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R EPÚ BL IC A D EL EC UA DO RMINISTERIO

D E R ELAC IONE S EXT ER IORE S,C OMER CIO E IN TEGR AC IÓN

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO EINTEGRACiÓN

AUDITORíA INTERNA

AUD-0003-2010

CONSULADO DEL ECUADOR EN VALENCIA - ESPAÑA

INFORME

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R EP ÚB LIC A D EL E CU .-U >O R

M i n i s t e r i od e R e l a cio n e s E x t e rio r e s,

C o m e r c io e I n te g ra c ió n

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACiÓN

EXAMEN ESPECIAL A LOS INGRESOS, GASTOS Y ESPECIES VALORADAS DELCONSULADO DEL ECUADOR EN VALENCIA - ESPAÑA

Periodo comprendido entre el1 de enero de 2008 y el 31 de diciembre de 2009

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R EP ÚB LIC A D EL E CU AD OR

AUD

DCE

DGARH

DGF

LCD

SDIGAF

SENRES

UARHs

M i n i s t e r i od e R e l a c io n e s E x t e rio r e s,


S IGLAS Y ABREVIATURAS UTIL IZADAS

Auditor ía In terna

D irección de C uentas del Exterior

Dirección G eneral de Adm inistración de Recursos H um anos

D ire cc ió n Gene ra l F in an cie ra

L iq uid C ris ta l D is pla y

Subsecretaría de Desarrollo Interno y G estión Adm inistrativa y

FinancieraSecretaría N acional de Rem uneraciones del Sector Público

U nidades de Adm inistración de Recursos Hum anos

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R EP ÚB LI CA D EL E CU ..;D OR

M i n i s te r i od e R e l ac io n e s E x te r io r es ,C o m e r c io e I n te g ra c ió n

íNDICE

CONTENIDO PÁGS.

Carta de p re senta ció n

CAPíTULO I

IN FORMAC iÓN IN TRODUCTORIA

Motivo del exam enO bjetivos del exam en

Alcance del exam enBase le ga lEstr uc tu ra o rgán icaO bjetivos de la entida dM onto de recurso s examin adosSe rv idor es r elacionados

22

223455

CAPITULO 11

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguim iento de recomendaciones 6Personal suficiente e idóneo aseguran una buena gestión 6In fo rmac ió n visib le , c omple ta y c la ra e n la s ala d e e spera a gilita e ltiempo de trám ites 10La a sig na ció n e n cu sto dia d e b ie ne s y e qu ip os a lo s fu ncio na rio s a yu dan

a su preservación y seguridad 11Entrenam iento , regis tro de hora rio de activ id ades y eva luac iones dedesempeño m ejora la calidad de las labores 13La a sig na ció n d e ta re as, a ctiv id ad es y la d ele ga ció n d e fu nc io ne s danefectividad a la gestión 15Registro para el control de llamadas telefónicas 16Las transacciones fin ancie ra s serán regis tradas cuando ocu rra e l hechoeconómico 18

Tasas por estacionamientos para el Consulado 19Medidas de seguridad para la custodia de valores 21Manejo de caja chica 23Procesos legales al Consulado 24

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rR EPÚB LI CA D EL ECU .. \! )O R

M i n i s t e r i od e R e la c io n e s E x te r io re s ,


Quito, 7 de junio de 2010

SeñorMinistroMINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACiÓN

Presente

Hemos efectuado el exam en especial a los ingresos, gastos y especies valoradas en

e l C on su la do de l E cu ado r e n V ale ncia - España, por el período com prendido entre el

1 de enero de 2008 y el 31 de diciembre de 2009.

Nuestro exam en se efectuó de acuerdo con las Norm as Ecuatorianas de Auditoría

Gubernamental em itidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas

re qu ie re n q ue el e xamen sea p la nifica do y ejecu tad o p ara ob ten er ce rteza razo nab le

de que la inform ación y la documentación exam inada no contienen exposiciones

erróneas de carácter significativo, igualm ente que las operaciones a las cuales

corresponden, se hayan ejecutado de conform idad con las disposiciones legales yreg lamenta rias v igentes, po líticas y demás normas ap licab les.

Debido a la naturaleza especial de nuestro exam en, los resultados se encuentran

expresados en los com entarios, conclusiones y recom endaciones que constan en el

presente informe.

D e conform idad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley O rgánica de la C ontraloría

G en eral d el E sta do, las recomen da cion es d ebe n se r ap licad as d e mane ra inmediata y

con e l c arácte r de obligato rio .

Atentamente,D io s, P atria y L ib erta d

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R EP ÚB LIC A D EL E CU ADOR

M i n i s t e r iod e R e l ac io n e s E x te r io r es ,C o m e r c io e I n t eg ra c ió n

CAPíTULO I

IN FORMAC iÓN IN TRODUCTORIA

M otivo del exam en

El exam en especial a los ingresos, gastos y especies valoradas del C onsulado del

E cuador en V alencia - E spaña, se realizó en cum plim iento del P lan A nual de C ontrol

de Auditoría Interna del M in isterio de Relaciones E xteriores, C omercio e In tegración

para el año 2010, aprobado por el C ontralor G eneral del E stado y en cum plim iento a la

O rden de Trabajo 008/10-AUD de 16 de m arzo de 2010, suscrita por la Directora de

Aud itor ía Interna .

Objetivos del exam en

Verificar la razonabilidad, propiedad y veracidad de la información rem itida a

Cancille ría re spec to a l mane jo de lo s ingre sos, gas to s y espec ie s valo radas.

D eterm inar el grado de cum plim iento de la norm atividad vigente relacionada con el

Consu lado del Ecuador en Valenc ia - España.

Alcance del exam en

El exam en especial a los ingresos, gastos y especies valoradas del Consulado delEcuador en Valencia - España, por el período comprendido entre el 1 de enero de

2008 y el 31 de diciembre de 2009; comprendió el análisis de las asignaciones

enviadas desde Cancillería para cubrir los gastos del C onsulado y las reca udaciones

por la come rc ia liz ac ión de espec ie s valo radas.

B ase legal

. Constitu ción de la Repúb lic a del Ecuador.

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R EP ÚB LI CA D EL E CU ADOR

M i n i s te r i od e R e l ac io n e s E x te r io r es ,C o m e r c io e In te g ra c ió n

. Reg lamen to de la s M is iones D ip lomátic as .

. Reg lamento d e Asig na cio ne s y Gas to s e n e l E xte rio r.

. Reglamento para el Análisis, Registro y Control de los informessobre las actuaciones en las O ficinas Consulares y de las Unidadesde Recauda ció n Auto riz ad as en e l E cu ador.

. Arance l Consula r y D ip lomático.

. Instructivo para las U nidades de R ecaudación autorizadas por elM in is te rio de Re laciones Ex te rio res, Comerc io e In tegración.

Estru ctu ra o rg án ica

Mediante Acuerdo M in is te ria l 0000242 , de 2007-06-29, se exp id ió e l Esta tu to O rgán ico

de Gestión Organizacional por Procesos del M inisterio y contempla la siguiente

estructura:

PROCESOS GOBERNANTES: . Minis tro y Vicemin is tros

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR: . Subsec re ta ría de Serv ic iosConsulares

. Subsec re ta ría de Desa rrollo In te rnoy d e Gestió n Adm in is tra tiv a yFinanciera

PROCESOS HAB IL lT ANTES: . D ire cc ión Gene ra l de Asunto sConsulares

. D ire cc ión Gene ra l de Cuenta sConsulares y de Recaudación en elEcuador

. Dirección General F inanc ie ra

Las Oficinas Consulares están integradas por el personal que determ inan la Ley

O rg ánica del S ervicio E xterior y la del P resu puesto General del E stado de acue rdo con

las necesidades que ellas deban satisfacer. También están integradas por los

~ func iona rios admin is tr ativos adscr itos a las m ismas .

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REPÚBLI CA DEL ECU ., \I )O R

M i n i s t e r i od e R e l ac io n e s E x te r io r es ,C o m e r c io e In te g ra c ió n

Objetivos de la Entidad

a) La gestión administrativa de los intereses consulares del país, dentro de sus

respectivas circunscripciones consulares, conform e a las instrucciones que

rec iban de la correspondiente m is ión d ip lomática;

b) Velar, en su circunscripción y de acuerdo con el carácter de sus funciones, por el

p re stig io del Estado y su in tegridad te rrito ria l; p or la observancia y cabal aplic ac ión

de los tratados y convenios válidamente celebrados con el Ecuador y de las

demás no rm as del derecho intern acional, relativas al comercio y a la na vegación ;

y p or e l cump lim ie nto d e la s inmunid ades o p riv ile gio s q ue le s se an deb id os ;

c) Difundir el conocim iento de la vida nacional, en general, y en el aspecto

económico-comerc ia l en espec ia l;

d) Cultivar buenas relaciones con las autoridades locales y el cuerpo consular

residente;

e) Informar regularmente al M inisterio de Relaciones Exteriores, Comercio e

In te gra ció n re sp ec to d e la s co nd ic io ne s d e la v id a c omerc ia l, e co nómic a y c ultu ra l

en su respec tiva c ir cunscripción consu la r;

f) Cumplir la s in stru cc io ne s que re cib ie re n d el M in is te rio d e Rela cio ne s Exte rio re s,

C om ercio e Integración y las que le im partiere la m isión diplom ática o la oficina

consu la r bajo cuyas ju risdicciones se encuentren ;

g) Laborar m ediante una propaganda oportuna y adecuada, a fin de conseguir un

más activo intercambio comercial y la inclusión de pro ductos ecuatoriano s en las

lín ea s d e impo rta ció n d el p aís d e su re sid en cia ;

h) E studiar e investigar la realidad econ óm ica, financiera y comercial del p aís de suresidencia, con el objeto de cooperar, con la respectiva m isión diplom ática y de

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R EP ÚB LI CA D EL E CU AD OR

M i n i s t e r iod e R e l a c io n e s E x t e rio r e s,

C o m e r c io e In te g ra c ió n

i) Cumplir las demás funciones señaladas en los tratados, convenios, la ley, los

reglamen tos y e l derecho y la p ráctic a in te rnac iona les.

j) Cum plir las dem ás funciones que les señalen los tratados, convenios, la ley, los

reg lamentos o e l de recho in te rnacional.

Monto de recursos exam inados

Dura nte el pe ríod o e xamin ado , lo s va lo res en via dos d esde la C ancillería , pa ra e l p ago

de arriendos, así com o para la cancelación de sueldos del personal y servicios del

C onsu la do en dóla re s de lo s E sta do s Unid os de Norte américa fu eron lo s sig uie nte s:

AÑO SERVICIOS ARR IENDOS RECAUDACIONES TOTAL

2008

2009

TOTAL

40 956 ,5 7

60 369 ,86

101 326 ,43

45983,38

67 102 ,8 4

113 086,22

825 000 ,00

635 100 .0 0

1 4 60 10 0,0 0

957 469 ,12

717 043 .53

1 674512,65

Func ionar ios re lacionados

E l d eta lle se en cu en tra en A ne xo 1 d e e ste do cumento .

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CAPITULO 11

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguim ie nto d e re comend ac io ne s

La U nidad de Auditoría Interna del M inisterio de R elaciones E xteriores, C om ercio e

Inte gración, realizó el E xamen E special al S eguim iento de las Recomendaciones que

constan en los Inform es de Contraloría General del Estado y la Unidad de Auditoría

In te rn a del M in iste rio d e Rela cio ne s Exte rio re s, Comerc io e In te gra ció n, p or e l p erío do

comprendido entre el 1 de enero de 2006 y el 30 de junio de 2009 y fue rem itido paraa pro ba ció n a la Con tra lo ría Genera l d el E sta do . Con se cuen temente e ste se gu im ie nto

no es aplicab le .

Personal suficiente e idóneo aseguran una buena gestión

El Consulado del Ecuador en Valencia España está conformado por cinco

funcionarios: E l C ónsul G eneral, la V icecónsul en rem plazo de la Agente C onsular y

tres personas contratadas localmente. Existen dos puestos vacantes para ser

ocupados por nuevo personal que contratará la autoridad del Consulado en cuanto

o bte nga e l d ic tamen ju ríd ico y la a uto riz ac ió n d e lo s d ire ctiv os d e la Can cille ría .

E l personal contratado en la localidad fue seleccionado por el Cónsul General

m ediante concurso público. E l C ónsul G eneral aplicó proce dim ientos de selección de

personal obtenidos en una de las universidades de la localidad, sin em bargo de ello,

v ario s d e lo s fu ncio na rio s c on tra ta do s no supera ro n e l p erío do de p ru eba.

U na funcionaria de carrera fue asignada desde C ancillería com o A gente C onsular y

permaneció durante el período de examen, personal insuficiente para cubrir y

responsabilizarse entre otras áreas, de las siguientes: contabilidad, registro de

asignaciones, gastos y especies valoradas, recaudación y depósito de valores por

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R EP UB LIC A D EL E CU AD OR

M i n i s t e r i od e R e l a c io n e s E x t e rio r e s,


El Cónsul General asum ió en varias ocasiones actividades en la elaboración de los

re po rte s d e a sig na cio ne s, g as to s, c on cilia cio ne s, e ntre o tra s d eb id o a que e l p ers on al

n o fu e s ufic ie nte p ara re aliz ar u na ade cuada seg re ga ció n d e fu nc io ne s.

La se le cció n y con tra tació n de pe rson al sin m ecan ism os téc nico s, pro du jo rotac ion es

constantes, puesto que fue reemplazado en varias ocasiones por no cumplir condiligencia las funciones encomendadas y que el personal de carrera no sea el

suficiente e idóneo para encargarse de las áreas de responsabilidad, sobrecargó de

labores a algunos funcionarios e inclusive al Cónsul General, quien se vio

im posibilitad o d e se pa rar fu ncione s y seg reg ar re spo nsa bilid ade s e ntre e l p ers ona l.

A dicion alm en te , e n los cambios de persona l no se e vid en ció un do cumento co n el cu al

e l fun cion ario salien te h aya en trega do los b ien es a s u ca rgo y lo s trám ite s pe ndien te s

a l fu nc io na rio q ue lo remp la zó , in flu ye ndo en un amb ie nte d e tra ba jo d es fa vo ra ble p ara

e l n orm al de sem peñ o d e su s fun cio ne s e n e l C on sulad o.

S e inob serv ó la s N orm as d e Con tro l Interno: 2 00 -6 C ompe te ncia P rofesiona l; 200-07

Coo rdin ación de a ccio ne s org an iza cio na les; 4 00 A ctivid ad es de co ntrol y el artículo

153.- de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Adm inistrativa, Normativa de

se le cció n.- qu e d isp on e: ".. .Sobre la b ase d e la s p olítica se instrumentos técnicos

emitid os por la SENRES, la s UARHs esta ble ce rá n med ia nte re glamenta ció n in te rn a, y

de acuerdo a la s nec esid ades in stitu cio na le s, lo s mecanismos té cn ico s que perm ita n

la ap licación correc ta y e fic ien te de l subsis tema de selecc ión de l pe rsona l..." .

Las observ ac io ne s q ue ante ce den, fu ero n c omun ic ad as c on memora ndos 004 /1 0-0E-

AU D de 14 de abril de 2010, al Cónsul G eneral del Ecuador en Valencia; 014/10-0E-

AUD , 0 15 /1 0-0 E-AUD , 0 16 /10-0E -AUD , 01 7/10 -AUD , 0 18 /1 0-0 E-AUD , 0 19 /1 0-0 E-

AUD, de 25 de mayo de 2010, a los ex Directores Generales de Adm inistración de

Recursos Hum anos y ex D irectores de Recursos Hum anos; con oficios 003/10-0E-

AUD a l e x S ub secre tario A dm in istrativ o y Fina nciero; 0 04 /1 0-0 E-AUD , 005/10-0E-

AUD a los ex Directores Generales de Recursos Humanos y ex Directores de

Recursos Humanos de 25 de mayo de 2010. Adem ás con memorandos 013/10-0E-

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R EP UB LI CA DE L E CU AD OR

M i n i s t e r iod e R e l a c io n e s E x t e rio r e s,


El Cónsul General del Ecuador en Valencia con m emorando 162/CO/2010 de 15 deabril d e 2010, manife stó : te ..S e adju nta copia de lo s p ro ce so s de se le cció n re aliza do sen es ta representac ión. Se sol ic i tará instrucciones y apoyo a la Cancille ría para fu tu rascontrataciones. - Se insis tirá que se cumpla n en mejo res plazo s la s a utorizacion es dela s n ue vas co ntrata cion es q ue al n o se r o portu na s, g en era n un a so bre carg a lab ora l,increm ento del riesgo laboral en el Consulado, falta de seguim iento, deserciones yfa lta de constancia en la ocupación de sus plazas de empleo.- No se dispon en de

re cu rso s n i la a se so ría nece sa ria para a te nder lo s p ro ce so s de se le cció n dele gado s apro fesionales sobre la mate ria .- (...) la s c on tra taciones correspondientes a l período desu exam inem(s ic ) espec ia l (...) muestra n u na razo na ble cu alifica ció n como sigu e: .-In genie ro en Comun ica cio ne s - Master en comunicaciones en la Universidad deValencia.- (...), D octorado en C om unicación en la U niversidad Politécnica.- (...)Licenciada en Dirección de Empresariales en la Universidad de Valencia.- (...)Doctorado en Leyes - Diplomatura de Estudios Avanzados en la Universidad deSalamanca.- (...) Psicóloga.- (...) Ingen ie ro en Turismo.- (...) Bachiller..."

La Vicecónsul con m em orando sin núm ero de 20 de abril de 2010, m anifestó: te...Lafalta d e p erso na l g en era un a ca rga excesiva de trab ajo q ue im posibilita m uch as vecesel cumplim ien to d e las tare as e n lo s tiempos pre vistos, ad emás q ue aten de r al pú blicoy realizar las gestiones administrativas simultáneamente resulta bastante

complicado. . ."

La Auxiliar adm inistrativa con m em orando s/n de 20 de abril de 2010: m anifestó:Una d ific ultad agravante es la fa lta d e p ersona l cua lificad o, (...) es ne cesa rio u n

so po rte con exp erie ncia qu e cumpla la fu nción de ayu da y re spald o a l je fe de M isió n yal personal admin is trat ivo.. ."

Lo e xpre sad o por lo s func ion arios d el C onsu la do d el E cua do r e n V alen cia corro bo ra lo

c omen ta do por e l E qu ip o d e Aud ito ría .

Conclusión

E l C onsulado no contó con el núm ero de personal adecuado e idóneo de funcionarios

de carre ra p ara cub rir las áre as de re spo nsa bilid ad , y el C ón sul G ene ral no realizó u na

adecuada selección, ubicación y asignación de funcionarios contratados en el

Con su la do , lo q ue p ro du jo ro ta cio ne s c on sta nte s d el p ers on al, a cumu la ció n d e la bo re s

e n a lg un os fu nc io na rio s, in clu siv e e n e l Cón su l Genera l a l e nc on tra rs e impo sib ilita do

de separa r func iones y seg rega r re sponsabilid ades . Adic iona lmente , en lo s constante scambios de personal no se elaboraron actas de entrega recepción de funciones y

detalle de asuntos pendientes, lo que ocasionó un am biente de trabajo adverso en el

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R EPÚB LI CA D EL ECU .. uJ OR

M i n i s t e r iod e R e l a c io n e s E x t e rio r e s,C o m e r c io e In te g ra c ió n

Puntos de vista de la entidad

La ex Directora G eneral de Adm inistración de Recursos Hum anos con oficio s/n de 1de junio de 2010, manifestó: "... de mi experiencia como Directora General deR ecurso s H umano s y como Cónsul General puedo afirmar que el número defuncionarios y emp le ados del C onsu la do en Vale ncia no es insuficiente..."

El ex Director de Recursos Humanos con memorándum s/n de 25 de mayo de 2010,manife stó : ".. .A ce rca de lo s p ro cedim ie nto s té cn ico s adm in istra tivo s, in sisto e sta banconcentra do s para la decisió n de la Subse cre ta ria (...) únicamente. De tal form a quedurante el temporal encargo de mi persona no procedí a designar, sugerir ni tans iquie ra indic ar n inguna des ignación sob re e l Consu lado ecuato riano en Valenc ia ..."

El ex D irector de Recursos Humanos con memorando S/N/2010 de 27 de mayo de2010, manife stó : ".. .en m i g estió n, de pe ndía dire ctamente de la D ire cció n Gene ral de

Administración de Recursos Humanos, esta dependencia conjuntamente con laSubsecretar ía Admin is trat iva y Financiera, mantiene la rectoría en la política depersonal en Cancillería, la Dirección de Recursos Hum anos únicam ente ejecuta lasin stru ccio ne s u ó rdenes que re cib e de e sa s dos dependencia s. . . "

La ex Agente Consular con m em orando S/N/2010 de 2 de junio de 2010, m anifestó:"...E n cuan to a la carga de trabajo, efectivamente hubo exceso, por la falta depersonal, y en tre o tras ca usa s po r la excesiva rotación de persona l a contra to , lo q ueno perm itía c ump lir adecuadamente todas las func iones, y exig ía ded ic ac ión de tiempoad ic ional, inclusive sábados, domingos y feriados. . . "

E l D irector G eneral de R ecursos H um anos con m em orando 1626/DG ARH/2010 de 2d e jun io d e 201 0, e xpre só: "...E I crite rio de la co ntrata ció n e n el e xterio r en re lación alper sona l, c omo es de su conoc im iento es potestad del Jefe de M isión, por lo tanto losrequerimientos y necesidades que posea cada ofic ina, de la m isma manera, lanorm ativa vigente de cada país.- Esta D irección G eneral oportunam ente visitará elConsulado del Ecuador en Valencia, para realizar una evaluación de los recursos

humanos en re lación a la s activida de s qu e d esa rrollan , e stilo d e man do del Je fe de laO fic ina Consu la r, C lima Organ iz ac iona l y las demás que se consid ere n nece sa ria s ,c on la finalidad de obtene r un d iagnós tic o s ituac iona l..."

Los pun to s d e v is ta d e lo s s erv id ore s ra tific an lo c omen ta do por e l e qu ip o d e aud ito ría .

Recomendaciones

Al Cónsul General del Ecuador en Valencia

1. Coordinará con el D irector General de Recursos Humanos la selección del

p ers on al q ue con tra te e n e l Con su la do .

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rR EPÚB LI CA D EL ECU .- il lO R


Al Director General de Adm inistración de Recursos Hum anos

3. Elaborará un instructivo que contenga todos los procedim ientos técnicos para

la selección de personal a ser contratado, una vez aprobado entregará para su

cumplimiento.

4. Solicitará al Cónsul General del Ecuador en Valencia, un informe del personal

que labora bajo su dirección y de las tareas y actividades que realizan. Con el fin de

analizar e inform ar sobre la conveniencia del personal que deba ser asignado desde

Cancille ría o con tra tado para las vacan tes exis tentes en e l Consu lado .

Inform ación visible, com pleta y clara en la sala de espera agilita el tiem po de

trámites

Las salas de espera para atención al público tienen capacidad para 32 personas

sentadas y se atiende en promedio a 210 personas diarias. La información del

Consulado no se encuentra clara y visible para los usuarios que acuden a realizar los

trám ites. Existe una hoja impresa en formato A4 sobre más de 50 items del arancel

con su la r e n el p ue sto de in formació n al p úblico , so bre lo s req uisito s q ue los u su ario s

deben cump lir p ara obte ne r pasapo rte s, ce rtifica cio ne s, p odere s, e tc., a demás existe

u n te le visor LCO en e l cua l se p roye cta n fo to grafías de la ciud ad d e Q uito .

S itu ac ió n que p ro vo ca que lo s u suario s fo rmen una co lumna para so licita r ve rb almen te

toda inform ación a los funcionarios, ocasionando tardanza en su atención y agobio a

los func iona rio s por la s repe titiv as consu lta s ace rca de los tr ám ites a rea liz ar .

Observación com unicada con m em orando 002/10-0E-AUO de 7 de abril de 2010, al

Cónsul Genera l.

Se inobservó las Norm as de Control Interno: 110-03 Contenido, flu jo y calidad de la

información y 130-04 Herramientas para evaluar el sistema de información y

comunicación.

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M i n i s t e r i od e R e l a c io n e s E x t e rio r e s,C o m e r c io e In te g ra c ió n

La Auxiliar Adm inistrativa contratada en el Consulado en Valencia-España: Conm em orando sin de 20 de abril de 2010, m anifestó: u... el grado de entendimiento del os c iudadanos, o la p oca a te nción qu e pre stan cu an do se le s da in fo rmació n ve rb al, ycuando es escrita siempre requieren doble explicación, claro está que no es lag enera lid ad , p ero si u n g ra n porcenta je , y esto hace que el tiempo que se dedique aca da ciud ada no sea mayor de l qu e se debería y afecta a lo s que e stá n en espera ..."

Al respecto cabe mencionar que, muchos de los ciudadanos en Valencia - Españaacuden directam ente desde su lugar de trabajo al C onsulado y la m ayoría trabajan en

la agricultura, sin acceso a internet y la placa a la que se hace referencia es la

impresión del Arancel Consular en una hoja de formato A4, lo que corrobora lo

c omen ta do por e l e qu ip o d e aud ito ría .

Conclusión

La inform ación no está visib le y clara al público sobre los trám ites y los requisitos, es

proporcionada por los funcionarios en form a personalizada para lo cual los usuarios

deben formar una columna antes de ser atendidos, produciéndose demoras

innecesa rias en los trám ites.

Recomendación


5. Implementará un sistema de información adecuado, claro y visib le sobre los

trámite s d e mayor d emanda del u su ario y c on lo s re sp ec tiv os re qu is ito s, c on sid era ndo

también la utilización del te levisor que se encuentra en la sala de espera, parain fo rma r a lo s usuario s.

La asignación en custodia de bienes y equipos a los funcionarios ayudan a su

preservación y seguridad

Los bienes y equipos que posee el C onsulado están inventariados, codificados y sehan realizado tom as físicas periódicas, sin em bargo, no están etiquetados y los que

son utilizados por los servidores y servidoras en cada estación de trabajo, en el

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M i n i s t e r i od e R e l ac io n e s E x te r io re s ,C o m e r c io e In te g ra c ió n

Situación que no está de acuerdo con lo establecido en la Norm a de Control Interno:

250-05 Custodia y el artículo 11 del R eglamento General de bienes del S ector P úblico.

N ovedad com unicada con m em orando 004/10-0E -AUD de 14 abril de 2010 a l Cónsu l

Genera l del Ecuador.

E l Cónsul G eneral con m em orando 155/CO/2009 de 13 de abril de 2010, m anifestó:". . .S i b ie n es cierto que no se encuentran etiquetados los bienes del C onsulado, sic on sta e n lo s re po rte s a nuale s q ue son remitid os a la Cancille ría la cod ific ac ión que seha asignado a d ichos b ienes. . ."

L o man ife sta do por e l Cón su l Genera l ra tific a lo s eñala do por e l Equ ip o d e Aud ito ría .

Conclusión

E n el C onsulado del E cuador en Valencia no se ha form alizado la entrega de bienes y

e qu ip os q ue cada fu nc io na rio u tiliz a p ara e l d es arro llo d e s us la bo re s d ia ria s, tampoco

se encuentran etiquetados, lo que im pide identificar quien es el custodio y dificulta

conocer la ubicación de esos bienes y equipos en el C onsulado.

Hecho subsecuen te

Con comunicación 162/CO/2010 de 15 de abril de 2010, el Cónsul General nos

inform ó que realizó la entrega de los bienes para uso de cada funcionario por escrito,

rem itie ndo cop ia de lo actuado.

Recomendaciones

Al Cónsul del Ecuador en Valencia

6. Solicitará instrucciones y las etiquetas a la Dirección General de Servicios

A dm inistrativos para proceder a colocarlas en los bienes y equipos de propiedad del

Consulado.

7. D ispondrá al funcionario responsable de la asignación y custodia de los bienes

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R EP UB LI CA D EL E CU ADOR


Entrenam iento, registro de horario de actividades y evaluaciones de desem peño

m ejora la calidad de las labores

No se han evidenciado políticas y estrategia s para mejorar la calidad de las labores de

los servidores públicos en sus tareas diarias, así com o de la gestión en general del

Con su la do , tampoco se e vid en ció e va lu ac io ne s de desempeño del p erso na l n i re po rtesobre el control mensual de las actividades cumplidas, perm isos, planes de

capac ita ción, vacac iones, a sis tenc ia , permanenc ia de lo s serv idore s en la s d ife rente s

áreas y e valuaciones de desempeño. S e evidenciaron amonestaciones por parte del

Cón su l a fu nc io na rio s p or re aliza r la bo re s q ue le s e ncomendó s in la d eb id a d ilig en cia .

Los funcionarios del C onsulado no recibieron el entrenam iento y la capa citación parael desarrollo de las tareas y actividades encom endadas, conform e lo establece la

Norma de Con tro l In te rno: 407 -06 Capac ita ción y entrenam iento con tin uo .

Op in ión del Cónsu l Gene ra l:

Con m em orando 155/CO /2009 de 13 de abril de 2010, el Cónsul General m anifestó:". . .M e perm ito inform ar qu e debido a que e l p ers onal c on tra ta do man tie ne contra to slaborales con apego a la legislación local para dar cumplim iento al pago de laSeguridad Social Local com o dicta el convenio de Viena sobre esta m ateria, no sepuede man te ne r u n re gis tro e stric to d e tra ba jo d eb id o a que la s ca ra cte rístic as d e la srepresenta ciones consu la re s en ocasiones la s labo res se e xtie nd en fu era d el h ora rioestablecido por la ley incluso en días feriados o de descanso. Estas tareasextraord inaria s la s realiz an lo s colabo rado res por su p ropia volunta rie dad(s ic ), deb idoa que la C ancillería no asigna el pago de horas extraordinarias.- S i se mantiene uncon trol de horarios significa qu e la C ancillería debería honrar el pago de horas extrasque corresponde a la Ley. .. "

Con memorando 162/CO/2010 de 15 de abril de 2010, manifiesta: "... Se adjunta,informes memorandos de amonestación, recordatorios presentados a lo sco la bo ra do re s q ue han s id o notific ad os en su momen to , (...) se procederá a gestionarcoordinadam ente con la C ancillería las políticas de evaluación de desem peño paratodos los funcionarios incluidos los designados por la C ancillería, sin obviar las que

faculta la legislación laboral que rigen los contratos locales y que re ite ra do sd ic támenes del á rea ju ríd ic a o en las instrucciones de la autoridad de M inisterio quehan enviado comunicados, en el sentido de cumplir con la legislación laboral local (...).- Se seguirá insist iendo a la Can cille ría , s ob re la c orre cta a plic ac ió n d e lo s Con venio s

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M i n i s t e r i od e R e l a c io n e s E x t e rio r e s,C o m e r c io e I n te g ra c ió n

perm iso para exámenes... Todos estos elem entos deben ser considerados por laC ancillería al m om ento de fijar el personal m ínim o indispensable para que se puedaope ra r e n e l C onsu la do y cump lir con las ob ligaciones an te rio rmen te ind icadas.. ."

Con m em orando s/n de 20 de abril de 2010 la auxiliar adm inistrativa del Consulado,manifestó (l... ot ra di ficul tad es e l tene r que por responsabilidad y cump lim ien to segu irlaborando m uchas veces hasta horas después de m i horario de salida, no porque se

me pida, lo hago com o ya l o expresado por responsabilidad.. ."

Con memorando s/n de 21 de abril de 2010 una fu nc io na ria del consu la do mencio nó :(l... N o he te nid o dificu ltad es e n e l d esempe ño de m is fun cion es, ya que cuento con laexperiencia y conocim ientos suficientes para m i desenvolvim iento, he tenido laoportunidad de desem peñar m i trabajo en todas las áreas del Consulado sin ningúnproblema (...) .- desde m i inicio en el Consulado no se considera la antigüedad ni lafo rmació n del tra ba ja do r y evidentem ente esto desm otiva no laboralm ente pero sicircunstancialmente,

yaque para una mejor atención al ciudadano

ymejor

desenvolvim iento en las actividades uno tiene que contar con un sueldo quecompense esa labor, en todo este tiempo he tenido que capacitarme por m i propiacuen ta fo rmándome c on tin uamente s in n in gún tip o de a yuda del C onsu la do . . . "

Lo comentado por los funcionarios y servidores de la Institución corroboran lo

c omen tado por e l e qu ip o de aud ito ría .

Conclusión

E l pe rso na l de l C onsulad o n o fue ca pacitad o, e ntre nad o y e va lu ad o en su d esempeño,

p ara ase gura r e l d esarrollo eficaz d e las ta rea s y activida de s en camin ad as a b rin da r e l

servicio ad ecua do , qu e p or su g ran n úmero e n V alen cia lo s ciu dad an os ecu ato rian os

dem andan, produciendo errores en las labores y resistencia en los funcionarios en

ejercer funciones delegadas y disposiciones emanadas por la autoridad y seanamones tados por in cumplim iento en las ta reas asignadas.

Recomendaciones


8. Realizará evaluaciones periódicas de desem peño al personal del Consulado yreportará a Canci ller ía .

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R EP UB LI CA D EL E CU ADOR

M i n i s t e r i o

d e R e la c io n es E x te r io re s ,C o m e rc io e In te g ra c ió n

Consulado.

10. Insistirá al D irector General de Recursos Humanos en la aplicación de la

le gis la ció n la bo ra l lo ca l e n e l p ers on al c on tra ta do , e sp ec ia lmen te e n la s o blig ac io ne s

que e l Con su la do debe cumplir.

La asignación de tareas, actividades y la delegación de funciones dan

e fectiv idad a la ges tión

Los funcionarios del Consulado no recibieron asignación de funciones, tareas y

actividades por escrito para el desarrollo de las labores en sus pue stos de traba jo. N o

d isp onen de manua le s d e p ro ce so s n i d e p ro ce dim ie nto s.

Las instrucciones de las labores a cada funcionario en su cargo y puesto de trabajo,

fue realizado en la mayor parte de casos verbalmente por el Cónsul y por la

funcionaria con m ás conocim ientos sobre la actividades en el C onsulado, situación

que no garantizó que los funcionarios tengan en todo m om ento una herram ienta de

consulta por escrito sobre lo que deben realizar con exactitud en los procesos, lastra nsa ccio ne s y lo s trámite s e n su s pue sto s d e tra ba jo .

La falta de asig nación de tareas, actividades y la delega ción de funciones por escrito a

los funcionarios del Consulado produjo que las labores no estén definidas y que de

a cuerdo las necesidades d e las op eraciones del C onsulado, el personal deba asumir

funciones que no le com peten y de las cuales no tienen el conocim iento preciso parasu aplicación, tam poco cuentan con un M anual de P rocesos, de P rocedim ientos y la

C lasificación de Puestos, dando lugar a confusiones al momento de resolver

p ro blemas. Adic io na lmen te , n o p erm itió id en tific ar a lo s e nca rg ados de cada p ro ce so

específicamente.

S itu ació n q ue fu e c omun ic ad a con memora ndo 002/10-0E-AUD de 7 de abril de 2010a l Cón su l Genera l d el E cu ador e n Vale ncia .

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M i n i s t e r iod e R e la c io n e s E x te r io r es ,C o m e r c io e I n t eg r ac ió n

Conclusión

No fueron asignadas por escrito las funciones, tareas y activida des a los funcionarios

del Consulado produciéndose confusiones en la ejecución de las operaciones

administrativas del consulado y la imposibilidad de determ inar exactamente las

func iones encomendadas a cada func iona rio .

Hecho subsecuen te

Con me morando 194/CO/2010 de 27 de abril de 2010 el Cónsul del Ecuador en

Valencia informó al equipo de auditoría y adjuntó la documentación sobre las

func iones actualiz adas del Consu lado y entregadas a cada serv idor.

Recomendaciones


11. Solicitará al D irector de Planificación Institucional le rem ita los M anuales de

Procesos y de Procedim ientos y solicitará al D irector de Recursos Humanos laC la sific ac ión de Puesto s corre spondiente a l Consu lado del Ecuador en Valenc ia .

12. Asignará por escrito las funciones, tareas y actividades a cada funcionario del

Consulado.

Registro para el control de llam adas telefónicas

E n el C onsulado no se encontró un form ulario para el registro y el reporte del control

de llam ada s telefónicas locales, nacionales, internacionale s, celulares y posterior

re stitu ció n d e valo re s p or co ncep to d e llamada s te le fó nica s p erso na le s re aliz ad as por

los servidores púb licos del Consulado .

E l C ónsul ha im plem entado el control de llam adas telefónicas, lim itando el acceso aoficinas en las cuales existen teléfonos sin restricciones. E ntre estas oficinas una

corresponde a la del C ónsul, otra corresponde a un funcionario de carrera y una que

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R Ji PÚBL ICADEL ECU lJ :J OR

M i n i s t e r i od e R e l ac io n e s E x te r io re s ,C o m e r c io e In te g ra c ió n

"... Las Rep re se nta cio ne s, ju nto c on la s p la nilla s d e te lé fo no y fax, d eberán rem itir ellistado de la s llam adas Internacionales, indicando el número de teléfono, entidades uorganism os con los que se ha comunicado, asunto , tiem po de duración de la llam ada,func iona rio que la realiz ó y el valor correspondiente. A l pie de la lista constará la firm ade responsabilidad de Jefe de la R epresentación..." y el artículo 34 LLAMADASPERSONALES del Reglamento de Asignaciones y Gastos en el Exterior, indica:". . .L as llamada s pers onale s d eberá n id en tific ars e c la ramente , a sí c omo e l in gre so del

valor correspondiente en el Registro de Asignaciones y Gastos. El Jefe de laR epresentación velará por la restitución oportuna de d ichos valores.- E l costo de lasllamada s pers onale s q ue no haya s id o re stitu id o p or lo s fu ncio na rio s o po rtu namente ,será objeto de observación por parte de la D irección General Financiera, a fin de quesean reembolsados valo res respectivos. D e no ser restituidos dichos valo res un a vezque los funcionarios hayan sido notificados por la D irecció n General Financiera, éstain fo rma rá sob re e l partic ula r a l a Subsecre taría Admin is trat iva a fin de que se tomenlas medidas correc tivas pert inentes .. ."

Novedad comu nicada al C ónsul G eneral con memorando 002/2010 de 7 de abril de2010.

Con memorando 155/CO/2009 d e 13 de abril de 2010 el C ónsul G ene ral m anifestó: "A lrespecto debo inform ar que el control de los gastos telefón icos han sido delegados ensu momento al(sic) S ra. A gente C onsular ya la S rta. V icecónsul, según m is N otas N °464 /CO /2 008 del 4 de noviembre del 2008, no obstante, no se autoriza a ningúnfuncionario hacer llamadas personales desde las líneas telefónicas del C onsulado.-

( . . . ) las llam adas del Jefe de la O ficina C onsular y V ic ec ón su l so n re aliz ad as por s uste léfonos celu lares y repues to s a l Consu lado en su to ta lid ad . - (. ..) c abe mencio na r q uelo s te lé fonos mantienen una restric ción que perm iten un con tro l p re ventiv o. . ."

A un cu ando lo menciona do por e l C ónsul G eneral lim ite el u so del servicio te lefónico a

sus funcionarios, no se elaboró y rem itió el listado de las llam adas Internacionales,

indicando el número de teléfono, entidades u organismos con los que se ha

com unicado, asunto, tiem po de duración de la llam ada, funcionario que la realizó y elvalor correspondiente.

Conclusión

No se im plem entó el registro para el control conform e lo establece el R eglam ento de

A signaciones y G astos en el Exterior, de las llam adas telefónicas efectuadas por los

funcionarios del Consulado im pidiendo la elaboración y rem isión del listado de lasl lamadas Internacionales.

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R EPÚB LI CA D EL ECU .. \! >O R

M i n i s t e r i od e R e l a c io n e s E x t e rio r e s,C o m e r c io e In te g ra c ió n

detallando las llamadas realizadas por los funcionarios, en procura de que las

llamadas de carácte r pers onal s ean d ife renc iadas y su valo r restitu ido a Canc ille ría .

Las transacciones financieras serán registradas cuando ocurra el hecho

económico

En las representaciones del Ecuador en el Exterior, en el procedim iento previo al

re gistro de la s tra nsa ccio ne s fin an cie ra s, se debe e la bo ra r e l comp robante de in gre so

o de egreso individualm ente y anexar los docum entos de respaldo a cada uno, en el

m om ento que ocurren y pasar para conocim iento y legalización por parte del C ónsul.

En los reportes de asignaciones y gastos del Consulado del Ecuador en Valencia,

e stos compro ban tes se en co ntra ro n im pre so s en fo rma con se cu tiva , ha sta tre s en u namisma hoja de papel formato A4 y los documentos de respaldo a continuación,

además las transacciones fueron realizadas en distintos días. Luego fueron

p resen tad os p or g rup os de in gre so s o e greso s, ge nera lm en te a nte s d e fin d e mes p ara

que el Cónsul los firmara todos, y formen parte de los reportes que deben rem itir

desde ese Consu lado trimestra lmente a la Cancille ría .

En las transacciones del Consulado la encargada del área contable no realizó

inmediatamente los comprobantes de egreso o ingreso, con los respectivos

d ocumen tos d e sop orte y su re gistro corre sp on die nte e n lo s re po rte s de a sig nacion es

y gasto s, e sto s comp robante s fu eron e la bo rado s con poste rio rid ad , lo que impid ió que

a nte s d e re aliza r la tran sa cció n, e sta ha ya sid o revisa da p or p arte d el C ón su l G ene ra l

y facilite su con trol poste rio r.

Los com probantes de egreso y de ingreso de las transacciones del Consulado no

fueron elaborados íntegramente al momento en que se dio el hecho económ ico

p rodu cie ndo que no sea re visado p re vio a su auto riza ció n.

A l resp ecto el R eg lamento de A sig na cio nes y G asto s e n e l E xterio r, d ispo ne : A rtícu lo19, segundo párra fo : u ...E1comproban te de ingreso es un formulario que debe ser

numerado y llenado cada vez que se efectúe cualquier ingreso. (Form.07/DGPUDTDI)... e l comp robante de gasto es un form ulario que debe ser num erado ylle na do ca da ve z q ue se e fectúe cua lqu ie r desembolso. (Form- 02 /DGPUDTDI) ..."

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Con m em orando 155/CO /2009 de 13 de abril de 2010, el Cónsul G eneral m anifestó:" .. .Se procede a re in stru ir a l personal a signado a e sta s fu ncio ne s, p ara q ue re alice lo scorrectivos necesarios para que cada gasto tenga un com probante, no com o hasta elmomento se imprim ía tres comprobantes en una misma hoja y se adju nta ba lo sjustificativos. .- cabe mencionar que personal de la C ancillería a(sic) acompaña do en

mis funciones sin que conste este comentario como requisito para una correctae labo ración de la s cuenta s de asignaciones y gastos. . ."

C on memorando 162 /CO/201 Od e 15 de abril de 2010, el C ónsul G eneral m anifestó:". . .Se ha re instruido al personal para que cada operación del gasto sea ejecutadaconjuntam ente con la elaboración del com probante del gasto, que han sido hasta elprimer trimestre de este año realizadas al momento de preparan las cuentast rimestrales de as ignac iones y gas tos de la rep resentación.. ."

Conclusión

Las transacciones del Consulado no fueron registradas por el encargado de su

elaboración con juntamente co n el comprobante de ingreso o de egreso, adjuntando la

respectiva documentación de respaldo previa la revisión del C ónsul G eneral antes de

su auto riz ació n, s itu ació n q ue no gara ntiz ó la in te grid ad de la tra nsa cc ió n y su re gis tro

opo rtuno , d ificultando las labo res de con tro l.

Recomendación


14. Dispondrá al encargado del Área Financiera del Consulado, que cada

comprobante de ingreso y de egreso sea elaborado en el instante que se realiza la

tra nsa cc ió n, a dju nta nd o lo s re sp ectiv os d ocumen to s d e sopo rte le se an p re se nta do spara ser revisados y autorizados, para proceder con el registro en el formulario

correspondiente.

Tasas por estacionam ientos para el Consulado

El Consulado del Ecuador en Valencia el 7 de julio de 2009 fue notificado por elA yuntam iento sobre un em bargo por 2 176,43 euros por tasas de estacionam iento de

vehículos.

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a la aplicación del principio de Reciprocidad Diplomática contenido tanto en elC onvenio de V iena de R elaciones de R elaciones D iplom áticas de 1 9 6 1 , como en elC onvenio de V iena de R elaciones C onsulares de 1 9 6 3 , dado que d ic ha s re fe re ncia sse hacen efectivas en mi país, entre otras, con la reserva de estacionamientosgratuitos, sin ninguna referencia a normas y reglam entos nacionales para lasRepresen taciones Consula res españolas y sus funcionarios. . .". Con oficio s/n de 27 denoviembre de 2008 el Cónsul General se dirige a al Ayuntam iento de Valencia

e xp re sa ndo lo s ig uie nte : ".. .en m i condición de Cónsul General de la República delEcuador en Valencia, acudo ante ese ayuntam iento, interponiendo Recurso deReposición contra la liquidación practicada por "tasa de entrada" em itida por eseayuntamiento y relativa a la reserva de estacionam iento para un vehículo oficial delConsulado Genera l del Ecuador en Valenc ia ..."; no obstante de aquello, el 28 de m ayode 2009 el Cónsul General recibió una carta del Ayuntam iento de de Valencia con elaviso de embargo por 2 176,43 euros.

Con m emorando 447/CO /2009 de 11 de agosto de 2009 el C ónsul General, rem ite laR esolución 961-H de 7 de julio d e 2009, donde "D esestim a" los recursos interpue stos

sobre las liquidaciones recibidas por "... Tasa por E ntradas a través de Aceras y

Reservas de Vía Pública para Aparcam iento Exclusivo, Carga y Descarga de

Mercader ías de cua lquie r c lase ..." .

La Subsecretaria de Desarro llo Interno y Gestión Adm inistrativa y Financiera concom unicación 1405/SDIG AF/DG F/DCE/09 de 22 de septiem bre de 2009, expresó:". . .tengo a bien inform ar que cada funcionario deberá asum ir e l costo de las tasas deestacionamiento de veh ículos (...) la resolució n que em ite la Junta de Gobierno Local,es que el C onsulado no goza de nin gún tipo de exención, respecto a la c ita da ta sa (...)en tal virtud, agradeceré continuar con las mencionadas gestiones ante elayuntamiento, a fin d e c on segu ir u n d esc uento o reveer la resolución emitida..."

E l consulado del E cuador en Valencia usó un espacio de estacionam iento público sin

costo en base a Convenios Internacionales, sin embargo fueron no tificados por parte

del A yuntam iento de la ciudad, que el C onsulado tiene valores por cancelar a la ciudad

por 2 176,43 euros, el Cónsul General del Ecuador en Valencia sigue realizando

ges tio nes ante e l Ayuntam iento para su exone ración.

Conclusión

El Consulado del Ecuador en Valencia mantuvo un espacio de estacionamiento

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R EP UB LIC A D EL E CU ADOR


pagado.

Recomendación

A la Dir ec to ra Genera l F inancie ra

15. Dispondrá la apertura de una cuenta por cobrar al Cónsul General por el valor

g enera do por c osto s e n e sta cio namie nto p úb lic o, h as ta q ue se obte nga una re so lu ció n

a favor de la R epresentación o se haga efectivo el cobro por parte del A yuntam iento y

la Sub se cre ta ria d e Desarro llo In te rn o y Gestió n Adm in is tra tiv a y F in an cie ra d isp onga

a lo s fu nc io na rio s la re stitu ció n d el va lo r q ue se can ce le p or e se c on cepto .

Medidas de seguridad para la custodia de valores

En el Consulado del Ecuador en Valencia entre el 17 y el 19 de abril de 2009, se

sustrajeron 1 000,00 euros del escritorio de la Agente Consular encargada de la

cus todia y depós ito de la re caudac ión d ia ria por a ctuac iones consu la re s.

Con m em orando 21/C O/2009 de 28 de abril de 2009, la Agente Consular se dirigió alCónsul General, para expresarle que en atención a la solicitud verbal que le hizo,

procede a detallar lo ocurrido el 19 de abril de 2009. Por disposición del Cónsul

G eneral la A gente Con sular acudió a las oficinas consulares para realizar la entrega

de especies valoradas a un funcionario del C onsulado del E cuador en M adrid el 19 de

abril de 2009; encontró el cajón de su escritorio, donde guardó el sobre con la

recaudación del día 17 de abril de 2009, abierto y parcialm ente desprendida su parte

frontal, solicitó al guardia de seguridad que se acercara para que constatara lo que

había sucedido, el guardia le indicó que revisara si le faltaba algo, procedió a revisar el

sobre y estaba cerrado, encontró un segundo sobre, lo puso dentro del prim er sobre,

lue go procedió a verificar los tim bres que queda ron ese día y estuvieron completos por

lo que pensó que todo estaba en orden. E l guardia de seguridad le pidió que revisarae l d in ero , a lo q ue re sp ondió :

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M i n i s t e r i o

d e R e la c io n es E x te rio re s ,C o m e rc io e In te g ra c ió n

pasaportes a un sobre grande lo cerré y guarde en el arm ario con IIave.- (...) el díalunes 20 de abril/0 9 fu e fe ria do en Vale ncia , (...) las instituciones bancar ias estuvie roncerradas (...) el día martes 21 de abril/0 9 (...) fu i a realizar el depósito de larecaudación del d ía 17-abr il-09; (...) la s eñorita c aje ra (...) m e d ice que fa lta 1 .0 00 ,0 0euros (...) Ante e sto re gre se a l a o fic ina y le in fo rmé a usted (...) lu eg o d e igu al form ame acerqué a la P olicía poner la denuncia (...) .- no le inform e sobre lo ocurrido el día19 de abril de 2009, porque creí que los sobres con dinero (...) no habían sido

violentados (...) Com o es de su conoc im iento (...) m e entregan en sobre cerrado (yono te ngo la auto riza ció n para abrir y contar el dinero que está dentro de los sobres quere cib o de m is compañero s) (...) Nunca se aplicó o tro p ro cedim ie nto de contro l ya quen o ha bía o cu rrido n in gú n h echo como este .. ."

E l C ón sul G en eral co n memoran do 1 55 /CO/2 00 9 d e 13 de ab ril d e 2 010 , manifestó :

". . . fue notificado el abono de la empresa VINSA (...) va lo r qu e corresp ond e a la

reposición del valor desparecido en la tenencia de la S ra. A gente Consular, quien fuedele gada para cu sto dia r lo s va lo re s re caudados en esta re pre senta ció n .- así m ismocon sta la d en un cia a nte au torid ad loca l q ue fu e re gistra da p or la S ra . A gen te C on sula rb ajo m is in stru ccio ne s, d eb id o a que a pesar de que había encontrado su escritorioroto y con evidencias de haber sido forzado, no informó al Jefe de esta OficinaConsu la r n i a la Supervisión de la Em presa Vinsa ni a la s au torida de s locales e n lo splazos establecidos para que se realice una investigación en el momento queocu rrie ro n lo s hec ho s, imposib ilita ndo a sí u na co rre cta in ve stig ac ió n que la auto rid adlo ca l d esistió d e e je rce r p or e sta fa lta d e p rolijida d d e la S ra . A ge nte C onsu la r. - La exco laboradora Aux il ia r Admin is trat iva, a quien no se le renovó su contrato a prueba,debido a que no se tuvo constancia de que el valor entregado a la Sra. AgenteConsu la r e stu vie ra comp le to , a nte s de que e l ca jó n (...) fuera forzado.. ."

El forzam iento de las seguridades del escritorio de la Agente C onsular y la pérdida de

parte de la recaudación del 17 de abril de 2009, no fue reportado inm ediatam ente a las

autoridades cuando la A gente C onsular tuvo conocim iento el día 19 de abril de 2009,

autorizó el arreglo de escritorio y la policía no pudo realizar investigaciones. E l

C on su la do d ispo ne de ca ja s d e seg urida d un a d e e lla s a sig na da a la A ge nte C on sular,

e l d in ero fu e re stitu id o por la emp re sa de segu rid ad que fu e contra ta da tempora lmen te

en e l C onsu la do para e l p ro ce so e le cto ra l e n e l e xte rio r.

L as a ccion es om itid as p or la A ge nte C onsular, e n la cu stod ia y d enu ncia de los valore s

perdidos en el Consulado provocaron que las autoridades no puedan efectuar las

diligencias de investigación; adicionalm ente, el procedim iento adoptado como

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M i n i s te r i od e R e l ac io n e s E x te r io r es ,C o m e r c io e I n t eg ra c ió n

Las situaciones expresadas se dieron por la inobservancia de la N orm a de Control

In te rno: 403 -05 Medidas de p ro te cc ión de la s re caudac iones.

Los m encionados hechos fueron com unicados con m em orandos 002/1 O-OE-AUD de 7

de abril de 2010 al Cónsul General y 011/10-0E-AUD de 4 de mayo de 2010 a la ex

Agente Consu la r.

Conclusión

La A gente C onsular no tom ó las m edidas necesarias de protección para los valores

recaudados en el Consulado, tampoco comunicó con oportunidad los hechos que

condujeron a la pérdida de 1 000,00 euros, produciendo que no se realicen lasd iligencias pertinen tes por par te de las auto ridades competentes.

Recomendación


16. Instruirá al personal del Consulado sobre medidas de seguridad que debenadopta rs e e n la c us to dia d e la s re ca udacio ne s y e spec ie s va lo ra da s.

Manejo de caja chica

Los encargados del m anejo de caja chica, han utilizado estos fondos para realizar

pagos en efectivo de facturas por 162,11 euros; 167,90 euros; 153,60 euros por

conceptos de refrigerios, útiles de oficina, en tre otros; adicional m ente este fondo, ha

sido variable durante el período del examen , observándose fondos de caja chica por 2

7 37 ,8 9 euro s; 1 3 00 ,1 8 euro s, y su s liq uid ac io ne s fu ero n ta rd ía s.

El artículo 3 del Instructivo para la Administración del Fondo Fijo de Caja Chica,

expresa:

U...Límites.- Se establecen como lím ites de los fondos de (...) Misiones Diplomáticas,

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R ErU BLIC A D EL EC UA DO R

M i n i s t e r iod e R e la c io n e s E x te r io r es ,C o m e r c io e I n t eg r ac ió n

"...Cuantía de los desembolsos.- El valor máximo para cada gasto o desem bolso con

aplicación al fondo de caja chica no superará los siguientes lím ites: .- ( ...) Consuladosy Oficinas Comerciales hasta cincuenta dólares de los Estados Unidos de América

(50,00 USO)...".

En consecuencia los encargados del fondo de caja chica en el C onsulado del E cuador

en Valencia, no realizaron solamente pagos menores, tam poco observaron el m onto

máximo establecido para este fondo, lo que produjo que los gastos no tengan el

control adecuado, retardando sus liquidaciones y presentación de reportes en los

plazos estipulados.

El encargado del manejo de la caja chica no observó la Norma de Control Interno:

405 -08 Antic ip o de fondos .

D esviación com unicada al C ónsul G eneral con m em orando 002/10-0E -AUD de 7 de

abril d e 2010 y la A gente Consular con memorando 011/10-0E -AUD de 2010.

Con memorando 155/CO/2009 de 13 de abril de 2010 e l Cón su l Genera l man ife stó :". . .Los gastos que se hacen mención (...) corresponden a gas tos que cor respondie ronal proceso electoral (...) .- Cabe mencionar que la modalidad de pago de estac ircu ns crip ció n e n o ca sio ne s lo s p ro ve edore s n o perm ite e l p ag o con fe ch a poste rio r al a fac turac ión o el pago en cheque, debido a que es costumbre el pago con débitodirecto.. ."

Lo mencionado por el Cónsul General, no modifica lo comentado por el Equipo deA uditoría, puesto que los gastos superiores a los estipulados en el reglam ento y lasreposiciones de cada chica superiores al fondo, no solo se presentaron durante elp ro ce so e le cto ra l sin o e n e l p erío do de aná lis is d el e xamen e spec ia l.

Conclusión

Los encargados del m anejo de caja chica en el Consulado del Ecuador en Valencia,

re aliz aro n tra ns acc io ne s y fija ro n u n mon to d e caja ch ica mayore s a lo s c on temp la do s

en el instructivo para el efecto, produciéndose que no exista el control debido y

retardando los proce sos para su liquidación y la remisión de reportes a Cancillería no

se lo haga en los plazos previstos.

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R EP ÚB LI CA D EL E CU AD OR


adecuado de ese fondo.

P roceso s leg ales al C onsulad o

E l 19 de enero de 2009, el C ónsul G eneral dio por term inada la relación laboral, bajo la

figura de despido disciplinario, a una persona contratada. La ex funcionaria por no

estar de acuerdo con los m otivos de su despido, denunció al Cónsul General ante la

Inspectoría del Trabajo de esa ciudad, la que procedió a evaluar al personal

contratado del Consulado bajo el régimen laboral de España y concluyó en los

s iguientes términos:

". . Por otro lado las pruebas presentadas por la abogada no dejan lugar a dudas sob reel despido que se ha lle vad o a cabo, lo cual entra dentro de las facultades deorganización y d ire cció n que e l E sta tu to de lo s T raba ja do re s Rea l D ecre to Leg is la tivo1/1995 de 24 de marzo reconoce al empresario en su artículo 20 teniendo laposibilidad de despedir sus trabajadores si estos cometen alguna infracción dea cuerdo con lo e sta ble cid o en e l a rtíc ulo s 54 y 58 de la m ism a norm a, sin que tenganlugar a más actuac iones por parte de la Inspec to ra actuan te ..."

El 28 de mayo de 2009 firmaron un acta de conciliación el Cónsul General y la ex

funcionaria en el que dejan constancia que: ".. .se tie ne n po r co nciliad os, sa ld ad a y

fin iqu itada la relación laboral y extinguida a fe cha de hoy .. ." .

El 24 de febrero y 7 de abril del año 2010 la m isma ex funcionaria formuló nuevas

denuncias en los juzgados de Valencia en contra del Cónsul General, las cuales se

encuen tra n en p ro ce so en esa lo ca lid ad .

E l 17 de febrero de 2010 una segunda ex funcionaria fue objeto de despido

disciplinario del Consulado en Valencia, quien inició procesos legales en contra del

C ónsu l G enera l, lo s que está n d ilig en cia do s ante lo s ju zgados de esa ciu dad.

E l Cónsul General del Ecuador en Valencia por propia convicción respondió

personalm ente a las denuncias que plantearon las ex trabajadoras en su contra,dejando de lado su inmun idad d ip lomátic a.

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Hecho Subsecuen te

El Cónsul General del Ecuador en Valencia remitió un escrito del Juzgado deInstrucción Número 2 de Valencia de 28 de abril de 2010, en el que se manifiesta:U.. Desprendiéndose de lo actuado que los hechos relacionados en la denuncia

p re senta da por la ex Auxilia r Admin is trativa, no se apre cia que lo s mismos pu eda n ser

con stitu tivos d e in fra cció n p en al p uesto q ue e n lo s p rop ios h ech os relacio nad os d e la sman ife sta cio ne s de la denuncia nte , re fie re c omo delictiva s una s c onducta s que no s olono pu ede n estim arse con stitu tivas de Malos T ra tos psico ló gicos, n i de a co so la bo ra l,tampoco tie nen cabid a o encuadre en el ám bito de vejaciones injustas (...) máximecu an do sub yace u n tra sfo ndo d e un de sp ido a nte rio r efe ctu ad o p or e l C ónsul re sp ectode la denuncian te .. ."

E n el m ism o docum ento se da sobreseim iento provisional y la denunciante tiene tres

d ía s para in te rp oner re cu rso de re fo rma.

["VII. M arla Cristina MarDIRECTORA DE AUDITORíA INTERNA

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