Que es un sistema de archivo electrónico de imágenes

Procesos y tratamientos sobre las imágenes para su gestión, descripción y recuperación.

Criterios a tener en cuenta a la hora de organizar un sistema de archivo y gestión de imágenes digitales.

Es una herramienta utilizada para la estructuración y organización de archivos electrónicos dentro de la cual se almacena la imagen digital de los documentos y posteriormente se puede recuperar con palabras claves mediante una base de datos relacional asociada a las imágenes.

El sistema de almacenamiento debe permitirnos acceder y recuperar con rapidez la información que buscamos. cualquier sistema para ser válido deberá facilitarnos el acceso al 100% de la información almacenada.

Transferencias

Sistemas Tramitadores

Expediente Electrónico

Préstamos / Consulta

Servicio a ciudadanos

Servicios web a la Administración

Clasificación y

Descripción

Identificación y

ValoraciónGestión de Depósitos

GestiónTransferencia

sGestión de

Eliminaciones

Documentos del

ciudadano

Digitalización

Gestión de Préstamos

Administración (Gestión de usuarios, auditoría,

…)

Sistema de Gestión de Archivo

Organización

Catálogo Procedimientos

Terceros

Geográficos

Archivo Físico Archivo Digital

La elección del formato (o formatos) gráfico a utilizar en la digitalización de documentos determinará en gran medida sus posibles aplicaciones, y por tanto, la explotación y/o gestión del sistema documental. Cada formato gráfico tiene sus características y peculiaridades, y en sentido general, ninguno es mejor que otro, ya que todo depende de la finalidad y uso que se pretenda

BMP- Mapa de bits

• mapa de bits: los archivos de las imágenes se guardan normalmente en forma de mapa de bits o mosaico de píxeles.

• BMP es el formato más usado en aplicaciones Windows y dos. en la codificación de la imagen no hay compresión y por lo general resultan archivos grandes. su ventaja es que lo lee cualquier programa que maneje imagen.

GIF- Graphics Interchange Format

es el formato de archivo que se utiliza habitualmente para mostrar gráficos e imágenes de color indexado en documentos HTML en internet y otros servicios en línea. GIF es un formato comprimido con lZW diseñado para minimizar el tamaño del archivo y el tiempo de transferencia electrónica.

JPEG- Joint Photographic Experts Group

• Se utiliza habitualmente para mostrar fotografías y otras imágenes de tono continuo en documentos html en internet y otros servicios en línea.

• PNG- Portable Network Graphics

se utiliza para una compresión sin pérdidas y para la visualización de imágenes en internet.

el formato PNG admite imágenes RGB, de color indexado, en escala de grises y de mapa de bits sin canales alfa. PNG conserva la transparencia en imágenes en escala de grises y RGB, lo que resulta extremadamente útil para utilizarse en flash, donde PNG es totalmente compatible.

TIF- Tagged-Image File Format

Es un formato flexible de imágenes de mapa de bits que prácticamente admiten todas los programas de pintura, edición de imágenes y diseño de páginas

Imagenes Vectoriales las imágenes vectoriales son gráficos

formados a base de curvas y líneas a través de elementos geométricos definidos como vectores. la gran ventaja de las imágenes vectoriales es que no sufren pérdida de resolución al producirse una ampliación de los mismos. se utiliza mucho para trabajos de rotulación, rótulos, iconos, dibujos, logotipos de empresa etc. esta clase de imagen tiene poco peso como archivo informático, medido en kilobytes.

GESTIÓN UNIFICADA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

PAPEL, FOTOGRAFÍAS,

VÍDEOS,

MICROFILM, ETC.

EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS,

IMÁGENES,

CORREOS ELECTRÓNICOS Y

FICHEROS ADJUNTOS

RepositorioDocumentosElectrónicosde Archivo

Descripción. En este proceso se sistematiza la información del conjunto con la finalidad de facilitar la comprensión del fondo o colección y la recuperación de la información contenida. La descripción debe darse del nivel más general al más específico. En la guía la unidad de descripción es el conjunto, en el inventario la serie documental y en el catálogo la unidad documental (que en el caso de fotografías puede ser la fotografía individual o el reportaje).

Una descripción jerarquizada es indispensable para esta comprensión global y al mismo tiempo nos va a permitir una intervención por niveles.

Otro elemento a considerar es el código descriptivo que debería basarse en un estándar: ISAD(G), ISBD, AACR2r, etc.

La conservación de la imagen digital La idea de conservación de imágenes digitales está más

asociada a la idea de custodia de ficheros electrónicos.Actualmente las posibilidades de almacenamiento se centran

principalmente en los CDs, DVDs y HDs. Recuperación:A las imágenes se asocia una base de datos relacional

estándar que nos permitirá recuperar la imagen del documento.

Esto supone no tener los textos accesibles para ninguna otra aplicación, tales como un procesador de textos o un editor.

CARACTERISTICAS

Uso de estandares Manejo de codigos basados en las mejores

practicas Guias y manuales Entrenamiento y soporte

Básicamente, podemos gestionar un archivo desde tres tipos de sistemas diferentes:

1. Sistemas basados en referencias a documentos físicos desde una base de datos relacional o documental (sistema tradicional)

2. Sistemas basados en referencias a facsímiles (imágenes) de documentos físicos desde una base de datos relacional o documental (archivo electrónico)

3. Archivos electrónicos en red, departamentales o corporativos e integrados en otras aplicaciones (work flow, OCR, consutla vías Web, e-mail. Tesauros, DSI, COLD,etc.) (SGED).

Características de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos:

1. Sistemas modulares, con una serie de componente base y otros que se pueden integrar o no con posterioridad o según las necesidades.

2. Permiten la captura y catalogación a a través de una ficha, búsqueda booleada combinada y diversos sistemas de salida.

3. Sus módulos habituales son sistemas de OCR, gestión de usuarios, gestión de tesauros, módulos Web ( servidores y clientes), publicación en CD, sistemas work-flow, módulos de scanning, sistemas COLD, etc.

Como fase previa a la automatización de un archivo basada en la digitalización, conviene realizar un inventario, e incluso un “mapa documental”. A partir de éste, nos será más fácil la implantación y desarrollo del proyecto, y nos permitirá incluso realizar un expurgo de documentos inútiles o innecesarios.