Aud admva unidad 3

PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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LA METODOLOGIA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA TIENE EL PROPOSITO DE SERVIR COMO MARCO DE ACTUACION PARA QUE LAS ACCIONES EN SUS DIFERENTES FASES DE EJECUCION SE CONDUZCAN EN FORMA PROGRAMADA Y SISTEMATICA , UNIFIQUEN CRITERIOS Y DELIMITEN LA PROFUNDIDAD CON QUE SE REVISARAN Y APLICARAN LAS TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO PARA GARANTIZAR EL MANEJO OPORTUNO Y OBJETIVO DE LOS RESULTADOS.

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OBJETIVO:

DETERMINAR LAS ACCIONES QUE SE DEBEN REALIZAR PARA INSTRUMENTAR LA AUDITORIA EN FORMA SECUENCIAL Y ORDENADA, TOMANDO EN CUENTA LAS CONDICIONES QUE TIENEN QUE PREVALECER PARA ALCANZAR EN TIEMPO Y LUGAR LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS.

3

4

FASE DE IDENTIFICACION

FASE DE PLANEACION

FASE DE DESARROLLO

FASE DE SEGUIMIENTO

ESTUDIO PRELIMINAR

DIAGNOSTICO

PLANEACION

OBTENCION DE DATOS

ANALISIS DE DATOS

INFORME DE AUDITORIA

IMPLANTACION DE RECOMENDACIONES

FASE DE PROGRAMACIONPROGRAMACION

5

1

2

3

4

5

15

14

13

12

1110

9

8

7

6

DEFINICION DEL OBJETIVO DE ESTUDIO

INVESTIGACION PRELIMINAR

AUTORIZACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ELABORACION DEL PLAN GENERAL DE TRABAJO

RECOPILACION DE DATOS

ESTUDIO DE SISTEMAS EN OTRAS EMPRESAS

ESTUDIO DE LITERATURA TECNICA

RESUMEN DE LA INVESTIGACION OBTENIDA

ANALISIS DE LOS DATOS

FORMULACION DEL INFORME APRECIACION DE LA EMPRESA

FORMULACION DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

PRESENTACION DEL INFORME

TOMA DE DECICIONES POR LA DIRECCION

IMPLANTACION DE RECOMENDACIONES

ACTIVIDADES DE UN ESTUDIO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ES UN RECONOCIMIENTO O UNA INVESTIGACION PRIMARIA PARA DETEMINAR LA SITUACION ADMINISTRATIVA DE LA ORGANIZACIÓN. CONLLEVA A REVISAR LA LITERATURA TECNICA Y LEGAL , INFORMACION DEL CAMPO DE TRABAJO Y TODA DOCUMENTACION RELACIONADA, SE PUEDE DECIR QUE ES EL PRIMER CONTACTO CON LA REALIDAD, LO QUE DEBE PROVOCAR UNA CORRECTA FORMULACION DE LOS OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, ACCIONES A SEGUIR O TIEMPOS DE EJECUCION.

ES NECESARIO TOMAR EN CUENTA LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

* DETERMINANCION DE LAS NECESIDADES ESPECIFICAS.* IDENTIFICACION DE LOS FACTORES QUE REQUIEREN DE ATENCION.* DEFINICION DE ESTRATEGIAS.* JERARQUIZACION DE PRIORIDADES EN FUNCION DEL FIN QUE SE

PERSIGUE.* DESCRIPCION DE LA UBICACIÓN, NATURALEZA Y EXTENSION DE

FACTORES.* ESPECIFICACION DEL PERFIL DEL AUDITOR.* ESTIMACION DEL TIEMPO Y LOS RECURSOS NECESARIOS PARA CUMPLIR

CON EL OBJETIVO DEFINIDO.

6

7

ETAPA ELEMENTO

PLANEACION

DEFINICION DEL MARCO DE ACTUACION DE LA ORGANIZACIÓN.

VISION

MISION

OBJETIVOS

METAS

ESTRATEGIAS

POLITICAS

PROCEDIMIENTOS

PROGRAMAS

NIVELES

HORIZONTE

ORGANIZACIÓN

DISEÑAR E INSTRUMENTAR LA INFRAESTRUCTURA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACION

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES

CULTURA ORGANIZACIONAL

RECURSOS HUMANOS

CAMBIO ORGANIZACIONAL

ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS

INSTRUMENTOS TECNICOS DE APOYO

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ETAPA ELEMENTO

INTEGRACION

PROMOVER LA CALIDAD DE VIDA EN EL TRABAJO

RECLUTAMIENTO

SELECCIÓN

CONTRATACION

INDUCCION

CAPACITACION

DESARROLLO

DIRECCION

TOMAR LAS DECISIONES PERTINENTES PARA NORMAR LA GESTION DE LA ORGANIZACION

LIDERAZGO

COMUNICACIÓN

MOTIVACION

GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO

MANEJO DE CONFLICTOS

INFORMACION Y TECNOLOGIA

TOMA DE DECISIONES

CREATIVIDAD E INNOVACION

CONTROL

MEDICION DEL PROGRESO DE LAS ACCIONES EN FUNCION DEL DESEMPEÑO

NATURALEZA

SISTEMAS

NIVELES

PROCESO

AREAS DE APLICACIÓN

HERRAMIENTAS

CALIDAD

RECABADA LA INFORMACION PRELIMINAR, SE DEBE PROCEDER A SELECCIONAR LA PROPUESTA NECESARIA PARA INSTRUMENTAR LA AUDITORIA, LA CUAL INCLUYE DOS APARTADOS:

LA PROPUESTA TECNICA.

EL PROGRAMA DE TRABAJO.

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NATURALEZA TIPO DE AUDITORIA QUE SE PRETENDE REALIZAR

ALCANCE AREA O AREAS DE APLICACIÓN

ANTECEDENTES RECUENTO DE AUDITORIAS ANTERIORES

OBJETIVOS LOGROS QUE SE PRETENDEN ALCANZAR

ESTRATEGIARUTA FUNDAMENTAL PARA ORIENTAR EL CURSO DE ACCION Y ASIGNACION DE RECURSOS.

JUSTIFICACIONDEMOSTRACION DE LA NECESIDAD DE INSTRUMENTARLA.

ACCIONESINICIATIVAS O ACTIVIDADES NECESARIAS PARA SU EJECUCION.

RECURSOSREQUERIMIENTOS HUMANOS, MATERIALES Y TECNOLOGICOS.

COSTOESTIMACION GLOBAL Y EXPECIFICA DE RECURSOS FINANCIEROS NECESARIOS.

RESULTADOS BENEFICIOS QUE SE ESPERAN OBTENER.

INFORMACION

COMPLEMENTARIAMATERIAL E INVESTIGACIONES QUE PUEDAN SERVIR COMO ELEMENTOS DE APOYO.

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IDENTIFICACION NOMBRE DEL ESTUDIO

RESPONSABLE AUDITOR A CARGO DE SU IMPLEMENTACION

AREA (S) UNIVERSO BAJO SU ESTUDIO

CLAVE: NUMERO PROGRESIVO DE LAS ACTIVIDADES ESTIMADAS

ACTIVIDADES PASOS ESPECIFICOS PARA CAPTAR Y EXAMINAR LA INFORMACION

FASES DEFINICION DEL ORDEN SECUENCIAL PARA REALIZAR LAS ACTIVIDADES.

CALENDARIO FECHAS ASIGNADAS PARA EL INICIO Y TERMINO DE CADA FASE

REPRESENTACION

GRAFICA

DESCRIPCION DE LAS ACCIONES EN CUADROS E IMÁGENES.

FORMATO PRESENTACION Y RESGUARDO DE AVANCES

REPORTES DE

AVANCE

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES

PERIODICIDAD TIEMPO DISPUESTO PARA INFORMAR AVANCES.

CONCLUIDA LA PARTE PREPARATORIA, SE PROCEDE A LA INSTRUMENTACION DE LA AUDITORIA, ETAPA EN LA CUAL SE TIENEN QUE SELECCIONAR Y APLICAR LAS TECNICAS DE RECOLECCION QUE SE ESTIMEN MAS VIABLES.

RECOPILACION DE LA INFORMACION.

ESTA TAREA DEBE ENFOCARSE AL REGISTRO DE TODO TIPO DE HALLAZGO Y EVIDENCIAS QUE HAGA POSIBLE SU EXAMEN OBJETIVO.

TECNICAS DE RECOLECCION.

INVESTIGACION DOCUMENTAL OBSERVACION DIRECTA ACCESO AREDES DE INFORMACION ENTREVISTAS CUETIONARIOS CEDULAS

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CONSISTE EN LA LOCALIZACION, SELECCIÓN Y ESTUDIO DE LA DOCUMENTACION QUE PUEDE APORTAR ELEMENTOS DE JUICIO A LA AUDITORIA. LAS FUENTES DOCUMENTALES BASICAS A LAS QUE SE PUEDEN ACUDIR SON:

NORMATIVAS

ACTA CONSTITUTIVA REGLAMENTO INTERNO REGLAMENTOS ESPECIFICOS TRATADOS CONVENIOS DECRETOS Y ACUERDOS NORMAS ( NACIONALES E INTERNACIONALES ) OFICIOS Y CIRCULARES.

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ADMINISTRATIVAS:

ORGANIGRAMAS MANUALES ADMINISTRATIVOS SISTEMAS DE INFORMACION SISTEMAS DE NORMALIZACION Y CERTIFICACION CUADROS DE DISTRIBUCION DE TRABAJO ESTADISTICAS DE TRABAJO PLANTILLA DE PERSONAL INVENTARIOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO REDES PARA EL ANALISIS LOGICO DE PROBLEMAS SOCIOGRAMAS UNIDADES DE MEDIDA DE DESEMPEÑO ESTUDIOS DE MEJORAMIENTO AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS ANTERIORES Y PREVIAS.

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UBICACIÓN GEOGRAFICA: LOCALIZACION UBICACIÓN CARACTERISTICAS DEL TERRENO DISTANCIAS Y COSTOS DE TRANSPORTE ALTERNATIVAS DE CONEXIÓN CON UNIDADES NUEVAS JUSTIFICACION EN RELACION CON EL TAMAÑO Y LOS PROCESOS.

ESTUDIOS FINANCIEROS: RECURSOS FINANCIEROS PARA INVERSION ANALISIS Y PROYECCIONES FINANCIERAS PROGRAMAS DE FINANCIAMIENTO EVALUACION

SITUACION ECONOMICA: SISTEMA ECONOMICO NATURALEZA Y RITMO DE DESARROLLO DE LA ECONOMIA ASPECTOS SOCIALES VARIABLES DEMOGRAFICAS RELACIONES CON EL EXTERIOR

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ES EL ACERCAMIENTO Y REVISION DEL AREA FISICA DONDE SE DESARROLLA EL TRABAJO DE LA ORGANIZACIÓN, PARA CONOCER LAS CONDICIONES DE TRABAJO Y EL CLIMA ORGANIZACIONAL IMPERANTE.

ES RECOMENDABLE QUE EL AUDITOR RESPONSABLE PRESIDA LA OBSERVACION DIRECTA, Y COMENTE Y DISCUSTA SU PERCEPCION CON SU EQUIPO DE TRABAJO, DE ESTA MANERA SE ASEGURARA DE QUE EXISTA UN CONSENSO EN TORNO A LAS CONDICIONES DEL FUNCIONAMIENTO DEL AREA Y PODRA DEFINIR LOS CRITERIOS A LOS QUE DEBERA SUJETARSE EN TODO MOMENTO LA AUDITORIA.

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ENTREVISTA:

CONSISTE EN REUNIRSE CON UNA O VARIAS PERSONAS Y CUESTIONARLAS ORIENTADAMENTE PARA OBTENER INFORMACION. ESTE MEDIO ES POSIBLEMENTE EL MAS EMPLEADO Y UNO DE LOS QUE PUEDE BRINDAR INFORMACION MAS COMPLETA Y PRECISA, PUESTO QUE EL ENTREVISTADOR, AL TENER CONTACTO CON EL ENTREVISTADO, ADEMAS DE OBTENER RESPUESTAS, PUEDE PERCIBIR ACTITUDES Y RECIBIR COMENTARIOS.

PARA QUE UNA ENTREVISTA SE DESARROLLE POSITIVAMENTE, ES CONVENIENTE OSBERVAR ESTOS ASPECTOS:

TENER CLARO EL OBJETIVO. ESTABLECER ANTICIPADAMENTE LA DISTRIBUCION DEL TRABAJO CONCERTAR PREVIAMENTE LA CITA CLASIFICAR LA INFORMACION QUE SE OBTENGA

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REGLAS GENERALES PARA LA ENTREVISTA:

DEBERA INICIARSE LA ENTREVISTA, CON UNA EXPLICACION AL INTERROGADO SOBRE EL FIN QUE PERSEGUIMOS Y LOS BENEFICIOS QUE DESEAMOS OBTENER.

DEBERA CREARSE UN AMBIENTE DE CONFIANZA ENTRE EL ENTREVISTADOR E INTERROGADO.

SE PERMITIRA AL INTERROGADO EXPRESAR SUS IDEAS, SIN NINGUNA PRESION DE PARTE DEL ENTREVISTADOR.

SE FORMULARAN LAS PREGUNTAS CONCRETAS E INDIVIDUALES.

SE ANOTARAN INMEDIATAMENTE TODAS LAS RESPUESTAS OBTENIDAS.

SE ELIMINARN EN LO POSIBLE LAS INTERRUPCIONES.

SE EVITARA CONTRADECIR AL INTERROGADO.

SE OBSERVARAN TODOS LOS DETALLES SECUNDARIOS COMO ACTITUD, COOPERACION, CLARIDAD, ETC., DEL INTERROGADO.

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SE EMPLEAN PARA OBTENER LA INFORMACION DESEADA EN FORMA HOMOGENEA. ESTAN CONSTITUIDOS POR SERIES DE PREGUNTAS ESCRITAS, PREDEFINIDAS, SECUENCIADAS Y SEPARADAS POR CAPITULOS O TEMATICA ESPECIFICA.

LA CALIDAD DE INFORMACION QUE SE OBTENGA DEPENDERA DE SU ESTRUCTURA Y FORMA DE PRESENTACION.

EN FORMA GENERAL EL CUESTIONARIO DEBE EXPRESAR EL MOTIVO DE SU PREPARACION, PROCURANDO QUE LAS PREGUNTAS SEAN CLARAS Y CONCISAS, CON UN ORDEN LOGICO, REDACCION COMPRENSIBLE Y FACILIDAD DE RESPUESTA, EVITANDO RECARGARLO CON DEMASIADAS PREGUNTAS. PUEDE INCLUIRSE UN INTRUCTIVO DE LLENADO.

EL CUESTIONARIO PUEDE SER DIVIDIDO EN VARIAS SECCIONES Y TERMINADO POR VARIOS AUDITORES Y POSTERIORMENTE UNIDO PARA SER REVISADO POR EL AUDITOR SUPERVISOR.

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FORMULACION DEL CUESTIONARIO

OBTENCION DE DATOS

TABULACION DE DATOS

INTERPRETACION DE RESULTADOS

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LA ELECCION DE LAS TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO OBEDECERA A LA FACTIBILIDAD DE SU APLICACIÓN; A LOS ESTUDIOS QUE SE VAN A REALIZAR; A LA DISPONIBILIDAD DE TIEMPO; PERO SOBRE TODO, AL GRADO DE PREPARACION DEL PERSONAL CON QUE SE CUENTA.

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TECNICA APLICACION

ORGANIGRAMAS REPRESENTA LA ESTRUCTURA DE UN ORGANISMO SOCIAL, SE CLASIFICAN: CONTENIDO-AMBITO DE APLICACIÓN-PRESENTACION

CUADRO DE DISTRIBUCION DE TRABAJO

ESTUDIAR LA POSIBILIDAD DE REESTRUCTURAR LA ORGANIZACIÓN CON EL FIN DE LOGRAR MAS FACILMENTE LOS OBJETIVOS.

GRAFICOS DE FLUJO REPRESENTAN EL FLUJO DE LAS OPERACIONES, POR EJEMPLO: OPERACIONES-FORMAS-HOMBRES-PRODUCTOS.

GRAFICAS DE DISTRIBUCION

REPRESENTAN EL BOSQUEJO DEL AREA FISICA DE TRABAJO, PUEDE SER PARA : MAQUINARIA-EQUIPO-AREA DE TRABAJO.

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TECNICA APLICACION

GRAFICA-ESTADISTICAS RESUMEN LAS RELACIONES NUMERICAS Y CRONOLOGICAS.

GRAFICAS DE PROGRAMACION

PLANEAR Y CONTROLAR UN CONJUNTO COMPLEJO DE ACTIVIDADES-FUNCIONES Y RELACIONES, POR EJEMPLO GRAFICOS DE GANTT, PERT-CPM

ÁRBOLES DE DECISIONES PREPARARA UNA MATRIZ DE RESULTADOS CON VALORES ESPERADOS. IMPLICA LA ASIGNACION DE PROBABILIDADES O EVENTOS EN UN FUTURO INCIERTO.

MUESTREO INFERENCIAS ACERCA DE LAS CARACTERISTICAS DE POBLACION CON GRADOS ESPECIFICOS DE UNIFORMIDAD, SE USA EN: INVESTIGACION DE MERCADOS-MUESTREO DE TRABAJO-CONTROL INVETARIOS AUDITORIA.

NUMEROS INDICE MEDIR CON RESPECTO A UNA BASE INICIAL LAS FLUCTUACIONES EN VOLUMEN DE OPERACIONES, ERRORES, COSTOS, AUSENCIAS Y OTRAS VARIABLES, EN UN PERIODO DETERMINADO, CON FINES DE CONTROL DE OPERACIONES-AUDITORIA ADMINISTRATIVA, COMPROBAR VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DE INFORMACION.

PUNTO DE EQUILIBRIO PROVEER INFORMACION QUE AYUDE AL CONTROL DE LOS COSTOS Y SBRAYE LA IMPORTANCIA DEL VOLUMEN DE VENTAS.

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PUNTUACIONPUNTUACION PORCENTAJEPORCENTAJE CALIDAD DE LA CALIDAD DE LA ADMINISTRACIONADMINISTRACION

5220 A 58005220 A 5800 90 A 100%90 A 100% EXCELENTEEXCELENTE

4640 A 52194640 A 5219 80 A 89%80 A 89% MUY BIENMUY BIEN

3480 A 46393480 A 4639 60 A 79%60 A 79% BUENOBUENO

2320 A 34792320 A 3479 40 A 59%40 A 59% REGULARREGULAR

1160 A 23191160 A 2319 20 A 39%20 A 39% MALAMALA

0 A 11590 A 1159 0 A 19%0 A 19% MUY MALAMUY MALA

ANTES DE COMENZAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA, LO MEJOR ES REFLEXIONAR CON CALMA Y DELINEAR EL PLAN.

A) DETERMINACION DE LAS TECNICAS DE INVESTIGACION.

LA OBSERVACION LA ENCUESTA LA ENTREVISTA

B) DOCUMENTOS LEGALES.

ESCRITURA. ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS Y CONSEJO DE ADMINISTRACION. CONTRATOS CELEBRADOS CONTRATOS COLECTIVOS DE TRABAJO LEYES QUE AFECTAN A LA EMPRESA SITUACION FISCAL INFORMES DIRIGIDOS A DEPENDENCIAS FEDERALES INFORMES DIRIGIDOS A CAMARAS.

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C) ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS.

MANUALES DE ORGANIZACIÓN POLITICAS ANALISIS DE PUESTOS DESCRIPCION ESCRITA Y GRAFICAS DE SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y METODOS. CATALOGOS DE FORMAS Y SUS INSTRUCTIVOS REGISTRO DE FIRMAS Y AUTORIZACIONES.

D) REGISTROS CONTABLES.

MANUAL DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL Y DE COSTOS DESCRIPCION DEL SISTEMA CATALOGO DE CUENTAS E INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIÓN GUIA DE CONTABILIZACION FORMAS, REGISTROS E INFORMES. PRESUPUESTOS BALANCE GENERAL ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS ESTADO DE RECULTADOS ESTADO DE COSTOS Y PRODUCCION INFORME COMPARATIVO MENSUAL Y ANUAL DE COSTOS INFORME MENSUAL Y ANUAL DE VENTAS Y COSTO DE PRODUCCION ANALISIS COMPARATIVO MENSUAL Y ANUAL DE GASTOS DE ADMINISTRACION, DE

VENTAS E INDIRECTOS.

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E) DE GRAFICAS

PUNTO DE EQUILIBRIO VENTAS PRODUCCION COMPRAS

F) DOCUMENTOS GENERALES.

FOLLETOS DE ANTECEDENTES HISTORICOS LOCALES PARA OFICINAS, ALMACEN, PLANTAS Y SUCURSALES ATENCION A CLIENTES, EMPLEADOS Y PROVEEDORES FORMA DE EJECUTAR UNA OPERACIÓN.

G) LA ENCUESTA

EL CUESTIONARIO

ELEMENTOS DE ESTUDIO

PLANEACION ORGANIZACIÓN INTEGRACION DIRECCION CONTROL

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AREAS FUNCIONALES.

PRODUCCION VENTAS FINANZAS RELACIONES INDUSTRIALES COMPRAS CREDITOS Y COBRANZAS RELACIONES PUBLICAS Y HUMANAS ALMACEN ETC.

LA ENTREVISTA

LA IMPORTANCIA, VALIDEZ Y FRUTOS DE LA ENTREVISTA DEPENDEN DE LA HABILIDAD DE QUIEN EMPLEA, ADEMAS DEBE PLANEARSE SU CONDUCCION DETALLADAMENTE.

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CEDULA DE ANALISISDOCUMENTAL

FECHA DE REALIZACIO

N

HORA DE INICIO

NOMBRE DEL

EVALUADOR

AREA EVALUADA

DOCUMENTO

EVALUADODOCUMENTOS QUE SE ANALIZAN:NOMBRE DEL DOCUMENTO, SEÑALAR LOS DATOS BASICOS COMO: NOMBRE, OBJETIVO, FECHA, AREA Y PERSONA QUE ELABORO EL DOCUMENTO.

DESCRIPCION DEL CONTENIDO:SE DEBERA ANOTAR LOS CAPITULOS Y TEMAS MAS IMPORTANTES PARA LA EVALUACIÓN

RESULTADO DEL ANALISIS:SE ANOTAN LOS DETALLES MAS SOBRESALIENTES DEL DOCUMENTO QUE SE ANALIZA

CEDULA DE ENTREVISTA

PREVIAMENTE SE DETERMINARAN LOS PUNTOS BASICOS A TRATARSE O DEBERA ELABORARSE UNA GUIA PRELIMINAR DE LA ENTREVISTA.

RESULTADOS DE LA ENTREVISTA.

SE RESUME LA ENTREVISTA Y SE VERIFICA LA INFORMACION PREDETERMINADA.SE PLASMA EN FORMA EXPLICITA Y DETALLADA LA INFORMACION RECABADA EN LA ENTREVISTA.SE LLENA LA CEDULA Y SE RESPALDA LA INFORMACION MEDIANTE EL EXAMEN O LA COMPROBACION.SE ANOTA ALGUN ASPECTO IMPORTANTE QUE SERVIRA DE GRAN UTILIDAD PARA POSTERIORES ENTREVISTAS.SE DETERMINAN LAS INVESTIGACIONES O SOLICITUDES ADICIONALES PARA OBTENER INFORMACION ESPECIFICA.

REVISO:

PRESENTACION DE FACTORES POR ESTUDIAR Y OBJETIVOS DE TRABAJO

FACTORES QUE SE EVALUAR

ELEMENTOS Y COMPONENTES MINIMOS

POR CONSIDERAR

RESULTADOS ESPERADOS

¿QUE SE VA A INVESTIGAR?

•SE REGISTRARAN LOS ELEMENTOS MINIMOS POR CONSIDERAR EN LA EVALUACION.-SISTEMA DE CONTROL INTERNO.-PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA-MEDIOS DE FORMAS DE CONTROL-INFORMES DE AUDITORES EXTERNOS Y JUNTAS DIRECTIVAS, ETCETERA.

COMO SE VA A REGISTRAR?

DE LOS FACTORES QUE SE EVALUAN SE ANOTAN POR LO MENOS:-VIGENCIA Y ACTUALIDAD DE PROGRAMAS, NORMAS, ETCETERA.-DIFUSION DE OBJETIVOS, POLITICAS, DIRECTRICES.-CLARIDAD Y PRECISIÓN DE LOS OBJETIVOS O POLITICAS.

PARA QUE SE VA A REGISTRAR?

POR CADA FACTOR Y/O ELEMENTO ESTUDIADO, SE ANOTARAN LAS RAZONES POR LAS QUE SE ESTUDIARON, ES DECIR, EL FIN QUE PERSIGUE CON EL ESTUDIO.

ELABORO: SUPERVISO: FECHA:

HORA:

FECHA:

OBJETIVOSOBJETIVOS HALLAZGOSHALLAZGOS EVIDENCIAEVIDENCIA

RECURRIR A LAS FUENTES DE LA INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA Y ESPECIFICA ( AREAS ) CON OBJETO DE OBTENER INFORMACION NECESARIA PARA EL ANALISIS DE HALLAZGOS.

PARA EL AREA DE ESTA COLUMNA SE DEBERA TOMAR EN CUENTA EL AREA, LOS PROCESOS Y LAS ETAPAS.

ENUMERAR CADA UNA DE LAS DIFERENCIAS ENTRE LAS NORMAS Y LOS INDICADORES.

ANOTAR EL NOMBRE DEL DOCUMENTO DE DONDE SE OBTUVO LA INFORMACION, SE DEBERA ANOTAR LA CLAVE CON LA QUE SE QUEDARAN ANOTADAS DICHAS EVIDENCIAS

OBSERVACIONES:

REVISO FECHA:

AREA: ANOTAR DIRECCION, GERENCIA O DEPARTAMENTO EVALUADO.

ASPECTOS REVISADOS

OBSERVACIONESHECHOS

SOBRESALIENTES

ANOTAR LOS FACTORES QUE SE EVALUARAN.

ANOTARAN TODAS AQUELLOS ASPECTOS QUE EL EVALUADOR CONSIDERE NECESARIAS DE CADA UNO DE LOS FACTORES O ELEMENTOS ESTUDIADOS.

RESALTAR AQUELLOS ASPECTOS QUE PUEDAN TRAER CONSECUENCIAS Y QUE DEBAN MENCIONARSE EN EL INFORME , ASI COMO TAMBIEN AQUELLOS ACIERTOS SIGNIFICATIVOS.

REVISO: FECHA:

ANALISIS DE LA PROBLEMÁTICA Y RECOMENDACIONES

INEFICIENCIA CAUSAS CONSECUENCIAS RECOMENDACIONES

SON TODAS AQUELLAS ACCIONES QUE NO REPORTAN UNA PRODUCTIVIDAD Y QUE SIN EMBARGO SE UTILIZAN EN EL DESEMPEÑO DE LAS LABORES

ANOTAR LOS MOTIVOS QUE OCASIONAN ESAS INEFICIENCIAS.

LOS EFECTOS DE LOS PROBLEMAS QUE CAUSA O PUEDE CAUSAR LA INEFICIENCIA.

SUGERENCIAS DE ELEMENTOS BASICOS QUE CORRIJAN LA INEFICIENCIA.

METODO PROPUESTO

LA EVALUACION DE LA EFICIENCIA COMPRENDE CUATRO ETAPAS FUNDAMENTALES, LAS QUE TIENEN COMO FIN LA VALORACION DE LOS DATOS OBTENIDOS DE LAS CONDICIONES PARTICULARES DE CADA EMPRESA EN PARTICULAR.

1. PONDERACION DE FUNCIONES2. DETERMINACION DE FACTORES O CATEGORIAS A

EVALUAR3. ASIGNACION DE PUNTOS A LOS FACTORES O

CATEGORIAS POR EVALUAR4. DETERMINACION DE GRADOS

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1. PONDERACION DE FUNCIONES:

UNO DE LOS PASOS MAS IMPORTANTES EN LA EVALUACION ES LA PONDERACION DE FUNCIONES, O SEA, LA ASIGNACION QUE SE HACE A CADA UNA DE ELLAS DE UN VALOR QUE TECNICAMENTE SE CONOCE COMO PESO, A FIN DE ESTABLECERE SU IMPORTANCIA RELATIVA EN LA EFICIENCIA DE LA EMPRESA.

VENTAS 40% FINANZAS 25% PRODUCCION 20% PERSONAL 15%

TOTAL 100%

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2.- DETERMINACION DE FACTORES O CATEGORIAS POR EVALUAR

OBJETIVOS Y PLANES POLITICAS Y PRACTICAS ESTRUCTURA ORGANICA SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS METODOS DE CONTROL MEDIOS DE OPERACIÓN POTENCIAL HUMANO Y ELEMENTOS FISICOS

EMPLEADOS.

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3. ASIGNACION DE PUNTOS A LOS FACTORES A EVALUAR

PUNTO, UNA UNIDAD SIN VALOR Y ARBITRARIAMENTE ESCOGIDA QUE SIRVE PARA MEDIR CON MAYOR PRECISION LA IMPORTANCIA DE LOS FACTORES O CATEGORIAS POR EVALUAR DE CADA FUNCION ESPECIFICA DE LA EMPRESA

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DEPARTAMENTO IMPORTANCIA PUNTOS

VENTAS 40% DE IMPORTANCIA

40 X 10 = 400 PUNTOS

FINANZAS 25% DE IMPORTANCIA

25 X 10 = 250 PUNTOS

PRODUCCION 20% DE IMPORTANCIA

20 X 10 =200 PUNTOS

PERSONAL 15% DE IMPORTANCIA

15 X 10 =150 PUNTOS

4. DETERMINACION DE GRADOS

39

APRECIACIONGRADO DE CUMPLIMIENTO

NUMERO ´PORCENTAJE

EXCELENTE 5 90 - 100

BUENA 4 80 - 89

REGULAR 3 60 - 79

DEFICIENTE 2 40 - 59

MALA 1 0 - 39

DISTRIBUCION DE PUNTOS ENTRE LOS FACTORES POR EVALUAR

40

FACTORESFACTORES VENTAS FINANZAS PRODUCCION REC HUM

OBJETIVOS Y PLANESOBJETIVOS Y PLANES 6060 5050 4040 3030

POLITICAS Y PRACTICASPOLITICAS Y PRACTICAS 6060 4040 3030 2525

ESTRUCTURA ESTRUCTURA ORGANICAORGANICA

4040 3030 2020 1515

SISTEMAS Y SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

7070 4040 3030 3030

METODOS DE CONTROLMETODOS DE CONTROL 6060 4040 4040 2020

MEDIOS DE OPERACIONMEDIOS DE OPERACION 5050 2020 2020 1515

POTENCIAL HUMANO Y POTENCIAL HUMANO Y ELEMENTOS FISICOS ELEMENTOS FISICOS EMPLEADOSEMPLEADOS

6060 3030 2020 1515

TOTALESTOTALES 400400 250250 200200 150150

DEPARTAMENTO DE VENTASDEPARTAMENTO DE VENTAS

FACTORES P EXCELENTE

X 5

BUENA

X 4

REGULAR

X 3

DEFICIENTE

X 2

MALA

X 1

OBJETIVOS Y PLANES 60 300 240 180 120 60

POLITICAS Y PRACTICAS 60 300 240 180 120 60

ESTRUCTURA ORGANICA 40 200 160 120 80 40

SISTEMAS Y PROCEDIM 70 350 280 210 140 70

METODOS DE CONTROL 60 300 240 180 120 60

MEDIOS DE OPERACION 50 250 200 150 100 50

POTENCIAL HUMANO Y ELEMENTOS FISICOS

60 300 240 180 120 60

TOTAL 400 2000 1600 1200 800 400

DEPARTAMENTO DE FINANZASDEPARTAMENTO DE FINANZAS


X 5

BUENA

X 4

REGULAR

X 3

DEFICIENTE

X 2

MALA

X 1








30 150 120 90 60 30

TOTAL 250 1250 1000 750 500 250

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION


X 5

BUENA

X 4

REGULAR

X 3

DEFICIENTE

X 2

MALA

X 1








20 100 80 60 40 20

TOTAL 200 1000 800 600 400 200

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS


X 5

BUENA

X 4

REGULAR

X 3

DEFICIENTE

X 2

MALA

X 1








15 150 120 90 60 30

TOTAL 150 750 600 450 300 150

UNA VEZ OBTENIDA LA INFORMACION , SE ANALIZA , PARA CONOCER LA EFICIENCIA CON QUE LA EMPRESA HA LOGRADO O ESTA LOGRANDO SUS OBJETIVOS Y LAS CAUSAS QUE REDUCEN SU EFECIENCIA.

INFORME DE AUDITORIA.

INDICA LA SITUACION ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA Y DA LAS RECOMENDACIONES Y LAS FORMAS DE MEJORARLAS.

IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES.

LA IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES HECHAS POR EL AUDITOR DEBEN PONERSE EN VIGOR PARA SOLUCIONAR EL PROBLEMA QUE ORIGINO LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. AQUÍ SE APLICARAN LAS MEDIDAS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO.

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PARA LA DESCRIPCION GRAFICA DEL PLAN GENERAL Y DE LOS PROGRAMAS ESPECIFICOS DE LA INVESTIGACION SE RECOMIENDA:

GRAFICAS DE FLECHAS O DIAGRAMAS RED. DIAGRAMAS DE BLOQUES O GRAFICOS DE GANTT.

46

48

Contraloría

Gerencia Blue Bay Club

r

r

Ger

enci

a Bl

ue B

ay

Get

away

ri

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Gere

nci

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Desi

re

Presidencia

Vicepresidencia

Dirección de

Operaciones

Dirección de

Recursos Humanos

R

D

r

Audit

or

de

Inventa

rio

r

Dirección Ventas

Dirección de

Finanzas

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