UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍFacultad de Ciencias Administrativas y

EconómicasCarrera de Auditoría

AUDITORÍA DE GESTIÓN ll Prof. Ing. Marjorie Zambrano

TEMA:INDICADORES DE GESTIÓN

Octavo Nivel Paralelo “A”

Grupo N°7• Cedeño Moreira Martha Gema• García Zambrano María José• Morales Véliz Johanna Belén• Moreira Mera Renato Bernabé• Murillo Aguirre Carmen Alejandra

INDICADORES DE GESTIÓN

Indicador es un dato o un conjunto de datos que nos ayudan a medir objetivamente la evolución del sistema de gestión.

Los indicadores son medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos. Además:

Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia.

Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.

Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.

Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos. Los indicadores de eficiencia están relacionados con las razones que indican los recursos invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricación de un producto, razón de piezas / hora, rotación de inventarios.

Su objetivo será detectar si la transformación de recursos en bienes y servicios se realiza con un rendimiento aceptable o no. Para ello deben plantearse cuestiones como las siguientes, previamente a determinar estimadores que midan el grado de eficiencia:Respecto de los recursos, las preguntas que se pueden efectuar son: ¿Qué tipo y cantidad de recursos son utilizados?¿Cuál es su coste?, ¿pueden ser sustituidos por otros? ...

Respecto de las operaciones y procedimientos realizados para la obtención de los bienes o servicios: ¿Corresponden estos procedimientos utilizados con los más avanzados?¿Hay retrasos en el trabajo? ...

Respecto de la medida y mejora del rendimiento deben plantearse cuestiones como: ¿Qué aspectos del rendimiento de la entidad o programa son controlados?¿Se responsabiliza a los gestores de los objetivos de rendimiento?¿Quién establece las medidas del rendimiento?¿Qué medidas utiliza la dirección para mejorar el rendimiento?

Una vez analizados todos estos aspectos se plantearán una serie de indicadores de eficiencia que pueden completarse con la demanda de información directa a los agentes sobre cuál

sería, a su entender, la eficiencia en su actividad, analizando después otros condicionantes objetivos, antes de sacar conclusiones.

Con todo ello se determinarán indicadores tales como:

Existencia o no de objetivos de actividad. Ausencia de medidas de rendimiento. La Suficiente o insuficiente utilización de la información tendente a mejorar la

eficiencia. Capacidad utilizada. Retrasos en los trabajos. Horas de trabajo extraordinarias. La Quejas de los clientes respecto de los servicios.

En general, es recomendable la revisión de las normas de eficiencia histórica de la entidad o de los elementos asignados a un determinado programa y analizar su consistencia, aunque en el sector público suele ser habitual su inexistencia.

Indicadores de impacto: reflejan los efectos económicos o sociales, favorables o no, de la ejecución de un programa, se definen en términos de cobertura de los objetivos del mismo, es decir, son indicadores de eficacia, denominados frecuentemente indicadores de eficacia social.Miden los cambios que se esperan lograr en el mediano y largo plazo, en los beneficiarios finales de los proyectos, e incluso más allá de su finalización, y que son definidos en su Propósito u Objetivo general.

Indicadores de eficacia: Eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos.

Tratarán de medir el grado en que son alcanzados los objetivos de un programa, organización o actividad. Los indicadores serán similares a los siguientes:

La Presencia o no de objetivos estratégicos. Ausencia de rendición de cuentas del cumplimiento de objetivos. Falta de evaluación de programas. Actividades no previstas. Actividades distintas a las autorizadas.

En general, la eficacia suele ser la más difícil de medir, puesto que en las organizaciones públicas no lucrativas no siempre existen objetivos definidos y metas claras, en parte debido a las imprecisas demandas del público y ofertas políticas.

Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.

Indicadores de rendimiento:

Son datos en series temporales que reflejan y registran cambios a través de un número significativo de dimensiones relevantes, a través de los cuales se juzgará la eficacia y eficiencia de un sistema para alcanzar unos objetivos. Esta definición subraya dos características comúnmente asociadas con los indicadores.Primero, la información sobre la actuación o el rendimiento de un individuo, organización o sistema es recogida usualmente en intervalos regulares, para obtener datos los cambios producidos a los largo del tiempo. Segundo, los indicadores de rendimiento son importantes para reflejar la calidad y el producto. Pueden ser una medición directa de la calidad o los resultados de un servicio.

Indicadores de gestión universalmente utilizados (estándares)

Los indicadores de gestión universalmente conocida y utilizada para medir la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misión institucional pueden clasificarse de la siguiente manera:

1) Indicadores de resultados por área y desarrollo de información.- Se basa en dos aspectos: la información del desarrollo de la gestión que se adelanta y los resultados operativos y financieros de la gestión. Estos indicadores muestran la capacidad administrativa de la institución para observar, evaluar y medir aspectos como: organización de los sistemas de información; la calidad, oportunidad y disponibilidad de la información; y, arreglos para la retroalimentación y mejoramiento continuo.

2) Indicadores estructurales.- La estructura orgánica y su funcionamiento permite identificar los niveles de dirección y mando, así como, su grado de responsabilidad en la conducción institucional. Estos indicadores sirven para establecer y medir aspectos como los siguientes:

Participación de los grupos de conducción institucional frente a los grupos de servicios, operativos y productivos.

Las unidades organizacionales formales e informales que participan en la misión de la institución.

Unidades administrativas, económicas, productivas y demás que permiten el desenvolvimiento eficiente hacia objetivos establecidos en la organización.

3) Indicadores de recursos.- Tienen relación con la planificación de las metas y objetivos, considerando que para planear se requiere contar con recursos. Estos indicadores sirvan para medir y evaluar lo siguiente:

- Planificación de metas y grado de cumplimiento de los planes establecidos.

- Formulación de presupuestos, metas y resultados del logro.

- Presupuestos de grado corriente, en comparación con el presupuesto de inversión y otros.

- Recaudación y administración de la cartera.

- Administración de los recursos logísticos.

4) Indicadores de proceso.- Aplicables a la función operativa de la institución, relativa al cumplimiento de su misión y objetivos sociales. Estos indicadores sirven para establecer el cumplimiento de las etapas o fases de los procesos en cuanto a:

- Extensión y etapas de los procesos administrativos.

- Extensión y etapas de la planeación.

- Agilidad en la prestación de los servicios o generación de productos que indica la celeridad en el ciclo administrativo.

- Aplicaciones tecnológicas y su comparación evolutiva.

5) Indicadores de personal.- Corresponden estos indicadores a las actividades del comportamiento de la administración de los recursos humanos. Sirven para medir o establecer el grado de eficiencia y eficacia en la administración de los recursos humanos, respecto:

- Condiciones de remuneración comparativas con otras entidades del sector.

- Comparación de la clase, calidad y cantidad de los servicios.

- Comparación de servicios percápita.

- Rotación y administración de personal, referida a novedades y situaciones administrativas del área.

- Aplicación y existencia de políticas y elementos de inducción, motivación y promoción.

6) Indicadores Interfásicos. - Son los que se relacionan con el comportamiento de la entidad frente a los usuarios externos ya sean personas jurídicas o naturales. Sirven para:

- Velocidad y oportunidad de las respuestas al usuario.

- La demanda y oferta en el tiempo.

- Transacciones con el público, relativos a servicios corrientes y esporádicos (comportamiento de la demanda potencial, demanda atendida, demanda insatisfecha).

- Satisfacción permanente de los usuarios.

- Calidad del servicio (tiempo de atención, información).

- Número de quejas, atención y corrección.

- Existencia y aplicabilidad de normas y reglamentos.

- Generan satisfacción o insatisfacción sobre aquellos índices fundamentales como son la rentabilidad y los índices de competitividad.

PROPÓSITOS Y BENEFICIOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN

Podría decirse que el objetivo de los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos:•Comunicar la estrategia.•Comunicar las metas.•Identificar problemas y oportunidades.•Diagnosticar problemas.•Entender procesos.•Definir responsabilidades.•Mejorar el control de la empresa.•Identificar iniciativas y acciones necesarias.•Medir comportamientos.•Facilitar la delegación en las personas.•Integrar la compensación con la actuación.La razón de ser de un sistema de medición es entonces: Comunicar, Entender, Orientar y Compensar la ejecución de las estrategias, acciones y resultados de la empresa.

ANÁLISIS

La gestión en una empresa es de vital importancia y como tal los indicadores de gestión lo son aún más ya que nos permite verificar si la gestión de la misma se lleva a tal nivel que se requiere y que se ha trazado como empresa. Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia.Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados. Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.

GLOSARIO

Evaluación: El concepto de evaluación se refiere a la acción y a la consecuencia de evaluar, un verbo cuya etimología se remonta al francés évaluer y que permite indicar, valorar, establecer, apreciar o calcular la importancia de una determinada cosa o asunto.

Eficiencia: Eficiencia es virtud o facultad para lograr un efecto. También, es la acción con que se logra ese efecto. La palabra eficiencia es de origen latín “efficientĭa”.La palabra eficiencia se puede utilizar en varios contextos. La eficiencia en administración se refiere a la utilización correcta y con la menor cantidad de recursos para conseguir un objetivo o cuando se alcanza más objetivos con los mismos o menos recursosImpacto Del latín tardío impactus, el impacto es el choque o la colisión de dos objetos o seres. Por ejemplo: “El impacto entre el tren y el ómnibus dejó como saldo tres personas muertas y decenas de heridos”, “La precaria vivienda no soportó el impacto del granizo y

acabó por derrumbarse con sus habitantes en el interior”, “Cuando ambos jugadores saltaron a cabecear, se produjo un fuerte impacto entre sus cabezas y tuvieron que ser hospitalizados”.

Eficacia Del latín efficacĭa, la eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. No debe confundirse este concepto con el de eficiencia (del latín efficientĭa), que se refiere al uso racional de los medios para alcanzar un objetivo predeterminado (es decir, cumplir un objetivo con el mínimo de recursos disponibles y tiempo).

Rendimiento La noción de rendimiento está vinculada a la proporción existente entre los recursos que se emplean para conseguir algo y el resultado que luego se obtiene. De este modo, el rendimiento se asocia al beneficio o la utilidad. Financiero, por su parte, es lo que se relaciona con las finanzas (dinero, capital o caudal).

PREGUNTASSubraye la respuesta correcta

1. Los indicadores de gestión son:

a) Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos.

b) Medios de comunicación para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos.

c) Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos generales.

2. Verdadero O Falso

Lo indicadores de gestión producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados. (Verdadero)

Subraye la respuesta correcta

3. Respecto de la medida y mejora del rendimiento deben plantearse cuestiones como:

a) ¿Qué aspectos del rendimiento de la entidad o programa son controlados?b) ¿Se responsabiliza a los gestores de los objetivos de rendimiento?c) ¿Quién establece las medidas del rendimiento?d) Todas las anteriores

Subraye la respuesta correcta

4. Respecto de las operaciones y procedimientos realizados para la obtención de los bienes o servicios: Las preguntas son:

a) ¿Corresponden estos procedimientos utilizados con los más avanzados?b) ¿Hay retrasos en el trabajo? c) ¿Cuál es su coste?d) ¿Se responsabiliza a los gestores de los objetivos de rendimiento?

5 Subraye la respuesta correcta:Son los que se relacionan con el comportamiento de la entidad frente a los usuarios externos ya sean personas jurídicas o naturales.a) Indicadores estructurales

b) Indicadores de recursosc) Indicadores de proceso d) Indicadores Interfásicos

BIBLIOGRAFIA

http://www.grandespymes.com.ar/2012/12/10/definicion-y-caracteristicas-de-los- indicadores-de-gestion-empresarial/

http://es.wikipedia.org/wiki/KPI http://www.degerencia.com/tema/indicadores_de_gestion http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/Acuerdo047-CG-

2011GUIAMETODOLIGICAPARAAUDITORIADEGESTION.pdf