha de ofrecer recursos para definir y garantizar el cumplimiento de las restricciones de integridad.Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar, en concordancia con los derechos de acceso que se les hayan otorgado. Se convierte ms til a medida que la cantidad de datos almacenados crece.Una base de datos puede ser local, es decir que puede utilizarla slo un usuario en un equipo, o puede ser distribuida, es decir que la informacin se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a travs de una red.La principal ventaja de utilizar bases de datos es que mltiples usuarios pueden acceder a ellas al mismo tiempo.

1.1.2 Datos, campo, registroDatos son los hechos que describen sucesos y entidades.Datos" es una palabra en plural que se refiere a ms de un hecho. A un hecho simple se le denomina "data-tem" o elemento de dato.CAMPOUncampoes un espacio de almacenamiento para undatoen particular. En las bases de datos, uncampoes la mnima unidad de informacin a la que se puede acceder; uncampoo un conjunto de ellos forman unregistro, donde pueden existir campos en blanco, siendo ste un error del sistema. En las hojas de clculo loscamposson llamados celdas. La mayora de loscampostienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunoscamposson numricos mientras otros almacenan texto, tambin vara el tamao de estos. Adicionalmente, cada campo tiene un nombre.

Unregistro(tambin llamadofilaotulpa) representa un tem nico de datos implcitamente estructurados en unatabla. En trminos simples, unatablade una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura. Unregistroes un conjunto decamposque contienen losdatosque pertenecen a una misma repeticin de entidad.

1.1.3 Tablas, claves y relaciones

Tablas:

La parte principal de una base de datos son lastablas. Una base de datos esta formada por una o mstablas. Unatablaes una coleccin de datos sobre un tema en comn; y se almacena de manera muy similar al cajn de un archivero. Unatablaes una coleccin de datos sobre un tema especfico. Lastablasorganizan los datos en filas y en columna, las filas se conocen como registros y las columnas como campos. Cadatablade una base de datos contiene una coleccin de registros con datos especficos sobre una persona, un producto o un evento.

Claves:Los datos de cada tabla deben estar relacionados con los datos de otras tablas por medio de un campo comn al cual se le conoce comoclave principal. Laclave principales un campo (columna) que identifica de manera nica al registro; impidiendo que este registro se repita. Laclave principalde cada tabla no podr repetirse en esa mismatabla; es decir, la clave que identifique a un artculo no podr ser la misma que identifique a otro.Relaciones:

Larelacines una asociacin establecida entre campos comunes de dos tablas. Existen diversos tipos derelaciones:

1.1.4 Consultas y formulariosConsultas

Lasconsultasse utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas determinadascondicionesespecificadas por el usuario. Las consultas permiten, realizar operaciones de muy diversa ndole relacionadas con losdatoscontenidos en latabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta podemos depurar la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobado.

Losformulariosson otra herramienta que nos permite visualizar,introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy sencilla e interactiva que hace ms ameno el trabajo al usuario. Al abrir unformulario, se recuperan en l los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseo de ficha creado, bien de forma automtica por el Asistente para Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede desplazarse en la tabla visualizando toda la informacin y realizando operaciones sobre los registro1.1.5 Informes y reportes

Uninformede base de datos es un documento de texto que muestra los datos de una base de datos del modo que se especifique. Elinformese puede disear para que muestre los datos ms actuales o los datos vlidos en el momento de crear el informe.

Generalmente, el propsito delinforme, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, losinformespueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerenciasu otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector delinformepudiera adoptar. Losinformespueden ser pblicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educacino la ciencia.

1.2 Modelos de Bases de Datos

Modelos de Bases de Datos Un modelo de base de datos o esquema de base de datos es la estructura o el formato de una base de datos, descrita en un lenguaje formal soportada por el sistema de gestin de bases de datos. En otras palabras, un "modelo de base de datos" es la aplicacin de un modelo de datos usado en conjuncin con un sistema de gestin de bases de datos.1.2.1 Modelo de redEl modelo de red (definido por la especificacin CODASYL) organiza datos que usan dos fundamental construcciones, registros llamados y conjuntos. Los registros contienen campos (que puede ser organizado jerrquicamente, como en el lenguaje COBOL de lenguaje de programacin). Los conjuntos (para no ser confundido con conjuntos matemticos) definen de uno a varias relaciones entre registros: un propietario, muchos miembros. Un registro puede ser un propietario en cualquier nmero de conjuntos, y un miembro en cualquier nmero de conjuntos.1.2.2 Modelo Jerrquicostas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su informacin en una estructura jerrquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un rbol (visto al revs), en donde un nodo padre de informacin puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hoja.1.2.4 Modelo Entidad Relacin

Es una herramienta para el modelado de datos de un sistema de informacin. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de informacin as como sus interrelaciones y propiedades.1.2.5 Modelo RelacionalEl modelo relacional para la gestin de una base de datos es un modelos de datos basado en la lgica de pre candidatos y en la teora de conjuntos. Es el modelo ms utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinmica mente. Tras ser postuladas sus bases en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San Jos (California), no tard en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos.1.3 Requerimientos de Construccin1. Determinar la finalidad de la base de datos2. Buscar y organizar la informacin necesaria3. Dividir la informacin en tablas4. Convertir los elementos de informacin en columnas5. Especificar claves principales6. Definir relaciones entre las tablas7. Ajustar el diseo8. Aplicar las reglas de normalizacin1.3.1 Modelo ANSI PARKLa arquitectura de sistemas de bases de datos de tres esquemas fue aprobado por la ANSI-SPARC (American National Standard Institute - Standards Planning and Requirements Committee) en 1975 como ayuda para conseguir la separacin entre los programas de aplicacin y los datos, el manejo de mltiples vistas por parte de los usuarios y el uso de un catalogo para almacenar el esquema de la base de datos.1.3.2 Arquitectura de tres niveles Nivel interno: Tiene un esquema interno que describe la estructura fsica de almacenamiento de base de datos. Emplea un modelo fsico de datos y los nicos datos que existen estn realmente en este nivel. Nivel conceptual: tiene esquema conceptual. Describe la estructura de toda la base de datos para una comunidad de usuarios. Oculta los detalles fsicos de almacenamiento y trabaja con elementos lgicos como entidades, atributos y relaciones. Nivel externo o de vistas: tiene varios esquemas externos o vistas de usuario. Cada esquema describe la visin que tiene de la base de datos a un grupo de usuarios, ocultando el resto.El objetivo de la arquitectura de tres niveles es el de separar los programas de aplicacin de la base de datos fsica.1.4 Algebra relacionalEl lgebra relacional permite entender el modelo relacional de bases de datos desde la perspectiva matemtica. Aqu se introducen los fundamentos del lgebra relacional y se les relaciona con la estructura del lenguaje de consulta de bases de datos relacionales SQL, para conectar la teora con la prctica.1.4.1 Operadores Primitivos ............................................Son varios los operadores que podramos llamar primitivos: los tradicionales de teora de conjuntos unin, diferencia y producto cartesiano, y los especialmente introducidos por Codd de restriccin y proyeccin; adems, existen otros operadores que se pueden considerar derivados, ya que se pueden deducir de los primitivos.1.4.2 OPERADORES DERIVADOSLos operadores derivados son aquellos que se pueden expresar siempre en funcin de operadores primitivos, pero su introduccin tiene por fin la simplificacin de las consultas.1.4.3. Operadores Adicionales de ConsultaOperadores adicionales de consulta: permiten realizar operaciones aritmticas, comparaciones, concatenaciones o asignaciones de valores.UNIDAD II ORGANIZACIN DE UNA BASE DE DATOSAqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2007.Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones.En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didcticaPlantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que estatendr y otras consideraciones como claves, etc...Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado2.1.1 Diseo de tablasPara crear una tabla de datos, si hacemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tablaVista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas. Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.Otra forma ms rpida de llegar a la vista diseo es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionadas, haciendo doble clic en la opcin Crear una tabla en vista Diseo.2.1.2 Operaciones Principales

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos querealizar una modificacin en su diseo:Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionarVista Diseoen el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.Paramodificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.AADIR UN NUEVO CAMPOir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, o bien,

situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botnde la pestaaDiseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.

ELIMINAR UN CAMPOposicionarse en el campo y hacer clic en el botonde la pestaaDiseo. o bien,seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la teclaSuproDel.Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern.Por ltimo,guardarla tabla.INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA.Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en elPanel de Exploracin.Desde elPanel de Exploracinhacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opcinen el men contextual.

Si estamos en la vista deDiseode tabla, hacer clic sobre el botnVistasde objetoy elegirVista Hoja de datosen la pestaaInicioodiseo.En los tres casos aparecer la ventanaHoja de datos:Cada fila nos sirve para introducir un registro.Escribir el valor del primer campo del registro.PulsarINTROpara ir al segundo campo del registro.Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsarINTROpara introducir los datos del segundo registro.En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla.Hacer clic sobre el botnCerrarpara terminar con dicha tabla.Si lo que queremos esborrar un registroentero:Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.El registro quedar seleccionado.Pulsar la teclaSUPRdel teclado o haz clic en el botonEliminarque se encuentra en el panelRegistrosde la pestaaInicio.

Si lo que queremos esmodificar algn valor introducidono tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.Si queremoscambiaralgo de laestructura de la tabla, tenemos que pasar a laVista Diseohaciendo clic sobre el botn deVista de objetode la pestaaInicio.

2.1.3 Definicin de claves

La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequvocamente cada fila almacenada en la tabla. Normalmente, hay un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id., un nmero de serie o un cdigo que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un nmero de Id. de cliente distinto. El campo Id. De cliente sera, en ese caso, la clave principal de la tabla.Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe identificar inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rpidamente los datos de varias tablas.Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre distinto.Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Auto numrico. El campo est oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseo.2.1.4 Relaciones entre tablasAparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada.Hacer clic sobre el botn Agregar.Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear.Hacer clic sobre el botn Cerrar.Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

2.2 Formularios

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como que campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver slo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con slo esos campos, les ser ms fcil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Considera los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos, adems de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.

2.2.1 Creacin de un formulario

Para crear un formulario tenemos varias opciones.Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear.

Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar elDiseo de un formulario.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario.

Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

2.2.2 Modificar un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin en el men contextual.O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.

Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.

La vista diseo de formulario

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante.

Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin en el men contextual.Nos aparece la ventana Diseo de formulario:

El rea de diseo consta de tres secciones:

La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.

La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle elDiseo correspondiente a un slo registro.

La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.

2.2.3 Agregar objetos a un formulario En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.

El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra

Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo.

Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final.

Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario.

En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.

En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.

Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones),se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn

Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn para acceder a la ayuda de Access.

2.3 Consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de seleccin.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de accin.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.

Consultas especficas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

2.3.1 Consultas por Asistente

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla

Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas y los campos de los que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.

Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.

Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.

Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

2.3.3 Consultas por parmetros Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin:Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas.Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.2.4 InformesLos informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.En este tema veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez creado.

Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informes que encontrars en la pestaa Crear:Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpidoCrear un auto informe o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.2.4.1 Partes de un InformeLa vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario. Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn

Nos aparece la ventana diseo:

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.

La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina.

La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en laSeccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar:

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La pestaa Diseo de informe Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseo yFinalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.2.4.2 Creacin de un informe utilizando un AsistentePara arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior.Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo.Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn A continuacin pulsamos el boton Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin.En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver en la siguiente pgina...En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe.Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin o bienModificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

UNIDAD III CICLO DE VIDA Y NORMALRMALIZACION DE UN ASISTENTE DE DATOS3.1 NORMALIZACION*El proceso de normalizacin debases de datosconsiste en aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el paso delmodelo entidad-relacinalmodelo relacional.Las bases de datos relacionales se normalizan para:Evitar laredundanciade los datos.Evitar problemas de actualizacin de los datos en las tablas.Proteger laintegridadde los datos.En el modelo relacional es frecuente llamartablaa una relacin, aunque para que una tabla sea considerada como una relacin tiene que cumplir con algunas restricciones:Cada columna debe tener su nombre nico.No puede haber dosfilasiguales. No se permiten los duplicados.Todos los datos en unacolumnadeben ser del mismo tipo.3.1.1 Primera forma normalLas formas normales son aplicadas a las tablas de una base de datos. Decir que una base de datos est en la forma normalNes decir que todas sus tablas estn en la forma normalN.Primera Forma Normal (1FN)Una tabla est en Primera Forma Normal si:Todoslos atributos son atmicos. Un atributo es atmico si los elementos deldominio son indivisibles, mnimos. Latabla contiene una clave primaria. La clave primaria no contiene atributos nulos. No debede existir variacin en el nmero de columnas. LosCampos no clave deben identificarse por la clave (Dependencia Funcional) DebeExistir una independencia del orden tanto de las filas como de lascolumnas, es decir, si los datos cambian de orden no deben cambiar sussignificadosUna tupla no puede tener mltiples valores en cadacolumna. Los datos son atmicos. (Si a cada valor de X le pertenece un valor de Y y viceversa)Esta forma normal elimina los valores repetidos dentro de una BD.

3.1.2 Segunda forma normalDependencia Funcional. Una relacin est en 2FN si est en 1FN y si los atributos que no forman parte de ninguna clave dependen de forma completa de la clave principal. Es decir que no existen dependencias parciales. (Todos los atributos que no son clave principal deben depender nicamente de la clave principal).En otras palabras podramos decir que la segunda forma normal est basada en el concepto de dependencia completamente funcional . Una dependencia funcional es completamente funcional si al eliminar los atributos A de X significa que la dependencia no es mantenida, esto es que . Una dependencia funcional es una dependencia parcial si hay algunos atributos quePueden ser eliminados de X y la dependencia todava se mantiene, esto es .Por ejemplo{DNI, ID_PROYECTO} HORAS_TRABAJO (con el DNI de un empleado y el ID de un proyecto sabemos cuntas horas de trabajo por semana trabaja un empleado en dicho proyecto) es completamente dependiente dado que ni DNI HORAS_TRABAJOni ID_PROYECTO HORAS_TRABAJO mantienen la dependencia. Sin embargo {DNI, ID_PROYECTO} NOMBRE_EMPLEADO es parcialmente dependiente dado que DNI NOMBRE_EMPLEADO mantiene la dependencia.3.1.3 Tercera forma normalLa tabla se encuentra en 3FN si es 2FN y si no existe ninguna dependencia funcional transitiva entre los atributos que no son clave.Un ejemplode este concepto sera que, una dependencia funcional X->Y en un esquema de relacin R es una dependencia transitiva si hay un conjunto de atributos Z que no es un subconjunto de alguna clave de R, donde se mantiene X->Z y Z->Y.

Por ejemplo,la dependencia SSN->DMGRSSN es una dependencia transitiva en EMP_DEPT de la siguiente figura. Decimos que la dependencia deDMGRSSN el atributo clave SSN es transitiva va DNUMBER porque las dependencias SSNDNUMBER y DNUMBERDMGRSSNson mantenidas, y DNUMBER no es un subconjunto de la clave de EMP_DEPT. Intuitivamente, podemos ver que la dependencia de DMGRSSN sobre DNUMBER es indeseable en EMP_DEPT dado que DNUMBER no es una clave de EMP_DEPT.Formalmente, un esquema de relacionRest en 3 Forma NormalElmasri-Navathe,[]si para toda dependencia funcional,se cumple al menos una de las siguientes condiciones:1. Xes superllave o clave.2. Aes atributo primo deR;esto es, si es miembro de alguna clave enR.Adems el esquema debe cumplir necesariamente, con las condiciones de segunda forma normal.

3.2 Ciclo de vida del sistema de aplicacin de base de datos-Las etapas del ciclo de vida de una aplicacin de bases de datos son las siguientes:Planificacin del proyecto.Definicin del sistema.Recoleccin y anlisis de los requisitos.Diseo de la base de datos.Seleccin del SGBD.Diseo de la aplicacin.Prototpico.Implementacin.Conversin y carga de datos.Prueba.Mantenimiento. Estas etapas no son estrictamente secuenciales. De hecho hay que repetir algunas de las etapas varias veces, haciendo lo que se conocen como ciclos de realimentacin. Por ejemplo, los problemas que se encuentran en la etapa del diseo de la base de datos pueden requerir una recoleccin de requisitos adicional y su posterior anlisis.

3.2.1 Recoleccin y anlisis de datosLa recoleccin de datos se refiere al uso de una gran diversidad de tcnicasy herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de informacin, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario,la observacin, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

Todos estos instrumentos se aplicar en un momento en particular, con lafinalidad de buscar informacin que ser til a una investigacin en comn. En la presente investigacin trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recoleccin de datos, con las tcnicas ya antes nombradas.TCNICAS PARA HALLAR DATOS

Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin de registros (revisin en el sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigacin completa.

LA ENTREVISTALas entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados , los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos queroporcionarn datos o sern afectados por la aplicacin propuesta. El analista puede entrevistar al personal en formaindividual o en grupos algunos analistas prefieren este mtodo a las otras tcnicas que se estudiarn ms adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicacin.

3.2.2 Diseo conceptual de la base de datos*El diseo de bases de datos es el proceso por el que se determina la organizacin de una base de datos, incluidos su estructura, contenido y las aplicaciones que se han de desarrollar. Durante mucho tiempo, el diseo de bases de datos fue considerado una tarea para expertos: ms un arte que una ciencia. Sin embargo, se ha progresado mucho en el diseo de bases de datos y ste se considera ahora una disciplina estable, con mtodos y tcnicas propios. Debido a la creciente aceptacin de las bases de datos por parte de la industria y el gobierno en el plano comercial, y a una variedad de aplicaciones cientficas y tcnicas, el diseo de bases de datos desempea un papel central en el empleo de los recursos de informacin en la mayora de las organizaciones. El diseo de bases de datos ha pasado a constituir parte de la formacin general de los informticos, en el mismo nivel que la capacidad de construir algoritmos usando un lenguaje de programacin convencional.

3.2.3 Eleccin de un sistema gestor

Un gestor de base de datos o sistema de gestin de base de datos (SGBD o DBMS) es un software que permite introducir, organizar y recuperar la informacin de las bases de datos; en definitiva, administrarlas. Existen distintos tipos de gestores de bases de datos: relacional, jerrquico, red,... El modelo relacional es el utilizado por casi todos los gestores de bases de datos para PCs. El modelo relacional (SGBDR) es un software que almacena los datos en forma de tablas.

Caractersticas Generales de los Sistemas Gestores de B.D.

Aunque hay multitud de aplicaciones para la Gestin de Bases de Datos diferentes en caractersticas y precios, podemos encontrar aspectos comunes en todos ellos:

Aceptan definiciones de esquemas y vistas (definicin de diferentes bases dedatos).

Manipulan los datos siguiendo las rdenes de los usuarios.

Cuidan que se respete la seguridad e integridad de los datos.

Permiten definir usuarios y las restricciones de acceso para cada uno deellos.

Controlan la concurrencia y las operaciones asociadas a la recuperacin delos fallos.

3.2.4 Transformacin del modelo de datos

Es innegable que la gestin y la explotacin subsiguiente de los registros que contienen datos, y, como consecuencia, informacin, depende de las herramientas existentes en el campo de la gestin de la informacin, por una parte, y del cuerpo terico de la ciencia de la informacin, por otra. La explotacin satisfactoria de esta informacin, de la misma forma, demanda experiencia en dos reas de conocimiento: en las tcnicas de recuperacin de informacin y en el estudio de las necesidades de los usuarios.

*Para transformar al modelo de datos se debe a la forma de la informacin y la necesidad del usuario.

3.2.5 Diseo fsico y base de datos

El diseo de una base de datos se descompone en tres etapas: diseo conceptual, lgico y fsico. La etapa del diseo lgico es independiente de los detalles de implementacin y dependiente del tipo de SGBD que se vaya a utilizar. La salida de esta etapa es el esquema lgico global y la documentacin que lo describe. Todo ello es la entrada para la etapa que viene a continuacin, el diseo fsico.Metodologa de diseo fsico para bases de datos relacionalesEl objetivo de esta etapa es producir una descripcin de la implementacin de la base de datos en memoria secundaria. Esta descripcin incluye las estructuras dealmacenamiento y los mtodos de acceso que se utilizarn para conseguir un acceso eficiente a los datos.El diseo fsico se divide de cuatro fases, cada una de ellas compuesta por una serie de pasos:Traducir el esquema lgicoglobal para el SGBD especfico.Disear las relaciones basepara el SGBD especfico.Disear las reglas de negocio para el SGBD especfico.Disear la representacinfsica.Analizar las transacciones.Escoger las organizaciones deficheros.Escoger los ndicessecundarios.Considerar la introduccin deredundancias controladas.Estimar la necesidad deespacio en disco.Disear los mecanismos deseguridad.Disear las vistas de losusuarios.Disear las reglas de acceso.Monitorizar y afinar el sistema.

3.2.6 Generacin de un sistema de base de datos

Cuando hablamos de bases de datos, en nuestras conversaciones nos referimos a datos relacionales. Esto no fue siempre as, antes que el modelo relacional fuese desarrollado, existi otro modelo de datos.

Ahora,el caso para considerar las alternativas ha llegado a ser cada vez msfuerte, con las nuevas generaciones de leguajes de desarrolloorientados a objetos se abre una gama de oportunidades a lasaplicaciones, y a su vez a las base de datos con la aparicin de lasbases de datos nativas, orientadas a guardar estos objetos creados porlas aplicaciones.

Antes de que el primer DBMS fuesedesarrollado, las aplicaciones se conectaban a orgenes de datos deficheros planos. stos no permitir la representacin de lasrelaciones de los datos o de la aplicacin lgicas de la integridad delos mismo. El modelar de los datos se ha desarrollado desde los aos 60para proveer caractersticas de gran alcance del almacenaje de datos.

Generalmentehablando, los modelos de los datos se han desarrollado en tresgeneraciones. La primera generacin de modelos de los datos se tiende arechazar sin embargo fue el origen o gnesis de las base de datos.Hasta el momento, las bases de datos ms comercialmente aceptada hansido las bases de datos de segunda generacin que utilizan el modelorelacional. Las bases de datos relacionales son definitivamente las queposeen la mayor parte del mercado por ahora lo que ha hecho muydifciles para una nueva generacin de bases de datos, conseguir por lomenos un equilibrio entre las dos generaciones. Sin embargo, el mundode los lenguajes programacin o desarrollo ha venido cambiado. Con laevolucin nuevas plataformas como lo son Java y de Microsoft con .NET,entre otras. Las opciones del desarrollador cada vez ms amplias ypoder elegir el modelo de datos a utilizar, entre el modelo orientadoobjetos y el modelo no orientado a objetos.