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AUD 001-2015

INFORME SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA EVALUACION DE

LAS CUENTAS CONTABLES DE LAS EMPRESAS COMERCIALES

1. INTRODUCCIN

1.1. JUSTIFICACIN

El estudio a que se refiere el presente informe se efectu en cumplimiento del Plan Anual

de Trabajo de la Auditora Interna para el ao 2014.

1.2. OBJETIVO GENERAL

Contribuir a la adecuada presentacin de los estados financieros de las Empresas

Comerciales del IMAS.

1.3. ALCANCE Y PERIODO DEL ESTUDIO

El estudio consisti en analizar y evaluar la legalidad y razonabilidad de aquellas cuentas

contables que tienen un impacto en los ingresos y egresos de las Empresas Comerciales y

su documentacin soporte, as como verificar los procedimientos de control y el

cumplimiento de la normativa tcnica-legal aplicable. El periodo del estudio comprendi

de marzo del 2013 a mayo del 2014, y se ampli en aquellos casos que se consideraron

necesarios hasta el 28 de julio del 2014.

Para la seleccin de la muestra se consideraron las partidas, al 31 de diciembre del 2013,

de Efectivo y equivalente de efectivo por 1.363.584.903,39, Cuentas a cobrar a corto

plazo-neto por 81.717.926,35, Otros Ingresos por 56.408.675,19, Cuentas de Gastos por

1.456.327.972,11; de las cuales, y recurriendo al muestreo no estadstico, se

seleccionaron las siguientes cuentas contables:

Descripcin Monto

BCR Cta. Cte. 28996-5 CRC 456.891.592,10

BCR Cta. Cte. 28997-3 USD 385.868.201,19

BCAC Cta. Cte. 105505918 USD 406.124.380,76

Alquiler de terrenos, edificios y local 148.460.931,66

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Descripcin Monto

Comisiones y gastos por servicios finan 268.511.550,91

Servicios generales 24.716.102,82

Otros servicios gestin y apoyo 818.964.590,53

Otros gastos 8.559.417,74

Ingresos Varios 21.664.328,46

Otros resultados positivos S/P 29.117.554,73

Total

2.568.878.650,90

Para llevar a cabo este estudio se utilizaron como criterios de evaluacin lo dispuesto en el

siguiente bloque de legalidad: Principios Contables Aplicables al Sector Publico

Costarricense, Reglamento para las Inversiones Transitorias realizadas por el IMAS,

Manual de Cargos y Puestos de Empresas Comerciales, Ley General de Control Interno

N8292 y el Plan Operativo Institucional (POI) para los aos 2013 y 2014.

Para la realizacin del estudio, se consideraron las disposiciones del Manual de Normas

Generales de Auditora para el Sector Pblico (M-2-2006-CO-DFOE), el Manual de

Procedimientos de la Auditora Interna del IMAS, as como la dems normativa de

auditora interna de aplicacin y aceptacin general.

1.4. COMUNICACIN VERBAL DE LOS RESULTADOS

En reunin celebrada el da 16 de diciembre del 2014, se comunicaron los resultados del presente

informe al Lic. Gerardo Alvarado Blanco, Gerente General, al Lic. Fernando Snchez Matarrita,

Subgerente de Gestin de Recursos, al Lic. Daniel A. Morales Guzmn, Subgerente Soporte

Administrativo, al Lic. Giovanni Cambronero Herrera, Ex-Administrador General a.i. del rea de

Empresas Comerciales, a la Licda. Luz Marina Campos Ramrez, Jefe del rea de Administracin

Financiera, al Lic. Alex Ramrez Quesada, Jefe Administrativo a.i., al Lic. Olman Lizano

Fernndez, Jefe a.i. de Logstica e Importaciones, ambos del rea de Empresas Comerciales, a la

Licda. Maritza Aragn Domian, Jefe de la Unidad de Tesorera, a la Licda. Kattia Torres Rojas,

Jefe de la Unidad de Contabilidad y al Lic. Alexander Porras Moya, Jefe de la Unidad de

Presupuesto, en la cual se efectuaron algunas observaciones que en lo pertinente, una vez

valoradas por esta Auditora Interna, fueron incorporadas en el acpite de recomendaciones del

presente informe.

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2. RESULTADOS

2.1. Evaluacin de la cuenta contable sobre el cobro por Servicios Administrativos realizados por el IMAS a las Empresas Comerciales

1) Sobre los procedimientos que se utilizan para establecer los clculos realizados en la matriz que da origen al monto cobrado, por el IMAS, mensualmente, por concepto de los

servicios administrativos (servicios de gestin de apoyo) a las Empresas Comerciales, se

determin que no estn formalmente aprobados, divulgados y contemplados en un

procedimiento.

Al respecto, se procedi a solicitar a la Licda. Luz Marina Campos Ramrez, Jefe del rea

de Administracin Financiera, la matriz que se utiliza para determinar el monto que se le

cobra mensualmente a las Empresas Comerciales por servicios administrativos,

determinndose que el archivo consiste en una tabla de Excel (Vase Anexo N 1), se

considera que su contenido permite cumplir en trminos generales con la informacin

necesaria para realizar los clculos que determinan el citado cobro. Sin embargo, la

Matriz de Servicios Administrativos carece de una descripcin de los pasos que se

utilizan para calcular el monto y los porcentajes que se aplican a las diferentes unidades

ejecutoras del IMAS, que prestan un servicio al Programa de Empresas Comerciales.

Sobre el particular, el 02 de junio del 2014, la citada Licda. Campos Ramrez, indic lo

siguiente:

Pregunta Puede usted indicar si su rea realiza los clculos por Servicios

Administrativos que se le cobra a las Empresas Comerciales? Respuesta: Si

Pregunta Por qu concepto es que se genera ese cobro? Respuesta: Por las

horas/funcionario que las reas y/o Unidades del nivel central destinan a ejecutar

acciones para atender requerimientos propios del Programa de Empresas

Comerciales.

Pregunta Puede usted indicar si se realizan incrementos anuales al cobro de los

Servicios Administrativos y cules son los elementos que se consideran para

determinar cunto se aumentar y en qu porcentaje? Respuesta: No obstante,

mediante oficio Anualmente se realiza un leve incremento a los Servicios

Administrativos, el cual es determinado discrecionalmente por quien realice la

proyeccin de los ingresos. Por lo general, el principal elemento a considerar es

el salario de mayor rango de cada una de las Unidades del nivel central que se

han determinado como las principales coadyuvantes en los procesos del

Programa de Empresas Comerciales.

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En ese sentido, lo indicado por la Licda. Campos Ramrez, referente a la metodologa que

se utiliza en la Matriz para establecer el clculo de los servicios administrativos cobrados a

las Empresas Comerciales y registrados en la cuenta contable Otros servicios de gestin y

apoyo (Cta. mayor 5120499000), se desprende que son efectuados por quien realiza la

proyeccin, de tal forma que el proceso no se encuentra contemplado en un documento

formalmente divulgado, que garantice la uniformidad y consistencia en la elaboracin de

los clculos plasmados en la matriz.

Lo expuesto anteriormente, se contrapone a lo establecido en el artculo 15, inciso a) de la

Ley General de Control Interno, N 8292, que literalmente dispone, en lo de inters, lo

siguiente: Actividades de control. Respecto de las actividades de control, sern deberes

del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: /a) Documentar,

mantener actualizados y divulgar internamente, las polticas, las normas y los

procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno

institucional y la prevencin de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las

metas trazados por la institucin en el desempeo de sus funciones. /.

2) En cuanto al fundamento legal que sustenta el proceso de cobro de los servicios administrativos, se procedi el da 02 de junio del 2014, a consultarle a la Licda. Luz

Marina Campos, Jefe del rea de Administracin Financiera, lo siguiente: Por qu

concepto es que se genera ese cobro? Respuesta: Por las horas/funcionario que las reas

y/o Unidades del nivel central destinan a ejecutar acciones para atender requerimientos

propios del Programa de Empresas Comerciales.. Por otra parte y referente a si Conoce

usted si existe un fundamento legal para realizar este cobro? Respuesta: No, creo que el

nico fundamento legal es la costumbre..

Por lo expuesto, se desprende que no existe fundamento legal ni normativa, formalmente

establecida, que faculte al IMAS a realizar el cobro por Servicios Administrativos al

Programa de Empresas Comerciales. En ese sentido, es importante indicar que el cobro

mensual establecido para el ao 2014 es de 26.229.196,16, segn lo indicado en el oficio

PRES 07-02-2014, del 11 de febrero del 2014. Ahora bien, en cuanto al ao 2013, segn

oficio PRES 031-03-2013, del 05 de marzo del 2013, el monto a cobrar por mes fue de

26.056.067,81, para un total anual de 312.672.813,72, como se desglosa en el siguiente

cuadro:

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CUADRO N 1

Saldos de la cuenta contable Otros servicios de gestin y apoyo

(Cta. mayor 5120499000), segn balances contables

Al 31 de diciembre del 2013

Asignacin N

documento

Fecha Importe en

colones

Concepto

PRES 031-03-2013 1900000637 22.03.2013 78.168.203,43 Enero, Febrero y Marzo 2013

PRES 031-03-2013 1900000676 29.04.2013 26.056.067,81 Abril-2013

20130531 100005465 31.05.2013 26.056.067,81 Mayo del 2013

20130611 100005467 10.06.2013 26.056.067,81 Junio del 2013

PRES 031-03-2013 1900000820 24.07.2013 26.05