ASI-S11-Informe de Auditoría Las Irregularidades
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AUDITORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CAPÍTULO 3: INFORME DE AUDITORÍA ISTP-KHIPU WILBERT DALGUERRE ORDÓÑEZ 2013 - I SESIÓN NÚMERO 11 INFORME – LAS IRREGULARIDADES Aprender a elaborar un informe como resultado de una Auditoría.
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AUDITORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
C A P Í T U L O 3 : I N F O R M E D E
A U D I T O R Í A
I S T P - K H I P U
W I L B E R T D A L G U E R R E
O R D Ó Ñ E Z
2 0 1 3 - I
SESIÓN NÚMERO 11
INFORME – LAS
IRREGULARIDADES Aprender a elaborar un informe como resultado de una
Auditoría.
Informe de Auditoría – Las Irregularidades
1
Contenido
INFORME DE AUDITORÍA – LAS IRREGULARIDADES ............................... 2
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 2
EVITAR IRREGULARIDADES EN EL INFORME ........................................................................ 3
RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR PARA DETECTAR E INFORMAR ERRORES E
RREGULARIDADES ............................................................................................................... 4
QUE ES ERROR ...................................................................................................................... 5
QUE ES IRREGULARIDAD ...................................................................................................... 5
ACTITUD DEL AUDITOR RESPECTO A ERRORES E IRREGULARIDADES .................................. 6
RESPONSABILIDAD DE LOS ENACARGADOS DEL MANDO Y DE LA ADMINISTRACION ........ 7
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 11
Informe de Auditoría – Las Irregularidades
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INFORME DE AUDITORÍA – LAS IRREGULARIDADES
INTRODUCCIÓN
Las irregularidades, o sea, los
fraudes y los errores,
especialmente la existencia de
los primeros, preocupa de
sobremanera.
Recordemos antes de proseguir,
que en los organismos y las
empresas, la Dirección tiene la
responsabilidad principal y primaria de
la detección de irregularidades, fraudes y errores; la
responsabilidad del auditor se centra en planificar, llevar a cabo y
evaluar su trabajo para obtener una expectativa razonable de su
detección.
Es, pues, indudablemente necesario diseñar pruebas antifraude, que
lógicamente incrementarán el coste de la auditoría, previo análisis de
riesgos (amenazas, importancia relativa...).
La auditoría de cuentas se está judicializando (camino que seguirá la
Auditoría Informática, práctica importada de Estados Unidos), ya que
aparece en el vigente Código Penal (delitos societarios y otros
puntos) con especial énfasis en los administradores. No olvidemos, al
respecto, la obligatoriedad de suscribir pólizas de seguro de
responsabilidad civil para auditores independientes, individuales y
sociedades.
Por prudencia y rectitud, convendrá aclarar al máximo (de ser posible)
si el Informe de Auditoría es propiamente de auditoría y no de
consultoría o asesoría informática, o de otra materia afín o próxima.
Aunque siempre debe prevalecer el deber de secreto profesional del
auditor, conviene recordar que en el caso de detectar fraude durante
el proceso de auditoría procede actuar en consecuencia, con la
Informe de Auditoría – Las Irregularidades
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debida prudencia que aconseja episodio tan delicado y conflictivo,
sobre todo si afecta a los administradores de la organización objeto
de auditoría. Ante un caso así, conviene consultar a la Comisión
Deontológica Profesional, al asesor jurídico, y leer detenidamente las
normas profesionales, el Código Penal y otras disposiciones; incluso
hacer lo propio con las de organismos oficiales tales como el Banco
de La Nación, la Dirección General de Seguros, la Comisión Nacional
del Mercado de Valores, el organismo regulador del medio ambiente,
etc. que pudieran estar afectados, no debería desestimarse. El asunto
podría, incluso, terminar en los Tribunales de justicia.
EVITAR IRREGULARIDADES EN EL INFORME
Se tiene otras consideraciones a tomar en cuenta para evitar las
irregularidades de un informe de auditoría, mismas que detallamos a
continuación:
1. No usar términos que generan duda.
Como los siguientes: parece, quizás, posiblemente,
aparentemente, aproximadamente, etc.
2. Procure cuantificar los efectos.
Es más útil para un ejecutivo, conocer en números, el alcance o
trascendencia de los efectos.
3. Indica en las mejoras de las operaciones para el futuro en vez de
criticar hechos del pasado.
Recuerde que el objetivo del Auditor es promover mejoras en la
empresa.
4. Redacte el Informe en borrador, en el campo.
Esto es conveniente para solucionar inmediatamente cualquier
asunto pendiente.
5. Asegúrese de incluir todos los elementos de la observación.
Esto es lógico, para lograr efectividad en el Informe.
6. Evite utilizar términos en inglés cuando se está redactando en
idioma Castellano; a menos que sean estrictamente necesarios.
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No es conveniente redactar por ejemplo: La Contabilidad de la
Empresa "Z", is up to date; sencillamente porque, no todos los
lectores conocen ese Idioma.
7. Debe indicarse con exactitud, cualquier referencia adicional, por
ejemplo:
No Deseable: El trabajo será útil si reúne los requisitos señalados
en el Tomo I, Capítulo 3°, Inc...
Deseable: El trabajo será útil si reúne los requisitos siguientes:
Claridad, sencillez..............
En el primer caso, se ocasiona un desfase y pérdida de tiempo al
lector.
Algo parecido sucede cuando el Redactor, se refiere a fechas, por
decir, el 5 del próximo pasado;
8. Utilice ayudas visuales cuando sea necesario.
Pueden utilizarse fotografías, dibujos u otros elementos
demostrativos.
9. Cuando se utilizan abreviaturas, hay que explicar su significado.
RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR PARA DETECTAR E INFORMAR
ERRORES E RREGULARIDADES
El auditor es responsable de su
informe y debe realizar su trabajo de
acuerdo con las Normas Técnicas de
Auditoría establecidas. Su trabajo no
está específicamente destinado a
detectar irregularidades de todo tipo e
importe que hayan podido cometerse y, por
lo tanto, no puede esperarse que sea uno de
sus resultados. No obstante, el auditor debe
planificar su examen teniendo en cuenta la
posibilidad de que pudieran existir errores o
irregularidades con un efecto significativo en las
cuentas anuales.
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QUE ES ERROR
El término "error" se refiere, en el contexto de esta norma técnica, a
actos u omisiones no intencionados cometidos por uno o más
individuos, sean de los administradores, de la dirección, de los
empleados de la entidad auditada, o de terceras personas ajenas a
ésta, que alteran la información contenida en las cuentas anuales,
tales como:
1. Errores aritméticos o de transcripción en los registros y datos
contables.
2. Inadvertencia o interpretación incorrecta de hechos.
3. Aplicación incorrecta de principios y normas contables.
Tipos de Errores:
1. Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos
y los más numerosos y costosos en la industria, pues
contribuyen en más al gasto o la falta de beneficio.
2. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de
registros.
3. El Error de Muestreo.- se produce cuando se utiliza
incorrectamente el valor de una variable incluida en la muestra
como por ejemplo, cuando se lista un saldo de una cuenta de
87, 65 anotando en su lugar 78, 65.
QUE ES IRREGULARIDAD
El término "irregularidad" se refiere, en el contexto de esta norma
técnica, a los actos u omisiones intencionado, cometido por uno o
más individuos, sean de los administradores, de la dirección, de los
empleados de la entidad auditada, o de terceras personas ajenas a
ésta, que alteran la información contenida en las cuentas anuales.
La irregularidad puede suponer, entre otros:
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1. Manipulación, falsificación o alteración de registros o
documentos.
2. Apropiación indebida y utilización irregular de activos.
3. Supresión u omisión de los efectos de transacciones en los
registros o documentos.
4. Registro de operaciones ficticias.
5. Aplicación indebida e intencionada de principios y normas
contables.
ACTITUD DEL AUDITOR RESPECTO A ERRORES E
IRREGULARIDADES
La materialidad de los errores e irregularidades deben ser evaluadas
y posteriormente incluirlas en su dictamen o en el informe de control
interno, dependiendo del efecto del o los problemas en los estados
financieros:
1. EFECTOS SOBRE EL DICTAMEN.- Detectada la existencia de
errores/irregularidades, constituirán una salvedad, que,
dependiendo del grado o significación de
dicho efecto, nos conducirá a una opinión
con salvedades, o a una opinión adversa.
Cuando las circunstancias impidan la
obtención de evidencia suficiente para
evaluar la existencia probable de
errores/irregularidades, tendremos una
limitación al alcance del examen, que nos
llevará a calificar de salvedad o negar la
opinión, en función del grado de la
limitación.
2. EFECTO PARA EL ENTE AUDITADO.-
Comunicar a la gerencia del ente las
debilidades sobre el Control interno, cuando se trata de
irregularidades el auditor debe comunicarlo con una mayor
prudencia respecto a quién debe dirigir la comunicación de
este tipo de hechos, pues puede que nos encontremos con que
la gerencia esté implicada
Al planear y llevar a
cabo procedimientos de
auditoría y al evaluar e
informar los resultados
correspondientes, el
auditor deberá
considerar el riesgo de
representaciones
erróneas de importancia
relativa en los estados
financieros resultantes
de fraude o error.
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3. EFECTO SOBRE LAS ENTIDADES REGULADORAS.- Si los
errores detectados y calificados en el dictamen, especialmente
si se trata de irregularidades, pudieran constituir violación
grave de disposiciones legales o perjudicar la continuidad del
negocio del ente auditado, deberán ponerse en conocimiento,
tan pronto se tenga constancia fehaciente de los mismos, a los
organismos reguladores a los que el ente se encuentre sujeto
RESPONSABILIDAD DE LOS ENACARGADOS DEL
MANDO Y DE LA ADMINISTRACION
Es responsabilidad de la administración de una
entidad establecer un ambiente de control y
mantener políticas y procedimientos para ayudar
a lograr el objetivo de asegurar, tanto como sea
posible, la conducción ordenada y eficiente del
negocio de la entidad. Esta responsabilidad
incluye poner en vigor y asegurar la operación
continua de los sistemas de contabilidad y de
control interno diseñados para prevenir y
detectar fraude y error.
EL FRAUDE
Podemos afirmar que es un engaño hacia un tercero, abuso de
confianza, dolo, simulación, etc. El término "fraude" se refiere al acto
intencional de la Administración, personal o terceros, que da como
resultado una representación equivocada de los estados financieros,
pudiendo implicar:
1. Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.
2. Malversación de activos
3. Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los
registros o documentos.
Consecuentemen
te, la
administración
asume la
responsabilidad
de cualquier
riesgo
remanente.
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4. Registro de transacciones sin sustancia o respaldo
5. Mala aplicación de políticas contables.
Tipos de fraude
Se considera que hay dos tipos de fraudes: el primero de ellos se
realiza con la intención financiera clara de malversación de activos de
la empresa. El segundo tipo de fraude, es la presentación de
información financiera fraudulenta como acto intencionado
encaminado a alterar las cuentas anuales.
1. Los fraudes denominados internos son aquellos organizados por
una o varias personas dentro de una institución, con el fin de
obtener un beneficio propio.
2. Los fraudes conocidos como externos son aquellos que se
efectúan por una o varias personas para obtener un beneficio,
utilizando fuentes externas como son: bancos, clientes,
proveedores, etc.
Por Que Hay Fraudes
Se considera que hay fraudes por:
1. Falta de controles adecuados.
2. Poco y mal capacitado personal.
3. Baja / alta rotación de puestos.
4. Documentación confusa.
5. Salarios bajos.
6. Existencia de activos de fácil conversión: bonos, pagares, etc.
7. Legislación deficiente.
8. Actividades incompatibles entre sí.
Es un hecho demostrado que evitar fraudes es responsabilidad de
todos los empleados. Por ello, es importante crear una cultura
empresarial encaminada a minimizar el riesgo de fraude.
Oportunidad.- Para que exista un fraude debe existir una oportunidad.
Esta puede ser provocada por la falta de controles.
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Como se evita un fraude
La respuesta más sencilla es la de mejorar el control administrativo,
implementar prácticas y políticas de control, analizar los riesgos que
motiven a un fraude, tener la mejor gente posible, bien remunerada y
motivada.
Como se detecta un fraude:
Existe una infinidad de respuestas a esta pregunta las más comunes
son:
1. Observar, probar o revisar los riesgos específicos de control,
identificar los más importantes y vigilar constantemente su
adecuada administración.
2. Simular operaciones.
3. Revisar constantemente las conciliaciones de saldos con bancos,
clientes, etc.
4. Llevar a cabo pruebas de cumplimiento de la eficacia de los
controles
"El fraude es el delito más creativo: requiere de las mentes más
agudas y podemos decir que es prácticamente imposible de evitar. En
el momento en que se descubre el remedio, alguien inventa algo
nuevo"
Esta norma define el fraude y el error e indica que la responsabilidad
de la prevención de los mismos radica en la administración. El auditor
deberá planear la auditoría de modo de que exista una expectativa
razonable de detectar anomalías importantes resultantes del fraude y
el error. Se sugieren procedimientos que deben considerarse cuando
el auditor tiene motivos para creer que existe fraude o error.
Propósito de esta NIA: Establecer normas y proporcionar
lineamientos sobre la responsabilidad del auditor de considerar la
existencia de fraude o error en una auditoria.
Esta NIA también establece la responsabilidad que pueda existir:
1. Responsabilidad de la Gerencia:
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La responsabilidad por la prevención y detección de fraude y error
descansa en la gerencia que debe implementar y mantener
sistemas de contabilidad adecuados.
2. Responsabilidad del Auditor:
El auditor no es y no puede ser responsable de la prevención del
fraude o error, sin embargo, el hecho de que se lleve a cabo una
auditoria anual, puede servir para contrarrestar fraudes o errores.
3. Evaluación del Riesgo:
Al planear la auditoria, el auditor debería evaluar el riesgo de
distorsión material que el fraude o error pueda producir en los
estados financieros, y debería indagar ante la gerencia si existe
fraudes o errores significativos que hayan sido descubiertos.
4. Detección:
Basado en la evaluación del riesgo el auditor debería diseñar
procedimientos de auditoria para obtener seguridad razonable que
sea detectada las distorsiones producidas por fraude o error
material sobre los EE.FF.
5. Limitaciones Inherentes a una Auditoria:
Una auditoria está sujeta al riesgo inevitable de que algunos
errores materiales de los estados financieros no sean detectados.
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BIBLIOGRAFÍA
http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml
http://es.wikipedia.org/wiki/Auditor%C3%ADa
http://www.proyectosfindecarrera.com/que-es-una-auditoria.htm
http://www.wordreference.com/definicion/auditor%C3%ADa
http://www.buenastareas.com/ensayos/Definicion-De-Auditoria/373238.html
http://www.galeon.com/aabbccddee/winpy.htm
http://externos.uma.es/cuadernos/pdfs/pdf387.pdf
Todos son links o enlaces a diferentes páginas web que se
consultaron para el desarrollo de esta sesión de clases.
