Archivo electrónico Fernando Hernández Galán Consultor de Ventas.

Archivo electrónico

Fernando Hernández GalánConsultor de Ventas

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Definición de Expediente electrónico

De acuerdo con el modelo OAIS (Open Archives Information System) y aprobado como Norma ISO 14721, el “expediente electrónico” está formado por los datos y los metadatos de cada uno de los documentos formando el AIP (Archival Information Pakage)

El “expediente electrónico” se establece en el momento de la captura del expediente desde el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE), por el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), tal y como se representa en la figura de la transparencia siguiente.

Se define la forma de organizar y estructurar los documentos en el repositorio de documentos electrónicos de Archivo, así como los procesos que deben realizarse para:

Comprobar que la captura se ha realizado sin fallos

Que los documentos y datos están íntegros, son legalmente válidos, están libres de virus, etc.

Que se define la política de accesos y de conservación a largo plazo, así como la de eliminación de los documentos que hayan perdido sus valores administrativo, legal e histórico, de acuerdo con los criterios establecidos por la Comisión de Valoración de Documentos administrativos



Expediente electrónico

Documentoofimático

Documentoofimático

EXPEDIENTEELECTRONICO

Documentofirmado

Documentofirmado e-firma

DigitalizaciónDocumento

papelDocumento

papel

Compulsaelectrónica

ExpedienteElectrónico

Procedimiento AdministrativoProcedimiento Administrativo

Tipo Documental

Tipo Documental

Tipo Documental

.

.

.

Documento

Documento

Documento

.

.



Gestión de documentos electrónicos: Normas de aplicación



Gestión de documentos electrónicos

Definición de la Política de Conservación a largo plazo de los documentos, garantizando su autenticidad, integridad, disponibilidad y legibilidad

Adecuación a las normas:

MoReq 2

NODAC

EAD- Formato Intercambio de datos

ISO 15489

ISO 14721- OAIS Definición estructura Repositorio documentos electrónicos

ISO 9005 PDFA 1.4 Formato de conservación de documentos electrónicos

Gestión de correos electrónicos y de los ficheros adjuntos

Expedientes en Tramitación

Repositorio Gestor

Documental

RepositorioDocumentosElectrónicosDe ARCHIVO

ISO 9005 formato PDF A1.4

ISO 14721 OAIS

SGDE

SGDEADocs. Electrónicos: e-born / digitalizados



Modelo Organizativo: Cómo afecta a la diferencia entre SGDE y SGDEA

PROPIEDAD SGDE- ISO 15489 SGDEA- ISO 18402

Modificación de Documentos

Permitido Impedido

Borrado de documentos Permitida Impedido

Normas de conservación Opcionales Obligatorias

Estructura de clasificación y almacenamiento

Opcionales Obligatorias

Mantenimiento del contexto Opcional Obligatorio

OrientaciónDocumentos en trámite

Documentos de archivo



Modelo conceptual: Ciclo de vida de los documentos

ArchivoOficina

Archivo CentralArchivo General

HistóricoRegistro

E/S

Registro Electrónico

otelemático

Remite documentos

TransfiereExpedientes

TransfiereExpedientes

Tramitación Electrónica

omanual

ArchivoElectrónico

ArchivoPapel Digitalización

Transferencias

Gestión Depósitos

Clasificación

Descripción

Valoración de Series-Expurgo

Gestión de Usuarios

Consulta

Gestión Préstamos

Digitalización

Carpeta del Ciudadano

Objetivo: Explotación de datos únicos durante todo el ciclo documental



Modelo conceptual: Ciclo de vida de la documentación en el archivo

se ubica

Archivo físico

Sistema Gestión de ArchivoUnidades documentales

Expedientes

Ciudadanos

Archivo

Archivo digital

Va

lida

ció

n

se clasifica

Firmaelectrónica

Firmaelectrónica

PréstamosConsultas

PréstamosConsultas Solicitud de

documentación

Entrega de documentación

Transfiere expedientes finalizados



ExpedienteFísico

ExpedienteFísico

Destrucción de la documentación

Expurgo Expurgo

finalización del periodo de conservación

Oficina

Cotejo y validación



Archivo unificado

DEFINICIÓN DE ARCHIVO UNIFICADO

Es la gestión del Archivo de toda la documentación electrónica y la gestión de la documentación física relacionada con toda la actividad administrativa, contemplando todo el ciclo de vida de los documentos, es decir, desde el registro de entrada o creación del documento hasta su archivado definitivo o destrucción, con todas las garantias jurídicas y de seguridad necesarias.

DEFINICIÓN DE ARCHIVO UNIFICADO

Es la gestión del Archivo de toda la documentación electrónica y la gestión de la documentación física relacionada con toda la actividad administrativa, contemplando todo el ciclo de vida de los documentos, es decir, desde el registro de entrada o creación del documento hasta su archivado definitivo o destrucción, con todas las garantias jurídicas y de seguridad necesarias.


Visión del modelo global




Archivo unificado



Gestión Unificada de documentos de archivo

RepositorioDocumentosElectrónicosde Archivo

Correos electrónicos y Ficheros adjuntos

Expedientes electrónicos,

imágenes,

Papel, fotografías, vídeos,

Microfilm, etc.

Gestión unificada de documentos de archivo



Modelo conceptual: Datos únicos durante el ciclo de vida

Explotación de datos únicos durante todo el ciclo de vida del tratamiento documental, mediante la integración de la aplicación de gestión de archivo con los sistemas de información corporativos

Carpeta de Documentos del ciudadano: Se mantienen aquellos documentos que la Administración solicita repetidamente al ciudadano

IdentificaciónValoraciónEliminación

Gestión de Depósitos

Transferencias

Documentos del ciudadano

Gestión UsuariosPréstamos

Descripción

Clasificaciónjerárquica

Consulta

I N

T

E

G

R

A

C

I

Ó

N

BD Organización

Catálogo Procedimientos

BD Terceros

BD Territorio

Gestor documental

BASES DE DATOS CORPORATIVAS

APLICACIÓN ARCHIVO



Requerimientos de la Aplicación de Gestión de Archivos: Funcionalidades

TRANSFERENCIAS •Gestión del proceso de transferencia: previsión, relación, cotejo, •Automatizadas desde oficina a archivo central (desde los gestores documentales) o manuales, •Automatizadas entre archivos central, intermedio, histórico,

DESCRIPCIÓN:•Según normas NODAC, con adición o eliminación de campos, o definición de fichas adaptadas a los objetos a describir, formato EAD•Un documento puede pertenecer a varios expedientes •Un asiento puede apuntar a distintas ubicaciones

ESTRUCTURA: •Cuadro de Clasificación jerárquico en múltiples niveles reflejando la estructura de organización de los fondos documentales

APLICACIÓN PARA GESTIÓN UNIFICADA DE ARCHIVOS

GESTIÓN DE DEPÓSITOS FÍSICOS• identificación de depósitos a nivel de hueco, • gestión de espacios, • asignación automática o manual de ubicación de ingresos




IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE SERIES • Gestión del proceso de valoración hasta su aprobación por la Comisión de valoración y publicación en el boletín oficial


ELIMINACIONES • Alerta automática de fracciones de serie a eliminar • Gestión de la eliminación• Registro y Acta de eliminación

BÚSQUEDA • Sencilla y avanzada, por descriptores, texto libre, operadores booleanos en distintos campos

GESTIÓN DE USUARIOS• Asignación de perfiles a personas y grupos • Gestión y control de Préstamos y devoluciones de documentos




DOCUMENTOS DEL CIUDADANO •gestión de documentos solicitados por la administración repetidamente


GESTIÓN DE REPOSITORIOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS• creación del objeto expediente electrónico• estructura de la información en el repositorio• definición de tipos de ficheros, • reglas de conservación, eliminación y acceso a documentos

TRAZABILIDAD• Seguimiento exhaustivo de todas las acciones realizadas contra el sistema• Posibilidad de configurar por el usuario los eventos y prioridad en la traza

DIGITALIZACIÓN • directa o importación de imágenes, reproduciendo la estructura del documento permitiendo el acceso directo a partes, páginas, ilustraciones, • certificada para eliminación del documento original

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Modelo Funcional

Organización

Catálogo Procedimiento

s

Terceros

Geográficos

Clasificación yDescripción

Identificación yValoración

Gestión de Depósitos

GestiónTransferencias

Gestión de Eliminaciones

Documentos del ciudadano

Digitalización

Gestión de Préstamos

Administración (Gestión de usuarios, auditoría, …)

Sistema de Gestión de Archivo

Archivo Físico

Préstamos / Consulta

Servicio a ciudadanos

Servicios web a la Administración

Expediente Físico

Transferencias

Sistemas Tramitadores

Expediente Electrónico

Archivo Digital



Modelo Conceptual: Disponibilidad y Acceso

Documentos electrónicos

Oficina

CACCiudadanos

Acceso Web SSL,CertificadoPersonal

Consultaweby/o

presencial

Sistema de Archivo unificado

B.D.

Metadatos

ConsultaDocumentos

físicos

DISPONIBILIDAD Y ACCESO MULTICANAL

De documentos físicos y electrónicos. Seguridad en cumplimiento de la LOPD:

• Consulta presencial

• Consulta Web: identificación mediante certificado electrónico para expedientes personales a través del Centro de Atención al Ciudadano

• Definición de perfiles de acceso para usuarios internos

• Control de accesos

• Líneas de comunicación SSL

ARCHIVOS



Modelo de Gestión de Archivos: Normas básicasNormas internacionales de descripción archivística

ISAD(G): DescripciónISAAR(CPF): Control de autoridadesISAF: FuncionesNODAC

MoReq (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo).

Sistema de ClasificaciónAuditoría y SeguridadValoración para transferencias, calendarios de conservación y eliminaciónCaptura de documentosSistema de Información y DescripciónBúsqueda, Recuperación y PresentaciónAdministración

Norma ISO 15489 Sistemas de Gestión de Documentos de oficinaOrganización y control de los documentos en producción en unidades de

Gestión

Norma ISO 14721Organización y control de los documentos electrónicos de Archivo-OAIS

Norma ISO 19005 PDF/A Conversión de documentos electrónicos a formato estable



Modelo conceptual de Gestión Unificada de Archivo: Normativa legal aplicable

Normas Generales: Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

Orden EHA/962/2007 de 10 de abril, y Resolución de 24 de Octubre de 2007 de Digitalización certificada

Ley 59/2003 de firma electrónica

Real Decreto 937/2003 de modernización de Archivos Judiciales

Reglamento de desarrollo de la Ley 15/1999 LOPD

Ley 15/1999 Ley Orgánica de Protección de Datos

Ley 30/1992 del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y el Procedimiento Administrativo Común.

Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español

Paseo de Zorrilla, 5647006 ValladolidTel.: 983 473 976

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