UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA

DE MÉXICO

FACULTAD DE CONTADURIA Y

ADMINISTRACION

Técnicas del control

la auditoria administrativa como técnica auxiliar de los procesos del control

Alcaraz Vargas María Fernanda Guevara Monroy Sonny Atenas Hernández Vázquez Brenda Karen Núñez

Bahena Erick Velázquez Jiménez Francisco26/04/2014

TÉCNICAS DE CONTROLLA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA COMO TÉCNICA AUXILIAR PARA LOS PROCESOS DE CONTROL

Auditoria administrativa

Joaquín Rodríguez Valencia define a la auditoria administrativa como:

“Un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relación con las metas fijadas; los resultados humanos, financieros y materiales empleados; la organización, la utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos y su forma de operar.

William P. Leonard expresa que:

“la auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental, o de cualquier entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos.”

La auditoría administrativa es una herramienta valiosa para la planeación y el control estratégico de la empresa.

Los resultados de una auditoria administrativa ayudan a la administración de la empresa en una autocrítica, autoevaluación y retroalimentación para proyectar nuevos ciclos o la cultura organizacional, desde su misión y visión hasta los nuevos resultados pasando por reorganización y el establecimiento de controles en puntos estratégicos, entre otros, según sea el caso.

La auditoría es una revisión que se realiza en el presente, de la actuación en el pasado y presente de la administración de la empresa para visualizar cambios hacia el futuro.

Los controles establecidos en una organización ayudan a la administración para comprobar que se está trabajando con eficiencia y eficacia de acuerdo a lo planeado; o sea, de acuerdo con los objetivos. La auditoría administrativa es un control que revisa y evalúa a otros

controles de operación en la organización; es decir, un medio más de control en la organización. Por lo tanto la auditoria administrativa:

Se apoya de los controles establecidos en la empresa, los cuales le son de gran utilidad para obtener información sobre la eficiencia y eficacia de la administración y sus administradores.

Conoce mediante los controles, riesgos en áreas, operaciones o funciones; como riesgo de errores, quejas de clientes, mala calidad, siniestros y posibles fraudes, etcétera.

Debe conocer y tener acceso a los sistemas y programas de control de la organización, por lo menos del área de la auditoria que está realizando, así como conocer las políticas, estándares y demás información relativa.

PROPÓSITOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la calidad de los administradores y de los procesos mediante los cuales opera una organización. Cualquier tipo de organización tiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los óptimos de acuerdo a su realidad.

Con el avance de la tecnología también es necesario evaluar la información administrativa que se provee a la alta dirección para la planeación (estratégica y operacional), la organización, la toma de decisiones, el control y demás funciones administrativas de alto nivel.

Hoy en día, inversionistas, accionistas, entidades del gobierno y público en general, buscan información con el fin de juzgar “la calidad de la administración”. La razón principal para llevar a cabo una auditoría administrativa es la necesidad de detectar y superar las deficiencias

administrativas existentes (y los problemas operacionales que acarrean) en las operaciones en la etapa de realización; evalúa la forma en que la gerencia cumple con los objetivos trazados por la organización, su efectividad en la planeación, organización, dirección y control de las actividades de la organización y lo apropiado de las decisiones de la gerencia respecto a los objetivos a largo plazo de la organización.

Mediante la auditoría administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar las causas y proponer soluciones

Actualmente, con la globalización, se ha recurrido a no sólo evaluar los aspectos internos, sino también los externos: factores económicos, sociales, ambientales, políticos, etc., con los cuales la organización puede verse afectada. El análisis y evaluación se debe realizar de forma sistemática e integral si se quiere una mejora efectiva de la empresa.

Objetivos.

Se pueden dividir objetivos desde los cuales se van a deslindar los propósitos de la auditoria administrativa:

De control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

De productividad: Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

De organización: Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a

través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio: Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacciones de sus clientes.

De calidad: Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

De cambio: Transforman a la auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

De aprendizaje: Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones: Traducen la puesta en práctica y resultados de la auditoría en sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Partiendo de esto podemos resumir que los propósitos de una auditoría administrativa son:

Determinar puntos donde existe un peligro potencial para la organización.

Resaltar las oportunidades para mejorar y, en su caso, prevenir. Reducción de costos. Eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo. Apoyar el proceso de toma de decisiones con base en la

información examinada y evaluada de la organización.

PROCESO BÁSICO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

El proceso de la Auditoría Administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:

Planeación Examen Evaluación Presentación

Planeación

La planeación de la auditoría es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.

La finalidad de la planeación consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de éstos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados.

En la planeación, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos:

Características particulares de la empresa. Finalidad de los trabajos Secuencia de su desarrollo Estimación de tiempos, para estimación de cada trabajo Determinación del personal que intervenga Determinación de las técnicas que se utilizarán Determinación de medios materiales

Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará.

La información se captará por medio de los manuales de organización y operación, catálogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas, informes emitidos por la unidad, etc. Todo esto con el objeto de contar con elementos que, además de dar un conocimiento general de la unidad a auditar, sirvan de base para la elaboración del programa específico de revisión.

Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad y gran madurez en los problemas que se piensan auditar, y en caso de que surjan aspectos técnicos especializados, contar con técnicos especializados a nivel de asesoría, para comprender el problema y obtener resultados concretos.

Examen

Prácticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditoría, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.

El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la unidad, del personal que participará en la auditoría, planteando el objetivo y alcance del estudio.

En dicha presentación debe hacerse especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditoría, indicando que el resultado que arroje la revisión, cualquiera que sea, será en beneficio del área auditada.

En esta etapa (examen) es en donde se aplican las técnicas de investigación (encuesta de opinión, cuestionarios y observación directa), para la captación y análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos, a saber.

En cuanto a técnicas de investigación las más utilizadas y aceptadas son.

Encuestas:

-cuestionarios

-entrevistas

Interpretación de documentos

-verificación

-observación

Evaluación

Terminada la investigación, el auditor procederá a formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden:

Concentración de los datos obtenidos en la investigación Clasificación de los datos Evaluación de resultados Determinación de la solución

Concentración de los datos obtenidos en la investigación:

El auditor procederá a hacer una recopilación de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, así como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de proceder en su clasificación.

Clasificación de los datos obtenidos:

La clasificación de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluación de resultados, por lo que el auditor procederá a agruparlos de tal manera, que le sirvan de guía para formular sus conclusiones.

Evaluación de los resultados:

Los datos contenidos en los informes que hablamos en el párrafo anterior, así como sus apreciaciones personales, serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados. Requisito que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes y que, consecuentemente, merecen mayor atención para una correcta solución.

Las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones, contrae una responsabilidad, ya que éste puede repercutir positiva o negativamente, según el caso , en las operaciones de la empresa, así como a todos los organismos y grupos sociales que tienen relación con la misma.

Presentación

Informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un encargo.

Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo.

La presentación y contenido del informe debe reunir, entre otros, los siguientes requisitos:

Estar redactado en forma sencilla, clara y precisa. Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos

razonados y convincentes, motivando la acción correspondiente. Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado. El informe, según el caso, deberá acompañarse de todos aquellos

documentos formulados como resultado de los trabajos, tales como . gráficas, instructivos, formas ,etc.

Bibliografía:

Montaño Sánchez Francisco Arturo, auditoria administrativa herramienta estratégica de planeación y control , editorial Gasca sicco, 2004.

http://administracion2transporte.blogspot.mx/

THIERARUF, Robert. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CON CUESTIONARIOS DE TRABAJO. Editorial Limusa Noriega Editores. México.

FRANKLIN, Enrique B. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. Editorial Mc-Graw Hill

La Auditoría Administrativa. http://es.scribd.com/doc/62718305/Auditoria-Administrativa