UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRSFACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y FINANCIERASCARRERA DE CONTADURA PBLICATRABAJO DIRIGIDOAUDITORA ESPECIAL SOBRE LA ADMINISTRACIN DE ALMACENESCAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. DANIELA ALEJANDRA FERNANDEZ ANDRADEJHENNY GLADYS PAUNI CERRILLOLIC. LUIS FERNANDO PEREZ VARGAS UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y FINANCIERAS CARRERA DE CONTADURA PBLICA TRABAJO DIRIGIDO AUDITORA ESPECIAL SOBRE LA ADMINISTRACIN DE ALMACENESCAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. REGIONAL SANTA CRUZGESTIN 2007 POSTULANTES: DANIELA ALEJANDRA FERNANDEZ ANDRADE JHENNY GLADYS PAUNI CERRILLO TUTOR: LIC. LUIS FERNANDO PEREZ VARGAS LA PAZ BOLIVIA 2010 AUDITORA ESPECIAL SOBRE LA ADMINISTRACIN DE ALMACENES REGIONAL SANTA CRUZ AGRADECIMIENTOS: ADiosporpermitirnosserpartedel universo y darnos la oportunidad de vivir. A nuestros padres, hermanos y amigos por suapoyoincondicionalparaseguir adelante. AlaUniversidadMayordeSanAndrs por permitirnos estudiar en sus aulas. A los docentes de la Carrera de Contadura Pblica por la enseanza impartida. AlLic.LuisFernandoPrezTutor AcadmicoyalLic.RuddyAlipor brindarnossuapoyoyserguas importantesenlaelaboracindelpresente trabajo. DEDICATORIA: AmispadresRolandoyMara,porsu comprensin y apoyo. Me han dado todo lo quesoycomopersona,misvalores,mis principiosymiempeo;ytodoellocon unagrandosisdeamorysinpedirnunca nada a cambio. A mis hermanos Mauricio, Diego, Rodrigo y Gabriela porque confan en m esfuerzo y capacidad, apoyndome en todo momento. Atodosellos,muchasgraciasdetodo corazn. Daniela Alejandra Fernandez Andrade DEDICATORIA: AmispadresVctoryFloraporestar conmigo,brindndomesiempretodosu amor, comprensin y apoyo incondicional. AmishermanosLucas,Carlos,Vctor, Rodrigo y Alina por todo el cario que me brindan en todo momento. Atodosellosporserparteimportantede mi vida. Jhenny Gladys Pauni Cerrillo TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIN1 CAPTULO I. MARCO INSTITUCIONAL 1.1 CAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. ............................................................. 4 1.1.1 ANTECEDENTES DE LA CAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. ................ 4 1.1.2 ASPECTO LEGAL DE LA INSTITUCIN ....................................................... 5 1.1.3 MISIN Y VISIN INSTITUCIONAL .............................................................. 6 1.1.3.1 MISIN ..................................................................................................... 6 1.1.3.2 VISIN ...................................................................................................... 7 1.1.4 OBJETIVOS DE LA CAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. ........................ 7 1.1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .............................................................. 8 1.2 CAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. REGIONAL SANTA CRUZ .............. 9 1.2.1 OBJETIVO DE LA CAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. REGIONAL SANTA CRUZ ............................................................................. 9 1.2.2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA CAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. - REGIONAL SANTA CRUZ .............................................. 9 1.3 UNIDAD DE AUDITORA INTERNA .................................................................. 11 1.3.1 OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA ............................. 11 1.3.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD DE AUDITORAINTERNA ............................................................................... 11 CAPTULO II. PLANTEAMIENTO Y JUSTIFICACIN DEL TRABAJO 2.1 PLANTEAMIENTO ............................................................................................. 12 2.1.1 IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA ............................................................ 12 2.1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA ............................................................... 14 2.1.3 SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA ......................................................... 14 2.2 JUSTIFICACIN ................................................................................................ 15 2.2.1 JUSTIFICACIN TERICA .......................................................................... 15 2.2.2 JUSTIFICACIN METODOLGICA ............................................................. 16 2.3 OBJETIVOS ....................................................................................................... 17 2.3.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................. 17 2.3.2 OBJETIVOSESPECFICOS ........................................................................ 17 2.4 ALCANCE DEL TRABAJO ................................................................................ 18 CAPTULO III. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN 3.1 ASPECTOS METODOLGICOS DE LA INVESTIGACIN .............................. 19 3.1.1 TIPO DE ESTUDIO ....................................................................................... 19 3.1.2 MTODOS DE INVESTIGACIN ................................................................. 19 3.1.3 FUENTES Y TCNICAS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN ............. 20 3.1.3.1 FUENTES DE INFORMACIN ............................................................... 20 3.1.3.2 TCNICAS .............................................................................................. 22 CAPTULO IV. MARCO TERICO 4.1 LAAUDITORA ................................................................................................. 24 4.1.1 CONCEPTO.................................................................................................. 24 4.1.2 FORMAS DE REALIZACIN DE LAS AUDITORAS ................................... 24 4.1.2.1 AUDITORA INTERNA ............................................................................ 24 4.1.2.2 AUDITORA EXTERNA .......................................................................... 25 4.1.3 TIPOS DE AUDITORA ................................................................................. 25 4.1.4 AUDITORA GUBERNAMENTAL ................................................................. 25 4.1.5 AUDITORA ESPECIAL ................................................................................ 26 4.1.5.1 CONCEPTO ............................................................................................ 26 4.1.5.2 MARCO LEGAL ...................................................................................... 27 4.2 PROCESO DE LA AUDITORA ESPECIAL ....................................................... 29 4.2.1 PLANIFICACIN DE LA AUDITORA ESPECIAL ......................................... 29 4.2.1.1 EL MEMORANDO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA ....................... 30 4.2.2 EJECUCIN DE LA AUDITORA ESPECIAL ................................................ 33 4.2.2.1 EVIDENCIADELAAUDITORA ........................................................... 34 4.2.2.1.1 CONCEPTO ....................................................................................... 34 4.2.2.1.2 EVIDENCIA DE AUDITORA COMPETENTE ................................... 34 4.2.2.1.3 EVIDENCIA DE AUDITORA SUFICIENTE ....................................... 36 4.2.3 COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA AUDITORA ESPECIAL ......... 37 4.2.3.1 INFORME DE AUDITORA ...................................................................... 38 4.2.3.2 TIPOS DE INFORMES ............................................................................ 39 4.2.3.3 ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS ........................................................ 40 4.3 CONTROL INTERNO .......................................................................................... 43 4.3.1 CONCEPTO................................................................................................... 43 4.3.2 CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO ................................................ 44 4.3.3 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO .................................................. 45 4.4 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS .......................... 46 4.4.1 CONCEPTO................................................................................................... 46 4.4.2 IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DEBIENES Y SERVICIOS .................................................................................. 46 4.4.3 MARCO LEGAL DEL SISTEMA DE ADMINISTRACINDE BIENES Y SERVICIOS ............................................................................ 47 4.4.4 OBJETIVOS DE LAS NORMAS BSICAS DEL SISTEMA DEADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS ............................................ 48 4.4.5 REGLAMENTO ESPECFICO ....................................................................... 48 4.4.6 SUBSISTEMAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACINDE BIENES Y SERVICIOS ............................................................................ 49 4.4.6.1 SUBSISTEMADE MANEJO DE BIENES ............................................... 50 4.4.6.1.1 MANEJO DE BIENES ........................................................................ 50 4.4.6.1.2 ADMINISTRACIN DE ALMACENES ............................................... 50 4.4.6.1.2.1 CONCEPTO DE ALMACN ........................................................ 50 4.4.6.1.2.2 CONCEPTO DE ADMINISTRACIN DE ALMACENES .............. 51 4.4.6.1.2.3 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE ALMACENES ........... 51 4.4.6.1.2.4 PROCESO EN LA ADMINISTRACIN DE ALMACENES ........... 51 CAPTULO V.DESARROLLO DEL TRABAJO 5.1 PLANIFICACIN ................................................................................................. 52 MEMORANDO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA ..................................... 53 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ..................................................... 69 PROGRAMA DE TRABAJO ............................................................................. 72 5.2 EJECUCIN ........................................................................................................ 74 5.3 COMUNICACIN DE RESULTADOS ................................................................. 79 INFORME ......................................................................................................... 80 CAPTULO VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES FINALES DEL TRABAJO .......... 102 6.1.1 CONCLUSIONES ........................................................................................... 102 6.1.2 RECOMENDACIONES ................................................................................... 103 BIBLIOGRAFA .................................................................................................... 105 ANEXOS ................................................................................................................. 108 INTRODUCCIN LaUniversidadBolivianaenelCaptuloI,Artculo5delReglamentoGeneralde Modalidades de Graduacin, aprobado en la III Conferencia Nacional Extraordinaria de Universidades,reconocealaTesisdeGrado,ProyectodeGrado,TrabajoDirigido, Examen de Grado, Graduacin por Excelencia como modalidades de graduacin en el nivel acadmico de licenciatura1. PorloquelaUniversidadMayordeSanAndrs,comopartedelsistema universitariobolivianodecideadoptarlasmismasmodalidadescomoopcionesde graduacin de sus estudiantes en el nivel de licenciatura2. Eltrabajodirigidoesunprocesodeprcticaprofesional,medianteelcual,el estudiante interviene en la identificacin, anlisis y solucin de un problema concreto en elsenodeunaorganizacinespecficayenelreadesuprofesin.Tieneporobjeto acercar al estudiante a los problemas prcticos del mundo laboral3. Paralarealizacindelpresentetrabajodirigido,seestableciunconveniode cooperacin interinstitucional entre la Caja de Salud de Caminos y R.A. y la Universidad MayordeSanAndrsdelaFacultaddeCienciasEconmicasyFinancierasdela Carrera de Auditora. ANEXO A. LaCajadeSaluddeCaminosyR.A.,debecumplirconlasdisposiciones sealadasenlaLeyN1178deAdministracinyControlGubernamentales,ytodala normativareferenteacadaunodelossubsistemasquecomponelaLeyN1178, identificndose que el principal problema en la institucin es la falta de implementacin delossistemasestablecidosenlaLeyN1178,situacinquepuedeocasionar deficiencias en elControl Interno. Adems el poco conocimiento de los funcionarios de la normativa que rige a la institucin, origina las deficiencias administrativas, por lo que

1 http://www.umsa.bo 2 dem.3 http://www.fhce.umsa.bo se hace necesario que la institucin cuente con reglamentos especficos actualizados y deesamaneralograrconeficienciayeficaciaeldesempeodefuncionesenla Institucin. El presente trabajo se focaliza en la evaluacin del grado de cumplimiento de las Normas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, en particular lo referente a la Administracin de Almacenes. Con el objeto de determinar debilidades importantes queafectarnalcumplimientodelosobjetivosquelaRegionalSantaCruz,como entidad de servicio; tiene trazados. La administracin de los almacenes es fundamental para la Regional Santa Cruz, en cuanto a su adecuado funcionamiento, ya que se encarga del aprovisionamiento de losmedicamentos,insumosmdicosy/omaterialesengeneralquerequierenlas diferentesunidadesadministrativasymdicas,ademssealarquelarotacindelos tems y la cantidad de las operaciones de entrada y salida de la Unidad de Almacenes en la Regional Santa Cruz, es considerable. ParatalefectoserealizunaAuditoraEspecialsobrelaadministracinde almacenesdelaRegionalSantaCruzdelaCajadeSaluddeCaminosyR.A.;enla evaluacinrealizadaseidentificadeficienciasdelossistemasdeadministraciny control interno para las cuales se emiti recomendaciones que puedan subsanar estas debilidades.Terminadonuestrotrabajosenosotorgcertificadosdecumplimientode trabajo dirigido. ANEXO B. El presente trabajo dirigido se encuentra dividido de la siguiente manera: El Captulo Primero, describe los aspectos generales de la Caja de Salud de Caminos y desuRegionalSantaCruz,contiene:losantecedentes,elmarcolegal,lamisin,la visin, los objetivos y sus estructuras organizacionales. Adems contiene los objetivos y la estructura organizacional de la Unidad de Auditora Interna. ElCaptuloSegundo contieneelplanteamiento,lajustificacin,elobjetivogeneral,los objetivos especficos y el alcance del trabajo. El Captulo Tercero contiene la metodologa planteada para la investigacin, las fuentes y tcnicas de recoleccin de informacin. ElCaptuloCuartocorrespondealmarcotericoquesirvedelineamientoparala realizacin de este trabajo dirigido. CaptuloQuintomuestraeldesarrollodelaAuditoraEspecialdelaAdministracinde AlmacenesdelaRegionalSantaCruzdelaCajadeSaluddeCaminosyR.A., asesorado por el Jefe de la Unidad de Auditora Interna. El Captulo Sexto describe las conclusiones y recomendaciones emergentes del trabajo por la identificacin de deficiencias encontradas en la administracin de almacenes de la Regional Santa Cruz. Por ltimo se encuentran las referencias bibliogrficas y los anexos, del material que se utiliz para la realizacin de este trabajo. CAPTULO I MARCO INSTITUCIONAL MARCO INSTITUCIONAL 1.1CAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. 1.1.1 ANTECEDENTES DE LA CAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. ElprimerodeMarzode1973,medianteResolucinSupremaN167567el Gobiernoaprob,laaplicacin,porlavadeladelegacin,delesquemaconsignado por el Cdigo de Seguridad Social a favor de los trabajadores del Servicio Nacional de Caminos, mediante la creacin del seguro social del SENAC. Posteriormente mediante Resolucin Suprema N 182970 de 27 de Diciembre de 1976,elgobiernoreconocelaPersoneraJurdicadelSeguroSocialdelServicio Nacional de Caminos como entidad descentralizada del Sector Pblico. En1987cambialanaturalezadelaInstitucindeterminndosecomoSegurode CortoPlazoconelDecreto21637.En1995laLey1654dedescentralizacinyde concesionesdeterminanlatransferenciaalasPrefecturasDepartamentaleslasreas operativas destinadas al mantenimiento de carreteras, y la construccin de las mismas son realizadas por las empresas privadas mediante licitaciones pblicas. Enestecontexto,laInstitucinexperimentcambiosparaloscualesnoestaba preparada,lareduccinsignificativadepoblacinaseguradaybeneficiaraorillal bordedelcolapsofinancieroalaentidad.Para1996lapoblacinafiliadaseredujoa 1.500 cotizantes situacin que di origen a ideas de fusionar este ente gestor con otros desimilarescaractersticas.Elretornodeafiliadosprovenientesdelosservicios prefecturales,conexcepcindeSantaCruz,CochabambayTarija,permitirecuperar un equilibrio, pero inestable. Actualmente la Caja de Salud de Caminos y Ramas Afines, encara un proceso de crecimiento,contandoconoficinasenlasciudadesdeLaPaz,Oruro,Potos,Tarija, Sucre,Cochabamba,SantaCruz,Trinidad,Cobija,RiberaltayTupiza,ademsde mltiples convenios con servicios de salud de ciudades pequeas, para la atencin de los trabajadores de caminos y otros. LossegurosquecubrelaCaja,son:Enfermedad,MaternidadyRiesgos Profesionales a Corto Plazo dentro del marco de la Seguridad Social; el Seguro Mdico GratuitodeVejez;elSeguroUniversalMaternoInfantil(SUMI)yalosasegurados voluntarios. 1.1.2 ASPECTO LEGAL DE LA INSTITUCIN LaResolucin SupremaN167567yResolucinSupremaN182970,constituyen un basamento jurdico de toda la organizacin sobre las cuales, la entidad aseguradora caminera ha desarrollado todas sus actividades. La parte resolutiva de la Resolucin Suprema N 167567 seala4: Autorizar al Servicio Nacional de Caminos la aplicacin, por va de la delegacin, de los regmenes consignados en el Cdigo de Seguridad Social, de acuerdo a las siguientes modalidades: a)Lasprestacionesdeinvalidez,vejez,muerteyriesgosprofesionalesalargo plazo,debernregularsedeacuerdoalasnormasdeestudiotcnico presentado. b)Lossegurosdeenfermedad,maternidadyprestacionesmdicasdelsegurode riesgos profesionales debern ser otorgados de acuerdo al Cdigo de Seguridad SocialyalDecretoLeyN10173,debiendocumplirparatalesfineslas

4 Caja de Salud de Caminos y R.A., Manual de Organizaciones y Funciones, La Paz, Bolivia, 2005, Pg. 7. cotizacioneslaboralesypatronalesestablecidasenlaltimadisposicinlegal citada,corriendoacargodelaempresaloseventualesdficitdeestos regmenes. c)Elotorgamientodelasasignacionesfamiliares,deberprocesarseconformea LeydirectamenteporlaempresasincargodecompensacinporlaCaja Nacional de Seguridad Social. Por otra parte, la Parte Resolutiva de la Resolucin Suprema N 182970 seala5: Primero.ReconocerlaPersonalidadJurdicadelSeguroSocialdelServicioNacional deCaminoscomoentidaddescentralizadadecarcterpblico,conautonomade gestinadministrativa,econmicayfinanciera,cuyofineseldeotorgaralos TrabajadoresdelServicioNacionaldeCaminoslasprestacionesdelsegurosocial consignadasenelCdigodeSeguridadSocialvigente,deacuerdoasuEstatuto Orgnico y por delegacin de la Caja Nacional de Seguridad Social. Segundo.AprubeseentodaformadederechosuEstatutoOrgnicoensusVI captulos y 74 artculos de que consta, debiendo archivarse un ejemplar en el Ministerio de Previsin Social y Salud Pblica, para sus fines consiguientes. 1.1.3 MISIN Y VISIN INSTITUCIONAL 1.1.3.1MISIN LamisinquetienelaCajadeSaluddeCaminos,esprestarserviciosdesalud de manera integral, dirigida al individuo, la familia y la comunidad elevando el nivel de atencinmedianteaccionesintegralesdepromocin,prevencinyrehabilitacin, otorgando en forma oportuna un alto grado de eficiencia6.

5 dem, Pg. 7.6 Caja de Salud de Caminos y R.A., Manual de Organizaciones y Funciones, La Paz, Bolivia, 2005, Pg. 3. 1.1.3.2VISIN La visin que tiene la Caja de Salud de Caminos, es llegar a ser una entidad de Saludlderatravsdeunsistemadegestindecalidad,contransparenciae infraestructurapropia,asimismoampliarsucoberturadeatencinaunpblicoen general7. 1.1.4 OBJETIVOS DE LA CAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. La Caja de Salud de Caminos y R.A. tiene los siguientes objetivos8: Prestarserviciosdeatencinmdicaalosaseguradosybeneficiariosdel ServicioNacionaldeCaminos,ServiciosDepartamentalesdeCaminos, EmpresasPrivadasySectorPasivo,queseencuentranafiliadosala Institucin. Optimizarlacalidaddelosserviciosdesaludbrindandoprestaciones oportunas,eficientesyconcalidezhumanaatodoslosafiliadosala Institucin. Capacitaryevaluarlosrecursoshumanos,orientadosalograrunmejor servicioatravsdelosindicadoresdeeficienciayeficacia,conelobjetode mejorar la atencin a la poblacin asegurada.

7 dem, Pg. 3.8 Caja de Salud de Caminos y R.A., Manual de Organizaciones y Funciones, La Paz, Bolivia, 2005, Pg. 4. 1.1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Caja de Salud de Caminos y R.A., sujeta la norma bsica emitida por el rgano rector,parasucumplimiento,aplicacinyejecucindebiendosujetarsealaley1178, en la estructura orgnica de la institucin debiendo presentarse de la siguiente manera: NivelEstratgico.EstconstituidoporelDirectorio,organismoencargadode fijarlaspolticasdelaInstitucin,dentrodeloslineamientosdelCdigode SeguridadSocial,lasdisposicionesdelSectorSalud,yelmarcolegaldelpas; ademsesresponsabledelanlisisyensucasoaprobacindelosresultados de la gestin de la Caja de Salud de Caminos y R.A. Nivel Ejecutivo. Constituye el ms alto nivel de direccin de la Caja de Salud de CaminosyR.A.,estrepresentadoporlaDireccinEjecutiva,laDireccinde Salud y la Direccin Administrativa Financiera. NiveldeAsesorayFiscalizacin.EstconstituidoporlaUnidadde Auditora Interna y la Unidad de Asesora Legal, sus funciones estn orientadas a brindar asesoraalaDireccinEjecutiva,ascomoalasDireccionesdeSaludy Administrativo Financiera de la Caja de Salud de Caminos y R.A. NivelOperativo.ElniveloperativoestconstituidoporlasAdministraciones RegionalesanivelnacionalpertenecientesalaCajadeSaluddeCaminosy R.A.,sonresponsablesdelaejecucindetodaslasactividadesprogramadas para los servicios de la Institucin. 1.2CAJADESALUDDECAMINOSYR.A.REGIONALSANTA CRUZ 1.2.1 OBJETIVODELACAJADESALUDDECAMINOSYR.A. REGIONAL SANTA CRUZ ElobjetivoprincipaldelaCajadeSaluddeCaminosyR.A.RegionalSanta Cruz es la prestacin de servicios de atencin mdica a los asegurados y beneficiarios delaAdministradoraBolivianadeCarreteras,serviciosdepartamentalesdecaminos, empresas privadas y sector pasivo que se encuentran afiliadas a nuestra regional9. 1.2.2 ESTRUCTURAORGANIZATIVADELACAJADESALUDDE CAMINOS Y R.A. REGIONAL SANTA CRUZ LaCajadeSaluddeCaminosyRARegionalSantaCruz,sujetaalanorma bsicaemitidaporelrganorector,parasucumplimiento,aplicacinyejecucin debiendosujetarsealaLey1178,enlaestructuraorgnicadelaInstitucindebiendo presentarse de la siguiente manera: NIVEL EJECUTIVO NACIONAL Director Ejecutivo NIVEL EJECUTIVO REGIONAL Administrador Regional Jefe Medico Administrativo Regional NIVEL OPERATIVO ADMINISTRATIVO Encargado de ContabilidadSecretaria

9 Caja de Salud de Caminos y R.A., Manual de Organizaciones y Funciones, La Paz, Bolivia, 2005, Pg. Tcnico Administrativo I (Almacenes) Tcnico Administrativo II (Activos Fijos) TcnicoAdministrativoIII(EncargadodeControldeEmpresasy Afiliaciones) NIVEL OPERATIVO SALUD Servicios de Atencin en Consulta Externa Mdicos Odontlogos Bioqumico Farmacuticos (Farmacia) Enfermera Atenciones en cirugas (Clnica) 1.3UNIDAD DE AUDITORA INTERNA 1.3.1 OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA La Unidad de Auditora Interna tiene los siguientes objetivos10: Determinarlaconfiabilidaddelosregistrosyestadosfinancieros,emitir dictmenesyformularcomentariosyrecomendacionesparamejorarlagestin administrativa de la Caja de Salud de Caminos y R.A. Mejorarlaadministracin,elgradodeeficiencia,eficacia,economay transparencia delagestindelaCaja de SaluddeCaminosyR.A.atravsde informes de auditora. Evaluar el grado de cumplimiento y eficienciade los Sistemas de Administracin y de los instrumentos de control interno incorporados a ellos. 1.3.2 ESTRUCTURAORGANIZACIONALDELAUNIDADDE AUDITORA INTERNA LaUnidad de AuditoraInterna esuna dependenciadelaDireccinEjecutiva,se encargadedesarrollaractividadesenformaseparada,combinadaointegralpara obtener un mejor control y fiscalizacin en cuanto a la gestin de auditora, a travs del cumplimiento de las normas establecidas. Para un adecuado funcionamiento de la Unidad de Auditora Interna responde a la siguiente estructura conformada por personal profesional: Jefe de Auditora Interna SecretariaAsistentes de Auditora Interna

10 Caja de Salud de Caminos y R.A., Manual de Organizaciones y Funciones, La Paz, Bolivia, 2005, Pg. 63. CAPTULO II PLANTEAMIENTO Y JUSTIFICACIN DEL TRABAJO PLANTEAMIENTO Y JUSTIFICACIN DEL TRABAJO 2.1PLANTEAMIENTO 2.1.1 IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA LasentidadespblicasenmarcadasenlaLeyN1178,estnobligadasa implantarlosSistemasdeAdministracinydeControlGubernamentales;conel propsitodemejorarelnivelgerencialdelasentidadesdelsectorpblicoensu conjunto, y adems lograrque todo servidor pblico, asuma plena responsabilidad por sus actos y desarrollar su capacidad administrativa para impedir o identificar el manejo incorrecto de los recursos de la institucin. LaLey1178constituyeunaleymarco,queparalaimplementacindelos sistemasqueregula,prevunaestructuranormativaporniveles,loscualesestn conformados por11: INSTRUMENTO NORMATIVO RESPONSABLE DE EMISIN Normas Bsicas rganos rectores Normas secundarias o especificas Entidades Pblicas Deacuerdoadisposicioneslegalesvigentes,esatribucindelrganoRector emitirlasNormasBsicasdecadasistema,estasnormasdebenseraplicadasenlas entidades pblicas, pero adems cada entidad del sector pblico debe elaborar en base a las Normas Bsicas dictadas por los rganos Rectores, los reglamentos especficos paraelfuncionamientodelosSistemasdeAdministracinyControlInternoregulados

11 Centro Nacional de Capacitacin, Contralora General de la Repblica, Aspectos Generales de la Ley N 1178, Pg. 25. por la Ley N 1178, mismos que a su vez deben ser compatibilizados por los rganos Rectoresrespectivosparaevitarqueseencuentrenfueradelmarcogeneraldelas Normas Bsicas. ElReglamentoEspecficoeseldocumentoinstitucionalenelquese particularizan de acuerdo a las caractersticas y estructura de la entidad, los procesos, previsiones, funciones y responsabilidades establecidas en las Normas Bsicas12. En el caso del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, elMinisterio de Hacienda,actualmenteMinisteriodeEconomayFinanzascomorganorector, establecelaelaboracindelReglamentoEspecficoelcualluegodesu compatibilizacindebeseraprobadoporlaentidadpblicamedianteResolucin Administrativa correspondiente. EnlaCajadeSaluddeCaminosyR.A.RegionalSantaCruznoexisteun Reglamento Especfico para la implantacin del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios,situacinquedenotalanoimplantacinenlaRegionaldeestesistema; asimismo,estasituacinpuedeocasionardeficienciasenlaadministracinde almacenesenlamencionadaregional,porlocualsehacenecesarioefectuarla Auditoraaobjetodeevaluarelgradodeeficienciaenlaadministracin,manejoy disposicindelosbienesdeconsumoydeterminarpuntosdbilesdeControlInterno. Porotraparte,tambinseconsideraladeterminacin,sicorresponde,deaccionesu omisionesqueconllevaranaestablecerindiciosderesponsabilidadporlafuncin pblica.

12Centro Nacional de Capacitacin, Contralora General de la Repblica, Fundamentos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Pg. 9. 2.1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA Hemos validado la importancia de elegir una problemtica referente a la necesidad de evaluar los controles contables y administrativos de la estructura de Control Interno relativo a la Administracin de Almacenes en la Regional Santa Cruz, para el efecto nos hemosplanteadolasiguienteinterrogante:SeencuentraimplantadoelSistemade AdministracindeBienesyServicios,respectoalaAdministracindelosAlmacenes, en la Caja de Salud de Caminos y R.A. Regional Santa Cruz? Para tal efecto, se realizar la presente Auditora, cuyos resultados nos permitirn identificar hallazgos que sean relevantes y quetengan efecto en el al Control Interno y consecuentemente determinar el grado de eficacia en la Administracin de Almacenes delaRegionalSantaCruzydeestamaneraestablecerelgradodeimplantacindelSistema de Administracin de Bienes y Serviciosen la Regional. 2.1.3 SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA Existeuncontroladecuadosobrelasentradasysalidasdelostemsde medicamentos e insumos mdicos, materiales y suministros? Lasautoridadesadministrativasdelaregional,hanimplementado procedimientosformalizadosenlaadministracindelosalmacenesdela Regional Santa Cruz? Existeninstrumentosdecontrolenlaunidaddealmacenes,respectoalos requerimientos efectuados? 2.2JUSTIFICACIN 2.2.1 JUSTIFICACIN TERICA LaCajadeSaluddeCaminosyR.A.,debecumplirprincipalmenteconlas disposicionessealadasenlaLeyN1178deAdministracinyControl Gubernamentales,ytodalanormativareferenteacadaunodelossubsistemasque componelaLeyN1178,ManualdeOrganizacionesyFuncionesascomodel ReglamentoInternodePersonal,identificndosequeelprincipalproblemaenla institucin es la falta de implementacin de los sistemas establecidos en la Ley N 1178, situacinquepuedeocasionardeficienciasenelControlInterno.Asimismo,elpoco conocimientodelosfuncionariosdelanormativaquerigealainstitucin,originalas deficiencias administrativas, por lo que se hace necesario que la institucin cuente con reglamentos especficos actualizados y de esa manera lograr con eficiencia y eficacia el desempeo de funciones en la Institucin. Porloexpuestoanteriormente,consideramosquelaadministracindelos almacenesesfundamentalparalaRegionalSantaCruz,encuantoasuadecuado funcionamiento,yaqueseencargadelaprovisionamientodelosmedicamentos, insumosmdicosy/omaterialesengeneralquerequierenlasdiferentesunidades administrativas y mdicas de la regional, adems sealar que la rotacin de los tems y lacantidaddelasoperacionesdeentradaysalidadelaUnidaddeAlmacenesenla RegionalSantaCruz,esconsiderable.Enconsecuencia,serealizarunaAuditora Especialqueconstituyeunaherramientadecontrolysupervisin,quenospermitir descubrirfallasovulnerabilidadesquepudieranexistirenlaAdministracindelos Almacenesde la Regional Santa Cruz. 2.2.2 JUSTIFICACIN METODOLGICA La presente investigacin se desarrollar dentro el marco del mtodo cientfico con el fin de alcanzar conocimientos vlidos mediante instrumentos confiables, por lo que se aplicarelmtododescriptivoparaidentificarloselementosycaractersticasque causen deficiencias en la administracin de almacenes, el mtodo deductivo partiendo deprincipiosyteorasgeneralesparallegaraconocerunfenmenoparticulary finalmenteelmtodoinductivoparaanalizarcasosespecficosyobtenerdeesta manera conclusiones generales. PorelenfoquepropiodeunaAuditoraEspecial,adicionalmenteseaplicaruna metodologalgica,analticayracionalquepermitaefectuarunanlisisadecuado respectoalcumplimientodedisposicioneslegalesyotrosdelaUnidaddeAlmacenes de la Caja de Salud de Caminos y R.A. Regional Santa Cruz y de esta manera, emitir recomendacionesorientadasaeliminar,corregiryprevenirlascausasdelas deficiencias determinadas para poder contribuir al logro de los objetivos trazados en la regional. 2.3OBJETIVOS 2.3.1 OBJETIVO GENERAL RealizarlaAuditoraEspecialsobrelaAdministracindeAlmacenesenla RegionalSantaCruz,bajoelenfoquedeunexamenobjetivoysistemticodela evidenciaobtenida;conelpropsitodeexpresarunaopininindependientesobreel cumplimientodedisposicioneslegalesexistentesyobligacionescontractuales,y establecer indicios de responsabilidad por la Funcin Pblica, si corresponde. 2.3.2 OBJETIVOSESPECFICOS Desarrollar un diagnstico de la situacin actual de la administracin de los tems de medicamentos e insumos mdicos, materiales y suministros de la Unidad de Almacenes de la Regional Santa Cruz. Conocerlosprocedimientosestablecidosrespectoaingresosysalidasde medicamentoseinsumosmdicos,materialesysuministrosdelaUnidadde Almacenes,ascomolaevaluacindelcontrolinternoimplantadoenesta unidad. Verificar si la administracin de los almacenes (medicamentos, insumos mdicos, materiales y suministros), se encuentra enmarcada dentro la Norma del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios. Verificar que la documentacin de respaldo sea suficiente y pertinente respecto a la naturaleza de cada actividad realizada (ingresos y salidas) de las operaciones realizadas en la unidad de almacenes. Establecerlospuntosdbilesenlaadministracindelosalmacenesenla RegionalSantaCruzyemitirrecomendacionesorientadasasubsanaresas deficiencias. 2.4ALCANCE DEL TRABAJO LaauditorafuerealizadadeacuerdoconlasNormasdeAuditora Gubernamental,ycomprendelarevisindelmovimientodeexistenciasenlagestin 2007 en los almacenes de la Regional Santa Cruz, en coordinacin con el personal de la Unidad de Almacenes por el periodo comprendido de enero 2007 a septiembre 2007, adems de la informacin financiera contable procesada por los responsables contables de la Regional Santa Cruz, a travs de los procedimientos se auditora. CAPTULO III METODOLOGADE LAINVESTIGACIN METODOLOGA DE LAINVESTIGACIN 3.1ASPECTOS METODOLGICOS DE LA INVESTIGACIN 3.1.1 TIPO DE ESTUDIO DESCRIPTIVO Elestudioqueseempleaidentificaloselementosycaractersticasquecausan deficienciasenlaadministracindelosalmacenesenlaRegionalSantaCruz,en cuantoalcumplimientodereglamentosynormaslegalesvigentesyfunciones administrativas,especificando,describiendoydetallandoestassituacionesparaque sean corregidas. 3.1.2 MTODOS DE INVESTIGACIN Entre los mtodos que utilizaremos para la presente Auditora Especial, estn los siguientes: Mtodo Deductivo Nospermitirabarcarsituacionesdecarctergeneral,explicadasporunmarco conceptual,parallegaraidentificarexplicacionesdecarcterparticular,comouna respuesta a las necesidades de determinar cul es la situacin que aqueja a la entidad examinada, en este caso en la Regional Santa Cruz de la Caja de Salud de Caminos y R.A. Mtodo Inductivo Nospermitirabarcarhechosparticularesparallegarahechosdecarcter general, llegando as a conclusiones generales, como ser la identificacin de pequeas deficiencias en el diseo del Control Interno y la influencia que los mismos pueden tener en el marco de los controles internos aplicados. Mtodo Analtico Comprenderbsicamenteenrealizarunestudiocompletoyverazdelos elementosocomponentesqueintegranelprocesodelaadministracindealmacenes enlaRegionalSantaCruz,realizandoundiagnsticodeestosfactores,aefectosde determinar que es satisfactorio o insatisfactorio, de acuerdo con las normas bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios en lo referente a la administracin de almacenesyfinalmenterealizarunacomparacinparadeterminarqudiferencias existen. 3.1.3 FUENTES Y TCNICAS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN 3.1.3.1Fuentes de informacin Se entiende por fuentes de informacin los hechos y /o documentos a los que se acude para obtener informacin; por otra parte, las tcnicas son los medios empleados para recolectar dicha informacin13. LasfuentesdeinformacinqueseutilizaranparalarealizacindelaAuditora Especial sobre la Administracin de los Almacenes en la Regional Santa Cruz, son las siguientes:

13 Mndez, C., Metodologa: Gua para Elaborar diseos de investigacin en Ciencias Econmicas, Contables y Administrativas, McGraw Hill, Colombia, 1988, Pg. 135. Fuente Primaria SeentiendeporfuentePrimariaaquellainformacinqueseobtienedelafuente originaldondeesgenerada,esdeciratravsdeentrevistas,observaciones, cuestionarios, etc. Sepuedeafirmarquelainformacinprimariarecopilada,conocelarealidady permitedefinirpreviamentelosdatosmsimportantesquedebenrecogerseportener relacin directa con el problema objeto de investigacin14. Por otra parte, dentro de nuestra auditora, consideramos como fuente primaria de recoleccindeinformacinlastarjetasdecontrolfsicovalorado,notasdeingreso, pedidos, notas de remisin, actas de entrega, kardex de existencia, entre otros. Fuente Secundaria Se entiende por fuente secundaria aquella informacin recopilada a travs de los documentosnormativosquenospermitirnevaluarposiblesincumplimientosadichas normas, de los cuales podemos sealar la normativa emitida por la Contralora General de la Repblica, ahora Contralora General del Estado, como ser: Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamentales. ReglamentoporlaResponsabilidadporlaFuncinPblica,aprobadomediante Decreto Supremo N 23318-A, del 3 de noviembre de 1992, modificado mediante Decreto Supremo N 26237, del 29 de junio de 2001. NormasdeAuditoraGubernamental,aprobadasporlaContraloraGeneraldel Estado mediante Resolucin N CGR-1/119/2002, versin 3 de agosto de 2002. (Vigente en el desarrollo de la presente auditora).

14 dem., Pg. 144. Principios,NormasGeneralesyBsicasdeControlInternoGubernamental, aprobadomedianteResolucinNCGR-1/070/2000defecha21deseptiembre de 2000. NormasBsicasdelSistemadeAdministracindeBienesyServicios, modificados por el Decreto Supremo N 29190 de 11de julio de 2007. 3.1.3.2Tcnicas Paralarecopilacinyanlisisdetodaladocumentacinproporcionadaporla Regional Santa Cruz - Caja de Salud de Caminos y R.A de informacin se utilizaronlas siguientes tcnicas: Indagacin (Entrevistas) Inspeccin de DocumentosObservacin Fsica Revisin de Documentacin Entrevista Consisteenlaaveriguacinmediantelaaplicacindepreguntasdirectasal personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guardan relacin con las operaciones de esta15. ANEXO C. Inspeccin y Revisin de Documentacin Consisteenverificarquelastransacciones,partidasy/osaldosanalizadosse encuentren debidamente respaldados con la documentacin se sustento suficiente16.

15 Texto de Consulta, Proceso de la Auditora Especial, http://www.cgr.gov.bo 16 Rocha, J., Auditora, Proceso Integral de Auditora de Estados Financieros, Simmer, 2do Edicin, Santa Cruz, Bolivia, 2007, Pg. 182. Observacin Fsica Esunamaneradeinspeccin,menosformal,yseaplicageneralmentea operaciones para verificar como se realiza en la prctica17. Consisteenlacontemplacinasimplevista,querealizaelauditordurantela ejecucinde una actividad o proceso18.

17 Mendvil, V., Elementos de Auditora, Editorial Ecasa, Decimoquinta Reimpresin, Mxico, 1995, Pg. 28. 18 Texto de Consulta, Proceso de la Auditora Especial, http://www.cgr.gov.bo CAPTULO IV MARCOTERICO MARCO TERICO 4.1LAAUDITORA 4.1.1 CONCEPTO La Auditora es la acumulacin y evaluacin objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin examinada y criterios establecidos19. LaAuditoraesunprocesoobjetivoysistemticodeexaminar,documentar, obteneryacumularevidenciaparainformarsobreelobjetoexaminadoyestablecerel grado de correspondencia del mismo, con criterios preestablecidos20. UnaAuditoraeslarecopilacinyevaluacindedatossobreinformacin cuantificabledeunaentidadeconmicaparadeterminareinformarsobreelgradode correspondencia entre la informacin y los criterios establecidos21. 4.1.2 FORMAS DE REALIZACIN DE LAS AUDITORAS 4.1.2.1AUDITORA INTERNA Eselexamenobjetivo,sistemticoyprofesionaldelasoperaciones administrativasyfinancierasdeunaentidadllevadasacaboconposterioridadasu ejecucin, por auditores dependientes del ente, pero independientes a las operaciones, programas, actividades o funciones examinadas, como un servicio a la gerencia22.

19 Normas de Auditora Gubernamental CE/10, Pg.1 20 Rocha, J., Auditora, Proceso Integral de Auditora de Estados Financieros, Simmer, 2do Edicin, Santa Cruz, Bolivia, 2007, Pg. 27.21 Arens, A., Loebbecke, J., Auditora Un Enfoque Integral, Pearson Educacin, 6ta Edicin, Mxico, Pg. 1. 22 Rocha, J., Auditora, Proceso Integral de Auditora de Estados Financieros, Simmer, 2do Edicin, Sta, Bolivia, 2007, Pg. 27. 4.1.2.2AUDITORA EXTERNA LaAuditoraexternaesunexamenobjetivoysistemticoefectuadopor profesionalesexternosalenteauditado,conelpropsitodeemitirunaopinin independientesobrelabasedelosobjetivosbajoloscualesfuellevadoacaboel examen23. 4.1.3 TIPOS DE AUDITORA

Los tipos de auditora son: Auditora Financiera Auditora Operativa Auditora Ambiental Auditora Informtica o de Sistemas Auditora TributariaAuditora Forense Auditora Gubernamental 4.1.4 AUDITORA GUBERNAMENTAL LaAuditoraGubernamentalesunexamenobjetivo,independiente,imparcial, sistemtico y profesional de las actividades financieras, administrativas y operativas ya ejecutadas por las entidades pblicas24. Eslaacumulacinyevaluacin objetivadeevidencia para establecereinformar sobreelgradodecorrespondenciaentrelainformacinexaminadaycriterios establecidos25.

23 dem, Pg. 28. 24 Choque, A., Apuntes de Clases de Gabinete de Auditora Gubernamental, Facultad de Ciencias Econmicas y Financieras, Universidad Mayor de San Andrs, La Paz, Bolivia, 2008. EnBolivialasNormasdeAuditoraGubernamentalNAG,definenlossiguientes tipos de Auditora Gubernamental26: Auditora Financiera Auditora Operacional Auditora Ambiental Auditora Especial Auditora de Proyectos de Inversin Pblica 4.1.5 AUDITORA ESPECIAL 4.1.5.1CONCEPTO LaAuditoraEspecialeslaacumulacinyunexamensistemticoyobjetivode evidencia,conelpropsitodeexpresarunaopininindependientesobreel cumplimiento del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, yobligacionescontractualesy,sicorresponde,establecerindiciosderesponsabilidad por la funcin pblica (administrativa, civil, penal y ejecutiva)27. Eselexamenobjetivoysistemticodeunapartedelasoperacionesy transacciones financieras o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin conlafinalidaddeevaluarlasyelaborarelcorrespondienteinformequecontenga, comentarios,conclusionesyrecomendaciones.Lasauditorasespecialestienen objetivosespecficosyelcontenidodelospapelesdetrabajovaradeconformidada sus objetivos y tipo de anlisis realizado28.

25 CENCAP, Normas de Auditora Gubernamental, http://www.cgr.gov.bo 26 Zuazo, L., Papeles de Trabajo de Auditora Externa e Interna,Gnesis Impresin, 2do. Edicin, La Paz, Bolivia, 2002, Pg. 30. 27Contralora General del Estado, Auditoria Especial, http://www.cgr.gov.bo 28 Zuazo, L., Papeles de Trabajo de Auditora Externa e Interna,Gnesis Impresin, 2do. Edicin, La Paz, Bolivia, 2002, Pg. 38. 4.1.5.2MARCO LEGAL Las disposiciones legales que regulan la realizacin de una auditora especial son: LasNormasdeAuditoraGubernamental,sonlasqueregulany/oestablecenlos lineamientosbsicosparalarealizacindelaauditoragubernamentalenBolivia.La Norma de Auditora Gubernamental 250 es la norma especfica de la auditora especial, cuya composicin es como sigue: 251Planificacin 252Supervisin 254Evidencia 255Comunicacin de resultados 256Procedimiento de aclaracin La Ley N 1178 de Administracin y Control Gubernamental, ha sido catalogada como una "Ley Gerencial", toda vez que en dicha disposicin legal se plantea un "Modelo de AdministracinyOrganizacinModerna"quepuedeseraplicadaconfacilidadenla administracincentral,gobiernosdepartamentales,gobiernosmunicipalesy/otoda entidad pblica comprendida en el artculo 3 y 4 de la Ley N 1178. ReglamentodelaResponsabilidadporlafuncinPblica,DecretoSupremoN 23318-A,cuyaaplicacinsebasaenladeterminacindelaresponsabilidadporla funcinpblica,demaneraindependienteysinperjuiciodelasnormaslegalesque regulan las relaciones de orden laboral. Los tipos de responsabilidad previstas en esta disposicin legal son: ResponsabilidadAdministrativa.Emergedelacontravencindelordenamiento jurdicoadministrativoydelasnormasqueregulanlaconductadelservidor pblico. ResponsabilidadEjecutiva.Emergedeunagestindeficienteonegligente,as comodel incumplimiento delosmandatos expresamentesealadosenlaLey N 1178. ResponsabilidadCivil.EmergedeldaoalEstadoendinero.Serdeterminado por Juez competente. Responsabilidad Penal. Emerge de la accin y omisin del servidor pblico o de los particulares, se encuentra tipificada como delito en el Cdigo Penal29.

29 Texto de Consulta, Proceso de la Auditora Especial, http://www.cgr.gov.bo 4.2PROCESO DE LA AUDITORA ESPECIAL LasptimanormageneraldeAuditoraGubernamental,referidaalaejecucin, sealaquecualquieraseaelobjetodelexamenytipodeauditoraaejecutarse,la mismadebeserplanificadaysupervisada;estaracompaadadeevidencia;ysus resultados deben ser comunicados en forma escrita. Enestemarco,laAuditoraEspecial,debecumplirconestasactividades,ysu ejecucindebeceirsealoqueestablecensusnormasdeauditoraespecficas.Por tanto, las etapas de una auditora especial son: Planificacin Ejecucin Comunicacin de Resultados

4.2.1 PLANIFICACIN DE LA AUDITORA ESPECIAL La primera norma de auditora especial, establece: Laauditoradebeplanificarsedetalformaquelosobjetivosdelexamensean alcanzados eficientemente30. El concepto de planeacin adecuada incluye definir los objetivos de auditora, as como el alcance y la metodologa para el logro de los mismos. La planeacin se realiza a lo largo de la auditora, aunque se realiza mucha planeacin antes de iniciar el trabajo decampo.Siemprequesedescubraunproblema,losauditoresdebenplanearsu respuesta ante la situacin31.

30 Normas de Auditora Gubernamental CE/250, Pg. 1 31 Whittington, O., Pany, K., Principios de Auditora, McGraw-Hill, Decimocuarta edicin, Mxico, 2005, Pg. 162. 4.2.1.1EL MEMORANDO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA Elmemorandodeplanificacindeauditoraesundocumentoqueresumela informacinclaveobtenidaduranteelprocesodeplanificacindeauditora.Esuna formaderesumirlasdecisionesimportantesydeguiaralosmiembrosdelequipode trabajo32. La informacin clave que debe contener este memorando es la siguiente: Trminos de Referencia (NAG 251) Informacin sobre los Antecedentes, Operaciones de la Institucin y sus Riesgos Inherentes (NAG 251) Ambiente del Sistema de Informacin, cuando corresponda Ambiente de Control (NAG 251)Enfoque de Auditora esperadoAdministracin del TrabajoProgramas de Trabajo Trminos de Referencia Esindispensablequeantesdecomenzarcualquiertrabajo,estnclaramente definidoslosobjetivosdelmismo,estosignificatenerclarolosinformesquesevana emitir, las revisiones adicionales que se van a realizar y asegurarnos de la comprensin del alcance de la revisin a ser efectuada y de las responsabilidades que el equipo de auditora ha asumido33. En esta seccin debern ser documentados los siguientes aspectos: a)Antecedentes, Objetivos, Objeto y Alcance del examen.

32Rocha, J., Auditora, Proceso Integral de Auditora de Estados Financieros, Simmer, 2do Edicin, Santa Cruz, Bolivia, 2007, Pg.147.33 dem, Pg. 148. b)Normas,PrincipiosyDisposicionesLegalesaseraplicadaseneldesarrollodel trabajo. c)Principales Responsabilidades a Nivel de emisin de informes. d)Actividades y Fechas de mayor importancia. InformacinsobrelosAntecedentes,OperacionesdelaInstituciny sus Riesgos Inherentes La comprensin de las operaciones de la entidad y del objeto de la auditora es un requisito necesario para lograr una auditora efectiva. Se debe desarrollar o actualizar la comprensin sobre la entidad y el objeto de la auditora, evaluando y documentando los siguientes aspectos: Antecedentes Marco legal Principalessegmentosdelaentidadrelacionadosconelobjetodela auditora, si corresponde Organismosyentidadesvinculadasconelobjetodelaauditora,si corresponde Fuentes de generacin de recursos de la entidad, s corresponde Estructura de gastos, si corresponde Responsables de las operaciones objeto de la auditora Factores externos que puedan afectar las operaciones, si corresponde Ambiente del Sistema de Informacin Enesta seccinse deber documentar nuestro conocimiento sobre los sistemas computarizados utilizados por la entidad para el registro de transacciones, el desarrollo, utilizacinyelgradodesistematizacinenelprocesodesustransaccionese informacin relacionada34. Esto permite evaluar en qu medida la gerencia requiere de informacin y la utiliza para tomar decisiones, respecto a la actividad, rea, programa u operacin a evaluar. Ambiente de Control En esta seccin se describe la percepcin sobre la filosofa, actitud y compromiso de la gerencia para establecer una atmsfera positiva para la implantacin y ejecucin de operaciones, la efectividad de los sistemas de control relevantes a la actividad, rea, programauoperacinaevaluaryconsecuentemente,laevaluacingeneralsobreel riesgodecontrol35.AtalfinsedebetenerencuentalodefinidoenlasNAG/253.A continuacin detallamos algunos de los temas que se consideran en esta evaluacin: Determinarloscontrolesqueseaplicanenlaactividad,rea,programau operacin a evaluar. Enqu medidaelestilodelaGerencia est caracterizadoporlaplanificacino por la improvisacin y su efecto sobre la actividad, rea, programa u operacin a evaluar. ImportanciaquelaGerenciaotorgaaloscontrolesyagilidadconlacualse canalizan las recomendaciones de los auditores internos y externos; si es que se hicieron trabajos de este tipo sobre el objeto de auditora. Enfoque de Auditora Esperado Eldesarrollodeunenfoqueefectivoyeficientequerespondaalosriesgos determinadosoalobjetodelaauditora,requierelaseleccindeprocedimientosque proporcionenunniveladecuadodesatisfaccindeauditoraconlamenorinversin posible de recursos36.

34 Rocha, J., Auditora, Proceso Integral de Auditora de Estados Financieros, Simmer, 2do Edicin, Santa Cruz, Bolivia,Pg.149.35 Texto de Consulta, Proceso de la Auditora Especial, http://www.cgr.gov.bo 36 Rocha, J., Auditora, Proceso Integral de Auditora de Estados Financieros, Simmer, 2do Edicin, Santa Cruz, Bolivia, 2007, Pg. 152. Debemosconsiderarlametodologadelosprocedimientosaseraplicadospara obteneryevaluarevidenciacompetente,suficienteynecesariaparaalcanzarlos objetivos de la auditora. Administracin del Trabajo Unodelosobjetivosdelauditorgubernamentaleslaadministracindeltiempo bajoelcriteriodecosto/beneficio.Porlotanto,esnecesarioconsiderartodaslas deficienciasidentificadas,evaluandolostiemposrealesrequeridosparacada procedimiento de auditora37. Estepuntoincluyeundetalledelpersonalasignadoqueincluyalasiguiente informacin: Personal asignado Cargo Horas presupuestadas Programas de Trabajo Paraevaluarlasactividades,reas,programasuoperacionesseaplican programas desarrollados a medida que respondan a los objetivos de la auditora. A tal fin, se tiene en cuenta lo definido en las NAG/251.11. 4.2.2 EJECUCIN DE LA AUDITORA ESPECIAL Enestaetapaesdondeserenenloselementosdejuicio,vlidosysuficientes quepermitanrespaldarelinformeaemitir,esdecir,dondeseaplicantodoslos procedimientosdescritosenlosprogramasdetrabajoyseevalanlasdistintas

37 dem, http://www.cgr.gov.bo evidencias de auditora para obtener una base razonable donde sustentar los hallazgos y conclusiones del auditor gubernamental. La cuarta norma de auditora especial, establece: "Debeobtenerseevidenciacompetenteysuficientecomobaserazonablepara sustentar los hallazgos y conclusiones del auditor gubernamental"38. 4.2.2.1EVIDENCIADELAAUDITORA 4.2.2.1.1CONCEPTO La evidencia de la auditora es toda la informacin que utiliza el auditor para llegar a la conclusin en que se basa su opinin. Esta informacin incluye tanto los registros de los estados financieros como otros tipos de informacin39. Elauditorgubernamentalfundamentarsuopininprofesionalconbaseenel resultadodelaaplicacindelosprocedimientosdeauditora,revisarydecidirsila evidenciaylainformacinobtenida,poseelascaractersticasdecompetenciay suficiencia. 4.2.2.1.2EVIDENCIA DE AUDITORA COMPETENTE Elconceptodecompetenciadelaevidenciahacereferenciaalcarcter cualitativo de la misma. Unaevidencianopuedesercompetentesialmismotiemponoesrelevantey vlida; por lo que el auditor gubernamental deberevaluar cuidadosamente, si existen razonesparadudardeestascualidades.Elauditorgubernamental,paracumplircon

38 Normas de Auditora Gubernamental CE/250, Pg. 5 39 Whittington, O., Pany, K., Principios de Auditora, McGraw-Hill, Decimocuarta edicin, Mxico, 2005, Pg. 122. estacaracterstica,debeagotarlosprocedimientosnecesariosparaobtenerla evidencia disponible en todas las fuentes. El concepto de evidencia relevante se refiere a su pertinencia y razonabilidad; es decir, si las informaciones utilizadas estn exclusivamente relacionadas con los hechos examinados y las conclusiones tienen una relacin lgica y concreta con respecto a la informacin examinada. Laevidenciavlidasignificaquelaspruebasenquesesustentelamismasean confiables,laconfiabilidaddelaevidenciaserefieresloalosprocedimientosde auditoraescogidos.Nopuedemejorarselaconfiabilidaddelaevidenciaescogiendo una muestra msgrande ouna poblacin diferente,slo puedemejorarseescogiendo procedimientosdeauditoraquecontenganmayorcalidaddeunoomsdelas siguientes caractersticas de las evidencias competentes40: Fuente.Lasevidenciasobtenidasdeunafuenteexternaalaentidad,sonms confiablesquelasobtenidasdentro.Deigualforma,losdocumentosquese originanfueradelaentidadseconsideranmsconfiablesquelosoriginados dentro de la misma. Conocimientodirectodelauditor.Lasevidenciasobtenidasdirectamenteporel auditor a travs del examen fsico, la observacin, el clculo y la inspeccin son ms confiables que la informacin obtenida en forma indirecta. Eficaciadelaestructuradecontrolinterno.Cuandolaestructuradecontrol internodelaentidadeseficaz,lasevidenciasobtenidasdelamismasonms confiables que cuando la estructura es dbil. Para el caso especfico de la auditora especial, cuando se establecen indicios de responsabilidad,paraquelaevidenciaseaconsideradacompetentelosdocumentos

40 Arens, A., Loebbecke, J., Auditora Un Enfoque Integral, Pearson Educacin, 6ta Edicin, Mxico, Pg. 189. que respalda el establecimiento de dichos indicios deben estar debidamente legalizados por la autoridad competente a fin de que constituyan evidencias tiles y necesarias para fines de una accin legal41. 4.2.2.1.3EVIDENCIA DE AUDITORA SUFICIENTE Eltrminosuficientehacereferenciaalacantidaddelaevidenciaobtenida.Es decir, contar con un nmero suficiente de elementos de prueba que permitan mantener las constataciones y recomendaciones de los auditores. Laevidenciaessuficientesibastaparasustentarlaopinindelauditor gubernamental,paraellodebeejercitarsujuicioprofesionalconelpropsitode determinar la cantidad y tipo de evidencia necesarios42.

Eljuiciodelauditor,conrespectoaloqueconstituyeunacantidadsuficientede evidencia, se ve afectado por factores tales como43: a)Elgradoderiesgodequeexistanerroresoirregularidades.Esteriesgoseve influido por:

La naturaleza del hecho o transaccinLa eficacia del control internoLa naturaleza de la actividadLa situacin financiera patrimonial de la entidadSituaciones especiales que pueden influir en la gestin b)La importancia relativa del hecho o partida analizada en relacin con el conjunto de la informacin c)La experiencia adquirida en auditoras anteriores

41 Texto de Consulta, Proceso de la Auditora Especial, http://www.cgr.gov.bo 42 Normas de Auditora Gubernamental CE/10 - 224, Pg.13 43 Texto de Consulta, Proceso de la Auditora Especial, http://www.cgr.gov.bo d)Losresultadosobtenidosatravsdelosprocedimientosdeauditoriautilizados, incluyendo fraudes, errores o Ineficacias que hayan podido ser descubiertos e)La calidad de la informacin disponible f)La confianza que merecen la direccin de la entidad y sus empleados Alrespecto,elauditorgubernamentalnonecesitaexaminartodalainformacin disponibleparaalcanzarunaconclusinrazonable.Sinembargo,lasuficienciadela evidenciadebepermitiraterceras personas arribarala mismaconclusinalaqueha llegado el auditor gubernamental44. Laevidenciadeauditoraquedadocumentadaenlospapelesdetrabajo,los mismos que son organizados en un archivo completo y detallado del trabajo efectuado y de las conclusiones alcanzadas en el que se incluyen todos los papeles de trabajo45. 4.2.3 COMUNICACINDERESULTADOSDELAAUDITORA ESPECIAL La quinta norma de auditora especial, establece: "El informe de auditora especial debe: a. Ser oportuno, completo, veraz, objetivo y convincente, as como lo suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos tratados. b. Indicarlosantecedentes,elobjeto,losobjetivosespecficosdelexamen,el alcance y la metodologa empleada. c.Sealarqueelauditorgubernamentalrealizlaauditoradeacuerdoconlas Normas de Auditora Gubernamental d.Exponerloshallazgossignificativos,conclusionesyrecomendacionesdelauditor gubernamental.Cuandonosepuedaemitirunaconclusin,elauditor

44 dem, Pg. 13 45 Texto de Consulta, Proceso de la Auditora Especial, http://www.cgr.gov.bo gubernamentaldebeexponerlasrazonesquesustentansulimitacinyla naturaleza de la informacin omitida. e. Decorresponder,losindiciosderesponsabilidadycondicionesparala presentacin de descargos. f.Hacerreferenciaainformeslegalesotcnicosquesustentenelinformede auditora especial. g. Losinformesconindiciosderesponsabilidaddebenhacerreferencia,si corresponde,ainformesseparadosquecontenganhallazgossobreaspectos relevantes del control interno46. Unavezcompletadoslostrabajosfinales,setienelaevidencianecesariapara informar con claridad los hallazgos significativos de la auditora y las recomendaciones queseconsiderenapropiadasparacorregirlascausasdelasdeficienciasyprocurar mejorar las situaciones observadas. Todo esto da lugar al informe del auditor47. 4.2.3.1INFORME DE AUDITORA Elinformedeauditora,sepuededecirqueeselproductofinalyprincipaldel trabajodeauditora,yenlsedebenpresentarloscomentariossobreloshallazgos, conclusiones y las recomendaciones que se encontraron48. Mediante el informe, el auditor pone en conocimiento a la entidad examinada y sus funcionarios, los resultados de su trabajo. Elinformedebecontenerlaexpresindeunjuicio,fundamentadoenlas evidencias obtenidas, sin desvirtuar los hechos; por lo que debe ser elaborado con un alto grado profesional y alcanzar los objetivos de comunicacin de los resultados de la auditora49.

46 Normas de Auditora Gubernamental CE/250, Pg. 6. 47 Texto de Consulta, Proceso de la Auditora Especial, http://www.cgr.gov.bo 48 Choque, A., Apuntes de Clases de Gabinete de Auditora Gubernamental, Facultad de Ciencias Econmicas y Financieras, Universidad Mayor de San Andrs, La Paz, Bolivia, 2008.49 dem, 2008. 4.2.3.2TIPOS DE INFORMES La Auditora Especial puede dar lugar a dos tipos de informes:

a)Informequecontieneloshallazgosdeauditoraquenodanlugaraindiciosde responsabilidadporlafuncinpblica,peroquesonrelevantesalControl Interno, formulando recomendaciones para ser superadas50. Enestecaso,losinformes,antesdesuemisindebenserexplicadosalos responsablesdelasreasauditadasparaquepuedanemitirsuopinino aclaraciones a los resultados. Emitidoelinforme,sehaceconoceralaMximaAutoridadEjecutivadela entidad, al ente tutor y la Contralora General del Estado; solicitando a la MAE los formularios correspondientes sobre la aceptacino no de las recomendaciones (Formato 1) y el cronograma de implantacin de las mismas (Formato 2)51. b)Informeque contienehallazgosdeauditoraquedanlugaraindiciosde responsabilidadporlafuncinpblica,acompaadosporelinformelegal correspondiente, a excepcin de las firmas de auditora externas y profesionales independientes, y otros sustentatorios52. Sicorresponde,losindiciosderesponsabilidadporlafuncinpblica, emergentedeloshallazgosdeauditora;losmismosdebenconsignarlos nombres y apellidos completos de los responsables, nmero de los documentos deidentidadycargos;y,encasoderesponsabilidadcivil,losmontosde presunto dao econmico al Estado. Asimismo, el plazo y las condiciones para la presentacindelosdescargosdelaspersonasinvolucradasenlosindiciosde

50 Contralora General de la Repblica - Bolivia, Auditoria Especial, http://www.cgr.gov.bo 51 Choque, A., Apuntes de Clases de Gabinete de Auditora Gubernamental, Facultad de Ciencias Econmicas y Financieras, Universidad Mayor de San Andrs, La Paz, Bolivia, 2008.52 Contralora General del Estado - Bolivia, Auditoria Especial, http://www.cgr.gov.bo responsabilidad, de acuerdo con las prescripciones 39 y 40 del D.S. 2331853. 4.2.3.3ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS Losauditoresdebeninformarlos hallazgosproporcionando evidenciacrebleque serelacioneconlosobjetivosdeauditora.Estoshallazgosdebenestarrespaldados por evidencia suficiente, competente y relevante. Tambin deben estar presentados de maneraquepromuevanlasuficientecomprensindelosaspectosinformadosyden presentacionesconvincentes.Paraello,debentenerlassiguientescaractersticaso atributos: Condicin Representalasituacinencontradaporelauditorrespectoaunaoperacin, actividadotransaccin;constituyeunasituacinqueexiste,hasidodeterminaday documentada durante la auditora54. Criterio Representa lo que debera ser, es decir la referencia a leyes, principios, normas decontrolinterno,manualesdefuncionesyprocedimientos,polticasycualquierotro instructivo por escrito55. Causa Es la razn fundamental por la cual ocurri la condicin, o es el motivo por el que nosecumplielcriterioonorma;eslarazndelporqusucediladebilidado deficiencia.Laidentificacindelacausadelproblema,contribuyeaquelosauditores

53 Choque, A., Apuntes de Clases de Gabinete de Auditora Gubernamental, Facultad de Ciencias Econmicas y Financieras, Universidad Mayor de San Andrs, La Paz, Bolivia, 2008.54 dem,2008 55 Rocha, J., Auditora, Proceso Integral de Auditora de Estados Financieros, Simmer, 2do Edicin, Santa Cruz, Bolivia, 2007, Pg. 360. orienten adecuadamente la recomendacin. Recomendacin que debe ser constructiva para corregir y mejorar la situacin detectada. Dentro de las causas posibles identificadas pueden referirse las siguientes: Normas internas inadecuadas, inexistentes u obsoletas Carencia de personal o de recursos financieros o materiales Falta de honestidad en los empleados Insuficiente capacitacin de personal clave Falta de conocimiento de las normas Decisin consciente de desviarse de las normas Negligencia o descuido en el desarrollo de tareas Insuficiente supervisin del trabajo Funcionamiento deficiente del rgano de auditora interna Inadecuada segregacin de funciones56. Efecto Elefectooconsecuencia,eselriesgodelresultadopotencialquesurgede mantener el actual procedimiento o condicin, al comparar lo quees, con lo que debe ser (condicin vs. criterio). La identificacin del efecto es muy importante para resaltar la magnitud del problema57. En una auditora especial, los efectos pueden estar reflejados en prdidas econmicas ocasionadas a la entidad. Los efectos pueden tener la caracterstica siguiente: Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros

56 Texto de Consulta, Proceso de la Auditora Especial, http://www.cgr.gov.bo 57 Rocha, J., Auditora, Proceso Integral de Auditora de Estados Financieros, Simmer, 2do Edicin, Santa Cruz, Bolivia, 2007, Pg. 360. Prdida de recursos potenciales Gastos indebidos Control deficiente de actividades o recursos Informes financieros inexactos o sin significacin Incumplimiento de disposiciones legales58. Recomendacin Larecomendacinconstituyeelcriteriodelauditorydebereflejarel conocimiento y buen juicio con relacin a lo que ms conviene a la institucin59.Son medidasqueseconsideranapropiadasparacorregirreas-problemay/omejorarlas operaciones y actividades60.

58 Texto de Consulta, Proceso de la Auditora Especial, http://www.cgr.gov.bo 59 Rocha, J., Auditora, Proceso Integral de Auditora de Estados Financieros, Simmer, 2do Edicin, Santa Cruz, Bolivia, 2007, Pg. 361.60 Choque, A., Apuntes de Clases de Gabinete de Auditora Gubernamental, Facultad de Ciencias Econmicas y Financieras, Universidad Mayor de San Andrs, La Paz, Bolivia, 2008. Relacionado a los objetivos bsicos del negocio, incluyendo metas de ejecucin y rentabilidad y salvaguardando los recursos.EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA DE OPERACIONESCONFIANZA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONESRelacionado a la preparacin de estados financieros confiables, incluyendo estados financieros internos y consolidados y datos financieros seleccionados como ganancias, descargos reportados pblicamente.Relacionado al cumplimiento a las leyes y regulaciones a las que la organizacin est sujeta.4.3CONTROL INTERNO 4.3.1 CONCEPTO ElControlInternoesunprocesocompuestoporunacadenadeacciones extendidaatodaslasactividadesinherentesalagestin,integradaalosprocesos bsicosdelamismaeincorporadasalainfraestructuradelaorganizacin,bajola responsabilidad de su consejo de administracin y su mximo ejecutivo, llevado a cabo porestosyportodoelpersonaldelamisma,diseadoconelobjetodelimitarlos riesgosinternosyexternosqueafectanlasactividadesdelaorganizacin, proporcionando un grado de seguridad razonable relacionado al logro de los siguientes objetivos: Efectividad y eficiencia de las operaciones. Fiabilidad en los reportes financieros. Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.61

61 Mercado Boris, Tendencias Internacionales para el fortalecimiento del ambiente de control interno Sarbanes Oxley, PriceWaterhouse Coopers, La Paz Bolivia, Bolivia, Junio, 2008. II Jornadas Internacionales de Contabilidad, Tributacin y Auditora Interna, Externa y Gubernamental. 4.3.2 CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO Respectoaestepunto,yaobjetodequelainterpretacinseaadecuaday comprensible, se ha esquematizado los conceptos de la clasificacin del control interno de la siguiente manera62:

62 Ley de Administracin y Control Gubernamentales, Ley SAFCO N1178, Captulo II, Art. 13, La Paz, Bolivia, Pg. 11. PREVIO POSTERIOR Es el conjunto de procedimientos y medidas de control contenidos en los reglamentos, manuales y procedimientos de cada entidad. Son los procedimientos de control dispuestos por el titular de la entidad, sobre los resultados de las operaciones bajo su competencia. Aplicado por todos los servidores pblicos antes de la ejecucin de sus operaciones y actividades, y que estos causen efecto. Practicado por los Responsables Superiores y por las Unidades de Auditora Interna. CONTROL INTERNO 4.3.3 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO ElControlInternoimplantadoenla organizacinnorepresenta unagarantatotal de la consecucin de los objetivos, el Control Interno proporciona un grado limitado de seguridadoseguridadrazonabledellogrodesusobjetivosyaqueexistenvarias limitacionesinherentesalmismo.Estaslimitacionesincluyenlainapropiadatomade decisionesyqueelincumplimientodelControlInternopuedeocurrirenvistadefallas humanas,talescomosimpleserroresomalentendidos.Adicionalmente,loscontroles pueden ser burlados, por las complicidades de dos o ms personas. Otraslimitacionesincluyendisfuncionesdelsistema,esdecirque loscontrolesa pesardeestarbiendiseadospuedenserinterpretadosdedistintamaneraporel personal de la organizacin, por falta de capacitacin o simplemente dejadez de este.

Finalmente,esnecesariotenerencuentaqueelControlInternofuncionaen diferentesnivelesdentrolaorganizacinporloquenoproporcionaseguridadtotalo absolutadellogrodeobjetivosoperacionales,deinformacinfinancieraode cumplimientoderegulaciones.AlimplantarunControlInternosolosepuedeesperar seguridadrazonableolimitadadelaefectividadyeficienciadelasoperaciones, fiabilidadenlosreportesfinancierosycumplimientoconlasleyesyregulaciones aplicables. 4.4SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS 4.4.1 CONCEPTO ElSistemadeAdministracindeBienesyServicios(SABS),esunconjuntode normasyprocedimientos,cuyaaplicacinesnecesariaparaelfuncionamiento eficiente del ente pblico (la organizacin). Ungerentemodernodebetenerunavisinintegraldelaorganizacin;y, refirindonosenparticularalSistemadeAdministracindeBienesyServiciosle conviene poseer informacin gil e integral sobre los componentes de: Contratacin de bienes y servicios, Manejo de bienes; y, Disposicin de bienes63. En este entendido, desde el puntode vista del enfoque de sistemas, el SABS es unconjuntoordenadodelosSubsistemasdeContratacin,ManejoyDisposicinde BienesyServiciosquefuncionanenformaintegradaeinterrelacionadaconlosotrossistemasdeadministracin establecidos por la LeyN 1178, para el uso eficaz y eficiente de los recursos de las entidades pblicas64. 4.4.2 IMPORTANCIADELSISTEMADEADMINISTRACINDEBIENES Y SERVICIOS ElSistemadeAdministracindeBienesyServiciosseconstituyeenun instrumento bsico de apoyo a la organizacin, estableciendo la forma de contratacin, manejoydisposicindebienesyserviciosdelasentidadespblicas;coadyuvandoal logro de los objetivos de una gestin.

63 Fundamentos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, http://www.cgr.gov.bo 64 dem, http://www.cgr.gov.bo Elapoyodeestesistemaesdecisivoparaproporcionar,deacuerdoalosobjetivosdelaentidad,bienesyserviciosencalidadycantidadrequerida;yde manera oportuna65. Sintetizando, el Sistema de Administracin de Bienes y Servicios debe: Operar concriterios de eficiencia, eficacia y economa, para contribuir al logro de los objetivos propuestos en la programacin de operaciones. Proporcionaroportunamentelosbienesyserviciosqueserequieranpara atender el proceso productivo y para el funcionamiento ptimo de las diferentes actividades dela entidad66. 4.4.3 MARCO LEGAL DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS LeyN1178,deAdministracinyControlGubernamentales,de20dejuliode 1990,ensuartculo10establecelospreceptosenloscualessebasanlas Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios. NB-SABS aprobadas por Decreto Supremo N 29190 de 11 de julio de 2007. ReglamentacinalD.S.N29190ResolucinMinisterialN 397 de fecha27 de Agostode 2007 y los modelos de los Documentos Base de Contratacin. Otroaspectoquesedebetomarencuenta,esquelosservidorespblicosque participen en los procesos de administracin de bienes y servicios en caso de incurrir en algunacontravencinsernsujetosdeaplicacindealgunaresponsabilidadprevistaen elD.S. N23318-A.ReglamentodelaResponsabilidadporlaFuncin Pblica67.

65 Fundamentos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, http://www.cgr.gov.bo 66 dem, http://www.cgr.gov.bo 67 Fundamentos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, http://www.cgr.gov.bo 4.4.4 OBJETIVOSDELASNORMASBSICASDELSISTEMADE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS LosobjetivosdelasNormasBsicasdelSistemadeAdministracindeBienesy Servicios son: Establecerlosprincipios,normasycondicionesqueregulanlosprocesosde administracindebienesyserviciosylasobligacionesyderechosquederivan en el marco de la LeyN 1178. Establecerloselementosesencialesdeorganizacin,funcionamientoyde controlinterno;relativosalaAdministracindeBienesyServicios,desdesu solicitud hasta la disposicin final de los mismos 68. 4.4.5 REGLAMENTO ESPECFICO ElReglamentoEspecficoeseldocumentoinstitucionalenelquese particularizan de acuerdo a las caractersticas y estructura de la entidad, los procesos, previsiones,funcionesyresponsabilidadesestablecidasenlasNormasBsicasdel SABS69. DeacuerdoconlodispuestoenlaLeyN1178,cadaentidadpblicaparala implementacin del Sistema deber elaborar su propia reglamentacin especfica, Este documento debe ser compatibilizado por el rgano Rector para evitar que se encuentre fuera del marco de las NB - SABS. Enelcaso delSABS, elrganoRectorestablecela elaboracindelReglamento EspecficoelcualluegodesucompatibilizacindeberseraprobadoporlaentidadpblicamedianteResolucinAdministrativacorrespondiente,segnlo

68Gaceta Oficial de Bolivia, Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Ttulo I, Captulo I, Pg. 4.69 Fundamentos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, http://www.cgr.gov.bo dispuesto en el Art. 9 delD.S. N 29190. 4.4.6SUBSISTEMAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS Los subsistemas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios son: Elsubsistemadecontratacindesarrollaunprocesoquevadesdela programacin de las contrataciones,elaboracindelDocumentoBasede Contratacin,convocatoria,presentacindepropuestas,aperturaycalificacin depropuestas,adjudicacin,contrato,recepcinypago,luegoproporciona informacinalsubsistemademanejo,delosbienesadquiridosparasuadministracin. SuinstrumentodeinformacineselSistemade Informacin de Contrataciones Estatales (SICOES). Elsubsistemademanejo,asuvez,desarrollaprocedimientosdeadministracindealmacenes,activosfijosmueblesyactivosfijosinmuebles,efectuandoloscontroles;proporcionadatoseinformacinalsubsistemadedisposicin,sobreelestadodelos bienes, para que se tome la decisin sobreel destino de los bienes institucionales. Elsubsistemadedisposicindesarrollaprocedimientosrelativosal arrendamiento,prstamodeusoocomodato,enajenacinypermutadelos bienes,cuyainformacinserenviadaalsubsistemadecontratacin,yde acuerdoaladecisin tomadalosbienespodrnserrepuestoso sustituidos;de tal manera que se contine con elciclo70.

70 dem, http://www.cgr.gov.bo 4.4.6.1 SUBSISTEMADE MANEJO DE BIENES El subsistema de Manejo de Bienes, es el conjunto interrelacionado de principios, elementosjurdicos,tcnicosyadministrativosqueregulanelmanejodebienesde propiedad de la entidad y los que se encuentran bajo su cuidado o custodia71. 4.4.6.1.1MANEJO DE BIENES Eslautilizacindelosbienesdepropiedaddelaentidadquefueronadquiridos conrecursosespecficos,confinanciamientoexternouotrafuentedefinanciamiento, donadosotransferidos.Adems,losqueseencuentrenbajosucuidadoocustodia,aplicandounconjuntointerrelacionadodeprincipios,elementosjurdicos,tcnicosy administrativos72. Tiene tres componentes que son73: Administracin de Almacenes, Administracin de Activos Fijos Muebles y Administracin de Activos Fijos Inmuebles. 4.4.6.1.2ADMINISTRACIN DE ALMACENES 4.4.6.1.2.1CONCEPTO DE ALMACN "Elalmacnesunaunidaddeapoyoenlaestructuraorgnicayfuncionaldela empresacomercialoindustrial,odeunaentidadpblica;conobjetivosbiendefinidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos"74. Desdeelpuntodevistafsico,almacnesellugardondeseguardanlos materiales,elementos,bienes,materiasprimas,productosterminados,etc.,que

71 Gaceta Oficial de Bolivia, Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Ttulo III, Captulo I, Pg. 38. 72 Fundamentos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, http://www.cgr.gov.bo 73 Gaceta Oficial de Bolivia, Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Ttulo III, Captulo I, Pg. 38. 74 Garca, A., Almacenes, Editorial Trillas, 1989, Pg. 16. posteriormenteserntransferidosalasdiferentesunidadesfuncionalesdela organizacin, para apoyar el desarrollo de sus actividades75. 4.4.6.1.2.2CONCEPTO DE ADMINISTRACIN DE ALMACENES LaAdministracindeAlmacenes,eslafuncinadministrativaquecomprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, registro, almacenamiento, distribucin, medidas de salvaguarda y control de los bienes de consumo en la entidad pblica76. 4.4.6.1.2.3OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE ALMACENES LaAdministracinde Almacenes tieneporobjetivooptimizarladisponibilidadde bienesdeconsumo,elcontroldesusoperacionesylaminimizacindeloscostosde almacenamiento77. 4.4.6.1.2.4PROCESO EN LA ADMINISTRACIN DE ALMACENES Eslafuncinadministrativaquecomprendeactividadesyprocedimientos,que atiende a los siguientes procesos: La llegada o recepcin del bien (recepcin) El registro de ingreso Almacenamiento La proteccin o salvaguarda Medidas de higiene y seguridad industrial La salida de almacenes El control de los bienes Gestin de existencias78.

75 Fundamentos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, http://www.cgr.gov.bo 76 Gaceta Oficial de Bolivia, Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Ttulo III, Captulo II, Pg. 41. 77 dem, Pg. 41. 78 Fundamentos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, http://www.cgr.gov.bo CAPTULO V DESARROLLODEL TRABAJO DESARROLLO DEL TRABAJO LaUnidaddeAuditoraInternadelaCajadeSaluddeCaminosyR.A.en cumplimientoainstruccionesimpartidasporlaDireccinEjecutivadelamencionada entidad,medianteCITE:D.E.N271/2009,procedearealizarlaAuditoraEspecial sobrelaAdministracindeAlmacenesRegionalSantaCruz;examenquees realizadodeacuerdoconlasNormasdeAuditoraGubernamental,ycomprendela revisindelmovimientodeexistenciasenlagestin2007enlosalmacenesdedicha Regional, por el periodo comprendido de enero 2007 a septiembre 2007. LasNormasdeAuditoraGubernamentalestablecenquelaAuditoraEspecial, debe cumplir con las etapas de Planificacin, Ejecucin y Comunicacin de Resultados; es lo que se desarrollaa continuacin. 5.1PLANIFICACIN En base a las tareas realizadas a travs de la etapa de planificacin, se elabor el Memorando de Planificacin de Auditora, que es, una forma de resumir las decisiones importantes y de guiar a los miembros del equipo de trabajo. En ste, se document la informacin sintetizada sobre la institucin, fechas de ejecucin del trabajo y otros. ParaelCuestionariodeControlInternoseelaborpreviamenteunarelacinde preguntassobrelosaspectosbsicosdelaadministracindealmacenesya continuacin de procedi a obtener las respuestas a tales preguntas. El Programa de Auditora, producto final de la etapa de planificacin, constituyela relacin escrita y ordenada del detalle de procedimientos que se aplicaran en la fase de ejecucin. Losdocumentosdetrabajomencionadosanteriormente,seexponena continuacin: CAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. REGIONAL SANTA CRUZ MEMORANDO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA AUDITORA ESPECIAL SOBRE LA ADMINISTRACIN DE ALMACENES

FECHA: La Paz, 30 de Septiembre de 2009 1. TRMINOS DE REFERENCIA 1.1.NATURALEZA DEL TRABAJO En cumplimiento a instrucciones impartidas por el Director Ejecutivo de la Caja de Salud de Caminos y R.A. mediante CITE D.E. N 271/2007 de fecha 25 de septiembre de 2007, se instruye el inicio de la Auditora. Nuestroobjetivoesopinarsobreelcumplimientodelordenamientojurdico administrativoqueefectalaunidadadministrativarelativaalasactividadesy procedimientos relativos al ingreso, registro, almacenamiento, distribucin, medidas de salvaguardaycontroldelosbienesdeconsumoydelosbienesdeuso,ascomo aspectoscontablesenlaRegionalSantaCruz.Laauditoraseiniciarconel conocimientodelcontrolinternoyposteriormenteserealizarlaaplicacinde procedimientossustantivosyobservacionesfsicasdirectasenlaregionalobjetode anlisis, el trabajo de referencia ser entregado aproximadamente la segunda quincena delmesdenoviembre2007,hemosconsideradosituacionesimprevistasque ocasionaron que la misma se ejecute de manera normal. 1.2.PRINCIPALES RESPONSABILIDADES A NIVEL DE INFORMES Laresponsabilidaddeestaauditorasobrelaadministracindealmacenesenla Regional Santa Cruz es emitir los siguientes informes: Un informe que exponga los hallazgos de auditora que son relevantes al control internorelacionadasalsistemadecontrolinternoyaspectoscontablesque identifiquemos en la ejecucin de nuestro trabajo por el periodo comprendido de enero 2007 a septiembre 2007. Uninformederivadodeloshallazgosdeauditoraquedanlugaraindiciosde responsabilidad por la funcin pblica, si corresponde. A la finalizacin del trabajo, los informes sern de conocimiento de las autoridades de la Caja de Salud de Caminos y R.A., de la Regional Santa Cruz, del Ente que ejerce tuicin sobre nuestra entidad (Ministerio de Salud y Deportes) y Contralora Generaldel Estado. 1.3.ALCANCE DE LA REVISIN A SER EFECTUADA Nuestroobjetivoeseldeaplicarprocedimientosdeauditora,paraestablecerla razonabilidadconqueseadministranlosalmacenesporelperiodocomprendidode enero 2007 a septiembre 2007, a travs de procedimientos relativos al ingreso, registro, almacenamiento, distribucin, medidas de salvaguarda y control de los almacenes y la informacin financiera contenida en los registros contables de la Regional Santa Cruz. 1.4. NORMAS,PRINCIPIOSYDISPOSICIONESASERAPLICADASENEL DESARROLLO DEL TRABAJO EjecutaremosnuestrotrabajodeacuerdoconlasNormasdeAuditora Gubernamental y consideraremos la siguiente normativa legal: LeyN1178deAdministracinyControlGubernamentales,del20dejuliode 1990. ReglamentoporlaResponsabilidadporlaFuncinPblica,aprobadomediante Decreto Supremo N 23318-A, del 3 de noviembre de 1992, modificado mediante Decreto Supremo N 26237, del 29 de junio de 2001. NormasdeAuditoraGubernamental,aprobadasporlaContraloraGeneraldel Estado mediante Resolucin N CGR-1/119/2002, versin 3 de agosto de 2002. Principios,NormasGeneralesyBsicasdeControlInternoGubernamental, aprobadomedianteResolucinNCGR-1/070/2000defecha21deseptiembre de 2000. NormasBsicasdelSistemadeAdministracindeBienesyServicios, modificados por el Decreto Supremo N 29190 de 11de julio de 2007. 1.5.ACTIVIDADES Y FECHAS DE MAYOR IMPORTANCIA ACTIVIDADES FECHAS(*) DEL AL Iniciodelaprogramacindetallada(seestima una duracin de una semana) Iniciodelaetapadeejecucindelaspruebas sustantivas(seestimaunaduracindetres das) Armado de Legajos Emisindeborradordeinformeconlos resultados de la auditora. Emisindeinformeconrecomendaciones sobre el control interno. 25/09/09 26/09/09 04/10/09 22/10/09 14/11/09 25/09/09 28/09/09 10/10/09 25/10/09 14/11/09 (*) Lasfechasestablecidassontentativasyhansidodeterminadasenfuncindeun desarrollodetareasencondicionesnormales.Situacionesextraordinarias (motivadasinternaoexternamente)puedenalterarelcronogramaprevisto precedentemente. 2. INFORMACINSOBRELOSANTECEDENTES,OPERACIONESDELA INSTITUCIN Y SU RIESGOS INHERENTES 2.1.NATURALEZA DEL NEGOCIO Y ACTIVIDAD DE LA INSTITUCIN 2.1.1.MARCO LEGAL DE LA ENTIDAD Y ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ElSeguroSocialdeCaminosyRamasAfines,creadomedianteResolucin Suprema N 167567 de 1 de marzo de 1973, como institucin delegada de la Ex Caja NacionaldeSeguridadSocial,tienelagestinintegraldelrgimendecortoplazode enfermedad,maternidadyriesgosprofesional,siendocreadomedianteResolucin Suprema N 182970 el 27 de diciembre de 1976, constituyndose como entidad pblica descentralizada con Personera Jurdica, ejerciendo sus funciones por las disposiciones delMinisteriodeHacienda,yseencuentrafiscalizadaporelInstitutoNacionalde Seguros de Salud. La Caja de Salud de Caminos y RA., como parte integrante del Sistema Boliviano deSeguridadSocialaCortoPlazo,esresponsabledelagestinadministrativa, promocindelasaludyelotorgamientodelasprestacionesenespeciesydinerodel rgimendeenfermedad,maternidadyriesgosprofesionales,serigeporelCdigode Seguridad Social y su Reglamento. Se encuentra bajo la tuicin del Ministerio de Salud y Deportes. MedianteLey924de14deabrilde1987reglamentadamedianteDecreto Supremo 21637 de 25 de junio de 1987, se dispone la nueva estructura de la Seguridad Social Boliviana, dividindolas en Cajas de Salud y Fondos Complementarios. Mediante ResolucinBi-AdministrativaNo.001-94delInstitutoNacionaldeSeguridadSocial (INASES),seponeenvigenciaCAJADESALUDDECAMINOS YRAMASAFINES, comoinstitucinindependienteconautonomadegestin,paraelotorgamiento independiente y especializado de las prestaciones previstas en el Cdigo de Seguridad Social y disposiciones conexas sobre la materia. La Caja de Salud de Caminos y R.A. Filial Santa Cruz se encuentra situada en el tercer anillo esquina Canal Cotoca. 2.1.2.ESTRUCTURA ORGANIZATIVA LaCajadeSaluddeCaminosyR.A.RegionalSantaCruz,sujetaalanorma bsicaemitidaporelrganorector,parasucumplimiento,aplicacinyejecucin debiendo sujetarse a la Ley N 1178, presenta la siguiente estructura orgnica: NIVEL EJECUTIVO NACIONAL Director Ejecutivo NIVEL EJECUTIVO REGIONAL Administrador Regional Jefe Medico Administrativo Regional NIVEL OPERATIVO ADMINISTRATIVO Encargado de ContabilidadSecretaria Tcnico Administrativo I (Almacenes) Tcnico Administrativo II (Activos Fijos) TcnicoAdministrativoIII(EncargadodeControldeEmpresasy Afiliaciones) NIVEL OPERATIVO SALUD Servicios de Atencin en Consulta Externa Mdicos Odontlogos Bioqumico Farmacuticos (Farmacia) Enfermera Atenciones en cirugas (Clnica) 2.1.2.1. PRINCIPALES RESPONSABLES DE LA REGIONAL Lic. Marco Maldonado Administrador Regional Santa Cruz Dr. Norberto Iriarte Jefe Mdico Administrativo 2.1.3.NATURALEZA DE LAS OPERACIONES Lasoperacionessurgendetodoslosmovimientoseconmicosquerealizala RegionalSantaCruz,quealafinalizacindecadamessonremitidosaDivisin ContabilidadOficinaCentralLaPazparasuconsolidacinenlosregistrosanivel nacional. Asimismo,laRegionalSantaCruzbrindaatencinendiferentespoblaciones pequeas, mediante contratos con servicios de salud pblicos o privados. El mtodo de operaciones de actividades de la Caja de Salud de Caminos y R.A., se efecta mediante los siguientes servicios. Prestaciones en Especie Asistencia mdica generalAsistencia mdica Medicina familiar y comunitaria Clnica, servicios de emergencia las 24 horas del da Atencin domiciliaria en casos de emergencia Servicios de hospitalizacin Intervenciones quirrgicas Suministros de medicamentosServicios dentales. Riesgos Profesionales Reconocimientoendinero,equivalenteal90%delsalarioapartirdel1er.dade ocurrido el accidente o identificando la enfermedad profesional como: Accidente de trabajo Enfermedades profesionales. 2.1.4.OBJETIVOS DE LA CAJA DE SALUD DE CAMINOS Y R.A. El objetivo principal de la Caja de Salud de Caminos y RA RegionalSanta Cruz es la prestacin de servicios de atencin mdica a los asegurados y beneficiarios de la AdministradoraBolivianadeCarreteras,serviciosdepartamentalesdecaminos, empresas privadas y sector pasivo que se encuentran afiliadas a nuestra regional. 2.1.5.CARACTERSTICAS DE LOS SERVICIOS Enunserviciodesalud;enestecasolaCajadeSaluddeCaminosyR.A., considerando la relacin de atencin que se tienen con los pacientes, y la relacin que existe entre los propios servicios, clsicamente se pueden distinguir los siguientes tres tipos de servicios: Servicios Finales Sonaquellosenlosquesebrindaalpacienteenformadirectalasacciones, actividadesyprocedimientotendentesalareparacin,fomentoypromocindela salud, as como la prevencin de enfermedades. Servicios Intermedios Losserviciosintermediososerviciosauxiliaresdediagnsticoytratamiento,son serviciosquemediantesusfunciones,permitenrealizarpruebasoexmenes destinadosaconfirmarlosdiagnsticosclnicos;ofacilitenrealizarprocedimientos especialesynecesarios,paralograrunamejoratencinalpaciente,ocoadyuvarala recuperacin de la salud de estos. Servicios Generales EnlaCajadeSaluddeCaminosyR.A.,estosserviciosenglobanaquellosque formanpartedelaestructuraquecorrespondealaSeguridadSocial,yalosqueson propiosdelosserviciosdesalud,estosltimostambindenominadosservicios hoteleros,porsersunaturalezacomnaserviciosquefuncionanenloshoteles,se constituyen en un apoyo para todos los servicios de hospital, pueden tambin variar de unhospitalaotroperodentrodelmitesmsestrechosquelosotrosdostiposde servicios. 2.1.6.FUENTES DE PROVISIN Y PRINCIPALES PROVEEDORES ElcapitalhumanoaseguradoybeneficiarioeselprincipalclientedelaCajade Salud de Caminos y R.A. Regional Santa Cruz. Respectoalosprincipalesproveedores,hemosverificadoquenoexisteuna polticademantenerproveedoresexclusivos,exceptoalosproductosqueson comercializadosporunrepresentanteexclusivodelafirmaennuestromercado,de manera general en cumplimiento a las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, se adjudican a las mejores ofertas de precios, determinadas en lasunidadesdesconcentradasdegastocomosonlasregionales,sinembargola Administracin Regional Santa Cruz no cuenta con una lista de proveedores. 2.1.7.NMERO DE EMPLEADOS EN LA INSTITUCIN Y ACUERDOS LABORALES EXISTENTES LaCajadeSaluddeCaminosyRARegionalSantaCruz,cuentabajosu dependenciaconlasiguientecantidaddefuncionariosadministrativosypersonala contrato y eventuales aproximadamente: Personal de Planta REGIONALADMINISTRATIVOSMDICOSPARAMDICOSTOTAL SANTA CRUZ 3 9 12 Personal a Contrato Laboral REGIONALESADMINISTRATIVOSMDICOSPARAMDICOSTOTAL SANTA CRUZ 1 1 Personal Contrato Civil REGIONALESADMINISTRATIVOSMDICOSPARAMDICOSTOTAL SANTA CRUZ 22 20 42 Informacin relativa a personal hasta el 31 de diciembre de 2006, detalle proporcionado por la Jefatura Divisin Personal Laobligacionesyderechosdelpersonaladministrativoestndescritasenel Manual de Organizaciones y Funciones, Reglamento Interno de Personal, por otra parte tambin se aplica la Ley General del Trabajo como una norma general. 2.1.8.INJERENCIADELAENTIDADTUTORAYOTRASENTIDADES RELACIONADAS EN LAS DECISIONES DE LA ENTIDAD LaCajadeSaluddeCaminosyR.A.esunainstitucindesaludydependedel MinisteriodeSaludyDeportesquieneselentetutor,estainstitucineslaencargada dedesarrollareimplantarlanormativaypolticasdeaccindentrodelcampodela salud. Asimismo,elInstitutoNacionaldeSegurodeSalud(INASES),fiscalizalas actividades de todo el mbito de la seguridad social. 3. SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA CONTABLE La Caja de Salud de Caminos y RA Regional Santa Cruz no utiliza un sistema de informacincomputarizadaparaelregistrocontabledesusoperacionesydems transaccionesfinancierasrutinarias,paraelregistrocontabledelasoperaciones,la RegionalSantaCruzenvaladocumentacinoriginaladjuntosucomprobantemanual efectuadoporlosauxiliarescontablesenlaRegional,documentacincontableque demora un promedio de 1 mes hasta que llegue al encargado contable de la Regional Santa Cruz de Oficina Central para su registro en el sistema contable SINCON, sistema utilizadoporlaDivisinContabilidadparalosestadosfinancierosdelaCajadeSalud de Caminos y R.A. Sistemade Presupuestos Elsistemadepresupuestos,basedelosotrossistemasestconformadaporun soloresponsable,enestecasolaresponsabilidadrecaeenelAdministradorRegional SantaCruz,deacuerdoalasobligacionesdescritasparaeladministradorregional descrito en el Manual de Organizacin y Funciones de la Caja de Salud de Caminos y R.A.,sinembargonohemospodidoobservarelfuncionamientodelsistemade presupuestosenlaRegionalSantaCruzdebidoaldesconocimientoyfaltade comunicacinconelJefedePresupuestosdeOficinaCentralporpartedelos encargadosdeejecutarlasoperacionesquecontemplanlosrequerimientosdelos materialesnecesariosparaalcanzarlasmetasdelaentidad,laformulacindel presupuesto se basa en la programacin de operaciones anuales. La metodologa en la elaboracinselaefectuporelsistemadeprograma,lamismaquesedetalladela siguiente manera: LaejecucinpresupuestarianoserealizademaneraadecuadaenlaRegional SantaCruz,debidoaldesconocimientodelaparteoperacionalenlapartede presupuestos por parte de los encargados contables en la Regional, sin embargo como se explico anteriormente al enviar la documentacin contable original a Oficina Central, esenlaDivisinPresupuestosdondeserevisaestadocumentacinencuantoasu apropiacin presupuestaria y detectar posibles deficiencias. Sistema de Tesorera LaCajadeSaluddeCaminosyR.A.RegionalSantaCruzn