ASISTENTE ADMINISTRATIVA JUBILA A LASECRETARIA

Siempre se ha dicho que una buena secretaria es la mano derecha deljefe, es una asistente del gerente, es polifacética o simplemente todera .

Siempre se ha dicho que una buena secretaria es la mano derecha del jefe, es una asistente del gerente,es polifacética o simplemente todera .

Por eso, para muchos, la esencia del oficio no cambia aunque tenga ahora nuevas responsabilidades,perfiles y técnicamente aparezca con otros nombre.

En efecto, la llegada al mundo empresarial de la Asistente Administrativa está jubilando el concepto yla idea que tradicionalmente se ha tenido de una secretaria .

Rosalba Montoya, gerente de Manpower, empresa especializada en selección de personal, reconoce queuna organización requiere ahora una persona que tenga muy claro cuál es la visión del negocio endonde trabaja, las estrategias y hacia dónde va la compañía. "Debe ser un verdadero soporte y apoyo dela gerencia", dice.

Según Montoya, el papel de la secretaria es más de asistente administrativa, debe ser personamultifacético, hablar varios idiomas, tener excelentes relaciones humanas, alto compromiso, visión defuturo orientada al logro de las metas y estrategias de la compañía, un alto grado de ética y ser capaz derealizar tareas bajo presión.

Por ahora, estos perfiles no abundan en el mercado y apenas el país está tratando de ponerse al día enla materia. Las empresas se resignan a la oferta e infortunadamente los salarios, como en su mayoríason labores desarrolladas por mujeres, no son los que corresponden.

Mariela Herrera Martínez, líder de Cades, presidenta de la Mesa Sectorial del Sena, donde se define elperfil y las competencias de la asistente administrativa, insiste en que más que un cambio de nombre,

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Publicación eltiempo.com Sección Otros Fecha de publicación 26 de abril de 2005 Autor NULLVALUE

lo importante es fijarse en un nivel de competencias y que las personas que ejercen el oficio seancompetitivas en todo sentido. "La verdadera secretaria ha sido asistente toda la vida. Lo único que se leva a cambiar es el nombre", dice.

Ahora tienen que preparase en todos los temas prácticos de la vida, ser magníficas profesionales dellenguaje, buenas digitadoras, relatoras, excelentes relacionistas públicas y manejar muy bien lasrelaciones interpersonales entre los jefes y el personal.

También deben tener conocimientos amplios sobre las diferentes materias para colaborar en losinformes que se deben presentar en una gerencia o en una presidencia.

Los cuatro perfiles básicos.

Juan Bayona, director del Sistema Nacional para el Trabajo del Sena, explicó que con los empresariosen la Mesa Sectorial de Asistencia Administrativa, definieron cuatro tipos de perfiles.

Un primer perfil es el de asistencia en el análisis y producción de información administrativo. Esasistente de información para toma de decisiones. Es la mano derecha de la gerencia de las empresaspara analizar y producir información.

El segundo perfil es el de asistencia en la administración de recursos físicos. El tercero es asistenciaprotocolaria y el cuarto es asistencia en la coordinación de actividades gerenciales.

Cada uno de estos perfiles tiene detrás un referente que son las normas de competencia laboral básicascomo interpretar la información, tener habilidades de interpretación y comunicación escrita y oral,informar correctamente, trabajo en equipo y resolución de conflictos.

En el cuarto trimestre del 2005, el Sena tendrá en la oferta institucional el programa de asistencia en elAnálisis de producción de información administrativa. Para los otros tres perfiles habrá oferta decapacitación y oferta institucional en el 2006.

-Qué deben hacer:.

El asistente de información debe analizar información de acuerdo con las necesidades de la empresa.Debe ser capaz de organizar la documentación teniendo en cuenta normas legales y de la empresa y sercapaz de producir documentos que se originen en sus funciones como cartas, informes, documentos,presentaciones en power Point y excel, corel, entre otras.

El asistente en administración de recursos físicos tiene que desempeñarse en distribuir materiales,equipos y elementos de acuerdo con las políticas de la empresa, dar apoyo logístico al gerente,inventariar materiales, equipos y elementos de acuerdo con las políticas de la empresa y producirdocumentos.

El asistente en la coordinación de actividades gerenciales, debe prestar asistencia en la organizaciónde eventos que se requieran tanto internas como interempresariales, desde convocatorias,identificación de empresas, información y caracterización de empresas, organización de las reunionesy manejo de agenda y todo lo que tiene ver con logística de eventos. También debe concertar lasactividades del talento humano, personas y reuniones necesarias para llevar a cabo actividadesinternas con la gerencia y con otras empresas.

El asistente protocolario debe formular propuestas para el mejoramiento del ambiente y gestión de laoficina, debe ser capaz de intervenir en el desarrollo de programas de mejoramiento de la organizacióny ser propositivo.