AUDITORÍA EXPRES AL FONDO DE SERVICIO …a municipal de pereira informe de auditoria modalidad...

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES

CÓDIGO

FECHA VERSIÓN PÁGINAS

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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA

AUDITORÍA EXPRES AL FONDO DE SERVICIO EDUCATIVO Y RECURSOS FINANCIEROS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

ALFREDO GARCIA

INSTITUCION EDUCATIVA ALFREDO GARCIA

VIGENCIA 2015


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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA

Pereira, Diciembre 13 de 2016

INSTITUCION EDUCATIVA ALFREDO GARCIA

Contralor Territorial ALBERTO DE JESUS ARIAS DAVILA

Equipo Directivo

JUAN DAVID HURTADO BEDOYA CARLOS ANDRES DE LA PAVA ISAZA

ESPERANZA LONDOÑO OCAMPO DORA ANGELA TORRES QUICENO

Equipo Auditor

OSCAR ALEXANDER GONZALEZ HERRERA Profesional Universitario - Coordinador

REINALDO TABARES RUIZ

Profesional Universitario

ADRIANA MARIA POSADA VELASQUEZ Técnico


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TABLA DE CONTENIDO

Pagina

1 CARTA DE CONCLUSIONES 4

2 RESULTADO DE AUDITORIA 7

2.1 ALCANCE 7

2.2 HALLAZGOS 16


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1. CARTA DE CONCLUSIONES

Pereira, Doctor FRANCISCO JAVIER DUQUE SANCHEZ Rector Institución Educativa Alfredo García Carrera 2 No. 35-36 Pereira, Risaralda Asunto: Carta de Conclusiones La Contraloría Municipal de Pereira, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó “Auditoria Exprés al Fondo de Servicio Educativo y Recursos Financieros de la Institución Educativa Alfredo García Vigencia 2015, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el proceso de contratación. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Territorial. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Pereira consiste en producir un Informe de Auditoría Exprés que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Municipal de Pereira, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Pereira.


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CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría Municipal de Pereira como resultado de la “Auditoria Exprés al Fondo de Servicio Educativo y Recursos Financieros de la Institución Educativa Alfredo García Vigencia 2015”, conceptúa que la gestión en el proceso contratación y presupuesto es desfavorable, por cuanto no cumple con los principios evaluados de acuerdo a los objetivos y componente auditados, tal como se detalla:

Ineficiencia y desconocimiento en el manejo de los recursos asignados.

Inaplicabilidad en el manejo presupuestal y calidad de los registros

Incumplimiento en la rendición y revisión de la cuenta por inconsistencias en la información rendida.

Deficiente manejo del régimen de contratación.

Debilidades de forma en el archivo y manejo de los expedientes de los contratos

PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría Territorial. Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Atentamente, _______________________________ ALBERTO DE JESUS ARIAS DAVILA Contralor Municipal de Pereira


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2. RESULTADO DE LA AUDITORIA

2.1 ALCANCE La Contraloría Municipal de Pereira en cumplimiento de su función constitucional y del Plan General de Auditorías de la presente vigencia aprobado mediante la Resolución No. 127 del 8 de junio de 2016, a través del memorando de asignación No. 040-2016 de octubre 26, asignó la realización de la “Auditoría Especial a los Fondos de Servicios Educativos y Recursos Financieros de la Institución Educativa Alfredo García de la vigencia 2015, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad (cumplimiento de las normas internas y externas aplicables, y efectividad de los controles en los componentes evaluados, gestión contractual, rendición y revisión de la cuenta y legalidad, y programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto) con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el área, actividad o proceso examinado. La presente auditoría pretendió dar respuesta a los objetivos específicos definidos dentro del memorando de asignación, los cuales se transcriben a continuación:

Verificar la eficiencia en el manejo de los recursos asignados a los Establecimientos Educativos por concepto de Fondo de Servicios docentes cumpliendo con lo establecido por la ley.

Confrontar la información rendida al Ente de Control con la que reposa en el Centro Docente y verificar la veracidad y consistencia de la misma.

Verificar la existencia y la correcta aplicación del plan de compras.

Constatar la correcta realización de los pagos y recaudos de Fondos de Servicios Educativos por parte del Centro docente.

Verificar que los contratos, suscritos por la entidad con los recursos del Fondo de Servicios Educativos, dispongan de los documentos que lo soporten legal y presupuestalmente.

La estrategia general que aplicó el equipo auditor para lograr los objetivos antes citados, se desarrolló de conformidad con el artículo 267° Constitucional, la Ley 42 de 1993, sus reglamentarios y demás normas aplicables al ejercicio de control


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fiscal fundados en los principios generales de la norma superior, artículo 209° de la Constitución Política de Colombia. GESTIÓN CONTRACTUAL La contratación estatal se encuentra principalmente regulada por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, cuyo objeto es disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales, sin embargo, no todas las entidades estatales están sometidas al régimen de esta Ley, ya que tienen un régimen de contratación especial, es el caso de las entidades prestadoras de salud, las empresas de servicios públicos, instituciones educativas, entre otras.

Es así como la contratación estatal aplicable a los Fondos de Servicios Educativos de Instituciones Oficiales se rige por lo establecido en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, en concordancia con la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008, que reglamenta el funcionamiento de los mismos. No obstante los Establecimientos Educativos a través de cada Consejo Directivo en su haber, reglamentará la Contratación Administrativa no más allá de los 20 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) y lo dispuesto en el artículo 5. Muestra Contractual Para la Institución Educativa Alfredo García, se revisó una muestra contractual de un tamaño de diez (10) órdenes de prestación de servicios y ordenes suministros con un nivel de confianza del 90% y un margen de error del 10%, los cuales suman un valor de $36.166.682 que corresponden a las mayores cuantías, arrojando una cobertura en valor del 50.7%


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CUADRO No. 1 INSTITUCION EDUCATIVA ALFREDO GARCIA

SELECTIVO SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORIAS SIA VIGENCIA 2015

Cifras en pesos

(C) Número

Del Contrato(C) Objeto Del Contrato

(D) Valor Inicial

Del Contrato

(C) Nombre Completo Del

Contratista (*)

(F) Fecha De

Suscripción Del

Contrato

(Aaaa/mm/dd)

17 COMPRA DIVISIONES PARA OFICINA 2.177.181,00 MUEBLES PLASTICOS S.A.S 09/03/2015

32 HONORARIOS CONTADOR 3.600.000,00 GUSTAVO MARIN LOPEZ 07/05/2015

39 CONSTRUCCION BAÑOS PRIMERA INFANCIA 9.479.064,00 MARIDOS SUSTITUTOS S.A.S 01/06/2015

50 COMPRA UTILES Y PAPELERIA 2.000.000,00 SAUL ZULUAGA S.A.S. 12/06/2015

51 COMPRA BOMBILLOS 2.000.000,00 LA GRAN FERRETERIA LTDA 12/06/2015

52 REPARACION EQUIPOS 3.000.000,00 MILENIUM PC S.A.S. 12/06/2015

53 REPARACION EQUIPOS 2.000.000,00 MILENIUM PC S.A.S. 12/06/2015

54 REPARACION PUPITRES 2.000.000,00 MARIDOS SUSTITUTOS S.A.S 12/06/2015

65 COMPRA EQUIPOS EMISORA 5.207.370,00 JUAN HECTOR MONTOYA 26/10/2015

67 REPARACIONES Y MANTENIMIENTOS 4.703.067,00 MARIDOS SUSTITUTOS S.A.S 28/10/2015

TOTAL 10 36.166.682,00

Fuente: Información suministrada por el Área de Tesorería y SIA Misional

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA Se emite una opinión DEFICIENTE, por cuanto en la revisión de los formatos Revisados y analizados formatos F20_1A_AGR acciones de control a la contratación de sujetos y F20_1B_AGR acciones de control, los cuales contienen la información rendida mediante el aplicativo SIA, de acuerdo a los criterios de oportunidad, suficiencia y calidad en cumplimiento de lo establecido en Resolución No. 197 del 18 de noviembre del 2013 “por la cual se reglamenta la rendición de la cuenta en línea y se unifica la información que se presenta a la Contraloría Municipal de Pereira, obteniendo los siguientes resultados: Oportunidad: No se permite evidenciar este punto, por cuanto, la institución educativa no cerró los expedientes en el aplicativo. Suficiencia: Una vez verificada la rendición, aparece la información en los formatos establecidos, pero, no cerrados los expedientes.


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Calidad: En cuanto a su veracidad, presenta errores en la presentación tales como: En cada ítem el NIT de la institución educativa es diferente, su régimen de contratación es régimen privado, las fechas de inicio del contrato son incorrectas, los valores de los contratos son reportados de acuerdo al valor registrado en el comprobante de egreso y la unidad de ejecución como los plazos son incorrectos. LEGALIDAD Se emite una opinión DEFICIENTE, por cuanto al revisar y verificar el cumplimiento de la normatividad de contratación y presupuesto vigente para la Institución Educativa, se evidenció lo siguiente:

Incumplimiento del régimen de contratación cuando la cuantía es inferior a los 20 SMMLV

Incumplimiento de los principios y procedimientos en la contratación

Incumplimiento de las especificaciones técnicas

Incumplimiento en las deducciones de ley

Incumplimiento de labores de interventoría o supervisión y seguimiento

Incumplimiento en la liquidación de los contratos

Incumplimiento en la calidad en los registros y aplicación del presupuesto

Incumplimiento del manejo de la tesorería

REVISION PRESUPUESTO Y EJECUCION DE LOS RECURSOS 2015

Legalidad de la aprobación del Presupuesto El presupuesto general de la Institución Educativa Alfredo García para la vigencia 2015 fue aprobado mediante Acuerdo 03 de noviembre 25 de 2014 por el Consejo Directivo en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 14 de la Ley 715 de 2001, articulo 3 del Decreto 992 de 2002, el Decreto 111 de 1996 y el Decreto 4791 de diciembre 19 de 2008. A través del Acuerdo 03 de 2014 se fijó los cómputos del presupuesto general de ingresos, recursos del capital y gastos de funcionamiento y gastos de inversión de la institución educativa vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015 en la suma de $77.800.000.


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Análisis presupuestal Durante la vigencia la institución educativa realizó una serie de modificaciones y traslados, créditos y contra créditos en el presupuesto necesarios para el funcionamiento, para lo cual no se evidenció presupuesto aforado o definitivo, ni actos administrativos aprobados por el Consejo Directivo. Modificaciones presupuestales


MODIFICACIONES PRESUPUESTALES VIGENCIA 2015

Cifras en pesos

Acto

Administrativo Fecha Descripción Adición

Inversion 5.000.000,0

Materiales y suministros 5.000.000,0

Mantenimiento 6.705.138,9

16.705.138,9

9.961.200,0

TOTAL 21.023.385,0

TOTAL 47.689.723,9

Adicion al

presupuesto

No. 3

Transferencia

Nacional

Adicion al

presupuesto

No. 1

Recursos del

Balance

20/01/2015

TOTAL

07/05/2016

TOTAL

Adicion al

presupuesto

No. 2

Transferencia

Municipal

12/11/2015 Materiales y Suministros 21.023.385,0

Estudios y Proyectos 9.961.200,0

Fuente: Información Suministrada por la tesorería y cálculos del Auditor

Durante la Vigencia 2015 la Institución Educativa Alfredo García, presenta tres adiciones presupuestales por valor de $47.689.723,94, de la cuales las dos primeras adiciones se encuentran incorporadas al presupuesto en cuantía de


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$26.666.386,94 recursos provenientes de Recursos del Balance y Transferencia Municipal, el valor restante de $21.023.385, corresponde a Transferencia Nacional perteneciente al Sistema General de Participación, evidenciándose que estos recursos no fueron adicionados al presupuesto, no obstante, este dinero fue consignado en la cuenta corriente No. 005781001378 del Banco Colpatria, el día 13 de octubre de 2015. Es preciso indicar que este desembolso no fue ejecutado durante la vigencia 2015. Al 31 de Diciembre el saldo en esta cuenta corriente es de $28.906.975,76, observándose una diferencia de $7.883.590,76, con respecto a la transferencia recibida. Se puede concluir que la Institución Educativa no le da cumplimiento al estatuto de presupuesto; el presupuesto es manejado de dos maneras a través del sistema NUEVA ERA y manualmente por medio de un libro diario (fecha, detalle, debe, haber y saldo), allí se consignan los recursos del balance, ingresos por concepto de sistematización, constancias y certificados, derechos de grado, arrendamientos, transferencias, intereses por depósitos y otros servicios educativos, Por el lado de los gastos, las erogaciones por concepto de inversión, estudios y proyectos, comisiones, honorarios y servicios, materiales y suministros, mantenimiento, servicios públicos, impresos y publicaciones, comunicación y transporte, inscripciones y participaciones, eventos culturales, otros gastos generales y contribuciones sobre transferencias financieras que es manejado por el tesorero. En lo que respecta al sistema no fue posible entregar al auditor el presupuesto de ingresos y egresos definitivo, ni sus adiciones, modificaciones y traslados, como tampoco sus ejecuciones de ingresos y gastos de la vigencia 2015. También es necesario precisar que no se tiene en cuenta la herramienta presupuestal para la toma de decisiones. Comportamiento del ingreso El presupuesto de ingresos de la Institución Educativa Alfredo García para la vigencia 2015 muestra una estructura conformada por Venta de Servicios (Servicios Educativos y Servicios de Transporte), Transferencias, Otros Ingresos y Recursos de Capital


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COMPORTAMIENTO DEL INGRESO VIGENCIA 2015

Cifras en Pesos

MODIFICACIONES

ADICIONES

PRESUPUESTO DE INGRESOS 77.800.000,0 0,0 0,0 77.800.000,0 47.689.723,94 125.489.723,94 109.559.193,28

VENTA DE SERVICIOS 22.500.000,0 0,0 0,0 22.500.000,0 0,0 22.500.000,0 17.023.000,0

SERVICIOS EDUCATIVOS 22.500.000,0 0,0 0,0 22.500.000,0 0,0 22.500.000,0 17.023.000,0

Sistematizacion 20.000.000,0 0,0 0,0 20.000.000,0 0,0 20.000.000,0 16.355.000

Certif icados y Constancias 500.000,0 0,0 0,0 500.000,0 0,0 500.000,0 502.000

Derechos de Grado 1.000.000,0 0,0 0,0 1.000.000,0 0,0 1.000.000,0 166.000

Otros servicios educativos 1.000.000,0 0,0 0,0 1.000.000,0 0,0 1.000.000,0 0,0

SERVICIOS DE TRANSPORTE 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

Servicio de transporte terrestre 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

TRANSFERENCIAS 50.000.000,0 9.961.200,0 21.023.385,0 50.000.000,0 30.984.585,0 80.984.585,0 72.102.528,0

OTROS INGRESOS 5.300.000,0 0,0 0,0 5.300.000,0 0,0 5.300.000,0 3.728.525,34

Financieros 300.000,0 0,0 0,0 300.000,0 0,0 300.000,0 105.025,34

Extraordinarios 5.000.000,0 0,0 0,0 5.000.000,0 0,0 5.000.000,0 3.623.500,0

RECURSOS DE CAPITAL 0,0 0,0 0,0 0,0 16.705.138,94 16.705.138,94 16.705.139,94

Rendimientos Financieros 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0

Recursos del Balance 0,0 0,0 0,0 0,0 16.705.138,94 0,0 16.705.139,94

DESCRIPCIONRECURSOS

PROPIOS

TRANSFERENCIAS

MUNICIPALES

TRANSFERENCIAS

NACIONALESEJE 2015 INICIAL 2015 Aforo Vigente

Fuente: Cálculos del auditor, según información del presupuesto aprobado y libro de presupuesto vigencia 2015

El presupuesto inicial de ingresos es aprobado por $77.800.000 y se adiciona en $47.689.723,94, para un total de $125.489.723,94 de los cuales se recaudaron $109.559.193,28, que equivalen al 87.3%. La información suministrada fue reconstruida por el auditor con el libro de presupuesto que se realiza de manera manual, debido a que la institución educativa no entregó oportunamente archivos relacionados con el presupuesto vigente de ingresos y su ejecución presupuestal de ingresos, como tampoco se evidenció documentos aprobados por el Consejo Directivo con respecto al tema mencionado. En el rubro otros ingresos se dividen en financieros y extraordinarios. En este último se recauda ingresos por concepto Asociación Comunitaria Antena Parabólica Barrio Galán (ACOPAJAGA) y Concesión Adjudicación Cafetería. Se recaudó la suma de $3.623.500 y se justifica el valor de $750.000 por un contrato


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de concesión adjudicación cafetería celebrado entre la institución educativa y el señor Marcos Aurelio Sánchez Sánchez desde el 13 de enero a junio 13 de 2015, cuyo valor mensual a cancelar es de $150.000, del tiempo restante no se evidencio contrato alguno. Con respecto Acopajaga no se evidencio convenio o contrato que se permitiera esclarecer el recaudo por este concepto, para lo cual se presenta una diferencia de $2.875.000. Además se constató que estos pagos son consignados a la cuenta de ahorros de la entidad como recursos propios y son identificados por el tesorero mediante extracto bancario a los que se les realiza comprobante de consignación. Comportamiento del gasto El presupuesto de gatos de la Institución Educativa Alfredo García para la vigencia 2015 muestra una estructura conformada por gastos de inversión y gastos de funcionamiento (gastos generales).


COMPORTAMIENTO DEL GASTO VIGENCIA 2015

Cifras en Pesos

Nombre Rubro PresupuestalPpto Inicial

2015Creditos Contracreditos Adiciones

Presupuesto

vigente

Ejecucion

2015

PRESUPUESTO DE GASTOS 77.800.000 8.000.000,0 8.000.000,0 47.689.724 125.489.724 73.312.892

GASTOS DE INVERSION 15.000.000 0,0 0,0 5.000.000 20.000.000 14.750.932

Inversion 15.000.000 0,0 0,0 5.000.000 20.000.000 14.750.932

FUNCIONAMIENTO 62.800.000 8.000.000,0 8.000.000,0 42.689.724 105.489.724 58.561.960

GASTOS GENERALES 62.800.000 8.000.000,0 8.000.000,0 42.689.724 105.489.724 58.561.960

Gastos de Organizacion y Puesta en

Marcha (Estudios y Proyectos)4.000.000 0,0 0,0 9.961.200 13.961.200,0 9.961.200,0

Comisiones, Honorarios y Servicios 10.000.000 0,0 0,0 0 10.000.000,0 7.336.936

Materiales y Suministros RP y SGP 20.000.000 0,0 8.000.000,0 26.023.385 38.023.385,0 10.330.517

Mantenimiento SGP 15.000.000 8.000.000,0 0,0 6.705.139 29.705.138,9 26.028.367,0

Servicios Públicos 4.000.000 0,0 0,0 0,0 4.000.000,0 2.856.940,0

Impresos y publicaciones 4.000.000 0,0 0,0 0,0 4.000.000,0 1.278.000,0

Comunicación y Transporte 1.100.000 0,0 0,0 0,0 1.100.000,0 770.000,0

Inscripciones y Participaciones 2.000.000 0,0 0,0 0,0 2.000.000,0 0,0

Eventos culturales 2.000.000 0,0 0,0 0,0 2.000.000,0 0,0

Otros Gastos Generales 500.000 0,0 0,0 0,0 500.000,0 0,0

Contribucion sobre transacciones 200.000 0,0 0,0 0,0 200.000,0 0,0 Fuente: Cálculos del auditor, según información del presupuesto aprobado y libro de presupuesto vigencia 2015


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El presupuesto de Gastos para la vigencia 2015 inicia con un valor de $77.800.000, se presentaron modificaciones adiciones por valor de $47.689.723,94 para un total de $125.489.723,94. La ejecución de los gastos totales arroja un nivel de cumplimiento de meta presupuestal del 58.4% distribuida en gastos de inversión con un nivel de ejecución del 73.8% y en gastos de funcionamiento con una ejecución del 55.5% La información suministrada fue reconstruida por el auditor con el libro de presupuesto que se realiza de manera manual, debido a que la institución educativa no entregó oportunamente archivos relacionados con el presupuesto definitivo de egresos y su ejecución presupuestal de gastos, como tampoco se evidenció documentos aprobados por el Consejo Directivo con respecto al tema mencionado. Se pudo determinar que en el libro de presupuesto, tanto la adición presupuestal por concepto de transferencias SGP no afectó el presupuesto de gastos como el traslado presupuestal de los rubros Materiales y Suministros SGP a Mantenimiento SGP no fue aprobado por el Consejo Directivo. Situación de Tesorería En cuanto al cierre de tesorería al 31 de diciembre de 2015, la institución educativa maneja tres cuentas, una de ahorro maneja los recursos propios (cafetería y Acopajaga) y dos corrientes. Cuenta Corriente RP recauda ingresos por concepto de sistematización, derechos de grado, entre otros. Cuenta Corriente SGP transferencias municipales y nacionales, cuyo saldo es $36.724.949,27. Durante la vigencia, la institución educativa no constituyó resoluciones para la efectuar gastos menores en efectivo. A 31 de diciembre de 2015 no hubo cuentas por cobrar ni tampoco cuentas por pagar, según información suministrada por el tesorero, tal como se muestra en el cuadro No. 6


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ESTADO DE BANCOS VIGENCIA 2015

Cifras en pesos

Tipo del producto Nombre del producto Numero de cuenta Estado Saldos

AH - RP AH Cuentas oficiales 005782014910 Activa 1.466.531,23

CC - RP CC Cuentas oficiales 005781007236 Activa 6.351.442,28

CC - SGP CC Cuentas oficiales 005781001378 Activa 28.906.975,76

36.724.949,27TOTAL Fuente: Tesorería de la Institución Educativa


SITUACION DE TESORERIA VIGENCIA 2015

Cifras en pesos

CONCEPTO VALOR 2014 VALOR 2015

DISPONIBILIDADES 16.805.138,0 36.724.949,3

Caja 0,0 0,0

Bancos e Instituciones

Financieras16.805.138,0 36.724.949,27

Inversiones Temporales 0,0 0,0

Documentos por Cobrar 0,0 0,0

EXIGIBILIDADES 0,0 0,0

Cuentas por pagar 0,0 0,0

SITUACION DE TESORERIA 16.805.138,0 36.724.949,27

Fuente: Tesorería de la entidad - cálculo del auditor


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2.2 HALLAZGOS El informe preliminar se socializó mediante oficio No. 01636 del 30 de noviembre de 2016, además se destaca que la Institución Educativa Alfredo García mediante oficio sin numero del 01 de diciembre de 2016 solicitó aplazamiento a replica auditoria para ejercer derecho de contradicción, el cual fue allegado finalmente mediante comunicación sin numero y con radicado de la Contraloría No. 01796 del 7 de diciembre de 2016. La institución educativa ejerció el derecho de contradicción, planteando acciones correctivas para el plan de mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para lo cual se establecieron y se ratificaron doce (12) hallazgos administrativos, además los identificados con los números 2, 4, 6 y 12 también cuentan con presunta incidencia disciplinaria; la actual Institución Educativa deberá tomar medidas preventivas y oportunas con el fin de solucionar las situaciones detectadas por el organismo de control, con los cuales se debe suscribir un plan de mejoramiento. Hallazgo No. 1. Expedientes de los Contratos. Administrativo Condición Al momento de la ejecución de la auditoría, se pudo evidenciar que todos los expedientes de los contratos facilitados por el área de tesorería, a pesar de ser de la vigencia 2015, no se encuentran foliados, ni relacionados en un índice o formato de verificación documental de contratos, con sus carátulas debidamente diligenciadas, no se archivan sus comprobantes de egreso u órdenes de pago y no se archivan todos los documentos de manera cronológica. Criterio No se está dando cumplimiento a la Ley No. 594 de julio 14 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”, que es de obligatorio cumplimiento para la administración pública en sus diferentes niveles y que le impone el principio de responsabilidad en este sentido a los servidores públicos en cuanto su organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Causa Inaplicación de los requisitos externos que se encuentran reglamentados en la Ley y Acuerdos que los reglamentan desde hace más de 15 años, además


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procedimientos inadecuados, falta de mecanismos de control que no permitieron advertir oportunamente el problema. Efecto Se produce el incumplimiento de disposiciones, inefectividad en el trabajo por cuanto los expedientes no se archivan debidamente, se generan registros inexactos y se podría ocasionar pérdida de la información con la que cuenta el Instituto para soportar el quehacer contractual en ejercicio de su misión institucional. En el derecho de contradicción, la institución educativa “planteo acciones para el mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para éste caso, se dará cumplimiento a la ley general de archivo, ley 594 de 2000, de todos los soportes contractuales y contables para la vigencia 2017”. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo, para que la entidad adelante acciones correctivas que solucione las deficiencias detectadas por el Organismo de Control. Hallazgo No. 2. Incumplimiento de la Publicidad de la contratación en la Página del SECOP. Administrativo con incidencia disciplinaria. Condición De la revisión de los diez contratos, se pudo evidenciar que los contratos identificados con los números 17, 32, 39, 50, 52, 54, 65 y 67, que corresponden a órdenes de prestación de servicios y suministros, no fueron publicados en la página del SECOP. Criterio Lo anterior incumple el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. Causa Lo anterior ocasionado por la falta de planeación en la forma que debe incorporarse la información contractual en el SECOP, de tal forma que permita cumplir con los términos establecidos en las normas. Efecto Afectando así el cumplimiento del principio de publicidad. En el derecho de contradicción la institución educativa “planteo acciones para el


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mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para éste caso, se dará cumplimiento a los decretos 1510 de 2013 y 1082 de 2015 según lo acordado por el Consejo Directivo para las cuantías y de acuerdo a la ley 80 de 1993, 1150 para la vigencia 201”. Por lo anterior, se configura como hallazgo administrativo con connotación disciplinaria, toda vez que la entidad propone acción de mejoramiento, para lo cual no se puede seguir presentando esta omisión por parte de los funcionarios que intervienen en el proceso de contratación. Hallazgo No. 3. Contratos sin estudios o documentos previos. Administrativo. Condición Los contratos identificados con los números 17, 32, 39, 50, 52, 54 y 67 que corresponden a órdenes de prestación de servicios y ordenes de suministros no contienen estudio de mercado o análisis económico que soporte tanto la necesidad de la contratación como los precios del mercado, y de esta manera permita establecer la oferta o cotización más favorable a contratar, generando un riesgo para la entidad, en cuanto hace oneroso e inefectivo, la ejecución de los recursos del erario en el cumplimiento de los objetivos del Estado. Criterio Su no realización riñe con lo establecido en los artículos 24 de la Ley 80 de 1993, 15 y 20 del Decreto 1510 de 2013 y 88 de la Ley 1474 de 2011. Causa Falta de conocimiento de requisitos y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Efecto La situación anterior, puede ocasionar que se le dé un menor o mayor valor al contrato, al desconocer las variables que pueden modificar su precio. En el derecho de contradicción la institución educativa “planteo acciones para el mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, la cual hace referencia a la recepción y aprobación de cotizaciones y propuestas de acuerdo a manual de tesorería aprobado por el Consejo Directivo para la vigencia 2017”. En vista que en la contradicción se aceptan las irregularidades detectadas, se configura un hallazgo administrativo, con el objeto que se adelanten acciones


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correctivas al respecto, que busquen solucionar las deficiencias enunciadas por la Contraloría. Hallazgo No. 4. Designación de Supervisión, labores de supervisión, seguimiento de los contratos y recibido a satisfacción. Administrativo con incidencia disciplinaria. Condición No se evidencia designación de supervisión, ni labores de supervisión, seguimiento y recibido a satisfacción de los contratos identificados con los números 17, 32, 39, 50, 52, 54, 65 y 67, que corresponden a órdenes de prestación de servicios y ordenes de suministro. Criterio Incumplimiento en lo establecido en los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011. Causa Falta de conocimiento de requisitos y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Efecto Incumplimiento de disposiciones generales y control inadecuado de actividades. En el derecho de contradicción la institución educativa, “planteo acciones para el mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, la cual hace referencia a la implementación ley 1474 de 2011 artículos 83 y 84, de acuerdo a lo dispuesto por el Consejo Directivo para la vigencia 2017”. Por lo anterior, se configura como hallazgo administrativo, toda vez que la entidad propone acción que será subsanada a través de un plan de mejoramiento y hallazgo con connotación disciplinaria por cuanto la entidad no presenta soportes que se evidencie las labores de supervisión, seguimiento de los contratos y recibidos a satisfacciones de bienes y servicios. Hallazgo No. 5. Falta de requisitos obligatorios para contratar. Administrativa. Condición No se evidencia el cumplimiento de requisitos obligatorios para contratar como los antecedentes judiciales, hoja de vida de la función pública, fotocopia de la cedula


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de ciudadanía de los contratos. Los contratos identificados con los números 32, 50, 52, 54 y 67 que corresponden a órdenes de prestación de servicios y ordenes de suministros la consulta de antecedentes disciplinarios y fiscales se encuentra posterior al perfeccionamiento, lo que genera un riesgo para entidad, debido a que no se conoce anticipadamente, si el oferente presenta algún tipo de inhabilidad o sanción para contratar con el Estado. Los contratos identificados en el aplicativo SIA con los números 17, 39, 50, 52, 54 no se observaron las pólizas de cumplimiento. Criterio El Decreto 1510 del 2013, que definió las nuevas reglas para la contratación pública, contempla una serie de requisitos que deberán cumplir las personas naturales y jurídicas a la hora de contratar con el Estado. Causa Deficiencias de comunicación entre dependencias y funcionarios; falta de conocimiento de requisitos, falta de mecanismos de seguimiento y debilidades de control que no permitan advertir oportunamente el problema. Efecto Pérdida de ingresos potenciales, inefectividad en el trabajo y gastos indebidos. En el derecho de contradicción, la institución educativa “planteo acciones para el mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para éste caso, se dará cumplimiento a los requisitos exigentes de ley de contratación para la vigencia 2017”. En vista que la entidad acepta el incumplimiento de requisitos, se configura como un hallazgo administrativo con el fin de que adelante acciones correctivas a través de un plan de mejoramiento que mitigue la situación detectada por el organismo de control. Hallazgo No. 6. Incumplimiento de los aportes de pago de seguridad social. Administrativa con incidencia disciplinaria. Condición No se evidencia pago de aportes de seguridad social de los contratos identificados con los números 39, 50, 52, 54 y 67 que corresponden a órdenes de prestación de servicios y órdenes de suministros. Criterio


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De conformidad con lo previsto en la Ley 1122 de 2007, Ley 797 de 2003 en concordancia con la Ley 100 de 1993. Causa Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo no se evidencio en el expediente de los contratos los pagos de seguridad social. Efecto Incumplimiento de disposiciones generales, en cuanto a que documentos al no soportar la documentación necesaria requerida para los pagos parciales y finales. Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos. En derecho de contradicción la institución educativa “planteo acciones para el mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para éste caso, se dará cumplimiento a la ley 1122 de 2007, ley 7797 de 2003 como requisito obligatorio para contratar para la vigencia 2017”. Con base en lo anterior, se configura como hallazgo administrativo, toda vez que la entidad propone acción, para que se tomen medidas en un plan de mejoramiento se subsanen todas las irregularidades detectadas Y hallazgo con connotación disciplinaria en relación al deber legal de realizar los aportes de seguridad social en salud y pensión según corresponda. Hallazgo No. 7. Contratos sin contar con la suscripción de actas. Administrativo. Condición No se encuentra en los expedientes la elaboración de actas de los contratos identificados bajo los números 17, 32, 65 y 67 que corresponden a órdenes de prestación de servicios y ordenes de suministro, no existe ningún tipo de acta (inicio, final y liquidación), generando un riesgo para entidad al no contar con un mecanismo de seguimiento o control del cumplimiento de los contratos celebrados. Criterio En primera instancia no se aplican de manera estricta lo estipulado en la minuta de los contratos referente a su liquidación, que por regla general debe desarrollarse de acuerdo a lo previsto en el artículo 60° de la Ley 80 de 1993, el artículo 11° de la Ley 1150 de 2007 y artículo 217° del Decreto 019 de 2012.


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Causa Falta de conocimiento de requisitos y debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema. Efecto Inefectividad en el trabajo, informes inexactos. En derecho de contradicción la institución educativa “planteo acciones para el mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para éste caso, se dará cumplimiento a la ley general de contratación para la vigencia 2017”. Se configura un hallazgo administrativo, con el objeto que se adelanten acciones en un plan de mejoramiento para su seguimiento y verificación. Hallazgo No. 8. Inconsistencias de la rendición de la cuenta en el aplicativo SIA Misional. Administrativa. Condición Verificado en campo la situación, se encuentra que la institución educativa Alfredo García, rindió la información correspondiente al formato de contratación F20_1A_AGR denominado acciones de control a la contratación, encontrando las siguientes novedades: en la columna del NIT de la institución educativa es diferente, su régimen de contratación es régimen privado, las fechas de inicio del contrato son incorrectas, los valores de los contratos son reportados de acuerdo al valor registrado en el comprobante de egreso y la unidad de ejecución como los plazos son incorrectos. Criterio Incumplimiento de la Resolución 197 de 2013 artículo 3º de la Contraloría Municipal de Pereira, RENDICIÓN DE CUENTA. Es el deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos del Municipio y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido Causa Falta de capacitación, se pudo evidenciar que el personal asignado para la rendición no cuenta con el conocimiento suficiente y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo; evidenciado en los constantes errores de digitación rendida e información inconclusa. Efecto


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Incumplimiento de disposiciones generales, en cuanto a que la rendición de la contratación es bimensual para lo cual la entidad debe estar preparada. Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos, relacionado con; algunos de los valores de los contratos fueron mal digitados. En derecho de contradicción la institución educativa “planteo acciones para el mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para éste caso, su prioridad será elaborar los formatos del aplicativo SIA en la forma correcta y con las instrucciones que da el aplicativo”. En vista a lo anterior, se configura como hallazgo administrativo, toda vez que la entidad reconoce la veracidad del hallazgo y argumenta que se tomaran las medidas necesarias por lo cual se implementará un plan de mejoramiento con el fin de prevenir errores futuros. Hallazgo No. 9. Plan Anual de Adquisiciones y/o Plan de Compras. Administrativo. Condición Durante la ejecución de la auditoria no se evidencio la existencia y correcta aplicación del plan de compras, ni los actos administrativos de aprobación y sus modificaciones aprobados por el Consejo Directivo. Criterio Lo anterior incumple con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 artículo 6° y 7°, en concordancia con el Decreto compilatorio 1082 de 2015 artículos 2.2.1.1.1.4.3 y 2.2.1.1.1.4.4, Así mismo, contraría el principio de economía regulado por el artículo 25 de la Ley 80 de 1993 Causa Lo anterior ocasionado por desconocimiento de esta obligación legal. Efecto Evitando la difusión de información útil y oportuna a eventuales proveedores y contratistas En derecho de contradicción la institución educativa “planteo acciones para el mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para éste caso, por parte de la tesorería se conservará la coherencia entre el plan de compras y su ejecución para la vigencia del 2017”. Lo anterior, se configura como hallazgo


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administrativo, toda vez que la entidad propone acción de mejora que será enviado por el Ente de Control para que la institución educativa suscriba plan de mejoramiento Hallazgo No. 10. Incumplimiento al presupuesto de ingresos y gastos. Administrativa. Condición La Institución Educativa no le da cumplimiento al estatuto de presupuesto, no se evidencia los actos administrativos aprobados por el Consejo Directivo en cuanto a la totalidad de sus ingresos y gastos vigente, ejecución del presupuesto, adiciones y traslados presupuestales no tiene en cuenta la herramienta presupuestal para la toma de decisiones, su manejo tanto es manual como por el sistema NUEVA ERA para lo cual no fue presentada al auditor y por ello la información fue reconstruida con la finalidad de precisar el presupuesto de ingresos y apropiaciones definitivo para la vigencia fiscal 2015. Contraviene lo establecido en el Decreto 4791 de 2008 en sus artículos 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 12. Funciones del Consejo Directivo, Responsables de los rectores o directores rurales, presupuesto anual, Presupuesto de Ingresos, presupuesto de gastos o apropiaciones, Ejecución del Presupuesto y adiciones y traslados presupuestales. Causa La falta de capacitación conlleva al desconocimiento de requisitos. Efecto Incumplimiento de disposiciones generales e inefectividad en el trabajo. En derecho de contradicción la institución educativa, “planteo acciones para el mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para éste caso, por parte de la tesorería, a partir de la vigencia 2016 la única herramienta presupuestal es sistematizada y se eliminó la manual. Se dará cumplimiento al estatuto de presupuesto”. Con base en lo anterior, se configura como hallazgo administrativo, toda vez que la entidad propone acción de mejoramiento y a su vez son funciones que no se puede seguir presentando, porque genera omisión por parte de los funcionarios que intervienen en los procedimientos de las áreas de presupuesto y tesorería.


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Hallazgo No. 11. Legalización de recaudos por concepto ingresos extraordinarios. Administrativo. Condición En el rubro de otros ingresos, extraordinarios (arrendamientos) se recauda ingresos por concepto Asociación Comunitaria Antena Parabólica Barrio Galán (ACOPAJAGA) y Concesión Adjudicación Cafetería. Durante la vigencia 2015 se recaudó la suma de $3.623.500. Se logra justificar el recaudo por valor de $750.000 producto de un contrato de concesión adjudicación cafetería celebrado entre la institución educativa y el señor Marcos Aurelio Sánchez Sánchez desde el 13 de enero a junio 13 de 2015, cuyo valor mensual a cancelar es de $150.000. Se observa una diferencia de $2.875.000. Criterio Contraviene lo establecido en el Decreto 4791 de 2008 en sus artículos 6, 14 y 15. Responsabilidades de los rectores o directores rurales, flujo de caja y manejo de tesorería. Causa La falta de capacitación conlleva al desconocimiento de requisitos. Efecto Incumplimiento de disposiciones generales e inefectividad en el trabajo. En derecho de contradicción la institución educativa “no planteo acciones para el mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control”. Con base en lo anterior, se configura como hallazgo administrativo, toda vez que la entidad no ejerce el derecho de contradicción, por tanto, deberá suscribir un plan de mejoramiento donde subsane las deficiencias para que no se siga presentando esta omisión por parte de los funcionarios que intervienen en los procesos de presupuesto, tesorería y contabilidad. Hallazgo No. 12. Incumplimiento de Reglamentos, Procedimientos Internos y Constitución de Póliza de Manejo. Administrativo con connotación disciplinaria. Condición


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Se evidenció que el Consejo Directivo de la Institución Educativa Alfredo García no ha aprobado el régimen de contratación, así como los procedimientos para el manejo de tesorería y del presupuesto y sus modificaciones. También se evidencio la falta de constitución de póliza de manejo para el cargo de tesorero en el manejo de los recursos públicos. Criterio Contraviene lo establecido en el Decreto 4791 de 2008 en sus artículos 7, 15 y 17. Presupuesto anual, manejo de tesorería y régimen de contratación. Causa Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas y poco prácticas, uso ineficiente de los recursos. Efecto Incumplimiento de disposiciones generales, informes poco significativos o inexactos y pérdida de ingresos potenciales. En derecho de contradicción la institución educativa “no planteo acciones para el mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control”. Con base en lo anterior, se configura como hallazgo administrativo, toda vez que la entidad no ejerce el derecho de contradicción, por tanto, deberá la institución educativa adelantar acciones correctivas a través de un plan de mejoramiento que mitigue las situaciones detectadas por el organismo de control y hallazgo con connotación disciplinaria por cuanto el manejo de tesorería y régimen de contratación no son aprobados e implementados por la entidad, contraviniendo el Decreto 4791 de 2008.

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