Administración y control de un

archivoAlejandra Andrade Ricardo Durán César García Paola Rivas

Capítulo 10página 101

manejo de un archivoEn una oficina nos encontramos con diferentes tipos de archivo y diferente volumen de documentos y por lo consiguiente de archivos.

oficina pequeña

- la secretaria escribe una carta o documento en la computadora y envía una copia. y la manda a una carpeta. Si lleva un correlativo se imprime y se archiva.

- La secretaria escribe la carta o documento en una máquina, la envía y archiva la copia correspondiente.

- Cuando recibe la correspondencia, la tramita y luego la archiva.

- si solamente se usa una computadora, deberá pasarla por el escáner para archivarla en la debida carpeta.

oficina por departamentos

-El volumen de correspondencia puede ser mayor por consiguiente cada departamento controla su propio archivo.

oficina con archivo centralizado

-El volumen de correspondencia puede ser mayor por consiguiente cada departamento controla su propio archivo.

Control de los documentos de un archivo

Se le llama Sistema de Cargo. La Secretaria o el Archivero son los responsables del control de los documentos y de confidencialidad, por ello cuidará lo siguiente:- Si tiene sus archivos en un computador, al dejar

su puesto, su computadora estará bloqueada.- Si imprime un documento será de

confidencialidad. - Puede prestarse el documento a quien esté

autorizado.

SISTEMA DE CARGO PARA ARCHIVOS FÍSICOS

Pasos Principales:El solicitante debe llenar un formulario“Cargar” o dar la responsabilidad a alguien del documentoQuien administre el archivo deberá controlar el documentoSi el formulario no hubiese sido llenado por el solicitante, el encargado lo hará y conseguirá la firma requerida

INFORMACIÓN DE FORMULARIO DE SOLICITUD

DocumentoAsuntoFecha de DocumentoSolicitanteCargoNúmero de Páginas

Eliminación de DocumentosClases de Documentos

● Documentos vitales: Son irreemplazables y nodeben ser destruidos. Ejemplo: Títulos, Actas, Acciones, Escrituras, etc.

● Documentos Importantes: Son difíciles de reemplazar. Se logra con esfuerzo, tiempo y trabajo, y deben estar protegidos y cuidados. Ejemplo: Planos, Patentes, Nombramiento.

● Documentos Útiles: Pueden destruirse después de un cierto tiempo. En Guatemala la ley indica que deben guardarse cinco años. Ejemplos: Cheques, Estados de Cuenta, Inventarios, Registros contables.

● Correspondencia Normal: Es más importante que la correspondencia de rutina. y se debe guardar los documentos por uno o dos años.

● Correspondencia de Rutina: Asuntos que se resuelven a diario. Y pueden guardarse tres o cuatro meses. Ejemplo: Solicitudes de entrevistas, solicitudes de ayuda, Invitaciones, Etc.

❖ Si son de contabilidad de la empresa, deben guardarse 5 años.

Pasos Previos a la eliminación:Para eliminar papeles o documentos son necesarios varios pasos:❏ Saber con qué frecuencia utilizas estos

documentos.❏ Obtener por escrito la autorización de la

eliminación.❏ Eliminación física.

Para decidir qué vamos a eliminar

● preparar la lista de documentos a eliminar. la autorizará una persona de alta jerarquía de la empresa.

● algunas empresas tienen un comité de archivo que toma las decisiones de manejo de los documentos en cuenta de la eliminación.

● Otras empresas tienen la política que una persona tiene la autorización de decidir cuánto tiempo se guardará el archivo.

Eliminación física❖ pueden hacerse de varias maneras dependiendo de la

confidencialidad de los documentos.

➢ Muy Confidenciales:➔ Deben destruirse por medio de una máquina

trituradora.

➢ No confidenciales: ➔ Pueden venderse para reprocesadoras. Pueden

descartarse en bolsas para basura. puede usarse de ambos lados.

Materia Pendiente● En toda oficina se encuentra documentos

pendientes.● Estos documentos pueden guardarse en una

canasta llamada “PENDIENTE”● Es mejor llevar un control de estos archivos

porque pueden hacer que se confundan con archivos pendientes.

● Y para llevar este control se encuentran dos formas y son:

Forma #1● Se puede poner una guía con la

Palabra pendiente.● También se puede comprar un juego de

guías para los 31 días del mes.● También se puede elaborar una

carpeta llamada “OTROS MESES”

Forma #2● Se coloca en una gaveta de un archivo

con el título de “PENDIENTES”● Se crean tarjetas con el nombre, la

fecha, y la fecha probable de solución.● Es necesario revisar cada día el

tarjetero.

EJEMPLO

Nombre o Asunto: Camacho José

Fecha probable de atención: 5 de Octubre

Asunto:Solicitud de licencia para

apertura de panadería