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Evaluación sobre la Fiscalización del Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda a los Funcionarios del Registro

Nacional.

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AUDITORÍA INTERNA

INFORME DE AUDITORÍA N° AUD-007-2016

EVALUACIÓN SOBRE FISCALIZACIÓN DEL FIDEICOMISO PARA EL

FINANCIAMIENTO DE VIVIENDA A LOS FUNCIONARIOS DEL REGISTRO NACIONAL

Octubre 2016


Nacional.

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ÍNDICE

Págs.

RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................................................................................. 3

I. Introducción ...................................................................................................................................................... 4

1.1 Origen del Estudio ......................................................................................................................................... 4

1.2 Objetivo del Estudio ..................................................................................................................................... 4

1.3 Objetivos Específicos .................................................................................................................................... 4

1.4 Alcance ................................................................................................................................................................. 5

II. Resultados .......................................................................................................................................................... 5

2.1- Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda a los Funcionarios del Registro

Nacional. ............................................................................................................................................................. 5

2.2- Conformación de la Comisión de Crédito del Fideicomiso de Vivienda .......................... 7

2.3- Conformación del Comité Especial del Fideicomiso de Vivienda ........................................ 8

2.4- Procedimiento del registro y revelación de la información contable del

Fideicomiso de Vivienda ............................................................................................................................ 9

2.5- Cartera de Crédito y Morosidad ......................................................................................................... 13

2.6- Información suministrada por la Gerencia de Fideicomiso del Banco de Costa Rica

............................................................................................................................................................................... 15

2.7- Informe de Labores realizados por el Fiduciario ....................................................................... 16

2.8- Informes de auditoría ............................................................................................................................... 17

III. Conclusiones .................................................................................................................................................. 18

IV. Recomendaciones ....................................................................................................................................... 18

Al Comité Especial del Fideicomiso de Vivienda .................................................................................... 18

Al Coordinador del Subproceso de Contabilidad .................................................................................. 19


Nacional.

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RESUMEN EJECUTIVO

La Auditoría Interna del Registro Nacional, en atención al Plan Anual de Trabajo para el

periodo 2016, realizó una evaluación del Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda a

los Funcionarios del Registro Nacional, con el propósito de determinar el uso y manejo de

los fondos del mismo, del período comprendido entre enero a diciembre del 2015. Lo

anterior, para corroborar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato

suscrito con el Banco de Costa Rica que da origen al citado Fideicomiso, así como las

condiciones establecidas por el Registro Nacional.

El Fideicomiso de Vivienda mencionado, fue creado con el fin de otorgar créditos de

vivienda a los funcionarios del Registro Nacional. En la actualidad este fideicomiso tiene

10 operaciones de crédito vigentes, desde el 2010, fecha a partir de la cual no se han

formalizado operaciones crediticias.

Por otra parte, existe una Comisión de Crédito para el Fideicomiso de Vivienda aludido,

que actúa en representación del Fideicomitente, quien es el responsable de velar porque

se cumpla con los lineamientos del Contrato, del Reglamento y de cualquier otra

disposición aplicable al adecuado uso de los recursos provenientes de la cooperación

suscrita entre la Junta Administrativa del Registro Nacional y el Banco de Costa Rica.

El Reglamento para la Administración del Fideicomiso, data del 2008, y el Contrato del

Fideicomiso suscrito con el Banco de Costa Rica, fue realizado en setiembre de 1989, y se

le han realizado dos adendas, la segunda aprobada mediante Acuerdo J057-2916, de la

Sesión Ordinaria N° 05-2016, efectuada por la Junta Administrativa el 25 de febrero del

2016, la cual a la fecha corte del presente estudio, se encuentra en la Contraloría General

de la República para el respectivo refrendo.

Además, la información financiera del citado Fideicomiso, solo es revelada mediante nota a

los Estados Financieros de la Junta Administrativa del Registro Nacional, en las cuales no se

actualizan al no recibirse en forma oportuna la información enviada por el Banco de Costa

Rica.

En virtud de los resultados obtenidos en este informe, se giran recomendaciones a la

Comisión del Fideicomiso y al Subproceso de Contabilidad.


Nacional.

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EVALUACIÓN SOBRE LA FISCALIZACIÓN DEL FIDEICOMISO PARA

EL FINANCIAMIENTO DE VIVIENDA A LOS FUNCIONARIOS DEL

REGISTRO NACIONAL

INFORME DE AUDITORÍA N° AUD-007-2016

I. Introducción

1.1 Origen del Estudio

Este estudio se llevó a cabo en el Subproceso de Contabilidad del Registro Nacional, en

cumplimiento al Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna, correspondiente al periodo

2016, con el propósito de evaluar la debida aplicación de las normas, lineamientos,

criterios técnicos, metodología y registro contable, que regulan el uso correcto de los

fondos del Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda a los funcionarios del Registro

Nacional.

Dicha evaluación se realizó de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la

auditoría interna, a saber: “Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector

Público”1, y las “Normas Generales de Auditoría para el Sector Público”2, ambas emitidas por

la Contraloría General de la República.

Además, el estudio se llevó a cabo de conformidad con lo dispuesto en los Artículos 35°,

36°, 38° y 39° de la Ley General de Control Interno N° 82923, así como determinar el grado

de cumplimiento de los objetivos establecidos en el “Artículo 8º- Concepto de sistema de

control interno”, de esta misma Ley.

1.2 Objetivo del Estudio

Revisar los fideicomisos con que cuenta la institución, de conformidad con lo dispuesto en

el Artículo 20 de la Ley de Creación del Registro Nacional, N°5695 del 28 de mayo de 1975,

y sus reformas.

1.3 Objetivos Específicos

Revisar y analizar la debida aplicación de las normas, lineamientos, criterios técnicos,

metodología y registro contable, que regulan el uso correcto de los fondos del Fideicomiso

para el Financiamiento de Vivienda a los Funcionarios del Registro Nacional.

1 R-DC-119-2009 del 16 de diciembre del 2009, y publicada en La Gaceta N°28 del 10 de febrero del 2010. 2 R-DC-64-2014 del 11 de agosto del 2014, y publicada en La Gaceta N°184 del 25 de setiembre del 2014. 3 Publicado en el Diario Oficial La Gaceta N°169 del 4 de setiembre del 2002.


Nacional.

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1.4 Alcance

Para la elaboración del presente estudio se aplicaron técnicas y procedimientos de

auditoría financiera, comprendido del periodo de enero a diciembre del 2015.

II. Resultados

2.1- Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda a los Funcionarios del Registro

Nacional.

“Fideicomiso: Es la figura contractual por medio del cual una persona física o jurídica (un

sujeto) denominado fideicomitente, transmite y destina a un Fiduciario, el uso y

administración de activos y bienes, tangibles o intangibles, durante un periodo determinado,

bajo el principio de Buena Fe, cuyo fin es satisfacer la voluntad propia del interesado, o de un

tercero (beneficiario).”4.

La Ley de Creación del Registro Nacional, N°5695, y sus reformas, establece en el Artículo

20, la creación de un fondo de ahorro y préstamo para brindar financiamiento a los

funcionarios de la institución para vivienda, y mediante el Contrato N°757596 E, del 12 de

setiembre de 1989, se suscribe el “Contrato de Fideicomiso para el Financiamiento de

Vivienda a los Funcionarios del Registro suscrito entre el Banco de Costa Rica y la Junta

Administrativa del Registro Nacional”, el cual tiene como finalidad la inversión en títulos de

participación hipotecaria, para la financiación de un programa de vivienda a los

funcionarios del Registro Nacional.

Además, existe un Reglamento para la Administración del Fideicomiso para el

Financiamiento de Vivienda a los Funcionarios del Registro Nacional suscrito entre el

Banco de Costa Rica y la Junta Administrativa del Registro Nacional5, el cual está vigente

desde el año 2008, que regula el sistema de operación, toma de decisiones y

funcionamiento general del fideicomiso.

Se pudo corroborar que a diciembre del 2015, no se había aprobado la normativa interna

para regular y establecer los requisitos para el otorgamiento de los créditos a los

funcionarios, la recuperación de los mismos, costos administrativos, entre otros, por lo

que, no fue sino hasta principios de este año que mediante Acuerdo J057-2016, de la

Sesión Ordinaria N°05-2016, efectuada por la Junta Administrativa el 25 de febrero del

2016, aprobó el Reglamento General de Otorgamiento de Crédito y la segunda Adenda al

Contrato de Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda a los Funcionarios del

Registro Nacional, suscrito con el Banco de Costa Rica.

4Directriz DIR-TN-01-2016, Tesorería Nacional de la República, Ministerio de Hacienda 5 Publicado en el Diario Oficial La Gaceta N°64 del 2 de abril del 2008.


Nacional.

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Según correo electrónico suscrito por el Lic. William Astúa Meléndez, Director

Administrativo, y Miembro del Comité Especial del Fideicomiso, el 11 de agosto del

presente año, señala lo siguiente: “…tengo conocimiento que ambos documentos se

encuentran en proceso de publicación el reglamento y la adenda se envió para refrendo de la

Contraloría General. Lo anterior lo estaba tramitando la Asesoría Legal en coordinación con

la Dirección General.”

La Ley de Creación del Registro Nacional, N°5695, establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 20.- Se autoriza al Registro Nacional para establecer un fondo de ahorro y

préstamo, o un sistema similar tal como el solidarista, con el objeto de brindar

financiamiento a los servidores de la Institución, principalmente para vivienda y para

protección en caso de cesación de labores…” (Así adicionado por el artículo 2º de la Ley

Nº6934 de 28 de noviembre de 1983).

El Reglamento para la Administración del Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda a

los Funcionarios del Registro Nacional, señala como objetivo:

“Artículo 2º.- Objetivo. El Fideicomiso tiene como finalidad convertirse en un mecanismo

ágil, transparente y eficiente para la constitución de un fondo que permita mejorar las

condiciones de vida de los funcionarios del Registro Nacional y su familia, por medio del

otorgamiento de créditos destinados a: 1) la compra de lotes, 2) compra de lote y

construcción de vivienda, 3) construcción de vivienda en lote propio, 4) compra de vivienda,

5) ampliación o remodelación de vivienda, 6) cancelación de hipoteca”.

La cláusula décima cuarta Contrato de Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda a

los Funcionarios del Registro, suscrito entre el Banco de Costa Rica y la Junta

Administrativa del Registro Nacional, establece lo siguiente:

“DECIMA CUATRA: Para establecer y regular los requisitos pertinentes en la concesión de

créditos, su recuperación, costos administrativos, etc., se elaborará por parte de la Junta

Administrativa un reglamento de crédito que se someterá al banco fiduciario para su estudio

y aprobación, el cual se entenderá a este contrato, una vez aprobado por este, como si a la

letra se transcribiera. En lo que no esté previsto aquí o en ese reglamento, se aplicarán las

normas y disposiciones bancarias en la materia.” (El destacado no es del original)

El Reglamento General de Otorgamiento de Crédito para el Fideicomiso de Vivienda a los

Funcionarios del Registro Nacional, suscrito con el Banco de Costa Rica, en el Artículo 5

establece los montos máximos de financiamiento.


Nacional.

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ARTÍCULO 5: Montos Máximos de Financiamiento

Plan de inversión Montos máximos

Compra de vivienda ¢60.000.000

Construcción de vivienda en lote propio ¢60.000.000

Compra de lote ¢60.000.000

Compra de lote y construcción ¢60.000.000

Remodelación, ampliación y mejoras de la vivienda ¢20.000.000

Mediante la aprobación del Reglamento General de Otorgamiento de Crédito para el

Fideicomiso de Vivienda a los Funcionarios del Registro Nacional, se establecen

lineamientos sobre las operaciones crediticias, para un mejor control de las mismas y

lograr un equilibrio financiero para satisfacer las necesidades de vivienda de los

funcionarios.

Lo anterior, promueve la asignación de los recursos de manera eficaz y eficiente y se

podría tener un mejor control para el otorgamiento de los créditos a los funcionarios, la

recuperación de los mismos, costos administrativos, entre otros.

2.2- Conformación de la Comisión de Crédito del Fideicomiso de Vivienda

Según información suministrada por la señora Esmeralda Navas Aguilar, de la Dirección

Administrativa, vía correo electrónico, el 6 de julio del 2016, la Comisión de Crédito se

Integra de la siguiente manera:

Un Miembro Propietario de la Junta Administrativa del Registro Nacional (Lic. Marco A.

Jiménez Carmiol), el cual se desempeñará en su cargo por un período de dos años y podrá

ser reelecto; el Jefe del Departamento Financiero o un representante por él designado

(Licda. Georgina Paniagua Ramírez) y el Director Administrativo o un representante por él

designado (Lic. William Astúa Meléndez).

Además, señala la señora Navas Aguilar, que en el 2015 no se realizaron sesiones, debido

a la inactividad del fideicomiso, se trabajó en la elaboración del Reglamento General de

Crédito y en la Adenda. Se comprobó que desde el 2010 no se han otorgados créditos.

El Reglamento General para el Otorgamiento de Crédito mediante el Fideicomiso para el

Financiamiento de Vivienda a los Funcionarios del Registro Nacional suscrito entre el

Banco de Costa Rica y la Junta Administrativa del Registro Nacional, establece en el

Capítulo I, Artículo 1, lo siguiente: (Pendiente de publicación en La Gaceta Oficial).


Nacional.

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“ARTÍCULO 1: Definiciones:

…

Comisión de Crédito: Integrado por un Miembro Propietario de la Junta Administrativa del

Registro Nacional, el cual se desempeñará en su cargo por un período de dos años y podrá

ser reelecto; el Jefe del Departamento Financiero o un representante por él designado y el

Director Administrativo o un representante por él designado.”

2.3- Conformación del Comité Especial del Fideicomiso de Vivienda

Existe un Comité Especial del Fideicomiso de Vivienda, el cual actúa en representación del

fideicomitente y es el responsable de velar por el cumplimiento de los lineamientos del

fideicomiso, del contrato, del reglamento y de cualquier otra disposición aplicable al uso

adecuado de los recursos del mismo, provenientes de la cooperación suscrita entre la

Junta Administrativa del Registro Nacional y el Banco de Costa Rica, este comité se

fundamenta en el Artículo 4° del Reglamento para la Administración del Fideicomiso para

el Financiamiento de Vivienda a los Funcionarios del Registro Nacional suscrito entre el

Banco de Costa Rica y la Junta Administrativa del Registro Nacional que dice:

“Artículo 4º—De los ejecutores del Fideicomiso. Para cumplir con los objetivos del presente

Fideicomiso, se constituye en FIDUCIARIO: el Banco de Costa Rica; FIDEICOMITENTE: La

Junta Administrativa del Registro Nacional; FIDEICOMISARIOS: Los funcionarios del Registro

Nacional; COMITÉ ESPECIAL DEL FIDEICOMISO: integrada por un Miembro Propietario de la

Junta Administrativa del Registro Nacional, un Miembro Propietario de la Junta Directiva de

ASOREN, los cuales se desempeñarán en sus cargos por un período de dos años y podrán ser

reelectos; la Jefatura o un representante por él designado del Área Financiera; la Jefatura o

un representante por él designado del área de Planillas y el Director Administrativo ó un

representante por él designado”.

Por otra parte, señala el Lic. William Astúa Meléndez, Director Administrativo y

representante de la Comisión Especial del Fideicomiso, según correo electrónico de fecha

12 octubre del año en curso: “…en relación con esta comisión especial, a saber la comisión

que venía fungiendo en la revisión y aprobación de solicitudes de crédito estaba conformada

por: Marco A. Jiménez Carmiol, representante de la Junta Administrativa, William Astúa,

representante de la Administración, Georgina Paniagua, Depto. Financiero, Sergio Espinoza,

Depto. de Gestión Institucional de Recursos Humanos, Juan de Dios Acuña, ASOREN. Dado

que el Fideicomiso se mantuvo inactivo por el tema del nuevo reglamento y la adenda al

contrato, no nos volvimos a reunir.”

Además, el citado Reglamento regula las funciones de este Comité, en el Artículo 9, y el

Artículo 15, donde se establece las veces que deben reunirse, los cuales se transcribe a

continuación:


Nacional.

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“Artículo 9º—De las funciones. De conformidad con lo dispuesto en el párrafo tercero, del

inciso 7) del artículo 116º de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, se constituye

un Comité Especial del presente FIDEICOMISO. Lo que este Comité acuerde, para todos los

efectos, se constituirá en la voluntad de La FIDEICOMITENTE. A este Comité Especial, le

corresponderá establecer los parámetros de funcionamiento del FIDEICOMISO, los cuales

deberán ser comunicados por escrito al FIDUCIARIO.”

“Artículo 15.-De las reuniones. El Comité del Fideicomiso se reunirá ordinariamente al

menos una vez por mes y deberá ser convocada por su secretario. Las sesiones se realizarán

en las instalaciones de la Fideicomitente.

Además se reunirá extraordinariamente cuando así lo convoque su presidente o a solicitud

de por al menos dos de sus miembros. En ambos casos deberá presentarse anticipadamente

los puntos a tratar. Dicha convocatoria deberá ser al menos con cinco días hábiles de

anticipación contados a partir de la fecha propuesta.

Para sesionar válidamente se requiere la presencia de la mitad más uno de sus miembros y

los acuerdos deberán ser tomados en forma unánime.

Ninguno de los integrantes del Comité del Fideicomiso podrá otorgar poder a otra persona

para que vote en su nombre.” (El destacado no es del original).

Si la Comisión no se reúne periódicamente, contraviene el poder brindar un seguimiento

oportuno en cuanto al cumplimiento de las normas, que en materia de crédito que se le ha

fijado al fiduciario, y a no tener un conocimiento oportuno del comportamiento de la

cartera crediticia.

2.4- Procedimiento del registro y revelación de la información contable del

Fideicomiso de Vivienda

Esta Auditoría Interna, corroboró que el procedimiento de control del Fideicomiso de

Vivienda está por escrito y debidamente aprobado. Además, la Licda. María Gabriela

Chacón Aguilera, del Subproceso de Contabilidad, describe el proceso que se realiza

sobre el Fideicomiso de Vivienda de la siguiente manera:

“…

Se recibe los estados financieros del Fideicomiso de Vivienda y los comprobantes de

pago por parte del Banco de Costa Rica.

Se resguarda los estados financieros en el ampo respectivo del Fideicomiso de

Vivienda.

Se procede a registrar los movimientos en un archivo electrónico “Control Auxiliar de

Pagos sobre créditos a través del Fideicomiso de Vivienda”.


Nacional.

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Se transcribe cada movimiento de los Estados Financieros en el Libro de Diario y el

Libro Mayor.

Se verifica que los saldos finales de cada una de las cuentas de los Libros Diario y

Mayor coincida con los saldos de las cuentas de los Estados Financieros del

Fideicomiso de Vivienda.

Se procede a revelar la información más relevante del Fideicomiso de Vivienda en las

Notas a los Estados Financieros.”

Actualmente el Fideicomiso de Vivienda solo es revelado mediante notas a los estados

financieros, pero en esa nota no se actualizan los datos según la información enviada por

el Banco, eso debido a que el Despacho Carvajal & Colegiados, realizó una auditoría

financiera del Fideicomiso en el 2010, y según la Carta de Gerencia CG1-2010 del 9 de

diciembre del 2010, recomendó: “Girar las instrucciones necesarias para que se realice una

reclasificación de estas cuentas de manera que los estados financieros de la Junta

Administrativa del Registro Nacional, muestren solo los saldos de aquellas partidas que

cumplen con el criterio antes descrito.”

No obstante, en la auditoría externa de los Estados Financieros del 2015, efectuada por el

Despacho BDO, establecen en la Nota N°7 Fideicomiso de Vivienda, lo siguiente: “Se revela

únicamente en las Notas, por recomendación de la Auditoría Externa ya que consideran que

este patrimonio estaba segregado y no corresponde a la labor propia de la Institución.”

Adicionalmente indican: “Nuestro criterio es que debe formar parte de los Estados

Financieros por cuanto estamos hablando de erario público.”

El 7 de julio del 2014, la Licda. Maricel Moncada Rugama, Coordinadora de Contabilidad,

realiza la consulta a la Licda. Irene Espinoza Alvarado, de la Contabilidad Nacional,

mediante la Nota N°2 Consulta Financiero–Administrativa, si el citado fideicomiso debe

formar parte integral de los estados financieros o solamente requiere revelación a través

de notas.

Por su parte, el señor Ricardo Soto Arroyo, Contador Nacional, en el oficio DCN-0642-

2016, del 21 de mayo del 2016, manifiesta: “En el caso que nos ocupa, a nuestro criterio,

dicho fideicomiso debe ser registrado en los EEFF de la entidad, pues hay participación

económica por parte del JARN, en la creación de dicho instrumento. En razón, que dicho

fideicomiso se constituyó con fondos públicos y los rendimientos que éste genere (8%) a la

entidad, van aumentando dicha participación dentro del instrumento.”

La Ley General de Control Interno, y las Normas de Control Interno para el Sector Público6,

establecen lo siguiente:

6 (N-2-2009-CO-DFOE), publicadas en la Gaceta No. 26, del 6 de febrero del 2009.


Nacional.

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Ley General de Control Interno

“Artículo 15.—Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán

deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las

normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema

de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar

los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.

b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como

los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:

i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar

las operaciones de la institución.

ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.

iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada

de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los

documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.

iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y

enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.”

Normas de Control Interno para el Sector Público

CAPÍTULO I: NORMAS GENERALES

“1.4 Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI

La responsabilidad por el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento,

perfeccionamiento y evaluación del SCI es inherente al jerarca y a los titulares subordinados,

en el ámbito de sus competencias…

c. La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el

cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean

divulgados y puestos a disposición para su consulta.”

En la política contable de información a revelar de los fideicomisos 1.71 emitidas por la

Contabilidad Nacional se indica lo siguiente:


Nacional.

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“Las entidades de gobierno que actúen como fideicomitente deberán revelar información

relacionada con el o los contratos de fideicomiso firmados, debiendo, como mínimo, informar

lo siguiente:

características de los contratos de fideicomiso firmados por la entidad, informando:

o la finalidad;

o número de fideicomitentes;

o fiduciario:

o fideicomisario;

o condición;

o dominio pleno;

o patrimonio especial;

montos aportados;

cláusulas de compromisos asumidos por el fiduciario y su cumplimiento;

la existencia de beneficiarios conjuntos; y

toda otra información que la DGCN, a través de las NPC, requiera.”

Normas de control interno para el Sector Público, Normas relativas a las Actividades

de Control:

“4.5.4 Controles sobre fondos girados a fideicomisos. El jerarca y los titulares

subordinados, según sus competencias, deben establecer, mantener, perfeccionar y evaluar

las actividades de control necesarias en relación con la planificación, la asignación, el giro y

la verificación del uso de los recursos administrados bajo la figura del fideicomiso. Como

parte de ello, se deben definir los mecanismos de seguimiento y rendición de cuentas

periódicos, que se aplicarán a los fideicomisarios, para comprobar el logro de los objetivos

planteados y su conformidad con las regulaciones atinentes, así como para la determinación

de los riesgos asociados a dichos fondos. Todo lo anterior deberá contemplarse en las

regulaciones contractuales, convenios, acuerdos u otros instrumentos jurídicos que definan la

relación entre la administración fideicomitente y los fideicomisarios.”

El Gobierno de Costa Rica decidió adoptar la normativa contable internacional, para tal

efecto emitió el Decreto Ejecutivo 34918-H “Adopción e Implementación de las Normas

Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), en el Ámbito Costarricense”,

publicado en La Gaceta N°238 del 9 de diciembre de 2008, para que sean aplicadas en las

entidades que forman el Sector Gobierno General.

En relación al tema de fideicomisos, las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector

Público, específicamente la NICSP 7-Contabilización de Inversiones en Entidades Asociadas

establece lo siguiente:


Nacional.

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“Alcance

2. La presente Norma proporciona la base para el tratamiento contable de la participación

en la propiedad en una entidad asociada. Es decir, la inversión efectuada en la otra entidad

confiere al inversionista los riesgos y retribuciones relativos a una participación en la

propiedad. Esta Norma se aplica sólo a la inversión efectuada en la estructura patrimonial

formal (o su equivalente) de la entidad en que se ha invertido. Por estructura patrimonial

formal se entiende un capital social o una forma equivalente de capital unificado, como en el

caso de las unidades de un fideicomiso de propiedades, pero puede también incluir otras

estructuras patrimoniales en las que la participación del inversionista pueda medirse con

fiabilidad. Cuando la estructura patrimonial está deficientemente definida no es posible

obtener una medición fiable de la participación en la propiedad.”

Información a revelar

“41. Las inversiones en entidades asociadas, contabilizadas según el método de la

participación, deben clasificarse como activos no corrientes y presentarse como una partida o

rubro separada en el estado de situación financiera o balance general…”

El procedimiento establecido por el Subproceso de Contabilidad, contiene como último

paso la revelación en notas a los Estados Financieros del Fideicomiso de Vivienda, opción

que contiene poca información y no está apegado a lo que recomienda la normativa

establecida por los entes rectores en la materia.

Es importante que dentro de la información del fideicomiso que se revela mediante notas,

se analice el cumplimiento de los requisitos establecidos por el ente rector, aun cuando

esas políticas no hayan entrado en vigencia, pero como parte de la implementación de las

Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), se tome en cuenta

en las notas a los estados financieros, para que la información sea veraz, oportuna y

confiable.

2.5- Cartera de Crédito y Morosidad

Según la información suministrada por el Subproceso de Contabilidad, la cartera de crédito

del fideicomiso de vivienda al 31 de diciembre del 2015, presenta días de atraso que van

desde los 60 días a los 434 días, lo que representa un 13.40% de morosidad del total del

saldo actual adeudado, donde los mayores atrasos corresponden a operaciones crediticias

de exfuncionarios, los cuales están pensionados. Además, la tasa de interés va desde un

18% a un 10.25%.

Actualmente, el fideicomiso de vivienda tiene 10 operaciones de crédito vigentes, desde el

año 2010 no se formalizan créditos, el saldo total de los créditos al 31 de diciembre del


Nacional.

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2015, es de ¢123.232.834.60, de las cuales siete se encuentran atrasadas, se puede

observar en el siguiente cuadro:

CUADRO N° 1

MOROSIDAD FIDEICOMISO DE VIVIENDA

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015 Cifras en colones

NOMBRE

%

Tasa

N°.

Operación

N°

Cuotas

Días

Atraso

Cuota

Mensual Monto Atraso Saldo Actual

RODRÍGUEZ SÁNCHEZ

OSCAR

18 10998 3.47 104 57,261.02 178,936.96 680,100.40

DELGADO CHINCHILLA

LIZETH

18 11027 7.60 228 84,458.58 629,431.06 2,204,224.95

MORA CORDOBA RAFAEL 18 11030 14.47 434 73,420.00 1,102,012.65 3,195,973.30

MONTERO MÉNDEZ VERA 13.25 11031 2.43 73 317,262.00 637,829.65 21,750,123.60

COTO ABARCA MARICELA 13.50 11034 3.07 92 289,154.00 869.560.80 22,405,451.10

ALVARADO VARGAS

LAURA MARIA

11.50 11035 3.70 111 438,064.00 1,111,405.80 38,709,416.90

CORELLA CORRALES

WILSON

10.25 11036 2 60 113,560.00 227,952.80 8,675,371.00

TOTAL

1,373,179.60 4,757,129.72 97,620,661.25

Fuente: Información suministrada por el Subproceso de Contabilidad

Gráfico N° 1


Nacional.

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Es fundamental puntualizar, que según la nota enviada por la señora Stephanie Durán

Chavarría, Oficial de Fideicomisos, de la Gerencia de Fideicomisos, del Banco Costa Rica, vía

correo electrónico el día 23 de mayo del 2016, a la Licda. María Gabriela Chacón Aguilera,

del Subproceso de Contabilidad, sobre las cuotas atrasadas, la señora Durán Chavarría

señala:

“Actualmente hay una situación con Tesorería Nacional, en donde se han hecho las

retenciones quincenales de salario pero estas aún no han podido ser acreditadas a la cuenta

del Fideicomiso, por consiguiente no se han podido aplicar en el sistema. Es por esta

situación que aparecen cuotas atrasadas, en cuanto los fondos son acreditados y aplicados, el

reporte de morosidad se subsana. Es decir no son atrasos reales sino por problemas en los

sistemas.”

El Reglamento para la Administración del Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda

a los Funcionarios del Registro Nacional, suscrito entre el Banco de Costa Rica y la Junta

Administrativa del Registro Nacional, establece lo siguiente:

“Artículo 16.—De las obligaciones y atribuciones del Fiduciario. En el ejercicio de sus

funciones, el Fiduciario tendrá las facultades y obligaciones de administración del patrimonio

fideicometido, de conformidad con lo establecido en el contrato, el presente Reglamento, lo

dispuesto en el ordinario 633 del Código de Comercio siguientes y concordantes y demás

normativa legal y técnica emitida por la Contraloría General de la República referente al

tema de fideicomisos.

En general, el Fiduciario tendrá el siguiente conjunto de obligaciones incluidas en este

artículo y en el resto del presente Capítulo:”

“…

r) Velar por el adecuado cobro administrativo y judicial, manteniendo informado al Comité

del Fideicomiso sobre todas las gestiones realizadas.”

Un adecuado control de los cobros permite prevenir que los créditos caigan en morosidad

y evita llegar a la vía judicial, lo que coadyuva al ahorro de tiempo, a la vez previene

errores y el riesgo de la recuperación de los dineros destinados para el fondo del

fideicomiso, así como el gasto económico que significa tanto para el acreedor como para

el deudor.

2.6- Información suministrada por la Gerencia de Fideicomiso del Banco de Costa

Rica

Según correo electrónico, enviado a esta Auditoría Interna, por la señora Kattia Cordero

Marchena, Oficial de Fideicomiso de la Gerencia de Fideicomiso del Banco Costa Rica, de


Nacional.

16

fecha 6 de julio del año en curso, adjunta un listado de la cartera de crédito otorgada a los

funcionarios del Registro Nacional y la morosidad, pero con corte al 6 de julio del 2016.

El 12 de julio del presente, se le envió a la señora Cordero Marchena, un correo electrónico

solicitándole la morosidad de los créditos concedidos en el Fideicomiso de Vivienda del

Registro Nacional, con corte al 31 de diciembre del 2015, así como las medidas que ha

realizado el Banco con respecto a la morosidad de los mismos y el informe anual de

labores del periodo 2015. Sin embargo, al 29 de julio del 2016, no se recibió respuesta a la

consulta efectuada. En virtud de ello, se consideró la información enviada por el Banco de

Costa Rica a la Contabilidad del Registro Nacional, correspondiente al periodo 2015.

2.7- Informe de Labores realizados por el Fiduciario

Según la normativa, el fiduciario deberá preparar un informe anual de labores, el cual debe

contener, los estados financieros, reportes de morosidad, informes de fondos de inversión,

cartera de crédito y desglose de operaciones. Según entrevista realizada al Lic. Astúa

Meléndez, señala que el Banco de Costa Rica al menos al Comité de Crédito no le hace

llegar el informe anual de labores del fideicomiso.

El Reglamento para la Administración del Fideicomiso indica en el Artículo 25 lo siguiente:

“Artículo 25.-Informe Anual de Labores. El Fiduciario preparará un "Informe Anual de

labores del Fideicomiso", que condense toda la información relevante sobre las actividades

del mismo, tanto físico-financiera como de la población meta atendida durante dicho

período. El informe contendrá al menos la siguiente información:

a) El balance de situación y estados de resultados auditados del Fondo Fideicometido al

31 de diciembre de cada año.

b) Un informe del portafolio de inversiones financieras. Dicho informe consignará la

estructura por plazo, emisor y denominación monetaria de la cartera de inversiones

financieras. Asimismo, deberá efectuar un análisis de la rentabilidad de la cartera y una

comparación con las condiciones del mercado financiero nacional.

c) Un informe sobre el comportamiento de la cartera de créditos que incluya, entre otros

aspectos, información completa sobre la estructura por plazos e identificación de la cartera

morosa, el perfil del cliente moroso, la situación de los bienes en proceso de cobro

administrativo y judicial.”

De lo anterior, podemos determinar que el Banco de Costa Rica no remite los informes de

labores a la Institución, conforme a lo dispuesto en el Reglamento para la Administración

del Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda a los Funcionarios del Registro

Nacional, sobre la utilización de los recursos que le fueron encomendados, lo que podría

ocasionar que no se cuente con información precisa, veraz y oportuna de manera que


Nacional.

17

constituya la base para la toma de decisiones y puede darse que no exista una rendición

de cuenta efectiva y que la información no se comunique en el momento pertinente, y

como consecuencia la institución no puede conocer la disponibilidad de los recursos en su

momento, para ejecutar los planes del fideicomiso.

2.8- Informes de auditoría

Según la normativa, el Fiduciario en este caso el Banco de Costa Rica, debe de someterse a

una auditoría anual, y deberá consultar al Registro Nacional, el alcance de la misma.

La señora Durán Chavarría, manifiesta que: “la última Auditoría Externa que se realizó fue

en el año 2010, según lo indicado en el Reglamento, en su inciso t), corrijo es inciso s) se

debe aplicar anualmente una Auditoría Externa…”

El inciso s) del Artículo 16, contenido en el Reglamento para la Administración del

Fideicomiso, indica lo siguiente:

“Artículo 16.-De las obligaciones y atribuciones del Fiduciario. En el ejercicio de sus

funciones, el Fiduciario tendrá las facultades y obligaciones de administración del patrimonio

fideicometido, de conformidad con lo establecido en el contrato, el presente Reglamento, lo

dispuesto en el ordinario 633 del Código de Comercio siguientes y concordantes y demás

normativa legal y técnica emitida por la Contraloría General de la República referente al

tema de fideicomisos.

En general, el Fiduciario tendrá el siguiente conjunto de obligaciones incluidas en este

artículo y en el resto del presente Capítulo:

(…)

s) Someterse a una auditoría anual, para lo cual deberá consultar a la FIDEICOMITENTE

cuál debe ser el alcance de la misma. La FIDEICOMITENTE enviará al FIDUCIARIO por escrito

sus requerimientos para que éste último los incorpore en el cartel de licitación respectivo. Si

la auditoría es externa, los costos relativos a dicho estudio serán cubiertos con el fondo

fideicometido, o con recursos que la Junta Administrativa del Registro Nacional le

proporcione al Fiduciario para tal efecto. El resultado de la auditoría que se practique al

respecto, deberán ser remitidas al Departamento Financiero del Fideicomitente”. (El

destacado no es del original).

El incumplimiento de algunas de las cláusulas contenidas en el reglamento podría ser una

causal de disolución del contrato de fideicomiso. Además, rendir informes de auditoría

puede ayudar a establecer las medidas para lograr un buen control financiero y de gestión,

para optimizar las operaciones del mismo.


Nacional.

18

III. Conclusiones

3.1- Tanto la Comisión de Crédito como el Comité Especial del Fideicomiso de Vivienda,

estuvieron trabajando en el nuevo reglamento y la adenda al contrato, dada la

inactividad del Fideicomiso, por lo que no efectuaron sesiones durante el 2015, de

conformidad con lo establecido en la normativa, lo cual imposibilitó efectuar el

seguimiento respectivo, de acuerdo con los lineamientos del fideicomiso, así como

a las condiciones crediticias constituidas.

3.2- La información financiera relacionada con el Fideicomiso de Vivienda es divulgada

mediante nota a los estados financieros, donde solo se indican las razones por las

cuales las cuentas que correspondían al Fideicomiso de Vivienda fueron excluidas

de los estados financieros de la institución sin revelar información de mayor

importancia para el usuario y el ciudadano. No obstante, el Despacho BDO en la

auditoría externa de los estados financieros del 2015, considera que el Fideicomiso

debe formar parte de los estados financieros por ser erario público; criterio que es

concordante con lo indicado al respecto por la Contabilidad Nacional del Ministerio

de Hacienda.

3.3- El Fideicomiso de Vivienda mantiene diez operaciones de crédito vigentes, y desde

el año 2010 no se formalizan créditos, donde el saldo total es de ¢123.232.834.60,

al 31 de diciembre del 2015, de las cuales siete se encuentran atrasadas. Sin

embargo, no son atrasos reales de acuerdo con la Oficial de Fideicomisos, de la

Gerencia de Fideicomisos, del Banco Costa Rica, eso debido a inconvenientes con

los sistemas de la Tesorería Nacional, por cuanto los funcionarios se le han hecho

las retenciones quincenales de salario, pero las mismas no han podido ser

acreditadas a la cuenta del Fideicomiso, y por ende, no han sido aplicadas en el

sistema respectivo en forma oportuna.

3.4- El Banco de Costa Rica, en su condición de Fiduciario del Fideicomiso de Vivienda,

no ha venido cumpliendo con lo señalado en el Reglamento para la Administración

del citado Fideicomiso, en cuanto a la preparación del informe anual de labores, así

como del informe anual de auditoría, donde la última auditoría externa se realizó

en el 2010.

IV. Recomendaciones

Al Comité Especial del Fideicomiso de Vivienda

4.1- Velar por el cumplimiento del Artículo 15 del Reglamento para la Administración

del Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda a los Funcionarios del Registro

Nacional, suscrito entre el Banco de Costa Rica y la Junta Administrativa del


Nacional.

19

Registro Nacional con respecto a la periodicidad de las reuniones del Comité del

Fideicomiso.

4.2- Solicitar a la Gerencia de Fideicomiso del Banco Costa Rica, realizar las gestiones

necesarias ante la Tesorería Nacional, para tener actualizaciones periódicas de las

condiciones crediticias del Fideicomiso y evitar que las operaciones entren en

morosidad.

4.3- Establecer los mecanismos de comunicación necesarios entre el Fideicomitente y el

Fiduciario, para que este último emita el informe de labores del fideicomiso y

someterse anualmente a una auditoría, en los términos establecidos en el Artículo

25 y el inciso s) del Artículo 16, respectivamente, del Reglamento para la

Administración del Fideicomiso para el Financiamiento de Vivienda a los

Funcionarios del Registro Nacional, suscrito entre el Banco de Costa Rica y la Junta

Administrativa del Registro Nacional.

Al Coordinador del Subproceso de Contabilidad

4.4- Llevar a cabo el análisis correspondiente al registro contable del Fideicomiso de

Vivienda, donde los resultados permitan establecer si la información a reflejar en

los estados financieros, debe efectuarse conforme lo dispuesto en las Normas

Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, tomando en cuenta lo

indicado por la Contabilidad Nacional, así como por los Auditores Externos.

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