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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

ES-P-SG-02-F-025

Versión 06 Página 1 de 12 Aprobado 2013-08-16

1. INFORMACIÓN GENERAL

ORGANIZACIÓN MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

SITIO WEB: www.mineducacion.gov.co

LOCALIZACIÓN: Calle 43 No. 57 – 14 CAN, Bogotá D.C. - Colombia

Dirección del sitio permanente

Incluyendo al sitio principal

Localización (ciudad - país)

Actividades del alcance o procesos desarrollados en este sitio

NA

ALCANCE DE LA CERTIFICACION:

Diseño y prestación de servicios en Definición de políticas y normatividad, Desarrollo de proyectos, Asistencia técnica, Distribución y seguimiento de recursos financieros, suministro y divulgación de información, para el fortalecimiento de la Educación en Colombia. También el servicio de Atención de trámites de aseguramiento de calidad para la Educación Superior

Design and provide services in defining policies and standards, development projects and technical assistance, distribution and monitoring of financial resources, provision and disclosure of information to strengthen education in Colombia. Also care service quality assurance procedures for higher education.

EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestión de calidad)

7.6. Equipos de Seguimiento y Medición: Durante la realización del producto / servicio no se requieren hacer mediciones que impliquen la utilización de instrumentos / equipos de medición a los cuales se requiera demostrar la trazabilidad con patrones trazables nacional o internacionalmente

CÓDIGO SECTORIAL IAF: 36

REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN: NTC ISO 9001:2008 – GP 1000:2009

REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

Nombre: Cristina Miranda Escandón

Cargo: Subdirectora de Desarrollo Organizacional

Correo electrónico [email protected]


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1. INFORMACIÓN GENERAL

TIPO DE AUDITORIA: □ Otorgamiento X Seguimiento □ Renovación

□ Ampliación de alcance

□ Reducción de alcance □ Extraordinaria

FECHA DURACIÓN (días

– auditoría)

PREPARACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA 2013-11-05 0.5

AUDITORIA EN SITIO 2013-11-12/13 2

AUDITORIA COMPLEMENTARIA (Si aplica)

EQUIPO AUDITOR

Auditor líder Darío Carreño V.

Auditor

Experto Técnico

DATOS DEL CERTIFICADO

Código asignado por ICONTEC SC 4006-1 GP 001-1

Fecha de aprobación inicial 2006-08-23 2006 -08-23

Fecha vencimiento: 2015-07-22 2015 -07-22

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos. legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión

Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión

Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

El plan de auditoría se envió el 2013-11 y la auditoria se realizo los días 12 y 13 de noviembre del 2013)

La auditoria se desarrollo con base en la norma NTC-GP 1000:2009 y la norma ISO 9001/2008 el manual de calidad y la bese legal.

La auditoria se desarrollo de manera integrada con el componente ambiental y la certificación de procesos.

No es aplicable el muestreo por múltiple sitio (IAF MD 1).

No se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio.


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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

La auditoria se realizó por muestreo selectivo de evidencias de las actividades y resultados de la organización y por ello tiene asociado incertidumbre por no haber verificado todos los documentos y registros.

En esta auditoría no se realizo ampliación del alcance.

Si aplica el requisito de diseño y desarrollo, pero en esta auditoría de seguimiento no se audito.

Cuando existan requisitos legales o reglamentarios, citar los directamente aplicables en el alcance de certificación y describir la legislación aplicable validada del sistema de gestión e indicar que se verificó la capacidad de cumplimiento de éstos, mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por la organización de su cumplimiento.

No ocurrieron cambios significativos en la organización certificada

Mediante una muestra de productos y servicios, se verificó la capacidad de la Organización para identificar, planificar e implementar los requisitos legales y reglamentarios aplicables en el Sistema de Gestión de Calidad: Artículos 27, 41, 67, 69, 70 y 366 de la Constitución Política de 1991 y regulado por las leyes 30 de 1992, 115 de 1994, 181 de 1995, 375 de 1997 y 715 de 2001

Durante la presente auditoria no se presentaron cambios y la auditoria se desarrollo sin contratiempos, cubriendo lo planificado.

El equipo auditor manejo la documentación suministrada por la empresa en forma confidencial y la retorno a la organización toda la documentación, en forma física, solicitada antes y durante el proceso de auditoría.

La propuesta de plan de acción fue enviado por el Ministerio el 2013-22 para la solución de no la conformidad, misma fecha en que fue aceptada por el auditor líder

4. INFORMACIÓN RELACIONADA CON LOS SITIOS PERMANENTES AUDITADOS

Número de sitios permanentes auditados diferentes al sitio principal 0

Es aplicable el procedimiento de toma de muestra como múltiple sitio En caso afirmativo cuantos sitios permanentes se auditaron? Si es modalidad de múltiple sitio indicar si se presentaron cambios con relación al plan de muestreo definido por ICONTEC? En caso afirmativo anexar el nuevo plan de muestreo al plan de auditoría (esta información es de uso interno de ICONTEC) En caso afirmativo, justificar:

X NO

0 sitios

NA

5. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Número de no conformidades detectadas en esta auditoria Mayores 0

Menores 1


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Número de no conformidades pendientes de solución de la anterior auditoria Mayores 0

Menores 0

Número de no conformidades solucionadas en esta auditoría (se incluyen las no conformidades menores pendientes de la auditoría anterior y las no conformidades mayores identificadas en esta auditoría)

Mayores 0

Menores 0

Número total de no conformidades pendientes Mayores 0

Menores 1

6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

El premio Iberoamericano de la calidad 2013. Porque este reconocimiento en la categoría

Oro, ratifica los esfuerzos y recursos que el Ministerio en pro de mejorar la calidad de los servicios y la satisfacción de los clientes externos e internos

El Rediseño de los proceso. Porque este macro proyecto de reingeniería aplicado a los procesos para optimizar recursos, mejorando la calidad, oportunidad y cobertura de los servicios de los procesos, va contribuir al mejoramiento de la calidad de la educación del país.

Las auditorías internas. Porque los hallazgos denotan, profundidad en la preparación y en la indagación en el trabajo de campo, competencia de los auditores y valor agregado en los informes, los cuales contribuyen a identificar oportunamente incumplimiento que pudieran afectar la calidad de los servicios del Ministerio.

Las herramientas informáticas. Porque los aplicativos implementados, se han constituido en herramientas vitales para; la trazabilidad de los servicios, información en tiempo real, confiabilidad en el almacenamiento de la información, mejorando las comunicaciones y agilizando la búsqueda de la información, para mejorar los tiempos de respuesta a sus usuarios y beneficiarios internos y externos al Ministerio.

El análisis de la información. Porque el análisis de datos del comportamiento de los indicadores, se ha fortalecido al punto que en pasadas auditorias fue una debilidad y hoy es una fortaleza generalizada en el Ministerio, lo cual les ha traído como beneficios el contar con la memoria histórica del desempeño de los procesos a través de sus indicadores considerando la tasa de rotación de personal.

La ficha técnica de los servicios. Porque esta herramienta, integra todos los elementos necesarios para la planificación y la prestación de los servicios de los proceso, incluyendo entre otros elementos; las necesidad de los usuarios y beneficiarios del proceso, los requisitos de los servicios, los controles, el tratamiento del producto no conforme, los planes de diseño.

El sistema de gestión integrado SGI. Porque el SGI se ha constituido en el Ministerio como una herramienta vital para la planificación, control y prestación de los servicios de los procesos y de la institución, facilitando el aprendizaje para los colaboradores internos nuevos y mejorando la calidad del trabajo para los antiguos.

Los proyectos Corea, Virtual Educa, Competencia Técnica de Docentes, los recursos educativos digitales entre otros. Porque le están suministrando herramientas: informáticas, de capacitación, nuevas tecnologías educativas y pedagógicas ya probada en otros países, a todas las partes interesadas lo cual está contribuyendo a la mejora de la calidad educativa en Colombia.


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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA

Direccionamiento Estratégico. Para mejorar esta herramienta es importante, tener en

cuenta: Personalizar más la política de gestión para que incluya elementos propios de la

institución con base en las expectativas y necesidades y los objetivos estratégicos, incluyendo Propósitos o intensiones diferenciadores de los servicios de la institución.

Definir objetivos de calidad propios de la alta gerencia, medibles y alcanzables, que sean coherentes con los actuales indicadores de los procesos.

Revisar los objetivos de los procesos(definidos en las caracterizaciones) parque describan no sólo la Misión del proceso, si no lo que buscan en materia de calidad

Definir un indicador que mida el nivel real de competencias Definirle indicador de impacto o efectividad en el proceso misional de Fortalecimiento

de la educación superior, a partir de los resultados del proyecto piloto en Barranquilla

El producto no conforme en procesos misionales. Para que se revise al alcance actual de aplicación de este requisito ya que está limitado solo al producto final, sin considerar los productos intermedios, recordando que después de cada control de las características intermedias de los servicios, cualquier incumplimiento se considera producto no conforme y por tanto hay que reportarlo junto con su tratamiento y efectividad del mismo.

La Gestión del Riesgo. Dada la importancia de los riesgos en el contexto de los servicios de la educación a todo nivel, la proyección de la norma ISO 9001/20015 y aprovechando las mejoras que se desarrollan actualmente a esta herramienta es indispensable y prioritario fortalecer el empoderamiento, conocimiento, apropiación y dominio de la gestión del riesgo por parte de los dueños de procesos, que no dependan de asesores, porque una herramienta gerencial de alto nivel de importancia no puede ser delegada.

Proceso de Gestión de la cooperación. Para fortalecer la gestión de este proceso es importante considerar: Elevar a la categoría de proceso misional, considerando el impacto, el valor

agregado y la importancia y contribución de los servicios de este proceso para el mejoramiento de la calidad de los servicios misionales.

Identificar un indicador relacionado con la satisfacción de los aliados En la ficha técnica del servicio, adicionar un plan de control (así ni sea un proceso

misional) el cual relacione los criterios y parámetros que se revisan en los documentos y proyectos y al plan operativo.

Proceso de fortalecimiento de la Educación. Para continuar mejorando la gestión de este

proceso se debe considerar: Ampliar la cobertura de la aplicación del producto no conforme, incluyendo los que

se identifican después de los controles de calidad de: Secretaria de sala, Conases y subdirectora

Completar los planes de control en la Ficha Técnica del servicio de este proceso, con los controles a lo largo del ciclo del servicio, actualmente sólo están los controles a las características finales de los servicios.

Completar los cuadros del control de producto no conforme(PNC) en la Ficha Técnica del servicio de este proceso, con los PNC que se detectan después de cada control de calidad lo largo del ciclo del servicio, actualmente sólo está considerado el producto no conforme relacionado con las características finales de los servicios


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El mejoramiento continúo. Para reactivar la cultura de la documentación de la mejora

continua”, es necesario tener en cuenta: Desarrollar una iniciativa estratégica que desarrolle programas que les van a

permitir iniciar una “Cultura de Mejoramiento continuo” Que el Mejoramiento continuo es “aumentar la capacidad de los procesos para

cumplir los requisitos de sus servicios” Incluir en el procedimiento las fuentes que les van a permitir identificar acciones de

mejoramiento continuo, como: proyectos de mejora, autoevaluación con la norma ISO 9004/2009, sugerencias, optimización de procesos etc.

También sería importante volver a capacitar a toda la entidad en el nuevo formato de planes de mejora, para que empleen el espacio que ya está definido para registrar las acciones de mejora que identifiquen.

El “Mejoramiento continuo” en los procesos debería ser planificado e identificarse según necesidades prioritarias de la entidad en la Revisión por la Dirección del sistema de gestión.

Los dueños (Lideres) de proceso al evaluar su desempeño y presentar su informe de gestión anual final, proponen nuevas metas y proyectos de mejoramiento continuo, que contribuirán a alcanzarlas en su “Plan de Gestión o de acción”

Consultar el modelo propuesto por la norma UNE 66178 “Mejoramiento Continuo”, como una guía para el reenfoque del mejoramiento continuo actual en la entidad.

Definir un indicador que mida el “Mejoramiento Continuo de los Procesos” y la pro- actividad del sistema de gestión, como por ejemplo MC= (N°APVAS+N° AMC) /N°ACVAS.

Las acciones preventivas. Para mejorar la documentación de las acciones preventiva, es necesario considerar y analizar, los siguientes lineamientos:

Liderazgo de los dueños de proceso en la identificación de las acciones preventivas Las acciones preventivas de la “Gestión del Riesgo” no son la única fuente para identificar

acciones preventivas. Separar en el procedimiento definido de acciones correctivas y preventivas, las fuentes

que les permiten identificar las acciones preventivas de las correctivas y de las acciones de mejora (mejoramiento continuo).

Enriquecer el procedimiento definido con herramientas adicionales para identificar las acciones preventivas, como; la planificación para cumplir los objetivos de los procesos (que impediría cumplirlos-riesgos), un DOFA (las amenazas), el análisis de tendencias de los indicadores y sobre todo al analizar el impacto de los cambios y los proyectos de mejora sobre el sistema de gestión pueden permitir identificar riesgos y por tanto acciones preventivas.

Establecer espacios mandatorios para la identificación y seguimiento de las acciones Preventivas.

Las acciones correctivas. Para fortalecer la disciplina de la documentación de las acciones

correctivas, es importante, considerar:

Para que se implementen estrategias en la Institución que permitan dinamizar la documentación de las acciones correctivas considerando fuentes diferentes a las auditorias, como son: el análisis de los Productos / servicios no conformes, las quejas y reclamos, el incumplimiento de las metas de los indicadores de gestión, las situaciones no deseadas en general y la más importante la autogestión o intercontrol de los procesos.

Una sensibilización continua es importante dado que esta herramienta que propone el


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Sistema de Gestión de Calidad, es base para conservar en la organización las lecciones aprendidas y experiencias ganadas a través de las diferentes situaciones de la gestión de los procesos

Liderazgo de los dueños de proceso en la identificación de las acciones correctivas Los dueños de procesos conocen a través de su gestión los problemas más reiterativos

o impactantes, los cuales son fuentes para la identificación de acciones correctivas. Establecer espacios mandatorios (por ejemplo: cada mes con el seguimiento a los

indicadores) para la identificación y seguimiento de las acciones correctivas. Las auditorías internas de calidad y la revisión por la dirección son las herramientas

más importantes para el seguimiento de las acciones correctivas. Para una mejor evaluación de la generación de acciones correctivas, por parte del

director en la revisión por la dirección, sería conveniente que se presentara de manera gráfica y comparativa la información en cuanto a: fuentes, procesos a portantes, tendencias con respecto al ciclo anterior, etc.

Proceso de Contratación. Retomar las competencias de los contratistas, puesto que la

norma NTC-GP 1000, no diferencia entre contratista y empleados público y establece que la organización debe determinar las competencias del personal que afecte directamente la calidad de los servicios, por tanto es necesario considerar:

Completar el perfil de competencias con los requisitos de formación y habilidades(Competencias del Saber Hacer y del Saber)

Formalizar las herramientas que actualmente se aplican durante la selección(exámenes y entrevistas) a través de las cuales se evalúan las competencias del Saber y las del Saber Hacer

Definir las herramientas a emplear para evaluar las competencias del Saber Hacer y Saber Estar durante las supervisiones

Considerar la posibilidad que la forma de evaluar las “Competencias del Saber Hacer” de los contratistas sea a través del cumplimiento de los compromisos pactados.

Proceso de Recursos Humanos. Para consolidar la gestión de este proceso es importante tener en cuenta:

Definir un indicador que mida el nivel real de las competencias Definir competencias funcionales las especificas del “Saber Hacer”( ó habilidades),

a partir de las contribuciones individuales y funciones especificas Evaluar todas las competencias comportamentales en un ciclo o período determinado


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8. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR

NO APLICA POR NO HABERSE IDENTIFICADO NOCONFORMIDADES EL AÑO PASADO

Se implementaron los planes de correcciones y acciones correctivas aceptados por ICONTEC?

□ SI □ NO

La organización modificó los planes de correcciones y acciones correctivas acordados con ICONTEC?

□ SI □ NO

Se evidencia eficacia de los planes implementados?

□ SI □ NO

9. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

9.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado Se concluye de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión, por:

1) Las reclamaciones con respecto al año anterior han disminuido y las que se presentan son por solicitudes de información en cuanto a la oportunidad y calidad.

2) Los objetivos y metas del sistema de gestión se ha alcanzado en cuanto la eficacia,

eficiencia y efectividad y sus resultados son mejores que las del año pasado.

3) La satisfacción de los usuarios beneficiarios se ha incrementado con respecto al año anterior

9.2. Recurrencia de no conformidades detectadas en auditorías previas del ciclo de certificación

Auditoria Número de no conformidades Requisitos

1ª de seguimiento del ciclo Cero(0)

2ª. de seguimiento del ciclo 1 8.5.2

Renovación

Se concluye que no existe tendencia de los datos reportados, puesto que en auditorias anteriores no habían reportado ninguna relacionada con las acciones preventivas

9.3. Uso del certificado de sistema de gestión y autenticidad del certificado: Logo de la certificación se emplea de acuerdo con el Manual de Imagen y el Reglamento del Certificado, en la documentación y en la correspondencia. Se constato la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado, logos de acreditadores de acuerdo a lo establecido en el I-SG-001, razón social, direcciones, alcance, etc.)

INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2

ES-P-SG-02-F-025 Aprobado 2011-08-05


10. REGISTRO DE NO CONFORMIDADES, CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

# DESCRIPCIÓN

DE LA NO

CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O

MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN

PROPUESTA Y FECHA DE

IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS CAUSAS

RAÍCES)

ACCIÓN

CORRECTIVA PROPUESTA Y

FECHA DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓN

DEL PLAN

DE ACCIÓN POR

AUDITOR LIDER


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1

No se determinan acciones

preventivas ante problemas potenciales

Evidencia

En el año 2013 Aunque se

identifican acciones preventivas estas no se

documentan en el formato oficialmente definido por el

Ministerio en los procesos: Recursos Humanos,

Fortalecimiento de la educación superior,

Gestión e Cooperación y Fortalecimiento de la

pertinencia de la

Educación Superior

Menor 8.5.2 No aplica corrección.

1. Desconocimiento por parte de los servidores de las fuentes generadoras de acciones preventivas. 2. No es claro para los servidores el concepto de acción preventiva. 3. Falta de claridad en los lineamientos a seguir una vez se identifica una no conformidad potencial. 4. Desconocimiento en el manejo de las herramientas para documentar las acciones preventivas.

Socializar las herramientas y los responsables que se requieren para reportar las acciones preventivas. Fecha: 31 de enero de 2014

Crear mesas de trabajo entre la Subdirección de Desarrollo Organizacional, Oficina de control Interno y los líderes de los Macroprocesos para generar cultura de autocontrol. Fecha: 30 de junio 2014


ES-P-SG-02-F-025 Aprobado 2011-08-05


INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 DE SISTEMAS DE GESTIÓN

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a

terceros sin autorización de la empresa.

ES-P-SG-02-F-025 Versión 06

Página 12 de 12 Aprobado 2013-08-16

11. CONCEPTO DEL AUDITOR LIDER DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-01

Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda no otorgar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda renovar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda reactivar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda ampliar / reducir la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda no ampliar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda suspender la Certificación del Sistema de Gestión Mantener la Certificación del Sistema de Gestión x

Se recomienda cancelar o retirar la Certificación del Sistema de Gestión Comentarios adicionales: Se concluye que el sistema de gestión:

Es conforme con las disposiciones planificadas. Es conforme con los requisitos de la norma auditada. Es conforme con los requisitos del sistema de gestión establecidos por la organización. Se ha implementado. Se mantiene de manera eficaz Proporciona información a la dirección sobre los resultados de las auditorias.

Nombre auditor líder: Darío Carreño V. FECHA: 2013 11 22

12. RELACIÓN DE REGISTROS ADICIONALES QUE SE DEBEN CARGAR EN BPM (marcar con una x los documentos que se anexan) – para uso interno de Icontec

Plan de muestreo (obligatorio para otorgamiento, renovación y siempre que se hagan cambios al plan de muestreo en los seguimientos). Este documento se debe anexar al plan de auditoría

NA

Programa de auditorías (obligatorio para otorgamiento, renovación y siempre que se hagan cambios al plan de muestreo en los seguimientos). Este documento se debe anexar al plan de auditoría

NA

No conformidades firmadas por el cliente (se anexan al informe) X

Cuestionario de evaluación de FSSC 22000 (solo aplica para este esquema) NA

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