archivos entes residuales

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INSTITUTO NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

LA GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS EN LOS

ENTES RESIDUALES DEL ESTADO NACIONAL

¿CÓMO CONCENTRAR, RESGUARDAR Y TORNAR ACCESIBLE LA DOCUMENTACIÓN,

LA MEMORIA Y EL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL REMANENTE?

EL CASO DE FERROCARRILES ARGENTINOS (E.L.)

SERIE I. DESARROLLO INSTITUCIONAL Y REFORMA DEL ESTADO

DIRECCIÓN NACIONAL DE ESTUDIOS Y DOCUMENTACIÓN

DIRECCIÓN DE ESTUDIOS E INVESTIGACIÓN

COORDINADOR GENERAL DEL PROYECTO ENTES RESIDUALES: JOSÉ LUIS TESORO

BUENOS AIRES - 1996-

CONTENIDO

Prólogo .............................................................................................................2

Introducción .....................................................................................................4

CAPITULO 1.- La cuestión de los archivos de los entes residuales ...........5

1.1.- La problemática de los archivos de entes residuales

1.2.- El marco jurídico y los alcances de la residualidad

1.3.- La misión de los entes residuales

1.4.- La gestión de los archivos en los entes residuales del Estado Nacional

1.5.- El potencial de aprendizaje organizacional

CAPITULO 2.- El marco de referencia ............................................................8

2.1.- El estado inicial

2.2.- El factor determinante : la preocupación por los archivos

2.3.- El marco de referencia conceptual

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CAPITULO 3.- El caso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.) ............................19

Introducción

3.1.- Perspectiva y marco de referencia

3.2.- Objetivos del programa, la estructura normativa y el relevamiento inicial.

3.3.- El Archivo Intermedio Central

3.4.- El relevamiento y el traslado de archivos

3.5.- La estructura organizativa del programa

3.6.- Los clientes del AIC

CAPITULO 4.- Conclusiones .........................................................................50

Referencias normativas y bibliográficas ......................................................53

ANEXO.- La estructura conceptual básica ...................................................55

PROLOGO

Acabo de ser invitado a visitar y conocer el Archivo Intermedio Central del EnteResidual de Ferrocarriles Argentinos. Me han interiorizado en las tareas efec-tuadas en relación con sus archivos, a partir de la decisión de liquidar la Em-presa.

Al volver a mi Cátedra de la Universidad Nacional de Córdoba, leo los trabajosque los actuales responsables de la organización de los fondos documentaleshan escrito, sobre todo éste -que estoy prologando- que se integra a los estu-dios realizados sobre la cuestión en el ámbito de la Dirección de Estudios eInvestigaciones del Instituto Nacional de la Administración Pública.

A este último aporte voy a referirme, pero sin perder de vista todo lo que obser-vé en mi visita.

La tarea realizada hasta ahora es una maravilla de ingeniería logística. El haberrelevado 90 archivos periféricos dispersos por la geografía del país, transporta-do 35.000 metros lineales de documentación, lo que equivale a más de 2.000toneladas de papeles, recorriendo 190.000 km. y tener -en este momento- todoconcentrado y bajo control, con las cajas rotuladas y registradas, en menos dedos años de trabajo y con un costo que apenas supera los 100.000 dólares, esrealmente admirable.

Este ensayo, que nos habla de tal experiencia es, entonces, de interés paraotros países que estén iniciando o tengan en proyecto la privatización de losferrocarriles. Dentro de la Argentina, para quienes deban realizar el procesa-miento de fondos documentales de grandes empresas que pasen del patrimo-nio estatal al privado.

Los archiveros profesionales encontramos aquí bibliografía sobre una expe-riencia muy actual de la que no conocemos -ni creo que existan- otros escritos.

He aquí lo que más vale y se agradece en esta obra, su punto más fuerte. Poreso, para sucesivas ediciones, pedimos que se amplíe la información sobre laprogramación, el cronograma y la ejecución de la inmensa recolección y ubica-

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ción en el Archivo Intermedio.

Interesan detalles sobre la actuación de equipos humanos que enfrentaron de-safíos tales como: las relaciones con aquellos que se resistían a entregar loslibros y papeles; el manejo de recursos económicos, de equipamiento y detransporte; el relevamiento, la provisión de elementos para describir y empacarlos documentos; la espera y recepción de remesas tan grandes; la solución deproblemas inesperados en los distintos aspectos del proyecto ...

Quienes llevaron y llevan la responsabilidad de esta ingeniería logística no sonarchiveros -en el relevamiento, hubo unos pocos archiveros contratados- peroel lector notará cómo se preocuparon de estudiar y asimilar los conocimientosarchivísticos, aportando asientos bibliográficos de los libros consultados yabundantes citas que muestran cómo fueron estudiados y tenidos en cuenta.

Los archiveros profesionales reconocemos este esfuerzo y a él atribuimos losaciertos en el procesamiento que están realizando de los fondos documentales.Pienso, no obstante, que las próximas etapas del Programa se beneficiaríancon una asesoría archivística.

También para próximas ediciones -o para futuros trabajos- solicitamos dos no-ticias: cómo se redactaron y aplicaron las Tablas de Retención y Destino Finalpara los documentos característicos de un servicio ferroviario y cómo se orga-nizó y abrió la consulta al Archivo Histórico o permanente que haya recibido lariquísima documentación decantada en el Archivo Intermedio Central.

Deseo el mayor de los éxitos a este ensayo de características únicas y quedoesperando información sucesiva de una experiencia inédita que va navegandohacia un puerto no muy próximo todavía.

Manuel Vázquez

Córdoba, Octubre de 1996.

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INTRODUCCION

Como resultado de los procesos de reforma, racionalización o reorganizaciónadministrativa del Estado, generalmente se establece la transferencia o fusiónde organismos, objetivos, competencias o funciones que -de acuerdo con de-terminados criterios político/técnicos- aparecen como superpuestos o duplica-dos, así como la supresión de aquellos que se consideran innecesarios.

Como remanente de dichos procesos, quedan en la estructura del Sector Pú-blico diversos residuos organizacionales, asimilables a los actuales “entes resi-duales” del Estado Nacional, cuyo destino natural es la propia extinción.

Su misión es la de administrar la fase “terminal” de lo que fueron los organis-mos originales, para cerrar las cuestiones pendientes, ordenar las remanentesy transferirlas -en lo posible- a los órganos designados para absorberlas, demanera que sean asimilables por el Estado y la Sociedad.

Este ensayo tiene el objetivo de contribuir a conceptualizar la cuestión de losarchivos de los “entes residuales”, para hacer explícitos, transferibles y utiliza-bles los aprendizajes emergentes de las experiencias ya desarrolladas por elEstado Nacional en dicha cuestión.

En el marco de dicho objetivo, el contenido del ensayo apunta a los siguientespropósitos: a) caracterizar la cuestión de los archivos en los “entes residuales”desde una perspectiva organizacional, b) proveer un marco de referencia con-ceptual para el tratamiento de dicha cuestión, c) presentar específicamente elcaso de Ferrocarriles Argentinos (e.l), por ser el de mayor magnitud y compleji-dad dentro del conjunto de los entes residuales, y d) aportar elementos de jui-cio sobre posibles estrategias y cursos de acción dirigidos a aumentar la efica-cia, la eficiencia, la calidad y la confiabilidad de los servicios de los archivos deentes residuales.

Se desea aquí manifestar el reconocimiento a los funcionarios que facilitaron elacceso a datos documentales y factuales relativos a la cuestión de los archivosen los distintos entes residuales, así como a quienes, a través de sus testimo-nios, enfoques y puntos de vista, contribuyeron al proceso de análisis.

Las formulaciones y las opiniones vertidas en este ensayo son de exclusivaresponsabilidad del autor. Los eventuales aciertos se deben fundamentalmentea los aportes recibidos, mientras que las falencias quedan a cargo del autor.

Octubre de 1996

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1.1.- LA PROBLEMATICA DE LOS ARCHIVOS DE ENTES RESIDUALES

De acuerdo con el rol desempeñado por el Estado en la trayectoria de la socie-dad y con los sucesivos modelos con que históricamente pretendió impulsarseel desarrollo nacional, los archivos de los entes y organismos públicos constitu-yen un reservorio central de la memoria del país en múltiples ámbitos y secto-res de actividad.

Algunos de los procesos de reforma, racionalización y reorganización adminis-trativa que tuvieron lugar en el Estado Nacional durante las últimas décadasparecen haber prestado escasa atención a la problemática de los archivos co-mo un patrimonio público con características peculiares.

Con base en diversos testimonios, puede inferirse que algunas de las conse-cuencias de dicha desatención habrían sido las siguientes:

• Se habría extraviado o destruído documentación con valor probatorio,provocando la pérdida de derechos y cierta indefensión del sector pú-blico frente a reclamos.

• Se habrían desarticulado memorias institucionales, bases de conoci-miento procesal, técnico y normativo, bases de datos, así como docu-mentos y cartografía con valor inmediato y mediato.

• Se habría dispersado, desarticulado o extraviado archivalía con valorhistórico, testimonial y cultural, afectando al conocimiento y difusión dela evolución de ciudades y pueblos, así como de servicios públicoscentrales.

El proceso de reforma del Estado iniciado en 1989 con la Ley 23.696 condujo ala constitución de estructuras orgánicas, normativas y procesales relativamentenovedosas para el tratamiento de la cuestión de los archivos de los entes resi-duales.

Este ensayo tiene el propósito de inducir una percepción del potencial latenteen dicha experiencia, con el fin de aprender de sus aciertos y de sus errores,frente a nuevos procesos de reorganización administrativa, por ejemplo el sus-tentado en las facultades y atribuciones delegadas al Poder Ejecutivo Nacionalpor la Ley Nº 24.629.

Como consecuencia, el foco de análisis reside en los procesos de concentra-ción, resguardo y accesibilidad de los archivos -cualquiera sea su soporte físi-co- de entes y organismos suprimidos, transferidos, fusionados o disueltos.

CAPITULO 1

LA CUESTION DE LOS ARCHIVOS

DE LOS ENTES RESIDUALES

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1.2.- EL MARCO JURIDICO Y LOS ALCANCES DE LA RESIDUALIDAD

La cuestión de la residualidad de entes del Sector Público Nacional tiene susantecedentes más relevantes y recientes en la Ley 23.696 de Emergencia Ad-ministrativa y Reforma del Estado y sus normas complementarias.

El artículo 1º del Decreto Nº 2394/92 dispone que todo ente que, como conse-cuencia del proceso de reforma del Estado, deje o haya dejado de cumplir sumisión y funciones o el objeto societario específico para el cual hubiera sidocreado, deberá ser declarado en estado de liquidación y disolución.

El artículo 19 de la Ley 24.191 de Presupuesto Nacional, correspondiente alejercicio 1993, establece que los entes comprendidos en el artículo 1º de la Ley23.696, que como consecuencia de su privatización y/o reestructuración dejende desarrollar la actividad o actividades que hacen al objeto societario, seránconsiderados empresas o entidades residuales en proceso de liquidación. Asi-mismo faculta al Poder Ejecutivo Nacional a reglamentar las atribuciones yobligaciones de las autoridades de dichos entes, así como a modificar la de-pendencia jurisdiccional de los mismos a los efectos de su conducción, admi-nistración y liquidación.

El artículo 41 de la Ley 11.672, Complementaria Permanente de Presupuesto,de acuerdo con el “texto ordenado 1995”, actualizado a través del Decreto Nº988/95 incorpora dicho texto, citando como fuente el artículo 19 de la referidaLey 24.191.

La “residualidad” constituiría, entonces, un estado transitorio entre el momentoen que los entes pierden la misión o el objetivo que les dio origen hasta el mo-mento en que se concreta su efectiva extinción.

1.3.- LA MISION DE LOS ENTES RESIDUALES

La misión de los entes residuales es la de administrar la fase “terminal” de loque fueron las respectivas entidades públicas, con los siguientes propósitos: a)disponer las vías de reconversión de los recursos humanos remanentes, a losfines de su reinserción laboral, b) rescatar, concentrar y transferir a los destinospertinentes los bienes, las bases de conocimiento técnico-procesal, la archiva-lía y las bases de datos, c) liquidar las cuentas y cerrar las cuestiones pen-dientes, y d) ordenar las cuestiones remanentes y transferirlas -en lo posible- alos órganos designados para absorberlas.

Dentro de los referidos propósitos, aquí se hará especial referencia a los pro-cesos tendientes a organizar y disponer el resguardo y la accesibilidad de ladocumentación con presunto valor probatorio, informativo, cognitivo o histórico.

Cada uno de dichos procesos implica, en general, notables dificultades, dadaspor el estado en que frecuentemente se hallan dichos activos, junto a las iner-cias y resistencias propias de las ansias de supervivencia latentes en toda or-ganización.

1.4.- LA GESTION DE LOS ARCHIVOS DE LOS ENTES RESIDUALES DELESTADO NACIONAL

La coordinación central de la gestión liquidatoria de los entes residuales está acargo de la Subsecretaría de Normalización Patrimonial, dependiente de la Se-cretaria de Coordinación Legal, Técnica y Administrativa del MEyOSP.

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Dicha Subsecretaría tiene, como uno de sus objetivos, el de “coordinar la apli-cación de los programas tendientes a la administración y liquidación de los bie-nes, derechos y obligaciones remanentes de las empresas o entidades quehayan sido privatizadas, disueltas o que dejen de operar por cualquier causa”(Decreto Nº 1492/94).

Entre los resultados de dicho proceso, puede destacarse -a los fines del pre-sente ensayo- la concentración y preservación, por parte de dicha Subsecreta-ría, de los archivos institucionales, administrativos, contables, jurídicos y técni-cos de gran parte de los entes residuales, en coordinación con el Archivo Ge-neral de la Nación.

El Centro de Documentación e Información del MEyOSP ha tenido también unrol activo en el rescate y la gestión de archivos y bibliotecas técnicas de entesresiduales.

1.5.- EL POTENCIAL DE APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL

Con base en la experiencia acumulada sobre la cuestión de los archivos de losentes residuales, el Estado Nacional puede rescatar, conceptualizar y difundirsus aprendizajes, para que los responsables de futuros procesos de liquidacióny disolución cuenten con elementos de juicio empíricos para:

• Disponer de un panorama integrado de la problemática de los archivos yde las cuestiones críticas por encarar.

• Disponer de criterios fundados para rescatar la documentación con valorprobatorio (a los fines contenciosos) y de control (“pistas de auditoría”),así como aquella con presunto valor histórico, testimonial o cultural.

• Disponer de criterios fundados para evaluar el potencial de reciclaje, re-generación y reutilización del patrimonio documental con valor cognitivo einformativo, teniendo acceso a los mejores métodos, técnicas, procedi-mientos y sistemas disponibles.

• Programar, presupuestar, monitorear y controlar los procesos de concen-tración, resguardo y explotación de archivos con adecuados referentes yplanes de contingencia.

• Disponer de adecuados criterios, parámetros, indicadores y estándares dedesempeño para el control, la evaluación y el efectivo autocontrol de laeficacia, eficiencia, efectividad y calidad de la gestión de archivos.

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De acuerdo con los propósitos del presente ensayo, en este marco de referen-cia se intentará delinear una reseña de algunos hechos que fueron configuran-do la experiencia desarrollada -en materia de archivosen los “entes residua-les”, así como un conjunto de ejes conceptuales para su análisis y evaluación.

2.1.- EL ESTADO INICIAL

En todo análisis vinculado al proceso de reforma del Estado a partir de la Ley23.696, es imprescindible tener en cuenta la diversidad, magnitud y compleji-dad de las cuestiones que debieron resolverse -a ritmos vertiginosos- respectode cada privatización de servicios y de cada supresión de atribuciones regula-doras del Estado sobre sectores de actividad económica.

Fue necesario determinar los alcances, modalidades y características de lasmedidas de reforma, seleccionar los instrumentos, convocar a los posiblesprestadores, encauzar los procesos de selección y puesta en marcha de lasprestaciones privatizadas y generar los mecanismos de regulación y control delos servicios.

Al contemplar dichos aspectos, resulta relativamente comprensible que lascuestiones atinentes a los “entes residuales” -y entre ellas las de sus archivos-hayan quedado relegadas, en un principio, a un segundo plano entre las priori-dades oficiales.

Tal como expresara el ex-Interventor de una empresa privatizada: “dentro de lavorágine de problemas y cuestiones emergentes de las privatizaciones: ¿Quiéniba a priorizar -dentro del equipo motor- la cuestión de los archivos de los ‘en-tes residuales’, con su anacrónica imagen de abandono, desorden, papelesvetustos y muebles viejos”.

Hoy puede afirmarse que la inclusión prioritaria de dicha cuestión en la agendade la reforma del Estado, estuvo motivada -en gran parte- por una toma deconciencia inducida por los reclamos del Archivo General de la Nación (AGN),por las inquietudes y temores manifestados por diversos actores sociales rele-vantes, y por el interés de algunos medios de la opinión pública.

2.2.- EL FACTOR DETERMINANTE : LA PREOCUPACION POR LOSARCHIVOS DE LOS ENTES RESIDUALES

Como un ejemplo de las manifestaciones de preocupación canalizadas por losmedios de la opinión pública, se presenta seguidamente una síntesis de unaserie de notas publicadas por el diario La Nación (1).

(1) Se adopta como muestra la serie de notas de Rubén Correa publicadasen La Nación sobre la problemática de los archivos de las empresas re-siduales (ver referencias normativas y documentales).

CAPITULO 2

EL MARCO DE REFERENCIA

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2.2.1.- “¿En dónde se pondrán los archivos de las empresasprivatizadas?” (18/7/93)

“¿Qué destino tuvieron los papeles de las empresas que el Estadoprivatizó y de los entes que cerró?. Los investigadores disparan es-tas preguntas por doquier, sospechando las respuestas para lasmismas, pero disimulando sus ánimos descorazonados frente a loque consideran ‘pérdidas irreparables del patrimonio cultural ...”.

“Ellos saben lo que encierra cada papel, cada foto, cada película quese pierde, pero se encuentran en medio del fuego cruzado entre unaretirada estatal que no tomó previsiones en este terreno, las inten-ciones conservacionistas que exhiben los nuevos propietarios de lasempresas y la pura voluntad que, con disimulada impotencia, practi-can los empleados del Archivo General de la Nación (AGN) ante to-dos y cada uno de los documentos que están al alcance de sus ojos,sobre todo si corren peligro de extraviarse.”

“La cuestión de la conservación de los archivos de las empresas pri-vatizadas y de los entes regulatorios disueltos, es fuente de agudascríticas por parte de los investigadores e intelectuales. En general,se coincide en que -en medio de la privatización acelerada- no serepara en la preservación del patrimonio cultural de las empresas.”

2.2.2.- “Dónde y cómo están los archivos de las empresas pú-blicas” (19/7/93)

“Desde 1989 los expertos del Archivo General de la Nación (AGN)vienen trabajando a destajo para que los interventores y liquidadoresde las empresas privatizadas y de los entes reguladores suprimidosles abran las puertas de todos sus archivos, en los que se cuentanpapeles, fotos, películas, cintas de sonido y discos.”

“En algunos casos, después de pelear duramente, consiguieron queel propio personal de los entes confeccionara, con su asesoramien-to, los inventarios documentales que hoy les permiten saber lo quedeberían guardar en el AGN cuando éste cuente con un edificio másamplio o con un anexo.”

“El AGN ya empezó a recibir estos documentos, pero hasta ahora nomás del 10% del volumen total ingresó en el edificio de Leandro N.Alem 250. Y no parece haber espacio para que ingrese mucho más.”

“Por ejemplo, en los huecos del tercer piso ubicaron parte de la bi-blioteca y del archivo de la ex-Obras Sanitarias de la Nación, mien-tras el AGN discute con el administrador de la OSN “residual” eltraspaso de otros materiales históricos. En los huecos del séptimopiso fueron puestos los documentos de las disueltas Juntas Nacio-nales de Granos y de Carnes. En otros pisos fueron ubicados losenvíos de la Lotería Nacional, de Agua y Energía y de la ex-SEGBA(Servicios Eléctricos del Gran Buenos Aires).y todos los legajos delas empresas que antecedieron a ésta (CADE, CHADE, CompañíaTransatlántica y la Italo-Argentina).”

“El auditorio del AGN fue desmontado para permitir el almacena-

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miento de una porción, todavía pequeña, del archivo de YPF (Yaci-mientos Petrolíferos Fiscales), cuyo incierto paradero alarmó durantemeses a los investigadores de la historia del petróleo. Los motivosde esas preocupaciones tal vez subsistan, ya que una parte sustan-cial del patrimonio testimonial de YPF está aún en un depósito dedudosa capacidad de conservación, en la dársena F del puerto deBuenos Aires. En ese lugar también esperan un destino las latas conlas tortas de películas que acumuló YPF, al igual que una última por-ción del archivo fotográfico.”

“En la sede central de YPF también hay importantes existencias dedocumentos que el personal de la empresa está desglosando deacuerdo con las instrucciones del AGN, mientras su imponente bi-blioteca sobre cuestiones del petróleo y la minería fue retirada deledificio central hace casi una década y estaría hoy en el laboratoriode ensayos de la compañía en Florencio Varela.”

“El archivo general de Gas del Estado (memorias y balances, actosdispositivos, estudios técnicos, proyectos, información contable y depersonal) fue igualmente relevado, pero su resguardo seguirá bajo laresponsabilidad del ente residual hasta que el AGN tenga capacidadpara guardarlo. La hemeroteca del ente contiene la más importantecolección del pasado medio siglo en materia de revistas especializa-das en gas y petróleo, clasificadas con un fichero analítico de sucontenido.”

2.2.3.- “Los archivos de ENTel y de Ferrocarriles están en peli-gro” (20/7/93)

“Los ejemplos quizás más dramáticos del riesgo que corren los ar-chivos históricos de algunas empresas privatizadas o en trámite deserlo serían los de la ex Empresa Nacional de Telecomunicaciones(ENTel) y de Ferrocarriles Argentinos...”.

“En el caso de ENTel el archivo de la calle Catamarca debió serdesocupado y hoy los documentos se hallan en un enorme galpónde Telefónica de Argentina en Ciudadela. Como el traslado se hizosin la intervención ni supervisión del AGN, el operativo pudo habertenido visos de catástrofe para los documentos históricos.”

“Igual o peor parece ser el caso de Ferrocarriles Argentinos, deacuerdo con los testimonios de los investigadores históricos que fre-cuentan su centro de documentación y publicaciones. En este caso,el AGN, sencillamente, fue omitido. Parece haberse llamado a unconcurso para seleccionar una consultora en materia de archivosque normalice los criterios de preservación y a la vez determine loscriterios para centralizar en uno solo los distintos archivos zonalesque tiene la Empresa.”(2).

(2) El concurso al que alude la última frase fue el convocado por laEmpresa entre los días 23 de mayo y 11 de junio de 1993, mediante avi-sos en la prensa con los siguientes términos de referencia: “Ferroca-rriles Argentinos emprende una búsqueda para contratar un experto enorganización de archivos, cuya misión será el desarrollo de un proyec-

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“De todos modos, en los pasillos de la planta baja del edificio del Fe-rrocarril Belgrano, hasta hace pocas semanas era posible encontrarnumerosas cajas cargadas de documentación histórica, en aparien-cia listas para ir a la basura, según la voz que corrió entre algunosinvestigadores y bibliómanos que se daban recomendaciones entreellos para rescatar todo lo que fuera posible.”

2.2.4.- “Los investigadores formulan preguntas difíciles de res-ponder” (21/7/93)

“La indiferencia es, para quienes escriben la historia, el signo distin-tivo de la situación de los archivos; robo y mutilación de documentos,falta de personal y atraso en la clasificación.”

“El problema no es pequeño, más aún si se tiene en cuenta que -según los cálculos del AGN- la documentación de diversas caracte-rísticas que acumularon las empresas privatizadas y los entes regu-latorios disueltos equivale a más del doble del material que ya habíaen el AGN para un período que abarca desde mediados del siglo XVIal XIX e incluye algunos fragmentos del XX.”

“El alud de nuevos documentos agudiza, sin duda, los serios pro-blemas de presupuesto y condiciones edilicias que arrastra el AGN,y alimenta genuinas dudas sobre cuánto tiempo puede pasar hastaque el grueso del material por incorporar quede abierto a la consul-ta.”

“En el AGN se encuentra, desde hace unos 30 años, el archivo delCorreo correspondiente al período 1763-1882, al que no se puedeacceder a pesar de que fue entregado en buen orden. Del mismomodo, está pendiente de clasificación y ordenamiento el que ENCo-Tel entregó junto con aquéllos, pero referidos al período 1883-1956.La biblioteca especializada del Correo, con su colección de 200 añosde memorias y boletines, fue consumida por las llamas hace yabastantes años.”

A las referidas preocupaciones se adicionaban las relativas a otros componen-tes del patrimonio informativo-documental de las ex-empresas públicas y de losentes reguladores disueltos; entre ellos, las bases de datos de los ex-centrosde cómputos, los respectivos tesoros estadísticos y las bibliotecas y centros dedocumentación.

2.3.- EL MARCO DE REFERENCIA CONCEPTUAL

2.3.1.- La residualidad y la problemática de los archivos de las organiza-ciones públicas to para la conservación, ordenamiento, compilación y resguardo de ladocumentación, planos, normas, etc., que están en poder de los distin-tos sectores de la empresa, a efectos de crear un archivo físico uni-ficado con seguimiento computarizado” .... (siguen condiciones de lospostulantes y requisitos para la postulación). Este concurso, al cualse habrían presentado unos 230 postulantes, resultó en la selecciónindividual de los integrantes iniciales del Equipo Técnico de Evalua-ción de Documentación y Archivos (ETEDA).

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Aun cuando este ensayo no pretende aportar conceptualizaciones ni propues-tas a los campos disciplinarios de la archivología, de la archivística ni de la ar-chivonomía, sino al de la residualidad de organizaciones públicas, los hallazgosemergentes de las experiencias con archivos en entes residuales pueden re-sultar relevantes para las referidas disciplinas.

La naturaleza de los organismos residuales está vinculada esencialmente a sumisión: la autodisolución. En anteriores trabajos se ha caracterizado a la resi-dualidad como una muerte organizacional (3).

Como consecuencia, la gestión de los archivos de los entes residuales equivalea una autopsia: ver uno por sí mismo, con los propios ojos. Representa así unaoportunidad inigualable de inmersión en una realidad que puede abrirse en to-das sus facetas (ahora o nunca) y que -por requerir soluciones “terminales”-permite: a) visualizar la pluralidad, la diversidad y la peculiaridad de las proble-máticas archivísticas existentes en los distintos entes residuales, b) diagnosti-car, ponderar, diferenciar e inventar soluciones frente a situaciones únicas oexcepcionales, y c) poner a prueba nuevos esquemas metodológicos y nuevasmodalidades de acción que posteriormente podrán aplicarse en entes activos,así como a un amplio espectro de situaciones emergentes de la reorganizacióndel sector público: la supresión, la transferencia, la fusión o la integración deentes u organismos de la administración central y de la descentralizada.

El marco de referencia que se presenta seguidamente tiene el propósito de de-linear los ejes conceptuales adoptados en este ensayo para enfocar la proble-mática de los archivos de los entes residuales, así como para el tratamiento delcaso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.).

2.3.2.- Las fuentes del encuadre conceptual

El encuadre conceptual del presente ensayo, así como del Programa ArchivoIntermedio Central de Ferrocarriles Argentinos (e.l.) se sustenta fundamental-mente en los siguientes autores y en los respectivos aportes que se especificanen cada caso:

a) HEREDIA HERRERA, Antonia [“Archivística general : teoría y práctica”(1991)] delinea un panorama amplio de los espacios de coincidencia y dedebate disciplinario atinentes a cuestiones que van desde el mismo con-cepto de archivo, su naturaleza y definición, el ciclo vital de los documen-tos de archivo, la organización documental y sus componentes (la clasifi-cación, el ordenamiento, el inventario y la catalogación), la selección y elexpurgo de documentos.

b) LODOLINI, Elio [“Archivística: principios y problemas” (1984, 1993) y“Questioni di base dell’archivistica” (1970)], uno de los mayores exposito-res de la escuela italiana, que en sus obras traza un prolijo análisis tem-poral y espacial -con una perspectiva rigurosa, tradicional y conservadora-revisando los antecedentes y las posiciones adoptadas por los más diver-sos países y autores, respecto de principios y de cuestiones centrales dela disciplina archivística.

(3) Véase, por ejemplo, Tesoro, José Luis:“La liquidación de entes re-siduales del Estado Nacional: el caso de Ferrocarriles Argentinos(e.l.)”, pp. 8-9.

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c) SCHELLENBERG, Theodore R. [“Técnicas descriptivas de archivos”(1961)], se trata de una de las obras más difundidas en la región, de estedestacado tratadista archivístico estadounidense, y un aporte de sumarelevancia en el ámbito de la descripción documental y de la elaboraciónde auxiliares descriptivos

d) TANODI, Aurelio [“Manual de archivología hispanoamericana: teoría yprincipios” (1961)], se trata del trabajo más difundido -a escala internacio-nal- de nuestro compatriota y maestro, como uno de los autores clásicosde la archivología de la región, habiendo sido adoptado como referenteregional por la mayor parte de los autores más relevantes en la disciplina.

e) VAZQUEZ, Manuel [“Manual de selección documental” (1992)] comouno de los autores nacionales que más han contribuído al análisis de laproblemática de la selección, combinando una prolija revisión bibliográficasobre las cuestiones abordadas, con criterios instrumentales para la se-lección. Se trata de la obra de mayor pertinencia a los fines del trata-miento de los archivos de los “entes residuales”, incluyendo específica-mente las cuestiones atinentes a la problemática de las empresas estata-les que se privatizan y de los organismos y dependencias que se cierran(p. 140).

2.3.3.- La estructura conceptual básica

De acuerdo con el foco de interés y los propósitos de este ensayo, la estructuraconceptual básica tiene un carácter eminentemente instrumental.

A través de la misma se pretende proporcionar, al lector no especializado, unesquema semántico elemental para la interpretación del contenido conceptual yempírico del ensayo.

Respecto de los conceptos provenientes de la disciplina archivística, sólo seincluyen aquellos que resultan claves para la comprensión del trabajo, sin pre-tender exhaustividad en sus acepciones ni, menos aun, la presentación de lasdistintas posiciones doctrinarias atinentes a los mismos. Dicho espacio analíticoestá satisfactoriamente cubierto por la bibliografía de base citada en el puntoanterior.

La siguiente presentación se sustenta en los tres ejes conceptuales que defi-nen el foco de interés del ensayo respecto de los archivos de los entes resi-duales: a) documento, b) archivo, y c) movimiento de archivos.

En el ANEXO 1 se presenta sinópticamente una estructura conceptual amplia-da, recomendándose revisar la misma para una mejor comprensión del conte-nido de este ensayo.

2.3.4.- Desarrollo de la estructura conceptual básica

a) Los documentos y los documentos de archivo

Se denomina documento a todo registro durable de información, cualquierasea el soporte físico en el cual se sustenta.

De acuerdo con la forma de la información registrada en el soporte físico, losdocumentos pueden ser textuales (texto escrito o manuscrito), gráficos (mapas,planos, dibujos), imágenes (fotografías, diapositivas), o audiovisuales (pelícu-las, videos, sistemas multimedios).

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El soporte físico más clásico y difundido de los documentos es el papel, yasea en forma de formularios, de notas, de libros o de fotografías. Debido a laprevalencia de los documentos en papel en los archivos comunes, frecuente-mente la literatura alude a “los papeles” para referirse a los documentos.

De acuerdo con el avance de las tecnologías de registro de información, losarchivos manifiestan una creciente afluencia de los aún denominados soportesfísicos no convencionales, entre los cuales se destacan actualmente la película(cinematografía, diapositivas, negativos fotográficos), los medios magnéticos(discos, disquetes, casetes), y los medios de placa sensible [cd-rom, worm(write once read many), disco óptico no regrabable)].

Dentro del universo de documentos, se denominan documentos de archivo aaquellos resultantes de una actividad administrativa, que tienen por objeto im-partir una orden (finalidad dispositiva) o dejar constancia de un hecho con finesprobatorios, testimoniales o informativos. Una vez que culmina su utilidad in-mediata, los mismos pueden adquirir valor cultural o histórico.

El ciclo vital de los documentos se compone de sucesivas fases, que determi-nan el tratamiento de los mismos en los archivos.

La primera es la denominada “gestación” o tramitación, correspondiente alperíodo durante el cual se tramita la generación del documento, que concluyeen el momento en que el documento es puesto en vigencia.

La fase de vigencia corresponde al período durante el cual el documento tienefuerza para disponer, obligar, testimoniar o informar. Como principio general,ningún documento puede ser eliminado durante su vigencia.

Una vez concluída la vigencia de un documento, sigue un período o plazo deguarda precaucional, durante el cual el documento es conservado para res-ponder a eventuales requerimientos o reclamaciones administrativas o legalesemergentes de su período de vigencia, o bien para servir de sustento o antece-dente a otros documentos. El período de guarda concluye con la desafectaciónresultante de la prescripción legal o con la culminación del período indicadopara la guarda.

Una vez cumplido el plazo de guarda, la mayor parte de los documentos que-darán desafectados, con el fin de depurar los archivos. Sólo algunos docu-mentos que presenten valores históricos, testimoniales o culturales pasarán ala fase siguiente que es la guarda permanente.

El proceso técnico dirigido a establecer los plazos de guarda y el destino poste-rior de los documentos de archivo, se denomina selección.

El término selección designa también la rama de la Archivología que estudialos criterios de valor de los documentos y las técnicas del análisis dirigido adecidir entre la transferencia y la destrucción de documentos.

La selección facilita la circulación de los documentos en función de su ciclo vi-tal, permitiendo el descongestionamiento de los archivos, con el consecuenteaumento en la agilidad de la búsqueda y recuperación de documentos, la dis-minución del espacio físico requerido, y la mayor racionalidad y calidad en lautilización de los espacios disponibles para el archivo.

Desde el punto de vista historiográfico, jurídico y archivístico la selección re-

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quiere suma cautela, por cuanto no es posible establecer con certeza cuándoun documento no será necesario nunca más.

Todos quienes están vinculados con la disciplina archivística conocen algunasde las irreparables pérdidas provocadas por selecciones efectuadas en el pa-sado, aun cuando -en su momento- fueran cautelosas.

Como consecuencia, existe una alta probabilidad de que las decisiones sobreselección de documentos, adoptadas con motivaciones y criterios hoy válidos,sean cuestionadas y reprochadas en el futuro.

En el plano práctico, la selección resulta imprescindible frente a la imposibilidadmaterial y técnica de conservar integramente los documentos de archivo, lo quetampoco resulta conveniente para la prestación del servicio.

Al respecto, expresa gráficamente Vázquez (4) que “la selección documental noes una mutilación, sino la curación de un obeso”.

La selección de documentos incluye siempre un componente de evaluación,que consiste en la apreciación de los valores de los mismos desde dos pers-pectivas determinadas por el ciclo vital. Por un lado, los valores inmediatos oprimarios, basados en el interés institucional administrativo, legal, contable otécnico de los documentos. Por el otro, los valores mediatos o secundarios,sustentados en el interés histórico, testimonial o cultural de los documentos.

El valor inmediato es inherente al documento mientras el mismo sustente de-rechos y obligaciones o sirva de fundamento a determinadas situaciones o he-chos. Es paralelo a la vigencia administrativa y va perdiéndose con el transcur-so del tiempo.

En la apreciación de los valores inmediatos se ponderan los intereses emer-gentes de las perspectivas institucional, administrativa, legal, contable y técnicacon relación a los documentos en gestación, en vigencia y en plazo de guarda.

Para el establecimiento de los plazos de guarda, en el marco de la legislaciónvigente, se tienen en cuenta las normas archivísticas nacionales y locales, lasespecíficas de cada ente y las propuestas de las respectivas comisiones deevaluación.

En la apreciación de los valores mediatos de los documentos se pondera laposible relevancia histórica, testimonial, cultural y el eventual interés para lainvestigación retrospectiva. Determina la decisión sobre el destino final de losdocumentos; ya sea la guarda permanente o la desafectación.

En el siguiente esquema se sintetizan las características de ambos tipos devalores:

Atributos del documento Valores inmediatos o primarios Valores mediatos o secundarios

Interesa a: la institución productora y a laoficina iniciadora.

la investigación y al estudiohistórico.

Presenta aspectos: de interés institucional, administra-tivo, legal, contable, técnico

de interés histórico, testimonialo cultural

Fases del ciclo de vida: durante el trámite de gestación, lavigencia y el plazo de guarda.

una vez agotado el valor inme-diato.

(4) “Manual de selección documental”, p. 3.

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Se evalúa para: asignar un plazo de guarda. decidir entre la guarda perma-nente o la desafectación

Se conserva durante: el plazo de guarda. a perpetuidad.

De acuerdo con los volúmenes de documentación que habitualmente contienenlos archivos, la evaluación se realiza -en general- sobre lotes o series de do-cumentos, más que sobre documentos individuales.

b) Los archivos

Se denomina archivo a una institución o al sector de una institución que res-guarda y procesa documentos para ponerlos al servicio de los usuarios oclientes.

El alcance de dicha acepción varía notablemente entre los distintos autores,desde aquellos que adoptan una perspectiva amplia que incluye los archivos degestión, hasta aquellos que la restringen a los archivos históricos.

De acuerdo con una visión ampliamente aceptada, un archivo constituye unacombinación de tres elementos esenciales: documentos, organización, y servi-cio.

Seguidamente se reseñan las características de cada uno de dichos elemen-tos:

Un archivo es un conjunto, un complejo, una totalidad de documentos produci-dos en el curso y como consecuencia del desarrollo de la actividad administra-tiva de una institución o de un conjunto de instituciones productoras.

Como consecuencia, un documento de archivo es siempre un eslabón de una ovarias cadenas. Está vinculado con los documentos anteriores, simultáneos yposteriores, formando parte de un entramado documental.

Los documentos de un archivo están ligados por relaciones originarias, necesa-rias y determinadas. Es precisamente ese conjunto de relaciones lo que ca-racteriza al archivo y lo especifica de manera determinante. Una colección, un“florilegio” o un conjunto artificial de documentos no constituyen un archivo.

La organización de un archivo debe reflejar, necesariamente, las relacionesque vinculan a los documentos que resguarda.

Pero, por encima de los documentos y sus relaciones, un archivo tiene la mi-sión primordial de proveer un servicio de recuperación de documentos a deter-minados usuarios (“clientelas”) actuales o potenciales.

La óptica de este ensayo focaliza justamente en la perspectiva de los clientesde los archivos de los entes residuales, dado que la satisfacción de las deman-das, necesidades y expectativas de éstos constituye la razón de ser de dichosarchivos.

De acuerdo a la fase del ciclo vital de los documentos que contienen, los archi-vos pueden clasificarse en cuatro tipos: a) archivos de gestión o corrientes, b)archivos centrales, c) archivos intermedios, y d) archivos históricos.

Los archivos de gestión o corrientes contienen documentos vigentes y acti-vos. En el caso de los entes residuales, se trata -en generalde los documen-tos de los entes originales que aún tienen fuerza para sustentar derechos y

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obligaciones; por ejemplo, fichas sumarias de legajos y recibos de haberes depersonal, documentación probatoria de créditos, planos de instalaciones con-cesionadas.

Los archivos centrales contienen documentos vigentes o en plazo de guarda,provenientes de diversas unidades de una institución productora. Un archivocentral del sector ferroviario, por ejemplo, concentrará todos los documentos dearchivo de las ex-Líneas ferroviarias que anteriormente se hallaban en localiza-ciones dispersas por toda la geografía del país.

Los archivos intermedios contienen documentos semiactivos y pasivos dediversas instituciones productoras, hasta que se cumplan sus plazos de guar-da. Una vez concluidos dichos plazos, la comisión evaluadora determinará sudesafectación o su transferencia al archivo histórico para su guarda perma-nente.

Las principales funciones de un archivo intermedio son: a) favorecer el accesoa los documentos, a través de una adecuada organización, y b) proceder a laevaluación y selección de los documentos, a través del equipo de técnicos y dela comisión evaluadora de documentación..

En el archivo intermedio, va decreciendo sucesivamente el valor inmediato oprimario de los documentos, desarrollándose -en el caso de documentos conpotencial interés histórico, testimonial o cultural- los valores mediatos o secun-darios.

En un sistema integrado de archivos, el archivo intermedio desempeña un rolanálogo al del “corazón” en un organismo vivo, haciendo circular los documen-tos a través de la evaluación y la selección.

En un archivo intermedio, la comisión evaluadora de documentación tiene a sucargo la evaluación de cada lote de documentos, con el propósito de detectar elvalor mediato, una vez vencido el plazo de guarda establecido en función delvalor inmediato.

Los archivos históricos contienen documentos que, debido a su valor históri-co, testimonial o cultural, son destinados a guarda permanente.

Uno de los problemas fundamentales de la archivística es la cuestión de la or-ganización de los archivos, que incluye como procesos a la clasificación y alordenamiento.

Clasificar es separar o dividir -con base en determinados criterios- un conjuntode documentos de un archivo, estableciendo clases, grupos o series. Cadagrupo o clase será único y distinto de los demás, con sus características pro-pias, pero formando parte de una estructura única.

La estructura de clasificación de un fondo suele presentarse en un cuadro quela vincula con los componentes orgánicos y con las actividades de la instituciónproductora de donde procede.

El ordenamiento es el alineamiento de los documentos dentro de cada sub-conjunto resultante de la clasificación.

Ordenar es vincular en secuencia todos los documentos de cada grupo, conbase en determinados criterios.

Los criterios tradicionales de ordenamiento en los archivos son: a) cronológico,

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b) alfabético, c) geográfico, d) por materias (por “principio de pertenencia”).

De acuerdo con un interés archivístico e historiográfico, el archivo debe reflejara la institución productora tal como era efectivamente, y no como hubiera debi-do ser si se hubieran aplicado rigurosamente determinadas normas de clasifi-cación y de ordenamiento.

Es por ello que frecuentemente se considera una imprecisión, si no un error,hablar de organización de los archivos, afirmando que el término más correctoa usar es el de “reconstitución” de la organización originaria.

La aplicación de este método no siempre resulta factible. Algunas veces la cla-sificación o el ordenamiento originario de los documentos han sido tan altera-dos por sucesivos retoques, que ya no es posible reconstituirlos.

Por otra parte, la aplicación de la referida concepción archivística-historiográfica presenta ciertos problemas prácticamente insolubles en los ar-chivos centrales e intermedios que concentran documentos provenientes dediversos (quizás de centenas o miles de) localizaciones de documentos quepueden haber sufrido -cada una de ellas- sucesivas mutaciones, alteraciones,mutilaciones y transformaciones durante su vida “activa”.

Considérese, por ejemplo, el caso de los fondos documentales provenientes deunas 4.000 estaciones ferroviarias que operaron históricamente en la Argenti-na, cada una con sus propios estilos, peculiaridades y circunstancias en lo ati-nente a la organización de los “archivos de estación”.

Lo mismo puede ocurrir con los documentos que pasaron por diversas depen-dencias y que fueron dispuestos -sucesivamente- de manera diversa, con baseen las competencias, las necesidades administrativas, el modo de funcionar,los estilos y las preferencias de cada una de ellas.

Como los archivos centrales e intermedios deben responder a demandas dedocumentación con propósitos probatorios o testimoniales -generalmente entérminos perentorios- no resultaría razonable supeditar la respuesta, a talesdemandas, a los azares de búsquedas inciertas en múltiples fondos estancoscon métodos de organización heterogéneos y hasta caóticos, determinados porlas respectivas peculiaridades.

Tal como se señala en este ensayo, la razón de ser de los archivos centrales eintermedios de los entes residuales es el servicio a los usuarios. Si la organiza-ción originaria de los archivos fuente representa un obstáculo insalvable parauna efectiva prestación del servicio a los usuarios, es imprescindible proceder auna reorganización en términos del servicio, dejando constancia referencial dela fuente y de la organización originaria.

c.- Los movimientos de documentación de archivo

Dado que este ensayo se refiere fundamentalmente a la concentración de ar-chivos de distintas localizaciones de las ex-empresas públicas y organismosreguladores en los archivos centrales e intermedios de los entes residuales, lacuestión de los movimientos de archivos tiene una relevancia central.

Entre los movimientos de la documentación de archivo, se distinguen: a) losmovimientos internos, por los que los documentos son reubicados dentro deuna misma localización, b) los traslados, por los que los documentos son

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transportados desde una localización hacia otra sin que la institución producto-ra o poseedora pierda sus atribuciones sobre ellos, y c) las transferencias,que consisten en el traspaso de la custodia de los documentos a una entidadarchivística distinta de la institución productora o poseedora.

En un proyecto de concentración de archivos, se denomina archivo periféricoa todo archivo que no es el central del proyecto. En ese caso, los archivos pe-riféricos son aquellos de las localizaciones de origen, siendo la localización dedestino el archivo central del proyecto de concentración.

El primer paso en todo proyecto de movimiento de archivos es el relevamien-to, que es la acción de reconocer documentación existente en las localizacio-nes de origen. Incluye la observación, la apreciación y el registro cuantitativo ycualitativo de la documentación.

El segundo paso es el acondicionamiento, que incluye las tareas necesariaspara efectuar movimientos de documentación en una localización de origenpara su traslado o transferencia. Incluye la clasificación, el embalaje, la confec-ción de rótulos, la confección de listados de contenido y de los remitos o guíasde movimiento hacia la localización de destino.

El tercer paso es el transporte, la acción física, ejecutada con medios mecáni-cos de locomoción, necesaria para efectuar traslados o transferencias de do-cumentos.

En los archivos de origen, la custodia de la documentación se halla a cargo dela unidad productora, emisora o de origen. Tras la ejecución de los movimien-tos, la custodia se traslada a un archivo central o un archivo intermedio del en-te, o bien a un archivo histórico.

Una vez arribados los documentos a la localización de destino, se procede a suclasificación y ordenamiento de acuerdo con los criterios del archivo de des-tino, registrando su ingreso y los datos para su identificación. También es con-veniente registrar los datos que permitan, eventualmente, reorganizarlos enfunción de los criterios del archivo de origen. Posteriormente, se ingresan losregistros a la base de datos, se ubican los documentos en la localización dedestino y se les asigna la correspondiente ubicación archivística.

Nota: El contenido de este capítulo y el del Anexo “La estructura conceptualbásica” se basa en la presentación realizada por el Programa Archivo Interme-dio Central de F.A. (e.l.) en el 1er. Congreso de Archivología del Mercosur, Pa-raná, Entre Ríos, 1996 Ago. 26-28; siendo sus autores: J.L. TESORO (Coordi-nador General), Juan Carlos JONES TAMAYO (Coordinador Operativo AIC),Silvia FIGOLI (Técnica Archivista) y Sergio GALLARDO (Técnico Logístico).

CAPITULO 3

EL CASO DE FERROCARRILES ARGENTINOS (e.l.)

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Introducción

La Ley 23.696 determinó, en 1989, el cese de la explotación ferroviaria porparte de la empresa Ferrocarriles Argentinos, y la transferencia por concesiónde la totalidad de los servicios ferroviarios nacionales.

Frente a las perspectivas de disolución del ente residual resultante, en agostode 1993 Ferrocarriles Argentinos seleccionó a un conjunto de profesionalesexternos para desarrollar un programa dirigido al relevamiento, la concentra-ción, el resguardo, la integración, la sistematización y la accesibilidad de la ar-chivalía empresaria.

La puesta en marcha de dicho programa por parte de la anterior Intervención, yel fortalecimiento del mismo por parte de la actual gestión liquidatoria, constitu-ye un elocuente indicador de la preocupación de dichas autoridades del Entepor la preservación de la archivalía, frente a la vulnerabilidad emergente delproceso disolutivo.

Este capítulo tiene por objetivo presentar una reseña de los antecedentes, lascaracterísticas, los productos y los resultados del programa, así como sintetizaralgunos aprendizajes emergentes del mismo, para contribuir al desarrollo deiniciativas análogas por parte de otros entes residuales del Estado Nacional, delos Estados Provinciales y de otros países de la región (5).

3.1.- PERSPECTIVA Y MARCO DE REFERENCIA

El sector ferroviario, que desempeñó un rol protagónico en el desarrollo eco-nómico, social y territorial de la Argentina, creció -durante casi un siglo- a tra-vés de múltiples iniciativas de empresarios nacionales, de empresas de capitalinglés o francés, del Estado Nacional y de algunos Estados Provinciales. En elhistorial de los ferrocarriles en el país pueden hallarse más de cuarenta empre-sas originarias (6).

(5) Los autores dejan constancia de su reconocimiento al ex-Interventoren F.A. Dr. Ignacio Ludueña, quien en julio de 1993 dispuso el llamadoa concurso público para la selección de los integrantes del programa,así como a quienes ejercieron inicialmente la responsabilidad empresa-ria por su ejecución, el ex-Gerente de Auditoría, Cdor. Héctor Barbie-ri y el ex-Subgerente de dicha Area, Dn. Rolando Buján. Asimismo de-sean expresar su agradecimiento al Dr. Matías Lucas Ordóñez, en su ca-rácter de Interventor en F.A. y luego de Liquidador en F.A. (e.l.), aDn. Osvaldo Aníbal Ghio, como Gerente del Area Administración, y alCoordinador de la misma Dn. Roberto Omar Passaglia. Como integrantesde la gestión empresaria iniciada en octubre de 1993, ellos supieronvalorar -desde los respectivos roles- la trascendencia de la problemá-tica de los archivos, y adoptar las decisiones claves para la consti-tución del Archivo Intermedio Central. Desean destacar también la efi-caz supervisión y el permanente apoyo recibido del Archivo General dela Nación, a través de su Interventor, el Emb. Dn. Miguel Unamuno y desu asesora la Prof. Elizabeth Cipolleta. El agradecimiento se extiendea quienes participaron en las sucesivas fases del programa, y a cadauno de los funcionarios y agentes de la Empresa, que contribuyeron -enel ámbito de sus competencias- al cumplimiento de los objetivos esta-blecidos. (6) Para mayor información sobre la genealogía ferroviaria en la Argen-tina, véase el artículo de Juan Pablo MARTINEZ citado en el anexo bi-

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Al momento de la nacionalización integral de los servicios, en 1948, funciona-ban en el país unas veinte unidades operativas independientes. En dicho año,por Decreto Nº 32.574 del 21/10/48, se reagruparon las líneas privadas y esta-tales en siete “Ferrocarriles Nacionales” [Gral. José de San Martín (ex Ferroca-rril de Buenos Aires al Pacífico), General Manuel Belgrano (ex Ferrocarriles delEstado), Gral. Julio A. Roca (ex Ferrocarril Sud), Gral. Bartolomé Mitre (ex Fe-rrocarril Central Argentino), Domingo Faustino Sarmiento (ex Ferrocarril Oeste)y Gral. Justo José de Urquiza (ex Ferrocarril de Entre Ríos y el Nordeste Ar-gentino)], y se constituyó el Ferrocarril Nacional Patagónico con base en losdispersos ramales tendidos en dicha región.

Un objetivo permanente del Estado Nacional, para responder a las expectativasde la nacionalización, fue el de lograr el reordenamiento, la racionalización y elfortalecimiento de la red ferroviaria estatal, así como de adquirir una capacidadde planeamiento, coordinación y control relativamente integrados sobre las di-versas Líneas.

La última manifestación institucional de dichos intentos fue la Ley Nº 18.360 del17/9/69, que creó la empresa Ferrocarriles Argentinos como persona jurídicade derecho privado, que mantenía sus relaciones con el Poder Ejecutivo Na-cional por intermedio de la Secretaría de Transporte.

La problemática ferroviaria, agudizada durante las últimas décadas, impuso -hacia 1989- la necesidad de una reestructuración del sector, que determinó latransferencia en concesión de la totalidad de los servicios ferroviarios en elmarco de la Ley 23.696 (de Emergencia Administrativa y Reforma del Estado).

El foco de interés en la descripción de la experiencia de constitución del Archi-vo Intermedio Central de Ferrocarriles Argentinos (e.l.), que determina el alcan-ce y la perspectiva conceptual de este capítulo, se sustenta en tres factoresclaves:

a) La naturaleza residual del ente

Con la culminación del proceso de reestructuración del sector ferroviario,tras la transferencia de la totalidad de los servicios ferroviarios a conce-sionarios privados y provinciales, F.A. dejó de cumplir el objeto que le fue-ra asignado al momento de su creación.

Como consecuencia, F.A. (e.l.) es un ente residual cuya misión se limita aconcretar la disolución de la organización y la correspondiente liquidación.

b) La dispersión de la archivalía sectorial

Una de las características de la trayectoria del sector ferroviario en el pa-ís, estuvo dada por la coexistencia de iniciativas y empresas en gran parteinconexas. Después de la nacionalización (1948), las “Líneas” continuaronactuando como “empresas federadas” a través del “Organismo Central”,manteniendo sus propias idiosincrasias y estilos administrativo-organizacionales. Sólo durante el proceso de liquidación pudo lograrseuna perspectiva relativamente integrada de las respectivas archivalías.

c) La responsabilidad por la archivalía ferroviaria

La responsabilidad por la archivalía sectorial corresponde a la Liquidación bliográfico.

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de Ferrocarriles Argentinos (e.l.). Ello implica las siguientes prioridades: a)preservar la integridad documental, previniendo, evitando y corrigiendo losposibles factores de dispersión, b) concentrar y hacer recuperable la do-cumentación con valor inmediato durante sus plazos de guarda, c) res-ponder oportunamente a los requerimientos de documentación por partede los distintos usuarios, y d) garantizar la calidad de los procesos de se-lección de la documentación por su valor mediato,

La conjunción de los referidos factores determinó la constitución del ProgramaArchivo Intermedio Central, como instrumento articulador de las actividadesque la Empresa venía realizando para la preservación, concentración e integra-ción de sus archivos.

Para una mejor comprensión de las características del programa, parece opor-tuno plantear algunas apreciaciones sobre los determinantes históricos de lasituación hallada en materia de archivos.

• El estado de los archivos de la empresa reflejaba retrospectivamentelas fluctuantes coyunturas -entre la incursión, el apogeo, la declinacióny el ocaso- del sistema ferroviario argentino desde su iniciación en1857.

• Los archivos de las “Líneas” exhibían características peculiares deter-minadas por sus propios orígenes, concepciones y diseños organizati-vos, sistemas, métodos y procedimientos, hallándose una notable di-versidad de criterios de clasificación, ordenamiento y conservación dela documentación administrativa y técnica.

• Los archivos del “Organismo Central” manifestaban múltiples indiciosde una histórica dificultad para uniformar los "babeles" administrativosemergentes de las propias idiosincrasias de las empresas federadas(las “Líneas”).

• Había antecedentes de diversas reestructuraciones que habían impli-cado extravíos masivos de documentación. Sumado ello a los sucesi-vos ciclos de racionalización de personal -que se venían realizandodesde hacía varias décadas- se estaba frente a una situación crítica enlo atinente a la capacidad y calidad de la preservación documentaria.

• Los archivos de la Empresa se hallaban dispersos y estancos; en mu-chos casos desorganizados, desordenados y con graves mutilaciones.

De acuerdo con los testimonios disponibles, desde los últimos años de la déca-da de 1960, la gestión de archivos en la Empresa venía experimentando signi-ficativos deterioros, debido a sucesivas mutaciones organizativas y al crecientedebilitamiento de la capacidad administrativa.

Por ejemplo, señala MARTINEZ (pp. 54-55) que a partir de 1961 comien-za el ciclo de decadencia y crisis permanente de los ferrocarriles, matiza-do por períodos de aparente recuperación y posteriores recaídas, cadauna más grave que la anterior. Los gobiernos de turno intentan su rees-tructuración y racionalización.... En cada oportunidad las medidas se re-virtieron antes de que pudieran mostrar algún resultado positivo..... Co-menzó también un ciclo nefasto de mudanzas administrativas; unificándo-

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se dependencias totalmente desvinculadas y dando lugar al traslado demobiliarios y archivos.

De acuerdo con el referido autor, se produjo así la pérdida invalorable deobjetos y documentación, cuyo valor nunca llegó a ser justipreciado, aun-que es justo reconocer que funcionarios con muchos años de servicioprocuraron salvar lo que juzgaban más valioso. También reconoce elmismo autor que la creación de la Gerencia de Línea Metropolitana (en1980) y su ulterior disolución dieron lugar a un nuevo ciclo de mudanzas ypérdidas de documentación.

A los citados factores se habría adicionado -a partir de la Ley 23.696- unadrástica racionalización de personal vinculada con la reestructuración empresa-ria: una planta del orden de los 100.000 agentes a mediados de 1990 quedóreducida a 5.000 agentes a mediados de 1993.

Resulta plausible visualizar aquí una concurrencia de factores que pudo haberafectado notoriamente la posibilidad de mantener el control sobre los archivosadministrativos y técnicos: los vaivenes organizativos habrían alterado y provo-cado la mutilación o pérdida de archivos existentes, mientras que la racionali-zación de la planta de personal habría cortado cadenas de producción, orde-namiento, registro y almacenamiento de documentación.

Como resultado de las circunstancias señaladas, al asumir la nueva Interven-ción en la Empresa, en octubre de 1993, la administración de archivos exhibíanotorios vacíos y deficiencias.

La anterior gestión había iniciado y finalizado recientemente un relevamiento delos archivos existentes en la Capital Federal y en el Conurbano Bonaerense.Con base en los resultados de dicho relevamiento, se estimaba que la proble-mática archivística de Ferrocarriles Argentinos estaba dada por unos 60.000metros lineales de documentación institucional, de gestión, administrativa,contable, técnica y jurídica, así como de diversos reservorios de material conpresumible valor histórico-testimonial, que se hallaban dispersos en archivosperiféricos, con alta vulnerabilidad y con grados de controlabilidad inevitable-mente limitados.

Existía una genuina preocupación, por parte de diversos actores, por la preser-vación y el destino de los archivos de la empresa, dado su volumen cuantitati-vo, su complejidad cualitativa, su dispersión espacial y sus valores inmediatos ymediatos.

Las amenazas asociadas al estado de los archivos provenían esencialmente delos siguientes factores:

• Riesgo de pérdida de la memoria institucional

• Riesgo de indefensión jurídica frente a reclamos

• Riesgo de extravío de soportes contables esenciales

• Riesgo de extravío de soportes de infraestructura y mecánica ferrovia-ria

• Riesgo de extravío de documentos con valor histórico, testimonial ocultural.

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El referido estado de cosas motivaba una manifiesta inquietud, en distintossectores de la sociedad, con relación al acceso y la recuperabilidad de la do-cumentación ferroviaria. Mientras la prensa daba cuenta de las amenazas la-tentes (7), diversos archivos provinciales y municipales solicitaban -con genuinapreocupación frente a una eventual dispersión o extravío de la archivalía conrelevancia local- la donación de documentación histórica y testimonial existenteen los archivos de la Empresa ubicados en sus respectivos ámbitos territoria-les.

A través de los sucesivos resultados del programa, dichas jurisdicciones fueronapreciando las ventajas de preservar la integridad de la archivalía, para que losdiversos interesados pudieran hallar -en un mismo lugar- toda la documenta-ción relativa a la trayectoria del sector ferroviario.

A las referidas preocupaciones se adicionaban otras relativas a: a) los datos delex “centro de cómputos” de la Empresa, con sus bases de datos y tesoros es-tadísticos vinculados a la actividad ferroviaria, b) las colecciones de la bibliote-ca y del centro de documentación ferroviaria a cargo de la Empresa, c) losacervos fotográficos e iconográficos (planos técnicos) y d) la cartografía ferro-viaria, las planimetrías, altimetrías, cartas de estructura de vía y de “obras dearte”, como respaldo testimonial de la infraestructura física concesionada.

3.2.- LOS OBJETIVOS DEL PROGRAMA, LA ESTRUCTURA NORMATIVA YEL RELEVAMIENTO INICIAL

3.2.1.- Los objetivos del programa

Los objetivos del Programa Archivo Intermedio Central (AIC) fueron los si-guientes:

a) Constituir un Archivo Intermedio Central para concentrar, ordenar, inte-grar, resguardar, sistematizar y recuperar -de acuerdo con las necesida-des manifiestas y previsibles de los clientes internos y externos- la docu-mentación de Ferrocarriles Argentinos -en su carácter de ente residual-durante su vigencia y plazo de guarda, en función de su valor inmediato, y

b) Contribuir al rescate, la concentración, el resguardo y la difusión de ladocumentación con valor histórico, testimonial o cultural, a cargo del Ar-chivo Histórico Ferroviario integrado al Programa Centro Histórico-CulturalFerroviario.

3.2.2.- La estructura normativa aplicable

La Ley Nº 15.930 y los Decretos Nº 232/79 y 1571/81 establecen el régimennacional en materia de archivos.

Las Resoluciones FA. D. Nº 140 del 21 de mayo de 1959 y FA. I. Nº 884 del 4de enero de 1961, fijan los plazos de guarda para las distintas categorías deseries documentales en el ámbito de la Empresa.

El Programa AIC cuenta con la supervisión del Archivo General de la Nación (7) Véase, por ejemplo, la serie de notas de Rubén Correa publicadas enLa Nación sobre la problemática de los archivos de las empresas resi-duales, una de ellas referida especialmente al caso de FerrocarrilesArgentinos, sintetizada en la Sección 2.2. de este ensayo.

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como autoridad técnica nacional en materia de archivos, en los términos de laLey Nº. 15.930 y del Programa de Preservación del Material Documental de losOrganismos Privatizados.

3.2.3.- El relevamiento inicial

El relevamiento inicial de los archivos de la Empresa en la Capital Federal y enel Conurbano Bonaerense, que constituyó la base fáctica del programa, se de-sarrolló entre agosto y octubre de 1993 (8).

El equipo del proyecto convino un programa de relevamiento y el diseño de unformulario de registro de los datos correspondientes a cada serie documental,para su ingreso directo a computador.

Dicho relevamiento se desarrolló en dos fases: a) fase deductiva, y b) fase in-ductiva.

Durante la fase deductiva (o derivativa, o descendente) se procedió a un rele-vamiento desde lo general (la gerencia, el departamento) hacia lo particular (lossectores, las series y los tipos documentales).

Se elaboró una nómina detallada de las gerencias y departamentos deposita-rios de documentación, se visitaron los respectivos fondos y se inventarió ladocumentación existente en ellos mediante entrevistas a los funcionarios perti-nentes y el relevamiento de los fondos, registrando las características de lasseries, su volumen, sus plazos de guarda y las peculiaridades del resguardo.

Los profesionales del proyecto registraron todos los fondos informados por lossectores y proporcionaron sugerencias para prevenir riesgos y paliar dañospreexistentes en los mismos.

Durante la fase inductiva (o inferencial, o ascendente) se relevaron los depósi-tos generales de documentación de la Empresa, avanzando sucesivamentedesde lo particular (los tipos y series documentales que no habían sido infor-mados por los responsables entrevistados) a lo general (la gerencia o el de-partamento a los que presuntamente correspondían).

En dichos depósitos se hallaron diversas situaciones relativamente “anómalas”,que fueron tratadas con criterios orientados a preservar la integridad docu-mental.

3.2.4.- El procesamiento de datos

El sistema de procesamiento de datos del relevamiento fue desarrollado bajo lafilosofía de bases de datos relacionales, y su programación se realizó en am-biente tipo Xbase, con el sistema de administración de base de datos Fox Pro.

El volumen de la documentación relevada en la Capital Federal y el ConurbanoBonaerense ascendió a un total de 32.754 (treinta y dos mil setecientos cin-cuenta y cuatro) metros lineales.

La localización que concentraba el mayor volumen de documentación era eledificio de la Avda. de los Inmigrantes 1950, con 14.685 metros lineales, segui- (8) Una descripción detallada del relevamiento inicial se presenta en:Ferrocarriles Argentinos. Equipo Técnico para la Evaluación de Docu-mentación y Archivos (ETEDA): “Diagnóstico de requerimientos del ar-chivo centralizado e integrado de Ferrocarriles Argentinos”, (InformeETEDA Nº 6), Oct. 1993.

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da por el edificio de Hornos 11, con 5.013 metros lineales, el Organismo Cen-tral con 4.742 metros lineales, el edificio de Palermo (Avda. Santa Fe 4636) con3.655 metros lineales, y el archivo de Remedios de Escalada (Partido deLanús) con 1.637 metros lineales.

A través del relevamiento inicial se identificaron un total de 923 series docu-mentales. Las series que exhibían mayor volumen eran las de legajos de per-sonal, recibos de sueldos, actuaciones por compra de bienes, así como planosde instalaciones ferroviarias.

3.2.5.- Los riesgos implicados y su ponderación

Tal como se señaló en la sección 3.1., el entorno empresario en el cual se de-sarrolló el relevamiento inicial -y la totalidad del programa- estuvo determinadopor la residualidad, caracterizada como un estado transitorio destinado a con-cretar la disolución de la organización.

Dicho estado implicó una peculiar movilidad, a través de la paulatina supresiónde dependencias, de la sucesiva reducción de personal y de la progresiva de-socupación y liberación de inmuebles.

Algunas de las situaciones típicas en dicha coyuntura fueron las siguientes:

a) Mudanzas de oficinas, archivos y documentación

b) Archivos desguazados o mutilados

c) Archivos carentes de personal

d) Archivos cerrados e inaccesibles

Frente al panorama y a las perspectivas emergentes de las referidas situacio-nes, desde el inicio del programa se reconoció la prioridad de minimizar losriesgos de pérdida de documentación con valor administrativo, contable, legal otécnico; o bien con presunto interés histórico, testimonial o cultural.

La evaluación del riesgo de pérdida se desarrolló en dos instancias: a) ponde-ración del riesgo general, y b) ponderación del riesgo específico para cadacomponente de la archivalía empresaria.

En cuanto al riesgo general, se apreció que, dado el estado en que se hallabauna parte significativa de los archivos de la Empresa, el proceso disolutivo de laorganización implicaba una amenaza de pérdida o de "caotización” documentalcon alcances masivos.

En la ponderación del riesgo específico, para cada componente de la archivalíaempresaria, se contemplaron dos dimensiones para cada serie-tipo documen-tal: a) la significación cuantitativa, asociada al volumen relativo, y b) la relevan-cia cualitativa en función del valor inmediato (eventuales requerimientos o re-clamos) y del valor mediato (posible interés histórico, testimonial o cultural).

Se presentaron así diferentes entornos de riesgo de pérdida para los distintoscomponentes de la archivalía empresaria, que se caracterizan sinópticamenteen la Figura 1, aplicándose los criterios de relevamiento que se indican en cadacaso, así como los criterios de registro dirigidos a facilitar la posterior evalua-ción por parte de la comisión evaluadora.

Figura 1.- Caracterización sinóptica de los entornos de riesgo y delos criterios de relevamiento

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Entornos de riesgo y

criterios de relevamiento

Relevancia cualitativa

Alta Baja

Alta Entorno A

Facilitar

resguardomasivo

Entorno B

Facilitar

desafectaciónmasiva

Significación

cuantitativa Baja

Entorno C

Facilitar

resguardo

específico

Entorno D

Facilitar

desafectaciónespecífica

El entorno A se caracterizó por la conjunción de alta significacióncuantitativa y alta relevancia cualitativa (por ejemplo: recibos origi-nales de sueldos, legajos y fichas kardex de personal, ejemplaresoriginales de escrituras, contratos, estatutos y actas vigentes, planosoriginales de instalaciones ferroviarias). En estos casos, se procedióa un registro minucioso de las series, junto con el responsable delfondo, indicándose los factores determinantes del presunto valor in-mediato o mediato y adoptándose las medidas conducentes a ga-rantizar el pleno control de la documentación hasta su concentra-ción.

El entorno B se caracterizó por la conjunción de alta significacióncuantitativa y baja relevancia cualitativa (por ejemplo: copias de reci-bos de sueldos, legajos de personal multiplicados en distintos secto-res, estadísticas con bajo nivel de agregación, copias duplicadas decorrespondencia, comprobantes contables vencidos, estudios demercado desactualizados, colecciones del Boletín Oficial, coleccio-nes sectoriales de resoluciones y boletines de FA). En estos casos,se procedió a un registro general de las series, indicándose los fac-tores determinantes del bajo valor presunto.

El entorno C se caracterizó por la conjunción de baja significacióncuantitativa y alta relevancia cualitativa (por ejemplo: contratos vi-gentes, albumes técnicos de locomotoras, coches y vagones, albu-mes de contratos con interés histórico, piezas documentales de inte-rés para la investigación retrospectiva). En estos casos, se procedióa un registro específico de las series y, en algunos casos, de los do-cumentos individuales, indicándose los factores determinantes delpresunto valor inmediato o mediato y adoptándose las medidas con-ducentes a garantizar el pleno control de la documentación hasta su

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concentración.

El entorno D se caracterizó por la conjunción de baja significacióncuantitativa y baja relevancia cualitativa (por ejemplo: libros de re-mitos de documentación entre sectores, planillas de control diario deasistencia de personal). En estos casos, se procedió a un registrogeneral de las series, indicándose los factores determinantes delbajo valor presunto.

La evaluación de los distintos entornos de riesgo de pérdida documental contri-buyó al establecimiento del nivel de detalle que debía contemplarse, en cadacaso, para mantener un equilibrio satisfactorio entre la exhaustividad, la efica-cia y la eficiencia del relevamiento.

En general, el detalle de relevamiento fue mayor cuanto mayor fue la pondera-ción de la relevancia cualitativa de la documentación.

Cabe señalar que la responsabilidad manifiesta en la mayoría de los sectoresde la Empresa hizo presumir que, en general, existía interés por preservar ladocumentación más valiosa.

Como consecuencia, podía suponerse que la sucesiva y forzada “compacta-ción” documental habría desencadenado -como efecto relativamente funcional-un proceso de "selección natural" de la documentación de mayor valor pre-sunto.

Sin embargo, el hecho de que esa supuesta "selección natural" no hubiera es-tado sujeta a criterios uniformes ni relativamente sistemáticos, implicaba nota-bles riesgos sobre la integridad de la archivalía.

3.2.6.- Las prioridades emergentes del relevamiento

Con base en los datos provenientes del relevamiento de los archivos en la Ca-pital Federal, se desarrollaron sucesivos planes para el relevamiento de locali-zaciones del Interior, así como para la concentración e integración de la archi-valía empresaria.

Debido a las limitaciones en los recursos del programa, no resultaba factibleproceder simultáneamente a la concentración y a la organización rigurosa de ladocumentación en el Archivo Intermedio Central.

Como consecuencia, se adoptó como prioridad el relevamiento, el traslado y laconcentración de la documentación, comenzando por la existente en las locali-zaciones más remotas y vulnerables, avanzando centrípetamente hacia lasmás cercanas y resguardadas.

Ello implicó subordinar temporariamente los procesos de organización y orde-namiento de la documentación concentrada. Debido a ello, los procesos debúsqueda y recuperación de documentación mantienen aún características re-lativamente artesanales.

A medida que se fue avanzando en la concentración de la archivalíaempresaria, y disponiendo de un control básico sobre la misma, se fuerondesarrollando sucesivamente las tareas de organización (clasificación yordenamiento), así como la formalización, sistematización y automatización delos procedimientos de búsqueda y recuperación.

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3.3.- EL ARCHIVO INTERMEDIO CENTRAL

3.3.1.- Naturaleza del Archivo Intermedio Central

En el ámbito de un sistema integrado de archivos, el archivo intermedio tiene lafunción de apreciar el valor primario de los documentos, constituyéndose ensede de la comisión evaluadora. Reúne los documentos que tienen largo plazode guarda y un uso relativamente escaso, mientras aguardan el destino final.

De acuerdo con Vázquez (9) el archivo intermedio es el corazón del sistemaintegrado de archivos; el que hace circular los documentos. Sin él, el sistemade archivos no puede existir.

El Archivo Intermedio Central (AIC) constituye un instrumento para los siguien-tes propósitos (Res. F.A. I. 1150/94): a) concentrar, integrar y preservar la do-cumentación administrativa de uso semiactivo y pasivo de la Empresa, b) pro-veer la recuperación eficiente y oportuna de dicha documentación durante susplazos de guarda, de acuerdo a las necesidades de los clientes, y c) resguardaraquella documentación administrativa que, por su presunto valor histórico, tes-timonial y/o cultural, sea susceptible de posterior ingreso al Archivo HistóricoFerroviario.

En el caso del AIC de FA (e.l.), una vez que concluyan los plazos de guarda dela mayor parte de la documentación, aquella que haya sido o que resulte selec-cionada por su valor histórico-testimonial o cultural pasará al Centro HistóricoCultural Ferroviario, mientras que la restante quedará desafectada.

En ese momento, cumplida ya la misión del AIC, se procederá a su disolución yextinción.

Son varios los autores que destacan la significación de la localización de losarchivos intermedios y centrales. Por ejemplo, Lodolini (10) señala con relaciónal archivo intermedio:

“La utilidad de este instituto es evidente. Dotado de grandes espacios para recibir y ad-ministrar los documentos, situado generalmente en la extrema periferia de las capitales ode las grandes ciudades, y alguna vez en campo abierto, pudiendo utilizar terreno demenor coste, estructuras edilicias ya existentes y abandonadas, o construcciones de tipomuy simple, de cobertizo, cuesta bastante menos que un archivo normal o que la regis-trature de depósito anexa a cada una de las oficinas en su misma sede, en el centro ur-bano”.

3.3.2.- Los “clientes” del AIC

Los clientes (11) del AIC -los usuarios actuales y potenciales de la archivalíaempresaria- pueden clasificarse, en términos institucionales, en las siguientescategorías:

(9) “Manual de selección documental”, p. 42.(10) “Archivística : principios y problemas”, p. 50.(11) El término “cliente” -como contrapuesto al de “usuario”- ha pade-cido un desgaste en el sector público como resultado de la tendenciaburocrática a cambiar las denominaciones (de acuerdo con las modas)sin transformar el contenido de los servicios. El uso del término“cliente” en el ámbito del AIC tiene el sentido de alguien a quien de-be servirse oportunamente en la cobertura de sus necesidades de docu-mentación e información.

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a) Clientes internos (sectores del ente residual)

Recursos Humanos

Contabilidad

Finanzas

Técnica-Comercial

Bienes Muebles

Inmuebles y Explotaciones Colaterales

Asuntos Contenciosos

Relaciones Institucionales

Interior y Seguridad

b) Clientes externos

Letrados y peritos

Organismos de previsión y seguridad social (ANSeS)

Prestadores ferroviarios (concesionarios, FGBSA, UEPFP)

Organismos de contralor (SIGEN, Auditoría General de la Nación)

Jueces del Poder Judicial

Archivo General de la Nación

Investigadores

Interesados diversos

Las características de los principales clientes internos y externos, así como elperfil de sus demandas, necesidades y expectativas, se tratan en la sección3.6.

3.3.3.- El ciclo evolutivo del AIC

En el ciclo evolutivo del AIC pueden distinguirse las siguientes etapas:

a. “Creación y asentamiento físico” (Nov. 1994- Ago. 1995)

Esta etapa se caracterizó por los siguientes hitos: a) la formalización ins-titucional del Programa AIC (por Resolución FA l. Nº 1150/94), b) la asig-nación de la sede física (por Resolución FA I. Nº 1160/94), y c) las tareasbásicas de limpieza y refacción del predio y del edificio.

La misma culminó con la implantación de una estructura operativa local enel AIC.

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Durante su desarrollo, la atención se concentró en la adecuación ediliciainicial y en la realización de ciertos traslados críticos de documentación,especialmente de localizaciones vulnerables o con inminentes perspecti-vas de desalojo.

Los requerimientos de documentación por parte de los usuarios se canali-zaron fundamentalmente a través de los sectores pertinentes del ente re-sidual.

b. “Constitución” (Set. 1995-Dic. 1996)

Las prioridades centrales durante esta etapa estuvieron dadas por: a) elaprestamiento de las instalaciones para la recepción y el ordenamientopreliminar de la documentación, b) el traslado y la concentraciónsistemática de la documentación de los archivos periféricos, y c) laoportuna respuesta a los requerimientos, con recursos propios.

Sus principales hitos fueron los siguientes: a) La implantación de una es-tructura operativa local en el AIC (por Resolución L. 33/95), b) los trasla-dos masivos de documentación desde los archivos periféricos del interiory desde los grandes repositorios existentes en las cabeceras de las ex-Líneas, y c) la respuesta oportuna a la mayor parte de los requerimientosque se le formularon, relativos a documentación de recursos humanos,técnica, contable y jurídica.

Culminará cuando concluya la concentración de la totalidad de la docu-mentación prevista; hacia Diciembre de 1996.

Durante esta etapa se inició la atención de requerimientos a través de losrecursos asignados al AIC, con una modalidad relativamente “artesanal”,desarrollándose las estrategias y los procesos de búsqueda práctica-mente “a la medida” de cada requerimiento (en las estanterías, en las ca-jas pertinentes, en el sector de remanentes sin clasificar, etc.).

Las capacidades y habilidades requeridas en esta etapa se vinculan a: a)la gestión de proyectos de refacción edilicia, b) la obtención, recuperacióny reciclaje de recursos materiales, c) la programación y coordinación derelevamientos, traslados y ordenamiento provisorio de documentación, d)la implantación de normas, sistemas y procedimientos de transición, e) laatención de requerimientos de documentación mediante búsqueda y re-cuperación de tipo “artesanal”.

c. “Integración” (Ene. 1997-Oct. 1997)

La etapa de integración del AIC se caracterizará por los siguientes hitos:

a) La concentración de los archivos activos y semiactivos que aún per-manecen en el “organismo central” de FA (e.l.), así como de los prove-nientes de FE.ME.SA.

b) La implantación de un sistema de organización archivística propioque, preservando las referencias originales de clasificación yordenamiento en los archivos fuente -para su eventual reconstituciónen el futuro por parte del Archivo Histórico Ferroviario- supere las

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limitaciones emergentes de la aglomeración de las heterogéneaslógicas organizativas provenientes de las localizaciones de origen.

c) La implantación de normas, sistemas y procedimientos deadministración y de control interno para el funcionamiento del AIC. Losesquemas transitorios desarrollados durante la etapa de constitución,deberán transformarse, estructurarse, sistematizarse y validarse paraque se constituyan en la sustentación procesal de la gestión enrégimen del AIC.

d) El diseño, desarrollo e implantación de sistemas informáticoscentrales y complementarios para una efectiva explotación del AIC,superando la actual fragmentación de sistemas de registro y debúsqueda de documentación.

e) La formalización, sistematización y estandarización de los procesosde búsqueda y recuperación documental, que permita superar lasactuales modalidades “artesanales” en la atención de requerimientos.

f) La programación y rutinización de los procesos y de las tareas delAIC, para su operación en régimen, con base en planes, normas yprocedimientos validados por las áreas pertinentes de FA (e.l.).

g) La selección rigurosa de la documentación por preservar, deacuerdo con criterios de obligatoriedad (plazos de guarda establecidos)y conveniencia (a los fines probatorios y de control), así como de ladocumentación por transferir por su valor histórico o testimonial-cultural, coordinando criterios con el Archivo General de la Nación.

h) La realización de tareas de expurgo de documentación superflua,que contribuyan a simplificar la posterior operatoria en régimen y liberarespacios para la ubicación de archivos de otros entes residuales.

i) El diseño, la programación y la realización de sucesivas pruebaspiloto para evaluar la factibilidad de integrar las series más pertinentesdel AIC al sistema de gestión documental con procesamiento deimágenes, que ha implantado la Secretaría de Hacienda con lacoordinación de la Dirección de Auditoría de Sistemas de la ContaduríaGeneral de la Nación.

Las capacidades y habilidades requeridas en esta etapa se vinculan a: a)la organización archivística, b) la elaboración, validación, normatización ycontrol de sistemas y procedimientos, c) el diseño de requerimientos y es-pecificaciones de los sistemas informáticos centrales y complementariospara la explotación del AIC, e) la formalización y sistematización de losprocesos de búsqueda y recuperación documental, f) la programación yrutinización de los procesos y las tareas del AIC, g) la selección rigurosade la documentación por preservar y por transferir.

d. “Operación en régimen” (inicio: Nov. 1997)

Durante esta etapa se prevé desarrollar las siguientes actividades:

a� La atención, con elevados estándares de calidad y confiabilidad, dela totalidad de los requerimientos de los distintos sectores y seg-

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mentos de “clientes”.

b� La selección ponderada de la archivalía, que dará lugar a la depura-ción y al expurgo sistemático, así como a la transferencia de docu-mentación con valor mediato al Archivo Histórico Ferroviario.

c� La conversión al sistema de gestión documental con procesamientode imágenes de la documentación sujeta a consulta permanente.

Culminará cuando, vencidos los plazos de guarda de la mayor parte de ladocumentación remanente, corresponda: a) proceder a la selección “ter-minal”, b) cerrar los registros, sumariar las actuaciones y las constanciasreferenciales de la documentación que transitó por el AIC, c) transferir ladocumentación de guarda permanente y los registros finales a los órga-nos pertinentes, d) liberar y transferir los recursos (instalaciones, mobilia-rio, equipamiento, edificio), y e) disolver el AIC.

Las capacidades y habilidades requeridas en esta etapa se vinculan a: a)estandarizar criterios y normatizar procedimientos para las distintas cate-gorías de requerimientos, b) entrenar a los operadores e integrar una “ca-dena de producción” para atender los requerimientos, c) establecer metasy parámetros de desempeño, y d) controlar el desempeño integral delsistema.

El rol central de la conducción durante esta etapa reside en asegurar elcumplimiento de las normas, de las instrucciones y de los parámetros dedesempeño del sistema, así como en la detección y registro sistemáticode los requerimientos que, por no responder a las categorías contempla-das en la matriz estándar de tramitación, deban ser derivados fuera delsistema para determinar nuevos criterios para su encuadramiento o nue-vos procedimientos para su resolución.

Como las rutinas convalidadas actuarán como “pilotos automáticos” paraque los operadores idóneos resuelvan los casos que se encuadren en lasmismas, podrá garantizarse el logro de determinados resultados en fun-ción de los recursos asignados a las tareas.

Durante el desarrollo de esta etapa cabe prever que la capacidad física li-berada por los procesos de selección será ocupada por archivos de otrosentes residuales de la Administración Pública Nacional.

3.3.4.- La selección de la localización física

En el ámbito del Programa Archivo Intermedio Central, la localización física delrepositorio constituía una decisión estratégica que -condicionada por un con-junto de factores de ubicación geográfica, capacidad, dominiales, inmobiliarios,edilicios y de otros tipos- determinaría un conjunto de parámetros que tendríanincidencia sobre la factibilidad, la calidad, la confiabilidad y la eficiencia del ser-vicio.

Para la adopción de dicha decisión, debió determinarse el volumen de docu-mentación por almacenar, así como el dimensionamiento del servicio por pro-veer, y confrontar los requerimientos resultantes con las posibilidades que ofre-cían las distintas opciones disponibles.

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Se evaluaron distintas opciones para la localización física del AIC, todas ellasubicadas en la Capital Federal y en la Metrópoli Bonaerense (12)

El análisis de las referidas opciones concluyó en que la única localización queofrecía la capacidad y las condiciones requeridas para la instalación del AICera la del Ex-Almacén General de la ex-Línea Roca, sito en la localidad de Re-medios de Escalada (Partido de Lanús, Provincia de Buenos Aires, RepúblicaArgentina), cuyas características se reseñan seguidamente:

• Es la que en mayor grado satisface los requisitos de: a) factibilidadtécnica, b) aptitud archivística y c) viabilidad dominial.

• Tiene una superficie cubierta de 7.800 metros cuadrados, de los cuales6.200 metros cuadrados están destinados a locales de archivo, con unacapacidad final estimada en el orden de los 90.000 metros lineales dedocumentación.

• Está ubicada a unos 16 kilómetros del organismo central de FA (e.l.),sito en la zona de Retiro, en la Capital Federal.

• Existen múltiples medios de transporte público para el traslado del per-sonal y de los clientes.

• Se trata de un inmueble remanente en FA (e.l.) que prácticamente ca-rece de atractivo inmobiliario, dado que constituye un “nicho” circunda-do por áreas operativas afectadas a la explotación ferroviaria.

• Ofrece una alta accesibilidad desde la Capital Federal, donde estánubicados los mayores archivos por concentrar (correspondientes a lascabeceras de ex-Líneas).

• Dado que en la localidad de Remedios de Escalada se hallaba uno delos mayores archivos de la Empresa, su traslado representó un movi-miento mínimo entre locales dentro de un mismo predio.

• Su accesibilidad permite mantener un estrecho control de la documen-tación y una satisfactoria supervisión de la operación.

• Permite una rápida respuesta a los requerimientos perentorios del Po-der Judicial, de los organismos previsionales y de la seguridad social,así como de otros clientes pertinentes.

La aptitud, factibilidad y viabilidad de dicha localización fueron verificadas porlas distintas áreas de la Empresa, por la Unidad Coordinadora del Programa deReestructuración Ferroviaria, por la Subsecretaría de Administración de Bienes,por otros organismos públicos competentes y por los principales actoresexternos interesados en la cuestión.

Se suscribió un acta con la empresa FE.ME.SA para la asignación del predio ala instalación del AIC por el término de veinte (20) años. (12) Dichas opciones fueron las siguientes a) ex-Talleres de Via yObras (La Plata), b) ex-Centro de Cómputos de FA (Salta 1929), c) ex-Laboratorio de Ensayo de Materiales (Estación Nuñez), d) edificio dela ex-Gerencia de Vía y Obras de la ex-Línea Roca, sito en Guanahani yHornos (Plaza Constitución), e) Talleres Alianza (Santos Lugares), f)Ex-Almacén General de la Ex-Línea Roca (Remedios de Escalada), y g)ex-Talleres Liniers

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3.3.5.- Los recursos, las prioridades y los avances

3.3.5.1.- Los recursos físicos

a) El estado edilicio

El estado inicial de la localización seleccionada respondía al de un predio que,habiendo sido utilizado durante más de ochenta años como Almacén Generalde una línea ferroviaria, estaba destinado -tras la privatización de los serviciosferroviarios- al depósito de bienes de rezago para la venta por parte del enteresidual.

De acuerdo con la trayectoria de la Empresa durante las últimas décadas, eledificio y su entorno exhibían una prolongada ausencia de mantenimiento.

Con la colaboración de la Dirección Nacional de Arquitectura, se realizó un re-levamiento de las necesidades y prioridades básicas para la adaptación ediliciaal nuevo destino.

En primer lugar, se procedió a la delimitación física del predio asignado al AIC,mediante la instalación de un alambrado perimetral.

El problema básico -a los fines del destino previsto- residía en el pronunciadodeterioro de los techos, que hacía imposible la instalación del archivo. Esteproblema se resolvió a través de la contratación -por licitaciones públicas- de lareparación en dos etapas: a) los techos, y b) el lucernario.

Con base en los espacios potencialmente disponibles, se realizó un diseño dela configuración “óptima” del Archivo Intermedio Central en estado de régimen;la cual se irá plasmando en la medida en que sean liberados los espacios hoyocupados por los bienes de rezago.

Se encaró también prioritariamente el acondicionamiento básico de las instala-ciones sanitarias, eléctricas, los sistemas de seguridad, así como la eliminaciónde mamparas y entrepisos que no resultaban útiles para el proyecto.

Están pendientes los trabajos de reciclaje de ciertas instalaciones de infraes-tructura, así como los trabajos de albañilería y pintura, que se prevé realizar enla medida que lo permitan las disponibilidades presupuestarias.

El proyecto de remodelación del AIC está incluído en el Banco de Proyectos deInversión Pública (BAPIN) [Ley 24.354, art. 1º; Decreto Nº 720 del 22/5/95], conregistro No. 55.05-27.12-03.

Sin perjuicio de los aspectos aún no cubiertos, el edificio constituye hoy un en-torno laboral relativamente adecuado para la operatoria de los equipos huma-nos asignados al AIC.

b) La ocupación del inmueble

Al inicio del proyecto, había bienes en desuso en todos los locales y espaciosdel predio; por ejemplo, vagones, órganos y repuestos ferroviarios, un viejoequipo de imprenta, muebles de oficina, acumulación de ropa en mal estado,stocks de formularios y papel, y los más diversos insumos ferroviarios en esta-do de rezago.

La realización de esos bienes, necesaria para la liberación de espacio para elarchivo, está a cargo del área comercial de la Liquidación. Algunos de los pro-blemas aún pendientes de resolución parecen residir en: a) cómo encarar la

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realización de bienes con alto grado de deterioro, o de “stocks” de materialessin uso, que -debido a su estado, al excesivo nivel de existencias y a su avan-zada obsolescencia- sólo pueden liquidarse como chatarra, y b) cómo induciren los distintos actores interesados una visión que contribuya a superar unamítica sacralización de dichos bienes como integrantes del “patrimonio del Es-tado”.

Entre los desechos predominaban los restos de anteriores construcciones ydivisiones internas, así como residuos remanentes de lotes vendidos y ya reti-rados. Había una acumulación de madera en mal estado que constituía unriesgo para la seguridad del archivo y un foco de proliferación de roedores, pu-trefacción e infección.

A través de la venta y la donación de bienes, encauzadas por las áreas especí-ficas de la Liquidación, así como de acuerdos con el municipio local, se vandescongestionando espacios para el sucesivo acondicionamiento de los localespara el archivo.

3.3.5.2.- Los recursos humanos

La dotación de recursos humanos del AIC está integrada por un total de treintay siete (37) personas, provenientes de tres fuentes: a) expertos externos ad-hoc, b) agentes de planta asignados específicamente al Programa, c) agentesde planta designados por las áreas pertinentes para la gestión de los archivossectoriales.

a� Los expertos externos ad-hoc (4 personas) fueron convocados y con-tratados por la Empresa para desempeñar los roles de coordinación ylas tareas especializadas en el ámbito del Programa.

b� Los agentes de planta asignados específicamente al Programa (12personas), fueron seleccionados por los coordinadores -entre el perso-nal preexistente en la Empresa- para afrontar los peculiares desafíosque implicaba el proyecto de traslado y concentración de los archivos.Estos agentes exhiben entusiasmo, iniciativa y responsabilidad en eldesempeño de las misiones asignadas, así como una manifiesta con-sustanciación con el Programa y sus objetivos.

c� Los agentes de planta designados por las áreas pertinentes para lagestión de los archivos sectoriales (21 personas), tendieron inicial-mente a percibir sus nuevas funciones como un quehacer rutinario yextemporáneo con el estatus de “jefes” que habían alcanzado tras pro-longadas trayectorias en la Empresa, percibiendo dicha designacióncomo un “castigo”, o bien como el anticipo de una inminente desafecta-ción. Habían sido desplazados del Organismo Central hacia una locali-zación que aún se hallaba en condiciones precarias de confort, pararealizar un trabajo que visualizaban como carente de jerarquía y gratifi-caciones, y que además requería mayor esfuerzo físico y enterezaanímica.

En una Empresa cuya planta de personal tenía un alto porcentaje de agentesadministrativos jerarquizados (13), con predominio de población mayor de 45

(13) Algunas de las características del personal remanente de F.A. hansido sintetizadas en: Tesoro, José Luis; “La liquidación de entes re-

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años de edad, no fue fácil constituir un equipo de personas que reunieran ladisposición actitudinal, junto con las aptitudes técnicas y físicas para desempe-ñar las tareas propias de las fases de traslado y ordenamiento de grandes vo-lúmenes de documentación.

Fue necesario inducir un cambio sustancial en las actitudes y una fuerte moti-vación -sustentada en la significación del programa- para lograr que quienesestaban habituados al estatus de “jefes” adquirieran una auténtica disposición einterés por las tareas de revisión, análisis, clasificación, acondicionamiento ymovimiento masivo de documentación.

Se procedió a: a) promover una modificación sustancial en el compromisoafectivo-laboral y en el perfil ocupacional de los agentes designados por lasáreas, de manera que pudieran desbloquear sus capacidades para adaptarse alos nuevos requerimientos, y b) promover la polifuncionalidad como medio paraconcretar el potencial de cada agente en las nuevas tareas.

No todos los agentes llegados al AIC pudieron adecuarse a las nuevas exigen-cias. Algunos por limitaciones físicas y otros por restricciones actitudinales, de-bieron ser reasignados a otros sectores del ente residual.

Otra cuestión que cabe incluir en esta sección es la vinculada a la problemáticadel personal de las localizaciones periféricas. En general, dicho personal perci-bía que las tareas de acondicionamiento para el traslado y concentración de losarchivos locales equivalían a “cavar su propia fosa”, dado que -tras el traslado-no se justificaría su permanencia.

El personal de las localizaciones periféricas que exhibió compromiso y capaci-dad de adecuación a las nuevas tareas, fue incorporado al equipo del AIC.

A través de una política sostenida de formación de equipos y de estrecha cola-boración, se ha logrado constituir un equipo de trabajo homogéneo y motivadoen el AIC.

3.3.5.3.- El equipamiento y los servicios

El equipamiento del AIC se compone, básicamente, de los siguientes elemen-tos:

a) Las estanterías de archivo

En el proyecto inicial del AIC estaba prevista la instalación de 1.984 mó-dulos de estantería, con un formato estándar de 8 estantes, de 3 metrosde alto x 0,90 metros de ancho x 0,45 metros de fondo.

En el marco de las restricciones presupuestarias propias del ente residual,fue conveniente recuperar y adaptar estanterías liberadas de diversas lo-calizaciones, aun aceptando las interferencias resultantes de la heteroge-neidad de formas y tamaños.

La combinación de orígenes de las estanterías fue la siguiente:

Módulos de estantería recuperados de lotes para remate: 220

Módulos de estantería recuperados de otros orígenes: 519

siduales del Estado Nacional: el caso de Ferrocarriles Argentinos(e.l.)”, pp. 30-32.

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Módulos de estantería nuevos: 1.245

Total 1.984

b) Equipos de computación y comunicaciones: seis (6) equipos decomputación y dos (2) de fax, que fueron transferidos desde otros secto-res de la Empresa.

c) Equipos de tratamiento documental: dos (2) fotocopiadoras y dos (2)copiadoras de planos; un (1) destructor de papel para la disposición delexpurgo.

d) Equipos de prevención y lucha contra el fuego: noventa (90) mata-fuegos, treinta (30) puestos ignífugos y un (1) equipo bombero móvil.

e) Equipos plaguicidas: artefactos para la prevención, detección y luchacontra roedores, insectos y vectores.

f) Equipos de vigilancia y seguridad: diversos equipos y sistemas decomunicación, registro y control para la prevención, detección y correcciónde eventuales anomalías.

g) Servicio de emergencia médica: se contrató un servicio de “áreaprotegida”, que provee cobertura de emergencia médica a todas las per-sonas que se hallen en el edificio del AIC, sean o no agentes de FA (e.l.).

h) Servicio de prevención y control de roedores y plagas: se contratóun servicio que realiza tareas de desratización y desinsectación en el AIC,con frecuencia quincenal.

i) Servicio de vigilancia y seguridad: se implementó un servicio de por-tería y serenos con agentes de FA (e.l.), y se mantiene un servicio de se-guridad adicional prestado por la Policía Federal Argentina.

3.3.5.4.- Las estructura normativa de transición

A fin de regular el funcionamiento del AIC durante la fase de “constitución”, seimplantaron las siguientes normas transitorias:

Norma Nº 1 del 11/10/95 - Régimen básico de funcionamiento del AIC

Norma Nº 2 del 17/10/95 - Recepción y almacenamiento de la documen-tación

Norma Nº 3 del 25/10/95 - Selección, depuración, registro y archivo de ladocumentación

Norma Nº 4 del 2/11/95 - Medidas de seguridad

Norma Nº 5 del 28/11/95 - Funcionamiento de la Secretaría del AIC

Norma Nº 6 del 16/2/96 - Régimen funcional para la documentación de ar-chivo

Norma Nº 7 del 16/5/96 - Medidas complementarias de seguridad.

Norma Nº 8 del 6/8/96 - Régimen funcional para el componente jurídico-sumarial

Norma Nº 9 del 18/10/96 - Régimen funcional del Equipo de Trabajo deInformática.

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Norma Nº 10 del 30/10/96 - Conceptos básicos y terminología del AIC.

3.3.5.5.- La colaboración con organismos del Estado Nacional

La gestión del Programa AIC se vio notablemente favorecida por la colabora-ción con distintos organismos y entes de la Administración Pública Nacional;entre ellos, el Archivo General de la Nación, la Dirección Nacional de Arquitec-tura, y la empresa FE.ME.SA.

Mediante el monitoreo y la supervisión del Programa Archivo Intermedio Cen-tral de Ferrocarriles Argentinos (e.l.), el Archivo General de la Nación prestó uneficaz acompañamiento técnico al proceso de concentración, depuración e in-tegración de la archivalía ferroviaria.

Se contó con el asesoramiento y la cooperación de la Dirección Nacional deArquitectura en el diseño de proyectos y la inspección de obras de remodela-ción edilicia del ex Almacén General.

Con base en un acuerdo de cooperación y asistencia recíproca con FE.ME.SA.,se desarrollaron normas, sistemas y procedimientos para la gestión coordinadade archivos, lo cual facilitará la integración de las archivalías de origen común.

Se contó con el apoyo técnico de la Contaduría General de la Nación en el es-tudio de factibilidad técnica para la implantación gradual de sistemas de gestióndocumental con tratamiento de imágenes para aquellos procesos operativosdinámicos con altos niveles de consulta.

3.3.5.6.- Las ofertas de tercerización

El período durante el cual se desarrolló el proyecto de concentración coincidiócon un notable crecimiento de la oferta, en el país, de servicios privados deadministración de archivos. A través de sus ofertas, los mismos destacaban lasventajas de la “tercerización” (“outsourcing”) de la concentración, la guarda, lacustodia, la gestión y el tratamiento de la documentación.

Las ventajas de esta opción residían en la posibilidad de “desentender” a lasautoridades de la Empresa de la problemática de los archivos, de manera quepudieran concentrar sus esfuerzos en las tareas disolutivas y liquidatorias.

La desventaja residía fundamentalmente en el índice costo-beneficio-riesgo delservicio, frente a la dispersión y al estado de la documentación, junto a las pe-culiares condiciones en que debía darse respuesta a los requerimientos pe-rentorios de los juzgados y organismos de previsión y seguridad social.

Al disponer el Programa de los recursos edilicios, materiales, tecnológicos ycognitivos necesarios para desarrollar el servicio internamente, la comparaciónde los índices asociados a las opciones de servicio propio y por terceros resul-taba significativamente favorable a la primera opción.

Sin perjuicio de lo anterior, se mantuvieron abiertas las relaciones con un con-junto de oferentes de servicios de archivo, así como la actualización de susantecedentes, garantías, capacidades y ofertas, a fin de disponer de un respal-do para la eventual complementación en caso de eventual insuficiencia de losrecursos propios.

3.3.5.7.- La vinculación con organizaciones del entorno

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En función de las interdependencias emergentes de las características del AICy de su localización, se prestó especial atención a la vinculación con las orga-nizaciones del entorno.

A través de dichas vinculaciones, se convinieron acciones de colaboración conla Municipalidad de Lanús, con las delegaciones locales de la Policía Federal yla Provincial, con los Bomberos Voluntarios de Lanús, con los centros de saludlocales, con la delegación del concesionario ferroviario y con la Unidad Ejecuto-ra del Programa Ferroviario Provincial.

A través de dichas acciones pudieron cubrirse diversos aspectos de suma rele-vancia para la operación del AIC y para la prevención de riesgos.

3.4.- EL RELEVAMIENTO Y EL TRASLADO DE LOS ARCHIVOS

3.4.1.- La formulación del proyecto de relevamiento y traslado

La formulación del proyecto de relevamiento y traslado de archivos -integrantedel Programa AIC- se inició en febrero de 1995 con base en los datos prove-nientes del relevamiento inicial de los archivos de la Capital Federal y del Co-nurbano Bonaerense (ver Sección 3.2.3.), así como de fuentes locales en elcaso de los ubicados en el Interior.

Posteriormente dichos datos fueron ajustados con información obtenida de losrelevamientos en terreno, determinándose la existencia de noventa y ocho (98)archivos periféricos con documentación sujeta a concentración: doce (12) en laCapital Federal y el Gran Buenos Aires, y ochenta y seis (86) en el interior delpaís.

El documento del proyecto está integrado por los siguientes componentes:

Cuerpo central:

El contenido del cuerpo central del proyecto fue el siguiente: a) descripción dela situación de los archivos de la Empresa, b) caracterización de las tareas porrealizar, c) especificación de los criterios de traslado, d) división de las tareasen fases cronológicas, e) el equipo humano, los recursos y los medios necesa-rios para la ejecución del proyecto, f) especificación de cronogramas y de res-ponsables.

Anexos

a.- Antecedentes

Estructura normativa del programa AIC y del proyecto de relevamiento ytraslado de archivos.

b.- Alcance del proyecto

Especificación de los archivos periféricos: localidades, volumen de docu-mentación, peso, distancias por recorrer, cantidad de vehículos y viajesnecesarios para el traslado.

c.- Organización del equipo del proyecto

Especificación de la estructura del equipo del proyecto y de las responsa-bilidades de cada integrante.

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d.- Adecuación y acondicionamiento del AIC

Dado que los avances en el traslado de los archivos periféricos estabancondicionados por la capacidad disponible en el AIC para recibir y ordenarla documentación trasladada, se especificó un cronograma de adecuacióny acondicionamiento de éste, con el fin de sincronizar las actividades deambos proyectos.

e.- Relevamiento de archivos periféricos

Provee instrucciones y cronogramas para realizar el relevamiento de losarchivos periféricos previstos y de los no previstos originariamente.

f.- Traslado de documentación

Establece las fechas tentativas en que se realizará el traslado de cadauno de los archivos periféricos. Se previó concluir los traslados en veintiún(21) meses.

g.- Instrucciones a los coordinadores zonales

Provee instrucciones a los coordinadores zonales para coordinar las ta-reas de acondicionamiento y carga de la documentación existente en losarchivos periféricos de las respectivas localidades.

h.- Plazos de guarda

Detalla las bases legales y normativas atinentes a los plazos de guardade la documentación, adoptando los siguientes referentes: la Ley NacionalNº15.930, el Decreto PEN Nº 232/79, el Decreto PEN Nº 1571/81, la Re-solución F.A. D. Nº 140/59 y la Resolución F.A. I. Nº 884/61.

i.- Acondicionamiento de la documentación

Provee instrucciones y especificaciones para el acondicionamiento de ladocumentación en cajas o bultos (medidas: 30x40x50): a) el acondicio-namiento y el embalaje b) la rotulación e identificación, y c) los registros ydocumentos por elaborar durante el proceso de embalaje.

j.- Carga, transporte y descarga de documentación

Provee instrucciones y especificaciones para: a) preservar la integridad delas cajas, de los bultos y de la carga, b) preservar el orden durante losprocesos de carga y descarga, y c) registros y documentos por elaborar yverificar durante los procesos de carga, descarga, entrega y recepción dela documentación.

k.- Acondicionamiento de la documentación en el AIC

Especifica la operatoria para el acondicionamiento de la documentaciónen el AIC, de acuerdo con las siguientes fases: a) ubicación preliminar, b)clasificación y ordenamiento, y c) selección y expurgo.

l.- Normas administrativas

Especifica y normatiza los aspectos administrativos por contemplar en laejecución del proyecto, incluyendo cuestiones tales como las rendicionesde pasajes, viáticos, combustible y peaje, mantenimiento de vehículos,gastos eventuales, etc.

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m.- Proyectos específicos

Define los aspectos por contemplar en la elaboración de los proyectos es-pecíficos correspondientes a los procesos de relevamiento, acondiciona-miento y traslado de la documentación existente en los archivos periféri-cos de cada localidad.

n.- Recursos financieros

Detalla las bases para la elaboración del presupuesto del proyecto gene-ral y de los proyectos específicos.

3.4.2.- Los recursos humanos asignados

El equipo humano asignado al proyecto de relevamiento y traslado de archivosestuvo integrado por cinco (5) agentes calificados para la tarea y por tres (3)conductores de vehículos.

Los agentes fueron responsables de: a) efectuar el relevamiento de documen-tación en los noventa y ocho (98) archivos periféricos, b) seleccionar la docu-mentación por trasladar, c) instruir al personal local para acondicionar la docu-mentación para su traslado, d) proveer las cajas y cintas engomadas para elembalaje, e) dirigir las operaciones de carga y de traslado hacia el AIC.

El acondicionamiento de la documentación en origen estuvo a cargo del perso-nal disponible en cada localidad, con las instrucciones de los agentes del pro-yecto. En aquellos asentamientos que no disponían de personal, el acondici-namiento fue realizado por el personal del proyecto.

3.4.3.- Los recursos financieros

Se asignó al proyecto una partida presupuestaria anual para afrontar los gastosde pasajes, viáticos, peajes, combustible y reparaciones menores en los vehí-culos.

3.4.4.- Los medios de transporte

Se asignó al proyecto el uso de los siguientes medios de transporte, que fueronutilizados con las capacidades que se indican en cada caso: a) un camión Fiatsemi-remolque, con una capacidad de 560 cajas, b) un camión Ford 7000, conuna capacidad de 240 cajas, c) un camión Ford 7000, con una capacidad de140 cajas), y d) una camioneta Ford F-100 para la ejecución de los releva-mientos, así como para traslados complementarios.

Dadas las limitaciones en la disponibilidad de conductores, sólo pudo enviarseal interior del país un máximo de dos (2) vehículos por semana.

La capacidad promedio disponible en cada viaje fue de 240 cajas (de 30x40x50cm), con un peso medio de 30 kg. cada una, lo que resultaba en un peso totalpromedio de 7.200 kg.

3.4.5.- La ejecución de los relevamientos y traslados

La ejecución del proyecto de relevamiento y traslado masivo de documentación

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se inició el 20/3/95.

El primer relevamiento alcanzó a seis (6) localizaciones periféricas, asignándo-se a su realización la totalidad del personal del equipo, con el propósito de quesus integrantes establecieran y documentaran criterios uniformes para tratarproblemas no previstos originariamente, así como las eventuales peculiarida-des que pudieran hallar en los relevamientos posteriores.

El segundo relevamiento se realizó con el 50% del personal, asignando el otro50% al traslado de las existencias determinadas en el primer relevamiento.

Este procedimiento se mantuvo, en general, durante todo el desarrollo del pro-yecto. Las excepciones estuvieron dadas por aquellas localizaciones en lasque, frente a la carencia de personal local y al reducido volumen documental,resultó conveniente y posible realizar conjuntamente las tareas de relevamientoy traslado (por ejemplo: Comodoro Rivadavia, Laguna Paiva, San Cristobal).

Al relevar la documentación “en campo”, el mismo personal procedió simultá-neamente a relevar los agentes, los servicios, los bienes muebles y los inmue-bles que la Empresa mantenía en cada una de las localizaciones, a fin de su-ministrar la información pertinente a los sectores competentes en dichos as-pectos.

La prioridad de los traslados estuvo determinada por una transacción entre: a)la concentración de la documentación existente en las localizaciones más re-motas y vulnerables, avanzando sucesivamente (centrípetamente) hacia lasmás accesibles y resguardadas, y b) las prioridades de los sectores responsa-bles de la desafectación y la liberación de inmuebles.

Las cajas para el acondicionamiento de la documentación fueron distribuídasentre las localizaciones a medida que se realizaban los relevamientos. Con lafinalidad de reducir los costos de traslado de los archivos de las respectivaszonas, se constituyeron depósitos zonales en Bahía Blanca, Concordia, Córdo-ba, Mendoza, Paraná, Rosario y Tucumán.

En general, los traslados se realizaron con recursos propios de la Empresa.Los únicos casos en que se usaron medios externos fueron los de Tucumán(por tren), Comodoro Rivadavia, Salta y Tafí Viejo (por empresas de transporteautomotor).

3.4.6.- El estado del proceso al 30/09/96

Al 30/09/96 la archivalía concentrada en el AIC totaliza una longitud de 34.437metros lineales, contenida en 68.874 cajas y otros soportes (planeras, ficheros,libros, etc.).

Los productos del proceso de traslado y concentración de archivos, desde elinicio del proyecto, se sintetizan en los siguientes términos:

al 1/1/95

(en cajas)

al 30/9/96

(en cajas)

Archivos relevados 50.600 99.000

+Archivos por relevar (estimado) + 48.000 + 1.000

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=Total de archivos relevados y por relevar = 98.600 = 100.000

- Depuración estimada y realizada - 18.000 - 18.000

= Total de archivos por concentrar en el AIC = 80.600 = 82.000

- Archivos concentrados en el AIC - 5.000 - 68.874

= Archivos que restan concentrar en el AIC = 75.600 = 13.126

Ubicación de los archivos por trasladar:

Capital Federal y Gran Buenos Aires 26.800 13.126

Interior del país 48.800 ---

De acuerdo con los datos disponibles, al 30/09/96 quedan por trasladar 13.126cajas de archivos de ex cabeceras de Líneas ubicadas en la Capital Federal,previéndose su conclusión hacia Diciembre de 1996.

3.4.7.- Los productos y los costos

Los productos y los costos de los procesos de relevamiento y traslado -al30/09/96- fueron los siguientes:

Bultos transportados: 66.591

Kilómetros recorridos (relevamiento y traslado) 190.000

Toneladas transportadas 1.720

Costos del traslado

- costo por bulto trasladado $ 1,52

- costo por kilómetro recorrido (relev. y trasl.) $ 0,43

3.4.8.- Los procesos de clasificación y depuración

En las localizaciones de origen se realiza una clasificación y depuración preli-minar previa al traslado. La desafectación local se limita al material que -deacuerdo con criterios preestablecidos- resulta evidentemente superfluo y ca-rente de valor inmediato o mediato (por ejemplo: colecciones de circulares yboletines operativos repetidos en múltiples localidades y ya sistematizadas enel AIC).

Una vez que la documentación arriba al AIC, se procede a: a) una clasificaciónpor rubro (Personal, Contabilidad, Técnica-Comercial, Institucional, Varios), deacuerdo con la función y el principio de procedencia, y por series dentro de ca-da rubro, b) registro de las referencias de origen, c) registro informático, d) or-denamiento en los locales asignados, y e) ubicación física en las estanteríasasignadas.

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Durante la etapa de “constitución” no se realizaron tareas sistemáticas de se-lección, desafectación ni expurgo. Las mismas se iniciarán a partir de la etapade “integración”, cuando se disponga de un panorama integrado de la archiva-lía.

Tras la depuración final y posterior integración de la archivalía, se estima que elarchivo concentrará unos 43.000 metros lineales de documentación.

Adicionalmente se prevé que deberán concentrarse unos 20.000 metros linea-les provenientes del Organismo Central, tras la disolución de la Empresa, asícomo unos 20.000 metros lineales de archivos de FE.ME.SA.

3.5.- LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROGRAMA

La estructura organizativa del Programa fue evolucionando en función de lasnecesidades de las sucesivas etapas, y formalizándose a través de resolucio-nes empresarias.

Por Resolución I. Nº 1150 del 28/10/94 se estatuyó el Programa ArchivoIntermedio Central de Ferrocarriles Argentinos como instrumento articulador delas actividades de la Empresa para la preservación y concentración de susarchivos.

Por Resolución I. Nº 1160 del 10/11/94 se asignó al Archivo Intermedio Central,por el término de veinte (20) años, el uso del predio correspondiente a las dosalas del ex-Almacén General adyacente a la estación Remedios de Escalada(de la ex-Línea Roca), sito en la localidad de Remedios de Escalada, Partidode Lanús, Provincia de Buenos Aires.

La Resolución L. Nº 33 del 10/9/95 aprobó la estructura funcional transitoriapara el AIC, unificando la gestión operativa del archivo intermedio con lacoordinación del relevamiento de los archivos periféricos, de la programación yejecución de los traslados, así como de los medios y recursos para lasoperaciones de carga, traslado y descarga de la documentación.

La Coordinación Operativa del AIC tiene el objetivo de concluir la constitución ypuesta en régimen del AIC, atendiendo los aspectos documentales, edilicios,de equipamiento y logísticos, con base en las directivas y criterios impartidospor el Coordinador General del Programa AIC.

A tal fin, le dependen directamente la Unidad Intendencia y los siguientes equi-pos de trabajo: a) Recursos Humanos, b) Contabilidad, d) Técnico y e) Jurídico-Institucional, así como aquellos que se constituyan en el futuro para cubrir losrequerimientos de resguardo y recuperación de documentación emergentes delproceso disolutivo de la Empresa.

Con el propósito de disponer de las perspectivas de las diversas áreas y secto-res de la Empresa, se han constituído dos órganos de participación: el Comitéde Archivos y la Comisión de Selección Documental.

El Comité de Archivos está integrado por los representantes designados por lasAreas, junto con los integrantes del equipo del Programa (ETEDA).

La Comisión de Selección Documental, en cumplimiento de lo establecido en elDecreto Nº 1571/81, tiene a su cargo la discriminación entre la documentaciónpor preservar y por desafectar.

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3.6.- LOS CLIENTES DEL AIC

3.6.1.- El vaivén de los centros de gravedad

Aún cuando la atención a los clientes es la cuestión primordial y esencial delPrograma Archivo Intermedio Central, su tratamiento se ha reservado para laúltima sección del ensayo y para las conclusiones.

Ello obedece a dos motivos de orden fáctico. En primer lugar, porque se tratade la cuestión más vinculada al futuro del AIC. En segundo lugar, porque laatención sobre la misma -que en su momento constituyó el origen del Progra-ma- debió ser relegada frente a la urgencia de los relevamientos y los trasladospara la concentración de la archivalía ferroviaria.

Como se sabe, en todo proyecto es frecuente que lo urgente desplace -al me-nos temporariamente- a lo importante.

En realidad, la atención a los clientes hubiera quedado como una mera procla-ma retórica, vacía de contenido real, si no se dispusiera de toda la documenta-ción concentrada en el AIC.

Paralelamente, no tendría sentido alguno haber concentrado toda la documen-tación en el AIC si ésto no permitiera prestar una satisfactoria atención a losclientes.

En definitiva, cabe reconocer que, en algunos momentos, la intensidad de lastareas operativas produjo cierto desplazamiento fáctico en las prioridades.

Cuando hubo que ordenar documentación proveniente de diversos orígenes,muchas veces “a granel”, no siempre fue posible prestar la debida atención aalgunos de los clientes. Cuando fue necesario intercalar las búsquedas con losprocesos de clasificación y ordenamiento de masas de documentación prove-niente de los archivos periféricos, la atención de demandas respondió, fre-cuentemente a procesos de tipo “artesanal” no del todo eficientes.

Hallándose hoy la mayor parte de la documentación concentrada y ordenada,el centro de gravedad del AIC vuelve a ubicarse en la atención personalizada alos clientes.

3.6.2.- ¿Quiénes y cómo son los clientes del AIC?

De acuerdo con un principio básico del marketing de servicios, el primer pasopara servir eficazmente a las clientelas consiste en indagar sobre sus caracte-rísticas, necesidades, intereses y expectativas, a fin de lograr el mayor conoci-miento posible de las mismas.

Con base en dicho conocimiento, será posible segmentar las clientelas, definirlos perfiles de cada segmento, ponderar sus requerimientos y dimensionar losservicios “a la medida” de sus perspectivas, necesidades, intereses y expecta-tivas.

Dado que la experiencia del AIC puede resultar útil para la gestión de archivosde otros entes residuales del Estado Nacional y Provincial, así como de otrospaíses de la región, en esta sección se reseñará una caracterización de losdistintos clientes del AIC.

En una primera clasificación, se distinguen dos grandes grupos de clientes: los

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internos y los externos (ver sección 3.3.2.).

3.6.2.1.- Los clientes internos

Los clientes internos -los distintos sectores de FA (e.l.)- concentran, en la etapaactual, la mayor participación en los requerimientos de documentación que sele formulan al AIC.

La condición de ente en liquidación que tiene la Empresa impone la prioridadde dar solución definitiva a todas las cuestiones pendientes -deudas, créditos,juicios, transferencias y otras- a fin de concretar la efectiva disolución del ente.

Para operar dichas soluciones se requiere el acceso a los antecedentes y ex-pedientes pertinentes.

Puede preverse que a medida que se vayan resolviendo las cuestiones pen-dientes hasta la disolución del ente, el volumen de requerimientos de estosclientes irá decreciendo. Simultáneamente irá creciendo el volumen de reque-rimientos de clientes externos, dada la naturaleza de las necesidades de éstos.

En general, los clientes internos formulan sus requerimientos por escrito, a tra-vés de notas, memos y fax al AIC, respondiéndolos éste por nota acompañadade la documentación requerida.

Además de los pedidos de documentación para cubrir las propias necesidadesdel ente residual, los clientes internos desempeñan también un rol de interme-diación entre el AIC y ciertos clientes externos, tales como los jueces del PoderJudicial, los concesionarios de servicios ferroviarios, los organismos de previ-sión y seguridad social, y los organismos de contralor; todos ellos con plazosperentorios de respuesta.

El perfil de los clientes internos -en orden de magnitud de requerimientos- res-ponde a las siguientes características:

- Sector Recursos Humanos: es el segmento que más requerimientosefectúa al AIC, los que deben responderse dentro de plazos perentorios.En general requieren legajos, recibos de haberes, fichas sumarias de le-gajos de personal, fichas médicas, y otros documentos. No siempre losrequerimientos contienen los datos mínimos necesarios para efectuar unabúsqueda eficiente de la documentación solicitada. Por otra parte, solici-tan gran cantidad de fotocopias de la documentación, lo que insumeabundante tiempo del personal del AIC.

- Sector Contabilidad: es el segundo segmento en orden de magnitud derequerimientos, los que también deben responderse dentro de plazos pe-rentorios y, en general, sin disponer de datos precisos para las búsque-das. La documentación más requerida por este segmento consiste en ex-pedientes con antecedentes de contrataciones, órdenes de compra, licita-ciones y contratos. En general necesitan los documentos originales, losque son retirados y reintegrados de acuerdo a las normas vigentes en elAIC.

- Sector Técnica Comercial: efectúa requerimientos con plazos de res-puesta acordes a la magnitud de lo solicitado, aportando los datos nece-sarios para la búsqueda. La documentación más solicitada es: copia deplanos, expedientes sobre accidentes ferroviarios, antecedentes de obras,

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de compras y de reparaciones.

Los requerimientos de los demás sectores de la Liquidación son notoriamenteinferiores en magnitud y los mismos se formulan por escrito sin imponer plazosperentorios,

3.6.2.2.- Los clientes externos

Se denominan clientes externos a aquellos que son ajenos a FA (e.l.), inclu-yendo a los peritos, verificadores, concesionarios, investigadores y público engeneral.

Cabe esperar que al producirse la disolución definitiva de la Empresa, laafluencia de requerimientos de los clientes externos aumente sustancialmente,dado que se canalizarán directamente hacia el AIC las necesidades de docu-mentación que hoy son atendidas o intermediadas por los sectores de la Em-presa.

Una característica común a la generalidad de los clientes externos es la dis-conformidad que manifiestan por tener que trasladarse hasta la localidad deRemedios de Escalada para hallar respuesta a sus requerimientos.

Es así como frecuentemente llegan al AIC con una actitud de molestia, preten-diendo que sus requerimientos sean satisfechos instantáneamente.

El personal de atención al público del AIC ha sido preparado para absorber laseventuales manifestaciones de molestia y atenuarlas con buen trato, compren-sión y cordialidad.

Entre los clientes externos se destacan, por magnitud de requerimientos, losletrados y peritos, junto a los verificadores de los organismos de previsión yseguridad social y de contralor.

a) Los letrados y peritos

Los letrados y peritos formulan sus requerimientos de documentación en lotesde 1 a 30 agentes, y generalmente sobre el término de los plazos procesalesdel Poder Judicial. Es por ello que pretenden ser atendidos y satisfechos en eldía.

Entre los peritos predominan, por profesión, los contadores públicos, siguién-doles los abogados, los ingenieros y los médicos.

Sólo en contados casos se presentan personalmente en el AIC para formularsus pedidos; normalmente efectúan sus requerimientos y solicitan turno deatención por fax.

En algunos casos pretenden efectuar las pericias por vía telefónica, expresan-do que los honorarios que perciben no justifican el trastorno del viaje hastaRemedios de Escalada.

En algunas oportunidades se presentan en el AIC fuera de los días y horariosde atención, aduciendo desconocimiento de los mismos y pretendiendo que sesatisfagan sus requerimientos en el momento, debido al inminente vencimientode sus plazos y a la dificultad del traslado.

La documentación más solicitada por esta clientela está compuesta por legajosde personal, boletas de sueldo, legajos o fichas médicas, y expedientes sobreaccidentes. Generalmente solicitan que el AIC les entregue fotocopias de la

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documentación que requieren para sustentar sus pericias.

Es común que requieran la orientación del personal del AIC sobre cuestionestécnicas.

b) Los verificadores de organismos de previsión y seguridad social

Los verificadores de organismos de previsión y seguridad social formulan re-querimientos relativos a un promedio de 20 ex-agentes en cada visita al AIC,con plazos del orden de 15 días para presentar la documentación requerida.

Sólo eventualmente efectúan requerimientos por fax; normalmente se presen-tan personalmente en el AIC, concurriendo en horarios de atención sin previoaviso.

La documentación más solicitada por este segmento de clientela está integradapor legajos de personal, boletas de sueldo y legajos o fichas médicas.

Sus verificaciones pueden dividirse en dos grupos: a) verificaciones de ex-agentes jubilados, y b) verificaciones de ex-agentes que tramitan la jubilación.

c) Los prestadores de servicios ferroviarios

Los prestadores de servicios ferroviarios canalizan sus requerimientos al AIC através del Departamento Técnica Comercial.

En general, solicitan copia de planos diversos (vía y obras, infraestructura, cru-ces ferroviarios, material rodante, antecedentes de predios y edificios ferrovia-rios, entre otros.

La documentación les es entregada con plazos de devolución, los que gene-ralmente se cumplen sin dilaciones.

d) Archivo General de la Nación e investigadores

El Archivo General de la Nación formula ocasionales requerimientos de docu-mentación relativa a obras y hechos con significación histórica.

Los investigadores concurren al archivo para formular consultas sobre docu-mentación testimonial, así como sobre series documentales que puedan apor-tar datos y elementos de juicio para sustentar sus estudios.

e) Público en general

El AIC recibe consultas y pedidos de diversos públicos, desde institucioneseducativas, museos y bibliotecas, hasta familiares de ferroviarios que solicitancopias de documentación relativa a sus ancestros.

3.6.3.- ¿Cómo se satisfacen los requerimientos de los clientes?

En el caso de los clientes internos, con base en la documentación solicitada y ala urgencia de la respuesta, se asignan prioridades en la búsquedas y remisiónde lo solicitado.

A los clientes externos se le asigna un turno para concurrir al AIC a realizar suactividad o retirar el material requerido.

Durante los dos últimos trimestres se atendieron los siguientes requerimientosmensuales de los referidos sectores de clientes:

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La atención de requerimientos de clientes(promedios mensuales por trimestre)

CLIENTES REQUERIMIENTOS ATENDIDOS(promedios mensuales)

1/4/96-30/6/96 1/7/96-30/9/96

Clientes internos (requerim.) 430 600

Clientes externos

Peritos (consultas) 350 500

Inspect. ANSeS (verific.) 48 60

Concesión. (consultas) 48 63

Otros clientes (consultas) 15 19

El contenido central de este ensayo estuvo referido a la problemática de losarchivos de los entes residuales del Estado Nacional.

Dicha problemática fue ilustrada mediante la reseña de los procesos de rele-vamiento, concentración y reorganización de los archivos periféricos de Ferro-carriles Argentinos (e.l.) en el Archivo Intermedio Central (AIC) del propio enteresidual.

Con base en la mencionada reseña del caso -el más complejo entrelos entes residuales- pudo apreciarse que, a través de la ejecuciónde un plan de acción que contó con el permanente apoyo de las au-toridades y de los distintos sectores de la Empresa, la etapa de“constitución” del AIC está arribando a su culminación. La archivalíaconcentrada permite, hoy, dar respuesta a los crecientes requeri-mientos de documentación e información por parte de las distintascategorías de “clientes”: los sectores del ente residual, los jueces,los peritos, los entes previsionales y de la seguridad social, los con-cesionarios, entre otros. Próximamente se iniciará la etapa de “inte-gración”, que tendrá el propósito de disponer y aprestar al AIC parala etapa de “operación en régimen”.

Cabe aquí plantear una cuestión esencial que resulta común a todos los archi-vos de los entes residuales. Dicha cuestión radica en las características de“monopolio natural” de los servicios de dichos archivos, frente a un inmensoconjunto de “clientes cautivos” que sólo pueden confiar en las prestaciones deaquéllos para localizar documentación e información imprescindible para la co-bertura de un amplio rango de necesidades, intereses y derechos del Estado yde los individuos.

CAPITULO 4

CONCLUSIONES

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En el caso del AIC de FA (e.l.), por ejemplo, de nada valdría haberacumulado miles de planos, planimetrías y otro material cartográfico,ni millones de expedientes, legajos personales, fichas sumarias, re-cibos de haberes e historias clínicas, si el servicio no resultara idó-neo para dar respuesta oportuna a las necesidades del Estado y decada persona derecho-habiente.

Así como el Archivo Histórico Ferroviario deberá proveer el accesode los estudiosos e investigadores a fuentes documentales exclusi-vas, el Archivo Intermedio Central deberá garantizar el acceso a do-cumentación e información exclusiva para la defensa de los dere-chos e intereses del Estado y de la inmensa población que ha esta-do vinculada al quehacer ferroviario.

El referido carácter monopólico de los archivos de cada uno de los entes resi-duales obliga a contraer el firme compromiso de prestar el servicio en condi-ciones satisfactorias de calidad y confiabilidad, frente a toda la población de“clientes cautivos”.

Los deseos y las expectativas de los clientes de los archivos de los entes resi-duales son relativamente fáciles de determinar. Todos ellos pretenden obtenerla documentación y la información que requieren, de manera eficaz, oportuna yrelativamente eficiente.

Si en el caso de los servicios públicos que han sido privatizados como “mono-polios naturales”, el Estado establece entes de regulación y contralor que -entreotras funciones- deben replicar las exigencias de calidad en condiciones com-petitivas, los archivos de los entes residuales deberán imponerse una disciplinade autoevaluación de su desempeño desde las perspectivas y los intereses desus clientes.

Dada la trascendencia de los aspectos que dependen de las prestaciones delos archivos de los entes residuales, si sus clientes percibieran que éstos no lesprestan servicios eficaces y eficientes, no sólo se alejarían masivamente de losmismos -resignándose a una total impotencia en la cobertura de sus necesida-des, intereses y derechos- sino que dicha inoperancia podría acarrear conse-cuencias imprevisibles para el Estado y para la Sociedad.

El AIC de FA (e.l.), por ejemplo, que en la actualidad es el repositorioexclusivo de la memoria oficial de dos millones de vidas laborales, yque próximamente lo será de toda la infraestructura ferroviaria con-cesionada y remanente, así como de toda la documentación quesustenta la actuación institucional del Estado como ex-prestador deservicios ferroviarios, no podría sobrevivir en un estado de eficacialimitada.

La calidad y la confiabilidad del servicio constituyen el fundamento de los archi-vos de los entes residuales, porque el “producto” central y el objeto de los mis-mos es un desempeño esperado por los clientes.

Si dichos archivos no pudieran garantizar que los clientes obtengan -de manerasegura, oportuna y eficiente- la documentación que requieran, no cumpliríancon la misión para la cual fueron creados y socavarían sus propias posibilida-des en el corto plazo.

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Sólo un monitoreo permanente y una evaluación frecuente de la calidad, laconfiabilidad y la eficiencia de los servicios de estos archivos permitirán detec-tar problemas en los distintos factores intervinientes y contribuir a corregirlos,mientras ello aún resulte posible.

Los archivos de los entes residuales deben definir y comunicar con claridad elnivel de servicio que pretenden proporcionar, de manera que los empleadossepan las prestaciones que deben entregar y los clientes sepan lo que puedenesperar de ellos.

En ese marco, será posible poner en marcha un ciclo de mejora permanentesustentado en los siguientes principios:

a� Establecer niveles elevados de calidad de servicio que comprometan atodos los integrantes, desde la coordinación general hasta los nivelesbásicos de ejecución.

b� Estar convencidos de que el 100% de confiabilidad es una meta alcan-zable y valiosa.

c� Premiar la confiabilidad y el servicio libre de errores.

d� No conformarse nunca con el estado de cosas alcanzado, sino inducira mejoras constantes.

e� Medir, monitorear y evaluar permanentemente el desempeño de losservicios (mediante auditorías, encuestas, “cliente fantasma”; recep-ción, registro e indagación de quejas y sugerencias, así como de otrasfuentes de datos).

f� Mantener un ambiente de fluída cooperación entre los empleados, da-do que las relaciones entre éstos se reflejarán en las relaciones con losclientes externos.

Todos los componentes de la estructura organizativa de estos archivos debe-rán estar auténticamente compenetrados con sus propias responsabilidades ycon las responsabilidades del conjunto. Ningún factor relevante podrá resultarajeno a alguno de los integrantes.

Es imprescindible que los clientes perciban que son atendidos de manera inte-gral e integrada por una organización unificada, que exhibe una manifiesta si-nergia puesta al servicio de sus necesidades, intereses y expectativas de recu-peración de documentación e información.

La oportunidad más significativa para la gestión de los archivos de los entesresiduales se halla en el terreno en donde interactúan el prestador del servicioy el cliente. Está en los lugares donde -a través del personal de atención alcliente y de los demás recursos disponibles- se da “el momento de la verdad”del servicio, en el cual queda en evidencia -a través de la respuesta a los re-querimientos concretos- si los archivos cumplen o no con su misión; si justificano no su existencia.

El hecho de que la gestión de los archivos de los entes residuales dependa dela calidad y de la confiabilidad del servicio y tenga lugar principalmente en elterreno, implica consecuencias importantes en lo que deben hacer los respon-sables y en la clase de personas que deben ocupar dichos puestos.

Los responsables de estos archivos deben constituirse en auténticos líderes de

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la atención de las necesidades, los intereses y las expectativas de los clientes;lo cual exige una perspectiva que va “desde el cliente hacia la organización”más que “desde la organización hacia el cliente”.

Un responsable con una perspectiva “desde la organización hacia el cliente”,tenderá a condicionar las demandas de los clientes en función de las limitacio-nes y de las conveniencias propias del respectivo archivo.

Un responsable orientado “desde el cliente hacia la organización” se esforzarápara que el archivo satisfaga, en grado creciente, las demandas, intereses yexpectativas de los clientes, a través de un aprendizaje permanente.

1.- REFERENCIAS NORMATIVAS

• Ley Nº 15.930 - Organización y funciones del Archivo General de la Nación,Proyecto del PEN aprobado por el Senado el 13/11/59 y por la Cámara deDiputados el 5/10/61. B.O. 23/11/61.

• Decreto Nº 232/79 - Conservación de archivos administrativos - fecha29/1/79.

• Decreto Nº 1571/81 - Plazos de guarda documentación administrativa -fecha: 9/10/81, B.O. 20/10/89.

• Resolución F.A. D. Nº 140 del 21 de mayo de 1959: establece plazos deguarda para series documentales de Ferrocarriles Argentinos.

• Resolución F.A. I. Nº 884 del 4 de enero de 1961: establece plazos deguarda para series documentales de Ferrocarriles Argentinos.

2.- REFERENCIAS DOCUMENTALES

• CORREA, Rubén: serie de notas caratulada “Las fuentes de la historia ar-gentina”, publicadas en LA NACION, sobre la problemática de los archivosde las empresas residuales: ¿En dónde se pondrán los archivos de las em-presas privatizadas?, 18/7/93, p. 10; ¿Dónde y cómo están los archivos delas empresas públicas privatizadas”, 19/7/93, p. 10; “Los archivos de ENTel yde Ferrocarriles están en peligro”, 20/7/93, p. 10; “Los investigadores formu-lan preguntas difíciles de responder”, 21/7/93, p. 11.

• DUCHEIN, Michel: “Características, estructuras y funciones de los archivoshistóricos”, Serie Pensamiento Universitario, México, Universidad NacionalAutónoma de México, 1980.

• FERROCARRILES ARGENTINOS. Equipo Técnico para la Evaluación deDocumentación y Archivos (ETEDA): “Diagnóstico de requerimientos del ar-chivo centralizado e integrado de Ferrocarriles Argentinos”, (Informe ETEDANº 6), Oct. 1993.

• HEREDIA HERRERA, Antonia: “Archivística General : Teoría y Práctica”, 5a.edición, Sevilla, Diputación Provincial, 1991.

• INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES: “Dictionary of Archival Termi-nology - DAT”, ICA Handbook Series, Vol. 3. Edited by Peter Walne, Mün-chen, New York, London, Paris, International Council on Archives, 1984.

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• LODOLINI, Elio: “Questione di base dell´archivistica”, en Rassegna degliArchivi di Stato, a. 30, 1970, pp. 325-364.

• LODOLINI, Elio: “Archivística : principios y problemas”, (traducido de“Archivistica: principi e problemi”, Franco Angeli Editore, Milano, 1984, porMercedes Costa Paretas). ANABAD - Asociación Española de Archiveros,Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas, Madrid, 1993.

• MARTINEZ, Juan Pablo: “El reordenamiento de la red ferroviaria argentinaen la nacionalización (1948) y en la privatización (1991)”, Todo es Historia,Nº. 347, Jun. 1996 (Boletín Historia Ferroviaria Nº 4) pp. 52-57.

• MINISTERIO DE ECONOMIA Y OBRAS Y SERVICIOS PUBLICOS. Centrode Documentación e Información: “Antecedentes y objetivos de la creacióndel Centro de Documentación e Información”, Dic. 1993.

• SCHELLENBERG, Theodore R.: “Técnicas descriptivas de archivos”, SerieCollectanea Archivística, Córdoba, Universidad Nacional de Córdoba, Fa-cultad de Filosofía y Humanidades, Escuela de Archiveros,1961.

• TANODI, Aurelio: “Manual de archivología hispanoamericana: teoría y princi-pios”, Serie Collectanea Archivística, Córdoba, Universidad Nacional de Cór-doba, 1961.

• TESORO, José Luis: “La liquidación de entes residuales del Estado Nacio-nal : el caso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.) : versión sintética”, Buenos Ai-res, INAP/DINEI, (Serie Políticas Públicas; 37), Ene. 1996.

• “ “ : “¿A quién interesan los archivos de los entes residuales del EstadoNacional?”, Temas: Estado, Administración y Políticas Públicas, Buenos Ai-res, DINEI/INAP, año 2, n 4, (Mar. 1996), pp.5-6.

• “ “ : “El rescate y difusión de bienes con valor histórico de los entes resi-duales: el caso de Ferrocarriles Argentinos (e.l.)”, Temas: Estado, Adminis-tración y Políticas Públicas, Buenos Aires, DINEI/INAP, año 2, n 5, (may.1996), pp. 10-11.

• TESORO, J.L.; JONES TAMAYO, J.C.; FIGOLI, S.R.; GALLARDO, S.: “Laconstitución del Archivo Intermedio Central de Ferrocarriles Argentinos (e.l.)”,1er. Congreso de Archivología del Mercosur, Paraná, Entre Rios, 1996 Ago.26-28.

• VAZQUEZ, Manuel: “Manual de selección documental”, (2da. ed. act.), Mi-nisterio de Gobierno. Archivo General de la Nación, Santafé de Bogotá, D.C.(Colombia) 1992.

• VAZQUEZ, Manuel: “Introducción a la Archivología : guía de estudio”, (3da.ed.), Córdoba, 1996.

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ANEXO 1

LA ESTRUCTURA CONCEPTUAL BASICA

1.- PROPOSITO, CONVENCIONES Y CONTENIDO

De acuerdo con el foco de interés y los propósitos de este ensayo, la “estructu-ra conceptual básica” adoptada para el análisis de la problemática de los archi-vos de los entes residuales tiene un carácter eminentemente instrumental.

A través de la misma se pretende proporcionar, al lector no especializado, unesquema semántico elemental para la interpretación del contenido conceptual yempírico del ensayo. Para facilitar la comprensión, las acepciones están expre-sadas de manera sinóptica, sintética y genérica.

Respecto de los conceptos provenientes de la disciplina archivística, sólo seincluyen aquellos que resultan claves para la comprensión del trabajo, sin pre-tender exhaustividad en sus acepciones ni, menos aun, la presentación de lasdistintas posiciones doctrinarias atinentes a los mismos. Dicho espacio analíticoestá satisfactoriamente cubierto por la bibliogafía de base citada en el puntoanterior, así como por los diccionarios especializados (14).

La presentación sinóptica adoptada se sustenta en los tres ejes conceptualesque definen el foco de interés del ensayo: a) documento, b) archivo, y c) movi-mientos de archivos.

Se indican en tipo “cursiva negrita” aquellos términos o expresiones cuya acep-ción está incluída en el esquema semántico (por ejemplo: documento, selec-ción, archivo intermedio, plazo de guarda).

El desarrollo de dichos ejes se sustenta en el siguiente esquema:

a.- Documento; documento de archivo

a.1.- Concepto y tipología

a.2.- Ciclo vital

a.2.1.- Gestación

a.2.2.- Vigencia

a.2.3.- Plazo de guarda

a.2.4.- Guarda permanente

a.3.- Selección y expurgo

a.4.- Evaluación; valores

a.4.1.- Apreciación de los valores inmediatos (14) Entre los diccionarios especializados, cabe destacar los siguien-tes: “Dictionary of Archival Terminology”, ICA Handbook Series, Vol.3. Edited by Peter Walne, München, New York, London, Paris, Interna-tional Council on Archives, 1984; “Dicionário Brasileiro de Terminolo-gia Arquivistica”. Sao Paulo. Associacao dos Arquivistas Brasileiros.CENADEM, 1990; “Compilación Terminológica”/ En: COUTURE, Carol yROUSSEAU, Jean-Yves, “Los archivos en el siglo XX”, Universidad deMontréal. Archivo General de la Nación, México, 1988 (la edición cana-diense es de 1982).

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a.4.2.- Apreciación de los valores mediatos

b.- Archivo

b.1.- Concepto

b.2.- Elementos constitutivos

b.2.1.- Documentos

b.2.2.- Organización

b.2.3.- Servicio

b.3.- Tipos de archivos

b.3.1.- Archivos de gestión o corrientes

b.3.2.- Archivos centrales

b.3.3- Archivos intermedios

b.3.4.- Archivos históricos

b.4.- Archivalia

b.5.- Fondo, seccion, serie (documental)

b.6.- Organizacion (clasificacion y ordenamiento)

b.6.1.- Concepto

b.6.1.1.- La clasificación

b.6.1.2.- El ordenamiento

b.6.1.3.- Métodos de organización

b.7.- Instrumentos de trabajo (guía general, inventario, catalogación, signatura)

b.7.1.- La guía general

b.7.2.- El inventario

b.7.3.- Los catálogos

b.7.4.- La signatura archivística

c.- Movimientos (traslados, transferencias)

c.1.- Conceptos

c.2.- Conceptos vinculados

c.2.1.- Acondicionamiento

c.2.2.- Archivo periférico

c.2.3.- Local

c.2.4.- Localización

c.2.4.1.- Localización de origen

c.2.4.2.- Localización de destino

c.2.4.3.- Localización central

c.2.4.4.- Localización periférica

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c.2.5.- Manipuleo

c.2.6.- Mobiliario

c.2.7.- Registro

c.2.8.- Relevamiento

c.2.9.- Reubicación

c.2.10.- Transporte

c.2.11.- Ubicación archivística

c.2.12.- Unidad productora, generadora o de origen

c.2.13.- Unidad concentradora, receptora o de destino

c.3.- Operatoria de los movimientos

2.- DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA CONCEPTUAL BASICA

A continuación se desarrolla la estructura conceptual básica:

a.- DOCUMENTO; DOCUMENTO DE ARCHIVO

a.1.- CONCEPTO Y TIPOLOGÍA

Se denomina documento a todo registro durable de información, cualquierasea su soporte físico.

De acuerdo con la forma de la información registrada en el soporte físico, losdocumentos pueden ser: a) textuales (texto escrito o manuscrito), b) gráficos(mapas, planos, dibujos), c) imágenes (fotografías, diapositivas), d) audiovi-suales (películas, videos, sistemas multimedios).

Los tipos más difundidos de soporte físico de los documentos, de acuerdocon el estado de las tecnologías pertinentes, son: a) papel (formularios, libros,fotografías), b) película (cinematografía, diapositivas, negativos fotográficos), c)magnético (discos, disquetes, casetes), d) placa sensible [cd-rom, worm (writeonce read many), disco óptico no regrabable)].

Se denomina documento de archivo a un documento resultante de una acti-vidad administrativa, que tiene por objeto impartir una orden (finalidad dispositi-va) o dejar constancia de un hecho con fines probatorios, testimoniales o infor-mativos. Con posterioridad pueden adquirir valor cultural y/o histórico.

a.2.- CICLO VITAL

El ciclo vital de los documentos se compone de cuatro fases:

a.2.1.- Gestación: período durante el cual se tramita la generación del docu-mento, hasta su puesta en vigencia.

a.2.2.- Vigencia: período durante el cual el documento tiene fuerza para dis-poner, obligar, testimoniar o informar. Como principio general, ningún docu-mento puede ser eliminado durante su vigencia.

a.2.3.- Plazo de guarda: período durante el cual el documento es conservadopara responder a eventuales requerimientos o reclamaciones administrativas olegales emergentes de su período de vigencia, o bien para servir de sustento o

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antecedente a otros documentos. Concluye con la desafectación resultantede la prescripción legal o con la culminación del período indicado para la guar-da.

a.2.4.- Guarda permanente: algunos documentos son conservados a perpe-tuidad, dados sus valores mediatos (históricos, testimoniales, culturales) o suposible interés para la investigación retrospectiva.

a.3.- SELECCION Y EXPURGO

Se denomina selección al proceso técnico por el cual, con base en la evalua-ción.se establece el plazo de guarda de los documentos de archivo

El producto del proceso de selección es la Tabla de Retención y Destino Final,en la cual se establece y asienta, para cada serie y tipo de documento: a) elplazo de guarda, y b) la decisión sobre el destino a dar a los documentos unavez cumplido el plazo de guarda (eliminación, previa elección de muestrasrepresentativas; traslado o transferencia a archivo histórico; o transferenciaa otros destinos).

El término selección designa también la rama de la Archivología que estudialos criterios de valor de los documentos y las técnicas del análisis dirigido adecidir entre la transferencia y la destrucción de documentos.

El proceso de selección se compone de distintas fases: a) evaluación o apre-ciación de los valores, b) selección, propiamente dicha, la discriminaciónsustentada en los valores, c) desafectación, la separación de los documentoscarentes de valor, d) expurgo, descarte o depuración, el acto en que se dis-pone la destrucción de documentos, y e) eliminación o destrucción, la acciónde triturar o despulpar los soportes físicos para su desecho.

La selección facilita la circulación de los documentos en función de su ciclovital, permitiendo: a) el descongestionamiento, con la consecuente agilidad enla búsqueda y recuperación de documentos, b) la disminución del espacio físi-co requerido, y c) la mayor racionalidad y calidad en la utilización de los espa-cios.

Dado que un archivo es un conjunto de documentos ligados por relacionesoriginarias, necesarias y determinadas, cualquier selección debe mantenerintactas dichas relaciones.

De acuerdo con los intereses historiográficos, jurídicos y archivísticos, la se-lección requiere suma cautela, por cuanto no es posible establecer con certezacuándo una serie documental no será necesaria nunca más.

En el plano práctico, la selección resulta imprescindible frente a la imposibili-dad material y técnica de conservarlo todo. En general, la conservación integralno resulta materialmente factible ni técnicamente conveniente para la presta-ción del servicio.

Al respecto, expresa gráficamente Vázquez (15) que la selección documental“no es una mutilación, sino la curación de un obeso”.

Pero estas consideraciones prácticas no atenúan los cuestionamientos que, enel plano teórico, afectan a la institución misma de la selección y el conse-

(15) “Manual de selección documental”, p. 3.

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cuente expurgo. Al respecto, expresa Lodolini (16):”todo expurgo constituye uncompromiso entre la exigencia teórica de conservar los archivos en su integri-dad y los motivos prácticos relativos al costo que implicaría la satisfacción deaquella exigencia”.

En esencia, el decidir hoy lo que podrá ser útil mañana constituye la única nor-ma de toda selección de documentos.

Todos quienes están involucrados con la disciplina archivística conocen algu-nas de las irreparables pérdidas provocadas por selecciones efectuadas en elpasado, aun cuando -en su momento- fueran cautelosas.

Existe una alta probabilidad de que las decisiones sobre selección de docu-mentos, adoptadas con motivaciones y criterios hoy válidos, sean reprochadasen el futuro.

Es por ello que nunca el expurgo ha de estar determinado por la insuficienciade espacio físico, sino únicamente por la intención de que sólo aquellos docu-mentos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información seandestinados a la guarda permanente.

a.4.- EVALUACION; VALORES

La evaluación de los documentos es un componente del proceso de selec-ción, que consiste en la apreciación de sus valores desde dos perspectivas,en función del ciclo vital: a) valores inmediatos o primarios (interés institucio-nal administrativo, legal, contable, técnico), y b) valores mediatos o secunda-rios (interés histórico, testimonial o cultural)

a.4.1.- Apreciación de los valores inmediatos

El valor inmediato es inherente al documento hasta tanto el mismo sustentederechos y obligaciones o sirva de fundamento a determinadas situaciones ohechos. Es paralelo a la vigencia administrativa y va perdiéndose con el tras-curso del tiempo.

En la apreciación de los valores inmediatos se ponderan los intereses emer-gentes de las perspectivas institucional, administrativa, legal, contable y técnicacon relación a los documentos en gestación, en vigencia y en plazo deguarda.

Para el establecimiento de los plazos de guarda, en el marco de la legislaciónvigente, se tienen en cuenta las normas archivísticas nacionales y locales, lasespecíficas de cada ente y las propuestas de las respectivas comisiones deevaluación.

a.4.2.- Apreciación de los valores mediatos

En la apreciación de los valores mediatos de los documentos se pondera laposible relevancia histórica, testimonial, cultural y/o el eventual interés para lainvestigación retrospectiva. Determina la decisión sobre el destino final de losdocumentos; ya sea la guarda permanente o la desafectación.

En el siguiente esquema se sintetizan las características de ambos tipos de

(16) “Questioni di base dell’archivistica”, p. 344.

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valores:

Atributos del documento Valores inmediatos o primarios Valores mediatos o secundarios

Interesa a: la institución productora y a laoficina iniciadora.

la investigación y al estudio histó-rico.

Presenta aspectos: de interés institucional, adminis-trativo, legal, contable, técnico

de interés histórico, testimonial ocultural

Fases del ciclo de vida: durante el trámite de gestación, lavigencia y el plazo de guarda.

una vez agotado el valor inmedia-to.

Se evalúa para: asignar un plazo de guarda. decidir entre la guarda permanenteo la desafectación

Se conserva durante: el plazo de guarda. a perpetuidad.

En general, la evaluación se realiza sobre series de documentos, más quesobre documentos individuales.

b.- ARCHIVO

b.1.- CONCEPTO

Se denomina archivo a una institución o al sector de una institución que res-guarda y procesa documentos de archivo para ponerlos al servicio de losusuarios.

El alcance de la acepción varía notablemente entre los distintos autores, desdeaquellos que adoptan una perspectiva amplia que incluye los archivos de ges-tión, hasta aquellos que la restringen a los archivos históricos.

Para Lodolini (17) el archivo “es el conjunto de documentos que se han gene-rado junto a una persona física o jurídica (o un grupo de oficinas u órganos deesta última) -o de una asociación de hecho- en el curso del desarrollo de suactividad y por lo tanto unidos por un vínculo necesario, los cuales, una vezperdido el interés por el desarrollo de la actividad misma, han sido selecciona-dos para la guarda permanente como bienes culturales”. Agrega dicho autor:“En esta definición, que acoge el principio de la existencia de un vínculo origi-nario, necesario y determinado entre los papeles, subrayado por Giorgio Cen-cetti, la diferencia con respecto a otras, se da por el requisito de que tiene quehaber cesado la utilidad práctica, jurídica o administrativa para la que los do-cumentos han sido puestos en existencia”.

b.2.- ELEMENTOS CONSTITUTIVOS

De acuerdo con una visión ampliamente aceptada, un archivo constituye unacombinación de tres elementos esenciales: i) documentos, ii) organización, yiii) servicio.

Seguidamente se reseñan las características de cada uno de dichos elemen-tos:

b.2.1.- Documentos

(17) “Questioni di base dell’archivistica”, p. 355.

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Un archivo es un conjunto, un complejo, una totalidad de documentos produ-cidos en el curso y como consecuencia del desarrollo de la actividad adminis-trativa de una institución o de un conjunto de instituciones productoras.

b.2.2.- Organización

La organización de un archivo debe reflejar las relaciones que vinculan a losdocumentos.

Un documento de archivo es siempre un eslabón de una o varias cadenas.Está vinculado con los documentos anteriores, simultáneos y posteriores, for-mando parte de un entramado documental.

Los documentos están ligados por relaciones originarias, necesarias y deter-minadas. Es precisamente ese conjunto de relaciones lo que caracteriza al ar-chivo y lo especifica de manera determinante. Una colección, un “florilegio”, oun conjunto artificial de documentos no constituyen un archivo.

b.2.3.- Servicio

Todo archivo tiene la misión primordial de proveer un servicio de recuperaciónde documentos a determinados usuarios actuales o potenciales.

b.3.- TIPOS DE ARCHIVOS

De acuerdo a la fase del ciclo vital de los documentos que contienen, los ar-chivos pueden clasificarse en cuatro tipos:

b.3.1.- Archivos de gestión o corrientes

Contienen documentos vigentes y activos. Generalmente están ubicados enla unidad productora para su acceso inmediato.

El tiempo de permanencia de los documentos en los archivos de gestiónoscila en el orden de los cinco (5) años.

b.3.2.- Archivos centrales

Contienen documentos vigentes o en plazo de guarda, provenientes de di-versas unidades de una institución productora.

El tiempo de permanencia de los documentos en los archivos centrales os-cila en el orden de los diez (10) años.

b.3.3.- Archivos intermedios

Contienen documentos semiactivos y pasivos de diversas instituciones pro-ductoras, hasta que se cumplan sus plazos de guarda. Una vez concluidosdichos plazos, la comisión evaluadora determinará su desafectación o sutransferencia al archivo histórico para su guarda permanente.

Las principales funciones de un archivo intermedio son: a) favorecer el acce-so a los documentos, a través de una adecuada organización, y b) procedera la evaluación y selección de los documentos, a través del equipo de técni-cos y de la comisión evaluadora de documentación..

En el archivo intermedio, va decreciendo sucesivamente el valor inmediato oprimario de los documentos, desarrollándose -en los casos pertinentes- losvalores mediatos o secundarios.

En un sistema integrado de archivos, el archivo intermedio desempeña un rol

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análogo al del “corazón” en un organismo vivo, haciendo circular los documen-tos a través de la evaluación y la selección.

En un archivo intermedio, la comisión evaluadora de documentación tienea su cargo la evaluación de cada lote de documentos, con el propósito de de-tectar el valor mediato, una vez vencido el plazo de guarda establecido enfunción del valor inmediato.

El tiempo de permanencia de los documentos en los archivos intermediososcila entre los quince (15) y los treinta (30) años.

b.3.4- Archivos históricos

Contienen documentos que, debido a su valor histórico, testimonial o cultural,son destinados a guarda permanente.

b.4.- ARCHIVALIA

Se denomina archivalía a un conjunto de documentos de archivo conserva-dos orgánicamente a través de una estructura de relaciones que -en función delos criterios de la institución productora- les provee integridad, sistematicidad,valor e inteligibilidad.

Para Tanodi (18) la archivalía es todo el material escrito, gráfico (dibujos, ma-pas, planos), multigrafiado, reprógrafo, sonoro, audio-visual (películas), prove-niente de una entidad, producido o recibido en función de sus actividades o, engeneral, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en quecumplió la función inmediata que originó su creación, y se conserva con finesadministrativos, jurídicos y científicos o culturales.

El concepto de archivalía se distingue de la noción de colección documental,dado que esta última se refiere a un conjunto de documentos compilados yorganizados de acuerdo con los criterios del coleccionista.

b.5.- FONDO, SECCION, SERIE (DOCUMENTAL)

Se denomina fondo documental al conjunto de la documentación produciday recibida por una institución, constituyendo una unidad independiente de otrosfondos o agrupaciones documentales.

En una institución de archivo pueden existir diversos fondos, procedentes dedistintas instituciones productoras.

Sección documental: es una subdivisión de un fondo documental, identifica-da con la producción documental de una unidad o división administrativa o fun-cional de la institución productora.

Serie documental: conjunto de documentos homogéneos resultante de laejecución continuada de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano deuna unidad productora, en virtud de una determinada función. Algunos ejem-plos de series documentales son: legajos de personal, carpetas de juicios,expedientes de compras.

b.6.- ORGANIZACION (CLASIFICACION Y ORDENAMIENTO)

b.6.1.- Concepto

(18) “Manual de archivología hispanoamericana”, p. 15.

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La cuestión de la organización de los archivos es frecuentemente calificadacomo el problema fundamental de la archIvística.

Como en diversos aspectos de la disciplina archivística, se manifiestan distintasposturas conceptuales y terminológicas respecto de las expresiones claves:organización, clasificación y ordenamiento.

Algunos autores fusionan la clasificación y el ordenamiento en un conceptoúnico y total al que denominan “ordenación”. Por ejemplo, la escuela italiana,representada aquí por Lodolini, sólo admite el término “ordinamento”, recha-zando el de “clasificación”.

En coincidencia con Heredia Herrera, en este ensayo se considera que el con-cepto de organización de los archivos incluye como procesos a la clasifica-ción y al ordenamiento.

Mientras la clasificación se aplica sobre un archivo o sobre un fondo; el or-denamiento se realiza sobre secciones, series o documentos.

b.6.1.1.- La clasificación

Clasificar es separar o dividir -con base en determinados criterios- un conjuntode documentos de un fondo o de secciones de un fondo, estableciendo cla-ses, grupos o series. Cada grupo o clase será único y distinto de los demás,con sus características propias, pero formando parte de una estructura única.

La estructura de clasificación de un fondo suele presentarse en un cuadroque la vincula con los componentes orgánicos y con las actividades de la insti-tución productora de donde procede (procedencia).

b.6.1.2.- El ordenamiento

El ordenamiento es el alineamiento de los documentos dentro de cada sub-conjunto resultante de la clasificación.

Ordenar es vincular en secuencia todos los documentos de cada grupo (sec-ción, serie) con base en determinados criterios.

Los criterios tradicionales de ordenamiento en los archivos son: a) cronológi-co, b) alfabético, c) geográfico, d) por materias (por “principio de pertenencia”).

b.6.1.3.- Métodos de organización

Sin perjuicio de las diferencias terminológicas, existe una amplia coincidenciaentre los autores en que el único método para la organización de un archivoes el de reconstituir la organización originaria de los documentos, aquellaque éstos tuvieron en el momento de su gestación y vigencia.

Según Lodolini (19), cualquier otro método de organización distinto del origina-rio, vulnera el vínculo original existente entre los documentos y, por tanto, ha-ce faltar la condición básica para la existencia misma del archivo.

La reconstitución del método originario de organización tiene carácter objeti-vo: quienquiera que lo aplique a un determinado archivo o fondo, obtendría elmismo resultado.

La organización de un archivo refleja el modo de ser y de funcionar de la ins-

(19) “Archivística: principios y problemas”, pp. 151-152.

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titución productora, con base en sus competencias, su organización, su es-tructura y sus procedimientos, a lo largo de su evolución y su trayectoria vital.

De acuerdo con un interés archivístico e historiográfico, el archivo debe reflejara la institución productora tal como era efectivamente, y no como hubiera debi-do ser si se hubieran aplicado rigurosamente determinadas normas de clasifi-cación y de ordenamiento.

El pretender hoy “mejorar” la organización dada a los documentos en el mo-mento en que cada uno de ellos fue registrado, clasificado y ordenado en lainstitución productora, implicaría no sólo un error archivístico, sino incluso unafalsedad histórica.

Hablar de métodos “uniformes” de organización resultaría antiarchivístico yantihistórico, por cuanto no corresponde imponer una pretendida uniformidad aarchivos que no fueron (ni pudieron haber sido) uniformes, dado que fueronproducidos por instituciones diversas, con funciones, organización y procedi-mientos diferentes, en distintas situaciones históricas.

En cada lengua existe un principio archivístico que propugna o exige la recons-titución de la organización dada a los documentos por la oficina productora.Este es el denominado “método archivístico” para la organización y -de acuer-do con distintos autores- no puede haber otro “método” para organizar los ar-chivos.

Es por ello que frecuentemente se considera una imprecisión, si no un error,hablar de organización de los archivos, afirmando que el término más co-rrecto a usar es el de “reconstitución” de la organización originaria.

La aplicación de este método no siempre resulta factible. Algunas veces la cla-sificación o el ordenamiento originario de los documentos han sido tan alte-rados por sucesivos retoques, que ya no es posible reconstituirlos. En tal caso,lo técnicamente correcto sería llegar hasta donde sea posible en la reconstruc-ción, formulando luego hipótesis -e indicándolas claramente como tales- para laparte no reconstruible.

Por otra parte, la aplicación de la referida concepción archivística-historiográfica presenta ciertos problemas prácticamente insolubles en los ar-chivos centrales e intermedios que concentran documentos provenientes dediversos (quizás de centenas o miles de) fondos relativamente homogéneosque pueden haber sufrido -cada uno de ellos- sucesivas mutaciones, alteracio-nes, mutilaciones y transformaciones durante su vida “activa”.

Considérese, por ejemplo, el caso de los fondos provenientes de unas 4.000estaciones ferroviarias que operaron históricamente en la Argentina, cada unacon sus propios estilos, peculiaridades y circunstancias en lo atinente a la or-ganización de los “archivos de estación”.

Lo mismo puede ocurrir con los documentos que pasaron por diversas depen-dencias y que fueron dispuestos -sucesivamente- de manera diversa, con baseen las competencias, las necesidades administrativas, el modo de funcionar,los estilos y las preferencias de cada una de ellas.

Como los archivos centrales e intermedios deben responder a demandas dedocumentación con propósitos probatorios o testimoniales -generalmente entérminos perentorios- no resultaría razonable supeditar la respuesta, a tales

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demandas, a los azares de búsquedas inciertas en múltiples fondos estancoscon métodos de organización heterogéneos y hasta caóticos, determinadospor las respectivas peculiaridades.

Tal como señala Heredia Herrera (20), cuando el reestablecer la situación origi-naria de un fondo puede obstaculizar la prestación de los servicios y el accesoa los documentos, el respeto al origen no puede conllevar el respeto a unamala organización documental.

Observa al respecto Antal Szedö (21): “La cuestión más importante es ésta: ¿enqué medida el principio de procedencia es respetado durante la clasificaciónde los archivos modernos?. En base a las respuestas, este principio funda-mental es generalmente respetado en cualquier parte, pero ya no se lo consi-dera como una rígida doctrina. ... Pero cuando el sistema de clasificación delos papeles no es perfecto, o bien éste - razonable en sí mismo- no es ejecuta-do con exactitud, todos son del parecer que es justo modificar la clasificacióninicial o aplicar de manera coherente el sistema adoptado por la administración.Si se adopta un nuevo sistema de clasificación, se respeta siempre la estruc-tura de la institución y la función de los documentos”.

La interfaz entre la organización y el inventario de un archivo está dada porel cuadro de clasificación, en cuya elaboración se distinguen técnicamentedos dimensiones o niveles: a) la estructura y el esquema de funcionamiento dela institución productora (organigrama, órganos y funciones), y b) las seriesdocumentales derivadas de dicha estructura.

El cuadro de clasificación constituye la base para la elaboración del inventa-rio.

b.7.- INSTRUMENTOS DE TRABAJO (GUÍA GENERAL, INVENTARIO,CATALOGACIÓN, SIGNATURA)

Con base en la organización del archivo, se procede a elaborar: a) la guíageneral, y b) el inventario.

b.7.1.- La guía general

La guía general describe todos los fondos de un archivo, de manera sumaria,a partir de las instituciones productoras de la documentación.

b.7.2.- El inventario

El inventario describe, analíticamente, el material de cada fondo documentalsegún la clasificación y el orden con que la documentación está resguardada.

Va precedido por una introducción, “prólogo” o “prefacio” relativo a la institu-ción productora del fondo, sus competencias, sus estructuras, su evolución, asícomo la incidencia que esas competencias, estructuras y evolución tuvieron enel modo de producción del material documental descrito en el inventario y, portanto, en el modo según el cual el material está organizado.

La redacción de dicha introducción, sustentada en el cuadro de clasifica-ción, está a cargo de los responsables de la reconstitución de la clasificacióny el ordenamiento, así como de la elaboración del inventario.

(20) “Archivística general: teoría y práactica”, p. 269.(21) “I sistemi di classificazione degli archivi contemporanei”, p. 29.

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En opinión de varios autores, el instrumento de trabajo necesario para encon-trar la documentación que interesa, es la llamada “introducción”. El “inven-tario” que sigue es sólo un listado de series, cuya consulta sólo es posibledespués de estudiar la “introducción” que lo hace inteligible.

El inventario es, entonces, un instrumento compuesto por una “introducción”y una “lista”, que permite realizar la búsqueda de documentación en un fon-do.

La elaboración del inventario exige previamente la clasificación. No puedehacerse un inventario de un fondo sin clasificar.

b.7.3.- Los catálogos

Se denomina “catálogo”, “guía temática”, “inventario analítico” o “reperto-rio”, a aquellos instrumentos -subordinados al inventario- que adoptan comounidad de descripción a una serie, a un conjunto de documentos, a un tema oa un período cronológico.

La catalogación requiere previamente el ordenamiento. No puede hacerse uncatálogo de series desordenadas.

b.7.4.- La signatura archivística

Ls documentación descrita en el inventario tiene una signatura que indica elorden lógico que la ficha, la carpeta, el legajo, el paquete, el mazo, el haz, elvolumen, el fascículo, ocupan en el fondo al cual pertenecen.

c.- MOVIMIENTOS (TRASLADOS, TRANSFERENCIAS)

c.1.- Conceptos

Entre los movimientos de la documentación, se distinguen: a) los movimien-tos internos, por los que los documentos son reubicados dentro de unamisma localización, b) los traslados, por los que los documentos son trans-portados desde una localización hacia otra sin que la institución productora oposeedora pierda sus atribuciones sobre ellos, y c) las transferencias, queconsisten en el traspaso de la custodia de los documentos a una entidad ar-chivística distinta de la institución productora o poseedora.

c.2.- CONCEPTOS VINCULADOS

c.2.1.- Acondicionamiento: tareas necesarias para efectuar movimientos dedocumentación en una localización de origen para su traslado o transfe-rencia. Incluye: clasificación, provisión de materiales de embalaje (cajas, bol-sas, cintas, cordel, etc), el embalaje de la documentación, la confección derótulos, la confección de listados de contenido, y de los remitos o guías de mo-vimiento hacia la localización de destino.

c.2.2.- Archivo periférico: en un proyecto de concentración de archivos, todoarchivo que no es el central del proyecto. En ese caso, los archivos periféri-cos son aquellos de las localizaciones de origen, siendo la localización dedestino el archivo central del proyecto de concentración.

c.2.3.- Local: compartimento de la infraestructura del edificio de una localiza-ción, destinado a albergar documentación de archivo.

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c.2.4.- Localización: asentamiento geográfico de un archivo o de un fondodocumental.

c.2.4.1.- Localización de origen: localización que remite documentaciónhacia un determinado destino, ya sea hacia una localización de destino o adescarte.

c.2.4.2.- Localización de destino: localización que recibe documentaciónproveniente de una o varias localizaciones de origen.

c.2.4.3.- Localización central: localización asignada a la concentración dedocumentación de un conjunto de localizaciones periféricas.

c.2.4.4.- Localización periférica: cualquier localización que no sea central.

c.2.5.- Manipuleo: Acción física correspondiente al manejo de la documenta-ción. Incluye tareas de acondicionamiento y de movimiento interno.

c.2.6.- Mobiliario: toda estructura diseñada o construída para albergar docu-mentación. Incluye estanterías, planeros, armarios, ficheros, etc.

c.2.7.- Registro: acción de asentar series o sectores documentales, en formamanual o automatizada, con la finalidad de confeccionar un inventario o uncatálogo. En el caso de traslado o transferencia de documentación, seconstituye en el comprobante de la recepción de la documentación en la lo-calización de destino.

c.2.8.- Relevamiento: acción de reconocer documentación existente en unalocalización. Incluye la observación, la apreciación y el registro cuantitativo ycualitativo de la documentación. Se denomina relevamiento ejecutivo aaquel relevamiento en que se realizan simultáneamente las referidas tareasjunto con el acondicionamiento y el traslado de la documentación desdeuna localización de orígen.

c.2.9.- Reubicación: ubicación archivística de un documento o de una se-rie documental en una localización de destino.

c.2.10.- Transporte: acción física, ejecutada con medios mecánicos de loco-moción, necesaria para efectuar traslados o transferencias de documentos.

c.2.11.- Ubicación archivística: sitio topográfico donde se halla un documen-to o una serie documental en una localización. Incluye especificaciones refe-ridas a: local, sector, mobiliario, cuerpo, nivel, estante, caja o carpeta, etc.

c.2.12.- Unidad productora, emisora o de origen: en un programa de con-centración de archivos de un ente residual, la dependencia administrativadel ente -generalmente un departamento- que tiene asignada la responsabili-dad por la custodia de documentación sectorial específica, ubicada en distin-tas localizaciones, hasta su traslado a un archivo central o un archivo in-termedio del ente, o bien hasta su transferencia a otros destinos.

c.2.13.- Unidad concentradora, receptora o de destino: en un programa deconcentración de archivos de un ente residual, la dependencia administrativadel archivo central o del archivo intermedio del ente -generalmente un equi-po de trabajo- que tiene asignada la responsabilidad por el reordenamiento, lacustodia y el acceso de la documentación sectorial proveniente de una uni-dad productora, emisora o de origen.

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c.3.- OPERATORIA DE LOS MOVIMIENTOS

Previamente al traslado de los documentos es necesario aprestar las instala-ciones del archivo central, tanto en sus aspectos físicos (aislamiento; regula-ción de la temperatura, la luz y la humedad; protección contra el fuego, el pol-vo, los hongos, los insectos, las bacterias y los roedores), como dotándola delos medios técnicos y administrativos necesarios para la prestación de servi-cios.

Para los movimientos de los archivos deben contemplarse diversos aspectoslogísticos y organizativos; entre ellos los siguientes:

- El registro de la organización, el manipuleo y el acondicionamientoprevio de los documentos en la localización de orígen.

- La neutralización de los documentos, en la localización de origen,contra los efectos de la humedad, el polvo, los hongos, los insectos ybacterias.

- La disponibilidad de elementos para el acondicionamiento de los do-cumentos (papel, cajas, cordel, rótulos, carátulas, canastos, contenedo-res, etc.).

- El acondicionamiento de los documentos para el movimiento.

- El desarme y la preparación del mobiliario (estanterías, planeros, etc)para el movimiento.

- La disponibilidad de medios y recursos para el movimiento.

- La carga, el transporte y la descarga del mobiliario y de los documen-tos.

- El rearmado y la preparación del mobiliario en la localización de des-tino.

- La reubicación de los documentos en la localización de destino.

- La depuración.

Tratamiento físico en la localización de origen para el traslado o la trans-ferencia

a. Relevar las series documentales existentes

b. Revisar cada serie documental para detectar defectos, deterioros ofaltantes

c. Agrupar por clasificación

d. Acondicionar los documentos.

e. Cargar y transportar los documentos.

Tratamiento lógico en la localización de destino

a. Clasificar y ordenar los documentos.

c. Confeccionar los registros de ingreso de los documentos.

d. Ingresar los registros a la base de datos.

e. Reubicar los documentos en los locales de la localización de destino

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f. Asignar ubicación archivística.

g. Efectuar la depuración.

archivos entes residuales

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