OBSERVACIONES Y REPAROS A LA RENDICIN DE CUENTA

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

EJRCITO BOLIVARIANO

DIRECCIN DE LOGSTICASERVICIO DE ALIMENTACIN

OFICINA DE CONTROL INTERNOGRUPO DE TRABAJO DE AUDITORAASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ELABORACIN DE LA RENDICIN DE CUENTA DE ALIMENTACIN TROPA DE LAS UNIDADES QUE SE LES DEPOSITA EL 100 % DE LOS RECURSOS FINANCIEROS.

1. Los documentos deben archivarse ordenadamente, de forma cronolgica y correlativa (Captulo II, Principios de Contabilidad del Sector Pblico, de la Resolucin N 01-00-00-032 de la Contralora General de la Repblica).En el caso del Servicio de Alimentacin del Ejrcito Bolivariano (SEALEJB), los documentos se archivarn en el siguiente orden:

Oficio remisin de cuenta (firmado, sellado, numerado y con fecha)

Relacin de ingresos y egresos

Conciliacin bancaria

Estado de cuenta bancario

Copias al carbn de las planillas de depsitos por ingresos y cualquier otro documento que lo avale.Cada uno de los egresos (pagos) se archivar cronolgicamente, por nmero de cheque y fecha de elaboracin, de la siguiente manera:

Comprobante de egreso Copia fotosttica del cheque

Factura (s) Nota (s) de entrega (S la hubiere)

Orden (es) de compra

Anexar solvencia mensual y/o constancia de deudas (en original). Se deber anexar una solvencia por casa comercial.2. La rendicin de cuenta deber estar correctamente encarpetada (carpeta tamao carta), con su respectiva etiqueta que la identifique y con el oficio de remisin correspondiente. Se deber verificar la colocacin de la fecha de emisin del oficio y el nmero del mismo.

3. En la relacin de ingresos y egresos se debern contabilizar los depsitos y cheques emitidos de forma cronolgica y correlativa (fecha de emisin, nmeros de cheque), incluidos los cheques anulados, as como las notas de crdito y dbito por cualquier concepto indicadas en el estado de cuenta bancario.

4. La relacin de ingresos y egresos deber indicar claramente la fecha, el nmero de cheque o depsito, el beneficiario, el monto del ingreso y del egreso.

5. Se debe anexar fotocopia de cada uno de los cheques emitidos (egresos), incluidos los cheques de gerencia. 6. Se debe anexar la (s) copia (s) al carbn (copia rosada, blanca, azul, o cualquier otro color) de la planilla de depsito por ingresos. Esto aplica en los casos en que los depsitos sean efectuados por la unidad administradora de los recursos financieros de la alimentacin de tropa.

7. La cuenta corriente para el manejo de los recursos financieros de la alimentacin de tropa deber ser utilizada exclusivamente para este propsito, es decir, no se debern depositar y ejecutar recursos financieros correspondientes a gastos referidos a extra presupuesto o racin (pago de ahorros o sueldos de la tropa).

8. Los representantes de las casas comerciales debern colocar su nmero de cdula de identidad o Registro de Informacin Fiscal (R.I.F.) en el comprobante de egreso, en la (s) factura (s), en la (s) orden (es) de compra y en el sello de cancelado. Los representantes debern firmar y sellar cada uno de los documentos antes mencionados.

9. Se debe evitar perforar, colocar sellos y firmas sobre los datos de los documentos (cantidades, concepto, precios unitarios, montos en nmero, sello de cancelado, monto en letras, otros), ya que dificulta su revisin.

10. Se deber colocar el sello (redondo u ovalado) de la unidad a todos los documentos contenidos en la rendicin.

11. En el sello de recepcin de mercanca y/o materiales, se deber colocar los datos de: grupo/fecha/hora (G/H/F), dependencia, receptor, confrontador y firmas. Con respecto al confrontador y receptor, segn sea el caso, se colocar: (ecnomo y administrador, jefe del depsito y contable; jefe depsito y administrador; jefe del depsito y cmdte. de la unidad, otros). Se debe evitar que el receptor y el confrontador sean la misma persona. Tampoco debe ser firmado por el representante de la casa comercial.12. Se debe evitar elaborar de manera manuscrita los comprobantes de egreso. Se debe procurar su elaboracin de forma mecanizada (computadora o mquina de escribir). En ltima instancia, de elaborarlos de forma manuscrita, se deben realizar con letra clara y legible. 13. Cuando se adquieran productos por sacos, cajas, paquetes, bultos, otros. (unidad de medida), en la (s) orden (es) de compra y en la (s) factura (s) se deber (n) colocar la (s) presentacin (es) de los mismos. Ejemplo: Bultos: 12/1, 20/1, 24/1, 25/1; Cajas: 4/4, 4/3,350, 12/800, 15/200; Sacos: 1/45,1/50, otros.14. La unidad de medida (presentacin) de los productos se debern indicar en: cajas, bultos, paquetes, kilos, litros, sacos, unidades, galones, otros. No se debern describir en: libras, pailas, matas, cargas, maras, huacales, cuentas, fardos, arrobas, cestas, cuetes, tobos, otros.15. Los comprobantes de egreso, y al dorso de la (s) factura (s), debern ser firmadas y selladas por el contable, el administrador y el cmdte. de la unidad. Asimismo, la relacin de ingresos y egresos, la conciliacin bancaria, y las listas de ee/tt debern ser firmados por los antes citados.

16. En el caso de facturas elaboradas de forma manuscritas, se deber utilizar un slo tipo y/o color de tinta. Asimismo, si corresponden a diferentes casas comerciales, no debern tener el mismo tipo o modelo de letra, es decir, no podrn ser elaboradas por una misma persona.

17. Cuando la elaboracin de la factura sea manuscrita, la letra debe ser legible y no deben tener enmendaduras, tachaduras ni errores.

18. En las facturas y rdenes de compra se debern elaborar correctamente el clculo del impuesto al valor agregado (I.V.A,) segn sea el caso (8% 12%), e indicar a cules productos se le aplica. Se deber cumplir con lo estipulado en la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) publicada en Gaceta Oficial N 6.152 de fecha 18 de noviembre de 2014 y su reglamento.19. Las cooperativas estarn sujetas del clculo y pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA), se reform el numeral 4 del artculo 16 y quitaron como no sujetas a las cooperativas y solo dejaron a las cooperativas de ahorro. Las cooperativas tienen que facturar IVA desde el 01/12/2014. Decreto 1436 de la Reforma de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA). Gaceta Extraordinaria 6152 de fecha 18-11-2014.20. El artculo 18 de la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) indica claramente los productos exentos de dicho impuesto. Igualmente, el artculo 63 establece a que productos se les aplica el 8% del mismo.21. En la rendicin de cuenta se deber anexar las solvencias y/o constancia de deudas elaboradas por la empresa en papel membretado, en original, firmadas y selladas por los representantes legales de las casas comerciales. Se deber realizar una sola solvencia y/o constancia de deudas por casa comercial con fecha del ltimo da del mes que se est rindiendo.

22. Se debe solicitar a la entidad bancaria, la emisin del estado de cuenta corriente del 01 al 30 31 de cada mes, no una consulta de saldos o movimientos del mes o de varios meses (meses anteriores y/o posteriores). El estado de cuenta debe ser legible e impreso en el formato de Estado de Cuenta Corriente, con logo e informacin fiscal de la respectiva entidad financiera. Adems, debe ser sellado y firmado por un representante del mismo.23. No se deber omitir ningn dato que indique el formato de comprobante de egreso y de orden de compra.

24. Cuando se incluyan rdenes de compra con fechas anteriores al mes que se rinde, y facturas con fecha del mes que se contabiliza, se debern anexar notas de entrega que avalen la fecha de entrega de la mercanca. Esta situacin se presenta cuando se cancelan deudas correspondientes a los contingentes.25. Est prohibido la emisin de cheques a nombre de la unidad administradora, S-4 y/o Cmdte. de la misma, con el fin de hacerlos efectivos y utilizarlos para pagar al comercio local, es decir, no se deben realizar pagos en efectivo. Los cheques deben elaborarse a nombre de la empresa, cooperativa o casa comercial vendedora o proveedora de los abastecimientos clase I, en otras palabras el beneficiario final.26. Los cheques debern emitirse a nombre de la empresa (razn social segn factura y/o en el comprobante del Registro de Informacin Fiscal), es decir, a favor del sujeto con personalidad jurdica (empresas, casas comerciales y/o firmas personales).

27. El pargrafo segundo del artculo 57 de la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) estipula que En los casos de ventas de bienes () cuyo pago por parte del adquirente sea efectuado mediante cheque, ste deber emitirlo a nombre del contribuyente, segn el nombre o razn social reflejado en el comprobante del Registro de Informacin Fiscal (RIF) del contribuyente.28. En el sello de Cancelado y/o Pagado (al dorso de la factura), la fecha que se coloca es la fecha de emisin del cheque o fecha efectiva de pago (fecha en que el proveedor recibe el cheque).

29. En los comprobantes de egreso, rdenes de compra y relacin de ingresos y egresos se deben colocar completos y correctamente los nombres (razn social) de las casas comerciales y/o beneficiarios. Esto incluye a las unidades que son beneficiarias de algn pago por reintegro.30. Los comprobantes de egreso, facturas, notas de entrega, rdenes de compra, estados de cuenta bancarios, solvencias comerciales, oficios, relacin de II/TT, conciliaciones bancarias y relaciones de ingresos y egresos incluidas en la rendicin de cuenta, debern ser en original.

31. La fecha de elaboracin de las rdenes de compra deber ser anterior o igual a la fecha de emisin de las facturas o notas de entrega. El cheque deber tener fecha posterior o igual a la fecha de los documentos antes citados. En ningn caso la fecha de los cheques puede ser anterior a la fecha de las rdenes de compra, notas de entrega o facturas.32. Las rdenes de compra debern numerarse. Dicha numeracin debe ser correlativa y cronolgica con respecto a la fecha de elaboracin. Este nmero deber colocrsele a la (s) nota (s) u orden (es) de entrega y a la (s) factura (s) respectiva (s).

33. En los casos en que las facturas estn acompaadas de notas u rdenes de entrega, en la factura se debe indicar el nmero de nota u orden de entrega que avala a la misma.

34. Todo cheque emitido para la cancelacin de compras de Abastecimientos Clase I (alimentos), deber estar respaldado por factura (s). La utilizacin de recibos en sustitucin de la factura, no es legal.35. Las facturas y notas de entrega deben cumplir con lo establecido en la Providencia Administrativa N 00071 de fecha 08/11/2011 emanada del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) referidas a las Normas Generales de Emisin de Facturas y Otros Documentos publicada en la Gaceta Oficial N 39.795 de fecha 08/11/2011.36. An cuando los recursos correspondan a meses anteriores, la rendicin de cuenta deber tener fecha del mes en que se realizaron los ingresos y egresos. Se acotar en el oficio y en la relacin de ingresos y egresos a que mes corresponden dichos recursos.

37. El saldo segn chequera que indica la conciliacin bancaria, deber ser igual al saldo de la relacin de ingresos y egresos.

38. Los reintegros efectuados al Cuartel General del Ejrcito deben incluir:

Comprobante de egreso (Si lo hubiere). Oficio dirigido al banco solicitando la emisin del cheque de gerencia o sustitucin de cheque de la cuenta corriente por cheque de gerencia. Fotocopia (legible) del cheque de gerencia

Fotocopia (legible) de la planilla de depsito efectuada al Cuartel General del Ejrcito (Si lo hubiere) Oficio dirigido al Cuartel General del Ejrcito Bolivariano remitiendo el cheque de gerencia. Este oficio debe tener impreso al dorso, el formato de Control de Cheques Recibidos establecido por el Departamento de Reintegros y Control Bancario de la Oficina de Administracin de Bienes y Servicios. Asimismo, deber ser firmado por el jefe del departamento antes citado en seal de recibido, indicando nombre, apellido y cdula de identidad del mismo, y debe colocrsele el sello hmedo de dicha dependencia. Lista de los ee/tt a que hace referencia el reintegro, con los respectivos clculos (cantidad ee/tt X costo de alimentacin diaria X cantidad de das a pagar y monto total), cdula de identidad y nmero de cuenta del efectivo de tropa.39. Los cheques de gerencia a favor del Cuartel General de Ejrcito Bolivariano por reintegro de alimentacin se deben remitir a dicha dependencia a la brevedad posible, es decir, se debe evitar retardos en la entrega del cheque y los dems documentos que avalan el reintegro.40. Los cheques por reintegro de alimentacin se entregarn directamente en el Departamento de Reintegros y Control Bancario de la Oficina de Administracin de Bienes y Servicios del Cuartel General del Ejrcito Bolivariano, ubicado en la mezanina de la Comandancia General del Ejrcito Bolivariano, Fuerte Tiuna, El Valle, Caracas, Dtto. Capital. Bajo ningn concepto se deber entregar cheques de reintegro de alimentacin en otras dependencias distintas a sta, incluido el Servicio de Alimentacin del Ejrcito.

41. Los cheques por reintegro de alimentacin debern ser entregados exclusivamente al jefe de Reintegros y Control Bancario de la Oficina de Administracin de Bienes y Servicios del Cuartel General del Ejrcito Bolivariano.42. Mtodo de clculo para el reintegro del 10% de los recursos financieros de la alimentacin de tropa al Cuartel General de Ejrcito Bolivariano. Ejemplo 1. En caso de que los efectivos de tropa retardados, A/S/P y bajas espordicas superen la cantidad de efectivos asignados por el SEALEJB (10%), se reintegrar el total de tropas retardadas, indistintamente del nmero de efectivos de tropa cancelados por el Servicio de Alimentacin. Cantidad de efectivos de tropa segn RA-2: 80 ee/tt10% transferido por el Servicio de Alimentacin: 8 ee/tt 8 ee/tt X 112,50 X 30 das = 27.000.Efectivos retardados: 15 ee/tt.Clculos para el reintegro: 15 X 112,50 X 30 das = 50.625,00 X 10% = 5.062,50Monto a reintegrar al Cuartel General de Ejrcito Bolivariano: 5.062,50.Otra forma de clculo:Pago mensual por soldado: 3.375,00 (112,50 X 30 das)Reintegro 10%: 3.375,00 X 10% = 337,5015 ee/tt X 337,50 = 5.062,50Monto a reintegrar: 5.062,50Ejemplo 2. En caso de que los efectivos de tropa retardados, A/S/P y bajas espordicas sean inferiores a la cantidad de efectivos asignados por el SEALEJB, igualmente reintegrar el total de efectivos de tropa retardados. Cantidad de efectivos de tropa segn RA-2: 80 ee/tt10% transferido por el Servicio de Alimentacin: 8 ee/tt.Efectivos retardados: 05 ee/tt.Clculos para el reintegro: 05 X 112,50 X 30 das = 16.875,00 X 10% = 1.687,50Monto a reintegrar al Cuartel General de Ejrcito Bolivariano: 1.687,50.Otra forma de clculo:Pago mensual por soldado: 112,50 X 30 das = 3.375,00Reintegro 10%: 3.375,00 X 10% = 337,505 ee/tt X 337,50 = 1.687,50Monto a reintegrar: 1.687,50Tomar en consideracin que se debe ajustar el costo de la alimentacin cada vez que sta sufra modificaciones.

Costo racin diaria (desayuno, almuerzo y cena) a partir del 01 de abril 2015:Bs. 112,50112,50 X 30 das = 3.375,00 mensual por efectivo de tropa.Unidad Tributaria: Bs. 150,00 X 75% = 112,50.

43. Se debe dar cumplimiento al men de tropa vigente, el cual fue elaborado por el Servicio de Alimentacin del Ejrcito y aprobado por el Comandante General del Ejrcito para su aplicacin en todas las unidades del Ejrcito Bolivariano.

44. Cuando se contabilicen recursos financieros correspondientes a meses anteriores (Contingentes), las rdenes de compra y las facturas (excepto que hubiere notas de entrega) que avalen los respectivos pagos, debern tener fecha correspondiente a dichos meses. Ejemplo: Tropa Alistada Contingente mayo 2014; mes de mayo, junio julio y agosto 2014; y la rendicin corresponda al mes de Agosto 2014, las rdenes de compra y las facturas deben justificar la adquisicin de abastecimientos clase I durante los meses de antes citados.45. Los Recursos Financieros de la Alimentacin de Tropa son exclusivamente para la alimentacin de la tropa, es decir, para la compra de abastecimientos Clase I (Alimentos). Est prohibido la adquisicin de artculos de limpieza, papelera, ferretera u otros con estos recursos (desvo de fondos).

46. Las compras de abastecimientos clase I se debern efectuar en proporcin a la cantidad de efectivos de tropa segn nmina y en concordancia con el porcionamiento del Men de Tropa vigente.

47. Los pagos efectuados a los comedores de oficiales debern estar avalados por:

Comprobante de egreso

Lista de los ee/tt destacados, con los clculos respectivos (cantidad ee/tt X costo alimentacin diaria X cantidad de das a pagar y monto total). Recibo y/o Oficio remisin de cheque al comedor de oficiales

Fotocopia (legible) de la cdula de identidad del beneficiario (administrador del comedor)

Fotocopia (legible) del carnet del beneficiario (administrador del comedor)

48. La rendicin de cuenta de alimentacin deber ser remitida a travs de oficio dirigida de la siguiente forma: Cnel. Jan Carlos Martnez Losada Jefe del Servicio de Alimentacin del Ejrcito Bolivariano

A/C Oficina de Control Interno, Grupo de Trabajo de AuditoraFuerte Tiuna, El Valle, Caracas.

49. Para cualquier informacin referida a las rendiciones de cuenta alimentacin tropa llamar a los siguientes nmeros:Oficina de Control Interno: (0212) 605-57-77

Central: (0212) 605-57-70, 605-57-71, 605-57-75

Caracas, 11 de mayo de 2015Elaborado por:

Revisado por:Lcdo. Danniyofreddy Corzo Funcionario Auditor

Grupo de Trabajo de AuditoraJos Luis CarrilloCap.Jefe del Grupo de Trabajo de Auditora

Leonardo Ezequiel Garca HernndezMayorJefe Oficina de Control Interno